5. Werkplan Griffie 2022.docx

2022 Griffie werkplan

1. Inleiding Het jaar 2021 was net als 2020 een veelbewogen jaar met de coronacrisis die enerzijds een zware wissel heeft getrokken op de wijze waarop tot dan toe de gemeenteraad heeft gefunctioneerd. Anderzijds heeft de coronacrisis laten zien dat de raad en griffie een enorm aanpassingsvermogen hebben en dat er in korte tijd een omslag is geweest naar het digitale vergaderen. Veel innovatie die tot aan die dag niet veel aandacht kreeg, is juist gaan floreren door de crisis. Het jaar 2022 zal onder andere in het teken komen te staan van het herstel van de samenleving van het coronavirus en de economische dip. Dat heeft een flinke impact en biedt ook kansen voor het functioneren van de raad. Er wordt nagedacht over de wijze van terugkeer en de mogelijkheden van vergaderingen op het stadhuis. Maar dit jaar zal voor politieke partijen in het teken staan van de de start van een nieuwe raad. In dit werkplan beschrijft de griffie op hoofdlijnen de ontwikkelingen die we op gemeenteraden zien af komen en geven we aan de hand van de ambities aan hoe we in Velsen daar invulling aan willen geven. Sinds 2018 werkt de gemeenteraad van Velsen met een jaarlijks werkplan gemeenteraad en griffie. Het werkplan is een agenda, waarmee de raad zichtbaar en expliciet werkt aan de kwaliteit van zijn functioneren.

Een gezamenlijk werkplan betekent dat de raad een gezamenlijkheid is die nadenkt en continue leert over zijn functioneren en zich daarin ontwikkelt. Het werkplan beschrijft de ambities van de raad en welke activiteiten en acties gedaan worden om dit te realiseren. Voor de griffie is het werkplan een belangrijk ingrediënt voor de inzet van aandacht en capaciteit. In dit werkplan worden eerste algemene ontwikkelingen weergegeven om een beeld te schetsen in welke context deze raad functioneert. Vervolgens worden de ambities van de raad beschreven die gedurende de raadsperiode steeds verder uitgekristalliseerd worden. Dat wordt vertaald in de acties van de raad en de griffie voor de komende periode.

1

Inhoudsopgave 1.

Inleiding ................................................................................................................................................1

2.

Ontwikkelingen .....................................................................................................................................4

3.

4.

1.

Samenspel in de samenleving.......................................................................................................4

2.

Samenspel in de gemeente ..........................................................................................................5

3.

Samenspel in de regio...................................................................................................................6

Ambitie raad .........................................................................................................................................6 1.

Versterken positionering gemeenteraad......................................................................................6

2.

Sterkere informatiepositie van de gemeenteraad én inwoners...................................................6

3.

Sterk functionerende raad voor goede belangenafweging ..........................................................6

Welke activiteiten gaat de griffie daarom komend jaar ondernemen .................................................7 4.1

Versterken positionering gemeenteraad......................................................................................7

A. Evaluatie raadsperiode (zoals raadsakkoord, het samenspel in de gemeente en de A-thema’s) ten behoeve van nieuwe raadsperiode 2022-2026 ..............................................................................7 B.

Advisering en ondersteuning start van de nieuwe raad ...............................................................7

C. Versterken kaderstelling en opdrachtgeverschap raad ....................................................................7 C.

Uitwerking vormen van democratie en participatie en de rol van de raad..................................8

D.

Voorlichting en advisering ter bevorderen weerbaarheid van de raad........................................8

E.

Regionaal niveau...........................................................................................................................8

F.

Versterken Rekenkamerfunctie ....................................................................................................9

4.2. Sterkere informatiepositie van de gemeenteraad...........................................................................10 A. Dashboard voor data gedreven sturing om raad eigen informatiepositie op bepaalde data te geven ..................................................................................................................................................10 B. Informatiepositie raad inschatten en hierop inspelen d.m.v. gerichte werkbijeenkomsten, informatiesessies, coaching en training..............................................................................................10 C.

Realiseren van onafhankelijke informatiestroom vanuit griffie ten behoeve van de raad ........10

D.

Vroegtijdige en vereenvoudigde ontsluiting van alle raadsstukken/thema’s ............................11

4.2

Verfijning vergaderstructuur ......................................................................................................11

A.

Procesoptimalisatie van vergaderstructuur in Velsen, herijking o.b.v. evaluatie.......................11

B.

Digitale omgeving voor raadsinstrumenten ...............................................................................11

C. Het realiseren van een warm welkom voor bezoekers van het gemeentehuis, door wegbewijzering, informatie op TV schermen en aantrekkelijke publiekstribune...............................12 D.

Proces voor vernieuwing van de Raadszaal en Audiovisuele apparatuur ..................................12

4.3

Toegankelijkheid van de gemeenteraad.....................................................................................12

A.

Toegankelijkheid fysiek “Warm Welkom” ..................................................................................13

B.

Voorbereiding terugkeer inwoners bij raadsvergaderingen.......................................................13

C.

Toegankelijkheid digitaal ............................................................................................................13 2

a.

Nieuw raadsinformatiesysteem..................................................................................................13

b.

Verbetering online dienstverlening en informatie via website ..................................................13

4.4

Start nieuwe raad 2022 ..............................................................................................................14

A.

Inwerkprogramma en start/trainingsprogramma voor de nieuwe raad ....................................14

B.

Cursus Politiek actief ..................................................................................................................14

C.

Informatiefase/formatiefase ......................................................................................................14

Bijlage A. Achtergrond informatie bij het werkplan van de griffie 2021 ....................................................15 1.

Inleiding ..........................................................................................................................................15

2.

Ontwikkelingen...............................................................................................................................15 2.1 Landelijke ontwikkelingen bij de rol van de raad..........................................................................15 2.2 Landelijke ontwikkelingen bij de raad ..........................................................................................17 2.3 Landelijke ontwikkelingen bij de griffie ........................................................................................19

Bijlage B. Werkwijze griffie 2022 ................................................................................................................21 Inleiding: .................................................................................................................................................21 Functies bij de griffie: .............................................................................................................................21

3

2. Ontwikkelingen Het openbaar bestuur is de laatste tijd enorm in ontwikkeling. Een greep uit de diverse ontwikkelingen wordt in dit hoofdstuk geschetst. Deze ontwikkelingen zijn een aanzet voor een aanscherping van de invulling van de ambities op enkele onderdelen. Maatschappelijke thema’s zijn complexer en veelzijdiger en dat vraagt veel aandacht en tijd van de raad. Een integrale benadering vraagt een degelijke voorbereiding en een langer proces om tot goede overwegingen en adequate besluiten te komen. Dit vertaalt zich in meer thema’s die tijd en aandacht verdienen in de raad en een lange termijnagenda voor diverse thema’s om de raad zo goed mogelijk voor te bereiden. Tegelijkertijd zijn de financiële perikelen bij gemeenten ook van grote invloed op de werkwijze van de raad. Gemeenten staat het water aan de lippen en dat maakt het voor gemeenteraden heel lastig om de complexe vraagstukken integraal goed aan te pakken; te meer omdat de keuzes die nu gemaakt moeten worden impact hebben op de autonome taken. Het raakt de principiële positie van de raad, doordat één van de belangrijkste instrumenten van de raad; het budgetrecht, uitgehold wordt. Dit vraagt extra aandacht van de gemeenteraad om toch goed te kunnen blijven functioneren, op welke wijze kun je nog relevante keuzes maken.

Om op een goede wijze het hoofd te kunnen bieden aan de complexe maatschappelijke vraagstukken is het van belang dat de raad op een juiste wijze in positie is. Dat betekent: • • • •

op hoofdlijnen kaders meegeven en daarop sturen; ervoor zorgdragen dat de raad op een zo goed mogelijke wijze de benodigde informatie ontvangt om degelijke goed afgewogen besluiten te kunnen nemen; op een goede wijze de samenleving horen en betrekken; op een daadkrachtige, inhoudelijke en respectvolle wijze een belangenafweging als gemeenteraad maken.

Dat vraagt om een goede stabiele raad met een duidelijke rol en verwachtingen op drie onderdelen: 1. Samenspel in de samenleving Goede zichtbaarheid en duidelijke rol als hoogste orgaan van de gemeente richting de samenleving 2. Samenspel in de gemeente Duidelijke rol en verwachtingen in het samenspel in de raad en tussen raad, college en organisatie 3. Samenspel in de regio en landelijk Heldere inzet en verwachtingsmanagement in regionaal verband

1. Samenspel in de samenleving Participatie en representatieve democratie We zien ontwikkelingen ten aanzien van participatie (mee laten denken, doen en beslissen van inwoners bij taken die de overheid doet). Participatie vraagt van de raad om heel bewust na te denken over op welke wijze dit een plaats krijgt naast de representatieve democratie (de vertegenwoordiging van inwoners in de gemeenteraad via verkiezingen). Er moet serieus gekeken worden naar de verwachtingen en de inbedding van participatie in de gemeente, en niet alleen in de organisatie of bij het college. Participatie is geen politiek inhoudelijk thema; het is een randvoorwaarde voor goed functionerend bestuur en daarom een collectieve verantwoordelijkheid van raad, college en de organisatie. Wat zijn daarbij de verwachtingen en democratische waarden die passen bij verschillende vormen van participatie? Hoeveel ruimte is er voor inwoners, hoe toegankelijk is het en op welke wijze 4

worden inwoners gefaciliteerd om te kunnen participeren? Dat vraagt hoederschap van de raad op de lokale democratie: het bewaken van de spelregels van participatie en belangrijker nog, de democratische waarden.

Weerbaarheid lokale democratie Het versterken van de weerbaarheid van de gemeenteraad is nodig. Daar waar toegankelijkheid, openheid en transparantie veel bereikt om mensen meer zeggenschap te geven, moet ook rekenschap gegeven worden voor de keerzijde hiervan. Het maakt het ook gemakkelijk om hiervan misbruik te maken van een open transparante samenleving via directe beïnvloeding van personen (intimidatie belaging en bedreiging) of indirecte beïnvloeding. Daarom moet participatie gelijk opgaan met een versterking van de weerbaarheid van de raad. Juist nu ook het vertrouwen in de overheid is afgenomen, is er een risico dat ondermijning1 een steeds groter en omvangrijker thema wordt. Dit blijkt uit diverse onderzoeken van oa het ministerie van Veiligheid en Justitie en het CCV2. De raad moet samen met burgemeester, griffier en college stevig in weerbaarheid investeren. Zowel met betrekking tot de criminele ondermijning, als ook bij ondermijning via desinformatie, cyberaanvallen en ondermijning via burgerlijke ongehoorzaamheid, intimidatie en bedreiging van ambtsdragers. Vertrouwen in de overheid De samenleving heeft ook een stuk vertrouwen in de overheid verloren. Als hoogste orgaan moet de raad zich hier heel bewust van zijn en is het aan de raad om dit vertrouwen terug te winnen.

Dit vraagt vooral om een goede en duidelijke werkwijze waarop de belangenafweging kan plaatsvinden die voor inwoners herkenbaar en betrouwbaar is. Ten eerste is een belangrijke stap de wijze waarop de raad in vergadering zich ook het hoogste orgaan toont en de verantwoordelijkheid van de volksvertegenwoordiging met respect en ontzag draagt. Ten tweede is van belang dat de raad op adequate wijze reageert op signalen van inwoners en daarbij duidelijkheid schept over hetgeen inwoners kunnen verwachten. De raad vertegenwoordigt hierbijhet brede, algemene belang in plaats van het individuele belang. Een gedegen integriteit en het bewustzijn van de voorbeeldfunctie als volksvertegenwoordiger is hierbij essentieel.

2. Samenspel in de gemeente De afgelopen periode is er landelijk, maar ook lokaal, een focus op de versterking van de positie van de raad en een duidelijke vraag naar rolbewustheid bij raadsleden; hoe stel je goede kaders, geef je goede opdrachten aan het college, waar ga je juist als raad over en waar schuif je teveel op naar de uitvoering en details? Dat betekent ook dat er een verschuiving is in de rolverhouding tussen raad en college. De raad is kadersteller, opdrachtgever; bepaalt over het algemeen het ‘wat’. En in die hoedanigheid is het bepalend voor de agenda op korte en zeker ook op langere termijn en geeft het speelruimte aan het college om binnen de agenda en de inhoudelijke kaders met voorstellen te komen.

1 Criminelen maken voor illegale activiteiten gebruik van legale bedrijven en (overheids)diensten.

Hierdoor vervagen normen en neemt het gevoel van veiligheid en leefbaarheid af. Dit effect heet ook wel ondermijning. 2 Centrum voor Criminaliteitspreventie en Veiligheid

5

Tegelijkertijd is de raad de wetgever op lokaal niveau, dat vraagt aandacht voor de kwaliteit van de besluiten die de raad neemt en brengt ook een verantwoordelijkheid voor deugdelijk bestuur en goede besluiten met zich mee. Verder heeft de raad ook een controlerende rol ten opzichte van het college dat uitvoering geeft aan de besluiten van de raad. Daarnaast heeft de raad ook een rol als het gaat om de uitvoering van besluiten van de raad en om besluiten die het college neemt die al dan niet van rechtswege aan het college zijn toebedeeld. Met de decentralisaties van bijvoorbeeld jeugdzorg en sociaal domein is er ook een verantwoordelijkheid voor de uitvoering van deze door het rijk aan het college toebedeelde taken gekomen om hierop te kunnen controleren. In al deze rollen past een duidelijke rolverwachting en afstemming met college en organisatie. Hoe beter en duidelijker de rollen in de gemeente op elkaar zijn afgestemd, hoe slagvaardiger de gemeente is zowel richting de samenleving als in de regio. 3. Samenspel in de regio In de interbestuurlijke verhoudingen tussen overheden zien we ook ontwikkelingen. Er is een toenemende mate van regionalisering die grotendeels vanuit rijkswege wordt aangemoedigd. De RES (Regionale Energie Strategie) is daar een voorbeeld van.

Dat maakt de rol van de raad complexer, omdat deze in een regionaal krachtenveld moet opereren en vraagt dus goede voorbereiding, zodat de raad ook goed de belangen van de inwoners op regionaal niveau kan behartigen. In feite is hier een verschuiving van krachtenveld op welk niveau de belangen afgewogen worden en daar moet de raad een bewuste rol in spelen. Dat kan doordat er bij belangrijke thema’s, zoals in de MRA, de raad voordat colleges verdere onderhandelingen ingaan een kader of opdracht mee kan geven aan de vertegenwoordiger van de gemeente. Hiermee kan worden voorkomen dat raden feitelijk geen echte keuze meer kunnen maken.

3. Ambitie raad De raad heeft een aantal uitdagingen en ambities. De ontwikkelingen en uitdagingen in het samenspel met de samenleving, in de gemeente en in de regio vragen om een duidelijk antwoord aan de hand van de ambitie van de raad. De ambitie vormt de koers van raad en daarmee ook het werkplan van raad en griffie om hier verder invulling aan te geven. De raad heeft de afgelopen raadsperiode in werkgroepen, via evaluaties en uitkomsten van heidagen van de raad, invulling gegeven aan deze ambities en verder wensen en actiepunten daarin geformuleerd. Ook de griffie is bezig met een professionaliseringslag om de ambities die gesteld zijn waar te kunnen maken.

1. Versterken positionering gemeenteraad Deze versterking is wenselijk om maatschappelijke vraagstukken op de diverse schaalniveaus, lokaal en regionaal, vanuit de rol van de raad goed op te kunnen pakken. Denk hierbij aan onder andere meer betrokkenheid en participatie van inwoners, een sterke kaderstellende en controlerende rol van de raad en een slagvaardige raad in diverse regionale gremia. Dat vraagt ook om goede cultuur in de raad en stevige weerbaarheid.

2. Sterkere informatiepositie van de gemeenteraad én inwoners Een versterking op de informatiepositie is nodig om proactief sturing te geven, onder andere door sterke kaders, een lange termijn agenda (thematisch) en als raad beter voorbereid te zijn bij complexe maatschappelijke vraagstukken, zodat er goed afgewogen besluiten genomen kunnen worden. Tegelijk moeten ook inwoners goed geïnformeerd zijn, zodat ze ook meer betrokken raken bij de politieke afwegingen. 6

3. Sterk functionerende raad voor goede belangenafweging De raad zit er om de diverse belangen zo goed mogelijk op tafel te hebben en deze vervolgens te kunnen wegen. Een heldere vergadersystematiek met duidelijke verwachtingen voor raadsleden én inwoners vraagt om een heldere werkwijze, proces én duidelijke communicatie daarover. Door de verdere uitwerking van de huidige vergaderstructuur, met behulp van het BOB-model (beeldvorming, oordeelsvorming, besluitvorming), maar ook door het zorg dragen voor een veilige omgeving in de raad is het mogelijk om de structuur te verfijnen en ruimte te creëren voor werkwijzen die recht doen aan de betrokkenheid van inwoners en de rol van de raad als gezaghebbend volksvertegenwoordigend orgaan. Hierdoor is er meer helderheid over de afspraken en mogelijkheden en dat draagt bij aan het voeren van het debat op inhoud, standpunten, belangen en waarden.

7

4. Welke activiteiten gaat de griffie daarom komend jaar ondernemen 4.1 Versterken positionering gemeenteraad A. Evaluatie raadsperiode (zoals raadsakkoord, het samenspel in de gemeente en de belangrijkste-thema’s voor de raad) ten behoeve van nieuwe raadsperiode 2022-2026 In de raadsperiode 2018-2022 is er een evaluatie van het raadsakkoord gedaan ter voorbereiding van de nieuwe raad. In de evaluatie is geconstateerd dat er behoefte is om het lerend vermogen van de raad te behouden en versterken, het samenspel tussen raad en college verder te optimaliseren, de constructieve sfeer te versterken en nader te kijken naar het samenspel van raad, college en organisatie. En is er aangegeven dat het van belang is om een evaluatie naar de werkwijze van de raad deze raadsperiode te houden. Wat gaat de griffie doen: o o

Aanbevelingen van de afgelopen periode inzake samenspel onder de aandacht brengen van de nieuwe raad Versterken lerend vermogen van de raad

B. Advisering en ondersteuning start van de nieuwe raad Met de start van de nieuwe raad investeren we aan de voorkant om de raad in positie te brengen met het informatieproces en het verwerken van de aanbevelingen van de vorige raad in het trainingsprogramma. Wat gaat de griffie doen: o o o

Aanbevelingen onder de aandacht brengen van de nieuwe raad Advies en ondersteuning bij informatieproces Overdracht formatieproces

C. Versterken kaderstelling en opdrachtgeverschap raad Eén van de drie hoofdrollen van de raad is de kaderstelling en wijze waarop de raad opdrachten aan het college formuleert. De ambitie van de raad is om op een aantal thema’s uitdrukkelijk aan de slag te gaan met een proactieve rol voor de raad. Het versterken van de kaderstelling en opdrachtgeverschap geeft duiding aan de rol en verwachtingsmanagement van de raad in het samenspel met het college. Doel is dat de raad als goed opdrachtgever zowel op het proces (agendering, betrokkenheid) als op de inhoud (hoofdlijnen en richting) bij belangrijke thema’s de regie kan voeren. Wat gaat de griffie doen: o o

o

Uitwerken instrument bestuursopdracht om vanuit een initiatief van de raad een opdracht bij het college te leggen. Overzicht creëren in het instrumentarium en mogelijkheden voor kaderstelling, zowel bij generieke wetten, autonome taken als bij specifieke wetten, zoals de Omgevingswet en RES en deze opnemen in handboek voor de raad en uitwerken voor de agenda van de raad. Daarmee is de raad vanaf het begin af aan betrokken bij complexe maatschappelijke vraagstukken en wordt de rol in het proces snel scherp. Opstellen lange termijn agenda van de raad

8

C. Uitwerking vormen van democratie en participatie en de rol van de raad De raad heeft met het beleidskader participatie invulling gegeven aan het samenspel met de samenleving. De komende periode gaan de raad en college aan de slag om een beleidskader participatie uit te werken in een participatieverordening als vervanger van de huidige inspraakverordening. Wat gaat de griffie doen: o

o

Beleidskader en Participatieverordening i.s.m. college opstellen, specifiek ten aanzien van inspraak, meespraak, motiemarkt, raadsinformatiebijeenkomsten en diverse andere mogelijkheden om tijdens het raadsproces inwoners te betrekken. De toetsende rol van de raad uitwerken bij lokale democratie/ participatie processen vanuit college en organisatie vanuit het beleidskader participatie.

D. Voorlichting en advisering ter bevorderen weerbaarheid van de raad Een succesvolle aanpak van ondermijning begint bij een integer en weerbaar lokaal bestuur en ambtenarenapparaat. Transparantie en weerbaarheid zijn cruciaal. Uit onderzoek van Pro Facto blijkt dat raadsleden het meest bevattelijk zijn voor ondermijning. Bijna twee keer zoveel als wethouders en zes keer zoveel als burgemeesters. Het ministerie van BZK heeft begin dit jaar een handreiking integriteitstoetsing (kandidaats)raadsleden door (decentrale) politieke partijen uitgebracht. De verantwoordelijkheid van de screening van raadsleden ligt immers bij de politieke partijen zelf. Ook bestaat er een VOG politieke ambtsdragers die voor raadsleden aangevraagd kan worden, maar dit is tot op heden geen verplichting. Wat gaat de griffie doen: o

o

Voorbereiding trainingssessie betreffende de gevaren van ondermijning en het belang van eigen integriteit hierbij en het bieden van handelingsperspectief voor de raadsleden (i.s.m. RIEC (Regionale Informatie- en Expertise Centra) en programma VPT ( Veilige Publieke Taak). Gedragscodes politieke ambtsdragers en kaders betreft integriteit, belaging en bedreiging waar nodig met de raad aanscherpen.

E. Regionaal niveau De raad heeft aangegeven een actievere rol in regionaal verband, IJmond, Zuid-Kennemerland, MRA en bij andere regionale vraagstukken te willen spelen. Gelet op de ontwikkeling van de regionale samenwerking en het initiatief dat de raad bij het college heeft gelegd om nader de mogelijkheden te verkennen, zal de griffie een terughoudende rol spelen. De griffie zal zich vooral concentreren op het faciliteren van informatieve raadsbijeenkomsten in regionaal verband en daar waar mogelijk ontwikkelingen op het gebied van samenwerking in de IJmond, Zuid-Kennemerland en de MRA monitoren en bij de raad onder de aandacht brengen. Met de opheffing van de IJmondcommissie is de centrale rol van de griffie Velsen als regiogriffie in IJmondverband ook niet meer aan de orde. De griffie zal zich evenwel concentreren op de versterking van de betrokkenheid bij gemeenschappelijke regelingen door met name het proces, ter voorbereiding op de begrotingscyclus van de gemeenschappelijk regelingen, de raad waar mogelijk meer ruimte te geven om op de kaders te kunnen sturen. Wat gaat de griffie doen: o

Informatieve bijeenkomsten (mede) organiseren als de inhoud daarom vraagt.

9

F. Versterken Rekenkamerfunctie De rekenkamer is één van de belangrijkste instrumenten van de raad om de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentebestuur te onderzoeken. De rekenkamercommissie Velsen fungeert ook als auditcommissie en voert de gesprekken met de accountant over de jaarstukken en accountantscontroles. Om zorg te dragen dat de rekenkamercommissie kwalitatief versterkt wordt, is in 2021 een nieuw extern lid voor de rekenkamercommissie toegevoegd. Tegelijkertijd zijn er ook enkele landelijke ontwikkelingen van invloed op de rekenkamercommissie, zoals wijzigingen in de rechtmatigheidsverantwoording en het bij wet beperken van de rekenkamerfunctie tot alleen een rekenkamer. Met ingang van het verslagjaar 2022 gaan colleges van burgemeester en wethouders van gemeenten en colleges van gedeputeerde staten van provincies en dagelijkse besturen van gemeenschappelijke regelingen zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen, die opgenomen zal worden in de jaarrekening. Hiermee leggen decentrale overheden zelfstandig verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. Wat gaat de griffie doen: o o

Uitwerken wijzigingen in de rechtmatigheidsverantwoording. Voorbereiding adviezen ten aanzien van de wijziging van de rekenkamerfunctie indien wet aangenomen wordt. Het wetsvoorstel voor het wijzigen van de rekenkamerfunctie en de wijziging in de rechtmatigheidsverantwoording ligt nog bij de Tweede Kamer

G. Doorontwikkeling proces P&C en informatiewaarde van de P&C stukken Het afgelopen jaar is de Planning & Control cyclus (de vertaling van de beleidsinhoud naar financiën, de perspectiefnota (kaderstelling van de raad) begroting en controle daarop via oa de jaarstukken door de raad) en de informatiewaarde van de P&C stukken in de raad aan de orde geweest. Daarin is opgeroepen om goed te kijken naar het proces van de P&C cyclus en specifiek naar informatiewaarde van de P&C stukken. Wat gaat de griffie doen: o

De griffie gaat de werkgroep P&C begeleiden om komend jaar een advies aan de raad voor te bereiden Dit betreft de P&C cyclus en de doorontwikkeling van de informatiewaarde van de P&C stukken.

10

4.2. Sterkere informatiepositie van de gemeenteraad A. Dashboard voor data gedreven sturing om raad eigen informatiepositie op bepaalde data te geven Betrouwbare basisinformatie over de gemeente Velsen en de regio is cruciaal voor het vormgeven van beleid en onderbouwing van besluiten. Velsen in Cijfers (de website met allerlei data en informatie over Velsen) biedt hiertoe een goede basis. Voor inwoners en zeker voor raadsleden is deze informatie van groot belang. De raadsleden kunnen via een handzaam dashboard op basis van deze informatie hun kaderstellende- en controlerende rol versterken. Wat gaat de griffie doen: o o

Velsen in cijfers (en andere databronnen) bekend maken bij de raadsleden (en inwoners) en deze eenvoudig en toegankelijk maken om zelf data te kunnen vinden. Training voor de nieuwe raad om zelf te werken met data zoals bij Velsen in cijfers.

B. Informatiepositie raad inschatten en hierop inspelen d.m.v. gerichte werkbijeenkomsten, informatiesessies, coaching en training De complexiteit van diverse thema’s vragen voor de raad dat ze op een goede wijze geïnformeerd en waar nodig getraind worden om hier op gedegen wijze besluiten over te kunnen nemen. Ook is het van belang dat de raad al in een vroeg stadium geïnformeerd raakt. Dat is ook de reden dat de griffie en de organisatie vaker in de voorbereidende fase elkaar opzoeken om hierover de juiste route te vinden. Wat gaat de griffie doen: o o

o o o

Griffie in vroeg stadium betrekken bij raadsvoorstellen en (mee)sturen op proces van raadsbehandeling met name ter versterking van de beeldvormende fase. Regelen van trainingen om bepaalde thema’s die de raad geagendeerd wil hebben goed inhoudelijk voor te bereiden (waarom is dit een belangrijk thema, wat is de rol van de raad, wat zijn de mogelijkheden van de raad om hierop te acteren). Gerichte thematische informatiesessies, werkbezoeken en training, coaching om raad en raadsleden verder te ontwikkelen. Verhogen politiek-bestuurlijke sensitiviteit in de gemeente (training ambtelijke organisatie, voorlichtingscampagne vanuit de griffie over de werkwijze en het functioneren van de raad). Politiek actief (training) voor ambtenaren om een beter beeld van de werkzaamheden van de raad te geven.

C. Realiseren van onafhankelijke informatiestroom vanuit griffie ten behoeve van de raad Belangenorganisaties en landelijke netwerken informeren de raden vaak over belangrijke ontwikkelingen. Wat gaat de griffie doen: o

Bundelen van informatiestromen (zoals van de VNG (Vereniging Nederlandse gemeenten), Nederlandse Vereniging van Raadsleden) over belangrijke thema’s voor de raad, zodat de raad naast de informatie vanuit het college en de organisatie ook zelf informatie ontvangt c.q. waar naar verwezen wordt.

11

D. Vroegtijdige en vereenvoudigde ontsluiting van alle raadsstukken/thema’s Door middel van beter agenderen (lange termijn planning) kan er meer gestuurd worden op de thema’s die voor de raad belangrijk zijn. Dan kan er eerder al informatie op deze thema’s ontsloten worden, zodat raadsleden zich op diverse thema’s kunnen inlezen en voorbereiden voor de daadwerkelijke besluitvorming gaat starten. Wat gaat de griffie doen: o o o

Verkenning naar geoptimaliseerd raadsinformatiesysteem (zie ook 4b) Eerder ontsluiten van de raadsstukken en informatie over belangrijke thema’s Opzetten lange termijn planning in samenwerking met de agendacommissie,

4.2 Verfijning vergaderstructuur De huidige vergaderstructuur is een goed uitgewerkt model. Toch blijft een vergaderstructuur constant in onderhoud en vraagt om nadere optimalisatie. Sinds het begin van deze raadsperiode is er een aantal wensen van de raad geformuleerd om onder andere het debat meer in de raad te krijgen zoals bij de perspectiefnota en begroting meer inhoudelijke afweging en bij de diverse grote maatschappelijke vraagstukken meer ruimte om de probleemstelling als raad aan te scherpen. Daarbij moet de griffie ervoor zorgdragen dat de raad op de juiste manier en het juiste moment op basis van de juiste stukken kan vergaderen.

A. Procesoptimalisatie van vergaderstructuur in Velsen, herijking o.b.v. evaluatie Met de inwerkingtreding van het nieuwe reglement van orde is afgesproken om het rvo en de vergaderstructuur regelmatig te evalueren. De agendacommissie en het presidium hebben enkele aanbevelingen gegeven voor de nieuwe raad. Daarbij willen we ook de processen ter voorbereiding op de sessies en raadsvergaderingen verder optimaliseren. Ook willen we kijken hoe we het proces bij regionale bijeenkomsten kunnen versterken. Wat gaat de griffie doen: o o o o o

Evaluatie en herijking Reglement van Orde met de nieuwe raad. Interne procesgang evalueren en optimaliseren. Verbeteren bedrijfsvoering en dienstverlening van de griffie. Regionale procesoptimalisatie i.s.m. Bloemendaal, Haarlem, Heemskerk, Heemstede, Beverwijk en Zandvoort. Evaluatie bestuurlijk proces.

B. Digitale omgeving voor raadsinstrumenten Het moet voor raadsleden eenvoudig zijn om van hun raadsinstrumenten gebruik te maken. Met een apart digitaal platform (waaronder het Raadsinformatiesysteem) voor raadsleden willen we hier invulling aan geven. Wat gaat de griffie doen: o

o

Een eigen digitale omgeving voor raadsleden om eenvoudig moties, amendementen, raadsvragen e.d. in te kunnen opstellen en indienen. Deze volgen dan een helder en transparant proces via de griffie en in het nieuwe raadsinformatiesysteem. Alle raadsleden krijgen laptops en telefoons met daarop de juiste software (office, RIS (Raadsinformatiesysteem) andere relevante applicaties die het raadswerk versoepelen) 12

C. Het realiseren van een warm welkom voor bezoekers van het gemeentehuis, door wegbewijzering, informatie op TV schermen en aantrekkelijke publiekstribune In 2022 vergaderen we weer in het stadhuis. Daarmee willen we met de nieuwe raad invulling geven aan de wens om inwoners zich meer welkom te laten voelen bij bijeenkomsten van fracties en raad. Wat gaat de griffie doen: o

Voor de terugkeer naar het stadhuis worden aanpassingen zoals betere bewegwijzering, informatievoorziening over de raad en de actuele agenda maar ook gastheerschap getroffen om inwoners op een goede manier welkom te laten voelen in het stadhuis en bij de vergaderingen. Deze investering willen we combineren met een warm welkom voor gasten bij andere bijeenkomsten die we in de burgerzaal kunnen houden (zie hiervoor bij 4a).

D. Proces voor vernieuwing van de Raadszaal en Audiovisuele apparatuur De camera’s en microfoonposten zijn in 2013 aangeschaft. De economische en technische levensduur is reeds 3 jaar verstreken. In 2020 is een verkenning voor de vervanging van deze AV middelen gedaan. In 2023 worden de AV middelen vervavngen en wordt de raadzaal ook aangepast aan de actuele eisen van de tijd. Daarmee worden ook de steeds verder oplopende kosten voor onderhoud gereducerd. Eveneens wordt dan gekeken naar een goede eenvoudige softwarematige aansturing en koppeling met het raadsinformatiesysteem en de website. Wat gaat de griffie doen: o o o

De camera’s in de raadzaal worden vervangen. Alle microfoonpostjes worden vervangen. Softwarematige aansturing wordt vervangen en geactualiseerd naar de eisen van de tijd.

4.3 Toegankelijkheid van de gemeenteraad De gemeenteraad moet als vertegenwoordigers van de samenleving benaderbaar en toegankelijk zijn. Dit om te zorgen dat inwoners de raad goed kunnen volgen, raadsleden eenvoudig benaderd kunnen wordenen eventueel invloed op de raad kunnen uitoefenen. Tegelijk moeten ook de juiste waarborgen getroffen worden, zodat de raad in een veilige omgeving kan vergaderen en de juiste procedures gehanteerd kunnen worden voor een ordelijk en zorgvuldig verloop van de vergadering. Met onderstaande maatregelen willen we hier tegemoet aan gaan komen.

13

A. Toegankelijkheid fysiek “Warm Welkom” a. Voorbereiding terugkeer gemeenteraad naar de raadzaal De raadzaal waar nodig opnieuw inrichten, zodat er weer fysieke vergaderingen gehouden kunnen worden, zodra dit mogelijk is en hierbij te verkennen welke mogelijkheden er zijn om het voor de raad aangenamer te maken om te kunnen vergaderen. Hierbij wordt onder andere gekeken naar het zitmeubilair. Wat gaat de griffie doen: o o

Verkenning naar de mogelijkheden. In samenwerking met de organisatie aanpassingen doen waar dit mogelijk en noodzakelijk is.

B. Voorbereiding terugkeer inwoners bij raadsvergaderingen Met enkele eenvoudige ingrepen willen we “politieke wandelgangen” creëren waarbij er eenvoudig, makkelijk en comfortabel overleg gepleegd kan worden en raadsleden en inwoners zich welkom voelen bij de fracties en de raad. Wat gaat de griffie doen: o o o

Realiseren van de politieke wandelgangen. Zorgdragen dat fracties geconsulteerd zijn bij de voorgenomen wijzigingen van de fractiekamers/vergaderzalen. Verkennen welke mogelijkheden er zijn voor de verbetering van de ontvangstvan inwoners

C. Toegankelijkheid digitaal Voor raadsleden en inwoners is het belangrijk dat informatie eenvoudig, snel en overzichtelijk is. Er is een aantal (juridische) vereisten waar de toegankelijkheid aan moet voldoen. Op dit moment voldoen niet alle informatiesystemen en de website optimaal aan de vereisten zoals de wet toegankelijkheid digitale dienstverlening. Wat gaat de griffie doen:

a. Nieuw raadsinformatiesysteem Met de start van de nieuwe raad komt er ook een nieuw raadsinformatiesysteem. In 2022 gaan we alle facetten van het nieuwe RIS verder uitrollen zodat het ook voor inwoners inzichtelijker is, bijvoorbeeld aan de hand van een tijdlijn. Het nieuwe RIS zal ook gaan voldoen aan de eisen van diverse wetten zoals de wet digitale toegankelijkheid.

b. Verbetering online dienstverlening en informatie via website De nieuwe website wordt ingericht vanuit de beleving van inwoners om informatie te vinden over politieke besluitvorming. Op basis van een gezamenlijk onderzoek van de griffie en organisatie naar de online dienstverlening van de gemeente is er gekeken naar de vernieuwing van de website. Raadsstukken en videotulen worden, mede door vervanging van AV apparatuur, doorzoekbaar en aan elkaar gekoppeld in de archivering. Daarmee wordt recht gedaan aan de wettelijke vereisten en de wens van de raad om makkelijker te kunnen zoeken naar de diverse bijdragen van raadsleden.

14

4.4 Start nieuwe raad 2022 Na de verkiezingen starten we met een uitgebreide start en trainingsprogramma voor de raad. Daarin zetten we aantal facetten centraal. Wat gaat de griffie doen:

A. Inwerkprogramma en start/trainingsprogramma voor de nieuwe raad Voor de nieuwe raad wordt een uitgebreid startprogramma opgesteld. Daarin wordt er onder andere aandacht besteed aan de werkwijze van de raad en de vergaderwijze. Maar ook deze raad willen we nog dit jaar trainen op een verdiepende invulling van het raadslidmaatschap en voorzitterstraining.

B. Cursus Politiek actief De cursus politiek actief is een cursus die in de aanloop van de verkiezingen georganiseerd werd om inwoners bewuster en meer betrokken bij de politiek te maken. In 2020 is de eerste digitale cursus reeds gegeven. Omdat veel inwoners hebben aangegeven van dit aanbod gebruik te willen maken, gaan we ook vanaf 2022 door met het geven van politiek actief voor inwoners en ontwikkelen we er een voor ambtenaren. Daarnaast is er een succesvolle cursus voor kandidaat raadsleden georganiseerd. • Organiseren van de cursus voor inwoners (meerdere keren per jaar). • Organiseren van de cursus voor ambtenaren (ook in relatie tot politiek bestuurlijke sensitiviteit).

C. Informatiefase/formatiefase In overleg met de nieuwe raad speelt de griffier een bij de informatie en mogelijk ook de formatiefase. De rol van de griffier als belangrijkste adviseur en ondersteuner van de raad is ook in het proces van collegevorming voor en na de raadsverkiezingen van groot belang. De raadsleden kunnen zich in de informatiefase en daarna laten ondersteunen en adviseren door de griffier. Dit komt de continuïteit ten goede. Ter voorbereiding heeft de griffie een aantal mogelijkheden uitwerken voor de informatiefase. Ook zal de griffier zorgdragen voor een goede overdracht van de oude naar de nieuwe raad. • •

Overzichtsdocument van mogelijkheden en aandachtspunten bij de informatiefase. Overdracht oude naar nieuwe raad; constituerend overleg (waaronder het bespreken van de spelregels voor de eerste fase na de installatie van de nieuwe raad).

15

Bijlage A. Werkwijze griffie 2022 Inleiding: De griffie heeft zich de afgelopen vier jaar ontwikkeld van een ondersteunend administratief en logistiek zenuwcentrum naar een professionele griffie waarin naast goede ondersteuning en dienstverlening ook tactische en strategische advisering, (individuele) coaching van raad en raadsleden en reflectie zijn opgepakt. Tegelijkertijd zijn de functies in de griffie verbreed naar het hoederschap van de lokale democratie, coaching en ontwikkeling van de raad en de vertrouwenspersoonfunctie voor raadsleden. Er is daarbij veel veranderd in de werkwijze en taakverdeling. Mede gelet op corona zijn er ook diverse taken nog niet volledig of anders opgepakt en ingevuld, maar met het oog op 2022 kan de griffie weer naar een optimaal functioneren komen. Want het is belangrijk dat de griffie goed ingericht is om de ontwikkelingen en de eisen die aan de raad worden gesteld en de ambities die de raad formuleert op te kunnen pakken. Dat is een griffie die op alle niveaus van strategisch tot operationeel kan acteren.

Functies bij de griffie: Officemanager: Om kwalitatief goed op operationeel niveau te kunnen functioneren, wordt de procesgang gecoördineerd door een officemanager. Deze functie is de ruggengraat van de facilitaire, administratieve, logistieke en bedrijfsvoeringsprocessen en vormt daarmee het fundament van de griffie. De facilitaire en administratieve zaken van de griffie komen hier bijeen. De officemanager is het eerste digitale en fysieke aanspreekpunt voor de interne en externe contacten van de griffie. De officemanager is onder meer verantwoordelijk voor het afhandelen, registreren en verwerken van alle inkomende zaken op de griffie (mails, post en de stukkenstroom vanuit college). Verder is de office manager verantwoordelijk voor het coördineren van de facilitaire en logistieke processen rondom de vergaderingen en is coördinerend richting facilitair. Ten aanzien van de bedrijfsvoering (HR en Financiën) is ze eerste aanspreekpunt en coördineert de HR zaken voor raadsleden en draagt zorg voor de financiële afhandeling van facturatie vanuit de griffie. Raadscommunicatieadviseur De raadscommunicatieadviseur draagt zorg voor alle interne en externe communicatie van de griffie en raad zowel reactief (vanuit de raad) als proactief (signalerend naar de raad en samenleving).

De raadscommunicatieadviseur brengt politiek dichter bij de inwoners met als specifiek aandachtspunt het betrekken van jongeren en kinderen bij de politiek. De raadscommunicatieadviseur onderhoudt ook de contacten met de media. Daarnaast is de raadscommunicatieadviseur aanspreekpunt voor raadsleden inzake de (social) media en adviseert en coacht raadsleden, raad en griffie hierin. Tot slot is de raadscommunicatieadviseur verantwoordelijk voor advisering met betrekking tot de dienstverlening van de griffie en de raad. Raadsadviseur De raadsadviseurs zijn de spin in het web om de raad in positie te brengen en dragen zorg voor een goed samenspel in de raad en tussen raad, college en organisatie door op tactisch en strategisch niveau te ondersteunen adviseren en coachen. De raadsadviseurs: • •

zijn primair aan zet om de raad in hun kaderstellende, controlerende, volksvertegenwoordigende en verbindende rol te positioneren. informeren en adviseren over belangrijke ontwikkelingen. 16

• • •

•

dragen zorg voor een goed verloop van het raadsproces zowel procesmatig als inhoudelijk werken samen met de organisatie tot het verbeteren en vereenvoudigen van de informatievoorziening, kwaliteit van besluitvorming. versterken van de agendasetting van de raad, opdrachtgeverschap van de raad en verhoging van de kwaliteit van het debat door adequaat in te kunnen spelen op de informatiebehoefte (gevraagd en ongevraagd) van de gemeenteraad. dragen samen met de officemanager zorg voor de gehele procesgang, stukkenstroom en afwikkeling van het raadsproces. Eén van de raadsadviseurs is tevens de plaatsvervangend griffier en treedt op namens de griffier in zijn afwezigheid. De plaatsvervangend griffier is tevens belast met enkele onderdelen van de bedrijfsvoering van de griffie in samenwerking met de officemanager en de griffier. Ook heeft één van de raadsadviseurs de rol als secretaris van de rekenkamercommissie en de auditcommissie en draagt zorg voor het goed functioneren van de rekenkamer en auditfunctie van de gemeenteraad.

Griffier De griffier: • • •

• • •

is de eerste en strategische adviseur van de gemeenteraad en adviseert de raad op strategisch niveau over de positionering in de gemeente, samenleving en de regio. is eindverantwoordelijk voor de werkzaamheden en aansturing van de griffie. ondersteunt de raad in zijn functioneren en draagt met de burgemeester en gemeentesecretaris de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de lokale democratie en het lokaal bestuur. treedt in de regio op als vertegenwoordiger van de belangen van de raad bij regionale en landelijke vraagstukken is het boegbeeld van de griffie en raad naar de samenleving, regio en landelijk bij relevante netwerken betreffende onder meer de positionering en het functioneren van de raad. is de vertrouwenspersoon van de raads en steunfractieleden

17

Bijlage B. Achtergrond informatie bij het werkplan van de griffie 2021 1. Inleiding In deze achtergrondinformatie signaleert de griffier een aantal ontwikkelingen en thema’s die de komende periode op de gemeenteraad af gaan komen. Deze ontwikkelingen zijn een belangrijke aanleiding voor de investeringen en activiteiten die de griffie doet, zoals in het werkplan opgenomen. In het werkplan is een samenvatting van onderstaande analyse opgenomen.

2. Ontwikkelingen Het openbaar bestuur is de laatste tijd enorm in ontwikkeling. De financiële perikelen bij gemeenten zijn ook van grote invloed op de werkwijze van de griffie. Gemeenten staat het water aan de lippen en dat maakt het voor gemeenteraden heel lastig; te meer, omdat de keuzes op de autonome taken nu gemaakt moeten worden. Het raakt de principiële positie van de raad doordat één van de belangrijkste instrumenten van de raad, het budgetrecht, uitgehold wordt. Dit vraagt extra aandacht van de gemeenteraad om toch goed te kunnen blijven functioneren; op welke wijze kun je nog relevante keuzes maken. Maatschappelijke thema’s zijn complexer en veelzijdiger geworden. Dat vraagt de nodige aandacht en tijd van de raad en legt meer druk op het vermogen om een integrale benadering door de raad. Dit vraagt een degelijke voorbereiding en een langer proces om tot goede overwegingen en adequate besluiten te komen. Zo’n proces vertaalt zich in meer thema’s die tijd en aandacht verdienen in de raad en een langere termijn agenda voor diverse thema’s om de raad zo goed mogelijk voor te bereiden.

De afgelopen periode is er landelijk, maar ook lokaal een focus op de versterking van de positie van de raad en een duidelijke vraag naar rolbewustheid bij raadsleden; hoe stel je goede kaders, waar ga je juist als raad over en waar schuif je te veel op naar de uitvoering en details? Dat vraagt een stevige investering in training van raadsleden, maar ook een dringender beroep van raadsleden op hun eigen ondersteuning om advies te kunnen ontvangen over de positie van de raad in de lokale democratie, zowel in de interne verhoudingen, maar ook ten aanzien van de regionale spelers en ten aanzien van participatie en vormen van aanvullende democratie. Daarbij zien we in het land ontwikkelingen en initiatieven ten aanzien van participatie. De raad vraagt terecht om een serieuze afweging bij participatietrajecten en zeker bij de thema’s die de raad hoog op de agenda heeft staan. Er wordt serieuzer gekeken naar de verwachtingen en de inbedding in de reguliere gang van zaken in de gemeente en dus ook in de processen van de gemeenteraad door middel van inspraak, meespraak, motiemarkten, raadsinformatiebijeenkomsten en andere instrumenten die bij kunnen dragen aan een grotere rol voor inwoners bij de representatieve democratie. De afgelopen jaren zien we dat de raad steeds meer een hoeder van de democratie wordt.

In de interbestuurlijke verhoudingen tussen overheden zien we ook ontwikkelingen. Er is een toenemende mate van regionalisering die grotendeels vanuit rijkswege wordt aangemoedigd. De RES is daar een voorbeeld van. Dat maakt de rol van de raad complexer, omdat deze in een regionaal krachtenveld moet opereren en vraagt dus goede voorbereiding, zodat de raad ook stevig in de regio kan optreden. In feite is hier een verschuiving van krachtenveld en daar moet de raad een bewuste rol in spelen.

2.1 Landelijke ontwikkelingen bij de rol van de raad Landelijk is er een aantal ontwikkelingen die met het oog op de positie en het functioneren van het lokale bestuur relevant zijn. 18

A. Ontwikkelingen in participatie o Vanuit de VNG en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wordt een nieuw aanbod op versterken van democratie en participatie uitgewerkt. Het programma beoogd het versterken van democratische processen met name bij participatie. Daarin hebben ze onder andere de quickscan lokale democratie3 ontwikkeld, waar Velsen een pilot gemeente voor was. o Vanwege de impact van Corona zien we een enorme toename op de digitale participatie. Er zijn diverse nieuwe instrumenten ontwikkeld en er wordt ook steeds meer ervaring opgedaan op welke wijze digitale participatie een aanvulling kan zijn op het bestaande repertoire. De Raad voor het Openbaar Bestuur heeft daar een bundel over uitgebracht 'doen, durven of de waarheid’4 o Waar er de afgelopen jaren de focus lag op het ontwikkelen van participatie instrumenten zien we dat het gesprek meer naar de waarden van democratie (zoals transparantie, inclusiviteit van besluitvorming, zeggenschap) en de rol van participatie binnen het huidige bestel komt te liggen. B. Ontwikkelingen in de positie van raad, college en organisatie o De vereniging voor raadsleden, de Raad voor het Openbaar Bestuur en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties hebben de afgelopen jaren publicaties uitgebreid die het belang van het versterken van de positie van de gemeenteraad onderstrepen.

Zowel ten aanzien van de decentralisaties op het sociaal domein waarbij de beleidsruimte al beperkt is. Het verschenen rapport ‘Sociaal Domein op koers?’ over de decentralisatie van de jeugdzorg illustreert dat des te meer. 5 o Het onlangs verschenen rekenkamerrapport over grote projecten in Velsen geeft ook aan dat goed gekeken moet worden naar het versterken van de rol en positie van de raad om sturing en grip te houden op grote projecten. C. Veranderingen in interbestuurlijke verhoudingen, decentralisatie en regionale samenwerking o De afgelopen jaren is tussen de VNG en het rijk een gesprek op gang gekomen over de vernieuwing van de interbestuurlijke verhoudingen. Met de toename van de complexiteit van vraagstukken wordt er vanuit het rijk een groter beroep op de regionale samenwerking gedaan, zoals bij het klimaatakkoord en de RES, maar ook bij diverse andere thema’s, zoals op het sociaal domein. Meer beroep op regionale samenwerking kan vergroten van de slagkracht betekenen, maar ook verminderen van de lokale beleidsruimte. Daarom is het van belang dat er scherp naar de balans tussen lokale autonomie en beleidsruimte en regionale (en nationale) slagkracht gekeken moet worden. o De rol van raden bij regionale samenwerking blijft complex, maar meer politisering van regionale vraagstukken op lokaal niveau lijkt een werkwijze te zijn die kan bijdragen aan

3 https://lokale-democratie.nl/cms/view/7d5bb200-cb7e-4971-9978-4e9a5a5c7e95/quick-scan-lokale-democratie 4 https://www.raadopenbaarbestuur.nl/documenten/publicaties/2020/04/02/essaybundel-doen-durven-of-de-

waarheid 5 https://www.scp.nl/binaries/scp/documenten/publicaties/2020/11/16/sociaal-domein-opkoers/Sociaal+domein+op+koers_WEB2.pdf

19

goed opdrachtgeverschap van de raad voorafgaand aan regionale afstemming op collegeniveau. In meerdere gemeenten worden hier goede ervaringen mee opgedaan.

2.2 Landelijke ontwikkelingen bij de raad o

Versterking positie gemeenteraad o De minister van Binnenlandse zaken en koninkrijksrelaties wil op vier punten de lokale democratie versterken. Ten eerste in de relatie met de inwoners. Ten tweede ten aanzien van de ondersteuning en advisering, ten derde ten aanzien van de weerbaarheid van de lokale democratie en ten vierde om de financiële armslag van gemeenten te vergroten6. Op het eerste punt is het eerdergenoemde programma Democratie in actie gezet. Voor het tweede punt heeft de minister advies van de Raad voor Openbaar Bestuur gevraagd, zie het punt hieronder. Ten aanzien van de weerbaarheid vraagt de minister onder andere om een sterke inzet, bewustwording en handelingsperspectief bij ondermijning. o In 2020 is er een advies ‘Goede ondersteuning, sterke democratie’ van de Raad voor het Openbaar Bestuur verschenen die aandacht voor de positie en ondersteuning van de gemeenteraad vraagt. 7 Het gaat daarbij onder meer over de onafhankelijke positie van de griffier en het normeren van een ondergrens voor rekenkamers. De Raad vindt ook dat er meer duidelijkheid moet komen over het verlenen van ambtelijke bijstand aan de gemeenteraad en dat het principe van fractievergoeding opnieuw moet worden doordacht.

Daarnaast is er ook een duidelijk pleidooi om de positie van de griffier te versterken.8 o Onderzoek van de vereniging voor raadsleden wijst uit dat de kennis bij raadsleden over de positie van de gemeenteraad, het instrumentarium en de rollen niet altijd even adequaat is. De vereniging heeft daarom in samenwerking met het ministerie van Binnenlandse Zaken toolkits en trainingen ontwikkeld om raadsleden hiervan beter bewust te maken. Dit is een direct uitvloeisel van de reactie van de minister van Binnenlandse Zaken op de motie ‘brede evaluatie van de dualisering van het gemeenteen provinciebestuur’.9

o

Ontwikkelingen in de digitalisering en informatiepositie van de raad o Het Rathenau instituut heeft een rapport uitgebracht: Digitalisering als kans voor de versterking van de lokale democratie. 10 In dit rapport worden de mogelijkheden, om

6 https://www.rijksoverheid.nl/ministeries/ministerie-van-binnenlandse-zaken-en-

koninkrijksrelaties/documenten/kamerstukken/2022/01/24/hoofdlijnenbrief-minister-van-binnenlandse-zaken-enkoninkrijksrelaties 7 https://www.raadopenbaarbestuur.nl/documenten/publicaties/2020/11/05/goede-ondersteuning-sterke-

democratie

8https://www.raadsleden.nl/sites/www.raadsleden.nl/files/documenten/op_weg_naar_gelijkwaardige_verhoudin

gen_-_1_profiel_voor_de_griffier__0.pdf

9 https://www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2020/06/30/kamerbrief-met-reactie-op-motie-over-

brede-evaluatie-van-de-dualisering-van-het-gemeente-en-provinciebestuur

10 https://www.rathenau.nl/nl/digitale-samenleving/griffiers-en-digitalisering

20

digitalisering verder te kunnen benutten, beschreven om daarmee de kwaliteit van het raadswerk, het raadsdebat en de lokale democratie te verbeteren. Het biedt voldoende aanknopingspunten om digitale vraagstukken op een goede wijze invulling te geven. o

Ontwikkelingen in de werkwijze van raden o Veel raden werken met diverse werkvormen om inwoners beter te betrekken bij het raadsproces. Denk hierbij aan Utrecht waar met raadsinformatiebijeenkomsten wordt gewerkt. Of de politieke markt in Apeldoorn. Daarbij zien we steeds meer focus op de beeldvorming en het ophalen van ‘buiten naar binnen’ signalen uit de samenleving door de raad zelf. Het BOB model wordt nu door de Vereniging van Griffiers onderzocht om meer duiding in de beeldvormende fase te creëren en daarin ook te kijken naar de mogelijkheden van participatie.

o

Verhoging van eisen en standaarden t.a.v. dienstverlening en communicatie van de raad o De afgelopen jaren zijn de eisen en standaarden ten aanzien van de transparantie, toegankelijkheid en communicatie van de raad behoorlijk verhoogd. Diverse wetten, zoals de Wet open overheid, de archiefwet, de wet digitoegankelijkheid, bevatten diverse verplichtingen in de wijze waarop raadsvergaderingen in woord, beeld en geluid worden gebracht. Recent is daar ook is de wettelijke verplichting tot ondertiteling van alle openbare vergaderingen bijgekomen.

o

Integriteit en ondermijning o Ontwikkeling van bewustwording en handelingsperspectief voor raden Ondermijning is meestal niet erg zichtbaar terwijl de impact op de samenleving enorm is. Het is van belang dat de raadsleden zich bewust worden van de signalen van ondermijning en daarbij een concreet handelingsperspectief hebben, zoals met wie ga ik in gesprek over dergelijke signalen, welke actie kunnen we als raad ondernemen en hoe ondersteun ik de brede aanpak? o Pact voor de rechtstaat Vanuit het strategische beraad ondermijning en de werkgroep ondermijning van de VNG is het pact van de rechtstaat11 opgesteld. Dit om ondermijnende criminaliteit aan de hand van een tienjaren plan te reduceren. Daarbij gaat het om drie elementen om ondermijning tegen te gaan, preventie, signalering en repressie, in een keten. Waar repressie nu het hoofdbestanddeel is moet ook gewerkt worden aan bewustwording en handelingsperspectief en daarin heeft de raad ook een belangrijke rol. Om signalen uit de samenleving mee te geven, maar ook om zichzelf als hoogste orgaan te beschermen tegen ongewenste invloeden. Belangenverstrengeling en integriteit zijn daar belangrijke elementen in. Het pact voor rechtstaat voorziet een intensivering op de aanpak van ondermijning, zowel preventief als repressief.

o

Ontwikkelingen ten aanzien van de rekenkamerfunctie o Met de Wetswijziging versterking decentrale rekenkamers wordt beoogd het functioneren van de rekenkamers te versterken. Middels een wet zou de rekenkamercommissie opgeheven worden en moeten alle gemeenten een actieve

11 https://hetccv.nl/onderwerpen/drugscriminaliteit/onderzoeksrapporten/een-pact-voor-de-rechtsstaat/

21

o

rekenkamer met voldoende budget hebben om op een goede manier de raad te kunnen ondersteunen en adviseren12. Er is de laatste jaren veel meer aandacht voor de controlefunctie van de raad, onder andere via de rekenkamer. Daar staat ook een discussie open over de zogenaamde horizontale verantwoording in het kader van interbestuurlijk toezicht. Deze functie is bij veel gemeenten niet ontwikkeld en vraagt wel aandacht. De komende jaren gaan provincies als eerstelijns toezichthouder op gemeenten sterker op deze controlerende rol bij medebewindstaken aansturen. De VNG heeft onlangs een menukaart voor horizontale verantwoording opgesteld.

2.3 Landelijke ontwikkelingen bij de griffie A. Kwaliteitseisen, discussie over rol, takenpakket griffie en minimum omvang griffie o Met het Democratiepact hebben de vereniging voor griffiers en het ministerie van BZK hun gemeenschappelijke inzet voor een democratie van de toekomst in al zijn facetten beklonken. Daarbij gaat het om investeren in meesterschap van griffiers, het versterken van de ondersteuning en de advisering aan de raad, het verhogen van de weerbaarheid en integriteit van de raad, het leggen van een sterke verbinding met de samenleving en het inzetten op een digitale democratie van hoog niveau. o Ruimtemakers gezocht13 beschrijft de ontwikkeling van de griffie die naar binnen gekeerd is en gericht op louter het besluitvormingsproces naar een griffie die recht doet aan de diverse rollen van de raad. De griffie van morgen biedt ondersteuning aan meerdere primaire processen en rollen. We zijn het vergaderen en het besluiten ten onrechte als hét primaire proces gaan beschouwen. De griffie van morgen faciliteert meerdere ‘primaire’ processen. Processen die elkaar nodig hebben en zorgen voor een beter vergader- en besluitvormingsproces dan we op dit moment in de meeste gemeenten kennen. B.

Versterking strategische positie griffie(r) o In de meeste gemeenten is de griffier niet in de positie gebracht om daadkrachtig namens de raad op te kunnen treden om de raad in alle facetten in positie te brengen. De griffie komt dan niet verder dan de raad te ondersteunen in de vergaderprocessen waardoor een sterke positie van de raad in het geding is. Met de toename van taken voor de raad, meer focus op participatie en de vergroting van de integraliteit van maatschappelijke vraagstukken en de toenemende diversiteit in gemeenteraden wordt er ook veel meer van de griffier gevraagd. De vereniging van raadsleden en griffiers hebben daarom de handen ineen geslagen naar een meer gelijkwaardige verankering van de positie van de griffier ten opzichte van de burgemeester en gemeentesecretaris in het gemeentelijk speelveld en verbetering van de toerusting en de rechtspositie. Er wordt nu met de VNG en het ministerie gewerkt aan een landelijk profiel voor de griffier (i.p.v. de huidige drie profielen; deze zijn onlangs door de VNG vervallen verklaard). 14 C. Rol griffie bij democratie en participatie 12 https://wetgevingskalender.overheid.nl/Regeling/WGK009591 13https://www.raadsleden.nl/sites/www.raadsleden.nl/files/documenten/de_griffie_van_morgen_ruimtemakers_