LIS2026.43a Boardletter 2025 (w.g.) - Gemeente Veenendaal

De sancties zijn strenger dan de oude wetgeving en richten zich tot de organisatie, maar kunnen in een uiterst geval ook de individuele bestuurders raken. Naast boetes kunnen er ook andere straffen worden opgelegd.

Afsluiting

27

Algemene beheersing: rechtmatigheidsverantwoording Sinds 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording verplicht voor alle lokale overheden. De rechtmatigheidsverantwoording helpt de Raad bij het uitvoeren van de controlerende taak. Het College van B&W is verantwoordelijk voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. De verantwoording gaat nader in op de naleving van wet- en regelgeving door het College van B&W. Een goede en tijdige (verbijzonderde) interne controle binnen de organisatie is essentieel om een deugdelijke grondslag voor de rechtmatigheidsverantwoording te verkrijgen. De accountant beoordeelt de getrouwheid van deze verantwoording. Het is van belang de verbijzonderde interne controle af te ronden voorafgaand aan de accountantscontrole van de jaarrekening. Binnen uw organisatie zijn de werkzaamheden voor de rechtmatigheidsverantwoording van 2025 onderhanden. Er dienen nog een aantal werkzaamheden te worden uitgevoerd voordat een juiste rechtmatigheidsverantwoording opgesteld kan worden. Financiële verordening Tegelijk met de BADO is ook het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) aangepast. De rechtmatigheidsverantwoording is nu formeel onderdeel van het BBV. Het is daarmee verplicht om in de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen en daarin fouten en onduidelijkheden toe te lichten.

De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording wordt gelijkgesteld aan de goedkeuringstolerantie van de accountant: maximaal 2% van de totale lasten, exclusief toevoegingen aan de reserves. Bij overschrijding van deze grens, moeten de afwijkingen expliciet worden vermeld.

Inhoudsopgave

Aandachtspunten Raad

Algemene beheersing

Beheersing processen

De Raad heeft in augustus 2025 tegelijk met het normenkader de verantwoordingsgrens vastgesteld. Controleprotocol Uw organisatie heeft een controleprotocol vastgesteld, maar deze informatie kan ook worden opgenomen in de controleverordening, waardoor het controleprotocol kan komen te vervallen, voor zover gewenst. Intern controleplan Uw organisatie heeft een intern controleplan voor 2025 opgesteld waarin is toegelicht hoe vorm te geven aan de uitvoering van de interne controle. Dit plan is in juli 2025 door het College van B&W vastgesteld. Voortgang verbijzonderde interne controle De uitvoering van de verbijzonderde interne controle ligt voor een aantal processen in lijn met de planning. Bij enkele processen loopt de uitvoering achter, doordat de teams de (verbijzonderde) interne controle nog niet hebben opgeleverd. In 2025 is de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van de verbijzonderde interne controle nadrukkelijk naar de teams gelegd. Wij hebben het College van B&W geadviseerd de teams te attenderen op de verplichting tot het tijdig uitvoeren van de (verbijzonderde) interne controle. Wij hebben het College van B&W geadviseerd de uitkomsten over het eerste halfjaar (eerder) te rapporteren aan de directie.

Afsluiting

28

Algemene beheersing: rechtmatigheidsverantwoording Intern inkoopbeleid Er is in 2025 nog geen verbijzonderde interne controle uitgevoerd op het inkoopbeleid op inkopen onder de Europese aanbestedingsgrens. Deze uitkomsten zullen niet meegenomen worden in de rechtmatigheidsverantwoording. Maar de kadernota rechtmatigheid schrijft wel voor dat over het veelvuldig niet naleven van de gids proportionaliteit wel gerapporteerd dient te worden in de paragraaf Bedrijfsvoering. Wij hebben het College van B&W geadviseerd verbijzonderde interne controle uit te voeren op het inkoopbeleid op inkopen onder de Europese aanbestedingsgrens. Europese aanbestedingen De uitkomsten van de tussentijdse controle op de juiste inkoopprocedure van januari tot en met juni geven een aantal onrechtmatige inkoopprocedures aan met vooralsnog een omvang van € 565.000. Wij hebben het College van B&W geadviseerd de spendanalyse over 2025 af te ronden en conclusies inzake de rechtmatigheid daaruit te destilleren.

Inhoudsopgave

Aandachtspunten Raad

Algemene beheersing

Beheersing processen

Afsluiting

29

Beheersing processen Top 3 risico’s voor de jaarrekeningcontrole 1. Grondexploitaties De overgang van passief grondbeleid naar actief grondbeleid vraagt een aanscherping van de interne beheersing. Zonder versterkte interne beheersing kunnen kosten en uitgaven uit de hand lopen, wat leidt tot budgetoverschrijdingen en financiële verliezen. Daarnaast kan het ontbreken van gestructureerde processen en real-time inzicht in de kostenrealisatie ten opzichte van de begroting resulteren in inefficiënties en vertragingen in projecten. Ook kan het gebrek aan documentatie en overleg met betrokken partijen, zoals de planeconoom en wethouder, leiden tot miscommunicatie en onduidelijke verantwoordelijkheden. Hierdoor wordt het moeilijker om projecten succesvol en binnen de gestelde kaders te realiseren. 2. Prestatieleveringen inkoop Bij inkopen is het belangrijk dat de prestatie waarvoor betaald wordt, ook geleverd is. Een prestatie akkoordverklaarder is hiervoor de aangewezen persoon. Uw gemeente kiest ervoor om facturen door de budgethouder en de prestatie akkoordverklaarder te laten controleren maar dit wordt niet afgedwongen door het systeem. Het risico dat facturen betaald worden zonder prestatie, is hierdoor groter. 3. Prestatieleveringen WMO en Jeugd Uw gemeente steunt voor de prestatieleveringen van de WMO en jeugdzorg op de productieverantwoordingen van de zorgaanbieders.

Niet van alle zorgaanbieders wordt de productieverantwoording met controleverklaring (tijdig) ontvangen. Hierdoor zijn er onzekerheden over de geleverde zorg.

Inhoudsopgave

Aandachtspunten Raad

Algemene beheersing

Beheersing processen

Afsluiting

30

Inzicht in de ontwikkeling van de beheersing van de processen In de komende pagina’s nemen wij u mee in de bevindingen inzake de processen, de daaruit voortvloeiende risico’s en onze aanbevelingen. In onze vorige rapportages hebben wij diverse aanbevelingen gedaan om de risico’s beter te beheersen. Tijdens onze controle hebben wij de opvolging van deze aanbevelingen vastgesteld. In komende pagina’s geven wij per bevinding de voortgang van de opvolging van deze aanbevelingen weer. Het jaartal van ontstaan is per bevinding opgenomen. De kleuren geven de status van de opvolging weer:

Legenda

De organisatie heeft het advies opgevolgd en afgerond. De organisatie volgt het advies op. Het is onderhanden. Er is nog geen actie ondernomen. Het betreft een nieuwe aanbeveling. De organisatie gaat het advies niet opvolgen.

Inhoudsopgave

Aandachtspunten Raad

Algemene beheersing

Beheersing processen

Afsluiting

31

Risico’s en aanbevelingen Follow up

Proces

Aanbeveling

Inkopen Onderbouwing geleverde prestatie

De routing voor de autorisatie aan te passen, zodat voor alle inkopen door 2 personen getekend wordt: door een medewerker voor de geleverde prestatie en door de budgethouder voor de begrotingsrechtmatigheid.

Inkopen Onderbouwing geleverde prestatie

Steekproefsgewijs interne controle uit te voeren op de onderbouwing van de inkoopfacturen en de geleverde prestatie.

Inkopen Verplichting

Een centraal inkoopsysteem te implementeren, waarin het aanmaken van een verplichting een vereiste is.

Inkopen Contractenregister

Het contractenregister aan te vullen met alle aanwezige contracten.

Inkopen Workflow route

Het systeem zo in te richten dat facturen alleen gefiatteerd kunnen worden als alle vereiste accorderingen hebben plaatsgevonden

Personeel Aansluiting financiële administratie

Een maandelijkse aansluiting te maken tussen de salarisadministratie en financiële administratie.

Personeel Bruto netto

Periodiek bruto-netto controles uit te voeren op de juistheid van de personeelslasten en de interne controle op de invoer van de premies zichtbaar vast te leggen.

Personeel Werkkostenregeling

Het proces zodanig in te richten dat de volledigheid van de kosten is gewaarborgd en de vrije ruimte tussentijds te bewaken

Personeel WAZO

De interne controle uit te voeren tussen de uitbetaalde WAZO en de ontvangen WAZO.

Inhoudsopgave

Aandachtspunten Raad

Algemene beheersing

Beheersing processen

Afsluiting

32

Risico’s en aanbevelingen Follow up

Proces

Aanbeveling

Personeel Declaraties

De autorisatie van een 2e persoon geautomatiseerd in te regelen

Crediteuren Mutaties bankrekeningnummers

Wijzigingen in bankrekeningnummers schriftelijk te laten bevestigen door de leverancier.

Materiele vaste activa Bestaan

Periodiek het bestaan van activa-items te toetsen.

Subsidies Subsidie volgsysteem

Het proces rondom de subsidies verder te standaardiseren en in te richten waarin onder andere de termijnen worden bewaakt.

WMO Tijdigheid beschikkingen

De tijdigheid van de afgifte van de beschikkingen te bewaken.

WMO Inhoud beschikking

De beschikkingen te verstrekken voorziening en het beoogde resultaat te vermelden.

Jeugd Informatie CJG

Duidelijke afspraken te maken met het CJG over welke specifieke informatie aan de gemeente moet worden verstrekt, zodat er voldoende basis is voor het opstellen van een correcte en rechtmatige beschikking.

Jeugd Verificatie

De verificatie van het BSN vast te leggen.

Inhoudsopgave

Aandachtspunten Raad

Algemene beheersing

Beheersing processen

Afsluiting

33

Afsluiting Afsluiting Deze boardletter is een samenvatting van de managementletter. Deze is tot stand gekomen in overleg met en na afstemming met de betrokken ambtenaren en het College van B&W. Deze boardletter wordt besproken in de auditcommissie en ter kennisgeving aan de Raad gezonden. We vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en zijn graag bereid nadere informatie te verstrekken. Mede namens het team van Stolwijk Kelderman wil ik onze waardering uitspreken voor de samenwerking met uw organisatie tijdens de interimcontrole. Dank voor het vertrouwen in ons. We kijken uit naar toekomstige samenwerking om uw doelen te bereiken. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten

Inhoudsopgave

Aandachtspunten Raad

Algemene beheersing

Beheersing processen

Afsluiting

34

Samen bouwen aan duurzaam succes Als ondernemer, manager of bestuurder dealt u dagelijks met veranderingen. Dan is het prettig om voor cijfers, financiële processen en fiscale vraagstukken zekerheid in te bouwen. Wij zijn graag die specialist dichtbij, die altijd een extra stap voor u zet en die naast de data altijd de mens ziet. q Zullen we samen bouwen aan uw duurzame succes?