Rapport Evaluatie Machinerie

Evaluatie de Machinerie

Beeld: MONK architecten

Projectmanagementbureau gemeente Utrecht 8 juni 2023

1

Inhoudsopgave 1.

Inleiding ............................................................................................................................................3 1.1. Doel en onderzoeksvragen ...........................................................................................................3 1.2 Scope.............................................................................................................................................3 1.3 Werkzaamheden............................................................................................................................3 1.4 Leeswijzer ......................................................................................................................................4

2.

Wat is de tijdlijn van de Machinerie? ................................................................................................5

3.

Welke lessen zijn er uit het proces te trekken? ..............................................................................19 3.1 Theoretische achtergrond en duiding tijdsgeest ..........................................................................19 Inleiding ..........................................................................................................................................19 Publiek-private samenwerking (PPS): korte theoretische achtergrond ..........................................19 Tijdgeest.........................................................................................................................................19 3.2 Conclusies en aanbevelingen ......................................................................................................20 Inleiding ..........................................................................................................................................20 Ambitie en verantwoordelijkheden .................................................................................................20 Publiek-private samenwerking en bereiken van synergievoordelen ..............................................20 Governance model .........................................................................................................................21 Rol van de gemeenteraad

..............................................................................................................22 Rol van het ambtelijk apparaat.......................................................................................................22 Rol van de gemeente in bredere zin (ambtelijk en politiek)............................................................23 Financiële zaken ............................................................................................................................24 Juridische zaken.............................................................................................................................25 Vastgoedontwikkeling.....................................................................................................................25

4.

Wat is de toekomst van film- en beeldcultuur in Utrecht? ..............................................................26 Inleiding ..........................................................................................................................................26 Wat is de impact van de stopzetting van de Machinerie? ..............................................................26 Waar moet de huisvesting en ontmoetingsplek voor film- en beeldcultuur aan voldoen?..............27 Waar moet talentontwikkeling voor film- en beeldcultuur aan voldoen? ........................................28 Waar moet film- en cultuureducatie aan voldoen? .........................................................................29 Waar moeten de publieksfuncties aan voldoen?............................................................................30

5.

Onderzoek naar succesvolle voorbeelden van publiek-private samenwerking..............................31 Exploratie voorbeelden publiek-private samenwerking ..................................................................31 Berlijnplein………………………………………………………………………………………………….31 Forum……………………………………………………………………………………………………….32 Westergasfabriek………………………………………………………………………………………….33

6.

Bronnen…………………………………………………………………………………………………….35

2

1. Inleiding In 2019 is er door een aantal partners (FOTODOK, Hoogt on Tour, het Nederlands Film Festival en de Maakruimte) in samenwerking met Erfgoed Werkspoor Utrecht (EWU) en ondersteund door de Gemeente Utrecht, een plan ontwikkeld voor de Machinerie. Doel hiervan was om een culturele instelling op het gebied van film- en beeldcultuur te realiseren in de Central Studio’s (eigendom EWU) aan de Gietijzerstraat in Utrecht. De Machinerie moest een beeldbepalend centrum worden voor filmen beeldcultuur met nationale uitstraling, met mogelijkheid tot huisvesting of ontplooiing van activiteiten voor diverse culturele partijen. Talentontwikkeling, educatie, publieksprogrammering en werkplekken voor makers zouden daarbij een belangrijke functie vervullen. Er is in december 2019 onder voorbehoud besloten om als gemeente 3,55 miljoen euro te investeren in de realisatie van dit plan. De betrokkenen zijn vervolgens aan de slag gegaan met dit project en de concretisering. In oktober 2022 hebben de samenwerkende partners echter besloten de ontwikkeling van de Machinerie te stoppen. Zoals vermeld in de raadsbrief over de stopzetting van de Machinerie, uit oktober 2022: “de wereldwijde ontwikkelingen, zoals twee jaar coronamaatregelen en extreme prijsstijgingen, maakten de realisatie binnen de kaders zoals gesteld in het raadsbesluit onhaalbaar”.

De gemeenteraad heeft in januari 2023 een verzoek gedaan tot een schriftelijke evaluatie over het traject van initiatie tot stopzetting van de Machinerie.

1.1. Doel en onderzoeksvragen Het doel van deze evaluatie is om in kaart te brengen welke relevante gebeurtenissen hebben plaatsgevonden binnen het project de Machinerie en te bezien wat de gemeente Utrecht hiervan kan leren voor de toekomst. Deze doelstellingen zijn vertaald in de volgende onderzoeksvragen: • • • •

Hoe is het proces en de besluitvorming rondom De Machinerie verlopen, van de initiatie tot stopzetting? Welke lessen zijn er te trekken uit het proces (o.a. ten aanzien van de rol van de raad, het college, het ambtelijk apparaat en de publiek-private samenwerking)? Wat is het toekomstbeeld ten aanzien van Beeld- en Filmcultuur in Utrecht? Welke succesvolle voorbeelden zijn er op het gebied van publiek-private samenwerking in de culturele sector?

1.2 Scope De evaluatie beslaat de initiatie van de Machinerie in februari 2019 tot het verzoek van de raad om een evaluatie in januari 2023.

1.3 Werkzaamheden De evaluatie bestond uit de volgende werkzaamheden: 1.

Documentstudie Relevante stukken tussen januari 2019 en januari 2023, waaronder raadsbrieven, collegebesluiten, documenten die behandeld zijn in de stuurgroep en stukken van externe partners (second opinions, adviesstukken, etc.).

3

2.

Interviews met direct-betrokkenen • Saskia Kluitmans, adjunct-directeur Culturele Zaken • Ilhan Tekir en Willem van der Sluijs, Control Culturele Zaken • Mark de Kruijk, kwartiermaker Machinerie • Mechtild van den Hombergh, bestuur stichting de Machinerie • Frans Vreeke, kwartiermaker Machinerie • Annemarie Nycolaas, directeur ’t Hoogt • Rianne Brouwers, voormalig directeur ’t Hoogt • Silvia van der Heiden, directeur NFF • Femke Rotteveel, directeur Fotodok • Bob Scherrenberg, eigenaar EWU • Gabrielle Muris, ontwikkelaar EWU

3.

Een focusgroepssessie met de community van de Machinerie. De volgende personen waren daarbij aanwezig: • Jörgen van Dongen, filmmaker Bleck Media en potentiële huurder • Frans van der Groen, filmmaker Indyvideo en potentiële huurder • Joris Oprins, filmmaker Job, Joris & Marieke en potentiële huurder • Viktor Wijnen, Directeur HKU • Ilona Jens, filmmaker JVTV Media en potentiële huurder • Robert Kouijzer, De Coöperatie No Man’s Land (platform muziek) • Hanan de Sain, Le Guess Who (muziekfestival) • Fay Breeman, Community Manager Machinerie Tijdens de sessie is er gefocust op de onderwerpen: • Wat betekent het stopzetten van de Machinerie? • Wat is het toekomstbeeld van film- en beeldcultuur op gebied van: - Huisvesting & ontmoeting - Talentontwikkeling - Film- en cultuureducatie - Publieksfuncties

4.

Onderzoek naar succesvolle publiek-private samenwerking-constructies in de culturele sector. Tijdens de exploratie bleek echter dat er weinig vergelijkingsmateriaal beschikbaar is. Alleen de Westergasfabriek in Amsterdam is een culturele instelling die tot stand is gekomen op basis van publiek-private samenwerking. Om toch een aantal referenties te kunnen bieden van instellingen die zich (in de breedte) bezighouden met film- en beeldcultuur, zijn uiteindelijk naast de Westergasfabriek ook het Berlijnplein (Leidsche Rijn) en Forum (Groningen) onderzocht. Hiervoor is gesproken met: • Trudie Timmerman, Projectmanager Gemeente Utrecht Berlijnplein • Evert Verhagen, voormalig Projectmanager Gemeente Amsterdam Westergasfabriek 1990 – 2005 • Dirk Nijdam, Directeur Forum

1.4 Leeswijzer In hoofdstuk 2 is een tijdlijn met feitenrelaas opgenomen, om daarmee aan te geven hoe het proces rondom de Machinerie is verlopen (van initiatie tot stopzetting). Hoofdstuk 3 bevat de lessen die er te trekken zijn uit het proces. In hoofdstuk 4 gaan we nader in op de toekomst van film- en beeldcultuur in Utrecht. In hoofdstuk 5 wordt er een analyse gegeven van voorbeelden van soortgelijke projecten (publiek-private samenwerking in een culturele context), waarbij o.a. gekeken wordt naar kosten, proces en succesfactoren. In hoofdstuk 6 is een bronvermelding te vinden.

4

2. Wat is de tijdlijn van de Machinerie? Februari 2019 Toekomstvisie APFA Na verschillende gesprekken met makers, bedrijven en culturele instellingen in Utrecht over de mogelijkheden voor film- en beeldcultuur in het Werkspoorgebied, wordt door EWU en de gemeente Utrecht opdracht gegeven om een samenhangend concept te ontwikkelen voor het pand Central Studio’s. Dit concept wordt verwoord in de Toekomstvisie, met als werktitel “APFA”, Playground voor Film & Beeldcultuur. De raad wordt geïnformeerd dat de haalbaarheid van APFA verder uitgewerkt zal worden middels een business case. Tevens is er een kwartiermakersteam aangesteld, waar naast EWU en Hoogt in Transitie (HiT) ook NFF, Fotodok en de Media Maakruimte lid van zijn. Mei 2019 Inhoudelijk plan en business case de Machinerie Verandering van werktitel van APFA naar “De Machinerie”. De Machinerie is uitgewerkt in een inhoudelijk plan door de kernpartners en een business case door Synarchis. Synarchis concludeert in de business case dat “De Machinerie naadloos past in de beleidsplannen van de gemeente Utrecht ten aanzien van het Werkspoorkwartier, de culturele ambities zoals geformuleerd in de Cultuurvisie 2030 en het coalitieakkoord.

Een dergelijke publiek-private samenwerking biedt de gemeente een grote kans om een uniek concept als De Machinerie tegen aanzienlijk minder investeringen en risico's voor de gemeente te realiseren”. Onderdeel van de aanvraag voor de Machinerie zijn tevens adhesieverklaringen van partners: INDYVIDEO, HKU, kf Hein Fonds, Artibite, CCU, Frame Order, KLIKxHAFF, Studio Job, Joris & Marieke, Monobanda en IMPAKT. Deze partijen zien een toegevoegde waarde in de plannen voor De Machinerie. Financiële verdeling In de business case van de Machinerie wordt uitgegaan van een taakstellend budget van EUR 8,65 miljoen. EWU draagt daarvan maximaal EUR 4.5 miljoen. De Machinerie draagt zorg voor financiering en inbreng van het restant ter grootte van minimaal EUR 4.15 miljoen, voor afbouw en inbouw, inclusief inrichting en inventaris. Voor deze financiering en voor deze inbreng is de coöperatieve vereniging afhankelijk van een nog door de gemeente aan haar toe te kennen (maximale) subsidie ter grootte van EUR 3.4 miljoen. De rest van de financiering, door de kernpartners, zal uit fondsenwerving bestaan. Meerjarenplan Hoogt in Transitie (HiT) 2021 -2024 Totstandkoming van het meerjarenplan voor het Hoogt in Transitie, waarin de organisatie aangeeft dat zij het roer omgooien: “we hebben afscheid genomen van ons prachtige maar ook zwaar verouderde pand in de binnenstad van Utrecht.

Nu staan we in de startblokken om in de Machinerie in het Werkspoorkwartier een essentiële speler te worden in een concept dat draait om beeld en audiovisuele technologie”. Omdat ‘t Hoogt in Transitie een belangrijk onderdeel in de plannen van de Machinerie vormt, is de beoordeling van het meerjarenplan 2021-2024 van HiT naar voren gehaald. Een onafhankelijke commissie, bestaande uit leden van de Adviescommissie Cultuurnota 2021-2024 beoordeelt het meerjarenplan van HiT dan ook in samenhang met het plan voor de Machinerie als geheel. Beoordeling plannen de Machinerie De onafhankelijke commissie oordeelt positief over de voorgelegde plannen voor de Machinerie, hoewel deze nog in de ontwikkelfase verkeren: “de Machinerie is een unieke kans op het gebied van publiek-private samenwerking en sluit aan bij de ambities en ontwikkeling van Utrecht. De commissie spreekt haar vertrouwen uit dat de organisaties (kernpartners en EWU) dit naar een hoger plan

5

kunnen tillen, en De Machinerie kunnen ontwikkelen tot centrum voor film en beeldcultuur in Utrecht met landelijke uitstraling”. Op zakelijk vlak constateert de commissie wel een risico, namelijk het ontbreken van een gedeelde gezamenlijke ambitie. Aan de gemeente adviseert ze de Coöperatieve Vereniging De Machinerie te verplichten een directeur aan te stellen, die het project op integrale wijze aanstuurt om zo de verbinding tussen de verschillende ‘domeinen’ (zakelijk/bouw en inhoud/programma) te waarborgen. Ze adviseert hiervoor extra financiële middelen beschikbaar te stellen, heldere ijkmomenten in te bouwen en concrete wensen te formuleren. Deze aanvullende middelen worden in december 20219 ter beschikking gesteld (zie: “budget vanuit programma cultuur” voor meer informatie over de financiën en de opdracht van de kwartiermaker). Daarnaast worden er go/no go momenten ingebouwd tijdens alle fasen van het project. Beoordeling meerjarenplan HiT De commissie adviseert tevens positief over het meerjarenplan HiT en “spreekt daarbij haar vertrouwen uit in de organisatie. Ze ziet in HIT een onmisbare vertoner van de artistieke kwetsbare film voor een inclusief publiek in Utrecht en is overtuigd van het belang van deelname van de organisatie aan De Machinerie.

Ze mist in de huidige aanvraag echter vooralsnog een heldere geprioriteerde toekomstvisie op de activiteiten en het onderscheidende inhoudelijke profiel van de organisatie”. Juni 2019 Risicoanalyse Het bedrijfsbureau van Culturele Zaken (i.o.m. Concernfinanciën) en Juridische Zaken van de Gemeente Utrecht voert een risicoanalyse uit op basis van het advies van de onafhankelijke commissie en de business case van Synarchis. Dit om voorafgaand aan het afsluiten van overeenkomsten ten behoeve van de verbouwing en exploitatie, de gevolgen van vroegtijdig stoppen van de Machinerie voor de eigenaar (EWU) en voor de gemeente Utrecht in kaart te brengen. Er worden risico’s geïnventariseerd met betrekking tot de exploitatie (lagere inkomsten, bijv. uit huur of hoger uitvallende kostenposten zoals personeelskosten) en anderszins (tegenvallende programmering, vertrek van kernpartners uit de Machinerie). Voor alle risico’s worden mitigerende maatregelen aangedragen die ingezet kunnen worden indien de situatie zich voor zal doen. Juli 2019 Bespreking raadsvoorstel in het college van B&W Het college bespreekt het raadsvoorstel om een investeringsbijdrage toe te kennen aan De Machinerie, met de volgende punten: 1.

De hoogte van de investeringsbijdrage aan de inrichting van De Machinerie vast te stellen op 3,4 miljoen en de kapitaallasten die voortvloeien uit deze beslissing te dekken uit het programma Cultuur, onder voorbehoud dat alle benodigde vergunningen kunnen worden verleend, mobiliteit afdoende kan worden geregeld en de coöperatieve vereniging voldoet aan de eisen van goed bestuur. 2. Het advies van de adviescommissie ten aanzien van de exploitatiesubsidie voor HiT over te nemen en hier, vooruitlopend op besluitvorming over de Cultuurnota, vanuit het cultuurnota budget jaarlijks 460.000 euro voor te reserveren. Hierbij geldt als eis dat HiT jaarlijks een subsidieaanvraag indient, zodat er recht wordt gedaan aan de actuele situatie ten aanzien van de Machinerie. Het voorstel wordt echter aangehouden omdat er behoefte is aan second opinions, o.a. met betrekking tot de bouwkostenraming, de haalbaarheid van de exploitatie, een inschatting van de risico’s en of de voorgestelde beheersmaatregelen voldoende zijn. Juli – augustus 2019 Uitvoering second opinions Uitvoering van de gevraagde second opinions. Dit betreft de bouwkostenraming (door Royal Haskoning DHV), de business case en de risicoanalyse van de gemeente (door Twynstra Gudde). Twynstra Gudde onderschrijft de haalbaarheid van de business case en stelt dat de

6

beheersmaatregelen die door de gemeente worden getroffen, vooral op het financiële vlak, effectief en efficiënt zijn. De bouwkostenraming door Royal Haskoning DHV (RHDHV) komt hoger uit dan die van Synarchis. Dit betreft hoger geraamde kosten voor installaties, sloopwerken en de post onvoorzien. Op basis van de analyse van RHDHV, kijkt EWU opnieuw naar de bouwkostenraming. Zij achten het verstandig de posten die RHVDV aangeeft voor installaties en sloopwerken (totaal 307.000 euro) over te nemen. Ook het advies van RHDHV om de post onvoorzien te verhogen, wordt aangenomen. Dit leidt tot een nieuw taakstellend budget van 8,65 miljoen euro, in plaats van de eerder begrote 8,31 miljoen euro. Dit levert een verschil op van 340.000 euro. De gemeente, EWU en de Kernpartners stellen voor om deze meerkosten (in gelijkblijvende verhouding) over de betrokken partijen te verdelen, waarmee de gemeentelijke investeringsbijdrage verhoogd dient te worden naar 3,55 miljoen. Augustus 2019 Juridisch memorandum De gemeente Utrecht stelt een juridisch memorandum op waarin de juridische aspecten van de Machinerie aan de orde komen. Hierin wordt onder andere aandacht besteed aan de staatssteunrechtelijke risico’s ten aanzien subsidiëring van de Machinerie. September 2019 Aangepast raadsvoorstel Aangepast raadsvoorstel wordt besproken in het College van B&W. Aanpassingen betreffen o.a.

de volgende punten: • Toevoeging van de second opinions • Bijstelling van de investeringsbijdrage van 3,4 miljoen euro naar 3,55 miljoen euro. November 2019 Raadsbijeenkomst, vertrouwelijke commissiebehandeling en raadsbrief Er vinden achtereenvolgens een raadsinformatiebijeenkomst en een vertrouwelijke commissiebehandeling plaats. In de vertrouwelijke commissiebehandeling worden twee vragen gesteld. Deze worden vervolgens in de “Raadsbrief aanvullende informatie Machinerie” beantwoord: • De gemeente heeft advocatenkantoor AKD om een second opinion gevraagd met betrekking tot de staatssteunrechtelijke risico’s in het juridisch memorandum. De conclusie daarvan sluit aan op het eerdere juridisch advies en luidt dat er sprake is van een geoorloofde vorm van staatssteun wanneer de juiste voorwaarden worden gesteld: in de raadsbrief wordt aangegeven dat er rekening zal worden gehouden met deze voorwaarden (o.a. steun verlenen op grond van artikel 53 Algemene groepsvrijstellingsverordening, rekenen van marktconforme huur en voorkomen dat EWU meeprofiteert van de subsidie). • Daarnaast is aanvullende informatie verstrekt ten aanzien van mogelijk aanvullende kosten bij verbouwing, door bijvoorbeeld bodemsanering of wanneer er asbest wordt aangetroffen in het pand. In de brief is bevestigd dat dit voor rekening en risico van EWU, zijnde de eigenaar is.

Commissie Mens & Samenleving Behandeling van het raadsvoorstel met investeringsbesluit in de commissie Mens & Samenleving. December 2019 Raadsbrief nadere informatie Machinerie Raadsbrief naar aanleiding van de behandeling in de commissie Mens & Samenleving, voorafgaand aan het raadsbesluit. Nadere duiding van een aantal zaken ten behoeve van een afgewogen raadsbesluit over de investeringsbijdrage: • Autorisatie van de investeringsbijdrage vanuit het budgetrecht ligt bij de raad. Bij instemming met de investeringsbijdrage, kan uitwerking van vergunning, mobiliteit, organisatie en overeenkomsten plaatsvinden. Zo ook het borgen van de noodzakelijke voorwaarden. De middelen worden dus pas beschikbaar gesteld als die zaken rond zijn.

7

• •

Oprichting van de Coöperatieve Vereniging dient nog plaats te vinden. Op basis van de Algemene Subsidie Verordening (ASV) stelt de gemeente de voorwaarde dat een organisatie waaraan subsidie wordt verstrekt voldoet aan de eisen van goed bestuur. Op basis van het advies van de commissie en de door Synarchis benoemde risico’s in de business case treft de gemeente enkele beheersmaatregelen met financiële consequenties. Het gaat hier om a) de aanstelling van een directeur en b) zorgdragen voor een reële uitgangspositie in het eigen vermogen. Dit is geen onderdeel van de investeringsbijdrage (maar een collegebevoegdheid).

Raadsbesluit over investeringsbijdrage de Machinerie Raadsbesluit - onder voorbehoud van nadere uitwerking van een aantal zaken - om als gemeente 3,55 miljoen euro mee te investeren in de realisatie van de Machinerie. Aangenomen moties - Onafhankelijke directeur ook na 3 jaar: • Als voorwaarde voor financiering aan coöperatieve vereniging de Machinerie wordt gesteld dat de positie van de onafhankelijke directeur ook na de eerste drie jaar geborgd is. - “Machinerie duurzaam”: • Het verzoek om in het definitieve ontwerp voor de Machinerie te kiezen voor vergaande duurzaamheidsmaatregelen; • De raad zo spoedig mogelijk te informeren over de afspraken met de Machinerie met betrekking tot duurzaamheid, openbare ruimte en mobiliteit; • De raad te informeren over de inrichting van de openbare buitenruimte en voorgenomen maatregelen om de omgeving van de Machinerie fietsvriendelijker te maken. - “Kostenoverschrijdingen de Machinerie.

Dan versoberen!”: • Kostenoverschrijdingen bij de inrichting van het pand niet te dekken vanuit het programma cultuur; • Bij kostenoverschrijdingen van deze investeringsbijdrage in te zetten op versobering van andere aanpassingen in het pand in plaats van extra (gemeentelijke) middelen Budget vanuit programma Cultuur Tevens wordt er vanuit het programma Cultuur een budget van 175.000 euro per jaar beschikbaar gesteld om tijdelijk (voor de duur van 3 jaar) een directeur als kwartiermaker aan te stellen met een opdracht vanuit de gemeente, mandaat en een werkbudget. Voor drie jaar telt dit budget op tot totaal 525.000 euro. De kwartiermaker wordt gevraagd de inhoudelijke en zakelijke fundering van de Machinerie als coöperatieve vereniging en organisatie uit te werken. Hieronder valt bijvoorbeeld het neerzetten van een scherpe(re) ambitie en opdrachtomschrijving, inhoudelijke visievorming (inclusief profilering en positionering van de Machinerie), ontwikkeling van zakelijk beleid inclusief meerjarenbegroting, het neerleggen van een heldere juridische basis, coördinatie van het bouwproces en ontwikkeling en onderhoud van het netwerk. Januari 2020 Aanstelling kwartiermaker Frans Vreeke wordt aangesteld als Kwartiermaker van De Machinerie. Budget kwartiermaker Budget van 8.000 euro beschikbaar gesteld ten behoeve van de voorbereidende werkzaamheden tot en met februari 2020.

Dit met als doel om per maart 2020 een eigen juridische entiteit te hebben die de aanvraag voor het overige beschikbare budget kan doen (één beschikking voor 150.000 euro en één voor 17.000 euro). HUB-IN HUB-IN krijgt subsidie toegekend vanuit het onderzoeks- en innovatieprogramma Horizon 2020 van de Europese Unie. HUB-IN is een Europees project, waarin acht Europese pilot steden in een specifiek historisch gebied toewerken naar een ‘Hub van innovatie en ondernemerschap’. Ze ontwikkelen samen nieuwe bedrijfsmodellen en innovatieve oplossingen die duurzaamheid en

8

cultureel erfgoed samenbrengen. De Gemeente Utrecht beoogt als deelnemer aan HUB-IN om De Machinerie een impuls te geven als hub voor innovatie en ondernemerschap. De intentie is om een nieuw publiek naar het Werkspoorkwartier te trekken en creatieve bedrijvigheid en stedelijke cultuur in het gebied te stimuleren. Februari 2020 Wijziging rechtsvorm De kwartiermaker informeert de gemeente over het voornemen om een andere rechtsvorm te kiezen. Na de besluitvorming door de raad, is door de kwartiermaker nog juridisch en notarieel advies ingewonnen. Dit leidt tot het voornemen om in plaats van een Coöperatieve Vereniging UA (uitgesloten aansprakelijkheid) een Stichting op te richten. Het hoofdargument voor een coöperatieve vereniging was dat de entiteit niet te veel los van de kernpartners zou moeten komen te staan. Bij de verdieping komt echter naar voren dat dit risico ook bij een stichting goed is te ondervangen, statutair en/of door goede contractuele afspraken van de kernpartners met de stichting. Dit is ambtelijk en juridisch beoordeeld als uitwerking van het raadsbesluit en als zodanig niet aan het college voorgelegd. Maart 2020 Temporisering vanwege COVID Vanwege COVID besluiten EWU en de gemeente een pas op de plaats te maken met de voorbereidingen van de verbouwing.

Dit betekent dat er vanuit EWU geen grote uitgaven meer worden gedaan totdat meer duidelijk is over de gevolgen van de Coronacrisis. Terugtrekking de Maakruimte De Maakruimte trekt zich terug uit het project de Machinerie. April 2020 Oprichting Stichting de Machinerie Door de kernpartners wordt Stichting de Machinerie opgericht, waarbij de kwartiermaker namens hen het bouwproces en uitwerking van de plannen vormgeeft. Bestuur Stichting de Machinerie De stichting vormt een bestuur met de drie directeuren van het NFF, HIT en Fotodok. Primair doel op dat moment is om fondsen te werven en opdrachten te verstrekken aan de kwartiermaker en externe adviseurs of professionals voor hun inbreng op specifieke dossiers. Juli 2020 Subsidie kernpartners NFF en Fotodok doorlopen de cultuurnotaprocedure en krijgen op basis van hun plannen subsidie voor 2021-2024. Voor Fotodok bedraagt dit € 150.000 van 2021-2024, voor NFF € 488.018. De commissie beoordeelt de individuele plannen en de relatie met de Machinerie in het cultuurnotaadvies als positief. September 2020 Informatiebijeenkomst raadsleden Tijdens het NFF wordt een bijeenkomst voor raadsleden georganiseerd om hen bij te praten over de ontwikkelingen rond de Machinerie. In deze bijeenkomst wordt, naast inhoudelijke en praktische ontwikkelingen, ook gemeld dat er een stichting is opgericht.

9

Eerste stuurgroepvergadering De stuurgroep komt voor het eerst bijeen. Dit betreft een bewakend en bijsturend orgaan met vertegenwoordiging vanuit de kernpartners, in de hoedanigheid van: Hans van Soelen (GU), Saskia Kluitmans (GU), Frans Vreeke (SdM), Rianne Brouwers (SdM), Bob Scherrenberg (EWU), Gabrielle Muris (EWU). Oktober 2020 Raadsvragen over wijziging rechtsvorm Schriftelijke vragen over de wijziging van de rechtsvorm van de Machinerie van coöperatieve vereniging naar stichting. VVD, CDA, SP, PVV en Stadsbelang Utrecht vinden dat De Machinerie daarmee niet meer voldoet aan de eisen van de gemeenteraad. In de beantwoording van deze vragen wordt toegelicht waarom voor een stichtingsvorm is gekozen: • Bij een stichting vloeien winsten terug en worden deze besteed aan het doel van de stichting; • Ter voorkoming dat de individuele deelnemers meer risico lopen dan strikt noodzakelijk. Vandaar dat ook bij de eerder voorgestelde coöperatieve vereniging voor de toevoeging “uitgezonderde aansprakelijkheid” was gekozen, waarbij verliezen van de Coöperatieve Vereniging niet zo makkelijk worden afgewenteld op de leden van de Coöperatieve vereniging Bij een stichting speelt de kwestie helemaal niet; • Een stichting brengt meer dan coöperatieve vereniging het ideële karakter van de instelling van de onderneming tot uitdrukking.

Dit is belangrijk voor eventuele donateurs (ANBI), sponsoren, fondsen en andere subsidiënten. Aldus het College: “Ten tijde van het opstellen van de plannen, leek een Coöperatieve Vereniging UA (uitgesloten aansprakelijkheid) de best passende rechtsvorm bij het initiatief De Machinerie. Het college geeft echter aan geen bezwaar te hebben tegen de andere rechtsvorm: “De coöperatieve vereniging is een geschikte rechtsvorm voor dit project, maar ook de stichting was in de second opinion van Twynstra Gudde al als geschikte rechtsvorm vermeld”. Impact van wijzing rechtsvorm In de beantwoording van de raadsvragen wordt tevens aangegeven dat de wijziging van de rechtsvorm (van CV naar stichting) geen impact heeft op de uitgangspunten die door Synarchis in de business case zijn opgenomen. Deze blijven als volgt: 1. 2. 3.

4. 5. 6.

HIT, NFF, FOTODOK en De Maakruimte blijven zelfstandige organisaties. Een fusie van de organisaties is geen doel en ook geen optie, gezien de grote verschillen tussen de aard van de activiteiten van de partners, de schaalgrootte en financiering; Van belang is dat de individuele partijen hun eigen maatschappelijke en culturele rol blijven spelen en onder meer een eigen relatie tot hun subsidiënten, financiers en hun publiek hebben; Hoewel de missie en visie van De Machinerie alom en unaniem worden gedeeld, verschillen de kernpartners aanzienlijk van elkaar. Om de gezamenlijke doelstellingen te borgen moet de organisatie daarom zoveel mogelijk vanuit gelijkwaardigheid worden ingevuld; De overige creatieve bedrijven hebben een belangrijke rol in het concept. Het streven is om deze ook te betrekken bij de organisatie en invulling van de gezamenlijkheid van De Machinerie; De horeca wordt verpacht aan een commercieel ondernemer; EWU heeft een voorkeur voor het werken met één hoofdhuurder.

November 2020 Raadsdebat naar aanleiding van beantwoording schriftelijke vragen De fracties van de VVD, CDA, SP, PVV en SBU vragen een spoeddebat aan over de Machinerie, mede naar aanleiding van de beantwoording van schriftelijke vragen in oktober 2020 over de rechtsvorm van de Machinerie. Motie van de Pagter (VVD) om de investeringsbijdrage alleen toe te kennen als er een coöperatieve vereniging wordt opgericht, wordt niet aangenomen.

10

11

Raadsbrief subsidieaanvraag de Machinerie Raadsbrief met toegezegde informatie rondom subsidieaanvraag de Machinerie, waaronder: • plan van aanpak 2020: stappen voor de stichting in 2020, waaronder voortgang die is geboekt met de bouw (o.a. realisatie voorlopig ontwerp), aanpak van marketing en communicatie, en begroting voor het kwartiermaken t/m 2022. • offerte, werkzaamheden en dossier subsidieaanvraag kwartiermaker, o.a. met opdrachtafbakening voor de periode van februari tot en met juni 2020. • verklaring van goed bestuur, zoals de raad als voorwaarde heeft gesteld bij het besluit over de investeringsbijdrage in december 2019. December 2020 Financiële risico’s De stuurgroep constateert dat alle partijen gemotiveerd zijn om de realisatie van de Machinerie voort te zetten, maar dat op dit moment de potentiële financiële risico’s te groot zijn om een GO te geven om door te gaan naar de Definitief Ontwerp fase. De geïnventariseerde risico’s bevinden zich op drie vlakken: • Bouwkosten, die alleen binnen budget blijven als er een minimaal installatiepakket conform bouwbesluit wordt geïnstalleerd. Dit is om duurzaamheidsredenen niet wenselijk. • Horeca: voordat er een GO gegeven kan worden dient er zicht te zijn op een exploitant dan wel financiering van de horeca, indien SdM besluit zelf de horeca te gaan exploiteren.

Het vinden van een externe exploitant, die past bij het concept en vermogen heeft om te investeren, blijkt lastig door Corona. • Fondsenwerving: Bij Stichting de Machinerie ligt de opgave om voor 600.000 euro aan fondsen te werven. Dit blijkt een lastigere opgave omdat fondsen nu als gevolg van corona minder ruimte hebben voor vernieuwing. Maart 2021 Tekort op bouwbegroting Bouwbegroting aangepast, resulterend in reductie van het tekort naar 144.000 euro. Dit betreft: • nadere uitwerking van installaties; • het apart zetten van investeringen voor installaties t.b.v. horeca; • de toekenning van het VSB-fonds waarmee het bouwbudget van SdM met 150.000 euro verhoogd is. Verkenning naar extra fondsen en donateurs wordt voortgezet, mede om het tekort te kunnen dichten. Aanvraag Bankgiroloterij (950.000 euro) afgewezen. GO stuurgroep om door te gaan naar de Definitief Ontwerp fase, hetzij met de kanttekening dat de investeringsbegroting sluitend gemaakt dient te worden. Raadsbrief voortgang Machinerie Brief naar de raad over de stand van zaken ten aanzien van de voorbehouden voor de investeringsbijdrage, de totstandkoming van prestatieafspraken en een benodigd voorbereidingsbudget. Voorbehouden investeringsbijdrage De status van de voorbehouden t.b.v.

ter beschikkingstelling investeringsbijdrage: • Vergunningen en mobiliteitsplan: er zijn gesprekken door EWU en Stichting de Machinerie gestart met het gebiedsteam en VTH. Er is in opdracht van EWU door bureau Goudappel Coffeng onderzoek uitgevoerd naar de mobiliteit en de geldende parkeernormen. Hier komen geen obstakels in naar voren, maar daadwerkelijke toetsing kan pas plaatsvinden wanneer de aanvraag definitief wordt ingediend. Dit kan als er een definitief ontwerp ligt met onder andere de daarbij behorende constructieve tekeningen en het mobiliteitsplan. • Waarborgen ter afdekking van financiële risico’s: deze worden vastgelegd in juridische afspraken, zoals voorgelegd aan advocatenkantoor AKD. AKD heeft bevestigd dat met deze afspraken de risico’s voldoende zijn/kunnen worden ondervangen.

12

•

Eisen van goed bestuur: stapsgewijze omvorming naar een bestuur met onafhankelijke leden. Daarnaast inzet om ook andere huurders en betrokken partijen georganiseerde inspraak te geven in de programmering van het pand, via een programmacommissie. Er wordt ook een huurderscommissie ingesteld voor inspraak in het gebruik van de ruimtes.

Totstandkoming prestatieafspraken Overeenstemming over prestatieafspraken tussen Stichting de Machinerie en de Gemeente Utrecht, op de volgende gebieden: • Artistiek-inhoudelijke afspraken, waaronder missie en visie van de Machinerie; • Organisatie en samenwerking, waaronder de aanstelling van een directeur voor de eerste 3 jaar, maar ook daarna; • Projectontwikkeling en bouw. Hierin is o.a. vastgelegd dat het budget kaderstellend is. Dit betekent dat overschrijdingen ten aanzien van de huidige begroting zouden leiden tot versobering (Motie 492, aangenomen), tenzij dit via alternatieve financiering kan worden opgevangen; • Fysieke omgeving, waaronder de vereiste van een omgevingsvergunning en een mobiliteitsplan; • Huur, exploitatie, beheer en onderhoud, waarbij stichting de Machinerie als hoofdhuurder van EWU zal gaan optreden; • Subsidie, staatssteun en andere juridische zaken. Hierin is o.a. vastgelegd dat tenminste 80% van het totale te huren bruto vloeroppervlak bestemd zal zijn voor culturele doeleinden. Huur- en samenwerkingsovereenkomsten Naast het bovenstaande, wordt in de prestatieafspraken ook melding gemaakt van de ontwikkeling van een huurovereenkomst met de kernpartners en derden, en een drietal samenwerkingsovereenkomsten die gesloten zullen worden na “go” t.a.v. de bouw.

Het drietal samenwerkingsovereenkomsten betreft: • SOK 1: tussen EWU en stichting de Machinerie • SOK 2: tussen stichting de Machinerie en de kernpartners • SOK 3: tussen stichting de Machinerie en de gemeente Utrecht Voorbereidingskosten Voor de voorbereiding moeten kosten worden gemaakt met betrekking tot advies over klimaatinstallaties, brandveiligheid en akoestiek en de ontwikkeling van constructieve tekeningen. Op grond van de overeengekomen demarcatie en ter voorkoming van staatssteun, dient de stichting zelfstandig als opdrachtgever te kunnen functioneren, ook in dit voorbereidingstraject. In de raadsbrief wordt aangegeven dat er daarom 450.000 euro voorbereidingsbudget beschikbaar wordt gesteld op basis van de stukken die er nu liggen. Het budget is bedoeld voor de uitwerking van een uiteindelijke business case, definitief ontwerp, vergunningaanvraag inclusief toetsing op de mobiliteit en een ingevoerde governance structuur. April 2021 Talenthub Provincie Utrecht verleent een subsidie van 15.000 EU voor een projectcoördinator talentontwikkeling, die de talentontwikkelingsactiviteiten van de Machinerie Talenthub gaat coördineren. Talenthub is bedoeld om Utrechtse beginnende en gevestigde beeldmakers talentontwikkelingsactiviteiten aan te bieden.

Mei 2021 Groter tekort dan gedacht Alvorens de Definitief Ontwerpfase te starten, wordt op basis van de gestegen bouwkosten en feedback van de huurders en EWU kritisch naar het ontwerp gekeken. Met name het ontbreken van daglicht en uitzicht vanuit de studioruimtes wordt door desbetreffende partijen als onwenselijk ervaren. Daarnaast wil het NFF toch kantoorruimtes i.p.v. een grote flexruimte. E.e.a. leidt tot een ingrijpende verandering van het ontwerp waarbij de uitbouw vervalt. Deze bezuiniging is echter onvoldoende om

13

de sterk gestegen bouwkosten en nieuwe gebruikerswensen helemaal te dekken. Verder versoberen leidt ertoe dat het inhoudelijk plan niet kan worden uitgevoerd. Het tekort op de bouwbegroting is daarmee aanzienlijk hoger dan in maart 2021 is berekend. Dit komt enerzijds door de aanpassingen in het ontwerp, anderzijds is er in de berekening van de bouwkosten in excel per abuis een incorrecte formule gehanteerd. Hierdoor leek het tekort uit te komen op ca. 144.000 euro waar dat in werkelijkheid 448.000 euro betreft, zo wordt in de stuurgroep vastgesteld. Juni 2021 Rapport over stijgende bouwkosten Stichting de Machinerie en EWU laten door BBN in kaart brengen wat de verwachte bouwkostenstijgingen zijn t/m 2022. BBN adviseert om over de periode mei 2019 tot mei 2022 rekening houden met een prijsstijging van minimaal 8,5% (scenario 1) oplopend tot 10,5% (scenario 2). Stuurgroep beslist om scenario 2 aan te houden. Indexatie van bouwkosten Bouwbudget naar aanleiding van stijgende kosten wordt besproken in de stuurgroep. Er wordt een groot gat in de begroting geconstateerd: de begroting bij scenario 2 bedraagt 9.558.250 euro tegenover een taakstellend budget van 8.650.000 euro, exclusief fondsen. Dit leidt tot de vraag of aanvullende financiering nodig is. Een deel van genoemde kostenstijging zou opgevangen kunnen worden door de in 2019 toegezegde bedragen te indexeren.

Op basis van de rapporten van Synarchis en RHDHV wordt echter geconstateerd dat bij het door de raad goedgekeurde budget al rekening gehouden is met een indexering van de bouwkosten tot aan de start van de bouw. Gezien de vertraging kan alleen indexering over 2021 en 2022 worden meegenomen. Indien alle partijen dit doen komt er een nieuw taakstellend budget beschikbaar van bijna 9,2 mio. Daarmee kan naar verwachting niet de reële kostenstijging (die hoger is dan de indexering) volledig worden gedekt. Afgesproken wordt eerst de berekening van bouwkosten op basis van het nieuwe Definitief Ontwerp af te wachten en dan te kijken wat het eventuele tekort is en hoe daarmee om te gaan. Juli 2021 Second opinion op bouwkostencalculatie Er wordt een bouwkostencalculatie uitgevoerd door Kijk op Bouwen (KoB). Deze wordt vervolgens voor een second opinion voorgelegd aan BBN. De second opinion van BBN wijkt op de directe bouwkosten 2,1% af van de berekening van KoB, vanwege rekenen met hogere uurlonen en hogere materiaalkosten. De opslagen over de bouwkosten liggen bij BBN bijna 44% hoger dan bij KoB. Daarnaast advies van BBN om bij een dergelijk herontwikkelingsproject rekening te houden met een post van 10-20% onvoorzien. Stuurgroep gaat mee in het advies van BBN en neemt een risicoreservering in de bouwkostenraming op van 13%.

Conclusie is daarmee dat de kosten van de Machinerie het beschikbare budget (inclusief indexering) ver overstijgen. Bij een risicoreservering van 13% bedraagt het tekort 2.115.815,88 euro. De wethouder wil niet op basis van een algemeen zichtbare en merkbare kostenstijging, de stekker uit dit project trekken. Zij wil hierover een voorstel doen aan het college en de gemeenteraad.

14

September 2021 Tweede bestuursrapportage over prijsstijgingen in de bouw Zoals aangegeven, wordt in eerste instantie gekeken of de indexering het ontstane gat kan verkleinen. Hierover wordt in de Tweede bestuursrapportage als kernboodschap opgenomen: “in de uitwerking van voorlopig ontwerp naar definitief ontwerp blijkt dat de (wereldwijde) prijsstijgingen van materiaalkosten en de prijs van arbeid die de bouwsector raakt, ook bij de Machinerie tot fors hogere bouwkostenramingen leidt. Voorstel is, om de indexering op het budget te verlengen voor 2021 en 2022, conform de reguliere index”. Oktober 2021 Nieuw bouwontwerp en - kostenraming Totstandkoming nieuw ontwerp met een bijbehorende kostenraming. De reden hiervoor is dat in de fase van uitwerking van het schetsontwerp naar een definitief ontwerp, de enorme prijsstijgingen en een overspannen bouwmarkt de bouwkostenraming onrealistisch maken. Er is eerst gekeken naar wat er versoberd kan worden in de plannen. Dit naar aanleiding van de motie ‘Kostenoverschrijdingen de Machinerie. Dan versoberen!’ die bij het raadsbesluit in 2019 was aangenomen. Dat leidt o.a. tot een nieuwe indeling voor het pand en een versobering op materiaalkeuze, inrichting en afwerking. Dit laatste levert binnen het definitief ontwerp een bezuiniging van 318.000 euro op.

Verder versoberen wordt niet verstandig geacht, vanwege het effect op het gebouwgebruik en daarmee op het concept en de exploitatiebegroting. Aanvullende investering EWU De versobering levert een bouwkostenraming op die nog steeds een tekort bevat van 1.606.000 euro als gevolg van de prijsstijgingen van materialen en arbeid wereldwijd. EWU is bereid hun oorspronkelijke investering in het project te indexeren en daarbovenop nog extra te investeren. Dit betreft een totaalbedrag van 985.000 euro. Deze investering doen zij tegen een lager rendement dan de oorspronkelijke investering. Gezien het risicoprofiel van deze ontwikkeling is dat een laag percentage (aldus Twynstra Gudde in de second opinion, zie hieronder). Nieuwe exploitatiebegroting en second opinion Op basis van de prijsstijgingen en de aangepaste investering van EWU, wordt een nieuwe exploitatiebegroting gepresenteerd door Stichting de Machinerie. De gemeente vraagt daarop om een nieuwe second opinion van Twynstra Gudde, omdat de begroting afwijkt van wat er in december 2019 bij het raadsvoorstel is gepresenteerd en beoordeeld. Conclusie van Twynstra Gudde: de exploitatiebegroting is met 35% gegroeid. De belangrijkste bronnen van de stijging zijn de extra huurlasten i.v.m. hogere bouwkosten en het alsnog opnemen van afschrijvingslasten. Deze waren namelijk niet opgenomen in de begroting van Synarchis uit 2019.

Daar staat tegenover dat Stichting de Machinerie denkt meer inkomsten uit zakelijke verhuur en horeca te kunnen realiseren. Twynstra Gudde acht het plan ambitieus maar haalbaar, mits er sprake is van goede omstandigheden en geen grote tegenvallers ontstaan door zaken die de Machinerie niet kan beïnvloeden, zoals de economie. Het bureau doet daarnaast een aantal aanbevelingen om de business case te verstevigen, zoals het vastleggen van de afspraken tussen de kernpartners en de stichting, het vastleggen van afspraken met toekomstige huurders, het verder uitwerken van de horeca constructie en het nader onderzoeken daarvan. Incidentele bijdrage gemeente Utrecht Vanuit de rijksmiddelen die voor ondersteuning en behoud van de lokale culturele infrastructuur ter beschikking zijn gesteld aan de stad, wordt in het college besloten tot het verlenen van een incidentele bijdrage van 300.000 euro. Raadsbrief voortgang Machinerie Het verlenen van deze incidentele bijdrage worden in een raadsbrief met de raad gecommuniceerd. Inhoud van de brief betreft tevens een toelichting op de bouwkostenstijging, de versoberingen die op de plannen zijn toegepast, de verhoogde investering vanuit EWU en de second opinion van Twynstra Gudde op de exploitatiebegroting.

15

Talenthub Publieke lancering van Talenthub (tijdens het Nederlands Filmfestival). De provincie stelt hiervoor 75.000 EUR beschikbaar (juni 2022). Dit bovenop de eerdere subsidie van 15.000 euro voor een projectcoördinator talentontwikkeling (april 2021). Daarnaast kent ook het Prins Bernard Cultuurfonds een subsidie van 8.000 euro toe (oktober/november 2021) en draagt het Nederlands Filmfonds 53.835 euro bij (mei 2021). November 2021 Nieuw zakelijk directeur NFF Pepijn Kuyper volgt per 1 november Petra Remmen op als zakelijk directeur van het Nederlands Filmfestival. December 2021 Wijziging in demarcatie Als onderdeel van de verhoging van het investeringsbudget door EWU en de gemeente, stelt EWU een demarcatie (verdeling van investeringskosten) voor waarbij er een strikte scheiding wordt aangebracht tussen EWU als opdrachtgever voor de renovatie van het casco en Stichting de Machinerie als opdrachtgever voor het totale inbouwpakket en de inrichting. EWU acht het van belang dat de Stichting zelf verantwoordelijkheid neemt voor de kwaliteit van het inbouwpakket, omdat zij hoofdhuurder, onderverhuurder en beheerder van het pand wordt. Daarnaast heeft Stichting de Machinerie een aanbestedingsplicht en kan het gesplitst in de markt zetten van het inbouwpakket en de installaties leiden tot hogere kosten, aansluitingsproblematiek en vertragingen.

In de demarcatie uit 2020 was echter nog afgesproken dat EWU naast het casco van het pand ook nog een deel van de kantoorstrip zou inbouwen. Deze wijziging betekent dat in de exploitatiebegroting van SdM een post opgenomen moet worden voor onderhoud en instandhouding van het deel van het casco dat oorspronkelijk op het conto van EWU zou komen. Om zicht te krijgen op de omvang hiervan maakt Kijk op Bouwen een meerjarenonderhoudsplan. Dit geeft een eerste indicatie van de kosten, maar dient nog verder uitgewerkt te worden. Omgevingsvergunning In de stuurgroep wordt een voorstel besproken om met in achtneming van de financiële risico’s de aanvraag omgevingsvergunning in te dienen. EWU vindt het financiële risico van de leges (1,95% van de bouwsom) echter te groot. Medio april 2022 is de ontvangst van de inschrijvingen gepland, waarmee ook duidelijk wordt of er aanbiedingen zijn voor de uitgevraagde prijs. Besloten wordt de indiening aanvraag omgevingsvergunning uit te stellen tot medio april 2022. Januari 2022 Start aanbesteding Afronding programma van eisen inclusief bestek en start inschrijving Europese niet-open aanbesteding. Commissiebehandeling toekenning extra bijdrage Behandeling raadsbrief “voortgang Machinerie” in de commissie Zorg, Welzijn, Cultuur en Sport. De commissie wordt o.a. geïnformeerd over het starten van de aanbestedingsprocedure in januari.

De wethouder doet de toezegging om de raad in mei 2022 te informeren over de stand van zaken. Start communitymanager Annette Knol wordt tijdelijk aangesteld voor 12 uur per week als community manager / programmamaker van De Machinerie, dankzij een ontwikkelbijdrage cultuur van de Gemeente Utrecht van 10.000 euro.

16

Talenthub Toekenning van 30.230 euro subsidie vanuit de ‘uitvoeringsverordening subsidie Cultuur en Erfgoed provincie Utrecht 2020 – 2023’ voor de Talenthub van de Machinerie. Februari 2022 Oorlog in Oekraïne Oorlog in Oekraïne met diverse crises tot gevolg (energie, inflatie). Maart 2022 Onafhankelijk bestuur SdM Hervorming van bestuur SdM door aantrekken van drie onafhankelijke leden. Tot dan toe vormden de directies van de drie kernpartners het bestuur van de Stichting. Subsidie voor Community Manager vanuit Hub-in De Gemeente Utrecht stelt vanuit het Europese project Hub-In een budget van 140.000 euro beschikbaar om een ‘verbinder’ in te huren, in de persoon van de community manager die in januari 2022 is gestart. Het takenpakket van de verbinder is: • Behartigen van de belangen van de gemeente Utrecht in het Hub-In project • Oppakken van praktische en inhoudelijke organisatievraagstukken in samenwerking met de kernpartners en toekomstig huurders van de Machinerie • Aangaan van verbinding met de ontwikkelingen en ondernemers van het Werkspoorkwartier als “creatief en circulair maakgebied”, maar ook met de stad Utrecht in de bredere zin. Daarbij dient gekeken te worden hoe de Machinerie een breed publiek kan gaan aantrekken. Vanuit het beschikbare Hub In budget is uiteindelijk ongeveer 52.700 euro besteed in 2022. Dit geld is o.a.

gebruikt voor personele kosten van de reeds ingehuurde community manager (zie januari 2022) en de projecten en programma’s die zij heeft ontplooid. Gemeenteraadsverkiezingen Er vinden gemeenteraadsverkiezingen plaats. April 2022 Nieuwe gemeenteraad De installatie van de nieuwe gemeenteraad vindt plaats. Wisseling in kwartiermakerschap Kwartiermaker SdM Frans Vreeke stopt. Opvolging door Mark de Kruijk. Discussie over HOK en SOK Samenwerkende partijen SdM en EWU komen niet tot een bevredigende tekst rondom de samenwerkingsovereenkomst (SOK) en de huurovereenkomst (HOK). Discussie spitst zich toe op de verantwoordelijkheidsverdeling tussen SdM en de kernpartners en daarmee samenhangend de haalbaarheid van een solide structurele exploitatie van de Machinerie. De zorgen komen voort uit het feit dat de nieuwe bestuursleden en kwartiermaker de business case nogmaals kritisch bekijken en concluderen dat de inkomsten uit horeca en verhuur substantieel verhoogd moeten worden. Aldus het bestuur en de kwartiermaker: “inzetten op meer commerciële inkomsten zet de culturele en maatschappelijke doelstellingen onder druk. Daarnaast is er nog steeds een fors tekort op de bouwkosten”. Subsidietoekenning HiT HiT ontvangt een subsidie voor 2022 een subsidie van maximaal € 469.105,00 op grond van de cultuurnota 2021 – 2024.

De subsidie is bedoeld voor de activiteiten in de periode van 1 januari 2022 tot en met 31 december 2022.

17

Mei 2022 Pauzering aanbesteding De aanbesteding wordt gepauzeerd. Aanleiding voor stillegging is dat de omgevingsvergunning nog niet is aangevraagd. Omdat de business case en de HOK en SOK op dat moment ter discussie staan, wil EWU niet overgaan tot aanvraag. Door verder uitstel van de aanvraag, zou een conflict kunnen ontstaan tussen gunning en daadwerkelijke start van de bouwwerkzaamheden. De bedoeling is om de aanbesteding te hervatten wanneer de risico’s in de business case beheersbaar worden bevonden. Vertrek directeur HiT Directeur ’t Hoogt Rianne Brouwers stapt op als directeur van HiT (Hoogt in Transitie). Herijking plannen Stichting de Machinerie stelt dat zij op basis van de business case en de second opinion van Twynstra Gudde het gehele project kritisch wil bekijken, in plaats van zich te beperken tot het oppakken van de aanbevelingen in de second opinion. Vanuit de gemeente en EWU wordt aangegeven dat directie en bestuur wel vertrouwen in de eigen business case moeten hebben. Tegelijkertijd uiten zij ook de zorg dat er nu kostbare tijd wordt verloren terwijl de plannen recent zijn opgesteld, middels een second opinion getoetst zijn en tot concrete aanbevelingen hebben geleid. Stichting de Machinerie geeft aan voor de zomer in nauwe samenspraak met de kernpartners te komen met een voorstel.

Juni 2022 Raadsbrief over voortgang Machinerie Tussenbericht naar de raad, over de voortgang Machinerie. Bij de bespreking van de raadsbrief “Voortgang Machinerie” (27 oktober 2021) in de raadscommissie van 13 januari 2022, is de belofte gedaan om een eerste beeld met betrekking tot de resultaten van de aanbesteding te geven (o.a. van het aantal inschrijvingen van aannemers binnen het gestelde budget) en de manier van opvolging van de adviezen uit de second opinion van Twynstra Gudde te verstrekken. Dit blijkt echter te vroeg: er is meer tijd nodig om de aanbesteding af te ronden. De verwachting is, dat de raad zo snel mogelijk na het zomerreces geïnformeerd kan worden. Nieuw college van B&W Coalitieakkoord en installatie van het nieuwe college van B&W. Augustus 2022 Voorstel nieuwe koers Machinerie Introductie van een nieuwe koers door Stichting de Machinerie, waarin bestuur en de directie van Stichting de Machinerie de conclusie trekken dat de komst van de Machinerie twijfelachtig is: “Er zijn te veel onzekerheden die de Machinerie frustreren. “Zo hebben EWU en Stichting de Machinerie op basis van eerdere begrotingen serieuze bedragen gereserveerd. De vraag of deze bedragen afdoende zijn als investering, is echter actueel”.

Daarnaast bestaat twijfel “over de verantwoordelijkheidsverdeling tussen Stichting de Machinerie en de kernpartners en daarmee samenhangend de haalbaarheid van een solide structurele exploitatie van de Machinerie”. Tevens wordt in het koersdocument geconstateerd dat “de kernpartners elk een eigen invulling geven aan aspecten als “educatie”, “talentontwikkeling”, “netwerkontwikkeling”. Dat is echter inherent aan het feit dat elke organisatie eigen (en afwijkende) doelstellingen heeft”. Stichting de Machinerie stelt dan ook dat “omdat ‘t Hoogt en Fotodok het gebouw van de Machinerie permanent gaan gebruiken voor een publieke invulling, een verdergaande integratie van Stichting de Machinerie met ‘t Hoogt en Fotodok het meest voor de hand ligt. In het bijzonder ten aanzien van Hoogt geldt dat deze integratie met Stichting de Machinerie wenselijk en zelfs noodzakelijk is omdat de stichting en ‘t Hoogt beide gebruik maken van dezelfde ruimten en een horecavoorziening en daarbij een onwenselijke afhankelijkheidsrelatie of zelfs onderlinge concurrentie vermeden dient te worden. De weg naar verdergaande integratie, timing en planning vragen nog om verdere uitwerking”.

18

In reactie op dit voorstel geeft de gemeente aan dat het koersdocument dient te leiden tot een nieuw raadsvoorstel, omdat de voorgestelde wijziging en bijbehorende begroting niet meer passend zijn binnen de kaders van het raadsvoorstel. EWU geeft aan zich te willen bezinnen, “omdat een gang naar de raad eerder een lang traject heeft opgeleverd”. Nieuwe directeur HiT Aantreden Annemarie Nycolaas als nieuwe directeur HiT. September 2022 Discussie over nieuwe koers Machinerie SdM houdt vast aan het nieuwe organisatievoorstel (zie augustus 2022) terwijl EWU en Gemeente Utrecht van mening zijn dat de gang naar de raad geen soelaas biedt, vanwege het strikte financiële kader waar de Machinerie aan is gehouden. Tijdens de stuurgroep (19/9) worden twee scenario’s besproken: • Op basis van het voorliggende raadsbesluit en de aanbevelingen van Twynstra Gudde aan de slag met de businesscase, het uitwerken van samenwerkingsovereenkomsten en een stappenplan voor uitwerking van scenario’s voor organisatievorming; • In goed overleg tussen de kernpartners besluiten om te stoppen. Er wordt geconcludeerd dat beide scenario’s besproken dienen te worden met de kernpartners. Hiertoe wordt besloten om in de eerste week van oktober een overleg in te plannen. Kwartiermaker neemt afscheid Kwartiermaker Stichting de Machinerie Mark de Kruijk kondigt aan op te stappen.

Oktober 2022 Besluit tot stopzetting Machinerie Na overleg tussen de gemeente, EWU, de Machinerie en de kernpartners wordt besloten tot het stopzetten van de Machinerie. De kernpartners zien, in lijn met wat stichting de Machinerie stelt, dat de business case niet meer sluitend te maken lijkt. In de raadsbrief wordt dit als volgt verwoord: “de inkomsten uit horeca en verhuur zouden substantieel hoger moeten worden terwijl de publieksontwikkelingen in de sector en de economische ontwikkelingen op dit moment eerder aanleiding geven tot conservatiever begroten. Inzetten op meer commerciële inkomsten, zetten de culturele en maatschappelijke doelstellingen (en het totale concept) verder onder druk. Dit opgeteld bij de wederom forse prijsstijgingen in de bouw, die naar schatting opnieuw tekort op het huidige bouwbudget opleveren, maakt dat het nu voor alle partijen onverstandig is om met het huidige plan door te gaan. De betrokken partijen hebben daarom gezamenlijk besloten te stoppen met het project ‘de Machinerie’”. In de brief wordt tevens de belofte gedaan om de raad zorgvuldig te informeren over de afwikkeling. Januari 2023 Raadsdebat over stopzetting Machinerie Debat over raadsbrief stopzetten Machinerie. Geagendeerd door VVD, CDA, PVV, EenUtrecht, SBU, Utrecht Solidair, PvdA, GL, S&S, D66. Fracties gaan met Wethouder Oosters in gesprek.

Wethouder Oosters belooft aan het einde van kwartaal 2 van 2023 een volledige evaluatie van De Machinerie op te leveren om alle vragen volledig te kunnen beantwoorden.

19

3. Welke lessen zijn er uit het proces te trekken? 3.1 Theoretische achtergrond en duiding tijdsgeest Inleiding In dit hoofdstuk worden lessen getrokken en aanbevelingen geformuleerd ten aanzien van het proces dat de Machinerie heeft doorlopen. Alvorens er conclusies worden getrokken, wordt allereerst een korte uiteenzetting gedaan van de theorie achter publiek-private samenwerking. Tevens wordt de tijdgeest, met verschillende crises geduid. Publiek-private samenwerking (PPS): korte theoretische achtergrond Partnership PPS Bij de Machinerie was er sprake van een zogenaamd “Partnership PPS” (Klijn & van Twist, 2007), waarbij afzonderlijke activiteiten worden geïntegreerd om meerwaarde te creëren. In dit geval betrof dat de ontwikkeling van vastgoed waarin verschillende culturele activiteiten gehuisvest konden worden (vertoning van films, foto-exposities, talentontwikkeling, werkplekken, etc.). De meerwaarde ontstaat daarbij vanuit “synergie door het koppelen van verschillende projecten om zo interessante inhoudelijke uitkomsten te realiseren”. Binnen Partnership PPS-constructies is er sprake van gelijkwaardige partners die in een netwerksamenwerking tot een resultaat komen. Partnership PPS-constructies zijn tot op heden vooral terug te vinden bij infrastructurele en gebiedsontwikkelingsprojecten (Klijn & van Twist, 2007).

Deze vorm van samenwerking en gezamenlijke financiering is overigens inherent complex: private partijen streven bij voorkeur naar een hard financieel rendement en beperkt risico. Overheden beogen niet primair financieel rendement, maar ambiëren wel een maatschappelijke opbrengst (los van een deugdelijke dekking) (Deloitte, 2017). Complexiteit van PPS projecten PPS projecten kennen een langdurig en complex realisatieproces. Ook de besluitvorming rondom deze projecten is vaak ingewikkeld (zie: Ham & Koppenjan, 2002; Klijn & Teisman, 2003). Dat betekent dat de voortgang van deze projecten veel meer afhangt van actief proces management (verbinden van beslissingen, activeren van actoren, manoeuvreren naar een interessante uitkomst). Het betreft dus een “complexe interactie die gemanaged moet worden”. Over de managementinspanningen die hiermee gepaard gaan, dient niet lichtzinnig gedacht te worden (Klijn & van Twist, 2007). Tijdgeest Diverse crises In de tijd tussen initiatie en stopzetting van de Machinerie, is het project geconfronteerd met uiteenlopende crises. Waar de plannen voor de Machinerie al stammen uit 2018 en 2019 en het raadsbesluit dateert van december 2019, ging de wereld in maart 2020 op slot vanwege COVID-19.

Voor culturele instellingen was de impact enorm: zij moesten hun deuren langdurig sluiten en maatregelen treffen ten behoeve van het beperken van de publiekscapaciteit (CBS, 2022). Met deze maatregelen en de angst voor Corona, liepen de bezoekersaantallen ook zeer sterk terug. Dit bemoeilijkte de exploitatiedekking van culturele instellingen. Daarnaast werd het project geconfronteerd met sterk stijgende bouwkosten, die o.a. voortkwamen uit de Coronapandemie (schaarste door afgeschaalde productiecapaciteit), importheffingen, aantrekkende economische groei en sterk gestegen vervoerskosten (BouwendNederland, 2021). Daar kwam de energiecrisis door de oorlog in de Oekraïne nog overheen: deze zorgde voor een prijsstijging