Ontwerp Programmabegroting 2022- 2025.pdf
Tekst van het document
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
27
inclusief vakantiegelden en overige personele lasten is door HUA doorgerekend op basis van de CAO 2020. Voor de loonontwikkeling 2021 is een prijsindex van 1,5% toegepast. 3. Bedrijfsvoering De lasten zijn gebaseerd op begroting 2020 verhoogd met de genoemde CPB prijsindex van 1,5%. 5. Publiek en Presentatie Op deze post zijn de direct te traceren lasten van de afdeling Publiek en Presentatie begroot. HUA begroot per 2021 nog maar in 1 programma Archieven, dit omdat de inzet van de afdelingen Publiek en Presentatie en Inspectie & Collectiebeheer afdeling overstijgend is. Om de lasten te beheersen zijn er budgetten aan de afdelingen toegekend. Hierbij is rekening gehouden met een prijsindex van 1,5%. 6. Inspectie en Collectiebeheer Op deze post zijn de direct te traceren lasten van de afdeling Inspectie en Collectie begroot. HUA begroot per 2021 nog maar in 1 programma Archieven, dit omdat de inzet van de afdelingen Publiek en Presentatie en Inspectie & Collectiebeheer afdeling overstijgend zijn. Om te lasten te beheersen zijn er budgetten aan de afdelingen toegekend. Hierbij is rekening gehouden met een prijsindex van 1,5%. 9.
Afschrijvingen De afschrijvingskosten zijn berekend op basis van de geraamde boekwaarden van investering van de afgelopen jaren en de investeringen in de jaren 2022 - 2025 conform de in de Nota Investering- en afschrijvingsbeleid 2021 afgegeven richtlijnen. Baten 2. Bijdragen rijk, gemeenten, provincies en derden.
Voor het rijk is de bijdrage gebaseerd op opgave voor 2020 vermeerder met de genoemde index, De bijdrage van de gemeente is gebaseerd op de opgave uit de begroting 2021 van de gemeente vermeerderd met de genoemde index. (Daarbij krijgt HUA van de gemeente Utrecht) voor 2022 de projectgelden 2020-2022 voor het e-depot, € 200.000 per jaar. De bijdrage van de provincie is vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling. 4. Overige opbrengsten
De raming 2022 is gebaseerd op de werkelijke baten volgens contracten en overeenkomsten voor 2021 of op een schatting op de realisatie over 2020, aangevuld met nu bekende informatie. Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves Om een sluitende doorrekening te kunnen maken is het voorgenomen besluit “Definitieve herschikking bestemmingsreserves” al verwerkt in de cijfers van de meerjarenbegroting 2022 – 2025. Ook is het voorgenomen besluit bij de jaarrekening 2020 om het negatief saldo van € 16.106 ten laste van de Algemene reserve ook verwerkt in de doorrekeningen Op basis van de indicatieve begroting 2021 is geconcludeerd dat HUA in staat is om de beleidsperiode 2021 – 2024 extra in te zetten op de verkenning en inrichting van de een e-depot voorziening en zo pro-actief op de actuele ontwikkelingen tussen het ministerie OCW, het Nationaal Archief en de RHC’s. HUA wil in de jaren 2021 tot en met 2024 hiervoor een jaarlijks gelijk bedrag van € 139.000 gebruiken. Hiervoor HUA zal in de 1e Berap
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
28
2021 aan het bestuur voorstellen om een tijdelijke reserve Verkenning en inrichting eigen E-depot in te stellen. Daarin zal dan eind 2021 ruim € 265.000 gestort worden. In 2022 zal dan € 73.000 worden onttrokken, in 2023 € 88.000 en als laatste in 2024 € 105.000. Daarmee zijn zowel de reserve Digitale Toegankelijkheid en deze nieuwe tijdelijke reserve Verkenning en inrichting eigen E-depot voorziening eind 2024 leeg. Samen met de laatste vrijval van de voorziening voor de Expo in 2025 en 2026 zal HUA eind 2026 geen bestemmingsreserves meer hebben en alleen nog een algemene reserve, De vrijval van deze reserves en de daarmee gepaarde hogere (incidentele) lasten verklaren het negatieve batig saldo over de jaren 2021 tot en met 2025. Maar doordat HUA actief stuurt op lagere structurele lasten ten opzichte van de hogere structurele baten is HUA instaat om ook vanaf 2026 een sluitende structureel batig saldo te creëren. 1. Toevoegingen aan reserves en voorzieningen Aanvullend is rekening gehouden de toevoeging € 189.505 per jaar aan de Voorziening Grootonderhoud. 2. Onttrekkingen aan reserves Naast de boven genoemde reserveringen Digitale Toegankelijkheid en Verkenning en inrichting eigen E-depot voorziening zal de projectleider Digitale Duurzaamheid voor het laatste jaar ook worden bekostigd uit de reserve Knelpunten personeel. Daarmee is leeg per 2022.
De afschrijvingskosten voor de Expo zullen in de afschrijvingsperiode 2021 – 2026 gedekt worden uit de Dekking kapitaallasten Vernieuwing vaste expositie. Dit is voor het laats dat er van deze constructie gebruikt gemaakt zal worden. In de meerjarenbegrotingen wordt er op geanticipeerd rekening mee dat de volgende expo volledig ten laste zullen van de afschrijvingslasten en gedekt zullen worden uit de lopende begroting. Meerjarenraming 2021 – 2025
Door de inzet van de reserves in de komende jaren in de lopende exploitatie laat het Batig saldo in de jaren 2021 tot en met 2025 een negatief Batig saldo zien. Omdat de inzet van de reserves in de jaren 2021 tot en met 2024 geïntensiveerde zullen worden, houdt HUA de structurele lasten en baten extra in de gaten. Met de verkenning en inrichting van en eigen e-depot zullen er structurele lasten ontstaan, waarvan de omvang op dit moment nog niet is in te schatten. De afschrijvingskosten voor de Expo zullen in 2026 zullen voor het laatst gedekt worden uit de bestemmingsreserve Dekking kapitaallasten vernieuwing expositie. Bij het inrichten van een volgende vast expositie zal HUA deze afschrijvingslasten moeten opnemen in de structurele lasten. Met de mogelijke ruimte op het structurele Batig saldo sorteer HUA voor op deze situatie.
Met dit inzicht is HUA in staat om een meerjarenraming te presenteren die is gebaseerd op een reëel structureel sluitende begroting.
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
29
Balans 2020 – 2025 plus het jaar 2026
Belangrijk: Voor de meerjarenbegroting is het verplicht het begrotingsjaar + 3 jaar te tonen. In dit overzicht wordt jet jaar 2026 ook indicatief getoond. Een verder toelichting relatie tot de afbouw van de reserves staat bij het onderdeel reserves. Toelichting op de balans 2020 - 2026: Activa Vaste activa Voor de boekwaarden wordt verwezen naar de hierna opgenomen lijst van investeringen.
Vlottende activa Raming 2021-2026 op basis van ervaringscijfers en rekening houdend met de geprognosticeerde ontwikkelingen
m.b.t. de vaste activa en de gevraagde inzet van de reserves.
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
30
Passiva Eigen vermogen In 2019 heeft het bestuur HUA de opdracht gegeven te onderzoeken hoe de bestemmingsreserves afgebouwd kunnen worden. In 2020 is het voorstel Digitale Toegankelijkheid door het bestuur vastgesteld. Samen met de voorstellen die met de 1e Berap 2021 zullen worden gepresenteerd: (inzet Knelpunten personeel in de jaren 2021 en 2022, tijdelijke vorming en uitputting bestemmingsreserve Verkenning en inrichting eigen E-depot de opheffing van de oude bestemmingsreserves ontstaat de volgende situatie.
Met het voorgenomen besluit “Definitieve herschikking bestemmingsreserves” per 1 januari 2021 worden de niet meer gebruikte bestemmingsreserves verwijderd en wordt de algemene aangevuld naar een stand van 10% van de bijdragen van de partners. De Knelpunten personeel zal worden ingezet ten behoeve van de programma Manager Digitale Duurzaamheid in de jaren 2021 en 2022. De Reserve E-depot gemeente Utrecht komt vanuit de toegekende claim van eind 2020 en zal volledig worden ingezet voor de aansluiting van de gemeente Utrecht op een e-depot voorziening. Voor de nieuwe en tijdelijke reserves Digitale Toegankelijkheid en de Verkenning en inrichting eigen E-depot voorziening wordt verwezen naar de voorliggende paragrafen. Op de volgende pagina een aanvullend overzicht zodat de reserves zijn te herleiden vanuit de jaarrekening 2020 naar het huidige begrotingsjaar 2022.
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
31
Netto vlottende schulden en overlopende passiva Raming 2022 -2026 op basis van ervaringscijfers.
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
32
4.3.1.
EMU-saldo
Conform de voorschriften van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten) wordt een overzicht opgenomen van het berekende EMU saldo van HUA. Dit geldt zowel voor het jaar voor het begrotingsjaar, als het begrotingsjaar zelf en het jaar volgend op het begrotingsjaar.
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
33
Vaststellingsbesluit
Directeur en managementteam van Het Utrechts Archief Als ontwerpbegroting vastgesteld en aangeboden aan het Algemeen Bestuur op 14 juni 2021 De directeur van Het Utrechts Archief
mw. drs. C.C.A.E. Keijsper
Algemeen Bestuur Vastgesteld door het Algemeen Bestuur van Het Utrechts Archief op 14 juni 2021
de directeur,
de voorzitter,
mw. drs. C.C.A.E. Keijsper
mw. mr.A.P.H. Klein
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
34