Ontwerp Programmabegroting 2022- 2025.pdf
Tekst van het document
ONTWERPBEGROTING 2022 T/M 2025
HET UTRECHTS ARCHIEF, april 2018
Samenstelling van het Algemeen bestuur van Het Utrechts Archief: Mevrouw Anke Klein, voorzitter (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) Mevrouw Anja Smit, vice-voorzitter (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) De heer Rob van Muilekom (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) Mevrouw Ineke Jansen (Algemeen Bestuur) Mevrouw Linda Voortman (Algemeen Bestuur) De heer Robert Strijk (Algemeen Bestuur)
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
1
Voorwoord Met veel genoegen bieden wij u de Begroting 2022 - 2025 aan, waarin de ambities en inspanningen van Het Utrechts Archief zijn vastgelegd. Op basis van het nieuwe meerjarenbeleidsplan is de begroting ingericht op drie speerpunten. Hierbij zal de afspiegeling van de samenleving in de bedrijfsvoering, collectie en activiteiten van HUA evenwichtiger / inclusiever worden. De volgende speerpunten zijn gedefinieerd: Speerpunt 1: Samen bouwen aan het archief van morgen Speerpunt 2: Jouw collectie [Utrecht] start bij Het Utrechts Archief Speerpunt 3. Onze organisatie maken we met elkaar. Per speerpunt is beschreven hoe de effecten bereikt worden. (Wat willen we bereiken? Wat gaan we daarvoor doen?) Op totaal niveau wordt er een raming van de baten en lasten gemaakt (Wat zijn de kosten hiervan?). Het Utrechts Archief is er voor iedereen die voor recht en bewijs, onderwijs, onderzoek of cultuurbeleving gebruik wil maken van onze collecties en diensten. Onze missie is de bronnen van de Utrechtse geschiedenis te verwerven, te bewaren en ter beschikking te stellen aan het publiek. We verbinden de inwoners van de stad en provincie met elkaar en hun omgeving, door gezamenlijk het verhaal van de Utrechtse geschiedenis te vertellen. Om dit te bereiken bieden we een aantrekkelijk publieksprogramma en innovatieve digitale dienstverlening.
HUA is een toonaangevend expertisecentrum op het gebied van informatiebeheer en een deskundig partner voor instellingen en overheden in de regio. De Begroting is sluitend, evenals het meerjarenperspectief voor de periode 2023 – 2025. Wij zijn ervan overtuigd dat HUA met de beschreven uitdagingen een solide financiële basis voor de doorontwikkeling kan handhaven. Utrecht, 1 maart 2021 Namens het Managementteam van Het Utrechts Archief, De directeur, drs. Chantal Keijsper
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
2
Inhoudsopgave Samenstelling van het Algemeen bestuur van Het Utrechts Archief:...................................................................... 1 Voorwoord ............................................................................................................................................................... 2 1.
Inleiding ........................................................................................................................................................... 5
2.
Hoofdlijnen van de begroting ........................................................................................................................... 6
3.
2.1.
Algemeen ................................................................................................................................................. 6
2.2.
Indexering ................................................................................................................................................. 6
2.3.
Uitgangspunten Begroting 2022 - 2025 .................................................................................................... 6
Beleidsbegroting: Programmaplan .................................................................................................................. 8 3.1.
Het Utrechts model drie programmalijnen ................................................................................................ 8
3.2.
Speerpunt 1: Samen bouwen aan het archief van morgen ....................................................................... 8
3.2.1.
Doel ................................................................................................................................................... 8
3.2.2.
Beoogde maatschappelijk effecten .................................................................................................... 9
3.2.3.
Effectenindicatoren ............................................................................................................................ 9
3.3.
Speerpunt 2: Jouw collectie [Utrecht] start bij HUA ................................................................................ 11
3.3.1.
Doel ................................................................................................................................................. 11
3.3.2.
Beoogde maatschappelijke effecten ................................................................................................ 11
3.3.3.
Effectenindicatoren .......................................................................................................................... 11
3.3.4.
Wat gaan we daarvoor doen? .......................................................................................................... 12
3.4.
Speerpunt 3. Onze organisatie maken we met elkaar. ........................................................................... 13
3.4.1.
Doel ................................................................................................................................................. 13
3.4.2.
Beoogde maatschappelijke effecten ................................................................................................ 13
3.4.3.
Effectenindicatoren .......................................................................................................................... 13
3.4.4.
Wat gaan we daarvoor doen? .......................................................................................................... 13
3.4.5.
Organisatie ...................................................................................................................................... 14
3.4.6.
Maatschappelijke verantwoordelijkheid ........................................................................................... 16
3.4.7.
Huisvesting ...................................................................................................................................... 16
3.4.8.
Interne beheersing ........................................................................................................................... 16
3.4.9.
BTW ................................................................................................................................................. 16
3.5.
Overzicht Algemene dekkingsmiddelen, vennootschapsbelasting ......................................................... 16
3.5.1.
Algemene uitkeringen ...................................................................................................................... 16
3.5.2.
Vennootschapsbelasting .................................................................................................................. 16
3.5.3.
Duurzaamheid ................................................................................................................................. 17
3.5.4.
Overige algemene dekkingsmiddelen .............................................................................................. 17
3.6.
Weerstandsvermogen en risicobeheersing............................................................................................. 18
3.6.1.
Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing............................................................................ 18
3.6.2.
Weerstandscapaciteit ...................................................................................................................... 18
3.6.3.
Risico-inventarisatie ......................................................................................................................... 19
3.6.4.
Benodigde weerstandscapaciteit ..................................................................................................... 21
3.6.5.
Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) ....................... 21
3.7.
Kapitaalgoederen en onderhoud ............................................................................................................ 21
3.7.1.
Algemeen......................................................................................................................................... 21
3.7.2.
Waardering en afschrijving van activa ............................................................................................. 21
3.7.3.
Investerings- en afschrijvingsoverzicht 2021 - 2024 ........................................................................ 22
3.8.
Financiering ............................................................................................................................................ 22
3.8.1.
Algemeen......................................................................................................................................... 22
3.8.2.
Algemene ontwikkelingen ................................................................................................................ 23
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
3
3.8.3.
Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB).................................................................................... 24
3.8.4.
Renterisiconorm ............................................................................................................................... 24
3.8.5.
Kasgeldlimiet ................................................................................................................................... 24
3.9.
Bedrijfsvoering ........................................................................................................................................ 24
3.10. Verbonden partijen ................................................................................................................................. 24 4.
Financiële begroting ...................................................................................................................................... 26 4.1.
Overzicht baten en lasten en de toelichting ............................................................................................ 26
4.2.
Overzicht structurele en incidentele baten en lasten .............................................................................. 26
4.3.
Uiteenzetting financiële positie en de toelichting .................................................................................... 27
4.3.1.
EMU-saldo ....................................................................................................................................... 33
Vaststellingsbesluit ................................................................................................................................................ 34
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
4
1.
Inleiding
Deze begroting volgt de vereisten uit het besluit begroting en verantwoording Gemeenten (BBV), waarin de volgende indeling van de begroting wordt voorgeschreven: •
•
Beleidsbegroting o
Programma
o
Paragrafen
Financiële begroting o
Overzicht van baten en lasten
o
Financiële positie
4
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
5
2.
Hoofdlijnen van de begroting
2.1.
Algemeen
Nieuw beleid, beleidswijzigingen of beleidsintensiveringen zullen in beginsel budgettair neutraal worden uitgevoerd door herprioritering van middelen, het effectiever en efficiënter organiseren van bestaande taken en het realiseren van synergie. Op basis van de Financiële Beheersverordening 2021 onderscheidt HUA binnen de P&C-cyclus de (meerjaren)begroting, de jaarrekening en Bestuursrapportages. Onderdeel van de (meerjaren)begroting vormt de kaderstelling. Deze kaderstelling bevat uitgangspunten die ten grondslag liggen aan de voorliggende (meerjaren)begroting. Hierna worden de belangrijkste financiële ontwikkelingen en hun effect op de begroting geschetst. Tot slot worden de gehanteerde uitgangspunten weergegeven. Op 22 juni 2018 heeft Minister Slob van OCW de RHC’s per brief laten weten dat het Rijk zich op termijn (ca. 2024) gaat terugtrekken uit de gemeenschappelijke regelingen van de RHC’s. Aanleiding hiervoor zijn de ontwikkelingen op het gebied van digitalisering. Inmiddels is toegezegd door het Rijk dat de analoge rijksarchieven inclusief de huidige financiering bij de RHC’s blijven. Een gevolg hiervan is dat het Rijk heeft aangegeven dat er een oplossing moet worden gezocht voor de e-depotdienstverlening aan de RHC’s.
Na een aantal gesprekken tussen OCW, het Nationaal Archief en de RHC’s heeft OCW op basis van een aantal toekomst scenario’s, heeft OCW laten weten dat de RHC’s in de toekomst geen gebruik meer kunnen maken van het rijks e-depot.
2.2.
Indexering
Loonontwikkelingen en prijsaanpassingen Om zo dicht mogelijk aan te sluiten bij de systematiek van de gemeente Utrecht worden normaliter voor de loonaanpassing de cao-wijzigingen als uitgangspunt gehanteerd. Doordat de cao-onderhandelingen nog niet zijn afgesloten is het niet mogelijk om dit toe te passen in deze begroting 2022 – 2025. Voor prijsaanpassingen wordt er normaliter uitgegaan van het cijfer van het Centraal Planbureau (CPB). In het bijzonder wordt de prijsontwikkeling van het Bruto Binnenlands Product gehanteerd. Dit cijfer staat ook vermeld in de circulaire van het Gemeentefonds. In de circulaire van september 2020 staat dat er voor is gekozen de prijsontwikkeling zoals gepresenteerd in de Voorjaarsnota 2020 te bevriezen voor de jaren 2020 en 2021. De voorjaarsnota rekent voor 2022 met een index voor het BBP van 1,7%. Met de huidige vooruitzichten in deze corona periode lijkt dit aan de hoge kant. Een andere mogelijkheid is het hanteren van de consumentenprijsindex (CPI), deze is over geheel 2020 uitgekomen op 1,3%. Voorgesteld wordt om daarom een index van 1,5% te hanteren voor loonontwikkelingen en prijsaanpassingen, wat het midden houdt tussen beide genoemde indexen. Dit percentage is ook voor de vorige begroting gebruikt en geeft binnen de huidige stand van zaken het meest stabiele beeld.
2.3.
Uitgangspunten Begroting 2022 - 2025
Hieronder worden de technische uitgangspunten weergegeven die door HUA gehanteerd zijn bij het samenstellen van de begroting 2022-2025: 1.
Voor de loonaanpassing en prijsaanpassingen wordt 1,5% gebruikt, zoals in de vorige paragraaf beschreven.;
2.
De begroting is exclusief btw opgesteld;
3.
De salariskosten zijn begroot conform de inschaling van de betrokken medewerkers. Hierbij wordt rekening gehouden met vaste toelagen en afwijkende inschalingen.
4.
Conform de in de Nota Investering- en Afschrijvingsbeleid verwoorde uitgangspunten wordt voor investeringen geen rekenrente als kapitaallasten begroot, maar alleen de lineaire afschrijvingskosten.
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
6
In 2019 heeft het bestuur HUA de opdracht gegeven om in de komende jaren de bestemmingsreserves af te bouwen. Met het DITO-investeringsplan zal HUA vanaf dit jaar in 4 jaren (2021 – 2024) de reserves in zijn geheel afbouwen. Deze oorspronkelijke doorrekening van de reserves is gepresenteerd in de vorig jaar vastgestelde begroting 2021. Met het opstellen van de jaarrekening 2020 en de concept Programmabegroting 2022 – 2025 is het mogelijk om de actuele saldi voor de afbouw van de bestemmingsreserves te benoemen. In de bestuursvergadering van HUA op 15 maart 2021 zal het bestuur gevraagd worden om de oude bestemmingsreserves op te heffen en de saldi over te zetten naar de algemene reserve en naar een nieuwe tijdelijke reserve Digitale Toegankelijkheid. Deze reserve zal dan volledig worden ingezet in de jaren 2021 tot en met 2024, de lopende meerjarenbeleidsperiode. Op basis van de bekende gegevens voor 2021 is de concept meerjarenbegroting 2022 – 2025 opgesteld. De financiering van de digitalisering uit de extra baten voor deze jaren, maar zeker ook uit de inzet van de bestemmingsreserve vormt hiervoor de basis. Om een sluitende doorrekening te kunnen maken is het
voorgenomen besluit “Definitieve herschikking bestemmingsreserves” al verwerkt in de cijfers van de meerjarenbegroting 2022 – 2025. Ook is het voorgenomen besluit bij de jaarrekening 2020 om het negatief saldo van € 16.106 ten laste van de Algemene reserve ook verwerkt in de doorrekeningen. Deze doorrekening heeft ook invloed op de cijfers van 2021 en deze zijn terug te vinden onder de noemer “Indicatief 2021”. Met de 1e Berap 2021 zal de begroting 2021 ook aangepast worden aan de nieuwe situatie.
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
7
3.
Beleidsbegroting: Programmaplan
3.1.
Het Utrechts model drie programmalijnen
Om de ambities uit het meerjarenbeleidsplan te realiseren hebben we in 2021 drie programmalijnen gedefinieerd. Hierbij sluiten we aan bij de Nationale Strategie voor Digitaal Erfgoed waarbinnen drie lagen zijn ontwikkeld: zichtbaar (diensten), bruikbaar (verbinding) en houdbaar (content). Deze lagen hebben we omgezet naar een Utrechts model:
Binnen speerpunt 1: ‘Samen bouwen aan het archief van morgen’ gaat de aandacht vooral uit naar de laag Houdbaar en het bijbehorende programma Digitale duurzaamheid. Binnen speerpunt 2 gaat de aandacht uit naar de tweede laag Digitale toegankelijkheid en de derde laag Digitale dienstverlening.
3.2.
Speerpunt 1: Samen bouwen aan het archief van morgen
3.2.1.
Doel
Met het meerjarenbeleidsplan 2021-2024 wordt gedurende vier jaar gewerkt aan het archief van morgen. Het Rijk heeft zich, zoals het zich nu laat aanzien, aan het einde van de beleidsperiode uit de Gemeenschappelijke
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
8
Regeling teruggetrokken, maar blijft verbonden aan Het Utrechts Archief voor het beheer van de analoge rijksarchieven. HUA werkt in deze periode aan een steviger positie in de regio. De samenwerking met de gemeente Nieuwegein wordt in deze periode voortgezet in de vorm van een nieuwe dienstverleningsovereenkomst. Binnen het speerpunt ‘Samen bouwen aan het archief van morgen’ gaat de aandacht vooral uit de laag Houdbaar en het bijbehorende programma Digitale duurzaamheid. Het optuigen van de bijbehorende voorziening voor duurzaam digitaal beheer (e-depot) en de inbedding daarvan in de staande organisatie vormen daarbinnen de hoofddoelstelling. Waar de bestaande voorziening van het Nationaal Archief op afzienbare termijn expireert ten gevolge van de terugtreding van het Rijk, werken we de komende jaren aan een volwaardig alternatief. Hierbij worden nieuwe ontwikkelingen zoals Common ground en Archiving by design betrokken. Het inrichten van een eigen e-depot was bij het opstellen van het meerjarenbeleidsplan nog niet voorzien; de implicaties daarvan zullen
in samenwerking met de andere RHC’s in 2021 nader worden onderzocht en afgestemd op bestuurlijk niveau. (Dit is als risico apart benoemd in paragraaf 3.6.3 Risico-inventarisatie) Daarbij zijn we ons ervan bewust dat deze voorziening deel uitmaakt van een breder netwerk aan voorzieningen bij onze beide partners, gemeente en provincie Utrecht, en dat digitale duurzaamheid ook vraagt om nieuwe kennis en kunde door de informatieketen heen. Het opbouwen van een adviesfunctie op dit terrein waarmee we deze overheden kunnen ondersteunen bij het hun beheer van hun informatie vormt daarom een tweede belangrijk aandachtspunt. De vormgeving van het verwerven van waardevolle archieven en collecties uit de particuliere sfeer blijft doorgaan, waarbij we meer ruimte willen gaan bieden aan digitale informatie. Ook werken we een aanpassing van de methodiek om de diversiteit van onze collectie nog meer te vergroten en de selectie op basis van hotspots beter te verankeren in het acquisitieproces. 3.2.2.
Beoogde maatschappelijk effecten
•
Betrouwbare digitale informatie voor de lange termijn geborgd
•
Informatie beter toegankelijk en beschikbaar
•
Versteviging van de positie in de regio voor beheer en gebruik van archief
•
Meer diversiteit in de opbouw van onze collectie
3.2.3.
Effectenindicatoren
•
Is een kwart van onze collectie (8 miljoen scans) online beschikbaar
•
Is onze informatiearchitectuur ingericht volgens de eisen van de DERA & MARA
•
Zijn alle middeleeuwse charters gevlakt, geconserveerd en gedigitaliseerd
•
Documenteren we de Utrechtse samenleving met bijzondere aandacht voor hotspots, meerstemmigheid en inclusie.
•
Is duurzaam digitaal beheer going concern
•
Heeft toezicht zich in belangrijke mate ontwikkeld tot systeemtoezicht
•
Verwerken we naast film en fotomateriaal op grote schaal videobanden
3.2.4 Wat gaan we daarvoor doen? Aandachtsvelden in het speerpunt ‘Samen bouwen’ e-Depot Afhankelijk van de uitkomsten van de verkenning die in 2021 zal worden gestart door HUA en de andere RHC’s naar een volwaardig alternatief voor het e-depot van het Nationaal Archief waarvan deze instellingen de afgelopen jaren gebruik hebben gemaakt, zal in de periode daarna worden ingezet op de inrichting van een nieuwe voorziening. De aansluitplannen die eerder met de beide partners werden opgesteld zullen daarop
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
9
moeten worden aangepast. Tegelijk willen we de functie van digitaal adviseur verder ontwikkelen en ook voor particulieren vormen van digitale duurzaam beheer gaan faciliteren. Aansluiten overheden Na een fase waarin de aansluiting op het e-Depot via pilots is verkend, komt de volgende fase in zicht: het effectief aansluiten van onze zorgdragers (provincie en gemeente Utrecht). Het overbrengen van digitale archieven van zorgdragers wordt een regulier bedrijfsproces, waarbij veel aandacht nodig is voor advies over de aanpak om langdurig te bewaren delen van de digitale erfenis een plaats te geven in het e-Depot. Daarnaast moet er een actieve uitwisseling tussen document-managementsystemen en het e-Depot tot stand komen. Deze fase komt in beeld na de verkenning en inrichting van de nieuwe e-depotvoorziening. Ook met Nieuwegein zullen afspraken worden gemaakt voor een aansluiting op het e-Depot. Bij de aansluiting is in de komende jaren in verschillende projecten aandacht voor verschillende onderdelen van aansluiten, zoals
overdracht en opname van data, openbaarheid, ontsluiting, uitplaatsing. Randvoorwaarde is voldoende commitment en financiering van de betrokken overheden. Voor digitale particuliere archieven vindt een verkenning plaats naar de formele en financiële basis van dergelijke diensten voor betrokken nietoverheidspartijen, ook in het licht van de jarenlange relatie met deze partijen op het gebied van analoog materiaal. Serviceorganisatie Het beheren van het e-Depot en het aansluiten van systemen van overheden op die omgeving vragen om andere kennis en vaardigheden van de medewerkers bij Het Utrechts Archief. Om die reden is de afgelopen jaren bij een aantal medewerkers via gerichte opleiding en deelname aan pilots en diverse landelijke projecten in het kader van de ontwikkeling van het e-Depot geïnvesteerd in deze nieuwe kwaliteiten. De komende jaren zal worden gewerkt aan de vorming van een volwaardig ‘e-team’ dat in staat is de overheden goed te bedienen bij het leveren van alle diensten en producten die het beheer van digitaal archief met zich meebrengen. Bij dit team zal
ook de serviceorganisatie worden belegd, die nodig is om op reguliere basis de diensten te leveren zoals gedefinieerd in de door de gezamenlijke RHC’s ontwikkelde PDC Digitale archiefdiensten. Randvoorwaarde is voldoende commitment en financiering van de betrokkenen overheden. Regionale positie HUA bouwt zijn positie uit als kennispartner in de regio. Daarbij is in 2022 ook aandacht voor de kennispositie van HUA ten opzichte van particuliere archiefvormers. De rol die HUA heeft als het archiefcentrum van de Nederlandse Spoorwegen, en van archieven van landelijke en provinciale kerkelijke en semi-kerkelijke instellingen blijft voor de analoge archieven behouden na terugtrekking van het rijk. De digitale aanwas van deze archiefvormers zal na terugtrekking van het rijk rechtstreeks in het e-depot van het rijk worden beheerd. CBS De inrichting van de landelijke digitale infrastructuur wordt vereenvoudigd. Gevolg hiervan is dat Het Utrechts
Archief zelf verantwoordelijk wordt voor het zoeken, vinden, en tonen van archieven, inclusief het presenteren van de bestanden. Om een geïntegreerd aanbod van metadata en objecten op de website van HUA mogelijk te maken, zal HUA moeten investeren in de continuering van het eigen CBS. De goede aansluiting op het nieuw in te richten e-depot vormt daarbij een belangrijk aandachtspunt. Ook zal in 2021 en 2022 worden gewerkt aan de ingebruikname van de nieuwe module voor logistiek beheer, die nu ook een volwaardige registratie van de collecties van Beeld en Bibliotheek mogelijk maakt. Data bruikbaar en deelbaar De afgelopen jaren is gewerkt aan de uitwisseling van data ten gunste van educatie en publieksbereik. Veel data en verhalen zijn beschikbaar via het provinciale platform UtrechtAltijd. Ook is gewerkt aan de totstandkoming van alle Utrechtse data met betrekking tot WO2 met het landelijk Netwerk oorlogsbronnen.
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
10
HUA streeft ernaar om in 2030 de meest geraadpleegde archieven en collecties gedigitaliseerd te hebben. 30% van de collectie is dan naar verwachting gedigitaliseerd, doorzoekbaar en deelbaar. In lijn met de voorgaande jaren worden ook in 2022 bestanden gedigitaliseerd: via scanning on demand en op projectbasis. We onderzoeken in 2022 de mogelijkheden voor een interne scanvoorziening, waarmee we onze bezoekers nog beter kunnen bedienen. Ook experimenteren we met nieuwe innovaties om de doorzoekbaarheid, herbruikbaarheid en deelbaarheid van onze data te optimaliseren. Aanvullende zoekmogelijkheden ontstaan waar we dat aanbod verrijken met relaties naar andere landelijke kernregistraties en het gebruik van thesauri en linked data. Met het oog op het gestandaardiseerd zoeken op personen, locaties en organisaties worden de mogelijkheden op dit terrein de komende periode verder in kaart gebracht en benut.
3.3.
Speerpunt 2: Jouw collectie [Utrecht] start bij HUA
3.3.1.
Doel
Toegankelijkheid De (digitale) studiezaal en de zgn.’ tweede schil’/mobiele studiezaal zullen verder worden ontwikkeld. Er zal geëxperimenteerd worden met innovatieve toepassingen om de collectie te ontsluiten en datasets met elkaar te verbinden, o.a. met hulp van (nieuwe) doelgroepen. Binnen het Programma Digitale Toegankelijkheid worden verschillende projecten uitgevoerd en samengebracht waarbij we werken aan de verbetering van de digitale toegankelijkheid van onze collecties. Voor onze publieksactiviteiten zullen we toewerken naar een inclusief en divers publieks- en educatief programma waarbij participatie centraal zal staan gericht op de stad, de regio en de provincie. 3.3.2. •
Beoogde maatschappelijke effecten De (digitale) toegankelijkheid van de collectie en activiteiten vergroten voor een breder, diverser en inclusiever publiek.
•
Door gebruikers en bezoekers actief te betrekken zorgen voor een groter en breder maatschappelijk draagvlak en daarmee een groter ‘rendement’ van onze collectie.
•
Het Utrechts Archief is zichtbaar in de wijk door middel van partnerschappen met inwoners, maatschappelijke organisaties en erfgoed- en onderwijsinstellingen
•
Een bijdrage leveren aan inclusieve en participatieve cultuureducatie in de breedste zin in Utrecht (zgn. ‘formal and informal learning’).
3.3.3.
Effectenindicatoren
•
Verloopt de dienstverlening grotendeels digitaal:
•
We brengen de openingstijden van de studiezaal terug ten gunste van de digitale raadpleging
•
We richten ons door verbeterde toegankelijkheid en nieuwe diensten op een stijging van het gebruik van de online collectie met 25%.
•
Is het aantal bezoekers met een migratie-achtergrond aan het publieksprogramma verdubbeld.
•
Organiseren we jaarlijks één grote wisselexpo en twee participatieprojecten.
•
Hebben we een nieuw en inclusief educatieaanbod voor PO en VO ontwikkeld.
•
Zijn onze collecties vindbaar op hetutrechtsarchief.nl, Wikipedia, WiewasWie, Archieven.nl, UtrechtAltijd en het Netwerk Oorlogsbronnen
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
11
3.3.4.
Wat gaan we daarvoor doen?
Aandachtsvelden in het speerpunt ‘Jouw Collectie begint in HUA’ Toegankelijkheid De (digitale) studiezaal en de zgn.’ tweede schil’/mobiele studiezaal zullen verder worden ontwikkeld. Er zal nog meer geëxperimenteerd worden met innovatieve toepassingen om de collectie te ontsluiten, o.a. met hulp van (nieuwe) doelgroepen. Binnen het Programma Digitale Toegankelijkheid worden verschillende projecten uitgevoerd en samengebracht waarbij we werken aan de verbetering van de digitale toegankelijkheid van onze collecties. We gaan hierbij uit van de Nationale Strategie voor Digitaal Erfgoed waarbinnen drie lagen zijn ontwikkeld: zichtbaar (diensten), bruikbaar (verbinding) en houdbaar (content). Diensterlening HUA betrekt gebruikers en bezoekers op verschillende manieren bij de collectie. Dit doen we op zo’n manier dat de collectie meer en meer ‘van henzelf wordt’’. Dankzij de investeringen in digitalisering in de afgelopen jaren vindt veel dienstverlening aan onze gebruikers inmiddels online plaats. Tijdens de Covid-19 crisis vielen we noodgedwongen geheel terug op onze digitale dienstverlening. Dit heeft een impuls gegeven aan onze digitale dienstverlening, zoals het uitgebreider chatten met gebruikers en het aanleveren van scans en andere informatie via internet in plaats van het raadplegen van originele stukken.
Ook na de Covid-19 crisis blijven we extra investeren in innovatie en zullen we de digitale dienstverlening blijven ontwikkelen. We zetten daardoor minder in op de raadpleging van originelen. Hiermee beschermen we onze collectie en helpen we gebruikers sneller en efficiënter aan de juiste informatie. We bieden onze content zoveel mogelijk online aan en leveren ondersteuning op maat via onder meer chatten, webinars en spreekuren met onze vakspecialisten. Het belangrijkste loket voor de dienstverlening wordt nog meer dan voorheen de website waar de gebruiker op een laagdrempelige en gepersonaliseerde manier zijn of haar informatie kan vinden. We blijven de website daarvoor verder ontwikkelen.
De studiezaal aan de Alexander Numankade blijft in gebruik voor het raadplegen van de fysieke collectie, bijvoorbeeld vanwege openbaarheidsbeperkingen of auteursrechten. Maar onze focus zal liggen op het verder ontwikkelen van de digitale dienstverlening naar aanleiding van de ervaringen die we hebben opgedaan tijdens de Covid-19 crisis. Belangrijk punt is dat we uitgaan van de wensen van onze gebruikers en bezoekers bij de verdere ontwikkeling van de (digitale) dienstverlening en de publieksprogrammering. We zetten daarbij in op toegankelijkheid van de collectie en activiteiten voor een breder en meer diverse publiek door te investeren in langdurige partnerships met verschillende groepen binnen de samenleving. Dit zal resulteren in een grotere samenhang tussen de werkzaamheden binnen de verschillende afdelingen en teams van HUA. Er is daarbij volop ruimte voor innovatie en experimenten. We vertellen de verhalen van de Utrechters bij onze collectiestukken, samen met inwoners, maatschappelijke organisaties en erfgoed- en onderwijspartners. We kiezen hierbij nadrukkelijk voor een diverse en inclusieve aanpak met aandacht voor en betrokkenheid van de wijken, regio en provincie, zodat iedereen zich
herkent in de tentoonstellingen en andere publieksactiviteiten. Activiteiten spelen zich niet alleen af binnen de muren van het Utrechts Archief, maar juist ook buiten de deuren; via internet, (social) media en op fysieke plekken waar mensen zich bevinden. Dat heeft tot gevolg dat we als organisatie niet moeten wachten tot mensen naar ons toe komen, maar dat we, om verhalen op te halen, de mensen moeten opzoeken. We gaan nieuwe partnerschappen aan met inwoners, maatschappelijke organisaties en erfgoed- en onderwijsinstellingen. Publieksprogrammering Dit laten we zien in 2022 tijdens de tentoonstellingen en publieksactiviteiten rondom 900 jaar Utrecht. 2022 is een belangrijk jaar voor de stad Utrecht. In 1122 kregen de inwoners van Utrecht stadsrechten van keizer Hendrik V. Dit was een belangrijke stap in de ontwikkeling van het burgerschap van de Utrechters, voor de economie en voor
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
12
het fysieke beeld van de stad, waar nu een stadsmuur mocht worden gebouwd. In het Utrechts Archief staan de stadsrechten op een erepodium, samen met andere topstukken uit onze collectie en de menselijke verhalen daarachter: van, voor en door Utrecht. Met de vaste Expo ‘Utrecht begint hier’ hebben we een ontmoetingsplek en poort tot de stad en provincie Utrecht gecreëerd, die we uitbouwen met tijdelijke tentoonstellingen en activiteiten. Hier ontmoet het publiek de collectie en hier ontmoeten wij het publiek. We volgen hierbij het ritme van jaarlijks één grote tentoonstelling en twee tot drie participatieprojecten in de zaal ‘Utrecht is hier’. Die laatste plek fungeert als ontmoetingsplek waar volop geëxperimenteerd wordt met partnerschappen met maatschappelijke en andere organisaties. Cultuureducatie We ontwikkelen een nieuw onderwijsprogramma voor scholen, met een hoofdrol voor burgerschap en de
ontwikkeling van Utrecht in combinatie met de vernieuwde Canon van Nederland. In ons onderwijsprogramma leggen we de verbinding met het tastbare verleden van onze archiefstukken, gekoppeld aan moderne online toepassingen.
3.4.
Speerpunt 3. Onze organisatie maken we met elkaar.
3.4.1.
Doel
In dit speerpunt wordt de focus gelegd hoe HUA als organisatie wil functioneren nu en in de toekomst. Daarbij hanteren we de volgende vragen als uitgangspunten: •
Hoe worden we een wendbare organisatie die snel en flexibel kan inspelen op nieuwe ontwikkelingen?
•
Hoe kunnen we onze innovatiekracht versterken?
•
Hoe worden we een inclusieve organisatie waar iedereen welkom is?
•
Hoe willen wij werken bij HUA?
3.4.2.
Beoogde maatschappelijke effecten
Het programma Bedrijfsvoering ondersteunt HUA en levert een bijdrage aan het benutten van het maximale rendement van het beheer en de toegankelijkheid van de collectie voor onderzoek en cultuureducatie. 3.4.3. •
Effectenindicatoren Zijn alle medewerkers qua vaardigheden en competenties voor hun werkzaamheden toegerust op de impact van de digitale transformatie en de netwerksamenleving. Hiervoor organiseren we elk jaar een trainingsprogramma toegespitst op een van de vier kernwaarden: 2021 – Betrouwbaar, 2022 – Toegankelijk, 2023 – Verbindend, 2024 – Duurzaam.
•
Is onze organisatie diverser en inclusiever opgebouwd door onze wervingsprocedure aan te passen.
•
Heeft HUA zijn digitale systemen en procedures geoptimaliseerd en vereenvoudigd. Alle systemen en procedures zijn doorgenomen en vereenvoudigd en het aantal systemen is in 2024 gereduceerd.
3.4.4.
Wat gaan we daarvoor doen?
Aandachtsvelden in het speerpunt ‘Onze organisatie maken we met elkaar’ Organisatie In 2021 is HUA begonnen met het uitwerken van het Utrechts model van de drie programmalijnen (zie hierboven). Dit betekent in de praktijk dat HUA bezig is met een transitie naar een digitale manier van (samen)werken. Daarbij is in 2021 is het traject Digitaal Werken de focus gelegd op de stabilisering en de nazorg voor de organisatie. In 2022 willen we de geleerde lessen uit deze beide trajecten voor de organisatie zelf samenvoegen en vervolg plannen maken.
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
13
Onze medewerkers In het opleidingsplan kiezen we elk jaar een van onze kernwaarden als thema en werken we deze waarde uit in kennissessies voor de hele organisatie of voor specifieke afdelingen of teams, cursussen en persoonlijke begeleiding. Na in 2021 het thema Betrouwbaar uitgewerkt te hebben, pakken we voor 2022 het thema Toegankelijk op. We zullen dit combineren met Het Utrechts model voor de programmalijnen. Digitaal Werken Na de genoemde stabiliserings- en nazorgfase willen we in 2022 specifieker gaan werken aan de wendbaarheid en flexibiliteit van de interne ICT-inrichting. We hebben dan meer kennis van de daadwerkelijke inrichting van het e-depot in al zijn aspecten, de nieuwe infrastructuur voor het collectiebeheerssysteem is dan al meer dan een jaar operationeel. Met deze kennis willen we onderzoeken hoe we HUA de toekomst ziet en hoe we verouderde applicaties kunnen vervangen en zo een ICT-omgeving creëren die nodig is voor samenwerking en online
collectiebeheer en dienstverlening. Duurzaam In 2021 heeft de eerste evaluatie van de overdracht van het beheer van de depottorens van het Rijksvastgoedbedrijf naar de RHC’s plaats gevonden. Met deze uitkomsten verwachten we verder input te krijgen hoe HUA nog meer vorm kan gaan geven aan de verdere invulling van de duurzaamheid. 3.4.5.
Organisatie
De hoofdstructuur van HUA ziet er als volgt uit:
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
14
Bestuur
Directeur
Staf: - HRM - Marketing & communicatie
Rijksarchivaris
Gemeentearchivaris
Publiek en presentatie
Provinciaal archivaris
Inspectie & Collectiebeheer
Bedrijfsvoering
Team Dienstverlening
Team digitalisering & fotografie
Team facilitaire zaken
Team informatieverrijking
Team inspectie
Team financiën
Team publieksprogrammering
Team restauratie en conservering
Team ICT
Team receptie
Team verwerving en metadatering
Team secretariaat & administratie
Team informatiemanagement & architectuur
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
15
Op basis van de organisatiestructuur is de begroting 2022 van HUA gebaseerd op een formatie van 44 fte met een vaste aanstelling en 10 fte met een tijdelijke aanstelling. De genoemde 44 fte is zonder vrijwilligers, stagiaires, werkervaringsplaatsen etc. De hiervoor geraamde salariskosten in 2022 bedragen ongeveer € 3,8 mln. Ook in 2022 blijft HUA werken met vrijwilligers, eind 2021 waren er een kleine 60 vrijwilligers bij Het Utrechts Archief. Er worden regelmatig (offline en online) personeelsbijeenkomsten georganiseerd, waarbij het personeel door de directeur en het MT worden bijgepraat over het reilen en zeilen van HUA en waar informatie-uitwisseling en kennisdeling centraal staat. Verder organiseren de afdelingshoofden werkoverleggen met hun medewerkers. Daarnaast vinden jaarlijks beoordelingsgesprekken plaats en worden afspraken met medewerkers gemaakt over opleiding en competentieontwikkeling. 3.4.6.
Maatschappelijke verantwoordelijkheid
De maatschappelijke verantwoordelijkheid van HUA als overheidsorganisatie brengt met zich mee dat HUA vakkennis aanwendt om beleidsmatige koersen uit te zetten. Er vindt constructief overleg plaats met beleidsverantwoordelijken binnen rijk, provincies en gemeenten 3.4.7.
Huisvesting
HUA maakt gebruik van: •
het pand Hamburgerstraat 28 te Utrecht, dat gehuurd wordt van een particuliere onderneming, waarin het Publiekscentrum, kantoren en vergader-, en ontvangstruimten zijn gehuisvest;
•
het pand Alexander Numankade 199 -201 te Utrecht waarin de depots en studiezaal zijn gehuisvest. Dit pand is deels eigendom van de gemeente Utrecht en deels van het Rijk.
3.4.8.
Interne beheersing
Interne beheersing is een proces, gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent het bereiken van doelstellingen in de volgende categorieën: 1.
bereiken van strategische doelstellingen
2.
effectiviteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen
3.
betrouwbaarheid van de financiële informatieverzorging
4.
naleving wet- en regelgeving.
Deze doelstellingen worden via het plannings- en regelmatig onderzocht en zijn zo continu onderwerp van bespreking binnen het management team. Daarnaast voert de externe accountant op gezette tijden controles uit. 3.4.9.
BTW
HUA is voor het grootste deel van zijn activiteiten geen ondernemer voor de Omzetbelasting, omdat geen sprake is van prestaties waar een rechtstreekse vergoeding tegenover staat. Voor bijdragen van het rijk en de gemeente Utrecht, is de vrijstelling van artikel 11-1-u Wet OB van toepassing.
3.5.
Overzicht Algemene dekkingsmiddelen, vennootschapsbelasting
3.5.1.
Algemene uitkeringen
HUA is een gemeenschappelijke regeling met als partners het Rijk, de provincie Utrecht en de gemeente Utrecht. 3.5.2.
Vennootschapsbelasting
Er zijn op dit moment geen indicaties dat HUA vennootschapsbelastingplichtig zou zijn.
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
16
3.5.3.
Duurzaamheid
HUA is een organisatie die zichtbaar is in de maatschappij. Er worden vanuit deze voorbeeldfunctie eisen gesteld aan duurzaamheid op het gebied van klimaat en energie, innovatie en materialen en consumenten. Deze drie pijlers komen terug in het inkoopbeleid van HUA. Daarnaast zal HUA ook meer gaan focussen op andere onderwerpen binnen de bedrijfsvoering, onder meer op het gebied van huisvesting en afvalscheiding. De energietransitie die in 2020 is opgestart zal verder worden uitgewerkt in de periode 2021 – 2024. 3.5.4.
Overige algemene dekkingsmiddelen
HUA heeft dienstverleningsovereenkomsten en samenwerkingsovereenkomsten met gemeenschappelijke regelingen. Zie hiervoor paragraaf 3.9 Verbonden partijen.
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
17
Beleidsbegroting: Verplichte paragrafen 3.6.
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
3.6.1.
Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing
Onder risico wordt verstaan een mogelijke gebeurtenis die het realiseren van strategische of operationele doelen belemmert. Vanuit deze definitie zijn de risico’s van HUA benoemd. Deze risico’s worden afgedekt door maatregelen als het afsluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen, het creëren van bestemmingsreserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Regelmatig zal in tussentijdse bestuurlijke rapportages worden gerapporteerd over de stand van zaken van de risico’s. Besproken zullen daarbij worden of beheersmaatregelen zijn uitgevoerd en of die het gewenste effect hebben. Dat moment van bespreken wordt ook gebruikt om nieuwe risico’s in beeld te brengen en/of aanvullende beheersmaatregelen
te treffen. In 2016 heeft het AB de nota ‘Weerstandsvermogen en risicomanagement’ vastgesteld. Voor de begroting 2020 zijn de risico’s wederom doorgenomen door het MT en geactualiseerd. 3.6.2.
Weerstandscapaciteit
Bij de weerstandscapaciteit gaat het om de mate waarin HUA in staat is om middelen vrij te maken om substantiële tegenvallers op te vangen zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Het BBV geeft aan dat het weerstandsvermogen bestaat uit: 1.
de algemene reserve
2.
de stille reserves
3.
de post voor onvoorziene uitgaven
4.
de onbenutte belastingcapaciteit
Op basis van het voorgenomen besluit “Definitieve herschikking bestemmingsreserves” te bespreken in de bestuursvergadering van 15 maart 2021, worden de volgende cijfers gepresenteerd: Aangezien HUA alleen een algemene reserve heeft, is de weerstandscapaciteit op dit moment € 633.000 (stand 1 januari 2021). De onderdelen “stille reserves”, “onvoorziene uitgaven” en “onbenutte belastingcapaciteit” zijn voor HUA niet van toepassing. De bestemmingsreserves van HUA, welke niet meetellen in het weerstandsvermogen, bedroegen in totaal op 1 januari 2021 € 1.754.031. Het totaal eigen vermogen van HUA bedraagt € 2.387.031 In de gemeenschappelijke regeling voor HUA staat dat de algemene reserve van HUA
maximaal 10% van de bijdrage van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling mag zijn. De begrote Rijksbijdrage voor 2022 bedraagt € 2.430.753, de begrote Gemeentelijke bijdrage bedraagt € 3.241.910 en de begrote bijdrage van de provincie bedraagt € 671.617. Samen is dat € 6.343.445. De algemene reserve mag dan 10% hiervan bedragen, dat is € 634.344.. De huidige stand van de algemene reserve bedraagt € 633.345 en is daarmee onder de norm. (stand 1 januari 2021).
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
18
3.6.3.
Risico-inventarisatie
HUA heeft tot taak het beheer te onderscheiden in verwerven, beheren en beschikbaar stellen van de in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Utrecht en de archiefbewaarplaats van de gemeente Utrecht berustende archiefbescheiden. Bovendien is een taak van HUA de gemeentelijke informatiehuishouding te inspecteren en daarover te adviseren. Daarnaast heeft HUA tot taak het verrichten van door de minister of gemeente opgedragen taken, zoals de publiekscentrum aan de Hamburgerstraat. Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is HUA nagenoeg geheel afhankelijk van de gemeente Utrecht, de provincie en het ministerie van OCW. Hierna worden de belangrijkste risico’s weergegeven, voor zover deze bekend zijn ten tijde van het opstellen van deze begroting. Daarbij is een analyse gemaakt van de omvang en de kans dat het risico zich voordoet. Door deze twee elementen (omvang van een risico en kans dat het zich voordoet) met elkaar te combineren, kan een
inschatting van de netto gevolgen van deze risico’s worden gemaakt.
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
19
(* In de Beleidsnota Weerstandvermogen en Risicomanagement worden zaken met een structureel karakter geacht onderdeel te zijn van de Begrotingsruimte. Dit zijn zaken die immers te voorzien zijn en daardoor kunnen er maatregelen getroffen worden die worden vertaald in de begroting.
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
20
3.6.4.
Benodigde weerstandscapaciteit
Op basis van de risico-inventarisatie bedraagt de benodigde weerstandscapaciteit € 578.582. De beschikbare weerstandscapaciteit is € 633.000. Daarmee is de verhouding (beschikbaar/nodig) 1,1. Daarmee scoort HUA goed. Dat houdt in dat HUA in staat is om de onderkende risico’s voor de komende jaren financieel te dragen. 3.6.5.
Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)
Op 15 mei 2015 is het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) gewijzigd. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing moeten de volgende 4 kengetallen worden opgenomen. De kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. Deze kengetallen hebben geen functie als normeringsinstrument maar zijn juist bedoeld om de financiële positie van HUA voor de leden van het Algemeen Bestuur inzichtelijker te maken.
Het solvabiliteitsrisico geeft inzicht in de mate waarin HUA in staat is aan zijn financiële verplichtingen te voldoen. Een percentage van rond 50% is voldoende.
3.7.
Kapitaalgoederen en onderhoud
3.7.1.
Algemeen
Ten aanzien van de in het BBV genoemde kapitaalgoederen zijn de inventaris en installaties, automatisering, vervoersmiddelen en materiaal van toepassing op HUA. Het BBV geeft aan dat gemeenten en provincies onder andere met betrekking tot wegen en gebouwen onderhoudsplanningen moeten hebben vanwege de soms grote bedragen en risico’s die aan kapitaalgoederen zijn verbonden. Per 1-1-2019 is het beheer van de depots overgaan van het Rijskvastgoedbedrijf naar HUA. HUA is daarmee zelf aansprakelijk voor het planmatig onderhoud van de depots. In de loop van 2019 is een meerjarenonderhoudsplan opgesteld. In de 2e Berap 2020 is de voorziening groot onderhoud bijgesteld naar € 189.505, dit omdat de voorziening groot onderhoud nu wordt gebruikt voor de Alexander Numankade en de Hamburgerstraat. Daarbij is er een reserve voor Achterstallig onderhoud RVB. Het achterstallig onderhoud zal weggewerkt worden in 2021. Deze lasten voor het achterstallig onderhoud lopen via de exploitatie en het negatieve resultaat hiervan wordt ten laste van de genoemde reserve gebracht in dat jaar. 3.7.2.
Waardering en afschrijving van activa
Conform het bepaalde in artikel 59 van het BBV worden alle materiële vaste activa met economisch nut geactiveerd. HUA beschikt niet over materiële vaste activa met een maatschappelijk nut. Investeringen worden conform de nota ‘Investering- en afschrijvingsbeleid 2016’ lineair afgeschreven met ingang vanaf het jaar volgend op het investeringsjaar. Als uitgangspunt voor het activeren geldt dat activering plaatsvindt vanaf € 10.000,00 per object. HUA is op dit moment gehuisvest in twee gehuurde panden, te weten het pand Hamburgerstraat 28 en het pand Alexander Numankade 199-201. Depot en studiezaal bevinden zich aan de Alexander Numankade, terwijl onder meer de tentoonstellingsruimte zich in de Hamburgerstraat bevindt. Het onderhoud voor de locatie Hamburgerstraat behoort toe aan de particuliere verhuurder. Voor de Alexander Numankade behoort dit
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
21
onderhoud toe aan respectievelijk de gemeente Utrecht (gebouw) en het rijk (depottorens). Op 19 april 2016 heeft het MT vastgesteld het meerjaren Investering- en Activiteitenprogramma Facilitair Beheer, waarin groot onderhoud en de vervanging van de inrichting etc. is vastgelegd. Ter dekking van de daaruit voortvloeiende kosten zal een voorziening worden gevormd. Dit is meegenomen in de beleidsnota “Reserves & Voorzieningen” die in 2016 door het AB is vastgesteld. Op dezelfde manier is gehandeld voor vervangingsinvesteringen bij de ICT, waarvoor een meerjaren Investering- en Activiteitenprogramma is vastgesteld. 3.7.3.
Investerings- en afschrijvingsoverzicht 2021 - 2024
Hierna treft u aan de voorgenomen investeringen van HUA, welke geactiveerd worden op basis van de Nota Investering- en afschrijvingsbeleid 2016. In deze nota wordt vermeld dat als kapitaallasten aan de kostendragers worden toegerekend, alleen de afschrijvingskosten en niet de rentekosten worden doorberekend. De lasten die uit de voorgenomen investering voortvloeien, staan vermeld in meerjarenbegroting 2022 – 2025.
(Bedragen in euro’s)
De investeringen in 2023 betreffen de reguliere vervanging van het volledige kantoormeubilair op de beide locaties en de daarmee gepaarde overige inrichtingskosten. (Voor zover niet in het groot onderhoud opgenomen.) De investeringen in 2025 betreffen de volledige vervanging van alle computerapparatuur en bijbehorende serverapparatuur. Door de instelling van de voorziening groot onderhoud voor zowel de Numankade als ook de Hamburgerstraat zullen er geen investeringen meer plaatsvinden onder deze noemers. De projecten Digitalisering en Finance in Control zijn voor de investeringen afgerond in 2020 en er zijn geen nieuwe investeringen gepland op deze onderwerpen. De Expo is geopende in 2019 en opgeleverd in 2020 en de afschrijvingen starten daarmee in 2021. De afschrijvingsperiode voor de Expo is 6 jaren en daarmee zal er pas weer een nieuwe investering hiervoor plaatsvinden in 2027.
3.8.
Financiering
3.8.1.
Algemeen
‘Treasury’ is het sturen en beheersen van het verantwoorden en het toezicht houden op: a.
de financiële vermogenswaarden;
b.
de financiële geldstromen;
c.
de financiële posities en
d.
de hieraan verbonden risico’s.
De treasuryparagraaf is voor de begroting en jaarrekening verplicht gesteld. Dit vloeit direct voort uit de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Het belangrijkste uitgangspunt volgens deze wet is het beheersen van risico’s. Dat uit zich in twee kwaliteitseisen. Zo is het aangaan en verstrekken van geldleningen door HUA alleen toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. Daarnaast moeten uitzettingen een prudent karakter hebben en mogen ze niet gericht zijn op het genereren van inkomen door het lopen van overmatige risico’s. Om de risico’s verder te beperken worden de kasgeldlimiet en de renterisiconorm door de Wet FIDO gehanteerd.
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
22
Begin 2009 is een Treasurystatuut door het Algemeen Bestuur goedgekeurd. Op grond van dit statuut is HUA niet toegestaan middelen uit te zetten, noch middelen via leningen of andere financiële producten aan te trekken zonder voorafgaande toestemming van het AB. Het is de bedoeling om dit statuut in de komende beleidsperiode te actualiseren en daarna te laten vaststellen door het AB. 3.8.2.
Algemene ontwikkelingen
In dit onderdeel worden de belangrijkste ontwikkelingen geschetst binnen de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief die invloed kunnen hebben op de treasuryfunctie, de financiële positie en de geldstromen. •
Externe ontwikkelingen Internationale economische indicatoren en de ontwikkelingen op de Europese geld- en kapitaalmarkt. HUA is ongevoelig voor externe ontwikkelingen, omdat de kosten één op één aan deelnemers worden doorberekend.
•
Verwachte wijzigingen in wet- en regelgeving Wijzigingen van wet- en regelgeving in relatie tot de financiële positie zullen naar verwachting geen negatieve invloed hebben.
•
Debiteurenrisico’s De gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief is gevoelig voor dit risico. Aangezien de debiteuren veelal het rijk, de provincie en de gemeenten Utrecht en Nieuwegein zijn, is dit risico praktisch verwaarloosbaar.
•
Financiering In het begrotingsjaar 2021 zullen geen leningen worden opgenomen.
•
Relatiebeheer In het begrotingsjaar 2021 zullen naar verwachting geen belangrijke wijzigingen in de relatie met de huisbankier (Rabobank) optreden.
•
Kasbeheer Het kasbeheer wordt voortgezet in lijn met voorgaande jaren
•
Organisatie Naar verwachting zullen in 2021 geen aanpassingen plaatsvinden in de administratieve organisatie en interne controle zoals vastgelegd in de “Financiële Beheersverordening 2016”.
•
Informatievoorziening Naar verwachting zullen in 2021 geen aanpassingen plaatsvinden in de informatie en systemen voor het beheer van de treasuryfunctie.
HUA heeft geen geldleningen opgenomen en financiert lopende uitgaven met lopende inkomsten en bijdragen van het Rijk, de gemeente Utrecht, de provincie, de gemeente Nieuwegein en overige bijdragen. Er is sprake van een sluitende begroting, zodat er geen structurele exploitatieruimte is.
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
23
3.8.3.
Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB)
De wet vSB (zonder leenfaciliteit) houdt in dat decentrale overheden en door hen opgerichte gemeenschappelijke regelingen, al hun overtollige liquide middelen en beleggingen moeten aanhouden bij het ministerie van Financiën. Er is een (kleine) vrijstellingsgrens voor het afstorten van overtollige liquide middelen. Het bedrag dat buiten het schatkistbankieren mag worden gehouden. Als het gemiddelde kwartaalbedrag van de tegoeden minder is dan 0,75% van het begrotingstotaal (met een minimum van € 250.000,00), mag dit op de eigen bankrekeningen blijven staan. Voor 2021 worden geen substantiële afwijkingen verwacht. Voor 20200 wordt het gemiddelde kwartaalbedrag voor HUA geschat op basis van het begrotingstotaal afgerond € 54.082 (0,75% van € 7.210.961 = exploitatieomvang). Dit bedrag ligt onder de minimum norm, zodat het bedrag van € 250.000,00 leidend is. De verwachting is dat HUA ook in 2022 ruimschoots binnen de vrijstellingsgrens
blijft. 3.8.4.
Renterisiconorm
Doel van deze norm is het beperken van de gevolgen van een stijgende kapitaalmarktrente op de rentelasten van de organisatie. Dit wordt bereikt door een limiet te stellen aan dat deel van de vaste geldleningen waarover het rentepercentage in een bepaald jaar moet worden aangepast aan de geldende markttarieven. De norm stelt dat per jaar maximaal 20% van de vaste schuld in aanmerking mag komen voor herfinanciering of renteherziening, waarbij een minimum geldt van € 2,5 mln. Over dat minimumbedrag mag dus altijd risico worden gelopen. Aangezien HUA, conform de richtlijnen van zijn treasurystatuut, alles met eigen middelen financiert en dus geen geldleningen heeft afgesloten, is duidelijk dat het minimum niet wordt overschreden en dus wordt voldaan aan de norm. 3.8.5.
Kasgeldlimiet
Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximum bedrag waarop een gemeente (en in het verlengde daarvan dus HUA) de financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,2%. Doel van deze limiet is het beperken van de vlottende schuld. Concreet betekent dit voor HUA dat wanneer de vlottende schuld een stand van€ 591.298 ( 8,2% van € 7.210.961 = exploitatiesomvang 2022) overschrijdt, er geconsolideerd (dat is financieringsmiddelen omzetten van korte naar langere termijn) moet worden. Opgemerkt wordt daarbij nog dat er een minimum geldt van € 300.000,00 HUA voldoet aan deze norm, omdat er een financieringsoverschot is. Voor 2022 worden geen substantiële afwijkingen verwacht.
3.9.
Bedrijfsvoering
Zie hiervoor paragraaf 3.3 Speerpunt 3. Onze organisatie maken we met elkaar.
3.10. Verbonden partijen Het Utrechts Archief (HUA) is als gemeenschappelijke regeling een verbonden partij voor: a.
ministerie van OCW
b.
de gemeente Utrecht
c.
de provincie Utrecht (vanaf 1 januari 2019)
Verder heeft HUA dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) afgesloten met: a.
de gemeente Nieuwegein;
b.
Veiligheids Regio Utrecht (VRU)
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
24
Er zijn samenwerkingsovereenkomsten gesloten met: a.
de gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen Lekstroom (WIL);
b.
de Ridderlijke Duitsche Orde, balije van Utrecht (RDO).
c.
Belasting Samenwerking Gemeente & Hoogheemraadschap Utrecht (BGHU)
d.
GGD regio Utrecht (GGDrU)
HUA is lid van organisaties, zoals de landelijke vakorganisatie BRAIN en partner in de Stichting Utrechtse Musea (SUM).
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
25
4.
Financiële begroting
4.1.
Overzicht baten en lasten en de toelichting
Onderdeel van de het programmaplan is een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen, een overzicht van overhead, het bedrag voor de heffing vennootschapsbelasting en het bedrag voor onvoorzien. Voor het begrotingsjaar ziet dit er als volgt uit
Archieven: dit betreft de activiteiten t.b.v. de algemene dienstverlening aan partners en samenwerkingsovereenkomsten. Algemene dekkingsmiddelen: onder deze post zijn de bijdragen van de deelnemers in de gemeenschappelijk regeling verantwoord. Overhead: De overhead is opgezet conform de “Notitie Overhead ”van juli 2016, opgesteld door de Commissie BBV. Met overhead wordt alle kosten bedoeld die samenhangen met de sturing en de ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Heffing VPB: HUA voorziet geen heffing VPB.
4.2.
Overzicht structurele en incidentele baten en lasten
Met de vastgestelde begroting 2021-2024 is ook het voorstel gedaan Digitale Toegankelijkheid. Hiermee zal HUA extra inzetten op digitalisering. Hiervoor worden de bestaande bestemmingsreserves omgevormd naar een bestemmingsreserve Digitale Toegankelijkheid. Deze reserve is aan het eind van de beleidsperiode 2021 2024 uitgeput. Samen met de laatste vrijval van de voorziening voor de Expo zal HUA eind 2026 geen bestemmingsreserves meer hebben en alleen nog een algemene reserve,
Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2022 t/m 2025
26
De vrijval van deze reserves en de daarmee gepaarde hogere (incidentele) lasten verklaren het negatieve Batig saldo over de jaren 2021 tot en met 2025. Maar doordat HUA actief stuurt op lagere structurele lasten ten opzichte van de hogere structurele baten is HUA instaat om ook vanaf 2026 een sluitende structureel batig saldo te creëren.
4.3.
Uiteenzetting financiële positie en de toelichting
Meerjarenbegroting 2022 – 2025 De financiële begroting van HUA er als volgt uit:
Leeswijzer: 1.
De vastgestelde begroting is besproken in de bestuursvergadering van 15 juni 2020.
2.
De kolom Indicatie per 28-2-21 – 2021 is toegevoegd om het inzicht te vergroten naar de aansluiting naar de meerjarenbalans verderop in deze begroting. Nota bene: dit betreft nog niet de cijfers voor de 1e Berap 2021. Wel is deze indicatieve kolom toegevoegd om de jaren 2022 tm 2025 voor zowel exploitatie ls balans door te kunnen rekenen en een logisch verloop in de cijfers te kunnen presenteren.
3.
De begrotingen 2022 en verder zijn conform de werkwijze van eerder jaren.
Toelichting op de lasten en baten 2021 ten opzichte van 2020: Lasten 1. Personeel Met betrekking tot de personeelslasten als onderdeel van de beheerskosten geldt dat voor de HUA de per 2020 geldende cao voor gemeentelijke gemeenschappelijke regelingen en het personeelshandboek (dat is overgenomen van de gemeente Utrecht als besluit door het bestuur) van toepassing is. De raming salarissen