Document · PDF

Ondernemer centraal - Toekomstperspectief Purpose (november 2023)

Commissie Volksgezondheid, Onderwijs, Werk en Economie (2022-2026) 13 juni 2024, gemeente UtrechtBij agendapunt: Debat Ondernemer centraal12.565 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Klikken om de Toekomstperspectief tekststijl van Ondernemer Centraal het model te bewerken Voorstel bestendiging en scenario's bestuursvorm November 2023 POWERED BY PURPOSE

Colofon Toekomstperspectief Ondernemer Centraal Voorstel bestendiging en scenario's bestuursvorm Dit rapport is uitgegeven door Purpose in opdracht van gemeente Utrecht. Publicatie:

Oktober 2023

Gemeente Utrecht team:

Bram Terwijn Tarik Koptagel Maarten Keesman

Onderzoeksteam:

Paul Geraeds Dick-Jan Abbringh Jorinde Vandermeer Fedor van Berkel

Voor meer informatie neem contact op met Bram Terwijn (bram.terwijn@utrecht.nl) of Paul Geraeds (p.geraeds@purpose.nl)

Inhoudsopgave

Voorstel bestendiging en scenario's bestuursvorm Hoofdstuk

Pag.

Management samenvatting

Fasering is de beste manier voor bestendiging en mogelijke opschaling voor Ondernemer Centraal

Inleiding & aanpak

Objectief advies vanuit verschillende perspectieven met deskresearch en interviews

Waarom bestendigen en opschalen?

Er is voldoende bewijs voor blijvende behoefte voor ondersteuning aan ondernemers

Acties en randvoorwaarden bestendigen en opschalen

Zorg voor gefaseerde opschaling met aandacht voor automatisering

Behoefte gemeenten bij opschaling

Gemeenten willen dat Ondernemer Centraal aansluit op bestaande werkwijze en systemen

Scenario’s opschaling

Per fase van opschaling is er een meest passende juridische organisatievorm

Aanbevelingen

Verdeel de bestendiging en opschaling Ondernemer Centraal op in vier fases

Functies & profielen

Goede balans tussen functies, expertise en persoonskenmerken is voorwaardelijk

Een samenvatting

Management samenvatting Fasering is de beste manier voor bestendiging en mogelijke opschaling voor Ondernemer Centraal

Management samenvatting

Gemeente Utrecht wil objectief advies voor de beste organisatievorm, gevoed door verschillende perspectieven Aanleiding: In de coronapandemie, gevolgd door de energiecrisis en hoge inflatie, kwamen veel MKB-ondernemers in zwaar weer, waaronder ook gezonde ondernemingen. Het aantal aanvragen voor steun bij Gemeente Utrecht werd twintigvoudig en vroeg om een andere benadering.

Om deze vraag te beantwoorden hebben we naast deskresearch, 15 diepte-interviews gehouden binnen gemeente Utrecht, geïnteresseerde gemeenten en externe experts.

Oplossing: Afdelingen Werk & Inkomen en Economie hebben gezamenlijk het concept ‘Ondernemer Centraal’ ingericht. Het concept past zowel in de visie van Werk & Inkomen als in die van Economie. Doel: Het doel van Ondernemer Centraal is het stimuleren van een gezond economisch ondernemersklimaat en versterken van de inkomens- en bestaanszekerheid van ondernemers. Waarbij het Ondernemer Centraal is ontstaan voor ondernemers in zwaar weer, wordt het tegenwoordig ingezet voor ondernemers met een hulpvraag. Vraag: De toenemende interesse heeft er voor gezorgd dat gemeente Utrecht aan Purpose gevraagd heeft om objectief advies te formuleren over de bestending en opschaling van Ondernemer Centraal. Waarbij de volgende hoofdvraag beantwoord zal moeten worden: "Wat is er nodig om het concept Ondernemer Centraal te bestendigen en op te schalen, het belang van de gemeente Utrecht en de ondernemer met een hulpvraag in ogenschouw nemende." 5.

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

Management samenvatting

Ondernemer Centraal is een unieke interventie om het ondernemersklimaat en ondernemingen te versterken De doelstelling van Ondernemer Centraal is tweeledig

De dienstverlening is gericht op verschillende vraagstukken

Het concept Ondernemer Centraal is voor ondernemers die in Utrecht wonen en/of een bedrijf in Utrecht hebben gevestigd. En heeft twee doelen: 1. Het stimuleren van een gezond economisch ondernemersklimaat 2. Het versterken van inkomens- en bestaanszekerheid bij ondernemers

• • • • •

Versterking van de onderneming Hulp bij financiële vraagstukken Transitie naar een baan in loondienst Innovatie en duurzaamheid Psychosociale en mentale hulp

De interventie bestaat uit drie fasen Het proces begint met toekomstgesprek met een andere (lokale) ondernemer die o.a. levensvatbaarheid en hulpvraag kijkt van de ondernemer. Na het toekomstgesprek volgt een rapport met advies richting de ambtenaar adviespunt, afdeling Bz, die het advies valideert. De ondernemer krijgt bij akkoord van het advies de keuze uit verschillende dienstverleners d.m.v. een cheque van max € 5.000 bij de expertise partners van de open house-contracten.1

Fase 1: Intake

Fase 3: Uitvoering

Fase 2: validatie Trajectadviseur

Aanmelding

Toekomstgesprek

Ambtenaar adviespunt

Huidige werkwijze Ondernemer Centraal 6.

1 Open house-contracten houdt in dat een gemeente een contract met

standaardvoorwaarden opstelt en zelf geen selectie maakt van aanbieders die gecontracteerd worden voor het leveren van een dienst. (definitie VNG)

Dienstverlening Verwijzing loketten gemeente Utrecht Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

Management samenvatting

Levensvatbaarheidtoets: deze aanpak heeft een helder validatiemoment voor de toekomstbestendigheid van de onderneming, wat mogelijk financiële ondersteuning aan niet-levensvatbare ondernemingen ondervangt Snelheid van handelen: het ‘Toekomstgesprek’ vindt binnen 7-10 dagen plaats; in een crisis is tijdigheid een kritische factor en dit is veel sneller dan bij een regulier traject. Dit gesprek wordt gepland binnen 3 werkdagen Verbinding tussen ondernemer en ondernemer, wat een betere verstandhouding en begrip geeft: ze spreken dezelfde taal. Er is meer openheid en vertrouwen dan bij een gesprek met een ambtenaar

Open-house contracten voor de specifieke adviezen geeft voeding áán en voeling mét de lokale economie en daarnaast wordt optimaal gebruik gemaakt van lokale kennis

Naast de reeds geplande verbeteringen ten opzichte van de huidige werkwijze, geven de interviews ook nog een aantal concrete suggesties voor verbetering, die verwerkt staan in de rapportage.

Bron: interview Tarik Koptagel, Rhimou Tahtah, Bram Terwijn, Edwin Koster en Maarten Keesman

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

Management samenvatting

Behoefte van ondersteuning aan ondernemers blijft groot in gemeente Utrecht en daar buiten Ook na coronapandemie blijft de behoefte bij ondernemers groot

17 gemeenten van verschillende grootte tonen interesse om het Utrechtse concept toe te passen

Opschaling kent verschillende voordelen volgens gemeente Utrecht

“Verantwoordelijkheid als gemeente Utrecht, dat alle gemeenten met dezelfde problematiek zelf het wiel moeten uitvinden. Dit doen we nog te weinig.” Alaâ Srifi, gemeente Utrecht Volgens geschatte cijfers van de Gemeente Utrecht komt 1 op de 10 ondernemers de komende jaren in zwaar weer. Uit algemene statistieken blijkt bovendien dat 29% van de kleinbedrijf-ondernemers zichzelf onder de bijstandsnorm uitbetaalt. De kredietbehoefte blijft met 42% onveranderd hoog binnen het kleinbedrijf. 60% wil daarmee investeren in energievermindering.

Gemeente Utrecht heeft vanuit het hele land aanvragen gekregen om gebruik te maken van het concept Ondernemer Centraal. (zie bovenstaande kaart) Inmiddels werken de regiogemeenten Houten, Nieuwegein en IJsselstein met het concept, binnen bestaande systemen en overeenkomsten, waarbij gemeente Utrecht de uitvoering houdt. Dit lijkt een ideale proefopstelling voor een landelijke opschaling.

Commercieel kan het interessant zijn vanwege het delen van investeringen en operationele kosten om op te schalen. Daarnaast kan gemeente Utrecht sneller leren van de ervaringen van andere gemeenten. Utrecht neemt ook een innovatieve voortrekkersrol bij opschaling.

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

Management samenvatting

Plan de bestendiging en mogelijke opschaling in drie fases met concrete richtlijnen en voorwaarden automatisering Fase 1: Bestendiging binnen gemeente Utrecht De bestendiging van de operatie en procesbeschrijving van Ondernemer Centraal binnen gemeente Utrecht is een belangrijke eerste stap. Uit ervaringen en interviews blijkt dat een te vroege opschaling voor extra kosten en vertraging later in het proces zorgt. Vanuit het OC team en de resultaten van de Effectmeting zijn er voldoende mogelijkheden voor professionalisering

Fase 2: Opschaling binnen de Arbeidsmarktregio Gemeente Utrecht levert al dienstverlening binnen de arbeidsmarktregio aan IJsselstein, Nieuwegein, Houten, Lopik, Stichtse Vecht en De Ronde Venen. De bestaande leveringsovereenkomsten met deze gemeenten en aansluitende ICT systemen maakt het een eenvoudige vervolgstap, indien een opschaling gewenst. Dit dient dan als leeromgeving

Fase 3: Landelijke opschaling voor geïnteresseerde gemeenten Een aantal gemeenten heeft interesse in het concept Ondernemer Centraal. Opschaling buiten de regio vraagt om een fundamentele keuze voor gemeente Utrecht om wel of geen energie te steken in het helpen van andere gemeenten en hun ondernemers. Hiermee veranderen de risico's en de aansprakelijkheid significant. Bij opschaling van Ondernemer Centraal leert ervaring dat er rekening gehouden moet worden met lange looptijd en er financiële buffers of garanties nodig zijn. Er kan praktisch gebruik gemaakt worden van opgedane kennis, zoals de raamovereenkomsten voor gemeenten van NSR. Daarnaast is het van belang om automatisering vroegtijdig een prominente plek te geven in de planning, waarvoor we concrete voorstellen geven.

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

Management samenvatting

Een centraal platform zoals Ondernemer Centraal is een voordeel voor geïnteresseerde gemeenten Geïnterviewden gemeenten zien de volgende voordelen van Ondernemer Centraal: Toekomstgesprek: in het begin van het proces wordt al naar cijfers en perspectief gekeken, waardoor er al vroeg bepaald wordt of er een levensvatbaarheidonderzoek nodig is. Het voordeel is dat de ondernemer eerder de keuze heeft om de onderneming gecontroleerd te stoppen voordat een faillissement onvermijdelijk is. Dienstverlening met lokale ondernemers stimuleert lokale economie: De 'open-house' constructie kan er voor zorgen dat de hulp die door de gemeente wordt aangeboden aan ondernemers vooral lokaal wordt besteed. Dit stimuleert de lokale economie. Leren van een andere gemeente: gemeenten hebben met vergelijkbare problematiek te maken en kunnen leren van elkaars ‘fouten’ en successen, met speciale aandacht voor de best werkende oplossingen. Centraal platform: te gebruiken onafhankelijk van de woon- of vestigingsplaats van de onderneming (ook bij verhuizing van een ondernemer of onderneming. De bekendheid van ‘Ondernemer Centraal’ kan landelijk worden vergroot, terwijl dit wel gekoppeld is met lokale instellingen en de lokale overheid.

Bij een centraal platform hebben de gemeenten een behoefte aan een platform dat aansluit bij de huidige werkwijze en systemen, daarnaast zijn ze bereid te investeringen maar de bedragen wisselen per gemeente

“Regie ten behoeve van lokale ondernemers is een heel goed verkoopargument.” Wim Verheijen, gemeente Tilburg

10.

Bron: interview Wim Verheijen, Jannie van den Berg, Wampie Boerkamp, Franceline Visser en Dewi Delhoofen

“Ik zoek eigenlijk iets centraals, waar elke ondernemer onafhankelijk als waar die woont of zijn bedrijf is gevestigd kan aankloppen.” Wampie Boerkamp, gemeente Den Haag Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

Management samenvatting

Bij bestendiging of keuze voor opschaling kent elke fase een verschillend scenario als beste optie

Zie uitleg voor criteria en zie uitleg van de scenario’s later in de rapportage

Op basis van de vijf criteria zijn drie scenario’s aan te bevelen: Autonomie gemeente Utrecht

Fase 1 Fase 2

Beperking aansprakelijkheid

Snelheid & efficiency

Mogelijkheid tot externe financiering

Scenario 1: Gemeente Utrecht

Scenario 2: Regio Utrecht Scenario 3: Coalitie Scenario 4: Zelfstandig Bestuursorgaan

Fase 3a Fase 3b

Scenario 5: Stichting

Scenario 6: Vereniging Scenario 7: Coöperatie

Scenario 8: Besloten Vennootschap 11.

Klein

Gemiddeld

Groot

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

Duurzaam model bij groei

Management samenvatting

Een gestructureerde fasering, met duidelijke beslispunten per fase, geeft helderheid en controle Voer de bestendiging en opschaling van Ondernemer Centraal uit in verschillende fases. Start elke volgende fase met een formeel beslismoment met afweging van opbrengsten en risico's en het beschikbaar stellen van middelen. Zet bij opschaling buiten de regio adviseren een separate juridische entiteit op, een stichting lijkt het meest passend.

2024

2025

2026

Scenario 1: gemeente Utrecht

Fase 1: Bestendiging binnen gemeente Utrecht Scenario 2: regio Utrecht

Fase 2: opschaling binnen de regio

Scenario 5: stichting

Fase 3a: Opschaling met 5-7 gemeenten buiten de regio Scenario 5: stichting

Formeel beslismoment voor volgende fase* 12.

* Dit is het moment waarbij de gemeente Utrecht altijd kan besluiten niet verder op te schalen van Ondernemer Centraal

Fase 3b: Landelijke opschaling, gemeenten sluiten aan

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

Een samenvatting

1. Inleiding en aanpak Objectief advies vanuit verschillende perspectieven met deskresearch en interviews

1. Inleiding en aanpak

Gemeente Utrecht wil onderzoek naar de mogelijkheden om het concept ‘Ondernemer Centraal’ op te schalen 1/2 Aanleiding

Vraag aan Purpose

Tijdens de coronapandemie, gevolgd door hoge energieprijzen en hoge inflatie, kwamen veel MKB-ondernemers in zwaar weer, waaronder ook gezonde ondernemingen. Er bleek een verschil te zijn tussen de dienstverlenging voor ondernemers en de behoeftes van ondernemers.

Gemeente Utrecht vraagt Purpose te adviseren over de mogelijke landelijke opschaling van Ondernemer Centraal. De vragen die Gemeente Utrecht hierbij heeft zijn:

Als oplossing bieden de afdelingen Werk & Inkomen en Economie gezamenlijk het concept ‘Ondernemer Centraal’. Dit past zowel in de visie van Werk & Inkomen als in die van Economie. De twee voornaamste doelen van Ondernemer Centraal, zijn het stimuleren van een gezond ondernemersklimaat en het versterken van inkomens- en bestaanszekerheid van ondernemers. Met meer dan 4.500 ondernemers is gesproken en er zijn bijna 2.500 toekomstgesprekken gevoerd.1

•

Wat is er nodig om het concept Ondernemer Centraal te bestendigen en op te schalen? Houd hierbij rekening met het belang van de gemeente Utrecht en de ondernemer met een hulpvraag

•

Welke (juridische) organisatievorm is passend? Onderzoek daarbij eerst de mogelijkheden binnen Utrecht en dan pas de opties voor een zelfstandige entiteit

•

Stel profielen op voor expertise en rollen voor een goede governance.

Gemeenten binnen en buiten de regio hebben interesse in Ondernemer Centraal. Gemeente Utrecht denkt na over het toekomstperspectief van Ondernemer Centraal, waaronder bestendiging en zelfs mogelijke opschaling.

14.

Bron: interview Tarik Koptagel, Bram Terwijn, Edwin Koster, Alaâ Srifi en Rhimou Tahtah 1 Effectmeting Ondernemer Centraal (2023)

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

1. Inleiding en aanpak

Gemeente Utrecht wil onderzoek naar de mogelijkheden om het concept ‘Ondernemer Centraal’ op te schalen 2/2 Om de hoofdvraag te beantwoorden hebben we de volgende sub-vragen opgesteld: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Wat is er nodig om Ondernemer Centraal structureel te bestendigen binnen de huidige organisatie? Wat zijn de voordelen voor nieuw aan te sluiten gemeentes en voor Gemeente Utrecht van een uitrol van het concept Ondernemer Centraal? In hoeverre zijn geïnteresseerde gemeenten bereid en in staat om hun organisatie aan te passen aan de werkwijze van Ondernemer Centraal? In hoeverre zijn gemeenten bereid om te investeren in een eigen Ondernemer Centraal? Wat zijn de kritische succesfactoren en randvoorwaarden voor een (landelijke) uitrol vanuit de huidige organisatie in de Gemeente Utrecht? Wat zijn de voor- en nadelen van een landelijke organisatie qua structuur en beheer binnen de Gemeente Utrecht of als zelfstandige organisatie die buiten de Gemeente gezet wordt? Hoe ziet de organisatiestructuur en werkwijze van de landelijke organisatie er idealiter uit (balans tussen centrale platform-efficiency en lokale actiekracht)? Welke (juridische) organisatievorm is hiervoor het meest passend gezien de doelstellingen en wensen van de Gemeente Utrecht en aan te sluiten gemeentes? Welke functies en profielen zijn hiervoor nodig; hoe richten we dit goed in?

Gaandeweg het project gaven de interviews ons veel aanvullende en waardevolle informatie over de succesfactoren voor een gedegen en gedragen opschaling. Dit hebben we als verdieping en verbreding in dit rapport meegenomen als inzicht en advies.

15.

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

1. Inleiding en aanpak

In vier stappen naar aanbevelingen voor bestendiging en opschaling van het concept 'Ondernemer Centraal'

2. Verdiepen

1. Verkennen en plannen • Desk research • Intake • Interviews plannen

• • • •

2. Verdiepen met (5 gemeenten) veldwerk

3. Uitwerking informatie

Interviews Uitwerking interviews Vervroegde conclusies Benchmarken

• Vertalen en verrijken verkregen informatie • Inventarisatie organisatievormen • Uitwerking scenario’s

4. Advies en rapportage • Afstemming concept • Advies passende oplossing • Visuele rapportage

Aanbevelingen voor de opschaling van het concept Ondernemer Centraal

16.

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

1. Inleiding en aanpak

Analyse op basis van vier perspectieven leidt tot een gedegen advies voor bestendiging en opschaling Informatie Ondernemer Centraal

Afdeling Werk & Inkomen 2x

Onderzoeken

Afdeling Economie 2x

Websites

Deskresearch Verschillende perspectieven voor een objectief advies

Tilburg

Gemeente Utrecht

ICT Architect

Ervaringsdeskundige 2x

Flevoland (6 gemeentes) Den Haag

Ondernemer Centraal 2x

NSR en Geldfit 2x Gemeenten

VNG

Experts

Ondernemersklankboord Kwartiermaker O.C.*

(Semi) gestructureerde interviews betrouwbaar en meer detailleerde informatie De gestructureerde interviews met de initiatiefnemers, kwartiermaker, geïnteresseerde gemeentes verhogen de betrouwbaarheid van het onderzoek voor de gemeente Utrecht. De semigestructureerde interviews met specifieke vragenlijst bij de ICT architect en de geven meer en gedetailleerde informatie bij het kwalitatieve onderzoek. Beiden zijn van cruciaal belang voor een waardevol advies over de opschaling van Ondernemer Centraal. 1 17.

1 https://www.scribbr.nl/onderzoeksmethoden/soorten-interviews/

* Ondernemer Centraal

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

1. Inleiding en aanpak

Uitgebreide informatievergaring door interviews en analyse Deskresearch Documentatie Open House Ondernemer Centraal 2023 Documentatie Positie Rijk Ondernemer Centraal Documentatie Corporate governance code Nederland Documentatie Kleinbedrijf Index, 10e editie 2023 Documentatie Tussen rafelrand en middelpunt.

Gemeente Utrecht Directeur Werk & Inkomen Alaâ Srifi Directeur Economie Edwin Koster Unit manager Werk & Inkomen Bram Terwijn Programma manager Klimaatinvestering Maarten Keesman

Programma Manager OC Tarik Koptagel ICT architect Bastiaan Zuiderhoek

Gemeenten

Experts*

Medewerker Ondernemersadvies Gemeente Tilburg Wim Verheijen

Ervaringsdeskundige - Bedenker Huishoudboekje Pieter in ‘t Hout

Manager Zelfstandigen loket Flevoland (6 gemeenten) Jannie van den Berg Programma Manager Ondernemers Gemeente Den Haag Wampie Boerkamp VNG Franceline Visser Dewi Delhoofen

Ervaringsdeskundige - Program Lead HalloWerk Jan Pieter van de Klashorst

NSR - Directeur Martin Suithoff Adviseur Geldfit Zakelijk Walter Baars Bestuurslid Ondernemers Klankbord Johan Baars

Kwartiermaker OC Soler Berk

Teamleider OC Rhimou Tahtah *Hiernaast zijn er validatiegesprekken met Richard Born (organisatie adviseur), Rob van Gijsel (voormalig burgemeester Eindhoven) en Anita Boerkamp (ROM) gevoerd. 18.

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

Een samenvatting

2. Waarom bestendigen en opschalen? Er is voldoende bewijs voor blijvende behoefte voor ondersteuning aan ondernemers

19.

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

2. Waarom bestendigen en opschalen?

Ondernemer Centraal is een unieke interventie om het ondernemersklimaat en ondernemingen te versterken De doelstelling van Ondernemer Centraal is tweeledig Het concept Ondernemer Centraal is voor ondernemers die in Utrecht wonen en/of een bedrijf in Utrecht hebben gevestigd. En heeft twee doelen: 1. Het stimuleren van een gezond economisch ondernemersklimaat 2. Het versterken van inkomens- en bestaanszekerheid bij ondernemers

Fase 1: Intake

Fase 3: Uitvoering

Fase 2: validatie Trajectadviseur

Aanmelding

Toekomstgesprek

Ambtenaar adviespunt

Huidige werkwijze Ondernemer Centraal

20.

1 Open house-contracten houdt in dat een gemeente een contract met

standaardvoorwaarden opstelt en zelf geen selectie maakt van aanbieders die gecontracteerd worden voor het leveren van een dienst. (definitie VNG)

Dienstverlening Verwijzing loketten gemeente Utrecht

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

2. Waarom bestendigen en opschalen?

De ondernemer kan op verschillende manieren bij Ondernemer Centraal terechtkomen en geholpen worden Aanmelding

Toekomstgesprek

Zelf aanmelden via website

Verwijzing vanuit BBZ

Verwijzing vanuit externe signaalpartner zoals de bank, KvK of boekhouder *

Via toekomstgesprekpartner zoals Koninklijke Horeca Nederland, IMK en St. Cultuur & Ondernemen**

21.

Eerste telefonische intake ter verduidelijking van de hulpvraag met één van de toekomstgesprekspartners Eventueel 1 of meerdere toekomstgesprekken fysiek, digitaal of telefonisch, afhankelijk van de hulpvraag

*een nu nog onderbenutte optie die vooral via Ondernemers Klankbord wordt gebruikt ** Via hun ledenbestand of een ondernemer die gegevens van een collega-ondernemer doorstuurt komen ondernemers binnen.

Validatie + keuze

Start dienstverlening

Toekomstgesprekpartner doet advies voor pijler ondersteuning

Traject start bij partner(s)vervolgdienstverlening

Ambtenaar adviespunt beoordeelt en valideert dit advies Ondernemer gaat akkoord en maakt keuze voor traject dienstverlening Eventueel verwijzing naar ander loket gemeente Utrecht o.b.v. hulpvraag

Dit kunnen één of meerdere trajecten zijn op de volgende pijlers: 1. Versterken van de onderneming 2. Hulp bij financiële vraagstukken 3. Transitie naar een baan in loondienst 4. Innovatie en duurzaamheid 5. Psychosociale en mentale hulp

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

2. Waarom bestendigen en opschalen?

Na proactieve benadering in de coronapandemie weten ondernemers Ondernemer Centraal nu zelf te vinden In 2023 blijft er een constante stroom van aanvragen vanuit ondernemers Een van de succesfactoren bij de start van Ondernemer Centraal (waardoor het team veel ondernemers heeft kunnen faciliteren in een korte tijd) was dat de ondernemer met een TOZO regeling proactief werd benaderd door Ondernemer Centraal. In 2023 is er geen grondslag meer voor het proactief benaderen van ondernemers. Het aantal aanvragen ligt daardoor lager. De conversie is hoger, doordat ondernemers zich relatief vaker zelf aanmelden en binnenkomen via mond-tot-mond reclame en doorverwijzingen. In 2023 is een stijgende trend te zien in het aantal aanvragen. Per 1 november verandert het aanvraagproces. Het aanmeldformulier krijgt zes selecterende vragen. Indien de er bevestigend beantwoord wordt op één van deze vragen krijgt de ondernemer eerst een gesprek met de gemeenteadviseur. 35

Aanvragen Ondernemer Centraal (2023)

25 20

15 10 5 0 1

10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

Week

22.

Bron: Positie Rijk Ondernemer Centraal (2023) Bron: Interview Rhimou Tahtah en Tarik Koptagel

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

2. Waarom bestendigen en opschalen?

De integrale benadering is een verbetering vergeleken met de vorige werkwijze Geïnterviewden zien de volgende voordelen van Ondernemer Centraal: Integrale en persoonlijke benadering van de mogelijke oorzaken van vaak multidisciplinaire problemen zoals business model, incidenteel liquiditeitstekort, energiekosten/verduurzaming, juridisch conflict, psychologische issues. Levensvatbaarheidtoets: deze aanpak heeft een helder validatiemoment voor de toekomstbestendigheid van de onderneming, wat mogelijk financiële ondersteuning aan niet-levensvatbare ondernemingen ondervangt. Snelheid van handelen: het ‘Toekomstgesprek’ vindt binnen 7-10 dagen plaats; in een crisis, als tijdigheid een kritische factor is, is het gesprek binnen 3 werkdagen . Verbinding tussen ondernemer en ondernemer, wat een betere verstandhouding en begrip geeft: ze spreken dezelfde taal. Er is meer openheid en vertrouwen dan bij een gesprek met een ambtenaar. Open-house contracten voor de specifieke adviezen geeft voeding áán en voeling mét de lokale economie en daarnaast wordt optimaal gebruik gemaakt van lokale kennis.

“De open-house contracten met de tweede schil van partners zorgt ervoor dat de investering terugkeert naar de lokale ondernemers.” Soler Berk, Kwartiermaker OC 23.

Bron: interview Tarik Koptagel, Rhimou Tahtah, Bram Terwijn, Edwin Koster en Maarten Keesman

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

2. Waarom bestendigen en opschalen?

Op een aantal gebieden is er ruimte voor verbetering Geïnterviewden zien een aantal punten om te verbeteren: Kwaliteit van gesprekken verschilt: Dit is afhankelijk van de ondernemer die als gesprekspartner het toekomstgesprek voert en de manier waarop het gesprek wordt gevoerd. Zit de ondernemer ook echt aan de keukentafel of kiest hij/zij bijvoorbeeld voor een telefonisch contact. Het proces en niet de ondernemer lijkt centraal te staan: Afhankelijk van de vraagstukken en de persoonlijke situatie van de ondernemer, wordt zijn/haar casus regelmatig door verschillende ambtenaren behandeld. Ondernemers moeten dan meerdere malen documentatie aanleveren en ze hun argumentatie herhalen. De administratieve werkdruk is hoog. De ambtenaar adviespunt heeft veel administratieve werkzaamheden in verschillende systemen. Dit zorgt voor vertraging in het proces (op dit moment is de doorlooptijd 19 dagen). De administratieve werkzaamheden worden verricht door een ambtenaar in een relatief hoge schaal.

Er zijn verschillende wensen in de regio. Dit zorgt voor ruis in de uitvoering. Nieuwegein, Houten en IJsselstein gebruiken het concept Ondernemer Centraal. Gemeente Utrecht verzorgt de uitvoering. De gemeenten hebben verschillende wensen, eisen en budgetten. Het proces gestroomlijnd inzetten is hier een uitdagen. Voordeel is dat dit een goede proeftuin is voor landelijke opschaling.

“In de toekomst blijft behoefte bestaan aan de dienstverlening van Ondernemer Centraal, daarom denken we na over structurele bestendiging voor de stad en omgeving. Hiervoor moeten we de huidige werkwijze optimaliseren.”

“Vele gemeenten beginnen met de inwoner of Ondernemer Centraal te stellen maar stelt later het proces centraal.” Rhimou Tahtah, gemeente Utrecht

Maarten Keesman, gemeente Utrecht 24.

Bron: interview Bram Terwijn, Rhimou Tahtah, Edwin Koster en Maarten Keesman

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

2. Waarom bestendigen en opschalen?

De noodzaak voor ondersteuning aan ondernemers blijft structureel groot, ook buiten Utrecht Behoefte ondersteuning Utrechtse ondernemers blijft bestaan

Ook landelijk blijft er behoefte aan ondersteuning voor ondernemers

Slecht 10% van de ondernemers heeft hun openstaande coronaschuld afgelost, dit betekent dat er nog 16,5 miljard coronaschuld openstaat bij de overheid.1 Daarnaast groeien externe uitdagingen voor ondernemers denk aan de energiecrisis, loonstijgingen en inflatie

29% van de ondernemers van kleinbedrijven heeft een inkomen onder bijstandsniveau en 18% verdient minder dan het minimumloon4. Thema’s als bestaanszekerheid en werkende armen zijn daarmee ook actueel onder ondernemers. Uit onderzoek blijkt dat 42% van de kleinbedrijven behoefte heeft aan extra kapitaal. Van alle ondernemers met behoefte aan extra kapitaal, wil 60% het investeren in energiebesparing.4

Ondernemers in Utrecht hebben het zwaar. Van de 50.000 ondernemers in Utrecht, wordt verwacht dat ongeveer 10% in zwaar weer komt in de komende jaren.2 Ook verwacht gemeente Utrecht een groei van 100.000 inwoners per 2040 wat zo’n 70.000 extra banen oplevert.3 Dit leidt tot een grotere behoefte aan een gezond ondernemersklimaat.

Deze cijfers duiden erop dat de behoefte aan ondersteuning en hulp aan ondernemers vooralsnog niet zal afnemen in de gemeente Utrecht, waardoor een systematische oplossing noodzakelijk blijft.

1 op de 10 Ondernemers wordt in zwaar weer verwacht de komende jaren 2 25.

1 Kamerbrief: Actuele cijfers coronabetalingsregeling en intrekken, 17 mei 2023 2 Interview: Edwin Koster & Maarten Keesman, afdeling Economie, gemeente Utrecht

3 Economisch beleid – gemeente Utrecht 4 kleinbedrijf Index 10 e editie, juni 2023

Financieringsbehoefte kleinbedrijf 4 Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

2. Waarom bestendigen en opschalen?

Interesse vanuit gemeenten is de aanleiding voor mogelijke opschaling van Ondernemer Centraal Provincie Flevoland werkt samen met verschillende gemeenten voor de uitvoering van het BBZ beleid, waarbij o.a. de gemeenten Lelystad en Almere interesse hebben getoond in het concept Ondernemer Centraal. Gemeente Den Haag heeft een ondernemersplein waar ondernemers terecht kunnen, maar wil graag het concept Ondernemer Centraal toevoegen aan haar dienstverlening. Regio Utrecht heeft interesse in het concept, gemeenten Nieuwegein, Houten en IJsselstein al zijn gestart. Utrecht verzorgt hier de uitvoering. Binnenkort starten de gesprekken met Stichtse Vecht, De Ronde Venen en Lopik voor een start in 2024 Gemeente Tilburg heeft zelf al veel connecties met lokale ondernemers en wil graag met Ondernemer Centraal aan de slag. De inrichting zal anders zijn dan in Utrecht en er is nog goedkeuring van de Gemeenteraad nodig Overige gemeenten met interesse: Alkmaar, Almelo, Alphen a/d Rijn, Arnhem, Breda, Eindhoven (namens 21 brainport gemeenten), Helmond, Leeuwarden (namens 18 Friese gemeenten), Oss, Purmerend, Rotterdam, Sittard-Geleen, Zoetermeer en Zwolle 26.

Bron: interview Tarik Koptagel, Rhimou Tahtah, Jannie van den Berg, Wampie Boerkamp en Wim Verheijen

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

2. Waarom bestendigen en opschalen?

Betrokkenen zien voordelen van opschaling van Ondernemer Centraal Geïnterviewden van gemeente Utrecht zien de volgende voordelen van opschaling van Ondernemer Centraal: (Regionale) verantwoordelijkheid van de gemeente Utrecht, aangezien zij met 325 andere gemeente mogelijk dezelfde problematiek ervaren. Het is voor gemeenten tijdrovend en voor kleine gemeenten bijna onmogelijk om zelf het wiel uit te vinden op alle bestaande problematiek. Daarnaast beschouwt gemeente Utrecht, als grootste gemeente in de regio, een bepaalde verantwoordelijkheid richting deze regio. Leren van andere gemeenten: doordat andere gemeenten ervaring opdoen met de werkwijze van Ondernemer Centraal kan Utrecht leren van de ervaringen en feedback van andere gemeenten. Daarnaast biedt een groter volume meer ruimte voor verbetering van dienstverlening en/of service. Voortrekkersrol van gemeente Utrecht bij een succesvolle landelijke uitrol van Ondernemer Centraal die veel ondernemers ondersteunt en gemeenten behoedt voor leningen aan niet levensvatbare ondernemingen. Lagere investering- en operationele kosten, als andere gemeenten van de dienstverlening gebruik zullen maken kunnen de initiële IT investeringen en operationele kosten gedeeld worden.

27.

“Landelijke opschaling is wat anders dan dat omliggende gemeenten (de regio) zich aansluiten bij de dienstverlening.”

“Verantwoordelijkheid als gemeente Utrecht, dat alle gemeenten met dezelfde problematiek zelf het wiel moeten uitvinden. Dit doen we nog te weinig.”

Edwin Koster, gemeente Utrecht

Alaâ Srifi, gemeente Utrecht

Bron: interview Edwin Koster, Alaâ Srifi, Maarten Keesman en Bram Terwijn

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

Een samenvatting

3. Acties en randvoorwaarden bestendiging en opschaling Zorg voor gefaseerde opschaling met aandacht voor automatisering

28.

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

3. Randvoorwaarden bestendiging en opschaling

Vanuit projectbeheersing en interviews blijkt dat opschaling optimaal in fases kan worden gepland Fase 1: Bestendiging binnen gemeente Utrecht

Fase 2: Opschaling binnen de Arbeidsmarktregio

Fase 3: Landelijke opschaling voor geïnteresseerde gemeenten

Toelichting: Een landelijke opschaling van Ondernemer Centraal is complex en is afhankelijke van mensen en systemen. Een fasering in de opschaling biedt ruimte voor het toepassen van opgedane inzichten. Dit geeft gemeente Utrecht de mogelijkheid om per fase te bepalen welke mate van opschaling realistisch en wenselijk is. Dit voorkomt teleurstellingen bij gemeenten te vroeg van start gaan met Ondernemer Centraal. 29.

Bron: interview Pieter van ‘t Hout, Edwin Koster, Maarten Keesman, Jannie van den Berg en Bram Terwijn

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

3. Randvoorwaarden bestendiging en opschaling

Fase 1 bestendiging: Omschrijven en professionaliseren van processen Bestendiging van Ondernemer Centraal binnen de gemeente Utrecht De bestendiging van de operatie en procesbeschrijving van Ondernemer Centraal binnen gemeente Utrecht is een belangrijke eerste stap. Uit ervaringen en interviews blijkt dat een te vroege opschaling voor extra kosten en vertraging later in het proces zorgt. Vanuit het OC team en de resultaten van de Effectmeting zijn er voldoende mogelijkheden voor professionalisering

Acties tijdens fase 1

Randvoorwaarden

•

• • • •

Beschrijf het gehele proces, en per fase de taken en verantwoordelijkheden. Doe dit in een manual met flowchart (reeds gestart) Stel een overzicht van huidige ICT systemen op (IST) Beschrijf het pakket van wensen (o.b.v. scenario’s) voor de ICT inrichting van OC binnen de doel-architectuur (SOLL) Voer voor een efficiënter proces veteringen door. Gebruik hiervoor het advies van de Effectmeting 1 Richt verbeterprocessen van Ondernemer Centraal structureel in, in de huidige dienstverlening van gemeente Utrecht. Werk hiervoor met een continu monitor- en verbetersysteem

• • • •

De dienstverlening van Ondernemer Centraal voldoet aan het gelijkheidsbeginsel; inwoners vs. ondernemers Prioriteit voor de inrichting ICT systeem Ondernemer Centraal binnen MT Gemeente Utrecht Er is een structureel continu monitor- en verbetersysteem Financiële ruimte voor operatie OC na 2024 Financiële ondersteuning om verder te professionaliseren

“Momenteel duurt het totale proces 19 dagen waarbij ik geloof dat we dit kunnen verlagen naar 15 dagen door efficiency stappen te maken.” Rhimou Tahtah, gemeente Utrecht

30.

1 ‘Effectmeting Ondernemer Centraal’ (2023)

Bron: interview Rhimou Tahtah, Tarik Koptagel, Bastiaan Zuiderhoek

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

3. Randvoorwaarden bestendiging en opschaling

Fase 2 opschaling binnen regio: Heldere verdeling van verantwoordelijkheden, definities en afspraken Opschaling van Ondernemer Centraal binnen de arbeidsregio Gemeente Utrecht levert al dienstverlening binnen de arbeidsmarktregio aan IJsselstein, Nieuwegein, Houten, Lopik, Stichtse Vecht en De Ronde Venen. De bestaande leveringsovereenkomsten met deze gemeenten en aansluitende ICT systemen maakt het een eenvoudige vervolgstap, indien een opschaling gewenst. Dit dient dan als leeromgeving

Acties tijdens fase 2

Randvoorwaarden

•

• • • •

Werk processen verder uit, inclusief werkverdeling tussen verantwoordelijkheden van de gemeente Utrecht en verantwoordelijkheden van de regiogemeenten Ontwikkel heldere definities van het aanbod voor de ondernemers met mogelijk lokale wensen/ aanpassingen binnen kaders om de juiste verwachtingen te creëren Ontwikkel een trainingsmodule voor opleiden van ambtenaren Werk een minimaal scenario voor automatisering uit. Zodat processen efficiënt zijn voor opschaling binnen arbeidsmarktregio en passen bij bestaande, gedeelde systemen Installeer een monitor- en verbetermodel vanuit deze eerste ervaringen bij ambtenaren, partners en ondernemers. Voor de directe optimalisatie en als fundament voor een buitenregionale opschaling

•

Duidelijke (en waar mogelijk gelijke) afspraken met betrokken gemeenten, over o.a. de vestigingslocatie van de onderneming en dienstverlening Gelijke budgettaire afspraken voor dienstverlening van Ondernemer Centraal per gemeente

“Landelijke opschaling is heel wat anders dan dat omliggende gemeenten (de regio) zich aansluiten bij de dienstverlening.” Edwin Koster, gemeente Utrecht

31.

Bron: interview Edwin Koster, Maarten Keesman, Jan Pieter van de Klashorst, Pieter in ‘t Hout en Bastiaan Zuiderhoek

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

3. Randvoorwaarden bestendiging en opschaling

Fase 3 landelijke opschaling: vooraf managen van verwachtingen essentieel met een goede SLA* Landelijke opschaling van Ondernemer Centraal voor geïnteresseerde gemeenten Een aantal gemeenten heeft interesse in het concept Ondernemer Centraal. Opschaling buiten de regio vraagt om een fundamentele keuze voor gemeente Utrecht om wel of geen energie te steken in het helpen van andere gemeenten en hun ondernemers. Hiermee veranderen de risico's en de aansprakelijkheid significant.

Acties tijdens fase 3

Randvoorwaarden

•

• • •

• • • • • •

Besluit op welke wijze Ondernemer Centraal wordt aangeboden: een methode of een totaalconcept - inclusief digitaal platform Creëer een heldere product- en procesomschrijving inclusief verantwoordelijkheden gemeente Utrecht (of de nieuwe entiteit) en de aansluitende gemeenten Werk het financiële model uit (licentie of abonnement) Zet een trainingsmodule en academy op voor het opleiden van ambtenaren Start de opschaling met 5 tot 7 pilot-gemeenten. Breid pas verder uit bij goed functioneren. Maak een aansluiting en contract met Ondernemersplatform Bij keuze van totaalconcept; maak ICT Systeem voor aansluiting van open house-contracten partners zowel op lokaal, regionaal als landelijk niveau

• •

•

Oprichting separate juridische entiteit buiten gemeente Utrecht Inrichting van een onafhankelijke en professionele organisatie Zorg voor goed verwachtingsmanagement en Service Level Agreement (SLA) bij de geïnteresseerde gemeenten Duidelijkheid over budgettaire afspraken voor dienstverlening van Ondernemer Centraal en zorg voor voldoende financiële middelen, idealiter middelen of toezeggingen voor twee jaar Zorg voor een cultuur waarbij de Ondernemer Centraal blijft staan in plaats van het proces Flexibiliteit voor lokale invullingen, binnen kaders

“5 tot 7 gemeenten heb je nodig bij de opschaling als kritische massa, wordt het groter dan wordt het echt ingewikkeld.” Dewi Delhoofen, VNG

32.

Bron: interview Jan Pieter van de Klashorst, Pieter in ‘t Hout, Richard Born, Bastiaan Zuiderhoek, Wampie Boerkamp, Jannie van den Berg en Wim Verheijen *Service Level Agreement

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

3. Randvoorwaarden bestendiging en opschaling

Algemene randvoorwaarden en adviezen voor opschaling Ondernemer Centraal Lange doorlooptijden

Financiële buffer noodzakelijk

Best practices

33.

Houd rekening met een doorlooptijd van drie tot vijf jaar van beschrijving concept tot goed werkend platform. Dit is gebaseerd op de ervaring binnen gemeente Utrecht met Huishoudboekje, HalloWerk en VIL. Deze tijd is nodig voor ontwikkelen, testen, opleiden, verbeteren van het concept en het neerzetten van een de ICT voor een soepel draaiende infrastructuur op landelijk of regionaal niveau.

Creëer een financiële buffer. Garandeer hiermee continuïteit aan participerende gemeenten. Dit is een dekking voor zowel de eenmalige ontwikkelkosten van een digitaal platform, juridisch en fiscaal advies, opzetten entiteit, opleidingen voor ambtenaren en helpende ondernemers. Hiernaast zijn er ook de lopende exploitatiekosten van personeel, bestuur, marketing, opleiding en licenties.

Leer van soortgelijke initiatieven. Zo hoeft niet alles door Utrecht zelf opgezet te worden. Dank aan de raamcontracten met gemeenten van NSR1 of bestaande geoutsourcete ICT initiatieven binnen gemeente Utrecht zoals de U-Pas.

Bron: interview Pieter in ‘t Hout, Jan Pieter van de Klashorst, Franceline Visser, Dewi Delhoofen, Martin Suithoff en Walter Baars 1 Aangeboden door Martin Zuidhof van NSR

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

3. Randvoorwaarden bestendiging en opschaling

Randvoorwaarden voor automatisering van Ondernemer Centraal bij zowel bestendiging als opschaling Capaciteit binnen gemeente Utrecht

Zorg dat het automatiseren van Ondernemer Centraal bovenaan de prioriteitenlijst van gemeente Utrecht staat. Dit is nu nog niet het geval. Als OC snel wil opschalen heeft dit een prioriteitsverandering nodig. Los van mensen en middelen moet het ook opgenomen worden in de ICT doelarchitectuur.

Pakket van eisen/ wensen

Werk aan een helder pakket van eisen en wensen. Naast een specifiek pakket van eisen vanuit de gebruikerskant, aan de front-end (afspraken maken, match van ondernemer met coach, validatieproces door ambtenaar, aansluiten partners e.d.), moet simultaan de backend ook in kaart gebracht worden m.b.t. identificatie, aansluiting op bestaande systemen met weer hun eigen randvoorwaarden.

Circulair vs lineair

Basis keuzes volgens scenario's

34.

Houd in procesbeschrijvingen rekening met een continue feedbackloop. De huidige procesbeschrijving is vooral lineair. In de systeembeschrijving moet rekening gehouden worden met een feedbackloop vanuit de ondernemer, partner en ambtenaar.

Maak principiële keuzes die de grondslag vormen voor volgende stappen. Doe dit voorafgaand aan het opstellen van een tender document: het al dan niet volgen van de werkwijze Common Ground, wat de norm lijkt te worden bij gemeenten, eigenaarschap platform, SAAS/Cloudapplicatie, eigen development of bestaande applicatie, ontwikkeling in-house of outsourcing e.d. Het is aan te bevelen om dit middels scenario’s vroegtijdig met de ICT-specialisten en het Ondernemer Centraal team te bespreken.

Bron: interview Pieter in ‘t Hout, Bastiaan Zuiderhoek en Wampie Boerkamp

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

Een samenvatting

4. Behoefte gemeenten bij opschaling Gemeenten willen dat Ondernemer Centraal aansluit op bestaande werkwijze en systemen

35.

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

4. Behoefte gemeenten bij opschaling

“Regie ten behoeve van lokale ondernemers is een heel goed verkoopargument.” Wim Verheijen, gemeente Tilburg

36.

Bron: interview Wim Verheijen, Jannie van den Berg, Wampie Boerkamp, Franceline Visser en Dewi Delhoofen

4. Behoefte gemeenten bij opschaling

Aanpassingsbereidheid loopt uiteen, terwijl toepasbaarheid in huidige systemen een eenduidige wens is van gemeenten Aanpassingsbereidheid loopt uiteen

Aanvulling op bestaande oplossingen

Toepasbaar in het huidige systeem

De bereidheid tot aanpassen van de verschillende gemeenten loopt enorm uiteen. Gemeente Tilburg wil de komende jaren nog met aanbestedingen werken, terwijl gemeente Den Haag juist enthousiast is over de openhouse constructie.

Gemeente Den Haag biedt ondernemers al veel bij de onderneming passende ondersteuning. Zij ziet Ondernemer Centraal als een stucturele aanvulling op de bestaande oplossingen. De gemeenten in Flevoland hebben ook al veel bestaande oplossingen maar besteden deze voornamelijk uit zoals met MKB-Doorgaan en het zelfstandigen loket.

Gemeenten vinden het belangrijk dat het systeem van Ondernemer Centraal gemakkelijk past in de huidige systemen, in verband met werkdruk van de medewerkers en efficiency,. Dit voorkomt ook dat de beleidsmedewerkers met een extra systeem moeten werken.

“Grootste hobbel is het loslaten van traditioneel uitbesteden en overgaan naar de openhuis constructie. Dit zal ook de tijd besparen van de ambtenaren.” Wim Verheijen, gemeente Tilburg 37.

Bron: interview Wim Verheijen, Jannie van den Berg, Wampie Boerkamp, Franceline Visser en Dewi Delhoofen

“Het is belangrijk dat Ondernemer Centraal kan koppelen met huidige systemen die Den Haag al gebruikt." Wampie Boerkamp, gemeente Den Haag Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

4. Behoefte gemeenten bij opschaling

Investeringsbereidheid van de gemeenten is in deze fase nog onduidelijk, er is behoefte aan een helder concept Onduidelijkheid over investeringsbereidheid

Licentie, duidelijke prijzen en nacalculatie

De verschillende gemeenten hebben aangegeven geen precieze bedragen per casus of per inwoner te kunnen geven. Het is voor hen nog niet duidelijk wat ze straks kunnen afnemen. Gemeente Lelystad gaf aan een bedrag van € 200.000,- over te hebben voor een initiatief als Ondernemer Centraal inclusief toekomstgesprekken.

Gemeenten willen duidelijke communicatie over tarieven. Ze betalen bij voorkeur per ondernemer voor de afgenomen diensten. Een suggestie is een standaard licentie voor het platform en een tarievenlijst per af te nemen dienst.

38.

“Massa is nodig is om iets met elkaar te bereiken, maar daar kun je pas mee starten als je een compleet product hebt. Verwachtingsmanagement is cruciaal.”

“Bij MKB Doorgaan, hebben we een budget beschikbaar. Daarnaast laten we elk kwartaal aan medewerkers zien waaraan we dit hebben uitgegeven.”

Dewi Delhoofen, VNG

Jannie van den Berg, gemeente Lelystad

Bron: interview Wim Verheijen, Jannie van den Berg, Wampie Boerkamp, Franceline Visser en Dewi Delhoofen

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

Een samenvatting

5. Scenario’s opschaling Per fase van opschaling is er een meest passende juridische organisatievorm

39.

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

5. Scenario’s opschaling

Acht scenario's worden uitgewerkt met een splitsing met en zonder een separate juridische entiteit Scenario’s zonder Juridische entiteit

Scenario’s met Juridische entiteit*

Scenario 1: Gemeente Utrecht

Scenario 4: Zelfsturend Bestuursorgaan (ZBO)

Scenario 2: Regio Utrecht

Scenario 5: Stichting

Scenario 3: Coalitie

Scenario 6: Vereniging

Scenario 7: Coöperatie

Scenario 8: Besloten Vennootschap (B.V.)

*Buiten scope: De organisatievormen Diensten van algemeen economisch belang (DAEB), BV onder de regionale ontwikkelingsmaatschappij (ROM), Gemeentelijk Bedrijf en Naamloze Vennootschap 40.

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

5. Scenario’s opschaling

Vijf criteria helpen de meest geschikte scenario’s voor gemeente Utrecht per fase te bepalen Criteria

Uitleg

Autonomie gemeente Utrecht

De mate waarin de (vertegenwoordiging van de) gemeente Utrecht zelf zeggenschap heeft over strategie, processen, personen en budget. Dit kan direct of in afgeleide vorm door bijvoorbeeld zitting in bestuur of aandelenbezit

Beperking aansprakelijkheid

Op het moment dat gemeente Utrecht diensten gaat verlenen aan derden is de gemeente Utrecht hiervoor volledig juridisch aansprakelijk. Deze wordt begrensd door de keuze van de rechtsvorm

Snelheid & efficiency

De ene rechtsvorm is complexer en kent afhankelijkheden voor oprichting. De ene heeft een langere doorlooptijd voor oprichting. Hier kijken we ook naar de gelaagdheid van besluitvorming wat de wendbaarheid en snelheid mede bepaalt

Mogelijkheid tot externe financiering

Dit is niet de meest absoluut te bepalen factor, omdat dit ook afhangt van de inrichting en statuten van de organisatie. Sommige gemeenten hebben echter een voorwaarde voor financiering gesteld aan de rechtsvorm, dit maakt het relevant als criterium

Duurzaam model bij groei

41.

Niet elke juridische vorm werkt optimaal op grotere schaal. Is de organisatievorm geschikt, met oog op een landelijke organisatie

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

5. Scenario’s opschaling

Elk scenario kent duidelijke voordelen en mogelijke risico’s, wat het best passend is, is afhankelijk van de fase en prioriteiten Autonomie gemeente Utrecht

Beperking aansprakelijkheid

Snelheid & efficiency

Mogelijkheid tot externe financiering

Duurzaam model bij groei

Scenario 1: Gemeente Utrecht

Scenario 2: Regio Utrecht Scenario 3: Coalitie Scenario 4: Zelfstandig Bestuursorgaan Scenario 5: Stichting Scenario 6: Vereniging Scenario 7: Coöperatie Scenario 8: Besloten Vennootschap

42.

Klein

Gemiddeld

Groot

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

5. Scenario’s opschaling

Bij bestendiging of keuze voor opschaling kent elke fase een verschillend scenario als beste optie Op basis van de vijf criteria zijn drie scenario’s aan te bevelen: Autonomie gemeente Utrecht

Fase 1 Fase 2

Beperking aansprakelijkheid

Snelheid & efficiency

Mogelijkheid tot externe financiering

Scenario 1: Gemeente Utrecht

Scenario 2: Regio Utrecht Scenario 3: Coalitie Scenario 4: Zelfstandig Bestuursorgaan

Fase 3a Fase 3b

Scenario 5: Stichting

Scenario 6: Vereniging Scenario 7: Coöperatie

Scenario 8: Besloten Vennootschap 43.

Klein

Gemiddeld

Groot

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

Duurzaam model bij groei

5. Scenario’s opschaling

Scenario 1: Voor optimalisatie van OC binnen gemeente Utrecht is geen aparte juridische vorm noodzakelijk 1/2 Uitleg scenario

Beschrijving Juridische vorm

Kenmerken

Klein Gemiddeld Groot

44.

In scenario 1 richt Ondernemer Centraal zich uitsluitend op ondernemers in Utrecht. Er is geen nieuw digitaal platform of opschaling naar andere gemeenten. De focus ligt op het optimaliseren en integreren van de huidige processen met huidige mensen en middelen. Gericht op een grotere efficiency en hogere ondernemerstevredenheid. Financiering is door subsidie vanuit de gemeente Utrecht gedekt tot einde 2024.

Publiek

Geen wijziging ten opzichte van de huidige situatie; Ondernemer Centraal blijft een aparte afdeling binnen de gemeente Utrecht, met volledige zeggenschap en aansprakelijkheid van de gemeente Utrecht.

Autonomie gemeente Utrecht

Beperking aansprakelijkheid

Snelheid & efficiency

Mogelijkheid tot externe financiering

Duurzaam model bij groei

Volledige zeggenschap vanuit afdelingen Economie en Werk & Inkomen

Aansprakelijkheid is volledig en onbeperkt voor de gemeente Utrecht

Korte lijnen met de noodzaak dat afdelingen Economie en W&I een gezamenlijke visie behouden

Het feit dat OC is ondergebracht binnen de gemeente bemoeilijkt scheidin g Ondernemer Centraal qua baten/kosten

Groei is beperkt door het aantal beschikbare medewerkers binnen de gemeente en het eigen budget

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

5. Scenario’s opschaling

Scenario 1: Voor optimalisatie van OC binnen gemeente Utrecht is geen aparte juridische vorm noodzakelijk 2/2 Voordelen

Autonomie van gemeente, met mogelijke snelheid van handelen, zonder externe verantwoording

Optimalisatie mogelijk zonder afleiding van wensen van derden

Geen extra tijd en kosten up-front voor uitrol

Risico’s

Operationele kosten blijven relatief hoog doordat er geen grote ICT investeringen gedaan kunnen worden

Relatief klein en kwetsbaar team

Geen leereffecten van andere gemeenten, geen deling van kosten van ontwikkeling

Toelichting Als de organisatie van Ondernemer Centraal binnen de gemeente Utrecht blijft, houdt de gemeente autonoom zeggenschap over het concept, de uitvoering en de mogelijke optimalisaties. Voorwaarde is dat de afstemming tussen de afdeling Economie en W&I goed blijft, met een snelle besluitvorming en continuering van de financiering. Met een compact en betrokken team is er kleine afstand tussen gemeente en ondernemers en kunnen verbeteringen snel worden doorgevoerd, zonder afleiding van wensen van andere gemeenten. De kwetsbaarheid van een relatief klein team is een continuïteitsrisico. In dit scenario draagt gemeente Utrecht alle ontwikkelings- en uitvoeringskosten. Zonder automatisering van processen is vermindering van de administratieve werkdruk en verlaging van kosten van uitvoering moeilijker. Er zijn echter geen risicovolle kosten vooraf voor een aanstaande opschaling. De mogelijkheid voor externe financiering of subsidies zijn in dit scenario zeer beperkt.

Conclusie Dit is een passend scenario als de MKBA* een positief saldo laat zien, maar er geen mogelijkheid of behoefte is om te investeren in een uitrol buiten de gemeente. 1 45.

*Maatschappelijke kosten-baten analyse 1 Effectmeting Ondernemer Centraal (2023)

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

5. Scenario’s opschaling

Scenario 2: Uitrol Ondernemer Centraal binnen de arbeidsmarktregio geeft ruimte voor kennis- en kostendeling 1/2 +

Uitleg scenario

Beschrijving Juridische vorm

Kenmerken

Klein Gemiddeld Groot

46.

In scenario 2 blijft Ondernemer Centraal processen en efficiency optimaliseren. De gemeenten van de arbeidsmarktregio kunnen een testomgeving zijn voor opschaling buiten de eigen gemeente. Er wordt conform bestaande dienstverleningsovereenkomsten gewerkt en met bekende systeemaansluitingen. Gemeenten betalen voor de diensten die zij afnemen. Gemeenten kunnen beperkte (systeem) aanpassingen doen.

Publiek

Ondernemer Centraal blijft een aparte afdeling binnen de gemeente Utrecht. Middels een convenant of een duurovereenkomst (voor langere termijn vastgelegde verplichtingen over en weer) verleent Utrecht diensten aan gemeenten in de regio. Hiervoor ontvangt de gemeente Utrecht een vergoeding van deze gemeenten. Zeggenschap, aansturing en aansprakelijkheid blijven hierbij volledig binnen de gemeente Utrecht. Autonomie gemeente Utrecht

Beperking aansprakelijkheid

Snelheid & efficiency

Mogelijkheid tot externe financiering

Duurzaam model bij groei

Zeggenschap en aansturing vanuit afdelingen Economie en W&I. Er worden wensen ingewilligd van regiogemeenten binnen de kaders

Aansprakelijkheid voor regio en eigen gemeente is volledig en onbeperkt voor de gemeente Utrecht

Omdat de dienstverlening vanuit de gemeente Utrecht gebeurt zijn er korte lijnen voor aansturing en verbeteringen

Regiogemeenten dragen bij aan de kosten binnen de bestaande serviceovereenkomsten

Er wordt beroep gedaan op bestaand team met beperkte mogelijkheden voor automatisering. Dus beperkte groeimogelijkheden

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

5. Scenario’s opschaling

Scenario 2: Uitrol Ondernemer Centraal binnen de arbeidsmarktregio geeft ruimte voor kennis- en kostendeling 2/2 Voordelen

Geen noodzaak voor structuurwijziging. Past binnen huidige overeenkomsten en systemen

Binnen een bekende omgeving ervaring opdoen met diversiteit van gemeenten qua wensen en service levels

Mogelijkheid voor investeringen van de bestendiging Ondernemer Centraal door bijdrage van regio gemeenten

Risico’s

Een te vroege uitrol bij een niet stabiel concept leidt af van de bestendiging en leidt tot onvrede bij gebruikers

De kosten van de eerste uitrol bij regiogemeenten kunnen hoger zijn dan de vergoeding die gemeente Utrecht ontvangt

Is het huidige team in staat om Ondernemer Centraal te runnen en tevens dit concept over te dragen aan andere gemeenten?*

Toelichting De eigen (arbeidsmarkt)regio is een goede natuurlijke omgeving om Ondernemer Centraal verder te brengen buiten de eigen gemeente. Hindernissen als contracten en systemen zijn veel beperkter dan bij gemeenten buiten de regio. Dit kan zonder een wijziging in de huidige structuur. Er moet wel ruimte gemaakt worden binnen het OC team om dit goed te organiseren. De autonomie en aansprakelijkheid blijft bij de gemeente. De mate van inhoudelijke aanpassingen vanuit de regiogemeenten op het concept bepaalt de arbeidsintensiteit van deze uitrol, denk aan trainingen en systeemaanpassing. Een aantal onderdelen die van belang zijn voor een succesvolle landelijke uitrol kunnen hier getest worden. Als de bijdrage van de gemeenten hoger is dan de kosten, kan het een financiering zijn voor een eerste fase van automatisering. *Dit vraagt ook om intensieve samenwerking met de BZ-afdelingen van de gemeenten in de arbeidsmarktregio

Conclusie Dit is een passend scenario als gemeente Utrecht de voordelen van Ondernemer Centraal uitsluitend wil delen met de regiogemeenten en deze gemeenten daar behoefte aan hebben. Maar het kan ook als een goede testomgeving dienen, voorafgaand aan een landelijke opschaling. De opschaling kan hier in principe stoppen als de gemeente Utrecht niet verder wil investeren of deze opschaling al te complex is. 47.

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

5. Scenario’s opschaling

Scenario 3: Opschalingsoptie met beperkt aantal gemeenten binnen een werkorganisatie 1/2 Uitleg scenario

Beschrijving Juridische vorm

48.

In scenario 3 gaan een 5-7 tal gemeenten met elkaar als launching partners van start in een werkorganisatie, zonder een aparte overkoepelende, juridische entiteit. Hier worden afspraken gemaakt over kosten en processen.

Publiek

Werkorganisatie zonder separate juridische entiteit met een onderlinge (duur)overeenkomst voor het collectief. Het collectief van deze gemeenten bepaalt per geval welke contracten (personeel, leveranciers en intellectueel eigendom) vast wordt gelegd door welke gemeente. Kosten en opbrengsten worden volgens vooraf vastgelegde afspraken met elkaar verrekend. De aansprakelijkheid is dus wel gedeeld maar juridisch niet beperkt.

Kenmerken

Autonomie gemeente Utrecht

Beperking aansprakelijkheid

Snelheid & efficiency

Mogelijkheid tot externe financiering

Duurzaam model bij groei

Klein Gemiddeld Groot

De verantwoordelijkheid wordt gedeeld met de partners. Gemeente Utrecht kan een leidende rol hebben

Er kunnen aparte afspraken gemaakt worden over verdeling van de aansprakelijkheid. Deze is dus niet gelimiteerd

Er is veel overleg nodig. Dit kan voor vertraging zorgen in het maken van keuzes.

Geschikt voor de collectieve inbreng van de gemeenten. Externe financiering buiten deze gemeenten is door de constructie lastig

Het kan als instapmodel worden gebruikt voor landelijke opschaling maar bij groter aantal gemeenten zal dit scenario niet goed werken

Toekomstperspectief Ondernemer Centraal I November 2023

5. Scenario’s opschaling

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Utrecht&id=d4da5211-57a6-4c80-ac6c-a701bdc8bf62