Managementletter 2024 gemeente Utrecht
Tekst van het document
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Wij hebben vastgesteld dat het jaarlijkse opstel- en samenstelproces nog steeds decentraal plaatsvindt, terwijl de toetsing en afstemming centraal wordt uitgevoerd. Het bijhouden van het subsidieregister gebeurt eveneens centraal. Hoewel er een aanpassing is doorgevoerd in het subsidieregister, waardoor de einddatum van de verantwoording nu kan worden opgenomen, is dit nog niet voor elke subsidie ingevoerd. Daarnaast ontbreken de specifieke voorwaarden per subsidie én de wijze van verantwoording nog in het register. Hierdoor is het (nog) niet mogelijk om via het subsidieregister te monitoren of er tijdig aan de verplichtingen uit de toekenningsbeschikking van de specifieke subsidie wordt voldaan. Wij hebben vernomen dat de bekendheid van het subsidieregister binnen de organisatie is toegenomen en dat er inspanningen worden geleverd om de volledigheid van het register te waarborgen. Desondanks komt het nog regelmatig voor dat de gemeente subsidiegelden ontvangt zonder dat deze zijn geregistreerd in het subsidieregister. Op basis van de bovenstaande factoren concluderen wij dat de huidige invulling van het subsidieregister is verbeterd ten opzichte van het voorgaande jaar, maar nog onvoldoende is om de juistheid en volledigheid van de subsidieopbrengsten te kunnen waarborgen. Wij adviseren u om de genoemde voorwaarden op te nemen in uw subsidieregister.
Managementsamenvatting
Speerpunten Adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024
Bijlage
27
Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren
Nr. 10
Follow-up 2024
2021 – Subsidieverstrekkingen Wij hebben vastgesteld dat de gemeente geen periodieke aansluiting maakt (kan maken) tussen de financiële administratie en de nieuwe subadministratie van de subsidieverstrekkingen (EasyFunders). Wij adviseren u om tijdig en minimaal voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole afspraken te maken met EasyFunders, om tijdig zicht te krijgen op eventuele aansluitverschillen tussen EasyFunders en SAP.
In lijn met voorgaand jaar maakt u halfjaarlijks een aansluiting tussen de subadministratie EasyFunders ) en de financiële administratie (SAP). Van uw organisatie hebben wij vernomen dat deze exercitie is verbeterd ten opzichte van vorig jaar. De data uit EasyFunders is echter vaak nog onvolledig en onduidelijk. Vorig jaar merkten medewerkers van het subsidiebureau op dat EasyFunders nog niet volledig voorziet in de informatiebehoefte. Wij hebben vernomen dat u in gesprek bent met de leverancier om de EasyFunders omgeving verder te optimaliseren voor het subsidieproces om in de toekomst beter aan te sluiten op de behoefte vanuit de organisatie en de data-kwaliteit te garanderen. Over dit laatste aspect vragen wij blijvende aandacht. Onze initiële bevinding is opgevolgd.
Tevens adviseren wij u om middels een service level agreement (SLA) afspraken te maken met EF over betrouwbare en bruikbare informatie voor uw interne-controlewerkzaamheden. 11
Status 2024
Bevinding
2021 & 2022 – Memoriaalboekingen De gemeente heeft het proces rondom de controle van memoriaalboekingen in 2022 verder vormgegeven via een procesherziening, waarbij het vierogenprincipe is ingebed, met gebruik van vaste formats en een nadere duiding hiervan in de vorm van een gebruikershandleiding. Het doel van deze procesherziening is om de betrouwbaarheid van de memoriaalboekingen en de consistentie van de controles en onderbouwingen te borgen. Op de formats is een aantal kernwerkstappen opgenomen, zoals: juiste grootboekrekening, de aanwezigheid van onderbouwende documentatie, het correct boeken van btw en, indien van toepassing, de door de budgethouder of business controller uitgevoerde BBV- check. Het vierogenprincipe is tevens technisch in de financiële administratie ingebed. Hoewel wij dit een positieve ontwikkeling vinden, merken wij op dat er binnen het huidige proces: • Keuzes gemaakt zijn om normen te hanteren die aangeven vanaf welk moment er een BBV-check verricht moet worden vanuit Business Control, en wanneer een akkoord moet zijn van de budgethouder. • Geen sprake is van een gestructureerde wijze van het documenteren van de door de controlerend functionaris verrichte controlehandelingen, noch van de hierbij gemaakte overwegingen om een memoriaal te accorderen. In het systeem is alleen het akkoord zichtbaar dat door de controlerend functionaris wordt gegeven.
Wij bevelen de gemeente aan om het systematisch documenteren van het controlespoor van deze verplichte tweede autorisatie te verankeren in het proces rondom memoriaalboekingen.
Mede als gevolg van de naderende implementatie van SAP4HANA per 1 januari 2025 heeft uw organisatie besloten het eerder door ons gerapporteerde (rest)risico te accepteren en onze aanbevelingen mee te nemen bij de inrichting van het nieuwe (financiële) systeem.
Aangezien niet alle memorialen door een budgethouder of business controller worden gecontroleerd en geaccordeerd, terwijl het controlespoor van de controlerend medewerker bij financiën niet op een gestructureerde wijze wordt gedocumenteerd, achten wij het proces inzake de memorialen nog niet voldoende solide om het risico op memoriaalboekingen die zonder (juridische) grondslag (niet compliant zijn met het BBV) worden geboekt voldoende te verkleinen. Wij adviseren u om het proces op het gebied van het documenteren van de controlewerkzaamheden verder te concretiseren.
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten Adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024
Bijlage
28
Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren
Nr.
Status 2024
Bevinding
Follow-up 2024
12
2023 - Investeringsplanning De informatievoorziening ten aanzien van de investeringsagenda geeft onvoldoende inzicht om de gemeenteraad optimaal te faciliteren in haar kaderstellende en toezichthoudende rol. In het verlengde hiervan adviseren wij u ook om de centrale monitoring en beheersing van investeringskredieten in dit proces mee aan te passen naar de gewenste vernieuwde rapporteringswijze.
Zie toelichting onder het onderdeel: “Interne beheersing | beheersing Investeringsagenda” op pagina 12 van deze rapportage.
13
2023 - Investeringsplanning Er is momenteel niet in alle gevalle sprake van een integrale afstemming tussen de investeringsplannen van de verschillende onderdelen wat betreft middelen en capaciteit. Over het algemeen lopen ambities en realiteit niet synchroon. De decentrale structuur van uw organisatie maakt het lastig om investeringsprojecten integraal te plannen en prioriteren. Om op een verantwoorde wijze invulling te kunnen geven aan uw investeringsambities, adviseren wij u het volgende: • Het opstellen van een integrale investeringsplanning, waarbij de investeringen over de jaarschijven zijn afgestemd op de ambtelijke capaciteit. Aan de hand van deze planning kan tevens worden geïnventariseerd welke organisatieonderdelen een verdere ambtelijke versterking nodig hebben.
Zie toelichting onder het onderdeel: “Interne beheersing | beheersing Investeringsagenda” op pagina 12 van deze rapportage.
14
•
Het per individuele investering uitvoeren van een zichtbare inhoudelijke controle op de onderliggende ramingen, waarbij tevens de realiseerbaarheid van de investering in relatie tot de integrale planning kritisch wordt bekeken.
•
Het prioriteren van de investeringen die zijn opgenomen in de nieuwe investeringsbegroting (2024-2027), om zo tot een meer realistische planning voor de komende jaren te komen, die realiseerbaar is voor de gemeente. Overigens merken wij op dat wij de bovenstaande uitdagingen bij meer gemeenten zien. De situatie bij de gemeente Utrecht past in het landelijke beeld.
2023 - Ontwikkeling van uw gemeentebrede risicomanagement In voorgaande jaren hebben wij kennisgenomen van uw voornemen om het risicomanagement breed te verankeren in de organisatie van de gemeente Utrecht. Hierbij staan de volgende door u opgenomen doelstellingen centraal: •
Bewustwording in de organisatie dat het regelmatig voeren van een dialoog over risico’s bijdraagt aan het verwezenlijken van de ambities en doelstellingen.
•
Het zorgen voor een positieve en open cultuur ten aanzien van strategische onzekerheden en dilemma’s bij bestuur, management en organisatie.
•
Het zorg dragen voor gemeenschappelijkheid in de aanpak van risicomanagement.
De organisatie is op dit moment bezig met de actualisatie van de nota risicomanagement en weerstandvermogen. Zij verwacht deze in boekjaar 2025 af te ronden.
U heeft deze doelstellingen nog niet opgenomen in een geactualiseerde Nota risicomanagement en weerstandsvermogen. Hierdoor is de ‘oude’ Nota risicomanagement en weerstandsvermogen uit 2019 nog steeds van toepassing. © 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten Adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024
Bijlage
29
Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren
Nr. 15
Status 2024
Bevinding
Follow-up 2024
2023 – Onderbouwing balansrekeningen
U neemt de suggestie in overweging om een functionaris periodiek een controle te laten uitvoeren op de balansrekeningen. U beziet momenteel hoe en waar dit belegd kan worden in de organisatie. Een uitdaging is onderbezetting in combinatie met de implementatie van uw nieuwe financiële systeem.
Wij concluderen op basis van onze evaluatie bij van de jaarrekeningcontrole 2022 dat de decentrale organisatieonderdelen niet altijd (tijdig) de juiste brondocumentatie beschikbaar hebben die nodig is om een balanspost (en de weerslag daarvan op de baten en lasten) op een adequate wijze te kunnen onderbouwen. Een mogelijke oplossing hiervoor is het stellen van kaders voor het periodiek analyseren van balansrekeningen. Wij doen de suggestie om periodiek een zogenoemde ‘balance sheet review’ te implementeren, op zowel concern- als decentraal niveau. Hierbij wordt door een functionaris van de gemeente (bij voorkeur een medewerker buiten het decentrale organisatieonderdeel) periodiek een controle uitgevoerd op de balansrekeningen (al dan niet onderverdeeld naar organisatieonderdeel), waarbij de juistheid en de onderbouwing van de individuele balansposten worden beoordeeld. Wij verwachten dat de implementatie van een dergelijke review bijdraagt aan de betrouwbaarheid van de tussentijdse informatievoorziening en aan de efficiëntie van het controleproces. 16
2023 - Rechtmatigheidsverantwoording en Europese aanbestedingen: In 2023 is er nog geen sprake van een centraal inkoopsysteem waarbij er per contract een signaalfunctie is ingebouwd voor het al dan niet (moeten) starten van een nieuwe inkoopprocedure. Wij hebben dit aspect eveneens met de (inkoop)organisatie besproken. Uw standpunt is dat er in de praktijk veelal sprake is van een decentrale verantwoordelijkheid van het individuele organisatieonderdeel voor het tijdig starten van de juiste aanbestedingsprocedure. Dit past bij uw decentrale bestuursmodel en bij de integrale verantwoordelijkheid van het individuele organisatieonderdeel. Om hier ook centraal op te kunnen sturen en monitoren, adviseren wij u om uw centrale inkooporganisatie te voorzien van een instrumentarium voor het actief faciliteren, adviseren, monitoren en interveniëren bij (decentrale) inkopen. Hiermee handhaaft u de integrale verantwoordelijkheid van de organisatieonderdelen en borgt u dat op concernniveau kan worden gestuurd en gemonitord op de rechtmatigheid van de inkopen.
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Zie toelichting onder het onderdeel: “Interne beheersing | Rechtmatigheids-verantwoording en Europese aanbestedingen” op pagina 8 van deze rapportage.
Managementsamenvatting
Speerpunten Adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024
Bijlage
30
Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren
Nr. 17
Follow-up 2024
2023 – Bijstelling vierkantbudget en timing jaarrekeningcontrole
Wij merken op dat er sinds het huidige boekjaar in plaats van kwartaalgesprekken, nu drie keer per jaar gesprekken plaatsvinden, waardoor dieper op de actuele, landelijke ontwikkelingen en uitnutting van het vierkantbudget kan worden ingegaan. Tijdens voorgaande jaarrekeningcontroles hebben wij afwijkingen geconstateerd tussen de verschillende inschattingen door het jaar heen en de uiteindelijke vaststelling. Wij benadrukken zodoende nogmaals het belang dat uw gemeente, gezamenlijk met de zorgaanbieders, een grondige analyse maakt van de verschillen tussen inschatting en werkelijkheid om toekomstige budgetafwijkingen te minimaliseren.
Jaarlijks verkrijgt u inzicht in het definitieve vierkantbudget aan de hand van kwartaalgesprekken met zorgaanbieders in het opvolgende boekjaar. De overeenstemming over het definitieve vierkantbudget krijgt zijn weerslag in een wederzijds ondertekend document, waarin de financiële afspraken over het boekjaar definitief zijn vastgelegd. Als gevolg van de timing van deze ondertekening in mei of juni van het opvolgende boekjaar, maakt de overeenkomst betreffende het definitieve vierkantbudget géén deel uit van uw onderbouwing bij de jaarrekening. Dit heeft invloed op de doorlooptijd van uw verantwoordings-proces en van ons controleproces. In de jaarrekening verantwoordt u immers een schuldpositie die gebaseerd is op een voorlopige inschatting. Wij vragen u om het proces van het komen tot een definitieve afrekening met uw zorgaanbieders te vervroegen, zodat in de jaarrekening geen onzekerheid bestaat over de afrekening met deze zorgaanbieders en/of over de schuldpositie in de jaarrekening. 18
Status 2024
Bevinding
2023 – Parkeeropbrengsten Voor het innen van naheffingsaanslagen (lees: parkeerboetes) maakt uw organisatie gebruik van de diensten van belastingsamenwerking BghU. BghU is eind 2022 overgestapt op een nieuw IT-heffingssysteem. Hierdoor is het proces en de informatievoorziening gewijzigd ten opzichte van voorgaand boekjaar.
U heeft in samenwerking met uitvoeringsorganisatie BghU de geconstateerde problemen verholpen, waardoor de genoemde aansluitingen en het inzicht hersteld zijn.
Wij hebben vastgesteld dat er op dit moment geen aansluiting kan worden gemaakt tussen het aantal naheffingen en de gerealiseerde inkomsten die zijn ontvangen vanuit BghU. Hiermee is het voor uw organisatie momenteel onvoldoende inzichtelijk of alle opgelegde naheffingsaanslagen ook hebben geleid tot een inkomst voor uw gemeente. Daar komt bij dat als gevolg van het ontbreken van deze aansluiting niet kan worden gemonitord of geprognosticeerd wat de te realiseren inkomsten zijn ten opzichte van de begroting. Wij adviseren u om, in overleg met BghU, passende maatregelen te nemen met als doel de benodigde informatie te ontvangen. 19
2023 – Subsidieverstrekkingen Wij hebben, mede naar aanleiding van uw VIC werkzaamheden (Concernaudit rapport VIC subsidies), vastgesteld dat de termijnbepalingen (zoals opgenomen in uw algemene subsidieverordening) niet in alle gevallen worden nageleefd. Wij adviseren u om intern waarborgen te treffen om te voldoen aan de termijnbepalingen volgens uw verordening, bijvoorbeeld aan de hand van een signaleringsfunctie in uw subsidieregistratiesysteem bij een dreigende overschrijding van de termijn, op basis waarvan tijdig actie kan worden ondernomen.
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Wij hebben vernomen dat ten opzichte van vorig jaar meerdere maatregelen zijn ondernomen waaronder het toevoegen van een wekelijks monitoring binnen het subsidieteam en het implementeren van een dashboard met daarin de werkverdeling van de verschillende adviseurs. Wij constateren dat de maatregelen nog in de opstartfase verkeren. Daarbij blijkt dat uit uw VIC-werkzaamheden wel verleningsaanvragen geconstateerd waarbij niet tijdig een verleningsbesluit is genomen. Zodoende blijft deze constatering staan.
Managementsamenvatting
Speerpunten Adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024
Bijlage
31
Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren
Nr. 20
21
Status 2024
Bevinding
Follow-up 2024
2023 Data-analyse in de controle | Betaalblokkades Wij nog (rest)risico ten aanzien van het handmatig verwijderen van betaalblokkades. Uw organisatie heeft hiervoor geen richtlijnen vastgesteld. Uw systeem dwingt geen (systeemtechnische) functiescheiding af bij het handmatig verwijderen van een betaalblokkade. Ook wordt niet gedocumenteerd wat de aard en oorzaak zijn van het verwijderen van een betaalblokkade. Hierdoor kunt u niet (altijd) traceren of het verwijderen van deze betaalblokkades op een accurate wijze heeft plaatsgevonden. Uw organisatie loopt hierdoor het risico dat er betalingen worden verricht aan niet-rechthebbenden. Wij adviseren u:
Mede als gevolg van de naderende implementatie van SAP4HANA per 1 januari 2025 heeft uw organisatie besloten onze aanbevelingen mee te nemen bij de inrichting van het nieuwe (financiële) systeem.
•
Een formeel beleid op te stellen voor het verwijderen van betaalblokkades.
•
Indien mogelijk: systeemtechnische functiescheiding te implementeren.
•
Een ‘audittrail’ te documenteren, waaruit de aard en noodzaak van de te verwijderen betaalblokkade blijken.
•
De interne controle (die nu door uw betaalorganisatie wordt uitgevoerd) bij een onafhankelijke positie te beleggen (bijvoorbeeld bij de 2e lijn: Business Control).
2023 Data-analyse in de controle | datakwaliteit Uw organisatie heeft de ambitie om het gebruik van data-analyse verder door te ontwikkelen. Ook wij gebruiken in de praktijk IT-tools en data-analyse. Om deze ontwikkeling verder te brengen, vinden wij het van belang dat er wordt geïnvesteerd in de datakwalteit. Wij concluderen dat de registratie van orders, goederen en facturen in het proces nog niet zodanig is ingericht dat op een effectieve wijze gebruik kan worden gemaakt van de mogelijkheden van dataanalyse. De wijze waarop bestellingen en ingekomen facturen worden geregistreerd, is niet uniform, waardoor er sprake kan zijn van ontbrekende informatie of inaccurate gegevens. Daarnaast is een belangrijke randvoorwaarde de inrichting van de automatiseringsomgeving. Wij adviseren u dan ook om hier actief beleid voor op te stellen en daar uitvoering aan te geven.
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Mede als gevolg van de naderende implementatie van SAP4HANA per 1 januari 2025 heeft uw organisatie besloten onze aanbevelingen mee te nemen bij de inrichting van het nieuwe (financiële) systeem.
Managementsamenvatting
Speerpunten Adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024
Bijlage
32
Bijlage Reikwijdte van onze werkzaamheden
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
33
Reikwijdte van onze werkzaamheden Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel over de jaarrekening van 2024, teneinde vast te stellen dat deze een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de gemeente Utrecht, met inachtneming van de wettelijke bepalingen van het Besluit Begroting en Verantwoording.
Een jaarrekeningcontrole heeft niet als doel om enige zekerheid te geven over de kwaliteit van de interne organisatie. De controle bestaat uit een combinatie van controlewerkzaamheden, waaronder een risicoanalyse, analytische procedures, detailcontroles en, voor zover mogelijk en efficiënt, het testen van de interne-beheersingsmaatregelen die zijn gerelateerd aan en relevant voor de controle. Wij richten ons hierbij alleen op de interne controle-omgeving die relevant is voor onze oordeelsvorming over de jaarrekening. De managementletter is gebaseerd op onze interim-controle als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2024. Volledigheidshalve merken wij op dat onze controlewerkzaamheden, analyse en evaluatie zijn uitgevoerd in het kader van de door uw gemeenteraad verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2024. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door ons als accountant van de gemeente Utrecht toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van het risico dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschatting nemen wij de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe en rechtmatige beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden.
De risico-inschatting heeft niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel over de opzet, het bestaan en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt deze daarom niet noodzakelijkerwijs alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen. Daarnaast is onze controle niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Indien wij aangesteld zouden zijn om een fraudeonderzoek bij de gemeente Utrecht uit te voeren, zouden wij wellicht andere bevindingen hebben geconstateerd en observaties hebben gerapporteerd dan die welke nu zijn opgenomen in deze managementletter.
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten Adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024
Bijlage
34
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited (“DTTL”), its global network of member firms, and their related entities (collectively, the “Deloitte organization”). DTTL (also referred to as “Deloitte Global”) and each of its member firms and related entities are legally separate and independent entities, which cannot obligate or bind each other in respect of third parties. DTTL and each DTTL member firm and related entity is liable only for its own acts and omissions, and not those of each other. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.com/about to learn more. Deloitte provides industry-leading audit and assurance, tax and legal, consulting, financial advisory, and risk advisory services to nearly 90% of the Fortune Global 500® and thousands of private companies. Our professionals deliver measurable and lasting results that help reinforce public trust in capital markets, enable clients to transform and thrive, and lead the way toward a stronger economy, a more equitable society and a sustainable world. Building on its 175-plus year history, Deloitte spans more than 150 countries and territories. Learn how Deloitte’s more than 345,000 people worldwide make an impact that matters at www.deloitte.com.
This communication contains general information only, and none of DTTL, its global network of member firms or their related entities is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte organization shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.