Document · PDF

Managementletter 2024 gemeente Utrecht

Adviescommissie Controle en Financiën 5 december 2024, gemeente UtrechtBij agendapunt: Raadsbrief managementletter accountant en reactie college11.567 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Managementletter 2024 Gemeente Utrecht, 18 november 2024

Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.deloitte.nl

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht Postbus 16200 3500 CE UTRECHT

Geacht college,

Onderwerp Managementletter 2024

Wij benadrukken dat de interim-controle primair is bedoeld om de interne-beheersingsmaatregelen in uw organisatie te beoordelen en te toetsen, als basis om te komen tot een oordeel over de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening 2024 opgenomen informatie. Het voorgaande impliceert dat onze werkzaamheden niet de hele interne-beheersingsomgeving van de gemeente Utrecht omvatten. Tevens heeft de interim-controle als doel om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2024 te signaleren en onder uw aandacht te brengen.

Datum 11 november 2024 Ons kenmerk Definitief

Hierbij brengen wij verslag uit van de bevindingen naar aanleiding van de recentelijk afgesloten interim-controle. De aanpak en de aandachtspunten van deze tussentijdse controle, die wij hebben uitgevoerd in opmaat naar de controle van de jaarrekening 2024 van de gemeente Utrecht, zijn vastgelegd in het auditplan 2024.

Wij merken op dat deze managementletter is opgesteld ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht en niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt. Wij hebben deze rapportage ambtelijk en bestuurlijk (met o.a. uw gemeentesecretaris, concerndirectie en portefeuillehouder financiën) besproken. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en danken u en uw medewerkers voor de samenwerking tijdens de interim-controle en bij de totstandkoming van deze managementletter. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.

drs. R.M.J. van Vugt RA

B. Leeuwenkamp MSc RA

Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Inhoudsopgave Managementsamenvatting | Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle

Speerpunten Adviescommissie Controle en Financiën

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Bijlage | Detailbevindingen interim-controle

Bijlage | Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren

Bijlage | Reikwijdte van onze werkzaamheden

Uw controleteam

Wij beantwoorden graag uw vragen over deze managementletter:

Rein-Aart van Vugt Partner Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 1100 2353 rvanvugt@deloitte.nl

Bob Leeuwenkamp Director Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 1201 1643 bleeuwenkamp@deloitte.nl

Danny Graus Director IT Audit Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 5311 9327 dgraus@deloitte.nl

Maurice Heuer Senior Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 8333 0192 maheuer@deloitte.nl

Monique van Doornum- van Duist Senior Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 12342787 mvanduist@deloitte.nl

Rohini Garib Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 29653107 rgarib@deloitte.nl

Niels van den Akker Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 31024071 nivandenakker@deloitte.nl

Bart de Nijs Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 12104989 bdenijs@deloitte.nl

Managementsamenvatting Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle

Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp

Boodschap

Overall beeld interne beheersing en organisatieontwikkeling

Uw gemeente wordt geconfronteerd met belangrijke uitdagingen, zoals: •

Het realiseren van een toenemend aantal opgaven in een omgeving van vacatures, dynamisch personeelsbestand, complexe procedures en bij diverse taken ook een disbalans met geld (tekorten).

•

Versterken van de financiële functie en het organisatie Financiën en Inkoop.

•

Het verder uitvoeren van de (grondexploitatie)projecten en de uitdagingen op het gebied van netcongestie, juridische procedures en macro-economische ontwikkelingen alsmede het daaraan gekoppelde investeringsplafond.

•

De gevolgen van macro-economische ontwikkelingen en de effecten (druk) daarvan op de rijks- en gemeentelijke begrotingen.

•

Het in balans houden van de begroting met inachtneming de ontwikkeling van de Algemene Uitkering vanaf 2026 en de politiek-bestuurlijke ambities.

•

Grip op risico’s en geldstromen bij en van verbonden partijen en deelnemingen.

•

De implementatie van uw nieuwe financieel systeem.

•

Toenemende digitalisering.

Deze uitdagingen vragen veel van uw gemeenteraad, het college en van de ambtelijke organisatie, en maken ook het prioriteren van ambities blijvend van belang. Het is daarbij van belang om bewuste keuzes te maken rekening houdend met de realisatiekracht, door een uitvoeringstoets te doen en deze af te zetten tegen (politieke) ambities. Wij concluderen ten aanzien van uw interne beheersing dat de basis ‘overall-gezien’ op orde is om tot de financiële verantwoording in de jaarrekening 2024 te komen. Daarbij constateren wij dat uw gemeente veel belang hecht aan het verder verbeteren van haar interne beheersing en haar processen, en dat wij alle onderwerpen open kunnen bespreken en dat de samenwerking goed is. Onze adviezen worden ter harte genomen. Wel signaleren wij dat, om uw gemeente op lange termijn financieel en organisatorisch gezond te houden, scherpe keuzes gemaakt (moeten) worden waarbij u in uw voorjaarsnota 2024 al concrete bezuinigingsmaatregelen heeft genomen en het project versterking financiële functie is ingezet. Om de bezuinigingsmaatregelen tot een succes te brengen zien wij een cruciale rol weggelegd voor de centrale informatievoorziening. De informatievoorziening van decentraal naar centraal is op onderdelen ontoereikend om centraal te kunnen sturen en monitoren en tijdig beslissingen te nemen.

Dit betreft een breed thema en wij hebben dit de afgelopen jaren geconstateerd bij bijvoorbeeld onderbouwingen voor de jaarrekening, verantwoording over specifieke uitkeringen, de jaarafsluiting, maar ook risicomanagement, juridische geschillen, verbonden partijen, beheersing investeringen. Daarnaast speelt informatievoorziening een belangrijke rol voor de invulling van het budgetrecht van de gemeenteraad en keuzes ten aanzien van de investeringsagenda. Op het punt van centrale kaderstelling, sturing, monitoring en informatievoorziening is de interne beheersing nog niet op orde. In onze voorgaande rapportages hebben wij dit uitgebreid onder de aandacht gebracht, maar benadrukken nogmaals met meer nadruk komende periode stappen te zetten en resultaten te boeken. Ook is het vergroten en borgen van kennis en kwaliteit in de organisatie van belang. Het proces van versterken van de financiële functie en het plan dat wordt opgesteld om de investeringsagenda beter te beheersen onderschrijven wij en zullen wij als speerpunt volgen. Voor een overzicht van speerpunten bij onze controle verwijzen wij naar: Speerpunten Adviescommissie Controle en Financiën. Versterken financiële functie Als belangrijk aandachtspunt signaleren wij dat uw beschikbare capaciteit en ambities uit balans zijn.

Uit onder andere de gesprekken constateren wij dat dit in de praktijk leidt tot een hoge werkdruk en dat dit de kans op fouten vergroot. De mobiliteit (instroom en uitstroom) van de ambtelijke organisatie is hoog, waardoor ambtenaren vaker van functie of project wisselen wat kan leiden tot kennisachterstand en inefficiency. Dit werkt het risico in de hand dat er, omwille van het “winnen” van tijd, steeds meer belangrijke informatie in de hoofden en “eigen vastleggingen” (in bijvoorbeeld excel) van medewerkers zit en er minder vastgelegd c.q. geborgd wordt binnen de processen/systemen. Uw college schrijft in de jaarrekening 2023 dat de krappe arbeidsmarkt, het relatief hoge ziekteverzuim en extra taken voor de gemeentelijke organisatie het noodzakelijk maakten om meer in te huren dan vooraf verwacht. Op basis van de toelichting in de jaarstukken heeft deze noodzaak ertoe geleid dat in 2023 voor € 88,4 miljoen euro (16,2% van het totaal aan loon-en inhuurkosten) is ingehuurd om de benodigde capaciteit te kunnen verkrijgen. Dit is voor de continuïteit van uw bedrijfsvoering een blijvend belangrijk en urgent aandachtspunt. Wij achten het van belang om scherpe keuzes te maken in de prioritering van werkzaamheden. Dit geldt zowel voor het bestuur als de ambtelijke organisatie.

Managementsamenvatting

Speerpunten Adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Bijlage

Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp

Boodschap

Overall beeld interne beheersing en organisatieontwikkeling

Uit interviews in het kader van onze controle en bespreking van bevindingen begrijpen wij dat door het hoge personeelsverloop in uw organisatie kwetsbaarheden ontstaan. Bijvoorbeeld doordat kennis vanuit uw organisatie verloren gaat. Afgelopen jaar zagen wij dit specifiek terug bij het organisatieonderdeel Financiën en Inkoop (F&I) en Ontwikkelorganisatie Ruimte, waardoor risico’s bestaan voor het jaarrekening controleproces. Inmiddels zijn ook al diverse maatregelen genomen en zullen er nog volgen om de capaciteit, sturing, beheersing en cultuur te versterken. Nieuw personeel beschikt vaak niet over een achtergrond in de gemeentefinanciën. Het up to speed krijgen van de nieuwe medewerkers vergt veel investeringstijd. Hierbij helpt het niet dat de processen en belangrijke dossiers niet centraal vastliggen. Daarnaast is een aantal activiteiten van de financiële functie op een aantal organisatieonderdelen decentraal georganiseerd. Hierdoor is zowel F&I als concerncontrol niet op alle onderwerpen (centraal) betrokken. Een voorbeeld hiervan betreft de sturing en beheersing van verbonden partijen, risicomanagement, juridische geschillen en investeringen. Ook blijven werkzaamheden liggen, zoals de actualisering van verordeningen en centraal inhoudelijk toezicht vanuit de eigenarenrol op verbonden partijen.

Een ander gevolg is dat de werving van nieuwe medewerkers voor dezelfde type activiteiten en werkzaamheden voor verschillende organisatieonderdelen afzonderlijk van elkaar gebeurt, waardoor het voorkomt dat functieprofielen en waardering niet consistent worden toegepast voor de gemeente brede bedrijfsvoeringsfuncties. Ook constateert u dat het belangrijk is om consistentie te bereiken in bijvoorbeeld trainingen en werkwijzen. Aandacht voor cultuur, leiderschap en structuur is nodig, zodra de capaciteit in de organisatie (verder) onder druk komt te staan. Wat zijn gedragingen en houdingen bij dilemma’s en durven medewerkers de hulpvraag (tijdig) te stellen? Naar de jaarrekening 2024 toe signaleren wij dat de organisatieonderdelen op basis van hun integrale verantwoordelijkheid op dit moment te weinig expliciet en zichtbaar de (eind)verantwoordelijkheid (kunnen) nemen voor hun (aan)deel in het samen- en controleproces van de jaarrekening. Ook hier is de sturing en informatievoorziening van decentraal naar centraal op onderdelen ontoereikend om centraal te kunnen monitoren en tijdig beslissingen te nemen. In onze voorgaande rapportages hebben wij dit uitgebreid onder de aandacht gebracht. Ook dit versterkt ons standpunt dat het nu de tijd is om daadwerkelijk besluiten te nemen en acties te nemen.

Hier ligt een belangrijke rol en verantwoordelijkheid voor de directie en de decentrale organisatie, 1e en 2e lijn. Wij constateren dat ambtelijk breed wordt onderschreven dat de versterking van de financiële functie, centrale kaderstelling, sturing en monitoring en warme verzakelijking van de cultuur essentieel zijn voor een toekomstbestendige bedrijfsvoering en dat de eerste maatregelen in 2024 zijn genomen. De eerste maatregelen volgen uit het recentelijk door het college vastgestelde verbeterprogramma voor de gemeentebrede financiële functie. Daarbij wordt ingezet op (1) verbeteringen intern binnen de afdeling financiën en het onderlinge samenspel tussen de clusters en (2) het gemeentebrede samenspel met de organisatieonderdelen en concerncontrol. Voor de leiding van dit programma Versterking financiële functie is een programmamanager aangetrokken. Deze programmamanager heeft in samenspel met de organisatie de volledige focus om de versterking van de financiële functie te realiseren. Binnen het programma is ook aandacht voor de voorwaarden voor grip: • (centrale) kaderstelling; • organisatie en werkprocessen; • besturing en beheersing; • informatievoorziening en systemen; en • mensen en cultuur. Wij zijn blij om te constateren dat na een aantal jaren van signalen, de organisatie nu in het traject van besluiten en acties zit.

Het grootste aandachtspunt is hierbij dat ook deze werkzaamheden erbij komen, terwijl de balans tussen benodigde en beschikbare capaciteit moeilijk is en dat het ook de cultuur in sturing betreft. Dit vraagt derhalve ook strakke sturing, monitoring en prioritering. Hierbij zullen wij bij onze werkzaamheden en in onze advisering ondersteunen. Wij helpen de Adviescommissie bij de prioritering, onder meer door prioritering van detailbevindingen.

Managementsamenvatting

Speerpunten Adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Bijlage

Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp

Boodschap

Overall beeld interne beheersing en organisatieontwikkeling

De jaarrekeningcontrole 2023 hebben wij met uw organisatie geëvalueerd, waarbij er best practices en concrete acties zijn benoemd voor een gestroomlijnd verantwoordings- en controleproces. Wat betreft de jaarrekeningcontrole hebben wij samen met uw ambtelijke organisatie specifiek aandacht voor de volgende onderwerpen: •

Het aantal regelingen dat uw gemeente moet verantwoorden in de SiSa-bijlage en het aantal overige inkomende subsidiebaten is de afgelopen jaren toegenomen(2019: 12 regelingen, 2023: 79 regelingen). Het is belangrijk de interne controle op de getrouwe verantwoording in de SiSa-bijlage en op overige inkomende subsidies en de rechtmatigheid van de bestedingen (dit valt binnen de rechtmatigheidsverantwoording van het college van B&W) tijdig uit te voeren en adequaat te documenteren. Wij hebben dan ook reeds in vroegtijdig stadium afstemming met uw organisatie over de documentatie en interne controle, waaronder de te hanteren formats. Tevens brengen wij onder de aandacht dat de als gevolg van personeelsverloop binnen de verantwoordingsketen van de Sisa-verantwoordingen binnen uw organisatie er mogelijk kwetsbaarheden ontstaan in het verantwoordingsproces t.b.v. de jaarrekening 2024. Wij vragen uw organisatie dan ook passende maatregelen te nemen om de impact hiervan te minimaliseren.

•

Het beschikbaar hebben van een toereikende onderbouwing van de waardering van het onderhanden werk (voorraad) inzake de grondexploitaties, inclusief position papers. Specifiek aandachtspunten hierbij zijn: een actuele onderbouwing van de voor 2024 e.v. verwachte inflatie, een kosten- en opbrengstenindexatie, de (potentiële) effecten van de stikstofproblematiek en netcongestie op de grondexploitaties van de gemeente Utrecht (programma en planning) alsmede nieuw geopende en geherstructureerde grondexploitatieprojecten. Vorig jaar zijn de verantwoording en de controle soepel verlopen. Wij zullen, in lijn met vorig jaar, met het organisatieonderdeel Ruimte afspraken maken over de voor de controle benodigde stukken en onderbouwingen.

•

Het beperken van de ‘periode 14 en 15’ boekingen, oftewel correctieboekingen op de eerste conceptjaarrekening. Voorgaand jaar hebben wij de suggestie gedaan om periodiek een zogenoemde ‘balance sheet review’ te implementeren, op zowel concern- als decentraal niveau. Hierbij wordt door een functionaris van de gemeente (bij voorkeur een medewerker buiten het decentrale organisatieonderdeel) periodiek een controle uitgevoerd op de balansrekeningen (al dan niet onderverdeeld naar organisatieonderdeel), waarbij de juistheid en de onderbouwing van de individuele balansposten worden beoordeeld. Hiermee heeft de gemeente de mogelijkheid de ‘periode 14 en 15’ boekingen te reduceren.

•

Het actualiseren, onderbouwen en bespreken van de ‘robuuste posten’ met betrekking tot de grondexploitatie Leidsche Rijn, voorafgaand aan de start van de jaarrekeningcontrole 2024.

Managementsamenvatting

Speerpunten Adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Bijlage

Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp

Boodschap

Interne beheersing | Frauderisicomanagement

Fraude Wij hebben in de afgelopen jaren tijdens onze frauderisicoanalyse en in de gesprekken over fraude gebruikgemaakt van onze interne forensisch specialisten. Dit heeft bijgedragen aan een robuuste frauderisicoanalyse en heeft ons ondersteund bij de advisering over uw interne frauderisicoanalyse en de werkzaamheden op het gebied van fraudepreventie. Fraude blijft een actueel en belangrijk thema. Wij informeren u daarom jaarlijks over uw aandacht voor fraude, en over onze zienswijze en evaluatie daarbij. In uw Jaarplan Concernaudit 2024-25 komt het onderwerp fraude nadrukkelijk aan bod. Op basis van de benodigde competenties en capaciteiten is het eigenaarschap van de frauderisicoanalyse belegd bij Concernaudit. Aan onze aanbevelingen uit de managementletters over 2022 en 2023 wordt in uw jaarplan uitgebreid aandacht besteed. Wij constateren dat u zichtbaar een kwaliteitsimpuls heeft gegeven aan uw (proces van) frauderisicoanalyse en de verdere inbedding hiervan in de organisatie. U heeft hierbij expliciet rekening gehouden met onze adviespunten uit voorgaande jaren. Zie hiervoor eveneens de opvolging aanbevelingen voorgaande jaren. Op basis van uw frauderisicoanalyse adviseren wij u in lijn met ons accountantsverslag 2023 om:

•

de frauderisico’s en beschreven interne beheersmaatregelen te betrekken in uw verbijzonderde interne controles (VIC-plannen en VIC’s) om bestaan en werking van beheersmaatregelen te kunnen toetsen;

•

aandacht te besteden aan financiële verslaggevingsrisico’s, waaronder (fraude)mogelijkheden ten aanzien van resultaatsturing;

In ons accountantsverslag bij de jaarrekening 2023 rapporteerden wij over een mogelijke onregelmatigheid die door uw eigen organisatie is onderkend. Bij afgifte van onze controleverklaring bij de jaarrekening 2023 werden de feitelijkheden en omstandigheden nader onderzocht. Wij vragen u nadrukkelijk om de ontwikkelingen te monitoren en ons hierover actief te informeren.

Managementsamenvatting

Speerpunten Adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Bijlage

Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp

Boodschap

Interne beheersing | Grondexploitaties

Belangrijke uitdagingen hebben een raakvlak met c.q. impact op de ruimtelijke ontwikkeling binnen uw gemeente, zoals de versnelling van de woningbouwopgave en de klimaattransitie (verduurzaming, stikstofproblematiek en netcongestie). Gezien de omvang van de ‘voorraad bouwgronden in exploitatie’ in de jaarrekening, dienen deze (macro-economische) ontwikkelingen centraal te staan bij het actualiseren van de grondexploitatieramingen ten behoeve van de jaarrekening 2024. Specifiek benoemen wij hierin de uitdagingen die de gemeente heeft in het kader van netcongestie. Netbeheer Nederland classificeert de situatie binnen uw gemeente als zijnde “Rood”, waarbij geconstateerd is dat er geen transportcapaciteit is voor nieuwe aansluitingsverzoeken en er op dit moment een wachtrij is. Deze netcongestie kan een (aanzienlijke) impact hebben op de planning zoals deze nu is opgenomen binnen de verschillende grondexploitaties. Wij vragen uw aandacht voor de evaluatie van dit schattingselement, alsmede voor de impact daarvan op de opbrengstenraming als geheel. Het is daarbij van belang dat u de opbrengstenramingen en overige schattingselementen kritisch blijft volgen en deze waar mogelijk in lijn brengt met de marktontwikkelingen. Net als voorgaande jaren zullen wij nauw contact houden met uw organisatie over de belangrijke ontwikkelingen binnen de verschillende projecten.

Er worden, ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole, tussentijdse gesprekken gepland voor de (deel)projecten Leidsche Rijn – Centrum, Haarrijn, Strijkviertel, Groenewoud en de Deelplan overstijgende complexen, evenals het project Merwedekanaalzone OPG, Beurskwartier en Lombokplein. Daarnaast worden wij graag (indien van toepassing) geïnformeerd over in het boekjaar nieuw geopende en te openen grondexploitaties. Het spreekt voor zich dat het belangrijk is om de ontwikkelingen en de voortgang ter zake gezamenlijk nauwgezet te monitoren en tijdig met elkaar te overleggen indien er zich situaties voordoen die (mogelijk) een wezenlijke impact hebben op het controleproces. Over onze uiteindelijke bevindingen inzake de beheersing en waardering van de grondexploitatie rapporteren wij in het accountantsverslag bij de jaarrekening 2024. Verder merken wij op dat uw organisatie het afgelopen jaar druk bezig is geweest met het vormgeven van de nieuwe nota grondbeleid. Hierin wordt nadrukkelijk voorgesorteerd op de aanstaande wijzigingen van de verslaggevingsvereisten die voortkomen uit de aangepaste notitie grondbeleid van de commissie BBV (2024). Dit zien wij als een positief punt.

Interne beheersing | Rechtmatigheidsverantwoording en Europese aanbestedingen

Sinds december 2022 maakt uw organisatie gebruik van een nieuw inkoopsysteem, waarin het beheersen van de verschillende aanbestedingstrajecten beter te borgen zou moeten zijn. Echter is de organisatie op dit moment (tijdelijk) gestopt met het gebruik van het nieuwe inkoop systeem op het gebied van het stroomlijnen van de documentenstroom voor EU-aanbestedingen. Wij begrijpen dat deze beslissing volgt op frequente storingen en tijdelijke onbeschikbaarheid van documenten. Uw organisatie geeft aan dat gesprekken met de leverancier worden gevoerd om de prestaties te verbeteren, met de intentie om terug te keren zodra de betrouwbaarheid en adequate werking van het systeem gegarandeerd zijn. Tot die tijd worden documenten via MS Teams beheerd en real-time gedeeld om continuïteit en toegankelijkheid te borgen. Dit geldt eveneens voor de inkoopkalender. Handmatige invoer door decentrale medewerkers kan met deze “work around” in potentie leiden tot variabiliteit in datakwaliteit en onvolledigheid. Wij adviseren omtrent de datakwaliteit aanvullende waarborgen te treffen.

Hierin benoemen wij dat door uw organisatie, om de uitdagingen rondom datakwaliteit en het juiste instrumentarium voor centrale sturing te adresseren, wordt gewerkt aan een visiedocument waarin enerzijds de noodzakelijke maatregelen om datakwaliteit te waarborgen worden beschreven en anderzijds de wijze waarop de centrale inkooporganisatie versterkt zal worden in haar rol van advisering, monitoring en interventie. Uw gemeente heeft in de afgelopen jaren diverse maatregelen getroffen om de naleving van de interne- en Europese aanbestedingsregels beter te borgen. Wij constateerden de laatste jaren een gestage afname in de omvang van de onrechtmatigheden als gevolg van het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels. Uit uw controle en interne rapportage (concernaudit) over het eerste half jaar van 2024 volgt een fout van € 0,4 miljoen, terwijl over 2023 sprake was van een fout van € 4,8 miljoen over het gehele jaar. Dit is mede het gevolg van het aflopen van foutief aanbestede contracten uit voorgaande boekjaren. Verder is de gemeente gestart met een opleidingsprogramma om kennis en vaardigheden in het decentraal inkopen te vergroten. Dit programma, dat inmiddels een jaar loopt, omvat onder andere gesprekken met organisatieonderdelen. Daarnaast biedt een online e-learning tool masterclasses aan, die projectleiders helpen de spelregels van inkoopprocessen te begrijpen.

Managementsamenvatting

Speerpunten Adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Bijlage

Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp

Boodschap

Interne beheersing | Betrouwbaarheid en continuïteit geautomatiseerde gegevensverwerking

Jaarlijks geven wij u een update van de opvolging van de bevindingen uit de IT-audits van voorgaande jaren, waarbij wij op basis van gesprekken met de betrokken functionarissen de voortgang op de bevindingen ten aanzien van de betrouwbaarheid van de algemene IT-beheersmaatregelen onderzoeken. Deze werkzaamheden zijn geïntegreerd in onze jaarrekeningcontrole. U heeft ons afgelopen jaar, in verband met de voorgenomen implementatie van SAP4HANA, gevraagd om door middel van een quickscan de opvolging te evalueren van de geconstateerde observaties met betrekking tot de IT-audit over voorgaande jaren. Wij hebben met elkaar afgesproken dat wij deze evaluatie beperken tot het beoordelen van de opzet van de door de gemeente gekozen oplossingsrichtingen. Hierbij is de nadruk gelegd op de observaties met een gemiddeld tot hoog risico. De scope van deze evaluatie betreft de verschillende SAP-systemen en de netwerkomgeving. Net als voorgaande jaren adviseren wij u om bij de implementatie van SAP4HANA te borgen dat de algemene ITbeheersingsmaatregelen ook op een betrouwbare manier worden opgezet en geïmplementeerd. Wij zijn hierop goed aangehaakt samen met onze IT-auditors.

Wij beperken ons dit boekjaar tot de minimaal noodzakelijke IT-werkzaamheden wat betreft de opzet en het bestaan van de interne-beheersing(smaatregelen), en dus niet op de werking, monitoring en/of eventuele continue verbetering. Net als in voorgaande jaren hanteren wij bij onze controle op voorhand een aanpak waarbij wij gegevensgerichte controlewerkzaamheden buiten de IT-omgeving plannen, om in te spelen op de onderkende risico’s. Wij hoeven daarom onze controle-aanpak niet te wijzigen. Inmiddels zijn met uw organisatie afspraken gemaakt met omtrent de eerste beoordeling van de ingerichte interne beheersingsmaatregelen in het nieuwe systeem. Hierbij wordt door onze IT-auditors een zogenoemde pre-implementation review uitgevoerd, waarbij onder andere gekeken wordt naar de plannen die de organisatie (in samenwerking met haar implementatiepartners) heeft om te zorgen voor een adequate gegevensmigratie en dat voldoende en geschikte beheersmaatregelen zijn getroffen voorafgaande aan de migratie. Wij maken nadere afspraken met uw organisatie over de specifieke werkzaamheden die benodigd zijn op de migratie van gegevens. Hierbij zullen wij de mogelijke implicaties op het jaarrekeningcontroleproces 2024 benadrukken en meegeven.

Zoals de werkzaamheden die wij verrichten ten aanzien van het lijstwerk en de volledigheid en nauwkeurigheid van de rechten en verplichtingen die verantwoord worden in de jaarrekening 2024.

Interne beheersing | Datagedreven werken, artificial intelligence en automatisering

Onze directe omgeving is de laatste jaren steeds sterker afhankelijk geworden van automatisering, artificial intelligence (AI) en van het verwerken van data. Dit helpt ons om processen op een meer efficiënte en effectieve wijze uit te voeren. Gemeenten kennen een groot aantal zogenoemde ‘rule based’ processen, zowel in de beleidsuitvoering als in de ondersteuning. Of het nu gaat om het verstrekken van een subsidie of om het uitbetalen van een factuur, in al dit soort processen wordt een meer of minder complexe beslisboom doorlopen, waarna er al dan niet tot een handeling wordt overgegaan. Dergelijke processen lenen zich goed voor zogenoemde ‘end tot end’ automatisering; het geheel of gedeeltelijk elimineren van menselijke handelingen in het proces. Geautomatiseerde interne-beheersingsmaatregelen – zoals het automatisch matchen van een factuur met een inkooporder of het checken of een subsidieaanvraag niet al eerder is afgewezen – verhogen hierbij de betrouwbaarheid van de procesuitvoering. Daarnaast worden er binnen de gemeente, onder andere in deze processen, steeds meer data gegenereerd en opgeslagen. Deze data kunnen uw organisatie helpen bij het op een efficiënte en effectieve wijze bereiken van uw beleidsbeleidsdoestellingen en bij het formuleren van deze doelstellingen.

Wij zien zowel dit datagedreven werken als het verder automatiseren van de processen als belangrijke trends binnen de gemeentelijke sector en hebben in dit verband een visiedocument gepubliceerd: “Investeer nu in executiekracht!”. Wanneer wij deze (belangrijke) trends projecteren op de gemeente Utrecht, constateren wij dat binnen uw gemeente gebruik wordt gemaakt van nieuwe technieken, zoals data-analyse en generatieve AI. Recent heeft uw organisatie een 'Handleiding GenAI' gepubliceerd waarin de wijze, waarop medewerkers van de gemeente op een verantwoorde manier gebruik kunnen maken van dergelijke technieken, is beschreven. Daarnaast is de organisatie bezig te onderzoeken om verdere (Gen)AI toepassingen uit te rollen binnen de organisatie (bijvoorbeeld Microsoft Copilot). Wij merken op dat de gemeentelijke handleiding en raadsinformatiebrief hieromtrent primair ingaat op de risico's en limitaties die GenAI met zich meebrengt. Wij adviseren hierbij om ook de mogelijke kansen te identificeren om bedrijfsprocessen en handelingen op een efficiëntere wijze te kunnen inrichten. Zelf onderneemt de organisatie wel stappen om hiermee aan de slag te gaan door bijvoorbeeld het organiseren van de zogenoemde AI-tafel, het opzetten van een multidisciplinair AI coördinatieteam en het verrichten van AI gerelateerde presentaties aan medewerkers van de gemeente.

Graag faciliteren wij u hierbij aan de hand van een zogenoemd "AI Lab“, waarbij wij uw organisatie meenemen bij de mogelijkheden die AI biedt en de concrete ontwikkelingen voor de gemeentelijke markt. Een overzicht met specifieke veel gebruikte prompts per organisatie-onderdeel kan hier een voorbeeld van zijn. Dit als aanvulling (en mogelijk met een andere invalshoek) op hetgeen uw organisatie zelf al doet op dit vlak.

Managementsamenvatting

Speerpunten Adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Bijlage

Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp

Boodschap

Interne beheersing | beheersing Investeringsagenda

Voorgaand jaar hebben wij u gerapporteerd over de uitdagingen die wij zien in uw investeringsbegroting. Wij hebben geconstateerd dat uw organisatie met onze aanbevelingen hieromtrent aan de slag is gegaan en als eerste stap de investeringsplanning heeft aangepast en gelijkmatig heeft “uitgesmeerd” over de komende jaren. Wij hebben de aanpassingen in het totale investeringsvolume in onderstaand figuur weergegeven. De doorgevoerde wijzigingen in het geraamde investeringsvolume dragen bij aan uw doelstelling om tot een realistische (meerjaren)raming te komen. Ook wordt gewerkt aan een plan om de investeringsplanningen ,– beheersing en besluitvorming te versterken. Een belangrijke aspect hierbij is de link c.q. de integrale afstemming tussen de investeringsplannen van de verschillende organisatieonderdelen voor middelen en capaciteit. Ook is de directe relatie tussen een realistische investeringsplanning en de financiële begroting wat betreft de afschrijvings- en rentelasten, kengetallen en balansprognose hierbij belangrijk.

•

250

Verduidelijken en versterken van de informatievoorziening en besluitvorming van de gemeenteraad bij investeringen. De eerste plannen hiervoor zijn ook aan 200 de Adviescommissie Controle en Financiën gepresenteerd en zijn zeker een goede stap in met name de kwaliteit van de informatievoorziening. De Adviescommissie heeft aanwijzingen gegeven voor het gewenste niveau van budgetrecht van de gemeenteraad. 150 Het opstellen van een integrale investeringsplanning, waarbij de investeringen over de jaarschijven zijn afgestemd op de ambtelijke capaciteit. Aan de hand van deze planning kan tevens worden geïnventariseerd welke organisatieonderdelen een verdere ambtelijke versterking nodig hebben. 100 Het uitvoeren van een zichtbare inhoudelijke controle op de onderliggende ramingen van investeringen, waarbij tevens de realiseerbaarheid van de investering in relatie tot de integrale planning kritisch wordt bekeken. Hierbij kan de prioriteit worden gegeven aan de investeringen van een hoge kwantitatieve omvang. Het prioriteren van de investeringen die zijn opgenomen in de nieuwe investeringsbegroting, om zo tot een meer realistische planning voor de komende jaren te komen, die realiseerbaar is voor de gemeente. Overigens merken wij op dat wij de bovenstaande uitdagingen bij meer gemeenten zien. De situatie bij de gemeente Utrecht past in het landelijke beeld.

Zorg dragen voor een directe aansluiting tussen de planning van de investeringen en de vertaling naar de financiële begroting wat betreft de afschrijvings- en rentelasten, kengetallen en balansprognose .

Bedragen * €1.000.000,-

Wij herhalen in dat kader onze aanbevelingen uit voorgaande jaren:

0 2018

2019

2020

2021

2022

2023

Begroot 2024 Begrotingsjaar

Begroot 2025

Begroot 2026

Begroot 2027

Begroot 2028

Realisatie boekjaar t/m juni 2024

Toename Materiële vaste activa (begroting 2025)

Toename Materiële vaste activa (begroting 2024)

Gemiddelde realisatie 2018 - 2023

Gemiddelde begrote groei 2024 - 2028 (begroting 2025)

Gemiddelde begrote groei 2024 - 2027 (begroting 2024)

Managementsamenvatting

Speerpunten Adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023 2024

Bijlage

Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp

Boodschap

Interne beheersing | De afgelopen jaren hebben wij de voorspellende waarde van uw begroting onder de aandacht gebracht. Met de begrotingstechnisch Voorspellende uitdagende jaren die u te wachten staan, blijft adequaat begroten en waarde begroting budgetbeheersing een belangrijk punt van aandacht. De afgelopen jaren bestaan aanzienlijke verschillen tussen begroting en realisatie. De informatie in de figuren hiernaast bevestigen dit beeld aan de hand van de verschillen tussen de begrote kengetallen en de daadwerkelijke realisatie.

Een van de oorzaken is de onderuitputting ten aanzien van geplande uitgaven en niet tijdig centraal signaleren van dergelijke wijzigingen in de realisatie. Dit is mede het gevolg van de wisselwerking in de informatievoorziening van decentraal naar centraal die op onderdelen ontoereikend is om centraal te kunnen monitoren en tijdig beslissingen te nemen. Dit ligt in lijn met de constateringen die wij doen in het kader van uw investeringsagenda. Om concrete stappen te zetten bij deze constatering adviseren wij het volgende: •

Versterk de sturende, monitorende en normerende rol van het concern en de directieraad.

•

Versterk de centrale interne (financiële) controlefunctie, welke aan de hand van duidelijke rollen en verantwoordelijkheden de robuustheid van het budgetbeheersingsproces moet borgen.

Wij zien deze stappen als van essentieel belang om de betrouwbaarheid van de informatievoorziening te verhogen en de gemeenteraad in staat te stellen adequate keuzes te maken.

45%

Solvabiliteit

Grondexploitatiequote

16% 14%

40%

12% 35%

10%

30%

8% 6%

25%

4% 20%

Begroot

Werkelijk

15% 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 120%

Netto schuldquote

Begroot

2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028

2,5%

100%

Werkelijk

Structurele exploitatieruimte

2,0% 1,5%

80%

1,0% 60%

Begroot 40%

Werkelijk

20%

0,5% 0,0% -0,5% -1,0%

0% 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028

-1,5% 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028

Begroot

Managementsamenvatting

Speerpunten Adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023 2024

Werkelijk

Bijlage

Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp

Boodschap

Interne beheersing | Overall beeld

Tijdens de interim-controle hebben wij de interne beheersing onderzocht van de voor de jaarrekening relevante processen. Overall is de interne beheersing – vanuit de opdracht voor de jaarrekeningcontrole bezien – van een voldoende niveau.

De processen die wij tijdens de interim-controle hebben onderzocht, zijn: •

Memoriaalboekingen en financiële verslaggeving

•

Investeringen

•

Grondexploitatie

•

Inkopen (inclusief aanbestedingen) en betalingsverkeer

•

Belastingen

•

Salarissen

•

Sociaal domein en uitkeringen Sociale Zaken

•

Treasury

•

Subsidieverstrekkingen

•

Overige opbrengsten: subsidie-, verhuur-, erfpacht- en parkeeropbrengsten.

In deze managementletter hebben wij onze detailbevindingen weergegeven (inclusief status opvolging eerdere aanbevelingen).

Interne beheersing | Aandachtspunten voor de jaarrekening 2024

Voor het opstel- en controleproces van de jaarrekening benoemen wij op basis van de jaarrekeningcontrole 2023 en de interim-controle 2024 de volgende specifieke aandachtspunten: •

Een toereikende onderbouwing van de waardering van het onderhanden werk (voorraad) inzake de grondexploitaties, inclusief position papers. Specifiek aandachtspunt hierbij is een actuele onderbouwing van de voor 2024 e.v. verwachte inflatie/kosten- en opbrengstenindexatie. Met het ruimtelijk domein hebben wij separate afspraken gemaakt over de voor de controle benodigde stukken en onderbouwingen. Tevens plannen wij periodieke gesprekken, waarin wij elkaar actief op de hoogte houden van belangrijke ontwikkelingen.

•

Het mogelijk doorbreken van de interne beheersing door het management (‘management override’), waarbij wij specifiek aandacht vragen voor de onderbouwing van de materiële schattingen in de jaarrekening (inclusief een evaluatie van de in de jaarrekening van vorig boekjaar opgenomen schattingen) en een toereikende autorisatie van en controle op memoriaalboekingen.

•

Aandacht voor uw standpunt en onderbouwing ten aanzien van (eventuele) juridische claims en geschillen.

•

Het aantal regelingen dat uw gemeente moet verantwoorden in de SiSa-bijlage neemt naar verwachting voor het boekjaar 2024 verder toe. U bent daarom gestart met de (voorbereiding van de) uitvoering van de benodigde interne controles op de getrouwe verantwoording in de SiSa-bijlage en de rechtmatigheid van de bestedingen. Voor de jaarrekeningcontrole maken wij – zodra de verantwoordings- en controleinformatie vanuit de rijksoverheid voor 2024 definitief is – nadere (plannings)afspraken.

•

Een toereikende onderbouwing van de impact van de vastgestelde stelselwijziging met betrekking tot de afschrijvingsmethodiek (lees moment van afschrijven).

Managementsamenvatting

Speerpunten Adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Bijlage

Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp

Boodschap

Interne beheersing | Prioritering van detailbevindingen

In deze managementletter schrijven wij bij het ‘Overall beeld interne beheersing en organisatieontwikkeling’ dat het belangrijk is om keuzes te maken. Dit geldt ook voor het opvolgen van onze detailbevindingen en prioritering daarin. Wij geven daarom in dit hoofdstuk een overzicht van onze (resterende) detailbevindingen en een prioritering mee. Hoge prioriteit: •

03. Frauderisicomanagement: door organisatieonderdelen toetsen van effectieve werking interne beheersmaatregelen

•

12/13. Investeringsplanning: zie Interne beheersing | beheersing Investeringsagenda

•

15. Onderbouwing balansrekeningen

•

16. Rechtmatigheidsverantwoording en Europese aanbestedingen: zie Interne beheersing | Rechtmatigheids-verantwoording en Europese aanbestedingen

•

17. Bijstelling vierkantbudget en timing jaarrekeningcontrole: belang dat uw gemeente, gezamenlijk met de zorgaanbieders, een grondige analyse maakt van de verschillen tussen inschatting en werkelijkheid om toekomstige budgetafwijkingen te minimaliseren

Middel prioriteit: •

09. Subsidiebaten: subsidieregister verder versterken (in uitvoering brengen van gewijzigde opzet/plan)

•

10. Subsidieverstrekkingen: applicatie EasyFunders voorziet nog niet volledig in uw informatiebehoefte

Prioritering bij implementatie SAP4HANA: •

06. Prestatielevering: interne beheersing in systeem t.a.v. prestatielevering inkopen

•

11. Memoriaalboekingen: structureel controleren, accorderen van memorialen

•

20/21. Data-analyse in de controle | Betaalblokkades en datakwaliteit

Opgelost op korte termijn: •

07. Erfpacht: controle volledigheid erfpachtopbrengsten (in uitvoering brengen van gewijzigde opzet/plan)

•

08. Verhuurproces: controle op naleving huurbeleid (in uitvoering brengen van gewijzigde opzet/plan)

•

14. Ontwikkeling van uw gemeentebrede risicomanagement: aanpassing Nota risicomanagement en weerstandsvermogen (centraliseringsacties zijn reeds genomen)

•

19. Subsidieverstrekkingen: naleving termijnbepalingen (gewijzigde opzet/plan in opstartfase)

Managementsamenvatting

Speerpunten Adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Bijlage

Speerpunten Adviescommissie Controle en Financiën Verslag speerpunten auditplan

Verslag speerpunten auditplan Onderwerp

Boodschap

Speerpunten Adviescommissie

De volgende speerpunten heeft u ons meegegeven bij bespreking van ons auditplan 2024: •

Inzicht in de financiële positie

•

Grip op investeringen: realisatiekracht, terugdringen van planningsoptimisme en voortgang op dit thema

•

Budgetrecht van de gemeenteraad (MPR, investeringen, reserves en verbonden partijen)

Over het eerste speerpunt rapporteren wij in ons accountantsverslag bij de jaarrekening. Tevens informeren wij u in thema-sessies, zoals in onze jaarlijkse of halfjaarlijkse heisessie over de ontwikkeling van de financiële positie van Utrecht en (specifieke) kengetallen. In zowel deze managementletter als in ons accountantsverslag rapporteren wij over speerpunt 2 en 3. Wij onderschrijven het belang van uw project Versterken financiële functie en informeren u over de voortgang en onze aanbevelingen daarbij.

Managementsamenvatting

Speerpunten Speerpunten Adviescommissie auditcommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Bijlage

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024 Onderwerp

Boodschap

Wijzigingen in het BBV

In december 2023 heeft de commissie BBV belangrijke notities over Rente, Overhead en Grondexploitatie geactualiseerd. We geven hieronder de belangrijkste wijzigingen per notitie weer en hun impact op de jaarrekening. Deze notities gelden vanaf begrotingsjaar 2025, maar mogen vanaf begrotingsjaar 2024 al worden toegepast.

Notitie grondbeleid in begroting en jaarstukken 2023 De belangrijkste wijzigingen in de notitie Grondexploitatie houden verband met de Omgevingswet, die leidde tot aanpassingen in de lijst van verhaalbare kostensoorten. Deze zijn van kracht per 1 januari 2024 en beïnvloeden voornamelijk verslaggevingsaspecten bij faciliterend grondbeleid en biedt de gemeente meer keuzemogelijkheden tot het verhalen van kosten. Andere wijzigingen betreffen voorwaarden voor warme gronden, voorbereidingskosten en gemengde projecten. Daarnaast is de rentetoerekening gewijzigd alsmede worden er zwaardere eisen gesteld aan winstnemingen. Deze laatste twee benoemde wijzigingen zullen financieel effect hebben op uw grondexploitatieprojecten en de begrote winstnemingen die uw organisatie kan doen (hoofdzakelijk binnen de grondexploitatie Leidsche Rijn). Immers kan winstneming via de POC-methode, dat wil zeggen op basis van de betrouwbaar geraamde winst naar rato van de realisatie van verkopen èn kosten, pas plaatsvinden als de resterende looptijd van een grondexploitatie tien jaar of minder is. Voorheen was de restrictie van de looptijd niet opgenomen in de notitie grondbeleid. Notitie Rente De meest significante wijziging in de notitie Rente betreft de toerekening van rentelasten aan grondexploitaties.

Tot en met 2023 was het enkel toegestaan om de werkelijke rente over vreemd vermogen evenredig toe te rekenen aan deze exploitaties. Dit geldt ook voor toekomstige rentelasten. Met ingang van boekjaar 2025 (en optioneel 2024) wordt in het BBV geen onderscheid meer gemaakt, en vindt rentetoerekening plaats op basis van de reguliere omslagrente. Notitie Overhead De commissie BBV heeft de regelgeving omtrent de toerekening van overhead geactualiseerd en samengevoegde notitie. De belangrijkste stellige uitspraken uit deze notitie zijn: •

De definitie van overhead uit artikel 1 van het BBV wordt nader geduid als: het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Hiertoe behoren ook de systemen en aanverwante lasten die deze functies ondersteunen.

•

Voor de berekening van de tarieven voor lokale heffingen moet de methodiek voor de toerekening van overhead worden gebruikt zoals deze is opgenomen in de financiële verordening.

•

De methodiek voor het toerekenen van overhead, zoals opgenomen in het overzicht overhead, aan lokale heffingen en rechten mag niet afwijken van de overige methodieken voor het toerekenen van overhead aan overige taakvelden van de begroting.

Managementsamenvatting

Speerpunten Adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Bijlage

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024 Onderwerp

Boodschap

Aanpassingen BADO

Op basis van de huidige verwachtingen zal het Besluit accountantscontrole decentrale Overheden (BADO) vanaf 2025 worden aangepast, waarbij de goedkeuringstolerantie wordt aangepast van 1% naar 2%. Daarnaast wordt ook de omvangsbasis aangepast. Op dit moment omvat dit de totale lasten, inclusief dotaties aan de reserves. Dit laatste komt te vervallen, waardoor de omvangsbasis alleen de lasten omvat, exclusief de reservemutaties. Dit heeft in beginsel geen gevolgen voor de gemeente of voor de controlewerkzaamheden die worden uitgevoerd in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. Wel kan dit betekenen dat er sprake is van een impact op de omvang van uit te voeren controlewerkzaamheden vanaf boekjaar 2025, zoals het uitvoeren van detailcontroles. Op basis van de begroting 2025 kan een eerste inschatting gemaakt worden van de impact hiervan tussen boekjaar 2024 en 2025. Wij treden tijdig met u in overleg om te bespreken wat deze wijziging voor boekjaar 2025 betekent.

Interne beheersing | Afschrijvingsmethodiek

In uw voorjaarsnota 2024 heeft uw gemeenteraad verschillende bezuinigingsvoorstellen vastgesteld. Een van deze financieel technische bezuinigingsmaatregelen heeft betrekking op het wijzigingen van het moment van afschrijving. Waar in de periode voor 1 januari 2024 werd gestart met afschrijven op het moment van ingebruikname is dit gewijzigd in het starten met afschrijven vanaf 1 januari van het boekjaar volgend op het jaar waarin het actief gereedgekomen is. Op basis van deze wijziging kennen nieuwe activa die gedurende het boekjaar in gebruik worden genomen, bij gelijkblijvende afschrijvingstermijnen, feitelijk een langere ingeschatte gebruiksduur. Wij vragen uw aandacht voor de evaluatie van dit punt. Vanuit het verslaggevingskader (in dit geval de notitie Materiële vaste activa van de commissie BBV) is er bij een dergelijke wijziging sprake van een stelselwijziging die wordt toegelicht in de jaarrekening.

Managementsamenvatting

Speerpunten Adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Bijlage

Bijlage Detailbevindingen interim-controle

Bevindingen interim-controle 2024

Onderwerp Subsidieverstrekkingen

Wij hebben naar aanleiding van procesbespreking en uw VIC werkzaamheden (Concernaudit rapport VIC subsidies), vernomen dat het uitvoeringskader Subsidieverstrekking 2020-2023 niet is geactualiseerd voor boekjaar 2024 (peildatum 12-09-2024). Dit document dient als beleidsstuk voor de subsidieverstrekking en bevat de regels voor het uitvoeren van dit proces in het kader van de rechtmatigheid. Het oude uitvoeringskader van 2020-2023 wordt nog steeds gebruikt in 2024 maar is, als gevolg van de termijnen t.a.v. de geldigheid die opgenomen zijn in het uitvoeringskader, niet meer passend voor uw interne rechtmatigheidscontroles. Immers bestaat het risico dat er onduidelijkheid ontstaat over de gesubsidieerde activiteiten en bijbehorende bedragen, waardoor moeilijk is vast te stellen of de subsidie aan de gewenste activiteiten wordt besteed. Dit kan de rechtmatigheid van de subsidieverstrekking in gevaar brengen. Wij adviseren u dan ook om het uitvoeringskader Subsidieverstrekking te actualiseren, conform uw bestaande voornemen. Daarnaast raden wij aan het uitvoeringskader jaarlijks te beoordelen op actualiteit, zodat eventuele noodzakelijke aanpassingen tijdig kunnen worden doorgevoerd.

Parkeeropbrengsten

Als onderdeel van onze interim-controle hebben wij de procesgang en de interne beheersingsmaatregelen ten aanzien van de parkeeropbrengsten beoordeeld. Hierbij hebben wij vastgesteld dat uw organisatie op dit moment bezig is met een migratie naar een nieuw systeem ten behoeve van het verstrekken van parkeerproducten (zoals vergunningen). Als gevolg van problemen bij de inrichting van het nieuwe systeem in combinatie met het vervallen van ondersteuning voor uw vorige systeem vanaf 1 oktober 2024, richt u voor een deel van de parkeerproducten tijdelijk een “work-around” in voor het verstrekken, registreren en administreren van deze parkeerproducten. Hiermee is uw interne-beheersing (waaronder in het systeem afgedwongen controle-technische functiescheiding) mogelijk niet toereikend en loopt u een risico op onnauwkeurigheden in de verantwoording van parkeeropbrengsten. Wij adviseren uw organisatie om voor de ontstane situatie (tijdelijk) passende aanvullende interne beheersingsmaatregelen in te richten. Daarbij is het van belang om aandacht te besteden aan de reproduceerbaarheid van de uitgevoerde controlestappen. Wij adviseren specifieke (verbijzonderde) interne controles op te zetten, waarbij u zichtbaar toetst op de nauwkeurigheid en de volledigheid van de parkeeropbrengsten.

Managementsamenvatting

Speerpunten Adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Bijlage

Bijlage Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren

Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren

Nr.

Status 2024

Bevinding

Follow-up 2024

2019 – Frauderisicomanagement ML 2019: Wij adviseren u om het proces inzake het frauderisicomanagement te versterken, met het implementeren van een tussentijdse bewaking van de risico’s, het implementeren van beheersmaatregelen en de follow-up hiervan, om daarmee de potentiële impact van de risico’s te verkleinen.

De frauderisicoanalyse is afgerond en in februari 2024 door de directieraad en het college vastgesteld.

2021 – Frauderisicomanagement Uw interne frauderisicoanalyse is gericht op de geïdentificeerde risico’s op basis van de eigen kernprocessen. Naast de focus op de risico’s die worden geïdentificeerd via het perspectief en de processen van ieder organisatieonderdeel, adviseren wij om het gehele fraudelandschap bij de analyse te betrekken, om zo de kans te verkleinen dat er risico’s worden gemist of weggelaten. Hierbij kunnen bijvoorbeeld aspecten worden meegenomen als: de waarschijnlijkheid van omkoping en corruptie, mogelijkheden van fraude (sturing) in de financiële overzichten, en het risico op het doorbreken van de interne beheersing door het management.

De frauderisicoanalyse is afgerond en in februari 2024 door de directieraad en het college vastgesteld.

2021 – Frauderisicomanagement Concernaudit heeft het bestaan en de werking van de huidige beheersmaatregelen zelf niet getoetst en heeft de bruto/netto weging gebaseerd op de informatie uit de gesprekken. In de frauderisicoanalyse worden aanvullende beheersmaatregelen genoemd. Het is belangrijk dat de organisatie het bestaan en de werking van de (huidige en aanvullende) beheersmaatregelen zoals genoemd in de frauderisicoanalyse ook daadwerkelijk gaat toetsen.

Door Concernaudit is opvolging aan onze aanbeveling gegeven door jaarlijks een thema-audit uit te voeren. Concernaudit toetst op basis van het jaarplan risico-analytisch interne beheersmaatregelen. Tevens organiseert Concernaudit bewustwordingsworkshops voor de organisatie.

Wij adviseren dit op te nemen in het interne auditplan. Daarnaast verdient het aanbeveling om het bestaan en de werking van de beheersmaatregelen zowel centraal als decentraal te monitoren. 04

2021 – Frauderisicomanagement Uw interne frauderisicoanalyse wordt eens per vier jaar geactualiseerd. Op basis van de decentrale opzet van uw organisatie worden het risicomanagement en de interne-controleplannen tussentijds decentraal geactualiseerd. Op deze wijze speelt u in op actuele situaties, bijvoorbeeld op de frauderisico’s ten aanzien van de nieuwe Tozo-regeling. Tevens maakt u voor het inventariseren en kwantificeren van de financiële risico’s gebruik van Naris.

Update jaareinde, om na te gaan of het punt is opgelost

Bij de organisatieonderdelen wordt momenteel niet (zichtbaar) de werking van interne beheersmaatregelen getoetst. Wij adviseren u om de belangrijke beheersmaatregelen te toetsen op effectieve werking. De organisatie heeft een gemeente brede frauderisicoanalyse opgesteld. Deze is in februari 2024 door de directieraad en het college vastgesteld. De frauderisicoanalyse vormt de basis voor de fraudeproducten in het jaarplan (in het bijzonder fraudeworkshop en audit naar beheersmaatregelen door concernaudit).

Een aandachtspunt hierbij vormt het bij elkaar brengen en monitoren van de decentraal ingeschatte frauderisico’s.

Managementsamenvatting

Speerpunten Adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Bijlage

Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren

Nr.

Status 2024

Bevinding

Follow-up 2024

2019 – Frauderisicomanagement In de frauderisicoanalyse op het niveau van het organisatieonderdeel ontbreekt nog een beschrijving van de restrisico’s en van de wijze waarop hiermee wordt omgegaan (e.g. accepteren/mitigeren/ vermijden). Het verdient aanbeveling om in te gaan op de risicobereidheid ten aanzien van fraude- en compliancerisico’s, op zowel concernniveau als op het niveau van het organisatieonderdeel.

De frauderisicoanalyse is afgerond en in februari 2024 door de directieraad en het college vastgesteld.

2020 – Prestatielevering Wij raden u aan om te onderzoeken of het mogelijk is om in SAP een aanvullende controlestap in te richten bij het autoriseren van facturen voor prestatielevering. Wij raden u aan om, indien er facturen boven een bepaalde grens worden ontvangen, via het systeem te laten afdwingen dat de budgethouders onderbouwende documentatie bijvoegen, ter onderbouwing van de prestatielevering.

Ten tijde van de interim-controle 2023 hebben wij vastgesteld dat dit punt per heden nog niet is opgevolgd. De levenscyclus van uw financiële pakket (SAP) en van de inkoopmodule (SAP MUIS) nadert haar einde. Uw organisatie is dan ook gestart met de implementatie van de opvolgers van deze pakketten. Uw verwachting is dat de implementatie van het nieuwe systeem per 1 januari 2025 is afgerond. Tot en met de implementatie van het nieuwe pakket accepteert u dit risico. Wij hebben de opzet en het bestaan van uw interne-beheersingsmaatregelen getoetst en daarbij vastgesteld dat deze in voldoende mate inspelen op het onderkende risico. Concernaudit voert interne controles uit door middel van process mining, om op deze risico’s te monitoren.

2018 – Erfpacht: controle volledigheid erfpachtopbrengsten Wij hebben vastgesteld dat: • Niet alle controles zichtbaar worden vastgelegd. Hierdoor is noch door de gemeente Utrecht, noch door BDO achteraf na te gaan of de controles zijn uitgevoerd, en, zo ja, wat de mogelijke uitkomsten en vervolgacties zijn geweest. • Er geen periodieke controle wordt uitgevoerd op de volledigheid van de te factureren/geadministreerde erfpachtobjecten.

Uw organisatie heeft de ‘basislijst’, waarop de verschillende in erfpacht uitgegeven perceelnummers zijn opgenomen gecompleteerd. Hierdoor is een koppeling gemaakt tussen de grondpercelen en de kadastrale perceelnummers. Er is een plan van aanpak gemaakt, op basis waarvan periodiek steekproeven uitgevoerd gaan worden. Deze jaarlijkse steekproeven worden opgenomen in de planning van team erfpacht. Wij hebben echter vernomen dat deze nog niet in uitvoering zijn gebracht.

Wij bevelen u aan om periodiek, maar ten minste eenmaal per jaar, een verbandscontrole uit te voeren op de volledigheid van het aantal te factureren/te verpachten objecten.

Managementsamenvatting

Speerpunten Adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Bijlage

Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren

Nr. 08

Follow-up 2024

2018 -– Verhuurproces: controle op naleving huurbeleid (kostendekkende huur/markthuur) In het beleid van de gemeente Utrecht (Kaderbrief Vastgoed en MPUV 2017) is opgenomen dat: • Er een kostendekkende huur in rekening wordt gebracht voor activiteiten van de huurder die het beleid van de gemeente Utrecht ondersteunen. • De markthuur in rekening wordt gebracht in alle andere gevallen.

De controle van de kostprijsdekkende huur komt, middels het routing formulier, tot stand onder Update per jaareinde, om controletechnische functiescheiding. In het routingformulier is echter geen expliciete na te gaan of het punt is processtap opgenomen waaruit blijkt dat de vastgoedeconoom goedkeuring c.q. betrokkenheid opgelost heeft getoond in de processtap. Dit is dus iets wat ontbreekt als separate stap in het routingformulier. Wij adviseren dan ook deze controle expliciet zichtbaar te maken op het routingformulier. De organisatie was ten tijde van de interim bezig met het doorvoeren van procesverbeteringen. Wij zullen medio november/december 2024 vaststellen of deze verbeteringen daadwerkelijk doorgevoerd zijn.

Wij hebben, op basis van de door ons uitgevoerde lijncontrole op een nieuwe verhuring in boekjaar 2018, niet kunnen nagaan of er (door een onafhankelijke medewerker) een controle is uitgevoerd op de kostendekkendheid van de huurprijs zoals vastgelegd in de huurovereenkomst. Wij adviseren u om bij het muteren van huurovereenkomsten een check in te bouwen waarmee wordt vastgesteld dat de huur kostendekkend is. 09

Status 2024

Bevinding

2019, 2021 & 2022 – Subsidiebaten In 2021 is er onderzoek gedaan naar de wijze waarop de inkomende subsidies zijn vastgelegd in SAP en elders in de organisatie. Dit onderzoek heeft plaatsgevonden ter voorbereiding op het doorontwikkelen van de beheersingsomgeving voor de inkomende subsidies. Door uitval vanwege ziekte is de tweede projectfase niet in december 2021, maar pas in 2022 opgestart. De afronding van het project staat als gevolg hiervan door gepland voor december 2022. De interne beheersing van de inkomende subsidies wordt vanaf dat moment ingestoken, analoog aan de wijze waarop de SiSa-regelingen reeds worden beheerst binnen de gemeente Utrecht. Concreet betekent dit dat het jaarlijkse opstelen samenstelproces decentraal wordt uitgevoerd, terwijl de toetsing en afstemming met de financiële administratie centraal worden verricht. In de komende maanden zullen de procedures en richtlijnen die met deze proceswijziging samenhangen nader worden uitgewerkt, waarbij de organisatie als doel heeft om per jaareinde over een in financiële zin sluitende administratie te beschikken, evenals over een geüpdatet handboek financiën. Daarnaast moet het proces van inkomende subsidies opnieuw onder de aandacht zijn gebracht bij díe organisatieonderdelen die verantwoordelijk zijn voor het gros van de aanvragen.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Utrecht&id=caf1878f-4773-4ca0-9a0b-5219cafe62e9