Inspiratie en participatieverslag voor beleidsnota Samen stad maken Geen Utrecht zonder U

Inspiratie en participatieverslag

Om te komen tot Beleidsnota Samen stad maken: Geen Utrecht zonder U

Utrecht.nl

Inhoudsopgave 1 Inspiratie: bronnenlijst

4

2 Utrechters die hebben meegedaan

5

3 Participatieverslag

6

Input Kompasteam - 17 oktober 2023 Collega’s in gesprek met Utrechters - juni 2023 Collega's in gesprek rond de Stedenbouwvisie - juni en september 2023 Gesprek met STAD Utrecht - 30 november 2023 ‘Act together now’ Utrecht4globals - 15 september 2023 Gesprek met Vereniging Dwarsverband - 20 december 2023 Bijeenkomst met sleutelpersonen - 9 januari 2024 Bijeenkomst netwerk initiatief - 9 januari 2024 Bijeenkomst Wijkplatforms - 10 januari 2024 Bijeenkomst Young Minds Utrecht - 16 januari 2024 Opbrengst Thirty030 - 17 januari 2024 Sessie Panel Meetellen - 25 januari 2024 Feedback Werkgroep Burgerberaad - 30 januari 2024 Development Network Utrecht (DNU) - 14 maart 2024

2

6 13 13 14 14 15 16 20 21 29 30 32 35 36

Beleidsnota Samen stad maken Inspiratie en participatieverslag | 3

1 Inspiratie: bronnenlijst

2 Utrechters die hebben meegedaan

Boeken

࡟

Kompasteam Utrecht

࡟

Straatinterviews (gekoppeld aan de Sociale Visie Utrecht 2040)

࡟

Voor je stadsie; rondetafelgesprek initiatieven

࡟

Netwerk Initiatief met Groenmoetjedoen, buurtnatuur030, K.F.

࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟

Floor Ziegler en Teun Gautier - ‘Een Wereld van Gemeenschappen’ 1-11-2023 Marije van den Berg – ‘De Beleidsbubbel’ 30-5-2023 Hanke Verloo - ‘Struikelen over participatie’ 19-10-2023 Frederik van Dalfsen, Steven Blok en Henk Wesseling - ‘Leren in Participatieland’ 10 juni 2022 Bert Blase - De burger is niet gek 27-10-2022

Onderzoeken ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟

Saluti - Voorverkennning Inclusieve burgerparticipatie ‘De Kunst van het luisteren.’ december 2023 Rekenkamer rapport - ‘Horen, zien en samen door.’ december 2022 WRR – Grip - ‘Het maatschappelijk belang van persoonlijke controle.’ 30-11-2023 Katalys en Motivaction - ‘Inzet Bewoners voor hun leefomgeving.’ 22-8-2023 Rapport panel Meetellen – ‘Dit vinden wij van de stad.’ september 2022 Utrecht Monitor – ‘Inwonersenquête 2023’ maart 2024 Rekenkamer Haarlemmermeer -Vertrouwen in de lokale democratie. 9-11-2023

Publicaties ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟

Nieuw essay SCP-directeur - ‘Overheid geef burgers een gelijkwaardige rol aan de ontwerptafel van beleid.’ 14-3-2024 Annelieke van den Berg - How young adults explain their intention to participate in online direct citizen participation. 18-1-2024 Erik Pool - ‘Tegenspraak is een onmisbare kracht.’ 12-2-2014 LSA bewoners - ‘Gemeenschapsgericht werken? Zo kan het!’ 7-2-2024 Maja Rocak in Sociale Vraagstukken - ‘Ambtenaren bekijk de wereld vanuit een ander perspectief.’ 14-2-2024 Wouter Boonstra in Binnenlands Bestuur - ‘Accepteer dat niet iedereen mee wil doen.’ 15-2-2024 SER - ‘Burgerparticipatie: Op zoek naar alle stemmen.’ 20-2-2024 ‘Verkenning zeggenschap van Utrechters over hun leven en leefomgeving’ – 2022 Gemeente Peel en Maas - ‘Gedeeld eigenaarschap’ 15-11-2022 Frans Soetebroek - Omstreden plannen, onderschatte burgers september 2022

Heinfonds en Utrecht Natuurlijk ࡟

Vereniging Dwarsverband; buurthuizen in zelfbeheer

࡟

Stichting Sleutelpersonen

࡟

Wijkplatforms

࡟

Young Minds

࡟

Thirty030 / stadsambassadeurs

࡟

Panel Meetellen

࡟

Werkgroep Burgerberaad

࡟

Vertegenwoordiging Gezondheidspact

࡟

Utrecht4globals

࡟

LSA bewoners

࡟

Development Network Utrecht

࡟

STAD Utrecht

Podcasts ࡟ ࡟ ࡟

4

Claartje Brons en Felix Wolf - ‘Kennis delen en vastleggen.’ 13-2-2024 Democratie in uitvoering S6 / E27 - ‘Anders dan gebruikelijk beslissen met Anke Siegers’. 12-2-2024 Anne-Mathije Bogert, onderzoeker en inspecteur bij Toezicht Sociaal Domein Participatiepraat | Vertrouwen en relaties opbouwen | Kennisknooppunt Participatie 27-2-2024

Beleidsnota Samen stad maken Inspiratie en participatieverslag | 5

3 Participatieverslag Om tot beter beleid én samenwerking met de stad te komen, hebben we met veel Utrechters, collega's en samenwerkingspartners in de stad gesproken en gebrainstormd. Lees in dit verslag welke Utrechters we allemaal gesproken hebben en wat zij ons hebben meegegeven. Met de verkregen input is het beleid steeds verder aangescherpt. Zo is op basis van het gesprek met de sleutelpersonen bijvoorbeeld onderstaande visual gemaakt van dé voorwaarden voor een goede samenwerking.

Aandacht en vertrouwen geven

Vertrouwen krijgen

Verbinding

Goed functionerende democratie

Er is bewust gekozen voor het voeren van persoonlijke gesprekken met groepen Utrechters. Omdat de nieuwe koers voor Samen stad maken, het kompas voor zeggenschap en de leidende principes voor houding en gedrag toelichting en uitleg behoeven. In gesprek met elkaar vindt ter plekke een bredere belangenafweging plaats en haal je niet alleen de input van één individu op. Ook is er de mogelijkheid tot het stellen van vragen. Op het digitale platform Denk Mee is het geven van een gerichte presentatie, het beantwoorden van vragen en het voeren van een persoonlijk gesprek niet mogelijk. Daarom is er niet voor gekozen Denk mee in deze fase van beleidsontwikkeling in te zetten, maar zijn er wel straatgesprekken gevoerd.

Input Kompasteam - 17 oktober 2023 Advies over het Kompas voor zeggenschap en leidende principes voor houding en gedrag. Aanleiding en context De gemeente Utrecht gaat een kompas voor zeggenschap en leidende principes voor houding en gedrag ontwikkelen, als onderdeel van een gemeentebreed verbetertraject vanuit Samen Stad Maken. Het doel is om de kwaliteit van de interactie tussen gemeente, Utrechters en organisaties te verbeteren. Het kompasteam voerde hierover een aantal dialogen in de maand september. De bevindingen en conclusies van deze dialoogsessies komen samen in het advies aan de gemeente dat hierna wordt toegelicht. Meer informatie over het team, het verloop en de opbrengst van de dialogen zijn te lezen in de (ppt)bijlage: ‘Het Kompasteam: dialogenserie over een kompas voor zeggenschap en leidende principes voor houding en gedrag’.

6

De urgentie voor verbetering wordt breed gedeeld De urgentie om de kwaliteit van het samenspel tussen gemeente en Utrechters te verbeteren wordt breed gedeeld in het team. De gemeente speelt een belangrijke rol in de levens van mensen die wonen en werken in Utrecht en we staan met elkaar voor een aantal pittige maatschappelijke uitdagingen, zoals de energietransitie, de woningnood, grote gezondheidsverschillen, toenemende polarisatie en armoede. Tegelijkertijd zien we dat het vertrouwen in de overheid historisch laag is. Ook de gemeente Utrecht heeft hier mee te maken. Maar we houden ook van deze stad, er gaan ook veel dingen goed. Hoe kunnen we kennis, ervaring en krachten van de gemeente, Utrechters en organisaties beter en vaker bundelen om samen aan oplossingen te werken en ‘Gezond stedelijk Leven voor iedereen’ te bereiken. We beseffen dat dit ten aanzien van houding en gedrag niet alleen iets van de gemeente vraagt, maar ook van bewoners en organisaties. In het advies hierna lichten we toe hoe wij zien dat het ‘kompas voor zeggenschap en de leidende principes voor houding en gedrag’ een positieve rol kunnen spelen in de beweging naar een beter samenwerkende stad waar steeds meer mensen en organisaties zich inzetten en samen met de gemeente, onderdeel van de oplossingen vormen.

Het Kompas voor zeggenschap Het kompas is bedoeld voor iedereen, het moet meer duidelijkheid bieden voor gemeente en burgers. Wanneer kiezen we voor welke samenwerkingsvorm? Het moet het gehele spectrum beslaan van géén zeggenschap tot álle zeggenschap bij Utrechters. Er zijn verschillende voorbeelden in andere steden, maar op elk voorbeeld valt wel iets aan te merken en vooral is de vraag of het ook werkt? Dat laatste staat in ons advies voorop: hoe kunnen we zorgen dat het ook gaat werken? Met het versterken van zeggenschap ontstaat eigenaarschap. We vinden het van groot belang dat mensen meer invloed gaan ervaren op hun eigen leven en leefomgeving. Dat kan door zeggenschap te versterken. Zo groeit ook het eigenaarschap en het vertrouwen in elkaar. Dan doen meer mensen mee en zetten meer mensen zich in voor hun leefomgeving en kunnen we samen aan een betere toekomst werken. Dit is heel belangrijk voor onze stad, samenleving en democratie. Het kompas moet daarom niet alleen duidelijkheid bieden, maar bijdragen aan het optimaal benutten van kansen om zeggenschap voor Utrechters en organisaties te versterken. In de dialogen hebben we met elkaar verkend welke factoren bijdragen aan het versterken van zeggenschap en wat dat oplevert. (Sheet 19) Om vervolgens te onderzoeken hoe je dit onderdeel van het kompas en de leidende principes voor houding en gedrag kan laten zijn.

Een visie op de gemeente van de toekomst zou kunnen helpen als stip op de horizon. Een van de teamleden ziet de gemeente van de toekomst als een verzameling pleinen of platforms, waar in totale vrijheid met alle betrokkenen steeds weer met elkaar bepaald wordt wat er in de voorliggende situatie nodig is.

Beleidsnota Samen stad maken Inspiratie en participatieverslag | 7

Leidende principes voor houding en gedrag Met het optimaal benutten van kansen om zeggenschap te versterken, zal de positieve impact van de gemeente op de levens van Utrechters vergroten. We bedoelen hiermee dus niet dat het toekomstbeeld is dat de rol van de gemeente steeds onbelangrijker wordt. We -burgers en overheid - hebben elkaar juist meer nodig om de uitdagingen van vandaag tegemoet te treden. Het gaat wel om een verschuiving naar een meer samenwerkende of faciliterende gemeente. Dit brengt een nieuw repertoire aan werkwijzen, manieren en methodes van samenwerking met zich mee. Het kompas wijst de weg naar die nieuwe werkwijzen en methodes voor samenwerking. Bij het laten slagen daarvan in de praktijk, zijn rolinvulling, houding en gedrag van doorslaggevend belang. In de dialogen hebben we verkend en benoemd welke houding, welk gedrag past of helpt bij nieuwe werkwijzen en de factoren die zeggenschap versterken. Maar ook hier hebben we ons de vraag gesteld: hoe gaat dit werken? We denken niet dat houding en gedrag “voorgeschreven” kunnen worden. We denken dat houding en gedrag ontstaan en geleerd worden vanuit de praktijk. We moeten ons dus niet alleen nieuwe werkvormen eigen maken, maar ons ook herbezinnen op onze rol en ons gedrag en dat alles aldoende beter onder de knie krijgen. Dit geldt voor ambtenaren, wethouders raadsleden en bewoners.

Het is daarom heel belangrijk om een lerend perspectief te hanteren bij het kompas en de leidende principes voor houding en gedrag. Versterkende factoren voor zeggenschap We vinden het heel belangrijk om zeggenschap voor Utrechters te versterken, omdat daarmee eigenaarschap ontstaat. Echter, dat wil niet zeggen dat het altijd kan of altijd nuttig is. De uitgifte van paspoorten of de handhaving bij een demonstratie voert de gemeente het best zonder inmenging van Utrechters uit. Een groot deel van het leven en werken van mensen gebeurt ook zonder dat zij daarbij de gemeente nodig hebben. We denken ook niet dat iedereen altijd actief invloed uit wíl oefenen. Maar we denken wel dat het heel belangrijk is om de mogelijkheden te verruimen en beter te leren hoe dat kan. Daar gaat dit onderdeel over. Formuleer ook waar zeggenschap niet kan of nodig is. Gebruik casuïstiek om hier zoveel mogelijk scherpte in te krijgen. Als zeggenschap niet kan, informeer dan tijdig en volledig over wijzigingen die directe invloed hebben op het leven en leefomgeving van mensen. Denk aan vuilnis ophalen of huishoudelijke hulp (WMO). Leg ook uit aan bewoners op basis waarvan keuzes zijn gemaakt. Hiermee kun je veel wegnemen aan boosheid en onrust. Weten wat er speelt, eerst in gesprek, samen tot plannen of oplossingen komen.

Om mensen meer invloed te laten ervaren op hun eigen leven en leefomgeving is het van belang samenwerkingsvormen die zeggenschap versterken beter en vaker toe te passen. Als zo’n proces goed doorlopen wordt, kan dat uitmonden in de afspraak dat hier toch echt de gemeente eerst zelf aan zet is en daarbij de taak heeft vooral goed te informeren (Opvang daklozen). Een goed doorlopen proces kan ook opleveren dat Utrechters zelf aan de slag gaan met het schoonhouden van hun buurt (Plandelen). Of het kan beteken dat er in samenwerking aan oplossingen gewerkt wordt (Laagdrempelig vaccineren).

8

Een open, maar duidelijke start of aanvliegroute van het proces is dus heel belangrijk. We bespraken de belangrijkste uitgangspunten: ࡟ Bouw aan een samenwerkingsbasis, investeer in de relatie ook zonder dat er sprake is van een project of plan. Stel vragen. Het vormt een goede voedingsbodem voor toekomstige samenwerking. ࡟ Weet wat er speelt, voer gesprekken, stel vragen om de verschillende perspectieven die leven rondom een (beleids)thema of in een gebied in beeld te krijgen ࡟ Breng de verschillende perspectieven (en belangen) rondom een thema bij elkaar in een dialoog. Begin breed, omdat dat ruimte biedt aan eenieder om vanuit het eigen perspectief aan te sluiten. Door het gesprek eerst over de perspectieven te voeren, ontstaan er verbindingen, inzichten, doelen en oplossingen. Gezondheid kan een thema zijn, maar ook de inrichting van een speeltuin. ࡟ Focus op oplossingen en niet op problemen. Alles wat je aandacht geeft groeit. ࡟ Ga uit van de energie, waar zit energie bij mensen? Gaandeweg zullen plannen ontstaan en wie doet wat? Wat willen mensen, wat wil de gemeenschap, wat kunnen ze zelf en wat hebben ze nog nodig? ࡟ Dit alles vraagt om ruimte in de opdracht van ambtenaren en een meer stapsgewijze besluitvorming. “Geef ons de opdracht om zonder opdracht te starten.” Er is ruimte en tijd nodig in het proces om zeggenschap goed te organiseren.

Het levert meer draagvlak op en betere plannen op, ofwel plannen die beter aansluiten op het vraagstuk en de doelgroep. Versnelling treed pas later in het proces op. Het is nodig dat ook college en raad dit zien, uitdragen en ondersteunen. ࡟ Zorg hierbij wel altijd voor een eerlijk samenspel (fairplay), dat is belangrijk voor het goede verloop van het proces en worden hierna uitgewerkt. Eerlijk samenspel Welke samenwerkingsvorm je ook precies kiest, randvoorwaardelijk voor het versterken van zeggenschap, is een eerlijk samenspel, ofwel het democratisch gehalte van de interactie. Dit draagt bij aan een groeiend vertrouwen in elkaar en een breder draagvlak voor de gekozen oplossingen, (ook als de uitkomst niet is wat jij wilde). De factoren die daarbij een rol spelen hebben we in het rad hiernaast weergegeven. Alle perspectieven in beeld De eerste vraag die gesteld moet worden is of alle perspectieven in beeld zijn en mee kunnen doen. Het is belangrijk dat de belangen, inzichten en (ervarings)kennis van iedereen die het thema raakt, meegewogen kunnen worden om tot oplossingen te komen. Lang niet altijd “horen” we iedereen. Daarom moeten we extra moeite doen om het “ongehoorde geluid” op te halen. Dat kan op

Veilig, vertrouwen en bij de mensen passende taal en vorm

Een duidelijk en transparant proces

Alle perspectieven zijn in beeld en doen mee

Gelijke spelregels, gelijkwaardig aan tafel

Neutraal en vaardig faciliteren

Terugkoppelen

Beleidsnota Samen stad maken Inspiratie en participatieverslag | 9

praktische (aanbellen, op de markt staan) en creatieve manieren (zie het tekstvak Mandarijn gesprekken). Dus ernaartoe. Ter plekke aanwezig zijn. En door ervaringsdeskundigen en sleutelpersonen te leren kennen en in positie brengen. Een duidelijk en transparant proces Geef het proces een kop en een staart: zorg voor een gezamenlijk vertrek- en eindpunt. Het proces kan variëren. Het kan een open leerproces zijn, een informatiebijeenkomst of een werkgroep. Bied altijd duidelijkheid over de kaders. Wat is de mate van invloed? Waarop? En wie heeft nog meer invloed? Wat ligt al vast en wat nog niet? Is het doel al vastgesteld of kunnen we met elkaar het doel vaststellen? Wees transparant over de rollen en verantwoordelijkheden en het besluitvormingsproces; zoals wie uiteindelijk beslist. Veiligheid, passende taal en vorm. Veiligheid is een randvoorwaarde voor mensen om hun (eigen) geluid laten horen. Afspraken die voor iedereen gelden dragen bij aan een veilig gespreksklimaat. Passende taal en vorm vergroten de toegankelijkheid van het gesprek en daarmee ook de toegankelijkheid van de kennis en informatie die wordt uitgewisseld. Groepsgesprekken zijn bijvoorbeeld lang niet voor iedereen geschikt. Zoek naar passende methodes en tools. Gelijke spelregels, gelijkwaardig aan tafel Spelregels die voor iedereen gelden dragen bij aan een open en veilig gespreksklimaat.

Je stelt ze voorafgaand aan het gesprek samen op. Iedereen mag een extra spelregel voorstellen. Mandarijn gesprekken. In deze flats, zo werd gezegd, wonen mensen die met niemand willen praten en al helemaal niet over gezondheid. Toen zijn een paar medewerkers met schalen mandarijnen met oogjes daarop bij de portiek gaan staan, boden een mandarijn aan en vroegen de mensen om er een mondje op te tekenen over hoe ze zich op dit moment voelden. Binnen de kortste keren hadden ze meerdere gesprekken met deze bewoners over hun gezondheid. Op deze manier zit je gelijkwaardig aan tafel en telt ieders inbreng en alle soorten kennis – beleid, ervaring, wetenschap - gelijkwaardig mee. Wanneer meer kennis nodig is of gevraagd wordt, kan dat gezamenlijk opgepakt worden. Neutraal en vaardig faciliteren Om al deze aspecten van fairplay aandacht te geven en tot hun recht te laten komen hebben we vaardige facilitators nodig. Die werkvormen en methodes beheersen om het goede gesprek te voeren. Terugkoppeling Laat zien wat er met de inbreng van mensen gedaan is, wat er uiteindelijk besloten is of wat de uiteindelijke resultaten zijn.

10

Vervolgstappen Maak een eerste versie Maak op grond van de dialogen en bestaande goede voorbeelden een eerste versie van een kompas. Benoem bij de verschillende samenwerkingsvormen voorbeelden en mogelijke werkwijzen of methodes. Hieronder is een eerste voorbeeld toegevoegd geïnspireerd op de dialoogsessies. Deze is pas na afloop van de dialogen gemaakt en (nog) niet met het team besproken. Formuleer richtinggevende vragen bij het kompas die leiden naar een keuze voor een samenwerkingsvorm met zoveel mogelijk zeggenschap. Dus vraag niet: is er juridische en financiële ruimte om hier een dialoog te starten. Maar vraag: is hier kans om zeggenschap te vergroten, wat is daar dan voor nodig? Start een leertraject. Creëer X leerplekken in de stad, zoveel mogelijk aansluitend op lopende projecten of programma’s. Om zo de nieuwe werkwijzen verder te brengen, te doorleven en eigen te maken. En tevens het kompas door te ontwikkelen en aan te scherpen. Betrek het hele systeem bij de leerplekken, ook de besluitvorming: college, raad, professionals, managers én bewoners. Voer het gesprek, ontwikkel en benoem de nieuwe rol en leidende principes voor houding en gedrag vanuit deze leerpraktijk. Zodat iedereen ze zich eigen kan maken en het niet iets is wat alleen op papier staat.

Faciliteer de leerplekken binnen de gemeentelijke organisatie met ‘tijd, ruimte (in de besluitvorming of opdracht) en rugdekking’ voor ambtenaren, college en raad. Iedereen is kwetsbaar in dit leerproces: “We zijn hier bezig met iets nieuws. Je mag hier fouten maken en daarvan leren.” Evalueer gedurende de leerperiode het democratisch gehalte van meerdere lopende projecten met het ‘rad voor eerlijk samenspel’. Zet het rad als checklist in bij nieuwe projecten. Om ervan te leren hoe het beter kan en om het rad zelf door te ontwikkelen. Borg wat werkt Door aldoende stapsgewijs te leren kan iedereen zich de nieuwe werkwijzen eigen maken. Borg pas na afloop van de leerperiode (bijvoorbeeld 3 jaar) wat werkt in beknopt en vooral praktisch beleid. Mocht u dit gelezen hebbend, de indruk krijgen dat alle dialoog-sessies eensgezind, ordelijk en alleen maar positief zijn verlopen, weet dan dat de realiteit veel weerbarstiger was. Wel is het zo dat het juist de wrijving, schuring en het bijeenbrengen van de verschillende perspectieven zijn geweest, die tot dit gezamenlijk advies hebben kunnen leiden.

Beleidsnota Samen stad maken Inspiratie en participatieverslag | 11

Ga eerst breder toetsen. Dit advies is nog niet af en kan concreter ingevuld worden. Waar zien we kansen om leerplekken in te richten? Wat is de beste duur van de leerperiode? Wat is een mogelijke verdere of andere invulling van de eerste versie van het kompas? Bij welke werkzaamheden is zeggenschap niet nodig en bij welke juist wel? Ga daarom eerst met dit advies op tour. Spreek zowel met interne teams van de gemeente, als met externe partners of groepen. Om het advies zo breder te toetsen, aan te vullen en concreter te maken. Vraag het kompasteam om hier als reflectiegroep aan bij te dragen.

o.a. Leven en werken en recreëren.

s er ht n c tre e f, U nem atie nte t iti e k in me den t ge lpt oe d he of ee m

Utrechters en gemeente Samen: co creatie

U t do rec he en hte le h rs ze ma et lf al

Samenleving in de lead. Bottom-up

Gemeente en samenleving samen . Community -up*

o.a. Initiatief, netwerkgerichte samenwerking

Gemeente in de lead. Topdown Gemeent e neemt Initiatief , Utrechter s helpen/ do en of denken mee.

Plannen en afspraken

Het goede gesprek dáár waar en met diegenen wie het beleid raakt

Eerste probeersel geïnspireerd op de opbrengst van de dialogen, niet besproken met het team

12

De straat, buurt, wijk, stad, gemeenschap

Samenwerkingsbasis (zonder plan) START

Handhaving, paspoorten uitgifte etc

Gemee nte doet het hele maal zelf

Bij grote maatschappelijke opgaven: woningnood, bestaanszekerheid , mobiliteit, energietran-sitie neemt de gemeente het initiatief : en gaat als eerste in gesprek en vragen stellen dáar waar en bij wie het speelt .

Collega’s in gesprek met Utrechters - juni 2023 Voor de zomer hebben verschillende collega’s straatinterviews afgenomen in het kader van de Sociale Visie. Daar zijn ook vragen gesteld over Samen stad maken. Hierna een samenvatting van de de input die voor Samen stad maken is opgehaald: ࡟ Leefbaarheid en gemeenschap: Veel nadruk ligt op het bouwen van gemeenschap en het creëren van leefbare omgevingen waarin mensen zich betrokken voelen. Dit omvat initiatieven zoals buurtmoestuinen, buurtcentra, ontmoetingsplekken, meer groen en meer mogelijkheden voor sociale interactie tussen buurtbewoners van alle leeftijden en achtergronden. ࡟ Samenleving en inclusiviteit: Er is een sterke roep om inclusiviteit, respect voor diversiteit en gelijkheid. Mensen benadrukken het belang van gemeenschapszin en elkaar helpen, los van achtergrond of status. ࡟ Gemeentelijk beleid: Verschillende opmerkingen wijzen op de rol van de gemeente in het faciliteren van gemeenschapsinitiatieven, verbeterde communicatie en betere dienstverlening, samen met meer betrokkenheid en inspraak van burgers

Collega's in gesprek rond de Stedenbouwvisie juni en september 2023 Uit de straatgesprekken van ruim 100 ambtenaren voor de zomer en tijdens verdiepende gesprekken na de zomer kwam participatie steevast terug in alle gesprekken. Utrechters geven aan dat je per gebied en per ontwikkeling moet kijken hoe te participeren. Identiteit van de buurt is immers belangrijk en afhankelijk daarvan wordt besloten hoe de participatie in te steken. Elke ontwikkeling in Utrecht verdient een eigen aanpak; probeer niet alles in regels te vatten. Bij verdichting draait het om de nieuwe en om de oude bewoners: heb oog voor allebei. Steeds over een klein hoekje praten werkt ook niet goed, je moet plannen relateren aan een groter geheel. Aan de leefomgeving van de bewoners. Kijk wat je al kunt doen voor bestaande bewoners vooruitlopend op nieuwe ontwikkelingen: zij zitten immers straks in een bouwput. Faciliteer dit van onderaf: ontwerp met de buurt en met de gebruikers. Creëer een gevoel van “onze ontwikkeling” en eigenaarschap, waarbij de gemeente soms op de achtergrond blijft. Zorg voor maatwerk en laat ruimte voor initiatieven. En faciliteer nazorg: na een tijdje kijken of het werkt en of je nog moet bijstellen. Maar spreek aan de voorkant wel duidelijke kaders af.

Beleidsnota Samen stad maken Inspiratie en participatieverslag | 13

Gesprek met STAD Utrecht – 30 november 2023 Van aanbodgericht naar vraaggericht Er wordt veel voor jongeren bedacht, maar weinig met jongeren. Er is heel veel kracht en initiatief bij jongeren. Geloof het niet als men aangeeft: jongeren willen toch niet. Jongeren willen uit henzelf en kloppen aan bij de plekken die hen aanspreekt. Daarom veel verschillende organisaties nodig die veel verschillende jongeren aanspreken. Betrek jongeren vanuit hun energie Daarom kun je vooraf geen uitgewerkt projectplan aanleveren. Als de jongeren bij STAD komen (omdat ze de projectbegeleider leuk vinden, of via via etc), dan wordt er gekeken wat de jongere wil doen en dat wordt ondersteund. Bijvoorbeeld een dancebattle, mixtape maken, onderzoek naar vleesindustrie, sinterklaas op het AZC etc. Wat meegeven voor herijking Samen Stad maken: ࡟ Ga uit van vertrouwen / durf los te laten (zowel richting partners als Utrechters) ࡟ Ga niet ‘plussen’ op initiatief, laat het initiatief wat het is (spoor 1 en 2 kompas) ࡟ Zet in op goede begeleiding van initiatieven ࡟ Zet initiatievencafés op met enthousiaste en leuke ambtenaren

gepresenteerd. Reactie na afloop van Janne Heemskerk, SDG Voice: “Ik vond het een leuke avond, vooral om te zien hoe er ook gezocht wordt naar concrete oplossingen in plaats van te blijven hangen in (hoog-over)beleid. Hoop dat initiatiefnemers elkaar steeds beter weten te vinden en elkaar zo kunnen versterken.” Uitkomsten Actietafels Wát een ideeën en wat een energie kwam er los! Te veel om allemaal op te noemen maar hier een paar belangrijke uitkomsten: ga niet top down (van gemeente naar burger) maar meer bottom up, denk in wijken in plaats van de hele stad, deel kennis en succesverhalen en kopieer dit in andere wijken. Er werden tal van concrete voorstellen benoemd, bijvoorbeeld een buurtconciërge als verbinder in de wijk (de groene buurt), het inzetten van lokale bedrijven met lokale verdienmodellen en het betrekken van jongeren bij installatie (betaalbare en duurzame energie), maak Heart of Health ook in de wijken concreet en begin bij het onderwijs met een gezonde leefstijl (fit en (mentaal) gezond).

Acties: ࡟ Gemeente sluit een keer aan bij een pitchavond van STAD in EKKO. ࡟ Een keer aansluiten bij Rondetafelbijeenkomst Initiatief

Irene Willems van de gemeente Utrecht : ‘Ik vond het heel inspirerend om te zien hoe er in de gemengde groepen zo snel concrete ideeën ontstonden waar we denk ik samen mee verder kunnen: hoe kunnen wij als community bijvoorbeeld de successen meer delen en aan elkaar verbinden? Ik wil ook graag aan de slag om de mogelijkheden voor buurtbudgetten verder te onderzoeken en hoop dat partners daarbij aan willen sluiten. Dat geldt ook voor het lokaal laten landen van investeringen in duurzame energie: hoe kunnen we de lusten en lasten in een gebied verdelen? En tot slot: leuk om te horen dat een groep al een vervolgafspraak heeft gepland voor verdere samenwerking!”

‘Act together now’ Utrecht4globals 15 september 2023

Gesprek met Vereniging Dwarsverband 20 december 2023

Één van de doelen van Samen stad maken is om duurzame relaties met Utrechters en organisaties op te bouwen en te versterken, om een breed beeld te krijgen van wat er leeft in de stad. Het programma wil een kompas bieden dat helpt om een vorm van participatie of samenwerking te kiezen per situatie. Irene gaf aan dat als ze het eigenaarschap bij Utrechters willen vergroten of stimuleren, dat ze dan ook zeggenschap moeten geven. Dat betekent dat de gemeente meer uit moet gaan van dat wat Utrechters zelf kunnen doen ze zelf doen en waar nodig met hulp van de gemeente. Volgens Irene ligt de grootste sleutel tot verbetering van de samenwerking tussen Utrechters en gemeente in de verandering van houding en gedrag van hen als ambtenaren, wethouders en raadsleden. Het vraagt een meer open houding, niet meteen al met een plan komen, maar eerst gaan vragen wat er aan de hand is en welke oplossingen Utrechters of organisaties zelf hebben. Het burgerberaad dat deze week start is daar een vergaand voorbeeld in.

Feedback kompas: ࡟ Het gaat om de praktijk. Hoe gaat dit worden uitgevoerd? ࡟ Wie bepaalt en hoe bepaal je de positie van de relatie tussen gemeente en Utrechters op het kompas? - Wie bepaalt de mate van invloed? - Hoe beslis je over de samenwerkingsvorm? ࡟ Leidende principes voor houding en gedrag binnen de gemeente juichen we toe. Hierin ervaren we vooral bij VGU (vastgoed) nog flinke obstakels. ࡟ Het kompas laat nu niet de wederkerigheid zien. Het beschrijft wie iets doet. Maar niet voor wie het gebeurt. Ook in het werk van Utrechters wordt een hoop inzet verricht die ook ten goede komt aan de opdracht van de gemeente. Het zou goed zijn als dit meer zichtbaar wordt gemaakt. ࡟ Participatietrajecten zijn in de basis ongelijkwaardig als betaalde krachten de vrijwilligers niet compenseren voor hun bijdrage en inzet. Hierdoor wordt participatie ook exclusief, want alleen mogelijk als de tijd en financiën het toelaten. Een (financiële-) compensatie gaat uit van een gelijkwaardige samenwerking. En kan belangrijke sleutelfiguren motiveren om die tijd en ruimte vrij te maken om echt een structurele bijdrage te leveren aan het (denken over) het Samen Stad Maken. ࡟ Reflectiegroep is een goed idee. We sluiten hier graag bij aan.

Actietafels: in groepen aan de slag Hierna was het tijd voor actie! In groepen gingen de aanwezigen aan de slag om concrete plannen te bedenken om de SDG’s in Utrecht te versnellen, door initiatieven te versterken en te verbinden en door Utrechtse burgers meer te betrekken. De groepen werden verdeeld binnen één van de drie thema’s: de groene buurt, betaalbare en duurzame energie en Utrecht fit en (mentaal) gezond. Na afloop werden de oplossingen en ideeën per groep

14

Beleidsnota Samen stad maken Inspiratie en participatieverslag | 15

Blijf alert op de representativiteit van je gesprekspartners. Welke stemmen hoor je wel, en welke niet? Notitie bijvoorbeeld bij het NIZU die alleen echt ophalen bij hun kernpartners (6 professionele organisaties wiens afgevaardigden aan kunnen sluiten omdat deze inzet valt onder hun betaalde functie). Hoe worden stemmen opgehaald? Wat is de democratische structuur van een organisatie? En vooral, welke stemmen vallen hier buiten en hoe kun je deze toch bereiken? Wij bouwen als DV hard aan die vertegenwoordiging door onze 35 leden goed te kennen zodat we breed gedragen stelling kunnen nemen en de richting van ons werk kunnen bepalen. We spreken namens buurthuizen en speeltuinen maar niet alle punten hetzelfde. Verdient hier en daar nuancering.

Feedback Kompas voor zeggenschap Wat kun je gerust aan Utrechters overlaten? ࡟ Training huiselijk of seksueel geweld – door Utrechters met hulp van de gemeente. Gemeente helpt door te stimuleren dat het bespreekbaar wordt, hulp bij opvang en oplossing voor de lange termijn. ࡟ Informeren en hulp bij vaccinatie in buurten waar vaccinatie niet goed opgevolgd wordt. ࡟ Stadsmakers: problemen in de buurt en de wijken zijn vaak ook op te lossen in de buurt en wijken zelf. Voorbeeld Ede: buurt, ouders, iedereen. Dit is het probleem, hoe gaan we dit oplossen? Durven loslaten. Coördinatie vanuit het wijkbureau. ࡟ Buurtvaders: inzet bij overlast Oud en Nieuw ࡟ Buurthuis De Jutter: Rivierenwijk

Verder concrete ideeën ࡟ Wens: 1 aanspreekpunt binnen de gemeente voor ons als Dwarsverband, maar ook voor buurtinitiatieven. In plaats van accountanthouders per afdeling. ࡟ Minder scheiding in potjes/subsidiestromen om proces van aanvragen en verantwoorden te vergemakkelijken. ࡟ Wees welkom om een keer met/via ons de leden te bevragen, dat kan door letterlijk aan te sluiten bij een van onze bijeenkomsten (waar dit thematisch/inhoudelijk past). ࡟ Schrijf de plannen zo dat ambtenaren in hun opdracht de tijd en ruimte krijgen om 1 dag per week het veld in te gaan en de praktijk aan het werk te zien en ervaren.

Samen met de gemeente ࡟ Wat goed heeft gewerkt: monument voor slavernij verleden. Met de stad voor en tegens afgewogen. Nadenken over plek: onderzoek pak een route waar in het verleden iets gebeurd is. Dat werd het Griftpark. Vervolgens opstand onder omwonenden. Lang traject, maar zodra besluit is genomen over de plek dat dan de omwonenden niet goed meegenomen worden. Dat is zonde van het hele traject. Wat leren we? Gemeente moet verantwoordelijkheid nemen en breed onderzoek blijven doen. Ook bij de omwonenden die eerst niet betrokken zijn, maar bij het eindtraject wel belanghebbenden zijn. ࡟ Samen voor Overvecht: Nieuwe programmadirecteur – bewoners in sollicitatiecommissie. Ambtenaren vinden het spannend. Bewoners betrekken bij cruciale functies in de wijk. Een bewoner toevoegen aan de adviescommissie en sollicitatiecommissie werkte hier heel goed. ࡟ Stadsteam constructie – de selectie van een ontwikkelaar voor een nieuw gebouw is samen met Utrechters gedaan. ࡟ Overheidsparticipatie: buurtfeesten. Daar waar het niet gebeurt neemt gemeente initiatief.

࡟

࡟ ࡟

Bijeenkomst met sleutelpersonen - 9 januari 2024 Welkom! Irene Willems – programmadirecteur Samen stad maken en wethouder Eva Oosters heten iedereen welkom en lichten het thema en programma van de avond toe. Samen de Stad Maken gaat om vernieuwing van de lokale democratie en het verbeteren van de gemeentelijke besluitvorming. Hoe zorgen we dat plannen en de uitvoering ervan goed aansluiten waarvoor en voor wie we het maken? De grootste uitdaging is alle betrokken Utrechters bereiken en de samenwerking te verbeteren zodat we echt samen de stad kunnen maken. Vanavond gaan we in gesprek over de mate van zeggenschap en de principes voor houding en gedrag van ambtenaren, college en raadsleden. We zijn benieuwd naar alle feedback, aanscherpingen en verbeterpunten. Totstandkoming lijst met leidende principes voor houding en gedrag De concept lijst met leidende principes voor houding en gedrag is deels samengesteld op basis van zelfreflectie en deels op basis van onderzoek en feedback van Utrechters. Voor het Rekenkamerrapport zijn een 7-tal participatietrajecten onderzocht. Dit waren met name ruimtelijke projecten, die vrij formeel ingestoken zijn. Oftewel het gemeente is initiatiefnemer en nodigt Utrechters uit om mee te denken en praten. Na een korte presentatie over het hoe en waarom van Samen de Stad Maken.

Over het Kompas voor zeggenschap en de leidende principes voor houding en gedrag, gingen de sleutelpersonen hierover in twee groepen met elkaar in gesprek.

16

Feedback leidende principes voor houding en gedrag (ambtenaren, college en raadsleden) ࡟ Bij open en eerlijk graag toevoegen: zonder vooroordelen en zonder de intentie een ander te kwetsen. ࡟ Zorg altijd voor passende taal en begrijpelijke taal. Stem je taalgebruik af op de mensen met wie je in gesprek bent. ࡟ Wees duidelijk. Geef bijvoorbeeld aan: Dit gaan we doen. Zeg het als ambtenaar/ collegelid/raadslid ook eerlijk als je het zelf ook ingewikkeld of lastig vindt en waarom. ࡟ Geef vertrouwen aan mensen. Niet alles hoeft gegarandeerd goed te gaan. Geef mensen ook de ruimte om te experimenteren. Lukt het niet? Prima! Leer er samen van. Je hoeft ook niet alles dicht te timmeren met kaders, eisen en paramaters. Ga uit van het goede in mensen. En die uitzonderlijke keer dat er misbruik van wordt gemaakt…. Dan hoor je dat vanzelf. Faciliteer ook vooral als overheid. Laat het maar gebeuren! ࡟ Sneller actie ondernemen, niet alles hoeft lang te duren. Durf te handelen op signalen uit je netwerk/uit de stad. Ook als de data er nog niet persé is. Heb ook oog voor het tempo van de stad. In de gemeente kan het heel normaal zijn een jaar te doen over een oplossing. Maar in de leefwereld is dat niet normaal. Heb daar op zijn minst oog voor. En leg eventueel ook uit waarom iets langer duurt. ࡟ De vertegenwoordigers van de gemeente mogen meer ‘streetwise’ zijn.

Beleidsnota Samen stad maken Inspiratie en participatieverslag | 17

࡟ ࡟

Volg signalen op. Koppel terug wat ermee is gedaan. Laat zien welk besluit er is genomen en waarom. Blijf in gesprek. Voorbeeld van transparant zijn: In Belgie staat bij elke wegopbreking welk project het is, hoe lang het duurt en wat het kost. Waarom kan dat bij ons niet?

Aandacht – Verbinden – Vertrouwen Goed samenwerken lukt alleen als er onderling vertrouwen is. Het begint bij elkaar als mens zien en benaderen. Niet alleen als ondernemer, student, ouder, expert, vrijwilliger, sporter, etc. Een persoon kan vele rollen tegelijk vervullen. Vanuit aandacht voor de ander (kennismaken) kun je verbinding gaan leggen/samenwerken en groeit er onderling vertrouwen. 4 trapsrakket (om te komen tot vertrouwen en een goede samenwerking) 1. Aandacht - Persoonlijk contact. De vraag, hoe is het eigenlijk met je? - Alles begint bij het zien van de persoon voor je, in plaats van - Wees menselijk in contact. Toon begrip. 2. Verbinden - Ga samen iets doen. - Probeer het gewoon - Geef elkaar de ruimte 3. Vertrouwen - Als stap 1 en 2 goed gaan bouw je vertrouwen op. - Sla absoluut geen stappen over. Begin niet bij stap 2 of 3 4. Erkenning - Spreek als ambtenaar je waardering uit. Ga ook vooral gewoon eens langs. Toon interesse. - Laat weten dat je blij bent met de geboden inzet en effectiviteit - Voorbeeld: 1 van de sleutelpersonen gaf aan al 20 jaar op tal van vlakken actief te zijn maar nog nooit een compliment te hebben gehad van een ambtenaar. GA DIE WIJK IN! Je weet alleen wat er speelt en leeft op straat als je connecties hebt in de wijk. Dit bereik je niet van achter je bureau op het stadskantoor. Investeer in contact. Wees zichtbaar en benaderbaar.

Benader mensen ook pro-actief. Vraag eens hoe het is. Zie ook de meerwaarde van de wijk(kennis). Vaak wordt dit nog te weinig ingezien. Met wijkkennis wordt je beleid ook beter. Dat wordt te weinig erkend. Elke beleidsadviseur zou de wijk in moeten. Of op zijn minst 3 a 4 keer per jaar. Geef ook niet te snel op. Je hebt geen betekenisvolle contacten met 1 praatje. Blijf investeren in dat contact. Probeer het gewoon een tijdje. Benut de ervaringsdeskundigheid en breng dit samen met de vakkennis. Beiden kunnen veel aan elkaar hebben. Laat ervaringsdeskundigheid bijvoorbeeld de vakspecialisten voeden, maar ga niet zelf alles zitten verzinnen op het stadskantoor.

18

Diversiteit Heb oog voor diversiteit. Op alle vlakken. Ook in welke wijk iemand in Utrecht woont. Heb ook oog voor de ongelijkheid in het vinden van de overheid en participatietrajecten. Arme gezinnen komen hier bijvoorbeeld niet snel naartoe. Weet je als gemeente groepen niet te bereiken? Schakel dan vooral mensen in die dat wel doen! Wij [als sleutelpersonen] krijgen dit vaak wel voor elkaar. Doe dat met ons. Maar besteed het ook niet helemaal uit. Pak het samen op en ontwikkel zelf als organisatie ook die competenties. Maar ga niet aanmodderen en het wiel opnieuw uitvinden. Algemene tips en feedback ࡟ Burgemeester wordt gemist als ‘burgermoeder’ in Utrecht. Vooral rond polariserende onderwerpen als de oorlog in Gaza pakt zij te weinig haar rol. Voorbeeld: jongeren wilden graag met haar in gesprek over de oorlog. Krijgen met moeite een uurtje toegewezen in de ochtend tussen 8 en 9. Voelt erg onbetrokken. Ook i.v.m. andere burgemeester. ࡟ Wethouders zijn zichtbaarder. Herhaaldelijk langskomen en zichtbaarheid wordt gewaardeerd. Ambtenaren zijn veel minder zichtbaar. ࡟ We zien veel ambtenaren die het ‘goed doen’ in het samenwerken met de stad op den duur weer vertrekken. Zij raken dan gefrustreerd door de gemeente als organisatie. Voor ons is dat als sleutelpersonen doodzonde. ࡟ Alles wordt gezien als overheid. Ook politie, ook jongerenwerk.

Het vraagstuk voor gedrag is dus breder dan alleen de gemeente. ࡟ Blij met de rol van sleutelpersonen als adviesorgaan ࡟ De ‘oorspronkelijke, volkse Utrechter’ is de laatste jaren enorm over het hoofd gezien. Heb daar aandacht voor. ࡟ Openingstijden van dienstverlening tot 17.00 stroken niet met het patroon van de stad. Verruim dit. ࡟ ‘Slim melden’ wordt gemist. ࡟ Zien wel positieve veranderingen qua attitude. Voorbeeld: afdeling communicatie is pas Overvecht ingekomen om samen met een sleutelpersoon interviews af te nemen en te praten met mensen op de markt. Dat werkt! En daar leert communicatie ook van. Tegelijkertijd was het schokkend om te zien ‘wat zij allemaal nog moesten leren’ over het in contact staan met de mensen. Had eerder en vaker naar buiten gekomen! ࡟ Vier de diversiteit van je stad. Geef verschillende culturen de ruimte om relatief makkelijk hun cultuur te uiten en te vieren. ࡟ Verlaag de drempel om een aanvraag te doen voor middelen. Met name de formulieren zijn buitensporig. ࡟ Betrek bij het opstellen van beleidsnotities sociaal domein, WMO-beleid ook gebruikers en professionals. ࡟ Vergeet niet om waardering voor de ander uit te spreken ook al lijkt het heel soms heel vanzelfsprekend wat de ander doet. ࡟ Inclusiviteit is belangrijk – Maar soms betekent inclusiviteit voor een bepaalde groep dat je een andere groep uitsluit.

Wat kan helpen: inclusief is iedereen. ࡟ De gemeente weet niet goed om te gaan met sociaal ondernemers. Het past niet in een bekend hokje. Of je bent sociaal of je bent ondernemer met winstoogmerk. Voorbeeld: Stichting Anastasia organiseert sociale activiteiten voor de buurt. Waar passen we in? Wat is er nodig: soms hulp van professionals en subsidie. ࡟ Ongelijk investeren in gelijke kansen. Betaald parkeren: kijk naar de wijk. Zorg voor maatwerk. In Overvecht en Kanaleneiland kampen bewoners met armoede, betaald

Beleidsnota Samen stad maken Inspiratie en participatieverslag | 19

parkeren zorgt voor extra kosten voor de bewoners. Hier ongelijk investeren voor gelijke kansen.

࡟ ࡟ ࡟

Bijeenkomst netwerk initiatief - 9 januari 2024 Met Groenmoetjedoen/buurtnatuur030, K.F. Heinfonds,Utrecht Natuurlijk Algemeen ࡟ Maak het kompas ook voor bewoners duidelijk, anders in het maar eenzijdig te gebruiken. ࡟ Sommige bewoners weten veel, ook inhoudelijke kennis, niet alleen ervaringskennis. ࡟ Quote: een kompas werkt altijd, maar je moet er wel op kijken. ࡟ Hoe realistisch is het om echt de stad in te gaan? Wanneer is het genoeg? ࡟ Oke dat er fouten worden gemaakt. Zorg voor rugdekking van manager en bestuurder. ࡟ Vertrouwen als uitgangspunt is key. ࡟ Maak een plek waar je succesverhalen vindt. -> online kennisbank. Of ook fuckups. Specifieke opmerkingen ࡟ De laagdrempeligheid voor bewoners om mee te doen moet beter. O.a. door: ࡟ Contact met bewoners niet op eigen terrein, niet vanuit je eigen media, maar op plekken waar bewoners zijn. Of creëer die plekken (buurfeestjes, supermarkt etc). ࡟ Voorbeeld: vergroening in straat. Nu vanuit eigen belang en eigen middelen de straat op. We moeten vooral gaan kijken naar waar de bewoners zijn en welke media zij gebruiken. Vanuit hun leefomgeving. ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟

20

Er is snel geen level playing field. Bewoners zien de ambtenaar als een tegenstander die overwonnen moet worden. Stel: ambtenaar heeft de opdracht om jouw stem te zijn, dan ga je ermee de boer op binnen de gemeente. Wat moet je daarvoor hebben: een laag bij ambtenaren met mandaat die ook door processen heen kan gaan. Het contact moet oprecht zijn. Je motiveert ambtenaren door projecten te laten zien waar het werkt: regels loslaten: dit is het resultaat. Vanuit de praktijk laten zien dat het werkt. Anders blijven ambtenaren in een stand die je niet wilt. Durf ruimte en eigenaarschap te omarmen en uit te dragen. Ook door dingen te proberen. Vertrouwen vanuit bewoners. Het doen (leidende principes) en gebruiken van het kompas wordt het belangrijkste, niet het kompas en de leidende principes zelf Ga key personen uit de wijk betrekken. Contactpersonen bij de gemeente veranderen snel (van baan wisselen) -> bewoners zijn de constante factor. Vanuit wijkraad was het wel samen. Voorbeeld noordoost.

࡟ ࡟ ࡟ ࡟

Waarom wil je samen stad maken? Om gezond stedelijk leven mogelijk te maken. Je hebt iets nog om het zichtbaar te houden. Anders is het kompas gewoon weer het volgende instrument. Kijk ook naar het jij maakt utrecht kompas (al een tijd oud) is ook iets wat bestond. Dus je wil niet weer iets, wéér het volgende ding. Vooral ook voor de ambtenaar die er al wat langer zit. Let op rolverwarring van ambtenaren In kompas opnemen dat de rol van projectleider anders is dan de rol van de ambtenaar die initiatiefnemers helpt of intern vertegenwoordigd. Collega van het wijkmilieupunt was een goede plek om met bewoners in gesprek te gaan Parkeerapp -> ambtenaren hebben rugdekking nodig.

Leidende principes voor houding en gedrag

We durven open en eerlijk te zijn. -> We zijn open en eerlijk. We kiezen een werkwijze waarop we open zijn. Anders houd je de kans open dat jij (ambtenaar x) het nog niet durft. Anders houd je een angstcultuur. We verbinden ervaringskennis aan vakkennis -> soms weten bewoners meer dan ambtenaren zelf. Nu zet je alsnog twee kanten tegenover elkaar. Bewoners hebben ook vakkennis. Ambtenaren hebben ook ervaringskennis. We stimuleren dat Utrechters met elkaar in gesprek gaan en er voor elkaar kunnen zijn -> we juichen het toe en stimuleren waar nodig. Je hoeft niet altijd te stimuleren. Samen stad maken gaat over co-creatie. Open durven zijn gaat uit vanuit de samenwerking

Bijeenkomst Wijkplatforms - 10 januari 2024 Steeds in 2 groepen gesprek over: 1. Kompas voor zeggenschap 2. Houding & gedrag 3. Moties wijkplatforms We hebben de bijeenkomst afgesloten met de volgende afspraak voor nadere uitwerking van de moties: ࡟ Met een kleinere groep een voorstel uit te werken dat duidelijkheid geeft over de uitwerking van de 2 moties. De gemeente benadert hiervoor de mensen die hebben aangegeven hieraan mee te willen werken. Afsluitend – vervolg: ࡟ Terugkoppeling zsm aan de hand van deze aantekeningen van deze avond ࡟ Q1 advies naar b&w en brief aan raad

Beleidsnota Samen stad maken Inspiratie en participatieverslag | 21

Volgende bijeenkomst: ࡟ Met elkaar vooraf bepalen wat we willen bespreken ࡟ Nieuw moment te plannen – voor de zomer

1. Presentatie Samen Stad maken Vragen over presentatie Samen Stad Maken: ࡟ De we in de presentatie is bedoelt als wij, de gemeente! ࡟ De 3 sporen van Samen Stad Maken – eerste 2 vandaag te bespreken: - Leidende principes – richting (voor de gemeente) - Kompas - Borgen in organisatie ࡟ Zijn deze principes niet te veel geformuleerd uit angst? ࡟ Wat wordt bedoeld met de klassieke vormen van participatie - Wat gebeurt ermee? ࡟ Grote groep die algemeen niet meedoen – beter te bereiken hiermee? ࡟ Compliment: de gemeente is meters aan het maken! Houding en gedrag: 1. Durven Open en eerlijk 2. Op zoek naar Verbinding 3. Continue Leren en verbeteren 4. Ruimte aan Eigenaarschap voor Utrechters 5.

Proactief in Inclusiviteit en diversiteit Gaat om wederzijdsheid – enige die je kunt veranderen ben jezelf Kompas voor zeggenschap ࡟ 7 vormen – 3 delen in Eigenaarschap: - Utrechters – geel - Gezamenlijk - groen - Gemeente – blauw ࡟ Ambitie om meer aan de oranje kant te komen, gemaakt door Kompasteam – nog voor de moties van november ࡟ Faciliteren beter woord dan helpen ࡟ Dit is in feite de doorontwikkeling van participatieladder – die was slechts gericht op blauw ࡟ Hoe werkt het kompas: Toelichting Beslisboom (wederzijds samen in te vullen) Wie beslist dan voor te kiezen vorm? ࡟ Voorbeelden genoemd: Betere voorbeelden bij subsidies noemen, grotere voorbeelden noemen ࡟ Sheet op einde -> waarom we het doen, ook aan het begin beter laten zien!? ࡟ Juist ook zoeken naar andere vormen van ‘participatie’ Algemeen punt nog: ࡟ Uitzoeken: wat wordt precies bedoeld met Utrechters? Zijn dat alleen bewoners of ook ondernemers?

22

2. Kompas voor zeggenschap Aantekeningen gesprek groep 1 over Kompas voor zeggenschap ࡟ Wat ontbreekt is onafhankelijke toetsing. “de slager mag niet zijn eigen vlees keuren”. Dat zou kunnen in de vorm van de gemeentelijke ombudsvrouw. Dat zou ook kunnen in de vorm van gemeentelijke klacht coördinatoren. Maar de ombudsvrouw is onafhankelijk.” Je zou dit ook kunnen beleggen bij een onafhankelijke groep. Het is dan wel van belang dat deze rol van de ombudsvrouw beter wordt gepositioneerd zodat mensen weten dat die weg bestaat. Wijkorganisaties zouden hieraan ook aandacht kunnen besteden in hun wijkmagazines/wijkkranten. ࡟ Zijn er ook grote voorbeelden van initiatieven waarbij Utrechters aan zet zijn of überhaupt betere voorbeelden van de 7 richtingen in het Kompas? - Krachtstation (geel) de gemeente steunt met andere middelen dan geld) - Ovonde: zit nu bij oranje/onderzoek - Aanpak parkeren in KE Noord: (blauw, onderzoek). Maar: faalt jammerlijk want de gemeente luistert niet naar de input uit het onderzoek. - Concept van de hostels (Hans Spekman) is mooi voorbeeld van (donderblauw/ gemeente aan zet). - Dwarsverband als stichting (oranje) en ook speeltuin in zelfbeheer.

(oranje) (beide: subsidie) - Wijkcoöperatie (rood: Utrechters aan zet) - Buurtconciërge en preventiegroep (overheidsparticipatie) ࡟ Bij bovenstaande voorbeelden blijft van belang dat je in houding en gedrag moet bijdragen om de voorbeelden tot een succes te maken. ࡟ Ook van belang om minder over “helpen” te spreken, maar te benadrukken dat het gaat om “afspraken nakomen”. ࡟ Hou bij “onderzoek” veel meer rekening met de doelgroep zelf. Voorbeeld: hostelconcept van Hans Spekman en het betrekken van de daklozen zelf. ࡟ “Onderzoek” past niet echt in de richtingen, moet beter benoemd worden. Strategische verkenning is misschien een betere term. Of “vragen” of “peiling”. ࡟ Houd daarbij rekening dat er ook teruggekoppeld wordt over de uitkomsten ervan. Kunnen er ook consequenties gekoppeld worden aan het “niet terugkoppelen” of aan andere vormen van onvoldoende houding en gedrag aan de kant van ambtenaren? Dat is onderwerp van punt 3 (Borgen) vanavond nog niet echt op de agenda. ࡟ Voorbeeld van verkeersoverlast in Zuilen en conclusie van boa’s/politie dat er niet gehandhaafd wordt omdat er niet gemeld wordt. Benut signalen van andere professionals en bijvoorbeeld ook een wijkhost of buurtconciërge Aantekeningen gesprek groep 2 over Kompas voor zeggenschap ࡟ Vraag vooraf: gaat de participatieladder weg? Ja voorstel is om die te vervangen door het kompas.

Omdat de ladder vooral ging over het ‘blauwe’ deel en we juist willen stimuleren dat Utrechters meer aan zet zijn. ࡟ Ga je aan de voorkant de juiste participatievorm vastleggen voor alle fasen van het traject? Juist als je input echt wil gebruiken moet je ernaar luisteren en die input mee laten bepalen over de vorm van participatie in de fase daarna. Al lerende en al luisterende bepalen we samen (als gemeente en Utrechters) het vervolgtraject. ࡟ We willen aan de raad vragen om met het nieuwe kompas te gaan werken en ervaring ermee op te doen en het al werkende te verbeteren/optimaliseren?

Beleidsnota Samen stad maken Inspiratie en participatieverslag | 23

࡟

࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟

࡟

࡟

Deelnemer wil rigoureuzer veranderen, want ook bij de rode (geel/oranje) pijlen heeft de gemeente nog steeds een rol. Hij stelt: begin eigenlijk altijd/standaard als uitgangspunt aan de linkerkant. Irene licht toe: de beslisboom begint aan de linkerkant: kan de Utrechter dit zelf doen? En vandaaruit werken we verder . Een ander is het hier niet mee eens: hij vindt dit wel een evenwichtiger aanpak met een glijdende schaal tussen Utrechter en Gemeente. Voorbeeld Musketon: Participatietraject wordt nu als slecht beoordeeld: zit nu aan de donkerblauwe kant en zou veel meer naar de oranje kant moeten gaan en minstens naar de ‘samenwerking’ De particpatievorm kan per fase veranderen: bijvoorbeeld in stap 1 rood en vervolgens in stap 2 blauw (of andersom). Ander signaal: hoe voorkom je dat je een heel traject doorloopt en dat aan het eind de gemeente zegt: er is geen geld voor. Want dan haakt een bewoner af en komt de volgende keer niet meer in actie. Vraag: wat voor rol zie je in dit kompas voor het wijkplatform? Hangt vooral af van welke rol je als wijkplatform voor rol pakt. Je zou als wijkplatform de verbinding tot stand kunnen brengen tussen initiatiefnemer van de Utrechter en de gemeente om te peilen of er ondersteuning nodig/.wenselijk is. Voorbeelden van Utrechters als eigenaar van een initiatief “Utrechters aan Zet”.

- Natuurgebied Zuilen: dat zit nu in de blauwe hoek en zou veel meer in de gele of oranje hoek moeten komen. - Burgertop (geel, georganiseerd door de buurt in Lunetten, samen met gemeentelijke ondersteuning). - Right to challenge of burgerbod zou je veel meer kunnen positioneren voor bijvoorbeeld groenonderhoud of sociale zorg. Is de term “subsidie” wel juist? Wat is het verschil tussen “Utrecht aan zet” en “subsidie”? Het gaat eigenlijk in allebei de gevallen om “Utrechters aan zet”, waarbij het verschil zit dat het in het ene geval zonder subsidie gebeurt en in het andere geval met subsidie.

3. Houding & Gedrag

࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟

Gesprek in groep 2 over Houding en gedrag: ࡟ Korte samenvatting gegeven wat vorige groep heeft besproken Opening gesprek: Gaat dit helpen? ࡟ Principes zijn mooi, maar er staat niets over afspraken maken in: ࡟ Concreter afspraken maken ࡟ Open en eerlijk evaluatieproces van lopend proces inbouwen (ook tussentijds dus) ࡟ Achteraf door iemand anders laten doen ࡟ Specifiek benoemen wat wel/niet goed gaat – wat beter kan

Gesprek in groep 1 over Houding en gedrag: 1. Durven Open en eerlijk 2. Op zoek naar Verbinding 3. Continue Leren en verbeteren 4. Ruimte aan Eigenaarschap voor Utrechters 5. Proactief in Inclusiviteit en diversiteit Gaat om wederzijds – enige die je kunt veranderen ben jezelf.

࡟

Opening gesprek: Gaat dit helpen? ࡟ Het is nog te voorzichtig geformuleerd? Helemaal aan de andere kant gaan zitten: Wat is het beoogd eindpunt? Wat je wilt bereiken beter duiden? ࡟ Goede start voor het gesprek – begin van iets moois ࡟ Wat betekent die gedragsverandering dan voor de ander? Gaat ook om veiligheid van die anderen (Utrechters) ࡟ Te veel geformuleerd vanuit angst: Te veel reagerend op hoe is het begonnen?

࡟ ࡟

24

Altijd beter starten vanuit luisterend naar bewoners. Dan bepalen wat daarin (beter) past Veiligheid: Je kunt pas open zijn als je je veilig voelt als ambtenaar: Naar de ambtelijke organisatie / achterban, naar het bestuur en Raad - (is er een afrekencultuur?) Buiten de lijntjes durven kleuren Onveiligheid ontstaat als het op de persoon is gericht Veilig voelen gaat om wederkerigheid (Utrechter en Ambtenaar) Binnenstad: Begonnen aan bewonerskant voor mogelijke start Wijkplatform, subsidie helpt ondersteunend, doortrekken in vertrouwen geven en samen kijken wat mogelijk is Lunetten – goede voorbeelden: 2 burgertoppen van Lunetten, Werkgroep Burgerberaad en Omgevingsvisie proces; mogelijkheden in fysiek beheer: Bewoner meenemen door ambtenaar om samen te leren van goede voorbeelden Waarom werkt het bij welke ambtenaar wel: Open en eerlijk houding – investeren op de structurele relatie en samenwerking, goed luisteren en echt open gesprek voeren Slecht voorbeeld: Niet durven zeggen dat je niet verder mag gaan, Projectleider met oogkleppen, zei ook niet ik mag niet verder en gaf ook geen andere mogelijkheden aan Eigenaarschap: betekent ook verantwoordelijkheid geven Verkokering organisatie: de principes zijn oké, maar gaat dit echt helpen? Wat is hiervoor extra nodig? Meer ambtenaren met doorzettingsmacht laten acteren: Wijkbureau heeft geen macht: Vertrouwen creëren: voor sommige

principes gaat dat werken, er is wel veel argwaan Te weinig aandacht vanuit de geformuleerde principes voor de uitvoering van beleid; Staat te veel los van participatieproces waarbij ontwerp het resultaat is – maar dan? Evaluatie serieuzer organiseren in het leren

࡟ ࡟

࡟ ࡟

Wat er staat is mooi – maar: Het woord afspraken staat er dus niet in, Kwaliteit kun je dus niet toetsen, evalueren en niet leren, dus echt afspraken maken, deze zetten in tijd en SMART maken - elkaar er op kunnen/willen aanspreken Durf open en eerlijk te zijn en proactief: Zichtbaar durven maken dat je van de gemeente bent, b.v. ook bij het lopen door de straat, Ontstaan mooie gesprekken door Het digitale werken – overleggen via Teams overleggen, werkt niet – past niet – is mensenwerk; Niet te veel op het digitale gaan leunen, persoonlijk contact hebben is belangrijk op die manier meer duurzame verbindingen aangaan Dus naar Buiten de buurt in, eerst benoemen en dan pas het digitale duiden Afspraken maken dus van belang: Niet alleen houding en gedrag punt, gaat ook om hoe kom je er toe; Eerst puzzelen – kun je er samen uitkomen? En niet vervolgens gemaakte afspraken vanuit andere belangen (achteraf) torpederen Bij initiatieven vanuit de buurt – deze als grondhouding echt serieus nemen: Hoe ga je daarmee om - welke competenties heb je nodig? Meer de praktische kant met elkaar ook laten doorklinken< niet allemaal zo academisch

Beleidsnota Samen stad maken Inspiratie en participatieverslag | 25

࡟ ࡟ ࡟ ࡟

࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟

benaderen, meer HBO en MBO geschoolde ambtenaren in gesprek en samenwerking laten werken Voorbeeld sociale basis – gemeenschap centraal, dat dit er nu uitgekomen is, is een goed voorbeeld Meer die gezamenlijkheid in samenwerking opzoeken Principes zien er mooi uit: Hoe worden de ambtenaren hierbij geholpen, gaan ze dit doen? Hoe ga je het borgen? Hoe zet je het lerende nog beter in gang? Wat kost dit? Toetsbare afspraken maken ook over de principes: Hoe verankerd het in de cultuur en de structuur van de organisatie? Club mensen onafhankelijk van de vakafdelingen (evaluatie-) processen laten begeleiden; Interne dialoog in de organisatie hierin creëren - Maar het ook samen met Utrechters doen De keuze van het niveau van kompas moet onafhankelijk gebeuren – hoe organiseer je dat? Lombok, goede voorbeelden: Bondgenotenoverleg, Werkgroep Damstraat – Kanaalstraat; Scherpe focus waarom je samenkomt Voor initiatieven voldoende ruimte creëren: persoonlijk belang om in netwerk wijkplatform deel te nemen speelt ook belangrijke rol; Zelf ook open en eerlijk durven te zijn als Utrechter (wederzijdsheid hierin benadrukken) Leidende principes zijn bedoelt voor iedereen in de gemeente: Is dat niet (te) veel? Hoe draag je dit uit? Voorbeeldgedrag van teamleiders – dit laten landen? Feedback formulieren van ambtenaren door Utrechters laten invullen: Beoordelen en niet veroordelen - gaat daarbij

om specifieke vraagstelling; Waarderend onderzoeken: wat gaat goed – wat kan beter? Trots uitstralen als Utrechtse ambtenaar is belangrijk Concept van principes is heel mooi: M.n. waar het gaat om ervaringskennis aan vakkennis te verbinden - Gebruik maken van kennis uit de wijk! Input geleverd via geeltjes: Open en eerlijk: twijfelen mag – dilemma’s noemen; geen “ja maar”; informatie delen i.p.v. achterhouden; betrouwbaar zijn (afspraak is afspraak); zeg nooit “ik ga er niet over”, maar “ik ga proberen te regelen”; grens helder maken Proactief verbinden: persoonlijk als ambtenaar in de wijk = ontmoetingsplekken in de buurt maken en gebruiken; bewoners zijn er langer dan ambtenaren – hoe dan duurzaam? Leren en verbeteren: niet steeds terugvallen op “beperkt mandaat”; buiten de lijntjes kleuren Ruimte eigenaarschap: “hoederschap” ? Vertrouwen geven! Niet loslaten maar anders vastbinden; Verantwoordelijkheid geven; ontkokeren

4. Moties Gesprek in groep 1 1. A  dviesrecht voor de wijkplatforms (college moet in gesprek met de wijkplatforms over een niet exclusief adviesrecht)

26

Hoe geven we uitvoering aan de motie? ࡟ Wat betekent adviesrecht, welke afspraken maak je daarover? ࡟ Het college moet in ieder geval een antwoord geven op een advies ࡟ Het college/wethouder moet aanspreekbaar zijn ࡟ Ieder wijkplatform beslist zelf of zij een ‘wet’ maken over het adviesrecht ࡟ Raad moet zelf naar de wijken toe komen om mensen te spreken, laat de wethouder zelf de rol oppakken ࡟ Niet opnieuw structuur van platforms afbreken ࡟ College moet iets doen met de uitkomst ࡟ Met elkaar in gesprek blijven over welke afspraken nodig zijn voor afhandeling van de adviezen, niet de adviezen negeren zoals voorheen gebeuren ࡟ Welke consequentie heeft het niet reageren op een advies? ࡟ Woorden advies en recht uit elkaar halen, tot hoever gaat het advies, maak daar vooraf afspraken over ࡟ Mensen al dan niet in een platform weten de politiek wel te vinden, los van adviesrecht ࡟ Ons wijkplatform hangt onder wijkcoöperatie, er wordt iemand aangenomen voor communicatie, we doen aan buurtdialogen, eens per drie jaar bewonerstop om politiek aan te spreken, wij in Oost hebben geen adviesrecht nodig ࡟ Er is een basis nodig voor adviesrecht, bijvoorbeeld een burgerberaad/burgertop ࡟ Het adviesrecht is nodig voor leden van platforms die minder makkelijk zelf advies uitbrengen ࡟ Wijken die verankering van afspraken wensen moeten dit op kunnen stellen ࡟ Met wijkraden was alles duidelijker,