HUA - Ontwerp Programmabegroting 2024- 2027.pdf

•

Informatievoorziening Naar verwachting zullen in 2024 geen aanpassingen plaatsvinden in de informatie en systemen voor het beheer van de treasuryfunctie.

HUA heeft geen geldleningen opgenomen en financiert lopende uitgaven met lopende inkomsten en bijdragen van het Rijk, de gemeente Utrecht, de provincie, de gemeente Nieuwegein en overige bijdragen. Er is sprake van een sluitende begroting, zodat er geen structurele exploitatieruimte is. 3.8.3.

Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB)

De wet vSB (zonder leenfaciliteit) houdt in dat decentrale overheden en door hen opgerichte gemeenschappelijke regelingen, al hun overtollige liquide middelen en beleggingen moeten aanhouden bij het ministerie van Financiën. Er is een (kleine) vrijstellingsgrens voor het afstorten van overtollige liquide middelen. Het bedrag dat buiten het schatkistbankieren mag worden gehouden. Als het gemiddelde kwartaalbedrag van de tegoeden minder is dan 0,75% van het begrotingstotaal (met een minimum van € 250.000,00), mag dit op de eigen bankrekeningen blijven staan. Voor 2024 worden geen substantiële afwijkingen verwacht. Voor 2024 wordt het gemiddelde kwartaalbedrag voor HUA geschat op basis van het begrotingstotaal afgerond € 47.557 (0,59% van € 8.060.480 = exploitatieomvang). Dit bedrag ligt onder de minimum norm, zodat het bedrag van € 250.000,00 leidend is.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

25

3.8.4.

Renterisiconorm

Doel van deze norm is het beperken van de gevolgen van een stijgende kapitaalmarktrente op de rentelasten van de organisatie. Dit wordt bereikt door een limiet te stellen aan dat deel van de vaste geldleningen waarover het rentepercentage in een bepaald jaar moet worden aangepast aan de geldende markttarieven. De norm stelt dat per jaar maximaal 20% van de vaste schuld in aanmerking mag komen voor herfinanciering of renteherziening, waarbij een minimum geldt van € 2,5 mln. Over dat minimumbedrag mag dus altijd risico worden gelopen. Aangezien HUA, conform de richtlijnen van zijn treasurystatuut, alles met eigen middelen financiert en dus geen geldleningen heeft afgesloten, is duidelijk dat het minimum niet wordt overschreden en dus wordt voldaan aan de norm. 3.8.5.

Kasgeldlimiet

Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximumbedrag waarop een gemeente (en in het verlengde daarvan dus HUA) de financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,2%. Doel van deze limiet is het beperken van de vlottende schuld. Concreet betekent dit voor HUA dat wanneer de vlottende schuld een stand van € 660.959 (8,2% van € 8.060.480 exploitatiesomvang 2024) overschrijdt, er geconsolideerd (dat is financieringsmiddelen omzetten van korte naar langere termijn) moet worden. Opgemerkt wordt daarbij nog dat er een minimum geldt van € 300.000. HUA voldoet aan deze norm, omdat er een financieringsoverschot is.

3.9.

Bedrijfsvoering

Zie hiervoor paragraaf 3.4 Speerpunt 3. Onze organisatie maken we met elkaar.

3.10. Verbonden partijen Het Utrechts Archief (HUA) is als gemeenschappelijke regeling een verbonden partij voor: a.

ministerie van OCW

b.

de gemeente Utrecht

c.

de provincie Utrecht

Verder heeft HUA een dienstverleningsovereenkomst (DVO) afgesloten met: a.

de gemeente Nieuwegein;

Er zijn samenwerkingsovereenkomsten gesloten met: a.

Veiligheids Regio Utrecht (VRU)

b.

Werk en Inkomen Lekstroom (WIL);

c.

Belasting Samenwerking Gemeente & Hoogheemraadschap Utrecht (BGHU);

d.

GGD regio Utrecht (GGDrU);

e.

Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht (RUD);

f.

Ridderlijke Duitsche Orde, balije van Utrecht (RDO);

g.

Nederlands Volksbuurtmuseum (NVBM).

HUA is lid van organisaties, zoals de landelijke vakorganisatie BRAIN en partner in de Stichting Utrechtse Musea (SUM). Het proces voor de voorgenomen uittreding van het Rijk per 1 januari 2025 is op het moment van opstellen van deze begroting, begin 2024, in volle gang. Het voornemen van het Rijk is om uit te treden als partner, om vervolgens zijn taken te delegeren aan HUA en daarbij de financiering in stand te houden voor de analoge collectie.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

26

4.

Financiële begroting

4.1.

Overzicht baten en lasten en de toelichting

Onderdeel van het programmaplan is een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen, een overzicht van overhead, het bedrag voor de heffing vennootschapsbelasting en het bedrag voor onvoorzien. Voor het begrotingsjaar ziet dit er als volgt uit

Archieven: dit betreft de activiteiten t.b.v. de algemene dienstverlening aan partners en samenwerkingsovereenkomsten. Algemene dekkingsmiddelen: onder deze post zijn de bijdragen van de deelnemers in de gemeenschappelijk regeling verantwoord. Overhead: De overhead is opgezet conform de “Notitie Overhead ” van juli 2016, opgesteld door de Commissie BBV. Met overhead wordt alle kosten bedoeld die samenhangen met de sturing en de ondersteuning van de

medewerkers in het primaire proces. Heffing VPB: HUA voorziet geen heffing VPB.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

27

4.2.

Overzicht structurele en incidentele baten en lasten

Met de vastgestelde begroting 2021-2024 is ook het voorstel gedaan Digitale Toegankelijkheid. Hiermee zal HUA extra inzetten op digitalisering. Hiervoor worden de bestaande bestemmingsreserves omgevormd naar een

bestemmingsreserve Digitale Toegankelijkheid. Met deze begroting wordt een andere inzet voorgesteld dan bij de begroting 2023 gepresenteerd. Het zoeken naar (tijdelijk) gekwalificeerd voor de digitalisering is gelukt, maar later dan gepland in 2023. Met het vaststellen van de 2e Berap 2022 heeft het bestuur ingestemd met het doteren van de niet ingezette reserves van dat jaar. Dat had tot doel de gelden door te kunnen schuiven om dit traject succesvol af te kunnen ronden, maar dan een jaar later in 2025. Hierdoor zullen de reserves (m.u.v. de reserves EXPO) aan het eind van 2025 uitgeput zijn. Samen met de laatste vrijval van de voorziening voor de Expo zal HUA eind 2026 geen bestemmingsreserves meer hebben en alleen nog een algemene reserve, De vrijval van deze reserves en de daarmee gepaarde hogere (incidentele) lasten verklaren het negatieve Batig saldo over de jaren 2023 tot en met 2026. Maar doordat HUA actief stuurt op lagere structurele lasten ten opzichte van de hogere structurele baten is HUA instaat om ook vanaf 2026 een sluitend structureel batig saldo te creëren.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

28

4.3.

Uiteenzetting financiële positie en de toelichting

Meerjarenbegroting 2024 – 2027

De financiële begroting van HUA er als volgt uit: Leeswijzer: 1.

De kolom Secundair 2023 is toegevoegd om het inzicht te vergroten naar de aansluiting naar de meerjarenbalans verderop in deze begroting. Nota bene: dit betreft nog niet de cijfers voor de 1e Berap 2023. Wel is deze indicatieve kolom toegevoegd om de jaren 2023 tm 2027 voor zowel exploitatie als balans door te kunnen rekenen en een logisch verloop in de cijfers te kunnen presenteren.

2.

De begrotingen 2024 en verder zijn conform de werkwijze van eerder jaren.

Toelichting op de lasten en baten 2024 ten opzichte van 2023: Lasten 1. Personeel

Met betrekking tot de personeelslasten als onderdeel van de beheerskosten geldt dat voor de HUA de per 2023 geldende cao voor gemeentelijke gemeenschappelijke regelingen en het personeelshandboek (dat is overgenomen van de gemeente Utrecht als besluit door het bestuur) van toepassing is. De raming salarissen inclusief vakantiegelden en overige personele lasten is door HUA doorgerekend op basis van de CAO 2021 2022. Voor de loonontwikkeling 2023 is een prijsindex van 3% toegepast en 4% voor 2024. 3. Bedrijfsvoering De lasten zijn gebaseerd op begroting 2023 verhoogd met de genoemde CPB prijsindex van 3%. Waarbij in 2023 reële en bekende prijsverhogingen zijn doorgevoerd. (Warmteprijzen factor 2 ed.)

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

29

5. Publiek en Presentatie Op deze post zijn de direct te traceren lasten van de afdeling Publiek en Presentatie begroot. HUA begroot per 2022 nog maar in 1 programma Archieven, dit omdat de inzet van de afdelingen Publiek en Presentatie en Inspectie & Collectiebeheer afdeling overstijgend is. Om de lasten te beheersen zijn er budgetten aan de afdelingen toegekend. Hierbij is rekening gehouden waar nodig met een prijsindex van 4%. 6. Inspectie en Collectiebeheer Op deze post zijn de direct te traceren lasten van de afdeling Inspectie en Collectie begroot. HUA begroot per 2022 nog maar in 1 programma Archieven, dit omdat de inzet van de afdelingen Publiek en Presentatie en Inspectie & Collectiebeheer afdeling overstijgend zijn. Om te lasten te beheersen zijn er budgetten aan de afdelingen toegekend. Hierbij is rekening gehouden waar nodig met een prijsindex van 4%. 9. Afschrijvingen De afschrijvingskosten zijn berekend op basis van de geraamde boekwaarden van investering van de afgelopen jaren en de investeringen in de jaren 2023 - 2027 conform de in de Nota Investering- en afschrijvingsbeleid 2021 afgegeven richtlijnen. Baten 2. Bijdragen rijk, gemeenten, provincies.

Voor het rijk is de bijdrage gebaseerd op opgave voor 2023. Daarnaast ontvangt HUA transitiegelden van het Rijk voor de inrichting van een eigen e-depot voorziening. Hieruit volgt nog 1 onderdeel:. 1.

RHC’s ontvangen ieder een zogeheten kenniscomponent op het terrein van informatie, archief en digitalisering. Deze bedraagt als vast bedrag (d.w.z. geen indexering) € 50.000 per RHC gedurende vijf jaar. Na vijf jaar stopt deze overbruggingstoelage.

De bijdrage van de gemeente en provincie in 2024 zijn beide gebaseerd op de opgave uit de begroting 2023 vermeerderd met het indexpercentage van 4%. (Zie paragraaf 2.2 Indexering) HUA heeft naast de depottorens op de Alexander Numankade een digitaal depot nodig. Met dit e-depot kunnen de Gemeente en Provincie Utrecht voldoen aan de verplichtingen uit de Archiefwet die gelden voor digitaal gevormd archief. Voor het e-depot en de taken die erbij horen is financiering nodig. De PU levert hiervoor al een vaste jaarlijkse bijdrage volgens de berekening uit het kostenmodel. Het Rijk financiert een groot deel van de investeringen voor het e-depot in de implementatiefase. (Zie punt 1 hier direct boven.) De digitale archieven van het Rijk zelf zullen na 2024 worden opgenomen in het e-depot van het Nationaal Archief. De GU heeft tijdelijke financiering geleverd via de gelden die zijn toegekend in de Voorjaarsnota (2020). Dankzij de extra bijdrage van het Rijk voor de ontwikkeling van een eigen e-depot is deze samen met de bijdrage van de PU toereikend voor het ontwikkelen van de Digitale Archiefdiensten in de lopende beleidsperiode en 1 jaar daarna, 2025. Om het e-depot van HUA operationeel te houden na 2025 is structurele financiering, ook van de GU een voorwaarde.

Om het niveau van de diensten zoals die in deze periode worden ontwikkeld, na 2025 te kunnen continueren en het e-depot operationeel te houden, is een jaarlijkse bijdrage van in ieder geval 50 procent op basis van het geactualiseerde kostenmodel (€1,10 per inwoner) en de actuele bevolkingsaantallen noodzakelijk.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

30

HUA start in de eerste helft van 2023 de gesprekken met de gemeente over de structurele bijdrage vanaf 2026. In de aansluitfase is bij de provincie gerekend met 50% van de bijdrage per inwoner. Op basis hiervan en op basis van de Bevolkingsprognose 2022 Periode 2022-2040 van de gemeente Utrecht (blz 11) is voor de gemeente voor 2026 en 2027 de volgende berekening voor een stelpost in de begroting gemaakt:

In de eerste helft van 2023 zal HUA het gesprek hierover oppakken met GU. Deze bedragen zijn conform de uitgangspunten van deze begroting op het prijspeil 2024. Deze bedragen zijn opgenomen in de meerjarenbegroting 2024 - 2027 onder de regel Bijdragen Rijk, gemeente en provincie en verklaren de stijging van 2025 naar 2026 en 2027 volledig. 4. Overige opbrengsten De raming 2024 is gebaseerd op de werkelijke baten volgens contracten en overeenkomsten voor 2024 of op een schatting op de realisatie over 2023, aangevuld met nu bekende informatie. Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves Het voorgenomen besluit bij de jaarrekening 2022 om het negatieve saldo van € 74.292 ten laste van de Algemene reserve te brengen is verwerkt in de doorrekeningen. Voor de indicatieve begroting 2023 en de meerjarenbegroting 2024 -2027 is de inzet van de reserves voor de komende jaren opnieuw doorgerekend op basis van de doorgerekende eindstand van de reserves 2022. Met een volledige bezetting op alle programma’s kan HUA in de komende jaren extra in zetten op de inrichting van de eigen e-depot voorziening en vormgeven aan de digitale ambitie uit het meerjarenbeleid 2021 – 2024 en 2025.

De inzet van de reserve Energie en indexatie is gepland voor de jaren 2023 en 2024 en daarmee is er ruimte gevonden om de stijging van de energielasten stijging voor de jaren daarna een plek te geven in de structurele begroting. Samen met de laatste vrijval van de voorziening voor de Expo in 2025 en 2026 zal HUA eind 2026 geen bestemmingsreserves meer hebben en alleen nog een algemene reserve. De vrijval van deze reserves en de daarmee gepaarde hogere (incidentele) lasten verklaren het negatieve batig saldo over de jaren tot en met 2026. Maar doordat HUA actief stuurt op lagere structurele lasten ten opzichte van de hogere structurele baten is HUA in staat gedurende de gehele meerjaren periode een continu sluitend structureel begroting te handhaven. 1. Toevoegingen aan reserves en voorzieningen Aanvullend is rekening gehouden de toevoeging € 189.505 per jaar aan de Voorziening Grootonderhoud. 2. Onttrekkingen aan reserves De reserve Digitale Toegankelijkheid (DiTo) wordt ingezet voor de uitvoering van het HUA programma om een impuls te geven aan de digitale toegankelijkheid van de collectie. Hiervoor zal extra gescand gaan worden en zal de digitale collectie die openbaar is en vrij van auteursrechten als Linked Open Data beschikbaar worden gesteld.

De reserves Verkenning en inrichting eigen E-depot, e-depot gemeente Utrecht worden gebruikt voor de transitie van de (personele) organisatie van analoog naar digitaal. Dat vraagt onder meer om opleiding en ontwikkeling van de medewerkers en inzet van tijdelijk personeel met nieuwe digitale vaardigheden zodat de hele organisatie hierin kan meegroeien. Ook worden hier initiële materiele kosten op dit vlak hieruit gedekt. Met als doel om aan

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

31

het eind van de beleidsperiode de benodigde kennis en vaardigheden in huis te hebben en weer op de reguliere formatieve bezetting uit te komen. De afschrijvingskosten voor de Expo zullen in de afschrijvingsperiode 2021 – 2026 gedekt worden uit de Dekking kapitaallasten Vernieuwing vaste expositie. Dit is voor het laatst dat er van deze constructie gebruikt gemaakt zal worden. In de meerjarenbegrotingen wordt er op geanticipeerd rekening mee dat de volgende expo volledig ten laste zullen van de afschrijvingslasten en gedekt zullen worden uit de lopende begroting. Meerjarenraming 2024 – 2027 Door de inzet van de reserves in de komende jaren in de lopende exploitatie laat het saldo in de jaren 2024 tot en met 2026 een resultaat neutraal saldo. Omdat de inzet van de reserves in de jaren 2024 tot en met 2026 geïntensiveerd zullen worden, houdt HUA de structurele lasten en baten extra in de gaten. Met de verkenning en inrichting van en eigen e-depot zullen er structurele lasten ontstaan.

Met dit inzicht is HUA in staat om een meerjarenraming te presenteren die is gebaseerd op een reëel structureel sluitende begroting.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

32

Balans 2022 – 2027

Belangrijk: Voor de meerjarenbegroting is het verplicht het begrotingsjaar + 3 jaar te tonen. Een verdere toelichting relatie tot

de afbouw van de reserves staat bij het onderdeel reserves. Toelichting op de balans 2023 - 2027 Activa Vaste activa Voor de boekwaarden wordt verwezen naar de hierna opgenomen lijst van investeringen.

Vlottende activa Raming 2023-2027 op basis van ervaringscijfers en rekening houdend met de geprognosticeerde ontwikkelingen m.b.t. de vaste activa en de gevraagde inzet van de reserves.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

33

Passiva Eigen vermogen In 2019 heeft het bestuur HUA de opdracht gegeven te onderzoeken hoe de bestemmingsreserves afgebouwd kunnen worden. In 2020 is het voorstel Digitale Toegankelijkheid door het bestuur vastgesteld.

Door het “terug” reserveren van niet ingezette reserves in 2022 (conform vastgestelde 2e Berap 2022) is het mogelijke de gelden uit de Reserve E-depot gemeente Utrecht door te schuiven naar 2025 i.p.v. 2023. Voor de nieuwe en tijdelijke reserves Digitale Toegankelijkheid en de Verkenning en inrichting eigen E-depot voorziening wordt verwezen naar de voorliggende paragrafen.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

34

Netto vlottende schulden en overlopende passiva Raming 2023 -2027 op basis van ervaringscijfers. 4.3.1.

EMU-saldo

Conform de voorschriften van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten) wordt een overzicht opgenomen van het berekende EMU saldo van HUA. Dit geldt zowel voor het jaar voor het begrotingsjaar, als het begrotingsjaar zelf en het jaar volgend op het begrotingsjaar.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

35

Vaststellingsbesluit

Directeur en managementteam van Het Utrechts Archief Als ontwerpbegroting vastgesteld en aangeboden aan het Algemeen Bestuur op 12 juni 2023 De directeur van Het Utrechts Archief

mw. drs. C.C.A.E. Keijsper

Algemeen Bestuur Vastgesteld door het Algemeen Bestuur van Het Utrechts Archief op 12 juni 2023

de directeur,

de voorzitter,

mw. drs. C.C.A.E. Keijsper

mw. drs. R. Streefland

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

36