HUA - Ontwerp Programmabegroting 2024- 2027.pdf

ONTWERPBEGROTING 2024 T/M 2027

HET UTRECHTS ARCHIEF, april 2018

Samenstelling van het Algemeen bestuur van Het Utrechts Archief: Mevrouw Rachel, Streefland, voorzitter (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) Mevrouw Anja Smit, vicevoorzitter (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) De heer Rob van Muilekom (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) Mevrouw Ineke Jansen (Algemeen Bestuur) Mevrouw Eva Oosters (Algemeen Bestuur) De heer Robert Strijk (Algemeen Bestuur)

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

1

Voorwoord Met veel genoegen bieden wij u de Begroting 2024 - 2027 aan, waarin de ambities en inspanningen van Het Utrechts Archief zijn vastgelegd. Op basis van het nieuwe meerjarenbeleidsplan is de begroting ingericht op drie speerpunten. Hierbij zal de afspiegeling van de samenleving in de bedrijfsvoering, collectie en activiteiten van HUA evenwichtiger / inclusiever worden. De volgende speerpunten zijn gedefinieerd: Speerpunt 1: Samen bouwen aan het archief van morgen Speerpunt 2: Jouw collectie [Utrecht] start bij Het Utrechts Archief Speerpunt 3. Onze organisatie maken we met elkaar. Per speerpunt is beschreven hoe de effecten bereikt worden. (Wat willen we bereiken? Wat gaan we daarvoor doen?) Op totaal niveau wordt er een raming van de baten en lasten gemaakt (Wat zijn de kosten hiervan?). Het Utrechts Archief is er voor iedereen die voor recht en bewijs, onderwijs, onderzoek of cultuurbeleving gebruik wil maken van onze collecties en diensten. Onze missie is de bronnen van de Utrechtse geschiedenis te verwerven, te bewaren en ter beschikking te stellen aan het publiek. We verbinden de inwoners van de stad en provincie met elkaar en hun omgeving, door gezamenlijk het verhaal van de Utrechtse geschiedenis te vertellen. Om dit te bereiken bieden we een aantrekkelijk publieksprogramma en innovatieve digitale dienstverlening.

HUA is een toonaangevend expertisecentrum op het gebied van informatiebeheer en een deskundig partner voor instellingen en overheden in de regio. De begroting 2024 is sluitend, evenals het meerjarenperspectief voor de periode 2025 – 2027. Wij zijn ervan overtuigd dat HUA met de beschreven uitdagingen een solide financiële basis voor de doorontwikkeling kan handhaven.

Utrecht, 3 maart 2023 Namens het Managementteam van Het Utrechts Archief, De directeur, drs. Chantal Keijsper

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

2

Inhoudsopgave Samenstelling van het Algemeen bestuur van Het Utrechts Archief:...................................................................... 1 Voorwoord ............................................................................................................................................................... 2 1.

Inleiding ........................................................................................................................................................... 5

2.

Hoofdlijnen van de begroting ........................................................................................................................... 6

3.

2.1.

Algemeen ................................................................................................................................................. 6

2.2.

Indexering ................................................................................................................................................. 6

2.3.

Uitgangspunten Begroting 2022 - 2025 .................................................................................................... 6

Beleidsbegroting: Programmaplan .................................................................................................................. 8 3.1.

Het Utrechts model drie programmalijnen ................................................................................................ 8

3.2.

Speerpunt 1: Samen bouwen aan het archief van morgen ....................................................................... 9

3.2.1.

Doel ................................................................................................................................................... 9

3.2.2.

Beoogde maatschappelijk effecten .................................................................................................... 9

3.2.3.

Effectenindicatoren ............................................................................................................................ 9

3.3.

Speerpunt 2: Jouw collectie [Utrecht] start bij HUA ................................................................................ 12

3.3.1.

Doel ................................................................................................................................................. 12

3.3.2.

Beoogde maatschappelijke effecten ................................................................................................ 12

3.3.3.

Effectenindicatoren .......................................................................................................................... 13

3.3.4.

Wat gaan we daarvoor doen? .......................................................................................................... 13

3.4.

Speerpunt 3. Onze organisatie maken we met elkaar. ........................................................................... 14

3.4.1.

Doel ................................................................................................................................................. 14

3.4.2.

Beoogde maatschappelijke effecten ................................................................................................ 14

3.4.3.

Effectenindicatoren .......................................................................................................................... 15

3.4.4.

Wat gaan we daarvoor doen? .......................................................................................................... 15

3.4.5.

Organisatie ...................................................................................................................................... 16

3.4.6.

Maatschappelijke verantwoordelijkheid ........................................................................................... 18

3.4.7.

Huisvesting ...................................................................................................................................... 18

3.4.8.

Interne beheersing ........................................................................................................................... 18

3.4.9.

BTW ................................................................................................................................................. 18

3.5.

Overzicht Algemene dekkingsmiddelen, vennootschapsbelasting ......................................................... 18

3.5.1.

Algemene uitkeringen ...................................................................................................................... 18

3.5.2.

Vennootschapsbelasting .................................................................................................................. 18

3.5.3.

Duurzaamheid ................................................................................................................................. 18

3.5.4.

Overige algemene dekkingsmiddelen .............................................................................................. 19

3.6.

Weerstandsvermogen en risicobeheersing............................................................................................. 20

3.6.1.

Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing............................................................................ 20

3.6.2.

Weerstandscapaciteit ...................................................................................................................... 20

3.6.3.

Risico-inventarisatie ......................................................................................................................... 21

3.6.4.

Benodigde weerstandscapaciteit ..................................................................................................... 22

3.6.5.

Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) ....................... 22

3.7.

Kapitaalgoederen en onderhoud ............................................................................................................ 23

3.7.1.

Algemeen......................................................................................................................................... 23

3.7.2.

Waardering en afschrijving van activa ............................................................................................. 23

3.7.3.

Investerings- en afschrijvingsoverzicht 2021 - 2024 ........................................................................ 23

3.8.

Financiering ............................................................................................................................................ 24

3.8.1.

Algemeen......................................................................................................................................... 24

3.8.2.

Algemene ontwikkelingen ................................................................................................................ 24

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

3

3.8.3.

Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB).................................................................................... 25

3.8.4.

Renterisiconorm ............................................................................................................................... 26

3.8.5.

Kasgeldlimiet ................................................................................................................................... 26

3.9.

Bedrijfsvoering ........................................................................................................................................ 26

3.10. Verbonden partijen ................................................................................................................................. 26 4.

Financiële begroting ...................................................................................................................................... 27 4.1.

Overzicht baten en lasten en de toelichting ............................................................................................ 27

4.2.

Overzicht structurele en incidentele baten en lasten .............................................................................. 28

4.3.

Uiteenzetting financiële positie en de toelichting .................................................................................... 29

4.3.1.

EMU-saldo ....................................................................................................................................... 35

Vaststellingsbesluit ................................................................................................................................................ 36

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

4

1.

Inleiding

Deze begroting volgt de vereisten uit het besluit begroting en verantwoording Gemeenten (BBV), waarin de volgende indeling van de begroting wordt voorgeschreven: •

•

Beleidsbegroting o

Programma

o

Paragrafen

Financiële begroting o

Overzicht van baten en lasten

o

Financiële positie

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

5

2.

Hoofdlijnen van de begroting

2.1.

Algemeen

Nieuw beleid, beleidswijzigingen of beleidsintensiveringen zullen in beginsel budgettair neutraal worden uitgevoerd door herprioritering van middelen, het effectiever en efficiënter organiseren van bestaande taken en het realiseren van synergie. Op basis van de Financiële Beheersverordening 2021 onderscheidt HUA binnen de P&C-cyclus de (meerjaren)begroting, de jaarrekening en Bestuursrapportage. Onderdeel van de (meerjaren)begroting vormt de kaderstelling. Deze kaderstelling bevat uitgangspunten die ten grondslag liggen aan de voorliggende (meerjaren)begroting. Hierna worden de belangrijkste financiële ontwikkelingen en hun effect op de begroting geschetst. Tot slot worden de gehanteerde uitgangspunten weergegeven.

2.2.

Indexering

Loonontwikkelingen en prijsaanpassingen In de vorige kadernota 2022 en de meerjaren programmabegroting 2023 – 2026 is de problematiek van vroegtijdig in het jaar prognosticeren en de beschikbaarheid van actuele index- en inflatiecijfers beschreven. In 2021 is door het CPB de aanname gemaakt dat consumentenprijsindex (CPI) voor 2022 op 1,8% zou kunnen uitkomen. De daadwerkelijke CPI over 2022 is uitgekomen op 10.0%. De realisatie over 2022 voor het Prijs bruto binnenlands product (pbbp), geprognosticeerd voor 2022 op 1,8%, is nog niet bekend. Ook de schatting voor de Europese consumentenprijsindex (HICP), zoals geschetst in de Economische Ontwikkelingen en Vooruitzichten DNB - december 2021, van 3,0% voor 2022 was te optimistisch. Het definitieve cijfers is nog niet bekend, maar bedraagt tot en met november 2022 11,6%. Toekomstverwachting op dit vlak blijven moeilijk en daarmee zijn er voor HUA geen aanwijzingen om de in de kadernota 2023 en de meerjarenbegroting 2024-2027 de in 2022 gehanteerde uitgangspunt te veranderen. Voor de kadernota 2023 en de meerjarenbegroting 2024 – 2027 wordt er uitgegaan van: 1.

Daar waar er reële prijsverhogingen zijn doorberekend aan HUA zullen deze eerst worden doorgevoerd in de aan te passen begroting voor 2023. (Zo gaf Eneco aan de warmtetarieven met een factor 2 te verhogen voor 2022 en voor 2023 met een factor 2,5, dus een vervijfvoudiging in totaal.) Voor 2024 wordt deze dan geïndexeerd met 4,0%.

2.

Voor de lonen voor 2023 is er nog geen actuele cao en zal het laatste bod VNG/WSGO gebruikt worden, 5% voor 2023 en 3% voor 2024.

3.

Hanteren van de Europese consumentenprijsindex (HICP) uit Economische Ontwikkelingen en Vooruitzichten DNB - december 2022 en deze wordt afgerond voor 2024 op 4%.

2.3.

Uitgangspunten Begroting 2024 - 2027

Hieronder worden de technische uitgangspunten weergegeven die door HUA gehanteerd zijn bij het samenstellen van de begroting 2024-2027: 1.

Voor de loonaanpassing wordt 2024 wordt 3% gebruik en voor prijsaanpassingen 4%.

2.

In de meerjarenbegroting 2025 – 2027 wordt geen indexatie toegepast.

3.

De begroting is exclusief btw opgesteld;

4.

De salariskosten zijn begroot conform de inschaling van de betrokken medewerkers. Hierbij wordt rekening gehouden met vaste toelagen en afwijkende inschalingen.

5.

Conform de in de Nota Investering- en Afschrijvingsbeleid verwoorde uitgangspunten wordt voor investeringen geen rekenrente als kapitaallasten begroot, maar alleen de lineaire afschrijvingskosten.

In 2019 heeft het bestuur HUA de opdracht gegeven om in de komende jaren de bestemmingsreserves af te bouwen. Met het DITO-investeringsplan zal HUA vanaf dit jaar in 4 jaren (2021 – 2024) de reserves in zijn geheel

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

6

afbouwen. Met het opstellen van de jaarrekening 2022 en de concept Programmabegroting 2024 – 2027 zijn de saldi voor de afbouw van de bestemmingsreserves opnieuw berekend. In de bestuursvergadering van HUA op 12 juni 2023 zal met de 1e Berap 2023 het bestuur gevraagd worden om de ontrekkingen en dotaties van de reserves vast te stellen. Op basis van de bekende gegevens voor 2023 is de concept meerjarenbegroting 2024 – 2027 opgesteld. De financiering van de digitalisering uit de extra baten voor deze jaren, maar zeker ook uit de inzet van de bestemmingsreserve vormt hiervoor de basis. Het voorgenomen besluit bij de jaarrekening 2022 om het negatieve resultaat € 74.292 ten laste van de algemene reserve te brengen is onder aanname van goedkeuring en vaststelling verwerkt in de cijfers. Deze doorrekening heeft ook invloed op de cijfers van 2023 en deze zijn terug te vinden onder de noemer “Indicatief 2023”. Met de 1e Berap 2023 zal de begroting 2023 ook aangepast worden aan de nieuwe situatie en zal goedkeuring worden gevraagd aan het bestuur. Het Rijk heeft het voornemen uitgesproken om per 1 januari 2025 uit de gemeenschappelijke regelingen van de

RHC’s te treden. Het voornemen daarbij is om de taken en bevoegdheden voor het beheer van de rijksarchieven aan de RHC’s te delegeren en de financiering van de jaarlijkse bijdrage te regelen via een specifieke uitkering (SPUK). De voorbereidingen hiervoor vinden plaats via het delegatieoverleg van de RHC’s met OCW. De besluitvorming vindt plaats door de besturen van elk RHC afzonderlijk om daarna besloten te worden in de respectievelijke gemeenteraden en provinciale staten. Bij het opstellen van de jaarrekening is het continuïteitsbeginsel gehanteerd. Dit is een vereiste om een meerjarenbegroting te kunnen presenteren.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

7

3.

Beleidsbegroting: Programmaplan

3.1.

Het Utrechts model drie programmalijnen

Om de ambities uit het meerjarenbeleidsplan te realiseren hebben we in 2021 drie programmalijnen gedefinieerd. Hierbij sluiten we aan bij de Nationale Strategie voor Digitaal Erfgoed waarbinnen drie lagen zijn ontwikkeld: zichtbaar (diensten), bruikbaar (verbinding) en houdbaar (content). Deze lagen hebben we omgezet naar een Utrechts model:

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

8

Binnen speerpunt 1: ‘Samen bouwen aan het archief van morgen’ gaat de aandacht vooral uit naar de laag Houdbaar en het bijbehorende programma Digitale duurzaamheid. Binnen speerpunt 2 gaat de aandacht uit naar de tweede laag Digitale toegankelijkheid en de derde laag Digitale dienstverlening. Bij speerpunt 3 gaat de aandacht uit naar de interne organisatie. Met de voortschrijdende inzichten uit de opbouw van de programma’s Digitale dienstverlening, Digitale toegankelijkheid, Digitale duurzaamheid is HUA tot de constatering gekomen dat een vierde programma Digitale Organisatie wenselijk is. De onderdelen worden toegelicht in de speerpunten hieronder.

3.2.

Speerpunt 1: Samen bouwen aan het archief van morgen

3.2.1.

Doel

Met het meerjarenbeleidsplan 2021-2024 wordt gedurende vier jaar gewerkt aan het archief van morgen. Het Rijk

zal zich in 2024 uit de Gemeenschappelijke Regeling trekken, maar blijft, naar het zich laat aanzien, verbonden aan Het Utrechts Archief voor het beheer van de analoge rijksarchieven. HUA werkt in deze periode aan een steviger positie in de regio. De samenwerking met de gemeente Nieuwegein wordt in deze periode voortgezet op basis van een nieuwe dienstverleningsovereenkomst. Binnen het speerpunt ‘Samen bouwen aan het archief van morgen’ gaat de aandacht vooral uit de laag Houdbaar en het bijbehorende programma Digitale duurzaamheid. Het optuigen van de bijbehorende voorziening voor duurzaam digitaal beheer (e-depot) en de inbedding daarvan in de staande organisatie vormen daarbinnen de hoofddoelstelling. Waar de bestaande voorziening van het Nationaal Archief in 2024 expireert ten gevolge van de terugtreding van het Rijk, werken we de komende jaren aan een volwaardig alternatief in de vorm van een eigen e-depot. Daarnaast wordt ook aansluiting gezocht bij nieuwe ontwikkelingen zoals Common ground en Archiving by design. We zijn ons ervan bewust dat de nieuwe e-depotvoorziening deel uitmaakt van een breder netwerk aan voorzieningen bij onze beide partners, gemeente en provincie Utrecht, en dat digitale duurzaamheid

vraagt om nieuwe kennis en kunde door de informatieketen heen. Het opbouwen van een adviesfunctie op dit terrein waarmee we deze overheden kunnen ondersteunen bij het beheer van hun informatie vormt daarom een tweede belangrijk aandachtspunt. De vormgeving van het verwerven van waardevolle archieven en collecties uit de particuliere sfeer blijft doorgaan, waarbij we meer ruimte willen gaan bieden aan digitale informatie. Ook werken we aan aanpassing van de methodiek om de diversiteit van onze collectie nog meer te vergroten en de selectie op basis van hotspots beter te verankeren in het acquisitieproces. 3.2.2.

Beoogde maatschappelijk effecten

a.

Informatie beter toegankelijk en beschikbaar

b.

Betrouwbare digitale informatie voor de lange termijn geborgd

c.

Versteviging van de positie in de regio voor beheer en gebruik van archief

d.

Meer diversiteit in de opbouw van onze collectie

3.2.3.

Effectenindicatoren

•

Is een kwart van onze collectie (8 miljoen scans) online beschikbaar

•

Zijn alle middeleeuwse charters gevlakt, geconserveerd en gedigitaliseerd

•

Verwerken we naast film en fotomateriaal op grote schaal videobanden

•

Is duurzaam digitaal beheer going concern

•

Is onze informatiearchitectuur ingericht volgens de eisen van de DERA & MARA

•

Heeft toezicht zich in belangrijke mate ontwikkeld tot systeemtoezicht

•

Documenteren we de Utrechtse samenleving met bijzondere aandacht voor hotspots, meerstemmigheid en inclusie.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

9

3.2.4 Wat gaan we daarvoor doen? Aandachtsvelden in het speerpunt ‘Samen bouwen’ Ad a. Informatie beter toegankelijk en beschikbaar Indicatoren: •

Is een kwart van onze collectie (8,5 miljoen scans) online beschikbaar

•

Zijn alle middeleeuwse charters gevlakt, geconserveerd en gedigitaliseerd

•

Verwerken we naast film- en fotomateriaal op grote schaal videobanden

Collectievorming en toegankelijkheid In 2023 zullen naar verwachting vooral van de zijde van de gemeenten Utrecht en Nieuwegein grote

hoeveelheden archief worden overgebracht. Naar verwachting zal het volume aan archieven en collecties met ca. 500 meter toenemen tot 35 km, reden waarom er in het voorjaar van 2023 opnieuw bestanden moeten worden uitgeplaatst naar de externe berging in Emmen en Arnhem. Voor de gemeente Utrecht worden in 2023-2024 met aanvullende middelen twee bewerkingstrajecten uitgevoerd met betrekking tot 1. de afronding van de bewerking van de archieven van de Griffie, de Bestuurs- en Concerndienst en Stadswerken (i.o.v. CIO Office) en 2. de verzameling fotomateriaal van Gebouwd Erfgoed (i.o.v. OO Ruimte). Een groot deel van de afficheverzameling van de stad Utrecht zal in de beeldbank worden gepubliceerd en er wordt een begin gemaakt met de bewerking van de verzameling beeldmateriaal van e gemeente Nieuwegein voor publicatie in de beeldbank. De grote verzameling archieven en collecties van het USC en andere studentenorganisaties, die vorig jaar rudimentair is geordend, zal worden overgebracht naar het depot van HUA, waarna samen met het Universiteitsmuseum een plan van aanpak met begroting zal worden uitgewerkt. Ook zullen in 2023 de werkzaamheden worden afgerond aan de collectie van het Nederlands Volksbuurtmuseum, die eind 2021 bij HUA in bruikleen is gegeven. Deze wordt in een bijzondere samenwerking met het NVBM voor het publiek toegankelijk gemaakt en deels

gedigitaliseerd. Tenslotte wordt in 2023-2025 gewerkt aan de afronding van de omvangrijke herinventarisatie van het archief van de Staten van Utrecht. Digitalisering en conservering HUA streeft ernaar om in 2030 de meest geraadpleegde archieven en collecties gedigitaliseerd te hebben. 30% van de collectie is dan naar verwachting gedigitaliseerd, doorzoekbaar en deelbaar. In lijn met de voorgaande jaren worden ook in 2022 bestanden gedigitaliseerd. Via scanning on demand en via projecten (o.a. DTR en Metamorfoze) zullen circa 500.000 images van archiefstukken worden gerealiseerd. Aanvullend wordt vanuit het programma DiTo (Digitale Toegankelijkheid) nog een extra inspanning geleverd van nog eens 125.000 images per jaar. Eind 2022 stond de teller al op 7,9 miljoen images, en dat getal ook in 2023 weer tenminste 500.000 gaan stijgen. Het Metamorfoze-project, dat de conservering en digitalisering van het archief van het Koninklijk Aardrijkskundig Genootschap tot doel heeft (70.000 images), zal worden afgerond en bij de viering van het 150-jarig bestaan van de KNAG worden gepresenteerd. Dit project heeft grote waarde vanwege de rijke documentatie van alle expedities van de KNAG in de voormalige Nederlandse koloniën.

Er wordt een begin gemaakt met het scannen van belangrijke series uit het archief van het Hof van Utrecht via het DTR-traject, waar ook de laatste series van de Memories van Successie zullen worden aangeboden. Twee nieuwe digitaliseringsprojecten worden gestart met financiering van het Programma Indisch Erfgoed Digitaal, bedoeld om belangrijke archieven over de voormalige koloniën in Indonesië en Irian Jaya uit 1930-1968 voor een brede doelgroep digitaal te ontsluiten. Het vlakken en digitaliseren van alle 3000 charters van het kapittel van St. Jan zal in 2023 worden voltooid. De jaarboeken en tijdschriften van de 100-jarige vereniging Oud Utrecht zullen via een speciale zoekingang digitaal doorzoekbaar worden gepubliceerd op de website en ook wordt een aanvang gemaakt met het digitaliseren en op tekst doorzoekbaar maken van de handschriften en oude drukken in de collectie van de Bibliotheek. Van alle

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

10

banden met AV-materiaal die in het verleden als onderdeel van een archief zijn overgebracht, zal een overzicht worden opgesteld om ze vervolgens te digitaliseren en voor het publiek toegankelijk te kunnen aanbieden..

Ad b. Betrouwbare digitale informatie voor de lange termijn geborgd Indicatoren: •

Is duurzaam digitaal beheer going concern

•

Is onze informatiearchitectuur ingericht volgens de eisen van de DERA & MARA

•

Heeft toezicht zich in belangrijke mate ontwikkeld tot systeemtoezicht

Programma Digitale Duurzaamheid

In de zomer van 2021 is het programma Digitale Duurzaamheid (DiDu) van start gegaan. Hiervoor is een programmamanager aangetrokken. Nadat in 2022 een eigen e-depotvoorziening is aanbesteed, richt de aandacht zich dit jaar op: •

Het inrichten en in gebruik nemen van de voorziening voor duurzaam digitaal beheer (e-depot, digitaal atelier en toegang)

•

Het verder ontwikkelen van de Digitale Archiefdiensten: processen, aansluitvoorwaarden, metadatamodel

•

Het uitvoeren van proeftrajecten en impactanalyses (o.a. VRU en GGDrU)

•

Het opstellen van een betaversie van de PDC Digitale Archiefdiensten

•

Het opstellen van een Preservation policy

•

Het opstellen van aansluitplannen op de nieuwe voorziening voor en in nauwe samenwerking met GU en PU

•

het participeren in samenwerking met andere archiefinstellingen in de regio met betrekking tot Common Ground en beheren aan de bron.

•

Uitfaseren van het e-depot van het Nationaal Archief.

Een belangrijk aandachtspunt ten slotte vormt de financiering van de Digitale Archiefdiensten in de komende beleidsperiode. Tot en met 2025 is de inzet van de nieuwe medewerkers die zijn aangetrokken voor het realiseren van deze diensten gedekt vanuit de claim die in 2020 door de GU werd gehonoreerd en met de jaarlijkse bijdrage van de PU op basis van het kostenmodel. Voor de continuïteit van deze inzet is het van groot belang dat hierover nieuwe afspraken voor de periode na 2025 worden gemaakt. Ontwikkeling archieftoezicht Na afronding van de lange reeks nulmetingen die HUA in 2015-2021 bij de gemeente Utrecht heeft verricht, is in 2022 een evaluatie uitgevoerd en zijn gesprekken gevoerd over hoe de toezichtrol bij de gemeente Utrecht in de komende jaren het beste kan worden ingevuld. Deze gesprekken moeten zich in het voorjaar van 2023 vertalen in een nieuwe aanpak, die goed is afgestemd op de doelstellingen van het programma Open Utrecht dat het informatiebeheer van de GU op een aantal punten structureel moet verbeteren. Belangrijk aandachtspunt hierbij vormt de goede afstemming met de inzet van recordmanagers en het Expertteam in de eerste en tweede lijn. Alleen dan kan de Archiefinspectie bij HUA, als derde ring binnen de ‘three lines of defence model’ zijn rol optimaal vervullen. Aansluitend zal een begin worden gemaakt met de uitvoering van de nieuwe cyclus.

Daarnaast zal ook het geregelde overleg met de andere toezichthouders op c.q. gangmakers van het informatiebeheer bij de gemeente worden voortgezet: de Functionaris Gegevensbeheer (FG) vanuit de AVG, de Privacy Officer (PO) en de Chief Information Security Officer (CISO) vanuit Informatiebeveiliging en de Informatiecommissaris vanuit de Wet Open Overheid, die in juli 2022 van kracht is geworden. Bij de provincie Utrecht wordt aan een soortgelijke samenwerking gewerkt, evenals aan een steviger positionering van het Strategisch Informatie Overleg.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

11

Tenslotte zal vanaf 2023 meer werk worden gemaakt van advisering bij migratie, waarbij ook een belangrijke rol is weggelegd voor de Adviseur Digitale Informatie, die vorig jaar van start is gegaan. De standpuntbepaling migratie die begin 2023 is afgerond, zal hiervoor de basis leveren.

Ad c. Versteviging van de positie in de regio voor beheer en gebruik van archief HUA bouwt zijn positie uit als kennispartner in de regio. Daarbij richt de aandacht zich onder meer op voorlichting aan particuliere archiefvormers en aan beheerders en aanbieders van AV-materiaal. De rol die HUA heeft als het archiefcentrum van de Nederlandse Spoorwegen, en van archieven van landelijke en provinciale kerkelijke en semi-kerkelijke instellingen blijft voor de analoge archieven behouden na terugtrekking van het rijk. De digitale aanwas van deze archiefvormers zal na terugtrekking van het rijk rechtstreeks in het e-depot van het rijk worden beheerd. Vanuit Archieftoezicht wordt ook in 2023 ingezet op voorlichting over het duurzaam beheer van alle digitale informatie in het kader van de Omgevingswet (beoogde invoering eind 2023), met een model dossier afspraken en procedures. Wederom wordt geparticipeerd in de VNG Adviescommissie Archieven, waar de vaststelling van en voorlichting over de Selectielijst e-mailbewaring volgens Capstone komend jaar een belangrijk onderwerp vormt. Ad d. Meer diversiteit in de opbouw van onze collectie Indicator: Documenteren we de Utrechtse samenleving met bijzondere aandacht voor hotspots, meerstemmigheid en inclusie.

In 2023 wordt een aanvang gemaakt met het opstellen van de hotspotmonitor voor de gemeente Utrecht voor 2020-2023, die in 2024 aan het SIO zal worden aangeboden. Daarnaast vormt implementatie van de recent

vastgestelde hotspots van Utrecht 2013-2019 en Nieuwegein 2017-2021 vormt in 2022 opnieuw een belangrijk aandachtspunt. Medio 2023 zal een nieuw acquisitiebeleid worden opgeleverd, dat ter vaststelling zal worden aangeboden aan het bestuur van HUA. Dit moet enerzijds recht doen aan uitgangspunten die in het verleden voor de verschillende bewaarplaatsen onder beheer van HUA zijn geformuleerd, anderzijds ruimte bieden aan de invulling van de hotspots van de bij HUA aangesloten overheden en de wens om tot een meer gevarieerde en inclusieve vorm van acquisitie te komen.

3.3.

Speerpunt 2: Jouw collectie [Utrecht] start bij HUA

3.3.1.

Doel

Met de vaste Expo ‘Utrecht begint hier’ hebben we een ontmoetingsplek en poort tot de stad en provincie Utrecht

gecreëerd, die we uitbouwen met tijdelijke tentoonstellingen en activiteiten. Hier ontmoet het publiek de collectie. De Expo fungeert als een ontmoetingsplek waar geëxperimenteerd wordt met partnerschappen met maatschappelijke en andere organisaties. Veel dienstverlening aan onze gebruikers vindt inmiddels online plaats, dankzij investeringen in digitalisering en door de focus op digitale dienstverlening tijdens de coronaperiode. Door middel van Linked Open Data, kunstmatige intelligentie en multimediale technieken worden bronnen beter doorzoekbaar en vindbaar. 3.3.2. •

Beoogde maatschappelijke effecten De (digitale) toegankelijkheid van de collectie en activiteiten vergroten voor een breder, diverser en inclusiever publiek.

•

Door gebruikers en bezoekers actief te betrekken zorgen voor een groter en breder maatschappelijk draagvlak en daarmee een groter ‘rendement’ van onze collectie.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

12

•

Het Utrechts Archief is zichtbaar in de wijk door middel van partnerschappen met inwoners, maatschappelijke organisaties en erfgoed- en onderwijsinstellingen

•

Een bijdrage leveren aan inclusieve en participatieve cultuureducatie in de breedste zin in Utrecht (zgn. ‘formal and informal learning’).

3.3.3.

Effectenindicatoren

•

Verloopt de dienstverlening grotendeels digitaal:

•

We brengen de openingstijden van de studiezaal terug ten gunste van de digitale raadpleging

•

We richten ons door verbeterde toegankelijkheid en nieuwe diensten op een stijging van het gebruik van de online collectie met 25%.

•

Is het aantal bezoekers met een migratieachtergrond aan het publieksprogramma verdubbeld.

•

Organiseren we jaarlijks één grote wisselexpo en twee participatieprojecten.

•

Hebben we een nieuw en inclusief educatieaanbod voor PO en VO ontwikkeld.

•

Zijn onze collecties vindbaar op hetutrechtsarchief.nl, Wikipedia, WiewasWie, Archieven.nl, UtrechtAltijd en het Netwerk Oorlogsbronnen

3.3.4.

Wat gaan we daarvoor doen?

Aandachtsvelden in het speerpunt ‘Jouw Collectie begint in HUA’ Toegankelijkheid De (digitale) studiezaal en de zgn.’ tweede schil’/mobiele studiezaal zullen verder worden ontwikkeld binnen het programma Digitale Dienstverlening. Er zal nog meer geëxperimenteerd worden met innovatieve toepassingen om de collectie te ontsluiten, o.a. met hulp van (nieuwe) doelgroepen. Binnen het Programma Digitale

Toegankelijkheid worden verschillende projecten uitgevoerd en samengebracht waarbij we werken aan de verbetering van de digitale toegankelijkheid van onze collecties. We gaan hierbij uit van de Nationale Strategie voor Digitaal Erfgoed waarbinnen drie lagen zijn ontwikkeld: zichtbaar (diensten), bruikbaar (verbinding) en houdbaar (content). We experimenteren met nieuwe innovaties om de doorzoekbaarheid, herbruikbaarheid en deelbaarheid van onze data te optimaliseren. Aanvullende zoekmogelijkheden ontstaan waar we dat aanbod verrijken met relaties naar andere landelijke kernregistraties en het gebruik van thesauri en linked data. Met het oog op het gestandaardiseerd zoeken op personen, locaties en organisaties worden de mogelijkheden op dit terrein de komende periode verder in kaart gebracht en benut. Dienstverlening HUA betrekt gebruikers en bezoekers op verschillende manieren bij de collectie. Dit doen we op zo’n manier dat de collectie meer en meer ‘van henzelf wordt’. Dankzij de investeringen in digitalisering in de afgelopen jaren

vindt veel dienstverlening aan onze gebruikers inmiddels online plaats. We zetten minder in op de raadpleging van originelen. Hiermee beschermen we onze collectie. We bieden onze content zoveel mogelijk online aan en leveren ondersteuning op maat via onder meer chatten, webinars en spreekuren met onze vakspecialisten en helpen we gebruikers sneller en efficiënter aan de juiste informatie. Het belangrijkste loket voor de dienstverlening wordt nog meer dan voorheen de website waar de gebruiker op een laagdrempelige en gepersonaliseerde manier zijn of haar informatie kan vinden. We blijven de website daarvoor verder ontwikkelen en hiervoor maken we gebruik van kwalitatief en kwantitatief gebruikersonderzoek. De studiezaal aan de Alexander Numankade blijft in gebruik voor het raadplegen van de fysieke collectie, bijvoorbeeld vanwege openbaarheidsbeperkingen of auteursrechten. Maar onze focus zal liggen op het verder ontwikkelen van de digitale dienstverlening. Belangrijk uitgangspunt zijn de wensen van onze gebruikers en bezoekers bij de verdere ontwikkeling van de (digitale) dienstverlening en de publieksprogrammering. We zetten daarbij in op toegankelijkheid van de collectie

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

13

en activiteiten voor een breder en meer diverse publiek door te investeren in langdurige partnerships met verschillende groepen binnen de samenleving. Dit zal resulteren in een grotere samenhang tussen de werkzaamheden binnen de verschillende afdelingen en teams van HUA. Er is daarbij volop ruimte voor innovatie en experimenten. We vertellen de verhalen van de Utrechters bij onze collectiestukken, samen met inwoners, maatschappelijke organisaties en erfgoed- en onderwijspartners. We kiezen hierbij nadrukkelijk voor een diverse en inclusieve aanpak met aandacht voor en betrokkenheid van de wijken, regio en provincie, zodat iedereen zich herkent in de tentoonstellingen en andere publieksactiviteiten. Publieksprogrammering Met de vaste Expo ‘Utrecht begint hier’ hebben we een ontmoetingsplek en poort tot de stad en provincie Utrecht gecreëerd, die we uitbouwen met tijdelijke tentoonstellingen en activiteiten. Hier ontmoet het publiek de collectie en hier ontmoeten wij het publiek. We volgen hierbij het ritme van jaarlijks één grote tentoonstelling en twee tot

drie participatieprojecten in de zaal ‘Utrecht is hier’. Die laatste plek fungeert als ontmoetingsplek waar volop geëxperimenteerd wordt met partnerschappen met maatschappelijke en andere organisaties. Activiteiten spelen zich niet alleen af binnen de muren van het Utrechts Archief, maar juist ook buiten de deuren; via internet, (social) media en op fysieke plekken waar mensen zich bevinden. Dat heeft tot gevolg dat we, om verhalen op te halen, de mensen opzoeken en werken met pop-up exposities. We gaan nieuwe partnerschappen aan met inwoners, maatschappelijke organisaties en erfgoed- en onderwijsinstellingen. Cultuureducatie We ontwikkelen een nieuw onderwijsprogramma voor scholen, met een hoofdrol voor burgerschap en de ontwikkeling van Utrecht in combinatie met de vernieuwde Canon van Nederland. In ons onderwijsprogramma leggen we de verbinding met het tastbare verleden van onze archiefstukken, gekoppeld aan moderne online toepassingen.

In 2024 is er een doorlopende leerlijn ontwikkeld van kleuters tot en met volwassenen. Waarin iedereen van junior tot senior de kans krijgen om kennis te maken met de Utrechtse Collectie. Daarnaast stellen we lokale historische bronnen digitaal beschikbaar via de educatieve website Geschiedenislokaalutrecht.nl. Via Geschiedenislokaal krijgen docenten en leerlingen zicht op de historie van hun dorp of stad. Daarnaast stellen we digitale bronnen beschikbaar die gelinkt zijn aan de examenonderwerpen.

3.4.

Speerpunt 3. Onze organisatie maken we met elkaar.

3.4.1.

Doel

In dit speerpunt wordt de focus gelegd hoe HUA als organisatie wil functioneren nu en in de toekomst. Daarbij hanteren we de volgende vragen als uitgangspunten: •

Hoe worden we een wendbare organisatie die snel en flexibel kan inspelen op nieuwe ontwikkelingen?

•

Hoe kunnen we onze innovatiekracht versterken?

•

Hoe worden we een inclusieve organisatie waar iedereen welkom is?

•

Hoe willen wij werken bij HUA?

Deze vragen werken we in de komende jaren uit. 3.4.2.

Beoogde maatschappelijke effecten

Het programma Bedrijfsvoering ondersteunt HUA en levert een bijdrage aan het benutten van het maximale rendement van het beheer en de toegankelijkheid van de collectie voor onderzoek en cultuureducatie.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

14

3.4.3. •

Effectenindicatoren Zijn alle medewerkers qua vaardigheden en competenties voor hun werkzaamheden toegerust op de impact van de digitale transformatie en de netwerksamenleving. Hiervoor organiseren we elk jaar een trainingsprogramma waar in de vier kernwaarden worden gekoppeld aan de 3 programma’s die de komende jaren zullen worden uitgevoerd.:

•

zijn onze werving & selectieprocedures zo ingericht dat er bewust wordt gelet op de aspecten die divers en inclusief werven bevorderen.

•

Heeft HUA zijn digitale systemen en procedures geoptimaliseerd en vereenvoudigd. Alle systemen en procedures zijn doorgenomen en vereenvoudigd en het aantal systemen is in 2024 gereduceerd.

3.4.4.

Wat gaan we daarvoor doen?

Aandachtsvelden in het speerpunt ‘Onze organisatie maken we met elkaar’ Organisatie In 2021 is HUA begonnen met het uitwerken van het Utrechts model van de drie programmalijnen (zie hierboven). Dit betekent in de praktijk dat HUA bezig is met een transitie naar een digitale manier van (samen)werken. Daarbij is in 2020 en 2021 is het traject Digitaal Werken de focus gelegd op de stabilisering en de nazorg voor de organisatie. Dit traject, samen met de lessen uit het ransomware-incident in 2021, bleek een opmaat te zijn naar programma 4 Digitale Organisatie. Deze zaken hebben tot het inzicht geleid dat HUA het accent voor de ICT in al zijn aspecten zal gaan verleggen naar een ICT-regie organisatie. De kern van deze gedachte is dat HUA het accent wil verleggen van eigen ICT naar het regie voeren op de ICT-voorzieningen. Dit zal samengaan met een verregaande ontwikkeling van digitale vaardigheden in de HUA organisatie. Dit zullen de twee pijlers zijn voor de ontwikkelingen vanaf in 2022. Dit zijn grote ontwikkelingen die niet in één jaar afgerond zullen zijn. Dit is besproken in het MT in 2022 en de belangrijkste onderdelen zijn voor deze beleidsperiode het ICT-regiemodel,

digitale vaardigheden van de medewerker. Daarbij wordt in 2023 een traject opgestart voor de interne e-strategie. Hierin komen vragen aan de orde als welke collectiebeheerssysteem (CBS) pas bij de toekomst, welke infrastructuur hoort hierbij en dergelijke. Dan kan dan in 2024 dit concreter uitgewerkt gaan worden. Onze medewerkers In de programma’s is een opleidingsplan opgenomen welke opleiding, training, workshop, kennissessie nodig is om de kennis, ervaring en skills te ontwikkelen en bij te werken om de doelstellingen in het meerjarenbeleidsplan te verwezenlijken. Ook de kernwaarden worden hierbij betrokken waardoor het principe van de lerende organisatie en life long learning verder wordt ingebed. Voor nieuwe medewerkers is het introductieprogramma opgesteld en wordt uitgevoerd zodat de introductie in de organisatie op het gebied van organisatiecultuur, -processen en -systemen plaatsvindt. Digitaal Werken

Naast de interne e-strategie gaan we door met werken aan de wendbaarheid en flexibiliteit van de interne ICTinrichting. Het ICT-regie model wordt in 2023 concreet uitgewerkt met outsourcing van de ICT-kantooromgeving. Dit in combinatie met de acties uitgevoerd na het ransomware-incident in 2021 hebben geleid tot een drastische vereenvoudiging van de ICT-omgeving. In 2024 zullen we onderzoeken of verdere vereenvoudiging mogelijk en wenselijk is. Begin 2023 zijn de rollen van CISO en FG met behulp van externe ondersteuning ingevuld. De rol van informatiemanager voor team is begin 2023 in volle gang en zal tijdelijk ook door externe ondersteuning worden ingevuld door de projectleider Regie Op ICT. Met deze driehoek wordt niet alleen de praktische kant van de ICT opgepakt, maar zullen ook de formele kant de benodigde aandacht krijgen in de komende jaren.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

15

Duurzaam In 2022 hebben de eerste acties voor energiebesparing goede resultaten opgeleverd. In 2023 start een onderzoeksamenwerking met het NA en de andere RHC’s om de mogelijkheden te onderzoeken voor energiebesparing in de archiefruimten. Dit traject van onderzoek tot implementatie zal meerdere jaren in beslag gaan nemen. De nieuwe archiefwet per 1 januari 2025 lijkt goede aanknopingspunten te geven, maar de veiligheid van onze collectie blijft voorop staan. Dit kan leiden tot voorzichtiger keuzes dan bij andere organisaties. 3.4.5.

Organisatie

De hoofdstructuur van HUA ziet er als volgt uit:

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

16

Directeur

Staf: - HRM - Marketing & communicatie

Rijksarchivaris

Gemeentearchivaris

Provinciaal archivaris

Publiek en presentatie

Inspectie & Collectiebeheer

Bedrijfsvoering

Team dienstverlening

Team beheer en digitalisering

Team facilitaire zaken

Team informatieverrijking

Team inspectie

Team financiën

Team publieksprogrammering

Team digitale archiefdiensten

Team ICT

Team verwerving en metadatering

Team secretariaat & administratie

Op basis van de organisatiestructuur is de begroting 2024 van HUA gebaseerd op een formatie van 49 fte met een vaste aanstelling en 4 fte met een tijdelijke aanstelling. De genoemde 49 fte is zonder vrijwilligers, stagiaires, werkervaringsplaatsen etc. De hiervoor geraamde salariskosten in 2024 bedragen ongeveer € 3,9 mln. HUA wordt bij de uitvoering van de werkzaamheden ondersteund door een grote groep vrijwilligers. Daarbij ligt de nadruk steeds meer op vrijwilligers die via online crowdsourcings-projecten aan HUA verbonden zijn. Vanaf 1 april 2023 zullen de vrijwilligers alleen voor speciale projecten nog op locatie werken, bijna alle projecten worden aangeboden via crowdsourcing. Elke twee weken is er een korte online personeelsbijeenkomst waarbij het personeel, directeur en het MT elkaar bijpraten. Hierin staan informatie-uitwisseling en kennisdeling centraal staat. Verder organiseren de afdelingshoofden werkoverleggen met hun medewerkers. Daarnaast vinden jaarlijks beoordelingsgesprekken plaats en worden afspraken met medewerkers gemaakt over opleiding en competentieontwikkeling.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

17

3.4.6.

Maatschappelijke verantwoordelijkheid

De maatschappelijke verantwoordelijkheid van HUA als overheidsorganisatie brengt met zich mee dat HUA vakkennis aanwendt om beleidsmatige koersen uit te zetten. Er vindt constructief overleg plaats met beleidsverantwoordelijken binnen rijk, provincies en gemeenten 3.4.7.

Huisvesting

HUA maakt gebruik van: •

het pand Hamburgerstraat 28 te Utrecht, dat gehuurd wordt van een particuliere onderneming, waarin het Publiekscentrum, kantoren en vergader-, en ontvangstruimten zijn gehuisvest;

•

het pand Alexander Numankade 199 -201 te Utrecht waarin de depots en studiezaal zijn gehuisvest. Dit pand is deels eigendom van de gemeente Utrecht en deels van het Rijk.

3.4.8.

Interne beheersing

Interne beheersing is een proces, gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent het bereiken van doelstellingen in de volgende categorieën: 1.

bereiken van strategische doelstellingen

2.

effectiviteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen

3.

betrouwbaarheid van de financiële informatieverzorging

4.

naleving wet- en regelgeving.

Deze doelstellingen worden via het plannings- en regelmatig onderzocht en zijn zo continu onderwerp van bespreking binnen het management team. Daarnaast voert de externe accountant op gezette tijden controles uit. De Rechtmatigheidsverantwoording door het eigen Dagelijks bestuur wordt in 2023 geïntroduceerd en dat jaar zal gebruikt worden om bekend te raken met de materie. 3.4.9.

BTW

HUA is voor het grootste deel van zijn activiteiten geen ondernemer voor de Omzetbelasting, omdat geen sprake is van prestaties waar een rechtstreekse vergoeding tegenover staat. Voor bijdragen van het rijk en de gemeente Utrecht, is de vrijstelling van artikel 11-1-u Wet OB van toepassing.

3.5.

Overzicht Algemene dekkingsmiddelen, vennootschapsbelasting

3.5.1.

Algemene uitkeringen

HUA is een gemeenschappelijke regeling met als partners het Rijk, de provincie Utrecht en de gemeente Utrecht. 3.5.2.

Vennootschapsbelasting

Er zijn op dit moment geen indicaties dat HUA vennootschapsbelastingplichtig zou zijn. 3.5.3.

Duurzaamheid

HUA is een organisatie die zichtbaar is in de maatschappij. Er worden vanuit deze voorbeeldfunctie eisen gesteld aan duurzaamheid op het gebied van klimaat en energie, innovatie en materialen en consumenten. Deze drie pijlers komen terug in het inkoopbeleid van HUA. Daarnaast zal HUA ook meer gaan focussen op andere onderwerpen binnen de bedrijfsvoering, onder meer op het gebied van huisvesting en afvalscheiding. De energietransitie die in 2020 is opgestart zal verder worden uitgewerkt in de periode 2021 – 2024.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

18

3.5.4.

Overige algemene dekkingsmiddelen

HUA heeft dienstverleningsovereenkomsten en samenwerkingsovereenkomsten met gemeenschappelijke regelingen. Zie hiervoor paragraaf 3.9 Verbonden partijen.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

19

Beleidsbegroting: Verplichte paragrafen 3.6.

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

3.6.1.

Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing

Onder risico wordt verstaan een mogelijke gebeurtenis die het realiseren van strategische of operationele doelen belemmert. Vanuit deze definitie zijn de risico’s van HUA benoemd. Deze risico’s worden afgedekt door maatregelen als het afsluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen, het creëren van bestemmingsreserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Regelmatig zal in tussentijdse bestuurlijke rapportages worden gerapporteerd over de stand van zaken van de risico’s. Besproken zullen daarbij worden of beheersmaatregelen zijn uitgevoerd en of die het gewenste effect hebben. Dat moment van bespreken wordt ook gebruikt om nieuwe risico’s in beeld te brengen en/of aanvullende beheersmaatregelen

te treffen. In 2016 heeft het AB de nota ‘Weerstandsvermogen en risicomanagement’ vastgesteld. Voor de begroting 2024 zijn de risico’s wederom doorgenomen door het MT en geactualiseerd. 3.6.2.

Weerstandscapaciteit

Bij de weerstandscapaciteit gaat het om de mate waarin HUA in staat is om middelen vrij te maken om substantiële tegenvallers op te vangen zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Het BBV geeft aan dat het weerstandsvermogen bestaat uit: 1.

de algemene reserve

2.

de stille reserves

3.

de post voor onvoorziene uitgaven

4.

de onbenutte belastingcapaciteit

Op basis van het voorgenomen besluit bij de jaarrekening 2022 te bespreken in het Dagelijks Bestuur van 13 maart 2023 en het Algemeen Bestuur van de bestuursvergadering van 13 maart 2023, worden de volgende cijfers gepresenteerd: Aangezien HUA alleen een algemene reserve heeft, is de weerstandscapaciteit op dit moment € 558.708 (stand 31 december 2022, onder aanname goedkeuring bestuur verwerking negatief resultaat van € 74.292 ten laste van de algemene reserve. De onderdelen “stille reserves”, “onvoorziene uitgaven” en “onbenutte belastingcapaciteit” zijn voor HUA niet van toepassing. De bestemmingsreserves van HUA, welke niet meetellen in het weerstandsvermogen, bedroegen in totaal op 31 december 2022 € 2.160.020. Inclusief het voorstel voor het nog te bestemmen negatieve resultaat over 2022 van € 74.292 bedraagt het eigen vermogen van HUA € 2.718.727 In de gemeenschappelijke regeling voor HUA staat dat de algemene reserve van HUA maximaal 10% van de bijdrage van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling mag zijn. Voor 2024 bedraagt de

gezamenlijke reguliere bijdrage van de partners € 6.908.301. De algemene reserve mag dan 10% hiervan bedragen, dat is € 690.830. De huidige stand van de algemene reserve is daarmee onder de norm.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

20

3.6.3.

Risico-inventarisatie

HUA heeft tot taak het beheer te onderscheiden in verwerven, beheren en beschikbaar stellen van de in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Utrecht en de archiefbewaarplaats van de gemeente Utrecht berustende archiefbescheiden. Bovendien is een taak van HUA de gemeentelijke informatiehuishouding te inspecteren en daarover te adviseren. Daarnaast heeft HUA tot taak het verrichten van door de minister of gemeente opgedragen taken, zoals het publiekscentrum aan de Hamburgerstraat. Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is HUA nagenoeg geheel afhankelijk van de gemeente Utrecht, de provincie en het ministerie van OCW. Hierna worden de belangrijkste risico’s weergegeven, voor zover deze bekend zijn ten tijde van het opstellen van deze begroting. Daarbij is een analyse gemaakt van de omvang en de kans dat het risico zich voordoet. De omvang is de mogelijke bruto financiële omvang. Het management schat de gebeurtenis op basis van een

mogelijk voorval in een aantal jaren. De kans wordt dan 100 gedeeld door aantal jaren, uitgedrukt als percentage. Door deze twee elementen (omvang van een risico en kans dat het zich voordoet) met elkaar te combineren, kan een inschatting van de netto gevolgen van deze risico’s worden gemaakt.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

21

(* In de Beleidsnota Weerstandvermogen en Risicomanagement worden zaken met een structureel karakter geacht onderdeel te zijn van de Begrotingsruimte. Dit zijn zaken die immers te voorzien zijn en daardoor kunnen er maatregelen getroffen worden die worden vertaald in de begroting.

3.6.4.

Benodigde weerstandscapaciteit

Op basis van de risico-inventarisatie bedraagt de benodigde weerstandscapaciteit € 472.181. De beschikbare weerstandscapaciteit is € 558.708. Daarmee is de verhouding (beschikbaar/nodig) 1,2. Daarmee scoort HUA goed. Dat houdt in dat HUA in staat is om de onderkende risico’s financieel te dragen. 3.6.5.

Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)

Op 15 mei 2015 is het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) gewijzigd. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing moeten de volgende 4 kengetallen worden opgenomen. De kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

22

en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. Deze kengetallen hebben geen functie als normeringsinstrument maar zijn juist bedoeld om de financiële positie van HUA voor de leden van het Algemeen Bestuur inzichtelijker te maken.

Het solvabiliteitsrisico geeft inzicht in de mate waarin HUA in staat is aan zijn financiële verplichtingen te voldoen. Een percentage van rond 50% is voldoende.

3.7.

Kapitaalgoederen en onderhoud

3.7.1.

Algemeen

Ten aanzien van de in het BBV genoemde kapitaalgoederen zijn de inventaris en installaties, automatisering, vervoersmiddelen en materiaal van toepassing op HUA. Het BBV geeft aan dat gemeenten en provincies onder andere met betrekking tot wegen en gebouwen onderhoudsplanningen moeten hebben vanwege de soms grote bedragen en risico’s die aan kapitaalgoederen zijn verbonden. Per 1-1-2019 is het beheer van de depots overgaan van het Rijksvastgoedbedrijf naar HUA. HUA is daarmee zelf aansprakelijk voor het planmatig onderhoud van de depots. In de loop van 2019 is een meerjarenonderhoudsplan opgesteld. In de 2e Berap 2020 is de voorziening groot onderhoud bijgesteld naar € 189.505, dit omdat de voorziening groot onderhoud nu wordt gebruikt voor de Alexander Numankade en de Hamburgerstraat. 3.7.2.

Waardering en afschrijving van activa

Conform het bepaalde in artikel 59 van het BBV worden alle materiële vaste activa met economisch nut geactiveerd. HUA beschikt niet over materiële vaste activa met een maatschappelijk nut. Investeringen worden conform de nota ‘Investering- en afschrijvingsbeleid 2016’ lineair afgeschreven met ingang vanaf het jaar volgend op het investeringsjaar. Als uitgangspunt voor het activeren geldt dat activering plaatsvindt vanaf € 10.000,00 per object. HUA is op dit moment gehuisvest in twee gehuurde panden, te weten het pand Hamburgerstraat 28 en het pand Alexander Numankade 199-201. Depot en studiezaal bevinden zich aan de Alexander Numankade, terwijl onder meer de tentoonstellingsruimte zich in de Hamburgerstraat bevindt. Het onderhoud voor de locatie Hamburgerstraat behoort toe aan de particuliere verhuurder. Voor de Alexander Numankade behoort dit onderhoud toe aan respectievelijk de gemeente Utrecht (gebouw) en het rijk (depottorens). Op 19 april 2016 heeft het MT vastgesteld het meerjaren Investering- en Activiteitenprogramma Facilitair Beheer, waarin groot

onderhoud en de vervanging van de inrichting etc. is vastgelegd. Ter dekking van de daaruit voortvloeiende is een voorziening worden gevormd. Dit is meegenomen in de beleidsnota “Reserves & Voorzieningen” die in 2016 door het AB is vastgesteld. Op dezelfde manier is gehandeld voor vervangingsinvesteringen bij de ICT, waarvoor een meerjaren Investering- en Activiteitenprogramma is vastgesteld. 3.7.3.

Investerings- en afschrijvingsoverzicht 2024 - 2027

Hierna treft u aan de voorgenomen investeringen van HUA, welke geactiveerd worden op basis van de Nota Investering- en afschrijvingsbeleid 2016. In deze nota wordt vermeld dat als kapitaallasten aan de kostendragers worden toegerekend, alleen de afschrijvingskosten en niet de rentekosten worden doorberekend. De lasten die uit de voorgenomen investering voortvloeien, staan vermeld in meerjarenbegroting 2024 – 2027. Voor de volledigheid is 2023 ook opgenomen in dit overzicht. (Bedragen in euro’s)

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

23

De investeringen in 2023 betreft de achterstallige vervanging van de netwerkapparatuur. Dit stond gepland voor 2022. De investeringen in 2025 betreffen de volledige vervanging van alle computerapparatuur en bijbehorende serverapparatuur. Door de instelling van de voorziening groot onderhoud voor zowel de Numankade als ook de Hamburgerstraat zullen er geen investeringen meer plaatsvinden onder deze noemers. De Expo is geopende in 2019 en opgeleverd in 2020 en de afschrijvingen starten daarmee in 2021. De afschrijvingsperiode voor de Expo is zes

jaren. Er wordt geen nieuwe reservering opgebouwd voor een nieuwe Expo., HUA heeft de keuze gemaakt om de jaren na 2026 de expo in ieder geval 5 jaren te behouden en daarvoor € 20.000 in de reguliere begroting als extra lasten op te nemen voor klein onderhoud.

3.8.

Financiering

3.8.1.

Algemeen

‘Treasury’ is het sturen en beheersen van het verantwoorden en het toezicht houden op: a.

de financiële vermogenswaarden;

b.

de financiële geldstromen;

c.

de financiële posities en

d.

de hieraan verbonden risico’s.

De treasuryparagraaf is voor de begroting en jaarrekening verplicht gesteld. Dit vloeit direct voort uit de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Het belangrijkste uitgangspunt volgens deze wet is het beheersen van risico’s. Dat uit zich in twee kwaliteitseisen. Zo is het aangaan en verstrekken van geldleningen door HUA alleen toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. Daarnaast moeten uitzettingen een prudent karakter hebben en mogen ze niet gericht zijn op het genereren van inkomen door het lopen van overmatige risico’s. Om de risico’s verder te beperken worden de kasgeldlimiet en de renterisiconorm door de Wet FIDO gehanteerd. Eind 2021 is het Treasurystatuut 2022 door het Algemeen Bestuur goedgekeurd. Op grond van dit statuut is HUA niet toegestaan middelen uit te zetten, noch middelen via leningen of andere financiële producten aan te trekken zonder voorafgaande toestemming van het AB. Het is de bedoeling om dit statuut in de komende beleidsperiode te actualiseren en daarna te laten vaststellen door het AB. 3.8.2.

Algemene ontwikkelingen

In dit onderdeel worden de belangrijkste ontwikkelingen geschetst binnen de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief die invloed kunnen hebben op de treasuryfunctie, de financiële positie en de geldstromen. •

Externe ontwikkelingen Internationale economische indicatoren en de ontwikkelingen op de Europese geld- en kapitaalmarkt. HUA is ongevoelig voor externe ontwikkelingen, omdat de kosten één op één aan deelnemers worden doorberekend.

•

Verwachte wijzigingen in wet- en regelgeving Wijzigingen van wet- en regelgeving in relatie tot de financiële positie zullen naar verwachting geen

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2024 t/m 2027

24

negatieve invloed hebben. In brief van voormalig minister Slob van 15 december 2021 met als onderwerp ‘Transitie RHC’s en bevestiging bestuurlijke afspraken’ wordt vermeld dat het voornemen is: “De rijksmiddelen die nu jaarlijks door het Rijk aan de gemeenschappelijke regelingen worden toegekend blijven middels deze uitkering voor dit beheer beschikbaar.” Deze uitkering betreft een zgn. SPUK (speciale uitkering) en wordt voorbereid door OCW samen met het delegatieoverleg van de RHC’s. •

Debiteurenrisico’s De gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief is gevoelig voor dit risico. Aangezien de debiteuren veelal het rijk, de provincie en de gemeenten Utrecht en Nieuwegein zijn, is dit risico praktisch verwaarloosbaar.

•

Financiering In het begrotingsjaar 2024 zullen geen leningen worden opgenomen.

•

Relatiebeheer In het begrotingsjaar 2024 zullen naar verwachting geen belangrijke wijzigingen in de relatie met de huisbankier (Rabobank) optreden.

•

Kasbeheer Het kasbeheer wordt voortgezet in lijn met voorgaande jaren

•

Organisatie Naar verwachting zullen in 2024 geen aanpassingen plaatsvinden in de administratieve organisatie en interne controle zoals vastgelegd in de “Financiële Beheersverordening 2021”.