HUA Jaarstukken 2021.pdf
Tekst van het document
Communicatie Direct na de constatering van het incident heeft HUA een pagina op de homesite van de website geopend om het publiek te informeren over de gevolgen voor de dienstverlening. Het team dienstverlening heeft met extra inspanningen via telefoon, mail en chat zoveel mogelijk informatievragen beantwoord en daar waar mogelijk scans gemaakt voor bezoekers. Er is een spoedprocedure op de website gecommuniceerd voor onderzoekers en andere klanten die met spoed delen uit onze collectie nodig hebben. De website werd steeds geactualiseerd. HUA heeft alle partners per brief op de hoogte gebracht over het incident. Daarnaast is er contact geweest met de partners van de gemeenschappelijke regeling en de gemeente Nieuwegein.
Uittreding Rijk Op 15 april is er door de gezamenlijke besturen en directeuren van de RHC’s een algemene brief met reactie gestuurd als antwoord op de concept notitie van 18 maart 2021 van dhr. Breevaart van OCW. Ook is er door
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
22
bestuur en directie van HUA op 15 april een brief met de specifieke aandachtspunten m.b.t. HUA aan OCW gestuurd. In beide brieven wordt er aangedrongen op verdere analyse van de bestuurlijke, juridische en financiële consequenties. Ook is er behoefte aan een verder uitgewerkt plan met een heldere en realistische fasering. Op 20 mei heeft een delegatie van de bestuurders en directeuren van de RHC’s de brieven toegelicht in een overleg met OCW. Mw. Linda Voortman maakt deel uit van het delegatie-overleg. Ten aanzien van de specifiek Utrechtse situatie hebben de bestuurders van de gemeente en de provincie van HUA aangegeven een verkenning te willen opstarten voor HUA. Deze verkenning is in samenwerking tussen gemeente, provincie en HUA uitgewerkt in de zomermaanden en besproken in de bestuursvergadering van september. In de periode medio september – medio november zijn de acties, aandachtspunten en risico’s uit de verkenning ingebracht in het directeurenoverleg en via een betrokken jurist bij OCW. Dit heeft geleid tot een eerste schriftelijke beantwoording van een deel van de vragen door OCW. Deze documenten zijn geagendeerd voor en besproken in het delegatieoverleg van 3 november 2021. Het concept-verslag van dit overleg is op 17 november 2021 door OCW verstuurd naar de RHC’s en verwerkt in de statusupdate voor de bestuursvergadering van 6 december 2021.
Vanuit het directeurenoverleg zijn er nog aanvullingen op het concept-verslag worden verzonden naar OCW. De RHC’s hebben in het delegatieoverleg aangegeven te hechten aan een bestuursovereenkomst om alle afspraken vast te leggen. Zoals de mogelijke risico’s rond de aard en omvang van de toekomstige rijksbijdrage in de vorm van een specifieke uitkering en gerelateerde zaken rond de reserves en de weerstandscapaciteit. Op 15 december heeft de toenmalig minister OCW, dhr. Slob, een brief gestuurd naar de besturen van de RHC’s over de transitie en de bevestiging van bestuurlijke afspraken. In deze brief herhaalt de minister het voornemen om per 1 januari 2024 om als Rijk uit te treden uit de gemeenschappelijke regelingen RHC’s. Ook herhaalt de minister het belang van het beheer van de papieren rijkscollectie op locatie. In de brief wordt ook de aandacht gevestigd op de voorbereide archiefwet 2021 waarin een delegatiebepaling is opgenomen om de continuïteit, ook in financiële zin, te waarborgen. De bedoeling is om dit via een specifieke uitkering te gaan regelen. De rijksmiddelen die nu jaarlijks door het Rijk aan de gemeenschappelijke regelingen worden toegekend zouden via deze uitkering voor dit beheer beschikbaar blijven. Voor de ontwikkeling van een eigen e-depot bij de RHC’s worden de afspraken in de brief als volgt samenvat: 1.
RHC’s ontvangen eenmalig in totaal een bedrag van € 100.000 voor een gezamenlijke ontwikkeling van
(e-)producten en (e-)diensten. 2.
RHC’s ontvangen eenmalig en individueel een bedrag van € 100.000 (in totaal 11 x 100.000 = € 1,1
mln.) voor aanloopkosten e-depot. 3.
RHC’s ontvangen ieder een zogeheten kenniscomponent op het terrein van informatie, archief en
digitalisering. Deze bedraagt als vast bedrag (d.w.z. geen indexering) € 50.000 per RHC gedurende vijf jaar. Na vijf jaar stopt deze overbruggingstoelage. De RHC’s hebben bij monde van de voorzitter van het delegatie-overleg, dhr. Jos Wienen, dhr. Slob laten weten dat de RHC’s herkennen in de weergave van de besprekingen tot nu toe. Daarbij is het verzoek om een bestuursakkoord herhaald. In 2022 zal het delegatieoverleg verder worden gevoerd.
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
23
2 Paragrafen 2.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
2.1.1
Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing
Onder risico wordt verstaan een mogelijke gebeurtenis die het realiseren van strategische of operationele doelen belemmert. Vanuit deze definitie zijn de risico’s van HUA benoemd. Deze risico’s worden afgedekt door maatregelen als het afsluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen, het creëren van bestemmingsreserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Regelmatig zal in tussentijdse bestuurlijke rapportages worden gerapporteerd over de stand van zaken van de risico’s. Besproken zullen daarbij worden of beheersmaatregelen zijn uitgevoerd en of die het gewenste effect hebben. Dat moment van bespreken wordt ook gebruikt om nieuwe risico’s in beeld te brengen en/of aanvullende beheersmaatregelen te treffen. In 2016 heeft het AB de nota ‘Weerstandsvermogen en risicomanagement’ vastgesteld. Voor de jaarrekening 2021 zijn de risico’s wederom doorgenomen door het MT en geactualiseerd.
2.1.2
Weerstandscapaciteit
Bij de weerstandscapaciteit gaat het om de mate waarin HUA in staat is om middelen vrij te maken om substantiële tegenvallers op te vangen zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Het BBV geeft aan dat het weerstandsvermogen bestaat uit: 1.
de algemene reserve
2.
de stille reserves
3.
de post voor onvoorziene uitgaven
4.
de onbenutte belastingcapaciteit
Aangezien HUA alleen een algemene reserve heeft, is de weerstandscapaciteit (na de voorgesteld verwerking van het resultaat 2021) op dit moment € 633.000 (stand 31 december 2021). De onderdelen “stille reserves”, “onvoorziene uitgaven” en “onbenutte belastingcapaciteit” zijn voor HUA niet van toepassing. De bestemmingsreserves van HUA, welke niet meetellen in het weerstandsvermogen, bedroegen in totaal op 31 december 2021 € 1.869.323. Inclusief het voorstel voor het nog te bestemmen resultaat over 2021 van € 87.074 bedraagt het eigen vermogen van HUA € 2.589.396 In de gemeenschappelijke regeling voor HUA staat dat de algemene reserve van HUA maximaal 10% van de bijdrage van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling mag zijn. De Rijksbijdrage bedroeg € 2.631.109, de (reguliere) Gemeentelijke bijdrage bedroeg € 3.440.910 en de bijdrage van de provincie bedroeg € 671.619. Samen is dat € 6.743.638. De algemene reserve mag dan 10% hiervan bedragen, dat is € 674.364. De huidige stand van de algemene reserve (na het voorstel van de nog te bestemmen resultaat 2021) bedraagt € 633.000 en is daarmee onder de norm.
2.1.3
Risico-inventarisatie
HUA heeft tot taak het beheer te onderscheiden in verwerven, beheren en beschikbaar stellen van de in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Utrecht en de archiefbewaarplaats van de gemeente Utrecht en de provincie Utrecht berustende archiefbescheiden. Bovendien is een taak van HUA de gemeentelijke en de provinciale informatiehuishouding te inspecteren en daarover te adviseren. Daarnaast heeft HUA tot taak het verrichten van door de minister, gemeente of provincie opgedragen taken, zoals de presentatie aan de Hamburgerstraat. Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is HUA nagenoeg geheel afhankelijk van de gemeente Utrecht, de provincie en het ministerie van OCW. Hierna worden de belangrijkste risico’s weergegeven, voor zover deze bekend zijn ten tijde van het opstellen van de begroting en de gepresenteerde jaarrekening. Daarbij is een analyse gemaakt van de omvang en de kans dat
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
24
het risico zich voordoet. Door deze twee elementen (omvang van een risico en kans dat het zich voordoet) met elkaar te combineren, kan een inschatting van de netto gevolgen van deze risico’s worden gemaakt.
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
25
(* In de Beleidsnota Weerstandvermogen en Risicomanagement worden zaken met een structureel karakter geacht onderdeel te zijn van de Begrotingsruimte. Dit zijn zaken die immers te voorzien zijn en daardoor kunnen er maatregelen getroffen worde n die worden vertaald in de begroting. Daarmee is dit risico alleen meegenomen voor een eerste jaar.)
2.1.4
Benodigde weerstandscapaciteit
Op basis van de risico-inventarisatie bedraagt de benodigde weerstandscapaciteit € 614.225. De beschikbare weerstandscapaciteit is € 633.000. Daarmee is de verhouding (beschikbaar/nodig) 1.0. Daarmee scoort HUA goed. Dat houdt in dat HUA in staat is om de onderkende risico’s in 2021 financieel te dragen.
2.1.5
Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)
De kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting, jaarrekening en de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. Deze kengetallen hebben geen functie als normeringsinstrument maar zijn bedoeld om de financiële positie van HUA voor de Algemeen Bestuursleden inzichtelijker te maken. Jaarrekening
Begroting
Jaarrekening
2020
2021 na
2021
wijziging Netto schuldquote
n.v.t
n.v.t.
n.v.t.
Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Solvabiliteitsrisico
74%
74%
74%
Structurele exploitatieruimte
n.v.t
n.v.t.
n.v.t.
leningen
HUA heeft geen geldleningen en financiert lopende uitgaven met lopende inkomsten en bijdragen van het Rijk, de gemeente Utrecht, de provincie en overige bijdragen. Er is sprake van een sluitende begroting en jaarrekening, zodat er geen structurele exploitatieruimte is.
2.2
Kapitaalgoederen en onderhoud
2.2.1
Algemeen
Ten aanzien van de in het BBV genoemde kapitaalgoederen zijn de inventaris en installaties, automatisering, vervoersmiddelen en materiaal van toepassing op HUA. Het BBV geeft aan dat gemeenten en provincies onder andere met betrekking tot wegen en gebouwen onderhoudsplanningen moeten hebben vanwege de soms grote bedragen en risico’s die aan kapitaalgoederen zijn verbonden. Per 1-1-2019 is het beheer van de depots overgaan van het Rijksvastgoedbedrijf naar HUA. HUA is daarmee zelf aansprakelijk voor het planmatig onderhoud van de depots. In de loop van 2019 is een meerjarenonderhoudsplan opgesteld. De dotatie voor het groot onderhoud bedraagt voor de Numankade bedraagt € 130.000. Vanaf 2021 wordt er voor de Hamburgerstraat ook gewerkt met de voorziening groot onderhoud, dit bedraagt € 59.505 per jaar. Samen is dit € 189.505 In het begin van 2019 is er vanuit het ministerie OCW een bedrag van € 395.000 ontvangen van het Rijksvastgoedbedrijf voor het weg werken van achterstallig onderhoud. Deze voorziening is in de jaren 2019 tot en met 2021 volledig uitgenut voor het achterstallig onderhoud.
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
26
2.2.2
Waardering en afschrijving van activa
Conform het bepaalde in artikel 59 van het BBV worden alle materiële vaste activa met economisch nut geactiveerd. HUA beschikt niet over materiële vaste activa met een maatschappelijk nut. Investeringen worden conform de nota ‘Investering- en afschrijvingsbeleid 2016’ lineair afgeschreven met ingang vanaf het jaar volgend op het investeringsjaar. Als uitgangspunt voor het activeren geldt dat activering plaatsvindt vanaf € 10.000 per object. HUA is gehuisvest in twee gehuurde panden, te weten het pand Hamburgerstraat 28 en het pand Alexander Numankade 199-201. Depot en studiezaal bevinden zich aan de Alexander Numankade, terwijl onder meer de tentoonstellingsruimte zich in de Hamburgerstraat bevindt. Het onderhoud voor de locatie Hamburgerstraat behoort toe aan de particuliere verhuurder. Voor de Alexander Numankade behoort dit onderhoud toe aan respectievelijk de gemeente Utrecht (gebouw) en het rijk (depottorens).
2.3
Verbonden partijen
Het Utrechts Archief (HUA) is als gemeenschappelijke regeling een verbonden partij voor: a.
ministerie van OCW
b.
de gemeente Utrecht
c.
de provincie Utrecht
Verder heeft HUA dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) afgesloten met: a.
de gemeente Nieuwegein;
b.
Veiligheids Regio Utrecht (VRU)
Er zijn samenwerkingsovereenkomsten gesloten met: a.
de gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen Lekstroom (WIL);
b.
de Ridderlijke Duitsche Orde, balije van Utrecht (RDO).
c.
Belasting Samenwerking Gemeente & Hoogheemraadschap Utrecht (BGHU)
d.
GGD regio Utrecht (GGDrU)
e.
Volksbuurtmuseum
HUA is lid van organisaties, zoals de landelijke vakorganisatie BRAIN (waarvan de directeur van HUA op dit moment voorzitter is) waaraan uiteraard contributieverplichtingen zijn verbonden.
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
27
2.4
Financiering
2.4.1
Algemeen
‘Treasury’ is het sturen en beheersen van het verantwoorden en het toezicht houden op: a.
de financiële vermogenswaarden;
b.
de financiële geldstromen;
c.
de financiële posities en
d.
de hieraan verbonden risico’s.
De treasuryparagraaf is voor de begroting en jaarrekening verplicht gesteld. Dit vloeit direct voort uit de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Het belangrijkste uitgangspunt volgens deze wet is het beheersen van risico’s. Dat uit zich in twee kwaliteitseisen. Zo is het aangaan en verstrekken van geldleningen door HUA alleen toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. Daarnaast moeten uitzettingen een voorzichtig karakter hebben en mogen ze niet gericht zijn op het genereren van inkomsten door het lopen van overmatige risico’s. Om de risico’s verder te beperken worden de kasgeldlimiet en de renterisiconorm door de Wet FIDO gehanteerd. Eind 2021 is een Treasurystatuut door het Algemeen Bestuur goedgekeurd. Op grond van dit statuut is HUA niet toegestaan middelen uit te zetten, noch middelen via leningen of andere financiële producten aan te trekken zonder voorafgaande toestemming van het AB.
2.4.2
Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB)
De wet vSB (zonder leenfaciliteit) houdt in dat decentrale overheden en door hen opgerichte gemeenschappelijke regelingen, al hun overtollige liquide middelen en beleggingen moeten aanhouden bij het ministerie van Financiën. Er is een (kleine) vrijstellingsgrens voor het afstorten van overtollige liquide middelen. Het bedrag dat buiten het schatkistbankieren mag worden gehouden. Als het gemiddelde kwartaalbedrag van de tegoeden minder is dan 0,75% van het begrotingstotaal (met een minimum van € 250.000), mag dit op de eigen bankrekeningen blijven staan. Voor 2021 was gemiddelde kwartaalbedrag voor HUA op basis van het begrotingstotaal afgerond € 43.400 (0,59% van € 7.283.010 = exploitatieomvang). Dit bedrag ligt onder de minimumnorm, zodat het bedrag van € 250.000 leidend is. De verwachting is dat HUA ook in 2022 ruimschoots binnen de vrijstellingsgrens blijft.
2.4.3
Renterisiconorm
Doel van deze norm is het beperken van de gevolgen van een stijgende kapitaalmarktrente op de rentelasten van de organisatie. Dit wordt bereikt door een limiet te stellen aan dat deel van de vaste geldleningen waarover het rentepercentage in een bepaald jaar moet worden aangepast aan de geldende markttarieven. De norm stelt dat per jaar maximaal 20% van de vaste schuld in aanmerking mag komen voor herfinanciering of renteherziening, waarbij een minimum geldt van € 2,5 mln. Over dat minimumbedrag mag dus altijd risico worden gelopen. Aangezien HUA, conform de richtlijnen van treasurystatuut, alles met eigen middelen financiert en dus geen geldleningen heeft afgesloten, wordt het minimum niet overschreden en wordt dus voldaan aan de norm.
2.4.4
Kasgeldlimiet
Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximumbedrag waarop een gemeente (en in het verlengde daarvan dus HUA) de financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,2%. Doel van deze limiet is het beperken van de vlottende schuld. Concreet betekent dit voor HUA dat wanneer de vlottende schuld een stand van € 597.206 (8,2% van € 7.283.010 exploitatiesomvang 2021) overschrijdt, er geconsolideerd (dat is financieringsmiddelen omzetten van korte naar langere termijn) moet worden. Opgemerkt wordt daarbij nog dat er een minimum geldt van € 300.000 HUA voldoet aan deze norm, omdat er een financieringsoverschot is.
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
28
2.5
Bedrijfsvoering
2.5.1
Organisatie inrichting en managementfilosofie
Processen worden in het kader van continue verbeteren steeds verder gestroomlijnd met het oog op het leveren van klantwaarde. HUA wil in het beleid de garantie bieden aan rijk, gemeenten, provincie, klanten, instellingen, bedrijven, ketenpartners, relaties en personeel dat er geïnvesteerd wordt in een professionele organisatie waar kwaliteit en klantgerichtheid centraal staan.
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
29
De hoofdstructuur ziet er als volgt uit:
Organogram Directeur
Staf: - HRM - Marketing & communicatie
Rijksarchivaris
Gemeentearchivaris
Provinciaal archivaris
Publiek en presentatie
Inspectie & Collectiebeheer
Bedrijfsvoering
Team Dienstverlening
Team digitalisering & fotografie
Team facilitaire zaken
Team informatieverrijking
Team inspectie
Team financiën
Team publieksprogrammering
Team restauratie en conservering
Team ICT
Team verwerving en metadatering
Team receptie
Team informatiemanagement & architectuur
Team secretariaat & administratie
Op basis van de organisatiestructuur is de formatie van HUA 45,6 fte op 31 december 2021, waarvan 3,4 fte met een tijdelijke aanstelling. Aan salariskosten voor personeel in dienst van HUA (= eigen personeel) is in 2021uitgegeven ruim € 2.936.461. Daarnaast heeft HUA in 2021 ongeveer € 407.000 uitgegeven voor boven formatief personeel (inhuur etc.). In totaal is in 2021 inclusief overige personeelskosten uitgegeven: € 3.970.000 afgerond.
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
30
Op 31 december 2021 waren ongeveer 60 vrijwilligers bij Het Utrechts Archief. Er zijn (met uitzondering van de zomervakantie) 6-wekelijkse personeelsbijeenkomsten georganiseerd, waarbij het personeel door de directeur en het MT werd bijgepraat over het reilen en zeilen van HUA en waar kennisdeling centraal stond. Verder organiseerden de afdelingshoofden werkoverleggen met hun medewerkers. Daarnaast heeft de jaarlijkse combinatie van functionerings- en beoordelingsgesprekken plaatsgevonden. In die gesprekken zijn tevens de opleidingsbehoeften bepaald.
2.5.2
Huisvesting
HUA maakt gebruik van: 1.
het pand Hamburgerstraat 28 te Utrecht, dat gehuurd wordt van een particuliere onderneming, waarin het Publiekscentrum is gehuisvest;
2.
het pand Alexander Numankade 199 -201 te Utrecht waarin de depots en studiezaal zijn gehuisvest. Dit pand is deels eigendom van de gemeente Utrecht (kantoren en studiezaal) en deels van het Rijk (depots). Het beheer van de depots is per 1 januari 2019 overgegaan van het Rijk naar HUA.
2.5.3
Interne beheersing
Interne beheersing is een proces, gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent het bereiken van doelstellingen in de volgende categorieën: 3.
bereiken van strategische doelstellingen
4.
effectiviteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen
5.
betrouwbaarheid van de financiële informatieverzorging
6.
naleving wet- en regelgeving.
Er is en wordt vanuit de organisatie periodiek gerapporteerd in bestuursrapportage. In 2021 zijn er maandrapportages voor het MT opgezet. Daarnaast voert de externe accountant op gezette tijden ook controles uit.
2.5.4
BTW
HUA is voor het grootste deel van zijn activiteiten geen ondernemers voor de Omzetbelasting, omdat geen sprake is van prestaties waar een rechtstreekse vergoeding tegenover staat. Voor bijdragen van het rijk en de gemeente Utrecht is de vrijstelling van artikel 11-1-u Wet OB van toepassing. HUA heeft eind 2021 de onderliggende btw-percentages herrekend en zijn er geen verschillen geconstateerd t.o.v. de eerdere jaren. De fiscus is door middel van een brief hiervan op de hoogte gesteld,
2.5.5
Duurzaamheid
HUA is een organisatie die zichtbaar is in de maatschappij. Er worden vanuit deze voorbeeldfunctie eisen gesteld aan duurzaamheid op het gebied van klimaat en energie, innovatie en materialen en consumenten. Deze drie pijlers komen terug in het inkoopbeleid van HUA. Daarnaast zal HUA ook meer focussen op andere onderwerpen binnen de bedrijfsvoering onder meer op het gebied van huisvesting en afvalscheiding.
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
31
II JAARREKENING De Jaarrekening 2021 bestaat uit:
3. Balans per 31 december 2021 4. Staat van Baten en Lasten 2021 5. Grondslagen voor de waardering van activa en passiva 6. Toelichting op de balans per 31 december 2021 7. Niet uit de balans blijkende verplichtingen 8. Toelichting op de verschillen tussen de Staat van Baten en Lasten 2021 en de begroting 2021 9.Wet Normering Topinkomens
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
32
3 Balans per 31 december 2021
ACTIVA
31-12-2021
31-12-2020
€
€
Vaste Activa Immateriële vaste activa - Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald
17.608 17.608
36.487 36.487
actief
Materiële vaste activa - Investeringen met een economisch nut
1.621.417 1.621.417
Totaal vaste activa
1.692.160 1.692.160
1.639.025
1.728.647
Vlottende activa
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - vorderingen op openbare lichamen - Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische
1.458.995
1.134.604
9.526
0
1.439.613
1.079.613
9.856
54.991
looptijd korter dan één jaar - Overige vorderingen Liquide middelen
63.731
234.332
- Kassaldi
2.111
2.943
- Banksaldi
61.620
231.389
Overlopende activa - Overige nog te ontvangen bedragen, en de
297.261 297.261
345.597 345.597
vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Totaal vlottende activa
1.819.987
1.714.533
Totaal generaal
3.459.012
3.443.180
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
33
31-12-2020
31-12-2021
PASSIVA
€
€ Vaste Passiva
2.387.035
2.589.396
Eigen vermogen 633.000
476.480
- Bestemmingsreserve
1.869.323
1.926.661
- Gerealiseerd resultaat
87.074
-16.106
- Algemene reserve
- Voorzieningen ter egalisering van kosten
179.751
423.933
Voorzieningen
179.751
423.933
2.566.786
3.013.329
Totaal vaste passiva Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd - Overige schulden
752.944
388.098
koster dan één jaar
752.944
388.098
123.450
57.585
Overlopende passiva - Overige vooruitontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen. Totaal vlottende passiva totaal generaal
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
123.450
57.585 445.683
876.394
3.459.012
3.443.180
34
4 Staat van Baten en Lasten 2021 Staat van Baten en lasten 2021 Staat van Baten en Lasten 2021 Nr.
Omschrijving
Primaire begroting 2021
Rekening 2020
Begroting na wijziging 1e berap 2021
Begroting na wijziging 2e berap 2021
Rekening 2021
LASTEN 1
Personeel
4.494.533
3.584.864
4.083.864
3.918.864
3.969.937
3
Bedrijfsvoering
1.988.066
1.843.426
2.065.426
2.153.426
2.186.869
5
Publiek
206.555
214.500
316.500
234.500
213.192
7
Archieven en Collecties
394.496
353.840
470.840
274.840
374.063
9
Afschrijvingen
233.435
373.870
340.870
340.870
336.588
0
0
0
0
0
7.317.085
6.370.500
7.277.500
6.922.500
7.080.649
6.540.068
6.122.277
6.789.277
6.789.277
6.743.638
518.655
233.452
233.452
363.452
479.951
11 Financiële baten en lasten Totaal lasten
BATEN 2
Bijdragen rijk, gemeenten en provincie
4
Bijdragen derden
6
Verhuur zalen
6.954
0
0
0
0
8
Verkopen winkel
15.337
0
0
30.000
22.354
10 Verkopen overigen
0
0
0
0
37.067
12 Incidentele baten en lasten
0
0
0
0
0
Totaal baten
7.081.014
6.355.729
7.022.729
7.182.729
7.283.010
Batig saldo (baten - lasten)
-236.071
-14.771
-254.771
260.229
202.361
Dotaties aan reserves en -fonds
317.766
130.000
1.318.000
1.753.000
1.343.193
Onttrekkingen aan reserve en -fonds
537.731
144.771
1.572.771
1.572.771
1.227.906
Saldo van baten en lasten
-16.106
0
0
80.000
87.074
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
35
5 Grondslagen voor de waardering van activa en passiva 5.1
Grondslagen voor de waardering van activa
5.1.1
Immateriële vaste activa
De immateriële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de inkoopprijs en de bijkomende kosten) of vervaardigingsprijs (de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige directe kosten), verminderd met de ontvangen subsidies en bijdragen van derden, de jaarlijkse afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen. Duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. De kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief zijn onder de volgende voorwaarden geactiveerd: – Het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen. – De technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien staat vast. – Het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut genereert. – De uitgaven die aan het actief toe te rekenen zijn, zijn betrouwbaar zijn vast te stellen.
5.1.2
Materiële vaste activa
De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingprijs verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. Ontvangen investeringssubsidies worden (deels) in mindering gebracht op de geïnvesteerde bedragen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met een eventuele residuwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikneming.
5.1.3
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar en andere overlopende activa
Deze posten worden opgenomen tegen nominale waarde onder aftrek van de noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid.
5.1.4
Liquide middelen
De liquide middelen worden tegen nominale waarde opgenomen en omvatten bank-, giro- en kassaldi.
5.1.5
Overlopende activa
De overlopende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. Deze voorziening wordt statisch bepaald.
5.2
Algemene grondslagen voor waardering en resultaatbepaling
De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de verordening ex artikel 212 Gemeentewet, waarin door het Algemeen Bestuur op d.d. 24 november 2020 de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie zijn vastgesteld.
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
36
5.3
Grondslagen voor de waardering van passiva
5.3.1
Eigen vermogen
Het eigen vermogen bestaat uit: a.
Algemene reserve De algemene reserve dient als algehele buffer om toekomstige tegenvallers te kunnen opvangen.
b.
Bestemmingsreserves Onder een bestemmingsreserve wordt verstaan een reserve waaraan door het Algemeen Bestuur een bepaalde bestemming is gegeven. Het gehele bedrag van de bestemmingsreserve ultimo het jaar dient onderbouwd te zijn met bestuursbesluiten van het algemeen bestuur dan wel opgenomen te zijn in het voorliggende voorstel tot resultaatbestemming.
5.3.2
Voorzieningen
Voorzieningen behoren tot het vreemd vermogen (schulden) van de gemeenschappelijke regeling. Om die reden kunnen voorzieningen naar de situatie per ultimo verslagjaar geen negatieve stand kennen. Voorzieningen worden gewaardeerd op het nominale bedrag van de betrokken verplichting c.q. het voorzienbare verlies. Voorzieningen worden gevormd indien er sprake is van: – Verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten. – Op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten. – Kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren. De vorming van een voorziening, dan wel een dotatie aan een reeds bestaande voorziening, is als een last in het betreffende boekjaar verantwoord. Alle aanwendingen aan voorzieningen zijn rechtstreeks ten laste van de voorziening gebracht en in het verslagjaar niet ten laste van de exploitatie verantwoord. Aan voorzieningen ter egalisatie van (onderhouds)lasten van kapitaalgoederen over meerdere begrotingsjaren ligt een actueel (beheer)plan ten grondslag.
Uitgevoerd achterstallig onderhoud is daarbij ten laste van de exploitatie verantwoord. Deze lasten zijn niet ten laste van de gevormde voorziening gebracht.
5.3.3
Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.
5.4
Grondslagen voor de bepaling van het resultaat
Bedrijfsopbrengsten a.
Subsidiebaten Dit betreft de ontvangen subsidies voor projecten. Subsidiebaten worden verantwoord in het jaar waarop deze betrekking hebben.
b.
Overige opbrengsten De opbrengst van aan derden geleverde goederen en diensten, exclusief de eventueel over de omzet geheven belastingen en onder aftrek van kortingen.
c.
Directe productiekosten De directe productiekosten worden berekend op basis van de inkoopprijzen.
d.
Lonen, salarissen en sociale lasten
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
37
Hierop worden de loon- en salariskosten van het personeel verantwoord. Onder loon- en salariskosten wordt verstaan het bruto bedrag van de aan het boekjaar toe te rekenen loon- en salarissen vermeerderd met de uitbetaalde vakantierechten. e.
Overige bedrijfskosten De overige bedrijfskosten worden berekend op basis van historische kosten.
5.5
Algemene grondslagen voor de opstelling van de jaarrekening
Waardering van passiva en activa alsmede de bepaling van het resultaat vinden in principe plaats op basis van historische kosten. Activa en passiva zijn opgenomen tegen nominale waarde, tenzij in deze grondslagen anders is vermeld. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben, onverschillig of zij tot inkomsten of uitgaven in dat jaar hebben geleid. Baten en lasten, worden daarbij verantwoord tot hun brutobedrag. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar worden genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. De waarderingsgrondslagen per balansonderdeel worden in het vervolg van deze jaarrekening toegelicht.
5.5.1
Missie
Het Utrechts Archief verwerft en bewaart de bronnen van de Utrechtse geschiedenis, om ze beschikbaar te stellen aan het publiek. We verbinden de inwoners van de stad en provincie met elkaar en hun omgeving door gezamenlijk het verhaal van de Utrechtse geschiedenis te vertellen. Het Utrechts Archief is een toonaangevend expertisecentrum op het gebied van informatiebeheer en een deskundig partner voor instellingen en overheden in de regio.
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
38
6 Toelichting op de balans per 31 december 2021 Toelichting op de Activa 1. Immateriële en materiële vaste activa a. Immateriële vaste activa Hierna is een overzicht opgenomen van de investering met economisch nut van HUA .
Kosten nieuwe website Boekwaarde per 1 januari 2021
Totaal
36.487
36.487
Investeringen
0
0
Afschrijvingen
18.878
18.878
Boekwaarde afgestoten activa
0
0
Boekwaarde per 31 december 2021
17.608
17.608
Cumulatieve aanschaffingswaarde
275.539
275.539
Cumulatieve afschrijvingen
257.930
257.930
Boekwaarde per 31 december 2021
17.608
17.608
Afschrijvingspercentage
20,00%
b. Materiële vaste activa Hierna is een overzicht opgenomen van de investering met economisch nut van HUA .
Projecten Digitaliseren en Projecten Inrichting archief Financiën in HBS / Inventaris en depots Control NMK installaties Totaal Boekwaarde per 1 januari 2021 Investeringen Desinvesteringen Afschrijvingen Boekwaarde afgestoten activa
131.127
369.624
262.654
928.755
1.692.160
0
0
0
246.967
246.967
0
0
0
0
0
25.344
73.925
32.878
185.563
317.710
0
0
0
0
0
Boekwaarde per 31 december 2021
105.783
295.699
229.776
990.159
1.621.418
Cumulatieve aanschaffingswaarde
210.843
369.624
670.439
1.613.978
2.864.884
Cumulatieve afschrijvingen
105.060
73.925
440.663
623.819
1.243.467
Boekwaarde per 31 december 2021
105.783
295.699
229.776
990.159
1.621.417
Afschrijvingspercentage
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
5%-20%
20,00% 4%-33,33%10%-33,33%
39
2. Vlottende activa a. Uitzettingen Uitzettingen
31-12-2021
31-12-2020
Debiteuren algemeen
12.405
8.524
Omzetbelasting
6.976
12.645
s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
1.439.614
1.079.613
Totaal
1.458.995
1.100.781
b. Liquide middelen. De kasgelden zijn verantwoord op basis van de processen-verbaal van de op 31 december 2021 opgenomen kasgelden.
Liquide middelen
31-12-2021
31-12-2020
RABO bank
61.620
231.389
Hoofdkas
807
1.639
Kasgeld receptie
300
300
Kasgeld Facilitair beheer
1.004
1.004
Totaal
63.731
234.332
31-12-2021
31-12-2020
262.534
280.436
0
25.000
c. Overlopende activa Overlopende activa Vooruitbetaalde bedragen Te vorderen van Het Flevolands Archief Pin, Chipper
369
0
Nog te ontvangen bedragen
31.923
38.989
Voorschotten
2.136
1.000
Overige
300
172
Totaal
297.261
345.597
De nog te ontvangen subsidie en bijdrage bestaat uit: Nog te ontvangen van De Koninklijke Bibliotheek € 31.923 Toelichting op de Vooruitbetaalde bedragen: De post bestaat voornamelijk uit vooruitbetaalde huren.
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
40
Vooruitbetaalde bedragen
31-12-2021
31-12-2020
Contributies en abonnementen
4.339
6.123
Onderhouds- en licentiekosten (hard en software)
43.590
62.696
Verzekeringen
2.219
2.647
Kosten website
5.790
7.269
205.194
195.680
Huur- en servicekosten Kantoorkosten
402
0
0
5.066
1.000
955
262.534
280.436
Overige huisvestingskosten Onderhoudskosten gebouwen Totaal
Toelichting op Passiva 3. Vaste Passiva Eigen vermogen Het in de balans opgenomen eigen vermogen bestaat uit de volgende posten: Algemene reserve
Bestemmingsreserves
Nog te bestemmen resultaat
Bestemmingsfondsen
Totaal
Stand per 1 januari
476.480
1.926.661
0
-16.106
2.387.035
Bestemming resultaat 2020
-16.106
0
0
16.106
0
Mutaties gedurende boekjaar -dotaties
172.626
1.170.567
0
0
1.343.193
-onttrekkingen
0
1.227.906
0
0
1.227.906
-bestedingen
0
0
0
0
0
Resultaat boekjaar
0
0
0
87.074
87.074
633.000
1.869.322
0
87.074
2.589.396
Stand per 31 december
Bestemmingsreserves / Bestemmingsfonds Rekeningnummer
Omschrijving
Stand per 31 december 2020
Dotaties
Onttrekkingen
Voorstel resultaatbe- Stand per 31 december stemming 2021
Bestedingen
Bestemmingsreserves 10001
Knelpunten personeel
338.192
0
236.623
0
0
101.569
10002
Instandh/uitbr der verzamelingen
50.000
0
50.000
0
0
0
10003
Website / digitale studiezaal
40.000
0
40.000
0
0
0
10004
Archiefreconstructie
200.000
0
200.000
0
0
0
10005 10006
Achterstallig onderhoud pand
159.278
0
159.278
0
0
0
641.623
0
106.937
0
0
534.686
297.568
0
297.568
0
0
0
200.000
200.000
0
0
0
400.000 420.567
10007
Dekking kapitaallasten Vernieuwing vaste expositie Dekking kapitaallasten Bouw Nieuw Depot
10012
E-depot
10040
Verkennig en inrichting eigen E-depot
0
420.567
0
0
0
30010
Digitale toegankelijkheid
0
550.000
137.500
0
0
412.500
1.926.661
1.170.567
1.227.906
0
0
1.869.322
Totaal bestemmingsreserves
Algemene toelichting op de bestemmingsreserves Met het vaststellen van de meerjarenbegroting 2021 – 2024 heeft het bestuur de ruimte gegeven en zal HUA vorm geven aan het geheel afbouwen van de bestemmingsreserves aan het eind de beleidsperiode.
Bestemmingsreserve Knelpunten personeel Deze reserve is bedoeld voorziening voor extra kosten als gevolg van vervanging van (kritische) functies of knelpunten in de uitvoering van beleid van kritische zaken en daarmee samenhangende kostenposten. Afhankelijke van mogelijke (na-ijlende) verplichtingen komt deze reserve uiterlijk 2024 te vervallen
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
41
Bestemmingsreserve Instandhouding /uitbreiding der verzamelingen Deze is vervallen.
Bestemmingsreserve website / digitale studiezaal Deze is vervallen.
Bestemmingsreserve archiefreconstructie Deze is vervallen.
Bestemmingsreserve Achterstallig onderhoud pand In het begin van 2019 is er vanuit het ministerie OCW een bedrag van € 395.000 ontvangen van het In 2021 is het laatste achterstallig onderhoud uitgevoerd.
Bestemmingsreserve Dekking kapitaallasten Expo – Utrecht begint hier De bestemmingsreserve is bedoeld om de kapitaallasten van de nieuwe expo te dekken. De kosten zijn in 2019 en in 2020 geïnvesteerd. De volledige technische oplevering heeft in 2020 plaatsgevonden. Daarmee hebben er in 2020 nog geen afschrijvingen plaats gevonden op dit onderdeel en daarmee is er ook nog geen onttrekking van deze reserve in 2020. De totale investering is hoger uitgevallen dan begroot. Het bestuur is met de 2e Berap 2020 akkoord gegaan om daarom de bestemmingsreserve met € 117.766 te verhogen, zodat de afschrijvingen budgetneutraal kunnen plaats vinden. (Dit is de laatste investering vanuit het verleden waarvoor een bestemmingsreserve dekking kapitaallasten is gevormd.) De afschrijvingstermijn voor deze investering is gesteld op 6 jaren, daarmee vervalt de reserve eind 2026.
Bestemmingsreserve Dekking kapitaallasten Bouw nieuw depot Deze is vervallen.
Bestemmingsreserve Dekking kapitaallasten Onderhoud Facilitair Beheer, Archieven en ICT c.a. Deze is vervallen.
Bestemmingsreserve reservering E-depot gemeente Utrecht Met de toekenning van de claim door de gemeente Utrecht zijn er middelen vrijgemaakt voor de uitwerking van het e-depot voor de gemeente Utrecht. Dit betreffen projectgelden voor de jaren 2020 tot en met 2023. Maar omdat de claim eind 2020 is toegekend wordt het geld eind 2020 gereserveerd. Met de combinatie van de toekenning in december 2020 van de claim voor de projectgelden E-depot gemeente Utrecht 2020 tm 2022 en de beperkte mogelijkheden voor de inzet van deze gelden in 2021 heeft het bestuur toestemming verleend om deze gelden per toegekend jaar een jaar door te schuiven.
Bestemmingsreserve Verkenning en inrichting eigen E-depot Deze reserve is ingesteld met de vastgesteld begroting 2022 – 2025 en verwerkt met de mutaties vermeld in de vastgestelde 1e Berap 2021) Als gevolg van de beperkte mogelijkheden dit jaar voor de opzet en uitwerking voor een eigen E-depot heeft het bestuur toestemming gegeven om het bedrag in 2021 te reserveren om dit binnen de huidige meerjarenbeleidsperiode 2021-2024 in te kunnen zetten.
Bestemmingsreserve Digitale toegankelijkheid Deze reserve is ingesteld met de vastgesteld begroting 2022 – 2025 en verwerkt met de mutaties (herschikking) vermeld in de vastgestelde 1e Berap 2021. In 2019 heeft het bestuur HUA de opdracht gegeven de bestemmingsreserves af te bouwen. Met deze herschikking zijn de reserves nu grotendeels geconcentreerd op deze reserve die als doel heeft om de ambities voor de Digitale toegankelijkheid te realiseren. Deze reserves zal in de huidige meerjarenbeleidsperiode 2021-2024 in worden gezet.
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
42
Voorzieningen Boekwaarde Toevoeging Vrijval
Aanwending Boekwaarde
31-12-2020 Te egaliseren kosten BBV art 44.1d voorziening C Wachtgeldverplichting voormalig personeel
Totaal
31-12-2021
179.751
189.505
61.864
0
307.392
0
116.541
0
0
116.541
179.751
306.046
61.864
0
423.933
Voor het onderhoud aan het pand aan de Hamburgerstraat en de Alexander Numankade is een voorziening getroffen voor het groot onderhoud. Daarnaast is er een voorziening getroffen voor ex-werknemers die recht hebben op een WW/BWW uitkering.
4. Netto vlottende schulden Netto vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar De in de balans opgenomen netto vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar kunnen als volgt gespecificeerd worden:
Boekwaarde
Boekwaarde
per 31-12-2021
per 31-12-2020
Crediteuren
149.303
304.884
Loonheffing / te betalen pensioenen
210.321
324.485
Overige schulden
28.474
123.575
Totaal
388.098
752.944
Specificatie overige schulden Nog te betalen IKB Inhuur externen Kosten warmte
381 9.509 821
Bewaking / beveiliging
2.201
Accountantskosten
12.500
Projectkosten
3.063
totaal
28.474
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
43
5. Overlopende passiva
Overige vooruitontvangen bedragen die ten bate
Boekwaarde
Boekwaarde
per 31-12-2021
per 31-12-2020
57.585
123.450
57.585
123.450
van volgende begrotingsjaren komen. Totaal
Vrijgevallen bedragen of terugbetalingen
ontvangen 31-12-2020 bedrag Archiveren omgevingswet
10.387
ST. Mondriaanfonds
79.863
Veiligheidsregio Utrecht
0
Koninklijke Bibliotheek
33.200 123.450
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
11.264
21.651
0
30.150
49.713
7.872 19.136
31-12-2021
7.872 33.200
0
85.001
57.585
44
7 Niet uit de balans blijkende verplichtingen
Omschrijving
Contractant
Duur overeenkomst
Bedrag op maandbasis
Niet uit de Aantal balans resterende blijkende maanden verplichtingen
Huur kantoorruimte Alexander Numankade
Gemeente Utrecht
1 juli 2021 t/m 30 juni 2026
22.682
54
1.224.828
Huur depots Alexander Numankade
Vastgoedbeheer
1 december 2012 t/m 30 november 2027
22.721
71
1.613.191
Huur pand Hamburgerstraat
Vomandi B.V.
1 augustus 2004 t/m 31 juli 2024
31.338
31
971.478
Lease Renault Kangoo Express
Stam Lease
1 november 2018 t/m 31 oktober 2023
399
22
Totaal
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
8.778 3.818.275
45
8 Toelichting op de verschillen tussen de Staat van Baten en Lasten 2021 en de begroting 2021 Toelichting verschillen jaarrekening 2021 – begroting na wijziging 2021 Lasten 1. Personeel
Personeel
Jaarrekening 2020
Salarissen formatief
Primaire begroting 2021
Begroting na wijziging Jaarrekening 2021 2021
Verschil jaarrekening 2021 begroting na wijziging 2021
2.350.580
2.335.357
2.277.746
2.155.647
-122.099
Pensioenen
384.284
444.294
444.294
410.105
-34.189
Sociale lasten
361.472
401.613
401.613
370.708
-30.905
Salarissen boven formatief
880.740
239.600
571.600
407.678
-163.922
Overige personeelskosten Totaal
517.457
164.000
223.349
625.799
402.450
4.494.533
3.584.864
3.918.602
3.969.937
51.335
Toelichting: Het aantal fte’s (zonder stagiaires) in 2021 is gemiddeld 45,6 (2020: 44,7 fte), waarvan 3.4 fte op tijdelijke basis. De onderschrijding van de begroting met € 51.000 vloeit o.a. voort uit een combinatie van het minder verkopen van vakantiedagen, later invullen van ontstane vacatures en minder inhuur. Er zijn kosten opgenomen voor de verplichting WW/BWW van voormalig personeel.
3. Bedrijfsvoering
Bedrijfsvoering
Jaarrekening 2020
Primaire begroting 2021
Begroting na wijziging Jaarrekening 2021 2021
Verschil jaarrekening 2021 begroting na wijziging 2021
Administratie
59.354
54.100
41.100
69.987
28.887
Huisvesting
1.717.263
1.644.226
1.865.326
1.815.648
-49.678
211.412
144.600
246.500
300.385
53.885
Overige
37
500
500
848
348
Totaal
1.988.066
1.843.426
2.153.426
2.186.869
33.443
Automatisering
Toelichting: Er meer uitgaven voor automatisering in verband met het digitaal werken waarvoor meer licenties moesten worden afgesloten en verbetering van de Wifi. Minder huisvestingskosten doordat er minder onvoorziene uitgaven zijn geweest voor regulier onderhoud en meer accountantskosten voor controles van projecten en de jaarrekening 2021.
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
46
5. Publiek
Publiek
Primaire begroting 2021
Jaarrekening 2020
Studiezaal/educatie/winkel
Begroting na wijziging Jaarrekening 2021 2021
Verschil jaarrekening 2021 begroting na wijziging 2021
8.716
5.000
12.000
10.343
-1.657
Tentoonstellingen/expo
110.993
102.000
110.500
150.649
40.149
Activiteiten/evenementen
14.653
36.000
13.000
6.723
-6.277
Promotie
53.433
50.000
50.000
25.399
-24.601
Overige projectkosten
18.761
21.500
49.000
20.079
-28.921
Totaal
206.556
214.500
234.500
213.192
-21.308
Toelichting: Er is meer uitgegeven voor tentoonstellingen. Door de openstelling van het museum zijn we meer tentoonstellingen gaan optuigen. Echter door het daarna weer in een lockdown te geraken is er minder uitgegeven voor promotie en overige projectkosten.
7. Archieven en collecties
Archieven en collecties
Primaire begroting 2021
Jaarrekening 2020
Begroting na wijziging Jaarrekening 2021 2021
Verschil jaarrekening 2021 begroting na wijziging 2021
Acquisitie
15.800
36.840
32.750
32.937
187
Digitalisering
120.844
120.000
65.590
138.650
73.060
Inventarisatie
95.183
60.500
61.000
79.568
18.568
Indicering
0
0
0
0
0
Projecten
95.159
0
0
0
0
Restauratie
47.005
98.500
95.500
101.123
5.623
Bibliotheek
20.505
38.000
20.000
21.786
1.786
0
0
0
0
0
Beeldmateriaal Fotozaken Totaal
0
0
0
0
0
394.496
353.840
274.840
374.063
99.223
Toelichting: Er is in 2021 voor digitalisering meer uitgegeven voor het project Metamorfoze “1577 – 1795”. Deze kosten zijn als baten verantwoord bij de bijdragen derden. 9. Afschrijvingen
Afschrijvingen
Jaarrekening 2020
Primaire begroting 2021
Begroting na wijziging Jaarrekening 2021 2021
Verschil jaarrekening 2021 begroting na wijziging 2021
Immateriële vaste activa
55.014
18.878
18.878
18.878
0
Materiële vaste activa
178.421
354.992
321.992
317.710
-4.282
Totaal
233.435
373.870
340.870
336.588
-4.282
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
47
11. Financiële baten en lasten
Financiële baten en lasten
Primaire begroting 2021
Jaarrekening 2020
Begroting na wijziging Jaarrekening 2021 2021
Verschil jaarrekening 2021 begroting na wijziging 2021
Financiële baten en lasten
0
0
0
0
0
Totaal
0
0
0
0
0
Begroting na wijziging Jaarrekening 2021 2021
Verschil jaarrekening 2021 begroting na wijziging 2021
Baten 2. Bijdragen rijk, gemeenten en provincie
Bijdrage Rijk, Provincie en gemeenten Rijksbijdrage Provinciale bijdrage Gemeentelijke bijdrage Opbrengst E-depot Totaal
Jaarrekening 2020
Primaire begroting 2021
2.579.113
2.377.240
2.676.660
2.631.109
661.692
671.617
671.617
671.619
-45.551 2
3.099.263
3.073.420
3.241.000
3.240.910
-90
200.000
0
200.000
200.000
0
6.540.068
6.122.277
6.789.277
6.743.638
-45.639
Bij de eindafrekening van het Rijk zijn nog extra gelden toegewezen. In de raadsvergadering van de gemeente Utrecht in december 2020 is de claim voor het E-depot toegekend. Dit betreft € 200.000 per jaar voor de jaren 2020 tot en met 2022. De gelden voor 2020 en 2021 worden gereserveerd per 31 december 2021 en vervolgens besteed in 2022.
4. Bijdragen derden
Bijdragen derden
Jaarrekening 2020
Primaire begroting 2021
Begroting na wijziging Jaarrekening 2021 2021
Verschil jaarrekening 2021 begroting na wijziging 2021
Educatie
5.799
0
0
0
0
Projecten
160.331
0
160.000
291.332
131.332
Archieven, digitalisering
228.761
193.452
203.452
188.619
-14.833
936
0
0
0
0
Overigen
122.828
40.000
0
0
0
Totaal
518.655
233.452
363.452
479.951
116.499
Collecties, restauratie
Toelichting: er zijn in 2021 hogere opbrengsten voor de DVO’s en samenwerkingsovereenkomsten en daarnaast zijn er meer opbrengsten uit projecten waaronder die van de archivering omgevingswet waar wij penvoerder voor zijn. De kosten hiervan zijn opgenomen bij Archieven en Collecties. (Daarmee zijn de bijdragen uit de post Overigen naar Projecten geboekt.)
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
48
6./8. Verhuur zalen en Winkelverkopen
Verhuur zalen en winkelverkopen
Primaire begroting 2021
Jaarrekening 2020
Begroting na wijziging Jaarrekening 2021 2021
Verschil jaarrekening 2021 begroting na wijziging 2021
Verhuur zalen
6.954
0
0
0
0
Winkelverkopen
15.337
0
30.000
22.354
-7.646
Totaal
22.291
0
30.000
22.354
-7.646
Toelichting: Door de tijdelijke opheffingen van de lockdown in 2021 zijn er toch meer inkomsten gegenereerd vanuit de winkelverkopen dan verwacht.
10. Verkopen overigen
Verkopen overigen
Primaire begroting 2021
Jaarrekening 2020
Begroting na wijziging Jaarrekening 2021 2021
Verschil jaarrekening 2021 begroting na wijziging 2021
Cursus Paleografie
0
0
0
1.145
Verkopen studiezaal
0
0
0
1.892
1.145 1.892
Overige
0
0
0
34.030
34.030
Totaal
0
0
0
37.067
37.067
Toelichting: De overige verkopen zijn voornamelijk extra inkomsten uit werkzaamheden ten behoeve van het Spoorwegmuseum.
12. Incidentele baten en lasten
Incidentele baten en lasten
Primaire begroting 2021
Jaarrekening 2020
Begroting na wijziging Jaarrekening 2021 2021
Verschil jaarrekening 2021 begroting na wijziging 2021
Vrijval bestemmingsreserves
0
0
0
0
0
Vrijval investeringsbijdragen
0
0
0
0
0
Vrijval voorziening wachtgeldaanspraken Diverse posten met een vrijval t.l.v. resultaat
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Vrijval overigen
0
0
0
0
0
Afwikkeling omzetbelasting
0
0
0
0
0
Dotatie inrichting permanente tentoonstelling
0
0
0
0
0
Resultaat voorgaande jaren
0
0
0
0
0
Totaal
0
0
0
0
0
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
49
Dotaties aan reserves en -fondsen
Toevoegingen aan reserves
Jaarrekening 2020
Primaire begroting 2021
Begroting na wijziging Jaarrekening 2021 2021
Verschil jaarrekening 2021 begroting na wijziging 2021
Toevoegingen aan reserves
317.766
130.000
1.753.000
1.343.193
-409.807
Totaal
317.766
130.000
1.753.000
1.343.193
-409.807
Begroting na wijziging Jaarrekening 2021 2021
Verschil jaarrekening 2021 begroting na wijziging 2021
Onttrekkingen aan reserves en -fondsen
Onttrekkingen aan reserves en voorziening
Jaarrekening 2020
Primaire begroting 2021
Onttrekkingen aan reserves en voorziening
537.731
144.771
1.572.771
1.227.906
-344.865
Totaal
537.731
144.771
1.572.771
1.227.906
-344.865
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
50
9 WNT-verantwoording 2021 Het Utrechts Archief De WNT is van toepassing op Het Utrechts Archief. Het voor Het Utrechts Archief toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2021 € 209.000, algemeen bezoldigingsmaximum.
1. Bezoldiging topfunctionarissen 1a. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling
Bedragen x € 1
C. Keijsper
Functiegegevens Aanvang en einde functtievervulling in 2021 Dienstbetrekking
Directeur 01/01-31/12 1,0
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal
€ € €
118.519 21.933 140.452
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaxuimum
€
209.000
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terug ontvangen bedrag
€
-
Totale bezoldiging
€
140.452
Reden waarom overschrijding al dan niet is toegestaan
N.V.T
Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling Functiegegevens Aanvang en einde functtievervulling in 2020 Dienstbetrekking
N.V.T.
Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal Individueel toepasselijke bezoldigingsmaxuimum
€ € € €
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
Directeur 01/01-31/12 1,0 117.124 20.583 137.707 201.000
51
1b. Topfunctionarissen die in 2021 geen bezoldiging hebben ontvangen
Naam
functie
Aanvang en einde functievervulling 2021 aanvang
einde
A. Klein
Voorzitter
1-1
31-12
A. Smit L. Voortman R. van Muilekom I. Jansen R. Strijk
Vicevoorzitter Bestuurslid Bestuurslid Bestuurslid Bestuurslid
1-1 1-1 1-1 1-1 1-1
31-12 31-12 31-12 31-12 31-12
De bestuursleden Klein, Voortman, van Muilekom, Jansen, Strijk en Smit ontvangen geen vergoedingen uit hoofde van hun functies elders.
1c. Topfunctionaris met een bezoldiging in 2021. Gegevens 2021
Bedragen in €1 Kalenderjaar Periode functievervulling in het kalenderjaar Individueel bezoldigingsmaximum Bezoldiging gehele periode kalendermaand 1 t/m 12
V. van der Burg
2021
2020
01/01-31-12
01/01-31/12
20.900
6.645
0
464
De bezoldigingsmaxima voor de bestuursvoorzitter is 15% en voor bestuursleden is 10% van de WNT norm van € 209.000.
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
52
CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan: het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief
A. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen jaarrekening 2021 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2021 van de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief te Utrecht gecontroleerd. Naar ons oordeel: • geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2021 als van de activa en passiva van de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief op 31 december 2021 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); • zijn de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2021 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het controleprotocol d.d. 7 december 2020. De jaarrekening bestaat uit: 1 het overzicht van baten en lasten over 2021; 2 de balans per 31 december 2021; 3 de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen;
De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol dat is vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 7 december 2020 en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2021 vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening. Wij zijn onafhankelijk van de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief zoals vereist in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).
Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2021 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub j Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 84.000. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2021.
Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado. Wij zijn met de raad overeengekomen dat wij aan de raad tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 25.000 rapporteren alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve, SiSaof WNT-redenen relevant zijn.
B. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen andere informatie Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de jaarstukken andere informatie, die bestaat uit: • jaarverslag, waaronder de programmaverantwoording en de paragrafen; Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het Algemeen Bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV.
2
C. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het Algemeen bestuur voor de jaarrekening Het Algemeen Bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV. Het Algemeen Bestuur is ook verantwoordelijk voor het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het controleprotocol d.d. 7 december 2020. In dit kader is het Algemeen Bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het Algemeen Bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het Algemeen Bestuur afwegen of de financiële positie voldoende is om de gemeenschappelijke regeling in staat te stellen de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen. Het Algemeen Bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de risico’s kunnen worden opgevangen toelichten in de jaarrekening.
Het algemeen Bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling.
Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.
3
Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Bado, het controleprotocol dat is vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 7 december 2020, het Controleprotocol WNT 2021, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: • het identificeren en inschatten van de risico’s o dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, o dat baten en lasten alsmede de balansmutaties als gevolg van fouten of fraude niet in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; • het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden.
Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling; • het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het Algemeen Bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan; • het vaststellen dat de door het Algemeen Bestuur gehanteerde afweging dat de gemeenschappelijke regeling in staat is de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen aanvaardbaar is. Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de gemeenschappelijke regeling haar financiële risico’s kan opvangen. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring.