HUA Jaarstukken 2021.pdf
Tekst van het document
JAARSTUKKEN 2021
Samenstelling van het Algemeen bestuur van Het Utrechts Archief: Mevrouw Anke Klein, voorzitter (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) Mevrouw Anja Smit, vicevoorzitter (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) De heer Rob van Muilekom (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) Mevrouw Ineke Jansen (Algemeen Bestuur) Mevrouw Linda Voortman (Algemeen Bestuur) De heer Robert Strijk (Algemeen Bestuur)
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
2
Voorwoord In de jaarstukken van Het Utrechts Archief vindt u een overzicht van de programmadoelen van onze organisatie, de daarbij horende werkzaamheden en projecten, de inzet van de financiële middelen en de resultaten in 2021. De jaarstukken bestaan uit: het jaarverslag: de programmaverantwoording en paragrafen; de jaarrekening met balans per 31 december 2021 en de bijlagen Het Utrechts Archief legt in de jaarstukken verantwoording af over de realisatie van de Programmabegroting 2021. Hierbij beschrijven we ons programma in drie speerpunten, met het gevoerde beleid en de daarvoor beschikbaar gestelde financiële middelen. In de jaarrekening is de financiële verantwoording opgenomen met toelichting en een balans met toelichting. Vanuit onze missie werken we aan de speerpunten “Samen bouwen aan het archief van morgen”, “Jouw collectie Utrecht start bij HUA” en “Onze organisatie maken we met elkaar”. Bij de uitvoering van de vier programma’s binnen de speerpunten zijn onze kernwaarden leidend: toegankelijk, duurzaam, verbindend en betrouwbaar. We zijn er voor iedereen die onze collecties en diensten wil (her)gebruiken voor recht en bewijs, onderzoek, onderwijs of cultuurbeleving. 2021 was het eerste jaar in de nieuwe beleidsperiode, waarin we werken aan een innovatief, inspirerend en inclusief archief.
Voor het tweede achtereenvolgende jaar kregen we te maken met lockdowns vanwege Covid19, waardoor onze Expo en Studiezaal maandenlang gesloten waren. Daarnaast troffen we ransomware aan op onze server, waarna we onze complete ICT-omgeving moesten uitschakelen, om deze opnieuw veilig op te bouwen. Door de juiste processtappen te nemen, goede specialisten in te schakelen én dankzij de flexibiliteit van onze medewerkers, zijn we sterker uit deze crises gekomen. De digitale collectie is onbeschadigd gebleven en met het opgestelde ICT-verbeterplan zorgen we voor een toekomstbestendige omgeving. Hiernaast investeerden we in onze service naar de digitale gebruikers, zodat we de levertijden van scans konden halveren en de capaciteit flink verhoogden. Een positieve ontwikkeling was dat het gebruik van de digitale collecties hierdoor sterker dan gebruikelijk steeg. De raadpleging via onze eigen digitale omgevingen en kanalen nam met ruim 25% toe daar en daarnaast rendeert de collectie op steeds meer externe platforms door het gebruik van Open Data. Ook de ambitie om ons publieksprogramma inclusiever te maken leverde de eerste goede resultaten op via intensieve samenwerkingen met uiteenlopende groepen als het Utrechtse studentencorps, FC Utrecht en Surinaams-Nederlandse Marrons.
Ten slotte maakten we in 2021 vaart met het programma om een van de belangrijkste resultaten van deze beleidsperiode te realiseren: de implementatie van een eigen E-Depot. HUA investeerde de afgelopen jaren in projectmatig werken, de ontwikkeling van expertise en life long learning. Hierdoor konden we een lastige periode goed doorstaan en kijken we het jaar 2022 met veel vertrouwen tegemoet en zien we uit naar een feestelijk jubileumjaar Utrecht 900 in de stad en provincie.
Utrecht, 1 maart 2022 Namens het Managementteam van Het Utrechts Archief, De directeur, Drs. Chantal Keijsper
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
3
Inhoudsopgave Samenstelling van het Algemeen bestuur van Het Utrechts Archief: ................................................................... 2 Voorwoord ........................................................................................................................................................ 3
I
JAARVERSLAG ............................................................................................................................6
1
Jaarverslag 2021 ...................................................................................................................................... 6 1.1 Jaarrekeningresultaat 2021 ............................................................................................................... 6 1.2 Resultaatbestemming........................................................................................................................ 6 1.3 Balans per 31 december 2021 ........................................................................................................... 7 Beleidsbegroting: programmabegroting ...................................................................................................... 9 1.4 Speerpunt 1: Samen bouwen aan het archief van morgen .................................................................. 9 1.4.1
Doel .................................................................................................................................... 9
1.4.2
Beoogde maatschappelijk effecten ....................................................................................... 9
1.4.3
Effectenindicatoren .............................................................................................................. 9
Ad a. Informatie beter toegankelijk en beschikbaar ..................................................................................... 9 Ad b. Betrouwbare digitale informatie voor de lange termijn geborgd ........................................................ 12 Ad c. Versteviging van de positie in de regio voor beheer en gebruik van archief ....................................... 14 Ad d. Meer diversiteit in de opbouw van onze collectie ............................................................................. 14 1.5 Speerpunt 2: Jouw collectie [Utrecht] start bij HUA ........................................................................... 15 1.5.1
Doel .................................................................................................................................. 15
1.5.2
Beoogde maatschappelijke effecten ................................................................................... 15
1.5.3
Effectenindicatoren ............................................................................................................ 15
Ad b. Door gebruikers en bezoekers actief te betrekken zorgen voor een groter en breder maatschappelijk draagvlak en daarmee een groter ‘rendement’ van onze collectie. ............................................................ 16 Ad c. Het Utrechts Archief is zichtbaar in de wijk door middel van partnerschappen met inwoners, maatschappelijke organisaties en erfgoed- en onderwijsinstellingen ......................................................... 17 Ad d. Een bijdrage leveren aan inclusieve en participatieve cultuureducatie in de breedste zin in Utrecht (zgn. ‘formal and informal learning’). ........................................................................................................ 18 1.6 Speerpunt 3. Onze organisatie maken we met elkaar. ...................................................................... 19 1.6.1
Programmadoel ................................................................................................................. 19
1.6.2
Beoogde maatschappelijke effecten ................................................................................... 19
1.6.3
Effectenindicatoren ............................................................................................................ 19
1.6.4
Wat hebben we ervoor gedaan?......................................................................................... 19
Algemeen ............................................................................................................................................... 19 2
Paragrafen.............................................................................................................................................. 24 2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing ....................................................................................... 24 2.1.1
Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing................................................................ 24
2.1.2
Weerstandscapaciteit......................................................................................................... 24
2.1.3
Risico-inventarisatie........................................................................................................... 24
2.1.4
Benodigde weerstandscapaciteit ........................................................................................ 26
2.1.5
Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) .............. 26
2.2 Kapitaalgoederen en onderhoud ...................................................................................................... 26 2.2.1
Algemeen .......................................................................................................................... 26
2.2.2
Waardering en afschrijving van activa................................................................................. 27
2.3 Verbonden partijen .......................................................................................................................... 27 2.4 Financiering .................................................................................................................................... 28 2.4.1
Algemeen .......................................................................................................................... 28
2.4.2
Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB) ....................................................................... 28
2.4.3
Renterisiconorm ................................................................................................................ 28
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
4
2.4.4
Kasgeldlimiet ..................................................................................................................... 28
2.5 Bedrijfsvoering ................................................................................................................................ 29 2.5.1
Organisatie inrichting en managementfilosofie .................................................................... 29
2.5.2
Huisvesting........................................................................................................................ 31
2.5.3
Interne beheersing ............................................................................................................. 31
2.5.4
BTW.................................................................................................................................. 31
2.5.5
Duurzaamheid ................................................................................................................... 31
II JAARREKENING ........................................................................................................................ 32 3
Balans per 31 december 2021 ................................................................................................................. 33
4
Staat van Baten en Lasten 2021 .............................................................................................................. 35
5
Grondslagen voor de waardering van activa en passiva ........................................................................... 36 5.1 Grondslagen voor de waardering van activa ..................................................................................... 36 5.1.1
Immateriële vaste activa .................................................................................................... 36
5.1.2
Materiële vaste activa ........................................................................................................ 36
5.1.3
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar en andere overlopende activa ................................................................................................................................ 36
5.1.4
Liquide middelen ............................................................................................................... 36
5.1.5
Overlopende activa ............................................................................................................ 36
5.2 Algemene grondslagen voor waardering en resultaatbepaling........................................................... 36 5.3 Grondslagen voor de waardering van passiva .................................................................................. 37 5.3.1
Eigen vermogen ................................................................................................................ 37
5.3.2
Voorzieningen ................................................................................................................... 37
5.3.3
Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar ........................ 37
5.4 Grondslagen voor de bepaling van het resultaat ............................................................................... 37 5.5 Algemene grondslagen voor de opstelling van de jaarrekening ......................................................... 38 5.5.1
Missie................................................................................................................................ 38
6
Toelichting op de balans per 31 december 2021 ...................................................................................... 39
7
Niet uit de balans blijkende verplichtingen ................................................................................................ 45
8
Toelichting op de verschillen tussen de Staat van Baten en Lasten 2021 en de begroting 2021 ................. 46
9
WNT-verantwoording 2021 Het Utrechts Archief ...................................................................................... 51
III CONTROLEVERKLARING ACCOUNTANT ................................................................................ 53 IV VASTSTELLINGSBESLUIT DOOR HET ALGEMEEN BESTUUR VAN HET UTRECHTS ARCHIEF..................................................................................................................................... 54
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
5
I
JAARVERSLAG
1 Jaarverslag 2021 1.1
Jaarrekeningresultaat 2021
Bij de 2e Bestuursrapportage 2021 is een saldo geprognosticeerd van € 80.000 positief, het eindresultaat voor 2021 is uitgekomen op € 87.074 positief.
Staat van Baten en Lasten 2021 Nr.
Omschrijving
Primaire begroting 2021
Rekening 2020
Begroting na wijziging 1e berap 2021
Begroting na wijziging 2e berap 2021
Rekening 2021
LASTEN 1
Personeel
4.494.533
3.584.864
4.083.864
3.918.864
3.969.937
3
Bedrijfsvoering
1.988.066
1.843.426
2.065.426
2.153.426
2.186.869
5
Publiek
206.555
214.500
316.500
234.500
213.192
7
Archieven en Collecties
394.496
353.840
470.840
274.840
374.063
9
Afschrijvingen
233.435
373.870
340.870
340.870
336.588
0
0
0
0
0
7.317.085
6.370.500
7.277.500
6.922.500
7.080.649
6.540.068
6.122.277
6.789.277
6.789.277
6.743.638
518.655
233.452
233.452
363.452
479.951
11 Financiële baten en lasten Totaal lasten
BATEN 2
Bijdragen rijk, gemeenten en provincie
4
Bijdragen derden
6
Verhuur zalen
6.954
0
0
0
0
8
Verkopen winkel
15.337
0
0
30.000
22.354
10 Verkopen overigen
0
0
0
0
37.067
12 Incidentele baten en lasten
0
0
0
0
0
Totaal baten
7.081.014
6.355.729
7.022.729
7.182.729
7.283.010
Batig saldo (baten - lasten)
-236.071
-14.771
-254.771
260.229
202.361
Dotaties aan reserves en -fonds
317.766
130.000
1.318.000
1.753.000
1.343.193
Onttrekkingen aan reserve en -fonds
537.731
144.771
1.572.771
1.572.771
1.227.906
Saldo van baten en lasten
-16.106
0
0
80.000
87.074
1.2
Resultaatbestemming
De jaarrekening 2021 van Het Utrechts Archief sluit met een voordelig saldo van € 87.074.
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
6
1.3
Balans per 31 december 2021
ACTIVA
31-12-2021
31-12-2020
€
€
Vaste Activa Immateriële vaste activa - Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald
17.608 17.608
36.487 36.487
actief
Materiële vaste activa - Investeringen met een economisch nut
1.621.417 1.621.417
Totaal vaste activa
1.692.160 1.692.160
1.639.025
1.728.647
Vlottende activa
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - vorderingen op openbare lichamen - Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische
1.458.995
1.134.604
9.526
0
1.439.613
1.079.613
9.856
54.991
looptijd korter dan één jaar - Overige vorderingen Liquide middelen
63.731
234.332
- Kassaldi
2.111
2.943
- Banksaldi
61.620
231.389
Overlopende activa - Overige nog te ontvangen bedragen, en de
297.261 297.261
345.597 345.597
vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Totaal vlottende activa
1.819.987
1.714.533
Totaal generaal
3.459.012
3.443.180
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
7
31-12-2020
31-12-2021
PASSIVA
€
€ Vaste Passiva
2.387.035
2.589.396
Eigen vermogen 633.000
476.480
- Bestemmingsreserve
1.869.323
1.926.661
- Gerealiseerd resultaat
87.074
-16.106
- Algemene reserve
- Voorzieningen ter egalisering van kosten
179.751
423.933
Voorzieningen
179.751
423.933
2.566.786
3.013.329
Totaal vaste passiva Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd - Overige schulden
752.944
388.098
koster dan één jaar
752.944
388.098
123.450
57.585
Overlopende passiva - Overige vooruitontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen. Totaal vlottende passiva totaal generaal
123.450
57.585 445.683
876.394
3.459.012
3.443.180
In onderdeel II “Jaarrekening” wordt de balans toegelicht.
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
8
Beleidsbegroting: programmabegroting 1.4
Speerpunt 1: Samen bouwen aan het archief van morgen
1.4.1
Doel
Met het meerjarenbeleidsplan 2021-2024 wordt gedurende vier jaar gewerkt aan het archief van morgen. Het Rijk heeft zich aan het einde van het beleidsplan uit de Gemeenschappelijke Regeling teruggetrokken, maar blijft verbonden aan Het Utrechts Archief voor het beheer van de analoge rijksarchieven. HUA werkt in 2021 aan een steviger positie in de regio. Naar verwachting wordt de samenwerking met de gemeente Nieuwegein voortgezet in de vorm van een nieuwe dienstverleningsovereenkomst of toetreding tot de gemeenschappelijke regeling. Voor het e-Depot ligt de focus in 2021 op aansluiting van overheden. De acquisitie van waardevolle archieven, zowel analoog als digitaal, blijft doorgaan. In de periode vanaf 2021 is duidelijk op welke wijze particuliere organisaties hun digitale archieven met behulp van Het Utrechts Archief duurzaam toegankelijk kunnen krijgen.
1.4.2
Beoogde maatschappelijk effecten
A.
Informatie beter toegankelijk en beschikbaar
B.
Betrouwbare digitale informatie voor de lange termijn geborgd
C.
Versteviging van de positie in de regio voor beheer en gebruik van archief
D.
Meer diversiteit in de opbouw van onze collectie
1.4.3
Effectenindicatoren
A.
Is een kwart van onze collectie (8,5 miljoen scans) online beschikbaar
B.
Zijn alle middeleeuwse charters gevlakt, geconserveerd en gedigitaliseerd
C.
Verwerken we naast film- en fotomateriaal op grote schaal videobanden
D.
Is duurzaam digitaal beheer going concern
E.
Is onze informatiearchitectuur ingericht volgens de eisen van de DERA & MARA
F.
Heeft toezicht zich in belangrijke mate ontwikkeld tot systeemtoezicht
G. Documenteren we de Utrechtse samenleving met bijzondere aandacht voor hotspots, meerstemmigheid en inclusie
Aandachtsvelden in het speerpunt ‘Samen bouwen’
Ad a. Informatie beter toegankelijk en beschikbaar Indicatoren: A.
Is een kwart van onze collectie (8,5 miljoen scans) online beschikbaar
B.
Zijn alle middeleeuwse charters gevlakt, geconserveerd en gedigitaliseerd
C.
Verwerken we naast film- en fotomateriaal op grote schaal videobanden
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
9
Collectieaanwas en toegankelijkheid In 2021 was de instroom van nieuwe archieven, mede als gevolg van de coronamaatregelen, beperkt in omvang. Dit betrof onder meer de overbrenging van het archief van de Faculteit Geneeskunde 1909-1999 en de overdracht in bruikleen van een groot aantal kleinere archieven en verzamelingen door de stichting Nederlands Volksbuurtmuseum. Belangrijke aanwinsten voor de collectie Beeldmateriaal vormden de aankoop van materiaal over de NSB in Utrecht, afkomstig uit de collectie De Soeten en van een verzameling glasnegatieven van de Utrechtse fotograaf Moesman. Goede resultaten zijn geboekt met de verbetering en publicatie van toegangen en archieftitels. De toegankelijkheid en beschikbaarheid van de collectie verder toegenomen. De 279 banden van Migrantentelevisie Nederland met Utrechtse uitzendingen, die al eerder werden ontsloten en gedigitaliseerd, kwamen in het najaar voor het publiek beschikbaar op de website. Belangwekkend was de aansluiting van Het Utrechts Archief op het platform Europeana, waar nu alle open data uit onze beeldbank zijn te vinden, in totaal 158.000 afbeeldingen.
Volume fysieke archieven en collecties Volume collectie HUA (m1) Archieven Bijzondere collecties Totaal
2018
2019
2020
2021
26.462
27.317
27.493
27.590
Ca. 6.000
Ca. 6.000
Ca. 6.000
Ca. 6.000
32.462
33.317
33.493
33.590
Archiefbewaarplaatsen Het Utrechts Archief Archiefdepot Het Utrechts Archief totaal
Eind 2020
Aanwas
Eind 2021
2021 Archiefbewaarplaats gemeente Utrecht Totaal archieven overheid
6157
121
6278
Totaal archieven particulier
3343
73
3416
Summa totalis
9.500
194
9694
Totaal archieven overheid
1.164
geen
1164
Totaal archieven particulier
38
4
42
Summa totalis
1.202
4
1206
Totaal archieven overheid
1.709
geen
1709
Totaal archieven particulier
68
geen
68
Totaal
1.777
Archiefbewaarplaats gemeente Nieuwegein
Archiefbewaarplaats provincie
1777
Archiefbewaarplaats Rijk Totaal archieven overheid
7.510
25
7.535
Totaal archieven particulier
7.361
72
7433
Totaal
14.871
97
14.968
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
10
Metadata op de website Raadpleegbaar op de website
2018
2019
2020
2021
Archieven Archieven (titels)
1.929
1.948
2.002
2.031
Archiefvormers
4.831
5.101
5.101
5.101
Archieftoegangen (inventarissen)
1.248
1.282
1.395
1.442
981.001
1.003.005
1.028.601
1.052.374
3.175.350
3.387.569
3.415.511
3.553.398
Archiefbeschrijvingen (inventarisnummers) Nader ontsloten archiefbeschrijvingen Objecten
97.634
97.634
97.796
161.915
Personen
10.337.291
11.050.622
11.502.399
11.875.400
Adressen
105.138
105.138
105.137
105.140
Collecties Bibliotheek
80.241
83.210
84.128
85.874
Beeldmateriaal
198.181
206.327
212.967
218.502
AV-materiaal film globaal
344
388
436
719
AV-materiaal film uitgebreid
242
279
286
572
(Toename) digitaal herbruikbare data / open data Raadpleegbaar op de website: opendata
2018
2019
2020
2021
(aantal datasets) Open datasets
38.179
Archieftoegangen (via APE)
1.807
1.816
1.828
1.837
Nader ontsloten archiefbeschrijvingen (via
34.282
36.405
37.638
38.310
1.903.573
2.895.521
3.159.421
3.796.095
151.849**
162.828
167.076
archieven.nl) Beschrijvingen nadere toegangen (via wiewaswie) Objecten beeldmateriaal (via eigen website en archieven.nl) Objecten beeldmateriaal (via Utrecht Altijd)
106.942
PIDS
107.140
107.131
107.122
21.877.317
23.215.126
24.250.616
Niet op de website Akten HUA via Open Archieven (Bob Coret)
1.085.496
1.667.773
2.205.696
Netwerk Oorlogsbronnen
1.015.716
53.915
294.475
782.231
Aansluiting op Actorenregister (open data)
5.100
5.101
5.101
Europeana (via Digitale Collectie NL)
165.465
** vanaf 2019 opgevat als het aantal vrij te downloaden images vanaf onze site.
Digitalisering en conservering Ook voor de periode 2021-2024 heeft HUA als doelstelling om jaarlijks nieuwe 500.000 images van archieven te publiceren. Daarvan wordt ongeveer een kwart gerealiseerd via scanning on demand, het resterende deel via projecten. Aanvullend wordt vanuit het programma DiTo (Digitale Toegankelijkheid) nog een extra inspanning geleverd van nog eens 125.000 images per jaar. Waarmee het totaal aantal images in de Archiefbank op 8,5 miljoen zal komen (excl. de 1,2 miljoen verouderde zwartwit images van notariële akten). Het proces van Scanning on demand verliep in 2021 met wat horten en stoten. Vanwege de hack in maart moest deze service tijdelijk worden gestaakt. Desalniettemin zijn in totaal # images via deze weg gerealiseerd.
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
11
Daarnaast kwamen # images beschikbaar via de projectmatige aanpak, waarvan # images als onderdeel van het vanuit Metamorfoze gefinancierde project Stadsarchief II, die daarvoor eerst moesten gerestaureerd en geconserveerd. In de zomer is gestart met een twee jaar durend transitietraject, waarbij de service van Scanning on demand zal worden uitgebreid en geïntensiveerd. De uitvoering van het proces zal worden ondergebracht bij team Dienstverlening. Het maken van de scans is in oktober voor tien jaar opnieuw (Europees) aanbesteed, en gegund aan firma GMS in Sliedrecht begin november 2021. Gedigitaliseerde objecten op de website Raadpleegbaar op de website
2018
2019
2020
2021
Archieven Archiefbank, gescande inventarisnummers
185.938
197.502
207.494
210.037
Archiefbank, jpg
4.734.241
5.212.988
5.972.044
6.455.424
Archiefbank, pdf multipage (akten Notaris)
1.175.676
1.175.676
1.175.676
1.175.676
198.181
206.327
212.967
344
388
436
218.502 719
Kranten en periodieken, pagina’s
238.865
238.865
240.093
240.093
Kranten en periodieken, alto XML
50.028.182
50.028.182
51.045.925
51.045.925
Collecties Beeldbank, tiff/jpg AV, mp4
Het vlakken en digitaliseren van de middeleeuwse oorkonden vorderde gestaag. Het werk aan de charters van het kapittel van St.-Marie is in 2021 afgerond: #3.400 in totaal. Aansluitend is een begin gemaakt met de charters van het kapittel van St.-Jan, het vijfde en laatste kapittel dat nog moet gebeuren: #3.000 in totaal. Daarnaast werden in 2021 #aantal inventarisnummers die wegens slechte staat voor raadpleging waren geblokkeerd, behandeld en gedigitaliseerd.
Ad b. Betrouwbare digitale informatie voor de lange termijn geborgd Indicatoren: D.
Is duurzaam digitaal beheer going concern
E.
Is onze informatiearchitectuur ingericht volgens de eisen van de DERA & MARA
F.
Heeft toezicht zich in belangrijke mate ontwikkeld tot systeemtoezicht
Programma Digitale Duurzaamheid In de zomer van 2021 is het programma Digitale Duurzaamheid (DiDu) van start gegaan. Hiervoor is een programmamanager aangetrokken, in eerste instantie als kwartiermaker voor de opstartfase tot eind 2021. Samen met een kernteam van medewerkers uit de staande organisatie is gewerkt aan een uitgebreid programma plan en bijbehorende begroting. Daarnaast is in deze fase prioriteit gegeven aan: •
de verkenning van de mogelijkheden voor het inrichten van een eigen e-depot, als alternatief voor de tenant in het e-depot van het Nationaal Archief (NA) dat per 1 januari 2024 zal worden uitgefaseerd, die in december aan het bestuur is gepresenteerd en waarover begin 2022 nadere besluitvorming zal plaatsvinden;
•
het voeren van gesprekken met gemeente en provincie om de programmadoelstellingen van HUA af te stemmen op de ontwikkelingen van het informatiebeheer bij deze partners en deze afstemming te borgen in een passende governance-structuur voor het programma;
•
het voeren van gesprekken met collega-instellingen, met name in de provincie Utrecht, als verkenning van de mogelijkheden voor samenwerking. Ontwikkelingen als Common Ground en beheren aan de bron vormen hierbij een belangrijk aandachtspunt;
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
12
•
het werven van een adviseur digitale informatie (adi), die de komende jaren verdere invulling en uitwerking kan gaan geven aan het leveren van adviesdiensten (conform de PDC Digitale archiefdiensten RHC’s).
Dit programma geeft invulling aan een van de hoofddoelstellingen uit het Meerjarenbeleidsplan 2021-2024, namelijk dat HUA in 2024 het beheer van digital born archief als een regulier werkproces wil hebben ingebed in de organisatie, met gebruikmaking van een gecertificeerd e-Depot dat voldoet aan de internationale standaard van OAIS (Open Archival Information System), die ook aansluit bij de principes van de MARA en de DERA. Om de digitale archiefdiensten goed in te bedden in de reguliere processen van HUA is het noodzakelijk om een aantal nieuwe functies in te richten, zoals de genoemde adviseur digitale informatie. Uitgangspunt hiervoor is de blauwdruk voor de organisatie zoals opgenomen in het door het bestuur vastgestelde Activiteitenplan voor aansluiting van de Gemeente Utrecht op het e-depot. De financiële basis hiervoor wordt gevonden in de extra gelden die voor dit aansluittraject zijn vrijgekomen via het kostenmodel Digitale Archiefdiensten (provincie) en de eind 2020 door de gemeente Utrecht gehonoreerde claim voor uitvoering van het Activiteitenplan 2020-2022. De bestaande trajecten voor aansluiting op de HUA-tenant van het e-depot van het NA met provincie en gemeente zijn binnen het kader van het programma DiDu opnieuw gedefinieerd.
Het project voor overbrenging van de dataset uit het zaaksysteem van de GU naar het e-depot is vertraagd maar zal in 2022 worden afgerond. Deze set zal t.z.t. uit het e-depot worden gemigreerd naar de nieuw in te richten voorziening.
Handreiking duurzame toegankelijkheid in de informatieketens van de Omgevingswet Op 1 juli 2022 zal de Omgevingswet in werking gaan treden. Deze wet brengt grote veranderingen met zich mee voor de informatiehuishouding van verschillende decentrale overheden. Vanuit Het Utrechts Archief is in 2019 een landelijk project geïnitieerd, in samenwerking met VNG, IP en UvW om in kaart te brengen wat de impact is van het Digitaal Stelsel Omgevingswet en de Omgevingswet op het digitale informatiebeheer bij deze overheden, met als casus de overheidsorganen in de regio Utrecht. HUA heeft als trekker van dit landelijke project opgetreden. Dit heeft geresulteerd in het opstellen van een Handreiking duurzame toegankelijkheid onder de Omgevingswet, die in de zomer van 2021 is gepubliceerd op de website van het landelijke Informatiepunt Leefomgeving (IPLO). In verband hiermee zijn verschillende artikelen en nieuwberichten gepubliceerd en tal van informatieve sessies georganiseerd op landelijk, regionaal en lokaal niveau.
Ontwikkeling archieftoezicht Eind 2021 heeft HUA een lange reeks nulmetingen bij de gemeente Utrecht voltooid. In zes jaar tijd werden maar liefst zestien organisatieonderdelen (OO’s) doorgelicht. Deze cyclus ging in 2015 van start en had toen als belangrijk doel om te onderzoeken hoe het nieuwe stelsel van centrale voorzieningen dat was opgetuigd met het oog op het besluit Vervanging al deze organisatiedelen was geland. In aansluiting hierop is eind 2021 een evaluatie ingezet om te onderzoeken hoe de toezichtrol bij de gemeente Utrecht in de komende jaren het beste kan worden ingevuld. Al eerder zijn evaluatiegesprekken gevoerd om de rol van het Expertteam bij de gemeente Utrecht te onderzoeken. Een belangrijke uitkomst hiervan was dat de personele inzet bij dat team moest worden bestendigd en dat de inzet van record management bij de OO’s een stevige impuls nodig had. Deze inzet in de eerste en tweede lijn vormt een belangrijke randvoorwaarde voor die van de Archiefinspectie bij HUA, die als derde ring in dit ‘three lines of defence model’ is te zien. De lopende evaluatie zal moeten uitwijzen hoe de toezichtsfunctie van HUA in de komende jaren het beste kan worden ingevuld en of de eerder beoogde beweging naar systeemtoezicht daarbij inderdaad de beste keuze is.
In alle gevallen zal Archiefinspectie onder de Archiefwet zich de komende jaren intensiever moeten gaan verhouden tot de andere functionarissen die toezien op de goede werking van het informatiebeheer bij de gemeente: de Functionaris Gegevensbeheer (FG) vanuit de AVG, de Privacy Officer (PO) en de Chief Information Security Officer (CISO) vanuit Informatiebeveiliging en de Informatiecommissaris vanuit de Wet Open Overheid, die in juli 2022 van kracht zal worden. Met deze functionarissen is in het najaar van 2021 een periodiek overleg gestart, bedoeld om ieders activiteiten en verslaglegging beter op elkaar af te stemmen. Het voornemen is om bij de provincie Utrecht tot een soortgelijke samenwerking te komen.
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
13
Ad c. Versteviging van de positie in de regio voor beheer en gebruik van archief In het najaar van 2021 is Het Utrechts Archief een nieuwe samenwerking aangegaan met de stichting Nederlands Volksbuurtmuseum (NVBM). Eind oktober is daarvoor de samenwerkingsovereenkomst getekend. Deze is bedoeld om de archieven en collecties die het NVBM bij HUA in permanente bruikleen heeft gegeven, zodanig te ontsluiten dat deze via de websites van beide instellingen toegankelijk worden, ook als basis voor toekomstige projecten op het vlak van presentatie en educatie. Voor het hosten van de digitale data bij HUA betaalt NVBM een passende jaarlijkse vergoeding. Daarnaast werden nieuwe werkplannen opgesteld die in de komende vijf jaar invulling moeten geven aan de in 2020 hernieuwde samenwerking met de gemeente Nieuwegein en de Ridderlijke Duitsche Orde Balije van Utrecht. Ook werden nieuwe samenwerkingsovereenkomsten afgesloten voor de uitvoering van het toezicht op het informatiebeheer van een vijftal gemeenschappelijke regelingen die gebruik maken van de bewaarplaatsen van de gemeenten Utrecht, Nieuwegein of de provincie Utrecht: de VRU, GGDrU, BghU, WIL en RUD. Met de Producten- en dienstcatalogus voor Archieftoezicht als basis is voor elk van deze organisaties een toezichtarrangement overeengekomen voor 2021-2022.
Ad d. Meer diversiteit in de opbouw van onze collectie Indicator: G. Documenteren we de Utrechtse samenleving met bijzondere aandacht voor hotspots, meerstemmigheid en inclusie In het najaar van 2021 is de hotspotmonitor voor de gemeente Utrecht voor 2018-2019 vastgesteld in het SIO. De gemeente Nieuwegein heeft in het kader de acquisitietaak die ingevolge de nieuwe DVO bij de gemeentearchivaris bij HUA is belegd, een acquisitiebeleid vastgesteld en een hotspotmonitor voor 2017-2021. Implementatie van deze hotspots vormt een belangrijk aandachtspunt voor de nieuwe vakspecialist Archieven die is geworven en eind 2021 van start is gegaan. Tevens is een aanvang gemaakt met het opstellen van een nieuw acquisitiebeleid, dat enerzijds recht doet aan uitgangspunten die in het verleden voor de verschillende bewaarplaatsen onder beheer van HUA zijn geformuleerd, anderzijds ruimte biedt aan de invulling van de hotspots van de bij HUA aangesloten overheden en de wens om tot een meer gevarieerde en inclusieve vorm van acquisitie te komen.
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
14
1.5
Speerpunt 2: Jouw collectie [Utrecht] start bij HUA
1.5.1
Doel
Het doel van dit speerpunt richt zich op cultuureducatie in brede zin: via het educatieprogramma, activiteiten en tentoonstellingen kan iedereen meer te weten komen over de collectie van HUA en de geschiedenis van Utrecht. Via deze activiteiten in het publiekscentrum op de Hamburgerstraat wordt HUA (h)erkend als inspirerende en actieve samenwerkingspartner op het gebied van Utrechts cultureel erfgoed. HUA bereikt met het educatie- en publieksprogramma zo’n 30.000 bezoekers per jaar, die het aanbod zeer hoog waarderen. HUA heeft verschillende ambities voor het publieksprogramma: het optimaliseren van het aanbod voor de bezoekers, een jaarlijkse toename van het bezoek met 5%, het streven naar kostenreductie, het verhogen van de inkomsten, het aanboren van nieuwe markten en het nóg steviger verankeren van de organisatie in het Museumkwartier.
1.5.2 A.
Beoogde maatschappelijke effecten De (digitale) toegankelijkheid van de collectie en activiteiten vergroten voor een breder, diverser en inclusiever publiek.
B.
Door gebruikers en bezoekers actief te betrekken zorgen voor een groter en breder maatschappelijk draagvlak en daarmee een groter ‘rendement’ van onze collectie.
C.
Het Utrechts Archief is zichtbaar in de wijk door middel van partnerschappen met inwoners, maatschappelijke organisaties en erfgoed- en onderwijsinstellingen
D.
Een bijdrage leveren aan inclusieve en participatieve cultuureducatie in de breedste zin in Utrecht (zgn. ‘formal and informal learning’).
1.5.3
Effectenindicatoren
A.
Verloopt de dienstverlening grotendeels digitaal:
B.
We brengen de openingstijden van de studiezaal terug ten gunste van de digitale raadpleging
C.
We richten ons door verbeterde toegankelijkheid en nieuwe diensten op een stijging van het gebruik van de online collectie met 25%.
D.
Is het aantal bezoekers met een migratieachtergrond aan het publieksprogramma verdubbeld.
E.
Organiseren we jaarlijks één grote wisselexpo en twee participatieprojecten.
F.
Hebben we een nieuw en inclusief educatieaanbod voor PO en VO ontwikkeld.
G. Zijn onze collecties vindbaar op hetutrechtsarchief.nl, Wikipedia, WiewasWie, Archieven.nl, UtrechtAltijd en het Netwerk Oorlogsbronnen
Aandachtsvelden in het speerpunt ‘Jouw Collectie begint in HUA’ Ad a. De (digitale) toegankelijkheid van de collectie en activiteiten vergroten voor een breder, diverser en inclusiever publiek. Indicatoren: A.
Verloopt de dienstverlening grotendeels digitaal:
B.
We brengen de openingstijden van de studiezaal terug ten gunste van de digitale raadpleging
Corona en de impact die (gedeeltelijke) lockdowns hebben op de dienstverlening was ook in 2021 een terugkerend thema. Doordat de digitale collectie door de ransomware-aanval van 11 maart jl. beperkt toegankelijk was tot en met 31 mei, had dit grote gevolgen voor de dienstverlening. Door de corona-ervaringen van voorgaande jaren en alternatieve technische oplossingen kon de dienstverlening doorgaan. Vanaf 31 mei was de digitale collectie weer volledig toegankelijk en met de heropening van de studiezaal kon ook de fysieke dienstverlening weer plaatsvinden. Dat resulteerde in de maanden mei tot en met december in een bezettingsgraad op de studiezaal van gemiddeld 80%.
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
15
. De cijfers van de (digitale) dienstverlening laten voor 2021 het volgende zien ten opzichte van 2020 •
Er is een daling van 3% in het aantal chats
•
Het aantal aanvragen voor bouwtekeningen is gestegen ten opzichte van 2020 met 169%
•
Het aantal gebruikers van de website www.hetutrechtsarchief.nl steeg met 109%
•
Het aantal bezoekers aan de studiezaal daalde met 37% ten opzichte van 2020
De dienstverlening verliep in 2021 voor het grootste gedeelde digitaal en dat is terug te zien in de stijging van het aantal bezoekers aan de website en het gebruik van de online collectie en de daling in het aantal bezoekers aan de studiezaal.
Ad b. Door gebruikers en bezoekers actief te betrekken zorgen voor een groter en breder maatschappelijk draagvlak en daarmee een groter ‘rendement’ van onze collectie. Indicator: C.
We richten ons door verbeterde toegankelijkheid en nieuwe diensten op een stijging van het gebruik van de online collectie met 25%.
D.
Zijn onze collecties vindbaar op hetutrechtsarchief.nl, Wikipedia, WiewasWie, Archieven.nl, UtrechtAltijd en het Netwerk Oorlogsbronnen
De raadpleging via onze eigen digitale omgevingen en kanalen nam met ruim 25% toe daar en daarnaast is de collectie op steeds meer externe platforms beschikbaar en toegankelijk door het gebruik van Open Data, zoals via WiewasWie, archieven.nl, UtrechtAltijd, Netwerk Oorlogsbronnen, Wikipedia en onze eigen site www.hetutrechtsarchief.nl Door een herstructurering van de dienst Scanning on Demand zijn de volumes verdubbeld en is de levertijd van 5 weken teruggebracht naar maximaal 3 weken voor gebruikers. In dit project zijn grote stappen gezet die in 2023 moeten leiden tot het volledig overdragen van het Scanning on Demand proces naar team Dienstverlening. Team Infoverrijking werkte zowel vanuit huis als op locatie aan verschillende projecten. Vrijwilligers kunnen via het crowdsourcingplatform ‘Vele Handen’ meewerken aan het project ‘Bevolkingsregisters stad Utrecht (18501889)’. Het oudste en laatste series bevolkingsregisters van de stad Utrecht worden zo ingevoerd en digitaal toegankelijk gemaakt. Daarnaast wordt er gebruik gemaakt van het platform ‘Het Volk’ waar in een razend tempo vrijwilligers meehelpen met het invoeren van gegevens voor verschillende archieven die betrekking hebben op de Tweede Wereldoorlog (WO2). Het project WO2 bronnen kwam hierdoor in een stroomversnelling. Het archief van het Utrechtse Entertainment Committee is online gezet.
Dit comité werd kort na de bevrijding van 1945 opgericht om de Britten en Canadezen tijdens hun verblijf in Utrecht te vermaken. Zo werden er bals, concerten, sportwedstrijden of potjes schaak georganiseerd. Jonge dames en heren konden zich aanmelden om als gastvrouw/heer of medewerk(st)er te komen helpen. De aanmeldformulieren zijn bewaard gebleven in het archief, en deze zijn ontsloten. Dit betekent dat de aanmeldformulieren op naam doorzoekbaar zijn gemaakt via een lijst. Er werd via Radio M een oproep gedaan om als er familieleden of bekenden genoemd worden in deze lijst dit te laten weten. Dit project draagt bij aan de doelstelling om een groei te realiseren van de hoeveelheid beschikbare bronnen via de eigen website en door de samenwerking binnen dit project met Netwerk Oorlogsbronnen ook aan de doelstelling om via externe platforms een groei te bereiken.
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
16
Op 30 juni zijn de resultaten gepresenteerd van het onderzoek dat in opdracht van de Gemeente Utrecht gehouden werd naar het slavernijverleden. Het onderzoek brengt de rol van de stad Utrecht en het stadsbestuur destijds in beeld. HUA heeft meegewerkt aan dit onderzoek door het beschikbaar stellen van de archieven. In het kader van Utrecht Time Machine werd op vrijdag 18 juni 2021 de laatste QR-tegel gelegd op het Utrecht Science Park. Op dertig historische plekken in Utrecht in het lustrumjaar van de Universiteit Utrecht en het UMC Utrecht zijn QR-tegels van Utrecht Time Machine geplaatst. Via een smartphone is de geschiedenis van Utrecht op locatie toegankelijk gemaakt.
Ad c. Het Utrechts Archief is zichtbaar in de wijk door middel van partnerschappen met inwoners, maatschappelijke organisaties en erfgoed- en onderwijsinstellingen Indicatoren: E.
Is het aantal bezoekers met een migratieachtergrond aan het publieksprogramma verdubbeld.
F.
Organiseren we jaarlijks één grote wisselexpo en twee participatieprojecten.
Vanaf 5 juni kon het Publiekscentrum aan de Hamburgerstraat na de lockdown weer geopend worden. De ambitie die uitgesproken is in het Meerjarenbeleidsplan om ons publieksprogramma inclusiever te maken leverde de eerste goede resultaten op. Dat gebeurde via intensieve samenwerkingen met uiteenlopende groepen als het Utrechtse studentencorps, FC Utrecht en Surinaams-Nederlandse Marrons. Op 16 juni opende de tentoonstelling: ‘Heel Utrecht loopt uit’. In deze expo, een samenwerking met het Studentencorps, krijgt de bezoeker een beeld van het studentenleven in Utrecht vanaf de tweede helft van de 19de eeuw met specifieke nadruk op de lustrumfeesten die ieder 5 jaar ter ere van de verjaardag van de Universiteit gehouden werden en zorgden voor groot spektakel in de stad. Ondanks de geldende coronamaatregelen van 1.5 meter afstand en mondkapjes werd de opening groots gevierd. Op 30 juni opende, in samenwerking met FC Utrecht, de tentoonstelling ’50 jaar FC Utrecht’ die oorspronkelijk zou openen op 18 februari in de Participatiezaal. Hierin nemen foto’s, films en verhalen bezoekers mee naar de hoogtepunten van 50 jaar FC Utrecht. Men ontmoet de helden, ziet de mooiste trofeeën én ontdekt dat FC Utrecht veel meer is dan alleen een voetbalclub. Want FC Utrecht is er niet alleen voor de supporters, maar zet zich ook in voor de jeugd, voor ouderen en vele anderen.
In samenwerking met de Stichting Wooko Makandie en het Nationaal Archief werd op 14 november de fotoexpositie ‘Verborgen koloniaal erfgoed terug naar het volk’ te zien in de Expo. De tentoonstelling is onderdeel van een project om het erfgoed van de Aukaanse Marrons en andere Surinaamse bevolkingsgroepen te bewaren en vast te leggen. Via een bijbehorend ‘crowdsourcingsproject’ worden verhalen uit de Surinaams-Aukaanse gemeenschap vastgelegd. Door de gemeenschap actief te betrekken en door de verhalen te horen en vast te leggen wordt er niet alleen maatschappelijk draagvlak gecreëerd maar ook een groter ‘rendement’ van de collectie. Via de verhalen wordt er metadata toegevoegd aan foto’s. Dit is een nieuwe manier van crowdsourcing die verder ontwikkeld wordt. Het Verhalencafé kon na de pauze door corona ook weer van start. In het Verhalencafé gaat Ton van den Berg in gesprek over het Utrecht van toen en nu. Naar aanleiding van de plannen om de A27 opnieuw uit te breiden, stond dit Verhalencafé in het teken van Amelisweerd en de protesten tegen de uitbreiding van deze snelweg in de jaren ’70, ’80 én nu. Niet alleen in het Publiekscentrum maar ook via een livestream kon ook vanuit huis meegeluisterd én gekeken worden naar deze verhalen. Door corona is deze hybride vorm van activiteiten ontstaan en dit is een positieve ontwikkeling die standaard zal worden ingezet bij activiteiten.
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
17
Ondanks het tweede coronajaar steeg het aantal bezoekers aan activiteiten met 8%. Door de lockdown van december 2020 tot en met mei 2021 daalde het aantal bezoekers aan de expo met 40% ten opzichte van 2020. Door de sluiting van het Publiekscentrum en de Studiezaal in de eerste maanden van 2021 zal het lastig worden om de beoogde doelstelling van een toename van het aantal fysieke bezoekers in het Publiekscentrum en de Studiezaal te behalen. Na de opening van zowel het Publiekscentrum en de Studiezaal weten bezoekers onze locaties weer te vinden, maar zal het nog duren voordat we op de aantallen van voor corona zitten. Vanwege de Corona-maatregelen was het Publiekscentrum op de Hamburgerstraat van december 2020 tot en met 5 juni 2021 gesloten. Een deel van de Publieksprogrammering die op de planning moest worden afgelast; zo kon de openstelling van presentatie wat betreft de Utrechtse tramaanslag geen doorgang vinden net zoals vorig jaar, inclusief de bijeenkomsten met burgemeester, slachtoffers en nabestaanden. In de daarop volgende weken werden ook de overige geplande activiteiten (o.a. de finale van de Paleografie-wedstrijd) en schoolprogramma’s geannuleerd, incl. de tentoonstelling rondom de 100 Utrechtse WOII foto’s. Wel bleven we deels zichtbaar middels online (communicatie) activiteiten.
Op 5 juni ging het Publiekscentrum – op afspraak van dinsdag t/m zondag open - nadat ook daar de nodige maatregelen waren gerealiseerd. De bezoekersstroom aan de Hamburgerstraat kwam traag op gang. In juni waren er slechts ca. 100 bezoekers per week (ca. 30 % van aantal van vóór Corona), naar ca. 200 (60%) in augustus. Met het loslaten van veel maatregelen eind september kon de Nacht van de Utrechtse Geschiedenis toch op locaties in Utrecht gevierd worden met een beperking van het aantal deelnemers tot 200. Het jaar eindigde met een nieuwe sluiting van wege de lockdown vanaf 19 december.
Ad d. Een bijdrage leveren aan inclusieve en participatieve cultuureducatie in de breedste zin in Utrecht (zgn. ‘formal and informal learning’). Indicator: G. Hebben we een nieuw en inclusief educatieaanbod voor PO en VO ontwikkeld. Cultuureducatie aan het basis- en voortgezet onderwijs heeft door de sluiting van de scholen door corona minimaal plaats gevonden. Na de opening van de scholen komt dit langzaam weer op gang en ook rondleidingen door groepen worden weer geboekt. In totaal hebben 260 basisschoolleerlingen en 335 leerlingen van het voortgezet onderwijs HUA bezocht in het kader van een educatief programma. Er werd een start gemaakt met de ontwikkeling van een aantal onderwijsprogramma’s voor het komende schooljaar. Ook waren er cursussen Paleografie en archiefonderzoek voor volwassenen en studenten. De cursussen Paleografie voor beginners en gevorderden trokken 177 cursisten.
Daarnaast worden steeds meer bronnen voor het onderwijs worden geüpload op Geschiedenis Lokaal. En met de lockdowns en het thuisonderwijs wordt dit zeer gewaardeerd door docenten. Daarnaast bleek het mogelijk om toch aan 291 1ejaars studenten van de UU op de ANK Corona-proof in kleine groepjes een introductie te geven op het doen van archiefonderzoek. Na wisselingen in het team in het najaar, werd er in november begonnen aan de voorbereiding van de tentoonstellingen in 2022 met als jaarthema ‘’Utrecht 900 jaar’'.
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
18
1.6
Speerpunt 3. Onze organisatie maken we met elkaar.
1.6.1
Programmadoel
Dit speerpunt maakt het functioneren van de interne organisatie en van de front- en backoffice van HUA mogelijk. Het gaat hierbij om de huisvesting van de collectie en organisatie, de interne ICT-organisatie, personeelsbeheer, financiën, het informatiebeheer en de ontwikkeling van de organisatie.
1.6.2
Beoogde maatschappelijke effecten
Het speerpunt ondersteunt HUA en levert een bijdrage aan het benutten van het maximale rendement van het beheer en de toegankelijkheid van de collectie voor onderzoek en cultuureducatie.
1.6.3 A.
Effectenindicatoren Zijn alle medewerkers qua vaardigheden en competenties voor hun werkzaamheden toegerust op de impact van de digitale transformatie en de netwerksamenleving. Hiervoor organiseren we elk jaar een trainingsprogramma toegespitst op een van de vier kernwaarden: 2021 – Betrouwbaar, 2022 – Toegankelijk, 2023 – Verbindend, 2024 – Duurzaam.
B.
Is onze organisatie diverser en inclusiever opgebouwd door onze wervingsprocedure aan te passen.
C.
Heeft HUA zijn digitale systemen en procedures geoptimaliseerd en vereenvoudigd. Alle systemen en procedures zijn doorgenomen en vereenvoudigd en het aantal systemen is in 2024 gereduceerd.
1.6.4
Wat hebben we ervoor gedaan?
Aandachtsvelden in het speerpunt ‘Onze organisatie maken we met elkaar’
Algemeen Meerjarenbeleidsplan 2021 - 2024 Het MT in juli een dag besteed aan hoe we de digitale ambities uit een meerjarenbeleidsplan concreet kunnen maken. In deze sessie werd duidelijk dat alle ambities van HUA voor de komende jaren een digitale component in zich hebben. HUA ontwikkelt zich steeds verdere naar een digitale organisatie en opereert daarbij in de markt waarbij ontwikkelingen op het gebied van technologie en professionaliteit van de ICT-organisaties steeds verder gaan. Parallel aan deze problematiek start HUA een drietal programma’s die de digitale dienstverlening (DiDi), digitale toegankelijkheid (DiTo) en digitale duurzaamheid (DiDi) gaan realiseren. Deze drie programma’s leunen op een professionele ICT-voorziening die als randvoorwaarde gezien kan worden om deze drie programma’s tot wasdom te laten komen. Daarmee kan het Domtoren model aangevuld en verbeterd worden.
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
19
Dit heeft tot het inzicht geleid dat HUA het accent voor de ICT in al zijn aspecten zal gaan verleggen naar een ICT-regie organisatie. De kern van deze gedachte is dat HUA het accent wil verleggen van eigen ICT naar het regie voeren op de ICT-voorzieningen. Dit zal samengaan met een verregaande ontwikkeling van digitale vaardigheden in de HUA organisatie. Dit zal in 2022 en MT worden uitgewerkt in programma 4 – Digitale Organisatie, een intern programma dat in deze beleidsperiode en wellicht doorwerkend naar een volgende beleidsperiode zijn beslag zal krijgen.
Digitaal Werken en mobiel / thuiswerken De project Digitaal Werken is afgerond. Dit heeft geleid tot de realisatie van de doelstelling om de medewerkers tijd- en plaats onafhankelijk te kunnen laten werken. Ook het intern informatiebeheer is opgezet in Sharepoint. Als een van de nazorg zaken voor het digitaal werken is er een klein vervolgtraject gedefinieerd “Naar besluit vervanging”. Met de inrichting van Sharepoint is er nu zicht gekomen om het intern informatie beheer geheel digitaal te kunnen uitvoeren. Met dit project willen we dit in de loop van 2022 realiseren. Met het aanhouden van de corona epidemie heeft HUA aan het eind van dit jaar het thuiswerken extra gefaciliteerd door aanvullende zaken op het gebied van ICT (losse toetsenbord en muis, monitor ed.) en meubilair (bureaustoel) aan het personeel in bruikleen te geven. Het MT heeft gesproken over terugkeer naar kantoor in de komende tijd. Doelstelling is hierbij om de aangeleerde vernieuwingen te behouden en een goede mix te vinden in de mogelijkheden die dit biedt, zoals thuiswerken bij zaken die concentratie vragen en fysiek vergaderen voor zaken met intensief overleg.
CBS De reguliere levensduur van het huidige technische platform was tot 2018 en kon met verlenging van de onderhoudscontracten verleng worden met twee jaar opgerekt (tot eind 2020). Het besluit in het Convent op de herijking van de architectuur van de landelijke infrastructuur brengt met zich mee dat RHC’s zelf een eigen Collectie Beheersysteem zullen blijven runnen. In de zomer van 2020 is als gevolg hiervan onderzocht hoe HUA dit nu zelf vorm kan geven. Hieruit bleek dat het uit oogpunt van stabiliteit, flexibiliteit en ook vanuit kostenoverwegingen het verstandigste is om de eigen hardware voor het Collectie Beheersysteem nogmaals voor de komende beleidsperiode zelf te vervangen. De betrouwbaarheid krijgt in dit traject extra aandacht. Dit vergt een voor HUA behoorlijke investering, maar geeft voor de komende beleidsperiode de gewenste stabiliteit en ook flexibiliteit. Eind 2020 is begonnen met de opbouw van het systeem en de doelstelling om het systeem draaiende te hebben aan het eind van het eerste kwartaal lijkt nog steeds realistisch. Dit alles geeft HUA de mogelijkheid in de komende periode gezamenlijk met andere RHC’s een strategie uit te werken t.a.v. het CBS (incl. e-Depot). In 2020 is gestart met de vervanging van dit systeem door de aanschaf van nog eenmaal eigen hard- en software. Dit traject is in 2021 afgerond.
Bij de opstelling van de gewenste eisen en wensen van het systeem in 2019 is rekening gehouden met extra back-up faciliteiten op tape. Deze voorziening is nu, met de extra opgedane kennis uit het ransomware-incident (zie betreffende paragraaf), zwaarder uitgewerkt en geeft nu extra mogelijkheden voor het maken van elektronische niet bereikbare back-ups.
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
20
Financiën in Control Ook dit traject is in 2021 afgerond, Na de basisinrichting in het begin van 2021 is er verder aan de personele workflows, deze zijn geoptimaliseerd door de adviseur personeelszaken. Het personeel is nu in staat om zaken snel en eenvoudig zelf af te handelen in Afas, zoals het uitbetalen van het IKB op een zelf gewenst moment. Als vervolgtraject zijn de teams Financiën en Facilitair bezig met het opstarten van een traject om de geheel inkoop te professionaliseren en te automatiseren. Wensen zijn het centraal inkopen, contractbeheer, uniforme werkwijzen en implementatie van in- en externe regelgeving (zoals het Europees aanbesteden) en gebruik maken van mogelijkheden van Afas zoals het via Afas bestellen van zaken bij aangesloten leveranciers. Dit zal in 2022 verder worden uitgewerkt.
Organisatie en personeel 2021 zijn we begonnen met een voltallig MT met een oude bekende op de positie van afdelingshoofd Inspectie & Collectiebeheer, rijks- en gemeentearchivaris Kaj van Vliet en een hele nieuwe collega Karen Wegereef als afdelingshoofd Publiek en Presentatie. De eerste tijd was er nog een strenge lockdown waardoor er hoofdzakelijk van huis werd gewerkt. Verder in het jaar kon gelukkig de studiezaal en de expo onder voorwaarden weer open en mocht er gedeeltelijk op locatie gewerkt worden. Jammer genoeg kwamen er aan het eind van het jaar weer strengere coronamaatregelen wat eindigde met de studiezaal open onder voorwaarden en de expo geheel dicht. In de tweede helft van het jaar zijn een aantal vacatures opengesteld die vanwege de corona al even waren uitgesteld. Hierbij is breed geworven via verschillende kanalen, sociale media en LinkedIn. Door een vaste procedure te volgen waarin alle stappen van het wervings- & selectieproces waren opgenomen hebben we geschikte kandidaten geselecteerd. Vanwege de krappe arbeidsmarkt was de verwachting dat het moeilijk zou zijn om kandidaten met alle gewenste functie eisen te vinden. Dat bleek ook het geval. Door kandidaten te selecteren met leerpotentieel, passend bij de organisatie waarden zullen de nieuwe medewerkers via een ontwikkeltraject de functie binnen redelijke termijn goed kunnen vervullen.
Het begin dit jaar gereed gekomen introductietraject voor nieuwe medewerkers zal hierin een belangrijke rol spelen. Begin 2022 kunnen we vijf nieuwe medewerkers verwelkomen.
Afas Afas het systeem voor financiën is in 2020 ook gestart met de modules voor personeels- en salarisadministratie. De inrichting voor de personeelsadministratie en digitale personeelsdossiers zijn de eerste helft van 2021 verder opgepakt waardoor veel bugs zijn verholpen en Afas betere ondersteuning geeft aan de managementtaken van de leidinggevenden, personeelsprocessen en digitale personeelsdossiers op orde zijn gebracht.
Arbo Door de coronasituatie en alle maatregelen werkten heel veel medewerkers thuis. Behalve een laptop en mobiele telefoon was er geen beleid voor thuiswerkmaterialen. In eerste instantie was het mogelijk om de bureaustoel en andere hulpmiddelen zoals schermen of een muis van eigen werkplek mee naar huis te nemen. Toen de meer hybride situatie van deels thuis en deels op kantoor werken ontstond stuitte die op problemen. Er is daarom na de zomervakantie een bruikleenbeleid voor kantoormiddelen thuis ontwikkeld. Medewerkers die thuis computerwerk doen kunnen hulpmiddelen voor thuis in bruikleen aanschaffen, van een muis tot een bureaustoel.
Vrijwilligersbeleid Het archief heeft naast medewerkers ook altijd een grote groep vrijwilligers aan zich gebonden. Deze hebben de coronaperiode thuis gewerkt en/of meegeholpen aan de crowdsourcing projecten. Toen de lockdown halverwege dit jaar achter te rug leek te zijn en de vaccinaties op gang waren gekomen werd een beleid vrijwilligersbeleid geformuleerd om de komende jaren adequaat met deze groep te kunnen omgaan.
JAARSTUKKEN 2021- [Status]
21
Ransomware-incident In de nacht van woensdag 10 maart op donderdag 11 maart is HUA getroffen door een ransomware-aanval. In de vroege ochtend werd door de systeembeheerder geconstateerd dat er problemen waren in het interne netwerk. Hierop is direct besloten om alle interne systemen uit te schakelen. Er is vervolgens contact gezocht met de Risk management & Forensic department van KMPG voor de werkzaamheden voor een ondersteunende cyber response en digitaal forensische onderzoekswerkzaamheden om inzicht te verkrijgen in het incident en de te nemen vervolgstappen. Daarbij is ook de leverancier van HUA, die samenwerkt met KPMG, ingeschakeld om hierbij te assisteren. Er is binnen HUA, conform het ICT-calamiteiten handboek, een crisisteam geformeerd om de stappen te bepalen. De situatie is beoordeeld door experts van KPMG en het bleek om een ransomware aanval te gaan waarbij geprobeerd is om de alle interne systemen te raken. De cloud-based systemen, Office365 en AFAS en de laptops van de medewerkers, bleken niet geraakt te zijn. Vanuit de eerste analyse bleek dat het mogelijk zou kunnen zijn om de data vanuit de back-ups te benaderen en veilig te stellen. Dit was een technisch ingewikkeld vraagstuk waarbij het mogelijk bleek om alle data veilig te stellen. Door de moeilijkheidsgraad maar zeker ook vanwege de hoeveelheid data heeft deze actie meerdere weken in beslag genomen.
Er is aanmelding gedaan bij de politie. Binnen de geldende termijn van drie dagen is er ook melding gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens van een mogelijk datalek. Deze melding is op een later moment aangevuld met de uiteindelijke gegevens. De situatie bleek na een aantal weken zo te zijn dat de data veilig is gesteld, maar dat de interne systemen niet meer werkzaam waren te krijgen en weer opnieuw opgebouwd moesten worden. Daarmee was het niet mogelijk om in de periode van half maart tot eind mei om de dienstverlening via het online archief in zijn volle omvang beschikbaar te stellen. Op de website zijn al die tijd wel de beeld- en filmcollectie, kranten en adresboeken, bibliotheekcatalogus, archiefbeschrijvingen beschikbaar gebleven. Via de website waren de scans van archiefstukken, aanvragen bouwtekeningen en Scanning on demand niet beschikbaar. Via een aanvraag bij de studiezaal is er voor partijen die dat nodig hadden steeds een specifiek oplossing gezocht voor zaken die niet online beschikbaar waren.
Herstelwerkzaamheden Met de opgedane kennis en input van KPMG is contact gezocht met de experts van een van de ICT-leveranciers van HUA. Deze partij was bezig met de laatste implementatiefase van een nieuw collectiebeheersysteem bestaande uit hard- en software volgens de nieuwste mogelijkheden en met uitgebreidere back-up mogelijkheden dan voorheen. Deze ICT leverancier kon door de bestaande kennis van HUA ook ondersteunen bij de benodigde aanpassingen in de veiligheidssystemen. Dit heeft er toe geleid dat er eind mei een veilige herstart van de online publiekdienstverlening is gerealiseerd. In de overige maanden van 2022 zijn alle aanbevelingen en maatregelen voor de gehele ICT-omgeving doorgevoerd.