HUA jaarrekening.pdf

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

24

2.4

Financiering

2.4.1

Algemeen

‘Treasury’ is het sturen en beheersen van het verantwoorden en het toezicht houden op: a.

de financiële vermogenswaarden;

b.

de financiële geldstromen;

c.

de financiële posities en

d.

de hieraan verbonden risico’s.

De treasuryparagraaf is voor de begroting en jaarrekening verplicht gesteld. Dit vloeit direct voort uit de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Het belangrijkste uitgangspunt volgens deze wet is het beheersen van risico’s. Dat uit zich in twee kwaliteitseisen. Zo is het aangaan en verstrekken van geldleningen door HUA alleen toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. Daarnaast moeten uitzettingen een voorzichtig karakter hebben en mogen ze niet gericht zijn op het genereren van inkomsten door het lopen van overmatige risico’s. Om de risico’s verder te beperken worden de kasgeldlimiet en de renterisiconorm door de Wet FIDO gehanteerd. Begin 2009 is een Treasurystatuut door het Algemeen Bestuur goedgekeurd. Op grond van dit statuut is HUA niet toegestaan middelen uit te zetten, noch middelen via leningen of andere financiële producten aan te trekken zonder voorafgaande toestemming van het AB.

2.4.2

Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB)

De wet vSB (zonder leenfaciliteit) houdt in dat decentrale overheden en door hen opgerichte gemeenschappelijke regelingen, al hun overtollige liquide middelen en beleggingen moeten aanhouden bij het ministerie van Financiën. Er is een (kleine) vrijstellingsgrens voor het afstorten van overtollige liquide middelen. Het bedrag dat buiten het schatkistbankieren mag worden gehouden. Als het gemiddelde kwartaalbedrag van de tegoeden minder is dan 0,75% van het begrotingstotaal (met een minimum van € 250.000), mag dit op de eigen bankrekeningen blijven staan. Voor 2020 was gemiddelde kwartaalbedrag voor HUA op basis van het begrotingstotaal afgerond € 57.847 (0,85% van € 6.792.089 = exploitatieomvang). Dit bedrag ligt onder de minimum norm, zodat het bedrag van € 250.000 leidend is. De verwachting is dat HUA ook in 2020 ruimschoots binnen de vrijstellingsgrens blijft.

2.4.3

Renterisiconorm

Doel van deze norm is het beperken van de gevolgen van een stijgende kapitaalmarktrente op de rentelasten van de organisatie. Dit wordt bereikt door een limiet te stellen aan dat deel van de vaste geldleningen waarover het rentepercentage in een bepaald jaar moet worden aangepast aan de geldende markttarieven. De norm stelt dat per jaar maximaal 20% van de vaste schuld in aanmerking mag komen voor herfinanciering of renteherziening, waarbij een minimum geldt van € 2,5 mln. Over dat minimumbedrag mag dus altijd risico worden gelopen. Aangezien HUA, conform de richtlijnen van treasurystatuut, alles met eigen middelen financiert en dus geen geldleningen heeft afgesloten, wordt het minimum niet overschreden en wordt dus voldaan aan de norm.

2.4.4

Kasgeldlimiet

Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximum bedrag waarop een gemeente (en in het verlengde daarvan dus HUA) de financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,2%. Doel van deze limiet is het beperken van de vlottende schuld. Concreet betekent dit voor HUA dat wanneer de vlottende schuld een stand van € 556.951 ( 8,2% van € 6.792.089 = exploitatiesomvang 2020) overschrijdt, er geconsolideerd (dat is financieringsmiddelen omzetten van korte naar langere termijn) moet worden. Opgemerkt wordt daarbij nog dat er een minimum geldt van € 300.000 HUA voldoet aan deze norm, omdat er een financieringsoverschot is.

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

25

2.5

Bedrijfsvoering

2.5.1

Organisatie inrichting en managementfilosofie

Processen worden in het kader van continue verbeteren steeds verder gestroomlijnd met het oog op het leveren van klantwaarde. HUA wil in het beleid de garantie bieden aan rijk, gemeenten, provincie, klanten, instellingen, bedrijven, ketenpartners, relaties en personeel dat er geïnvesteerd wordt in een professionele organisatie waar kwaliteit en klantgerichtheid centraal staan.

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

26

De hoofdstructuur ziet er als volgt uit:

Organogram Directeur

Staf: - HRM - Marketing & communicatie

Rijksarchivaris

Gemeentearchivaris

Provinciaal archivaris

Publiek en presentatie

Inspectie & Collectiebeheer

Bedrijfsvoering

Team Dienstverlening

Team digitalisering & fotografie

Team facilitaire zaken

Team informatieverrijking

Team inspectie

Team financiën

Team publieksprogrammering

Team restauratie en conservering

Team ICT

Team verwerving en metadatering

Team receptie

Team informatiemanagement & architectuur

Team secretariaat & administratie

Op basis van de organisatiestructuur is de formatie van HUA 46,75 fte op 31 december 2020, waarvan 5,9 fte met een tijdelijke aanstelling. Aan salariskosten voor personeel in dienst van HUA (= eigen personeel) is in 2020 uitgegeven ruim € 3.096.336. Daarnaast heeft HUA in 2020 ongeveer € 881.000 uitgegeven voor boven formatief personeel (inhuur etc.). In totaal is in 2020 inclusief overige personeelskosten uitgegeven: € 4.495.000 afgerond.

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

27

Op 31 december 2020 waren ongeveer 60 vrijwilligers bij Het Utrechts Archief. Er zijn (met uitzondering van de zomervakantie) 6-wekelijkse personeelsbijeenkomsten georganiseerd, waarbij het personeel door de directeur en het MT werd bijgepraat over het reilen en zeilen van HUA en waar kennisdeling centraal stond. Verder organiseerden de afdelingshoofden werkoverleggen met hun medewerkers. Daarnaast heeft de jaarlijkse combinatie van functionerings- en beoordelingsgesprekken plaatsgevonden. In die gesprekken zijn tevens de opleidingsbehoeften bepaald.

2.5.2

Normaliseren rechtspositie ambtenaren

Op 1 januari 2020 is de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) inwerking getreden. Normalisering van de rechtspositie betekent dat: a.

het private arbeidsrecht van toepassing wordt op de rechtsverhouding tussen overheidswerkgevers en hun ambtenaren;

b.

de bestuursrechtelijke regels ronds bezwaar en beroep in ambtenarenzaken komen te vervallen;

c.

de speciale regels voor het arbeidsvoorwaardenoverleg en de doorwerking daarvan worden vervangen door het reguliere CAO-recht.

Alle medewerkers hebben in december een aanstellingsbrief per 1-1-2020 ontvangen conform de Wnra. Ook is het personeelshandboek vastgesteld, het personeelshandboek van de gemeente Utrecht is hiervoor als basis gekozen.

2.5.3

Huisvesting

HUA maakt gebruik van: •

het pand Hamburgerstraat 28 te Utrecht, dat gehuurd wordt van een particuliere onderneming, waarin het Publiekscentrum is gehuisvest;

•

het pand Alexander Numankade 199 -201 te Utrecht waarin de depots en studiezaal zijn gehuisvest. Dit pand is deels eigendom van de gemeente Utrecht (kantoren en studiezaal) en deels van het Rijk (depots). Het beheer van de depots is per 1 januari 2019 overgegaan van het Rijk naar HUA.

2.5.4

Interne beheersing

Interne beheersing is een proces, gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent het bereiken van doelstellingen in de volgende categorieën: •

bereiken van strategische doelstellingen

•

effectiviteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen

•

betrouwbaarheid van de financiële informatieverzorging

•

naleving wet- en regelgeving.

Er is en wordt vanuit de organisatie periodiek gerapporteerd in bestuursrapportage. In 2020 zijn er maandrapportages voor het MT opgezet. Daarnaast voert de externe accountant op gezette tijden ook controles uit.

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

28

2.5.5

BTW

HUA is voor het grootste deel van zijn activiteiten geen ondernemers voor de Omzetbelasting, omdat geen sprake is van prestaties waar een rechtstreekse vergoeding tegenover staat. Voor bijdragen van het rijk en de gemeente Utrecht is de vrijstelling van artikel 11-1-u Wet OB van toepassing.

2.5.6

Duurzaamheid

HUA is een organisatie die zichtbaar is in de maatschappij. Er worden vanuit deze voorbeeldfunctie eisen gesteld aan duurzaamheid op het gebied van klimaat en energie, innovatie en materialen en consumenten. Deze drie pijlers komen terug in het inkoopbeleid van HUA. Daarnaast zal HUA ook meer focussen op andere onderwerpen binnen de bedrijfsvoering onder meer op het gebied van huisvesting en afvalscheiding.

2.5.7

Automatisering

In 2020 is HUA overgegaan naar de nieuwste versies van Windows (10) en Office (365). Binnen Office 365 wordt Sharepoint gebruikt om het intern informatiebeheer te vernieuwen. De medewerkers hebben de beschikking gekregen over een mobiele telefoon en een laptop. Hierbij wordt gebruikt gemaakt van de nieuwste beveiligingsmogelijkheden voor de mobiele telefoon en de computeromgeving, zoals Two Way Authentication en een VPN-verbinding.

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

29

II JAARREKENING De Jaarrekening 2020 bestaat uit:

3. Balans per 31 december 2020 4. Staat van Baten en Lasten 2020 5. Grondslagen voor de waardering van activa en passiva 6. Toelichting op de balans per 31 december 2020 7. Niet uit de balans blijkende verplichtingen 8. Toelichting op de verschillen tussen de Staat van Baten en Lasten 2020 en de begroting 2020 9.Wet Normering Topinkomens

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

30

3 Balans per 31 december 2020 ACTIVA

31-12-2020 €

31-12-2019 €

Vaste Activa Immateriële vaste activa - Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief

Materiële vaste activa - Investeringen met een economisch nut

36.487 36.487

91.500 91.500

1.692.160 1.692.160

Totaal vaste activa

1.712.814 1.712.814

1.728.647

1.804.314

Vlottende activa

Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - vorderingen op openbare lichamen - Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige vorderingen Liquide middelen - Kassaldi - Banksaldi Overlopende activa - Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen

1.134.604

1.375.616

0 1.079.613

24 1.124.589

54.991

251.003 234.332

2.943 231.389

67.041 1.890 65.151

345.597 345.597

234.974 234.974

Totaal vlottende activa

1.714.533

1.677.631

Totaal generaal

3.443.180

3.481.945

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

31

PASSIVA

31-12-2020 €

31-12-2019 €

Vaste Passiva Eigen vermogen - Algemene reserve - Bestemmingsreserve - Gerealiseerd resultaat Voorzieningen - Voorzieningen ter egalisering van kosten

2.387.035 476.480 1.926.661 -16.106

2.623.106 476.480 2.103.070 43.556

179.751 179.751

Totaal vaste passiva

130.000 130.000

2.566.786

2.753.106

Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd koster dan één jaar - Overige schulden Overlopende passiva - Overige vooruitontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen. Totaal vlottende passiva totaal generaal

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

752.944 752.944

714.925 714.925

123.450 123.450

13.914 13.914

876.394 3.443.180

728.839 3.481.945

32

4 Staat van Baten en Lasten 2020 Staat van Baten en lasten 2020

Nr.

Omschrijving

LASTEN 1 Personeel 3 Bedrijfsvoering 5 Publiek 7 Archieven en Collecties 9 Afschrijvingen 11 Financiële baten en lasten Totaal lasten BATEN 2 Bijdragen rijk, gemeenten en provincie 4 Bijdragen derden 6 Verhuur zalen 8 Verkopen winkel 10 Verkopen overigen 12 Incidentele baten en lasten Totaal baten

Primaire begroting 2020

Begroting na wijziging 1e berap 2020

Begroting na wijziging 2e berap 2020

Rekening 2020

3.905.065 1.845.927 197.500 353.840 397.234 0

4.203.065 1.845.927 298.500 353.840 247.329 0

4.353.065 1.800.927 247.500 309.840 247.329 0

4.494.533 1.988.066 206.555 394.496 233.435 0

6.481.061 6.699.566 6.948.661 6.958.661

7.317.085

Rekening 2019

4.131.208 1.499.792 293.152 343.255 213.654 0

6.248.086 626.395 16.506 22.111 0 0

6.112.627 319.500 0 0 0 0

6.260.988 360.355 3.774 56.105 0 0

6.243.988 360.355 3.774 56.105 0 0

6.540.068 518.655 6.954 15.337 0 0

6.913.098 6.432.127 6.681.222 6.664.222

7.081.014

Batig saldo (baten - lasten)

432.037

-267.439

-267.439

-294.439

-236.071

Dotaties aan reserves en -fonds Onttrekkingen aan reserve en -fonds

972.690 584.209

75.000 342.439

75.000 342.439

346.000 640.439

317.766 537.731

Saldo van baten en lasten

43.556

0

0

0

-16.106

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

33

5 Grondslagen voor de waardering van activa en passiva 5.1

Grondslagen voor de waardering van activa

5.1.1

Immateriële vaste activa

In deze balans zijn onder de immateriële vaste activa afzonderlijk opgenomen: kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief (artikel 34 BBV). Op de balanswaardering en activering zijn de regels van de door het AB vastgestelde nota investerings- en afschrijvingsbeleid van toepassing.

5.1.2

Materiële vaste activa

De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingprijs verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. Ontvangen investeringssubsidies worden (deels) in mindering gebracht op de geïnvesteerde bedragen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met een eventuele residuwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikneming.

5.1.3

Voorraden

De voorraden zijn te onderscheiden naar voorraden ingekocht bij derden en zelf vervaardigde voorraden.

5.1.4

Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar en andere overlopende activa

Deze posten worden opgenomen tegen nominale waarde onder aftrek van de noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid.

5.1.5

Liquide middelen

De liquide middelen worden tegen nominale waarde opgenomen en omvatten bank-, giro- en kassaldi.

5.2

Grondslagen voor de waardering van passiva

5.2.1

Eigen vermogen

Het eigen vermogen bestaat uit: a.

Algemene reserve De algemene reserve dient als algehele buffer om toekomstige tegenvallers te kunnen opvangen.

b.

Bestemmingsreserves Onder een bestemmingsreserve wordt verstaan een reserve waaraan door het Algemeen Bestuur een bepaalde bestemming is gegeven. Het gehele bedrag van de bestemmingsreserve ultimo het jaar dient onderbouwd te zijn met bestuursbesluiten van het algemeen bestuur dan wel opgenomen te zijn in het voorliggende voorstel tot resultaatbestemming.

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

34

5.2.2

Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar

De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.

5.3

Grondslagen voor de bepaling van het resultaat

Bedrijfsopbrengsten a.

Subsidiebaten Dit betreft de ontvangen subsidies voor projecten. Subsidiebaten worden verantwoord in het jaar waarop deze betrekking hebben.

b.

Overige opbrengsten De opbrengst van aan derden geleverde goederen en diensten, exclusief de eventueel over de omzet geheven belastingen en onder aftrek van kortingen.

c.

Directe productiekosten De directe productiekosten worden berekend op basis van de inkoopprijzen.

d.

Lonen, salarissen en sociale lasten Hierop worden de loon- en salariskosten van het personeel verantwoord. Onder loon- en salariskosten wordt verstaan het bruto bedrag van de aan het boekjaar toe te rekenen loon- en salarissen vermeerderd met de uitbetaalde vakantierechten.

e.

Overige bedrijfskosten De overige bedrijfskosten worden berekend op basis van historische kosten.

5.4

Algemene grondslagen voor de opstelling van de jaarrekening

Deze jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en gemeenten (BBV). De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij de desbetreffende grondslag voor de specifieke balanspost anders wordt vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Voor zover het BBV niet anders voorschrijft, zijn de baten en lasten toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben. Winsten worden slechts opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar worden in acht genomen, indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Vergelijkende cijfers: Ten behoeve van het inzichtsvereiste zijn de vergelijkende cijfers voor enkele posten aangepast conform de rubricering in het huidige boekjaar. Deze aanpassingen hebben geen invloed op het vermogen en resultaat van de vergelijkende cijfers.

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

35

5.5

Missie

Het Utrechts Archief verwerft en bewaart de bronnen van de Utrechtse geschiedenis, om ze beschikbaar te stellen aan het publiek. We verbinden de inwoners van de stad en provincie met elkaar en hun omgeving door gezamenlijk het verhaal van de Utrechtse geschiedenis te vertellen. Het Utrechts Archief is een toonaangevend expertisecentrum op het gebied van informatiebeheer en een deskundig partner voor instellingen en overheden in de regio.

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

36

6 Toelichting op de balans per 31 december 2020 Toelichting op de Activa 1. Immateriële en materiële vaste activa a. Immateriële vaste activa Hierna is een overzicht opgenomen van de investering met economisch nut van HUA .

Kosten nieuwe website Boekwaarde per 1 januari 2020 Investeringen Afschrijvingen Boekwaarde afgestoten activa Boekwaarde per 31 december 2020

Totaal 91.500

Cumulatieve aanschaffingswaarde Cumulatieve afschrijvingen Boekwaarde per 31 december 2020

275.539 239.052 36.487

55.014 36.487

Afschrijvingspercentage 20%

b. Materiële vaste activa Hierna is een overzicht opgenomen van de investering met economisch nut van HUA .

Projecten inrichting Digitaliseren Inventaris archief en Financiën Project en depots en Control HBS / ANK installaties

Totaal

Boekwaarde per 1 januari 2020 Investeringen Ontvangen subsidies Desinvesteringen Afschrijving desinvesteringen Afschrijvingen Boekwaarde afgestoten activa Boekwaarde per 31 december 2020

117.521 0 0 0 0 31.960 0 85.561

178.679 190.945 0 0 0 0 0 369.624

366.354 0 0 0 0 40.706 0 325.648

1.050.259 65.556 98.734 0 0 105.755 0 911.326

1.712.814 256.502 98.734 0 0 178.421 0 1.692.160

Cumulatieve aanschaffingswaarde Cumulatieve afschrijvingen Boekwaarde 31 december 2020

440.172 354.611 85.561

369.624 0 369.624

1.306.249 980.601 325.648

1.981.742 1.070.415 911.327

4.097.787 2.405.627 1.692.160

Afschrijvingspercentage

5%-20%

20%

4%-33,33% 10%-33,33%

In 2019 zijn de projecten Financiën in Control en Digitaal Werken begonnen, de lasten van de projecten zijn geïnvesteerd. Ook zijn de lasten voor de Expo – “Utrecht begint hier” geïnvesteerd. Deze projecten liepen nog door in 2020 en zullen daarom pas worden afgeschreven in 2021, conform de regelgeving.

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

37

2. Vlottende activa a. Voorraden Eind 2020 zijn er geen voorraden aanwezig.

b. Uitzettingen Uitzettingen

31-12-2020 31-12-2019

Debiteuren algemeen Nog te ontvangen subsidie en bijdrage Omzetbelasting s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar

8.524 33.823 12.645 1.079.613

16.948 111.632 122.422 1.124.613

Totaal

1.134.604

1.375.615

De nog te ontvangen subsidie en bijdrage bestaat uit: •

Nog te ontvangen van De Koninklijke Bibliotheek € 28.823

•

Gefactureerde bijdragen fonds Rampjaar € 5.000

c. Liquide middelen De kasgelden zijn verantwoord op basis van de processen-verbaal van de op 31 december 2020 opgenomen kasgelden.

Liquide middelen

31-12-2020 31-12-2019

RABO-bank Hoofdkas Kasgeld receptie Kasgeld Facilitair Beheer

231.389 1.639 300 1.004

65.151 592 300 1.000

Totaal

234.332

67.043

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

38

d. Overlopende activa Boekwaarde 31-12-2020

Boekwaarde 31-12-2019

Vooruitbetaalde bedragen Te vorderen van Het Flevolands Archief Pin, Chipper en Chipknip Nog te ontvangen bedragen Voorschotten Overige

280.436 25.000 0 38.989 1.000 172

220.625 0 132 12.702 1.000 515

Totaal

345.597

234.974

Overlopende activa

Toelichting op de Vooruitbetaalde bedragen: De post bestaat voornamelijk uit vooruitbetaalde huren.

Vooruitbetaalde bedragen Huur- en servicekosten Onderhoudskosten gebouwen Overige huisvestingskosten Onderhouds- en licentiekosten (hard en software) Contributies en abonnementen Kantoorkosten Kosten website Verzekeringen Totaal

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

31-12-2020

31-12-2019

195.680 955 5.066 62.696 6.123 0 7.269 2.647

189.118 0 0 26.398 3.931 1.178 0 0

280.436

220.625

39

Toelichting op Passiva 3. Vaste Passiva Eigen vermogen Het in de balans opgenomen eigen vermogen bestaat uit de volgende posten: Boekwaarde Toevoegingen Onttrekkingenboekwaarde per 31-12-2019 per 31-12-2020 476.480 476.480 2.146.626 317.766 537.731 1.926.661 0 -16.106 0 -16.106 2.623.106 2.387.035

Algemene reserve Bestemmingsreserve Gerealiseerde resultaat Totaal

Bestemmingsreserves / Bestemmingsfonds kostenplaats

Omschrijving

Stand per 31 december 2019

Dotaties Onttrekkingen Bestedingen

Voorstel Resultaat bestemming

Stand per 31 december 2020

Bestemmingsreserve 10001 Knelpunt P-kosten 10002 Fonds Instandh/uitbr. der verzamelingen 10003 Website 2010/algemeen 10004 Archiefreconstructie 10005 Reserve Achterstallig onderh. pand 10006 Semi-permanente expo HB 10007 Dekking kapitaallasten Bouw Nieuw Depot 10008 Dekk.kap.ln onderh/fac.beh/archieven/ICT 10010 Reserve DTR 10012 E-depot Totaal bestemmingsreserves

417.188 50.000 80.000 200.000 361.457 523.857 396.568 74.000 43.556 0 2.146.626

0 0 0 0 0 117.766 0 0 200.000 317.766

78.996 0 40.000 0 202.179 0 99.000 74.000 43.556 0 537.731

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

338.192 50.000 40.000 200.000 159.278 641.623 297.568 0 0 200.000 1.926.661

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

2.146.626 317.766

537.731

0

0

1.926.661

Bestemmingsfonds Onderhoud depots Totaal bestemmingsfondsen

TOTAAL BESTEMMINGSRESERVES EN- FONDSEN

Algemene toelichting op de bestemmingsreserves Met het vaststellen van de meerjarenbegroting 2021 – 2024 heeft het bestuur de ruimte gegeven en zal HUA vorm geven aan het geheel afbouwen van de bestemmingsreserves. Daarmee vervallen vrijwel alle bestemmingsreserves per 2021.

Bestemmingsreserve Knelpunten personeel Deze reserve is een noodvoorziening voor extra kosten als gevolg van vervanging van (kritische) functies of knelpunten in de uitvoering van beleid van kritische zaken en daarmee samenhangende kostenposten. Afhankelijke van mogelijke verplichtingen komt deze reserve uiterlijk 2024 te vervallen

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

40

Bestemmingsreserve Instandhouding /uitbreiding der verzamelingen Van oudsher worden bij de archieven van het Rijk en de gemeente Utrecht enkele bijzondere collecties bewaard, zoals de bibliotheek, de collectie beeldmateriaal (voorheen de Topografische Atlas) en een collectie audiovisueel materiaal. Deze reserve is ingericht bij de vorming van Het Utrechts Archief in 1998 en is bedoeld om aankopen voor deze collecties te kunnen doen, waarvoor binnen het reguliere budget voor werving onvoldoende ruimte is. Het gaat hier om aankoop van werken van een hoge zeldzaamheid en van bijzondere kwaliteit, met een grote toegevoegde waarde voor de collectie. Deze reserve zal per 2021 te vervallen.

Bestemmingsreserve website / digitale studiezaal Deze reserve is gevormd vanuit het batig resultaat 2010 en 2012 ten behoeve van de kosten voor het inrichten van de nieuwe website en het inrichten van een digitale studiezaal. In de nota Reserves en Voorzieningen 2019, die door het Algemeen Bestuur is goedgekeurd op 18 juni 2019, is het voorstel gedaan om deze reserve per jaar te benutten voor € 40.000. Deze reserve zal per 2021 te vervallen.

Bestemmingsreserve archiefreconstructie Deze bestemmingsreserve is in 2013 gevormd om gerichte archiefrestauratie of conserveringshandelingen te kunnen financieren in het geval van ontstane schade aan de collectie als gevolg van een calamiteit. In overleg met het nationaal Archief en andere RHC’s is vanwege de hoge verschuldigde jaarlijkse verzekeringspremies afgezien om een verzekering af te sluiten die dergelijke schades dekt. Deze reserve zal per 2021 te vervallen.

Bestemmingsreserve Achterstallig onderhoud pand In het begin van 2019 is er vanuit het ministerie OCW een bedrag van € 395.000 ontvangen van het Rijksvastgoedbedrijf voor het weg werken van achterstallig onderhoud. Dit was toegezegd door het Rijksvastgoedbedrijf maar dit is niet door hen gerealiseerd. Bij het opstellen van het meerjarenonderhoudsplan is het herstel van deze zaken gelijk meegenomen en zal dit worden hersteld in de jaren 2019 tot en met 2021. Volgens BBV regelgeving moet achterstallig onderhoud direct ten laste van de resultatenrekening lopen. Als gevolg hiervan is het niet mogelijk om met het ontvangen bedrag voor achterstallig onderhoud een voorziening te vormen, maar moet dit in een reserve gestort worden. In 2021 zal het laatste achterstallig onderhoud worden uitgevoerd en zal deze reserve vervallen.

Bestemmingsreserve Dekking kapitaallasten Expo – Utrecht begint hier De bestemmingsreserve is bedoeld om de kapitaallasten van de nieuwe expo te dekken. De kosten zijn in 2019 en in 2020 geïnvesteerd. De volledige technische oplevering heeft in 2020 plaatsgevonden. Daarmee hebben er in 2020 nog geen afschrijvingen plaats gevonden op dit onderdeel en daarmee is er ook nog geen onttrekking van deze reserve in 2020. De totale investering is hoger uitgevallen dan begroot. Het bestuur is met de 2 e Berap 2020 akkoord gegaan om daarom de bestemmingsreserve met € 117.766 te verhogen, zodat de afschrijvingen budgetneutraal kunnen plaats vinden. (Dit is de laatste investering vanuit het verleden waarvoor een bestemmingsreserve dekking kapitaallasten is gevormd.) De afschrijvingstermijn voor deze investering is gesteld op 6 jaren, daarmee vervalt de reserve eind 2026.

Bestemmingsreserve Dekking kapitaallasten Bouw nieuw depot Deze reserve wordt gevormd ter dekking van de kapitaallasten voor de bouw van een nieuw depot, vanwege het gebrek aan capaciteit voor de laatste tranche / instroom voor het bewaren van archieven. Met de uitplaatsing van delen van het archief van de gemeente naar Het Gelders Archief in Arnhem delen van het rijksarchief naar het Rijksdepot in Emmen zijn oplossingen gevonden voor het capaciteitsgebrek. In 2020 zal HUA komen met een totaal visie op de inzet van de reserves en de voorzieningen. Deze reserve zal per 2021 te vervallen.

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

41

Bestemmingsreserve Dekking kapitaallasten Onderhoud Facilitair Beheer, Archieven en ICT c.a. Het betreft het gelijkmatig verdelen van de onderhouds- en vervangingskosten. De basis hiervoor vormt het meerjarig onderhouds- en vervangingsplan dat is opgesteld voor de periode 2016 – 2030. Uit deze bestemmingsreserve kunnen de kapitaallasten worden gedekt. Deze reserve is per eind 2020 vervallen.

Bestemmingsreserve E-depot Met de toekenning van de claim door de gemeente Utrecht zijn er middelen vrijgemaakt voor de uitwerking van het e-depot voor de gemeente Utrecht. Dit betreffen projectgelden voor de jaren 2020 tot en met 2021. Maar omdat de claim eind 2020 is toegekend wordt het geld eind 2020 gereserveerd.

Voorzieningen Voorzieningen Boekwaarde Toevoeging Vrijval 31-12-2019

Aanwending Boekwaarde 31-12-2020

Ter egalisering van kosten (BBV art 44.1c) Voorziening C

130.000

189.505

139.754

0

179.751

Totaal

130.000

189.505

139.754

0

179.751

Met de overdracht van het beheer van de depots van het Rijksvastgoedbedrijf en voor het onderhoud aan het pand aan de Hamburgerstraat naar HUA is een voorziening getroffen voor het groot onderhoud.

4. Netto vlottende schulden Netto vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar De in de balans opgenomen netto vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar kunnen als volgt gespecificeerd worden:

Boekwaarde per 31-12-2020

boekwaarde per 31-12-2019

Crediteuren Loonheffing / te betalen pensioenen Overige schulden

304.884 324.485 123.575

435.513 197.242 82.170

Totaal

752.944

714.926

Specificatie overige schulden Inhuur externen Bankkosten Externe ondersteuning Accountantskosten stelpost jaarrekening 2020 Netto lonen Onderhoud kosten gebouwen Kosten warmte Bewaking/beveiliging Abonnementen Communicatie

63.351 296 35.272 12.000 4.880 810 4.694 1.100 171 1.000

Totaal

123.575

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

42

5. Overlopende passiva Boekwaarde per 31-12-2020

boekwaarde per 31-12-2019

De van Europese en Nederlandse overheidsklichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren Overige vooruitontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen

0

0

123.450

13.914

Totaal

123.450

13.914

Vrijgevallen ontvangen bedragen of 31-12-2019 bedrag terugbetalingen Koninklijke bibliotheek St. Mondiaanfonds Archivering omgevingswet (penvoerder)

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

0 0 0 0

89.159 79.863 49.587 218.609

55.959 0 39.200 95.159

31-12-2020 33.200 79.863 10.387 123.450

43

7 Niet uit de balans blijkende verplichtingen

Omschrijving

Contractant

Duur overeenkomst

Huur kantoorruimte Alexander Numankade Huur depots Alexander Numankade Huur pand Hamburgerstraat Lease Renault Kangoo Express

Gemeente Utrecht Vastgoedbeheer Vomandi B.V. Stam Lease

1 juli 2011 t/m 30 juni 2021 1 december 2012 t/m 30 november 2027 1 augustus 2004 t/m 31 juli 2024 1 november 2018 t/m 31 oktober 2023 Totaal

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

Niet uit de balans Aantal blijkende Bedrag op resterende verplichting maandbasis maanden en € € € €

22.682 22.721 31.338 399

6 83 43 34

€ 136.094 € 1.885.870 € 1.347.530 € 13.558 € 3.383.052

44

8 Toelichting op de verschillen tussen de Staat van Baten en Lasten 2020 en de begroting 2020 Toelichting verschillen jaarrekening 2020 – begroting na wijziging 2020 Lasten 1. Personeel

Personeel Salarissen formatief Pensioenen Sociale lasten Salarissen boven formatief Overige personeelskosten Totaal

Jaarrekening 2019 2.462.427 375.006 329.402 609.760 354.613 4.131.208

Verschil jaarrekening Primaire Begroting 2020 begroting na wijziging Jaarrekening begroting na 2020 2020 2020 wijziging 2020 3.175.509 3.184.509 2.350.580 -833.929 0 0 384.284 384.284 0 0 361.472 361.472 573.056 1.012.056 880.740 -131.316 156.500 156.500 517.457 360.957 3.905.065 4.353.065 4.494.533 141.468

Toelichting: Het aantal fte’s (zonder stagiaires) in 2020 is gemiddeld 44,7 (2019: 45 fte), waarvan 5,2 fte op tijdelijke basis. De overschrijding van de begroting met € 141.000 vloeit o.a. voort uit een combinatie van hogere salariskosten, pensioenen, sociale lasten, een regeling en verkoop vakantiedagen. Als gevolg van een onbekende factor in het eerste jaar van de implementatie van het nieuwe financieel systeem Afas, is er in de maandelijkse salarisreserveringen geen rekening gehouden met de opslag voor sociale lasten werkgeversdeel over de IKB uitbetaling in de maand december. Dit kwam naar voren tijdens de laatste verwerking van het jaar waarin veel IKB werd uitbetaald. Hiermee wijkt HUA duidelijk af van de andere klanten van Afas. Bij andere klanten van Afas leidt het IKB in de maand december niet tot extra lasten omdat er daar een onderlinge uitruil van IKBcomponenten plaats vindt. Bij HUA kiest het overgrote deel van het personeel voor uitbetaling van het IKB deel in december van het jaar. Dit leidt niet alleen tot een hogere bruto salarislast in december, maar ook automatisch tot hogere werkgeverslasten. Dit bedroeg gezamenlijk ruim € 114.000.

3. Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering Administratie Huisvesting Automatisering Overige Totaal

Jaarrekening 2019 36.944 1.257.831 205.014 3 1.499.792

Verschil jaarrekening Primaire Begroting 2020 begroting na wijziging Jaarrekening begroting na 2020 2020 2020 wijziging 2020 56.600 46.600 59.354 12.754 1.640.226 1.566.226 1.717.263 151.037 144.600 183.600 211.412 27.812 4.501 4.501 37 -4.464 1.845.927 1.800.927 1.988.066 187.139

Toelichting: Er zijn extra uitgaven geweest in 2020 voor het achterstallig onderhoud van de depots (€ 202.000), daarnaast is er een dotatie geweest in 2020 van € 189.505 en een onttrekking ten laste van de voorziening van bijna € 140.000. Daarnaast zijn er meer uitgaven voor automatisering in verband met het digitaal werken waarvoor meer licenties moesten worden afgesloten en verbetering van de Wifi. Er zijn meer accountantskosten door de verantwoording van projecten.

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

45

5. Publiek

Publiek Studiezaal/educatie/winkel Tentoonstellingen/expo Activiteiten/evenementen Promotie Overige projectkosten Totaal

Jaarrekening 2019 13.747 169.909 52.772 42.933 13.791 293.152

Verschil jaarrekening Primaire Begroting 2020 begroting na wijziging Jaarrekening begroting na 2020 2020 2020 wijziging 2020 5.000 5.000 8.716 3.716 102.000 153.000 110.993 -42.007 19.000 19.000 14.653 -4.347 50.000 50.000 53.433 3.433 21.500 20.500 18.761 -1.739 197.500 247.500 206.555 -40.945

Toelichting: Door de Corona crisis zijn er minder activiteiten geweest, waardoor er ook minder kosten zijn gemaakt. De studiezaal heeft in 2020 meer ingezet op digitaal werken waardoor het publiek ook in 2020 bestellingen kon plaatsen.

7. Archieven en collecties

Archieven en collecties Acquisitie Digitalisering Inventarisatie Indicering Projecten Restauratie Bibliotheek Beeldmateriaal Fotozaken Totaal

Jaarrekening 2019 39.070 126.317 68.029 0 0 78.874 30.965 0 0 343.255

Verschil jaarrekening Primaire Begroting 2020 begroting na wijziging Jaarrekening begroting na 2020 2020 2020 wijziging 2020 36.840 10.340 15.800 5.460 120.000 120.000 120.844 844 60.500 94.500 95.183 683 0 0 0 0 0 0 95.159 95.159 98.500 47.000 47.005 5 38.000 38.000 20.505 -17.495 0 0 0 0 0 0 0 0 353.840 309.840 394.496 84.656

Toelichting: De kosten voor de projecten archivering Omgevingswet en Metamorfoze 1577 – 1795 zijn niet begroot. Deze kosten zijn als baten verantwoord bij de bijdragen derden. 9. Afschrijvingen

Afschrijvingen Immateriële vaste activa Materiële vaste activa Totaal

Jaarrekening 2019 55.108 158.546 213.654

Verschil jaarrekening Primaire Begroting 2020 begroting na wijziging Jaarrekening begroting na 2020 2020 2020 wijziging 2020 0 52.725 55.014 2.289 397.234 194.604 178.421 -16.183 397.234 247.329 233.435 -13.894

In 2019 zijn de projecten Financiën in Control, Digitaal Werken en Expo – Utrecht begint hier geïnvesteerd. De projecten zijn in 2020 afgerond en wort er in 2021 voor de eerste keer op worden afgeschreven conform de regelgeving.

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

46

11. Financiële baten en lasten

Financiële baten en lasten Financiële baten en lasten Totaal

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

Jaarrekening 2019 0 0

Verschil jaarrekening Primaire Begroting 2020 begroting na wijziging Jaarrekening begroting na 2020 2020 2020 wijziging 2020 0 0 0 0 0 0 0 0

47

Baten 2. Bijdragen rijk, gemeenten en provincie

Bijdrage Rijk, Provincie en gemeenten Rijksbijdrage Provinciale bijdrage Gemeentelijke bijdrage Opbrengst E-depot Totaal

Jaarrekening 2019 2.377.240 661.692 2.942.675 266.479 6.248.086

Verschil jaarrekening Primaire Begroting 2020 begroting na wijziging Jaarrekening begroting na 2020 2020 2020 wijziging 2020 2.351.672 2.483.033 2.579.113 96.080 661.692 661.692 661.692 0 3.099.263 3.099.263 3.099.263 0 0 0 200.000 200.000 6.112.627 6.243.988 6.540.068 296.080

Bij de eindafrekening van het Rijk zijn nog extra gelden toegewezen. In de raadsvergadering van de gemeente Utrecht in december 2020 is de claim voor het E-depot toegekend. Dit betreft € 200.000 per jaar voor de jaren 2020 tot en met 2022. De gelden voor 2020 worden gereserveerd per 31 december 2020 en vervolgens besteed in 2021.

4. Bijdragen derden

Bijdragen derden Educatie Projecten Archieven, digitalisering Collecties, restauratie Overigen Totaal

Jaarrekening 2019 6.325 147.348 221.964 148.941 101.817 626.395

Verschil jaarrekening Primaire Begroting 2020 begroting na wijziging Jaarrekening begroting na 2020 2020 2020 wijziging 2020 0 0 5.799 5.799 56.000 42.000 160.331 118.331 144.000 144.000 228.761 84.761 72.000 72.000 936 -71.064 47.500 42.476 122.828 80.352 319.500 300.476 518.655 218.179

Toelichting: er zijn in 2020 hogere opbrengsten voor de DVO’s en samenwerkingsovereenkomsten en daarnaast zijn er meer opbrengsten uit projecten waaronder die van de archivering omgevingswet waar wij penvoerder voor zijn.

6./8. Verhuur zalen en Winkelverkopen

Verhuur zalen en winkelverkopen Verhuur zalen Winkelverkopen Totaal

Jaarrekening 2019 16.506 22.111 38.618

Verschil jaarrekening Primaire Begroting 2020 begroting na wijziging Jaarrekening begroting na 2020 2020 2020 wijziging 2020 0 3.774 6.954 3.180 0 56.105 15.337 -40.768 0 59.879 22.291 -37.588

Toelichting: Door de Corona crisis zijn de inkomsten voor de winkel en de zalenverhuur achter gebleven op de begroting.

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

48

10. Incidentele baten en lasten

Incidentele baten en lasten Vrijval bestemmingsreserves Vrijval investeringsbijdragen Vrijval voorziening wachtgeldaanspraken Diverse posten met een vrijval t.l.v. resultaat Vrijval overigen Afwikkeling omzetbelasting Dotatie inrichting permanente tentoonstelling Resultaat voorgaande jaren Totaal

Jaarrekening 2019 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Verschil jaarrekening Primaire Begroting 2020 begroting na wijziging Jaarrekening begroting na 2020 2020 2020 wijziging 2020 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Jaarrekening 2019 972.690 972.690

Verschil jaarrekening Primaire Begroting 2020 begroting na wijziging Jaarrekening begroting na 2020 2020 2020 wijziging 2020 75.000 396.000 317.766 -78.234 75.000 396.000 317.766 -78.234

Dotaties aan reserves en -fondsen

Toevoegingen aan reserves Toevoegingen aan reserves Totaal

Er is in het jaar een extra dotatie van € 117.766 voor de dekking van de kapitaallasten van de nieuwe Expo. Voor het E-depot is er een dotatie reserve van € 200.000.

Onttrekkingen aan reserves en -fondsen

Onttrekkingen aan reserves en voorziening Onttrekkingen aan reserves en voorziening Totaal

Jaarrekening 2019 584.209 584.209

Verschil jaarrekening Primaire Begroting 2020 begroting na wijziging Jaarrekening begroting na 2020 2020 2020 wijziging 2020 342.439 690.439 537.731 -152.708 342.439 690.439 537.731 -152.708

De onttrekking betreft naast de onttrekking van de reserves, de onttrekking van de kosten voor het achterstallig onderhoud van de depots Alexander Numankade.

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

49

9 WNT-verantwoording 2020 Het Utrechts Archief De WNT is van toepassing op Het Utrechts Archief. Het voor Het Utrechts Archief toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2020 € 201.000, algemeen bezoldigingsmaximum.

1. Bezoldiging topfunctionarissen 1a. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling

Bedragen x € 1

C. Keijsper

Functiegegevens Aanvang en einde functtievervulling in 2020 Dienstbetrekking

Directeur 01/01-31/12 1,0

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal

€ € €

117.124 20.584 137.708

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaxuimum

€

201.000

-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terug ontvangen bedrag

€

-

Totale bezoldiging

€

137.708

Reden waarom overschrijding al dan niet is toegestaan

N.V.T

Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling Functiegegevens Aanvang en einde functtievervulling in 2019 Dienstbetrekking

N.V.T.

Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal

€ € €

119.880 19.204 139.084

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaxuimum

€

194.000

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

Directeur 01/01-31/12 1,0

50

1b. Topfunctionarissen die in 2020 geen bezoldiging hebben ontvangen

Naam

functie

Aanvang en einde functievervulling 2020 aanvang

einde

A. Klein

Voorzitter

1-1

31-12

A. Smit L. Voortman R. van Muilekom I. Jansen R. Strijk

Vicevoorzitter Bestuurslid Bestuurslid Bestuurslid Bestuurslid

14-9 1-1 1-1 1-1 1-1

31-12 31-12 31-12 31-12 31-12

De bestuursleden Klein, Voortman, van Muilekom, Jansen, Strijk en Smit ontvangen geen vergoedingen uit hoofde van hun functies elders.

1c. Topfunctionaris met een bezoldiging in 2020. Gegevens 2020

Bedragen in €1 Kalenderjaar

V. van der Burg Vice Voorzitter

2020

2019

01/01-30/04

01/01-31/12

Individueel bezoldigingsmaximum

6.645

19.400

Bezoldiging gehele periode kalendermaand 1 t/m 12

464

2.393

Periode functievervulling in het kalenderjaar

De bezoldigingsmaxima voor de bestuursvoorzitter is 15% en voor bestuursleden is 10% van de WNT norm van € 201.000.

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

51

III CONTROLEVERKLARING ACCOUNTANT Nog toe te voegen na ontvangst na bestuursvergadering dd 15 maart 2021

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

52

CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan: het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief

A. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen jaarrekening 2020 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2020 van de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief te Utrecht gecontroleerd. Naar ons oordeel: • geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2020 als van de activa en passiva van de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief op 31 december 2020 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); • zijn de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2020 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het controleprotocol d.d. 19 september 2016. De jaarrekening bestaat uit: 1 het overzicht van baten en lasten over 2020; 2 de balans per 31 december 2020; 3 de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen;

De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol dat is vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 19 september 2016 en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2020 vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening. Wij zijn onafhankelijk van de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief zoals vereist in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).

Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2020 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub j Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 76.000. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2020.

Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado. Wij zijn met de raad overeengekomen dat wij aan de raad tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 25.000 rapporteren alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve, SiSaof WNT-redenen relevant zijn.

B. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen andere informatie Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de jaarstukken andere informatie, die bestaat uit: • jaarverslag, waaronder de programmaverantwoording en de paragrafen; Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het Algemeen Bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV.

2

C. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het Algemeen bestuur voor de jaarrekening Het Algemeen Bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV. Het Algemeen Bestuur is ook verantwoordelijk voor het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het controleprotocol d.d. 19 september 2016. In dit kader is het Algemeen Bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het Algemeen Bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het Algemeen Bestuur afwegen of de financiële positie voldoende is om de gemeenschappelijke regeling in staat te stellen de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen. Het Algemeen Bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de risico’s kunnen worden opgevangen toelichten in de jaarrekening.

Het algemeen Bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling.

Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.

3

Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Bado, het controleprotocol dat is vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 16 september 2016, het Controleprotocol WNT 2020, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: • het identificeren en inschatten van de risico’s o dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, o dat baten en lasten alsmede de balansmutaties als gevolg van fouten of fraude niet in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; • het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden.

Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling; • het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het Algemeen Bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan; • het vaststellen dat de door het Algemeen Bestuur gehanteerde afweging dat de gemeenschappelijke regeling in staat is de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen aanvaardbaar is. Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de gemeenschappelijke regeling haar financiële risico’s kan opvangen. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring.

Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat de gemeenschappelijke regeling de financiële risico’s niet kan opvangen; • het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; en • het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen en of de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen. Gegeven onze eindverantwoordelijkheid voor het oordeel zijn wij verantwoordelijk voor de controle van de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling, rekening houdend met de invloed daarop van de aard en de significantie van de activiteiten van uitvoeringsorganisaties ten behoeve van de gemeenschappelijke regeling. Op basis hiervan hebben wij de aard en omvang bepaald van de uit te voeren werkzaamheden ten aanzien van deze uitvoeringsorganisaties.

4

Wij communiceren met het Algemeen Bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Nieuwegein, 15 maart 2021 HLB Blömer accountants en adviseurs B.V.

Drs. J.N. Witteveen RA

5

IV VASTSTELLINGSBESLUIT DOOR HET ALGEMEEN BESTUUR VAN HET UTRECHTS ARCHIEF Vaststellingsbesluit Directeur en managementteam van Het Utrechts Archief Als ontwerp “Jaarstukken 2020” vastgesteld en aangeboden aan het Algemeen Bestuur op 14 juni 2021 De directeur van Het Utrechts Archief, mw. drs. C.C.A.E. Keijsper

Het Algemeen Bestuur van Het Utrechts Archief Bijeen op 14 juni 2021; Gelezen het voorstel van de directeur van Het Utrechts Archief d.d. 14 juni 2021;

B e s l u i t: a.

vast te stellen de Jaarstukken 2020, welke sluit met een negatief saldo van € 16.106

b.

het saldo ad € 16.106 van de jaarrekening 2020 ten laste te brengen van de algemene reserve

de directeur,

de voorzitter,

mw. drs. C.C.A.E. Keijsper

mw. drs. A. Klein

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

53