Document · PDF

HUA jaarrekening.pdf

Gemeenteraad 3 juni 2021, gemeente UtrechtBij agendapunt: Raadsvoorstel Zienswijze ontwerpbegroting 2022-2025 Het Utrechts Archief16.601 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

JAARSTUKKEN 2020

Samenstelling van het Algemeen bestuur van Het Utrechts Archief: Mevrouw Anke Klein, voorzitter (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) De heer Vincent van der Burg, vicevoorzitter (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) (tot 29 april 2020) Mevrouw Anja Smit, vice-voorzitter (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) (vanaf 14 september 2020) De heer Rob van Muilekom (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) Mevrouw Ineke Jansen (Algemeen Bestuur) Mevrouw Linda Voortman (Algemeen Bestuur) De heer Robert Strijk (Algemeen Bestuur)

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

Voorwoord In deze jaarstukken van Het Utrechts Archief vindt u een overzicht van programmadoelen van onze organisatie, de daarbij horende werkzaamheden en projecten, de inzet van de financiële middelen en de resultaten in 2020.

De jaarstukken 2020 bestaan uit: het jaarverslag: de programmaverantwoording en paragrafen; de jaarrekening met balans per 31 december 2020 en bijlagen Het Utrechts Archief legt in de jaarstukken verantwoording af over de realisatie van de Programmabegroting 2020. Hierbij beschrijven we ons programma in drie speerpunten, met het gevoerde beleid en de daarvoor beschikbaar gestelde financiële middelen. In de jaarrekening is de financiële verantwoording opgenomen met toelichting en een balans met toelichting. Vanuit onze missie werken we aan de speerpunten “Samen bouwen aan het archief van morgen”, “Jouw collectie Utrecht start bij HUA” en “Onze organisatie maken we met elkaar”. Bij de uitvoering van de speerpunten zijn onze vier kernwaarden leidend: toegankelijk, duurzaam, verbindend en betrouwbaar. We zijn er voor iedereen die onze collecties en diensten wil (her)gebruiken voor recht en bewijs, onderzoek, onderwijs of cultuurbeleving. 2020 was een zwaar jaar vanwege de corona pandemie. In maart werden we geconfronteerd met deze pandemie en de eerste lockdown, inmiddels zitten we in een tweede lockdown en is het verdere verloop nog niet goed te voorspellen. De studiezaal en expo moesten sluiten en de medewerkers werkten en werken zoveel mogelijk vanuit huis.

Dankzij het ver gevorderde programma Digitaal Werken konden veel werkzaamheden doorlopen, waarbij de digitale dienstverlening een enorme vlucht heeft genomen. Een aantal werkzaamheden op het gebied van de collecties, zoals restauratie, conservering en digitalisering, heeft enige vertraging opgelopen. Tot ons grote verdriet hebben we op 29 april 2020 afscheid moeten nemen van onze geliefde vicevoorzitter, Mr. Dr. Vincent Arthur Maria van der Burg. Als Rijksbestuurder heeft Vincent van der Burg zich sinds 1998 met grote toewijding ingezet voor de missie van Het Utrechts Archief om de bronnen van het Utrechtse verleden te bewaren en toegankelijk te maken voor een breed publiek. Met zijn indrukwekkende kennis van de Utrechtse geschiedenis heeft hij als bestuurder een belangrijke bijdrage geleverd aan de ontwikkeling van onze organisatie. Vincent van der Burg was een graag en vaak geziene gast tijdens de publieksactiviteiten van Het Utrechts Archief. We zijn er trots op dat hij onze vernieuwde Expo eind 2019 nog namens het Rijk heeft kunnen openen. Utrecht, 1 maart 2021 Namens het Managementteam van Het Utrechts Archief, De directeur, Drs. Chantal Keijsper

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

Inhoudsopgave Samenstelling van het Algemeen bestuur van Het Utrechts Archief: ...................................................................... 2 Voorwoord ............................................................................................................................................................... 3

I 1

JAARVERSLAG ................................................................................................................................ 6 Jaarverslag 2020............................................................................................................................................. 6 1.1 Jaarrekeningresultaat 2020 .................................................................................................................... 6 1.2 Resultaatbestemming ............................................................................................................................. 6 1.3 Balans per 31 december 2020 ................................................................................................................ 7 Beleidsbegroting: programmabegroting .......................................................................................................... 9 1.4 Tekst ....................................................................................................................................................... 9 1.5 Speerpunt 1: Samen bouwen aan het archief van morgen ..................................................................... 9 1.6 Speerpunt 2: Jouw collectie [Utrecht] start bij HUA .............................................................................. 15 1.6.1

Programmadoel ...................................................................................................................... 15

1.6.2

Beoogde maatschappelijke effecten ....................................................................................... 15

1.6.3

Effectenindicatoren ................................................................................................................. 15

1.7 Speerpunt 3. Onze organisatie maken we met elkaar. ......................................................................... 18

1.7.1

Programmadoel ...................................................................................................................... 18

1.7.2

Beoogde maatschappelijke effecten ....................................................................................... 18

1.7.3

Effectenindicatoren ................................................................................................................. 18

1.7.4

Wat hebben we ervoor gedaan? ............................................................................................. 18

Paragrafen .................................................................................................................................................... 21 2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing........................................................................................... 21 2.1.1

Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing .................................................................. 21

2.1.2

Weerstandscapaciteit ............................................................................................................. 21

2.1.3

Risico-inventarisatie ............................................................................................................... 21

2.1.4

Benodigde weerstandscapaciteit ............................................................................................ 23

2.1.5

Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) .............. 23

2.2 Kapitaalgoederen en onderhoud .......................................................................................................... 23 2.2.1

Algemeen ............................................................................................................................... 23

2.2.2

Waardering en afschrijving van activa .................................................................................... 24

2.3 Verbonden partijen ............................................................................................................................... 24 2.4 Financiering .......................................................................................................................................... 25 2.4.1

Algemeen ............................................................................................................................... 25

2.4.2

Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB) .......................................................................... 25

2.4.3

Renterisiconorm ..................................................................................................................... 25

2.4.4

Kasgeldlimiet .......................................................................................................................... 25

2.5 Bedrijfsvoering ...................................................................................................................................... 26 2.5.1

Organisatie inrichting en managementfilosofie ....................................................................... 26

2.5.2

Normaliseren rechtspositie ambtenaren ................................................................................. 28

2.5.3

Huisvesting ............................................................................................................................. 28

2.5.4

Interne beheersing.................................................................................................................. 28

2.5.5

BTW ....................................................................................................................................... 29

2.5.6

Duurzaamheid ........................................................................................................................ 29

2.5.7

Automatisering........................................................................................................................ 29

II JAARREKENING ............................................................................................................................. 30 3

Balans per 31 december 2020 ...................................................................................................................... 31

Staat van Baten en Lasten 2020 ................................................................................................................... 33

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

Grondslagen voor de waardering van activa en passiva ............................................................................... 34 5.1 Grondslagen voor de waardering van activa ........................................................................................ 34 5.1.a

Immateriële vaste activa ......................................................................................................... 34

5.1.b

Materiële vaste activa ............................................................................................................. 34

5.1.c

Voorraden ............................................................................................................................... 34

5.1.d

Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar en andere overlopende activa ...................................................................................................................................... 34

5.1.e

Liquide middelen .................................................................................................................... 34

5.2 Grondslagen voor de waardering van passiva ...................................................................................... 34 5.2.a

Eigen vermogen ..................................................................................................................... 34

5.2.b

Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar ......................... 35

5.3 Grondslagen voor de bepaling van het resultaat .................................................................................. 35 5.4 Algemene grondslagen voor de opstelling van de jaarrekening ........................................................... 35 5.5 Missie ................................................................................................................................................... 36 6

Toelichting op de balans per 31 december 2020 .......................................................................................... 37

Niet uit de balans blijkende verplichtingen .................................................................................................... 44

Toelichting op de verschillen tussen de Staat van Baten en Lasten 2020 en de begroting 2020 .................. 45

WNT-verantwoording 2020 Het Utrechts Archief .......................................................................................... 50

III CONTROLEVERKLARING ACCOUNTANT ................................................................................... 52 IV VASTSTELLINGSBESLUIT DOOR HET ALGEMEEN BESTUUR VAN HET UTRECHTS ARCHIEF .......................................................................................................................................... 53

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

JAARVERSLAG

1 Jaarverslag 2020 1.1

Jaarrekeningresultaat 2020

Bij de 2e Bestuursrapportage 2020 is een saldo geprognosticeerd van € 0, het eindresultaat voor 2020 is uitgekomen op € 16.106 negatief.

Nr.

Omschrijving

LASTEN 1 Personeel 3 Bedrijfsvoering 5 Publiek 7 Archieven en Collecties 9 Afschrijvingen 11 Financiële baten en lasten Totaal lasten BATEN 2 Bijdragen rijk, gemeenten en provincie 4 Bijdragen derden 6 Verhuur zalen 8 Verkopen winkel 10 Verkopen overigen 12 Incidentele baten en lasten Totaal baten

1.2

Primaire begroting 2020

Begroting na wijziging 1e berap 2020

Begroting na wijziging 2e berap 2020

Rekening 2020

3.905.065 1.845.927 197.500 353.840 397.234 0

4.203.065 1.845.927 298.500 353.840 247.329 0

4.353.065 1.800.927 247.500 309.840 247.329 0

4.494.533 1.988.066 206.555 394.496 233.435 0

6.481.061 6.699.566 6.948.661 6.958.661

7.317.085

Rekening 2019

4.131.208 1.499.792 293.152 343.255 213.654 0

6.248.086 626.395 16.506 22.111 0 0

6.112.627 319.500 0 0 0 0

6.260.988 360.355 3.774 56.105 0 0

6.243.988 360.355 3.774 56.105 0 0

6.540.068 518.655 6.954 15.337 0 0

6.913.098 6.432.127 6.681.222 6.664.222

7.081.014

Batig saldo (baten - lasten)

432.037

-267.439

-294.439

-236.071

Dotaties aan reserves en -fonds Onttrekkingen aan reserve en -fonds

972.690 584.209

75.000 342.439

346.000 640.439

317.766 537.731

Saldo van baten en lasten

43.556

-16.106

Resultaatbestemming

De jaarrekening 2020 van Het Utrechts Archief sluit met een nadelig saldo van € 16.106. Voor een verdere toelichting op de Algemene reserve wordt verwezen naar paragraaf 3.1.2 – Weerstandscapaciteit. Het Algemeen Bestuur wordt gevraagd om dit ten laste te mogen brengen van de algemene reserve.

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

1.3

Balans per 31 december 2020 31-12-2019 €

31-12-2020 €

ACTIVA Vaste Activa Immateriële vaste activa - Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief

Materiële vaste activa - Investeringen met een economisch nut

91.500

36.487 91.500

36.487

1.712.814

1.692.160 1.712.814

1.692.160

1.804.314

1.728.647

Totaal vaste activa

Vlottende activa

Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - vorderingen op openbare lichamen - Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige vorderingen Liquide middelen - Kassaldi - Banksaldi Overlopende activa - Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen

1.375.616

1.134.604 0 1.079.613

24 1.124.589

54.991

251.003 67.041

234.332 1.890 65.151

2.943 231.389

234.974

345.597 234.974

345.597

Totaal vlottende activa

1.714.533

1.677.631

Totaal generaal

3.443.180

3.481.945

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

PASSIVA

31-12-2020 €

31-12-2019 €

Vaste Passiva Eigen vermogen - Algemene reserve - Bestemmingsreserve - Gerealiseerd resultaat Voorzieningen - Voorzieningen ter egalisering van kosten

2.387.035 476.480 1.926.661 -16.106

2.623.106 476.480 2.103.070 43.556

179.751 179.751

Totaal vaste passiva

130.000 130.000

2.566.786

2.753.106

Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd koster dan één jaar - Overige schulden Overlopende passiva - Overige vooruitontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen. Totaal vlottende passiva totaal generaal

752.944 752.944

714.925 714.925

123.450 123.450

13.914 13.914

876.394 3.443.180

728.839 3.481.945

In onderdeel II “Jaarrekening” wordt de balans toegelicht.

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

Beleidsbegroting: programmabegroting 1.4

Van 5 programma’s naar 1 programma met 3 speerpunten

Met het besluit van het bestuur van 9 december 2019 zijn de 5 programma’s teruggebracht zijn naar 1 programma “Archieven”. Dit valt binnen de BBV regelgeving. In onderstaande tabel wordt een vertaling van de belangrijkste onderwerpen van de oude programma’s naar de drie nieuwe speerpunten gegeven: Onderwerpen

Oude programma

Nieuwe speerpunt

Website, Versnelling project

Programma I – Dienstverlening

Speerpunt 2: Jouw collectie

notaris, Locatie gebonden

[Utrecht] start bij HUA

erfgoedinformatie, Nadere ontsluiting bronnen Aansluiten op het Collectie Beheer

Programma II – Integraal beheer

Systeem, Verbeteren metadata in

Speerpunt 1: Samen bouwen aan het archief van morgen

het CBS, Aansluiten overheden op het e-Depot, Serviceorganisatie eDepot Nieuwe tentoonstellingen, vaste

Programma III – Leren en beleven

expositie, Publieksactiviteiten en

Speerpunt 2: Jouw collectie [Utrecht] start bij HUA

cursussen, Educatieprogramma Regionale dienstverlening e-

Programma IV – Kennispartner in

Speerpunt 1: Samen bouwen aan

Depot, Nieuwe

de regio

het archief van morgen

Programma V -- Bedrijfsvoering

Speerpunt 3. Onze organisatie

samenwerkingsverbanden / DVO’s Interne informatievoorziening HUA, Digitaal Werken, Financiën in

maken we met elkaar

Control Het jaar 2020 is zo een overgangsjaar voor de inhoudelijke verantwoording van 5 programma’s naar 1 programma geworden. In het nieuwe Meerjarenbeleidsplan Het Utrechts Archief 2021 – 2024, dat in september 2020 door het Algemeen Bestuur is vastgesteld, worden de speerpunten verder uitgewerkt en worden deze speerpunten voorzien van nieuwe en heldere prestatie-indicatoren. Met de overgang van 5 naar 1 programma is ook heldere financiële verantwoordingen gerealiseerd. Bij een kleine organisatie als HUA is het niet mogelijk om kosten eenduidig naar verschillende programma’s te verdelen omdat er altijd kruisbestuivingen tussen kleine programma’s plaats zal vinden. De verantwoording op 1 programma geeft bij deze omvang van de organisatie ruim voldoende sturingsmogelijkheden.

1.5

Speerpunt 1: Samen bouwen aan het archief van morgen

1.5.1

Doel

In de periode 2017 tot en met 2020 sluit Het Utrechts Archief de belangrijkste systemen van onze zorgdragers aan op het e-Depot, implementeren we een nieuw collectiebeheersysteem en optimaliseren we onze metadata en toegangen. Daarnaast zal de acquisitie van waardevolle archieven en de digitalisering van kwetsbare en meest geraadpleegde stukken voortgaan. Voor het urgente capaciteitstekort aan fysieke depotruimte zal in deze beleidsperiode een duurzame oplossing moeten worden gerealiseerd. In deze periode wordt de samenwerking in de regio met de komst van het e-Depot geïntensiveerd. Het Utrechts Archief zal in gesprek gaan met decentrale overheden en erfgoedinstellingen over informatiebeheer van digital born archieven en de verwerking van oudere gedigitaliseerde bestanden. Op het gebied van cultuureducatie zullen kansen worden benut voor samenwerking rondom actuele thema’s.

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

1.5.2

Beoogde maatschappelijk effecten

•

Betrouwbare digitale informatie voor de lange termijn geborgd

•

Informatie beter toegankelijk en beschikbaar

•

Versteviging van de positie in de regio voor beheer en gebruik van archief

1.5.3

Effectenindicatoren

•

Toename digitale data in het e-Depot

•

Toename digitaal doorzoekbare en herbruikbare data

•

Toename kennisvragen uit de regio

Aandachtsvelden in het speerpunt ‘Samen bouwen’ Collectie en beschikbaarheid In 2020 groeide de collectie en verbeterde de toegankelijkheid. Zo vond overdracht plaats van archieven van het Humanistisch Historisch Centrum; werd de schenkings- en licentieovereenkomst tussen RTV Utrecht en HUA getekend voor de voorgangers van RTV Utrecht (1989-2002); werd met hulp van de Stichting Vrienden van Het Utrechts Archief een aquarel van Pieter van Liender aangeschaft. Ook startte HUA met het aanleggen van een coronacollectie. Corona zorgde ervoor dat werken op locatie alleen mogelijk was wanneer noodzakelijk. De instroom van nieuwe archieven bleef hierdoor aanzienlijk lager dan gemiddeld. Anderzijds konden goede resultaten worden geboekt met de verbetering en publicatie van toegangen en archieftitels. De toegankelijkheid en beschikbaarheid van de collectie is gegroeid, mede door aansluiting op het Netwerk Oorlogsbronnen in 2020. Bovendien is het contract met APE (Archives Portal Europe) herijkt waarmee de beschrijvingen expliciet als open data aangeboden worden onder de CC-BY-SA licentie.

Volume fysieke archieven en collecties Volume collectie HUA (m1)

2017

2018

Archieven

26.235

26.462

27.317

27.493

Ca. 6.000

32.235

32.462

33.317

33.493

Bijzondere collecties Totaal

2019

2020

Archiefbewaarplaatsen Het Utrechts Archief Archiefdepot Het Utrechts Archief totaal

Eind 2019

Aanwas

Eind 2020

2020 Archiefbewaarplaats gemeente Utrecht Totaal archieven overheid

6.155

6157

Totaal archieven particulier

3.199

144

3343

Summa totalis

9.354

146

9.500

Archiefbewaarplaats gemeente Nieuwegein Totaal archieven overheid

1.161

1.164

Totaal archieven particulier

-1

1.200

1.202

Totaal archieven overheid

1.709

Totaal archieven particulier

1.777

Summa totalis Archiefbewaarplaats provincie

Totaal

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

Archiefbewaarplaats Rijk Totaal archieven overheid

7.556

7.599

Totaal archieven particulier

7.324

7.361

-56

-46

14.880

-9

14.914

Totaal afgestoten overheid (vervreemding) Totaal

Gedigitaliseerde objecten op de website Raadpleegbaar op de website

2017

2018

2019

2020

Archieven Archiefbank, gescande inventarisnummers

176.689

185.938

197.502

207.494

Archiefbank, jpg

3.792.682

4.734.241

5.212.988

5.972.044

Archiefbank, pdf multipage (akten Notaris)

1.175.676

195.175

198.181

206.327

212.967

298

344

388

436

Collecties Beeldbank, tiff/jpg AV, mp4 Kranten en periodieken, pagina’s

238.865

240.093

Kranten en periodieken, alto XML

50.028.182

51.045.925

Metadata op de website Raadpleegbaar op de website

2017

2018

2019

2020

Archieven Archieven (titels)

1.874

1.929

1.948

2.002

Archiefvormers

4.330

4.831

5.101

Archieftoegangen (inventarissen)

1.208

1.248

1.282

1.395

Archiefbeschrijvingen (inventarisnummers)

926.693

981.001

1.003.005

1.028.601

2.965.546

3.175.350

3.387.569

3.415.511

Objecten

95.129

97.634

97.796

Personen

9.710.700

10.337.291

11.050.622

11.502.399

Adressen

108.449

105.138

105.137

Bibliotheek

76.195

80.241

83.210

84.128

Beeldmateriaal

195.175

198.181

206.327

212.967

AV-materiaal film globaal

298

344

388

436

AV-materiaal film uitgebreid

210

242

279

286

Nader ontsloten archiefbeschrijvingen

Collecties

(Toename) digitaal herbruikbare data / open data Raadpleegbaar op de website: opendata

2017

2018

2019

2020

(aantal datasets) Archieftoegangen (via APE) Nader ontsloten archiefbeschrijvingen (via

33.467

1.807

1.816

1.828

34.282

36.405

37.638

1.903.573

2.895.521

3.159.421

151.849**

162.828

archieven.nl) Beschrijvingen nadere toegangen (via wiewaswie) Objecten beeldmateriaal (via eigen website en archieven.nl)

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

Objecten beeldmateriaal (via Utrecht Altijd)

106.942

PIDS

107.140

107.131

21.877.317

23.215.126

Niet op de website Akten HUA via Open Archieven (Bob Coret)

1.085.496

1.667.773

Netwerk Oorlogsbronnen

1.015.716

53.915

294.475

Aansluiting op Actorenregister (open data)

5.100

5.101

** vanaf 2019 opgevat als het aantal vrij te downloaden images vanaf onze site.

Digitale duurzaamheid Het Rijk zal zich rond 2024 terugtrekken uit de gemeenschappelijke regelingen van de RHC's. Dit heeft gevolgen voor het rijks e-depot waar de RHC's gebruik van kunnen maken. In de eerste helft van 2020 heeft het bureau PBLQ in opdracht van het Rijk een onderzoek gedaan naar scenario's voor het rijks e-depot en de RHC's. HUA heeft daarbij de voorkeur uitgesproken voor scenario 6 waarbij de RHC's gebruik kunnen blijven maken van het rijks e-depot. In kwartaal 4 van 2020 zijn gesprekken opgestart tussen het Rijk, het Nationaal Archief en de RHC's om een oplossing voor het e-depot te zoeken. In die gesprekken heeft het Rij aangegeven dat de RHC's na uittreding van het rijk geen gebruik meer kunnen maken van het rijks e-depot en op zoek zullen moeten gaan naar een eigen oplossing van duurzaam digitaal beheer. Tot dat moment is er door HUA en de partners gewerkt aan de aansluiting van de partners op het e-depot. Met de provincie is gewerkt aan een proefoverbrenging. Daarvoor is het nodig ter plaatse samen te werken in het Huis voor de Provincie. Vanwege de corona-maatregelen was deze fase van dit project niet uitvoerbaar. De planning hiervoor wordt gevolgd binnen de gezamenlijke Stuurgroep e-Depot van de provincie en HUA. In december 2020 kwam groen licht van de gemeente Utrecht op de ingediende claim voor het invullen van de digitale duurzaamheid.

Door deze toekenning kunnen structurele stappen gezet worden in het realiseren van digitale duurzaamheid, ongeacht de keuzes die uiteindelijk zullen worden gemaakt ten aanzien van de zes scenario’s. Het Rijk steunt vanuit DTR-gelden en kennisopbouw. Met de toetreding van de provincie tot de GR HUA in 2019 is ook een vaste jaarlijkse bijdrage overeengekomen voor digitaal archiefbeheer voor de provincie. Mede door deze middelen kunnen forse nieuwe stappen gezet worden op het gebied van oplossingen voor digitale duurzaamheid. Een e-depotvoorziening is één van de oplossingen. Daarnaast wordt ook met andere mogelijkheden rekening gehouden, waarbij common ground het meest nadrukkelijk in beeld is. Deze forse nieuwe stappen zijn onverminderd urgent. Zelf heeft HUA eind 2020 zijn de projecten rondom het e-depot tot programma digitale duurzaamheid gebundeld. Voor dit programma is in december de vacature teamcoördinator A&I/ programmanager opengesteld. Deze programmamanager zal zich volledig inzetten voor de digitale duurzaamheid en de uitbouw van de beoogde digitale archiefdiensten.

Regionale positie en samenwerking in de regio Eind 2020 liep de DVO met de gemeente Nieuwegein af. Eind oktober is de definitieve versie van de DVO opgesteld en ondertekend voor de periode 2021-2026. Verlenging van de DVO’s met diverse gemeenschappelijke regelingen zijn en worden in de betreffende SIO’s geagendeerd. Daarnaast is overeenstemming bereikt met voortzetting en invulling van de samenwerkingsovereenkomst met de Ridderlijke Duitsche Orde voor de periode 1 april 2021 – 31 maart 2026. De inwerkingtreding van de Omgevingswet is uitgesteld van 2021 naar 2022. De omgevingswet brengt ook op het gebied van informatiehuishouding een grote verandering met zich mee. Vanuit de VNG Adviescommissie Archieven en Het Utrechts Archief is de vraag gesteld wat de impact is van het DSO en de Omgevingswet op het digitale informatiebeheer bij decentrale overheidsorganen. De casus hiervoor zijn de overheidsorganen in de regio Utrecht. In 2019 is gestart met het project Digitaal Stelsel Omgevingswet met als doelstelling een handreiking op te stellen die door alle betrokken overheden in Nederland gebruikt kan worden. Het opstellen vergt veldwerk dat door corona momenteel niet mogelijk is. Er is een creatieve oplossing gevonden door het veldwerk niet als input maar als toets te gebruiken voor de handreiking archivering onder de Omgevingswet.

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

Zodoende kan oplevering in 2021 plaatsvinden. In november verscheen in het vakblad Od een artikel over de Handreiking duurzame toegankelijkheid onder de Omgevingswet.

Digitalisering en conservering Doelstelling is om jaarlijks 500.000 images van archieven beschikbaar te stellen. Tweewekelijks worden archieven on demand gedigitaliseerd. Door de digitale dienstverlening is het aantal aanvragen flink gestegen in 2020 (zie verder p. 13). Digitalisering on demand vindt momenteel extern plaats. In september is een verkenning gestart naar het intern digitaliseren van de tweewekelijkse aanvragen. Naast scanning on demand wordt met extra financiering meer gedigitaliseerd. Zo is begin 2020 het oud archief van de RDO digitaal beschikbaar gekomen. Op 2 juni 2020, op de verjaardag van de Stad Utrecht, kwam het Middeleeuwse stadsarchief online. In december 2020 verscheen een artikel over de conservering van 35.000 acquitten die onderdeel uitmaken van het project. Er is gestart met de conservering en digitalisering van kwetsbare stukken van het Stadsbestuur 1577-1795, eveneens vanuit Metamorfoze. Daarnaast worden er in de periode 2021-2024 500.000 extra scans geproduceerd en innovatief ontsloten in het nieuwe programmacluster Dito (Digitale innovatie en Toegankelijkheid).

Projectcluster DITO: Digitale innovatie & Toegankelijkheid In 2020 is het DITO-investeringsplan vastgesteld, met twee hoofddoelstellingen: a.

Rendement van de collectie vergroten door te werken aan digitaal publieksbereik.

Verdere ontwikkeling van de kennis en competenties die nodig zijn voor de volgende fase van digitaal beheer.

De projecten binnen DITO bevinden zich in de tweede laag (bruikbaar) van het drielagenmodel van HUA, waarin we werken aan de toegankelijkheid van de collectie.

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

DITO zet in op voortgaande innovatie, in aansluiting op de pilotprojecten die in de afgelopen jaren zijn uitgevoerd in het HUALab. Hier wordt actief de samenwerking gezocht met NDE en sluit HUA aan bij de ontwikkelingen in de erfgoedsector (zoals het Rijkslab). Concreet wordt de digitale toegankelijkheid wordt in de periode 2021 t/m 2024 verbeterd door: •

alle beschikbare nadere toegangen en transcripties online aan te bieden;

•

nader ontsluiten en (laten) digitaliseren van de belangrijkste basisregistraties, aanvullend op eerdere en lopende inspanningen (BS, DTB, bouwdossiers, bevolkingsregister, notariële akten, kadaster);

•

nader ontsloten informatie (wie-wat-waar-wanneer-data) als verwijsbare data aan te bieden;

•

waar mogelijk de primaire collectietoegangen te verbeteren door ze te koppelen aan deze verwijsbare data of ze te verrijken met behulp van termenlijsten;

•

vormen van thematische toegang te realiseren, zoals de zoekingang op de kadastrale archieven, de Utrechtse bestuurders of de Utrechtse WOII-data te bewerkstelligen;

•

te experimenteren met nieuwe technieken van digitale toegankelijkheid en deze bij bewezen succes, te integreren in de bestaande digitale infrastructuur;

•

het beheer van alle in deze laag gecreëerde data te verankeren in de organisatie, op de verschillende niveaus van organisatie, inhoud en techniek (o.a. de i.s.m. NDE ontwikkelde publicatietool voor verwijsbare data).

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

De projecten in DITO vinden plaats gedurende de beleidsperiode 2021-2024. De voorbereiding is gestart in 2020, de realisatie start in 2021.

Corona hotspot Het corona-virus is te beschouwen als een hotspot. Zorgdragers (Rijksoverheden, provincie, gemeentes, gemeenschappelijke regelingen) stellen zelf vast of sprake is van een hotspot. De archivaris van Het Utrechts Archief heeft hierin positief geadviseerd. Dat betekent dat de informatie m.b.t. corona voor blijvende bewaring in aanmerking komt; ook informatie die anders vernietigd zou worden. Daarnaast heeft HUA zelf maatregelen genomen om informatie over de Utrechtse corona-periode veilig te stellen. Websites zijn aangemerkt als blijvend te bewaren; inwoners van provincie Utrecht en in het bijzonder van de gemeenten Utrecht en Nieuwegein opgeroepen zelf bij te dragen aan de collectie over de Utrechtse Coronaperiode; en er zijn door medewerkers van het HUA foto’s gemaakt van diverse plekken in de provincie Utrecht.

1.6

Speerpunt 2: Jouw collectie [Utrecht] start bij HUA

1.6.1

Doel

Het doel van dit speerpunt richt zich op cultuureducatie in brede zin: via het educatieprogramma, activiteiten en tentoonstellingen kan iedereen meer te weten komen over de collectie van HUA en de geschiedenis van Utrecht. Via deze activiteiten in het publiekscentrum op de Hamburgerstraat wordt HUA (h)erkend als inspirerende en actieve samenwerkingspartner op het gebied van Utrechts cultureel erfgoed. HUA bereikt met het educatie- en publieksprogramma zo’n 30.000 bezoekers per jaar, die het aanbod zeer hoog waarderen. HUA heeft verschillende ambities voor het publieksprogramma: het optimaliseren van het aanbod voor de bezoekers, een jaarlijkse toename van het bezoek met 5%, het streven naar kostenreductie, het verhogen van de inkomsten, het aanboren van nieuwe markten en het nóg steviger verankeren van de organisatie in het Museumkwartier.

1.6.2

Beoogde maatschappelijke effecten

De toegankelijkheid van de collectie en activiteiten vergroten voor een breder en inclusiever publiek. •

Door gebruikers en bezoekers actief te betrekken zorgen voor een groter en breder maatschappelijk draagvlak en daarmee een groter ‘rendement’ van onze collectie.

•

Een bijdrage leveren aan inclusieve en participatieve cultuureducatie in de breedste zin in Utrecht (zgn. ‘formal and informal learning’).

1.6.3

Effectenindicatoren

Toename aantal bezoekers en gebruikers kwantitatief digitaal (website en social media) en ‘on-site’ in Publiekscentrum en Studiezaal •

Bezoekers en gebruikers meer divers

•

Toename Klanttevredenheid fysieke en digitale dienstverlening , en bezoek publiekscentrum

•

Toename bekeken pagina’s website

•

Groei van de hoeveelheid beschikbaarheid bronnen via eigen website en externe platforms

•

Groei en het meer divers worden van het aantal samenwerkingspartners

•

Evenwichtig aantal exposities en activiteiten die groeidoelstellingen ondersteunen

•

Toename van het gebruik van de collectie buiten HUA (d.m.v. samenwerking en bruiklenen)

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

Aandachtsvelden in het speerpunt ‘Jouw Collectie begint in HUA’ (Digitale) Dienstverlening in Het Utrechts Archief Team Dienstverlening heeft gedurende 2020 een grote flexibiliteit laten zien wat betreft de gevolgen van Corona. Tot half maart werd met de ervaringen uit 2019 de dienstverlening in de Studiezaal en online ‘ gewoon’ gecontinueerd. Ook werd de samenwerking tussen de verschillende teams en afdelingen geïntensiveerd op basis van de thema’s ‘Digitale Zichtbaarheid’, ‘Digitale Bruikbaarheid en ‘Nadere Toegang’. Wat betreft Digitale Zichtbaarheid (website en andere presentatievormen) werd de website en chat gemonitord en verbeterd. Ook werden projecten opgestart betreffende de Digitale Toegankelijkheid van de website, het uploaden van materiaal van de beeldbank naar Wikimedia en gebruik van Automatische Trefwoorden in de Beeldbank. In het kader van ‘Digitale bruikbaarheid’ werd er o.a. een aantal unieke en duurzame identifiers (GUIDs en PIDs) in gebruik genomen en gewerkt aan een nieuwe zoekinterface op maat voor diverse doelgroepen met user generated content. Wat betreft ‘Nadere Toegang’ waren er crowdsourcing projecten zoals de Bevolkingsregisters 1850-1889 op het platform Vele Handen. Ook werd ingezet op verdere toepassing van en kennisdeling over onze ervaring met de AI tool Transkribus. Zo werd deelgenomen aan een Transkribus Conferentie in Innsbruck.

De Dienstverlening werd half maart vanaf dag 1 van de sluiting van de Alexander Numankade vanwege Corona digitaal van huis door de medewerkers van de studiezaal opgepakt: de berichten in inlichtingen- mailbox werden direct beantwoord en daarnaast werden de chattijden aanzienlijk uitgebreid. De 1e resultaten: totaal ca. 750 verzoeken waarvan 200 via de chat. Totaal een verdubbeling van het aantal verzoeken met een hoge klanttevredenheid Via social media kanalen werden instructiefilmpjes gedeeld over hoe je kunt zoeken in de HUA collectie. In de loop van het jaar verdrievoudigde het aantal digitale gebruikers zelfs t.o.v. de periode van voor Corona. Eind april werd gestart met het opstellen van de plannen voor de stapsgewijze heropening van Studiezaal en Publiekscentrum, met de protocollen vanuit de sector als uitgangspunt. De Studiezaal werd vanaf 18 mei op afspraak geopend, 2 dagen per week. Daarnaast werd de Scanning on Demand hervat en geïntensiveerd. Voor de rest bleef de dienstverlening voor het grootse deel digitaal. Wat betreft de fysieke Dienstverlening in de studiezaal was de bezettingsgraad zo’n 80% , oplopend naar 95% in november-begin december. Team Infoverrijking werkte vanuit huis gestaag door aan verschillende projecten.

Aan de crowdsourcing projecten op Vele Handen (‘Bevolkinsgsregisters’ en Notaris 1780-1811') werd door steeds grotere aantallen deelnemers gewerkt waardoor we ze eerder zullen afronden dan gepland. Daarna werden experimentele projecten waarvoor extern geld was geworven opgestart: het zgn. Gevangenisregister project i.s.m. Creative Coding en de ontsluiting van WO2 Bronnen i.s.m. Netwerk Oorlogsbronnen. daarnaast werden in het kader van Linked Open Data duizenden foto’s uit onze collectie geüpload naar Wikidata. Team infoverrijking was verder betrokken bij de colleges voor studenten van de UU in het kader van de module Living Past die dit collegejaar in het teken staan van de Dom(toren/kerk). Ook ging een stagiaire aan de slag met een experimenteel project om de Adresboeken te ontsluiten op persoon, adres en beroep. Tot slot werd het onderzoeksteam dat in opdracht van de Gemeente Utrecht onderzoek doet naar het slavernijverleden van de stad wegwijs gemaakt in ons archief; HUA zal dit belangrijke onderzoek zo goed mogelijk ondersteunen. Eind van het jaar werd in nauwe samenwerking met de afdeling I&C de ‘’Contourenschets Digitale Toegankelijkheid’’ opgesteld die een belangrijke pijler zal vormen vanaf 2021 voor het uitrollen van programma’s op het gebied van Digitale Toegankelijkheid en Digitale Dienstverlening.

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

Publieksprogrammering Tot half maart werden er rondom de tentoonstelling Rampjaar activiteiten georganiseerd, zoals een reeks succesvolle theatervoorstellingen in de expositie. Daarnaast werd gewerkt aan de voorbereiding van projecten voor de zgn. Participatie zaal, als onderdeel van ‘’Utrecht begint hier’’: de in nauwe samenwerking met de Gemeente voorbereide presentatie wat betreft de Utrechtse tramaanslag van 18 maart 2019 en een tentoonstelling van de 100 Utrechtse WOII foto’s, een project samen met de Provincie. Ook werd een plan opgesteld voor verder uitbouwen van ‘’Utrecht begint hier’’. Wat betreft educatie werd er een start gemaakt met de ontwikkeling van een aantal onderwijsprogramma’s voor het komende schooljaar. Ook waren er cursussen Paleografie en archiefonderzoek voor volwassenen en studenten. Vanwege de Corona-maatregelen werd het Publiekscentrum op de Hamburgerstraat half maart per direct gesloten. Een deel van de Publieksprogrammering die op de planning stond werd direct afgelast; zo kon de openstelling van presentatie wat betreft de Utrechtse tramaanslag geen doorgang vinden, inclusief de bijeenkomsten met burgemeester, slachtoffers en nabestaanden. In de daarop volgende weken werden ook de overige geplande activiteiten (o.a. de finale van de Paleografie-wedstrijd) en schoolprogramma’s geannuleerd, incl.

de tentoonstelling rondom de 100 Utrechtse WOII foto’s. Wel bleven we deels zichtbaar middels online (communicatie) activiteiten. Op 2 juni ging het Publiekscentrum – op afspraak van dinsdag t/m zondag open - nadat ook daar de nodige maatregelen waren gerealiseerd. De bezoekersstroom aan de Hamburgerstraat kwam traag op gang. In juni waren er slechts ca. 50 bezoekers per week (ca. 15% van aantal van vóór Corona), naar ca. 150 (40%) in augustus met uitschieters in weken in september van ca. 350 vanwege een aantal schoolklassen. Met de strengere maatregelen half oktober en viel het helaas weer terug naar 40-50 bezoekers per week. Het jaar eindigde met een nieuwe sluiting van wege de lockdown vanaf 16 december. De vaste expo ‘Utrecht begint hier’ werd vanaf juni opnieuw onder de aandacht gebracht, o.a. met de onthulling in juni van een levensgrote variant van het Utrechts schaakspel op het plein voor de entree op de Hamburgerstaat. Daarnaast werd er begin oktober een kunstwerk onthuld in het publiekscentrum zelf vervaardigd door de Utrechtse kunstenaar Matea Bakula, en gefinancierd door het KF Hein Fonds. Bakula liet zich hierbij inspireren door (de vergankelijkheid van) papier en papieren documenten in het archief.

Bij de tijdelijke tentoonstelling ‘Rampjaar' werd er geëxperimenteerd met 'Corona-proof activiteiten formats’', zoals een livestream en een eerste serie podcast-afleveringen die bij de start van de Maand van de Geschiedenis in oktober succesvol werden gelanceerd. Om de heropening van de singel te vieren werd op 10 september de tijdelijke tentoonstelling ‘Utrecht aan de Singel’ geopend. Hierin worden heden en verleden van de singel samengebracht d.m.v. portretten door Iris Tasseron, een historisch panorama én een innovatieve digitale applicatie van historisch beeldmateriaal, direct gelinkt aan Wikipedia. Wat betreft educatie is noemenswaardig dat het onderwijsprogramma voor het primair- en voortgezet onderwijs bij ‘Utrecht begint hier’ werd opgeleverd. Ook werd een start gemaakt met het uploaden van bronnen voor het onderwijs op Geschiedenis Lokaal. Daarnaast bleek het mogelijk om toch aan ruim 250 1ejaars studenten van de UU op de ANK Corona-proof in kleine groepjes een introductie te geven op het doen van archiefonderzoek. Na wisselingen in het team in de zomer, werd er in september begonnen aan de voorbereiding van de tentoonstellingen in 2021met als jaarthema ‘’Utrechters in verenigingen’’ en 2022 met als jaarthema ‘’Utrecht 900 jaar’'.

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

1.7

Speerpunt 3. Onze organisatie maken we met elkaar.

1.7.1

Programmadoel

Dit speerpunt maakt het functioneren van de interne organisatie en van de front- en backoffice van HUA mogelijk. Het gaat hierbij om de huisvesting van de collectie en organisatie, de interne ICT-organisatie, personeelsbeheer, financiën, het informatiebeheer en de ontwikkeling van de organisatie.

1.7.2

Beoogde maatschappelijke effecten

Het speerpunt ondersteunt HUA en levert een bijdrage aan het benutten van het maximale rendement van het beheer en de toegankelijkheid van de collectie voor onderzoek en cultuureducatie.

1.7.3

Effectenindicatoren

•

Voldoen aan de verplichtingen zoals vastgelegd in de GR, DVO’s, Archiefwet en BBV.

•

Medewerkers in aantallen en fte’s

1.7.4

Wat hebben we ervoor gedaan?

Aandachtsvelden in het speerpunt ‘Onze organisatie maken we met elkaar’ Meerjarenbeleidsplan 2021 - 2024 In het voorjaar en de zomer is er met input uit interactieve sessies met de medewerkers en via gesprekken met de gemeente Utrecht en de provincie Utrecht gewerkt aan het nieuw meerjarenbeleidsplan 2021 –2024. Dit plan is besproken en vastgesteld door het bestuur van Het Utrechts Archief in de vergadering van 14 september 2020. Belangrijke aandachtspunten voor de komende beleidsperiode zijn inclusie, innovatie, digitalisering, duurzaam integraal beheer en publieksbereik. Het meerjarenbeleidsplan is door het management gedeeld met de medewerkers en uitgebreid toegelicht. Nu het nieuwe beleidsplan is vastgesteld, is de uitvoering ervan opgestart via de jaarlijkse projectagenda die wordt vastgesteld door het managementteam en via de reguliere jaarplannen van de afdelingen. Het bestuur zal via de reguliere plannings- en control cyclus op de hoogte gehouden van de vorderingen.

Digitaal Werken en mobiel / thuiswerken Na de voorbereidingen in 2019 is de uitvoering van dit project gestaart aan het begin van 2020. In het begin van maart zijn vanuit het project Digitaal Werken de mobiele telefoons verstrekt aan de medewerkers. De laptops zijn tijdens de eerste Corona-sluiting bij de medewerkers thuis gebracht. Vervolgend is de inrichting van de laptops door team ICT volledig op afstand, dus thuis bij de medewerker, gefaciliteerd. Daarmee hadden de medewerkers een volledig werkende en nieuwe laptop met alle actuele software. Team ICT heeft vervolgens met belrondes en videobellen medewerkers kunnen instrueren en opleiden. In deze fase is de focus verlegd naar het werken met Microsoft Teams, zodat er met actuele en veilige software ook op afstand gewerkt kon worden. In de tweede helft van het jaar bleek het nodig dat Team ICT extra tijd en aandacht moest besteden aan de ondersteuning (op afstand) van de collega’s bij het verder in gebruik nemen van apparatuur en software. Ook is er verder gewerkt aan de technische implementatie van de Office365 omgeving. In de loop van een dergelijk traject kwamen er allerlei onverwachte zaken naar boven die om een oplossing vroegen. Zo bleek de wifi op beide locaties niet voldoende dekking te geven. Dit vroeg om een extra investering. Dit is in gang gezet.

Door de hoeveelheid bestanden en de verschillende typen bestanden waarmee HUA werkt bleek er ook een extra technische noodzaak nodig te zijn omdat deze bestanden niet in Sharepoint opgeslagen kunnen worden. Ook dit traject is opgepakt en zal in het eerste kwartaal van 2021 worden afgerond. Na deze verschuiving van aandacht door corona is de focus weer teruggelegd op de verdere implementatie van Sharepoint. De teams werden geïnterviewd over de benodigde inrichting van Sharepoint. Ook kregen de teams

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

training in het gebruik van Sharepoint. In de basis is Sharepoint te gebruiken zoals de oude gezamenlijke netwerkschijf en dit is als concept goed te gebruiken binnen de organisatie. Er is besloten om, ook in combinatie met de ingrijpende situatie van corona en de gevolgen van het thuiswerken, Sharepoint aan het eind van 2020 op het niveau van gezamenlijke netwerkschijf ingericht te hebben. Dit is gelukt. Daarbij wordt de oude kantoornetwerkomgeving uitgefaseerd in het eerste kwartaal van 2021. Binnen de inrichting van Sharepoint wordt het intern informatiebeheer niet uit het oog verloren en ingericht volgens de geldende regelgeving van archivering. Zo is de eerste en vooral technische fase van het project Digitaal Flexibel Werken grotendeels afgerond aan het eind van 2020 met een aantal nog af te ronden werkzaamheden voor het eerste kwartaal van 202. Zo kunnen de volgende stappen, zoals beschreven in ons nieuwe meerjarenbeleidsplan 2021 -2024 vorm gegeven gaan worden in de komende jaren.

CBS De reguliere levensduur van het huidige technische platform was tot 2018 en kon met verlenging van de onderhoudscontracten verleng worden met twee jaar opgerekt (tot eind 2020). Het besluit in het Convent op de herijking van de architectuur van de landelijke infrastructuur brengt met zich mee dat RHC’s zelf een eigen Collectie Beheersysteem zullen blijven runnen. In de zomer van 2020 is als gevolg hiervan onderzocht hoe HUA dit nu zelf vorm kan geven. Hieruit bleek dat het uit oogpunt van stabiliteit, flexibiliteit en ook vanuit kostenoverwegingen het verstandigste is om de eigen hardware voor het Collectie Beheersysteem nogmaals voor de komende beleidsperiode zelf te vervangen. De betrouwbaarheid krijgt in dit traject extra aandacht. Dit vergt een voor HUA behoorlijke investering, maar geeft voor de komende beleidsperiode de gewenste stabiliteit en ook flexibiliteit. Eind 2020 is begonnen met de opbouw van het systeem en de doelstelling om het systeem draaiende te hebben aan het eind van het eerste kwartaal lijkt nog steeds realistisch. Dit alles geeft HUA de mogelijkheid in de komende periode gezamenlijk met andere RHC’s een strategie uit te werken t.a.v. het CBS (incl. e-Depot).

Financiën in Control Het project was in twee delen opgesplitst: Traject 2019 = De opzet voor 2019 betrof sneller en beter rapporteren en de controle van de jaarrekening door de accountant met een maand te vervroegen naar eind januari. Dit is gelukt de concept jaarrekening 2019 was de derde week van januari gereed en daardoor kon de accountant in de laatste week van januari starten met de controle. Door vereenvoudiging van het proces en het werken aan een hogere kwaliteit is de doorlooptijd van deze controle gehalveerd ten opzichte van de vorige jaren. Traject 2020 = Nieuw boekjaar 2020: Met het nieuwe boekjaar is de financiële software AFAS in gebruik genomen. De testen voor de salarisadministratie zijn eind 2019 succesvol verlopen, zodat besloten kon worden met januari de salarisadministratie ook over te zetten in AFAS. Deze timing was voor HUA prettig omdat het contract met de gemeente Utrecht voor de salarisadministratie was afgelopen per 1 januari. In maart is in het MT uitgebreid gesproken over de personele begroting per afdeling en is voor 2020 en voor 2021 deze vastgesteld. Daarmee kunnen nu de overige delen van de afdelingsbegrotingen specifieker worden opgezet. Dit was een duidelijk andere systematiek ten opzichte van de vorige jaren. Dit was nodig om de budgetten in AFAS in te kunnen voeren.

Zo is het nog mogelijk om gebruik te maken van automatische gegenereerde rapportages in AFAS. De werkprocessen voor de personeelsadministratie zijn grotendeels ingericht in AFAS. Deze zogenaamde workflows betreffen de personeelsprocessen in dienst, mutaties en uitdienst. Door de inzet van deze workfows en de daarbij behorende automatische controlepunten worden zaken geüniformeerd en dit verhoogt de kwaliteit. Ook zijn de personeelszelfservice en urenschrijven in AFAS geïmplementeerd. De tweede helft van het jaar is gebruikt om het personeel in meerdere sessie op te leiden in het gebruik van deze modules. Met deze onderdelen, financiële- en salarisadministratie, urenregistratie en de personeelszelfservice is HUA in staat om de kwaliteit stevig te verhogen. De accountant is met de interim-controle in oktober meegenomen worden in deze processen.

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

In de volgende beleidsperiode zullen de verdere mogelijkheden onderzocht worden. Er wordt dan onder andere gekeken naar het verder inrichten van dashboards voor de managers en coördinatoren, het gebruiken van de contractenadministratie en de modules voor bestellen tot betalen.

Organisatie en personeel In december 2019 hebben het toenmalige hoofd Publiek en Presentatie en het hoofd Inspectie en Collectie te kennen gegeven een andere betrekking gevonden te hebben. Het MT heeft daarop de keuze gemaakt om de vacatures op interim basis in te vullen. Het doel hiervan was tweeledig. Enerzijds heeft dit ruimte geboden om de frisse blik van twee tijdelijke professionals te gebruiken om zaken op een andere manier te bekijken en dat is gelukt. En anderzijds gaf dit de mogelijkheid om de tijd te nemen om twee nieuwe professionals te zoeken. Dit is gelukt en per 1 januari 2021 is het MT weer volledig bezet. De interactieve sessies in coronatijd met het voltallige personeel voor het nieuwe Meerjarenbeleidsplan 2021 – 2024 hebben een impuls gegeven aan de professionalisering van de organisatie. De resultaten zijn terug te vinden dit nieuwe meerjarenbeleidplan. De coronaperiode heeft, zoals overal, veel gevraagd van het personeel. Dit is beschreven in de voorgaande paragrafen. Met de inspanning van het voltallige personeel is HUA in staat gebleken zijn dienstverlening aan te passen zodat de gevraagde zaken zoveel mogelijk geleverd konden worden en achterstanden zoveel mogelijk zijn voorkomen.

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

2 Paragrafen 2.1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

2.1.1

Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing

Onder risico wordt verstaan een mogelijke gebeurtenis die het realiseren van strategische of operationele doelen belemmert. Vanuit deze definitie zijn de risico’s van HUA benoemd. Deze risico’s worden afgedekt door maatregelen als het afsluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen, het creëren van bestemmingsreserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Regelmatig zal in tussentijdse bestuurlijke rapportages worden gerapporteerd over de stand van zaken van de risico’s. Besproken zullen daarbij worden of beheersmaatregelen zijn uitgevoerd en of die het gewenste effect hebben. Dat moment van bespreken wordt ook gebruikt om nieuwe risico’s in beeld te brengen en/of aanvullende beheersmaatregelen te treffen. In 2016 heeft het AB de nota ‘Weerstandsvermogen en risicomanagement’ vastgesteld. Voor de jaarrekening 2019 zijn de risico’s wederom doorgenomen door het MT en geactualiseerd.

2.1.2

Weerstandscapaciteit

Bij de weerstandscapaciteit gaat het om de mate waarin HUA in staat is om middelen vrij te maken om substantiële tegenvallers op te vangen zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Het BBV geeft aan dat het weerstandsvermogen bestaat uit: 1.

de algemene reserve

de stille reserves

de post voor onvoorziene uitgaven

de onbenutte belastingcapaciteit

Aangezien HUA alleen een algemene reserve heeft, is de weerstandscapaciteit (na de voorgesteld verwerking van het resultaat 2020 op de algemene reserve) op dit moment € 460.374 (stand 31 december 2020). De onderdelen “stille reserves”, “onvoorziene uitgaven” en “onbenutte belastingcapaciteit” zijn voor HUA niet van toepassing. De bestemmingsreserves van HUA, welke niet meetellen in het weerstandsvermogen, bedroegen in totaal op 31 december 2020 € 1.926.661. Inclusief het voorstel voor onttrekking van het negatieve resultaat over 2020 van € 16.106 bedraagt het eigen vermogen van HUA € 2.387.035. In de gemeenschappelijke regeling voor HUA staat dat de algemene reserve van HUA maximaal 10% van de bijdrage van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling mag zijn. De Rijksbijdrage bedroeg € 2.579.113, de (reguliere) Gemeentelijke bijdrage bedroeg € 3.099.263 en de bijdrage van de provincie bedroeg € 661.692. Samen is dat € 6.340.068. De algemene reserve mag dan 10% hiervan bedragen, dat is € 634.006. De huidige stand van de algemene reserve ((na de voorgesteld verwerking van het resultaat 2020 op de algemene reserve) bedraagt € 460.374 en is daarmee onder de norm.

2.1.3

Risico-inventarisatie

HUA heeft tot taak het beheer te onderscheiden in verwerven, beheren en beschikbaar stellen van de in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Utrecht en de archiefbewaarplaats van de gemeente Utrecht en de provincie Utrecht berustende archiefbescheiden. Bovendien is een taak van HUA de gemeentelijke en de provinciale informatiehuishouding te inspecteren en daarover te adviseren. Daarnaast heeft HUA tot taak het verrichten van door de minister, gemeente of provincie opgedragen taken, zoals de presentatie aan de Hamburgerstraat. Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is HUA nagenoeg geheel afhankelijk van de gemeente Utrecht, de provincie en het ministerie van OCW. Hierna worden de belangrijkste risico’s weergegeven, voor zover deze bekend zijn ten tijde van het opstellen van de begroting en de gepresenteerde jaarrekening. Daarbij is een analyse gemaakt van de omvang en de kans dat

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

het risico zich voordoet. Door deze twee elementen (omvang van een risico en kans dat het zich voordoet) met elkaar te combineren, kan een inschatting van de netto gevolgen van deze risico’s worden gemaakt.

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

(* In de Beleidsnota Weerstandvermogen en Risicomanagement worden zaken met een structureel karakter geacht onderdeel te zijn van de Begrotingsruimte. Dit zijn zaken die immers te voorzien zijn en daardoor kunnen er maatregelen getroffen worden die worden vertaald in de begroting. Daarmee is dit risico alleen mee genomen voor een eerste jaar.)

2.1.4

Benodigde weerstandscapaciteit

Op basis van de risico-inventarisatie bedraagt de benodigde weerstandscapaciteit € 337.759. De beschikbare weerstandscapaciteit (na de voorgesteld verwerking van het resultaat 2020 op de algemene reserve) is € 460.374. Daarmee is de verhouding (beschikbaar/nodig) 1.3. Daarmee scoort HUA goed. Dat houdt in dat HUA in staat is om de onderkende risico’s in 2020 financieel te dragen.

2.1.5

Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)

De kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting, jaarrekening en de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. Deze kengetallen hebben geen functie als normeringsinstrument maar zijn bedoeld om de financiële positie van HUA voor de Algemeen Bestuursleden inzichtelijker te maken. Jaarrekening

Begroting

Jaarrekening

2019

2020 na

2020

wijziging Netto schuldquote

n.v.t

n.v.t.

Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte

n.v.t.

leningen Solvabiliteitsrisico

79%

74%

Structurele exploitatieruimte

n.v.t

n.v.t.

HUA heeft geen geldleningen en financiert lopende uitgaven met lopende inkomsten en bijdragen van het Rijk, de gemeente Utrecht, de provincie en overige bijdragen. Er is sprake van een sluitende begroting en jaarrekening, zodat er geen structurele exploitatieruimte is.

2.2

Kapitaalgoederen en onderhoud

2.2.1

Algemeen

Ten aanzien van de in het BBV genoemde kapitaalgoederen zijn de inventaris en installaties, automatisering, vervoersmiddelen en materiaal van toepassing op HUA. Het BBV geeft aan dat gemeenten en provincies onder andere met betrekking tot wegen en gebouwen onderhoudsplanningen moeten hebben vanwege de soms grote bedragen en risico’s die aan kapitaalgoederen zijn verbonden. Per 1-1-2019 is het beheer van de depots overgaan van het Rijksvastgoedbedrijf naar HUA. HUA is daarmee zelf aansprakelijk voor het planmatig onderhoud van de depots. In de loop van 2019 is een meerjarenonderhoudsplan opgesteld. De dotatie voor het groot onderhoud bedraagt voor de Numankade bedraagt € 130.000. Vanaf 2020 wordt er voor de Hamburgerstraat ook gewerkt met de voorziening groot onderhoud, dit bedraagt € 59.505 per jaar. Samen is dit € 189.505 In het begin van 2019 is er vanuit het ministerie OCW een bedrag van € 395.000 ontvangen van het Rijksvastgoedbedrijf voor het weg werken van achterstallig onderhoud. Dit was toegezegd door het Rijksvastgoedbedrijf maar dit is niet door hen gerealiseerd. Bij het opstellen van het meerjarenonderhoudsplan is het herstel van deze zaken gelijk meegenomen en zal dit worden hersteld in de jaren 2019 tot en met 2021. Volgens BBV regelgeving moet achterstallig onderhoud direct ten laste van de resultatenrekening lopen.

Als gevolg hiervan is het niet mogelijk om met het ontvangen bedrag voor achterstallig onderhoud een voorziening te vormen, maar moest dit in een reserve gestort worden. In 2020 is in totaal € 202.179 aan achterstallig onderhoud gepleegd. Daarmee komt de stand van deze reserve per 31 december 2020 op € 159.278.

JAARSTUKKEN 2020- [Status]

2.2.2

Waardering en afschrijving van activa

Conform het bepaalde in artikel 59 van het BBV worden alle materiële vaste activa met economisch nut geactiveerd. HUA beschikt niet over materiële vaste activa met een maatschappelijk nut. Investeringen worden conform de nota ‘Investering- en afschrijvingsbeleid 2016’ lineair afgeschreven met ingang vanaf het jaar volgend op het investeringsjaar. Als uitgangspunt voor het activeren geldt dat activering plaatsvindt vanaf € 10.000 per object. HUA is gehuisvest in twee gehuurde panden, te weten het pand Hamburgerstraat 28 en het pand Alexander Numankade 199-201. Depot en studiezaal bevinden zich aan de Alexander Numankade, terwijl onder meer de tentoonstellingsruimte zich in de Hamburgerstraat bevindt. Het onderhoud voor de locatie Hamburgerstraat behoort toe aan de particuliere verhuurder. Voor de Alexander Numankade behoort dit onderhoud toe aan respectievelijk de gemeente Utrecht (gebouw) en het rijk (depottorens).

2.3

Verbonden partijen

Het Utrechts Archief (HUA) is als gemeenschappelijke regeling een verbonden partij voor: c.

ministerie van OCW

de gemeente Utrecht

de provincie Utrecht

Verder heeft HUA dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) afgesloten met: a.

de gemeente Nieuwegein;

Veiligheids Regio Utrecht (VRU)

Er zijn samenwerkingsovereenkomsten gesloten met: a.

de gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen Lekstroom (WIL);

de Ridderlijke Duitsche Orde, balije van Utrecht (RDO).

Belasting Samenwerking Gemeente & Hoogheemraadschap Utrecht (BGHU)

GGD regio Utrecht (GGDrU)

HUA heeft voor de periode 2017-2019 een samenwerkingsovereenkomst met Het Flevolands Archief gesloten. In 2019 heeft een evaluatie plaats gevonden en de uitkomst hiervan is dat HUA in 2020 de samenwerking nog een jaar continueert. Daarmee is deze directe samenwerking beëindigd per 31 december 2020. HUA is lid van organisaties, zoals de landelijke vakorganisatie BRAIN (waarvan de directeur van HUA op dit moment voorzitter is) waaraan uiteraard contributieverplichtingen zijn verbonden.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Utrecht&id=ea0bf132-1df3-49ed-aba6-050b09794b51