HUA jaarekening 2022 - Definitief zonder persoonlijke handtekening .pdf
Tekst van het document
JAARSTUKKEN 2022- [Status]
21
de SPUK, met aandacht voor de opgebouwde reserves en voorzieningen. De staatssecretaris verwacht helderheid over de SPUK in de tweede helft van het jaar. De staatssecretaris verwijst vervolgens naar de afspraken tussen OCW en delegatie van de RHC’s voor het edepot en de extra rijksbijdragen hiervoor die zullen lopen van 2022 tot en met 2026. De staatssecretaris stemt in met de vaststelling van gemeente en provincie dat het AB HUA statutair de gevolgen van de uittreding zal regelen. Er wordt aangegeven dat vanuit OCW met ieder RHC afzonderlijk overleg zal plaatsvinden ter voorbereiding. De staatssecretaris schrijft de intentie te hebben om het besluit tot uittreding nog dit jaar te nemen, zodat de procedure formeel gestart kan worden om de uittreding en nieuwe samenwerkingsvorm per 1 januari 2024 gereed te hebben. De staatssecretaris besluit de brief met de mededeling dat er binnenkort een brief naar alle RHC-besturen gestuurd zal worden over het proces van uittreden waarin de positie van de staatssecretaris nogmaals voor het voetlicht zal worden gebracht In september hebben onze bestuurders Rob van Muilekom en Eva Oosters staatssecretaris Uslu kort informeel gesproken. Begin december heeft voorzitter Rachel Streefland staatssecretaris Van Huffelen (BZL/Digitalisering), via brief geïnformeerd over de bestuurlijke, financiële en juridische risico’s en dilemma’s.
En de oproep gedaan om de voorgenomen uittredingsconstructie te heroverwegen, Op 12 december heeft het voltallige bestuur gesproken met de ambtelijke top van OCW over de uitkomsten tot dan toe van het Berenschot rapport.
2. Voorbereiden van de uitwerking van de voorgenomen uittreding Rijk in samenwerking met de andere RHC’s OCW heeft aan het begin van dit jaar het delegatieoverleg van de RHC’s gevraagd om samen met de RHC’s de uitwerking van de SPUK voor te bereiden. Vanuit de RHC’s Drenthe en Zeeland en Utrecht nemen de directeuren deel. Het AB heeft ingestemd met de inzet vanuit het HUA door middel van de ondersteuning van de adjunctdirecteur dhr. Boessenkool. In een eerste verkennend gesprek in februari van deze werkgroep hebben de RHC’s het belang van de punten uit de brief van minister Slob van 15 december 2021 benadrukt: •
Bij de SPUK het karakter van de huidige lumpsum behouden;
•
Hoe kan een goed administratief proces worden ingericht dat aan beide kanten aansluit?
De belangrijkste input voor OCW vanuit de werkgroep waren: 1.
Een SPUK op hoofdlijnen
2.
Specifiek bedrag per RHC toekennen.
3.
Bedrag wordt vervolgens jaarlijks geïndexeerd.
4.
Verantwoording van de SPUK conform de huidige lumpsum methodiek
5.
Toekenning voor meerdere jaren, bijvoorbeeld via de beleidsperiodesystematiek van 4 jaar.
6.
GR taken zijn bepalend voor inzet middelen.
7.
Vorming van (nieuwe en/of aanvulling van bestaande) reserves en voorziening moet mogelijk zijn.
8.
Bepaling percentage maximale algemene reserve aan de hand van de totale ontvangen baten.
9.
Overblijvende middelen moeten vrij ingezet kunnen worden binnen de gestelde taken van de GR.
Waarbij steeds het belang van een bestuursovereenkomst tussen de RHC’s en OCW is benadrukt. In een vervolggesprek is er in dit overleg gesproken over het voor de RHC’s verplichte gebruik van de BBV systematiek voor begroting en jaarrekening. Het model voor de BBV verschaft een groot aantal waarborgen in de verantwoordingsinformatie en de kwaliteit hiervan. OCW is nu in samenwerking met BZK bezig te werken aan een conceptregeling, In het directeurenoverleg RHC’s begin september is de jurist Rob de Greef gevraagd om een model Gemeenschappelijke Regeling uit te werken.
JAARSTUKKEN 2022- [Status]
22
3. Uitwerking specifieke situatie voor HUA en voorbereiding besluitvorming AB en vervolgens door raad en staten. Het AB heeft aangegeven de besluitvorming in het AB en vervolgens door gemeente en provincie zorgvuldig te willen voorbereiden en heef besloten om dit extern te laten begeleiden. Hiervoor is een document nodig dat de gemeenteraad en gedeputeerde staten goed meeneemt in het gevolgde traject en de weging van scenario’s. Belangrijke onderdelen in deze opdracht zijn: •
Wat is het doel en hoe kan de archieffunctie voor Utrecht worden gewaarborgd?
•
Welke scenario’s zijn er om dit te realiseren en wat zijn de aspecten hierin?
•
Wat is de procesplanning tot 1 januari 2024, de datum van de voorgenomen uittreding Rijk?
Onder leiding van de Provincie Utrecht is de opdracht uitgezet en na een aanbestedingsprocedure is bureau Berenschot in het tweede kwartaal gestart met de uitwerking van deze opdracht. In juni is er aan de hand van mogelijke scenario’s gesproken over oplossingsrichtingen. Deze richtingen zijn vervolgens verder uitgewerkt door Berenschot en in een voorlopige rapportage gepresenteerd aan het Algemeen Bestuur op 15 november. In deze bijeenkomst zijn de volgende acties geformuleerd: •
Het bestuur blijft inzetten op lobby van het traject met OCW. Het document van Berenschot wordt gedeeld met de andere RHC besturen om daarmee in januari van 2023 het gesprek te voeren: zitten de besturen van de andere RHC’s er hetzelfde in? En zien zij nog kansen voor gezamenlijke lobby richting OCW?
•
De model regeling GR die de jurist Rob de Greef voor de gezamenlijke RHC's opstelt, zal in 2023 in het bestuur worden besproken. Kijken of daar kansen liggen voor het scenario voor voortzetting van de GR.
•
Als dan blijkt dat scenario Voortzetting GR niet kan, zal er in het tweede kwartaal een besluit worden voorbereid voor indaling, waarbij eerst nog naar alternatieve vormen van samenwerking wordt gekeken.
In de bestuursvergadering van 12 december is een ambtelijke delegatie van OCW ontvangen. Hier is gesproken over de stand van zaken van de voorgenomen uittreding bij OCW en de Tweede Kamer. Ook is het document van Berenschot gesproken. OCW zal het document juridisch onderzoeken.
4. Continuïteit. In het kader van deze jaarrekening 2022 is het belangrijk om te melden dat OCW in de brief van 22 november 2022 “Uitreden en bestuurlijke afspraak” een paragraaf wijdt aan de continuïteit van de samenwerking bij de voorgenomen uittreding. In deze paragraaf bevestigen zij de rol en betekenis van de RHC’s. Het Rijk beschrijft vervolgens dat het wetsvoorstel van de Archiefwet 2021 een grondslag biedt om na uittreden uit de gemeenschappelijke regelingen de verantwoordelijkheid voor het beheer van de archiefbescheiden van het Rijk aan u over te dragen. Deze grondslag maakt tevens mogelijk om de RHC's een specifieke uitkering te verschaffen om de kosten van het beheer te dekken. Het Rijk beëindigt deze passage dat zij verwachten dat er voor RHC's geen negatieve financiële effecten zullen optreden.
JAARSTUKKEN 2022- [Status]
23
2 Paragrafen 2.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
2.1.1
Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing
Onder risico wordt verstaan een mogelijke gebeurtenis die het realiseren van strategische of operationele doelen belemmert. Vanuit deze definitie zijn de risico’s van HUA benoemd. Deze risico’s worden afgedekt door maatregelen als het afsluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen, het creëren van bestemmingsreserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Regelmatig zal in tussentijdse bestuurlijke rapportages worden gerapporteerd over de stand van zaken van de risico’s. Besproken zullen daarbij worden of beheersmaatregelen zijn uitgevoerd en of die het gewenste effect hebben. Dat moment van bespreken wordt ook gebruikt om nieuwe risico’s in beeld te brengen en/of aanvullende beheersmaatregelen te treffen. In 2016 heeft het AB de nota ‘Weerstandsvermogen en risicomanagement’ vastgesteld. Voor de jaarrekening 2021 zijn de risico’s wederom doorgenomen door het MT en geactualiseerd.
2.1.2
Weerstandscapaciteit
Bij de weerstandscapaciteit gaat het om de mate waarin HUA in staat is om middelen vrij te maken om substantiële tegenvallers op te vangen zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Het BBV geeft aan dat het weerstandsvermogen bestaat uit: 1.
de algemene reserve
2.
de stille reserves
3.
de post voor onvoorziene uitgaven
4.
de onbenutte belastingcapaciteit
Aangezien HUA alleen een algemene reserve heeft, is de weerstandscapaciteit (na de voorgesteld verwerking van het resultaat 2022) op dit moment € 558.708 (stand 31 december 2021). De onderdelen “stille reserves”, “onvoorziene uitgaven” en “onbenutte belastingcapaciteit” zijn voor HUA niet van toepassing. De bestemmingsreserves van HUA, welke niet meetellen in het weerstandsvermogen, bedroegen in totaal op 31 december 2022 € 2.160.020. Inclusief het voorstel voor het nog te bestemmen negatieve resultaat over 2022 van € 74.292 bedraagt het eigen vermogen van HUA € 2.718.727. In de gemeenschappelijke regeling voor HUA staat dat de algemene reserve van HUA maximaal 10% van de bijdrage van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling mag zijn. De Rijksbijdrage bedroeg € 2.752.554, de Gemeentelijke bijdrage bedroeg € 3.547.860 en de bijdrage van de provincie bedroeg € 671.647. Samen is dat € 6.972.255. De algemene reserve mag dan 10% hiervan bedragen, dat is € 697.206. De huidige stand van de algemene reserve (na het voorstel van de nog te bestemmen resultaat 2022) bedraagt € 558.708 en is daarmee onder de norm.
2.1.3
Risico-inventarisatie
HUA heeft tot taak het beheer te onderscheiden in verwerven, beheren en beschikbaar stellen van de in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Utrecht en de archiefbewaarplaats van de gemeente Utrecht en de provincie Utrecht berustende archiefbescheiden. Bovendien is een taak van HUA de gemeentelijke en de provinciale informatiehuishouding te inspecteren en daarover te adviseren. Daarnaast heeft HUA tot taak het verrichten van door de minister, gemeente of provincie opgedragen taken, zoals de presentatie aan de Hamburgerstraat. Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is HUA nagenoeg geheel afhankelijk van de gemeente Utrecht, de provincie en het ministerie van OCW. Hierna worden de belangrijkste risico’s weergegeven, voor zover deze bekend zijn ten tijde van het opstellen van de begroting en de gepresenteerde jaarrekening. Daarbij is een analyse gemaakt van de omvang en de kans dat
JAARSTUKKEN 2022- [Status]
24
het risico zich voordoet. Door deze twee elementen (omvang van een risico en kans dat het zich voordoet) met elkaar te combineren, kan een inschatting van de netto gevolgen van deze risico’s worden gemaakt.
(* In de Beleidsnota Weerstandvermogen en Risicomanagement worden zaken met een structureel karakter geacht onderdeel te zijn van de Begrotingsruimte. Dit zijn zaken die immers te voorzien zijn en daardoor kunnen er maatregelen getroffen worde n die worden vertaald in de begroting. Daarmee is dit risico alleen meegenomen voor een eerste jaar.)
2.1.4
Benodigde weerstandscapaciteit
Op basis van de risico-inventarisatie bedraagt de benodigde weerstandscapaciteit € 472.181. De beschikbare weerstandscapaciteit is 558.708. Daarmee is de verhouding (beschikbaar/nodig) 1,2. Daarmee scoort HUA goed. Dat houdt in dat HUA in staat is om de onderkende risico’s financieel te dragen.
JAARSTUKKEN 2022- [Status]
25
2.1.5
Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)
De kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting, jaarrekening en de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. Deze kengetallen hebben geen functie als normeringsinstrument maar zijn bedoeld om de financiële positie van HUA voor de Algemeen Bestuursleden inzichtelijker te maken. Jaarrekening 2021
Begroting 2022 na wijziging
Jaarrekening 2022
Netto schuldquote
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Solvabiliteitsrisico
74%
72%
72%
Structurele exploitatieruimte
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
HUA heeft geen geldleningen en financiert lopende uitgaven met lopende inkomsten en bijdragen van het Rijk, de gemeente Utrecht, de provincie en overige bijdragen. Er is sprake van een sluitende begroting en jaarrekening, zodat er geen structurele exploitatieruimte is.
2.2
Kapitaalgoederen en onderhoud
2.2.1
Algemeen
Ten aanzien van de in het BBV genoemde kapitaalgoederen zijn de inventaris en installaties, automatisering, vervoersmiddelen en materiaal van toepassing op HUA. Het BBV geeft aan dat gemeenten en provincies onder andere met betrekking tot wegen en gebouwen onderhoudsplanningen moeten hebben vanwege de soms grote bedragen en risico’s die aan kapitaalgoederen zijn verbonden. Per 1-1-2019 is het beheer van de depots overgaan van het Rijksvastgoedbedrijf naar HUA. HUA is daarmee zelf aansprakelijk voor het planmatig onderhoud van de depots. In de loop van 2019 is een meerjarenonderhoudsplan opgesteld. De dotatie voor het groot onderhoud bedraagt voor de Numankade bedraagt € 130.000. Vanaf 2021 wordt er voor de Hamburgerstraat ook gewerkt met de voorziening groot onderhoud, dit bedraagt € 59.505 per jaar. Samen is dit € 189.505
2.2.2
Waardering en afschrijving van activa
Conform het bepaalde in artikel 59 van het BBV worden alle materiële vaste activa met economisch nut geactiveerd. HUA beschikt niet over materiële vaste activa met een maatschappelijk nut. Investeringen worden conform de nota ‘Investering- en afschrijvingsbeleid 2016’ lineair afgeschreven met ingang vanaf het jaar volgend op het investeringsjaar. Als uitgangspunt voor het activeren geldt dat activering plaatsvindt vanaf € 10.000 per object. HUA is gehuisvest in twee gehuurde panden, te weten het pand Hamburgerstraat 28 en het pand Alexander Numankade 199-201. Depot en studiezaal bevinden zich aan de Alexander Numankade, terwijl onder meer de tentoonstellingsruimte zich in de Hamburgerstraat bevindt. Het onderhoud voor de locatie Hamburgerstraat behoort toe aan de particuliere verhuurder. Voor de Alexander Numankade behoort dit onderhoud toe aan respectievelijk de gemeente Utrecht (gebouw) en het rijk (depottorens).
JAARSTUKKEN 2022- [Status]
26
2.3
Verbonden partijen
Het Utrechts Archief (HUA) is als gemeenschappelijke regeling een verbonden partij voor: a.
Ministerie van OCW
b.
de gemeente Utrecht
c.
de provincie Utrecht
Verder heeft HUA dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) afgesloten met: a.
de gemeente Nieuwegein;
b.
Veiligheids Regio Utrecht (VRU)
Er zijn samenwerkingsovereenkomsten gesloten met: a.
de gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen Lekstroom (WIL);
b.
de Ridderlijke Duitsche Orde, balije van Utrecht (RDO).
c.
Belasting Samenwerking Gemeente & Hoogheemraadschap Utrecht (BGHU)
d.
GGD regio Utrecht (GGDrU)
e.
Volksbuurtmuseum
HUA is lid van organisaties, zoals de landelijke vakorganisatie BRAIN waaraan uiteraard contributieverplichtingen zijn verbonden.
JAARSTUKKEN 2022- [Status]
27
2.4
Financiering
2.4.1
Algemeen
‘Treasury’ is het sturen en beheersen van het verantwoorden en het toezicht houden op: a.
de financiële vermogenswaarden;
b.
de financiële geldstromen;
c.
de financiële posities en
d.
de hieraan verbonden risico’s.
De treasuryparagraaf is voor de begroting en jaarrekening verplicht gesteld. Dit vloeit direct voort uit de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Het belangrijkste uitgangspunt volgens deze wet is het beheersen van risico’s. Dat uit zich in twee kwaliteitseisen. Zo is het aangaan en verstrekken van geldleningen door HUA alleen toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. Daarnaast moeten uitzettingen een voorzichtig karakter hebben en mogen ze niet gericht zijn op het genereren van inkomsten door het lopen van overmatige risico’s. Om de risico’s verder te beperken worden de kasgeldlimiet en de renterisiconorm door de Wet FIDO gehanteerd. Eind 2021 is een Treasurystatuut door het Algemeen Bestuur goedgekeurd. Op grond van dit statuut is HUA niet toegestaan middelen uit te zetten, noch middelen via leningen of andere financiële producten aan te trekken zonder voorafgaande toestemming van het AB.
2.4.2
Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB)
De wet vSB (zonder leenfaciliteit) houdt in dat decentrale overheden en door hen opgerichte gemeenschappelijke regelingen, al hun overtollige liquide middelen en beleggingen moeten aanhouden bij het ministerie van Financiën. Er is een (kleine) vrijstellingsgrens voor het afstorten van overtollige liquide middelen. Het bedrag dat buiten het schatkistbankieren mag worden gehouden. Als het gemiddelde kwartaalbedrag van de tegoeden minder is dan 0,75% van het begrotingstotaal (met een minimum van € 250.000), mag dit op de eigen bankrekeningen blijven staan. Voor 2022 was gemiddelde kwartaalbedrag voor HUA op basis van het begrotingstotaal afgerond € 43.336 (0,59% van € 7.345.070 = exploitatieomvang). Dit bedrag ligt onder de minimumnorm, zodat het bedrag van € 250.000 leidend is. De verwachting is dat HUA ook in 2023 ruimschoots binnen de vrijstellingsgrens blijft.
2.4.3
Renterisiconorm
Doel van deze norm is het beperken van de gevolgen van een stijgende kapitaalmarktrente op de rentelasten van de organisatie. Dit wordt bereikt door een limiet te stellen aan dat deel van de vaste geldleningen waarover het rentepercentage in een bepaald jaar moet worden aangepast aan de geldende markttarieven. De norm stelt dat per jaar maximaal 20% van de vaste schuld in aanmerking mag komen voor herfinanciering of renteherziening, waarbij een minimum geldt van € 2,5 mln. Over dat minimumbedrag mag dus altijd risico worden gelopen. Aangezien HUA, conform de richtlijnen van treasurystatuut, alles met eigen middelen financiert en dus geen geldleningen heeft afgesloten, wordt het minimum niet overschreden en wordt dus voldaan aan de norm.
2.4.4
Kasgeldlimiet
Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximumbedrag waarop een gemeente (en in het verlengde daarvan dus HUA) de financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,2%. Doel van deze limiet is het beperken van de vlottende schuld. Concreet betekent dit voor HUA dat wanneer de vlottende schuld een stand van € 602.296 (8,2% van € 7.345.070 exploitatiesomvang 2022) overschrijdt, er geconsolideerd (dat is financieringsmiddelen omzetten van korte naar langere termijn) moet worden. Opgemerkt wordt daarbij nog dat er een minimum geldt van € 300.000. HUA voldoet aan deze norm, omdat er een financieringsoverschot is.
JAARSTUKKEN 2022- [Status]
28
2.5
Bedrijfsvoering
2.5.1
Organisatie inrichting en managementfilosofie
Processen worden in het kader van continue verbeteren steeds verder gestroomlijnd met het oog op het leveren van klantwaarde. HUA wil in het beleid de garantie bieden aan rijk, gemeenten, provincie, klanten, instellingen, bedrijven, ketenpartners, relaties en personeel dat er geïnvesteerd wordt in een professionele organisatie waar kwaliteit en klantgerichtheid centraal staan. De hoofdstructuur ziet er als volgt uit:
Organogram Directeur
Staf: - HRM - Marketing & communicatie
Rijksarchivaris
Gemeentearchivaris
Provinciaal archivaris
Publiek en presentatie
Inspectie & Collectiebeheer
Bedrijfsvoering
Team dienstverlening
Team behoud en beheer
Team facilitaire zaken
Team informatieverrijking
Team inspectie
Team financiën
Team publieksprogrammering
Team digitale archiefdiensten
Team ICT
Team verwerving en metadatering
Team secretariaat & administratie
JAARSTUKKEN 2022- [Status]
29
Op basis van de organisatiestructuur is de formatie van HUA 48,3 fte op 31 december 2022, waarvan 8,9 fte met een tijdelijke aanstelling. Aan salariskosten voor personeel in dienst van HUA (= eigen personeel) is in 2022 uitgegeven € 3.518.804. Daarnaast heeft HUA in 2022 ongeveer € 518.794 uitgegeven voor boven formatief personeel (inhuur etc.). In totaal is in 2022 inclusief overige personeelskosten uitgegeven: € 4.107.252. Op 31 december 2022 waren ongeveer 60 vrijwilligers bij Het Utrechts Archief. Er wordt tweewekelijks een digitale personeelsbijeenkomst gehouden “Rondje HUA”. Hierin wordt het personeel door de directeur en het MT bijgepraat over het reilen en zeilen van HUA. Het personeel heeft hierin een actieve rol en gebruikt deze manier van werken voor kennisdeling. Verder organiseerden de afdelingshoofden werkoverleggen met hun medewerkers. Daarnaast hebben de jaargesprekken plaatsgevonden. Hierin wordt tenminste een keer schriftelijk opgeschreven hoe de medewerker wordt beoordeeld in zijn functioneren en worden resultaat en ontwikkelafspraken gemaakt.
2.5.2
Huisvesting
HUA maakt gebruik van: 1.
het pand Hamburgerstraat 28 te Utrecht, dat gehuurd wordt van een particuliere onderneming, waarin het Publiekscentrum is gehuisvest;
2.
het pand Alexander Numankade 199 -201 te Utrecht waarin de depots en studiezaal zijn gehuisvest. Dit pand is deels eigendom van de gemeente Utrecht (kantoren en studiezaal) en deels van het Rijk (depots). Het beheer van de depots is per 1 januari 2019 overgegaan van het Rijk naar HUA.
2.5.3
Interne beheersing
Interne beheersing is een proces, gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent het bereiken van doelstellingen in de volgende categorieën: 1.
bereiken van strategische doelstellingen
2.
effectiviteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen
3.
betrouwbaarheid van de financiële informatieverzorging
4.
naleving wet- en regelgeving.
Er is en wordt vanuit de organisatie periodiek gerapporteerd in bestuursrapportages. Ook in 2022 zijn de maandrapportages in het MT besproken.
2.5.4
BTW
HUA is voor het grootste deel van zijn activiteiten geen ondernemer voor de Omzetbelasting, omdat geen sprake is van prestaties waar een rechtstreekse vergoeding tegenover staat. Voor bijdragen van het rijk en de gemeente Utrecht is de vrijstelling van artikel 11-1-u Wet OB van toepassing. HUA heeft eind 2021 de onderliggende btwpercentages herrekend en zijn er geen verschillen geconstateerd t.o.v. de eerdere jaren. De fiscus is door middel van een brief hiervan op de hoogte gesteld,
2.5.5
Duurzaamheid
HUA is een organisatie die zichtbaar is in de maatschappij. Er worden vanuit deze voorbeeldfunctie eisen gesteld aan duurzaamheid op het gebied van klimaat en energie, innovatie en materialen en consumenten. Deze drie pijlers komen terug in het inkoopbeleid van HUA. Daarnaast zal HUA ook meer focussen op andere onderwerpen binnen de bedrijfsvoering onder meer op het gebied van huisvesting.
JAARSTUKKEN 2022- [Status]
30
II JAARREKENING De Jaarrekening 2022 bestaat uit:
3. Balans per 31 december 2022 4. Staat van Baten en Lasten 2022 5. Grondslagen voor de waardering van activa en passiva 6. Toelichting op de balans per 31 december 2022 7. Niet uit de balans blijkende verplichtingen 8. Toelichting op de verschillen tussen de Staat van Baten en Lasten 2022 en de begroting 2022 9.Wet Normering Topinkomens
JAARSTUKKEN 2022- [Status]
31
3 Balans per 31 december 2022 ACTIVA
31-12-2022
31-12-2021
€
€
Vaste Activa Immateriële vaste activa - Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald
1.056 1.056
17.608 17.608
actief
Materiële vaste activa - Investeringen met een economisch nut
1.334.360 1.334.360
Totaal vaste activa
1.621.417 1.621.417
1.335.417
1.639.025
Vlottende activa
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - vorderingen op openbare lichamen - Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische
1.975.211
1.458.995
32.855
9.526
1.940.610
1.439.613
1.746
9.856
looptijd korter dan één jaar - Overige vorderingen Liquide middelen
78.275
63.731
- Kassaldi
3.711
2.111
- Banksaldi
74.563
61.620
Overlopende activa - Overige nog te ontvangen bedragen, en de
371.513 371.513
297.261 297.261
vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Totaal vlottende activa
2.424.998
1.819.987
Totaal generaal
3.760.415
3.459.012
JAARSTUKKEN 2022- [Status]
32
31-12-2021
31-12-2022
PASSIVA
€
€ Vaste Passiva
2.589.396
2.718.727
Eigen vermogen 633.000
633.000
- Bestemmingsreserve
2.160.020
1.869.323
- Gerealiseerd resultaat
-74.292
87.074
- Algemene reserve
- Voorzieningen ter egalisering van kosten
423.933
442.971
Voorzieningen
423.933
442.971
3.013.329
3.161.698
Totaal vaste passiva Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd - Overige schulden
388.098
512.873
korter dan één jaar
388.098
512.873
57.585
85.844
Overlopende passiva - Overige vooruitontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen. Totaal vlottende passiva totaal generaal
JAARSTUKKEN 2022- [Status]
57.585
85.844 598.717
445.683
3.760.415
3.459.012
33
4 Staat van Baten en Lasten 2022 Staat van Baten en lasten 2022
Omschrijving
Nr.
Primaire begroting 2022
Rekening 2021
Begroting na wijziging 1e berap 2022
Begroting na wijziging 2e berap 2022
Rekening 2022
LASTEN 1
Personeel
3.969.937
4.102.888
4.359.980
4.069.979
4.109.622
3
Bedrijfsvoering
2.186.869
2.023.889
2.134.263
2.059.263
2.075.521
5
Publiek
213.192
290.500
370.500
310.500
352.582
7
Archieven en Collecties
374.063
563.352
743.602
343.602
365.953
9
Afschrijvingen
336.588
397.599
358.101
358.101
358.105
0
0
0
0
0
7.080.649
7.378.228
7.966.446
7.141.445
7.261.783
6.743.638
6.628.847
6.852.255
6.972.255
6.972.061
479.951
300.083
422.816
325.816
333.967
0
0
0
0
0
11 Financiële baten en lasten Totaal lasten
BATEN 2
Bijdragen rijk, gemeenten en provincie
4
Bijdragen derden
6
Verhuur zalen
8
Verkopen winkel
22.354
30.000
30.000
47.000
13.758
10 Verkopen overigen
37.067
0
0
0
71.328
0
0
0
0
0
7.283.010
6.958.930
7.305.070
7.345.070
7.391.114
202.361
-419.298
-661.376
203.625
129.331
Dotaties aan reserves en -fonds
1.343.193
200.000
200.000
595.000
595.000
Onttrekkingen aan reserve en -fonds
1.227.906
619.298
861.376
391.376
391.376
87.074
0
0
0
-74.292
12 Incidentele baten en lasten Totaal baten
Batig saldo (baten - lasten)
Saldo van baten en lasten
JAARSTUKKEN 2022- [Status]
34
5 Grondslagen voor de waardering van activa en passiva 5.1
Grondslagen voor de waardering van activa
5.1.1
Immateriële vaste activa
De immateriële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de inkoopprijs en de bijkomende kosten) of vervaardigingsprijs (de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige directe kosten), verminderd met de ontvangen subsidies en bijdragen van derden, de jaarlijkse afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen. Duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. De kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief zijn onder de volgende voorwaarden geactiveerd: •
Het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen.
•
De technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien staat vast.
•
Het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut genereert.
•
De uitgaven die aan het actief toe te rekenen zijn, zijn betrouwbaar zijn vast te stellen.
5.1.2
Materiële vaste activa
De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingprijs verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. Ontvangen investeringssubsidies worden (deels) in mindering gebracht op de geïnvesteerde bedragen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met een eventuele residuwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikneming.
5.1.3
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar en andere overlopende activa
Deze posten worden opgenomen tegen nominale waarde onder aftrek van de noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid.
5.1.4
Liquide middelen
De liquide middelen worden tegen nominale waarde opgenomen en omvatten bank-, giro- en kassaldi.
5.1.5
Overlopende activa
De overlopende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. Deze voorziening wordt statisch bepaald.
5.2
Algemene grondslagen voor waardering en resultaatbepaling
De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de verordening ex artikel 212 Gemeentewet, waarin door het Algemeen Bestuur op d.d. 24 november 2020 de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie zijn vastgesteld.
5.3
Grondslagen voor de waardering van passiva
5.3.1
Eigen vermogen
Het eigen vermogen bestaat uit: a.
Algemene reserve De algemene reserve dient als algehele buffer om toekomstige tegenvallers te kunnen opvangen.
JAARSTUKKEN 2022- [Status]
35
b.
Bestemmingsreserves Onder een bestemmingsreserve wordt verstaan een reserve waaraan door het Algemeen Bestuur een bepaalde bestemming is gegeven. Het gehele bedrag van de bestemmingsreserve ultimo het jaar dient onderbouwd te zijn met bestuursbesluiten van het algemeen bestuur dan wel opgenomen te zijn in het voorliggende voorstel tot resultaatbestemming.
5.3.2
Voorzieningen
Voorzieningen behoren tot het vreemd vermogen (schulden) van de gemeenschappelijke regeling. Om die reden kunnen voorzieningen naar de situatie per ultimo verslagjaar geen negatieve stand kennen. Voorzieningen worden gewaardeerd op het nominale bedrag van de betrokken verplichting c.q. het voorzienbare verlies. Voorzieningen worden gevormd indien er sprake is van: •
Verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten.
•
Op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten.
•
Kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren.
De vorming van een voorziening, dan wel een dotatie aan een reeds bestaande voorziening, is als een last in het betreffende boekjaar verantwoord. Alle aanwendingen aan voorzieningen zijn rechtstreeks ten laste van de voorziening gebracht en in het verslagjaar niet ten laste van de exploitatie verantwoord. Aan voorzieningen ter egalisatie van (onderhouds)lasten van kapitaalgoederen over meerdere begrotingsjaren ligt een actueel (beheer)plan ten grondslag. Uitgevoerd achterstallig onderhoud is daarbij ten laste van de exploitatie verantwoord. Deze lasten zijn niet ten laste van de gevormde voorziening gebracht.
5.3.3
Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.
5.4
Grondslagen voor de bepaling van het resultaat
Bedrijfsopbrengsten a.
Subsidiebaten Dit betreft de ontvangen subsidies voor projecten. Subsidiebaten worden verantwoord in het jaar waarop deze betrekking hebben.
b.
Overige opbrengsten De opbrengst van aan derden geleverde goederen en diensten, exclusief de eventueel over de omzet geheven belastingen en onder aftrek van kortingen.
c.
Directe productiekosten De directe productiekosten worden berekend op basis van de inkoopprijzen.
d.
Lonen, salarissen en sociale lasten Hierop worden de loon- en salariskosten van het personeel verantwoord. Onder loon- en salariskosten wordt verstaan het bruto bedrag van de aan het boekjaar toe te rekenen loon- en salarissen vermeerderd met de uitbetaalde vakantierechten.
e.
Overige bedrijfskosten De overige bedrijfskosten worden berekend op basis van historische kosten.
JAARSTUKKEN 2022- [Status]
36
5.5
Algemene grondslagen voor de opstelling van de jaarrekening
Waardering van passiva en activa alsmede de bepaling van het resultaat vinden in principe plaats op basis van historische kosten. Activa en passiva zijn opgenomen tegen nominale waarde, tenzij in deze grondslagen anders is vermeld. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben, onverschillig of zij tot inkomsten of uitgaven in dat jaar hebben geleid. Baten en lasten, worden daarbij verantwoord tot hun brutobedrag. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar worden genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. De waarderingsgrondslagen per balansonderdeel worden in het vervolg van deze jaarrekening toegelicht.
5.5.1
Missie
Het Utrechts Archief verwerft en bewaart de bronnen van de Utrechtse geschiedenis, om ze beschikbaar te stellen aan het publiek. We verbinden de inwoners van de stad en provincie met elkaar en hun omgeving door gezamenlijk het verhaal van de Utrechtse geschiedenis te vertellen. Het Utrechts Archief is een toonaangevend expertisecentrum op het gebied van informatiebeheer en een deskundig partner voor instellingen en overheden in de regio.
JAARSTUKKEN 2022- [Status]
37
6 Toelichting op de balans per 31 december 202\2 Toelichting op de Activa 1. Immateriële en materiële vaste activa a. Immateriële vaste activa Hierna is een overzicht opgenomen van de investering met economisch nut van HUA.
Kosten nieuwe website Boekwaarde per 1 januari 2022
Totaal
17.608
17.608
Investeringen
0
0
Afschrijvingen
16.552
16.552
Boekwaarde afgestoten activa Boekwaarde per 31 december 2022
0
0
1.056
1.056
Cumulatieve aanschaffingswaarde
275.539
275.539
Cumulatieve afschrijvingen
-274.482
-274.482
1.056
1.056
Boekwaarde per 31 december 2022
Afschrijvingspercentage
20,00%
b. Materiële vaste activa Hierna is een overzicht opgenomen van de investering met economisch nut van HUA.
Projecten Digitaliseren en Projecten Inrichting archief Financiën in HBS / Inventaris en depots Control NMK installaties Totaal Boekwaarde per 1 januari 2022
105.783
295.699
229.776
990.159
1.621.417
Investeringen
54.450
0
0
0
54.450
0
0
0
0
0
25.332
73.926
22.711
219.586
341.555
0
0
0
0
0
Boekwaarde per 31 december 2021
134.901
221.773
207.065
770.573
1.334.314
Cumulatieve aanschaffingswaarde
230.757
369.624
670.439
1.613.978
2.884.798
Cumulatieve afschrijvingen
95.856
147.851
463.374
843.403
1.550.484
Boekwaarde per 31 december 2022
134.901
221.773
207.065
770.575
1.334.314
Desinvesteringen Afschrijvingen Boekwaarde afgestoten activa
Afschrijvingspercentage
JAARSTUKKEN 2022- [Status]
5%-20%
20,00% 4%-33,33%10%-33,33%
38
2. Vlottende activa a. Uitzettingen Uitzettingen
31-12-2022
31-12-2021
Debiteuren algemeen
2.065
12.406
Omzetbelasting
32.536
6.976
s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
1.940.610
1.439.613
Totaal
1.975.211
1.458.995
b. Liquide middelen. De kasgelden zijn verantwoord op basis van de processen-verbaal van de op 31 december 2022 opgenomen kasgelden.
Liquide middelen
31-12-2022
31-12-2021
RABO bank
74.563
61.620
Hoofdkas
2.407
807
300
300
Kasgeld Facilitair beheer
1.004
1.004
Totaal
78.275
63.731
Kasgeld receptie
c. Overlopende activa Overlopende activa
31-12-2022
31-12-2021
309.777
262.534
68
369
Nog te ontvangen bedragen
60.668
31.923
Voorschotten
Vooruitbetaalde bedragen Pin
1.000
2.136
Overige
0
300
Totaal
371.513
297.261
De nog te ontvangen bedragen bestaat uit: •
Nog te ontvangen van De Koninklijke Bibliotheek € 36.921.
•
Nog te ontvangen rente Schatkistbankieren 4e kwartaal € 8.034
•
Nog te ontvangen van Mondriaan fonds € 4.203.
•
Overige nog te ontvangen bedragen € 11.510.
Toelichting op de Vooruitbetaalde bedragen: De post bestaat voornamelijk uit vooruitbetaalde huren en onderhouds- en licentiekosten (hard en software). .
JAARSTUKKEN 2022- [Status]
39
Vooruitbetaalde bedragen
31-12-2022
31-12-2021
Contributies en abonnementen
8.861
4.339
Onderhouds- en licentiekosten (hard en software)
63.580
43.590
Verzekeringen
0
2.219
Kosten website
8.386
5.790
207.758
205.194
Kantoorkosten
3.194
402
Overige huisvestingskosten
15.027
0
Onderhoudskosten gebouwen
2.971
1.000
309.777
262.534
Huur- en servicekosten
Totaal
Toelichting op Passiva 3. Vaste Passiva Eigen vermogen Het in de balans opgenomen eigen vermogen bestaat uit de volgende posten: Nog te Bestemmings Bestemmings bestemmen reserves fondsen resultaat
Algemene reserve Stand per 1 januari
Totaal
633.000
1.869.323
0
87.074
2.589.396
0
0
0
-87.074
-87.074
-dotaties
0
1.065.000
0
0
1.065.000
-onttrekkingen
0
774.303
0
0
774.303
-bestedingen
0
0
0
0
0
Resultaat boekjaar 2022
0
0
0
-74.292
-74.292
Stand per 31 december
633.000
2.160.020
0
-74.292
2.718.727
Bestemming resultaat 2021 Mutaties gedurende boekjaar
Bestemmingsreserves / Bestemmingsfonds
Rekeningnummer
Omschrijving
Stand per 31 Aanpassing december Algemene 2021 reserves
Dotaties
Onttrekkingen
Stand per 31 december 2022
Voorstel resultaatbestemming
Bestedingen
Bestemmingsreserves 87074
0
0
87074
0
0
0
10001 10006
Nog te bestemmen resultaat Knelpunten personeel Dekking kapitaallasten Vernieuwing vaste expositie
101.569
0
0
101.569
0
0
0
534.686
0
0
106.937
0
0
427.749
10012
E-depot
400.000
0
200.000
0
0
0
600.000
10014
Verkennig en inrichting eigen E-depot
420.567
0
0
28.296
0
0
392.271
10013
Digitale toegankelijkheid
412.500
0
0
67.500
0
0
345.000
10015
Energie en indexatie
0
0
395.000
0
0
0
395.000
1.956.396
0
595.000
391.376
0
0
2.160.020
Totaal bestemmingsreserves
Algemene toelichting op de bestemmingsreserves Met het vaststellen van de meerjarenbegroting 2022 – 2025 heeft het bestuur de ruimte gegeven en zal HUA vorm geven aan het geheel afbouwen van de bestemmingsreserves aan het eind de beleidsperiode.
Bestemmingsreserve Knelpunten personeel Deze reserve is in 2022 vervallen.
Bestemmingsreserve Dekking kapitaallasten Expo – Utrecht begint hier De bestemmingsreserve is bedoeld om de kapitaallasten van de nieuwe expo te dekken. De kosten zijn in 2019 en in 2020 geïnvesteerd. De volledige technische oplevering heeft in 2020 plaatsgevonden. Het bestuur is met de
JAARSTUKKEN 2022- [Status]
40
2e Berap 2020 akkoord gegaan om daarom de bestemmingsreserve met € 117.766 te verhogen, zodat de afschrijvingen budgetneutraal kunnen plaats vinden. (Dit is de laatste investering vanuit het verleden waarvoor een bestemmingsreserve dekking kapitaallasten is gevormd.) De afschrijvingstermijn voor deze investering is gesteld op 6 jaren, daarmee vervalt de reserve eind 2026.
Bestemmingsreserve reservering E-depot gemeente Utrecht Met de toekenning van de claim door de gemeente Utrecht zijn er middelen vrijgemaakt voor de uitwerking van het e-depot voor de gemeente Utrecht. Dit betreffen projectgelden voor de jaren 2020 tot en met 2023. De kosten die in 2022 zijn gemaakt in de project opstart en aanbesteding voor het e-depot zijn volledig gedekt vanuit de extra middelen die het Rijk in 2022 beschikbaar heeft gesteld voor de digitale transformatie in de aanloop naar de voorgenomen uittreding van het Rijk. Dit had tot gevolg dat de beschikbaar gestelde gelden vanuit de gemeente Utrecht nog niet ingezet zijn. Met de 2e Berap 2022 is het bestuur akkoord gegaan met de terugboeking van de oorspronkelijk voorgenomen onttrekking E-depot gemeente Utrecht € 200.000. Daarmee staat het volledige bedrag ter beschikking voor de verdere uitwerking van het e-depot.
Bestemmingsreserve Verkenning en inrichting eigen E-depot Deze reserve is ingesteld met de vastgesteld begroting 2022 – 2025. Als gevolg van de beperkte mogelijkheden dit jaar voor de opzet en uitwerking voor een eigen E-depot en de extra ter beschikking gestelde middelen van het Rijk in 2022, heeft het bestuur toestemming gegeven om het bedrag in 2022 te reserveren om dit binnen de meerjarenbeleidsperiode 2022-2025 in te kunnen zetten.
Bestemmingsreserve Digitale toegankelijkheid Deze reserve is ingesteld met de vastgesteld begroting 2022 – 2025. Ook deze reserve is niet ingezet als gevolg van de extra ter beschikking gestelde middelen van het Rijk in 2022. De komende jaren zal HUA dit gebruiken om de ambities voor de Digitale toegankelijkheid te realiseren. Deze reserves zal in de huidige meerjarenbeleidsperiode 2022-2025 in worden gezet.
Bestemmingsreserve Energie en indexatie Deze reserve is ingesteld met de vaststelling van de 2e Berap 2022. Op basis van beschikbare documentatie zijn de energiekosten doorgerekend. Met aanpassingen van de budgetten voor energie in de 1e Berap 2022 van € 140.000 naar € 200.000 is het mogelijk gebleken om de energiekosten in 2022 te kunnen dekken. Maar voor 2023 op basis van de documentatie zullen de kosten naar verwachting nogmaals met een factor 2 tot 2,5 zullen stijgen. Ook de overige kosten zullen naar verwachting in 2023 stijgen. Met de 2 e Berap 2022 is het bestuur akkoord gegaan met de vorming van een reserve voor de energiekosten en overige indexatie gerelateerde kosten voor een bedrag van € 395.000. Door deze nieuwe reserve ontstaat er tijd om te zoeken naar structurele ruimte in de begroting in de jaren daarna. Waarbij de tijd hopelijk ook inzicht zal geven in de prijsontwikkeling van de energiekosten
Voorzieningen Boekwaarde Toevoeging Vrijval
Aanwending Boekwaarde
31-12-2021
31-12-2022
Te egaliseren kosten BBV art 44.1d voorziening C
307.392
189.505
53.925
0
442.972
Wachtgeldverplichting voormalig personeel
116.541
0
116.541
0
0
Totaal
423.933
189.505
170.466
0
442.971
Voor het onderhoud aan het pand aan de Hamburgerstraat en de Alexander Numankade is een voorziening getroffen voor het groot onderhoud. Daarnaast is er een voorziening getroffen voor ex-werknemers die recht
JAARSTUKKEN 2022- [Status]
41
hebben op een WW/BWW uitkering. Deze ex-medewerkers hebben begin 2022 een andere baan gevonden zodat we geen verplichting meer hebben eind 2022. De voorziening is vrijgevallen in 2022.
4. Netto vlottende schulden Netto vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar De in de balans opgenomen netto vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar kunnen als volgt gespecificeerd worden: Boekwaarde
Boekwaarde
per 31-12-2022
per 31-12-2021
Crediteuren
277.239
149.303
Loonheffing / te betalen pensioenen
197.995
210.321
Overige schulden
32.560
28.474
Netto lonen Totaal
5.079
0
512.873
388.098
Specificatie overige schulden Inhuur externen
5.995
Bewaking / beveiliging
2.302
Accountantskosten
20.818
Personeelskosten
2.370
Energie kosten
1.075
totaal
32.560
5. Overlopende passiva
Overige vooruitontvangen bedragen die ten bate
Boekwaarde
Boekwaarde
per 31-12-2022
per 31-12-2021
85.844
57.585
85.844
57.585
van volgende begrotingsjaren komen. Totaal
Vrijgevallen bedragen of terugbetalingen
ontvangen 31-12-2021 bedrag
31-12-2022
Koninklijke bibliotheek
0
53.356
0
53.356
Gemeente Utrecht
0
32.488
0
32.488
7.872 49.713
0 0
7.872 49.713
0 0
57.585
85.844
57.585
85.844
Veilighiedsregio Utrecht St. Mondriaanfonds
JAARSTUKKEN 2022- [Status]
42
7 Niet uit de balans blijkende verplichtingen
Omschrijving
Contractant
Duur overeenkomst
Bedrag op maandbasis
Niet uit de Aantal balans resterende blijkende maanden verplichtingen
Huur kantoorruimte Alexander Numankade
Gemeente Utrecht
1 juli 2021 t/m 30 juni 2026
22.682
42
952.644
Huur depots Alexander Numankade
Vastgoedbeheer
1 december 2012 t/m 30 november 2027
24.664
59
1.455.198
Huur pand Hamburgerstraat
Vomandi B.V.
1 augustus 2004 t/m 31 juli 2024
31.338
19
595.422
Lease Renault Kangoo Express
Stam Lease
1 november 2018 t/m 31 oktober 2023
399
10
Totaal
JAARSTUKKEN 2022- [Status]
3.990 3.007.254
43
8 Toelichting op de verschillen tussen de Staat van Baten en Lasten 2022 en de begroting 2022 Toelichting verschillen jaarrekening 2022 – begroting na wijziging 2022 Lasten 1. Personeel
Personeel Salarissen formatief
Jaarrekening 2021
Primaire begroting 2022
Begroting na wijziging Jaarrekening 2022 2022
Verschil jaarrekening 2022 begroting na wijziging 2022
2.155.647
3.801.798
3.693.494
2.721.140
-972.354
Pensioenen
410.105
0
0
414.649
414.649
Sociale lasten
370.708
0
0
383.015
383.015
Salarissen boven formatief
407.678
160.240
285.636
518.974
233.338
Overige personeelskosten
625.799
140.850
90.850
71.843
-19.007
3.969.937
4.102.888
4.069.979
4.109.622
39.642
Totaal
Toelichting: Het aantal fte’s (zonder stagiaires) in 2022 is gemiddeld 48,3 (2021: 45,6 fte), waarvan 8,9 fte op tijdelijke basis. De overschrijding van de begroting met € 40.000 vloeit o.a. voort uit een eenmalige uitkering in december die pas eind van het jaar bekend werd gemaakt en reiskostenvergoeding uitgekeerd in de extra run 2022.
3. Bedrijfsvoering
Bedrijfsvoering
Jaarrekening 2021
Primaire begroting 2022
Begroting na wijziging Jaarrekening 2022 2022
Verschil jaarrekening 2022 begroting na wijziging 2022
Administratie
69.987
41.100
54.000
79.340
Huisvesting
1.815.648
1.731.289
1.782.263
1.786.943
4.680
300.385
251.500
223.000
209.238
-13.762
Overige
848
0
0
0
0
Totaal
2.186.869
2.023.889
2.059.263
2.075.521
16.258
Automatisering
25.340
Toelichting: De accountantskosten vallen hoger uit door een extra controle op de eindverantwoording Metamorfoze. Daarbij is er extra kantoormeubilair onder de € 10.000 aangeschaft. Verder is er minder computerapparatuur aangeschaft, waren de kosten voor communicatie lager en is er rente ontvangen op de schatkistbankieren rekening.
5. Publiek
Publiek
Jaarrekening 2021
Primaire begroting 2022
Begroting na wijziging Jaarrekening 2022 2022
Verschil jaarrekening 2022 begroting na wijziging 2022
Studiezaal/educatie/winkel
10.343
12.000
12.000
14.509
2.509
Tentoonstellingen/expo
150.649
166.500
186.500
225.005
38.505
Activiteiten/evenementen
6.723
13.000
13.000
15.265
2.265
Promotie
25.399
50.000
50.000
67.365
17.365
Overige projectkosten
20.079
49.000
49.000
30.439
-18.561
Totaal
213.192
290.500
310.500
352.582
42.082
JAARSTUKKEN 2022- [Status]
44
Toelichting: Door de extra inzet op de tentoonstellingen “Utrecht 900” en “Water en vriend” zijn de kosten hoger uitgekomen dan oorspronkelijk begroot. Ook is de afbraak van deze tentoonstelling eind 2022 uitgevoerd in plaats van begin 2023. Ook is er extra ingezet op promotie voor de genoemde tentoonstellingen.
7. Archieven en collecties
Archieven en collecties
Primaire begroting 2022
Jaarrekening 2021
Begroting na wijziging Jaarrekening 2022 2022
Verschil jaarrekening 2022 begroting na wijziging 2022
Acquisitie
32.937
38.750
25.000
17.341
-7.659
Digitalisering
138.650
323.102
103.102
110.399
7.297
Inventarisatie
79.568
61.000
80.000
88.623
8.623
Restauratie
101.123
95.500
105.500
115.008
9.508
Bibliotheek
21.786
45.000
30.000
34.581
4.581
Totaal
374.063
563.352
343.602
365.953
22.351
Toelichting: Er is meer uitgegeven voor digitalisering met name voor project Metamorfoze, voor IT werkzaamheden door de Ree (MaisFlexis) en er zijn meer materialen ingekocht. Daarnaast is er een aankoop gedaan van een tekening van Herman Saftleven, Blick auf die Bastion Sonnenborgh.
9. Afschrijvingen
Afschrijvingen
Primaire begroting 2022
Jaarrekening 2021
Begroting na wijziging Jaarrekening 2022 2022
Verschil jaarrekening 2022 begroting na wijziging 2022
Immateriële vaste activa
18.878
16.552
16.552
16.552
0
Materiële vaste activa
317.710
381.047
341.549
341.553
4
Totaal
336.588
397.599
358.101
358.105
4
Begroting na wijziging Jaarrekening 2022 2022
Verschil jaarrekening 2022 begroting na wijziging 2022
11. Financiële baten en lasten
Financiële baten en lasten
Primaire begroting 2022
Jaarrekening 2021
Financiële baten en lasten
0
0
0
0
0
Totaal
0
0
0
0
0
JAARSTUKKEN 2022- [Status]
45
Baten 2. Bijdragen rijk, gemeenten en provincie
Bijdrage Rijk, Provincie en gemeenten Rijksbijdrage Provinciale bijdrage Gemeentelijke bijdrage Opbrengst E-depot Totaal
Primaire begroting 2022
Jaarrekening 2021
Begroting na wijziging Jaarrekening 2022 2022
Verschil jaarrekening 2022 begroting na wijziging 2022
2.631.109
2.467.585
2.752.748
2.752.554
-194
671.619
671.647
671.647
671.647
0
3.240.910
3.289.615
3.347.860
3.347.860
0
200.000
200.000
200.000
200.000
0
6.743.638
6.628.847
6.972.255
6.972.061
-194
De bijdragen van de partners, inclusief de eindafrekening van het Rijk voor 2022 van € 119.806, zijn uitgekomen op het begrote bedrag. .
4. Bijdragen derden
Bijdragen derden
Primaire begroting 2022
Jaarrekening 2021
Begroting na wijziging Jaarrekening 2022 2022
Verschil jaarrekening 2022 begroting na wijziging 2022
Educatie
0
0
0
0
0
Projecten
291.332
0
50.000
58.914
8.914
Archieven, digitalisering
188.619
300.083
275.816
275.053
-763
Totaal
479.951
300.083
325.816
333.967
8.151
Toelichting: Er zijn in 2022 hogere opbrengsten voor de DVO’s en samenwerkingsovereenkomsten en daarnaast zijn er meer opbrengsten uit projecten.
6./8. Verhuur zalen en Winkelverkopen
Verhuur zalen en winkelverkopen
Jaarrekening 2021
Primaire begroting 2022
Begroting na wijziging Jaarrekening 2022 2022
Verschil jaarrekening 2022 begroting na wijziging 2022
Winkelverkopen
22.354
30.000
47.000
13.758
-33.242
Totaal
22.354
30.000
47.000
13.758
-33.242
Toelichting: De winkelverkopen zijn lager dan begroot door de voortzetting van Corona sluiting. In de begroting is ook de begroting Verkopen overigen meegenomen die niet apart zijn begroot.
JAARSTUKKEN 2022- [Status]
46
10. Verkopen overigen
Verkopen overigen
Primaire begroting 2022
Jaarrekening 2021
Begroting na wijziging Jaarrekening 2022 2022
Verschil jaarrekening 2022 begroting na wijziging 2022
Cursus Paleografie
1.145
0
0
3.076
3.076
Verkopen Studiezaal
1.892
0
0
16.546
16.546
Overige
34.030
0
0
51.706
51.706
Totaal
37.067
0
0
71.328
71.328
Toelichting: De overige verkopen bestaan uit een ontvangen legaat, de bijdrage digitalisering van het Rijk via Zeeuws Archief.
12. Incidentele baten en lasten
Incidentele baten en lasten
Primaire begroting 2022
Jaarrekening 2021
Begroting na wijziging Jaarrekening 2022 2022
Verschil jaarrekening 2022 begroting na wijziging 2022
Vrijval bestemmingsreserves
0
0
0
0
0
Totaal
0
0
0
0
0
Begroting na wijziging Jaarrekening 2022 2022
Verschil jaarrekening 2022 begroting na wijziging 2022
Dotaties aan reserves en -fondsen
Toevoegingen aan reserves
Jaarrekening 2021
Primaire begroting 2022
Toevoegingen aan reserves
1.343.193
200.000
595.000
595.000
0
Totaal
1.343.193
200.000
595.000
595.000
0
Begroting na wijziging Jaarrekening 2022 2022
Verschil jaarrekening 2022 begroting na wijziging 2022
Onttrekkingen aan reserves en -fondsen
Onttrekkingen aan reserves en voorziening
Jaarrekening 2021
Primaire begroting 2022
Onttrekkingen aan reserves en voorziening
1.227.906
619.298
391.376
391.376
0
Totaal
1.227.906
619.298
391.376
391.376
0
JAARSTUKKEN 2022- [Status]
47
9 WNT-verantwoording 2022 Het Utrechts Archief De WNT is van toepassing op Het Utrechts Archief. Het voor Het Utrechts Archief toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2022 € 216.000, algemeen bezoldigingsmaximum.
1. Bezoldiging topfunctionarissen 1a. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling
Bedragen x € 1
C. Keijsper
Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling in 2022 Dienstbetrekking
Directeur 01/01-31/12 1
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal
€ 123.224 € 22.260 € 145.485
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaxuimum
€ 216.000
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terug ontvangen bedrag
Totale bezoldiging
€-
€ 145.485
Reden waarom overschrijding al dan niet is toegestaan
N.V.T
Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling Functiegegevens Aanvang en einde functtievervulling in 2021 Dienstbetrekking
N.V.T.
Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal Individueel toepasselijke bezoldigingsmaxuimum
JAARSTUKKEN 2022- [Status]
Directeur 01/01-31/12 1 € 118.519 € 21.933 € 140.452 € 209.000
48
1b. Topfunctionarissen die in 2022 geen bezoldiging hebben ontvangen Naam
functie
A.Klein R. Streefland L.Voortman R.van Muilekom R. Strijk E. Oosters
Voorzitter Voorzitter Bestuurslid Bestuurslid Bestuurslid Bestuurslid
Aanvang en einde functievervulling 2022 aanvang einde 1-1 9-6 28-6 31-12 1-1 9-6 1-1 31-12 1-1 31-12 28-6 31-12
De bestuursleden Klein, Voortman, van Muilekom, Jansen, Strijk en Smit ontvangen geen vergoedingen uit hoofde van hun functies elders.
1c. Topfunctionaris met een bezoldiging in 2022. Gegevens 2022
Bedragen in €1 Kalenderjaar Periode functievervulling in het kalenderjaar Bezoldiging gehele periode kalendermaand 1 t/m 12
Individueel bezoldigingsmaximum
Gegevens 2022
Bedragen in €1 Kalenderjaar Periode functievervulling in het kalenderjaar Bezoldiging gehele periode kalendermaand 1 t/m 12
Individueel bezoldigingsmaximum
I. Jansen Bestuurslid
2022
2021
01/01-31-12 875
01/01-31/12 700
21.600
20.900
A. Smit Voorzitter
2022
2021
01/01-31-12 1.600
01/01-31/12 800
21.600
20.900
De bezoldigingsmaxima voor de bestuursvoorzitter is 15% en voor bestuursleden is 10% van de WNT norm van € 216.000.
JAARSTUKKEN 2022- [Status]
49
CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan: het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief
A. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen jaarrekening 2022 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2022 van de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief te Utrecht gecontroleerd. Naar ons oordeel: • geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2022 als van de activa en passiva van de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief op 31 december 2022 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); • zijn de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2022 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het controleprotocol d.d. 7 december 2020. De jaarrekening bestaat uit: 1 het overzicht van baten en lasten over 2022; 2 de balans per 31 december 2022; 3 de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen;
De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol dat is vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 7 december 2020 en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2022 vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening. Wij zijn onafhankelijk van de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).
Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2022 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub j Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 81.000. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2022.
Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado. Wij zijn met de raad overeengekomen dat wij aan de raad tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 25.000 rapporteren alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve, SiSaof WNT-redenen relevant zijn.
B. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen andere informatie Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de jaarstukken andere informatie, die bestaat uit: • jaarverslag, waaronder de programmaverantwoording en de paragrafen; Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het Algemeen Bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV.
2
C. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het Algemeen bestuur voor de jaarrekening Het Algemeen Bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV. Het Algemeen Bestuur is ook verantwoordelijk voor het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het controleprotocol d.d. 7 december 2020. In dit kader is het Algemeen Bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het Algemeen Bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het Algemeen Bestuur afwegen of de financiële positie voldoende is om de gemeenschappelijke regeling in staat te stellen de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen. Het Algemeen Bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de risico’s kunnen worden opgevangen toelichten in de jaarrekening.
Het algemeen Bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling.
Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.
3
Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Bado, het controleprotocol dat is vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 7 december 2020, het Controleprotocol WNT 2022, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: • het identificeren en inschatten van de risico’s o dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, o dat baten en lasten alsmede de balansmutaties als gevolg van fouten of fraude niet in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; • het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden.
Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling; • het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het Algemeen Bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan; • het vaststellen dat de door het Algemeen Bestuur gehanteerde afweging dat de gemeenschappelijke regeling in staat is de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen aanvaardbaar is. Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de gemeenschappelijke regeling haar financiële risico’s kan opvangen. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring.