HUA jaarekening 2022 - Definitief zonder persoonlijke handtekening .pdf

JAARSTUKKEN 2022

Samenstelling van het Algemeen bestuur van Het Utrechts Archief: Mevrouw Anke Klein, voorzitter (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) tot en met 29 maart 2022 Mevrouw Rachel Streefland, voorzitter (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) vanaf 30 maart 2022 Mevrouw Anja Smit, vicevoorzitter (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) De heer Rob van Muilekom (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) Mevrouw Ineke Jansen (Algemeen Bestuur) Mevrouw Linda Voortman (Algemeen Bestuur) tot en met 29 maart 2022 Mevrouw Eva Oosters (Algemeen Bestuur) vanaf 30 maart 2022 De heer Robert Strijk (Algemeen Bestuur)

JAARSTUKKEN 2022- [Status]

2

Voorwoord In de jaarstukken van Het Utrechts Archief vindt u een overzicht van de programmadoelen van onze organisatie, de daarbij horende werkzaamheden en projecten, de inzet van de financiële middelen en de resultaten in 2022. De jaarstukken bestaan uit: het jaarverslag: de programmaverantwoording en paragrafen; de jaarrekening met balans per 31 december 2022 en de bijlagen Het Utrechts Archief legt in de jaarstukken verantwoording af over de realisatie van de Programmabegroting. Hierbij beschrijven we ons programma in drie speerpunten, met het gevoerde beleid en de daarvoor beschikbaar gestelde financiële middelen. In de jaarrekening is de financiële verantwoording opgenomen met toelichting en een balans met toelichting. Vanuit onze missie werken we aan de speerpunten “Samen bouwen aan het archief van morgen”, “Jouw collectie Utrecht start bij HUA” en “Onze organisatie maken we met elkaar”. Bij de uitvoering van de vier programma’s binnen de speerpunten zijn onze kernwaarden leidend: toegankelijk, duurzaam, verbindend en betrouwbaar. We zijn er voor iedereen die onze collecties en diensten wil (her)gebruiken voor recht en bewijs, onderzoek, onderwijs of cultuurbeleving. In 2022 kwamen de vier programma’s uit de huidige beleidsperiode goed op stoom.

Met nieuwe teams en de implementatie van de 4 grote programma’s werkten we aan een organisatie die als innovatief, inclusief en inspirerend archief midden in de samenleving staat. Op het gebied van digitale innovatie bereikten we in 2022 een belangrijke mijlpaal met de afronding van de aanbesteding van het e-depot. Deze bewaarplaats voor digitaal gevormd archief zal al in de 2e helft van 2023 operationeel zijn. Daarnaast werden nieuwe digitale diensten ontwikkeld, zoals een digitaal loket voor de uitgifte van bouwtekeningen en voegden we ruim een half miljoen scans toe aan de digitale collectie. Na een aantal jaren die sterk gekleurd werden door het verloop van de Coronapandemie, mochten we onze bezoekers en gebruikers in 2022 weer ontvangen op onze locaties. Dit betekende dat we met onze partners in de stad en provincie een uitgebreid programma rond de viering van 900 jaar stadsrechten konden organiseren. Met het waterschap HDSR organiseerden we de tentoonstelling Water, vriend of vijand? en met vele partners uit de stad Utrecht maakte we het programma Gekomen om te blijven. Deze activiteiten werden door bijna 20.000 personen bezocht, zo’n 2/3 van het bezoek van voor Corona. Naast onze volwassen bezoekers ontvingen we meer dan 3.000 scholieren en studenten die op het eigen niveau leerden over heden, verleden en de toekomst van Utrecht.

Ten slotte was er naast de Coronapandemie een nieuwe ontwikkeling die gevolgen had voor de bedrijfsvoering: de gestegen energieprijzen door internationale onrust. Geconfronteerd met een enorme kostenstijging is direct ingezet op een grote energiebesparing. Hoewel dit niet eenvoudig was voor de – reeds zeer efficiënte – klimaatinstallaties voor de archieven, is er wel een grote besparing (een derde) gerealiseerd door de verlaging van de temperatuur in het kantoorgedeelte. HUA investeerde de afgelopen jaren in projectmatig werken, de ontwikkeling van expertise en life long learning. Ondanks de krapte op de arbeidsmarkt wisten we verschillende belangrijke nieuwe functies gericht op digitaal beheer in te vullen. Hierdoor kijken we met veel vertrouwen naar 2023, een jaar waarin we het e-depot gaan implementeren, het publieksprogramma zullen uitbouwen en via een themajaar extra aandacht gaan geven aan koloniaal bronnenmateriaal in onze collecties. Utrecht, 1 maart 2022 Namens het Managementteam van Het Utrechts Archief, De directeur, Drs. Chantal Keijsper

JAARSTUKKEN 2022- [Status]

3

Inhoudsopgave Samenstelling van het Algemeen bestuur van Het Utrechts Archief: ................................................................... 2 Voorwoord ........................................................................................................................................................ 3

I

JAARVERSLAG ............................................................................................................................6

1

Jaarverslag 2022 ...................................................................................................................................... 6 1.1 Jaarrekeningresultaat 2022 ............................................................................................................... 6 1.2 Resultaatbestemming........................................................................................................................ 6 1.3 Balans per 31 december 2022 ........................................................................................................... 7 Beleidsbegroting: programmabegroting ...................................................................................................... 9 1.4 Speerpunt 1: Samen bouwen aan het archief van morgen .................................................................. 9 1.4.1

Doel .................................................................................................................................... 9

1.4.2

Beoogde maatschappelijk effecten ....................................................................................... 9

1.4.3

Effectenindicatoren .............................................................................................................. 9

1.5 Speerpunt 2: Jouw collectie [Utrecht] start bij HUA ........................................................................... 14 1.5.1

Doel .................................................................................................................................. 14

1.5.2

Beoogde maatschappelijke effecten ................................................................................... 14

1.5.3

Effectenindicatoren ............................................................................................................ 14

1.6 Speerpunt 3. Onze organisatie maken we met elkaar. ...................................................................... 17

2

1.6.1

Programmadoel ................................................................................................................. 17

1.6.2

Beoogde maatschappelijke effecten ................................................................................... 17

1.6.3

Effectenindicatoren ............................................................................................................ 18

1.6.4

Wat hebben we ervoor gedaan?......................................................................................... 18

Paragrafen.............................................................................................................................................. 24 2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing ....................................................................................... 24 2.1.1

Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing................................................................ 24

2.1.2

Weerstandscapaciteit......................................................................................................... 24

2.1.3

Risico-inventarisatie........................................................................................................... 24

2.1.4

Benodigde weerstandscapaciteit ........................................................................................ 25

2.1.5

Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) .............. 26

2.2 Kapitaalgoederen en onderhoud ...................................................................................................... 26 2.2.1

Algemeen .......................................................................................................................... 26

2.2.2

Waardering en afschrijving van activa................................................................................. 26

2.3 Verbonden partijen .......................................................................................................................... 27 2.4 Financiering .................................................................................................................................... 28 2.4.1

Algemeen .......................................................................................................................... 28

2.4.2

Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB) ....................................................................... 28

2.4.3

Renterisiconorm ................................................................................................................ 28

2.4.4

Kasgeldlimiet ..................................................................................................................... 28

2.5 Bedrijfsvoering ................................................................................................................................ 29 2.5.1

Organisatie inrichting en managementfilosofie .................................................................... 29

2.5.2

Huisvesting........................................................................................................................ 30

2.5.3

Interne beheersing ............................................................................................................. 30

2.5.4

BTW.................................................................................................................................. 30

2.5.5

Duurzaamheid ................................................................................................................... 30

II JAARREKENING ........................................................................................................................ 31 3

Balans per 31 december 2022 ................................................................................................................. 32

4

Staat van Baten en Lasten 2022 .............................................................................................................. 34

JAARSTUKKEN 2022- [Status]

4

5

Grondslagen voor de waardering van activa en passiva ........................................................................... 35 5.1 Grondslagen voor de waardering van activa ..................................................................................... 35 5.1.1

Immateriële vaste activa .................................................................................................... 35

5.1.2

Materiële vaste activa ........................................................................................................ 35

5.1.3

Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar en andere overlopende activa ................................................................................................................................ 35

5.1.4

Liquide middelen ............................................................................................................... 35

5.1.5

Overlopende activa ............................................................................................................ 35

5.2 Algemene grondslagen voor waardering en resultaatbepaling........................................................... 35 5.3 Grondslagen voor de waardering van passiva .................................................................................. 35 5.3.1

Eigen vermogen ................................................................................................................ 35

5.3.2

Voorzieningen ................................................................................................................... 36

5.3.3

Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar ........................ 36

5.4 Grondslagen voor de bepaling van het resultaat ............................................................................... 36 5.5 Algemene grondslagen voor de opstelling van de jaarrekening ......................................................... 37 5.5.1

Missie................................................................................................................................ 37

6

Toelichting op de balans per 31 december 2021 ...................................................................................... 38

7

Niet uit de balans blijkende verplichtingen ................................................................................................ 43

8

Toelichting op de verschillen tussen de Staat van Baten en Lasten 2022 en de begroting 2022 ................. 44

9

WNT-verantwoording 2022 Het Utrechts Archief ...................................................................................... 48

III CONTROLEVERKLARING ACCOUNTANT ................................................................................ 50 IV VASTSTELLINGSBESLUIT DOOR HET ALGEMEEN BESTUUR VAN HET UTRECHTS ARCHIEF..................................................................................................................................... 51

JAARSTUKKEN 2022- [Status]

5

I

JAARVERSLAG

1 Jaarverslag 2022 1.1

Jaarrekeningresultaat 2022

Bij de 2e Bestuursrapportage 2022 is een neutraal saldo geprognosticeerd, het eindresultaat voor 2022 is uitgekomen op € 74.292 negatief.

Nr.

Omschrijving

Primaire begroting 2022

Rekening 2021

Begroting na wijziging 1e berap 2022

Begroting na wijziging 2e berap 2022

Rekening 2022

LASTEN 1

Personeel

3.969.937

4.102.888

4.359.980

4.069.979

4.109.622

3

Bedrijfsvoering

2.186.869

2.023.889

2.134.263

2.059.263

2.075.521

5

Publiek

213.192

290.500

370.500

310.500

352.582

7

Archieven en Collecties

374.063

563.352

743.602

343.602

365.953

9

Afschrijvingen

336.588

397.599

358.101

358.101

358.105

0

0

0

0

0

7.080.649

7.378.228

7.966.446

7.141.445

7.261.783

6.743.638

6.628.847

6.852.255

6.972.255

6.972.061

479.951

300.083

422.816

325.816

333.967

0

0

0

0

0

11 Financiële baten en lasten Totaal lasten

BATEN 2

Bijdragen rijk, gemeenten en provincie

4

Bijdragen derden

6

Verhuur zalen

8

Verkopen winkel

22.354

30.000

30.000

47.000

13.758

10 Verkopen overigen

37.067

0

0

0

71.328

0

0

0

0

0

7.283.010

6.958.930

7.305.070

7.345.070

7.391.114

202.361

-419.298

-661.376

203.625

129.331

Dotaties aan reserves en -fonds

1.343.193

200.000

200.000

595.000

595.000

Onttrekkingen aan reserve en -fonds

1.227.906

619.298

861.376

391.376

391.376

87.074

0

0

0

-74.292

12 Incidentele baten en lasten Totaal baten

Batig saldo (baten - lasten)

Saldo van baten en lasten

1.2

Resultaatbestemming

De jaarrekening 2022 van Het Utrechts Archief sluit met een nadelig saldo van € 74.292.

JAARSTUKKEN 2022- [Status]

6

1.3

Balans per 31 december 2022

ACTIVA

31-12-2022

31-12-2021

€

€

Vaste Activa Immateriële vaste activa - Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald

1.056 1.056

17.608 17.608

actief

Materiële vaste activa - Investeringen met een economisch nut

1.334.360 1.334.360

Totaal vaste activa

1.621.417 1.621.417

1.335.417

1.639.025

Vlottende activa

Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - vorderingen op openbare lichamen - Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische

1.975.211

1.458.995

32.855

9.526

1.940.610

1.439.613

1.746

9.856

looptijd korter dan één jaar - Overige vorderingen Liquide middelen

78.275

63.731

- Kassaldi

3.711

2.111

- Banksaldi

74.563

61.620

Overlopende activa - Overige nog te ontvangen bedragen, en de

371.513 371.513

297.261 297.261

vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Totaal vlottende activa

2.424.998

1.819.987

Totaal generaal

3.760.415

3.459.012

JAARSTUKKEN 2022- [Status]

7

PASSIVA

31-12-2022

31-12-2021

€

€

Vaste Passiva Eigen vermogen - Algemene reserve

2.718.727

2.589.396

633.000

633.000

- Bestemmingsreserve

2.160.020

1.869.323

- Gerealiseerd resultaat

-74.292

87.074

Voorzieningen - Voorzieningen ter egalisering van kosten

442.971 442.971

Totaal vaste passiva

423.933 423.933

3.161.698

3.013.329

Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige schulden

512.873 512.873

Overlopende passiva

388.098 388.098

85.844

57.585

- Overige vooruitontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen. Totaal vlottende passiva totaal generaal

85.844

57.585 598.717

445.683

3.760.415

3.459.012

In onderdeel II “Jaarrekening” wordt de balans toegelicht.

JAARSTUKKEN 2022- [Status]

8

Beleidsbegroting: programmabegroting 1.4

Speerpunt 1: Samen bouwen aan het archief van morgen

1.4.1

Doel

Met het meerjarenbeleidsplan 2021-2024 wordt gedurende vier jaar gewerkt aan het archief van morgen. Het Rijk is voornemens zich aan het einde van de beleidsperiode uit de Gemeenschappelijke Regeling terug te trekken, maar blijft verbonden aan Het Utrechts Archief voor het beheer van de analoge rijksarchieven. HUA werkt aan een steviger positie in de regio. Via samenwerkingsovereenkomsten levert HUA een breed aanbod aan archiefdiensten aan verschillende overheden, de gemeente Nieuwegein. Daarnaast zijn er ook samenwerkingsverbanden met particuliere instellingen zoals het Nederlands Volksbuurtmuseum en de Ridderlijke Duitsche Orde Balije van Utrecht. Voor het e-Depot ligt de focus op aansluiting van overheden. De acquisitie van waardevolle archieven, zowel analoog als digitaal, blijft doorgaan. In deze beleidsperiode wordt ook duidelijk op welke wijze particuliere organisaties hun digitale archieven met behulp van Het Utrechts Archief duurzaam toegankelijk kunnen krijgen.

1.4.2

Beoogde maatschappelijk effecten

A.

Informatie beter toegankelijk en beschikbaar

B.

Betrouwbare digitale informatie voor de lange termijn geborgd

C. Versteviging van de positie in de regio voor beheer en gebruik van archief D. Meer diversiteit in de opbouw van onze collectie

1.4.3

Effectenindicatoren

A.

Is een kwart van onze collectie (8,5 miljoen scans) online beschikbaar

B.

Zijn alle middeleeuwse charters gevlakt, geconserveerd en gedigitaliseerd

C. Verwerken we naast film- en fotomateriaal op grote schaal videobanden D. Is duurzaam digitaal beheer going concern E.

Is onze informatiearchitectuur ingericht volgens de eisen van de DERA & MARA

F.

Heeft toezicht zich in belangrijke mate ontwikkeld tot systeemtoezicht

G. Documenteren we de Utrechtse samenleving met bijzondere aandacht voor hotspots, meerstemmigheid en inclusie

Aandachtsvelden in het speerpunt ‘Samen bouwen’

Ad a. Informatie beter toegankelijk en beschikbaar Indicatoren: A.

Is een kwart van onze collectie (8,5 miljoen scans) online beschikbaar

B.

Zijn alle middeleeuwse charters gevlakt, geconserveerd en gedigitaliseerd

C. Verwerken we naast film- en fotomateriaal op grote schaal videobanden

Collectieaanwas en toegankelijkheid In 2022 kwam de reguliere instroom van archieven, na de tijdelijke terugval als gevolg van de coronamaatregelen in 2020-2021, weer goed op gang. In totaal werd er 681 m aan nieuwe archieven opgenomen. Dit betrof onder meer de overbrenging van zes archieven van het ministerie van LNV 1897-1994 (30 m) en alle bouwdossiers van de gemeente Nieuwegein uit de periode 1971-2012 (292 m). Onder de nieuw verworven particuliere archieven verdienen vermeld te worden het archief van Stichting De Paardenkathedraal 1986-2013 (8,4 m) en de collectie tekeningen van architect Th. Haakma Wagenaar (5 m). Belangrijke aanwinsten voor de collectie Beeldmateriaal vormden de verwerving van een album met foto’s van huis Amelisweerd van ca. 1878, de aankoop van een

JAARSTUKKEN 2022- [Status]

9

tekening van Herman Saftleven van de Utrechtse bolwerken van ca. 1650 en de aankoop van een serie foto’s van Utrecht in coronatijd door fotojournalist Angeliek de Jonge van AD UN. Daarnaast heeft Het Utrechts Archief van de gemeente Utrecht een volume van 271 m archieven in beheer genomen, die pas op lange termijn kunnen worden vernietigd of overgebracht. Deze vorm van archiefbeheer – ook wel uitplaatsing – is een nieuwe dienst van Het Utrechts Archief, mogelijk geworden onder de GR zoals die sinds 2018 van kracht is geworden en die behalve voor analoog archief ook voor born digital archief kan worden ingezet. Met 66 nieuwe archieftoegangen groeide het aantal online doorzoekbare archieven boven gemiddeld. Opmerkelijk is ook het hoge aantal nieuwe beschrijvingen in de beeldbank, dat mede te danken is aan de samenwerking met het Nederlands Volksbuurt Museum. Van de collectie die HUA eind 2021 van dit Museum in bruikleen kreeg, zijn inmiddels meer dan 2.200 beelden ontsloten in de beeldbank. Ook werd een aantal filmbanden uit deze collectie gedigitaliseerd. Speciale aandacht in het kader van de viering Utrecht 900 kreeg de lancering van de themapagina Utrechtse bestuurders, waar de gegevens van alle personen die zitting hadden in het bestuur van de stad in de voorbije negen eeuwen, meer dan 5.000 in totaal, voor het publiek zijn ontsloten.

Volume fysieke archieven en collecties Volume collectie HUA (m1) Archieven Bijzondere collecties Totaal

2019 27.317 Ca. 6.050 33.367

2020 27.493 Ca. 6.100 33.593

2021 27.590 Ca. 6.150 33.740

2022 28.331 Ca. 6.200 34.531

Archiefbewaarplaatsen Het Utrechts Archief Archiefdepot Het Utrechts Archief totaal

Eind 2021

Aanwas 2022 Eind 2022

Archiefbewaarplaats gemeente Utrecht Archieven overheid overgebracht Archieven overheid uitgeplaatst Archieven particulier Summa totalis

6.278 0 3.416 9.694

0 271 17 288

6.278 271 3.433 9.982

Archiefbewaarplaats gemeente Nieuwegein Archieven overheid Archieven particulier Summa totalis

1.164 42 1.206

337 3,6 340,6

1.501 46 1.547

Archiefbewaarplaats provincie Archieven overheid Archieven particulier Totaal

1.709 68 1.777

0,12 0,12 0,25

1.709 68 1.777

Archiefbewaarplaats Rijk Archieven overheid Archieven particulier Totaal

7.535 7.433 14.968

30 27 57

7.565 7.460 15.025

Metadata op de website Raadpleegbaar op de website Archieven Archieven (titels) Archiefvormers Archieftoegangen (inventarissen) Archiefbeschrijvingen (inventarisnummers) Nader ontsloten archiefbeschrijvingen Objecten Personen Adressen Collecties Bibliotheek

JAARSTUKKEN 2022- [Status]

2019

2020

2021

2022

1.948 5.101 1.282 1.003.005 3.387.569 97.634 11.050.622 105.138

2.002 5.101 1.395 1.028.601 3.415.511 97.796 11.502.399 105.137

2.031 5.101 1.442 1.052.374 3.553.398 161.915 11.875.400 105.140

2.055 5.135 1.508 1.094.891 3.639.946 170.466 12.899.893 224.891

83.210

84.128

85.874

87.983

10

Beeldmateriaal AV-materiaal film globaal AV-materiaal film uitgebreid

206.327 388 279

212.967 436 286

218.502 719 572

235.235 801 572

(Toename) digitaal herbruikbare data / open data Raadpleegbaar op de website: opendata (aantal datasets) Open datasets Archieftoegangen (via APEX) Nader ontsloten archiefbeschrijvingen (via archieven.nl) Beschrijvingen nadere toegangen (via wiewaswie) Objecten beeldmateriaal (via eigen website en archieven.nl) Objecten beeldmateriaal (via Utrecht Altijd)

2019

2020

2021

2022

1.816 36.405

1.828 37.638

38.179 1.837 38.310

38.433 1.543 39.114

2.895.521

3.159.421

3.796.095

3.856.652

151.849**

162.828

167.076

177.454

107.140

107.131

107.122

106.373

2.205.696 782.231 5.101 165.465

*** *** 5.101 165.465

Uitwisseling met andere platforms Akten HUA via Open Archieven (Bob Coret) 1.085.496 1.667.773 Netwerk Oorlogsbronnen 53.915 294.475 Aansluiting op Actorenregister (open data) 5.100 5.101 Europeana (via Digitale Collectie NL) ** vanaf 2019 opgevat als het aantal vrij te downloaden images vanaf onze site. *** nog geen cijfers beschikbaar.

Digitalisering en conservering Ook voor de periode 2021-2024 heeft HUA als doelstelling om jaarlijks nieuwe 500.000 images van archieven te publiceren. Daarvan wordt ongeveer een kwart gerealiseerd via scanning on demand, het resterende deel via projecten. Aanvullend wordt vanuit het programma DiTo (Digitale Toegankelijkheid) nog een extra inspanning geleverd van nog eens 125.000 images per jaar. Waarmee het totaal aantal images in de Archiefbank op 8,5 miljoen zal komen (excl. de 1,2 miljoen verouderde zwartwit images van notariële akten). Sinds november 2021 werkt HUA voor de productie van scans op verzoek samen met firma GMS in Sliedrecht. In die samenwerking wordt nu elke week (in plaats van eenmaal per 2 weken) een batch met te scannen archiefmateriaal uitgewisseld. Hierdoor is de afhandelingstijd van een scanverzoek met een week gereduceerd max. twee weken en is het volume aan scans via Scanning on demand verdubbeld. Ook zijn goede vorderingen gemaakt met het verkleinen van de foutmarge en de snelheid waarmee geconstateerde fouten worden verbeterd. Tevens kunnen verzoeken die in het verleden werden afgewezen vanwege kleine schades aan de fysieke staat door betere interne ondersteuning vanuit restauratie en conservering nu toch in behandeling worden genomen. Dit alles resulteerde in een totaal van 435.000 nieuw images via Scanning on demand.

Daarnaast kwamen 284.000 images beschikbaar via de projectmatige aanpak, waarvan 180.000 images in het kader van door Metamorfoze gefinancierde project Stadsarchief II, van stukken die eerst zijn geconserveerd. Nog eens 684.000 nieuw images kwamen beschikbaar bij de publicatie van alle bouwdossiers van Nieuwgein. Deze images werden door de gemeente Nieuwegein geproduceerd en kwamen mee met de overbrenging van deze omvangrijke serie.

Gedigitaliseerde objecten op de website Raadpleegbaar op de website Archieven Archiefbank, gescande inventarisnummers

2019

2020

2021

2022

197.502

207.494

210.037

236.375

Archiefbank, jpg Archiefbank, pdf multipage (akten Notaris)

5.212.988 1.175.676

5.972.044 1.175.676

6.455.424 1.175.676

7.929.687 1.175.676

Collecties Beeldbank, tiff/jpg AV, mp4 Kranten en periodieken, pagina’s Kranten en periodieken, alto XML

206.327 388 238.865 50.028.182

212.967 436 240.093 51.045.925

218.502 719 240.093 51.045.925

235.235 801 240.093 51.053.432

JAARSTUKKEN 2022- [Status]

11

Bij het vlakken en digitaliseren van de middeleeuwse oorkonden is in 2022 een begin gemaakt met de charters van het kapittel van St.-Jan, het vijfde en laatste kapittel dat nog moet gebeuren: bijna 2.900 in totaal. Daarnaast werden ook dit jaar weer vele inventarisnummers die wegens slechte staat voor raadpleging waren geblokkeerd, behandeld en gedigitaliseerd, 276 in totaal. Het aantal geblokkeerde nummers is daarmee na tien jaar van gerichte aanpak teruggebracht van een totaal van 5000 tot minder dan 1000. Al deze nummers zijn nu weer toegankelijk voor het publiek.

Ad b. Betrouwbare digitale informatie voor de lange termijn geborgd Indicatoren: D. Is duurzaam digitaal beheer going concern E.

Is onze informatiearchitectuur ingericht volgens de eisen van de DERA & MARA

F.

Heeft toezicht zich in belangrijke mate ontwikkeld tot systeemtoezicht

Programma Digitale Duurzaamheid Na de start van het programma Digitale Duurzaamheid (DiDu) in de zomer van 2021, zijn in 2022 goede vorderingen gemaakt met de realisatie van de doelstellingen: •

De aanbesteding van een eigen e-depot: nadat het bestuur hiervoor groen licht had gegeven, is in samenwerking met specialisten van de gemeente Utrecht en de provincie Utrecht een plan van eisen opgesteld. Daarna is het aanbestedingstraject volgens plan doorlopen en is de beoogde voorziening in november worden gegund aan Preservica. Deze zal in het eerste kwartaal van 2023 worden geïmplementeerd en in gebruik genomen. Dit e-depot biedt een alternatief voor de tenant in het e-depot van het Nationaal Archief (NA) waarvan HUA sinds 2015 gebruik maakte en die per 1 januari 2024 zal worden uitgefaseerd.

•

Het aantrekken van nieuwe medewerkers voor het nieuwe team Digitale Archiefdiensten. Voor alle nieuwe functies (adviseur digitale informatie, e-conservator, specialist digitaal collectiebeheer en relatiebeheerder/coördinator) zijn goede kandidaten gevonden en in oktober ging het nieuwe team officieel van start.

•

Voorbereidende werkzaamheden zijn in gang gezet voor het opstellen van een nieuwe Producten- en Diensten Catalogus voor Digitale Archiefdiensten;

Dit programma geeft invulling aan een van de hoofddoelstellingen uit het Meerjarenbeleidsplan 2021-2024, namelijk dat HUA in 2024 het beheer van digital born archief als een regulier werkproces wil hebben ingebed in de organisatie, met gebruikmaking van een gecertificeerd e-Depot dat voldoet aan de internationale standaard van OAIS (Open Archival Information System), die ook aansluit bij de principes van de MARA en de DERA. De bestaande trajecten voor aansluiting op de HUA-tenant van het e-depot van het NA met provincie en gemeente zijn binnen het kader van het programma DiDu opnieuw gedefinieerd. Het project voor overbrenging van de dataset uit het zaaksysteem van de GU naar het e-depot is in 2022 voortijdig afgerond.

Handreiking duurzame toegankelijkheid onder de Omgevingswet De invoering van de Omgevingswet is wederom uitgesteld, tot 1 juli 2023. Deze wet brengt grote veranderingen met zich mee voor de informatiehuishouding van verschillende decentrale overheden. Intussen blijkt er veel vraag naar de Handreiking duurzame toegankelijkheid onder de Omgevingswet, die HUA in 2019-2021 in samenwerking met VNG, IPO en UvW heeft ontwikkeld, met als casus de overheidsorganen in de regio Utrecht. Na de publicatie van de Handreiking in het najaar van 2021 zijn ook in 2022 tal van informatieve sessies georganiseerd, vooral op regionaal en lokaal niveau.

JAARSTUKKEN 2022- [Status]

12

Ontwikkeling archieftoezicht Na de voltooiing van de lange reeks nulmetingen bij de gemeente Utrecht eind 2021 is in het afgelopen jaar een evaluatie ingezet om te onderzoeken hoe de toezichtrol bij de gemeente Utrecht in de komende jaren het beste kan worden ingevuld. Daarvoor zijn gesprekken gevoerd met het Expertteam bij de gemeente Utrecht en met de CIO in het Strategisch Informatie Overleg. Ook de aanbevelingen die Doxis heeft gedaan voor de verbetering van het informatiebeheer bij de gemeente Utrecht en die inmiddels worden opgepakt in het programma Open Utrecht, geven richting aan de inzet die van archieftoezicht wordt gevraagd. De komende maanden zal dit zich vertalen naar een concrete aanpak, die ook zal worden afgestemd met de andere functionarissen die toezien op de goede werking van het informatiebeheer bij de gemeente: de Functionaris Gegevensbeheer (FG) vanuit de AVG, de Privacy Officer (PO) en de Chief Information Security Officer (CISO) vanuit Informatiebeveiliging en de Informatiecommissaris vanuit de Wet Open Overheid, die in juli 2022 van kracht is geworden.

Ad c. Versteviging van de positie in de regio voor beheer en gebruik van archief In het najaar van 2021 is Het Utrechts Archief een samenwerking aangegaan met de stichting Nederlands Volksbuurtmuseum (NVBM). De archieven en collecties die het NVBM zijn toen bij HUA in permanente bruikleen gegeven. In het verslagjaar zijn goede vorderingen gemaakt met het ontsluiten daarvan via de websites van beide instellingen. Ook de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomsten met de gemeente Nieuwegein en de Ridderlijke Duitsche Orde Balije van Utrecht verliep volgens plan, evenals die voor de uitvoering van het toezicht op het informatiebeheer bij de VRU, GGDrU, BghU, WIL en RUD.

Ad d. Meer diversiteit in de opbouw van onze collectie Indicator: G. Documenteren we de Utrechtse samenleving met bijzondere aandacht voor hotspots, meerstemmigheid en inclusie In de zomer van 2022 is het project Actieve acquisitie coronacollectie van start gegaan. Dit heeft tot doel om invulling te geven aan de hotspot corona, zoals die door verschillende overheden is aangewezen. De opbouw van een evenwichtige collectie die recht doet aan de volle breedte van deze hotspot vroeg om een speciale aanpak. Daarbij zullen voor het eerst ook websites en social media actief worden verworven. Het project is intussen halverwege. Eind 2022 heeft het ook speciale aandacht gekregen in de expositie Utrechts nieuwste, dat een beeld geeft van de enorme variatie aan acquisities in de voorbije jaren. Voorbereidende werkzaamheden werden verricht voor het thema Koloniaal verleden en slavernij dat in 2023 breed in de aandacht zal staan. In dat verband werden aanvragen ingediend voor de bewerking en digitalisering van het archief van het Koninklijk Nederlands Aardrijkskundig Genootschap (Metamorfoze) en van foto’s uit missie- en zendingsarchieven over Nederlands-Indië en Nieuw-Guinea (Programma Indisch Erfgoed Digitaal). Beide aanvragen zijn positief ontvangen en de bewerking van het KNAG-archief is intussen vol aan de gang.

JAARSTUKKEN 2022- [Status]

13

1.5

Speerpunt 2: Jouw collectie [Utrecht] start bij HUA

1.5.1

Doel

Het doel van dit speerpunt richt zich op dienstverlening uit de collecties en cultuureducatie in brede zin. Dankzij de investeringen in digitalisering in de afgelopen en toekomstige jaren, vindt veel dienstverlening aan onze gebruikers inmiddels online plaats. En zijn we door middel van programma's en projecten bezig om deze bronnen beter doorzoekbaar en vindbaar te maken. Via het educatieprogramma, activiteiten en tentoonstellingen kan iedereen meer te weten komen over de collectie van HUA en de geschiedenis van Utrecht. Via deze activiteiten in het publiekscentrum op de Hamburgerstraat wordt HUA (h)erkend als inspirerende en actieve samenwerkingspartner op het gebied van Utrechts cultureel erfgoed. HUA bereikte voor corona met het educatie- en publieksprogramma zo’n 30.000 bezoekers per jaar, die het aanbod zeer hoog waarderen. We zien dat na corona het bezoekersaantal nog niet op het oude niveau is, maar we werken hard om dit te bereiken. HUA heeft verschillende ambities voor het publieksprogramma: het optimaliseren van het aanbod voor de bezoekers, een jaarlijkse toename van het bezoek met 5%, het streven naar kostenreductie, het verhogen van de inkomsten, het aanboren van nieuwe markten en het nóg steviger verankeren van de organisatie in het Museumkwartier.

1.5.2 A.

Beoogde maatschappelijke effecten De (digitale) toegankelijkheid van de collectie en activiteiten vergroten voor een breder, diverser en inclusiever publiek.

B.

Door gebruikers en bezoekers actief te betrekken zorgen voor een groter en breder maatschappelijk draagvlak en daarmee een groter ‘rendement’ van onze collectie.

C. Het Utrechts Archief is zichtbaar in de wijk door middel van partnerschappen met inwoners, maatschappelijke organisaties en erfgoed- en onderwijsinstellingen D. Een bijdrage leveren aan inclusieve en participatieve cultuureducatie in de breedste zin in Utrecht (zgn. ‘formal and informal learning’).

1.5.3

Effectenindicatoren

Verloopt de dienstverlening grotendeels digitaal: We brengen de openingstijden van de studiezaal terug ten gunste van de digitale raadpleging. We richten ons door verbeterde toegankelijkheid en nieuwe diensten op een stijging van het gebruik van de online collectie met 25%. Is het aantal bezoekers met een migratieachtergrond aan het publieksprogramma verdubbeld. Organiseren we jaarlijks één grote wisselexpo en twee participatieprojecten. Hebben we een nieuw en inclusief educatieaanbod voor PO en VO ontwikkeld. Zijn onze collecties vindbaar op hetutrechtsarchief.nl, Wikipedia, WieWasWie, Archieven.nl, UtrechtAltijd en het Netwerk Oorlogsbronnen.

Aandachtsvelden in het speerpunt ‘Jouw Collectie begint in HUA’ Ad a. De (digitale) toegankelijkheid van de collectie en activiteiten vergroten voor een breder, diverser en inclusiever publiek. Indicatoren: A.

Verloopt de dienstverlening grotendeels digitaal:

B.

We brengen de openingstijden van de studiezaal terug ten gunste van de digitale raadpleging

HUA voert standaard gedurende het jaar kwantitatief gebruikersonderzoek uit. Daarnaast zijn we in 2022 begonnen met kwalitatief gebruikers- en klantonderzoek door middel van enquêtes bij onze studiezaalbezoekers en klanten die ons benaderd hebben via chat of e-mail. In de tweede helft van 2022 is een groot

JAARSTUKKEN 2022- [Status]

14

gebruikersonderzoek gehouden gericht op de digitale dienstverlening. Met de resultaten gaan we in 2023 aan de slag. Vanaf 1 april 2022 zijn we overgegaan op digitaal aanvragen van bouwdossiers voor de gemeente Utrecht door klanten. Vanaf 1 september 2022 zijn hieraan ook de bouwdossiers van Nieuwegein, Vreeswijk en Jutphaas toegevoegd. We merken een toenemende interesse in onze bronnen via onze website vanuit Indonesië, 24 % van het webverkeer op onze website komt uit Indonesië. Dit is een nieuwe inclusieve en diverse groep die we aanspreken met onze bronnen. De cijfers van de (digitale) dienstverlening laten voor 2022 het volgende zien ten opzichte van 2021 •

Er is een daling van 59% in het aantal chats;

•

In 2022 is het aantal gevoerde chatgesprekken flink gedaald ten opzichte van 2021 en 2020. Enerzijds komt dit omdat we na de coronalockdowns via meer kanalen beschikbaar zijn. Anderzijds speelt zeer waarschijnlijk ook de beperkte beschikbaarheid van de chat (woensdag en vrijdag 9.30-16.30 uur) een rol. In november 2022 zijn we gestart met een uitbreiding van de tijden naar dinsdag t/m vrijdag van 10.00-16.00 uur. In deze twee maanden is het aantal chats voor het eerst in 2022 weer gestegen. Maar het duurt even voordat het effect echt blijvend zichtbaar gaat worden;

•

Het aantal aanvragen voor bouwtekeningen is gestegen ten opzichte van 2021 met 206%, een logische stijging omdat klanten niet langs hoeven te komen op de Alexander Numankade om de bouwtekening af te halen, maar deze digitaal kunnen aanvragen via de website en via e-mail de bouwtekening ontvangen;

•

Het aantal gebruikers van de website www.hetutrechtsarchief.nl steeg met 28 %;

•

Het bezoek aan de website van HUA is gestegen. Zowel het aantal sessies als het aantal gebruikers zit flink in de lift;

•

Het aantal bezoekers aan de studiezaal steeg met 88% ten opzichte van 2021;

•

Een vergelijking maken met de coronajaren 2020 en 2021 is niet representatief. In vergelijking met precoronajaar 2019 is dit echter bijna een halvering. Daarnaast was in 2019 HUA ook op vrijdag geopend. In 2022 zijn de openingstijden van de studiezaal teruggebracht ten gunste van de digitale raadpleging. We kunnen uit de cijfers concluderen dat de dienstverlening inderdaad grotendeels digitaal verloopt;

•

Er is een daling van 19% in het aantal inlichtingenverzoeken via de email ten opzichte van 2021;

•

Een beter vergelijking is te maken met een normaal jaar zonder lockdowns. In dat opzicht is er juist een stijging van 12% van het aantal inlichtingenverzoeken ten opzichte van 2019.

De dienstverlening in de studiezaal wordt als goed beoordeeld en men is over het algemeen zeer tevreden. De uitkomsten van de gebruikersonderzoeken bieden het team goede handvatten om de kwaliteit verder te verbeteren. Er is een duidelijke behoefte aan extra ondersteuning bij de bezoekers, dat ook gestaafd wordt door de stijging van het aantal inlichtingenverzoeken. Met name de wens om contact te hebben met een specialist over een eigen onderzoek steekt duidelijk boven alles uit.

Ad b. Door gebruikers en bezoekers actief te betrekken zorgen voor een groter en breder maatschappelijk draagvlak en daarmee een groter ‘rendement’ van onze collectie. Indicator: C. We richten ons door verbeterde toegankelijkheid en nieuwe diensten op een stijging van het gebruik van de online collectie met 25%. D. Zijn onze collecties vindbaar op hetutrechtsarchief.nl, Wikipedia, WieWasWie, Archieven.nl, UtrechtAltijd en het Netwerk Oorlogsbronnen.

JAARSTUKKEN 2022- [Status]

15

De raadpleging via onze eigen digitale omgevingen en kanalen neemt jaarlijks met ruim 25% toeen daarnaast is de collectie op steeds meer externe platforms beschikbaar en toegankelijk door het gebruik van Open Data, zoals via WieWasWie, archieven.nl, UtrechtAltijd, Netwerk Oorlogsbronnen, Wikipedia en onze eigen site www.hetutrechtsarchief.nl. De dienst Scanning on Demand, waarbij klanten een verzoek kunnen doen om archiefstukken te laten digitaliseren, handelde 64% meer verzoeken af dan in 2021. Het aantal scans dat gedigitaliseerd werd bedroeg in 2022 435.437 ten opzichte van 205.594, een stijging van 111%. Een significante stijging die de behoefte aan deze service ondersteunt. Binnen het programma Digitale Dienstverlening zal deze service verder ontwikkeld worden. In april 2022 is met de komst van een nieuwe programmamanager Digitale Toegankelijkheid een start gemaakt met het programma DiTo. Dit driejarige programma leunt op twee pijlers: •

Implementatie van Linked Open Data (LOD) om Het Utrechts Archief toegankelijk te maken voor hergebruik door anderen en als basis voor gemakkelijk zoeken op onze toekomstige eigen website;

•

De collectie digitaal toegankelijker maken door toepassing van innovatieve technologie, zoals Artificial Intelligence (AI).

Met collega’s vanuit de hele organisatie, verdeeld over 9 projecten, is de onderzoeksfase gestart. In deze fase zijn onder andere verschillende interviews gehouden met hergebruikers van onze data, erfgoedinstellingen die vooroplopen in de implementatie van LOD en met potentiële leveranciers op het gebied van LOD. Daarnaast is er een analyse gedaan van onze collecties op hoe toegankelijk deze zijn en is uitgebreid geëxperimenteerd met de inzet van innovatieve technologie, bijvoorbeeld met Handwritten Text Recognition (scans omzetten in tekst), Named Entity Recognition (entiteiten als namen en locaties herkennen in tekst) en beeldherkenning. In november 2022 is deze onderzoeksfase afgerond met een rapport over de inzichten en vervolgstappen voor de volgende fase die vanaf januari 2023 van start gaat Eind april 2022 werd de themawebsite over bronnen uit Wereldoorlog 2 gepubliceerd. Zo’n 2300 inventarisnummers afkomstig uit ca 50 meter archieven over gebeurtenissen in de Tweede Wereldoorlog werden hiermee digitaal toegankelijk en deels doorzoekbaar op naam en adres. Deze data worden in 2023 ook toegankelijk via het Netwerk Oorlogsbronnen, In de zomer van 2022 werden de scans en metadata van de laatste serie bevolkingsregisters van de stad Utrecht over de periode 1850-1889 online gepubliceerd.

In totaal gaat het om 803.365 personen die zijn toegevoegd aan de reeds beschikbare gegevens uit de periode 1890-1912. De data werden ingevoerd en gecontroleerd door middel van crowdsourcing via www.velehanden.nl. Er deden bijna 600 deelnemers digitaal mee. Deze data zijn ook toegankelijk via WieWasWie en archieven.nl

Ad c. Het Utrechts Archief is zichtbaar in de wijk door middel van partnerschappen met inwoners, maatschappelijke organisaties en erfgoed- en onderwijsinstellingen Indicatoren: E.

Is het aantal bezoekers met een migratieachtergrond aan het publieksprogramma verdubbeld.

F.

Organiseren we jaarlijks één grote wisselexpo en twee participatieprojecten.

Op 22 maart; Wereldwaterdag, opende de tentoonstelling ‘Water! Vriend of Vijand?’ In deze tentoonstelling, onderdeel van een tweeluik rondom Utrecht 900, zoemden we als eerste in op de provincie met betrekking tot het water en het waterbeheer. Deze tentoonstelling koppelde ook jubilea binnen de provincie aan elkaar, zoals 650 jaar Woerden en het 650-jarig bestaan van de schutssluis in Vreeswijk. Aktes, documenten, kaarten, schilderijen en bewegend beeld gaven inzicht in het water; als vriend en als vijand in relatie tot gebeurtenissen in het verleden. In samenwerking met HDSR (Hoog Heemraadschap Stichtse Rijnlanden) ging

JAARSTUKKEN 2022- [Status]

16

ook de blik naar de toekomst van het waterbeheer en welke gevolgen o.a. klimaatverandering heeft hoe we als burgers met het water om moeten en kunnen gaan. Met deze tentoonstelling liet HUA op een nieuwe en innovatieve manier zien hoe de collectie tentoongesteld kan worden en verhalen verteld. Een bijzondere toevoeging aan deze tentoonstelling is dat vanaf zomer 2022 op een aantal locaties van HDSR in de provincie ook een kleine reizende expo te zien was die in het kort het verhaal vertelt. Samen met deze tentoonstelling zijn verschillende activiteiten georganiseerd zoals een kinderactiviteit met veel water op het plein, en een Verhalencafé over de Singels. In een wervelend programma door de hele stad werd op 2 juni de aftrap gegeven van het Utrecht 900 jaar. In 1122 kregen de Utrechters stadsrecht. Voortaan zouden zij een gemeenschap met een eigen gezicht en een eigen bestuur vormen. Sindsdien hebben honderdduizenden mensen zich hier vele generaties lang gevestigd. In de tentoonstelling ‘Gekomen om te blijven’ vertelden 900 Utrechters wat hen hier heeft gebracht en aan Utrecht heeft verbonden. Deze tentoonstelling was te zien op de Hamburgerstraat en als pop-upexpo in het Stadskantoor. In de start- en slotweek van de viering van de 900e verjaardag van Utrecht waren de originele stadsrechten te bewonderen bij Het Utrechts Archief die veel extra bezoekers trokken.

Naast de tentoonstellingen vond publieksprogrammering plaats voor jong (zoals een kinderworkshop ‘Geschiedenis van het schrijven’) en volwassenen (zoals een literaire avond met Murat Isik). Het aantal bezoekers aan het publieksprogramma en de exposities steeg in 2022 met 285% ten opzichte van 2021. We zijn nog niet terug op het oude niveau van voor corona, maar we zijn hard op weg. In 2022 hebben 2396 scholieren en studenten deelgenomen aan een programma binnen Cultuureducatie. Dat is een stijging ten opzichte van 2021 met 125%. In augustus was HUA voor het eerst onderdeel van de UIT stadsintroductie (de algemene stadsintroductie voor alle aankomende studenten die in Utrecht gaan studeren. En op 9 september was HUA voor het eerst één van de locaties van de Open Monumentendag Klassendag.

Ad d. Een bijdrage leveren aan inclusieve en participatieve cultuureducatie in de breedste zin in Utrecht (zgn. ‘formal and informal learning’). Indicator: G. Hebben we een nieuw en inclusief educatieaanbod voor PO en VO ontwikkeld. Door het stijgende aantal verzoeken vanuit het onderwijs en het stijgende aantal evenementen zijn er verschillende nieuwe museumdocenten en eventbegeleiders op flexibele basis aangenomen. Tot slot zijn er 5 nieuwe onderwijsprogramma's ontwikkeld: scholen hebben nu de keuze uit 14 lesprogramma’s. Zo werken we aan een belofte uit het Meerjarenbeleidsplan 2021-2024 om een nieuw en inclusief aanbod voor Primair en Voortgezet onderwijs te ontwikkelen.

1.6

Speerpunt 3. Onze organisatie maken we met elkaar.

1.6.1

Programmadoel

Dit speerpunt maakt het functioneren van de interne organisatie en van de front- en backoffice van HUA mogelijk. Het gaat hierbij om de huisvesting van de collectie en organisatie, de interne ICT-organisatie, personeelsbeheer, financiën, het informatiebeheer en de ontwikkeling van de organisatie.

1.6.2

Beoogde maatschappelijke effecten

Het speerpunt ondersteunt HUA en levert een bijdrage aan het benutten van het maximale rendement van het beheer en de toegankelijkheid van de collectie voor onderzoek en cultuureducatie.

JAARSTUKKEN 2022- [Status]

17

1.6.3 A.

Effectenindicatoren Zijn alle medewerkers qua vaardigheden en competenties voor hun werkzaamheden toegerust op de impact van de digitale transformatie en de netwerksamenleving. Hiervoor organiseren we elk jaar een trainingsprogramma toegespitst op een van de vier kernwaarden: 2021 – Betrouwbaar, 2022 – Toegankelijk, 2023 – Verbindend, 2024 – Duurzaam. Binnen de programma's Didi, DiTo, Didu en DiOr worden deze kernwaarden als randvoorwaarden meegenomen om het de aandacht te geven die wij belangrijk vinden. Daar waar binnen een programma ontwikkeling nodig is op deze thema's wordt hierop meer specifiek ingezoomd. De toepassing van de kernwaarden is op deze manier beter integraal opgenomen.

B.

Is onze organisatie diverser en inclusiever opgebouwd door onze wervingsprocedure aan te passen. De werving & selectieprocedure zijn doorgelicht. De werving & selectieprocedure is zo ingericht dat alle kandidaten worden geselecteerd op dezelfde manier met dezelfde objectieve criteria.

C. Heeft HUA zijn digitale systemen en procedures geoptimaliseerd en vereenvoudigd. Alle systemen en procedures zijn doorgenomen en vereenvoudigd en het aantal systemen is in 2024 gereduceerd.

1.6.4

Wat hebben we ervoor gedaan?

Aandachtsvelden in het speerpunt ‘Onze organisatie maken we met elkaar’ Meerjarenbeleidsplan 2021 - 2024 In 2021 heeft HUA de conclusie getrokken dat alle ambities van HUA voor de komende jaren een digitale component in zich hebben. In 2022 ontwikkelt HUA zich inderdaad verder naar een digitale organisatie en opereert daarbij in de markt waarbij ontwikkelingen op het gebied van technologie en professionaliteit van de ICTorganisaties steeds verder gaan. De keuze van HUA om deze ontwikkelingen te organiseren door middel van de vier programma’s: digitale dienstverlening (DiDi), digitale toegankelijkheid (DiTo), digitale duurzaamheid (DiDi) en de digitale organisatie (DiOr) werpt steeds meer zijn vruchten af. Na de opstartfase zijn de programma’s in volle ontwikkeling en ontstaat er ook steeds meer dwarsverbanden tussen de programma’s. Daarmee werken de teams door de hele organisatie steeds integraler.

Digitaal Werken en mobiel / thuiswerken Na de afronding in 2021 van het project Digitaal Werken is er eenklein vervolgtraject gedefinieerd “Naar besluit vervanging”, dit betreft met name de doorontwikkeling.Er zijn goede vorderingen gemaakt, maar de doelstelling om dit in 2022 af te ronden is niet gerealiseerd. De verwachting is dat dit project medio 2023 afgerond kan worden/ Eind 2022 is er een kleine evaluatie geweest over het mobiel / thuiswerk beleid. Het uitgangspunt dat de maandag en de donderdag de principe-kantoordagen zijn werkt goed. (Op deze dagen werken we in principe op kantoor, zodat bijeenkomsten fysiek kunnen plaatsvinden.) Een aandachtspunt voor 2023 is het realiseren van extra flex/werkplekken maar ook plekken voor digitale overleggen, telefonische overleggen en fysieke overleggen. Dit vereist een iets andere manier van kantoorinrichting dan voorheen. De verwachting is dat dit met kleine aanpassingen gerealiseerd kan worden.

JAARSTUKKEN 2022- [Status]

18

Organisatie en personeel 2022 is een jaar waarin we veel nieuwe medewerkers hebben binnengehaald. Er waren in de peroneelsformatie gaten ontstaan vanwege pensioneringen en het wegvallen van de expo door de coronamaatregelen. Hierdoor was er geen werk voor bijv. Rondleiders, publieksmedewerkers, tentoonstellingsmaker etc. In 2022 kwamen er weer schoolklassen op bezoek, werden nieuw expo's geopend en activiteiten gestart zodat we daarvoor nieuwe medewerkers hebben geworven. Ondanks de krapte in de arbeidsmarkt is dat grotendeels gelukt.

Medewerkersonderzoek Er is ook in 2022 voor een Medewerkersonderzoek gestart. Er is gekozen om dit om een andere wijze dan een anonieme individuele enquête te doen namelijk door een workshop waarbij 7 bronnen van arbeidsvreugde het uitgangspunt waren. De uitkomsten zullen begin 2023 bekend worden.

ARBO Door de afspraken over ‘thuis en op kantoor werken’ werken medewerkers na de coronaperiode soms thuis maar kunnen ook weer helemaal op kantoor aan het werk zijn. Voor thuis is er een bruikleenbeleid voor kantoormiddelen opgesteld. Op kantoor zijn een aantal hoog-laag bureaus aangeschaft om medewerkers die bureaus delen gezonder kunnen werken. Er is hiervoor ook een e-learning over veilig werken met de computer thuis en op kantoor aangeboden. Het ziekteverzuim is laag, zo'n 3% over 2022. Door de coronasituatie en alle maatregelen werkten heel veel medewerkers thuis. Behalve een laptop en mobiele telefoon was er geen beleid voor thuiswerkmaterialen. In eerste instantie was het mogelijk om de bureaustoel en andere hulpmiddelen zoals schermen of een muis van eigen werkplek mee naar huis te nemen. Toen de meer hybride situatie van deels thuis en deels op kantoor werken ontstond stuitte die op problemen. Er is daarom na de zomervakantie een bruikleenbeleid voor kantoormiddelen thuis ontwikkeld. Medewerkers die thuis computerwerk doen kunnen hulpmiddelen voor thuis in bruikleen aanschaffen, van een muis tot een bureaustoel.

Vrijwilligersbeleid Het archief heeft naast medewerkers ook altijd een grote groep vrijwilligers aan zich gebonden. Deze hebben de coronaperiode thuis gewerkt en/of meegeholpen aan de crowdsourcing projecten. Toen de lockdown halverwege dit jaar achter de rug leek te zijn en de vaccinaties op gang waren gekomen werd een vrijwilligersbeleid geformuleerd om de komende jaren adequaat met deze groep te kunnen omgaan.

ICT In navolging op het ransomware-incident van het vorige jaar is er in dit jaar een cybersecurity cursus georganiseerd voor alle medewerkers. De nadruk lag hierbij op het alledaagse ICT gebruik zowel thuis als op kantoor. Dit vanuit de gedachte dat wat medewerkers thuis doen dit ook op kantoor zullen doen. De cursus is enthousiast ontvangen door de medewerkers. Met de opgedane kennis van het incident is er een nieuwe koers ontwikkeld voor het interne ICT-beleid. Dit heeft als noemer meegekregen “Regie op ICT”. De kern hierbij is om de huidige ICT-organisatie om te vormen naar een ICT-regie organisatie, organisatie brede ICT-functies te benoemen en in de formatie te beleggen en de huidige ICT omgevingen uit te besteden. Daarmee komt de focus van HUA te liggen op enerzijds het digitaal specialisme in het primaire proces voor collectiebeheer, verrijking, ontsluiting en nieuwe ontwikkelingen (als een e-depot) en anderzijds de ICT-regieorganisatie HUA breed gestuurd vanuit een CIO-rol met een ICT-regisseur, ICT beveiligingsverantwoordelijke en eigen HUA functioneel applicatiebeheerders voor de kernapplicaties. Dit traject is uitgewerkt in de loop van 2022 waarbij ervan uit werd gegaan dat dit Europees aanbesteed zou moeten worden.

Uit gesprekken met collega RHC’s bleken er mogelijkheden te zijn het project te downsizen naar de kantoorautomatisering en is er in het begin van het vierde kwartaal besloten over te gaan op een onderhandse aanbesteding. Er is aan drie middelgrote partijen een aanbieding gevraagd en alle drie partijen hebben een offerte toegezegd. In januari van 2023 zullen de partijen hun aanbieding in een presentatie toelichten.

JAARSTUKKEN 2022- [Status]

19

Voor de rol van coördinator van het team en tevens informatie- en service-manager is in november/december een vacature uitgezet, waarop helaas geen enkele reactie is binnengekomen. Dit zal worden vervolgd in 2023. Bij Regie op ICT hoort een steviger invulling van de rol van Functionaris Gegevensbescherming (FG) en de rol van Chief Information Security Officer (CISO). Omdat dit rollen zijn en geen volledige functies, maar waarbij wel een stevige kenniscomponent wordt gevraagd, is besloten dit door middel van inhuur in te vullen. Hiervoor zijn goede externe partners gevonden en zij starten begin 2023.

Energiekosten en duurzaamheid Ook op HUA heeft de inflatie en de energiecrisis een behoorlijk invloed. Met aanpassingen van de budgetten voor energie in de 1e Berap 2022 van € 140.000 naar € 200.000 is het mogelijk gebleken om de energiekosten in 2022 te kunnen dekken. Maar voor 2023 zal dit niet voldoende zijn. De Eneco heeft in een brief in oktober laten weten dat zij verwachten dat de kosten met een factor 2 tot 2,5 zullen stijgen. Wij hebben dat preciezer (d.w.z. op lager niveau) doorgerekend en onze verwachting is dat de stijging nogmaals € 275.000 zal zijn. Met het positieve resultaat in de 2e Berap heeft HUA toestemming gevraagd en gekregen van het bestuur om voor 2023 een bestemmingsreserve “Energie en indexatie” te creëren. Hierin is nu € 395.000 gestort. HUA realiseert zich dat energiekosten structurele kosten zijn en daarmee ook om een structurele begrotingsdeel vragen. Door nu ten laste van 2022 een reserve voor extra energiekosten en indexaties in 2023 te vormen, ontstaat er tijd om te zoeken naar structurele ruimte in de begroting in de jaren daarna. Waarbij de tijd hopelijk ook inzicht zal geven in de prijsontwikkeling van de energiekosten. Uiteraard heeft HUA meegedaan aan “De thermostaat op maximaal 19 graden”. Dit lag in de praktijk minder gemakkelijk dan het motto zou doen vermoeden.

HUA maakt gebruik van een volledig gecontroleerd klimaatbeheersingssysteem voor kantoren, de achiefdepots en de expositieruimtes. Hierin is een verwarming maar een van de vele onderdelen van het volledige systeem, een systeem waar alle onderdelen en instellingen direct invloed op elkaar hebben. Simpelweg de thermostaten naar 19 graden Celcius zetten leidt niet tot het gewenste resultaat en in veel gevallen zelfs tot ongewenste resultaten. De ene kantoorruimte wordt veel te koud om te werken en de andere ruimte veel te warm. Maar een nog groter probleem wordt dan de instelling van de (wettelijk vereiste) temperatuur en luchtvochtigheid. De eerste ronde met aanpassen van temperaturen, knoppen op verwarmingen, uitstroom snelheden van luchtinstallaties enzovoort leidde tot ongemakken die door het personeel met veel coulance zijn opgevangen. Vervolgens zijn de instellingen weer aangepast en dit heeft tot bijzondere resultaten geleid voor 2022:

JAARSTUKKEN 2022- [Status]

20

Warmteverbruik (GJ)

2021

Alexander Numankade Kantoor A-toren B-toren Hamburgerstraat

Electraverbruik (GWH)

2022

300 421 182 500

2021

Alexander Numankade Hamburgerstraat

Besparing

200 340 161 470

2022 275 221

33 19 12 6

Besparing 257 175

7 21

Een bijzonder goed resultaat waarbij 2021 ook nog een coronajaar was waarbij er minimaal op kantoor is gewerkt. In 2023 zal dit traject worden doorgezet. HUA sluit daarbij aan bij een gezamenlijk traject met het Nationaal Archief en de andere RHC’s om de mogelijkheden te onderzoeken voor energiebesparingen in het archief zelf.

Uittreding Rijk Bestuurlijk: Het bestuur heeft zich in 2022 geconcentreerd op de volgende sporen in dit traject: 1.

Verkenning naar kansen om de voorgenomen besluitvorming van het Rijk te beïnvloeden.

2.

Voorbereiden van de uitwerking van de voorgenomen uittreding Rijk in samenwerking met de andere RHC’s.

3.

Uitwerking specifieke situatie voor HUA en voorbereiding besluitvorming AB en vervolgens door raad en staten.

1. Verkenning naar kansen om de voorgenomen besluitvorming van het Rijk te beïnvloeden. Vanuit het eerste spoor hebben Burgemeester en Wethouders van de gemeente Utrecht en de Gedeputeerde Staten provincie Utrecht op 22 februari 2022 een brief gestuurd aan de staatssecretaris mw. Dr. G. Uslu, ministerie OCW. In deze brief maken gemeente en provincie bekend de voorgenomen uittreding van het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling HUA te betreuren en wijzen zij op de risico’s voor de achterblijvende partners. Ook wordt de verrassing kenbaar gemaakt over het geen gebruik meer kunnen maken van het e-depot van het Nationaal Archief en de consequenties hiervan. Ook worden zorgen geuit over de uitvoering van het proces van uittreding, waarbij het AB nog geen bericht heeft ontvangen van het Rijk dat het daadwerkelijk zal uittreden. Gemeente en provincie geven aan kennis genomen te hebben van de afspraken die zijn opgetekend in de brief voor voormalig minister Slob van 15 december 2021 en benadrukken dat kosten die aan een uittreding zijn verbonden toekomen aan de uittredende partner. Op 29 april 2022 is de antwoordbrief van staatssecretaris Uslu ontvangen. In deze brief antwoordt de staatssecretaris dat de afspraken in de brief van 15 december 2021 van minister Slob tot stand zijn gekomen door overleg tussen ministerie OCW en een afvaardiging van de RHC-besturen.

De staatssecretaris begrijpt de onzekerheden en verwijst daarbij naar zekerheden die het rijk wil geven. De staatssecretaris beschrijft de veranderde situatie ten aanzien van digitaal gevormde archieven van het Rijk die zullen worden overgebracht naar het e-depot van het Nationaal Archief. Vervolgens gaat zij in op de rol van de RHC’s in de regio en de analoge en deels gedigitaliseerde collecties van het Rijk bij de RHC’s. De vervlochten collecties van Rijk, gemeente en provincie vragen om coöperatie. Hierbij wordt een blijvende samenwerking voorzien tussen RHC’s en Nationaal Archief. De staatssecretaris benoemt een blijvende rijks betrokkenheid in de vorm van een specifieke uitkering voor de rijks bekostiging, met inbegrip van indexering, die de RHC’s jaarlijks blijven ontvangen. Hierbij zullen afspraken gemaakt worden over de omzetting van de huidige lumpsum-bekostiging naar