HUA Concept Programmabegroting 2023- 2026.pdf

Debiteurenrisico’s De gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief is gevoelig voor dit risico. Aangezien de debiteuren veelal het rijk, de provincie en de gemeenten Utrecht en Nieuwegein zijn, is dit risico praktisch verwaarloosbaar.

•

Financiering In het begrotingsjaar 2023 zullen geen leningen worden opgenomen.

•

Relatiebeheer In het begrotingsjaar 2023 zullen naar verwachting geen belangrijke wijzigingen in de relatie met de huisbankier (Rabobank) optreden.

•

Kasbeheer Het kasbeheer wordt voortgezet in lijn met voorgaande jaren

•

Organisatie Naar verwachting zullen in 2023 geen aanpassingen plaatsvinden in de administratieve organisatie en interne controle zoals vastgelegd in de “Financiële Beheersverordening 2021”.

•

Informatievoorziening Naar verwachting zullen in 2023 geen aanpassingen plaatsvinden in de informatie en systemen voor het beheer van de treasuryfunctie.

HUA heeft geen geldleningen opgenomen en financiert lopende uitgaven met lopende inkomsten en bijdragen van het Rijk, de gemeente Utrecht, de provincie, de gemeente Nieuwegein en overige bijdragen. Er is sprake van een sluitende begroting, zodat er geen structurele exploitatieruimte is. 3.8.3.

Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB)

De wet vSB (zonder leenfaciliteit) houdt in dat decentrale overheden en door hen opgerichte gemeenschappelijke regelingen, al hun overtollige liquide middelen en beleggingen moeten aanhouden bij het ministerie van Financiën.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

25

Er is een (kleine) vrijstellingsgrens voor het afstorten van overtollige liquide middelen. Het bedrag dat buiten het schatkistbankieren mag worden gehouden. Als het gemiddelde kwartaalbedrag van de tegoeden minder is dan 0,75% van het begrotingstotaal (met een minimum van € 250.000,00), mag dit op de eigen bankrekeningen blijven staan. Voor 2022 worden geen substantiële afwijkingen verwacht. Voor 2023 wordt het gemiddelde kwartaalbedrag voor HUA geschat op basis van het begrotingstotaal afgerond € 45.140 (0,59% van € 7.650.801 = exploitatieomvang). Dit bedrag ligt onder de minimum norm, zodat het bedrag van € 250.000,00 leidend is. 3.8.4.

Renterisiconorm

Doel van deze norm is het beperken van de gevolgen van een stijgende kapitaalmarktrente op de rentelasten van de organisatie. Dit wordt bereikt door een limiet te stellen aan dat deel van de vaste geldleningen waarover het

rentepercentage in een bepaald jaar moet worden aangepast aan de geldende markttarieven. De norm stelt dat per jaar maximaal 20% van de vaste schuld in aanmerking mag komen voor herfinanciering of renteherziening, waarbij een minimum geldt van € 2,5 mln. Over dat minimumbedrag mag dus altijd risico worden gelopen. Aangezien HUA, conform de richtlijnen van zijn treasurystatuut, alles met eigen middelen financiert en dus geen geldleningen heeft afgesloten, is duidelijk dat het minimum niet wordt overschreden en dus wordt voldaan aan de norm. 3.8.5.

Kasgeldlimiet

Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximumbedrag waarop een gemeente (en in het verlengde daarvan dus HUA) de financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,2%. Doel van deze limiet is het beperken van de vlottende schuld. Concreet betekent dit voor HUA dat wanneer de vlottende schuld een stand van € 627.366 (8,2% van € 7.650.801 exploitatiesomvang 2023) overschrijdt, er geconsolideerd (dat is financieringsmiddelen omzetten van korte naar langere termijn) moet worden. Opgemerkt wordt daarbij nog dat er een minimum geldt van € 300.000 HUA voldoet aan deze norm, omdat er een financieringsoverschot is.

3.9.

Bedrijfsvoering

Zie hiervoor paragraaf 3.3 Speerpunt 3. Onze organisatie maken we met elkaar.

3.10. Verbonden partijen Het Utrechts Archief (HUA) is als gemeenschappelijke regeling een verbonden partij voor: a.

ministerie van OCW

b.

de gemeente Utrecht

c.

de provincie Utrecht

Verder heeft HUA een dienstverleningsovereenkomst (DVO) afgesloten met: a.

de gemeente Nieuwegein;

Er zijn samenwerkingsovereenkomsten gesloten met: a.

Veiligheids Regio Utrecht (VRU)

b.

Werk en Inkomen Lekstroom (WIL);

c.

Belasting Samenwerking Gemeente & Hoogheemraadschap Utrecht (BGHU);

d.

GGD regio Utrecht (GGDrU);

e.

Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht (RUD);

f.

Ridderlijke Duitsche Orde, balije van Utrecht (RDO);

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

26

g.

Nederlands Volksbuurtmuseum (NVBM).

HUA is lid van organisaties, zoals de landelijke vakorganisatie BRAIN en partner in de Stichting Utrechtse Musea (SUM). Het proces voor de voorgenomen uittreding van het Rijk per 1 januari 2024 is op het moment van opstellen van deze begroting, begin 2022, in volle gang. Het voornemen van het Rijk is om uit te treden als partner, om vervolgens zijn taken te delegeren aan HUA en daarbij de financiering in stand te houden voor de analoge collectie.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

27

4.

Financiële begroting

4.1.

Overzicht baten en lasten en de toelichting

Onderdeel van de het programmaplan is een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen, een overzicht van overhead, het bedrag voor de heffing vennootschapsbelasting en het bedrag voor onvoorzien. Voor het begrotingsjaar ziet dit er als volgt uit

Archieven: dit betreft de activiteiten t.b.v. de algemene dienstverlening aan partners en samenwerkingsovereenkomsten. Algemene dekkingsmiddelen: onder deze post zijn de bijdragen van de deelnemers in de gemeenschappelijk regeling verantwoord. Overhead: De overhead is opgezet conform de “Notitie Overhead ”van juli 2016, opgesteld door de Commissie BBV. Met overhead wordt alle kosten bedoeld die samenhangen met de sturing en de ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Heffing VPB: HUA voorziet geen heffing VPB.

4.2.

Overzicht structurele en incidentele baten en lasten

Met de vastgestelde begroting 2021-2024 is ook het voorstel gedaan Digitale Toegankelijkheid. Hiermee zal HUA extra inzetten op digitalisering. Hiervoor worden de bestaande bestemmingsreserves omgevormd naar een bestemmingsreserve Digitale Toegankelijkheid. Deze reserve is aan het eind van de beleidsperiode 2021 2024 uitgeput. Samen met de laatste vrijval van de voorziening voor de Expo zal HUA eind 2026 geen bestemmingsreserves meer hebben en alleen nog een algemene reserve,

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

28

De vrijval van deze reserves en de daarmee gepaarde hogere (incidentele) lasten verklaren het negatieve Batig saldo over de jaren 2022 tot en met 2024. De inzet van de reserve Dekking kapitaallasten Vernieuwing vaste expositie in de jaren tot en met 2026 verklaren het negatieve saldo voor de jaren 2025 en 2026. Maar doordat HUA actief stuurt op lagere structurele lasten ten opzichte van de hogere structurele baten is HUA instaat om ook vanaf 2026 een sluitend structureel batig saldo te creëren.

4.3.

Uiteenzetting financiële positie en de toelichting

Meerjarenbegroting 2022 – 2025 De financiële begroting van HUA er als volgt uit:

Leeswijzer: 1.

De kolom Aangepast 2022 is toegevoegd om het inzicht te vergroten naar de aansluiting naar de meerjarenbalans verderop in deze begroting. Nota bene: dit betreft nog niet de cijfers voor de 1e Berap 2022. Wel is deze indicatieve kolom toegevoegd om de jaren 2022 tm 2026 voor zowel exploitatie als balans door te kunnen rekenen en een logisch verloop in de cijfers te kunnen presenteren.

2.

De begrotingen 2023 en verder zijn conform de werkwijze van eerder jaren.

Toelichting op de lasten en baten 2022 ten opzichte van 2021: Lasten 1. Personeel Met betrekking tot de personeelslasten als onderdeel van de beheerskosten geldt dat voor de HUA de per 2022 geldende cao voor gemeentelijke gemeenschappelijke regelingen en het personeelshandboek (dat is overgenomen van de gemeente Utrecht als besluit door het bestuur) van toepassing is. De raming salarissen inclusief vakantiegelden en overige personele lasten is door HUA doorgerekend op basis van de CAO 2021 2022. Voor de loonontwikkeling 2022 en 2023 is een prijsindex van 3% toegepast. (De verhoging voor 2022 was 2,9% en een eenmalige vergoeding, dit is afgerond op 3,0%)

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

29

3. Bedrijfsvoering De lasten zijn gebaseerd op begroting 2022 verhoogd met de genoemde CPB prijsindex van 3%. Waarbij in 2022 reële en bekende prijsverhogingen zijn doorgevoerd. (Warmteprijzen factor 2 ed.) 5. Publiek en Presentatie Op deze post zijn de direct te traceren lasten van de afdeling Publiek en Presentatie begroot. HUA begroot per 2022 nog maar in 1 programma Archieven, dit omdat de inzet van de afdelingen Publiek en Presentatie en Inspectie & Collectiebeheer afdeling overstijgend is. Om de lasten te beheersen zijn er budgetten aan de afdelingen toegekend. Hierbij is rekening gehouden met een prijsindex van 3%. 6. Inspectie en Collectiebeheer Op deze post zijn de direct te traceren lasten van de afdeling Inspectie en Collectie begroot. HUA begroot per

2022 nog maar in 1 programma Archieven, dit omdat de inzet van de afdelingen Publiek en Presentatie en Inspectie & Collectiebeheer afdeling overstijgend zijn. Om te lasten te beheersen zijn er budgetten aan de afdelingen toegekend. Hierbij is rekening gehouden met een prijsindex van 3%. 9. Afschrijvingen De afschrijvingskosten zijn berekend op basis van de geraamde boekwaarden van investering van de afgelopen jaren en de investeringen in de jaren 2023 - 2026 conform de in de Nota Investering- en afschrijvingsbeleid 2021 afgegeven richtlijnen. Baten 2. Bijdragen rijk, gemeenten, provincies.

Rijk Provincie Gemeente

2.532.748 691.796 3.448.440 6.672.984

Voor het rijk is de bijdrage gebaseerd op opgave voor 2022. Daarnaast ontvangt HUA transitiegelden van het Rijk voor de inrichting van een eigen e-depot voorziening. Samengevat gaat het daarbij om de volgende bijdragen: 1.

RHC’s ontvangen eenmalig in totaal een bedrag van € 100.000 voor een gezamenlijke ontwikkeling van (e-)producten en (e-)diensten.

2.

RHC’s ontvangen eenmalig en individueel een bedrag van € 100.000 (in totaal 11 x 100.000 = € 1,1 mln.) voor aanloopkosten e-depot.

3.

RHC’s ontvangen ieder een zogeheten kenniscomponent op het terrein van informatie, archief en

digitalisering. Deze bedraagt als vast bedrag (d.w.z. geen indexering) € 50.000 per RHC gedurende vijf jaar. Na vijf jaar stopt deze overbruggingstoelage. Deze gelden zullen worden aangewend voor de inrichting van een eigen e-depot, waartoe het bestuur in januari 2022 heeft besloten. De bijdrage van de gemeente is gebaseerd op de opgave uit de begroting 2022 van de gemeente. (Daarbij krijgt HUA van de gemeente Utrecht) voor 2022 de projectgelden 2020-2022 voor het e-depot, € 200.000 per jaar. De bijdrage van de provincie voor 2023 is gebaseerd op de bijdrage voor 2022 vermeerderd met de indexatie.. 4. Overige opbrengsten De raming 2023 is gebaseerd op de werkelijke baten volgens contracten en overeenkomsten voor 2022 of op een schatting op de realisatie over 2021, aangevuld met nu bekende informatie.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

30

Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves Het voorgenomen besluit bij de jaarrekening 2021 om het positieve saldo van € 87.074 ten gunste van de Algemene reserve is verwerkt in de doorrekeningen. In 2021 is op basis van de indicatieve begroting 2021 geconcludeerd dat HUA in staat is om de beleidsperiode 2021 – 2024 extra in te zetten op de verkenning en inrichting van de een e-depot voorziening en zo proactief op de actuele ontwikkelingen tussen het ministerie OCW, het Nationaal Archief en de RHC’s. Hiervoor is er een bedrag gereserveerd in 2021 met een totaalsaldo van € 420.576. De extra toekenning van het Rijk voor het edepot samen met de reserves maakt het mogelijk om het e-depot en de benodigde ondersteuning te realiseren in de jaren 2022 en 2023. Daarom wordt er van de reserve Verkenning en inrichting eigen e-depot in 2022 € 228.296 en in 2023 € 192.271onttrokken. Daarmee is de reserve Verkenning inrichting eigen E-depot voorziening eind 2023 leeg. Samen met de laatste vrijval van de voorziening voor de Expo in 2025 en 2026 zal HUA eind 2026 geen bestemmingsreserves meer hebben en alleen nog een algemene reserve, De vrijval van deze reserves en de daarmee gepaarde hogere (incidentele) lasten verklaren het negatieve batig saldo over de jaren 2021 tot en met 2024.

Maar doordat HUA actief stuurt op lagere structurele lasten ten opzichte van de hogere structurele baten is HUA instaat om continu 2026 een sluitend structureel batig saldo te creëren. 1. Toevoegingen aan reserves en voorzieningen Aanvullend is rekening gehouden de toevoeging € 189.505 per jaar aan de Voorziening Grootonderhoud. 2. Onttrekkingen aan reserves De reserve Digitale Toegankelijkheid (DiTo) wordt ingezet voor de uitvoering van het HUA programma om een impuls te geven aan de digitale toegankelijkheid van de collectie. Hiervoor zal extra gescand gaan worden en zal

de digitale collectie die openbaar is en vrij van auteursrechten als Linked Open Data beschikbaar worden gesteld. De reserve Verkenning en inrichting eigen E-depot voorziening en de reserve Knelpunten worden gebruikt voor de transitie van de (personele) organisatie van analoog naar digitaal. Dat vraagt onder meer om opleiding en ontwikkeling van de medewerkers en inzet van tijdelijk personeel met nieuwe digitale vaardigheden zodat de hele organisatie hierin kan meegroeien. Met als doel om aan het eind van de beleidsperiode de benodigde kennis en vaardigheden in huis te hebben en weer op de reguliere formatieve bezetting uit te komen. De afschrijvingskosten voor de Expo zullen in de afschrijvingsperiode 2021 – 2026 gedekt worden uit de Dekking kapitaallasten Vernieuwing vaste expositie. Dit is voor het laatst dat er van deze constructie gebruikt gemaakt zal worden. In de meerjarenbegrotingen wordt er op geanticipeerd rekening mee dat de volgende expo volledig ten laste zullen van de afschrijvingslasten en gedekt zullen worden uit de lopende begroting. Meerjarenraming 2023 – 2026 Door de inzet van de reserves in de komende jaren in de lopende exploitatie laat het saldo in het jaar 2023 een

batig saldo zien en van 2024 tot en met 2026 een resultaat neutraal saldo. Omdat de inzet van de reserves in de jaren 2022 tot en met 2026 geïntensiveerde zullen worden, houdt HUA de structurele lasten en baten extra in de gaten. Met de verkenning en inrichting van en eigen e-depot zullen er structurele lasten ontstaan, waarvan de omvang op dit moment nog niet is in te schatten. De afschrijvingskosten voor de Expo zullen in 2026 zullen voor het laatst gedekt worden uit de bestemmingsreserve Dekking kapitaallasten vernieuwing expositie. Bij het inrichten van een volgende vast expositie zal HUA deze afschrijvingslasten moeten opnemen in de structurele lasten. Met de mogelijke ruimte op het structurele Batig saldo sorteer HUA voor op deze situatie.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

31

Met dit inzicht is HUA in staat om een meerjarenraming te presenteren die is gebaseerd op een reëel structureel sluitende begroting.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

32

Balans 2021 – 2026

Activa

Jaarrekening 2021

2022

2023

2024

2025

2026

Vaste activa Materiële vaste activa

1.639.026

1.480.923

1.111.824

744.294

995.819

654.696

Volttende activa:

1.819.987

1.126.349

832.983

910.113

483.623

666.173

3.459.013

2.607.272

1.944.807

1.654.407

1.479.442

1.320.868

2022

2023

2024

2025

2026

633.000 1.869.323 87.074

633.000 1.102.749 -

633.000 658.312 -

633.000 213.874 -

633.000 106.937 -

633.000 -

Vreemd vermogen a. Voorzieningen

423.933

321.523

153.495

357.533

189.505

137.868

Netto vlottende schulden:

388.098

500.000

450.000

400.000

500.000

500.000

Overlopende passiva

57.585

50.000

50.000

50.000

50.000

50.000

3.459.013

2.607.272

1.944.807

1.654.407

1.479.442

1.320.868

Jaarrekening 2021 Passiva Vaste pasiva Eigen vermogen: a. Algemene reserve b. Bestemmingsreserves c. Gerealiseerd resultaat

Belangrijk:

Voor de meerjarenbegroting is het verplicht het begrotingsjaar + 3 jaar te tonen. Een verdere toelichting relatie tot de afbouw van de reserves staat bij het onderdeel reserves. Toelichting op de balans 2021 - 2026: Activa Vaste activa Voor de boekwaarden wordt verwezen naar de hierna opgenomen lijst van investeringen. Boekwaarde Activa

Vastgesteld 31-12-2021

31-12-2022 31-12-2023 31-12-2024 31-12-2025

31-12-2026

Website

17.608

1.056

-

-

-

-

Project HBS / NMK Inrichting Archief, inventaris en installaties

292.771

270.060

184.639

162.497

140.355

118.213

Expo

793.907 534.740

781.993 427.814

606.408 320.777

367.945 213.851

748.527 106.937

536.483 -

Totalen

1.639.026

1.480.923

1.111.824

744.294

995.819

654.696

Vlottende activa Raming 2021-2026 op basis van ervaringscijfers en rekening houdend met de geprognosticeerde ontwikkelingen m.b.t. de vaste activa en de gevraagde inzet van de reserves.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

33

Passiva Eigen vermogen In 2019 heeft het bestuur HUA de opdracht gegeven te onderzoeken hoe de bestemmingsreserves afgebouwd kunnen worden. In 2020 is het voorstel Digitale Toegankelijkheid door het bestuur vastgesteld. Samen met de voorstellen die met de 1e Berap 2021 zullen worden gepresenteerd: (inzet Knelpunten personeel in de jaren 2021 en 2022, tijdelijke vorming en uitputting bestemmingsreserve Verkenning en inrichting eigen E-depot de opheffing van de oude bestemmingsreserves ontstaat de volgende situatie.

De Knelpunten personeel zal in 2022 worden ingezet ten behoeve van de programma Manager Digitale Duurzaamheid. De Reserve E-depot gemeente Utrecht komt vanuit de toegekende claim van eind 2020 en zal volledig worden ingezet voor de aansluiting van de gemeente Utrecht op een e-depot voorziening. Voor de nieuwe en tijdelijke reserves Digitale Toegankelijkheid en de Verkenning en inrichting eigen E-depot voorziening wordt verwezen naar de voorliggende paragrafen.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

34

Netto vlottende schulden en overlopende passiva Raming 2023 -2026 op basis van ervaringscijfers.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

35

4.3.1.

EMU-saldo

Conform de voorschriften van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten) wordt een overzicht opgenomen van het berekende EMU saldo van HUA. Dit geldt zowel voor het jaar voor het begrotingsjaar, als het begrotingsjaar zelf en het jaar volgend op het begrotingsjaar.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

36

Vaststellingsbesluit

Directeur en managementteam van Het Utrechts Archief Als ontwerpbegroting vastgesteld en aangeboden aan het Algemeen Bestuur op 13 juni 2022 De directeur van Het Utrechts Archief

mw. drs. C.C.A.E. Keijsper

Algemeen Bestuur Vastgesteld door het Algemeen Bestuur van Het Utrechts Archief op 13 juni 2022

de directeur,

de voorzitter,

mw. drs. C.C.A.E. Keijsper

mw. mr. A.P.H. Klein

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

37