HUA Concept Programmabegroting 2023- 2026.pdf

ONTWERPBEGROTING 2023 T/M 2026

HET UTRECHTS ARCHIEF, april 2018

Samenstelling van het Algemeen bestuur van Het Utrechts Archief: Mevrouw Anke Klein, voorzitter (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) Mevrouw Anja Smit, vicevoorzitter (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) De heer Rob van Muilekom (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) Mevrouw Ineke Jansen (Algemeen Bestuur) Mevrouw Linda Voortman (Algemeen Bestuur) De heer Robert Strijk (Algemeen Bestuur)

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

1

Voorwoord Met veel genoegen bieden wij u de Begroting 2023 - 2026 aan, waarin de ambities en inspanningen van Het Utrechts Archief zijn vastgelegd. Op basis van het nieuwe meerjarenbeleidsplan is de begroting ingericht op drie speerpunten. Hierbij zal de afspiegeling van de samenleving in de bedrijfsvoering, collectie en activiteiten van HUA evenwichtiger / inclusiever worden. De volgende speerpunten zijn gedefinieerd: Speerpunt 1: Samen bouwen aan het archief van morgen Speerpunt 2: Jouw collectie [Utrecht] start bij Het Utrechts Archief Speerpunt 3. Onze organisatie maken we met elkaar. Per speerpunt is beschreven hoe de effecten bereikt worden. (Wat willen we bereiken? Wat gaan we daarvoor doen?) Op totaal niveau wordt er een raming van de baten en lasten gemaakt (Wat zijn de kosten hiervan?). Het Utrechts Archief is er voor iedereen die voor recht en bewijs, onderwijs, onderzoek of cultuurbeleving gebruik wil maken van onze collecties en diensten. Onze missie is de bronnen van de Utrechtse geschiedenis te verwerven, te bewaren en ter beschikking te stellen aan het publiek. We verbinden de inwoners van de stad en provincie met elkaar en hun omgeving, door gezamenlijk het verhaal van de Utrechtse geschiedenis te vertellen. Om dit te bereiken bieden we een aantrekkelijk publieksprogramma en innovatieve digitale dienstverlening.

HUA is een toonaangevend expertisecentrum op het gebied van informatiebeheer en een deskundig partner voor instellingen en overheden in de regio. De begroting 2023 is sluitend, evenals het meerjarenperspectief voor de periode 2024 – 2026. Wij zijn ervan overtuigd dat HUA met de beschreven uitdagingen een solide financiële basis voor de doorontwikkeling kan handhaven.

Utrecht, 4 maart 2022 Namens het Managementteam van Het Utrechts Archief, De directeur, drs. Chantal Keijsper

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

2

Inhoudsopgave Samenstelling van het Algemeen bestuur van Het Utrechts Archief:...................................................................... 1 Voorwoord ............................................................................................................................................................... 2 1.

Inleiding ........................................................................................................................................................... 5

2.

Hoofdlijnen van de begroting ........................................................................................................................... 6

3.

2.1.

Algemeen ................................................................................................................................................. 6

2.2.

Indexering ................................................................................................................................................. 6

2.3.

Uitgangspunten Begroting 2022 - 2025 .................................................................................................... 6

Beleidsbegroting: Programmaplan .................................................................................................................. 8 3.1.

Het Utrechts model drie programmalijnen ................................................................................................ 8

3.2.

Speerpunt 1: Samen bouwen aan het archief van morgen ....................................................................... 9

3.2.1.

Doel ................................................................................................................................................... 9

3.2.2.

Beoogde maatschappelijk effecten .................................................................................................... 9

3.2.3.

Effectenindicatoren ............................................................................................................................ 9

3.3.

Speerpunt 2: Jouw collectie [Utrecht] start bij HUA ................................................................................ 12

3.3.1.

Doel ................................................................................................................................................. 12

3.3.2.

Beoogde maatschappelijke effecten ................................................................................................ 12

3.3.3.

Effectenindicatoren .......................................................................................................................... 12

3.3.4.

Wat gaan we daarvoor doen? .......................................................................................................... 13

3.4.

Speerpunt 3. Onze organisatie maken we met elkaar. ........................................................................... 15

3.4.1.

Doel ................................................................................................................................................. 15

3.4.2.

Beoogde maatschappelijke effecten ................................................................................................ 15

3.4.3.

Effectenindicatoren .......................................................................................................................... 15

3.4.4.

Wat gaan we daarvoor doen? .......................................................................................................... 15

3.4.5.

Organisatie ...................................................................................................................................... 16

3.4.6.

Maatschappelijke verantwoordelijkheid ........................................................................................... 18

3.4.7.

Huisvesting ...................................................................................................................................... 18

3.4.8.

Interne beheersing ........................................................................................................................... 18

3.4.9.

BTW ................................................................................................................................................. 18

3.5.

Overzicht Algemene dekkingsmiddelen, vennootschapsbelasting ......................................................... 18

3.5.1.

Algemene uitkeringen ...................................................................................................................... 18

3.5.2.

Vennootschapsbelasting .................................................................................................................. 18

3.5.3.

Duurzaamheid ................................................................................................................................. 19

3.5.4.

Overige algemene dekkingsmiddelen .............................................................................................. 19

3.6.

Weerstandsvermogen en risicobeheersing............................................................................................. 20

3.6.1.

Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing............................................................................ 20

3.6.2.

Weerstandscapaciteit ...................................................................................................................... 20

3.6.3.

Risico-inventarisatie ......................................................................................................................... 21

3.6.4.

Benodigde weerstandscapaciteit ..................................................................................................... 23

3.6.5.

Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) ....................... 23

3.7.

Kapitaalgoederen en onderhoud ............................................................................................................ 23

3.7.1.

Algemeen......................................................................................................................................... 23

3.7.2.

Waardering en afschrijving van activa ............................................................................................. 23

3.7.3.

Investerings- en afschrijvingsoverzicht 2021 - 2024 ........................................................................ 24

3.8.

Financiering ............................................................................................................................................ 24

3.8.1.

Algemeen......................................................................................................................................... 24

3.8.2.

Algemene ontwikkelingen ................................................................................................................ 25

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

3

3.8.3.

Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB).................................................................................... 25

3.8.4.

Renterisiconorm ............................................................................................................................... 26

3.8.5.

Kasgeldlimiet ................................................................................................................................... 26

3.9.

Bedrijfsvoering ........................................................................................................................................ 26

3.10. Verbonden partijen ................................................................................................................................. 26 4.

Financiële begroting ...................................................................................................................................... 28 4.1.

Overzicht baten en lasten en de toelichting ............................................................................................ 28

4.2.

Overzicht structurele en incidentele baten en lasten .............................................................................. 28

4.3.

Uiteenzetting financiële positie en de toelichting .................................................................................... 29

4.3.1.

EMU-saldo ....................................................................................................................................... 36

Vaststellingsbesluit ................................................................................................................................................ 37

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

4

1.

Inleiding

Deze begroting volgt de vereisten uit het besluit begroting en verantwoording Gemeenten (BBV), waarin de volgende indeling van de begroting wordt voorgeschreven: •

•

Beleidsbegroting o

Programma

o

Paragrafen

Financiële begroting o

Overzicht van baten en lasten

o

Financiële positie

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

5

2.

Hoofdlijnen van de begroting

2.1.

Algemeen

Nieuw beleid, beleidswijzigingen of beleidsintensiveringen zullen in beginsel budgettair neutraal worden uitgevoerd door herprioritering van middelen, het effectiever en efficiënter organiseren van bestaande taken en het realiseren van synergie. Op basis van de Financiële Beheersverordening 2021 onderscheidt HUA binnen de P&C-cyclus de (meerjaren)begroting, de jaarrekening en Bestuursrapportage. Onderdeel van de (meerjaren)begroting vormt de kaderstelling. Deze kaderstelling bevat uitgangspunten die ten grondslag liggen aan de voorliggende (meerjaren)begroting. Hierna worden de belangrijkste financiële ontwikkelingen en hun effect op de begroting geschetst. Tot slot worden de gehanteerde uitgangspunten weergegeven.

2.2.

Indexering

Loonontwikkelingen en prijsaanpassingen In de begroting 2022, opgesteld in februari 20221, is uitgegaan van een index van 1,5% voor loonontwikkelingen en prijsaanpassingen. Dit leek een reële inschatting. Inmiddels is de situatie drastisch veranderd Voor prijsaanpassingen wordt er normaliter uitgegaan van het cijfer van het Centraal Planbureau (CPB). In het bijzonder wordt de prijsontwikkeling van het Bruto Binnenlands Product gehanteerd. Dit cijfer staat ook vermeld in de circulaire van het Gemeentefonds. In de circulaire van september 2021 wordt voor 2022 een Prijs bruto binnenlands product (pbbp) gesteld van 1,8% en voor 2023 van 1,9%. Een andere mogelijkheid is het hanteren van de consumentenprijsindex (CPI), deze is gesteld voor 2022 op 1,8% en voor 2023 op 1,7% De reële inflatie over 2021 kwam echter uit op 2,7% en voor januari 2022 zelfs op 7,6%. Daarmee lijken de indexen uit de circulaire van september 2022 niet bruikbaar. Een actueler beeld wordt geschetst in de Economische Ontwikkelingen en Vooruitzichten DNB - december 2021. Hierin wordt uitgegaan van de Europese consumentenprijsindex (HICP) en deze wordt gesteld door de DNB voor 2022 op 3,0% en voor 2023 op 2,9%. In de kadernota 2022 en de meerjarenbegroting 2023-2026 hanteert HUA daarom het volgende aangepaste uitgangspunt: 1.

Hanteren van de Europese consumentenprijsindex (HICP) uit Economische Ontwikkelingen en Vooruitzichten DNB - december 2021 en deze wordt afgerond voor 2022 en 2023 op 3,0%.

2.

Daar waar er reële prijsverhogingen zijn doorberekend aan HUA zullen deze echter eerst worden doorgevoerd. (Zo gaf Eneco aan de warmtetarieven met een factor 2 te verhogen, dit is dan ook meegenomen voor 2022. Voor 2023 wordt deze dan geïndexeerd met 3,0%.

3.

Voor de aanpassing in de lonen voor 2022 is de actuele cao gehanteerd. De indexatie in de cao bedroeg 2,9% plus een eenmalige vergoeding. Voor 2023 wordt deze aanpassing afgerond op 3.0%.

2.3.

Uitgangspunten Begroting 2023 - 2026

Hieronder worden de technische uitgangspunten weergegeven die door HUA gehanteerd zijn bij het samenstellen van de begroting 2022-2025: 1.

Voor de loonaanpassing en prijsaanpassingen wordt 3% gebruikt, zoals in de vorige paragraaf beschreven.;

2.

De begroting is exclusief btw opgesteld;

3.

De salariskosten zijn begroot conform de inschaling van de betrokken medewerkers. Hierbij wordt rekening gehouden met vaste toelagen en afwijkende inschalingen.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

6

4.

Conform de in de Nota Investering- en Afschrijvingsbeleid verwoorde uitgangspunten wordt voor investeringen geen rekenrente als kapitaallasten begroot, maar alleen de lineaire afschrijvingskosten.

In 2019 heeft het bestuur HUA de opdracht gegeven om in de komende jaren de bestemmingsreserves af te bouwen. Met het DITO-investeringsplan zal HUA vanaf dit jaar in 4 jaren (2021 – 2024) de reserves in zijn geheel afbouwen. Met het opstellen van de jaarrekening 2021 en de concept Programmabegroting 2023 – 2026 is het wederom mogelijk om de actuele saldi voor de afbouw van de bestemmingsreserves te herrekenen. In de bestuursvergadering van HUA op 13 juni 2022 zal met de 1e Berap 2022 het bestuur gevraagd worden om de ontrekkingen en dotaties van de reserves goed te keuren. Op basis van de bekende gegevens voor 2022 is de concept meerjarenbegroting 2023 – 2026 opgesteld. De financiering van de digitalisering uit de extra baten voor deze jaren, maar zeker ook uit de inzet van de bestemmingsreserve vormt hiervoor de basis. Het voorgenomen besluit bij de jaarrekening 2021 om het positieve resultaat van € 87.074 in te zetten in 2022 als extra budget voor Utrecht 900 jaar is verwerkt in de

doorrekeningen. Deze doorrekening heeft ook invloed op de cijfers van 2022 en deze zijn terug te vinden onder de noemer “Indicatief per 28-2-2022”. Met de 1e Berap 2022 zal de begroting 2022 ook aangepast worden aan de nieuwe situatie en zal goedkeuring worden gevraagd aan het bestuur. Het Rijk heeft het voornemen uitgesproken om per 1 januari 2024 uit de gemeenschappelijke regelingen van de RHC’s te treden. Het voornemen daarbij is om de taken en bevoegdheden voor het beheer van de rijksarchieven aan de RHC’s te delegeren en de financiering van de jaarlijkse bijdrage te regelen via een specifieke uitkering (SPUK). De voorbereidingen hiervoor vinden plaats via het delegatieoverleg van de RHC’s met OCW. De besluitvorming vindt plaats door de besturen van elk RHC afzonderlijk om daarna besloten te worden in de respectievelijke gemeenteraden en provinciale staten. Bij het opstellen van de jaarrekening is het continuïteitsbeginsel gehanteerd. Dit is een vereiste om een meerjarenbegroting te kunnen presenteren.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

7

3.

Beleidsbegroting: Programmaplan

3.1.

Het Utrechts model drie programmalijnen

Om de ambities uit het meerjarenbeleidsplan te realiseren hebben we in 2021 drie programmalijnen gedefinieerd. Hierbij sluiten we aan bij de Nationale Strategie voor Digitaal Erfgoed waarbinnen drie lagen zijn ontwikkeld: zichtbaar (diensten), bruikbaar (verbinding) en houdbaar (content). Deze lagen hebben we omgezet naar een Utrechts model:

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

8

Binnen speerpunt 1: ‘Samen bouwen aan het archief van morgen’ gaat de aandacht vooral uit naar de laag Houdbaar en het bijbehorende programma Digitale duurzaamheid. Binnen speerpunt 2 gaat de aandacht uit naar de tweede laag Digitale toegankelijkheid en de derde laag Digitale dienstverlening. Bij speerpunt 3 gaat de aandacht uit naar de interne organisatie. Met de voortschrijdende inzichten uit de opbouw van de programma’s Digitale dienstverlening, Digitale toegankelijkheid, Digitale duurzaamheid is HUA tot de constatering gekomen dat een vierde programma Digitale Organisatie wenselijk is. De onderdelen worden toegelicht in de speerpunten hieronder.

3.2.

Speerpunt 1: Samen bouwen aan het archief van morgen

3.2.1.

Doel

Met het meerjarenbeleidsplan 2021-2024 wordt gedurende vier jaar gewerkt aan het archief van morgen. Het Rijk

zal zich in 2024 uit de Gemeenschappelijke Regeling trekken, maar blijft, naar het zich laat aanzien, verbonden aan Het Utrechts Archief voor het beheer van de analoge rijksarchieven. HUA werkt in deze periode aan een steviger positie in de regio. De samenwerking met de gemeente Nieuwegein wordt in deze periode voortgezet op basis van een nieuwe dienstverleningsovereenkomst. Binnen het speerpunt ‘Samen bouwen aan het archief van morgen’ gaat de aandacht vooral uit de laag Houdbaar en het bijbehorende programma Digitale duurzaamheid. Het optuigen van de bijbehorende voorziening voor duurzaam digitaal beheer (e-depot) en de inbedding daarvan in de staande organisatie vormen daarbinnen de hoofddoelstelling. Waar de bestaande voorziening van het Nationaal Archief in 2024 expireert ten gevolge van de terugtreding van het Rijk, werken we de komende jaren aan een volwaardig alternatief in de vorm van een eigen e-depot. Daarnaast wordt ook aansluiting gezocht bij nieuwe ontwikkelingen zoals Common ground en Archiving by design. We zijn ons ervan bewust dat de nieuwe e-depotvoorziening deel uitmaakt van een breder netwerk aan voorzieningen bij onze beide partners, gemeente en provincie Utrecht, en dat digitale duurzaamheid

vraagt om nieuwe kennis en kunde door de informatieketen heen. Het opbouwen van een adviesfunctie op dit terrein waarmee we deze overheden kunnen ondersteunen bij het beheer van hun informatie vormt daarom een tweede belangrijk aandachtspunt. De vormgeving van het verwerven van waardevolle archieven en collecties uit de particuliere sfeer blijft doorgaan, waarbij we meer ruimte willen gaan bieden aan digitale informatie. Ook werken we aan aanpassing van de methodiek om de diversiteit van onze collectie nog meer te vergroten en de selectie op basis van hotspots beter te verankeren in het acquisitieproces. 3.2.2.

Beoogde maatschappelijk effecten

a.

Informatie beter toegankelijk en beschikbaar

b.

Betrouwbare digitale informatie voor de lange termijn geborgd

c.

Versteviging van de positie in de regio voor beheer en gebruik van archief

d.

Meer diversiteit in de opbouw van onze collectie

3.2.3.

Effectenindicatoren

•

Is een kwart van onze collectie (8 miljoen scans) online beschikbaar

•

Zijn alle middeleeuwse charters gevlakt, geconserveerd en gedigitaliseerd

•

Verwerken we naast film en fotomateriaal op grote schaal videobanden

•

Is duurzaam digitaal beheer going concern

•

Is onze informatiearchitectuur ingericht volgens de eisen van de DERA & MARA

•

Heeft toezicht zich in belangrijke mate ontwikkeld tot systeemtoezicht

•

Documenteren we de Utrechtse samenleving met bijzondere aandacht voor hotspots, meerstemmigheid en inclusie.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

9

3.2.4 Wat gaan we daarvoor doen? Aandachtsvelden in het speerpunt ‘Samen bouwen’ Ad a. Informatie beter toegankelijk en beschikbaar Indicatoren: •

Is een kwart van onze collectie (8,5 miljoen scans) online beschikbaar

•

Zijn alle middeleeuwse charters gevlakt, geconserveerd en gedigitaliseerd

•

Verwerken we naast film- en fotomateriaal op grote schaal videobanden

Collectievorming en toegankelijkheid In 2022 zullen naar verwachting vooral van de zijde van het Rijk en de gemeente Utrecht grote hoeveelheden

archief worden overgebracht. Voor de gemeente Utrecht is een speciaal project in voorbereiding voor het bewerken en ontsluiten van de grote verzameling fotomateriaal van Gebouwd Erfgoed; een deel ervan zal in de beeldbank worden ontsloten. Ook zal voor het eerst een belangrijk deel van de afficheverzameling van de stad Utrecht in de beeldbank worden ontsloten. De database met alle Utrechtse bestuurders uit de voorbije 900 jaar zal worden afgerond en op een speciale themasite worden gepubliceerd. Samen met het Universiteitsmuseum en het Utrechts Studentencorps wordt een begin gemaakt met het toegankelijk maken van een grote verzameling archieven en collecties van het USC en andere studentenorganisaties, die na bewerking een plek zullen krijgen bij HUA. Tenslotte wordt in 2022-2023 de collectie van het Nederlands Volksbuurtmuseum, die eind 2021 bij HUA in bruikleen is gegeven, in een bijzondere samenwerking voor het publiek toegankelijk gemaakt en deels gedigitaliseerd. Digitalisering en conservering HUA streeft ernaar om in 2030 de meest geraadpleegde archieven en collecties gedigitaliseerd te hebben. 30%

van de collectie is dan naar verwachting gedigitaliseerd, doorzoekbaar en deelbaar. In lijn met de voorgaande jaren worden ook in 2022 bestanden gedigitaliseerd. Via scanning on demand en via projecten (o.a. DTR en Metamorfoze) zullen circa 500.000 images van archiefstukken worden gerealiseerd. Aanvullend wordt vanuit het programma DiTo (Digitale Toegankelijkheid) nog een extra inspanning geleverd van nog eens 125.000 images per jaar. In 2022 zal worden gestart met een nieuw Metamorfoze-project, dat de conservering en digitalisering van het archief van het Koninklijk Aardrijkskundig Genootschap tot doel heeft (70.000 images), dat grote waarde heeft vanwege de rijke documentatie van alle expedities van de KNAG in de voormalige Nederlandse koloniën. Dit project zal worden opgeleverd in 2023 als de KNAG zijn 150-jarig jubileum viert, dat aanleiding is voor een speciale tentoonstelling in Amsterdam. Ook worden voorbereidingen getroffen voor het scannen van belangrijke series uit het archief van het Hof van Utrecht via DTR, waarbij de samenwerking wordt gezocht met een onderzoeksproject van de Vrije Universiteit. Voorts wordt in 2022 gewerkt aan de afronding van het vlakken en digitaliseren van alle 3000 charters van het kapittel van St. Jan. En wordt een nieuwe bestandsregistratie van de collecties van Beeld en Bibliotheek in het Collectie Beheersysteem opgeleverd.

Ad b. Betrouwbare digitale informatie voor de lange termijn geborgd Indicatoren: •

Is duurzaam digitaal beheer going concern

•

Is onze informatiearchitectuur ingericht volgens de eisen van de DERA & MARA

•

Heeft toezicht zich in belangrijke mate ontwikkeld tot systeemtoezicht

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

10

Programma Digitale Duurzaamheid In de zomer van 2021 is het programma Digitale Duurzaamheid (DiDu) van start gegaan. Hiervoor is een programmamanager aangetrokken. Nu de opstartfase begin 2022 is afgerond, richt de aandacht zich komend jaar op: •

de aanbesteding en inrichting van een eigen e-depot, als alternatief voor de tenant in het e-depot van het Nationaal Archief (NA) dat per 1 januari 2024 zal worden uitgefaseerd. Het bestuur heeft hier eind januari groen voor gegeven;

•

Het opbouwen van de serviceorganisatie voor het verlenen van de digitale archiefdiensten conform de PDC van de RHC’s. Hiertoe worden nieuwe functies vervuld zoals die van de adviseur digitale informatie (adi) en de e-conservator.

•

Voorbereiden van de aansluiting van provincie en gemeente en aangesloten gemeenschappelijke regelingen als de VRU op het e-depot.

•

het participeren in samenwerking met andere archiefinstellingen in de regio met betrekking tot Common Ground en beheren aan de bron.

•

Uitfaseren van het e-depot van het Nationaal Archief.

Dit programma geeft invulling aan een van de hoofddoelstellingen uit het Meerjarenbeleidsplan 2021-2024, namelijk dat HUA in 2024 het beheer van digital born archief als een regulier werkproces wil hebben ingebed in de organisatie, met gebruikmaking van een gecertificeerd e-Depot dat voldoet aan de internationale standaard van OAIS (Open Archival Information System), die ook aansluit bij de principes van de MARA en de DERA. Om de digitale archiefdiensten goed in te bedden in de reguliere processen van HUA is het noodzakelijk om een aantal nieuwe functies in te richten, zoals de genoemde adviseur digitale informatie. Uitgangspunt hiervoor is de blauwdruk voor de organisatie zoals opgenomen in het door het bestuur vastgestelde Activiteitenplan voor aansluiting van de Gemeente Utrecht op het e-depot. De financiële basis hiervoor wordt gevonden in de extra gelden die voor dit aansluittraject zijn vrijgekomen via het kostenmodel Digitale Archiefdiensten (provincie) en de

eind 2020 door de gemeente Utrecht gehonoreerde claim voor uitvoering van het Activiteitenplan 2020-2022. De bestaande trajecten voor aansluiting op de HUA-tenant van het e-depot van het NA met provincie en gemeente zijn binnen het kader van het programma DiDu opnieuw gedefinieerd. Het project voor overbrenging van de dataset uit het zaaksysteem van de GU naar dit e-depot zal in 2022 worden afgerond. Deze set zal t.z.t. uit het e-depot worden gemigreerd naar de nieuw in te richten voorziening. Ontwikkeling archieftoezicht Na afronding van de lange reeks nulmetingen die HUA in 2015-2021 bij de gemeente Utrecht heeft verricht, volgt begin 2022 een evaluatie om te onderzoeken hoe de toezichtrol bij de gemeente Utrecht in de komende jaren het beste kan worden ingevuld. Al eerder zijn evaluatiegesprekken gevoerd over de rol van het Expertteam bij de gemeente Utrecht. Een belangrijke uitkomst hiervan was dat de personele inzet bij dat team moest worden bestendigd en dat de inzet van record management bij de OO’s een stevige impuls nodig had. Deze inzet in de eerste en tweede lijn vormt een belangrijke randvoorwaarde voor die van de Archiefinspectie bij HUA, die als

derde ring in dit ‘three lines of defence model’ is te zien. De lopende evaluatie zal moeten uitwijzen hoe de toezichtfunctie van HUA in de komende jaren het beste kan worden ingevuld en of de eerder beoogde beweging naar systeemtoezicht daarbij inderdaad de beste keuze is. In alle gevallen zal Archiefinspectie onder de Archiefwet zich de komende jaren intensiever moeten gaan verhouden tot de andere functionarissen die toezien op de goede werking van het informatiebeheer bij de gemeente: de Functionaris Gegevensbeheer (FG) vanuit de AVG, de Privacy Officer (PO) en de Chief Information Security Officer (CISO) vanuit Informatiebeveiliging en de Informatiecommissaris vanuit de Wet Open Overheid, die in juli 2022 van kracht zal worden. Met deze functionarissen is in het najaar van 2021 een periodiek overleg gestart, bedoeld om ieders activiteiten en verslaglegging beter op elkaar af te stemmen. Bij de provincie Utrecht wordt aan een soortgelijke samenwerking gewerkt.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

11

Ad c. Versteviging van de positie in de regio voor beheer en gebruik van archief HUA bouwt zijn positie uit als kennispartner in de regio. Daarbij is in 2022 ook aandacht voor de kennispositie van HUA ten opzichte van particuliere archiefvormers. De rol die HUA heeft als het archiefcentrum van de Nederlandse Spoorwegen, en van archieven van landelijke en provinciale kerkelijke en semi-kerkelijke instellingen blijft voor de analoge archieven behouden na terugtrekking van het rijk. De digitale aanwas van deze archiefvormers zal na terugtrekking van het rijk rechtstreeks in het e-depot van het rijk worden beheerd. Ad d. Meer diversiteit in de opbouw van onze collectie Indicator: Documenteren we de Utrechtse samenleving met bijzondere aandacht voor hotspots, meerstemmigheid en inclusie. In het najaar van 2021 is de hotspotmonitor voor de gemeente Utrecht voor 2018-2019 vastgesteld in het SIO. De gemeente Nieuwegein heeft in het kader de acquisitietaak die ingevolge de nieuwe DVO bij de gemeentearchivaris bij HUA is belegd, een acquisitiebeleid vastgesteld en een hotspotmonitor voor 2017-2021. Implementatie van de recent vastgestelde hotspots van Utrecht 2013-2019 en Nieuwegein 2017-2021 vormt in 2022 een belangrijk aandachtspunt. De nieuwe vakspecialist Archieven zal hiermee aan de slag gaan.

Ook zal voor de gemeente Utrecht via de werkgroep Hotspotmonitor worden gewerkt aan het opstellen van nieuwe hotspots voor 2020-2021. Tevens wordt een aanvang gemaakt met het opstellen van een nieuw acquisitiebeleid. Dit moet enerzijds recht doen aan uitgangspunten die in het verleden voor de verschillende bewaarplaatsen onder beheer van HUA zijn geformuleerd, anderzijds ruimte bieden aan de invulling van de hotspots van de bij HUA aangesloten overheden en de wens om tot een meer gevarieerde en inclusieve vorm van acquisitie te komen.

3.3.

Speerpunt 2: Jouw collectie [Utrecht] start bij HUA

3.3.1.

Doel

Met de vaste Expo ‘Utrecht begint hier’ hebben we een ontmoetingsplek en poort tot de stad en provincie Utrecht gecreëerd, die we uitbouwen met tijdelijke tentoonstellingen en activiteiten. Hier ontmoet het publiek de collectie. De Expo fungeert als een ontmoetingsplek waar geëxperimenteerd wordt met partnerschappen met maatschappelijke en andere organisaties. Veel dienstverlening aan onze gebruikers vindt inmiddels online plaats, dankzij investeringen in digitalisering. Door middel van Linked Open Data, kunstmatige intelligentie en multimediale technieken worden bronnen beter doorzoekbaar en vindbaar. 3.3.2. •

Beoogde maatschappelijke effecten De (digitale) toegankelijkheid van de collectie en activiteiten vergroten voor een breder, diverser en inclusiever publiek.

•

Door gebruikers en bezoekers actief te betrekken zorgen voor een groter en breder maatschappelijk draagvlak en daarmee een groter ‘rendement’ van onze collectie.

•

Het Utrechts Archief is zichtbaar in de wijk door middel van partnerschappen met inwoners, maatschappelijke organisaties en erfgoed- en onderwijsinstellingen

•

Een bijdrage leveren aan inclusieve en participatieve cultuureducatie in de breedste zin in Utrecht (zgn. ‘formal and informal learning’).

3.3.3. •

Effectenindicatoren Verloopt de dienstverlening grotendeels digitaal:

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

12

•

We brengen de openingstijden van de studiezaal terug ten gunste van de digitale raadpleging

•

We richten ons door verbeterde toegankelijkheid en nieuwe diensten op een stijging van het gebruik van de online collectie met 25%.

•

Is het aantal bezoekers met een migratieachtergrond aan het publieksprogramma verdubbeld.

•

Organiseren we jaarlijks één grote wisselexpo en twee participatieprojecten.

•

Hebben we een nieuw en inclusief educatieaanbod voor PO en VO ontwikkeld.

•

Zijn onze collecties vindbaar op hetutrechtsarchief.nl, Wikipedia, WiewasWie, Archieven.nl, UtrechtAltijd en het Netwerk Oorlogsbronnen

3.3.4.

Wat gaan we daarvoor doen?

Aandachtsvelden in het speerpunt ‘Jouw Collectie begint in HUA’ Toegankelijkheid De (digitale) studiezaal en de zgn.’ tweede schil’/mobiele studiezaal zullen verder worden ontwikkeld. Er zal nog meer geëxperimenteerd worden met innovatieve toepassingen om de collectie te ontsluiten, o.a. met hulp van (nieuwe) doelgroepen. Binnen het Programma Digitale Toegankelijkheid worden verschillende projecten uitgevoerd en samengebracht waarbij we werken aan de verbetering van de digitale toegankelijkheid van onze collecties. We gaan hierbij uit van de Nationale Strategie voor Digitaal Erfgoed waarbinnen drie lagen zijn ontwikkeld: zichtbaar (diensten), bruikbaar (verbinding) en houdbaar (content). We experimenteren met nieuwe innovaties om de doorzoekbaarheid, herbruikbaarheid en deelbaarheid van onze data te optimaliseren. Aanvullende zoekmogelijkheden ontstaan waar we dat aanbod verrijken met relaties naar andere landelijke kernregistraties en het gebruik van thesauri en linked data. Met het oog op het gestandaardiseerd zoeken op personen, locaties en organisaties worden de mogelijkheden op dit terrein de

komende periode verder in kaart gebracht en benut. Dienstverlening HUA betrekt gebruikers en bezoekers op verschillende manieren bij de collectie. Dit doen we op zo’n manier dat de collectie meer en meer ‘van henzelf wordt’’. Dankzij de investeringen in digitalisering in de afgelopen jaren vindt veel dienstverlening aan onze gebruikers inmiddels online plaats. Tijdens de Covid-19 crisis vielen we noodgedwongen geheel terug op onze digitale dienstverlening. Dit heeft een impuls gegeven aan onze digitale dienstverlening, zoals chatten met gebruikers en het aanleveren van scans en andere informatie via internet in plaats van het raadplegen van originele stukken. We blijven extra investeren in innovatie en we zullen de digitale dienstverlening blijven ontwikkelen. We zetten daardoor minder in op de raadpleging van originelen. Hiermee beschermen we onze collectie en helpen we gebruikers sneller en efficiënter aan de juiste informatie. We bieden onze content zoveel mogelijk online aan en leveren ondersteuning op maat via onder meer chatten, webinars en spreekuren met onze vakspecialisten. Het belangrijkste loket voor de dienstverlening wordt nog meer dan

voorheen de website waar de gebruiker op een laagdrempelige en gepersonaliseerde manier zijn of haar informatie kan vinden. We blijven de website daarvoor verder ontwikkelen. De studiezaal aan de Alexander Numankade blijft in gebruik voor het raadplegen van de fysieke collectie, bijvoorbeeld vanwege openbaarheidsbeperkingen of auteursrechten. Maar onze focus zal liggen op het verder ontwikkelen van de digitale dienstverlening naar aanleiding van de ervaringen die we hebben opgedaan tijdens de Covid-19 crisis. Dit zal vorm krijgen binnen het programma (Digitale) Dienstverlening. Belangrijk punt is dat we uitgaan van de wensen van onze gebruikers en bezoekers bij de verdere ontwikkeling van de (digitale) dienstverlening en de publieksprogrammering. We zetten daarbij in op toegankelijkheid van de collectie en activiteiten voor een breder en meer diverse publiek door te investeren in langdurige partnerships met verschillende groepen binnen de samenleving. Dit zal resulteren in een grotere samenhang tussen de werkzaamheden binnen de verschillende afdelingen en teams van HUA. Er is daarbij volop ruimte voor innovatie

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

13

en experimenten. We vertellen de verhalen van de Utrechters bij onze collectiestukken, samen met inwoners, maatschappelijke organisaties en erfgoed- en onderwijspartners. We kiezen hierbij nadrukkelijk voor een diverse en inclusieve aanpak met aandacht voor en betrokkenheid van de wijken, regio en provincie, zodat iedereen zich herkent in de tentoonstellingen en andere publieksactiviteiten. Activiteiten spelen zich niet alleen af binnen de muren van het Utrechts Archief, maar juist ook buiten de deuren; via internet, (social) media en op fysieke plekken waar mensen zich bevinden. Dat heeft tot gevolg dat we als organisatie niet moeten wachten tot mensen naar ons toe komen, maar dat we, om verhalen op te halen, de mensen opzoeken. We gaan nieuwe partnerschappen aan met inwoners, maatschappelijke organisaties en erfgoed- en onderwijsinstellingen. Publieksprogrammering

Dit laten we zien in 2022 tijdens de tentoonstellingen en publieksactiviteiten rondom 900 jaar Utrecht. 2022 is een belangrijk jaar voor de stad Utrecht. In 1122 kregen de inwoners van Utrecht stadsrechten van keizer Hendrik V. Dit was een belangrijke stap in de ontwikkeling van het burgerschap van de Utrechters, voor de economie en voor het fysieke beeld van de stad, waar nu een stadsmuur mocht worden gebouwd. In het Utrechts Archief staan de stadsrechten op een erepodium, samen met andere topstukken uit onze collectie en de menselijke verhalen daarachter: van, voor en door Utrecht. Vanaf 22 maart zoemen we als eerste in op de provincie met betrekking tot het water en het waterbeheer. Aan bod komen de ontwikkelingen rondom het afdammen van de Rijn; voorafgaand aan de verlening van het stadsrecht voor Utrecht op 2 juni 1122. Deze tentoonstelling gaat koppelt ook jubilea binnen de provincie aan elkaar, zoals 650 jaar Woerden en het 650-jarig bestaan van de schutssluis in Vreeswijk. We laten zien welke aktes, documenten, kaarten, schilderijen etc. we als HUA hebben over het water; als vriend en als vijand in relatie tot gebeurtenissen in het verleden. We kijken naar het verleden, en in samenwerking met HDSR ook naar de

toekomst van het waterbeheer en welke gevolgen o.a. klimaatverandering hebben over hoe we als burgers met het water om moeten en kunnen gaan. Vanaf 2 juni zoemen we verder in op de stad en het stadsrecht. Op 2 juni 1122 werd de stad Utrecht geboren. En in de afgelopen 900 jaar kreeg de stad vorm door de mensen die er gekomen zijn om te blijven. Voor verschillende redenen; werk, liefde, om te leren, voor religie of voor de leefbaarheid. In de tentoonstelling verbinden we het stadsrecht aan die mensen en geven we deze verhalen een gezicht en een plek. Met de vaste Expo ‘Utrecht begint hier’ hebben we een ontmoetingsplek en poort tot de stad en provincie Utrecht gecreëerd, die we uitbouwen met tijdelijke tentoonstellingen en activiteiten. Hier ontmoet het publiek de collectie en hier ontmoeten wij het publiek. We volgen hierbij het ritme van jaarlijks één grote tentoonstelling en twee tot drie participatieprojecten in de zaal ‘Utrecht is hier’. Die laatste plek fungeert als ontmoetingsplek waar volop geëxperimenteerd wordt met partnerschappen met maatschappelijke en andere organisaties. Cultuureducatie We ontwikkelen een nieuw onderwijsprogramma voor scholen, met een hoofdrol voor burgerschap en de ontwikkeling van Utrecht in combinatie met de vernieuwde Canon van Nederland.

In ons onderwijsprogramma leggen we de verbinding met het tastbare verleden van onze archiefstukken, gekoppeld aan moderne online toepassingen.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

14

3.4.

Speerpunt 3. Onze organisatie maken we met elkaar.

3.4.1.

Doel

In dit speerpunt wordt de focus gelegd hoe HUA als organisatie wil functioneren nu en in de toekomst. Daarbij hanteren we de volgende vragen als uitgangspunten: •

Hoe worden we een wendbare organisatie die snel en flexibel kan inspelen op nieuwe ontwikkelingen?

•

Hoe kunnen we onze innovatiekracht versterken?

•

Hoe worden we een inclusieve organisatie waar iedereen welkom is?

•

Hoe willen wij werken bij HUA?

Deze vragen werken we in de komende jaren uit. 3.4.2.

Beoogde maatschappelijke effecten

Het programma Bedrijfsvoering ondersteunt HUA en levert een bijdrage aan het benutten van het maximale rendement van het beheer en de toegankelijkheid van de collectie voor onderzoek en cultuureducatie. 3.4.3. •

Effectenindicatoren Zijn alle medewerkers qua vaardigheden en competenties voor hun werkzaamheden toegerust op de impact van de digitale transformatie en de netwerksamenleving. Hiervoor organiseren we elk jaar een trainingsprogramma waar in de vier kernwaarden worden gekoppeld aan de 3 programma’s die de komende jaren zullen worden uitgevoerd.:

•

zijn onze werving & selectieprocedures zo ingericht dat er bewust wordt gelet op de aspecten die divers en inclusief werven bevorderen.

•

Heeft HUA zijn digitale systemen en procedures geoptimaliseerd en vereenvoudigd. Alle systemen en procedures zijn doorgenomen en vereenvoudigd en het aantal systemen is in 2024 gereduceerd.

3.4.4.

Wat gaan we daarvoor doen?

Aandachtsvelden in het speerpunt ‘Onze organisatie maken we met elkaar’ Organisatie In 2021 is HUA begonnen met het uitwerken van het Utrechts model van de drie programmalijnen (zie hierboven). Dit betekent in de praktijk dat HUA bezig is met een transitie naar een digitale manier van (samen)werken. Daarbij is in 2020 en 2021 is het traject Digitaal Werken de focus gelegd op de stabilisering en de nazorg voor de organisatie. Dit traject, samen met de lessen uit het ransomware-incident in 2021, bleek een opmaat te zijn naar programma 4 Digitale Organisatie. Deze zaken hebben tot het inzicht geleid dat HUA het accent voor de ICT in al zijn aspecten zal gaan verleggen naar een ICT-regie organisatie. De kern van deze gedachte is dat HUA het accent wil verleggen van eigen ICT naar het regie voeren op de ICT-voorzieningen. Dit zal samengaan met een

verregaande ontwikkeling van digitale vaardigheden in de HUA organisatie. Dit zullen de twee pijlers zijn voor de ontwikkelingen in 2022. Dit zijn grote ontwikkelingen die niet in één jaar afgerond zullen zijn. Daarom zal in 2022 dit door het MT verder worden uitgewerkt in dit programma 4 – Digitale Organisatie. Dit zal tot bijstellingen en toevoegingen leiden die dan in 2023 worden meegenomen. Dit alles met als uitgangspunt dat dit een grote verandering zal zijn die mogelijk doorgetrokken zal worden in de volgende beleidsperiode. Onze medewerkers In het opleidingsplan wordt aan de hand van de programma’s opgenomen welke opleiding, training, workshop, kennissessie nodig is om de kennis, ervaring en skills te ontwikkelen en bij te werken om de doelstellingen in het meerjarenbeleidsplan te verwezenlijken. Ook de kernwaarden worden hierbij betrokken waardoor het principe van de lerende organisatie en life long learning verder wordt ingebed.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

15

Voor nieuwe medewerkers is het introductieprogramma opgesteld en wordt uitgevoerd zodat de introductie in de organisatie op het gebied van organisatiecultuur, -processen en -systemen plaatsvindt. Digitaal Werken Als onderdeel van programma 4 – Digitale Organisatie we in 2022 en 2023 specifieker gaan werken aan de wendbaarheid en flexibiliteit van de interne ICT-inrichting. We hebben dan meer kennis van de daadwerkelijke inrichting van het e-depot in al zijn aspecten, de nieuwe infrastructuur voor het collectiebeheerssysteem is dan al meer dan een jaar operationeel. Met deze kennis willen we onderzoeken hoe we HUA de toekomst ziet en hoe we verouderde applicaties kunnen vervangen en zo een ICT-omgeving creëren die nodig is voor samenwerking en online collectiebeheer en dienstverlening. Duurzaam

Bij elke beslissing die we nemen is duurzaamheid een uitgangspunt. Vervanging van bijvoorbeeld koelmachines op Toren A hebben al geleid tot de keuze van een energiezuiniger type. Ook in 2023 gaan we opzoek naar verder mogelijkheden voor het besparen van energie en duurzaamheid. Hierbij blijft echter de veiligheid van onze collectie voorop staan. Dit kan leiden tot voorzichtiger keuzes dan bij andere organisaties. 3.4.5.

Organisatie

De hoofdstructuur van HUA ziet er als volgt uit:

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

16

Bestuur

Directeur

Staf: - HRM - Marketing & communicatie

Rijksarchivaris

Gemeentearchivaris

Publiek en presentatie

Provinciaal archivaris

Inspectie & Collectiebeheer

Bedrijfsvoering

Team Dienstverlening

Team digitalisering & fotografie

Team facilitaire zaken

Team informatieverrijking

Team inspectie

Team financiën

Team publieksprogrammering

Team restauratie en conservering

Team ICT

Team receptie

Team verwerving en metadatering

Team secretariaat & administratie

Team informatiemanagement & architectuur

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

17

Op basis van de organisatiestructuur is de begroting 2023 van HUA gebaseerd op een formatie van 44 fte met een vaste aanstelling en 10 fte met een tijdelijke aanstelling. De genoemde 44 fte is zonder vrijwilligers, stagiaires, werkervaringsplaatsen etc. De hiervoor geraamde salariskosten in 2022 bedragen ongeveer € 3,8 mln. Ook in 2022 blijft HUA werken met vrijwilligers, eind 2021 waren er een kleine 60 vrijwilligers bij Het Utrechts Archief. Er worden regelmatig (offline en online) personeelsbijeenkomsten georganiseerd, waarbij het personeel door de directeur en het MT worden bijgepraat over het reilen en zeilen van HUA en waar informatie-uitwisseling en kennisdeling centraal staat. Verder organiseren de afdelingshoofden werkoverleggen met hun medewerkers. Daarnaast vinden jaarlijks beoordelingsgesprekken plaats en worden afspraken met medewerkers gemaakt over opleiding en competentieontwikkeling. 3.4.6.

Maatschappelijke verantwoordelijkheid

De maatschappelijke verantwoordelijkheid van HUA als overheidsorganisatie brengt met zich mee dat HUA vakkennis aanwendt om beleidsmatige koersen uit te zetten. Er vindt constructief overleg plaats met beleidsverantwoordelijken binnen rijk, provincies en gemeenten 3.4.7.

Huisvesting

HUA maakt gebruik van: •

het pand Hamburgerstraat 28 te Utrecht, dat gehuurd wordt van een particuliere onderneming, waarin het Publiekscentrum, kantoren en vergader-, en ontvangstruimten zijn gehuisvest;

•

het pand Alexander Numankade 199 -201 te Utrecht waarin de depots en studiezaal zijn gehuisvest. Dit pand is deels eigendom van de gemeente Utrecht en deels van het Rijk.

3.4.8.

Interne beheersing

Interne beheersing is een proces, gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent het bereiken van doelstellingen in de volgende categorieën: 1.

bereiken van strategische doelstellingen

2.

effectiviteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen

3.

betrouwbaarheid van de financiële informatieverzorging

4.

naleving wet- en regelgeving.

Deze doelstellingen worden via het plannings- en regelmatig onderzocht en zijn zo continu onderwerp van bespreking binnen het management team. Daarnaast voert de externe accountant op gezette tijden controles uit. 3.4.9.

BTW

HUA is voor het grootste deel van zijn activiteiten geen ondernemer voor de Omzetbelasting, omdat geen sprake is van prestaties waar een rechtstreekse vergoeding tegenover staat. Voor bijdragen van het rijk en de gemeente Utrecht, is de vrijstelling van artikel 11-1-u Wet OB van toepassing.

3.5.

Overzicht Algemene dekkingsmiddelen, vennootschapsbelasting

3.5.1.

Algemene uitkeringen

HUA is een gemeenschappelijke regeling met als partners het Rijk, de provincie Utrecht en de gemeente Utrecht. 3.5.2.

Vennootschapsbelasting

Er zijn op dit moment geen indicaties dat HUA vennootschapsbelastingplichtig zou zijn.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

18

3.5.3.

Duurzaamheid

HUA is een organisatie die zichtbaar is in de maatschappij. Er worden vanuit deze voorbeeldfunctie eisen gesteld aan duurzaamheid op het gebied van klimaat en energie, innovatie en materialen en consumenten. Deze drie pijlers komen terug in het inkoopbeleid van HUA. Daarnaast zal HUA ook meer gaan focussen op andere onderwerpen binnen de bedrijfsvoering, onder meer op het gebied van huisvesting en afvalscheiding. De energietransitie die in 2020 is opgestart zal verder worden uitgewerkt in de periode 2021 – 2024. 3.5.4.

Overige algemene dekkingsmiddelen

HUA heeft dienstverleningsovereenkomsten en samenwerkingsovereenkomsten met gemeenschappelijke regelingen. Zie hiervoor paragraaf 3.9 Verbonden partijen.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

19

Beleidsbegroting: Verplichte paragrafen 3.6.

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

3.6.1.

Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing

Onder risico wordt verstaan een mogelijke gebeurtenis die het realiseren van strategische of operationele doelen belemmert. Vanuit deze definitie zijn de risico’s van HUA benoemd. Deze risico’s worden afgedekt door maatregelen als het afsluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen, het creëren van bestemmingsreserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Regelmatig zal in tussentijdse bestuurlijke rapportages worden gerapporteerd over de stand van zaken van de risico’s. Besproken zullen daarbij worden of beheersmaatregelen zijn uitgevoerd en of die het gewenste effect hebben. Dat moment van bespreken wordt ook gebruikt om nieuwe risico’s in beeld te brengen en/of aanvullende beheersmaatregelen

te treffen. In 2016 heeft het AB de nota ‘Weerstandsvermogen en risicomanagement’ vastgesteld. Voor de begroting 2022 zijn de risico’s wederom doorgenomen door het MT en geactualiseerd. 3.6.2.

Weerstandscapaciteit

Bij de weerstandscapaciteit gaat het om de mate waarin HUA in staat is om middelen vrij te maken om substantiële tegenvallers op te vangen zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Het BBV geeft aan dat het weerstandsvermogen bestaat uit: 1.

de algemene reserve

2.

de stille reserves

3.

de post voor onvoorziene uitgaven

4.

de onbenutte belastingcapaciteit

Op basis van het voorgenomen besluit bij de jaarrekening 2021 te bespreken in het Dagelijks Bestuur van 14 maart 2022 en het Algemeen Bestuur van de bestuursvergadering van 15 maart 2021, worden de volgende cijfers gepresenteerd: Aangezien HUA alleen een algemene reserve heeft, is de weerstandscapaciteit op dit moment € 633.000 (stand 31 december 2021). De onderdelen “stille reserves”, “onvoorziene uitgaven” en “onbenutte belastingcapaciteit” zijn voor HUA niet van toepassing. De bestemmingsreserves van HUA, welke niet meetellen in het weerstandsvermogen, bedroegen in totaal op 31 december 2021 € 1.869.323. Inclusief het voorstel voor het nog te bestemmen resultaat over 2021 van € 87.074 bedraagt het eigen vermogen van HUA € 2.589.396 In de gemeenschappelijke regeling voor HUA staat dat de algemene reserve van HUA maximaal 10% van de bijdrage van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling mag zijn. Voor 2023 bedraagt de gezamenlijke reguliere bijdrage van de partners € 6.622.984. De algemene reserve mag dan 10% hiervan bedragen, dat is €

662.298. De huidige stand van de algemene reserve ((31 december 2021) bedraagt € 633.000 en is daarmee onder de norm.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

20

3.6.3.

Risico-inventarisatie

HUA heeft tot taak het beheer te onderscheiden in verwerven, beheren en beschikbaar stellen van de in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Utrecht en de archiefbewaarplaats van de gemeente Utrecht berustende archiefbescheiden. Bovendien is een taak van HUA de gemeentelijke informatiehuishouding te inspecteren en daarover te adviseren. Daarnaast heeft HUA tot taak het verrichten van door de minister of gemeente opgedragen taken, zoals het publiekscentrum aan de Hamburgerstraat. Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is HUA nagenoeg geheel afhankelijk van de gemeente Utrecht, de provincie en het ministerie van OCW. Hierna worden de belangrijkste risico’s weergegeven, voor zover deze bekend zijn ten tijde van het opstellen van deze begroting. Daarbij is een analyse gemaakt van de omvang en de kans dat het risico zich voordoet. De omvang is de mogelijke bruto financiële omvang. Het management schat de gebeurtenis op basis van een

mogelijk voorval in een aantal jaren. De kans wordt dan 100 gedeeld door aantal jaren, uitgedrukt als percentage. Door deze twee elementen (omvang van een risico en kans dat het zich voordoet) met elkaar te combineren, kan een inschatting van de netto gevolgen van deze risico’s worden gemaakt.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

21

(* In de Beleidsnota Weerstandvermogen en Risicomanagement worden zaken met een structureel karakter geacht onderdeel te zijn van de Begrotingsruimte. Dit zijn zaken die immers te voorzien zijn en daardoor kunnen er maatregelen getroffen worden die worden vertaald in de begroting.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

22

3.6.4.

Benodigde weerstandscapaciteit

Op basis van de risico-inventarisatie bedraagt de benodigde weerstandscapaciteit € 614.225. De beschikbare weerstandscapaciteit is € 633.000. Daarmee is de verhouding (beschikbaar/nodig) 1.0. Daarmee scoort HUA goed. Dat houdt in dat HUA in staat is om de onderkende risico’s ook in 2023 financieel te dragen. 3.6.5.

Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)

Op 15 mei 2015 is het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) gewijzigd. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing moeten de volgende 4 kengetallen worden opgenomen. De kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. Deze kengetallen hebben geen functie als normeringsinstrument maar zijn juist bedoeld om de financiële positie van HUA voor de leden van het Algemeen Bestuur inzichtelijker te maken.

Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Solvabilititeitsrisico

Jaarrekening Begroting 2022 Begroting 2021 indicatief 2022 nvt nvt nvt nvt nvt nvt 74% 67% 67%

Structurele begrotingsruime

nvt

nvt

nvt

Het solvabiliteitsrisico geeft inzicht in de mate waarin HUA in staat is aan zijn financiële verplichtingen te voldoen. Een percentage van rond 50% is voldoende.

3.7.

Kapitaalgoederen en onderhoud

3.7.1.

Algemeen

Ten aanzien van de in het BBV genoemde kapitaalgoederen zijn de inventaris en installaties, automatisering, vervoersmiddelen en materiaal van toepassing op HUA. Het BBV geeft aan dat gemeenten en provincies onder andere met betrekking tot wegen en gebouwen onderhoudsplanningen moeten hebben vanwege de soms grote bedragen en risico’s die aan kapitaalgoederen zijn verbonden. Per 1-1-2019 is het beheer van de depots overgaan van het Rijksvastgoedbedrijf naar HUA. HUA is daarmee zelf aansprakelijk voor het planmatig onderhoud van de depots. In de loop van 2019 is een meerjarenonderhoudsplan opgesteld. In de 2e Berap 2020 is de voorziening groot onderhoud bijgesteld naar € 189.505, dit omdat de voorziening groot onderhoud nu wordt gebruikt voor de Alexander Numankade en de Hamburgerstraat. 3.7.2.

Waardering en afschrijving van activa

Conform het bepaalde in artikel 59 van het BBV worden alle materiële vaste activa met economisch nut

geactiveerd. HUA beschikt niet over materiële vaste activa met een maatschappelijk nut. Investeringen worden conform de nota ‘Investering- en afschrijvingsbeleid 2016’ lineair afgeschreven met ingang vanaf het jaar volgend op het investeringsjaar. Als uitgangspunt voor het activeren geldt dat activering plaatsvindt vanaf € 10.000,00 per object. HUA is op dit moment gehuisvest in twee gehuurde panden, te weten het pand Hamburgerstraat 28 en het pand Alexander Numankade 199-201. Depot en studiezaal bevinden zich aan de Alexander Numankade, terwijl onder meer de tentoonstellingsruimte zich in de Hamburgerstraat bevindt. Het onderhoud voor de locatie Hamburgerstraat behoort toe aan de particuliere verhuurder. Voor de Alexander Numankade behoort dit onderhoud toe aan respectievelijk de gemeente Utrecht (gebouw) en het rijk (depottorens). Op 19 april 2016 heeft het MT vastgesteld het meerjaren Investering- en Activiteitenprogramma Facilitair Beheer, waarin groot onderhoud en de vervanging van de inrichting etc. is vastgelegd. Ter dekking van de daaruit voortvloeiende is een voorziening worden gevormd. Dit is meegenomen in de beleidsnota “Reserves & Voorzieningen” die in 2016

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

23

door het AB is vastgesteld. Op dezelfde manier is gehandeld voor vervangingsinvesteringen bij de ICT, waarvoor een meerjaren Investering- en Activiteitenprogramma is vastgesteld. 3.7.3.

Investerings- en afschrijvingsoverzicht 2023 - 2026

Hierna treft u aan de voorgenomen investeringen van HUA, welke geactiveerd worden op basis van de Nota Investering- en afschrijvingsbeleid 2016. In deze nota wordt vermeld dat als kapitaallasten aan de kostendragers worden toegerekend, alleen de afschrijvingskosten en niet de rentekosten worden doorberekend. De lasten die uit de voorgenomen investering voortvloeien, staan vermeld in meerjarenbegroting 2023 – 2026. Voor de volledigheid is 2022 ook opgenomen in dit overzicht.

Raming investeringen komende jaren Depotinrichting Project HBS ANK Inventarissen IT Project Digitalisering Project Finance in control Project Expo Totaal

2023 0 0 0 0 0 0 0

2024 0 0 0 0 0 0 0

2025 0 0 575.000 0 0 0 575.000

2026 0 0 0 0 0 0 0

(Bedragen in euro’s)

De investeringen in 2025 betreffen de volledige vervanging van alle computerapparatuur en bijbehorende serverapparatuur. Door de instelling van de voorziening groot onderhoud voor zowel de Numankade als ook de Hamburgerstraat zullen er geen investeringen meer plaatsvinden onder deze noemers. De Expo is geopende in 2019 en opgeleverd in 2020 en de afschrijvingen starten daarmee in 2021. De afschrijvingsperiode voor de Expo is zes jaren en daarmee zal er pas weer een nieuwe investering hiervoor plaatsvinden in 2027. Er wordt geen nieuwe reservering opgebouwd voor een nieuwe Expo, waar de nieuwe afschrijvingen van 2027 zullen gaan lopen. Over een passende financiering hiervoor zal in de komende jaren nagedacht worden.

3.8.

Financiering

3.8.1.

Algemeen

‘Treasury’ is het sturen en beheersen van het verantwoorden en het toezicht houden op: a.

de financiële vermogenswaarden;

b.

de financiële geldstromen;

c.

de financiële posities en

d.

de hieraan verbonden risico’s.

De treasuryparagraaf is voor de begroting en jaarrekening verplicht gesteld. Dit vloeit direct voort uit de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Het belangrijkste uitgangspunt volgens deze wet is het beheersen van risico’s. Dat uit zich in twee kwaliteitseisen. Zo is het aangaan en verstrekken van geldleningen door HUA alleen toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. Daarnaast moeten uitzettingen een prudent karakter hebben en mogen ze niet gericht zijn op het genereren van inkomen door het lopen van overmatige risico’s. Om de risico’s verder te beperken worden de kasgeldlimiet en de renterisiconorm door de Wet FIDO gehanteerd. Eind 2021 het Treasurystatuut 2022 door het Algemeen Bestuur goedgekeurd. Op grond van dit statuut is HUA niet toegestaan middelen uit te zetten, noch middelen via leningen of andere financiële producten aan te trekken zonder voorafgaande toestemming van het AB. Het is de bedoeling om dit statuut in de komende beleidsperiode te actualiseren en daarna te laten vaststellen door het AB.

Concept Begroting Het Utrechts Archief – 2023 t/m 2026

24

3.8.2.

Algemene ontwikkelingen

In dit onderdeel worden de belangrijkste ontwikkelingen geschetst binnen de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief die invloed kunnen hebben op de treasuryfunctie, de financiële positie en de geldstromen. •

Externe ontwikkelingen Internationale economische indicatoren en de ontwikkelingen op de Europese geld- en kapitaalmarkt. HUA is ongevoelig voor externe ontwikkelingen, omdat de kosten één op één aan deelnemers worden doorberekend.

•

Verwachte wijzigingen in wet- en regelgeving Wijzigingen van wet- en regelgeving in relatie tot de financiële positie zullen naar verwachting geen negatieve invloed hebben. In brief van voormalig minister Slob van 15 december 2021 met als

onderwerp ‘Transitie RHC’s en bevestiging bestuurlijke afspraken’ wordt vermeld dat het voornemen is: “De rijksmiddelen die nu jaarlijks door het Rijk aan de gemeenschappelijke regelingen worden toegekend blijven middels deze uitkering voor dit beheer beschikbaar.” Deze uitkering betreft een zgn. SPUK (speciale uitkering) en wordt voorbereid door OCW samen met het delegatieoverleg van de RHC’s. •