Evaluatierapport cultuurnotaproces Utrecht

Bij het wegvallen van de gemeentelijke subsidie voor Het Huis ontbrak bijvoorbeeld tijdige afstemming, hierdoor was de provincie verrast. Rijksfondsen (FPK, FCP en het Stimuleringsfonds Creatieve industrie) Bij de fondsen stelt OCW de opdracht en uitgangspunten vast, daarna werken de afzonderlijke fondsen de regelingen uit en openen ze het loket. Bij de subsidieverlening weegt geografische spreiding mee, daardoor is de kans op honorering voor instellingen in de randstad, waaronder

DSP-groep

Evaluatie Cultuur-notaproces ’25-’28

23

Utrecht, kleiner. Bij het opstellen van beleid of de beoordelingskaders binnen de fondsen wordt niet direct met gemeenten gesproken, maar wel met instellingen uit grotere steden waarvan de kennis ook in de adviescommissies zit. Er wordt echter niet of nauwelijks kennis genomen van beleidskaders in de grote steden. Hier komt bij dat er niet actief wordt gekeken naar (inhoudelijke) aansluiting op gemeentelijke subsidieverstrekking. Rijksfondsen werken vaak met disciplinegerichte commissies en een vrij technisch puntensysteem, soms met externe rapportages. Hun beoordeling is dus sterk gespecialiseerd en formeel ingericht, ook ligt de nadruk sterk op artistieke kwaliteit. Nuance hierbij is dat het FCP ook nadrukkelijk kijkt naar maatschappelijke opgaven en talentontwikkeling (dus minder formeel en puur artistiek) Het werken met een kerncommissie zoals in Utrecht is op rijksniveau zeer ongebruikelijk. Gemeente Utrecht maakt de subsidieverdeling als één van de eerste gemeenten bekend, en brengt het besluit over de verdeling eerder dan bijvoorbeeld het FPK naar buiten. Eén fonds geeft aan dat zij soms wachten op gemeentelijke besluiten om zelf definitief te besluiten. Een betere aansluiting van het Utrechtse proces op het ritme van andere subsidieverleners zou voor instellingen meer overzicht opleveren.

Omdat de fondsen beperkt inspelen op lokale omstandigheden – gemeenten kennen immers elk hun eigen tijdsperiode, criteria en formats - vindt er geen structurele afstemming plaats tussen de fondsen en gemeenten. Afstemming met gemeenten gebeurt op strategisch niveau vanuit het OCW, VNG en IPO. Wel worden gedurende de beoordelingsperiode in theoretische zin scenario’s besproken, bijvoorbeeld wat er gebeurt als een instelling door de gemeente wel maar door FPK niet wordt gehonoreerd, of andersom. Deze uitkomsten beïnvloeden elkaar echter niet, de besluiten blijven onafhankelijk. Mocht een instelling van een fonds een subsidie toegekend krijgen en van de gemeente niet, kan dat leiden tot een verlaging van het subsidiebedrag vanuit het fonds. In het ergste geval kan het ervoor zorgen dat projecten helemaal niet door kunnen gaan door gebrek aan cofinanciering, omdat fondsen vaak max. 50% bijdragen. De fondsen geven aan dat het waardevol zou zijn als er meer afstemming komt met gemeenten, met name wat betreft aanvraagformulieren, begrotingsformats en aanvraagperiodes. Instellingen moeten soms parallel aanvragen indienen bij fondsen, provincie en gemeente. Criteria en deadlines lopen vaak niet synchroon. Dat kan leiden tot dubbel werk bij instellingen.

Vroeg in het proces zou er nog intensiever afstemming kunnen plaatsvinden, dus al bij het formuleren van de uitgangspunten en de cultuurnota, zodat beleidslijnen (bv. duurzaamheid, fair pay, spreiding) meer gelijk oplopen.

DSP-groep

Evaluatie Cultuur-notaproces ’25-’28

24

Bijlage I: Doel, vragen en onderwerpen Doel en onderzoeksvragen Doel van de evaluatie is: Komen tot aanbevelingen (met een focus op de twee onderwerpen hierboven) voor een inrichting van het Cultuurnotaproces, waarin de rollen en taken van alle betrokken partijen op voorhand duidelijk zijn vastgelegd. De hoofdvraag die we formuleren is: Op welke punten kan de gemeente Utrecht de systematiek en het proces van het Cultuurnotaproces verbeteren gelet op de onderwerpen hierboven? De drie deelvragen zijn als volgt: 1. Wat is ieders rol in het Cultuurnotaproces (raad, college van B en W, ambtelijke organisatie, adviescommissie, culturele veld) en wat levert dat op voor de gemeente Utrecht? 2. Hoe verhoudt het proces zoals de gemeente Utrecht dat heeft doorlopen zich tot de structuur en vitaliteit van het culturele ecosysteem van Utrecht, ook in relatie tot de beschikbare middelen? 3. Hoe verhoudt het proces zoals de gemeente Utrecht dat nu heeft doorlopen zich tot de andere regelingen binnen de gemeente Utrecht, en tot de andere meerjarenregelingen van het Rijk, de fondsen en op Europees niveau? Onderwerpen In de interne en externe evaluatie samen komen vijf onderwerpen aan bod. De externe evaluatie concentreert zich op de twee onderwerpen hieronder: Proces en Structuur en subsidiestelsel.

Dit brengt met zich mee dat de onderwerpen Adviescommissie & beoordeling, Inhoud & Toegankelijkheid en Uitkomst proces en vangnet in deze (externe) evaluatie buiten beschouwing blijven. Proces

•

Cyclus cultuurnota in relatie tot bestuurlijke cyclus met aandacht voor de informatie- en beslismomenten college van B en W en raad.

• •

Inzicht in relatie (groei) budgetten tot groei stad en verdeling van schaarste. Kosten proces in relatie tot de opbrengst.

Structuur en subsidiestelsel9

• • • • • •

Uitzonderingsgevallen, ‘de grote 3’ en al dan geen vaste basis. Subsidietermijnen. De verdeling van subsidiegeld tussen verschillende ‘disciplines’. Behoud cultuurvastgoed. Aansluiting van verschillende cultuurregelingen: impuls – project – tweejarig – vierjarig. Structuur gemeente Utrecht in relatie tot provincie, Rijk, fondsen en Europa en eventuele aanpassing subsidiestelsel vanuit het Rijk.

Ter achtergrond: het proces was ingericht met relatief vrije kaders: slechts 5 instellingen waren vooraf op een bepaalde manier verzekerd van subsidie. Dat zorgt aan de ene kant voor gelijke kansen voor (bijna) de hele sector, aan de andere kant geeft het weinig ruimte tot sturing. 9

DSP-groep

Evaluatie Cultuur-notaproces ’25-’28

25

Bijlage II: Politiek-bestuurlijke tijdlijn 29 maart 2023 De raad ontving de raadsbrief over het Verkenningsrapport Ruim Baan. Dit rapport bood inzicht in de positie van de Utrechtse culturele sector en de beleidsprioriteiten. De resultaten zijn door het college meegenomen in de beleidsvoorbereiding van de Uitgangspuntennotitie, waarin de eerste beleidskaders voor meerjarige subsidies zijn vastgelegd. 9 mei 2023 Raadsleden gingen in gesprek met culturele organisaties over de uitgangspunten van het cultuurbeleid. Dit droeg bij aan een breed gedeeld inzicht in de wensen en behoeften van het veld. 6 juli 2023 De raad nam de motie Help de cultuursector met verduurzamen aan. De motie riep op tot meer begeleiding en ondersteuning, extra handvatten en betere verwijzing naar beschikbare subsidies voor verduurzaming. 31 augustus 2023 Er vond een commissiedebat over de uitgangspunten van de Cultuurnota Kleur Bekennen plaats. De wethouder cultuur deed hier verschillende toezeggingen. Deze gingen onder andere over communicatie over de adviescommissieleden richting de raad en een verkenning naar publiekprivate samenwerking. 21 september 2023 De Cultuurnota 2025–2028 en de bijbehorende subsidieverordening werden vastgesteld. De Cultuurnota werkte de pijlers uit de Cultuurvisie verder uit.

Daarnaast nam de raad 4 moties aan om de transparantie en gelijkwaardigheid van de subsidiebeoordeling te versterken.10 26 juni 2024 Het college informeerde de raad over de verdeling van de vierjarige subsidies, gebaseerd op het adviesrapport van de commissie. 11 juli 2024 De raad nam een motie aan voor een evaluatie van de Cultuurnota 2025–2028 en de subsidieverlening omdat relatief veel partijen buiten de boot vielen. Daarbij werd aandacht gevraagd voor de kaasschaafmethode, (alternatieve) financieringsvormen, de rol van visitaties, communicatie richting aanvragers, de balans tussen sectoren en de werking van de tweejarige regeling als vangnet. 7 november 2024 Vaststelling van gemeentebegroting. Via een amendement stelde de raad €150.000 beschikbaar voor de oprichting van een Utrechts fonds voor film- en beeldcultuur met dekking uit de post bijzondere projecten, knelpunten en instandhouding culturele infrastructuur. Als stimulans voor de positie van Utrecht als filmstad.

10

Agenda Utrecht - Gemeenteraad donderdag 21 september 2023 14:00 - 23:00 - iBabs Publieksportaal

DSP-groep

Evaluatie Cultuur-notaproces ’25-’28

26

29 november 2024 Het college besluit op basis van de adviezen van de commissie over de subsidieverdeling van de tweejarige regeling. Hierbij werd tevens een regeling getroffen voor frictiekosten, zodat instellingen tegemoet konden worden gekomen in lopende verplichtingen. 12 december 2024 De raad nam de motie Behoud cultuur met cultuurhistorische waarde aan. Het college werd opgedragen om kleine lokale instellingen met veel Utrechtse geschiedenis die buiten de subsidies vielen te ondersteunen met €100.000 en hen te begeleiden bij professionalisering en het vinden van structurele financiering. 1 januari 2025 De nieuwe cultuurperiode 2025-2028 ging van start.

DSP-groep

Evaluatie Cultuur-notaproces ’25-’28

27

Bijlage III: bestudeerde documenten Utrecht Cultuurverkenning Cultuurverkenning Ruim Baan Documenten 4-jarige regeling Cultuurnota Kunst Kleurt de Stad. Cultuurvisie 2030 & Cultuurnota 2021-2024 Cultuurnota 2025-2028 Kleur Bekennen incl. bijbehorend raadsvoorstel Subsidieverordening Cultuurnota 2025-2028 gemeente Utrecht Adviesrapport adviescommissie Cultuurnota 2025-2028 Kleur Bekennen incl. bijbehorende raadsbrief Subsidieverdeling Cultuurnota 2025-2028 incl. bijbehorende raadsbrief Nadere regel tweejarige subsidie 2025-2026 in het kader van de Cultuurnota 2025-2028, Kleur Bekennen Documenten 2-jarige regeling Adviesrapport 25-26 incl bijbehorende raadsbrief Moties en amendementen m.b.t.

de Cultuurnota en de uitkomst M314 Evaluatie Cultuurnota 2025- 2028 en verkenning toekomstige subsidieverlening M241 Help de cultuursector met verduurzamen M336 Bied cultuur perspectief voor de lange termijn M337 Verbeter samenwerking binnen de cultuursector M338 Aantrekkelijk cultureel aanbod voor U-pashouders M339 Alle aanbieders van cultuur moeten bijdragen aan meer diverse en inclusieve sector en daarme aan divers en cultureel aanbod M334 Waarborgen transparante en gelijkwaardige beoordeling subsidies cultuurnotaperiode 20252028 (overgenomen en ingetrokken) M505 behoud cultuur met cultuurhistorische waarde A208 Amendement: Utrechts fonds voor film- en beeldcultuur Overige raadsmomenten Voorbereidingsdocument Raadsinformatiebijeenkomst ter voorbereiding van het vaststellen van de Cultuurnota 25-28 (mei 2023) Draaiboek Raadsinformatie Bijeenkomst 22-8-2023 Gelieerde beleidsdocumenten Uitvoeringsprogramma huisvesting culturele en creatieve sector 2025-2028 Evaluatie Interne evaluatie Cultuurnotaproces 2025-2028

DSP-groep

Evaluatie Cultuur-notaproces ’25-’28

28

Bijlage IV Geïnterviewde partijen Gemeente Utrecht •

Gemeenteraad: zes raadsleden (CDA, GroenLinks, PvdA, VVD, D66, Student & Starter)

•

Zes beleidsadviseurs Culturele Zaken

•

Wethouder

Systematische vergelijking •

Gemeente Amsterdam (twee respondenten)

•

Gemeente Den Haag (één respondent)

•

Gemeente Rotterdam (drie respondenten)

•

Provincie Utrecht (één respondent)

•

Fonds voor Podium Kunsten (FPK; één respondent)

•

Fonds voor Cultuurparticipatie (FCP; één respondent)

•

Stimuleringsfonds Creatieve industrie (één respondent)

DSP-groep

Evaluatie Cultuur-notaproces ’25-’28

29

DSP-groep BV Van Diemenstraat 410 1013 CR Amsterdam +31 (0)20 625 75 37 dsp@dsp-groep.nl KvK 33176766 www.dspgroep.nl Als onafhankelijk bureau ondersteunen wij ministeries, provincies en gemeenten en maatschappelijke organisaties met toegankelijke en toepasbare onderzoeksresultaten en adviezen. Wij moedigen onze medewerkers aan om te doen waar zij goed in zijn en zich hierin te blijven ontwikkelen. Waar mogelijk werken wij samen met vaste freelancers en organisaties met aanvullende expertise en kwaliteiten. Om nieuwe perspectieven en positieve energie te bieden, leggen wij verbinding tussen de verschillende thema’s waarop wij werken en bewegen wij ons voortdurend tussen verschillende werelden. Goed beleid is inclusief en neemt verschillende soorten kennis mee. Onze kracht ligt in onze gedrevenheid, betrokkenheid en een frisse, onafhankelijke blik. Wat we doen DSP-groep zorgt voor gedegen kennis, nieuwe perspectieven en positieve energie in complexe maatschappelijke opgaven. Wij ontwikkelen advies en beleid vanuit en voor de mensen om wie het gaat. Advies en beleid waar onze opdrachtgevers graag mee verder gaan. Advies en beleid dat werkt. Meer weten Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie of om een afspraak te maken. Bezoek onze website www.dsp-groep.nl voor onze projecten.