Conceptverslag Commissie Veiligheid Bestuur en Financiën 15 februari 2024
Tekst van het document
Verslag openbare ochtendvergadering commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën 5
10
15
Datum Locatie Verslag door
donderdag 16 februari 2024 Stadhuisbrug 1, Utrecht, Stadhuishal mevrouw C. Hilhorst (Notuleerservice Nederland)
Aanwezigen
De voorzitter dhr. C. Bos, de commissiegriffiers dhr. J. Lok, mw. D. Rijnders en de commissiesecretaris, de wethouders mw. E. Oosters, mw. S. Schilderman en mw. R. Streefland, de leden: dhr. D. van Bergen (ChristenUnie), dhr. R. Brouwer (CDA), dhr. F. Claasen (GroenLinks), dhr. G. Dijkstra (EenUtrecht), mw. M. Fattal (GroenLinks), dhr. M. van Heuven (PvdD), dhr. M. Koning (D66), mw. R. Leever (PvdA), dhr. R. Maas (Volt), mw. T. Meerding (VVD), mw. S. Nolten (BIJ1), mw. M. Ramaker (VVD), dhr. I. Şimşek (DENK), dhr. T. Stam (PvdA), dhr. D.J. van Vliet (D66), mw. L. de Vries (PvdD), mw. B. van der Wilt (D66), mw. J. Zwinkels (CDA), de accountant dhr. R.A. van Vugt
Afwezigen Inhoud 20
25
1. Opening .........................................................................................................................................1 2. Vaststellen van de agenda van 15 februari 2024 ..........................................................................2 3. Vaststellen van ingekomen agenderingen (Procedure) ................................................................2 4. Verslagen ......................................................................................................................................3 5. Toezeggingen/Moties ....................................................................................................................3 6. Ingekomen stukken .......................................................................................................................4 7. Verslag Adviescommissie Controle en Financiën .........................................................................4 8. Raadsbrief Reactie op Managementletter 2023 ............................................................................4 9. Initiatiefvoorstel 'Open uitnodiging Gemeenschapsraad' ............................................................12
30
1. Opening
35
De voorzitter deelt mee dat er problemen zijn met de techniek waardoor de vergadering iets later aanvangt. Hij opent de ochtendvergadering om 11.10 uur en heet iedereen welkom. In het bijzonder heet hij de accountant van Deloitte, de heer Rein-Aart van Vugt, welkom, die onder andere de jaarstukken van de gemeente controleert. Binnenkort ontvangt de raad een uitnodiging van het college voor een technische bijeenkomst over het risicovolle project 'informatie op orde' en de vervanging van het zaaksysteem. Dit naar aanleiding van een toezegging in de commissie VBF van 11 januari jl. Pagina 1 van 37
De heer Şimşek (DENK) wijst erop dat de pasjes niet werken waardoor de namen van de sprekers niet in beeld komen. 5
10
De voorzitter meldt dat dit bekend is en dat hard wordt gewerkt om dit te verhelpen. Gisteren heeft de raad een strekt ter vervanging ontvangen van het raadsvoorstel 'startdocument informatie voor de regeling risicovolle projecten' ontvangen. Dit raadsvoorstel is in de commissie van 11 januari jl. besproken en is afgesproken dat het met een aangepast voorstel zou worden doorgeleid naar de raad mits de aanvullingen geen aanleiding geven voor nabespreking in de commissie. Hij stelt vast dat allen kennis hebben kunnen nemen van dit document en dat wordt ingestemd met het doorgeleiden naar de raad van 29 februari a.s. Hij stelt vast dat er geen mededelingen zijn van commissie- en/of collegeleden.
2. Vaststellen van de agenda van 15 februari 2024 15
20
25
De voorzitter wijst op de bespreekpunten en de voorstellen voor de behandeltijd en verzoekt allen niet in herhaling te vallen en vragen niet op verschillende manieren te stellen als men niet het gewenste antwoord krijgt. Omdat agendering 3.2: 'Komst Islamitische prediker naar Utrecht' gevolgen heeft voor de agenda stelt hij voor deze nu te bespreken. DENK wil met spoed in debat over de berichtgeving in het kader van de komst van de islamitische prediker Mohamed Hoblos naar Utrecht. Met ChristenUnie, VVD, CDA en UtrechtNu wil DENK met het college in debat over het voorgevallen incident en de rol van het college daarin. Voorgesteld wordt dit vandaag te agenderen voor 60 minuten. Hij stelt vast dat dit akkoord is waarmee dit agendapunt aan de agenda wordt toegevoegd als agendapunt 12. De vergadering wordt kort geschorst zodat de spreektijden kunnen worden aangepast. De agenda wordt gewijzigd vastgesteld. Schorsing
30
Mevrouw Ramaker (VVD) wordt erop geattendeerd dat de streaming niet werkt. De voorzitter reageert dat dit bekend is.
35
De heer Lok (griffier) meldt dat een verslag en een opname worden gemaakt, waarmee dit geen beletsel is om te vergaderen.
3. Vaststellen ingekomen agenderingen (Procedure) 40
45
3.1 Raadsvoorstel Verlenging contract externe accountant De voorzitter meldt dat wordt voorgesteld dit raadsvoorstel als hamerstuk door te geleiden naar de raad. Indien daar behoefte aan is, kan in het tweede kwartaal van 2024 in een technische bijeenkomst input worden meegegeven voor de aanbestedingsprocedure. De heer Koning (D66) denkt dat het goed is een technische bijeenkomst te organiseren. Het proces voor het selecteren van een nieuwe accountant is van dusdanig belang dat de raad zich daarover moet laten informeren. De voorzitter stelt vast dat daarmee wordt ingestemd en dat de raad te zijner tijd een uitnodiging ontvangt.
50
3.3 Raadsvoorstel Wijzigingsbesluiten Financiële verordening en Controleverordening De voorzitter licht toe dat dit raadsvoorstel vandaag is besproken in de Adviescommissie Controle en Financiën. Gelet op de aard en de inhoud van dit voorstel wordt voorgesteld dit als hamerstuk door te geleiden naar de raad. Hij stelt vast dat allen hiermee instemmen.
55
3.4 Raadsvoorstel Normenkader rechtmatigheid 2023 De voorzitter memoreert dat dit raadsvoorstel ook is besproken in de Adviescommissie Controle en Financiën. Voorgesteld wordt dit als hamerstuk door te geleiden naar de raad. Pagina 2 van 37
De heer Lok (griffier) meldt dat er nog een strekt ter vervanging op dit raadsvoorstel komt. Het kan wel worden doorgeleid naar de raad. 5
10
15
20
25
De voorzitter stelt vast dat dit akkoord is. 3.5 Uitvoeringsprogramma Vergroten Digitale Weerbaarheid De voorzitter meldt dat GroenLinks heeft verzocht deze raadsbrief te agenderen om met elkaar in gesprek te gaan over de programma's die onder het brede digitaliseringsprogramma van de gemeente vallen. De fracties van D66, Volt, CDA, PvdA, VVD, Student & Starter en Horizon agenderen mee. Hij constateert dat ChristenUnie en Stadsbelang Utrecht willen mee agenderen. Voorgesteld wordt dit te agenderen voor 60 minuten. De heer Van Bergen (ChristenUnie) denkt dat dit krap is gezien het grote aantal agenderende partijen. De voorzitter stelt vast dat dit wordt geagendeerd voor 90 minuten in de commissie van 21 maart 2024. 3.6 Agenderingen ter plaatse op basis van de lijst ingekomen raadsbrieven De voorzitter licht toe dat door VVD een agendering is aangekondigd van raadsbrief 'Groter tekort op inkomsten vanuit het Rijk'. Het doel is te spreken over de rol en de positie van de raad, de rol van de wethouder en de aanpak en financiële impact van het geconstateerde tekort. GroenLinks, UtrechtNu!, Stadsbelang Utrecht, D66, Horizon, Student & Starter, PvdA, EenUtrecht, ChristenUnie, DENK en CDA willen mee agenderen. Mevrouw Ramaker (VVD) heeft dertien agenderende fracties. De heer Maas (Volt) agendeert graag mee.
30
35
40
De voorzitter stelt vast dat wordt ingestemd met agendering voor 125 minuten in de commissie van 21 maart 2024. De voorzitter meldt dat VVD een agendering heeft aangekondigd van raadsbrief 'Voortgang uitvoering actieplan aanpak straatintimidatie'. Het doel is onder andere de reeds genomen acties te evalueren en aanvullende ideeën aan te dragen om de aanpak te versterken en een blik vooruit te werpen. Stadsbelang Utrecht, GroenLinks, Volt, PvdA, CDA, Student & Starter, ChristenUnie, Horizon en EenUtrecht agenderen mee. Hij constateert dat BIJ1 en DENK willen mee agenderen. Voorgesteld wordt dit voor 90 minuten voor de commissie op 21 maart 2024. Mevrouw Ramaker wijst erop dat 120 minuten is gevraagd. De voorzitter stelt vast dat dit akkoord is.
45
De heer Stam stelt voor de 'Raadsbrief Uitvoeringsplan inclusie en diversiteit Gemeente Utrecht' in deze commissie te agenderen en niet in de commissie JWCS en daarbij alle agenderende partijen mee te nemen De voorzitter constateert dat DENK deze agendering steunt. Deze raadsbrief wordt voor 60 minuten geagendeerd in de commissie VBF.
50
4. Verslagen
De voorzitter concludeert dat het conceptverslag van de commissievergadering Veiligheid, Bestuur en Financiën van 11 januari 2024 wordt vastgesteld.
5. Toezeggingen/Moties 55
De voorzitter constateert dat er geen vragen of opmerkingen zijn naar aanleiding van de toezeggingenlijst en het voorstel voor de wijze van afdoening. Bij dit agendapunt is ter informatie een lijst opgenomen met de aangenomen moties en de status ervan. Hij constateert dat hier geen vragen of opmerkingen over zijn. Pagina 3 van 37
6. Ingekomen stukken
De voorzitter meldt dat er geen ingekomen stukken zijn.
7. Verslag Adviescommissie Controle en Financiën 5
De voorzitter constateert dat het verslag van de Adviescommissie Controle en Financiën van 30 november 2023 voor kennisgeving wordt aangenomen. Schorsing voor wisseling van griffiers en woordvoerders.
8. Raadsbrief Reactie op Managementletter 2023 10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
De voorzitter memoreert dat de managementletter met de accountant is besproken in de Adviescommissie Controle en Financiën. In de presentatie van de accountant werd duidelijk dat er zorgen zijn over de capaciteit en de gevolgen daarvan voor de uitvoering. De agenderende fracties willen met de wethouder(s) in debat over de inhoud van de managementletter, de aanbevelingen en de reactie van het college daarop, alsmede de mogelijke gevolgen voor de gemeente, het college en de raad. Behandeling is in één termijn van 60 minuten. De heer Maas (Volt) stelt dat het een primeur is dat de accountant in deze commissie kan worden bevraagd en is blij dat de heer Van Vugt hiervoor aanwezig is. Hij vraagt de wethouder te reflecteren op de vragen aan en de antwoorden van de accountant. De managementletter is in bijzijn van de accountant besproken in de Adviescommissie Controle en Financiën. De accountant heeft de volgende aandachtspunten meegegeven: realistisch ramen, het aansluiten van de ambities en de begroting van de gemeente, het achterblijven van investeringen en de uitvoerbaarheid van de meerjarenplannen, de ontwikkelingen in reserves en voorzieningen en het budgetrecht van de raad. Daarover wordt regelmatig gesproken in de raad, maar er moet worden gezocht naar concrete maatregelen.
Kan de accountant aangeven welke oplossingen hij vanuit zijn rol ziet? Wat kan het college doen? Hoe kan de raad daarbij vinger aan de pols houden? Het college heeft een reactie gegeven op de managementletter. Daarin stonden concrete en minder concrete oplossingen. Wat is de visie van de accountant op de voorgestelde maatregelen? Het ravijnjaar komt op de gemeente af. De effecten van de bezuinigingen door het rijk hebben extra problemen opgeleverd. Hoe denkt de accountant over de urgentie van de bezuinigingen in het licht van de oplopende tekorten? De accountant schrijft over het gebrek aan control. Wat vindt de accountant van de inrichting van de organisatie op het gebied van control? De accountant noemt onder andere de informatievoorziening van het decentrale naar het centrale niveau. Wat moet beter of anders worden gedaan om beter in control te komen? Zijn er nog andere onderwerpen die aandacht van de raad behoeven vanuit de controlerende rol van de raad? Mevrouw Ramaker (VVD) memoreert dat de managementletter van de accountant gaat over het proces van het opstellen van de jaarrekening. In het licht van de recente brief aan de raad over het groter tekort dan verwacht vraagt VVD hoe de accountant kijkt naar het proces van begroten.
Kan de accountant dat proces van de afgelopen jaren kort toelichten? Wat vindt de accountant van het idee van VVD om een quickscan op te stellen van het proces van de begroting? VVD wil dieper ingaan op de interne beheersing. Alles staat of valt met het systeem. Functioneert dit niet, dan is lastig te achterhalen of de juiste cijfers boven tafel kunnen worden gehaald, vooral in een organisatie als de gemeente waar financiën is gedecentraliseerd op afdelingsniveau. Het systeem is daardoor leidend. Op pagina 11 van de managementletter staat dat per 1 januari 2025 het nieuwe financiële systeem wordt ingevoerd. In hoeverre sluit de werkprocedure aan op dit systeem? Kan de accountant zijn eerste bevindingen geven? VVD wil ingaan op het risicomanagement. In de managementletter wordt gewezen op het aanpassen van de Nota risicomanagement en weerstandsvermogen. Deze nota is in 2019 voor onbepaalde tijd door de raad vastgesteld en wordt geactualiseerd wanneer dat nodig is. Volgens VVD is dat nu. Zou het noodzakelijk zijn om dergelijke nota's elke nieuwe raadsperiode opnieuw vast te stellen? Het coalitieakkoord moet erin worden verwerkt, maar ook de risico's van ontwikkelingen zoals inflatie, de energiecrisis en oorlogen.
Pagina 4 van 37
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
60
De heer Claasen (GroenLinks) heeft na deze grote vragen een aantal kleine vragen over de opmerkingen van de accountant en de reactie van het college. De accountant merkt op dat een groot aantal aanbevelingen nog in proces is. Dat roept het beeld op dat het soms nog maar een kleine actie is om die actie uit het proces afgerond te hebben. Sluit dat aan bij het beeld van de accountant? Is het college voornemens dat te gaan doen? Om de uitvoeringskracht te vergroten, denkt het college dat moet worden gedigitaliseerd en dat meer overhead nodig is. Helpt digitalisering om de uitvoeringskracht te vergroten en is daarvoor meer overhead nodig? Mevrouw Van der Wilt (D66) laat weten dat D66 grotendeels aansluit bij een aantal vragen van Volt en VVD. Een ambitieuze investeringsagenda is nodig, maar levert ook spanningen op want de gemeentelijke organisatie moet het ook aankunnen. In de reactie op de managementletter is te lezen dat het college aandacht heeft voor de organisatie en goed wil prioriteren in wat gaat worden uitgevoerd. Er staat nog niet wat het college exact gaat doen en hoe die prioritering wordt gemaakt. Vorige week is de raad geïnformeerd over een financiële tegenvaller voor wat betreft de rijksbijdrage. In dat licht is prioritering van de ambities nog urgenter geworden.
Hoe ziet het college de prioritering voor zich? Hoe wordt de raad daarin in positie gebracht? Hetzelfde geldt voor mogelijke aanpassingen in de gemeentelijke organisatie. Wat is het plan hiervoor? Mevrouw Zwinkels (CDA) ziet ook de beschreven balans tussen de financiële middelen, de personele capaciteit en de ambities. CDA heeft eerder gepleit voor minder plannenmakerij en meer actie, uitvoering en prioritering en dat is hier terug te lezen. De accountant schrijft over de zachte kant van risicomanagement die nog lijkt te ontbreken. Hierbij moet worden gedacht aan bewustwording, dialoog en een positieve open cultuur binnen de ambtelijke organisatie. Hoe denkt het college daarin stappen te gaan zetten? Er is ook een suggestie gedaan voor het periodiek analyseren van balansrekeningen in het decentrale model, een soort tussentijdse review richting met name de afdeling Ruimte. Hoe wil het college dat oppakken? In de managementletter wordt gesproken over de BADO-aanpassingen. Klopt het dat pas op een later moment inzicht wordt verkregen in de impact op het boekjaar 2024? Mevrouw Leever (PvdA) stelt dat de investeringsagenda volgens het college goed in beeld is ook met oog op het aanstaande tekort. Hoe wordt grip gehouden op de te maken keuzes in relatie tot de voorjaarsnota? De capaciteit van de uitvoeringskrachten is niet inzichtelijk gemaakt voor de raad.
Hoe gaat het college dit inzichtelijk maken en sturen op capaciteit? Hoe wordt er meer grip op gekregen? Waarmee komt het college en wanneer? De heer Van Vugt (accountant) waardeert het enorm om in deze vergadering te zijn en geniet van de gestelde vragen en onderwerpen die aan de orde worden gesteld. Hij is altijd aanwezig in de Adviescommissie Controle en Financiën die goed functioneert. Volt stelde vragen over concrete voorstellen ten aanzien van realistisch ramen en budgetrecht. Het is cruciaal dat in de begroting en raadsvoorstellen de capaciteitsvraag aan de orde komt. Er moet niet alleen worden gestuurd vanuit financiën maar ook vanuit de beschikbare capaciteit. In antwoord op de vraag van GroenLinks geeft hij aan sterk te geloven in innoveren in onder andere digitalisering en uniformering van processen. Het gelijk schakelen van werkprocessen is een speerpunt om concreet mee aan de slag te gaan. Dat betekent meer kosten op het gebied van bedrijfsvoering en overhead, maar men moet zich realiseren dat gemeenten de afgelopen drie jaar ongeveer 20% aan extra taken erbij hebben gekregen in de uitvoering. De bedrijfsvoering moet gelijke tred houden om al deze diensten te kunnen blijven verlenen.
Dat betekent dat voortdurend moet worden geïnvesteerd in de bedrijfsvoering om de extra taken te kunnen realiseren en tegelijkertijd te blijven innoveren en zaken slimmer en efficiënter te doen. De suggestie is om dat uit te voeren om de capaciteit beter bij de ambities te brengen. Mevrouw Ramaker (VVD) vraagt of ook in de 20% extra uitvoeringstaken meer uniformering/standaardisering moet komen. De heer Van Vugt (accountant) bevestigt dat. Vanuit de decentralisatie is uniformering een belangrijke opgave, maar ook het streven naar een scherpere kaderstelling en een heldere en duidelijke verantwoordelijkheidsafbakening. Het is goed dat de financiële functie wordt doorgelicht Pagina 5 van 37
5
en er een verbeterplan komt. Daarin zijn de nodige maatregelen te verwachten om dat te gaan realiseren en dat is ook voor de extra taken van belang. De verschillende taken die de gemeente erbij krijgt, zoals de vluchtelingenopvang, de opvang van Oekraïners of de energietoeslag, vragen een ander karakter van de uitvoering. Zeker niet alles kan worden geüniformeerd en in hetzelfde proces worden gegoten, maar aan de bedrijfsvoeringskant (financiën et cetera) is het belangrijk om daarnaar te streven.
10
De heer Claasen (GroenLinks) stelt dat men direct aanslaat als de overhead te hoog is, maar wat onder overhead valt, is afhankelijk van de aard van een bedrijf. Bij banken wordt de ICT bijvoorbeeld tot het primaire proces gerekend. Is er een andere manier om naar de overhead van de gemeente te kijken?
15
De heer Van Vugt (accountant) wijst op een recent verschenen notitie van de commissie BBV waarin staat dat de manier waarop overhead wordt gedefinieerd wijzigt. Zaken op het gebied van digitalisering en automatisering zoals ICT-toepassingen, moeten per 2025 niet langer als overhead worden gerekend maar worden toegerekend aan de primaire processen. Dat kan betekenen dat boekhoudkundig de omvang van de overhead daalt.
20
De heer Van Heuven (Partij voor de Dieren) hoort ten aanzien van de 20% extra taken dat er verschil is tussen bijvoorbeeld asiel en energietoeslagen. Sommige taken zijn technisch uitvoerbaar, maar achter sommige taken zit een politieke keuze. Is uniformering dan wel mogelijk?
25
30
35
40
45
50
55
60
De heer Van Vugt (accountant) stelt dat in de sfeer van bedrijfsvoering veel kan worden geüniformeerd, geharmoniseerd of centraal gestuurd, zoals het financiële proces, hoe met risico's wordt omgegaan of hoe met monitoring van financiële opgaven wordt omgegaan. Als centraal kaders worden ingesteld, weten afdelingen hoe ze moeten werken. De uitvoering zelf is afhankelijk van keuzes die de raad maakt en de aard van de taken. In de organisatie moet de bewustwording rondom uitvoerbaarheid veel nadrukkelijker komen. Dat is ook een advies aan de raad. Partijen moeten scherp en alert zijn op de uitvoerbaarheid. Op besluiten die worden genomen en zaken die worden opgepakt, is het verstandig een soort uitvoeringstoets toe te passen. Dat moet geen bureaucratisch monster worden, maar een instrument/hulpmiddel, bijvoorbeeld een vierde W-vraag waarbij wordt nagedacht of wat er staat kan worden uitgevoerd met de beschikbare capaciteit of met de leveranciers en partners waarmee wordt samengewerkt. Dat zou een derde voorstel zijn. Een vierde voorstel is de centrale kaderstelling, de centrale sturing op het bedrijfsvoeringsproces. Hierbij moet met name worden gedacht aan het versterken van de concern control in de organisatie om centraal de bedrijfsprocessen te uniformeren, te harmoniseren en met dezelfde richtlijnen en uitgangspunten te werken.
Mevrouw Zwinkels (CDA) vraagt of dit ook geldt voor het risicomanagement. De centralisatie werd verteld vanuit concern, maar in de brief staat dat het ook gaat om de inkooporganisatie van de gemeente. Kan de accountant op deze punten reflecteren? De heer Van Vugt (accountant) bevestigt dat dit ook geldt voor risicomanagement. Dat is bij uitstek een gebied waarin centrale kadersturing en centrale monitoring en richtlijnen belangrijk zijn. Alle afdelingen moeten op dezelfde manier risicomanagement invullen, er hetzelfde onder verstaan en met de cultuur rondom risico's omgaan. In reactie op de vraag van VVD geeft hij aan geen voorstander te zijn van het elke vier jaar aanpassen van de nota. Nota's moeten worden aangepast als dat nodig is. Er moeten niet nog meer opdrachten en taken in de organisatie worden gelegd, maar keuzes worden gemaakt in wat wordt gedaan en moet worden bereikt. Het is belangrijk dat periodiek wordt nagegaan of de nota nog actueel is of om een aanpassing vraagt. In het licht van de ontwikkelingen en de huidige situatie is het goed om de nota risicomanagement aan te passen. Mevrouw Ramaker (VVD) is ook voorstander van doen wat nodig is. Zou het periodiek voorleggen of een nota nog werkt of nog actueel is, een actieve actie van het college kunnen zijn? De heer Van Vugt (accountant) stelt voor dat de wethouder deze vraag beantwoordt.
Voor de inkooporganisatie geldt hetzelfde. Als meer activiteiten worden gedaan, moet meer worden ingekocht. Dat betekent dat de bedrijfsvoering moet worden versterkt en dat moet worden gekeken naar harmonisatie, kaderstelling in richtlijnen en monitoring of de inkoop op dezelfde Pagina 6 van 37
manier wordt gedaan. Dat kan efficiëntie opleveren en helpt in de overdracht. Dat zijn belangrijke stappen om in gang te zetten. In de hele breedte van de bedrijfsvoeringskolom moet de kaderstelling en centrale monitoring worden versterkt. 5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
Mevrouw Zwinkels (CDA) wijst erop dat de brief stelt dat dit nog ontbreekt. De accountant geeft aan dat stappen moeten worden gezet. Kan de accountant advies of richting geven hoe dat kan worden versterkt? De heer Van Vugt (accountant) ziet nadrukkelijk een haakje met het interne onderzoek naar de financiële functie. De accountant wil graag concrete suggesties inbrengen. Ook daar zit een deel van de oplossing in digitalisering. Budgetrecht is een belangrijk thema. In de Adviescommissie Controle en Financiën is aangegeven dat waar het budgetrecht kwetsbaar is, in reserves en investeringen, wordt gewerkt aan het verduidelijken en versterken van het budgetrecht. Volt stelde een vraag rondom de urgentie. Dat is een belangrijke vraag in het licht van capaciteit. Er is urgentie. Er moet iets gebeuren. Maar er mag geen paniek ontstaan rondom het financiële beeld. Utrecht heeft een sterke, solide financiële positie en kan een stootje hebben. In de financiële uitdagingen zit naar de toekomst een grote mate van onzekerheid omdat het rijk op veel punten niet duidelijk is. De opgave die er ligt, is niet veel anders dan voor andere gemeenten. Het is belangrijk dat de raad met een helicopterview blijft kijken naar het financiële beeld. Het is belangrijk dat wordt gewerkt aan actualisering van het financiële beeld. De Begroting 2024 en de fout daarin zijn bekend.
Inmiddels is het financiële beeld door de omstandigheden en de tijd gewijzigd. Daaraan wordt gewerkt in aanloop naar de voorjaarsnota, zodat het financiële beeld concreter en helderder wordt. Daarbij is het realistisch begroten belangrijk met betrekking tot wat in 2025 kan worden weggezet. Er moeten keuzes worden gemaakt, niet alleen vanuit het financiële perspectief, maar ook vanwege de capaciteit. Een euro kan maar eenmaal worden uitgegeven en de organisatie kan maar eenmaal worden ingezet. Door de arbeidsmarkt, de in- en uitstroom en de toename van de opgaven vanuit het rijk is een enorme mismatch aan het ontstaan. Keuzes maken en focus aanbrengen vanuit de interne organisatie/capaciteit is essentieel. Het financiële beeld is een belangrijk aandachtspunt. De capaciteit is wellicht het knelpunt. Belangrijk is aandacht voor de verbonden partijen en de positie/de grip vanuit de gemeenteraad daarin. Er wordt een nota Verbonden partijen opgesteld. Het is belangrijk dat de raad in positie komt. Een ander belangrijk aandachtspunt is een hervormingsagenda Jeugd en de oplopende kosten op dit dossier. Er zitten kwetsbaarheden in de financiële functie. Deze zijn in 2023 toegenomen. Ook het risico op fouten is toegenomen. Dat heeft te maken met krapte, veel personeelswisselingen, toename van activiteiten en veel druk op de bedrijfsvoering.
Het is essentieel dat de zojuist genoemde maatregelen worden genomen om de financiële functie in 2024/2025 te gaan versterken. Dat zijn de kwetsbaarheden in een begrotings- en een jaarrekeningproces. De interne controle functioneert niet altijd of is onvoldoende geborgd. Centrale kaders zijn er niet altijd of worden niet altijd nageleefd. Daardoor is er een hoger risico op het maken van fouten. De gedane voorstellen moeten dat oplossen. De heer Maas (Volt) heeft specifiek de relatie tussen het decentrale en centrale niveau genoemd. Heeft de accountant daar nog iets aan toe te voegen? De heer Van Vugt (accountant) stelt dat de integraliteit moet worden versterkt met name in de centrale kaderstelling en strakkere sturing. In iedere organisatie is een balans tussen autonomie en begrenzing. Kaderstelling en monitoring vragen aandacht. De begrenzing moet strakker. Op het gebied van de bedrijfsvoering moet men centraler weten wat wordt gedaan en wat wordt verwacht en dat men elkaar daarop aanspreekt. Dat is een belangrijke stap in de instrumenten (de manier waarop men stuurt) en een belangrijk element in de cultuur, namelijk dat men aan de voorkant iets afspreekt en elkaar erop aanspreekt als het niet wordt nageleefd. Dat is een noodzakelijke stap in de centrale/decentrale manier van sturen.
Uit de financiële functieanalyse zal ongetwijfeld komen dat bepaalde activiteiten centraal moeten worden georganiseerd. Daar moet serieus naar worden gekeken en deze kunnen bijvoorbeeld op het gebied van control en monitoring liggen. Dat is een functie die echt moet worden versterkt.
Pagina 7 van 37
Mevrouw Ramaker (VVD) had gevraagd om een analyse van het begrotingsproces. Uit het antwoord van de accountant maakt zij op dat het vooral op mensenwerk zit, maar het is ook een proces. Kan de accountant een reflectie geven op het proces en of dat goed is ingericht? 5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
60
De heer Van Vugt (accountant) reageert dat het proces in de kern goed is ingericht, maar moet worden versterkt op hoe de integraliteit ervan wordt bewaakt en hoe het allemaal op dezelfde manier wordt gedaan en hoe dat wordt gemonitord. Mevrouw Ramaker (VVD) hoort de accountant aangeven dat het meer centraal moet worden. Betekent dat ook een versterking qua capaciteit van de financiële functie? De heer Van Vugt (accountant) vindt het nu te vroeg om dat te zeggen. Het is niet uitgesloten dat met harmonisering, het centraal aanpakken van zaken en het treffen van innovatieve maatregelen efficiency kan worden gewonnen. Hij zou de uitkomst van het onderzoek naar de financiële functie afwachten. Toegezegd is de Adviescommissie Controle en Financiën te betrekken bij dat onderzoek en de uitkomsten en het daaruit volgende verbeterplan. Dat is het moment om met de Adviescommissie te spreken en te beoordelen of er behoefte is aan een quickscan of iets dergelijks. Hij verwacht dat dat onderzoek veel ideeën, suggesties en verbetermaatregelen zal opleveren. In antwoord op de vraag van GroenLinks bevestigt hij dat in de managementletter zeker kleine aanbevelingen zitten. Ook daar speelt weer het maken van keuzes en het stellen van prioriteiten, maar bepaalde aanbevelingen vragen meer tijd.
De financiële functieanalyse is cruciaal om een scherper beeld te krijgen van hoeveel tijd het doorvoeren van bepaalde maatregelen gaat vragen. De adviezen op bijvoorbeeld ICT-gebied zijn ingrijpender en moeilijker te realiseren. Mevrouw Ramaker (VVD) vraagt of de accountant zijn eerste bespiegelingen kan geven op de werkprocedure van het nieuwe systeem per 1 januari 2025. De heer Van Vugt (accountant) meldt dat Deloitte al in een vroegtijdig stadium is betrokken bij de implementatie. Het is een cruciaal proces. De gegevens die per 1 januari 2025 worden omgezet, moeten correct zijn. De contacten worden geïntensiveerd, maar het is nu te vroeg om te kunnen vaststellen of het wel of niet aansluit. Er komen nog momenten in de organisatie voor go/no-gobesluiten. Deloitte wordt daarbij betrokken. De heer Maas (Volt) stelt dat in de Adviescommissie Controle en Financiën nog wordt gesproken over 'sturen en verantwoorden'. Wat is het beeld van de accountant bij hoe dat nu gaat en hoe het kan worden versterkt/verbeterd? De heer Van Vugt (accountant) is heel positief over wat in de afgelopen twee jaar is bereikt op dat vlak. De begroting heeft een stap in de goede richting gezet. De gemeente worstelt met het omslagmoment van de beleidsnota's. In het 'sturen en verantwoorden' is het accent op de beleidsnota's groter.
Daar moet de raad opletten, want daar worden keuzes gemaakt, ook financieel. Op dit moment wordt gewerkt met beleidsnota's die in een eerder stadium zijn opgesteld en nog niet aan die eisen en criteria voldoen en met beleidsnota's die daar al wel aan voldoen. Die overgangsfase maakt het voor de raad lastig. In het kader van 'sturen en verantwoorden' moet vooral worden ingezet en gemonitord of de beleidsnota's in de juiste richting bewegen en datgene brengen wat is gevraagd zonder in een soort formatbureaucratie te schieten. De verbeterpunten voor wat betreft de begroting zijn in deze context minder van belang. Wethouder Schilderman bedankt de accountant die actief meedenkt over hoe de organisatie is georganiseerd en hoe belangrijke sturings- en verantwoordingsstukken worden vormgegeven. Zij herkent en onderschrijft de analyse en beantwoording door de accountant en de overwegingen daarachter. Velen hebben gevraagd te reflecteren op een aantal zaken die ook door de accountant naar voren zijn gebracht. Het college deelt bijna alle punten en ziet voortgang daarop. Zij gaat in op een aantal specifieke momenten waarop deze actiever terug te zien zullen zijn. Het eerste is de doorlichting van de financiële functie en wat daaruit gaat volgen. Daarover zijn 13 februari jl. twee technische sessies gehouden waarin is aangegeven dat dit onderwerp van gesprek moet zijn.
De rol van de Adviescommissie past daar goed in. Op een aantal zaken is de sturing te decentraal en past dat gecentraliseerd mogelijk beter bij de organisatie. Het moet strakker en steviger. De opgave is te kijken hoe dat op een goede manier wordt georganiseerd Pagina 8 van 37
5
10
15
20
25
30
35
40
zonder dat het goede gesprek wordt losgelaten. De verwachting is dat die doorlichting in het tweede kwartaal is gedaan, maar in de Adviescommissie wordt eerder gesproken over het betrekken van partijen in deze opgave. Het gaat over hoe de organisatie is georganiseerd, maar de raad wordt sterk geconfronteerd met de gevolgen ervan. Daarbij is de vraag of het voldoende in de beleidsstukken zit. Een belangrijk aandachtspunt daarbij zijn de moties en de uitvoeringsprogramma's. Vaak zijn er allerlei losse voorstellen waarvoor geen systeem is in het proces van 'besturen en verantwoorden' en waar discussies over financiën en uitvoeringskracht niet altijd logischerwijs naar voren komen. Een dilemma is hoe daaraan goed richting wordt gegeven. Mevrouw Van der Wilt (D66) vraagt of de wethouder in lopende processen van nota's of nota's van uitgangspunten aandachtspunten ziet. In hoeverre neemt het college de raad mee? Het is goed als de raad wordt geïnformeerd over eventuele tussentijdse fricties. Wethouder Schilderman antwoordt dat de gemeente een eind op weg is met de zaken die in 'sturen en verantwoorden' zijn besproken, maar het is niet af. Het stuk over bijvoorbeeld de meerjarenprogramma's behoeft nog een slag. Een eerste stap daartoe wordt gezet in de voorjaarsnota. Dat zal niet in een keer op het gewenste niveau zijn.
In de nota Sturen en Verantwoorden is een overgangsperiode afgesproken. Uit gesprekken blijkt echter dat niemand deze overgangstijd wil, maar dat is lastig voor de organisatie. Mevrouw Van der Wilt (D66) begrijpt dat de wethouder verwijst naar de financiële nota's, maar zij bedoelt de inhoudelijke nota's met een financiële component die nu voorliggen en waarin soms verwarrende dingen zitten. Hoe neemt het college de raad daarin mee? Wethouder Schilderman bedoelde niet alleen de financiële nota's, maar alle nota's die worden besproken. Het kost de organisatie tijd om het anders te gaan doen, maar de raad en het college zoeken al sneller naar de gewenste verbetering. Een andere vraag is of de uitvoeringsmogelijkheid voldoende in de stukken staat. Ook daarop is een verdere verbetering gewenst. Moties en zaken die in en uit de uitvoeringsprogramma's gaan, hebben niet altijd een logische plek en er is geen methode om na te gaan of daar voldoende middelen en uitvoeringscapaciteit voor zijn. Op die vlakken moet worden gekeken hoe dat verder kan worden toegepast. Op 21 maart a.s. spreekt de Adviescommissie over 'sturen en verantwoorden'. Dan kan daarbij worden stilgestaan. De heer Van Heuven (Partij voor de Dieren) vindt het soms lastig om als oppositiepartij toegang te hebben tot het ombuigen van financiën.
Nu dient zich een nieuw probleem aan, namelijk hoe kan worden gestuurd op de personeelscapaciteit. Bij moties moeten partijen zich afvragen of daar voldoende middelen en capaciteit voor zijn. Hoe kan in de processen worden meegenomen dat de raad voldoende ruimte houdt om invloed uit te oefenen?
45
Volgens wethouder Schilderman is dat een belangrijk aandachtspunt. Wellicht moet de raad meer overgaan op het indienen van amendementen in plaats van moties. Het college legt voorstellen voor aan de raad in de vorm van beleidsnota's en P&C-stukken (de voorjaarsnota en de programmabegroting). Het zou helpen als de raad richting geeft of duidelijk is over waar financiën naartoe gaan. Het zou helpen als voorstellen worden geamendeerd.
50
De heer Van Heuven (Partij voor de Dieren) begrijpt dit pleidooi, maar dan gaat het over het amenderen van bestaand beleid. Soms willen fracties nieuw beleid toevoegen, bijvoorbeeld via een niet geagendeerd onderwerp of een initiatiefvoorstel. Hoe kan dan nog aanspraak worden gemaakt op voldoende capaciteit in de organisatie?
55
60
Wethouder Schilderman kan zich voorstellen dat dit gesprek wordt gevoerd rondom de voorjaarsnota. Als lopende het jaar zaken moeten worden toegevoegd, moet daar ruimte voor worden gecreëerd door bij de P&C-documenten zaken te schrappen. Zij begrijpt deze zoektocht, maar daarvoor moet ook iets veranderen in de politieke cultuur. Iedereen met een idee maakt zaken toch uitgebreider of ingewikkelder. Dat is te begrijpen vanuit de doelstellingen, maar er is onvoldoende uitvoeringskracht om het allemaal waar te maken en ook de financiën daarvoor ontbreken. Daarbij wordt het onoverzichtelijker voor de raad om te controleren wat wordt gedaan. Soms is lastig aan te geven hoe wel of geen uitvoering kan worden gegeven aan een voorstel. Er Pagina 9 van 37
kan veel worden toegezegd, maar daarmee is geen richting gegeven. In de P&C-cyclus en beleidsnota's zitten handvatten om dat beter te gaan doen, maar dat is lastig in het geval van moties en tussenvoorstellen. 5
De heer Van Heuven (Partij voor de Dieren) pleit ervoor dat de raad in positie blijft en dat de oppositie in staat moet blijven om beleid te veranderen of vernieuwen. In de P&C-cyclus stemt de coalitie veel voorstellen van de oppositie weg. Als de oppositie ook moet sturen op de personeelscapaciteit wordt het erg lastig. Er moet voldoende ruimte voor de oppositie blijven.
10
Mevrouw Ramaker (VVD) is voorstander van amenderen, maar dan moet er iets te amenderen zijn. Is de wethouder het eens dat scherper en strakker moet worden gestuurd op het aanleveren van beleidsnota's met een financiële onderbouwing of financiële beslispunten?
15
Wethouder Schilderman is het daarmee eens. Het is ook een proces om de organisatie te veranderen. 'Sturen en verantwoorden' is in de organisatie wellicht meer een format geworden, terwijl het gaat om een heldere kaderstelling zodat helder is wat het college voorstelt en de raad kan besluiten of hij het daarmee eens is of het wil amenderen. Zij deelt het belang, maar vraagt begrip voor het feit dat dit een proces is.
20
Mevrouw Ramaker (VVD) stelt dat een financiële onderbouwing noodzakelijk is bij de beleidskaders en de programma's. Te vaak wordt gezegd dat het integraal wordt afgewogen bij de voorjaarsnota, maar het college moet daar nadrukkelijker op sturen en niet met een raadsvoorstel komen als het onvoldoende is onderbouwd.
25
Wethouder Schilderman neemt dat ter harte. Besproken moet worden wat goede en wat slechte voorstellen zijn, zodat het college weet wat voor de raad werkt. Zij gaat in op de oproep van de heer Van Heuven. Bij de afgelopen programmabegroting zijn extra sessies gehouden om na te gaan welke dekkingsopties er waren. Dat kan richting de voorjaarsnota weer worden gedaan. De beïnvloedbaarheid moet beter in beeld worden gebracht zodat duidelijk is wat vastligt in contracten en waar vrije ruimte is. Er zijn stappen gezet om dit te verbeteren. De nota Verbonden Partijen wordt opnieuw bezien. De verwachting is dat deze voor het zomerreces aan de raad wordt gezonden. Bij de voorjaarsnota wordt een helder financieel beeld gegeven. Dat wordt meerdere malen gecontroleerd. Vervolgens wordt gekeken naar knoppen om aan te draaien, zoals financieel technische zaken. De reserves worden nagegaan. Er is vaker gesproken over planningsoptimisme. In de voorjaarsnota wordt daar verder invulling aangegeven en wordt nagegaan hoe daar strakker op kan worden gestuurd. Wellicht is dat een voorstel waarmee de gemeente tien jaar vooruit kan, maar het kan ook dat het na een jaar alweer moet worden aangepast. In de voorjaarsnota worden bezuinigingsmaatregelen en hervormingen opgenomen. Dat zullen opties voor bezuinigingen zijn en welke wel of niet worden voorgesteld. Het is aan de raad om deze te wegen.
CDA vroeg naar de BADO-aanpassingen en het effect op het boekjaar 2024. De aanpassing van de controletolerantie gaat in per 2025 en heeft impact op de omvang van de uitvoering controlewerkzaamheden vanaf het boekjaar 2025 en de detailcontroles daarin. CDA vroeg naar het periodiek analyseren van balansrekeningen. Het verbeterprogramma 'versterking financiële functie' gaat ook over het kijken naar het tussentijds afsluiten van administratie waar het analyseren en toetsen en waarderen van balansrekeningen onderdeel van is.
30
35
40
45
50
55
60
Mevrouw Van der Wilt (D66) had een analysevraag gesteld. De wethouder gaf aan dat men al doende leert. Er moet dan wel ruimte zijn om een nota terug te nemen of aan te scherpen. Erkent het college dat dit soms vraagt om enige leerruimte? Wethouder Schilderman erkent dat en wijst erop dat die leerruimte uitgebreid is gebruikt in het afgelopen halfjaar. Volgens wethouder Streefland zijn veel van de wijze woorden van de accountant zeer herkenbaar. In de toekomst is niet alleen een financieel probleem, maar ook hoe capaciteit wordt ingezet. Daarbij moeten allen leren te kiezen en prioriteren en zich realiseren dat niet alles meer Pagina 10 van 37
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
60
kan. Als men het ene wil, kan iets anders niet. Het college moet goed inzichtelijk maken en aan de raad voorleggen wat wel of niet kan. Dat geeft inzicht in hoe kan worden gestuurd. GroenLinks vroeg in hoeverre digitalisering helpend kan zijn bij uitvoeringskracht. Digitalisering kan de uitvoeringskracht verhogen. Datagedreven werken of IT-solutions kunnen daarbij helpen. In eerste instantie zijn daar vaak meer mensen voor nodig en is daar meer geld voor nodig om het te kunnen aanschaffen, implementeren en beheren. Digitalisering is zeker een oplossing om de informatie en de basis op orde te krijgen, maar men mag zich er niet rijk mee rekenen. CDA verwees naar omgaan met risicomanagement, bewustwording en open cultuur. In het verleden moest ook worden bezuinigd en is een andere organisatievisie ontstaan, namelijk verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie beleggen, de professional aan zet zowel voor externen als voor de gemeentelijke organisatie, een ander organisatiestructuurmodel, ontschotten enzovoort. In tijden van veel verloop, meer opgaven en een onduidelijkere financiering voor de toekomst vanuit het rijk is het niet meer passend. Nu wordt weer gegaan richting centralisering, harmonisering, zelfde afspraken en centralisering van belangrijke afdelingen (Finance, Inkoop, Control, IT). Dat proces wordt onderzocht. De nieuwe gemeentesecretaris heeft dit scherp.
Er zijn meer kaders, harmonisatie en afspraken nodig om ook in de toekomst het werk goed te kunnen blijven doen. Dat is niet morgen al klaar. Aanspreken, afspreken, reflecteren en escaleren horen bij die 'zachte cultuur'. In de toekomst zijn meer 'blauwe mensen' nodig. Dat vraagt het harmoniseren, structureren en ordenen. De heer Maas (Volt) vraagt hoe de wethouder denkt over de informatievoorziening en de sturing van het decentrale/centrale niveau. Volgens wethouder Streefland is dit een organisatievraag en feitelijk een interne vraag. Zij is bestuurlijk verantwoordelijk, maar gaat niet over de tekening van de structuurwijziging. Het gaat erom hoe meer helderheid wordt gegeven in kaders en/of opdrachtverlening. Dat is in een organisatie met een meer centrale sturing eenvoudiger. Dat proces wordt nu onderzocht bij Finance en Inkoop. Hoe kan worden gezorgd dat de medewerkers van de afdelingen, dichtbij de inhoud, ook weten wat de centrale afspraken daarover zijn? De raad ontvangt in maart een brief naar aanleiding van capaciteitsmanagement. Het is goed daarin ook iets op te nemen over het toekomstperspectief om beter te kunnen sturen. De heer Maas (Volt) stelt dat de raad zoekt naar hoe hij sturing op dit proces kan houden. Het klinkt wat mager als dit een sidenote in de brief is. Wethouder Streefland zal het de aandacht geven die het verdient.
De gemeentesecretaris is er sinds 1 november 2023 en is aan zet om keuzes voor de toekomst te maken. Mevrouw Zwinkels (CDA) wijst erop dat in de managementletter wordt gesproken over een 'open en meer positieve cultuur'. Dat suggereert dat meer aan de hand is. Deelt de wethouder die observatie? Hoe ernstig is dat? Wat wordt daar concreet aan gedaan? Wethouder Streefland deelt deze observatie ten dele. In de organisatie zijn enorm gedreven professionals die elkaar kunnen aanspreken. Het is niet zo dat er nergens sprake is van een open cultuur. Door de onduidelijke structuur loopt men soms lang ergens mee en probeert men het zelf op te lossen, zonder dat men weet waar men zich moet melden. Het kan helpen als scherper is waar men waarvoor moet zijn en wie men om hulp kan vragen. Bij heldere structuren en lijnen kan beter worden gestuurd. Dat moet worden verbeterd. Zoals al aangegeven, ontvangt de raad in maart een brief over de uitvoeringskracht. Op dat gebied wordt al van alles ondernomen. Er wordt gebruik gemaakt van data om gemeentebrede inzichten te genereren en te signaleren waarop moet worden geanticipeerd. Er wordt gewerkt aan een jaarlijks geactualiseerd strategische personeelsplanningen per organisatieonderdeel om te weten wat eraan komt. Hopelijk worden daarmee de goede mensen behouden en is niet te veel inhuur nodig behalve voor bijvoorbeeld 'piek, ziek en uniek'.
Mevrouw Leever (PvdA) constateert dat veel vacatures niet worden ingevuld, zeker op bepaalde gebieden zoals Ruimte en bij Onderwijs past het gehele ambtelijke apparaat op de bank van wethouder Eerenberg. Kan wellicht worden geschoven in de vacatures? Kan wethouder Streefland daarop terugkomen in de brief?
Pagina 11 van 37
5
Volgens wethouder Streefland gaat dat over mogelijkheden, talentontwikkeling en doorstromen. Daarbij zijn vragen aan de orde als: Waar zitten in de toekomst gaten waarvoor mensen nodig zijn? Kunnen intern mensen daarvoor worden opgeleid? Er zullen altijd expertisegebieden zijn waar schuiven met capaciteit een mismatch zou zijn. Het wordt zeker geprobeerd, maar er is altijd schaarse capaciteit nodig uit de markt. De voorzitter constateert dat geen toezeggingen zijn gedaan.
10
15
Mevrouw Zwinkels is het daar niet mee eens en ziet het antwoord van de wethouder van Financiën dat de periodieke reviews worden meegenomen in de doorlichting, als een toezegging. De voorzitter laat dat in het verslag opnemen als een toezegging. Hij concludeert dat de agenderende fracties hun doel hebben bereikt en dat geen behandeling in de raad noodzakelijk is. Schorsing voor een wisseling van griffiers en woordvoerders.
9. Initiatiefvoorstel 'Open uitnodiging Gemeenschapsraad' 20
25
30
35
40
45
De voorzitter licht toe dat EenUtrecht voorstelt om het instellen van gemeenschapsraden mogelijk te maken, ten einde actief burgerschap en eigenaarschap van Utrechters voor hun wijk/buurt te versterken. Dit initiatiefvoorstel biedt daartoe een kader, met o.a. een uitwerking van de bevoegdheden van de gemeenschapsraden, ondersteuning door de gemeente en andere randvoorwaarden. Dit voorstel is geagendeerd voor 45 minuten en wordt behandeld in twee termijnen. Eerste termijn De heer Dijkstra (EenUtrecht) meldt dat de kern van het initiatiefvoorstel een democratischer en inclusiever Utrecht is. Na het afschaffen van de wijkraden in 2018 willen initiatiefnemers Utrechters op een inspirerende en open manier uitnodigen zich te verbinden en hun eigen buurt of wijk te vertegenwoordigen. Hoe meer draagvlak ze weten te organiseren, hoe meer invloed ze kunnen krijgen en des te meer kunnen ze gebruik maken van de zes beschreven buurtrechten. Dat betekent dat de raad wordt gestimuleerd om de zes buurtrechten verder te ontwikkelen en in te vullen. Het werkt open en inspirerend naar twee kanten. EenUtrecht had niet verwacht dat het college dit voorstel direct zou omarmen, maar is enigszins teleurgesteld door de brief die hier en daar suggestief en negatief is en de werkelijkheid van het initiatiefvoorstel niet geheel correct weergeeft.
Het college geeft in zijn reactie onterecht aan dat dit een nieuw instrument is naast het bestaande. Het college stelt voor bestaande wijkplatforms door te ontwikkelen open en initiatiefnemers stellen ook voor om door te ontwikkelen op een open en inspirerende manier en dat te verbreden. Het is geen nieuw instrument of een instrument naast het bestaande, maar het gaat om het breder en uitnodigender doorontwikkelen met meer rechten. Ten onrechte zegt het college in de brief dat initiatiefnemers zouden stellen met hun voorstel de Utrechters in de gemeenschapsraad voor te trekken op andere bewoners. Dat is suggestief en jammer dat het er zo instaat. Met de voormalige wijkraden kon het voorkomen dat men zich afvroeg of het een representatieve groep van bewoners uit de buurt was. In het initiatiefvoorstel staat dat een gemeenschapsraad die kan aantonen in staat te zijn geweest draagvlak te organiseren en creëren in de eigen raad, meer invloed krijgt in de gemeente. Geprobeerd is te komen tot inclusieve gemeenschapsraden die succesvoller zijn dan die in het collegevoorstel.
50
Mevrouw Van der Wilt (D66) vraagt aan welke eisen dat draagvlak moet voldoen, want dat is cruciaal.
55
De heer Dijkstra (EenUtrecht) stelt dat moet worden aangetoond dat de gemeenschapsraad de buurt of wijk in de breedte vertegenwoordigt. Dat kan op veel manieren en is in het voorstel bewust niet ingeperkt en nauw omschreven. De definitie van draagvlak kan worden opgezocht. Er zijn mooie voorbeelden van hoe draagvlak kan worden gecreëerd. Initiatiefnemers willen dat zo veel mogelijk laten aan de gemeenschapsraden zelf.
Pagina 12 van 37
Mevrouw Van der Wilt (D66) begrijpt de wens om dat open te laten, maar vraagt of het niet juist een risico is als dat niet wordt ingevuld. De groep die er zit, bepaalt dan wat dat draagvlak betekent. 5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
60
De heer Dijkstra (EenUtrecht) is bereid dat beter en iets nauwer te omschrijven en met een strekt ter vervanging te komen. Hij ging ervan uit dat de definitie van draagvlak duidelijk was, namelijk dat een grote groep representatief en met voldoende diepte moet kunnen worden vertegenwoordigd. In de reactie van het college staat dat dit veel geld (€ 800.000,00) gaat kosten, maar het is kostenneutraal. Als dit succesvol is en andere buurten richten gemeenschapsraden op, dan hebben deze recht op enige ondersteuning. Dat kost geld. Maar dat is juist wat wordt beoogd. Meer lokale democratie is niet gratis. Ook als de wethouder succesvol is met de doorontwikkeling doen dezelfde kosten zich voor. Het bedrag dat het college becijfert, is het bedrag dat moet worden betaald als succesvolle lokale democratie loskomt. De heer Van Bergen (ChristenUnie) wijst erop dat er veel verborgen kosten zijn omdat iets moet worden doorontwikkeld. Dat kost tijd en geld. Hoe reflecteert de heer Dijkstra daarop? De heer Dijkstra (EenUtrecht) antwoordt dat het college voorstelt een ambtenaar vrij te maken voor de doorontwikkeling van wijkplatforms. Diezelfde ambtenaar kan ook dit ter hand nemen. Het gaat om hetzelfde bedrag maar een iets andere kleur, inzet en bedoeling dan het college voorstelt.
De heer Van Bergen (ChristenUnie) concludeert dat dan wel degelijk een keuze moet worden gemaakt waaraan de capaciteit wordt besteed. De heer Dijkstra (EenUtrecht) onderschrijft dat. De raad moet kiezen tussen het collegevoorstel om wijkplatforms door te ontwikkelen of aan de slag te gaan met open gemeenschapsraden. De heer Van Bergen (ChristenUnie) stelt dat als die keuze moet worden gemaakt, niet kan worden gesteld dat het kostenneutraal is. Dit kost wel degelijk geld dat ergens anders vandaan moet worden gehaald. De heer Dijkstra (EenUtrecht) reageert dat het collegevoorstel ook een x-bedrag kost. Het initiatiefvoorstel kost in het begin hetzelfde, maar heeft de potentie succesvoller te zijn. Op de langere termijn kost het iets meer dan het collegevoorstel door te investeren in de ondersteuning van de lokale democratie. Dat is gewenst en moet worden beoogd. Een deel van de wijkplatforms is kritisch op het initiatiefvoorstel, want bij een aantal wijkplatforms kan het betekenen dat buurten zich niet vertegenwoordigd voelen en zichzelf gaan organiseren waardoor een extra initiatief ontstaat. Het college geeft in de brief op de zes buurtrechten soms kritisch, soms deels negatief commentaar, maar er kan positief naar alle zes de buurtrechten worden gekeken. Het is spijtig dat het negatief wordt benaderd.
De zes buurtrechten zijn geformuleerd en daar moet inhoud aan worden gegeven en worden gezorgd dat de gemeenschapsraden er gebruik van kunnen maken. Mevrouw Van der Wilt (D66) vraagt de heer Dijkstra in hoeverre de zes buurtrechten er nog niet zijn of nog niet worden uitgewerkt in bijvoorbeeld 'Samen stad maken'. De heer Dijkstra (EenUtrecht) wijst erop dat de raad bijvoorbeeld heeft besloten de wijkplatforms een adviesrecht te gunnen. Het is geen goed idee als dat alleen is bedoeld voor de wijkplatforms. Men moet openstaan voor allerlei groepen die zich organiseren op hun manier. Ook die erkende gemeenschapsraden moeten adviesrecht hebben. Het visierecht is echter niet vastgelegd, maar een toevoeging. Over het lokale budgetrecht, het wijkrecht, heeft de raad zich vaak over uitgesproken, maar het komt niet van de grond. Hopelijk inspireert het initiatiefvoorstel om dat beter van de grond te krijgen. Mevrouw Van der Wilt (D66) wijst op de mooie discussies die zijn gevoerd over participatie en wat in 'Samen stad maken' moet landen. Deze landt binnenkort op de mat. Er komen nog veel zaken naar de raad. Hoe kijkt de heer Dijkstra naar de timing van dat vraagstuk en het initiatiefvoorstel?
Pagina 13 van 37
5
10
Volgens de heer Dijkstra (EenUtrecht) zijn diverse elementen nodig om tot goede participatie en lokale democratie. Dit is er één van. Op andere vlakken zullen ook voorstellen komen. Hoe kan een buurt zich goed verbinden? Hoe kan een buurt of een wijk zich vertegenwoordigen en voor zichzelf opkomen? Dit is een goede manier om dat te doen. Dit is een adequate verbeterde versie van de wijkraden van destijds. Dat is absoluut beter dan het subtiel doorontwikkelen van bestaande wijkplatforms. Die ambitie gaat niet ver genoeg. De lat moet hoger liggen. Hij beveelt de uitgereikte infographic aan waarin het initiatiefvoorstel is samengevat. De voorzitter schorst de vergadering voor de lunch. Na de lunch krijgen de andere fracties ruimte voor hun inbreng. Schorsing voor de lunch.
Lijst van toezeggingen 15
20
Raadsbrief reactie op Managementletter 2023 (wethouder Schilderman) - De doorlichting van de financiële functie en wat daaruit gaat volgen, moet onderwerp van gesprek zijn. De rol van de Adviescommissie past daar goed in. Op een aantal zaken is de sturing te decentraal en past dat gecentraliseerd mogelijk beter bij de organisatie. Het moet strakker en steviger. De opgave is te kijken hoe dat op een goede manier wordt georganiseerd zonder dat het goede gesprek wordt losgelaten. De verwachting is dat die doorlichting in het tweede kwartaal is gedaan, maar in de Adviescommissie wordt eerder gesproken over het betrekken van partijen in deze opgave.
25
30
35
40
45
50
55
Pagina 14 van 37
Verslag openbare middagvergadering commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën 5
10
15
Datum Locatie Verslag door
15 februari 2024 Stadhuishal, Utrecht mevrouw M. de Mul (Notuleerservice Nederland)
Aanwezigen
De voorzitter Linda Bode, burgemeester Sharon Dijksma, wethouder Eva Oosters, de leden Derk van Bergen (ChristenUnie), David Bosch (UtrechtNu!), Job van den Broek (CDA), Rens Brouwer (CDA), Fred Dekkers (GroenLinks), Gert Dijkstra (EenUtrecht), Mahaar Fattal (GroenLinks), Rien van den Hoek (UtrechtNu!), Romi Leever (PvdA), Maarten Koning (D66), Ruud Maas (Volt), Tess Meerding (VVD), Victor Paalman (Horizon), Iskander Şimşek (DENK), Titus Stam (PvdA), Berdien van der Wilt (D66), de commissiegriffier Jelmer Lok
Afwezigen Inhoud 20
9 Initiatiefvoorstel “Open uitnodiging Gemeenschapsraad” ............................................................15 10 Initiatiefvoorstel Bedelverbod .....................................................................................................24
9 Initiatiefvoorstel “Open uitnodiging Gemeenschapsraad” De voorzitter heropent de vergadering. Zij geeft het woord aan de fractie van D66. 25
30
35
Mevrouw Van der Wilt (D66) feliciteert de heer Dijkstra met zijn eerste initiatiefvoorstel in deze raad. Zij wil een drietal punten aanstippen. Allereerst is D66 positief over het idee om instrumenten meer te bundelen en zichtbaar te maken in de wijk. Dat is een mooie aanbeveling die ook kan worden overgenomen als punten op de i van de nieuwe visie Samen stad maken. Het is naar het college toe echt een aanmoediging om dit serieus te nemen. Door allerlei versnipperde inspraak en participatiemogelijkheden ontbreekt regie en zicht op het geheel. D66 deelt met EenUtrecht de wens om participatie een steviger positie te geven om alle stemmen van Utrecht gehoord te laten worden. Daarom pleiten zij voor representatief burgerberaad en het aan de slag gaan met wijk- en buurtbudget, maar ook het kritisch blijven kijken naar wie in deze stad vertegenwoordigd en vooral ondervertegenwoordigd zijn in participatie. De belangrijkste vraag van D66 bij dit initiatiefvoorstel is van wie volgens EenUtrecht ‘de gemeenschap’ is. In het voorstel is een aantal stevige rechten te lezen, die volgens EenUtrecht moeten worden gegeven aan groepen actieve inwoners die de wijk of buurt vertegenwoordigen. D66 deelt de wens om inwoners meer aan zet te laten komen absoluut, maar bij een recht hoort ook een verantwoordelijkheid.
Daar raakt het opnieuw een wezenlijk punt, namelijk dat van representativiteit en diversiteit. Als dit niet Pagina 15 van 37
5
10
15
20
25
30
35
40
45
aan elkaar wordt gekoppeld ontstaat het risico, zeker in dit voorstel, dat één groep inwoners alles op het gebied van financiën, visie en initiatief kan bepalen voor de hele wijk, zonder dat zij spreken namens de wijk. Daarmee leest dit stuk, hoe sympathiek ook, ook als een participatiemonopoly voor de happy few die de tijd, energie en denkkracht hebben om hierin te participeren. Aan EenUtrecht wordt gevraagd of zij deze zorgen delen met D66, en waarom ervoor is gekozen om in dit voorstel geen richtinggevende uitspraak te doen over de representativiteit van deze groep inwoners. Het draagvlak is belangrijk, maar zonder iets te zeggen over diversiteit en representativiteit klinkt dat te abstract. Speelt hier mee dat in de participatie vooral is gesproken met actieve bewoners en niet met inwoners met een afstand tot de gemeente en participatie? Aan EenUtrecht wordt daarop een reflectie gevraagd. In de genoemde rechten staat ook het adviesrecht benoemd. Aan EenUtrecht wordt gevraagd of dit betekent dat de wijkplatforms worden vervangen door gemeenschapsraden, en dus helemaal wegvallen. D66 vraagt hoe de wijkplatforms daarin staan en hoe dat raakt aan de eerder gevoerde debatten om juist de wijkplatforms door te ontwikkelen en meer adviesrecht te geven. De voorzitter geeft het woord aan de fractie van de ChristenUnie.
De heer Van Bergen (CU) spreekt dank en waardering uit aan de fractie van EenUtrecht. In het voorliggende initiatiefvoorstel is duidelijk veel tijd, moeite en liefde gestoken. Dat waardeert de CU, net als de niet-aflatende zoektocht van EenUtrecht naar manieren om inwoners te horen. Het voorliggende initiatiefvoorstel heeft zeker zijn merites. De CU ziet een voorstel dat echt poogt om maatwerk te leveren en om inwoners middels gemeenschapsraden in hun kracht te zetten. Op dit moment is de CU echter van mening dat dit niet het pad is dat moet worden bewandeld. Allereerst vindt de CU dat de financiële implicaties onvoldoende zijn uitgewerkt. De potentiële kosten zijn op dit moment niet op te brengen, en het college geeft in haar reflectie aan dat veel verborgen kosten niet zijn meegenomen. Ten tweede is er al een aantal initiatieven in de stad actief, zoals het burgerberaad en Samen stad maken. De CU zet tijd en beperkte middelen liever in om dergelijke instrumenten te versterken, dan te starten met nieuwe instrumenten naast de al bestaande. Tot slot sluit de CU zich aan bij het punt van representativiteit van D66. Resumerend bedankt de CU EenUtrecht voor de genomen moeite. Zij kijken ernaar uit om in de toekomst samen met hen te onderzoeken hoe lokale democratie tot zijn recht kan komen. De voorzitter geeft het woord aan de fractie van het CDA.
De heer Brouwer (CDA) geeft veel complimenten en waardering aan EenUtrecht voor het voorliggende voorstel. Ook het CDA staat positief tegenover de gedachte om initiatief zoveel mogelijk bij de bewoners te leggen. Hoe meer mensen in Utrecht betrokken zijn, hoe beter. Het CDA sluit zich aan bij de vragen van D66 over representativiteit. Verder vraagt het CDA naar het uitdaagrecht en het Bewonersbod. Dit wordt niet genoemd in het initiatiefvoorstel, is EenUtrecht hiermee bekend? Het CDA ziet hiermee veel overeenkomsten. Een citaat uit het initiatiefvoorstel luidt “Het initiatiefvoorstel beoogt Utrechters actief en open uit te nodigen om met een eigen voorstel te komen tot een Gemeenschapsraad voor hun wijk/buurt.”. Een citaat uit het uitdaagrecht luidt “Bij het uitdaagrecht Bewonersbod maakt de gemeente afspraken met organisaties om bepaalde gemeentelijke taken uit te voeren. Dit betekent dat bij een Bewonersbod inwoners en ondernemers in een wijk een gedeelte van deze taak over kunnen nemen.” Het CDA ziet veel overeenkomsten tussen het initiatiefvoorstel en het principe van het uitdaagrecht. Het CDA vraagt of het uitdaagrecht niet beter verbeterd kan worden, aangezien dat op dit moment niet optimaal functioneert en niet volledig wordt benut, in plaats van het toevoegen van nieuwe structuren en onduidelijke bevoegdheden.