bijlage d - AEF Eindrapport Ontwikkelscenario's Vestigingennetwerk Bibliotheek Utrecht.pdf

Ontwikkelscenario’s Bibliotheek Utrecht Onderzoek naar de herijking van het vestigingennetwerk

1

Datum 22 december 2022

Opdrachtgever Bibliotheek Utrecht

Onderzoeksteam Indra Bijl, Erwin de Craen, Gillian Lustermans en Maarten van Poelgeest

Contact e.decraen@aef.nl

bezoekadres postadres

Maliebaan 16 Postbus 85198

3581 CN Utrecht 3508 AD Utrecht

telefoon website

+31 30 236 30 30 www.aef.nl

2

/ Inhoud /

Managementsamenvatting

4

/1

Over dit onderzoek

6

1.1

Aanleiding voor dit onderzoek

6

1.2 1.3

Doel en scope Aanpak van dit onderzoek

7 7

1.4

Leeswijzer

8

/2

Achtergrond

9

2.1 2.2

Onderzoek naar herijking vestigingennetwerk Financiële uitgangssituatie

9 9

2.3 2.4

De stad groeit Vestigingen

10 11

2.5 2.6

Extra middelen Rijk en zorgplicht gemeenten Behoefte aan doorontwikkeling

13 13

/3

Ontwikkelrichtingen

16

/4

Scenario’s

20

4.1

Werkwijze opstellen scenario’s

20

4.2 4.3

Werkwijze financiële doorrekeningen Scenario 1: De basis afbouwen

21 23

4.4 4.5

Scenario 2: Maximaliseren van de impact Scenario 3: Tussenvariant

27 32

/5

Vervolg

37

5.1

Overwegingen voor het vervolg

37

5.2 5.3

Meegroeien met de stad Financiële slotparagraaf

41 42

/A

Context en visie

44

A.1 A.2

Visie van de Bibliotheek Utrecht Landelijke ontwikkelingen

44 46

A.3

Ontwikkelingen in de bibliothekensector

47

/B

Factsheet per vestiging

49

/C

Concrete invulling van scenario’s

66

/D

Financiële resultaten per vestiging

72

/E

Meerjarenbegroting bibliotheek

82

3

/

Managementsamenvatting In opdracht van de Bibliotheek Utrecht heeft onderzoeks- en adviesbureau Andersson Elffers Felix (AEF) ontwikkelscenario’s voor het vestigingennetwerk van de Bibliotheek Utrecht uitgewerkt. Deze scenario’s zijn opgesteld tegen de achtergrond van verschillende ontwikkelingen. Zo krijgen bibliotheken in toenemende mate een brede maatschappelijke functie, bijvoorbeeld in het kader van een geletterde en digitale samenleving, het bieden van mogelijkheden voor educatie en ontwikkeling en het faciliteren van ontmoeting. Concrete aanleiding voor dit onderzoek wordt gevormd door een financieel tekort waar de Bibliotheek Utrecht zich voor gesteld ziet. Dit tekort loopt de komende jaren op tot €1,9 miljoen en moet worden opgelost om een faillissement te voorkomen. De Bibliotheek Utrecht en de gemeente (als voornaamste financier) staan hiermee voor een complex vraagstuk. De bibliotheek is (potentieel) een belangrijke partner voor een gerichte aanpak van vraagstukken in de wijken van Utrecht en een essentiële voorziening voor alle doelgroepen. Mede in het licht van een sterke groei van de stad, vraagt het vervullen van deze rol een verstevigd vestigingennetwerk van de Bibliotheek Utrecht. Tegelijkertijd dwingt de financiële situatie tot het maken van keuzes.

Vestigingen zijn het belangrijkste vehikel voor de bibliotheek om haar diensten aan te bieden, maar ook een grote kostenpost. De scenario’s die in dit rapport worden geschetst, maken om die reden onderscheid in de mate van ‘aanwezigheid’ van de bibliotheek in Utrecht. Daarbij is de vraag gesteld in welke mate de aanwezigheid van de bibliotheek moet worden teruggeschroefd om het financieel tekort te dichten. En anderzijds wat er (financieel gezien) nodig is om vanuit het huidige vestigingennetwerk de impact van de bibliotheek te vergroten. In de voorliggende rapportage zijn drie scenario’s uitgewerkt: 1) de basis afbouwen, 2) maximaliseren van de impact en 3) een tussenvariant. 1.

De basis afbouwen: In dit scenario wordt van de Bibliotheek Utrecht verwacht dat zij zelf het tekort dicht. Daarvoor moeten vestigingen sluiten. Voorkeur wordt gegeven aan het in stand houden van de grotere ‘kernvestigingen’. Dat betekent dat er vijf kleinere vestigingen moeten sluiten, en één kernvestiging. De bibliotheek kan in dit scenario, door afschaling en de afwezigheid van investeringsruimte, zich niet inspannen voor maatschappelijke opgaven in de stad en geen brede functionaliteiten in de wijken vervullen. In dit scenario wordt het

2.

tekort volledig gedicht door de bibliotheek. Maximaliseren van de impact: Dit scenario neemt het huidige vestigingennetwerk als uitgangspunt en beschrijft wat nodig is om wél een relevante plek voor kennis en ontmoeting te blijven voor alle Utrechters. Er wordt uitgegaan van investeringsruimte

3.

waarmee het bereik en de potentiële impact van de bibliotheek wordt vergroot. Tussenvariant: Als derde schetsen we een scenario waarin de bibliotheek een deel van het tekort dicht door te bezuinigen op het vestigingennetwerk. De aanwezigheid van de bibliotheek in de stad wordt teruggeschroefd, maar minder drastisch dan in scenario 1. In meerdere wijken komt in plaats van een volwaardige vestiging een ‘uitleenpunt’. Tegelijkertijd wordt in dit scenario geïnvesteerd in de kernvestigingen om deze beter te bestendigen voor de toekomst.

4

De ontwikkelscenario’s moeten niet gelezen worden als letterlijke plannen voor de ontwikkeling van de Bibliotheek Utrecht, maar bieden houvast om richting te kiezen voor de toekomst van de bibliotheek. Per scenario zijn de consequenties en risico’s in kaart gebracht. De scenario’s zijn in dit rapport doorgerekend om een inschatting te geven van welke middelen nodig zijn om het scenario te realiseren. In scenario 1 wordt het tekort vanaf 2030 structureel gedicht. Tot dat jaar is er echter jaarlijks wel een tekort. Al deze tekorten opgeteld geven het incidentele tekort waarvoor incidentele bekostiging nodig is. In de andere twee scenario’s wordt het tekort niet gedicht, in deze scenario’s is er dus behoefte aan een structurele bekostiging. De structurele en incidentele tekorten zijn in onderstaande tabel samengevat.

Structureel tekort (jaarlijks)

Scenario 1 €0

Scenario 2 € 2,2 miljoen

Scenario 3 € 1,1 miljoen

Incidenteel tekort (eenmalig)

€ 2,9 miljoen

€0

€0

Het structurele tekort wat wordt genoemd voor scenario 2 en 3 betreft een jaarlijks gemiddelde. In de eerste jaren worden investeringen gedaan, waardoor het tekort in deze jaren groter zal zijn dan dit gemiddelde. Deze voorfinanciering kan de bibliotheek niet vanuit haar eigen vermogen doen, en het is ook niet mogelijk om dit bij een bank te lenen. Hiervoor moeten dus afspraken worden gemaakt met de gemeente. De uitwerking van de scenario’s en de financiële duiding worden in hoofdstuk 4 en 5 nader toegelicht.

5

/ 1 Over dit onderzoek De Bibliotheek Utrecht staat voor een grote opgave. Enerzijds wil en moet de bibliotheek haar maatschappelijke rol verbreden in een veranderende maatschappij en een groeiende stad; anderzijds dwingt een financieel tekort oplopend tot € 1,9 miljoen in 2026 de bibliotheek tot het maken van scherpe keuzes. In dit onderzoek werkten AEF, Invisor en Labyrinth in opdracht van de bibliotheek, en in nauwe samenwerking met de gemeente Utrecht, aan het inzichtelijk maken van de mogelijke ontwikkelrichtingen.

1.1

Aanleiding voor dit onderzoek Openbare bibliotheken in heel Nederland staan voor de opdracht om meer taken op zich te nemen, die voortkomen uit de bibliotheekwet, onderlinge afspraken tussen overheden en bibliotheken. De toegezegde Rijksgelden die op termijn beschikbaar komen zijn hiervoor een stimulans. De maatschappelijke rol van openbare bibliotheken verbreedt De in 2015 in werking getreden Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen (Wsob) verbreedt de traditionele uitleenfunctie van openbare bibliotheken. Deze wet onderscheidt vijf taken:  Kennis en informatie ter beschikking stellen;  Mogelijkheden bieden tot ontwikkeling en educatie;  Lezen en kennismaking met literatuur bevorderen;  Ontmoeting en debat organiseren;  Kennismaking met kunst en cultuur stimuleren. Het Bibliotheekconvenant 2020-2023 werkt deze vijf wettelijke taken uit.

In dit document committeren de drie overheden (Rijk, provincies, gemeenten) en het openbare bibliotheekstelsel zich aan drie thema’s:  Geletterde samenleving;  Participatie in de informatiesamenleving;  Leven lang ontwikkelen.1 Invulling geven aan deze opgaven wordt bemoeilijkt door een financieel tekort De speelruimte van de Bibliotheek Utrecht wordt beperkt door een financieel tekort, oplopend tot € 1,9 miljoen in 2026.2 Dit tekort wordt veroorzaakt door achterstalligheid in de begroting, algemene prijsstijgingen en kosten voor professionalisering van de organisatie die zijn ingegeven vanuit de verbredende rol van bibliotheken. Als er niet wordt ingegrepen op de huidige situatie, dreigt een faillissement van de bibliotheek. Het financieel tekort dwingt de Bibliotheek Utrecht en de gemeente daarom tot het maken van gezamenlijke keuzes over een oplossing.

Het convenant is ondertekend door het ministerie van OCW, het IPO, de VNG, de Koninklijke Bibliotheek, de Vereniging van Openbare Bibliotheken en de Samenwerkende POI’s Nederland. 2 EY (2022). Financieel onderzoek Stichting de Bibliotheek Utrecht (definitief rapport). 1

6

In een eerder onderzoek is de mogelijkheid voorgesteld subsidieafspraken te herijken Eerder AEF-onderzoek, gedateerd april 2022, wees uit dat de bibliotheek het tekort kan wegwerken door drie tot vijf vestigingen te sluiten.i Omdat dit negatieve gevolgen voor de stad heeft, is in het eerdere onderzoek een alternatief scenario voorgesteld waarin bezuinigingen op de organisatie van de bibliotheek samengaan met het doorontwikkelen van het vestigingen netwerk. In dit scenario werd uitgegaan van een herijking van de subsidieafspraken, waarbij het beschikbare budget meegroeit met de demografische groei van de stad.

1.2

Doel en scope In dit onderzoek worden opties voor bezuinigen en doorontwikkeling nader verkend De gemeente Utrecht en de bibliotheek staan voor een keuze: bezuinigen of doorontwikkelen. In dit onderzoek worden ontwikkelscenario’s uitgewerkt die inzicht geven in de gevolgen van denkbare keuzes die de gemeente en de bibliotheek kunnen maken. De scenario’s zijn daarmee ondersteunend aan het besluitvormingsproces over de toekomst van de bibliotheek en brengen kwalitatieve en financiële consequenties in beeld.

Het doel van het onderzoek is om uit te werken wat beleidskeuzes van de bibliotheek Utrecht zijn voor het vestigingennetwerk. Daarbij is er specifieke aandacht voor de financiën en de behoeften per wijk. Dit leidt tot verschillende ontwikkelscenario’s.

De scope van dit onderzoek is het vestigingennetwerk Zoals hierboven omschreven richten we ons in dit onderzoek primair op het vestigingennetwerk. Vanuit die scope brengen we beleidskeuzes in beeld. Keuzes binnen het vestigingennetwerk hebben een relatief grote invloed op het benodigde budget voor de bibliotheek. Het vestigingennetwerk is daarmee een logische invalshoek voor de ontwikkelscenario’s. Naast het vestigingennetwerk zijn er andere mogelijkheden die de Bibliotheek Utrecht en de gemeente kunnen benutten om het financiële tekort op te lossen. EY verrichtte hier in opdracht van de gemeente Utrecht een afzonderlijk onderzoek naar. Het voorliggende onderzoek en het onderzoek van EY moeten in samenhang worden bezien in het besluitvormingsproces over het vervolg. Tot het brede vestigingennetwerk van de Bibliotheek Utrecht behoren ook de verschillende ‘bibliotheken op school’ (dBoS). Deze vestigingen vallen niet binnen de scope van dit onderzoek. Voornaamste reden daarvoor is dat dit onderzoek zich richt op wijkbibliotheken die een brede rol kunnen vervullen voor alle inwoners van de stad. Bibliotheken op school worden niet gezien als een vervanger voor deze wijkvestigingen omdat zij deze brede functie in de wijk niet (kunnen) vervullen. Daarnaast is één van de successen van dBoS dat kinderen hierdoor vaker naar wijkvestigingen gaan.

De schoolbibliotheken zorgen dus juist voor grotere populariteit van wijkvestigingen.

1.3

Aanpak van dit onderzoek Het onderzoek werd uitgevoerd in de hieronder omschreven fasen Dit onderzoek is uitgevoerd in verschillende fasen. In de beginfase zijn door de bureaus Invisor en Labyrinth deelonderzoeken uitgevoerd.

7

Labyrinth voerde een onderzoek uit naar de ‘behoeften van de stad’ door in meerdere focusgroepen en wijkgesprekken op te halen wat buurtbewoners en professionals in de wijken verwachten van een bibliotheek. Het rapport gaat in op hoe de bibliotheek verder aansluiting kan vinden bij haar doelgroepen in Utrecht. Invisor voerde een uitgebreide data-analyse uit naar hoe verschillende doelgroepen verspreid zijn over Utrecht en in welke mate zij bereikt worden met het huidige vestigingennetwerk van de Bibliotheek Utrecht. Het rapport geeft inzicht in de ‘resultaten’ en het ‘bereik’ van vestigingen, als ook waarom bezoekers naar de bibliotheek komen. In de volgende fase voor dit onderzoek zijn door AEF ontwikkelscenario’s opgesteld. De scenario’s zijn ingekleurd op basis van het eerdere onderzoek van AEF, de deelonderzoeken van Labyrinth en Invisor en aanvullende gesprekken met medewerkers van de Bibliotheek Utrecht. De ontwikkelscenario’s gaan in op onderstaande onderdelen: 1. De onderliggende visie en belangrijkste uitgangspunten bij het betreffende scenario: aan welke ambities en doelen wordt prioriteit gegeven? 2. Een overzicht van het vestigingennetwerk: wat betekent deze keuze voor iedere vestiging in het huidige netwerk? 3.

Consequenties voor de stad: welke impact heeft het scenario op de aanwezigheid van de bibliotheek in de stad en daarmee de op de rol die de bibliotheek kan vervullen? 4. Risico’s: welke onzekerheden en risico’s spelen mee spelen mee in het betreffende scenario? 5. Financiële indicatie: welk budget is benodigd in het betreffende scenario? In welke mate wordt een bezuiniging gerealiseerd en/of is een aanvullende investering vereist?

1.4

Leeswijzer Dit rapport is als volgt opgebouwd Hoofdstuk 2 geeft een beschrijving van relevante context voor dit onderzoek, waarbij we ingaan op landelijke ontwikkelingen en de context van de gemeente Utrecht. Hoofdstuk 3 is een opmaat naar de ontwikkelscenario’s. We gaan in op welke ontwikkelrichtingen er per vestigingen denkbaar zijn. De ontwikkelrichtingen per vestiging zijn de bouwstenen voor de scenario’s. De ontwikkelrichtingen zijn uitgewerkt in Bijlage A. Hoofdstuk 4 beschrijft drie onderscheidende ontwikkelscenario’s, zoals toegelicht in paragraaf 1.2. Hoofdstuk 5 biedt handvatten voor de vervolgstappen, door een omschrijving te geven van relevante overwegingen horend bij de scenario’s en welke opdrachtverlening passend is per scenario. Ook gaan we in op de variant ‘meegroeien met de stad’ en geven we een samenvatting van de financiële opgaven op korte en lange termijn.

8

/ 2 Achtergrond 2.1

Onderzoek naar herijking vestigingennetwerk In 2022 verrichte AEF eerder een onderzoek naar het vestigingennetwerk van de Bibliotheek Utrecht.3 De achtergrond van dat onderzoek is dat de Bibliotheek Utrecht voor de opgave staat het vestigingennetwerk te herijken om mee te kunnen groeien met de stad (een groei van 100.000 inwoners tot 2040 wordt verwacht) en vestigingen beter te spreiden over de stad. Dit is nodig om voldoende invulling te kunnen geven aan de maatschappelijke functie die van de bibliotheek wordt verwacht, mede ingegeven vanuit de Wsob en het Bibliothekenconvenant. Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat een financieel tekort oplopend tot €1,9 miljoen in 2026 dwingt tot het maken van keuzes. Met dit tekort is het niet mogelijk om de maatschappelijke functie te vervullen en verbreden, en het vestigingennetwerk te herijken. In het rapport worden mogelijkheden geschetst voor enerzijds bezuinigen en anderzijds doorontwikkelen. De mate waarin de Bibliotheek Utrecht genoodzaakt is om een bezuiniging te realiseren, dan wel de ruimte heeft om te doorontwikkelen, wordt primair bepaald door het aan haar beschikbaar gestelde budget. Voor zowel bezuinigen als doorontwikkelen wordt gekeken naar het vestigingennetwerk.

Hier liggen grote kansen om de bibliotheek een belangrijkere rol te geven in maatschappelijke opgaven van de stad, bijvoorbeeld door in het aanbod van collectie, faciliteiten en activiteiten aan te sluiten bij relevante doelgroepen en hen naar de vestiging te trekken. Echter, als de Bibliotheek Utrecht moet bezuinigen ligt het voor de hand om te kijken naar het afschalen en sluiten van vestigingen, omdat huisvesting een relatief grote kostenpost is op de begroting van de bibliotheek.

2.2

Financiële uitgangssituatie EY voert in opdracht van de gemeente Utrecht een financieel onderzoek uit naar de Bibliotheek Utrecht. Doel van het onderzoek is met name het in beeld brengen van de hoogte en oorzaken van de geconstateerde financiële tekorten en het aanbieden van financiële oplossingsrichtingen. In het onderzoek bevestigt EY dat het tekort oploopt tot €1,9 miljoen in 2026. Door EY is een nadere analyse uitgevoerd en er zijn drie oorzaken geïdentificeerd die het ontstane tekort verklaren, namelijk 1) de marktontwikkelingen, 2) achterstalligheid, en 3) de professionalisering. Deze oorzaken worden hieronder toegelicht:4

Oorzaken financieel tekort •

De prijsstijgingen in de begroting worden gezien als een belangrijke oorzaak van het ontstane tekort. De voornaamste inkomstenbron van de Bibliotheek Utrecht (te weten de subsidie) is niet gekoppeld aan de algemene prijsstijgingen, maar de Bibliotheek Utrecht

3 4

AEF, 2022, Herijking huisvesting Bibliotheek Utrecht: Bezuinigen of ontwikkelen? EY (2022). Financieel onderzoek Stichting de Bibliotheek Utrecht (definitief rapport).

9

wordt hier wel mee geconfronteerd. Daarnaast wordt ook de Bibliotheek Utrecht geconfronteerd met CAO-stijgingen en de huidige krappe arbeidsmarkt. Deze marktontwikkelingen leiden tot onvermijdelijke, onuitstelbare en onoplosbare uitgaven. •

Ook zijn door EY uitgaven geconstateerd die voortvloeien uit achterstelligheid in ICT en onderhoud van vastgoed. Zo is de afgelopen jaren onvoldoende geïnvesteerd in het ICTbeleid, wat nu tot noodzakelijke investeringen leidt. Daarnaast blijkt ook uit een recent extern opgesteld onderhoudsrapport dat er sprake is van achterstallig onderhoud, naast de algemene kostenstijgingen door de hoge inflatie. De kosten die voortvloeien uit achterstalligheid worden door EY gekwalificeerd als onvermijdbaar.

•

Ten slotte is geconstateerd dat er ook tekorten zijn ontstaan als gevolg van de professionaliseringsslag die de Bibliotheek Utrecht doormaakt. Gezien de vraag naar een meer programmerende, maatschappelijke bibliotheek en de tekortkomingen die zich gemanifesteerd hebben op het gebied van bedrijfsvoering beschouwt EY de intentie achter de professionalisering als gerechtvaardigd. De investeringen, die voortvloeien uit achterstalligheid óf uit de aansluiting aan het functiewaarderingssysteem vanuit de wetgeving, worden daarnaast als onuitstelbaar en onoplosbaar gekwalificeerd.

In het eerdere onderzoek van AEF naar het vestigingennetwerk en het financiële onderzoek van EY worden verschillende oplossingsmogelijkheden geschetst. In beide onderzoeken worden de mogelijkheden benoemd om: 1) de subsidie vanuit de gemeente te verhogen en 2) het vestigingsbeleid te herijken (vestigingen sluiten). EY schetst daarnaast aanvullende oplossingsrichtingen, waaronder het genereren van eigen opbrengsten, het uitstellen van innovatie en ontwikkeling en het inzetten van het eigen vermogen om het tekort te dichten. Zoals toegelicht is de scope van dit onderzoek het vestigingennetwerk. De scenario’s die verderop in dit rapport worden geschetst, laten zien wat de consequenties zijn van denkbare keuzes binnen het vestigingennetwerk. Als het aankomt op een bezuinigingsscenario, laat het onderzoek van EY zien dat er – naast een herijking van het vestigingennetwerk – meerdere mogelijke oplossingsrichtingen zijn. In de besluitvorming over het vervolg moeten beide onderzoeken daarom in samenhang met elkaar worden bezien.

2.3

De stad groeit De Utrechtse buurten zijn vanwege bevolkingsgroei aan grote verandering onderhevig. Zo vindt er serieuze stedelijke transformatie plaats in Overvecht om het leefklimaat in de wijk te verbeteren, maar ook om meer inwoners te kunnen huisvesten. Tegen 2040 verwacht de stad als geheel gegroeid te zijn met ongeveer 100.000 mensen. In de Bevolkingsprognose van de gemeente uit 2020 staan deze cijfers uitgesplitst op gebiedsniveau:5

De bevolkingsgroei heeft grote gevolgen voor wonen, mobiliteit en voorzieningen als bibliotheken. Om de stad leefbaar te houden moet de stad een langetermijnvisie ten uitvoer brengen. Deze visie werd recent gepresenteerd in de Ruimtelijke Strategie Utrecht 2040. Daarin worden verschillende

5

Bevolkingsprognose 2020, Onderzoek & Advies (gemeente Utrecht), p. 9.

10

uitgangspunten geformuleerd. De stad formuleert onder meer de ambitie om een tien minutenstad te zijn waarin Utrechters de belangrijke dagelijkse functies dichtbij woon- en werkomgeving kunnen vinden. Daar wordt expliciet bij vermeld dat maatschappelijke voorzieningen als welzijnsvoorzieningen, culturele voorzieningen en dagbestedingsvoorzieningen mee moeten groeien met de stad. Samen met partners wil de stad bepalen waar nieuwe locaties geopend kunnen worden. Daarnaast wil Utrecht meerdere kernen ontwikkelen, waar mogelijk binnenstedelijk. De stad wijst verschillende (nieuwe) knooppunten aan, elk met een beoogde eigen identiteit en programmering:  Centrum: Binnenstad, Stationsgebied, Beurskwartier, Merwedekanaalzone  Noord-Noordwest, Leidsche Rijn Centrum, Lage Weide, Cartesius en Werkspoorkwartier, Zuilen  Overvecht  Utrecht Oost: Utrecht Science Park, Rijnsweerd, Galgenwaard en Lunetten Koningsweg  A12-zone: Papendorp, Stadseiland-Zuid (Woonboulevard, Westraven en MWKZ-deelgebied 6)  Leidsche Rijn, Vleuten en De Meern In deze gebieden plant de stad tot 2040 60.000 extra woningen, waarvan er in 2030 40.000 gebouwd moeten zijn, voornamelijk in Leidsche Rijn, het Stationsgebied en de Merwedekanaalzone.

Figuur: Ontwikkeling van de stad met nieuwe Stadscentra ( RSU 2040, gemeente Utrecht)

2.4

Vestigingen De Bibliotheek Utrecht heeft in totaal 13 vestigingen binnen de gemeente Utrecht Op de Neude bevindt zich de hoofdvestiging van Bibliotheek Utrecht. Daarnaast zijn er twaalf buurtvestigingen die zich in de verschillende wijken van Utrecht bevinden. Onderstaand kaartje geeft de locaties van de verschillende vestigingen geografisch weer. Vijf vestigingen zijn relatief klein (< 1.000 m2) en zeven vestigingen fors (1.000 m2 – 2.000 m2). De bibliotheek aan de Neude is verreweg het grootst met 9.377 m2. Spreiding en bereik van het huidige vestigingennetwerk Op dit moment kennen de vestigingen een spreiding waarin de inwoners van de verschillende wijken over het algemeen redelijk goed bediend worden. Wel is zichtbaar dat in Utrecht Oost en Oudwijk

11

geen eigen vestiging in de wijk is gepositioneerd, waardoor inwoners zich op de hoofdvestiging op de Neude (zullen moeten) richten. De vestiging in Oog in Al is ook bedoeld voor de inwoners van Lombok, maar wordt volgens medewerkers van de bibliotheek door deze inwoners slecht gevonden. In het dataonderzoek van Invisor is het effectieve bereik van alle vestigingen onderzocht. Het eigen bereik is de gemiddelde afstand tot inwoners (op PC6-niveau) voor wie de betreffende vestiging de dichtstbijzijnde is. Het effectief bereik is de gemiddelde afstand tot inwoners (op PC6-niveau) die in de gemeente terecht wonen en lid zijn bij de betreffende vestiging. Het eigen bereik en het effectieve is zichtbaar gemaakt voor alle vestigingen op onderstaande kaart. Des te groter het verschil is tussen de eigen straal en de effectieve straal, des te verder te leden van de betreffende vestiging wonen en/of uitleningen worden gedaan, waarbij bovendien de betreffende vestiging wordt verkozen boven een vestiging die dichterbij ligt. Het verschil kan dus beschouwd worden als een “populariteitsmaat” voor de verschillende vestigingen.

Figuur: eigen en effectieve bereik vestigingen Bibliotheek Utrecht (Invisior, 2022)

De weergave van het bereik van het vestigingen netwerk laat zien dat er op een paar punten overlap is. Die is net name evident bij Neude-Tuinwijk-Overvecht. Maar ook tussen Oog in al en Neude en tussen Vleuterweide en Vleutendorp. Ook valt op dat Neude verreweg het grootste bereik kent, gevolgd door Leidsche Rijn, Vleuterweide en Overvecht. Het bereik van de vestiggingen Lunetten, Waterwin en Oog in Al is relatief klein.

12

2.5

Extra middelen Rijk en zorgplicht gemeenten Op 4 november jl. publiceerde de staatssecretaris haar kamerbrief over versterking van het openbare bibliotheekstelsel.6 De versterking heeft als doel om de toegang tot een volwaardige bibliotheekvoorziening in elke gemeente tot een reëel perspectief te maken. Vanaf 2023 worden extra middelen vanuit het Rijk beschikbaar gesteld (€29,7 miljoen). Dit bedrag loopt op naar €58,7 miljoen, structureel, vanaf 2025. Het streven is onder meer om op korte termijn in te zetten op een gerichte versterking en reparatie van het fysieke bibliotheeknetwerk. Daarnaast is de staatsecretaris voornemens een wetswijziging door te voeren die gemeenten een zorgplicht voor openbare bibliotheken oplegt. Het is nog niet duidelijk wat deze ontwikkeling betekent voor de Bibliotheek Utrecht: of zij aanspraak maakt op de aanvullende middelen en, zo ja, in welke mate en waarvoor. In dit onderzoek worden daarom geen aannames gemaakt over eventueel aanvullende middelen vanuit het rijk. Meer duidelijkheid over de hoogte van deze middelen wordt in de loop van 2024 verwacht.

2.6

Behoefte aan doorontwikkeling Opdracht Bibliotheek Utrecht De bibliotheek vervult wettelijk gezien een aantal taken in de stad. Aan deze eisen dient zij minimaal, in enige vorm, uitvoering te geven. Deze voorwaarden worden gevonden in wet- en regelgeving, afspraken en beleidsdoelen die de bibliotheek en overheden hebben vastgesteld en ambities die zij zichzelf heeft gesteld. Zo dient de bibliotheek:  Invulling te geven aan de eisen en kerntaken uit de Bibliotheekwet (Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen, Wsob, 1 januari 2015).  Invulling te geven aan de afspraken uit het Bibliotheekconvenant 2020-2023 (in 2020 ondertekend door de bibliotheken, het Rijk, de provincies en gemeenten). Daarin ligt de focus op drie maatschappelijke opgaven, waarbij voor bibliotheken een grote rol is weggelegd bij:  Geletterde samenleving: bevordering van geletterdheid en leesplezier  Participatie in informatiesamenleving: digitale inclusie en digitaal burgerschap  Leven lang ontwikkelen: basisvaardigheden en blijvende inzetbaarheid  Invulling te geven aan het beleid van en de subsidieafspraken met de gemeente Utrecht. De strategie van de bibliotheek dient in lijn te zijn met de afspraken die de bibliotheek met de gemeente heeft gemaakt over de te behalen doelen, kpi’s. Uitgangspunt is het raadsbesluit in 2016 waarin de opdracht aan de bibliotheek werd geformuleerd.

De gemeente actualiseert momenteel haar visie op de bibliotheek.  In het coalitieakkoord 2022-2026 van de gemeente Utrecht wordt de belangrijke rol van de bibliotheek in ambities op kansengelijkheid, lezen en digitale vaardigheden op meerdere punten aangehaald. Wat verlangt de stad van de bibliotheek? Het verlangen van de stad aan de bibliotheek gaat verder dan wat momenteel al is vastgelegd in wetten, afspraken en ambities. Het is wat men wenst, droomt, wil, dat waar ze naar hunkeren. Dit

6

Kamerstukken 2022/23. 33 846 nr. 70.

13

kunnen onbewust sluimerende (op basis van data en maatschappelijke trends) of direct uitgesproken verlangens (uitspraken gemeente, inwoners, leden, samenwerkingspartners) zijn. Onderstaand gepresenteerde verlangens zijn gebaseerd op dat wat de leden/inwoners/samenwerkingspartners/gemeenteraadsleden hebben verteld in de gesprekken, focusgroepen en wijkgesprekken, die door Labyrinth werden georganiseerd in september/oktober 2022. Deze opbrengsten geven een beeld van de uiteenlopende behoeften die inwoners en partners in Utrecht hebben van de Bibliotheek, maar zijn geen generaliseerbare conclusies. 7

Opbrengsten wijkgesprekken en focusgroepen Labyrinth Gewenste rol/identiteit van de bibliotheek… …een plek waar iedereen welkom is om binnen te komen lopen. …een veilige, rustige, betrouwbare plek …een moderne plek, die beleving biedt, waar je wordt geïnspireerd. …een plek waar activiteiten plaatsvinden (centraal) en waar ‘vestigingen’ naar je toe komen (decentraal) …een plek die spontaan verrast, je blijft verbazen, je uitdaagt iets nieuws uit jezelf te halen. Gewenste functie die de bibliotheek zou moeten vervullen… …hier kunnen inwoners in alle rust leren en/of studeren, de rust wordt (fair) bewaard. …hier is naast rust, ook ruimte voor het in contact komen met anderen en voor het ‘gewoon zijn’/ontspannen (zonering) …hier kun je binnen ruime openingstijden terecht (al dan niet enkel met lidmaatschap). …hier kun je langere tijd een boek lenen zonder (hoge) boete …hier zijn de kosten voor lidmaatschap, cursussen goedkoop of gratis …hier kan leegstaande ruimte na reguliere openingstijden worden benut Gewenste vorm/uitstraling van de bibliotheek… …vestigingen die zich in de buurt bevinden van andere voorzieningen in de wijk (winkelcentra, school of speeltuin) waardoor de bibliotheek laagdrempelig kan worden bezocht. …vestigingen (gebouwen waar vestigingen in zitten) die multifunctioneel van aard zijn en zodoende meer traffic en/of kruisbestuiving geven.

Gewenste inhoud/programmering van de bibliotheek… … programmering/aanbod dat aansluit op de vele verschillende talen, culturen en leeftijden die in de stad te vinden zijn. Bijvoorbeeld buitenlandse literatuur, (Engelse) jeugdliteratuur en boeken met grote letters. …programmering/aanbod gemaakt door en voor de leden (wederkerigheid).

De opgave voor de Bibliotheek Utrecht is tweeledig. Enerzijds het oplossen van het financieel tekort, zoals hierboven toegelicht. Tegelijkertijd is er behoefte aan een impactvol vestigingennetwerk waarmee de bibliotheek een belangrijke rol kan vervullen in en rondom maatschappelijke opgaven. Beide opgaven zijn niet los van elkaar te zien: een brede inzet op maatschappelijke opgaven in de stad vereist doorontwikkeling, die alleen mogelijk is als het financiële tekort wordt gedicht.

Meer achtergrond over de uitvoering van de wijkgesprekken en de gedetailleerde resultaten zijn te vinden in de eindrapportage van Labyrinth. 7

14

In het licht van deze opgaven dwingt het financieel tekort tot het maken van een keuze. In de volgende hoofdstukken schetsen we eerst ontwikkelrichtingen voor het vestigingennetwerk. Op basis daarvan bouwen we scenario’s die ondersteunend zijn aan het besluitvormingsproces over het vervolg.

15

/ 3 Ontwikkelrichtingen In dit hoofdstuk slaan we de brug naar het opstellen van scenario’s. Daarin nemen we de achtergrond die hiervoor is geschetst mee. We vormen de scenario’s in dit onderzoek door in eerste instantie op het niveau van de individuele vestigingen van de Bibliotheek Utrecht mogelijkheden voor ‘herijking’ te inventariseren. Die mogelijkheden per vestiging zijn de bouwstenen waarmee de scenario’s worden samengesteld.

Twee ontwikkelrichtingen per vestiging De Bibliotheek Utrecht zal vanuit haar huidige uitgangspositie scherpe keuzes moeten maken. Waar in alle gevallen de basis op orde moet blijven of komen, is er wel verschil te maken in de snelheid waarmee dit moet gebeuren, de nadruk die dit heeft, ook in relatie tot de functie en bijdrage van de bibliotheek in de stad. Kijkend naar het vestigingennetwerk, heeft iedere vestiging zijn eigen kenmerken, in meer of mindere mate een essentiële rol in de wijk/stad en in meer of mindere mate de potentie om meer impact te hebben. Er zijn twee globale keuzemogelijkheden per vestiging: afschalen (voorrang aan bezuiniging) en optimalisatie (voorrang aan impact). We werken deze hieronder nader uit. Afschalen In deze ontwikkelrichting wordt voorrang gegeven aan bezuinigen. Dit betekent concreet dat het aantal vierkante meters wordt teruggedrongen waar mogelijk en dat er in algemene zin weinig ruimte is om in te zetten op bredere functionaliteiten die een vestiging kan vervullen. De betekenis van afschalen verschilt per vestiging, maar komt neer op afschalen van vestigingen of sluiting. Het kan ook betekenen dat een vestiging onveranderd blijft, omdat verder bezuinigen voor een betreffende vestiging niet wenselijk en/of nauwelijks mogelijk is.

De aanwezigheid van de bibliotheek in de stad wordt minder als voor veel vestigingen voor afschalen wordt gekozen. Optimalisatie In deze ontwikkelrichting wordt de nadruk gelegd op het aansluiten van de bibliotheek op de behoeften van de wijken. Dat wil zeggen: vanuit de financiële realiteit wordt gekeken waar winst te behalen valt, met als uitgangspunt het hebben van meer impact per vestiging. De bibliotheek investeert op specifieke punten om een vestiging beter te laten aansluiten op behoeften in de wijk. Ook worden vestigingen mogelijk verplaatst voor een betere spreiding over de stad en/of een beter bereik van bepaalde doelgroepen. In algemene zin geldt dat voor veel vestigingen sprake is van behoefte aan herinrichting of aanpassing van specifieke onderdelen om dienstverlening voor bepaalde doelgroepen (zoals jongeren) aantrekkelijker te maken (bv. door het uitbreiden van het aantal werk- en studieplekken). Ontwikkelrichtingen in relatie tot het vestigingennetwerk De hierboven omschreven richtingen zijn globaal, wat inhoudt dat per vestiging uiteenloopt wat de ontwikkelrichting betekent. Bijvoorbeeld:  Voor bepaalde vestigingen betekent afschalen dat een vestiging sluit, waar bij andere vestigingen sluiting niet aan de orde is.

16

 Optimalisatie kan voor een vestiging betekenen dat er relatief veel geïnvesteerd wordt om de vestiging een meer impactvolle rol te laten vervullen, terwijl voor andere vestigingen de ruimte voor optimalisatie beperkt is of überhaupt niet wenselijk. Optimaliseren kan ook betekenen dat de huidige vestiging sluit en dat in de plaats daarvan elders in de wijk een nieuwe vestiging wordt gerealiseerd met een breder bereik en/of een bredere functie. Ruimte die er per vestiging is binnen de richting afschalen ofwel optimalisatie, hangt voor een deel samen met de functie en bijdrage van de vestiging in de stad. De vestigingen van de bibliotheek Utrecht zijn ruwweg onder te verdelen in twee categorieën: 1. Kernvestigingen: grotere vestigingen met een brede functie en breed bereik. Kernvestigingen: Neude, Leidsche Rijn Centrum, Overvecht, Hoograven, Vleuterweide, Kanaleneiland en Zuilen  Relatief groot  Druk bezocht, door verschillende doelgroepen  Divers aanbod in functie of potentie daartoe  Deels gelegen in aandachtsgebieden m.b.t. kansengelijkheid In algemene zin geldt dat voor de kernvestigingen beperkt ruimte is voor bezuinigingen in de richting ‘afschalen’. Deze ruimte is er voor sommige vestigingen niet in fysieke zin; doordat in het aantal vierkante meter weinig speling zit.

Maar veelal is afschalen voor deze vestigingen niet wenselijk, omdat de vestigingen relatief druk bezocht zijn en/of in een wijk met belangrijke sociaalmaatschappelijk opgaven liggen en daarmee een belangrijke functie vervullen in de wijk en in de stad. Ook ligt een deel van deze vestigingen in aandachtsgebieden, waar de bibliotheek een belangrijke rol vervult in de toegang tot kennisdeling en ontmoeting voor en tussen wijkbewoners. 2. Subvestigingen: kleinere vestigingen in de wijk met een minder brede functie. Subvestigingen: Vleutendorp, de Meern, Lunetten, Tuinwijk, Oog in Al en Waterwin  Relatief klein  Over het algemeen primair een plek waar boeken worden geleend  Weinig vestigingen met potentie om een breder aanbod door te ontwikkelen. Voor de subvestigingen geldt dat er in het algemeen meer ruimte is voor mogelijkheden tot bezuiniging in de richting ‘afschalen’. Voor een deel van de kleinere vestigingen is sluiting immers een reëlere optie in vergelijking tot de kernvestigingen. Ook liggen bij een deel van de kleinere vestigingen concrete kansen m.b.t. het afschalen van de vierkante meters, door ruimte te verhuren of door te verhuizen. Afschalen: Mogelijkheden tot het afschalen van een vestiging Het afschalen van een vestiging heeft meerdere mogelijke verschijningsvormen. Zoals gezegd kan het betekenen dat een vestiging sluit en dus verdwijnt uit de wijk.

Dat is denkbaar bij kleine vestigingen die wat betreft geografische ligging nabij andere (kern)vestigingen liggen en waarvan de huidige bezoekers dus een redelijk alternatief hebben. Om andere mogelijkheden te verkennen om op vierkante meters te bezuinigen, schetsen we hieronder de optie van een ‘uitleenpunt’.

17

Uitleenpunt Een uitleenpunt is een plek van zo’n 30 m2 waar gereserveerde boeken opgehaald en teruggebracht kunnen worden. Er is geen collectie aanwezig om uit te kiezen. Hiervoor is geen volwaardige vestiging noodzakelijk. In de plaats daarvan kan de bibliotheek uitleenpunten inrichten. Deze leveren een besparing op ten opzichte van de bestaande vestiging, omdat deze met veel minder vierkante meter gerealiseerd kunnen worden, zonder service-uren. Idealiter worden uitleenpunten ingericht bij bestaande maatschappelijke partners, zoals een buurthuis. De incidentele ontwikkelkosten zijn in dat geval beperkt. De toegankelijkheid voor leden kan technisch worden geregeld. Het kan verder wenselijk zijn een ‘informatiepunt digitale overheid’ (IDO) aan een uitleenpunt toe te voegen. Wel moet rekening worden gehouden met een aanzienlijke toename van het aantal reserveringen en de daarbij horende arbeids- en transportkosten. De Bibliotheek Utrecht is voornemens om een nieuwe abonnementsstructuur te ontwikkelen, waarin mogelijkheden tot reserveren worden verrekend in het abonnementsgeld.

Optimalisatie: Extra functionaliteiten per vestiging Per vestiging kan gekozen worden voor het toevoegen van extra functionaliteiten om beter aan te sluiten op behoeften van de wijk en meer impactvol te zijn. We laten in het kader hieronder zien welke ‘smaken’ hierin denkbaar zijn voor de vestigingen van de Bibliotheek Utrecht. Afhankelijk van de investeringsruimte per vestiging, de praktische mogelijkheden binnen de bestaande vestiging en bovendien de behoeften van de wijk/doelgroep, kunnen hierin keuzes worden gemaakt voor diverse ‘extra’s’.

Herinrichting en aanpassing van vestigingen We zien op basis van de ambities van de bibliotheek, de gemeente, het behoeftenonderzoek en de data-analyse meerdere functies en rollen die vestigingen van de bibliotheek kunnen vervullen, maar waarvoor herinrichting of kleinere aanpassingen van de vestigingen nodig zijn.8 We omschrijven deze functies en rollen van vestigingen hieronder, deze sluiten elkaar niet uit en combinaties zijn dus mogelijk: 1.

Vestiging als third place, die ruimte biedt voor ‘gewoon mogen zijn’, sociale cohesie, ontmoeting. Meer nadruk op: openheid, goede sfeer, ontmoeting, fijne plek, horeca, leesplekken, ongedwongen ontmoeten. Niet: alle ruimte benutten voor boeken.

2.

Vestiging met specifieke (commerciële) samenwerkingspartners, het ‘Bijenkorf model’ waarin horeca, welzijn, gemeente, NS en/of andere partners een plek hebben (of vice versa, de bibliotheek bij één van de partners).

3.

Vestiging met verruimde openingstijden waardoor een vestiging meer gebruikt kan worden in de randen van de dag, aansluitend op behoeften van inwoners.

4.

Vestiging met extra studieplekken waar ruim plek is voor jongeren, studenten, ondernemers, werkenden die in rust willen studeren/werken.

In bijlage A van dit rapport laten we de visie zien van de Bibliotheek Utrecht op de uitgangspunten voor wijkvestigingen. Bovengenoemde elementen komen hierin terug.

Naast dat herinrichting en aanpassing van vestigingen van belang is voor de rol- en taakvervulling van de bibliotheek, kan dit ook worden bezien in het licht van een verduurzamingsopgave voor panden in het vestigingennetwerk. 8

18

In bijlage B geven we een overzicht van wat de beide ontwikkelrichtingen (afschalen en optimalisatie) betekenen voor iedere vestiging. Deze mogelijkheden zijn in kaart gebracht op basis van het genoemde data onderzoek, wijk- en focusgesprekken en gesprekken tussen Labyrinth, AEF en collega's van de bibliotheek Utrecht.

19

/ 4 Scenario’s 4.1

Werkwijze opstellen scenario’s We schetsen scenario’s om het besluitvormingsproces te ondersteunen In dit hoofdstuk werken we ontwikkelscenario’s uit voor de Bibliotheek Utrecht. Zoals in de introductie toegelicht bouwen we deze scenario’s om het besluitvormingsproces over de toekomst van het vestigingennetwerk van de Bibliotheek Utrecht te ondersteunen. Dit besluitvormingsproces moet plaatsvinden om een dreigend faillissement van de bibliotheek te voorkomen. Het uitgangspunt voor alle scenario’s is daarom dat het financiële tekort van de bibliotheek wordt gedicht. De scenario’s maken onderscheid in de mate waarin de bibliotheek zelf, door wijzigingen in haar vestigingennetwerk, dit tekort kan dichten. De mate waarin de bibliotheek zelf aan de lat staat voor het dichten van het tekort (zonder aanvullende middelen) heeft invloed op de aanwezigheid van de bibliotheek in de stad en de mate waarin de bibliotheek kan bijdragen aan maatschappelijke vraagstukken in de wijk. We gaan hieronder in op het proces van het vormen van de scenario’s. Van ontwikkelrichting naar ontwikkelscenario’s Als we de ontwikkelrichtingen voor de vestigingen omzetten naar scenario’s voor de hele stad, zijn er ruwweg drie theoretische scenario’s denkbaar. Namelijk 1) breed inzetten op afschalen, 2) breed inzetten op optimalisatie en 3) een tussenoptie.

We omschrijven de scenario’s in detail verderop in dit hoofdstuk.

De ontwikkelscenario’s moeten niet gelezen worden als letterlijke plannen voor de ontwikkeling van de Bibliotheek Utrecht. Zo is niet beschreven met welke precieze partner welke vestiging mogelijk gedeeld kan worden op een mogelijk nieuw adres en hoe dan vervolgens de exploitatielasten precies verdeeld worden. De ontwikkelscenario’s bieden houvast om richting te kiezen en vormen daarmee wel een onderbouwing voor investeringen van de Bibliotheek Utrecht en een onderbouwing voor het herijken van de subsidieafspraken tussen gemeente en Bibliotheek.

Ter illustratie is hieronder weergegeven hoe de ontwikkelrichtingen per vestiging leiden tot scenario’s voor de stad:

20

Inzet op inhoudelijke doelstellingen In het voorgaande hoofdstuk bespraken we in relatie tot de vestigingen de mogelijkheden voor afschalen en optimaliseren. Hierboven is weergegeven hoe we hieruit scenario’s vormen. Naast dit fysieke aspect van vestigingen, hebben we ook aandacht voor hoe de scenario’s zich verhouden tot bijdragen die de bibliotheek kan leveren op inhoudelijke doelstellingen. We zien op basis van de ambities van de bibliotheek en de gemeente, het behoeftenonderzoek en de data-analyse ook kansen om in inhoudelijke zin te optimaliseren. Bijvoorbeeld door meer in te zetten op specifieke opgaven als laaggeletterdheid, participatie in de informatiesamenleving, leven lang ontwikkelen of een andere opgave uit de wijk. Extra inzet hierop vergt een aanvullend budget voor programmering.

4.2

Werkwijze financiële doorrekeningen In elk van de drie scenario’s is er per vestiging een nadere specificatie van wat dit scenario betekent voor de betreffende vestiging. Niet elke specificatie is mogelijk voor elke vestiging. Per scenario lichten we in de komende paragrafen toe welke specificatie er per vestiging is aangenomen. Hierbij is het mogelijk om meerdere specificaties voor één vestiging te hebben. Zo komen bijvoorbeeld het herinrichten van een pand en het realiseren van extra werkplekken vaak tegelijkertijd terug. De gekozen specificatie heeft invloed op de kosten die worden gemaakt voor de betreffende vestiging. Om deze effecten inzichtelijk te maken, onderscheiden we per vestiging drie typen structurele kosten:  Huisvestingskosten. Deze bestaan uit de huur voor het pand, de onderhoudskosten, schoonmaakkosten, servicekosten (minus doorbelasting daarvan), en belastingen.  Energiekosten. Deze bestaan uit de energiekosten minus de teruggave.  Personeelskosten. Deze bestaan uit personeelskosten en beveiligingskosten. Onderstaand benoemen we de verschillende specificaties die mogelijk zijn. In de Bijlage C en D wordt in meer detail beschreven wat deze specificaties precies inhouden.  Geen verandering  Sluiting locatie  Omzetten naar uitleenpunt

21

 Fusie tussen Hoograven en Lunetten  Verplaatsing naar een kleiner pand  Verplaatsing naar een betere locatie  Herinrichting van het pand  Samenwerking met partners  Verruiming openingstijden  Extra werkplekken realiseren De scenario’s hebben invloed op de baten en lasten van de bibliotheek. Op basis van de meerjarenbegroting van de bibliotheek zelf is in onderstaande tabel het verwachte resultaat weergegeven voor de komende jaren. In bijlage E is de meerjarenbegroting op hoofdposten opgenomen ter referentie. De scenario’s hebben alleen invloed op de kosten die aan vestigingen gerelateerd zijn (huisvestingskosten, energiekosten, personeelskosten en afschrijvingen). Hierbij is het belangrijk om te vermelden dat niet alle personeelskosten aan vestigingen zijn toe te schrijven. In totaal hebben de scenario’s invloed op iets minder dan de helft van de totale lasten van de bibliotheek. In bijlage E is de meerjarenbegroting van de bibliotheek opgenomen De kosten die per vestiging worden gemaakt, zijn slechts een deel van de totale kosten van de bibliotheek. Dit is belangrijk om inzichtelijk te hebben, aangezien de drie scenario’s alléén invloed hebben op de kosten per vestiging (huisvestingskosten, energiekosten, personeelskosten en afschrijvingen). Om hier een beeld van te geven, is onderstaand de meerjarenbegroting van de bibliotheek weergegeven in hoofdposten. Post

2023

2024

2025

2026

Totale baten Totale lasten

€ 18.525.000 € 19.953.000

€ 18.833.000 € 20.530.000

€ 19.256.500 € 20.881.000

€ 19.679.000 € 21.501.000

Resultaat bedrijfsvoering

- € 1.427.000

- € 1.696.000

- € 1.623.000

- € 1.820.000

Financiële lasten

- € 103.000

- € 94.000

- € 84.000

- € 74.000

Reservering budget gemeente Utrecht

€ 1.000.000

€0

€0

€0

Netto resultaat

- € 530.000

- € 1.790.000

- € 1.707.000

- € 1.894.000

De scenario’s richten zich alleen op de huisvestings-, energie-, en personeelskosten van de vestigingen, terwijl er ook bespaard kan worden op de overige lasten. Dit laatste is buiten scope van dit onderzoek, maar wordt wel door de bibliotheek zelf uitgezocht. In overleg met de bibliotheek hebben we aangenomen dat hier maximaal € 300.000 structureel op bespaard kan worden.9

De financiële resultaten in dit hoofdstuk starten steeds in 2023, maar voor de scenario’s is aangenomen dat deze pas met ingang van 2024 kunnen worden gerealiseerd. Voor elke vestiging is de meerjarenbegroting voor 2023 dan ook het uitgangspunt. Voor de jaren na 2026 is een aanname gedaan over de groei van de kosten (o.a. vanwege inflatie). Hiervoor is 2,5% aan jaarlijkse indexatie aangehouden. Hetzelfde percentage is ook gehanteerd voor de baten. Voor de periode van de

Recentelijk realiseerde de Bibliotheek Utrecht al structurele bezuinigingen. Het genoemde bedrag van maximaal €300.000,- is aanvullend op de eerder doorgevoerde bezuiniging. 9

22

doorrekening van de financiële gevolgen nemen we 2023 t/m 2040. Dit eindjaar ligt verder in de toekomst dan tien jaar, en is gekozen omdat bepaalde dynamieken pas zichtbaar zijn na langere periodes. Eén van de achterliggende redenen is dat sommige huurcontracten nog een relatief lange periode doorlopen. Voor de financiële doorrekeningen is aangenomen dat het huurcontract altijd eerst uit wordt gediend, vóór een vestiging bijvoorbeeld gesloten kan worden. In de praktijk zijn er natuurlijk mogelijkheden om een contract eerder te ontbinden, maar dit brengt mogelijk weer extra kosten met zich mee. Bij de scenario’s waar dit aan de orde is, is dit expliciet opgenomen. In de komende paragrafen beschrijven we per scenario welke specificaties er per vestiging zijn gehanteerd, en wat de financiële verwachting is voor de periode t/m 2040. De precieze definities van de specificaties, en de aannames die daarbij zijn gedaan, zijn terug te vinden in bijlage C. Naast het beïnvloeden van de drie bovenstaande categorieën (huisvestingskosten, energiekosten en personeelskosten), kan een specificatie ook incidentele kosten met zich meebrengen. Dit zijn kosten die eenmalig worden gemaakt, bijvoorbeeld transitiekosten bij sluiting van een pand, opleverkosten, frictiekosten voor personeel, of kosten voor het inrichten van een nieuw pand.

Deze kosten worden boekhoudkundig vaak over meerdere jaren afgeschreven, en zijn ook als dusdanig opgenomen in de financiële overzichten. Deze kosten zijn dus structureel gedekt (over meerdere jaren), maar moeten in de praktijk wel in één keer moeten worden betaald. Omdat de bibliotheek over onvoldoende eigen vermogen beschikt om deze kosten voor te financieren, betekent dit dat er een financieringsbehoefte ontstaat. De Bibliotheek kan niet voorzien in de financieringsbehoefte door te lenen bij een bank. Omdat de Bibliotheek slechts beperkte zekerheid heeft over de gemeentelijke subsidie (maximaal 4 jaar), zal de bank niet bereid zijn een lening aan te gaan. In elk scenario zal de gemeente afspraken moeten maken met de Bibliotheek om wel te kunnen voorzien in de financieringsbehoefte. Om die reden hebben we per scenario ook inzichtelijk gemaakt hoe groot deze financieringsbehoefte voor de jaren 2024 t/m 2027 zal zijn. In bijlage D wordt dit nader onderbouwd. Ten slotte worden er in bepaalde scenario’s ook panden verlaten door de bibliotheek. In zo’n geval moet de overgebleven afschrijving van de inventaris in één keer afgeschreven worden. Hiermee veranderen structurele afschrijvingskosten effectief in incidentele kosten. Voor het financiële totaalplaatje maakt dit niet uit: uiteindelijk worden dezelfde kosten gemaakt.

Het betekent echter wel dat deze kosten in één jaar moeten worden gemaakt, wat een verlies op de jaarrekening van dat jaar kan betekenen. Dit effect is niet meegenomen in de berekeningen.

4.3

Scenario 1: De basis afbouwen Uitgangspunten van het scenario Als de bibliotheek het financiële tekort volledig en zelfstandig moet oplossen, is de consequentie daarvan dat zij harde keuzes moet maken in het aanbod en de fysieke aanwezigheid in de stad moet reduceren. De invulling van een ‘bredere rol’, waarbij de bibliotheek in haar aanbod echt aansluit bij wat er in de specifieke wijken nodig is en voor alle inwoners dichtbij en toegankelijk is, kan de bibliotheek in dit scenario niet waarmaken. Zij voert de wettelijke taken in enge zin uit, maar geeft geen of beperkt uiting aan ‘de bedoeling’ van de Wsob. Hooguit is binnen de kernvestigingen hiervoor enige ruimte. Het uitgangspunt van dit scenario is het volledig dichten van het tekort door de bibliotheek. Zoals eerder genoemd is de aanname dat de bibliotheek ongeveer 3 ton structureel zou kunnen besparen op de kosten die niet aan vestigingen zijn gerelateerd. Concreet betekent dit dat het verschil tussen de baten en lasten wat betreft de vestigingen voor dit scenario rond de 3 ton uit moet komen. Om te besparen zal er moeten worden gesneden in huisvestingskosten en personeelskosten. In dit scenario

23

blijkt dat het sluiten van maar liefst 6 vestigingen, het omzetten van één vestiging naar een uitleenpunt en het verkleinen van één vestiging noodzakelijke ingrepen zijn om de besparingen te realiseren. Hieronder geven we een uitwerking van scenario 1 per vestiging en schetsen we de consequenties voor de aanwezigheid van de bibliotheek in de stad, relevante risico’s en de financiële implicaties. Totaalbeeld per vestiging scenario 1 Vestiging Neude

Richting Geen verandering

Nadere specificatie(s) -

Leidsche Rijn Centrum

Geen verandering

-

Vleuterweide

Geen verandering

-

Overvecht

Geen verandering

-

Kanaleneiland

Geen verandering

-

Hoograven

Sluiting locatie

-

Zuilen

Verplaatsing naar een kleiner pand

Huidige pand wordt verkocht

Waterwin Lunetten

Sluiting locatie Sluiting locatie

-

Tuinwijk

Sluiting locatie

Huidige pand wordt verkocht

Vleutendorp Oog in Al

Sluiting locatie Sluiting locatie

-

De Meern

Omzetten naar uitleenpunt

-

Samenvatting In scenario 1 sluiten zes vestigingen van de Bibliotheek Utrecht: Waterwin, Lunetten, Tuinwijk, Vleutendorp, Oog in al en Hoograven. Voor deze vestigingen is gekozen vanwege bezoekerscijfers en/of hun geografische positionering ten opzichten van andere (kern)vestigingen die alternatief vormen voor bezoekers. Daarnaast wordt De Meern omgezet naar een uitleenpunt, en verhuist Zuilen naar een kleiner pand om zo de kosten te reduceren.

24

Kaart van Utrecht in scenario 1

Consequenties voor de stad  De aanwezigheid van de bibliotheek in de stad wordt in dit scenario aanzienlijk teruggeschroefd.  Er wordt niet geïnvesteerd in functionaliteiten van de kernvestigingen, waardoor zij zich niet verder kunnen ontwikkelen als toekomstbestendige bibliotheken in aansluiting op de groei en maatschappelijke opgaven van de stad. Risico’s  Verkoop van twee vestigingen levert eenmalig inkomsten op voor de bibliotheek, maar brengt een risico op leegstand met zich mee. Daarbij ontvangt de bibliotheek alleen de boekwaarde voor de panden die zij in bezit heeft. Het verschil tussen marktwaarde en boekwaarde vloeit terug naar de gemeente, tenzij hierover andere afspraken met de gemeente gemaakt kunnen worden.  De vestigingen Hoograven, Waterwin, Lunetten, Vleutendorp, De Meern en Oog in Al zijn gevestigd in panden die eigendom zijn van de gemeente. Sluiting van deze vestigingen op korte termijn vraagt dat de gemeente deze huurcontracten tussentijds en kosteloos beëindigt. In de doorrekening zijn we er desalniettemin vanuit gegaan dat de sluiting pas plaats kan vinden na afloop van de huidige huurcontracten.

25

 De huurderving (kosten voor de gemeente) van deze panden bedraagt ca. €3,5 ton.10 Sluiting van deze vestigingen brengt daarnaast aanvullende leegstandkosten met zich mee voor de gemeente, omdat ruimtes een bepaalde tijd leeg zullen staan (waardoor de gemeente inkomsten misloopt) en de gemeente in de tussentijd moet betalen voor zaken als nutskosten en facilitair beheer. Ook is waarschijnlijk dat de gemeente moet investeren in het onderhoud en/of de renovatie van panden om deze opnieuw te kunnen verhuren. De hoogte van deze aanvullende leegstandskosten zijn niet bekend.  Door de grote bezuinigingsoperatie ontstaat het risico dat Utrecht niet voldoet aan de vereisten die het Rijk in de nieuwe Wsob per 2025 stelt aan de gemeente in de zorgplicht voor een toekomstbestendige bibliotheek.  Sluiting van vestigingen betekent een reorganisatie om het personeelsbestand evenredig af te laten nemen. Het zorgvuldig doorlopen van zo’n proces kost tijd en brengt ook incidentele kosten met zich mee. Financiële consequenties In onderstaande figuur zijn de verwachte kosten en baten in dit scenario weergegeven. De achterliggende cijfers zijn terug te vinden in bijlage D. Hoewel het scenario alleen invloed heeft op de kosten die aan vestigingen zijn verbonden, worden hier de volledige kosten en baten getoond. De rode lijn geeft de jaarlijkse kosten weer.

De doorgetrokken groene lijn geeft de baten weer. De gestippelde groene lijn geeft de baten weer die er zouden zijn indien de subsidie per inwoner gelijk zou blijven. Voor de kosten en de baten zijn zowel structurele als incidentele posten meegenomen, waarbij incidentele posten vaak over meerdere jaren zijn afgeschreven.

Onderstaand lichten we een aantal punten uit deze figuur nader toe.  Als de bibliotheek bovenop dit scenario de eerder benoemde bezuiniging van 3 ton per jaar weet te realiseren, wordt het tekort volledig gedicht in 2030. Dit is cijfermatig terug te vinden in de eerste tabel van dit scenario in bijlage D.

De totale huurinkomsten voor de gemeente (huurprijs incl. servicekosten) van de vestingen Waterwin, Lunetten, Vleutendorp, De Meern en Oog in Al bedragen €337.582,83 op basis van cijfers van de Gemeente Utrecht. 10

26

 Het grootste deel van de besparingen komt logischerwijs door de sluiting van zes vestigingen. Deze sluitingen leveren (exclusief indexatie, dus in de prijzen van 2023) in totaal € 1.340.000 aan structurele besparingen per jaar op: € 480.000 voor Hoograven, € 220.000 voor Lunetten, € 290.000 voor Oog in Al, € 160.000 voor Tuinwijk, € 80.000 voor Vleuten-Dorp, en € 110.000 voor Waterwin).  Het verplaatsen van Zuilen naar een kleiner pand geeft incidentele baten, maar op lange termijn kosten (doordat het nieuw pand gehuurd wordt, terwijl het huidige pand in eigen bezit is). Uiteindelijk betekent dit extra jaarlijkse (structurele) kosten van ongeveer € 30.000 (excl. indexatie). Daarnaast zijn er uiteraard ook incidentele kosten en baten, deze zijn terug te vinden in bijlage C.  De structurele besparing van het omzetten van De Meern naar een uitleenpunt bedraagt naar verwachting ongeveer € 100.000 (excl. indexatie) per jaar. Samenvattend zijn de financiële consequenties van dit scenario dat in 2030 het financiële tekort is weggewerkt. Tot die tijd zijn de kosten voor de bibliotheek hoger dan de baten. Dit verschil tussen kosten en baten voor de jaren 2024 tot en met 2029 is opgeteld 2,9 miljoen euro (zie hiervoor de laatste kolom in de eerste tabel van dit scenario in bijlage D). De bibliotheek kan deze incidentele kosten niet zelf opvangen met haar eigen reserve.

Er is in dit scenario dus een incidenteel tekort van 2,9 miljoen euro dat gedekt moet worden.

4.4

Scenario 2: Maximaliseren van de impact Uitgangspunten van het scenario De keuze voor meer impact in de stad en in de wijken vraagt om een relatief grote investering. Daarmee heeft de bibliotheek de ruimte voor:  Optimalisatie van het hele vestigingennetwerk  Brede inzet op aansluiting op behoeften in de wijken  Het opvullen van ‘witte vlekken’ op de kaart De keuze voor maximale impact betekent dat de Bibliotheek inzet op een breed aanbod van functies en diensten, voor alle Utrechters, en daarnaast een brede maatschappelijke rol kan vervullen in de aanpak van sociale vraagstukken. De Bibliotheek geeft uitvoering aan ‘de bedoeling’ van de Wsob, het te verwachten toekomstige rijksbeleid en vult haar wettelijke taken en de wensen vanuit het gemeentebeleid naar beste vermogen in. Per vestiging zal bekeken moeten worden waar optimalisatiekansen liggen. Dit kan zitten in onder meer het aanbieden van andere of meer diensten, het upgraden van de inrichting van een vestiging, het aanvullen van de collectie, het aangaan van andere samenwerkingen etc.

‘Witte vlekken’ op de kaart Buiten het bestaande vestigingen netwerk zijn er ‘witte vlekken’ op de kaart. Dit zijn de wijken die met het huidige vestigingennetwerk niet goed worden bereikt: met name Lombok, Ondiep en Oost. In het scenario waar breed wordt ingezet op optimalisatie, verdient het aandacht om te onderzoeken of een bibliotheekfunctie in deze wijken van toegevoegde waarde is en zo ja in welke vorm. In de onderstaande uitwerking is het oprichten van aanvullende vestigingen buiten beschouwing gelaten.

27

Hieronder geven we een uitwerking van scenario 2 per vestiging en schetsen we de consequenties voor de aanwezigheid van de bibliotheek in de stad, relevante risico’s en de financiële implicaties. Totaalbeeld per vestiging scenario 2 Vestiging Neude

Richting Samenwerking met partners11

Nadere specificatie(s) O.a. aanbod jongeren verbeteren; Verbeteringen door ervaring gebruik

Leidsche Rijn Centrum

Vleuterweide

Overvecht

Beperkt investeren in herinrichten van

doorvoeren; Inrichting die zich meer

het pand, extra werkplekken realiseren, verruiming openingstijden,

richt op met name jongeren.

samenwerking met partners Beperkt investeren in herinrichten van

Horeca; Inrichting die zich

het pand, extra werkplekken realiseren, verruiming openingstijden,

meer richt op kinderen en jongeren.

samenwerking met partners Beperkt investeren in herinrichten van

Horeca.

het pand, extra werkplekken realiseren, verruiming openingstijden, Kanaleneiland

samenwerking met partners Verplaatsing naar betere locatie, extra

Horeca.

werkplekken realiseren, verruiming openingstijden, samenwerking met Hoograven

partners Verplaatsing naar betere locatie, extra

Horeca.

werkplekken realiseren, verruiming openingstijden, samenwerking met Zuilen

partners Beperkt investeren in herinrichten van

Onderverhuur van ruimtes.

het pand, verruiming openingstijden, samenwerking met partners Waterwin Lunetten