bijlage b - Bijlage bij EY financieel onderzoek Bibliotheek Utrecht.pdf
Tekst van het document
Overige personeelskosten •
De overige personeelskosten hebben onder andere betrekking op personeelsbijeenkomsten, kantinekosten, kerstpakketten en gratificatie.
1.5.2
Huisvesting en facilitaire kosten
Een van de grootste kostenposten van de Bibliotheek Utrecht zijn de huisvestingskosten. De huisvestingskosten bestaan voornamelijk uit huurkosten, schoonmaakkosten en onderhoudskosten. De totale huisvestingskosten zijn in 2026 ten opzichte van 2021 gestegen met 35%. Zie onderstaande tabel voor het totaaloverzicht.
Huisvesting en facilitair
Realisatie '21
Prognose '22
MJP 2023
MJP 2024
MJP 2025
MJP 2026
Huur gebouwen
2.683.000
2.754.000
3.016.000
3.064.000
3.140.000
3.217.000
Servicekosten
131.000
162.000
179.000
183.000
188.000
193.000
Voorziening groot onderhoud
599.000
675.000
709.000
716.000
734.000
753.000
Regulier onderhoud
-
125.000
131.000
135.000
138.000
141.000
Storingsonderhoud
-
80.000
85.000
87.000
88.000
90.000
Klein inventaris, onderhoud beplanting
16.000
15.000
16.000
16.000
16.000
17.000
Schoonmaak en schoonmaakartikelen
510.000
523.000
545.000
559.000
573.000
587.000
Energie
322.000
452.000
546.000
777.000
777.000
777.000
Belastingen en verzekeringen
139.000
148.000
173.000
177.000
182.000
186.000
Beveiliging
225.000
231.000
277.000
284.000
291.000
299.000
Doorbelaste servicekosten
-112.000
-108.000
-111.000
-114.000
-117.000
-120.000
Transport
31.000
22.000
24.000
25.000
26.000
26.000
Overige kosten
80.000
73.000
80.000
82.000
84.000
86.000
4.624.000
5.152.000
5.670.000
5.991.000
6.120.000
6.252.000
Totaal
*Onder overige kosten vallen onder andere advieskosten, veiligheid, BHV, risico-inventarisaties en verhuizingen. In de begroting is rekeningen gehouden met de volgende punten: •
De huur- en servicekosten stijgen in 2023 met circa 10% door indexering. Voor de jaren daarna is rekening gehouden met een indexering van gemiddeld 2,5%.
•
Naar verwachting zullen de energiekosten stijgen vanwege de algemene prijsstijgingen. In 2022 en 2023 liggen sommige tarieven nog contractueel vast bij Engie en zullen pas vanaf 2024 stijgen. Een aantal panden, zoals de Neude en Overvecht, worden verwarmd door stadsverwarming bij Eneco. Er is rekening mee gehouden dat de kosten van stadsverwarming zullen stijgen met circa 75%. De leveranciers hebben hiervoor een grove schatting afgegeven. Daarnaast maakt de Bibliotheek Utrecht gebruik van verschillende panden waarvan de energiekosten worden doorberekend door de verhuurder. De Bibliotheek Utrecht is in dit geval afhankelijk van de energiecontracten die de verhuurder heeft afgesloten.
•
Er is rekening gehouden met een indexering van 5% op de onderhoudskosten vanwege de inflatie op bouwmaterialen. De Bibliotheek Utrecht geeft aan dat de werkelijke kostenstijging hoger ligt, namelijk op 15%. Door de inzet van de projectleider facilitair kunnen er kosten worden bespaard op de post projectmanagement.
•
De beveiligingskosten zijn voor 2023 met 20% verhoogd door de leverancier. Voor de jaren daarna wordt rekening gehouden met een indexatie met een gemiddelde van circa 2,5%.
•
De begrote onderhoudskosten zijn gebaseerd op het Meerjarenonderhoudsplan 2021 (hierna: het MJOP 2021) door Maar! Bouwmanagement, waar Parc Makelaars een toetsing op heeft uitgevoerd. Ten eerste geeft de Bibliotheek Utrecht aan dat de belangrijkste oorzaak voor de stijgende onderhoudskosten inflatie is. Zo is de prijsstijging tussen het MJOP 2016 en MJOP 2021 circa 32% en is dit inmiddels verder toegenomen volgens de Bibliotheek Utrecht naar circa 50%. Ten tweede zijn de onderhoudskosten ook toegenomen omdat er, ten opzichte van het MJOP 2016, nieuwe vestigingen bij zijn gekomen, zoals de Neude. Ook waren in het MJOP 2016 de Oudegracht, Kanaleneiland en de Leidsche Rijn niet meegenomen vanwege verhuizingen en grootschalige verbouwingen. Voor de vestigingen die niet zijn meegenomen is een gemiddelde m2 in de voorziening
meegenomen. Ten derde zijn er ook aanpassingen aan het klimaatsysteem in de Neude geweest, waar in de begroting geen rekening mee is gehouden. Als vierde reden geeft de Bibliotheek Utrecht aan dat een aantal installatiekosten niet zijn meegenomen in het MJOP 2016 en wel in het MJOP 2021. Dit komt omdat er onduidelijkheden waren met betrekking tot de demarcatie. Ook zijn in het MJOP 2016 kosten niet meegenomen, zoals bijvoorbeeld vervanging systeemplafonds en vloerbedekking. Hier is in het MJOP 2021 wel rekening mee gehouden. Ten slotte geeft de Bibliotheek Utrecht aan dat er sprake is geweest van achterstallig onderhoud. Niet al het geplande onderhoud uit het MJOP 2016 is uitgevoerd. Hierdoor zijn kosten doorgeschoven en worden de kosten ook hoger vanwege de inflatie. De Bibliotheek Utrecht geeft aan dat de achterstalligheid vooral betrekking heeft op de kleinere vestigingen en in verhouding (op het totaal aantal m2), lager zijn omdat de meeste onderhoudskosten in de voorziening betrekking hebben op de grotere vestigingen, waar geen sprake is van achterstalligonderhoud. •
Aanvullend ten aanzien van het groot onderhoud waren er onduidelijkheden met betrekking tot de demarcatielijst. Hierin worden de bouwkundige en installatietechnische verantwoordelijkheden, die tot een gehuurde bedrijfsruimte behoren, vastgelegd. De Bibliotheek Utrecht was in de veronderstelling dat bepaalde onderhoudskosten niet voor rekening van de Bibliotheek Utrecht zouden komen, zoals bijvoorbeeld de installatiekosten. Deze veronderstelling bleek echter onjuist en heeft in de praktijk nadelige gevolgen gehad voor de Bibliotheek Utrecht.
•
Naar verwachting zullen de belastingen in 2023 stijgen vanwege de verwachte stijgingen in onder andere de onroerendezaakbelasting van circa 18%. Vanaf 2024 wordt rekening gehouden met een indexering van 2,5%.
•
Voor de schoonmaakkosten zijn nieuwe contracten afgesloten met leveranciers. De indexering hiervoor is in 2023 3%. Voor de jaren daarna is rekening gehouden met een indexatie van 2,5%.
1.5.3
Algemene kosten
De algemene kosten bestaan voornamelijk uit contributies, documentaties, vakliteratuur, onderzoek organisatie en bankkosten. De totale algemene kosten zijn in 2026 ten opzichte van 2021 gedaald met 24%. Niet alle budgetten zijn geïndexeerd door de Bibliotheek Utrecht. Zie onderstaande tabel voor het totaaloverzicht. Algemene kosten
Realisatie '21
Prognose '22
MJP 2023
MJP 2024
MJP 2025
MJP 2026
Bestuurskosten en representatie
15.000
15.000
18.000
19.000
19.000
20.000
Contributies, documentaties, vakliteratuur etc.
42.000
48.000
46.000
48.000
49.000
50.000
Accountantskosten
27.000
28.000
32.000
33.000
34.000
34.000
Onderzoek organisatie
110.000
412.000
150.000
153.000
156.000
159.000
Kopieerapparaten
27.000
28.000
-
-
-
-
Kantoorbenodigdheden
23.000
20.000
21.000
21.000
22.000
22.000
Porti- en vrachtkosten, incasso
20.000
12.000
12.000
12.000
12.000
13.000
Telefoonkosten
16.000
25.000
26.000
26.000
27.000
27.000
Bankkosten
44.000
39.000
45.000
46.000
47.000
48.000
Financiële administratie (Exact)
22.000
23.000
-
-
-
-
Salarisadministratie (Matt)
144.000
55.000
-
-
-
-
Totaal
490.000
705.000
350.000
358.000
366.000
373.000
De fluctuaties in de begroting zijn te verklaren door: •
De kosten voor onderzoek organisatie zijn in 2022 hoger vanwege incidentele kosten voor organisatieontwikkeling, een onderzoek van ARF/Labyrinth/Invisor en het eerste AEF-rapport ‘Herijking huisvesting Bibliotheek Utrecht’ (19 april 2022). Het AEF-rapport (€129.000) is bekostigd door een incidentele subsidie van de gemeente.
De incidentele kosten voor de organisatieontwikkeling zijn in september 2022 geprognosticeerd op 216.000. De frictiekosten zijn voorlopig ingeschat op € 600.000, na het plaatsingsproces wordt deze post geactualiseerd. •
De kosten voor salarisadministratie zijn gedaald omdat de voorheen ingehuurde HRM-adviseur werd geboekt op deze post. Met ingang van 1 januari 2022 valt deze functie in de formatie en wordt de HRM-adviseur geboekt binnen de personeelskosten.
•
De kosten voor de softwarepakketten en de kosten voor kopieerapparaten werden geboekt onder algemene kosten en zijn nu begroot onder de post automatisering (zie volgende paragraaf).
1.5.4
Automatisering
Vanwege privacywetgeving en een duidelijke toename van externe dreiging op de veiligheid van systemen en bestanden geeft de Bibliotheek Utrecht aan dat een aanscherping van het IT-securitybeleid noodzakelijk is. Opgenomen bedragen zijn eerste inschatting en betreffen uitsluitend meerkosten, uitgaande van de huidige dienstverlening. Bedragen stijgen als verder wordt geïnnoveerd. De onderbouwing komt voort uit het ICT-meerjarenbeleidsplan en het Informatiebeveiligingsplan van de Bibliotheek Utrecht dat is opgeleverd in april 2022. Beide plannen zijn opgesteld door een externe IT-auditor. Ten slotte zijn er ook posten geherrubriceerd waardoor de softwarekosten en kopieerkosten nu worden geboekt onder automatisering. 1.5.5
Collectie en media
Het budget is sinds 2019 ongewijzigd en wordt ook niet geïndexeerd in de begroting. 1.5.6
Promotie en marketing
Promotie en marketing is met 5% geïndexeerd in 2023 en daarna 2,5%. In 2022 vallen de kosten incidenteel hoger uit vanwege het Leesoffensief. 1.5.7
Afschrijving
Dit heeft betrekking op technologie en automatisering, de inrichting en inventaris van gebouwen. Het gaat voornamelijk om de afschrijving van bestaande activa en vervangingsinvesteringen. Er is rekening gehouden met € 250 per m2 voor toekomstige investeringen. Verder wordt voor maatwerkinvesteringen in vestigingen jaarlijks € 40.000 gebudgetteerd. Deze worden in 10 jaar afgeschreven. 1.5.8
Frictiekosten
Er is in 2022 maximaal € 600.000 aan incidentele frictiekosten begroot. Dit heeft betrekking op de reorganisatie 2023 en het sociaalplan dat is vastgelegd in de CAO. Hierin is een transitievergoeding bepaald en met de vakbonden is een aanvullend sociaal plan afgesproken. Het gaat hierbij om vergoedingen die betrekking hebben op begeleidingskosten en kleine tekenbonussen om juridische kosten te minimaliseren. De frictiekosten kunnen worden ingezet voor uitzonderingen. Het gaat om een schatting van de Bibliotheek Utrecht en zullen definitief zijn nadat de formele plaatsing heeft plaatsgevonden. Het reorganisatieproces is in september 2021 gestart. Naar verwachting zal de realisatie plaatsvinden op 1 februari 2023. Na het plaatsingsproces medio december 2022 wordt de begroting van de frictiekosten geactualiseerd. 1.5.9
Innovatie en ontwikkeling
De Bibliotheek Utrecht geeft aan dat innovatie en ontwikkeling nodig is op het gebied van dienstverlening, collectie, programma en bedrijfsvoering. Om dit te kunnen realiseren is deze post door de Bibliotheek Utrecht gereserveerd om een investering te kunnen doen in onder andere het werven van nieuwe fondsen voor vernieuwende, aanvullende programma’s boven op de basisdienstverlening waarvoor een eigen financiële bijdrage nodig is.
Daarnaast is deze post ook begroot voor het ontwikkelen van nieuwe vormen van dienstverlening die soms kunnen leiden een efficiëntere inrichting van de organisatie. De Bibliotheek Utrecht heeft hier vanaf 2023 een structureel bedrag voor opgenomen van € 200.000. 1.5.10 Programmering De programmeringskosten gaan om out of pocket-kosten en bestaan voornamelijk uit de programma’s Geletterdheid, Digitaal Meedoen en Onderwijs. In 2023 vindt er een indexering plaats van 5% en de jaren daarna wordt rekening gehouden met een indexering van 2,5%.
BIJLAGE [III] – BEZUINIGINGEN Als reactie op het ontstane tekort heeft de Bibliotheek Utrecht in het eerste kwartaal ook een aantal bezuinigingen doorgevoerd op de begroting van 2022. Deze bezuinigingen hadden betrekking op: Opleidingen. Vanwege Corona, de organisatieontwikkeling en door besparingen is de afgelopen jaren te weinig geïnvesteerd in opleidingen. De Bibliotheek Utrecht geeft aan dat ze in 2022 opnieuw € 100.000 hebben bezuinigd op het opleidingsbudget. Uit de huidige prognose blijkt dat de bezuiniging mogelijk nog gaat oplopen tot € 145.000. Deze bezuiniging is incidenteel. Vanaf 2023 wordt het opleidingsbudget teruggebracht naar het reguliere niveau van € 180.000. Personeel. De Bibliotheek Utrecht heeft in het eerste kwartaal van 2022 € 138.000 aan bezuinigingen doorgevoerd op salariskosten. Dit had betrekking op minder inzet in de dienstverlening en het niet of later invullen van vrijgekomen vacatures. -
Er is 30 uur per week minder ingezet op de Neude (onder andere inzet klantenservice).
-
Op Lunetten, Kanaleneiland, Oog in Al en de Meern is op rustigere tijden in de week de bezetting verlaagd naar een persoon in plaats van twee. Dit heeft in totaal besparing opgeleverd van 33 uur per week.
-
Er zijn koopavonden geschrapt in de Leidsche Rijn en Vleuterweide. Dit heeft een besparing opgeleverd van 13 uur per week.
-
De vestiging in Oog in Al is niet meer open op zondag. Dit heeft een besparing opgeleverd van 10 uur per week.
-
Omdat de bezetting in de dienstverlening erg krap is vanwege ziekteverzuim en het niet kunnen invullen van vacatures door de organisatieontwikkeling, worden de openingstijden op de volgende vestigingen teruggebracht vanaf 1 november 2022 tot en met 31 december 2023: Waterwin (25 uur), de Meern (11 uur op zaterdag), Tuinwijk (9 uur op maandag), Hooggraven (5 uur op donderdag) en Lunetten (11 uur op zaterdag).
-
De vacature van de marketeer wordt niet ingevuld. Dit wordt een structurele bezuiniging in de reorganisatie.
-
Mede door de organisatieontwikkeling zijn in de loop van het jaar verschillende vacatures tijdelijk niet ingevuld, zoals die van de relatiemanager, expertisespecialist en expertisemedewerker. Dit levert extra besparingen op voor de post salariskosten.
Programmering. De Bibliotheek Utrecht geeft aan dat hun beleid betrekking heeft op verschillende beleidsterreinen, zoals cultuur, welzijn en onderwijs. Echter kiest de Bibliotheek Utrecht ervoor om enkel programma te maken voor thema’s die betrekking hebben op het bibliotheekconvenant. In de praktijk betekent dit dat de Bibliotheek Utrecht thema’s niet behandelt die mogelijk wel goed passen bij de Bibliotheek Utrecht, zoals positieve gezondheid, eenzaamheid en het bieden van een plek voor debat. Indien er extra middelen vrijkomen, zal de Bibliotheek Utrecht ook voor deze thema’s programma maken. Bezuinigingen programmering. De Bibliotheek Utrecht biedt sinds 2022 het Maaklab niet meer aan omdat het continueren hiervan veel extra investeringen zou vergen in de komende jaren. Ook heeft de Bibliotheek Utrecht geconstateerd dat er steeds meer andere plekken in Utrecht zijn waar ook Maakonderwijs wordt aangebonden. Er is daarom besloten om, vooruitlopend op de reorganisatie, te stoppen met het aanbieden van de Maaklabs. Dit vertaalt zich ook in een bezuiniging in het aantal fte’s in de nieuwe organisatie. Ook wordt een structurele jaarlijkse besparing doorgevoerd voor de out of pocket kosten van € 15.000 en hoeven er geen investeringen meer te worden gedaan voor nieuw apparatuur en vervallen beheer en onderhoudskosten hiervoor.
Vanwege Corona is in het eerste kwartaal van 2022 ook nog een incidentele bezuiniging doorgevoerd van € 70.000 op programmering. Ontwikkeling programmering. Vanuit het innovatiebudget in het eigen vermogen, was budget gereserveerd voor de Bibliotheek Utrecht van ongepubliceerde boeken van circa € 50.000. Hierop is bezuinigd. Dit was niet opgenomen in de begroting 2022, die ingediend was bij de gemeente Utrecht eind september 2021. Collectiebudget. Er is € 57.000 incidenteel bezuinigd naast het niet te indexeren van het collectiebudget. Dit is afgelopen jaren ook het geval geweest en wordt voor komende jaren ook gehandhaafd.
Marketingkosten. De Bibliotheek Utrecht heeft op de out of pocket kosten € 33.000 bezuinigd ten opzichte van de reguliere begroting van 2022. Dit is een structurele bezuiniging die in de meerjarenbegroting is gehandhaafd.
BIJLAGE [IV] – BEDRIJFSRISICO’S De Bibliotheek Utrecht geeft aan dat de bedrijfseconomische risico’s die zijn opgenomen in het bedrijfsplan 2012, zijn uitgekomen. Het gaat hierbij om de volgende bedrijfsrisico’s: •
Bezuinigingen. In 2014 heeft de gemeente een bezuinigingsronde aangekondigd voor 2015 en 2016, voortkomend uit het coalitieakkoord. Er is toen een efficiencykorting toegepast van 2% en is er geen indexering toegekend in 2015.
•
Het Smakkelaarsveld. Er is ten tijde van de verzelfstandiging € 17 miljoen toegezegd voor de nieuwbouw van het Smakkelaarsveld. Dit plan is echter niet uitgevoerd, de Neude is hiervoor in de plaats gekomen. De € 17 miljoen is echter tussentijds herbestemd door de gemeente. De geraamde investeringen en incidentele kosten voor de Neude bedroegen volgens de Bibliotheek Utrecht € 8,6 miljoen. De gemeente stelde hiervoor echter circa € 6,1 miljoen beschikbaar. De Bibliotheek Utrecht is toen een extra lening aangegaan bij de NWB Bank tegen een rentepercentage van 1,535%. Dit heeft zowel de solvabiliteit als de liquiditeit van de Bibliotheek Utrecht geraakt. Daarnaast zou de gemeente structureel een aanvullend exploitatiebudget voor de Neude beschikbaar stellen. Gedurende de onderhandelingen is van dit extra exploitatiebudget € 1 miljoen afgehaald.
•
De verdientaakstelling is beperkter. De verdientaakstelling van de Neude heeft zich in de praktijk anders ontwikkeld mede als gevolg van Corona. De verdiensten zijn namelijk beperkter dan vooraf begroot.
•
Inkoop besparingen. De besparingen op inkoop zijn niet gelukt omdat de verwachte besparingen door gezamenlijke inkoop met de gemeenten niet efficiënter collectief ingekocht kon worden. Met name de inkoop van collectie betreft de grootste post, waarbij gezamenlijk inkopen niet mogelijk was.
•
Reorganisaties. De Bibliotheek Utrecht heeft in 2015/2016 en 2022/2023 een reorganisatie in gang gezet om te voldoen aan de veranderende taken van de Bibliotheek Utrecht. Ten tijde van de verzelfstandiging gold er een sociaal plan waarbij mensen een ontslagbescherming kregen van drie jaar. Als gevolg hiervan kon er pas in 2016 worden gereorganiseerd.
•
De besparingen op functies. De besparing van functies op basis van natuurlijk verloop is in de praktijk veel lager gebleken vanwege de rechtszaak omtrent het gevoerde vrijwilligersbeleid.
•
Het verwachte inverdieneffect CAO. Het verwachte inverdieneffect van een gemiddeld lagere inschaling van de medewerkers heeft in beperkte mate plaats kunnen vinden omdat het verloop heel laag was. Het personeel dat destijds uit de gemeente (i.e. de gemeentelijke dienst Bibliotheek Utrecht) kwam had recht op een hoger loon vanwege een hogere inschaling. Tot heden worden daardoor mensen nog steeds hoger betaald. De verhoging van de pensioensleeftijd heeft hier ook aan bijgedragen.
•
Het natuurlijk verloop van personeel en besparing op overhead. Het natuurlijk verloop van personeel is lager dan vooraf is ingeschat. Wegens de rechtszaak over de inzet van vrijwilligers, is het afscheid nemen van personeel in 2016 niet gelukt. De besparingen op overhead zijn wel gerealiseerd. Echter zullen naar verwachting de overheadkosten de komende jaren weer toenemen wegens bijvoorbeeld investeringen op het gebied van ICT.
•
Onvoorziene kosten na verzelfstandiging. De Bibliotheek Utrecht werd zelf verantwoordelijk gesteld voor onvoorziene kosten die na de verzelfstandiging naar voren zijn gekomen zoals het budget voor het meerjarenonderhoud van alle locaties, vervanging van inventaris en reserves voor opgebouwde verlofafspraken en jubileumafspraken.
BIJLAGE [V] – OVERZICHT KADERS Onderwerp
Citaat
Referentie
1. Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen Wettelijke taak gemeentebesturen
"1. Onze Minister, de provinciebesturen, de gemeentebesturen en de besturen van de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor een netwerk van openbare bibliotheekvoorzieningen.
Artikel 6, lid 1 t/m 4, Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen.
2. De partijen, genoemd in het eerste lid, geven zich bij de uitoefening van de verantwoordelijkheid, bedoeld in het eerste lid, rekenschap van de gemiddelde afstand tussen de lokale bibliotheekvoorziening en de inwoners van de financierende gemeente of gemeenten. 3. Zij bevorderen dat een door hen gesubsidieerde of in stand gehouden openbare bibliotheekvoorziening aan de verplichtingen, bedoeld in artikel 8, voldoet. 4. Bij een voorgenomen besluit van een partij als bedoeld in het eerste lid dat tot gevolg heeft dat een openbare bibliotheekvoorziening ophoudt te bestaan of redelijkerwijs niet meer kan voldoen aan de verplichtingen in deze wet, overlegt zij eerst met de andere partijen op wie dit van invloed kan zijn waaronder de ingezetenen. Zo nodig maken zij afspraken over de toegankelijkheid van een openbare bibliotheekvoorziening voor het betrokken algemene publiek." Netwerk van openbare bibliotheekvoorzieningen
"De lokale bibliotheken, de provinciale ondersteuningsinstellingen en de Koninklijke Bibliotheek, voor wat betreft haar taak tot het in stand houden van de landelijke digitale bibliotheek, vormen één netwerk van openbare bibliotheekvoorzieningen als bedoeld in artikel 6."
Artikel 7 Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen.
Functioneren netwerk
"Een deelnemer aan het netwerk als bedoeld in artikel 7:
Artikel 8 Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen.
van
het
a. maakt met de andere deelnemers gebruik van een gezamenlijke catalogus van beschikbare werken; b. is onderdeel van het interbibliothecaire leenverkeer, bedoeld in artikel 15; c. voert zijn collectiebeleid overeenkomstig het gezamenlijk collectieplan, bedoeld in artikel 10;
d. maakt gebruik van een op de andere deelnemers afgestemde digitale infrastructuur; e. stemt zijn administratie van leden en zijn algemene voorwaarden af op de andere deelnemers; en f. ondersteunt het onderwijs." 2. Akte van oprichting van de Stichting de Bibliotheek Utrecht d.d. 14 november 2012 Definitie 'burgemeester en wethouders'
"In deze statuten hebben de volgende begrippen de daarachter vermelde betekenis:
Artikel 1 Statuten
(…) (e) 'burgemeester en wethouders' betekent het college van burgemeester en wethouders van gemeente Utrecht." Onverenigbaarheid lidmaatschap raad toezicht
van
"Het lidmaatschap van de raad van toezicht is onverenigbaar met de hoedanigheid van:
Artikel 8.6, Statuten
onder
(b),
(…) (b) ambtenaar of bestuurder van gemeente Utrecht; (…)"
Voorafgaande goedkeuring B&W bij statutenwijziging Bibliotheek
"De raad van toezicht is na voorafgaande goedkeuring van de burgemeester en wethouders bevoegd deze statuten te wijzigen. (…)"
Artikel 16.1 Statuten
Voorafgaande goedkeuring B&W bij juridische fusie of splitsing Bibliotheek
"Een besluit tot juridische fusie of splitsing vereist de voorafgaande goedkeuring van burgemeester en wethouders."
Artikel 16.3 Statuten
Voorafgaande goedkeuring B&W bij ontbinding Bibliotheek
"De stichting kan na voorafgaande goedkeuring van burgemeester en wethouders worden ontbonden door een daartoe strekkend besluit van de raad van toezicht."
Artikel 17.1 Statuten
Bestemming liquidatiesaldo Bibliotheek
"Na vereffening wordt het liquidatiesaldo uitgekeerd aan de gemeente Utrecht."
Artikel 17.4 Statuten
3. Overdrachtsovereenkomst d.d. 29 november 2013 Voortzetting activiteiten voor eigen rekening en risico van de Bibliotheek
"1. De gemeente draagt per 1 januari 2013 aan stichting de Bibliotheek Utrecht over alle activiteiten zoals deze op dit moment door de gemeentelijke dienst Bibliotheek Utrecht – uitgezonderd het onderdeel Kunstuitleen – worden uitgevoerd, welke overdracht door Stichting de Bibliotheek Utrecht bij dezen wordt aanvaard. 2. Stichting de Bibliotheek Utrecht verplicht zich de activiteiten per 1 januari 2013 voor eigen rekening en risico voort te zetten conform haar statutaire doelstelling, het
Artikel 2 Overdrachtsovereenkomst
bedrijfsplan Bibliotheek Utrecht en verder met inachtneming van hetgeen in deze overeenkomst is bepaald." Overdracht materiële vaste activa en onroerende goederen
"1. De gemeente draagt de activa en passiva die op 31 december 2012 in gebruik zijn bij of gerelateerd zijn aan de dienst Bibliotheek Utrecht – uitgezonderd het onderdeel Kunstuitleen – per 1 januari 2013 tegen boekwaarde per 31 december 2013 over aan Stichting de Bibliotheek Utrecht, welke overdracht door Stichting de Bibliotheek Utrecht bij deze wordt aanvaard. (…) 2. De boekwaarde van de materiële vaste activa per 1 januari 2013 wordt als een rentedragende lineaire lening aanmerkt en in een periode van 20 jaar afgelost. Stichting de Bibliotheek Utrecht mag de lening ook geheel of gedeeltelijk eerder boetevrij aflossen. De rente op de lening is gelijk aan de interne rekenrente per verzelfstandigingsdatum en wordt achteraf met de aflossing betaald op 1 december van elk jaar. Separaat wordt hiertoe een overeenkomst van geldlening afgesloten. 3. De gemeente Utrecht draagt, teneinde Stichting de Bibliotheek Utrecht in staat te stellen de beschikking te hebben over voldoende eigen vermogen, de onroerende zaken gelegen te Utrecht aan de 3514 HW Ingen Houszstraat 8 (…) en de 3554GL Zwanenvechtlaan 4 (…) over aan Stichting de Bibliotheek Utrecht tegen boekwaarde per 31 december 2012 ad € 440.700 respectievelijk € 210.332. De kosten van overdracht komen voor rekening van Stichting de Bibliotheek Utrecht, met uitzondering van de taxatiekosten en de intern gemeentelijke kosten.
Het eigenaarsonderhoud en het gebruikersonderhoud van deze onroerende goederen komen vanaf 1 januari 2013 voor rekening en risico van Stichting de Bibliotheek Utrecht, behoudens de kosten van vervanging van het dak welk achterstallig onderhoud ten spoedigste voor rekening van de gemeente Utrecht op basis van de reeds uitgebrachte offerte zal worden uitgevoerd. 4. De boekwaarde van de onder lid 3 genoemde onroerende goederen per 31 december 2012 wordt als rentedragende lening aangemerkt en in een periode van 20 jaar afgelost. Stichting de Bibliotheek Utrecht mag de lening ook geheel of gedeeltelijk eerder boetevrij aflossen. De rente op de
Artikel 4, lid 1 t/m 4, Overdrachtsovereenkomst
lening bedraagt de interne rekenrente per verzelfstandigingsdatum en wordt achteraf met de aflossing betaald op 1 december van elk jaar. Separaat wordt hiertoe en overeenkomst van geldlening afgesloten." Subsidiesuppletie
"De gemeente stelt aan Stichting de Bibliotheek Utrecht een bedrag van € 400.000,-beschikbaar als dotatie ten behoeve van de vorming van een voldoende weerstandsvermogen, dit in aanvulling op de over te hevelen dienstbedrijfsreserve. Dit bedrag maakt onderdeel uit van de subsidiesuppletie zoals opgenomen in bijlage 15 van het bedrijfsplan Stichting de Bibliotheek Utrecht."
Artikel 4, lid 10, Overdrachtsovereenkomst
4. Overeenkomst van geldlening d.d. 29 november 2013 Leensom
"De gemeente Utrecht (…) en Stichting de Bibliotheek Utrecht (…) verklaren aan te gaan, zulks ter nadere uitvoering artikel 4 lid 2 en 4 lid 4 van de op tussen partijen gesloten 'Overdrachtsovereenkomst Bibliotheek Utrecht' een overeenkomst van geldlening ten bedrage van EUR 2.670.000 (zegge: twee miljoen zeshonderdenzeventigduizend euro) onder de volgende voorwaarden:"
randnummer 1 en 2 van de overeenkomst van geldlening
Bestemming leensom
"Overeenkomstig het bepaalde in voormelde overdrachtsovereenkomst en daarbij behorende bijlage voldoet geldneemster aan geldgeefster uit het per 1 januari 2013 ter leen te ontvangen bedrag per gelijke datum de koopprijs van de twee over te dragen panden en de 'overige materiële vaste activa'; dit vindt plaats met gesloten beurzen."
randnummer 3 van de overeenkomst van geldlening
Rentepercentage leensom
"Geldneemster is over het onafgeloste nominale bedrag van de lening een rente verschuldigd van 4,00% (zegge vier procent) op jaarbasis. Dit rentepercentage zal voor de gehele looptijd vast zijn."
randnummer 4 van de overeenkomst van geldlening
Terugbetaaltermijn
"Behoudens nadere overeenkomst wordt het ter zake van de geldlening verschuldigde nominale bedrag in twintig termijnen terugbetaald van EUR 133.500 (…)."
randnummer 6 van de overeenkomst van geldlening
Gehele, gedeeltelijke en/of versterkte aflossing
"Vervroegde gehele of gedeeltelijke en/of versterkte aflossing van de lening is gedurende de gehele looptijd boetevrij toegestaan."
randnummer 7 van de overeenkomst van geldlening
Bevoegdheid verrekening
"Geldgeefster is te allen tijde bevoegd om al hetgeen geldneemster onder deze overeenkomst al dan niet opeisbaar aan haar verschuldigd is te verrekenen met al hetgeen geldneemster uit welken hoofde ook van
randnummer 13 van de overeenkomst van geldlening
tot
geldgeefster te vorderen heeft, ongeacht de opeisbaarheid van de vorderingen op geldgeefster. Bijvoorbeeld met de eerstvolgende uitbetaling van de subsidie." 5. Kredietovereenkomst d.d. 29 november 2013 Kredietfaciliteit
"UTRECHT stelt tot en met 2031 aan BU een kredietfaciliteit beschikbaar voor investeringen in materiele vaste activa."
Artikel 1 overeenkomst
krediet-
Opnamen en stortingen
"BU kan opnamen of stortingen doen ten laste of ten gunste van de kredietfaciliteit, voor zover deze betrekking hebben op investeringen in materiele vaste activa (opnamen) en op de afschrijvingen van deze vaste activa (stortingen). De stand van de kredietfaciliteit kan nooit hoger zijn dan het bedrag aan geactiveerde investeringsuitgaven verminderd met afschrijvingen en vermeerderd met door het bevoegd orgaan van BU goedgekeurde te verrichten investeringen. Een en ander is exclusief de bij de verzelfstandiging overgedragen vaste activa, waarvoor een afzonderlijke overeenkomst geldt. (…)"
Artikel 3 overeenkomst
krediet-
Hoogte kredietfaciliteit
"Binnen de ruimte van het door het bevoegd orgaan van BU toegestane investeringsbedrag en het 'Raamwerk liquiditeitsfinancieringen 2013-2032 Stichting de Bibliotheek Utrecht', bijlage 10b van het Bedrijfsplan Stichting de Bibliotheek Utrecht d.d. 5 september 2012, kan BU gebruik maken van de kredietfaciliteit tot een maximum van € 0,8 miljoen (zegge: acht honderd duizend euro). Een voordelig saldo is niet toegestaan."
Artikel 5 overeenkomst
krediet-
Opzeggen kredietfaciliteit
"De kredietfaciliteit kan door de gemeente Utrecht wordt opgezegd als blijkt dat deze door BU wordt benut ter financiering van een uitgave welke geen verband houdt met investeringen in materiele vaste activa."
Artikel 7 overeenkomst
krediet-
Rente
"Over het nadelig saldo is BU rente verschuldigd welke overeenkomt met de interne rekenrente die UTRECHT in enig jaar hanteert voor het berekenen van kapitaallasten van materiele vaste activa. De rente wordt volgens de dagelijkse methode berekend. (…) UTRECHT factureert eens per jaar de rentekosten achteraf bij BU te weten in de eerste week na afloop ieder kalenderjaar."
Artikel 8 overeenkomst
krediet-
Beëindiging RC-verhouding
"De rekening-courant verhouding zal terstond een einde nemen, indien BU in staat van
Artikel 9 overeenkomst
krediet-
faillissement wordt verklaart, aan haar surséance van betaling wordt verleend, alsmede indien zij niet, of niet behoorlijk voldoet aan de op haar, uit deze overeenkomst voortvloeiende verplichtingen." 6. Bedrijfsplan 'Stichting de Bibliotheek Utrecht' d.d. 7 november 2012 Invloed gemeente verzelfstandiging
na
Doelstelling Bibliotheek
"In de nieuwe situatie neemt de invloed van de gemeente op de directe bedrijfsvoering af. De invloed van de gemeente op de doelstellingen en beoogde outcome is echter gegarandeerd door middel van de vaststelling van de meerjarige beleidskaders en de doelen die op basis daarvan bereikt dienen te worden, de daarvoor ter beschikking te stellen financiële middelen en de bestuurlijk-juridische instrumenten. De stichting zal zelf, met behulp van de jaarlijks vooraf vast te stellen subsidie, haar bedrijfsvoering rond moeten krijgen en de afgesproken resultaten moeten behalen. In het geval er ingrijpende besluiten moeten worden genomen die de dienstverlening aan de burgers diep raken, vindt er vroegtijdig overleg en afstemming plaats met de gemeente."
Pagina 3 Bedrijfsplan
"De Stichting de Bibliotheek Utrecht wordt met het volgende doel opgericht:
Pagina 7 Bedrijfsplan
'Het verzorgen van kennisen cultuuroverdracht in de meest ruime zin van het woord, waaronder in ieder geval het opzetten en uitvoeren van bibliotheekwerk, op een zodanige wijze dat er een divers en kwalitatief goed aanbod van diensten is, voor een breed publiek toegankelijk en van voldoende omvang.' Dit blijkt ook uit de statuten. Op basis van deze doelstelling en daaruit voortvloeiende voornemens die voor de langere, middellange en korte termijn worden voorgenomen financiert de gemeente mede de Stichting Bibliotheek Utrecht." De relatie tot de gemeente
"De gemeente verstrekt jaarlijks subsidie. De subsidie is een dermate grote component van het totale budget, dat een relevante invloed is verzekerd. Daarnaast keurt de gemeente de opstelling en wijziging van de statuten goed en benoemt bij de oprichting de nieuwe directeur en de leden van de Raad van Toezicht (waaronder de voorzitter). De directeur is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen de grenzen van de
Pagina 8 en 21 Bedrijfsplan
jaarlijks ter beschikking te stellen subsidie door de gemeente en daarbij gestelde doelen en te bereiken resultaten. De gebouwen blijven grotendeels in eigendom bij de gemeente, behoudens het onroerend goed dat nodig is ten behoeve van de vorming van het noodzakelijk eigen vermogen van de Stichting." "Na verzelfstandiging zal de gemeente haar relatie met de bibliotheek op dezelfde manier gaan vormgeven als andere zelfstandige (culturele) instellingen en dat is via het verstrekken van een budgetsubsidie op basis van activiteiten. Daarin zullen ook de te bereiken specifieke doelen nader worden omschreven. De vorm van subsidie legt de exploitatierisico’s bij de gesubsidieerde instelling. Hiertegen over staat dat de gesubsidieerde instelling vrij is in de wijze van exploitatie." Bestuursverantwoordelijkheid
"Zoals hierboven aangegeven stelt de directeur als degene die bestuursverantwoordelijkheid draagt voor de bibliotheek, het beleid vast onder de goedkeuringsbevoegdheid van de Raad van Toezicht. Dit beleid zal moeten passen binnen de subsidievoorwaarden en binnen het gemeentelijk meerjarenbeleid en geeft daar uitvoering aan."
Pagina 10 Bedrijfsplan
Verantwoording
"De bibliotheek legt middels het jaarverslag en de jaarrekening verantwoording af aan de Raad van Toezicht, aan de betreffende gemeentelijke afdeling en andere stakeholders, zoals sponsors, fondsen en financiële instellingen. De jaarrekening wordt opgesteld conform de richtlijnen op de jaarverslaglegging. De jaarrekening wordt gecontroleerd door een door de Raad van Toezicht aangewezen accountant en gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel."
Pagina 11 Bedrijfsplan
Invloed van de gemeente
"De gemeente heeft thans nog volledige zeggenschap over de bibliotheek. Na verzelfstandiging is dat niet meer het geval. De invloed die de gemeente dan kan uitoefenen geschiedt via hetgeen juridisch is bepaald in statuten, overdrachtsovereenkomst en huurovereenkomst. (…)
Pagina 11 Bedrijfsplan
Voorts zal de gemeente invloed uitoefenen via de subsidiebeschikking en de jaarlijkse subsidie-afrekening op basis van de jaarrekening en dient de bibliotheek te handelen conform het bepaalde in de
Algemene Subsidie Voorwaarden (ASV) van de gemeente Utrecht. In het kader van de bedrijfsvoering is de bibliotheek vrij (binnen de grenzen van de jaarlijkse subsidiebeschikking) het aantal vestigingen, de tarieven en openingstijden vast te stellen; al zullen ingrijpende veranderingen altijd in goed overleg met de subsidiegever plaatsvinden. " Verrekenen huurbetalingen subsidie
"Mocht er een achterstand ontstaan in de huurbetalingen aan de gemeente, dan kan die achterstand worden verrekend met de van de te ontvangen subsidie."
Pagina 18 Bedrijfsplan
Subsidiesuppletie
"De exploitatietekorten in de eerste jaren van de verzelfstandiging zullen eveneens als subsidiesuppletie worden verstrekt. Zodra een positief exploitatieresultaat ontstaat, geraamd vanaf 2017, wordt dit aangewend voor de verekening van de tot dan toe verstrekte subsidiesuppletie. E.e.a. verloopt binnen de 20-jarige periode neutraal. Hiermee wordt voldaan aan de voorwaarde dat het tekort door de bibliotheek in de maximale periode van 20 jaar wordt terugverdiend."
Pagina 20 Bedrijfsplan
Risico’s
"De verzelfstandigde bibliotheek kent vanaf 1 januari 2013 de volgende (bedrijfseconomische risico’s):
Pagina 25 Bedrijfsplan
met
a. Het verwachte inverdieneffect van een goedkopere CAO, oplopend tot een bedrag van 350.000,-- euro per jaar, wordt later of in mindere mate terugverdiend als gevolg van het Sociaal Plan of verdampt wanneer a.g.v. aanvullende bezuinigingen er weinig of geen personeel in de CAO kan worden aangesteld. (…) b. De beoogde besparing op functies, de beoogde besparing als gevolg van natuurlijk verloop en de opgelegde besparing op de overhead, oplopend tot een jaarlijks bedrag van in totaal (100 + 350 + 287 =) 737.000,-wordt niet geheel of later gerealiseerd. (…) c. Het risico dat de besparingen op inkoop (taakstelling € 48.000,--) niet worden gerealiseerd. d. De overige financiële aspecten, zoals die zijn weergegeven in de businesscase (verzakelijking conform moderniseringsplan, verdientaakstelling Smakkelaarsveld, verdientaakstelling verminderde boeteinkomsten, oplopend in 2017 tot een bedrag
en
26
per jaar van 844.000,-- euro). Daartoe wordt bij de meerjarenbegroting opgenomen dat de uitgaven die door deze posten gedekt moeten worden pas volledig kunnen worden gerealiseerd als dat op grond van de realisatie van de taakstellingen verantwoord is. e. Het verwachte onderhoud aan de in eigendom overgedragen panden is hoger dan waarmee ten tijde van de overdracht (een bedrag van jaarlijks gemiddeld ca. 40.000,-euro per jaar) rekening is gehouden. Daartoe wordt een onderzoek naar de staat van onderhoud en de meerjarige onderhoudsbehoefte uitgevoerd. f. Mogelijke uitname uit het gemeentefonds om landelijk de digitale bibliotheek te kunnen financieren kan ertoe leiden dat de gemeente besluit deze uitname (deels) op het bibliotheekbudget in mindering te brengen. Zie a. g. Nieuwe bezuinigingen vanuit het Rijk, die voor de gemeente aanleiding kunnen vormen op gemeentelijke subsidies generiek of specifiek (verder) te bezuinigingen. Zie a. h. De salariskosten van overplaatsbare medewerkers komen in beginsel voor de 1e 2 jaar voor rekening en risico van de bibliotheek. i. De stichting leenrecht stelt zich op het standpunt dat, bij verlenging van de uitlening van een boek, opnieuw door de bibliotheken in Nederland betaald moet worden. Daarover zijn al diverse gerechtelijke procedures gevoerd, die alle in het voordeel van de bibliotheken zijn uitgevallen.
Deze casus ligt thans voor bij de Hoge Raad. Het risico is een bedrag van 120.000,-- euro, waarbij de kans klein is dat dit risico zich manifesteert. j. In het geval medewerkers van de Stichting Bibliotheek niet mee kunnen komen (ondanks het aanbieden van extra opleiding en begeleiding vanuit het management) met de door te voeren moderniseringen innovatieslagen die de komende jaren op de bibliotheek afkomen, bestaat de reële mogelijkheid dat extra kosten voor afkoop/ontbinding van de arbeidsovereenkomsten gemaakt moeten worden. Op basis van bovenstaande uitgangspunten heeft er nader overleg plaats gevonden hetgeen resulteert in de berekening dat de
hoogte van deze risico’s, conform het rekenmodel generiek beleid, uitkomt op een bedrag van ca. 1,1 mio. euro. (…) De bibliotheek ziet het als haar normale taak, indien een of meer van deze risico’s zich dreigt voor te doen, om tijdig bij te sturen, maatregelen te treffen ter terugdringing van de risico’s en/of tijdig de nodige maatregelen te treffen ter opvang van de risico’s." 7. Subsidiebeschikkingen1 Subsidiebedrag
"U ontvangt een subsidie van maximaal € 14.677.039,00."
Subsidiebeschikking 24 december 2021
d.d.
"De verleende subsidie is inclusief de loon- en prijscompensatie voor 2021]. Verlening voor deze compensatie is onder voorbehoud van de vaststelling van de programmabegroting 2021 door de gemeenteraad van Utrecht." Social return
"Op deze subsidie is social return van toepassing. Daarvoor geldt de volgende afspraak: 5% van de verleende subsidie wordt ingezet voor social return tot een maximum van 2% van de totale inkomsten van uw organisatie."
Subsidiebeschikking 24 december 2021
d.d.
Verantwoording Bibliotheek informatievoorziening Gemeente
"De gemeente staat voor het realiseren van maatschappelijke waarden. Wij zullen daarom niet alleen sturen op financiële kaders en/of prestatie indicatoren maar ook op partnership. Gedurende de subsidieperiode gaan wij met u het gesprek aan over de wijze waarop de besteding van de subsidie door de bibliotheek hieraan bijdraagt."
Subsidiebeschikking 24 december 2021
d.d.
en
"U hebt van 1 januari 2021 tot en met 31 december 2021 om uw activiteiten uit te voeren. Wij hebben informatie van u nodig om uw subsidie definitief te bepalen. Houdt u daarvoor het volgende tijdschema in de gaten: 1. Stuur een tussentijdse rapportage voor 20 mei 2021 in de tussentijdse rapportage geeft u een toelichting op: - de in het jaarplan 2021 opgenomen ambities en streefcijfers voor 2021. De rapportage bevat daarnaast ook een korte beschrijving van de algemene stand van zaken. - de realisatie op het betreffende peilmoment (financiële rapportage) en of dit overeen komt met de voornemens uit het jaarplan 2021.
1 Wij hebben de het Besluit verlening subsidie d.d. 24 december 2020 met dossiernummer 8022243 als uitgangspunt genomen.
- de ingediende begroting. Wat is de actuele prognose voor het resterende jaar en hoe verhoudt zich dat tot de ingediende begroting? Er kan worden toegelicht wat u relevant acht, maar in elke geval vragen wij dat de verschillen tussen de begroting, realisatie en actuele prognose toegelicht worden. Het detailniveau van de financiële rapportage is gelijk aan de los bij het jaarplan ingediende detailbegroting. 2. Stuur een eindrapportage voor 2 juli 2022. De eindrapportage bestaat uit de volgende onderdelen: - Een integraal verslag over hoe de activiteiten zijn gegaan. Geef een toelichting als u bent afgeweken van uw plan. - Een gezamenlijke financiële verantwoording die voldoet aan het Verantwoordingsprotocol van de gemeente Utrecht. U vindt dit protocol op onze website. Maak voor elke subsidie afzonderlijk de gerealiseerde baten en lasten inzichtelijk en laat de aansluiten met uw aanvraag zien. Geef een toelichting als u bent afgeweken van uw begroting." Tussentijdse wijzigingen
"Verandert er tussentijds iets in uw plan of uw organisatie?
Subsidiebeschikking 24 december 2021
d.d.
Subsidiebeschikking 24 december 2021
d.d.
Laat het ons weten zodra er iets verandert. Veranderingen in uw planning, begroting of organisatie kunnen gevolgen hebben voor uw subsidie. Ik raad u aan ook veranderingen door te geven als u niet zeker weet of het nodig is." Toepasselijke regelgeving
wet-
en
"Op dit besluit is de Algemene Wet Bestuursrecht (artikel 4.21 t/m 4.80) en de Algemene Subsidieverordening Gemeente Utrecht van toepassing." 8. Algemene wet bestuursrecht
Wettelijke grondslag verstrekken subsidie
"Een bestuursorgaan verstrekt slechts subsidie op grond van een wettelijk voorschrift dat regelt voor welke activiteiten subsidie kan worden verstrekt."
Artikel 4:23 lid 1 Awb
Subsidieverlening
"Tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald kan voorafgaand aan een subsidievaststelling een beschikking omtrent subsidieverlening worden gegeven, indien een aanvraag daartoe is ingediend voor de afloop van de activiteit of het tijdvak waarvoor de subsidie wordt gevraagd."
Artikel 4:29 Awb
Inhoud beschikking subsidieverlening
tot
"Artikel 4:30
Artikel 4:30 t/m 4:32 Awb
1. De beschikking tot subsidieverlening bevat een omschrijving van de activiteiten waarvoor subsidie wordt verleend. 2. De omschrijving kan later worden uitgewerkt, voor zover de beschikking tot subsidieverlening dit vermeldt. Artikel 4:31 1. De beschikking tot subsidieverlening vermeldt het bedrag van de subsidie, dan wel de wijze waarop dit bedrag wordt bepaald. 2. Indien de beschikking tot subsidieverlening het bedrag van de subsidie niet vermeldt, vermeldt zij het bedrag waarop de subsidie ten hoogste kan worden vastgesteld, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald. Artikel 4:32 Een subsidie in de vorm van een periodieke aanspraak op financiële middelen wordt verleend voor een bepaald tijdvak, dat in de beschikking tot subsidieverlening wordt vermeld. "
Weigeren subsidieverlening
"1. De subsidieverlening kan in ieder geval worden geweigerd indien een gegronde reden bestaat om aan te nemen dat: a. de activiteiten niet of niet geheel zullen plaatsvinden; b. de aanvrager niet zal voldoen aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen; c. de aanvrager niet op een behoorlijke wijze rekening en verantwoording zal afleggen omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten, voor zover deze voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn. 2. De subsidieverlening kan voorts in ieder geval worden geweigerd indien de aanvrager: a. in het kader van de aanvraag onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van deze gegevens tot een onjuiste beschikking op de aanvraag zou hebben geleid, of b. failliet is verklaard of aan hem surséance van betaling is verleend of ten aanzien van hem de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen van toepassing is verklaard, dan wel een verzoek daartoe bij de rechtbank is ingediend.
Artikel 4:35 Awb
3. De subsidieverlening wordt voorts geweigerd indien de verstrekking van subsidie naar het oordeel van het bestuursorgaan niet verenigbaar is met het bepaalde in de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie." Intrekking en wijziging van de subsidieverlening
"Artikel 4:48 1. Zolang de subsidie niet is vastgesteld kan het bestuursorgaan de subsidieverlening intrekken of ten nadele van de subsidieontvanger wijzigen, indien: a. de activiteiten waarvoor subsidie is verleend niet of niet geheel hebben plaatsgevonden of zullen plaatsvinden; b. de subsidie-ontvanger niet heeft voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen; c. de subsidie-ontvanger onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van juiste of volledige gegevens tot een andere beschikking op de aanvraag tot subsidieverlening zou hebben geleid; d. de subsidieverlening anderszins onjuist was en de subsidie-ontvanger dit wist of behoorde te weten, of e. met toepassing van artikel 4:34, vijfde lid, een beroep wordt gedaan op de voorwaarde dat voldoende gelden ter beschikking worden gesteld. 2. De intrekking of wijziging werkt terug tot en met het tijdstip waarop de subsidie is verleend, tenzij bij de intrekking of wijziging anders is bepaald. Artikel 4:50 Zolang de subsidie niet is vastgesteld kan het bestuursorgaan de subsidieverlening met inachtneming van een redelijke termijn intrekken of ten nadele van de subsidieontvanger wijzigen: a. voor zover de subsidieverlening onjuist is; b.
voor zover veranderde omstandigheden of gewijzigde inzichten zich in overwegende mate tegen voortzetting of ongewijzigde voortzetting van de subsidie verzetten, of c. in andere bij wettelijk voorschrift geregelde gevallen. 2. Bij intrekking of wijziging op grond van het eerste lid, onderdeel a of b, vergoedt het
Artikel 4:48 en 4:50 Awb
bestuursorgaan de schade die de subsidieontvanger lijdt doordat hij in vertrouwen op de subsidie anders heeft gehandeld dan hij zonder subsidie zou hebben gedaan." Intrekking en wijziging subsidie bij langdurige subsidierelatie
"1. Indien aan een subsidie-ontvanger voor drie of meer achtereenvolgende jaren subsidie is verstrekt voor dezelfde of in hoofdzaak dezelfde voortdurende activiteiten, geschiedt gehele of gedeeltelijke weigering van de subsidie voor een daarop aansluitend tijdvak op de grond, dat veranderde omstandigheden of gewijzigde inzichten zich tegen voortzetting of ongewijzigde voortzetting van de subsidie verzetten, slechts met inachtneming van een redelijke termijn.
Artikel 4:51 Awb
2. Voor zover aan het einde van het tijdvak waarvoor subsidie is verleend sedert de bekendmaking van het voornemen tot weigering voor een daarop aansluitend tijdvak nog geen redelijke termijn is verstreken, wordt de subsidie voor het resterende deel van die termijn verleend, zo nodig in afwijking van artikel 4:25, tweede lid." Subsidieovereenkomst
"1. Ter uitvoering van de beschikking tot subsidieverlening kan een overeenkomst worden gesloten.
Artikel 4:36 Awb
2. Tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de subsidie zich daartegen verzet, kan in de overeenkomst worden bepaald dat de subsidie-ontvanger verplicht is de activiteiten te verrichten waarvoor de subsidie is verleend." Aanvraag tot vaststelling
subsidie-
"Artikel 4:44 1. Indien een beschikking tot subsidieverlening is gegeven, dient de subsidie-ontvanger na afloop van de activiteiten of het tijdvak waarvoor de subsidie is verleend een aanvraag tot vaststelling van de subsidie in, tenzij: a. de subsidie met toepassing van artikel 4:47, onderdeel a, ambtshalve wordt vastgesteld; b. bij wettelijk voorschrift of bij de subsidieverlening is bepaald dat de aanvraag wordt ingediend telkens na afloop van een gedeelte van het tijdvak waarvoor de subsidie is verleend, of c. de vaststelling van de subsidie bij een overeenkomst als bedoeld in artikel 4:36, eerste lid, anders is geregeld.
Artikel 4:44, 4:45 en 4:74 t/m 4:80 Awb
2. Indien bij wettelijk voorschrift geen termijn is bepaald, wordt de aanvraag tot vaststelling ingediend binnen een bij de subsidieverlening te bepalen termijn. 3. Indien voor de indiening van de aanvraag tot vaststelling geen termijn is bepaald of de aanvraag na afloop van de daarvoor bepaalde termijn niet is ingediend kan het bestuursorgaan de subsidie-ontvanger een termijn stellen binnen welke de aanvraag moet zijn ingediend. 4. Indien na afloop van deze termijn geen aanvraag is ingediend, kan de subsidie ambtshalve worden vastgesteld. Artikel 4:45 1. Bij de aanvraag tot subsidievaststelling toont de aanvrager aan dat de activiteiten hebben plaatsgevonden overeenkomstig de aan de subsidie verbonden verplichtingen, tenzij de subsidie voor de aanvang van de activiteiten wordt vastgesteld. 2. Bij de aanvraag tot subsidievaststelling legt de aanvrager rekening en verantwoording af omtrent de aan de activiteiten verbonden uitgaven en inkomsten, voor zover deze voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn. Artikel 4:74 De subsidie-ontvanger dient binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een aanvraag tot vaststelling van de subsidie in, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de subsidie met toepassing van artikel 4:67, tweede lid, voor twee of meer boekjaren is verleend. Artikel 4:75 1.
De aanvraag tot vaststelling gaat in ieder geval vergezeld van een financieel verslag en een activiteitenverslag. 2. Indien de subsidie-ontvanger ingevolge wettelijk voorschrift verplicht is tot het opstellen van een jaarrekening als bedoeld in artikel 361 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, of indien dit bij de subsidieverlening is bepaald, legt hij in plaats van het financieel verslag de jaarrekening over, onverminderd artikel 4:45, tweede lid. Artikel 4:76 1. Indien de subsidie-ontvanger zijn inkomsten geheel ontleent aan de subsidie omvat het financiële verslag de balans en de
exploitatierekening met de toelichting en zijn het tweede tot en met vijfde lid van toepassing. 2. Het financiële verslag geeft volgens normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd, een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent: a. het vermogen en het exploitatiesaldo, en b. voor zover de aard van het financiële verslag dat toelaat, omtrent de solvabiliteit en de liquiditeit van de subsidie-ontvanger. 3. De balans met de toelichting geeft getrouw, duidelijk en stelselmatig de grootte en de samenstelling in actief- en passiefposten van het vermogen op het einde van het boekjaar weer. 4. De exploitatierekening met de toelichting geeft getrouw, duidelijk en stelselmatig de grootte van het exploitatiesaldo van het boekjaar weer. 5. Het financiële verslag sluit aan op de begroting waarvoor subsidie is verleend en behelst een vergelijking met de gerealiseerde inkomsten en uitgaven van het jaar, voorafgaand aan het boekjaar. Artikel 4:77 Indien de subsidie-ontvanger zijn inkomsten in overwegende mate ontleent aan de subsidie kan bij wettelijk voorschrift of bij de subsidieverlening worden bepaald dat artikel 4:76 van overeenkomstige toepassing is. Artikel 4:78 1.
De subsidie-ontvanger geeft opdracht tot onderzoek van het financiële verslag aan een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. 2. De accountant onderzoekt of het financiële verslag voldoet aan de bij of krachtens de wet gestelde voorschriften en of het activiteitenverslag, voor zover hij dat verslag kan beoordelen, met het financiële verslag verenigbaar is. 3. De accountant geeft de uitslag van zijn onderzoek weer in een schriftelijke verklaring omtrent de getrouwheid van het financiële verslag.
4. De aanvraag tot vaststelling van de subsidie gaat vergezeld van de in het derde lid bedoelde verklaring. 5. Bij wettelijk voorschrift of bij de subsidieverlening kan vrijstelling of ontheffing worden verleend van het eerste tot en met het vierde lid. Artikel 4:79 1. Bij wettelijk voorschrift of bij de subsidieverlening kan worden bepaald dat de in artikel 4:78, eerste lid, bedoelde opdracht tevens strekt tot onderzoek van de naleving van aan de subsidie verbonden verplichtingen. 2. Bij toepassing van het eerste lid gaat de opdracht vergezeld van een bij of krachtens wettelijk voorschrift of bij de subsidieverlening vast te stellen aanwijzing over de reikwijdte en de intensiteit van de controle. 3. Bij toepassing van het eerste lid, gaat het financiële verslag tevens vergezeld van een schriftelijke verklaring van de accountant over de naleving door de subsidie-ontvanger van de aan de subsidie verbonden verplichtingen. Artikel 4:80 Awb Het activiteitenverslag beschrijft de aard en omvang van de activiteiten waarvoor subsidie werd verleend en bevat een vergelijking tussen de nagestreefde en de gerealiseerde doelstellingen en een toelichting op de verschillen." Subsidievaststelling
"Artikel 4:42 De beschikking tot subsidievaststelling stelt het bedrag van de subsidie vast en geeft aanspraak op betaling van het vastgestelde bedrag overeenkomstig afdeling 4.2.7. Artikel 4:46 1. Indien een beschikking tot subsidieverlening is gegeven, stelt het bestuursorgaan de subsidie overeenkomstig de subsidieverlening vast. 2. De subsidie kan lager worden vastgesteld indien: a. de activiteiten waarvoor subsidie is verleend niet of niet geheel hebben plaatsgevonden;
Artikel 4:42, 4:46 en 4:47 Awb
b. de subsidie-ontvanger niet heeft voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen; c. de subsidie-ontvanger onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van juiste of volledige gegevens tot een andere beschikking op de aanvraag tot subsidieverlening zou hebben geleid, of d. de subsidieverlening anderszins onjuist was en de subsidie-ontvanger dit wist of behoorde te weten. 3. Voor zover het bedrag van de subsidie afhankelijk is van de werkelijke kosten van de activiteiten waarvoor subsidie is verleend, worden kosten die in redelijkheid niet als noodzakelijk kunnen worden beschouwd bij de vaststelling van de subsidie niet in aanmerking genomen. Artikel 4:47 Het bestuursorgaan kan de subsidie geheel of gedeeltelijk ambtshalve vaststellen, indien: a. bij wettelijk voorschrift of bij de subsidieverlening een termijn is bepaald binnen welke de subsidie ambtshalve wordt vastgesteld; b. toepassing wordt gegeven aan artikel 4:44, vierde lid, of c. de beschikking tot subsidieverlening of de beschikking tot subsidievaststelling wordt ingetrokken of ten nadele van de ontvanger wordt gewijzigd." Intrekking en wijziging van de subsidievaststelling
"1. Het bestuursorgaan kan de subsidievaststelling intrekken of ten nadele van de ontvanger wijzigen: a. op grond van feiten of omstandigheden waarvan het bij de subsidievaststelling redelijkerwijs niet op de hoogte kon zijn en op grond waarvan de subsidie lager dan overeenkomstig de subsidieverlening zou zijn vastgesteld; b. indien de subsidievaststelling onjuist was en de subsidie-ontvanger dit wist of behoorde te weten, of c. indien de subsidie-ontvanger na de subsidievaststelling niet heeft voldaan aan de subsidie verbonden verplichtingen. 2. De intrekking of wijziging werkt terug tot en met het tijdstip waarop de subsidie is
Artikel 4:49 Awb
vastgesteld, tenzij bij de intrekking of wijziging anders is bepaald. 3. De subsidievaststelling kan niet meer worden ingetrokken of ten nadele van de ontvanger worden gewijzigd indien vijf jaren zijn verstreken sedert de dag waarop zij is bekendgemaakt dan wel, in het geval, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, sedert de dag waarop de handeling in strijd met de verplichting is verricht of de dag waarop aan de verplichting had moeten zijn voldaan. " Verplichtingen van subsidieontvanger
de
"Artikel 4:37 1. Het bestuursorgaan kan de subsidieontvanger verplichtingen opleggen met betrekking tot: a. aard en omvang van de activiteiten waarvoor subsidie wordt verleend; b. de administratie van aan de activiteiten verbonden uitgaven en inkomsten; c. het vóór de subsidievaststelling verstrekken van gegevens en bescheiden die nodig zijn voor een beslissing omtrent de subsidie; d. de te verzekeren risico’s; e. het stellen van zekerheid voor verleende voorschotten; f. het afleggen van rekening en verantwoording omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten, voor zover deze voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn; g. het beperken of wegnemen van de nadelige gevolgen van de subsidie voor derden; h. het uitoefenen van controle door een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek op het door het bestuursorgaan gevoerde financiële beheer en de financiële verantwoording daarover. 2. Indien een verplichting als bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt opgelegd, zijn de artikelen 4:3 en 4:4 van overeenkomstige toepassing. Artikel 4:38 1. Het bestuursorgaan kan de subsidieontvanger ook andere verplichtingen opleggen die strekken tot verwezenlijking van het doel van de subsidie.
Artikel 4:37 t/m 4:41 en 4:68 t/m 4:72 Awb
2. Indien de subsidie op een wettelijk voorschrift berust, worden de verplichtingen opgelegd bij wettelijk voorschrift of krachtens wettelijk voorschrift bij de subsidieverlening. 3. Indien de subsidie niet op een wettelijk voorschrift berust, kunnen de verplichtingen worden opgelegd bij de subsidieverlening. Artikel 4:39 1. Verplichtingen die niet strekken tot verwezenlijking van het doel van de subsidie kunnen slechts aan de subsidie worden verbonden voor zover dit bij wettelijk voorschrift is bepaald. 2. Verplichtingen als bedoeld in het eerste lid kunnen slechts betrekking hebben op de wijze waarop of de middelen waarmee de gesubsidieerde activiteit wordt verricht. Artikel 4:40 Awb De verplichtingen kunnen na de subsidieverlening worden uitgewerkt, voor zover de beschikking tot subsidieverlening dit vermeldt. Artikel 4:41 Awb 1. In de gevallen, genoemd in het tweede lid, is de subsidie-ontvanger, voor zover het verstrekken van de subsidie heeft geleid tot vermogensvorming, daarvoor een vergoeding verschuldigd aan het bestuursorgaan, mits: a. dit bij wettelijk voorschrift of, indien de subsidie niet op een wettelijk voorschrift berust, bij de subsidieverlening is bepaald, en b. daarbij is aangegeven hoe de hoogte van de vergoeding wordt bepaald. 2. De vergoeding is slechts verschuldigd indien: a.
de subsidie-ontvanger voor de gesubsidieerde activiteiten gebruikte of bestemde goederen vervreemdt of bezwaart of de bestemming daarvan wijzigt; b. de subsidie-ontvanger een schadevergoeding ontvangt voor verlies of beschadiging van voor de gesubsidieerde activiteiten gebruikte of bestemde goederen; c. de gesubsidieerde activiteiten geheel of gedeeltelijk worden beëindigd; d. de subsidieverlening of de subsidievaststelling wordt ingetrokken of de subsidie wordt beëindigd, of