bijlage b - Bijlage bij EY financieel onderzoek Bibliotheek Utrecht.pdf

Bijlage bij Financieel onderzoek Stichting de Bibliotheek Utrecht Opdrachtgever: Gemeente Utrecht 14 december 2022

BIJLAGE [I] – ANALYSE FINANCIËLE RAPPORTAGES 1.1

Baten

In aanvulling op de ontvangen subsidies genereert de Bibliotheek Utrecht verschillende opbrengsten. De totale baten zijn sinds 2013 met 21% gestegen, dit is grotendeels te verklaren door de verhoging van de subsidie die met 25% is gestegen. In de volgende subparagrafen lichten wij de verschillende baten toe. 1.1.1

De subsidie

Onderstaande tabel geeft een totaaloverzicht van de subsidies die de Bibliotheek Utrecht heeft ontvangen. De grootste inkomstenbron van de Bibliotheek Utrecht is de subsidie die de gemeente Utrecht verstrekt. 2013 Exploitatie Basis € Subsidiesuppletie € Loon- en prijsbijstelling Referentiekader Leidsche Rijn Extra exploitatie Neude Meerjarenprogramma vastgoed Groeimiddelen totaal exploitatie € Vanuit gemeente Utrecht VVE- subsidie € Digitaalhuis Boekstart € (Training) voorleescoördinatoren Exploitatie Neude Overig MeemaakPodium (Fonds Cultuur Participatie) Programmeren in bibliotheek (Pica) Colibite (Erasmus +) Versnelling Overvecht (Taal doet meer) Digivaardigheid (KB) Boekstart (Stichting lezen) Rabobank digitaalhuis Compensatie Bieb++ € Overige subsidies € Projectsubsidie realisatie Neude Project Kwetsbare Ouderen in de Wijk (EFMB) Pilot dBos VMBO Subsidie voorbereiding nieuwe CB Stichting lezen Taalcoach Denkplaats U-pas Overbruggingsregeling Read 2 me Human Library ZonMW Duurzame inzetbaarheid Kastelenproject Europe Direct € Vergoedinging verleende korting U-pas € Verleende korting op abonnementen van U-pas houder € Taalhuis Versterken aanbod leven en leren Digitale inclusie Laagtaalvaardige ouders Overig De bibliotheek op School Verjaardagskalander Totaal aanvullend € Totale subsidie €

2014

2015

2016

2017

2018

2019

2020

10.970.156 € 644.431 €

10.945.156 € 531.910 €

10.781.156 € 405.912 €

10.709.640 € € 109.310

10.932.769 € 11.227.200 € 27.231 €

12.458.055 € -38.902 € € € € €

11.614.587 €

11.477.066 €

11.187.068 €

10.818.950 €

10.960.000 € 11.227.200 €

12.458.055 €

70.000 €

85.000 €

85.000 €

85.000 €

100.000 €

29.480 €

11.980 € €

19.860 € 18.500

30.144 € €

53.045 € 12.000 €

100.000 € € 30.000 € 20.000

100.000 € 140.500 € 25.000 € €

€

2021

12.126.877 € 13.973.847 -38.271 € -147.275 396.970 € 480.467 350.000 1.000.000 100.000 € 100.000 14.035.576 € 14.407.039 100.000 € 145.000 € 25.000 €

100.000 145.000 35.600

85.000

72.876 € 20.000 17.566 € 12.000 € 6.951 €

47.789 €

43.693

€ € 17.000 € € €

€ € 26.349 € 26.800 € 17.000 € 5.000 3.750

8.783 € 10.000 € 6.951 €

11.120 10.000 6.951

203.755 €

227.444 €

514.708 €

370.948 €

216.096

€

7.500

€ €

20.000 23.515

€

14.476

28.235 € € 1.301

28.235 2.100

213.770 500 € € € €

15.000 64.000

€

40.000

€

48.905

€

3.725

639.911 178.518 €

€

€ 22.500 € 54.000 54.800 €

12.250 € 22.500 €

5.619

2.500 17.500 €

50.000 €

25.000

€ €

41.500 € 98.500

120.000 €

€

22.886 €

17.763 €

314.990 € 11.502.058 €

1.146.459 € 11.965.409 €

€

62.059

€

11.000

35.014 100.000 €

445.050 € 12.059.637 €

166.744 € 11.643.810 €

13.249 € € € 8.000 554.182 € 577.592 € 11.514.182 € 11.804.792 €

4.641 € 40.000 954.242 € 13.412.297 €

902.066 € 664.286 14.937.642 € 15.071.325

De totale subsidie is sinds 2013 met 25% gestegen. De subsidie bestaat voor het grootste deel uit de door de gemeente Utrecht verstrekte exploitatiesubsidie. De exploitatiesubsidie bestaat uit de basissubsidie en is afgelopen jaren vermeerderd met groeimiddelen, loon- en prijsbijstelling en aanvullende bijdragen voor de investeringen die betrekking hebben op de nieuwe vestigingen, de Nieuwe centrale Bibliotheek op de Neude en de Leidsche Rijn (zie bovenstaande tabel). Daarnaast heeft de Bibliotheek Utrecht tot en met 2017 een subsidiesuppletie ontvangen. De suppletie wordt sinds 2019 verrekend met de subsidie. •

De exploitatiesubsidie is in 2017, 2019 en 2021 vermeerderd met groeimiddelen. De groeimiddelen uit 2017 zijn volgens de verleningsbeschikking 2017 toegekend in relatie tot de toename van de bevolkingsgroei in de Leidsche Rijn. In de jaarrekening 2019 van de Bibliotheek Utrecht staat vermeld dat zij extra exploitatiesubsidie vanuit de groeimiddelen van de stad toegekend hebben

gekregen. Deze ontvangen groeimiddelen in 2017 en 2019 zijn echter niet zichtbaar in bovenstaande tabel omdat deze niet apart inzichtelijk zijn gemaakt in de verleningsbeschikking, maar direct zijn verwerkt in de ontvangen basissubsidie. In de verleningsbeschikking 2021 zijn deze groeimiddelen wederom toegekend, maar nu zichtbaar in de beschikking. Met de gemeente Utrecht is afgesproken dat deze middelen worden ingezet voor een groter bereik van de activiteiten op digitale geletterdheid. •

De exploitatiesubsidie is 2015 en 2016 gedaald wegens bezuinigingstaakstellingen vanuit de gemeente. Daarnaast is exploitatiesubsidie van de Bibliotheek Utrecht in 2014 en 2015 niet geïndexeerd.

•

De exploitatiesubsidie is in 2016, 2017, 2019, 2020 en 2021 vermeerderd met loon- en prijsbijstelling. Deze zijn echter niet zichtbaar in bovenstaande tabel omdat deze niet apart inzichtelijk zijn gemaakt in de verleningsbeschikking maar direct zijn verwerkt in de ontvangen basissubsidie.

•

De exploitatiesubsidie is in 2020 en 2021 vermeerderd met aanvullende bijdragen voor de investeringen die betrekking hebben op de Nieuwe centrale Bibliotheek op de Neude en de Leidsche Rijn. De bijdragen hadden specifiek betrekking op de exploitatie van de Neude, referentiekader Leidsche Rijn en het meerjarenprogramma vastgoed.

•

Vanaf 2013 tot en met 2017 heeft de Bibliotheek Utrecht subsidiesuppletie ontvangen. Deze subsidiesuppletie is ten tijde van de verzelfstandiging toegevoegd aan de exploitatiesubsidie van de Bibliotheek Utrecht voor de kosten die voortvloeiden uit de verzelfstandiging (frictiekosten), een bijdrage aan het eigen vermogen en liquiditeit. Sinds 2019 wordt de suppletie terugbetaald door een verrekening met de exploitatiesubsidie.

De Bibliotheek Utrecht ontvangt naast de exploitatiesubsidie jaarlijks ook nog aanvullende incidentele doelsubsidies. Deze aanvullende doelsubsidies zijn verstrekt voor bijvoorbeeld de realisatie van de Neude en diverse projecten, zie hiervoor bovenstaande tabel. De Bibliotheek Utrecht kan door de aanvullende subsidies dus meer diensten of programmering leveren. Financieel is dit budgetneutraal, maar in veel gevallen moet de Bibliotheek Utrecht daar wel een eigen bijdrage of investering bovenop doen. 1.1.2

De gebruikersinkomsten

De gebruikersinkomsten zijn met 8% gestegen ten opzichte van 2013. De gebruikersinkomsten bestaan grotendeels uit contributie, telaatgelden en de U-pas. Gebruikersinkomsten Contributies Leengeld Telaatgeld Reserveringen Schadevergoedingen Internet Verkoop afgeschreven materialen IBL/ifl gelden Overige opbrengsten U-pas Interbibliothecair leenverkeer Totale gebruikerinskomsten

€ € € € € € € € €

2013 936.666 € 21.546 € 295.951 € 3.305 € 666 € 13.117 € 16.762 € 14.264 € 1.474 €

2014 967.553 € 19.362 293.698 € 2.804 424 13.355 € 19.362 € 12.934 € 1.034 €

2015 566.943 €

2016 1.007.943 €

2017 1.050.873 €

2018 997.938 €

2019 1.052.361 €

2020 1.085.668 €

2021 1.136.625

324.884 €

295.438 €

314.801 €

260.898 €

225.658 €

105.943 €

182.152

19.830 € 8.863 € 14.147 € 9.179 €

18.040 € 10.230 €

16.103 € 183 €

15.705 € 150 €

7.453 € 231

6.332

€

1.303.751 €

1.330.526 €

943.846 €

20.586 € 21.732 € 18.712 10.521 € € € 1.374.932 €

9.001 € 63.447 € 17.833 € 1.484.225 €

15.829 € 82.452 € 18.460 € 1.391.863 €

34.093 € 67.906 € 12.173 € 1.408.046 €

27.815 € 59.486 € 13.535 € 1.300.131 €

13.993 56.202 18.465 1.413.769

De fluctuaties in de totale gebruikersinkomsten zijn als volgt te verklaren: •

De dip in 2015 wordt veroorzaakt door lager opgenomen inkomsten uit contributie. Dit komt doordat er een wijziging heeft plaatsgevonden met betrekking tot de wijze van verantwoording van de contributie inkomsten. Vanaf 2015 worden de contributies ten gunste van het jaar gebracht waar ze betrekking op hebben. Dit betekent dat ontvangen contributies in 2015, die betrekking hebben op 2016, op de balans worden opgenomen als kortlopende schuld. Dit heeft als gevolg dat het in 2015 eenmalig heeft geleid tot een lager verantwoorde subsidiebaten. De vooruit ontvangen contributies zijn in 2015 geboekt onder overlopende passiva.

•

De dip in 2020 wordt veroorzaakt door de sluiting van de vestigingen van de Bibliotheek Utrecht tijdens de corona lockdown.

1.1.3

De dienstverlening

De opbrengsten uit dienstverlening zijn ten opzichte van 2013 met 79% gestegen. Deze bestonden de afgelopen jaren voornamelijk uit dienstverlening aan scholen, verhuur ruimte en werkplekken, compensatie provinciaal leenverkeer en functioneel beheer van de catalogus. De compensatie provinciaal leenverkeer betreft geen dienstverlening in de Bibliotheek Utrecht, maar voert de Bibliotheek Utrecht voor bibliotheken in de provincie uit. Dienstverlening Dienstverlening aan scholen Dienstverlening bedrijven Cursussen, workshops en lezingen Toiletgelden Verkoop kantine Kennis en informatie Ontwikkeling en educatie Lezen en literatuur Opbrengst kopieerapparatt, prints Verhuur ruimte en werkplekken Verkoop ingekochte artikelen Overige specifieke opbrengsten Opbrengsten programmering Provinciaal collectioneren Functioneel beheer en catalogus BISC Compensatie provinciaal leenverkeer BISC Loonkosten Amadeus Lyceym Provinciaal leenverkeer Programmering Verhuur aan derden Totale dienstverlening

€ € € € € € € € € € € €

€

2013 48.660 € 17.586 € 346 € 14.937 € 2.723 € 2.847 € 42.192 € € 36.772 € 62.025 € 3.000 € 182.570 €

413.658 €

2014 70.641 € 2.908 740 15.601 1.581 2.700 491 711 33.896 € 56.878 € -416 214.754 € €

400.485 €

2015 91.017 €

2016 63.336 €

2017 111.158 €

2018 105.046 €

2019 69.916 €

2020 60.522 €

€

12.518 €

14.072 €

14.779 €

4.525

42.568 € 60.802 €

45.110 € 56.635 €

35.300 € 64.575 €

34.644 € 61.837 €

37.229 € 104.904 €

22.491 € 143.036 €

20.074 90.799

326.201 € 6.124 €

235.611 € 22.202 € € € € €

24.057 € 7.727 € 60.974 € 80.279 € 68.172 € 38.191 €

25.032 € 14.276 61.715 € 48.888 € 68.172 39.720 € € €

25.726 €

31.042 €

41.686

46.594 € 106.661 €

51.163 € 94.156 €

43.327 99.693

42.500 € 68.172 € 26.467 €

422.894 €

502.951 €

473.402 €

42.500 € 30.999 € 36.339 € € 516.773 €

44.628 60.612 25.125 191.158 741.978

526.712 €

542.948 €

2021 124.876

Uit bovenstaande tabel blijkt dat de groei in de opbrengsten vanuit de dienstverlening met name te verklaren is door de opbrengsten vanuit verhuur ruimte en werkplekken, verhuur aan derden, dienstverlening aan scholen en functioneel beheer catalogus. Daarnaast zijn sinds 2017 een aantal posten, zoals provinciaal collectioneren ondergebracht onder dienstverlening in plaats van diverse baten. 1.1.4

De diverse baten

De diverse baten zijn sinds 2013 met 97% gedaald van € 477.271 in 2013 naar € 14.111 in 2021. Deze bestonden in 2013 tot en met 2016 voornamelijk uit detachering personeel Kunstuitleen Utrecht, vergoeding inzet personeel en doorbelasting provinciaal collectioneren. In 2017 zijn er nog opbrengsten door de uitleen van kunst gegenereerd. Diverse baten Detachering personeel kunstuitleen Utrecht vergoeding inzet personeel kunstuitleen Overige baten Doorbelasting provinciaal collectioneren Doorbelasting U-pas Inzet mediatheek bij scholen Kunstuitleen Provinciale routecollectie Sponsoring Totale diverse baten

€ € €

2013 248.323 € 207.247 € 21.701 €

2014 € 219.875 240.288 € € €

€

477.271 €

460.163 €

2015 203.047 €

2016 154.490

2017

2018

2019

2020

2021

39.405 € € 40.000 € 43.690 €

58.319 € 179.149 37.500 36.723 € €

29.259 €

12.554 €

19.966 €

31.058 €

5.847

13.464 € 26.018 €

52.380 72.346 €

€ 31.058 €

8.264 14.111

326.142 €

466.181 €

67.414 8.120 € 104.793 €

De daling in de totale diverse baten zijn te verklaren door: •

In 2017 zijn de posten provinciaal collectioneren en een aantal kleinere posten ondergebracht onder dienstverlening in plaats van diverse baten.

•

Er zijn vanaf 2017 geen baten meer uit doorbelasting voor personeel aan Kunstuitleen Utrecht, omdat dit personeel sinds 1 mei 2017 niet meer in dienst was bij de Bibliotheek Utrecht.

1.2 Lasten Dit hoofdstuk geeft de lasten van de Bibliotheek Utrecht over de periode 2013 tot en met 2021 weer. De totale lasten zijn sinds 2013 met 25% gestegen. De stijging is voornamelijk te verklaren door de stijging in personeelskosten, huisvestingskosten en promotie en publiciteit. De Bibliotheek Utrecht geeft aan dat deze stijgingen sterk gerelateerd zijn aan de veranderende rol van de Bibliotheek Utrecht naar een meer programmerende bibliotheek en de daaraan gekoppelde dienstenpakket en huisvesting (zie ook paragraaf 2.2). Daarnaast heeft de Bibliotheek Utrecht meer projectgebonden activiteiten uitgevoerd, die grotendeels

worden gedekt door extra baten (m.u.v. een eigen bijdrage of investering die gedaan moeten worden door de Bibliotheek Utrecht). De projecten worden niet apart geadministreerd door de Bibliotheek Utrecht, waardoor het in dit stadium niet mogelijk is exact inzichtelijk te maken welk deel van de lasten direct door baten worden gedekt. Daarnaast heeft de Bibliotheek Utrecht te maken met algehele prijsstijgingen (inflatie). 1.2.1

Personeel

De personeelskosten zijn sinds 2013 gestegen met 20%. Onderstaande tabel geeft de ontwikkeling weer van het aantal fulltime-equivalent (hierna: fte) en de personeelskosten van de afgelopen jaren. Personeelskosten Gemiddeld aantal fte Totaal directe loonkosten eigen personeel € Salaris € Sociale lasten Pensioen Projectkosten € Reis- en onkosten € Studie en deskundigheidsbevordering € Overige lasten personeel € Overige kosten eigen personeel € Totaalkosten personeel niet in loondienst € Uitzendkrachten en ingehuurd personeel € Advies derden € Projectkosten externe inhuur Totale personeelskosten €

2013 118,1 6.365.332 € 6.365.332 €

€ 80.911 € 137.931 € 231.817 € 450.659 € 475.828 € 147.498 € 328.330 € 7.291.819 €

2014 113,1 6.250.772 € 6.250.772 € € € 76.054 € 122.586 € 104.447 € 303.087 € 350.165 € 183.042 € 167.123 € 6.904.024 €

2015 107,9 6.230.592 € 4.772.402 € 800.803 € 657.387 € € 69.268 € 125.633 € 720.496 € 915.397 € 450.955 € 127.909 € 323.046 € € 7.596.944 €

2016 104,2 5.744.174 € 4.314.817 € 737.821 € 561.194 € 130.342 62.258 € 135.707 € 177.500 € 375.465 € 1.144.069 € 449.292 € 145.765 € 549.012 7.263.708 €

2017 98,6 5.648.834 € 4.374.274 € 708.651 € 565.909 €

2018 105,8 5.748.014 € 4.399.292 € 732.383 € 616.339 €

2019 118,7 6.529.328 € 4.925.494 € 859.510 € 744.324 €

2020 129,7 7.422.719 € 5.630.340 € 932.177 € 860.202 €

2021 129,2 7.696.928 5.851.554 959.219 886.155

74.550 € 75.074 € 470.958 € 620.582 € 733.198 € 602.225 € 130.973 €

74.345 € 97.895 € 211.996 € 384.236 € 683.021 € 668.973 € 14.048 €

79.955 € 163.382 € 233.912 € 477.249 € 823.408 € 793.090 € 30.318 €

62.953 € 80.974 € 125.232 € 269.159 € 999.233 € 947.001 € 52.232 €

47.631 18.504 154.053 220.188 833.619 769.715 63.904

7.075.977 €

6.815.271 €

7.829.985 €

8.691.111 €

8.750.735

De stijging in de totale personeelskosten is te verklaren door: •

De stijging in het aantal fte. Het aantal personeelsleden (in fte) laat vanaf 2013 tot en met 2017 een jaarlijkse daling zien, dit is te verklaren door de bezuinigingstaakstellingen die vanuit de gemeente zijn opgelegd ten tijde van de verzelfstandiging in 2015, waarna een reorganisatie binnen de Bibliotheek Utrecht volgde. Vanaf 2018 stijgen het aantal fte en de directe loonkosten. De stijging van het aantal fte vanaf 2018 is voornamelijk te verklaren door de opening van de Leidsche Rijn in 2019 en de opening van de Neude in 2020. De opening van de Leidsche Rijn en Neude heeft geleid tot meer programmering en dienstverlening en daarom ook tot meer personeel in de dienstverlening (7 fte bibliotheekmedewerkers en 3,1 fte toezichthouders) en programmering (5,9 fte expertisemedewerker, 5,8 fte expertise specialist en 1,5 fte projectmanagement). Daarnaast werd in 2020 één fte aangetrokken voor een manager op de Neude en werd de marketing en communicatieafdeling verstrekt.

•

Een stijging van de inhuurkosten. Jaarlijks is het percentage aan inhuurkosten gemiddeld met 16% gestegen. Het gaat hierbij om uitzendkrachten, ingehuurd personeel en personeel niet in loondienst. Dit is ook terug te zien in de stijging in kosten. De kosten voor uitzendkrachten en ingehuurd personeel zijn jaarlijks met gemiddeld 39% gestegen. De kosten voor personeel niet in loondienst zijn jaarlijks met gemiddeld 17% gestegen. In 2016 is er een stijging vanwege de inhuur voor provinciaal collectioneren en voor de realisatie van de Neude. De Bibliotheek Utrecht geeft aan dat in 2016 is gestart met de afdeling programmering, ter voorbereiding op de opening van Leidsche Rijn Centrum en de Neude. Bibliotheken werden in lijn met landelijke ontwikkelingen meer ontmoetingscentra met programmering. Om deze ontwikkeling door te maken was kwalitatief hoogwaardiger personeel nodig in hogere loonschalen. De hogere loonschalen werden in het reorganisatieplan gecompenseerd onder andere door meer inzet van vrijwilligers. Vanwege de rechtszaak in 2016, met betrekking tot het inzetten van vrijwilligers, kon er geen gebruik meer worden gemaakt van vrijwilligers zoals was voorgenomen door de Bibliotheek Utrecht. Daarom heeft de Bibliotheek Utrecht gekozen voor inhuur van opruimers en uitbreiding van de flexpool ter compensatie van de inzet van vrijwilligers.

Daarnaast zijn inhuurkrachten de afgelopen jaren (i.e. 2019, 2020 en 2021) ingezet voor de vervanging van niet ingevulde vacatures en inhuur ten behoeve van de realisatie van de Neude. Ook heeft de coronapandemie, projectgebonden activiteiten en de krapte op de arbeidsmarkt invloed gehad op de inhuurkosten. Daarnaast begrijpen wij van de Bibliotheek Utrecht dat vanwege het huidige reorganisatieplan ervoor is gekozen nog niet alle vacatures in te vullen. In afstemming met de ondernemingsraad van de Bibliotheek Utrecht (hierna: de Ondernemingsraad) worden deze functies tijdelijk met inhuurkrachten ingevuld. De

Bibliotheek Utrecht verwacht dat de inhuurkosten zullen dalen na afronding van de beoogde reorganisatie. Ten slotte zijn in 2021 besparingen doorgevoerd op de begroting van de flexibele schil van de dienstverlening van circa € 400.000. In de realiteit bleek dit niet haalbaar en is dit ruim overschreden. •

Wijzigingen salariskosten. Er is in 2017 een kleine daling geweest van de salariskosten. Dit is voornamelijk veroorzaakt doordat de medewerkers van de kunstuitleen in dienst kwamen bij de stichting Kunstuitleen en het vertrekken van bibliotheekmedewerkers vanwege de reorganisatie. Ook werden de salariskosten op het project van de Neude geactiveerd. In 2017 is gestopt met de inhuur van de administratie en de controller, deze kwamen allebei in vaste dienst bij de Bibliotheek Utrecht. Ook kwamen er twee medewerkers weer in dienst n.a.v. de rechtszaak met betrekking tot hun ontslag. Ten slotte werd ook meer ingehuurd voor dienstverlening.

•

Langere openingstijden. De Bibliotheek Utrecht geeft aan dat zij, om invulling te geven aan de veranderende rol naar een meer programmerende bibliotheek en in overleg met de gemeente Utrecht, sinds 2019 de openingstijden heeft verruimd. Daarnaast zijn openingstijden verruimd vanwege de transitie van de noodlocatie naar een volwaardige vestiging in de Leidsche Rijn. De daarvoor benodigde inzet van personeel heeft tot hogere kosten geleid.

•

Er hebben cao-stijgingen plaatsgevonden. Jaarlijkse hebben er cao-stijgingen plaatsgevonden, bijvoorbeeld is er in 2020 een stijging geweest van 3% en in 2021 een stijging van 2%.

•

Studie en deskundigheid. Vanwege corona is in 2020 en 2021 minder uitgegeven aan studie en deskundigheid.

•

Reserves nieuwe bibliotheek. In 2020 waren de salariskosten hoger dan begroot omdat een aantal fte ten laste van de reserve van de Nieuwe Bibliotheek zijn gebracht. Hier was vooraf geen rekening mee gehouden.

•

De transitie naar een programmerende bibliotheek. Zoals in bovenstaande verklaringen reeds is aangegeven, zijn onder andere vanwege de veranderende taak van de Bibliotheek Utrecht (zie ook paragraaf 2.2) de salariskosten in 2018 gestegen. De Bibliotheek Utrecht heeft hiervoor meer hoger gekwalificeerd personeel in dienst genomen met een hogere salarisschaal tot gevolg. Dit gaat met name om medewerkers voor de programmering, zoals expertisemedewerkers en projectleiders. Tevens begrijpen wij van de Bibliotheek Utrecht dat de opening van de vestiging aan de Neude ook om een ander type personeel vroeg. Er was meer behoefte aan personeel op facilitair gebied, beveiliging en dienstverlening. Daarnaast zijn er ook tijdelijk extra mensen ingehuurd in de voorbereiding naar de Neude, zoals projectmanagement.

•

Overige personeelslasten. De stijging van overige personeelslasten in 2015 komt doordat er een voorziening voor de reorganisatie is gevormd van € 804.496. De reorganisatie heeft plaatsgevonden nadat de bezuinigingstaakstelling vanuit de gemeente werd aangekondigd.

1.2.2

Huisvesting

De huisvestingskosten zijn sinds 2013 gestegen met meer dan 40%. Onderstaande tabel geeft de ontwikkeling in de huisvestingskosten weer van de afgelopen jaren.

Huisvestingskosten Huur gebouwen Service kosten Afschrijving gebouwen Vrijval meerwaarde panden Afschrijving inrichting/inventaris Onderhoud gebouwen onderhoud en repraratie inventaris Kleine inventaris aankopen Onderhoud terrein/beplanting Schoonmaakkosten Linnengoed Energie Belastingen en zakelijke lasten gebouw Verzekeringen Verzerkingen huisvesting Beveliliging Dotatie beveiligingsapparatuur Kleine aanschaffingen Overige huisvestingskosten Dotatie voorziening huisvesting Doorbelaste servicekosten Totale huisvestingskosten

€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € €

2013 1.925.668 € 49.654 € 105.255 € -41.488 € 425.146 € 76.691 € 15.248 € 11.462 € 6.317 € 282.288 € 4.057 € 265.235 € 45.856 € 5.499 € 18.054 € 12.783 € € 2.452 € 12.979 € €

2014 2.096.727 € 99.332 90.711 -41.488 333.478 74.755 € 18.344 10.071 5.884 300.589 € 2.591 212.996 € 51.279 € 4.025 € 18.159 28.729 € 1.049 9.287 € 35.000

2015 2.316.185 €

2016 2.179.289 € €

2017 2.037.076 € 101.600 €

2018 2.094.833 € 94.009 €

2019 2.504.310 € 113.124 €

2020 2.650.814 € 126.666 €

2021 2.683.171 131.480

112.369 €

156.691 €

404.668 €

257.305 €

125.473 €

492.306 €

615.276

296.286 €

307.088 €

345.066 €

302.678 €

333.005 €

459.210 €

500.267

220.750 € 71.419 € 18.223 €

317.082 € 73.688 € 19.462 €

168.549 € 66.378 € 17.691 €

255.899 € 65.012 19.808 €

248.245 € 80331 € 21.106 €

320.964 € 72.539 € 25.348 €

322.259 109.163 29.402

11.200 €

19.452 €

15.784 €

23.897 €

25.092 €

199.649 €

225.460

22.582 €

16.348 €

6.680 €

55.934 €

43.784 €

44.274 €

90.040

€

3.223.156 €

3.351.518 €

3.069.014 €

3.089.100 €

3.163.492 €

3.169.375 €

3.494.470 €

€ 4.391.770 €

-112.037 4.594.481

De stijging in de totale huisvestingskosten is te verklaren door: •

De stijging van de huurkosten. De huurkosten zijn jaarlijks gemiddeld met 4% gestegen. De huurkosten zijn in 2015 gestegen door de opening van de nieuwe vestiging Kanaleneiland. Daarnaast zijn de huurkosten vanaf 2018 opnieuw gestegen door de opening van de Leidsche Rijn in 2019 en de opening van de Neude in 2020. De Bibliotheek Utrecht heeft 13 vestigingen, waarvan de Zuilen en Tuinwijk eigendom zijn van de Bibliotheek Utrecht.

•

De stijging van de onderhoudskosten. De stijgingen en fluctuaties van de onderhoudskosten zijn voornamelijk gekoppeld aan de verbouwingen van de vestigingen Zuilen, Leidsche Rijn, Overvecht en de Neude. De gemeente Utrecht is verantwoordelijk voor een groot deel van de bekostiging hiervan. Voor de vestigingen Leidsche Rijn en de Neude zijn ook aanvullende subsidies toegekend door de gemeente Utrecht (zie ook paragraaf 2.3 baten). De fluctuaties zijn ook te verklaren doordat er tot en met 2018 geen voorziening groot onderhoud was, deze werd tot en met 2018 in de exploitatie geboekt. Verbouwingen aan de Zuilen, Leidsche Rijn en de Neude zijn wel geactiveerd. Daarnaast heeft er op de vestiging de Neude ook nog onvoorzien onderhoud plaatsgevonden, zoals bijvoorbeeld aanpassingen aan het klimaatsysteem.

•

De stijging van de schoonmaakkosten. De schoonmaakkosten zijn in 2020 gestegen als gevolg van de opening van de vestiging de Neude.

•

De stijging van de beveiligingskosten. De beveiligingskosten zijn in 2020 gestegen als gevolg van de opening van de vestiging de Neude.

1.2.3

Promotie en publiciteit

De kosten voor promotie en publiciteit zijn sinds 2013 met 252% gestegen. Tot 2017 waren de kosten die vallen onder de post ‘promotie en publiciteit’ in de jaarrekening gerubriceerd onder de post ‘bestuur en organisatie’. De Bibliotheek Utrecht geeft aan dat de groei mede is ontstaan door de programmerende rol van de bibliotheek, waarvoor marketing nodig is om bekendheid te genereren en projectgebonden marketing gelden tegenover staan. Bestuur en organisatie Bestuurkosten/vergoedingen € Vergoeding bestuur/RvT € Promotie € Representatie € Publiciteit/voorlichting € Contributies € Documentatie en vakliteratuur € Accountantskosten € Verzekering organisatie € Onderzoek organisatie € Overige bestuurs- & organisatiekosten € Bestuurskosten projecten Accountantskosten Totaal bestuur en organisatie €

2013 714 € 5.458 € 18.132 € 16.357 € 45.512 € 31.435 € 688 € 19.000 € € 8.956 € 1.156 €

2014 335 € 6.000 36.937 2.513 95.831 € 37.377 € 90 16.500 726 10.022 4.345 €

147.408 €

€ 210.676 €

2015 11.441 €

2016 14.587

94.264 € 49.289 €

126.468 39.554

49.643 € € 19.008 € 223.645 €

16.454 92.295 26.007 315.365

2017

2018

2019

2020

2021

Promotie en publiciteit Promotie en publiciteit Contributie Accountant Bestuur Overige lasten bestuur en organisatie Advieskosten Totaal promotie en publiciteit

2013

2014

2015

2016 € € € € €

2017 81.700 € 41.272 € 21.929 € 28.360 € 5.249 €

€

178.510 €

2018 119.523 € 42.256 € 20.500 € 12.115 € 52.670 € 247.064 €

2019 389.908 € 41.926 € 23.025 € 22.213 €

2020 357.599 € 40.779 € 26.490 € 53.271 €

2021 324.258 37.276 27.298 14.629

74.242 € 551.314 €

154.429 € 632.568 €

115.506 518.967

De stijging in de totale promotie- en publiciteitskosten als volgt te verklaren: •

In 2016 zijn extra kosten gemaakt voor indoor signing, op onder andere de locatie Kanaleneiland.

•

In 2019 heeft er een stijging plaatsgevonden vanwege extra uitgaven voor de communicatie en de website van de vestiging aan de Neude. Daarnaast is de stijging ook gekoppeld aan de opening van de vestiging aan de Leidsche Rijn in 2019. De uitgaven hebben betrekking gehad op imagoonderzoek, door ontwikkelen huisstijl, door ontwikkelen website en ontwikkelen Smart Marketing Platform.

•

In 2019, 2020 en 2021 zijn meer kosten gemaakt onder de post ‘promotie en publiciteit’ dan waren begroot. Dit komt door niet-begrote accountantscontroles ten behoeve van sponsorgelden, hogere bestuurskosten en hogere advies kosten ten behoeve van vestiging de Neude, advieskosten voor organisatieontwikkeling en inhuur van extern advies.

1.2.4

Automatisering

De automatiseringskosten in 2021 zijn ten opzichte van 2013 gedaald met 14%. Onderstaande tabel geeft de ontwikkeling in de automatiseringskosten weer van de afgelopen jaren. Automatiseringskosten Afschrijving automatisering € Onderhoud/ reparatie automatiseringsapp € Licenties automaisering € Leasekosten automatisering € Onderhoud en repratie automatische uitl.app. € Licenties automtische uitleenapparatuur€ Licenties automatische uitleenapparatuur € Communicatiekosten/website € Overige automatiseringkosten € Beheer ICT systemen Projectkosten ICT Totale automatiseringskosten €

2013 118.961 € 6.934 € 29.598 € 92.923 € 1.912 € 22.451 € € 750 € 442.974 €

2014 110.224 -1.142 € 23.299 € 95.236 € 2.246 23.153 275 € 481.004 € €

716.503 €

734.295 €

2015

2016

2017

2018

10.830 € 113.812 € 104.147 €

22.464 € 114.155 105.034 €

65.649 €

22.608

106.472 €

€ 39.520 € 36.118 € 329.856 € € 634.283 €

9.891 58.488 € 320.717 € 70.290 701.039 €

2019

2020

57.329 € 95.508 € 17.163 €

45.996 € 98.964 € 16.046

47.504 101.337

78.335 €

€ 96.096 € € 95.269

47.959 € 299.045 €

71.426 € 280.038 €

25.851 € 408.294 €

31.303 € 372.415 €

47.263 417.997

597.460 €

565.437 €

604.145 €

564.724 €

614.101

2021

De automatiseringskosten zijn afgelopen jaren redelijk stabiel gebleven. In 2014 zijn de kosten hoger geweest door herinstallaties van automatiseringssystemen bij nieuwe locaties. In 2016 zijn door onvoorziene projectkosten voor ICT de kosten ook hoger uitgevallen. Daarbij zijn achterstanden in de ICT opgelopen, waarvoor aanvullende investeringen noodzakelijk zijn. 1.2.5

Collectie en media

De collectie- en mediakosten zijn sinds 2013 gedaald met 30%. Onderstaande tabel geeft de ontwikkeling in de collectie- en mediakosten weer van de afgelopen jaren. Collectie- en mediakosten Boeken, tijdschriften en avm Muziek Digitatie bestanden Huur boeken IBL/IFL boeken en avm Leenrechtvergoedingen Kosten ai boeken Bewerkingskosten media Uitbesteed werk Overige materialen Kosten provinciaal collectieteam Aankoop mediadragers Overige kosten collectie en media Aanschafinformatie Interbibliothecair leenverklaar Totale collectie- en mediakosten

€ € € € € € € € € € €

€

2013 840.120 € 37.237 € 85.705 € 64 € 15.415 € 602.612 € 94.577 € 15.886 € 2.028 € 1.634 € 59.689 €

1.754.967 €

2014 933.527 8.789 187.326 € 12.703 € 289.402 € 23.449 € 436 1.344 92.077 € €

1.549.053 €

2015

2016

2.324 €

622

13.202 € € 105.397 € 27.116 €

13.742 277.483 € 73.485 15.164 €

910.680 € 75.590 €

915.945 € 110 € € 1.296.551 €

1.134.309 €

2017

2018

2019

2020

2021

264.402 €

245.497 €

239.422 €

252.103 €

181.095

24.524 €

12.735 €

12.944 €

10.860 €

20.286

1.017.520 €

984.522 €

989.618 €

931.348 €

937.565

71.049 € 16.631 € 1.394.126 €

70.460 € 21.412 € 1.334.626 €

61.807 € 27.543 € 1.331.334 €

65.267 € 23.568 € 1.283.146 €

66.178 31.019 1.236.143

De kosten voor collectie en media bestaan voornamelijk uit de aankoop mediadragers, leenrechtvergoedingen en aanschafinformatie (informatie voor bibliotheekmedewerkers over nieuw verschenen of pas herdrukte boeken). De daling is voornamelijk als volgt te verklaren: -

Vanaf 2016 heeft het Europese Hof van Justitie bepaald dat digitale boeken net als papieren boeken onder het leenrecht vallen. Het uitlenen van e-books is hierdoor een landelijke service van bibliotheken geworden. De dekking hiervoor kwam van een uitname uit het Gemeentefonds. Deze uitname werd door de gemeente Utrecht rechtstreeks doorberekend aan de Bibliotheek Utrecht. Door de Bibliotheek Utrecht werd het bedrag in mindering gebracht op het mediabudget.

-

Vanwege de daling van het aantal leningen sinds 2018, is het mediabudget verminderd. Dit budget is sindsdien ingezet voor programmering en publiciteit.

-

Doordat het aantal uitleningen is gedaald, daalt ook de afdracht voor leenrechtvergoeding. Hier zitten echter fluctuaties in omdat het tarief voor de afdracht door de Stichting Leenrecht is bijgesteld. Ten opzichte van 2016 is de leenrechtvergoeding in 2020 circa € 100.000 lager.

1.2.6

Transport

De transportkosten zijn sinds 2013 gedaald met 21%. Onderstaande tabel weergeeft de ontwikkeling in de transportkosten van de afgelopen jaren. Transportkosten Brandstofkosten € Onderhoud € Verzekering € Wegenbelasting € Afschrijvingskosten vervoersmiddelen € Transportkosten derden € Overige transportkosten € Vervoermiddelen Leasekosten Totale transportkosten €

1.2.7

2013 5.185 € 7.290 € 3.830 € 2.602 € 8.835 € 5.376 € 1.167 €

2014 5.355 € 10.179 € 2.298 1.567 8.835 4.272 € 452 €

2015 4.109 € 6.276 €

2016 3.559 25.124

4.771 € 6.326 €

34.285 €

32.958 €

21.482 €

2017

2018

2019

2020

2021

6.086 € 6.029 € €

3.540 € 4.341 € 13.561 €

40.798 €

21.442 €

3.089 € 5.091 € 19.902 € € 28.082 €

280 7.374 € 9.606 € 12.783 € 30.043 €

€ 3.573 € 3.663 € 27.049 € 34.285 €

753 1.709 2.972 25.561 30.995

Overige kosten

De overige kosten zijn sinds 2013 gestegen met circa 170%. Tot circa 2016 waren de posten onder de post ‘overige kosten’ in de jaarrekening ondergebracht onder de post ‘specifieke kosten’. De Bibliotheek Utrecht geeft aan dat deze post grotendeels gesubsidieerde projecten betreffen, waar veelal inkomsten tegenover staan. Overige kosten Programmering Overige kosten Centrale kosten ouderen in de wijk Dotatie voorziening Stichting Realisatie Verjaardagskalander inhuur Setup Rabobank digitaalhuis stappenwijzer Inkoop zaalverhuur Totale overige kosten Specifieke kosten Kennis en informatie Ontwikkeling en educatie Kunst en cultuur Lezen en literatuur Ontmoeting en debat Matterialen voor verkoop Overige specifieke kosten Dienstverlening aan scholen Projectkosten Totale specifieke kosten

2013 €

902

2014 €

€

902

€ € € € € € €

2013 681 € 62.122 € 1.372 € 50.100 € 12.570 € 2.128 € 1.979 €

2014 17 44.295 € 975 13.070 8.865 298 3.133 € €

€

130.952 €

70.653 €

€

2015

2016

9.117 €

€ 10.564 € €

2017 157.936 € -3.953 € 21.625 € € € €

2018 228.686 € 120 € 91.665 € 25.000 8.000 3.750

2019 376.771 € 1.572 € 330.112 €

2020 229.355 € 6.538 167.193 €

2021 213.718

26.900 356.037

9.117 €

10.564 €

175.608 €

357.221 €

€ 708.455 €

10.002 € 413.088 €

2015

2016

2017

2018

2019

2020

4.968 €

38.403

40.499 € 2.978 € € 48.445 €

22.854 17.512 84.228 162.997

115.419

2021

Vanwege de herrubricering is vergelijking tussen de jaren niet goed mogelijk. Onderstaande stijgingen zijn verklaard:

-

De programmeringskosten zijn in 2019 gestegen door de opening van de Leidsche Rijn en de opmaat naar de opening van de Neude in 2020.

-

De centrale kosten Ouderen in de Wijk zijn gestegen in 2019. Dit komt omdat er in 2019 een inhaalslag heeft plaatsgevonden in acties en activiteiten omdat de streefcijfers, die voorwaardelijk zijn voor de subsidie, niet gehaald werden. Daarnaast is er meer ingezet op de leiding van het project en is er extra begeleiding ingehuurd voor de controle en verantwoording van het project.

1.2.8

Kantoorkosten

De kantoorkosten zijn sinds 2013 gedaald met 32%. Onderstaande tabel weergeeft de ontwikkeling in de kantoorkosten van de afgelopen jaren. Vanaf 2013 tot en met 2016 waren de posten onder de post ‘kantoorkosten’ in de jaarrekening ondergebracht onder de post ‘administratiekosten’. Administratie Kopieerapparaten Reproductie/ drukwerk Kantoorbenodigdheden Porti- en vrachtkosten Telefoonkosten Bankkosten Financiële administratie Salarisadministratie Overige administratie Totale administratiekosten

€ € € € € € € € € €

2013 51.416 € 8.790 € 9.741 € 13.987 € 46.774 € 12.227 € 128.040 € 146.208 € 18.502 € 435.685 €

2014 41.992 7.537 € 10.902 € 14.978 € 34.019 € 16.321 € 146.861 € 147.420 € 13.639 € 433.669 €

2015

2016

48.764 € 12.399 14.966 € 29.377 € 13.701 € 142.377 € 152.494 € 1.450 € 415.528 €

55.736

2013

2014

2015

Kantoorkosten Kopieerapparaten Reproductie/ drukwerk Kantoorbenodigdheden Porti- en vrachtkosten Telefoonkosten Bankkosten Financiële administratie Salarisadministratie Overige administratie Incassokosten Totale kantoorkosten

2017

2018

2019

2020

2021

2017

2018

2019

2020

2021

50.392 € 5.480 € 10.265 € 12.508 € 17.334 € 4.412 € 128.280 € 1.266 7.467 € 237.404 €

49.934 € 14.505 € 13.017 € 15.988 € 16.229 € 8.569 € 145.888 €

123.812 € 18.089 € 14.073 € 14.726 € 17.243 € 20.828 € 144.649 €

56.520 € 18.613 € 15.570 € 19.949 € 30.605 € 21.696 € 155.163 €

26.972 23.108 18.164 16.456 44.103 22.208 143.794

1.997 € 266.127 €

196 € 353.616 €

514 € 318.630 €

2.045 296.850

11.175 16.146 20.767 138.704 155.675 19.860 418.063

2016 € € € € € € € € € €

De daling is voornamelijk te verklaren door een herrubricering van de financiële administratie. Dit komt omdat de financiële administratie tot en met 2016 was uitbesteed aan een derde partij. Vanaf 2017 zijn de controller en medewerker financiële administratie in dienst van de Bibliotheek Utrecht en worden deze kosten geboekt op de personeelskosten. 1.3

Exploitatieresultaat

Onderstaande tabel geeft de ontwikkeling van het eigen vermogen en het nettoresultaat van de Bibliotheek Utrecht weer. Het totale eigen vermogen van de Bibliotheek Utrecht bedraagt eind 2021 circa € 2,4 miljoen. Resultaat Totale baten Totale lasten Resultaat bedrijfsvoering Kapitaallasten Resultaat verzelfstandiging Netto-resultaat Eigen vermogen (einde jaar)

2013 € 14.265.135 € 13.118.969 € 1.146.166 € 723.057 € 299.811 € 722.920 € 722.921

2014 € 13.861.560 € 12.743.659 € 1.117.901 € 644.259

2015 € 13.298.758 € 13.153.527 € 145.231 € 492.863

2016 € 14.229.416 € 13.655.335 € 574.081 € 82.178

2017 € 13.627.777 € 13.125.798 € 501.979 € 84.987

2018 € 13.696.075 € 13.144.892 € 551.183 € 105.954

2019 € 15.435.637 € 15.271.256 € 164.381 € 99.027

2020 € 16.785.604 € 16.788.311 -€ 2.707 € 145.029

2021 € 17.241.183 € 16.887.407 € 353.776 € 110.357

€ 473.641 € 1.196.562

-€ 347.632 € 848.930

€ 491.903 € 1.340.833

€ 421.362 € 1.762.195

€ 445.229 € 2.207.424

€ 65.354 € 2.272.778

-€ 147.736 € 2.125.042

€ 243.419 € 2.368.461

De Bibliotheek Utrecht heeft in de jaarrekening beleid geformuleerd met betrekking tot de omvang en de functie van het eigen vermogen. Het eigen vermogen bestaat uit een continuïteitsreserve en het bestemmingsfonds subsidies. -

Een deel van het eigen vermogen dient ter dekking van financiële risico’s die zich op korte termijn zouden kunnen voordoen. Hier ligt hier een risicoanalyse van ten grondslag. Op basis hiervan heeft de Bibliotheek Utrecht ultimo 2021 als buffer een continuïteitsreserve nodig van €1,5 miljoen. Het gaat hierbij om risico’s waarvan de financiële gevolgen in circa twee jaar kunnen worden opgevangen. Dit deel van het eigen vermogen is daarmee niet vrij besteedbaar. De continuïteitsreserve bedraagt per 31 december 2021 circa 1,1 miljoen.

-

Het percentage van het resultaat dat wordt toegevoegd aan het bestemmingsfonds subsidies, wordt conform de voorschriften van de gemeente Utrecht berekend door de exploitatiesubsidie te delen

door de totale inkomsten, dit is exclusief de aanvullende doel- en projectsubsidies. Het doel van het bestemmingsfonds subsidies is het besteden van reserves conform de doelen van de ontvangen subsidies. Het saldo van het bestemmingsfonds subsidies bedraagt per 31 december 2021 circa € 1,2 miljoen.

BIJLAGE [II] – MEERJAREN BEGROTING BIBLTIOHEEK UTRECHT De Bibliotheek Utrecht verwacht voor de komende jaren financiële tekorten. De uitgangspunten uit 2013 ten tijde van de verzelfstandiging zijn volgens de Bibliotheek Utrecht niet meer actueel en dit resulteert in te verwachten financiële tekorten in de komende jaren. De meerjarenbegroting van de Bibliotheek Utrecht houdt rekening met een oplopend tekort tot circa € 1,9 miljoen in 2026. Onderstaande tabel geeft op totaalniveau de meerjarenbegroting 2022-2026 weer.

Meerjarenbegroting

Realisatie

Prognose

Begroting

MJP

MJP

MJP

2021

2022

2023

2024

2025

2026

Subsidies

15.071.000

15.330.000

15.602.000

15.900.000

16.225.000

16.586.000

Gebruikersinkomsten

1.428.000

1.527.000

1.653.000

1.664.000

1.710.000

1.719.000

Dienstverlening

742.000

927.000

975.000

974.000

1.026.500

1.079.000

IDO

-

295.000

295.000

295.000

295.000

295.000

17.241.000

18.079.000

18.525.000

18.833.000

19.256.500

19.679.000

Personeel

8.751.000

9.107.000

10.185.000

10.365.000

10.492.000

10.870.000

Afschrijvingen

489.000

518.000

584.000

602.000

637.000

685.000

Baten

Totaal baten

Lasten

Algemene kosten

491.000

704.000

350.000

358.000

366.000

374.000

Promotie en marketing

325.000

400.000

278.000

285.000

292.000

300.000

Huisvesting en facilitair

4.625.000

5.153.000

5.671.000

5.991.000

6.120.000

6.252.000

Collectie en media

1.236.000

1.250.000

1.307.000

1.307.000

1.307.000

1.307.000

Automatisering

614.000

703.000

902.000

934.000

967.000

1.001.000

Programmering

356.000

444.000

476.000

488.000

500.000

512.000

Innovatie en ontwikkeling

-

-

200.000

200.000

200.000

200.000

16.887.000

18.279.000

19.953.000

20.530.000

20.881.000

21.501.000

Resultaat uit bedrijfsvoering

354.000

-203.000

-1.427.000

-1.696.000

-1.623.000

-1.820.000

Financiële lasten

-110.000

-103.000

-103.000

-94.000

-84.000

-74.000

Resultaat uit gewone bedrijfsoefening

244.000

-306.000

-1.530.000

-1.790.000

-1.707.000

-1.894.000

-

-600.000

-

-

Totaal lasten

Frictiekosten Reservering Budget gemeente Utrecht Nettoresultaat

Saldo Eigen Vermogen (norm 1.500.000)

1.000.000 244.000

-906.000

-530.000

-1.790.000

-1.707.000

-1.894.000

2.300.000

1.394.000

864.000

-926.000

-2.634.000

-4.528.000

De Bibliotheek Utrecht geeft de volgende uitgangspunten aan ten aanzien van de bovenstaande meerjarenbegroting. In de begroting 2023 zijn de kosten opgenomen voor de basisdienstverlening zoals beschreven in het jaarplan 2023. Voor de jaren daarna is de begroting van 2023 doorgetrokken waarbij rekening is gehouden met een indexatie van 2,5% op de subsidies en 2,5% op het merendeel van de kosten. Dit is gedaan om het verwachte tekort tot en met 2026 in de exploitatie zichtbaar te maken op basis van ongewijzigd beleid. Er is een risico indien de indexering op subsidies niet de inflatie op de kosten dekt. Indien dit het geval is loopt het tekort verder op na 2024. Naast de reguliere gang van zaken speelt er een aantal ontwikkelingen. In de tweede helft van 2022 werkt de Bibliotheek Utrecht, in overleg met de gemeente Utrecht en de stad, het ontwikkelscenario voor de huisvesting uit. Dit zal, tezamen met het voorstel voor herijking van de subsidie afspraken, worden verwerkt in een meerjarenbeleidsplan en meerjarenbegroting 2024-2027. De Gemeenteraad zal hierover besluiten

in het kader van de voorjaarsnota 2024 en de daarop volgende subsidietoekenningen. Indien er geen aanvullende financiële middelen worden toegekend aan de Bibliotheek Utrecht vanaf 2024, dan zal de Bibliotheek Utrecht het bezuinigingsscenario uitwerken als onderdeel van de begroting voor de jaren 2024 en verder. De meerjarenbegroting zal hierop worden aangepast. 1.4

Baten

In de meerjarenbegroting heeft de Bibliotheek Utrecht diverse baten opgenomen. Deze bestaan uit subsidies, gebruikersinkomsten en dienstverlening. De totale baten zijn in 2026 ten opzichte van 2021, gestegen met 14%. 1.4.1

Subsidie

De grootste inkomstenbron van de Bibliotheek Utrecht zijn en blijven de subsidies. De subsidies bestaan voornamelijk uit de exploitatiesubsidie en doelsubsidies. Hieronder volgt een totaaloverzicht van de exploitatiesubsidie en de doelsubsidies. Totaal subsidies

Realisatie '21

Prognose '22

MJP 2023

MJP 2024

MJP 2025

MJP 2026

Basissubsidie vast

14.554.000

14.554.000

14.554.000

14.554.000

14.554.000

14.554.000

Subsidiesuppletie

-147.000

Basissubsidie

-134.000

-179.000

-255.000

-332.000

-384.000

Loon- en prijscompensatie cumulatief

397.000

920.000

1.307.000

1.704.000

2.110.000

Incidentele bijdrage 2022

150.000

Totaal basissubsidie

14.407.000

14.967.000

15.295.000

15.606.000

15.926.000

16.280.000

Doelsubsidies VVE

100.000

103.000

106.000

108.000

111.000

113.000

Boekstart

25.000

26.000

27.000

27.000

28.000

28.000

Digitaalhuis

145.000

149.000

154.000

157.000

160.000

164.000

Ouderen in de Wijk

216.000

30.000

-

-

-

-

ZonMW

24.000

16.000

-

-

-

-

Overige doelsubsidies

155.000

29.000

19.000

-

-

-

Totaal doelsubsidie

665.000

353.000

306.000

292.000

299.000

305.000

15.072.000

15.320.000

15.601.000

15.898.000

16.225.000

16.585.000

Totaal subsidies

In de begroting is rekening gehouden met de volgende punten: •

De subsidie voor 2023 is door de gemeente Utrecht geïndexeerd met 3,5%. De Bibliotheek Utrecht houdt vanaf 2023 rekening met circa 2,5% aan indexatie.

•

Er is rekening gehouden met een korting op de exploitatiesubsidie door de subsidiesuppletie conform de afspraken daarover met de gemeente Utrecht. De korting van de subsidiesuppletie loopt op tot € 384.000 in 2026.

•

De gemeente Utrecht heeft mondeling een eenmalige toezegging in 2022 van € 150.000 gedaan en in de begroting van de gemeente Utrecht is € 1 miljoen in 2023 gereserveerd vanwege financiële risico’s van de Bibliotheek Utrecht. De reservering van € 1 miljoen is formeel nog niet toegekend.

•

Verder zijn er structurele bijdragen begroot voor de projectsubsidies VVE, Boekstart en Digitaalhuis. Er is geen rekening gehouden met nieuwe doelsubsidies en daaraan gerelateerde kosten die nog niet zijn vastgesteld. De Bibliotheek Utrecht heeft wel de ambitie om nieuwe doelsubsidies te gaan realiseren.

1.4.2

Gebruikersinkomsten

De gebruikersinkomsten bestaan voornamelijk uit abonnementen en reserveringen. Hieronder volgt een totaaloverzicht van de gebruikersinkomsten. Gebruikersinkomsten Abonnementen en reserveringen

Realisatie 21

Prognose '22

MJP 2023

MJP 2024

MJP 2025

MJP 2026

1.170.000

1.190.000

1.310.000

1.310.000

1.347.000

1.347.000

Groepsabonnementen scholen

25.000

22.000

20.000

18.000

16.000

14.000

Boetegelden

182.000

270.000

270.000

275.000

281.000

286.000

Sponsering en donaties

14.000

0

13000

20000

24000

28000

Overige inkomsten

37.000

44.000

45000

46000

46000

47000

1.428.000

1.526.000

1.658.000

1.669.000

1.714.000

1.722.000

Totaal

In de begroting is rekeningen gehouden met de volgende punten: •

Door prijsstijgingen wordt er door de Bibliotheek Utrecht vanaf 2023 10% meer inkomsten verwacht vanuit abonnementen. De Bibliotheek Utrecht streeft tevens naar een groei van het aantal jeugdleden. Er is in 2025 rekening gehouden met een stijging van 3% (o.a. in telaatgelden, projecten en reserveringskosten).

•

De groepsabonnementen van scholen nemen jaarlijks af met 10% omdat de Bibliotheek Utrecht verwacht dat de scholen zullen overstappen naar het programma 'Bieb Utrecht op School'.

•

De inkomsten uit sponsoring en donaties staan nog in de kinderschoenen en is daarom bescheiden begroot. In de begroting is geen rekening gehouden met extra opbrengsten door werving bij fondsen voor innovatieve projecten. De Bibliotheek Utrecht heeft een grote ambitie op dit vlak (“de dromen” in het Meerjarenbeleidsplan), maar de inkomsten zijn op dit moment nog moeilijk in te schatten. De kosten die worden gemaakt om deze projecten uit te voeren zijn, met uitzondering van een algemeen budget om te investeren in innovatie, evenmin in de begroting opgenomen. Vanaf 2023 wordt rekening gehouden met een bedrag van € 13.000, dit stijgt vervolgens jaarlijks met gemiddeld 30%.

1.4.3

Dienstverlening

De opbrengsten vanuit de dienstverlening bestaan voornamelijk uit de opbrengsten vanuit scholen, de collectie en huurbaten onderhuur. Hieronder volgt een totaaloverzicht van de dienstverleningsinkomsten. Opbrengsten dienstverlening

Realisatie '21

Prognose '22

MJP 2023

MJP 2024

MJP 2025

MJP 2026

Opbrengsten scholen

125.000

145.000

177.000

174.000

170.000

167.000

Opbrengsten collectie

204.000

180.000

186.000

190.000

195.000

200.000

Opbrengsten printen en kopiëren

20.000

43.000

44.000

46.000

47.000

48.000

Huurbaten onderhuur

191.000

221.000

211000

172000

176000

179000

Zaalverhuur

91.000

203.000

225000

258000

301000

344000

Kaartverkoop programmering

25.000

40.000

39.000

40000

41000

42000

Overige inkomsten

86.000

91.000

93.000

95.000

97.000

100.000

Totaal

742.000

923.000

975.000

975.000

1.027.000

1.080.000

In de begroting is rekeningen gehouden met de volgende punten: •

Voor het programma ‘Bieb Utrecht op School’ is momenteel in de huidige formatie ruimte voor twintig scholen en zijn met zestien scholen contracten afgesloten voor drie jaar. Naar verwachting zal er in 2022 een groei naar twintig scholen plaatsvinden. De Bibliotheek Utrecht geeft aan dat naar verwachting het aantal verder gaat stijgen. Voor de eerste 20 scholen is een eigen investering van de Bibliotheek Utrecht benodigd, het uitgangspunt is dat bij een groei boven de 20 scholen de werkzaamheden budgetneutraal verlopen.

•

De opbrengsten vanuit de collectie zijn meegenomen in de begroting en zijn stabiel. Wel wordt in 2023 rekening gehouden met een indexatie van 3%.

•

Ook zijn er huurbaten opgenomen die betrekking hebben op meerjarige contracten voor onderverhuur. Dit gaat voornamelijk om de vestigingen de Neude, Lunetten en Leidsche Rijn. De onderhuur in Lunetten wordt waarschijnlijk stopgezet en daarom zijn de baten vanaf 2024 niet meer meegenomen. In 2022 zijn er incidentele huurbaten waardoor deze hoger uitvallen dan in 2023. Ook zal één partij vanaf 2022 minder m2 huren. Daarnaast is er ook rekening gehouden met zaalverhuur in de vestiging de Neude. Dit is gebaseerd op een bezetting van 20% in 2023 en vervolgens jaarlijks stijgt met 5%. Uitgangspunt hierbij is dat het voor 50% gaat om commercieel tarief en voor 50% maatschappelijk tarief.

•

De inkomsten uit kaartverkoop zijn gebaseerd op ervaringscijfers uit het verleden. De overige inkomsten hebben betrekking op o.a. doorbelasting van dienstverlening aan het Amadeus Lyceum.

1.4.4

IDO subsidie

Er is ten slotte ook rekening gehouden met een jaarlijkse subsidie voor het Informatiepunt Digitale Overheid (hierna: het IDO). De IDO-subsidie is een rijkssubsidie die gebaseerd is op een bijdrage van € 0,83 per inwoner. Momenteel ontvangt de Bibliotheek Utrecht deze subsidie vanuit de Rijksoverheid. De Rijksoverheid is echter voornemens om de subsidie vanaf 2023 aan de gemeente Utrecht toe te kennen. Ondanks dat er vanuit de gemeente Utrecht nog geen formele toekenning heeft plaatsgevonden en de voorwaarden nog onbekend zijn, is er in de begroting wel rekening mee gehouden dat de gemeente Utrecht de subsidie zal blijven uitkeren aan de Bibliotheek Utrecht. Vanaf 2023 houdt de Bibliotheek Utrecht rekening met hetzelfde bedrag dat is ontvangen in 2022, dat is € 295.000. De werkelijk gemaakte kosten worden uiteindelijk vergoed, waardoor dit een budgetneutrale post is. Verder is er nog geen rekening gehouden met de stijging van het aantal inwoners. 1.5

Lasten

De lasten die de Bibliotheek Utrecht in haar meerjarenbegroting heeft opgenomen, bestaan voornamelijk uit personeelskosten, huisvestingskosten en collectie en media. De totale lasten zijn in 2026 ten opzichte van 2021, gestegen met 27%. 1.5.1

Personeel

De grootste kostenpost van de Bibliotheek Utrecht vormen de personeelskosten. De personeelskosten bestaan voornamelijk uit salarissen en inhuur en flexibele schil. De totale personeelslasten zijn in 2026 ten opzichte van 2021 gestegen met 24%. Zie onderstaande tabel voor het totaaloverzicht.

Personeelskosten Salarissen

Realisatie '21

Prognose '22

MJP 2023

MJP 2024

MJP 2025

MJP 2026

7.707.000

7.642.000

8.862.000

9.069.000

9.257.000

9.671.000

Reiskosten, jubileum, arbo en vergoedingen

77.000

87.000

91.000

93.000

96.000

98.000

Werving en selectiekosten

5.000

21.000

20.000

21.000

21.000

22.000

Opleidingskosten

19.000

32.000

180.000

184.000

187.000

187.000

Inhuur en flexibele schil

762.000

1.168.000

816.000

771.000

686.000

626.000

7.000

2.000

28.000

35.000

48.000

55.000

Kosten vrijwilligers en stagiaires Advieskosten derden

64.000

13.000

50.000

51.000

53.000

54.000

Overige personeelskosten

110.000

143.000

138.000

141.000

145.000

148.000

8.751.000

9.108.000

10.185.000

10.365.000

10.493.000

10.861.000

Totaal

*Overige personeelskosten hebben betrekking op personeelsbijeenkomsten, kantinekosten, kerstpakketten en gratificatie.

In de begroting is rekeningen gehouden met de volgende punten: Salarissen, inhuur en flexibele schil De Bibliotheek Utrecht geeft aan in het Reorganisatieplan 2022 dat vanuit een duidelijke behoefte vanuit de maatschappij de weg is ingeslagen naar een programmerende, maatschappelijke bibliotheek. Daarnaast wordt er aangegeven dat er behoefte was aan het formuleren van een aangescherpte inhoudelijke visie voor de komende jaren, focus in wat de Bibliotheek Utrecht doet en dat er ruimte voor verbetering van het functioneren van de organisatie was. Om een flexibele en toekomstbestendige organisatie te worden is daarom een organisatieontwikkeling (reorganisatie) nodig is. Daarnaast geeft de Bibliotheek Utrecht aan dat de bezetting op de bedrijfsvoering onvoldoende is, waardoor aanvullende investeringen nodig zijn. De organisatieontwikkeling heeft betrekking op een nieuwe organisatiestructuur, bijscholing en een aangepast functiehuis. De Bibliotheek Utrecht geeft aan dat er extra aandacht is uitgegaan naar het benodigd aantal fte en de benodigde competenties en vaardigheden om optimaal bij te kunnen dragen aan de vraag vanuit stad. Deze ontwikkeling is door de Bibliotheek Utrecht in gang gezet vanuit inhoudelijke en organisatorische overwegingen, maar heeft met het oog op het oplopende financiële tekort ook extra aandacht gekregen.

In onderstaande overzichten zijn de belangrijkste aannames en grootste verschillen toegelicht. De salariskosten voor 2023 zijn gebaseerd op het nieuwe functiehuis behorende bij de reorganisatie ontwikkeling. Er zijn een aantal onzekerheden die de hoogte van de salariskosten kunnen beïnvloeden, dit betreft o.a.: • In 2022 is er een nieuwe functiewaarderingssystematiek ingevoerd, die begin 2023 geïmplementeerd gaat worden. Met deze systematiek wordt het nieuwe functiehuis in de organisatieontwikkeling gewogen. Dit kan nog consequenties hebben voor het hoger of lager inschalen van sommige functies. • De invulling van de nieuwe functies, het afscheid nemen van sommige medewerkers of het herplaatsen van medewerkers zal contractueel mogelijk later ingaan dan 1 februari 2023 en later in de tijd geëffectueerd worden. Omdat hier nog geen inzicht op is, heeft de Bibliotheek Utrecht dit nog niet door kunnen doorrekenen. Dit geldt ook voor de frictiekosten en herplaatsingskosten. In de 2022 is hiervoor een inschatting gemaakt. Nadat het plaatsingsplan is opgesteld in december 2022, zal er een reorganisatievoorziening worden gevormd. Verschil realisatie 2021 en prognose 2022 De totale personeelskosten zijn € 357.000 hoger in de prognose 2022 ten opzichte van de realisatie 2021. De salariskosten zijn volgens de Bibliotheek Utrecht daarentegen in 2021 € 285.000 hoger dan in 2022.

Het verschil wordt door de Bibliotheek Utrecht verklaard door: -

De realisatie 2021 is in totaal circa € 55.000 hoger dan de prognose in 2022 door niet ingevulde vacatures of later ingevulde vacatures (o.a. door de arbeidsmarkt, reorganisatie en bezuinigingen ten opzichte van een cao-stijging van € 150.000.

-

Een HRM-adviseur die afgelopen jaren werd ingehuurd (€ 100.000,-) en werd geboekt op kantoorkosten en niet onder personeelskosten. Vanaf 2022 valt de 0,89 fte HRM-adviseur in de vaste formatie (€80.000)

-

De inhuurkosten in de prognose 2022 zijn € 400.000 hoger ten opzichte van de realisatie 2021. In 2021 werd er minder flexibele schil ingezet in de dienstverlening en programmering vanwege corona. In de prognose 2022 is er een stijging van de flexibele schil in de dienstverlening, mede door hoog ziekteverzuim van circa 8% en extra inzet voor IDO werkzaamheden, welke ook betrekking heeft op de vaste formatie. Daarnaast is er een hogere post inhuur voor niet ingevulde vacatures en vervanging bij ziekte onder andere door de krapte op de arbeidsmarkt en het niet kunnen aannemen van medewerkers door het proces rondom de reorganisatie.

Verschil personeelskosten prognose 2022 en begroting 2023 De totale personeelskosten zijn € 1.077.000 hoger in de prognose 2023 ten opzichte van de prognose 2022. Het verschil wordt met name verklaard door verschillen in salarissen en inhuur en flexibele schil. De Bibliotheek Utrecht geeft de volgende toelichtingen op:

Personeelskosten

prognose 2022

begroting 2023

Verschil B23-P22

Salarissen

€

7.642.000

€

8.862.000

€

1.220.000

Inhuur en regulier uitzendwerk

€

1.168.000

€

816.000

€

-352.000

Totaal

€

8.810.000

€

9.678.000

€

868.000

Het verschil in salariskosten en inhuur en regulier uitzendwerk bedraagt € 868.000. In 2022 wordt er in verhouding meer ingehuurd voor tijdelijke invulling van vacatures. De Bibliotheek Utrecht geeft aan dat dit onder andere voorkomt uit de aanstaande reorganisatie en een krappe arbeidsmarkt. Omdat de inhuur deels nieuwe functies betreft, moet de Bibliotheek Utrecht eerst de plaatsing naar aanleiding van de organisatieontwikkeling afwachten. Op sommige functies worden daardoor ook minder uren ingevuld dan wenselijk is voor de Bibliotheek Utrecht. Dat betekent in 2022 in verhouding lagere salariskosten en meer inhuur. Onderstaande tabel weergeeft het verschil tussen de prognose 2022 en de begroting 2023.

Verschillenanalyse 2022-2023 Verwachte CAO stijging in 2023

€

454.000

Stijging tredes in 2023 (automatisch)

€

77.000

Budget ter dekking van arbeidsmarkrisico's 2023

€

106.000

Budget ter compensatie ziekteverzuim 2023

€

100.000

Niet begrote posten in personeelskosten

€

-81.000

Meerkosten reorganisatie

€

212.000

Totaal

€

868.000

•

Cao-stijging. Er is rekening gehouden met een indexering vanuit de CAO van 8% over het jaar 2023. Er is daarnaast ook rekening gehouden met een eenmalige reparatievergoeding van € 500 per fte in 2023. Dit verklaart volgens de Bibliotheek Utrecht een stijging van €454.000 in 2023 ten opzichte van 2022. Deze schatting is door de Bibliotheek Utrecht gebaseerd op de recente caoakkoorden. De jaren na 2023 worden geïndexeerd met 2,5%.

•

Stijging tredes 2023. Jaarlijks stijgt het salaris van een medewerker automatisch één trede, tot de laatste trede van de schaal is bereikt. In 2023 stijgen de salariskosten daarom met circa € 77.000.

•

Budget ter dekking van arbeidsmarktrisico’s. De Bibliotheek Utrecht heeft in de begroting van zowel 2022 als 2023 begroot met de meest voorkomende trede per schaal. Het merendeel van de werknemers zit in de hoogste trede, een relatief kleiner deel zit in een lagere trede. De verwachting is dat door de reorganisatie vooral mensen met tijdelijke contracten en een lagere trede vertrekken (ieder jaar is er een automatische stijging van een trede). De Bibliotheek Utrecht houdt naar alle waarschijnlijkheid een buffer over van circa € 106.000 in 2023 die de Bibliotheek Utrecht uit risico overwegingen wil aanhouden onder meer door de risico’s van de krapte op de arbeidsmarkt op te vangen. Bijvoorbeeld voor de extra kosten van inhuur (boven op de begrote salariskosten) voor het tijdelijk invullen van vacatures.

•

Budget ter compensatie voor ziekteverzuim 2023. De Bibliotheek Utrecht heeft rekening gehouden met een begrotingspost onder andere ter compensatie voor ziekteverzuim, zoals extra kosten voor inhuur en meeruren. Hier is €100.000 voor gereserveerd. In de realisatie worden deze kosten op de reguliere personeelskosten geboekt en dus niet geboekt op deze aparte grootboekrekening.

•

•

Niet begrote posten in personeelskosten: Dit zijn bijvoorbeeld de transitiekosten (vergoeding bij het stoppen van tijdelijke contracten in 2022). Deze posten zijn niet separaat begroot in de personeelskosten. Voor 2023 wordt hiervoor een voorziening gevormd in het kader van de reorganisatie. Organisatieontwikkeling. De nieuwe organisatie wordt per 1 februari 2023 geëffectueerd. Vanaf 2023 zullen de salarissen gebaseerd worden op het nieuwe functiehuis. Er zijn een aantal nieuwe functies bijgekomen, afgevallen en gewijzigd. De totale personeelsformatie blijft wel stabiel. Omdat er andere competenties en vaardigheden worden gevraagd en er meer geïnvesteerd moet worden in de professionalisering van de bedrijfsvoering, zijn er nieuwe hoger geschaalde functies bijgekomen en zijn een aantal gewijzigde functies hoger ingeschaald. Zo vindt er een professionalisering van de bedrijfsvoering plaats met onder andere nieuwe functies op het gebied van een manager bedrijfsvoering, een adviseur bedrijfsvoering en een ICT-adviseur. De totale kosten daarvan bedragen €293.000. Naast de groei in de vaste formatie voor de bedrijfsvoering, vindt er een daling plaats op andere plekken in de personeelsbegroting. De functie van de bibliotheekmedewerker in schaal 6 wordt opnieuw vastgesteld.

De praktische activiteiten worden uitgevoerd door een nieuwe functie, die van de bibliotheek assistent in schaal 4. Hierdoor zullen de kosten dalen. Het aantal bibliotheekmedewerkers zal de komende jaren dalen van 39,49 fte naar 26,2 fte door natuurlijk verloop. Er zullen komende jaren nieuwe bibliotheek assistenten worden aangenomen, oplopend tot 17,19 fte in 2026. Dit zal op de lange termijn leiden tot een besparing vanwege de lagere inschaling van de functies. In de beginjaren zal dit echter kunnen leiden tot de inhuur van extra formatie om de praktische activiteiten uit te voeren.

•

Extra IDO-werkzaamheden. Er is circa € 200.000 tot € 250.000 extra inzet aan personeel nodig voor IDO-werkzaamheden. Dit wordt ingevuld door zowel vaste formatie als via inhuur. Tegenover deze kosten staan ook inkomsten.

Opleidingskosten • Er wordt meer geïnvesteerd in opleidingskosten. Afgelopen jaren is minder geïnvesteerd in opleidingen, mede vanwege corona en bezuinigingen. De Bibliotheek Utrecht geeft aan dat zij te maken hebben met de wet- en regelgeving. Zo is er in een netwerkagenda afgesproken dat 3% wordt gereserveerd van het formatiebudget waarvan 0,2% moet worden besteed aan een gezamenlijk opleidingsaanbod. Momenteel is dit nog een richtlijn maar naar verwachting zal het de komende jaren een verplichting worden. De huidige reservering in de begroting komt overeen met de 3% norm. Vrijwilligers en stagiaires • Naar verwachting zullen er vanaf 2023 meer stagiaires werken in de Bibliotheek Utrecht. De gemiddelde stagevergoeding is € 2.500 per jaar. Ook is er budget van € 10.000 beschikbaar voor vergoedingen. Advieskosten •

De opgenomen advieskosten hebben betrekking op de inhuur van expertise rondom personeelsvraagstukken zoals juridische ondersteuning of arbodienst. Door de effecten van de reorganisatie kan deze post hoger uitvallen.