Beleidsnota Waarderen activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)
Tekst van het document
Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’
23
C 5 Financiën De aanpassing van de Beleidsnota WAAVA vloeit voort uit eerder besluitvorming in de raad bij Voorjaarsnota 2024 en aanpassingen van de BBV-regelgeving. Deze aanpassingen hebben geen invloed op het financiële beeld, zoals is vastgesteld bij de Programmabegroting 2025-2028. De beleidsnota is van toepassing vanaf begrotingsjaar 2026 en wordt vanaf dat moment toegepast op de verwerking van activa in onze administratie.
Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’
24
Bijlage 1 Overzicht Utrechtse keuzes •
Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen materiële vaste activa met economisch nut, materiële vaste activa met economisch nut waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven en materiële vaste activa met maatschappelijk nut voor de activeringsgrens, looptijd en ingangsdatum.
•
Kosten van het sluiten van geldleningen worden direct ten laste van het resultaat gebracht, met uitzondering van kosten van het oversluiten of afkopen van leningen of financiële derivaten. 3. Bijdragen aan activa in eigendom van derden worden in Utrecht niet geactiveerd, maar rechtstreeks ten laste van het resultaat gebracht. Een uitzondering kan worden gemaakt voor zeer omvangrijke investeringen.
•
Bij omvangrijke ruimtelijke projecten en vastgoedprojecten mag tot de vervaardigingsprijs worden gerekend: de interne uren en overige indirecte kosten van de bovengenoemde fasen 3 tot en met 5.
•
Tot de verwervings- c.q. vervaardigingsprijs gerekend: een redelijk deel van de interne uren en overige indirecte kosten van de bovengenoemde fasen 2 en 3. Indien de projectmethodiek UPG wordt gehanteerd, gelden bij de projecten bedrijfsvoering dezelfde uitgangspunten als voor projecten ruimtelijk/ fysiek domein.
•
Indien sloopkosten van een gebouw onderdeel zijn van een bouwproject worden deze kosten geactiveerd en wordt de boekwaarde van het actief hiermee verhoogt.
•
In Utrecht wordt op vastgoed met een maatschappelijke functie alleen dan een duurzame waardevermindering toegepast, wanneer bestuurlijk de intentie is om het te verkopen of de bestemming te wijzigen naar vastgoed met een economische functie. Duurzame waardevermindering van gronden bij de materiele vaste activa die een maatschappelijke functie hebben of onder een pand met een maatschappelijke functie wordt wel verwerkt.
•
Voor het bepalen van de hoogte van de afschrijvingslasten voor nieuwe investeringen wordt rekening gehouden met een restwaarde, tenzij er aantoonbaar geen restwaarde is. De restwaarde wordt tevens ingezet ter compensatie van de sloop- of verwijderingskosten.
•
In Utrecht worden alle investeringen (individueel of gebundeld) boven de 100.000 euro gemeentelijke middelen geactiveerd. Investeringen onder dat bedrag mogen worden geactiveerd op voorwaarde dat dit op consequente wijze gebeurt. Aankoop van grond wordt altijd geactiveerd.
•
Activa die volgens de criteria van deze nota in aanmerking komen voor activering worden in de loop van de realisatie onder de vaste activa opgenomen als ‘lopend actief’.
•
Indien er sprake is van (bebouwde) grond, dan gelden er twee componenten. Het materiële vaste actief wordt afgeschreven conform de vastgestelde afschrijvingstabel als “component”. De bijbehorende grond wordt gezien als een ander component en op de grond wordt niet afgeschreven
Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’
25
•
Bij alle investeringen wordt er in Utrecht per 2024 voor alle nieuwe investeringen begonnen met afschrijven vanaf 1 januari van het boekjaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed gereedkomt. Met uitzondering van: - Riolering hierbij wordt het ideaalcomplex gehanteerd - Investeringen met een economisch nut, waar inkomsten tegenover staan.
•
Jaarlijks wordt beoordeeld of de afschrijvingstabel nog actueel is of aanpassingen behoeft. Bij wijzigingen wordt de afschrijvingstabel door de raad vastgesteld.
•
De kosten van het oversluiten van geldleningen worden afgeschreven over de looptijd van de nieuwe lening.
•
Het is toegestaan af te wijken van de vastgestelde afschrijvingstabel. In die gevallen dient per individueel project vooraf toestemming van de raad te worden verkregen. Indien de financiële consequenties effect hebben op het financieel beeld, worden de wijzigingen betrokken bij de integrale afweging.
•
Bij omvangrijke investeringen bestaande uit meerdere componenten wordt de methode alleen toegepast als er sprake is van materieel financieel effect bij het gebruik van verschillende afschrijvingstermijnen. Bij componenten die apart geactiveerd worden is van belang dat: Elke component een afschrijvingstermijn krijgt die overeenkomt met zijn economische of technische levensduur. - Maximaal 4 componenten worden onderscheiden. - De opsplitsing van het actief in componenten op basis van een voorcalculatie wordt vastgesteld (bijv. offerte) i.v.m. voorkomen administratieve lastendruk.
• De lineaire afschrijvingsmethode wordt toegepast bij vaste activa. Uitzondering daarop zijn: - Activa met economisch nut waar inkomsten uit tarief, huur of heffing tegenover staan ter dekking van de kosten. Deze worden annuïtair afgeschreven. - Onderwijsgebouwen •
Het is toegestaan af te wijken van de vastgestelde afschrijvingstabel. In die gevallen dient per individueel project vooraf toestemming van de raad te worden verkregen. Indien de financiële consequenties effect hebben op het financieel beeld, worden de wijzigingen voorgelegd aan de raad. Zie hiervoor B4.3
•
Rente wordt niet toegerekend aan activa op basis van de werkelijk betaalde rente voor dit actief, maar op basis van de omslagrente.
•
In Utrecht worden gemaakte kosten tijdens de bouw verhoogd met omslagrente. Ontvangen bijdragen van derden tijdens de bouw verlagen per saldo de omslagrente.
Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’
26
Bijlage 2: Verklarende woordenlijst Activa (enkelvoud: actief of activum) Activa zijn de bezittingen van de gemeente op een bepaald moment, de waarde ervan uitgedrukt in euro’s. Activa met een economisch nut Gemeentelijk bezit dat kan bijdragen aan het genereren van inkomsten en/of verhandelbaar is. Activa in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut Gemeentelijk bezit dat niet verhandelbaar is en niet bijdraagt aan het genereren van middelen. Activa in ontwikkeling Werken die bestemd zijn voor meerjarig eigen gebruik en op de balansdatum nog niet gereed zijn. Ook wel ‘lopende activa’ genoemd. Activareserve Een reserve voor de financiële dekking van kapitaallasten gedurende de afschrijvingstermijn van een actief. Activeren Het op de balans presenteren van de financiële waarde van een kapitaalgoed met meerjarig nut dat vanaf dat moment als bezit kan worden beschouwd. Afschrijven Het op systematische wijze ten laste van de exploitatie brengen van een investering. Hiermee wordt in de boekhouding de waardedaling door veroudering en/of slijtage tot uitdrukking gebracht. Afschrijvingsmethode: zie lineaire en annuïtaire afschrijvingsmethode Annuïtaire afschrijvingsmethode Deze methode kent een jaarlijks gelijkblijvend bedrag aan rente en afschrijving. In de beginjaren is de afschrijvingscomponent laag en de rentecomponent hoog. Tegen het einde is deze verhouding omgekeerd.
Balans De balans geeft de grootte en de samenstelling van het vermogen van de gemeente weer op een bepaald tijdstip. De bezittingen staan aan de activa-kant, dat is de linkerkant van de balans. Aan de passiva-kant, dat is de rechterkant, staat hoe de het bezit gefinancierd is. Boekwaarde Dit is de waarde van een actief op een bepaald moment. De boekwaarde wordt bepaald door de verkrijgings- of vervaardigingsprijs te verminderen met de reeds gedane afschrijvingen. Boekwinst/- verlies Het verschil tussen de boekwaarde en de actuele verkoopprijs. Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’
27
Componentenbenadering Dit houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief afzonderlijk worden afgeschreven, elk naargelang zijn eigen waardeverloop. Causaliteit Oorzakelijk verband. Circulariteit Grondstoffen, onderdelen en producten worden na hun levensduur opnieuw ingezet waardoor de waarde behouden blijft. Disagio Een negatief verschil tussen de werkelijke waarde van een investering (zoals een aandeel of obligatie) en de nominale waarde. Economische waarde De verkoopwaarde in het vrije economische verkeer. Economische levensduur De periode waarin het actief of productiemiddel normaal kan worden gebruikt, inkomsten kan genereren en/of verkocht kan worden. Exploitatie Dit is het uitbaten van bezittingen zoals het gebruik van gebouwen of goederen of het uitvoeren van een dienst. Financiële vaste activa Een categorie van activa die een financiële waarde vertegenwoordigen zoals bijvoorbeeld verstrekte leningen. Grondexploitatie Een grondexploitatie (soms afgekort tot grex) is een begroting die wordt opgesteld om grondkosten en grondopbrengsten van een ruimtelijk ontwikkelingsplan (zoals een nieuw bestemmingsplan) in beeld te brengen. Immateriële vaste activa Een categorie van bezittingen die niet tastbaar zijn zoals bijdragen aan activa in eigendom van derden.
Investering Investeringen zijn de uitgaven die de gemeente doet voor de aanschaf of vervaardiging van kapitaalgoederen.
Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’
28
Investering met economisch nut Investeringen hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn (er een markt voor is) en/of indien ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen, bijvoorbeeld door het vragen van rechten, heffingen, leges of prijzen. Investering in de openbare ruimte met maatschappelijk nut Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut genereren geen middelen, maar vervullen wel duidelijk een publieke taak. Het betreft investeringen in bijvoorbeeld wegen, water en groenvoorzieningen. Kapitaalgoederen Objecten met een meerjarig nut. Kapitaallasten De jaarlijkse exploitatielasten van rente en afschrijving die verbonden zijn aan activa. Kapitaallastenreserve: zie activareserve. Levensduurverlengende investering Een investering met als doel de levensduur van een bestaand actief substantieel te verlengen. Lineaire afschrijvingsmethode Deze methode kent een jaarlijks dalend bedrag aan lasten. De afschrijvingscomponent blijft jaarlijks gelijk. Als gevolg van een daling van de boekwaarde neemt de jaarlijkse rentelast af. Lopende activa: zie Activa in ontwikkeling. Materiële vaste activa Bezittingen van de gemeente van stoffelijke aard met een meerjarig nut. Voorbeelden zijn onder andere: grond, gebouwen, wegen en machines.
Netto methode Bezittingen worden op de balans opgenomen tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs minus bijdragen van derden. Omslagrente Rentelasten die op een systematische manier worden toegerekend aan de activa. Het is een vergoeding voor het beslag dat de boekwaarde van een investering legt op de financieringsmiddelen van de gemeente. Rente: zie Omslagrente. Restwaarde De opbrengstwaarde die na de gebruikstermijn nog gerealiseerd kan worden.
Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’
29
Technische levensduur Het aantal jaren dat een object werkelijk meegaat voordat het versleten is of tot het moment waarop het geen productieve prestaties meer kan leveren. Vaste activa De bezittingen van de gemeente waarin het benodigde vermogen meerdere jaren is vastgelegd. We onderscheiden materiële, immateriële en financiële vaste activa. Verkrijgingsprijs Het bedrag dat betaald is om activa aan te schaffen. Dit is de inkoopprijs plus bijkomende kosten. Vervaardigingsprijs De kosten die gemaakts zijn voor het in eigen beheer vervaardigen van een actief. Vervangingsinvestering Het vervangen van een actief waarvan de technische of economische levensduur is verstreken.
Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’
30
Bijlage 3 Afschrijvingstabel vaste activa (m.i.v. 1 januari 2026)
Algemeen Ondergrens voor verplichtingen materiële vaste activa Materiële vaste activa met een economisch nut
€ 100.000 Absolute uitgaven
Materiële vaste activa met een maatschappelijk € 100.000 Gemeentelijke middelen nut Circulaire activa Er is sprake van circulaire activa indien het actief een restwaarde heeft die groter is dan nul. Componentenbenadering Indien de componentenbenadering van toepassing is, dan is de afschrijvingstermijn aangegeven in onderstaande afschrijvingstabel bij de betreffende objecten. Aankoop gebruikte / 2e hands objecten Bij aankoop van gebruikte of 2e hands objecten is de afschrijvingsduur gelijk aan de verwachte resterende levensduur met inachtneming van bovengenoemde ondergrens voor activering.
Categorie
Nut
Annuïtair /
Afschrijvingsduur (in
E/M[1]
Lineair
jaren)
E
Lineair
Diverse
Lineair
5
Immateriële vaste activa 10 010
Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen
10 110
Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor het realiseren van een bepaald actief worden binnen bepaalde criteria geactiveerd
10190
Lopende investeringen kosten van onderzoek
Geen afschrijving
en ontwikkeling
Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’
31
Bijdragen aan activa in eigendom van derden worden over het algemeen niet geactiveerd. Voor die situaties waarin een bijdrage wel geactiveerd wordt, gelden dezelfde afschrijvingstermijnen als bij de activa in eigendom van de gemeente. Daarbij gelden de volgende activa-codes: 10 210
Bijdragen aan in gebruik genomen activa van
Lineair
Diverse
derden 10 290
Lopende investeringen bijdragen aan activa
Geen afschrijving
van derden in ontwikkeling Financiële vaste activa Uitgegeven leningen en geldverstrekkingen
Activering tegen nominale waarde
Materiële vaste activa Gronden en terreinen 20 010
Gronden en terreinen niet zijnde
E
Geen afschrijving
parkeerterreinen 20 020
Parkeerterreinen
E
Lineair
20 030
25% van de cascowaarde van ondergrondse
E
Geen afschrijving
E
Geen afschrijving
10
parkeergarage 20 090
Lopende investeringen gronden en terreinen
Woonruimten 21 010
Woonruimten
E
Annuïtair
40
21 020
Restauratie/renovatie van permanente
E
Annuïtair
20
E
Geen afschrijving
E
Annuïtair
40
E
Annuïtair
10
woonruimten en monumenten 21 090
Lopende investeringen in woonruimten Bedrijfsgebouwen
22 010
Bedrijfsgebouwen met een economische levensduur van 40 jaar. Dit betreft onder andere: kantoorpanden, bedrijfsloodsen, scholen, peuterspeelzalen, sociale en culturele voorzieningen, broedplaatsen voor startende ondernemers, zwembaden, sportvoorzieningen en monumenten. Met uitzondering van parkeergarages
22 015
Opstallen gemeentewerven (afvalscheidingsstations)
22 020
Parkeergarages
E
Annuïtair
40
22 040
Restauraties/renovaties van semipermanente
E
Annuïtair
10
bedrijfsgebouwen
Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’
32
22 030
Restauraties/renovaties van permanente
E
Annuïtair
20
E
Annuïtair
30
E
Geen afschrijving
M
Lineair
40
M
Lineair
50 50
bedrijfsgebouwen en monumenten 22 050
Restauraties/renovaties die de economische levensduur van permanente bedrijfsgebouwen met 30 jaar verlengen
22 090
Lopende investeringen bedrijfsgebouwen
Grond- weg en waterbouwkundige werken 23 010
Aanleg, reconstructie, renovatie verhardingen Inclusief ondergrond
23 020
Aanleg, reconstructie, renovatie civiele constructies
23 025
Aanleg, reconstructie, renovatie Werven c.a.
M
Annuïtair
23 090
Lopende investeringen grond- weg- en
M
Geen afschrijving
waterbouwkundige werken 23 510
Riolering: aanleg en vervanging
E
Annuïtair
40
23 520
Sportterreinen: aanleg en inrichting
E
Annuïtair
30
23 530
Sportvelden: aanleg en inrichting toplaag
E
Annuïtair
12
23 590
Lopende investeringen riolering en
E
Geen afschrijving
E
Lineair
5
E
Lineair
8
E
Lineair
10
E
Lineair
40
sportterreinen Vervoermiddelen 24 010
Vervoermiddelen met een economische levensduur van 5 jaar. Dit betreft onder andere: personenwagens, bestelwagens (5 jaar), tractoren, grote en kleine inzamelvoertuigen voor intensief gebruik en tweedehands grote inzamelvoertuigen
24 020
Vervoermiddelen met een economische levensduur van 8 jaar. Dit betreft onder andere: grote en kleine inzamelvoertuigen voor normaal gebruik, vrachtwagens en grote aanhangwagens
24 030
Vervoermiddelen met een economische levensduur van 10 jaar. Dit betreft onder andere: kleine aanhangwagens en bestelwagens
24 040
Vervoermiddelen met een economische levensduur van 40 jaar. Dit betreft vaartuigen (bedrijfsboten) en vaartuigen casco
Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’
33
24 090
Lopende investeringen vervoermiddelen
E
Geen afschrijving
E
Lineair
5
E
Lineair
6
E
Lineair
7
E
Lineair
8
E
Lineair
10
E
Annuïtair
10
E
Annuïtair
40
E
Geen afschrijving
Machines, apparaten en installaties 25 010
Machines, gereedschappen, werktuigen met een economische levensduur van 5 jaar. Dit betreft onder andere veegmachines en opnamekoppen voor inzamelwagens
25 015
Machines, gereedschappen, werktuigen met een economische levensduur van 6 jaar. Dit betreft onder andere opnamekoppen voor inzamelwagens
25 020
Machines, gereedschappen, werktuigen met een economische levensduur van 7 jaar. Dit betreft onder andere: apparatuur parkeren
25 030
Machines, gereedschappen, werktuigen met een economische levensduur van 8 jaar. Dit betreft onder andere: installaties parkeren
25 035
Machines, gereedschappen, werktuigen met een economische levensduur van 10 jaar.
25 040
Machines, apparaten en installaties gebonden aan gebouwen: Dit betreft onder andere: beveiligings-, verwarmings- en brandblusinstallaties
25 050
Gebouwgebonden installaties: o.a. liften en klimaatinstallatie
25 090
Lopende investeringen machines, apparaten, installaties met economisch nut
25 510
Verkeersregelinstallaties (VRI’s)
M
Lineair
10
25 520
Openbare verlichting
M
Lineair
25
25 590
Lopende investeringen machines, apparaten,
M
Geen afschrijving
installaties met maatschappelijk nut
Informatie- en communicatietechnologie (ICT) vervolg machines, apparaten en installaties 26 010
Hardware, grootschalig
E
Annuïtair
7
26 020
Hardware, kleinschalig
E
Lineair
5
26 030
OS Werkplek
E
Annuïtair
5
26 031
ICT infra inpandig (data- en telecommunicatie)
E
Annuïtair
7
26 040
ICT machines (PC’s. laptops, servers, data-
E
Annuïtair
5
opslag)
Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’
34
26 050
Mobiele ICT apparatuur (telefoons en tablets)
E
Annuïtair
3
26 051
Overige telefonie
E
Annuïtair
7
26 060
Netwerken
E
Annuïtair
7
26 070
Verbindingen ICT infra lang (in en buiten pand
E
Annuïtair
10
tot aan patchkast) 26 081
Firewall aanpassen, uitbreiden
E
Annuïtair
5
26 082
Netwerkauthenticatie
E
Annuïtair
7
26 090
Lopende investeringen ICT
E
Geen afschrijving
Overige materiële vaste activa 26 011
ICT grootschalig, software
E
Annuïtair
7
26 021
ICT kleinschalig, software
E
Lineair
5
29 110
Kunstvoorwerpen met cultuurhistorische
Geen afschrijving, worden niet
waarde
geactiveerd
Overige materiële vaste activa met een
M
Lineair
15
maatschappelijk nut 29 111
Speeltoestellen
M
Lineair
15
29 112
Bomen en overig groen
M
Lineair
30
29 190
Lopende investeringen met een
M
Geen afschrijving
E
Annuïtair
10
E
Lineair
10
E
Lineair
15
E
Lineair
20
E
Geen afschrijving
maatschappelijk nut 29 921
Inrichting van gebouwen, alsmede voorzieningen in en aan gebouwen en inventaris: bureaus, stoelen, kasten etc.
29 920
Overige materiële vaste activa met een technische levensduur van 10 jaar: Dit betreft onder andere: binnenbak en toegangssysteem ondergrondse containers
29 925
Overige materiële vaste activa met een technische levensduur van 15 jaar. Dit betreft onder andere: perscontainers, GTE-containers
29 930
Overige materiële vaste activa met een technische levensduur van 20 jaar. Dit betreft onder andere: betonputten ondergrondse container
29 991
Lopende investeringen met een economisch nut o.a. software
Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’
35
[1] E=Economisch nut; M=Maatschappelijk nut
Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’
36