Beleidsnota Waarderen activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)

Beleidsnota waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA) (ingangsdatum 1 januari 2026)

Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’

1

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave .......................................................................................................................................2 Samenvatting ..........................................................................................................................................4 A.

Inleiding ..........................................................................................................................................4 A.1

Leeswijzer ...............................................................................................................................5

A.2

Uitwerking kaderstelling .........................................................................................................5

B 1 Indeling van vaste activa ..................................................................................................................5 B 1.1 Materiële vaste activa (MVA) ....................................................................................................6 B 1.1.1 MVA met een economisch nut ...........................................................................................6 B1.1.2 MVA met economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven .............................................................................................................................6 B 1.1.3 MVA in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut ...............................................6 B 1.2 Immateriële vaste activa ...........................................................................................................7 B 1.2.1 Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen .........................................................7 B 1.2.2 Bijdragen aan activa in eigendom van derden ...................................................................7 B 1.3 Financiële vaste activa ...............................................................................................................8 B 2.

Waardering van materiële vaste activa ...........................................................................................8 B 2.1 Aankoopprijs ..............................................................................................................................8 B 2.2 Vervaardigingsprijs ....................................................................................................................8 B2.2.1 Indirecte kosten ...................................................................................................................8 B2.2.2 Toerekening van interne uren .............................................................................................9 B2.2.3 Toerekening van rente ......................................................................................................10 B.2.2.5 Onttrekkingen uit reserves ...............................................................................................11 B 2.2.6 Kosten voor sloop van gebouwen ....................................................................................11 B 2.3 Waardeverandering .................................................................................................................11 B 2.3.1 Actuele waarde, marktwaarde, economische waarde .....................................................11 B 2.3.2 Boekwaarde

......................................................................................................................11 B 2.3.3 Afwaarderen .....................................................................................................................12 B 2.3.4 Beslisboom afwaarderen (exclusief grond) ......................................................................13 B 2.4 Restwaarde en circulariteit ......................................................................................................13 B3 Activeren (van materiële vaste activa) ............................................................................................14 B 3.1 Criteria voor activeren .............................................................................................................14 B 3.3 Activa in ontwikkeling ..............................................................................................................15 B 4 Afschrijven ......................................................................................................................................15 B 4.1 Startmoment van de afschrijvingen ........................................................................................16 B 4.2 Afschrijvingstermijnen .............................................................................................................17 B 4.3 Categorieën

(afschrijvingstabel) ..............................................................................................17 Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’

2

B 4.4 Componentenbenadering........................................................................................................18 B 4.5 Afschrijvingsmethoden ............................................................................................................18 B 4.5.1 Lineaire afschrijvingsmethode ..........................................................................................19 B 4.5.2 Annuïtaire afschrijvingsmethode......................................................................................19 B 4.5.3 Degressieve afschrijvingsmethode: ..................................................................................20 B 4.5.4 Progressieve afschrijving ..................................................................................................20 B 5 Rente ..............................................................................................................................................20 B 5.1 Omslagrente ........................................................................................................................20 B 5.2 Rente tijdens de bouw .............................................................................................................21 B 5.3 Rente tijdens de exploitatie .....................................................................................................21 B 6.1 Dekking uit structurele

inkomsten van derden ...................................................................22 B 6.2 Dekking uit structureel kapitaallastenbudget......................................................................22 B 6.3 Activareserve = kapitaallastenreserve .................................................................................22 C Monitoren, sturen en verantwoorden ..............................................................................................22 C 1 Juridische context en samenhang overig relevant beleid...........................................................22 C 1.1 Landelijke wetgeving ...........................................................................................................22 C 1.2 Gemeentelijk beleid.............................................................................................................23 C 2 Vaststellen kredieten en ophoging /verlaging van kredieten .....................................................23 C 3 Indicatoren voortgang en verantwoording.................................................................................23 C 4 Risicobeheersing .........................................................................................................................23 C 5

Financiën.....................................................................................................................................24 Bijlage 1 Overzicht Utrechtse keuzes ...................................................................................................25 Bijlage 2: Verklarende woordenlijst......................................................................................................27 Bijlage 3 Afschrijvingstabel vaste activa ...............................................................................................31

Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’

3

Samenvatting

Het doel van de beleidsnota waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa, kortweg WAAVA, is het stellen van kaders voor het financieel verwerken van investeringen in de begroting en administratie, zoals bepaald in artikel 10 van de Financiële verordening van de gemeente Utrecht. De nota WAAVA is relevant voor alle investeringen die de gemeente doet in de stad. Een deel van de gemeentelijke middelen gaat naar investeringen in de stad. Het uitgangspunt daarbij is dat de investering meerdere jaren meegaat. Dit heeft zijn weerslag in de exploitatiebegroting en de balans. Hoewel de grootste uitgaven voor een investering gedaan worden vóór het moment van oplevering, worden deze uitgaven in de exploitatiebegroting gespreid over de hele levensduur. Een investeringsbesluit betekent dus het aangaan van een meerjarige financiële verplichting. De investering wordt op de balans opgenomen als een bezit (activa) met een bepaalde waarde. Zo werd er bijvoorbeeld in 2024 circa 315 miljoen euro geïnvesteerd. Voorbeelden van deze investeringen zijn culturele voorzieningen en sportvoorzieningen, schoolgebouwen, wegen, rioleringen en groenvoorzieningen. Daarnaast zijn er ook investeringen ten behoeve van de bedrijfsvoering en investeringen in de circulaire economie zoals bijvoorbeeld het grondstoffendepot.

A. Inleiding

Nieuw in deze nota is het uitgangspunt dat vanaf nu dat alle investeringen in vaste activa (dat wil zeggen dat alles wat tastbaar is als bijvoorbeeld een bedrijfsgebouw, een weg etc.) vanaf nu circulair zijn en dus een restwaarde hebben. De gemeentewet bepaalt in artikel 212, dat de raad bij verordening de uitgangspunten voor het financieel beleid, financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vaststelt. Het merendeel van de uitgangspunten is vastgelegd in de Verordening financieel beleid en beheer van de gemeente Utrecht. De beleidsnota WAAVA geeft hier voor de investeringen verdere uitvoering aan. Deze beleidsnota WAAVA vervangt de nota WAAVA die door de raad is vastgesteld op 20 februari 2020. De beleidsnota geldt voor alle investeringen, behalve voor investeringen binnen de grondexploitatie (Meerjaren Perspectief Ruimte). Voor investeringen in grondexploitaties geldt de Notitie Grondbeleid in begroting en jaarstukken van de Commissie Besluit Begroting en Verantwoording en de Beleidsnota Grondbeleid. Daarnaast is de nota Beheer Openbare Ruimte van toepassing op investeringen in kapitaalgoederen in de openbare ruimte en de Beleidsnota Vastgoed op investeringen in vastgoed.

Periodiek worden de beleidsnota’s geactualiseerd met wettelijke ontwikkelingen in het BBV, wijzigingen voortvloeiend uit eerder genomen raadsbesluiten en een nadere invulling of heroverweging van de invulling van beleidskeuzes. Dit laatste om recht te doen aan actuele beleidsontwikkelingen. Nieuw in deze nota is de aandacht voor de investeringen in relatie tot circulariteit. Alle investeringen in de vaste activa behouden in principe een restwaarde van opnieuw bruikbare grondstoffen. De gemeente Utrecht is een voorloper wat betreft circulariteit. Andere gemeenten als bijvoorbeeld Amsterdam zijn nog volop aan het onderzoeken hoe zij invulling gaan geven in circulariteit en de bepaling van de restwaarde. De raad heeft op 12 december 2024 de beleidsnota Utrecht Circulair Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’

4

2030 vastgesteld. De gemeente Utrecht wil in 2030 de helft aan nieuwe, niet-hernieuwbare grondstoffen gebruiken. Dat is een ambitieuze tussenstap op weg naar een volledige circulaire gemeente in 2050. De gemeente moet tegen die tijd alle materialen hergebruiken, bijvoorbeeld op het gebied van afvalverwerking en het bouwen van huizen. Deze nota WAAVA sluit aan bij de uitgangspunten uit de beleidsnota Utrecht Circulair 2030 door te werken met een restwaarde van de investeringen. Daarmee levert deze nota een bijdrage aan de circulaire transitie. Deze beleidsnota WAAVA gaat ervanuit dat in principe alle nieuwe investeringen in vaste activa circulair zijn en dat er sprake is van een restwaarde. Voorwaarde hierbij is wel dat deze goed is onderbouwd. Indien onvoldoende onderbouwing dan geldt een restwaarde van nul.

A.1 Leeswijzer In de beleidsnota WAAVA zijn de beleidskeuzes van de gemeente Utrecht zichtbaar in een omkaderde tekst. Deze beleidskeuzes zijn in principe van toepassing op alle investeringen. Als het college wil afwijken van beleidsnota c.q. de afschrijvingstabel wordt het voorgestelde alternatief onderbouwd ter besluitvorming voorgelegd aan de raad.

A.2 Uitwerking kaderstelling Uitgangspunt voor het financiële beleid is een duurzame meerjarenbegroting. Een begroting met ruimte voor noodzakelijke investeringen in onze stad en inwoners, die financieel in evenwicht is en leidt tot een gezonde financiële positie om financiële tegenvallers op te kunnen vangen. Ter verheldering van het beleid en de regelgeving gaat deze nota in op de theoretische achtergrond van de gehanteerde begrippen en wordt de hoofdlijn van de BBV-regelgeving toegelicht. De specifieke Utrechtse keuzes zijn voorzien van een kader om de tekst. De beleidsnota WAAVA behandelt de kaderstelling rondom de volgende onderwerpen: • • •

De grondslagen voor waardering en activering van vaste activa (Hoofdstukken B1, B2 en B3) De afschrijvingsmethode en –termijnen van vaste activa (Hoofdstuk B4.2 tot en met B4.5) Het moment waarop de afschrijving van vaste activa begint (Hoofdstuk B4.1)

B 1 Indeling van vaste activa

Kapitaalgoederen zijn de objecten met een meerjarig nut. Voorbeelden hiervan zijn wegen, bruggen, gebouwen en plantsoenen. Een relatief groot deel van het vermogen van de gemeenten zit besloten in kapitaalgoederen. Investeringen zijn de uitgaven die de gemeente doet voor de aanschaf of vervaardiging van kapitaalgoederen. Ook uitgaven die leiden tot een significante kwaliteitsverbetering, levensduurverlenging en/of aanpassing om aan wet- en regelgeving te voldoen worden aangemerkt als investering. Kapitaalgoederen (de totale investeringsuitgaven om het kapitaalgoed te realiseren) worden gewaardeerd op de balans als activa. Activa zijn de bezittingen van de gemeente op een bepaald moment, de waarde ervan is uitgedrukt in euro’s. Ze staan aan de debet-kant (linkerkant) van de balans. De bezittingen kunnen vast zijn of vlottend naargelang hun looptijd. Deze nota gaat over de vaste activa; dat zijn de bezittingen met een looptijd van minimaal één jaar. We onderscheiden drie soorten vaste activa: Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’

5

• •

Materiële (B1.1), Immateriële (B1.2) en financiële vaste activa (B1.3).

B 1.1 Materiële vaste activa (MVA) Materiële vaste activa (MVA) zijn de materiële bezittingen van de gemeente, die zij langdurig gebruikt voor haar beleidsrealisatie en bedrijfsvoering. De gemeente heeft het economisch eigendom. Enkele voorbeelden: het gemeentehuis, scholen, bedrijfsauto’s, rioleringen en sportvelden. In het BBV (artikel 35) wordt onderscheid gemaakt tussen MVA met een economisch nut, MVA met economisch nut waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven en MVA in openbare ruimte met een maatschappelijk nut. In deze beleidsnota maken we dit onderscheid niet, omdat we de kaders zoveel mogelijk eenduidig willen hanteren. Utrechtse keuze Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen materiële vaste activa met economisch nut, materiële vaste activa met economisch nut waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven en materiële vaste activa met maatschappelijk nut voor de activeringsgrens, looptijd en ingangsdatum. B 1.1.1 MVA met een economisch nut MVA hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn (er een markt voor is) en/of als ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Dit betekent onder andere dat voornamelijk gebouwen een economisch nut hebben; er is immers een markt voor gebouwen. Een vergelijkbare redenering geldt voor de verhandelbaarheid.

Indien ter bestrijding van kosten rechten of een heffing kan worden geïnd, dan spreken we ook van materiële vaste activa met een economisch nut. Dat een gemeente ervoor kan kiezen om voor diensten of producten geen of geen kostendekkend tarief voor te heffen, is niet relevant voor de vraag of een actief economisch nut heeft. Dit betreft met name investeringen in het rioolstelstel en afvalinzameling. B1.1.2 MVA met economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven Dit zijn investeringen die bijdragen aan de mogelijkheid middelen te verwerven en/of verhandelbaar zijn, waarvoor ook heffingen kunnen worden opgelegd, zoals investeringen in afval en riolering B 1.1.3 MVA in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut Het criterium ‘maatschappelijk nut’ is niet hetzelfde als ‘maatschappelijke functie’. Dat laatste geldt voor het overgrote deel van het gemeentelijk bezit. Voor de duidelijkheid hanteert het BBV in geval van maatschappelijk nut de extra toevoeging ‘in de openbare ruimte’. MVA in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut genereren geen inkomsten, maar vervullen wel duidelijk een publieke taak. Het betreft investeringen in bijvoorbeeld wegen, water en groenvoorzieningen.

Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’

6

B 1.2 Immateriële vaste activa Immateriële vaste activa bestaan uit: - Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen. - Bijdragen aan activa in eigendom van derden. B 1.2.1 Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen Reguliere kosten voor het sluiten van geldleningen (o.a. provisie bij bemiddeling van financiering) worden in Utrecht niet geactiveerd, maar direct ten laste van het resultaat gebracht. Onder het sluiten van geldleningen wordt ook verstaan het oversluiten of afkopen van leningen of financiële derivaten. De met laatstgenoemde acties gepaard gaande kosten, bijvoorbeeld boeterente, worden op grond van BBV-artikel 34 onderdeel a geactiveerd. Utrechtse keuze Kosten van het sluiten van geldleningen worden direct ten laste van het resultaat gebracht, met uitzondering van kosten van het oversluiten of afkopen van leningen of financiële derivaten.

B 1.2.2 Bijdragen aan activa in eigendom van derden In het BBV artikel 61 staan de volgende voorwaarden: Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd indien: a. er sprake is van een investering door een derde b. de investering bijdraagt aan de publieke taak c. de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en; d. de bijdrage kan worden teruggevorderd indien de derde in gebreke blijft of de gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering. De gemeente heeft de mogelijkheid om investeringsbijdragen aan derden te verstrekken. Deze worden in principe niet geactiveerd. Ook hierbij geldt dat hiervan afgeweken kan worden indien er sprake is van zeer omvangrijke investeringen, die dusdanig een materieel effect hebben op de exploitatie. Deze mogen alleen geactiveerd worden als beantwoord wordt aan de vier hiervoor genoemde BBV-criteria (cf. art 61 BBV). Hiervoor is instemming van de raad noodzakelijk. Utrechtse keuze Bijdragen aan activa in eigendom van derden worden in Utrecht in principe niet geactiveerd, maar rechtstreeks ten laste van het resultaat gebracht. Een uitzonderdering kan worden gemaakt voor zeer omvangrijke investeringen.

Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’

7

B 1.3 Financiële vaste activa Financiële vaste activa kennen volgens het BBV-artikel 36 de volgende indeling: 1. Kapitaalverstrekkingen aan: gemeenschappelijke regelingen, deelnemingen en overige verbonden partijen 2. Langlopende leningen aan openbare lichamen, woningcorporaties, deelnemingen en overige verbonden partijen 3. Overige langlopende leningen 4. Overige uitzettingen met een looptijd van 1 jaar of langer Leningen verstrekt aan derden worden gewaardeerd en op de balans opgenomen tegen de nominale waarde. De belangen in gemeenschappelijke regelingen en deelnemingen worden gewaardeerd tegen de kostprijs of tegen lagere marktwaarde indien deze lager is dan de kostprijs (conform art 65 BBV).

B 2. Waardering van materiële vaste activa

Met ‘waardering’ bedoelen we hier het bepalen van de administratieve waarde van een bezit. De waarde van een object is de prijs die betaald is om het object aan te kopen of de kosten om het zelf te vervaardigen. De waarde van objecten bevindt zich aan de activa-kant, dit is de linkerkant van de balans. Op de oorspronkelijke waarde vindt jaarlijks afschrijving plaats die parallel loopt met de waardedaling door veroudering en slijtage. Zie verder bij: ‘afschrijven’.

B 2.1 Aankoopprijs De aankoopprijs, ook wel de ‘verkrijgingsprijs’ genoemd, is de som van alle inkoopkosten exclusief verrekenbare of compensabele BTW en vermeerderd met de bijkomende kosten. Voorbeelden van bijkomende kosten zijn: notariskosten en overdrachtsbelasting. Eventuele voorbereidingskosten die worden uitgevoerd nadat een investeringskrediet is vrijgegeven, zijn geen immateriële vaste activa maar worden gerekend als bijkomende kosten en worden gerekend als bijkomende kosten en worden geactiveerd bij het materieel vast actief.

B 2.2 Vervaardigingsprijs De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen, de kosten van materialen en van arbeid en overige kosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend, vermeerderd met de rente tot het tijdstip van ingebruikname. Voorbeelden van overige kosten zijn kosten voor: bouwrijp maken, sloop van bestaande activa, leges en verzekeringskosten tijdens de bouw. B2.2.1 Indirecte kosten BBV-artikel 63: ‘In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend.’ Wij gaan in op de indirecte kosten van interne uren en voorbereidingskosten o.b.v. fasering projecten.

Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’

8

B2.2.2 Toerekening van interne uren Met ‘interne uren’ wordt bedoeld: de kosten van ambtelijke inspanning, berekend tegen intern uurtarief. Dit zijn uren die direct bijdragen aan de vervaardiging van een actief en maken deel uit van de vervaardigingsprijs. Bij het autoriseren van het investeringskrediet dienen deze uren in de kostprijs inbegrepen te worden. De kosten van indirecte uren die tot de normale bedrijfsvoering behoren, worden niet in de kostprijs meegenomen maar rechtstreeks ten laste van het resultaat gebracht. Dat zijn bijvoorbeeld de uren voor het uitschrijven van aanbestedingen of van het controleren en betaalbaar stellen van facturen. VAT-kosten zijn ook indirecte kosten. Met VAT-kosten wordt bedoeld: de kosten van voorbereiding, administratie en toezicht. Interne uren en overige indirecte kosten komen voor gedurende het gehele proces vanaf het allereerste concept startdocument tot en met de oplevering en nazorg. Sommige activiteiten dragen rechtstreeks bij aan de realisatie van een bepaald actief, anderen behoren tot de normale bedrijfsvoering. Het is lastig om objectief aan te geven welke van deze indirecte kosten redelijkerwijs aan het actief kunnen worden toegerekend. Door een proces in fasen te knippen is het mogelijk om hierover nadere afspraken te maken. De processen hangen af van het soort actief dat gerealiseerd wordt.

In de kaders wordt daarom ook onderscheid gemaakt voor het activeren van: A. Grondexploitaties B. Projecten ruimtelijk/ fysiek domein C. Bedrijfsvoering (incl. ICT) A Grondexploitaties Voor de voorbereidingskosten van grondexploitaties worden de kaders van de commissie BBV in de “Notitie grondbeleid in begroting en jaarstukken 2023” gevolgd. Op hoofdlijnen zegt de notitie het volgende: voorbereidingskosten voor grondexploitaties mogen worden geactiveerd: 1. Indien deze passen in de kostensoortenlijst omgevingsbesluit; 2. Activeren voor een duur van maximaal 5 jaar; na de duur van 5 jaar maken deze kosten onderdeel uit van een actieve grondexploitatie, dan wel worden afgeboekt ten laste van het jaarresultaat of moet een voorziening worden getroffen; en 3. Plannen tot ontwikkeling van de grond waarvoor de voorbereidingskosten worden gemaakt, is een raadsbesluit overgenomen. De kaders voor grondexploitaties zijn verder uitgewerkt in de Beleidsnota Grondbeleid. B Projecten ruimtelijk/ fysiek domein In Utrecht wordt voor complexe ruimtelijke processen het Utrechts Plan Proces (UPG1) onderscheiden: 1. Initiatief-fase 2. Definitiefase 3. Ontwerpfase 4. Voorbereidingsfase 5. Realisatiefase 1 Voor een nadere definiëring van de vijf fasen wordt verwezen naar het Utrechts Plan Proces (UPG)

Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’

9

Utrechtse keuze Bij omvangrijke ruimtelijke projecten en vastgoedprojecten mag tot de vervaardigingsprijs worden gerekend: de interne uren en overige indirecte kosten van de bovengenoemde fasen 3 tot en met 5. De fasen 1 en 2 worden direct ten laste van het resultaat van het betreffende boekjaar gebracht. De organisatieonderdelen hebben programmabudget om dit te bekostigen. De start van fase 3, de ontwerpfase, vormt het moment waarop het inhoudelijk en financieel kader is vastgesteld. Hoewel het UPG niet volledig van toepassing is op vastgoedprojecten wordt voor vastgoedprojecten wel dezelfde fasering gehanteerd. Tot de vervaardigingsprijs moet worden gerekend: de interne uren die direct betrekking hebben op de investering. Dat geldt ook voor VAT-kosten voor zover die direct gerelateerd zijn aan een investering (denk aan projectcontrollers). De indirecte uren – incasu feitelijk overhead – mogen worden toegerekend, maar ook ten laste van de exploitatie worden gebracht.

C Bedrijfsvoeringsprojecten In Utrecht wordt voor projecten in de bedrijfsvoering, zoals ICT-projecten, het prince-2 model gebruikt. Hierin worden vier fasen onderscheiden: 1. Opstartfase/ projectaanloop 2. Initiatief-fase 3. Uitvoeringsfase(n) 4. Oplevering en nazorg Indien de projectmethodiek UPG wordt gehanteerd, gelden dezelfde uitgangspunten als onder B toegelicht. Utrechtse keuze Tot de verwervings- c.q. vervaardigingsprijs worden gerekend: een redelijk deel van de interne uren en overige indirecte kosten van de bovengenoemde fasen 2 en 3. Indien de projectmethodiek UPG wordt gehanteerd, gelden dezelfde uitgangspunten als voor projecten ruimtelijk/ fysiek domein. B2.2.3 Toerekening van rente Zie verderop in deze Beleidsnota: ‘B5 Rente’. B.2.2.4 Bijdragen van derden Bijdragen van derden zijn bijvoorbeeld bijdragen van Rijk, Provincie of Cultuurfondsen. De Raad autoriseert investeringskredieten inclusief het deel dat gedekt wordt door bijdragen van derden. Daarbij zijn toegezegde bijdragen van derden een financieringsmiddel en dekkingsmiddel van de investeringsuitgaven. Ze verlagen per saldo het gemeentelijke deel in de kostprijs van de investering. Met het oog op beperken van rentelasten tijdens de bouw, worden werkelijk ontvangen bijdragen van derden reeds tijdens de bouw zoveel mogelijk in mindering gebracht op de uitgaven. Dit heet de ‘netto-methode’.

Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’

10

Bijdragen van derden die in directe relatie staan tot een actief worden op de waardering daarvan in mindering gebracht. (BBV-artikel 62, lid 2) B.2.2.5 Onttrekkingen uit reserves Het is niet toegestaan om reserves in mindering te brengen op investeringen. Onttrekkingen uit reserves worden niet direct in mindering gebracht op de waardering van investeringen om deze te verlagen (BBV). Het is daarentegen wel toegestaan om een reserve te vormen voor de dekking van kapitaallasten. Zie verderop in deze nota bij: B 6.3 Activareserve. B 2.2.6 Kosten voor sloop van gebouwen Een gebouw kan in aanmerking komen voor sloop, renovatie of verbouwing. De kosten van de sloop van dit gebouw kunnen als eenmalige kosten in de exploitatie worden genomen of mogen worden geactiveerd als onderdeel van het nieuwe materiele actief, indien op dezelfde locatie een nieuw gebouw wordt gerealiseerd. Binnen de gemeente Utrecht worden sloopkosten geactiveerd, indien dit onderdeel is van het bouwproject. De (afschrijvings-) kosten worden dan gelijkmatig over de komende jaren gespreid waardoor er geen fluctuaties in het resultaat ontstaan. Utrechtse keuze Indien sloopkosten van een gebouw onderdeel zijn van een bouwproject dan worden deze kosten geactiveerd en wordt de boekwaarde van het actief hiermee verhoogd.

B 2.3 Waardeverandering Om de waarde van kapitaalgoederen uit te drukken worden verschillende termen en definities gebruikt. De verschillende termen en definities leveren een verschillende uitkomst, die daarbij kan fluctueren over de jaren heen. Hierna lichten we eerst de verschillende waarden toe en gaan we daarna in op waardeverandering. B 2.3.1 Actuele waarde, marktwaarde, economische waarde De actuele waarde, marktwaarde of economische waarde zijn drie begrippen die hetzelfde uitdrukken: het bedrag dat iets bij verkoop zou opbrengen in het vrije economische verkeer. De werkelijk betaalde kostprijs kan lager of hoger zijn. B 2.3.2 Boekwaarde Het geheel van netto geactiveerde investeringskosten (het bruto geheel van geactiveerde investeringskosten, verminderd met de bijdrage van derden en de reeds gedane afschrijvingen) is de boekwaarde. De boekwaarde is het bedrag waarvoor een actief in ‘de boeken’ - dat is op de balans – staat. De boekwaarde is niet altijd gelijk aan de marktwaarde. De marktwaarde is bepalend voor de maximaal toegestane boekwaarde. Als de marktwaarde lager is dan de boekwaarde dan dient in bepaalde gevallen van de boekwaarde extra afgeschreven te worden tot het bedrag van de lagere marktwaarde.

Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’

11

B 2.3.3 Afwaarderen Door diverse (externe) factoren kan de actuele waarde van vastgoed dalen. Als de verwachting is dat deze lagere marktwaarde blijvend is, dan is er sprake van duurzame waardevermindering. Indien er sprake is van een duurzame waardevermindering dan wordt de boekwaarde verlaagd ten laste van de exploitatie (een eenmalig nadeel). Indien de verwachting is dat het gaat om een tijdelijke waardevermindering dan wordt er altijd voor gekozen om extra af te schrijven. De waardevermindering wordt gerealiseerd door extra afschrijvingen. Om de financiële impact te bepalen moet onderscheid gemaakt worden tussen vastgoed met een maatschappelijke en een economische functie. Vastgoed met een maatschappelijke functie is een verzamelnaam voor een gebouw of terrein met een publieke functie: te denken valt aan onderwijs, sportaccommodaties, culturele centra, welzijn en dergelijke. Vastgoed met een bedrijfseconomische functie kenmerkt zich door de bestuurlijke intentie om bewust winst en/of waardestijgingen te realiseren. Bij waardedaling van vastgoed met een economische functie is afwaardering verplicht. Indien voor vastgoed met een maatschappelijke functie de bestuurlijke intentie bestaat om duurzaam (voor een langere periode) te exploiteren dan speelt duurzame waardevermindering geen rol.

Bestaat de bestuurlijke intentie om dit vastgoed te verkopen of de bestemming ervan te wijzigen naar vastgoed met een bedrijfseconomische functie dan is er sprake is van een duurzame waardevermindering en is afwaardering verplicht. Een aandachtpunt hierbij betreft vastgoed in de vorm van gronden bij de materiële vaste activa die een maatschappelijke functie hebben of onder een pand met een maatschappelijke functie. Als daar sprake is van een duurzame waardevermindering dan moet die wel worden verwerkt (omdat er immers geen afschrijving plaatsvindt).

Utrechtse keuze In Utrecht wordt op vastgoed met een maatschappelijke functie alleen dan een duurzame waardevermindering toegepast, wanneer bestuurlijk de intentie is om het te verkopen of de bestemming te wijzigen naar vastgoed met een economische functie. Duurzame waardevermindering van gronden bij de materiële vaste activa die een maatschappelijke functie hebben of onder een pand met een maatschappelijke functie wordt wel verwerkt.

Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’

12

B 2.3.4 Beslisboom afwaarderen (exclusief grond)

B 2.4 Restwaarde en circulariteit De gemeente Utrecht hanteert als uitgangspunt duurzaamheid en circulariteit. Circulariteit gaat ervan uit dat afval de grondstof is voor nieuwe producten. De insteek is dat grondstoffen (zoals stenen), onderdelen en producten na gebruik worden gedemonteerd en dat de materialen opnieuw worden hergebruikt. Aan deze materialen kan na het demonteren een waarde worden toegekend. Dat is de restwaarde van het actief. Bij de bepaling van de hoogte van de restwaarde moet rekening gehouden worden met eventuele risico’s, sloop- of verwijderingskosten en de onderhoudskosten gedurende de looptijd van het kapitaalgoed. In deze nota WAAVA is het vertrekpunt voor alle nieuwe investeringen in vaste activa dat er sprake

is van een restwaarde, tenzij gemotiveerd aan kan worden gegeven dat er geen sprake is van restwaarde. Hiermee geven we invulling aan één van de doelstellingen van de Beleidsnota Utrecht Circulair: in 2030 voor 50% circulair bouwen, met als einddoel Utrecht volledig circulair 2050. Deze Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’

13

doelstelling geeft aan dat de gemeente toewerkt naar meer en meer circulair werken, wat betekent dat het aandeel van circulaire investeringen naar 2030 zal toenemen. We bevinden ons in een transitie waarin steeds meer investeringen circulair zijn. Een kenmerk van circulaire investeringen is dat er sprake is van hergebruik aan het einde van de levensduur. Dan is in meerdere mate sprake van een restwaarde die tot uitdrukking komt in de waardering. Daarbij moet rekening gehouden worden met de kosten voor demontage en/of verwijdering. In eerste instantie wordt er per investering dit bepaald. Het ontbreekt nu aan onderbouwde data en ervaringscijfers om een generieke richtlijn hiervoor te formuleren. Een alternatief is om te gaan werken met een generieke restwaarde per categorie, in de vorm van een percentage van de investeringskosten, het hanteren van een generieke restwaarde vraagt onderbouwing, deze kennis moet nog worden opgebouwd. Bij nieuwe investeringen in vaste activa geldt als uitgangspunt dat vaste activa restwaarde behouden. Deze restwaarde wordt onderbouwd aangeleverd bij de investeringsaanvraag en maakt deel uit van de integrale (inclusief bijbehorende risico’s) afweging (bij de kredietaanvraag en dus een raadsvoorstel). Indien de onderbouwing van de restwaarde onvoldoende is dan kan er onderbouwd afgeweken worden door middel van een raadsbesluit.

Daar dit in een raadsvoorstel prominent mee te nemen ontstaat er expliciete aandacht voor circulariteit en dit zal de transitie stimuleren. Utrechtse keuze Voor het bepalen van de hoogte van de afschrijvingslasten voor nieuwe investeringen wordt rekening gehouden met een restwaarde, tenzij er aantoonbaar geen restwaarde is. De restwaarde wordt tevens ingezet ter compensatie van de sloop- of verwijderingskosten.

B3 Activeren (van materiële vaste activa)

Bij investeringen met meerjarig nut spreiden we de kosten van aanschaf of vervaardiging gelijkmatig over de levensduur van het object. Daarvoor is het nodig om deze kosten te activeren. Activeren doen we door de kosten van een investering niet in één keer ten laste van het resultaat te brengen, maar als een bezit op de balans te presenteren. Het geld van de investering zit dan als het ware in bakstenen en beton. In de jaren die volgen worden de kosten ten laste van de betreffende jaarresultaten gebracht, verspreid over de verwachte levensduur van het object. Het bezit wordt in dezelfde periode afgeschreven. Het overeenkomstig object wordt over de jaren minder waard als gevolg van veroudering en/of slijtage. Alle investeringen worden geactiveerd (artikel 59 BBV) conform de richtlijnen die in deze nota zijn vastgelegd.

B 3.1 Criteria voor activeren Uit oogpunt van het in de hand houden van de administratieve lasten is het van belang dat gemeenten op grond van artikel 212 van de Gemeentewet in de financiële verordening aangeven welke ondergrens gehanteerd wordt voor het activeren van investeringen. Bij het hanteren van een activeringsgrens moet de verplichting tot het activeren van investeringen in acht worden genomen. Het is niet toegestaan om de activeringsgrens zodanig vast te stellen dat hierdoor (bepaalde typen) activa individueel of als verzameling (bijvoorbeeld de aankoop van een aantal bomen, die in totaliteit boven een 100.000 euro kosten) in totaal van materiële omvang buiten de balans worden gehouden. Met ingang van 2021 is de activeringsgrens van investeringen met economisch nut en investeringen met maatschappelijk nut gelijkgetrokken naar 100.000 euro. Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’

14

Het activeren van aankopen met een aanschafwaarde onder de 100.000 euro kan nuttig zijn om andere redenen zoals: - het inzichtelijk houden van gemeentelijk bezit - koppeling van bezit met een beheersysteem - het constant houden van kosten die tegen kostprijs jaarlijks aan derden worden gefactureerd. - het voorkomen van jaarlijkse schommelingen in de gemeentelijke kosten Utrechts keuze In Utrecht worden alle investeringen (individueel of gebundeld) boven de 100.000 euro aan gemeentelijke middelen geactiveerd. Daarnaast worden voor investeringen met economisch nut alle uitgaven geactiveerd. Investeringen onder dat bedrag mogen worden geactiveerd op voorwaarde dat dit op consequente wijze gebeurt. Aankoop van grond wordt altijd geactiveerd.

B 3.3 Activa in ontwikkeling ‘Lopend actief’ is in Utrecht de werknaam voor onderhanden activa. Het gaat hierbij uitsluitend om activa die ontwikkeld worden met de intentie ze voor de eigen beleids- of bedrijfsvoering van de gemeente in te zetten. Over activa in ontwikkeling wordt jaarlijks rente berekend. Onderhanden werk met betrekking tot grondexploitaties en ten behoeve van derden verschillen van de hiervoor genoemde activa in ontwikkeling. De reeds gemaakte kosten voor grondexploitaties en ten behoeve van derden worden op de balansdatum opgenomen onder de vlottende activa ‘Onderhanden werken’. Keuze Utrecht Activa die volgens de criteria van deze nota in aanmerking komen voor activering worden in de loop van de realisatie onder de vaste activa opgenomen als ‘lopend actief’.

B 4 Afschrijven

Door investeringen te activeren, kunnen de kosten ervan verdeeld worden over de levensduur van het object. Elk jaar wordt een deel van de kostprijs afgeschreven. Op die manier houdt de waardedaling van het actief gelijke tred met de waardevermindering van het overeenkomstig object door slijtage en veroudering. Jaarlijkse afschrijvingskosten zijn exploitatielasten en beïnvloeden het jaarresultaat. De hoogte van de jaarlijkse afschrijvingskosten wordt bepaald met de door de raad vastgestelde afschrijvingstabel, hierin staat per verschillende soort activa de afschrijvingstermijn beschreven. Het is niet toegestaan om de hoogte van de afschrijving te laten afhangen van het beoogde resultaat (BBV art. 64). In Utrecht wordt op een consequente wijze afgeschreven. Dit betekent dat de afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. Soortgelijke activa worden op dezelfde wijze gewaardeerd en afgeschreven. Een eenmaal vastgestelde afschrijvingstermijn en afschrijvingsmethode blijft gedurende de gehele economische

Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’

15

levensduur van een actief van toepassing. Behalve als de werkelijke gebruiksduur tijdens het gebruik langer of korter blijkt te zijn, dan moet de afschrijvingstermijn worden aangepast. De afschrijvingstermijn hangt samen met de verwachte toekomstige gebruiksduur. Voor circulaire investeringen kan bij de afschrijvingstabel gekozen worden voor een langere looptijd. Hierbij moet aannemelijk gemaakt worden dat de verwachte toekomstige gebruiksduur is gestegen. Deze wijziging moet in samenhang gezien worden met het meerjarig onderhoudsplan en de mogelijke renovatiekosten. Op grond wordt niet afgeschreven. Daarom is de afschrijving op gronden nihil. Dit betekent dat voor bebouwde grond alleen wordt afgeschreven over het gebouw en niet over de grondwaarde. Door naar boekwaarde nul euro c.q. restwaarde af te schijven, wordt bereikt dat geen rente- en afschrijvingslasten meer op de exploitatie drukken nadat een object buiten gebruik is gesteld wegens slijtage of veroudering.

Utrechtse keuze Indien er sprake is van (bebouwde) grond, dan gelden er twee componenten. Het materiële vaste actief wordt afgeschreven conform de vastgestelde afschrijvingstabel als “component”. De bijbehorende grond wordt gezien als een ander component en op de grond wordt niet afgeschreven.

B 4.1 Startmoment van de afschrijvingen Voor het moment van beginnen met afschrijven is de gemeente, binnen de regels van het BBV, vrij in haar keuze. In tegenstelling tot de afschrijvingsmethode, die per (sub)categorie kan worden bepaald, kan voor het moment van beginnen met afschrijven voor één mogelijkheid worden gekozen. De gekozen mogelijkheid wordt toegepast op alle kapitaalgoederen die gereedkomen/verworven worden. Uit de volgende mogelijkheden kan worden gekozen: • Vanaf het begin van het jaar waarin het kapitaalgoed gereedkomt/verworven wordt (een volledig jaar afschrijving); of • Medio het begrotingsjaar waarin het kapitaalgoed gereedkomt/verworven wordt (een half jaar afschrijving); of • Vanaf het boekjaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed gereedkomt/verworven wordt; of Vanaf het moment van ingebruikname. Investeringen met een economisch nut zijn in staat om inkomsten te genereren, bijvoorbeeld huurontvangsten, vanaf het moment dat ze in gebruik genomen (kunnen) worden. De inkomsten zorgen voor dekking van de kapitaallasten die op hetzelfde moment ingaan. Utrechtse keuze Bij alle investeringen wordt er in Utrecht per 2024 voor alle nieuwe investeringen begonnen met afschrijven vanaf 1 januari van het boekjaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed gereedkomt.

Met uitzondering van: - riolering, hierbij wordt het ideaalcomplex (zie Bijlage 2 Verklarende woordenlijst) gehanteerd; - investeringen met een economisch nut, waar inkomsten tegenover staan.

Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’

16

B 4.2 Afschrijvingstermijnen De exacte afschrijvingstermijnen van de onderscheiden activa (categorieën) zoals we die in Utrecht hanteren, zijn opgenomen in een separate Afschrijvingstabel. Het BBV schrijft niet voor welke termijnen gelden voor welke activa. Het BBV zegt wel dat de afschrijvingstermijn overeen moet komen met de verwachte economische en/of technische levensduur. De termijnen voor afschrijving worden bepaald per soort activa op basis van de verwachte levensduur. Utrechtse keuze Jaarlijks wordt beoordeeld of de afschrijvingstabel nog actueel is of aanpassingen behoeft. Bij wijzigingen wordt de afschrijvingstabel door de raad vastgesteld. Geactiveerde kosten verbonden aan het oversluiten van geldleningen kunnen worden afgeschreven. De afschrijvingstermijn mag op grond van BBV-artikel 64 lid 4 maximaal gelijkgesteld worden aan de looptijd van de nieuwe lening. Wij gaan uit van de looptijd van de nieuwe lening. De jaarlijkse afschrijving wordt als kosten verantwoord op het taakveld treasury. Deze kosten mogen worden meegenomen in de toe te rekenen rente aan investeringen en grondexploitaties. Utrechtse keuze De kosten van het oversluiten van geldleningen worden afgeschreven over de looptijd van de nieuwe lening.

B 4.3 Categorieën (afschrijvingstabel) Voor de afschrijvingstermijnen en -methode van de onderscheiden categorieën vaste activa stelt de raad een afschrijvingstabel (zie bijlage 3) vast. De raad wordt hierover geïnformeerd. Vaste activa zijn onderverdeeld in categorieën en subcategorieën naargelang de aard en de gemiddelde levensduur van de objecten. De indeling van de activa in de afschrijvingstabel past binnen de hoofdcategorieën, die het BBV voorschrijft. Dit zijn: Immateriële vaste activa 1. Kosten sluiten geldleningen en disagio 2. Kosten onderzoek en ontwikkeling 3. Bijdragen aan activa in eigendom van derden. Materiële vaste activa 4. Gronden en terreinen 5. Woonruimten 6. Bedrijfsgebouwen 7. Grond- weg- en waterbouwkundige werken 8. Vervoermiddelen 9. Machines, apparaten en installaties 10. Overige materiële vaste activa Het college legt afwijkingen van de vastgestelde afschrijvingstabel expliciet ter besluitvorming aan de gemeenteraad voor bij de kredietaanvraag. Daar waar mogelijk ondersteunt de gemeente Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’

17

Utrecht verduurzaming en circulariteit. Dit kan leiden tot onder andere een afwijking op de afschrijvingstabel. Het komt voor dat een object uit verschillende hoofdcomponenten bestaat die elk onder een andere categorie vallen. Bijvoorbeeld vervoermiddelen waarop een installatie is gemonteerd. Als geen componentenbenadering wordt toegepast dan valt het geheel binnen de categorie van de component met de grootste economische waarde. Utrechtse keuze: Het is toegestaan af te wijken van de vastgestelde afschrijvingstabel. In die gevallen dient per individueel project vooraf toestemming van de raad te worden verkregen. Indien de afwijking financiële consequenties heeft op het financieel beeld, worden de wijzigingen betrokken bij de integrale afweging.

B 4.4 Componentenbenadering De componentenbenadering is een afschrijvingsmethode voor vaste activa die uit meerdere eenheden zijn samengesteld. De samenstellende delen gaan niet allemaal even lang mee. Daarom staat het BBV toe een actief onder te verdelen in componenten, waarbij elke component een andere afschrijvingstermijn krijgt. Deze methode is verplicht voor de activering van grond, indien de grondprijs deel uitmaakt van de kostprijs omdat op grond volgens het BBV niet afgeschreven wordt. Utrecht is terughoudend met de toepassing van de componentenbenadering, dit als gevolg van de administratieve last die met de uitvoering samenhangt Alleen bij omvangrijke investeringen bestaande uit meerdere componenten wordt de methode toegepast als er sprake is van materieel financieel effect op de jaarlijkse kapitaallasten. Het activeren en afschrijven volgens de componentenbenadering gaat uit van vooraf vastgestelde economische of technische levensduur van een beperkt aantal componenten. Utrechtse keuze Bij omvangrijke investeringen bestaande uit meerdere componenten wordt de methode alleen toegepast als er sprake is van materieel financieel effect bij het gebruik van verschillende afschrijvingstermijnen. Bij componenten die apart geactiveerd worden, is van belang dat: - Elke component een afschrijvingstermijn krijgt die overeenkomt met zijn economische of technische levensduur.

- Maximaal 4 componenten worden onderscheiden. - De opsplitsing van het actief in componenten op basis van een voorcalculatie wordt vastgesteld (bijv. offerte) om administratieve lastendruk te voorkomen.

B 4.5 Afschrijvingsmethoden De afschrijvingsmethode van de onderscheiden activa zoals we die in Utrecht hanteren, zijn opgenomen in een separate Afschrijvingstabel. Er is keuze uit vier afschrijvingsmethoden: lineair, annuïtair, degressieve of progressieve afschrijving. Het BBV schrijft niet voor welke van de vier wanneer gebruikt moet worden. Als de keuze eenmaal Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’

18

gemaakt is dan moet die consequent gevolgd worden. Hierna lichten we de vier methoden kort toe met argumenten waarom we kiezen voor de ene of de andere methode. B 4.5.1 Lineaire afschrijvingsmethode Bij de lineaire afschrijvingsmethode dalen de kapitaallasten van jaar tot jaar. Het afschrijvingsbedrag blijft jaarlijks even hoog maar doordat de boekwaarde daalt, nemen de rentelasten jaarlijks af.

Kapitaallasten

Looptijd Illustratie: Lineaire afschrijvingsmethode geeft afnemende kapitaallasten Over het geheel genomen geeft deze afschrijvingsmethode de minste lasten in de exploitatie van een actief. Dit komt doordat de rentecomponent in totaliteit kleiner is dan bij de annuïtaire afschrijvingsmethode. De lineaire afschrijvingsmethode past bij objecten die: - naargelang het gebruik snel in waarde dalen, bijvoorbeeld: vervoermiddelen en ICT-hardware - geen opbrengsten genereren maar hoofdzakelijk met gemeentelijke bijdragen bekostigd worden, bijvoorbeeld objecten in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. B 4.5.2 Annuïtaire afschrijvingsmethode Bij de annuïtaire afschrijvingsmethode blijven de kapitaallasten gelijk gedurende de hele economische levensduur. In de beginjaren is de boekwaarde nog hoog en zijn de rentelasten daarom hoger. De hogere rentelasten worden gecompenseerd door minder snel af te schrijven. In de laatste jaren daalt de boekwaarde snel door grotere afschrijvingsbedragen. De rentelasten zijn dan evenredig laag.

Kapitaallasten

Looptijd Illustratie: Annuïtaire afschrijvingsmethode geeft gelijkblijvende kapitaallasten Door de gelijkblijvende jaarlasten past deze afschrijvingsmethode bij objecten waarbij de intensiteit van gebruik recht wordt gedaan door een annuïtaire afschrijving. Activa ten behoeve van de Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’

19

gemeentelijke bedrijfsvoering worden wegens de gelijkblijvende structurele kapitaallasten ook annuïtair afgeschreven. B 4.5.3 Degressieve afschrijvingsmethode: Bij deze methode wordt de afschrijving bepaald op basis van de boekwaarde van het activum. Aangezien de afschrijving een percentage bedraagt van de boekwaarde en deze jaarlijks daalt, daalt de afschrijving eveneens. Bij toepassing van deze methode dalen de afschrijvingslasten relatief snel waardoor er veel afschrijvingslasten vrijvallen. Deze methode sluit het beste aan bij activa die in de eerste jaren een relatief snelle waardedaling vertonen en vervolgens minder snel in waarde dalen. B 4.5.4 Progressieve afschrijving Manier van afschrijven waarbij de afschrijving elk jaar groter wordt. Het is het tegenovergestelde van degressief afschrijven. Annuïtaire afschrijvingen zijn een voorbeeld van een progressieve afschrijvingsmethode. Het is ook mogelijk om progressief af te schrijven met een vastgelegd afschrijfschema. Utrechtse keuze: De lineaire afschrijvingsmethode wordt toegepast bij vaste activa. Uitzondering daarop zijn: - activa met economisch nut waar de intensiteit van het gebruik rechtvaardigt om annuïtair af te schrijven. Te denken valt aan activa waarbij inkomsten uit tarief, huur of heffing tegenover staan ter dekking van de kosten. Deze worden annuïtair afgeschreven. - onderwijsgebouwen

B 5 Rente

De financiering van investeringen brengt rentelasten met zich mee voor het deel dat niet wordt gefinancierd uit bijvoorbeeld bijdragen van derden. Voor een nadere toelichting over rente wordt verwezen naar het Financieringsstatuut van de gemeente Utrecht.

B 5.1 Omslagrente In Utrecht hanteren we het systeem van integrale financiering. Dat betekent dat de werkelijk betaalde rente op leningen in principe niet rechtstreeks doorbelast wordt aan individuele investeringsprojecten (projectfinanciering), maar naar evenredigheid wordt verdeeld (= omgeslagen) over de vaste activa en de activa in ontwikkeling. Het is een vergoeding voor het beslag dat de boekwaarde van een investering legt op de financieringsmiddelen van de gemeente. De omslagrente wordt jaarlijks toegerekend aan zowel gereed gemelde als lopende materiële en financiële vaste activa (met uitzondering van treasury-posten), het onderhanden werk (grondexploitaties c.q. bouwgronden in exploitatie) en waarborgsommen; Het percentage van de omslagrente wordt vastgesteld conform BBV-regels (en de door de BBV voorgeschreven methodiek). Utrechtse keuze Rente wordt niet toegerekend aan activa op basis van de werkelijk betaalde rente voor dit actief, maar op basis van de omslagrente.

Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’

20

Illustratie: omslagrente

B 5.2 Rente tijdens de bouw Het is verplicht om tijdens de bouw de oplopende investeringskosten te verlagen met voor dat project ontvangen bijdragen van derden, teneinde het kostenverhogend effect van de omslagrente te drukken. Utrechtse keuze In Utrecht worden gemaakte kosten tijdens de bouw verhoogd met omslagrente. Ontvangen bijdragen van derden tijdens de bouw verlagen per saldo de omslagrente.

B 5.3 Rente tijdens de exploitatie Jaarlijks over de boekwaarde van vaste activa in exploitatie rente toegerekend, ongeacht hoe ze gefinancierd zijn. Deze rentelasten maken deel uit van de exploitatielasten van het actief.

B 6 Financiële dekking van kapitaallasten De lasten als gevolg van het over de jaren spreiden van investeringskosten zijn de kapitaallasten, die bestaan uit de som van afschrijvingslasten en rentelasten. Kapitaallasten maken deel uit van de exploitatielasten. Kapitaallasten kunnen op drie verschillende manieren financieel gedekt worden: - door inkomsten van derden - met (structureel) kapitaallastenbudget - met onttrekkingen uit een activareserve Als er geen financiële dekking van kapitaallasten is waaruit structurele kapitaallasten uit 6.1 en 6.2 kunnen worden gedekt, dan dient in Utrecht voor nieuwe investeringen een kapitaallastenreserve gevormd te worden of structureel middelen te worden gevraagd aan de raad. De voorkeur gaat uit naar het opnemen van structurele kapitaallasten in de begroting, zodat in de toekomst budget vrijvalt voor de vervanging of renovatie van het actief. Voor investeringen waar structurele inkomsten tegenover staan (bijv. parkeergarage) is het opnemen van structureel budget een noodzaak. Als er sprake is van bijdragen van eigen middelen van bijv. andere beleidsvelden of onderhoudsbudget moet een reserve worden gevormd c.q. middelen worden toegevoegd aan de bestaande kapitaallasten reserve. Ook als er geen noodzaak is voor vervangingen, gaat de voorkeur uit naar het werken met een reserve.

Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’

21

B 6.1 Dekking uit structurele inkomsten van derden Bij investeringen met een economisch nut zoals gebouwen en rioleringen worden de kapitaallasten doorgaans gedekt uit huurinkomsten, heffingen en dergelijke. Uitgangspunt hierbij is dat de externe bijdragen van een kostendekkend niveau zijn. Indien de inkomsten voor onvoldoende dekking zorgen, worden gemeentelijke middelen ingezet als aanvullende dekking. Dat gebeurt in principe door middel van een structureel kapitaallastenbudget óf door vorming van een activareserve. De incidentele inkomsten derden zijn subsidies die verplicht in mindering worden gebracht op het investeringsbedrag (artikel 62, lid 2 BBV). B 6.2 Dekking uit structureel kapitaallastenbudget Enkele beleidsprogramma’s beschikken over beschikbare ruimte voor (vervangings)investeringen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de programma’s Onderwijs en Sport. De bandbreedte is een vooraf bepaald investeringsvolume waarbij een deel van de structurele exploitatiebudgetten bestemd is voor kapitaallasten. Doordat deze budgetten de jaarlijkse indexatie volgen blijven ze waardevast. Deze methode garandeert dat er in de toekomst voldoende financiële ruimte is voor vervangende nieuwbouw. Daarom heeft zij de voorkeur boven de methode met een activareserve.

B 6.3 Activareserve = kapitaallastenreserve Indien gekozen wordt voor het reserveren van middelen in een kapitaallastenreserve wordt vooraf het spaardoel, de dekkingsbron en het spaarritme worden vastgesteld. De kaders voor het al dan niet gebruik maken van de activareserve staan opgenomen in de nota Reserves. Hierbij wordt uitgegaan van een generieke kapitaalreserve, alleen bij uitzondering wordt er een specifieke reserve gevormd. Zoals bij egalisatiefonds riolering. Hierbij wordt ten aanzien van de vorming van een voorziening c.q. egalisatiereserve de “NOTITIE MATERIËLE VASTE ACTIVA” commissie BBV gevolgd.

C Monitoren, sturen en verantwoorden C 1 Juridische context en samenhang overig relevant beleid C 1.1 Landelijke wetgeving - gemeentewet Artikel 212 van de Gemeentewet stelt dat elke gemeente een financiële verordening moet hebben. De financiële verordening bevat in elk geval de “regels voor waardering en afschrijving van activa”. Artikel 10 van de Verordening financieel beleid en beheer gemeente Utrecht bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders de Beleidsnota “Waarderen, Activeren en Afschrijven van Vaste Activa” (WAAVA) aanbiedt ter behandeling en vaststelling door de raad. Voor de exacte afschrijvingstermijnen en -methode per actief stelt de raad de afschrijvingstabel vast. De Utrechtse spelregels met betrekking tot activeren en afschrijven in deze Beleidsnota zijn hiervan afgeleid en geven de kaders voor: -

De grondslagen voor waardering en activering van vaste activa De afschrijvingsmethode en –termijnen van vaste activa Het moment waarop de afschrijving van vaste activa begint

http://wetten.overheid.nl/BWBR0005416/2016-02-01#TiteldeelIV_HoofdstukXIV

Beleidsnota ‘Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)’

22

- Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) stelt wettelijke regels met betrekking tot gemeentefinanciën. De artikelen 59 tot en met 65 van het BBV bevatten regels voor waardering, activering en afschrijving van vaste activa. http://wetten.overheid.nl/BWBR0014606/2016-04-14

De commissie BBV heeft daarnaast nog een aparte notitie Materiële Vaste Activa gepubliceerd in januari 2020: Notitie Materiële vaste activa · Commissie BBV (Besluit Begroting en Verantwoording). Met het oog op de juiste interpretatie van de BBV-regels doet de commissie BBV stellige uitspraken. Gemeenten zijn verplicht zich aan de stellige uitspraken te houden. Daarnaast doet de commissie BBV aanbevelingen en publiceert een vraag- en antwoordrubriek op haar website. http://www.commissiebbv.nl/

C 1.2 Gemeentelijk beleid Deze nota is opgesteld in samenhang met onder andere de volgende financiële nota’s: - Financiële verordening 212, raadsbesluit 29-2024 - Nota Reserves, raadsbesluit 30 april 2020 - Financieringsstatuut Gemeente Utrecht, raadsbesluit 26 januari 2020

C 2 Vaststellen kredieten en ophoging /verlaging van kredieten In de begroting staan de investeringsbudgetten opgenomen. Om deze budgetten te kunnen inzetten moeten deze door de raad worden vrijgegeven door het verlenen van een krediet. Dit kan bij het vaststellen van de begroting of met een specifiek raadsbesluit. De kaderstelling voor het vrijgeven van kredieten staat geformuleerd in de verordening financieel beleid en beheer (artikel 10 lid 6 en 7).

C 3 Indicatoren voortgang en verantwoording Door middel van deze Beleidsnota geeft de raad invulling aan haar budgetrecht en maakt zij nadere afspraken rondom de verantwoording daarover. De raad krijgt daarmee beter zicht en vat op de (meerjarige) besteding van het geld. De voortgang over investeringen wordt (financieel) gevolgd via de begrotingscyclus en de beleidscyclus vanuit de inhoud. De verantwoording verloopt via de jaarstukken.

C 4 Risicobeheersing Door middel van het vaststellen van deze nota stelt de raad uniforme regels op rondom waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa. De waarderingsgrondslagen (een stelselwijziging) kunnen alleen worden aangepast indien daarvan gegronde redenen zijn. Dit voorkomt het risico dat het inzicht in de financiële positie van de gemeente vertroebelt doordat wijziging op wijziging plaatsvindt.