Agendabundel
Tekst van het document
Bundel van de Adviescommissie Controle en Financiën van 9 december 2021
Agenda bijlagen Agenda advies-cie CF 9-12-2021.doc 1 2
3 4
5
Opening en mededelingen en vaststellen agenda Behandelvoorstel: Aangeven of u nog wijzigingen op de conceptagenda heeft en vaststellen agenda. Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst Behandelvoorstel: Aangeven of u vragen, opmerkingen of correcties heeft bij het conceptverslag. Wanneer u geen vragen of opmerkingen heeft, kunt u het verslag vaststellen en zal deze worden toegevoegd aan de volgende commissie VBF. Adviescommissie C&F 04-11-2021.docx Ingekomen en verzonden stukken Geen Uitkomsten evaluatie accountant (behandelen zonder accountant) Behandelvoorstel: Er zijn beperkte reacties binnengekomen. Bespreken hoe we hier verder mee gaan. 20210722 Opzet evaluatie accountant.docx Managementletter 2021 Behandelvoorstel: Toelichting door de accountant en doornemen van de Managementletter 2021. Vervolgens een toelichting namens de wethouder Financiën op de collegereactie. Raadsbrief Managementletter interimcontrole 2021.docx.pdf Gemeente Utrecht - Managementletter 2021.pdf
6 6.1
3e Technische Begrotingswijziging Behandelvoorstel: Toelichting door ambtelijke organisatie en mogelijkheid tot het stellen van vragen hierover. RV Derde begrotingswijziging 2021 Dossier 2354 voorblad Raadsvoorstel Derde begrotingswijziging 2021.docx.pdf Bijlage Derde Begrotinsgwijziging 2021 raad.docx.pdf
7
8
9
10
Vooruitblik jaarplan 2022 Behandelvoorstel: o Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt ingestemd met deze onderwerpen voor de volgende 2 vergaderingen? Aanvullingen? Do. 20 januari Vergadering adviescommissie (90 minuten) Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten) Overdrachtsdocument Update leesbaarheid/begroting van de toekomst Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten) Afsluiting (5 minuten) Do. 17 februari NB: Rein-Aart verhinderd. Vergadering adviescommissie (90 minuten) Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten) WAAVA Aanpak raadstoets na verkiezingen Update status adviezen realisatie en begroting (eens per kwartaal) Overdrachtsdocument afronden Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten) Afsluiting (5 minuten) Technische toelichting grexen Behandelvoorstel: O.b.v. bespreking op 4 november inzake de analyse van de realisatie en begroting verkrijgen we graag meer inzicht in hoe de grexen in de begroting en realisatie zijn opgenomen en welke verschillen dit veroorzaakt. Wat zit nu wel of niet in de begroting? Wvttk Behandelvoorstel: Dit agendapunt creëert de vrije ruimte voor het behandelen van onderwerpen die niet zijn aangemeld. U kunt naar eigen inschatting onderwerpen inbrengen. Rondvraag en sluiting.
AGENDA Adviescommissie Controle en Financiën
9 december van 20.00-21.30 uur (digitaal)
NB: uitloop mogelijk door technische sessie grex (2 min)
1. a. Opening en mededelingen. b. Vaststellen agenda.
Behandelvoorstel: Aangeven of u nog wijzigingen op de conceptagenda heeft en vaststellen agenda. (3 min)
2. Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst
Behandelvoorstel: Aangeven of u vragen, opmerkingen of correcties heeft bij het
conceptverslag. Wanneer u geen vragen of opmerkingen heeft, kunt u het verslag vaststellen en zal deze worden toegevoegd aan de volgende commissie VBF. (5 min)
3. Ingekomen en verzonden stukken.
Geen Behandelvoorstel: Aangeven of u deze stukken wenst te bespreken en anders TKN. •
(5-10 min)
4. Uitkomsten evaluatie accountant (behandelen zonder accountant)
Behandelvoorstel: Er zijn beperkte reacties binnengekomen. Bespreken hoe we hier verder mee gaan.
(20 min)
5. Managementletter 2021
Behandelvoorstel: Toelichting door de accountant en doornemen van de
Managementletter 2021. Vervolgens een toelichting namens de wethouder Financiën op de collegereactie. (10 min)
6.
3e Technische Begrotingswijziging Behandelvoorstel: Toelichting door ambtelijke organisatie en mogelijkheid tot het stellen van vragen hierover.
1
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
(10 min)
7. Vooruitblik jaarplan 2022
Behandelvoorstel: o
Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt
ingestemd met deze onderwerpen voor de volgende 2 vergaderingen? Aanvullingen? Do. 20 januari
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Overdrachtsdocument
Update leesbaarheid/begroting van de toekomst
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
Do. 17 februari
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
NB: Rein-Aart
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
WAAVA
Aanpak raadstoets na verkiezingen
Update status adviezen realisatie en begroting (eens per kwartaal)
Overdrachtsdocument afronden
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
verhinderd.
(45 minuten)
8. Technische toelichting grexen
Behandelvoorstel: O.b.v. bespreking op 4 november inzake de analyse van de
realisatie en begroting verkrijgen we graag meer inzicht in hoe de grexen in de
begroting en realisatie zijn opgenomen en welke verschillen dit veroorzaakt. Wat zit nu wel of niet in de begroting? (3 min)
9. Wvttk
Behandelvoorstel: Dit agendapunt creëert de vrije ruimte voor het behandelen van onderwerpen die niet zijn aangemeld. U kunt naar eigen inschatting onderwerpen inbrengen.
(2 min)
10. Rondvraag en sluiting.
2
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
2 Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst 1 Adviescommissie C&F 04-11-2021.docx
VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN
4 november 2021 van 20.00-22.00 uur online vergadering
Adviescommissie: Has Bakker (waarnemend voorzitter), Janneke Admiraal, Has Bakker, Cees Bos, David Bosch,
Floor de Koning, Marijn de Pagter, Bert van Steeg, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit)
Overige deelnemers: Sandra Emsbroek (strategisch adviseur bedrijfsvoering), Paul Venhoeven en Gerth Molenaar
(Rekenkamer), Richard Sessink (adviseur grondexploitaties), Agnes Scholte (strategisch adviseur bedrijfsvoering),
Jochim Schueler (raadsadviseur MO), Edwin Westphal (concernmanager financiën, inkoop en juridische zaken) en ReinAart van Vugt en Niels Fritz (Deloitte)
Niet aanwezig: Dimitri Gilissen, Tessa Sturkenboom en Ruurt Wiegant (commissie)
1. a. Opening en mededelingen
De waarnemend voorzitter opent de vergadering. Er zijn geen mededelingen. b. Vaststellen agenda
De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Verslag vorige vergadering (07-10-2021)
Het verslag is niet correct gedateerd; de vorige vergadering (locatie Grote Trouwzaal) was op 7 oktober jl., niet op 23 september. Dit wordt aangepast. Afgezien hiervan wordt het verslag verder zonder wijzigingen vastgesteld. 3. Ingekomen en verzonden stukken
Er is geen post die door de Adviescommissie behandeld moet worden. 4. Raadsvoorstel Regeling risicovolle projecten
Zie het raadsvoorstel en onderliggende stukken (startdocumenten en voortgangsrapportages),
bij vergaderstukken. Mevrouw Scholte memoreert dat de raad de regeling in juli jl. vaststelde, en dat voor de drie startdocumenten de kaders al eerder werden vastgesteld. Voor de NRU,
Overvecht Aardgasvrij en Merwedekanaalzone zijn de kaders in ontwikkeling. Voor de projecten Berlijnplein en Programma werven zijn geen afwijkingen te melden; dit geldt ook voor de restauratie Domtoren. Kan de commissie uit de voeten met deze wijze van rapportering?
Bij de behandeling werd gevraagd of de rapportage RRP op een ander moment kan worden
aangeboden; de wethouder heeft toegezegd dat zij laat onderzoeken of dat mogelijk is. Ook
werd gevraagd om een extra beoordelingscriterium (impact op de stad en kwetsbare groepen). Dit is toegevoegd, en het ijkingskader is erop aangepast.
Pagina 1 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
De ambtelijke organisatie is nog wat zoekende naar een heldere presentatievorm; misschien zijn de documenten nog niet goed met elkaar vergelijkbaar. De kleuraanduiding is nog een punt van aandacht: 'rood' geeft een risico aan, maar de risico's zijn goed in beeld. Ook over de
interpretatie van 'kwaliteit' wordt nog overlegd: wat bedoelen we daarmee – ziet het er goed uit en werkt het, of gaat dit meer over de beoordeling van het project door externen?
De verschillende formats maken het er voor de raad niet eenvoudiger op; er wordt gepleit voor werken met steeds hetzelfde format. Het viel op dat het startdocument Programma
wervengebied weinig omvangrijk is, terwijl dit het grootste en meest risicovolle project is. De
indruk wordt gewekt dat het programma nu start, terwijl het toch al enige tijd loopt. Hoe zijn de startdocumenten tot stand gekomen en hoe wordt de zorgvuldigheid van elk document
gecontroleerd? Mevrouw Scholte licht toe dat het format conform de regeling is aangehouden; de gehanteerde formats zijn inhoudelijk niet verschillend, maar het ene document is wat uitgebreider dan het andere, of de lay-out is iets anders. Het Wervenprogramma loopt
inderdaad al langer, maar pas enkele maanden geleden werd het programmaplan vastgesteld. In het startdocument zijn de reeds bestaande kaders gebundeld en wordt verwezen naar het
uitvoerige programmaplan. De Adviescommissie pleit ervoor om voor elke rapportage dezelfde indeling en lay-out toe te passen, in het bijzonder in de risicoparagrafen.
Elk project vermeldt een aantal risico's. Hoe zijn die geïdentificeerd? Er wordt niets vermeld over de snelle toename van bouwkosten; de Adviescommissie ziet dat in alle projecten toch wel als een aanzienlijk risico. De inschattingen zijn gemaakt op basis van risicomanagement, meldt mevrouw Scholte. In het startdocument Berlijnplein is het risico van snel toenemende bouwkosten wel benoemd; mevrouw Scholte verwacht dat dit bij de volgende
voortgangsrapportage een punt van bespreking wordt. De heer Van Steeg geeft aan dat hij meer expliciete informatie had verwacht over stijgende grondstoffenprijzen en de daaruit voortvloeiende stijgende bouwkosten.
In elk geval, wordt gezegd, biedt de informatie de raad de kans om risico's beter te monitoren en om haar controlerende taak beter uit te voeren. De Adviescommissie zou graag zien dat risico's proactief worden benoemd, niet pas als ze zich voordoen.
De accountant vindt dat er met de wijze van rapporteren een goede stap vooruit is gezet. De
documenten hebben echt toegevoegde waarde. Bij de reeds genoemde verbeterpunten sluit de heer Van Vugt zich aan, en voegt daaraan de aanbeveling toe om in de teksten beknopter te
zijn. De toelichtingen kunnen meer puntsgewijs. Daarnaast geven de rapportages niet duidelijk aan wat er nu van de raad wordt verwacht; moet er bijsturing of besluitvorming volgen, of zijn
de stukken uitsluitend ter informatie bedoeld? Zie bijvoorbeeld de voortgangsrapportage NRU:
er wordt wel besluitvorming aangekondigd, maar het is de vraag of de stand van zaken duidelijk genoeg is voor de raad en wat er vervolgens van de raad wordt verwacht.
Pagina 2 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
Ook de Rekenkamer noemt voorliggende rapportages een goed begin. De heer Venhoeven sluit zich bij de opmerkingen aan en heeft ook enkele aanvullende suggesties: het zou duidelijk zijn als steeds zou worden vermeld welke projecten er zijn getoetst, op welke punten, en als ook
zou worden aangegeven of er projecten van de risicolijst zijn afgevoerd. In de rapportages kan
een duidelijker verband worden gelegd met de begroting. Concerncontrol heeft een belangrijke
taak bij de risicovolle projecten, maar er wordt niet vermeld hoe deze wordt ingevuld en hoe dit in de praktijk werkt. Een toegevoegde analyse daarvan zou de rapportage nog meer verbeteren. De Rekenkamer geeft nog een schriftelijke reactie, en zal daarin ook ingaan op het afwegingskader.
Hoeveel moeite heeft het gekost om de gevraagde informatie te verzamelen? Hierop legt
mevrouw Scholte uit dat het nieuw is voor de organisatie om de zaken zo gestructureerd en
eenduidig weer te geven. Het verzamelen van informatie was per project verschillend, maar niet wat betreft bereidwilligheid. Iedereen wil het graag goed doen. Het gaat steeds beter met de aanpak risicomanagement.
Wat wordt er ondernomen als er 'stoplichtjes' op rood worden gezet – wat dus betekent dat het niet goed gaat? Volgens mevrouw Scholte worden er dan beheersmaatregelen genomen, maar daarnaast is betrokkenheid van raad en college belangrijk: is er naar hun oordeel een ingreep
nodig? Als het college vindt dat er een nieuw of gewijzigd voorstel moet komen, wordt de raad
daar uiteraard van op de hoogte gesteld. Voortgangsrapportages zijn in principe ter informatie; het is aan de raad of zij daarover in gesprek wil gaan met het college.
Zie het raadsvoorstel, blz. 2: 'Voor de overige drie van de zes RRP-projecten worden in de
komende maanden nieuwe projectbesluiten aan de raad voorgelegd, waarna het startdocument
aan de raad zal worden aangeboden.' Waarom krijgt de raad het startdocument niet tegelijk met het raadsvoorstel? Mevrouw Scholte stelt dat dit inderdaad de voorkeur heeft. Het is de bedoeling om beide gelijktijdig aan te bieden.
Waarom is het Wervengebied een 'programma' en de andere onderwerpen niet? Betekent dit iets bijzonders voor de raad? Vooralsnog niet, veronderstelt mevrouw Scholte, daar is het nog te
vroeg voor. De organisatie is conform afspraak begonnen met het herijken van zes risicovolle projecten en kijkt al vooruit of ook andere projecten onder de regeling moeten vallen, het programma Veiligheid bijvoorbeeld.
5. Raadsbrief Analyse verschillen begroting en realisatie
Mevrouw Emsbroek geeft een toelichting aan de hand van de raadsbrief (bij vergaderstukken) en een presentatie.
De grootste afwijkingen worden gevonden bij Utrechts Vastgoed en Stedelijke Ontwikkeling, wat overeenkomt met wat de commissie al veronderstelde. De raadsbrief geeft een goed overzicht;
Pagina 3 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
het zou goed zijn om zo'n overzicht aan de jaarstukken toe te voegen. Mevrouw Emsbroek wil nagaan of dat mogelijk is, al kan het wel een wat gefragmenteerd beeld geven.
Voor het dichter bij elkaar brengen van begroting en realisatie van de beheersmaatregelen
wordt veel naar financiële instrumenten gegrepen, zoals rekenen met onderimplementatie of
overprogrammering. De raad wil hier echter beter op kunnen sturen – wat doen we wel en wat doen we niet? Zijn er ook andere manieren om de zaken beter in lijn te krijgen? Hierop
verduidelijkt mevrouw Emsbroek dat de aanbeveling in de managementletter ter harte wordt genomen, om erop te letten dat de ambities ten opzichte van de haalbaarheid worden afgewogen.
De Adviescommissie had verwacht dat de verwachtingen ten aanzien van grondexploitaties
voortaan geraamd zouden gaan worden, maar dit wordt in de brief niet vermeld. De heer
Sessink licht toe dat de winsten op grondexploitaties Leidsche Rijn worden geraamd in het verloop van de reserve grondexploitatie. Er wordt rekening gehouden met tussentijdse
winstneming. Het Stationsgebied heeft een negatief saldo; daar is geen winstverwachting en dit is ook niet geraamd. Voor binnenstedelijke projecten wordt winst geraamd als het om
substantiële bedragen gaat. Het overschot van de reserve grondexploitaties wordt berekend aan de hand van het saldoverloop van de komende vijf jaar. Als het saldo elk van die vijf jaren positief is, wordt dat bedrag vermeld in de Voorjaarsnota. Tussentijdse winstneming voor Leidsche Rijn is daarin begrepen.
De heer Sessink verduidelijkt dat de winstnemingen op Leidsche Rijn worden verwerkt in het
verloop van de reserve van de grondexploitatie. Als het saldo de komende vijf jaren positief is, wordt dat positieve bedrag in één keer meegenomen in de Voorjaarsnota van dit jaar. Als de verwachting voor dit jaar positief is, en voor volgend jaar niet, dan wordt er gecorrigeerd. Er
wordt nu een paar jaar winst gemaakt, maar in 2015 was het negatieve saldo € 36 miljoen. Na de actualisatie van 2021 is de tussentijdse winstneming toegevoegd aan de reserve. Er is een
verwachting met betrekking tot het verloop van tussentijdse winstneming in de komende vier jaren. Die winsten worden allemaal aan de reserve toegevoegd. Als de komende vier jaren precies conform verwachting verlopen, is er die jaren geen extra geld meer.
Het is goed dat raad en ambtelijke organisatie de verschillen tussen begroting en realisatie op de agenda hebben gezet, vindt de heer Van Vugt. Het is hem opgevallen dat de analyse in de raadsbrief sterk gericht is op de exploitatierekening; verschillen ontstaan echter ook in de
reserves. Er worden wel mutaties begroot, maar die worden vervolgens niet werkelijk uitgevoerd – of ze worden anders uitgevoerd. Hier ziet de accountant aanzienlijke afwijkingen. Het is
interessant om na te gaan wat er aan dotaties en onttrekkingen wordt voorzien, wat daarmee werkelijk gebeurt en hoe dit in de afgelopen jaren ging. Daarnaast is het belangrijk om na te
gaan waar/hoe de afwijkingen ontstaan. De heer Van Vugt adviseert om de analyse daamee aan te vullen. Bij de grondexploitaties kan het interessant zijn om te weten hoeveel uitgaven en
Pagina 4 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
inkomsten er in een jaarschijf worden geraamd en hoe dat in werkelijkheid uitkomt. De
accountant heeft de indruk dat grote verschillen niet ontstaan in de programma's, maar in grote projecten en in mutaties in de reserves. De voorzitter vraagt de accountant om de Adviescommissie zijn commentaar schriftelijk toe te sturen.
Worden risico's niet dubbel afgedekt, bijvoorbeeld voor Leidsche Rijn? De heer Sessink
benadrukt dat negatieve saldi (bijvoorbeeld voor Stationsgebied) niet worden 'weggestreept'
tegen positieve (bijvoorbeeld voor Leidsche Rijn). Voor het Stationsgebied is een voorziening gevormd, ter dekking van het negatieve saldo. Het positieve saldo van Leidsche Rijn wordt
middels tussentijdse winstneming toegevoegd aan de reserve. Risico's voor de grondexploitatie Leidsche Rijn worden opgevangen met beheersmaatregelen. Binnen de deelgebieden grondexploitatie Leidsche Rijn vindt in voorkomend geval wel verevening plaats.
Hoe wordt de raad geïnformeerd over het vervolg? Hierop stelt de heer Westphal voor om het
onderwerp regelmatig bij de Adviescommissie op de agenda te zetten, met bijzondere aandacht voor bijstellingen in het lopende jaar. De heer Westphal stelt ook voor om investeringen als
apart onderwerp te blijven zien. De heer Sessink vult aan dat het hem zinvol lijkt om ook tijd in te ruimen voor de reserve grondexploitaties, bijvoorbeeld een half uur, eventueel al in de volgende vergadering, of in een apart te plannen technische sessie begin 2022.
Mevrouw Emsbroek wijst erop dat de reserve van de gemeente, inclusief vaste-activareserve, al
jarenlang ongeveer constant € 600 miljoen is (€ 300 miljoen algemene bestemmingsreserve en € 300 miljoen vaste activa). Dit is wel te verklaren, maar voor de raad wellicht niet altijd even
duidelijk en transparant. De heer Van Steeg meldt hierop dat hij graag inzicht wil hebben in de
planning van dotaties aan reserves, om te voorkomen dat de gemeente meer geld gaat uitgeven. De heer Bos merkt op dat het de komende maanden druk wordt voor raadsleden met het oog op de naderende gemeenteraadsverkiezingen. Hij pleit ervoor om noodzakelijke vergaderingen in te plannen, en met wenselijke vergaderingen te wachten tot na de verkiezingen. Mevrouw De Koning doet de suggestie om een 'menukaart' van lopende onderwerpen te maken voor de nieuwe raad, gezien het belangrijke onderwerp. 6. Vooruitblik Jaarplan 2021/2022
Mevrouw Rijnders meldt dat zij een overdrachtsdocument voor de nieuwe raadsleden gaat maken; daarvoor zal zij de leden van de Adviescommissie om inbreng vragen.
Zie het jaarplan, bij vergaderstukken: nog niet vermeld is de bijeenkomst Financiën voor nieuwe raadsleden (07-04-2022). De planning wordt verder ingevuld in overleg met de heer Westphal. Vragen en opmerkingen over het jaarplan kunnen per e-mail aan mevrouw Rijnders worden gesteld.
Pagina 5 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
Schorsing
De ambtenaren verlaten de vergadering. 7. Update raadstoets
Een voorstel voor de aanpak van de raadstoets is bij de stukken gevoegd. De raadstoets is een goed en bruikbaar instrument, maar in verkiezingstijd is er waarschijnlijk te weinig tijd voor. Mevrouw Rijnders stelt in overleg met de heer Gilissen voor om de voor 2022 geplande
onderwerpen door te schuiven naar het voorjaar van 2023, en om vóór de verkiezingen een concept-planning voor de volgende vier jaar te maken.
Is het nodig om de raadstoets in 2022 over te slaan? Mevrouw Rijnders licht toe dat
verkiezingstijd ook voor de griffie een drukke tijd is, en dat er daarom voor doorschuiven gekozen is.
Is het nodig om nu al een planning te maken voor de hele volgende raadsperiode? Wellicht
volstaan één of twee onderwerpen voor 2023. Het vervolg kan beter bij de nieuwe raad worden gelaten. Mevrouw Rijnders legt uit dat het idee is dat er nog wel iets kan worden aangepast als er eenmaal een plan is; als er helemaal geen plan is, zou de raadstoets verloren kunnen gaan. Vervolgens constateert de voorzitter dat de Adviescommissie zich kan vinden in de opzet. 8. Rondvraag en sluiting
Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De vergadering wordt gesloten.
Pagina 6 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
4 Uitkomsten evaluatie accountant (behandelen zonder accountant) 1 20210722 Opzet evaluatie accountant.docx
Raadsorganen Griffie Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl/
Commissie Mens & Samenleving
Behandeld door
D. Rijnders
Onderwerp
Adviesbrief inzake aanbesteding Opvolgingaccountant adviesbrief RRP
Datum
danielle.rijnders@utrecht.nl
Bijlage(n)
RV 2019, getekende opdrachtbevestiging 2019 en notitie inzake het twee partner model
27 augustus 2021
Beste leden van de adviescie, Inleiding In maart 2019 heeft de raad ingestemd met het raadsvoorstel (zie bijlage) om de wettelijke accountantscontrole te laten uitvoeren door Deloitte (zie bijlage voor de getekende overeenkomst). De adviescommissie Controle & Financiën (hierna adviescie) is belast met de uitvoering van deze overeenkomst. De overeenkomst heeft betrekking op de boekjaren, 2019, 2020 en 2021 en kan conform de verlengingsmogelijkheid in het contract worden verlengd voor het boekjaar 2022, 2023 en 2024. De adviescie is tevreden over dit contract en zal aan de raad voorstellen om het contract te verlengen. Dit proces gaan we nu in gang zetten waarbij we bij betrokkenen willen ophalen (middels een korte vragenlijst) wat de komende contractperiode kan worden meegegeven als aandachtspunt richting Deloitte en we reflecteren op de uitgangspunten van de aanbesteding. Aanpak De adviescie zal een raadsvoorstel voor de verlenging van dit contract voorbereiden dat aan de raad zal worden voorgelegd. We betrekken daarbij ook de elementen vanuit de aanbesteding.
De belangrijkste criteria voor de gunning waren: • Plan van Aanpak • Innovatie • Aansluiting op besturingsmodel • Presentatie • Prijs Naast de woordvoerders financiën, zal er ook aan de wethouder financiën, de concerncontroller en concernmanager FIJ input voor de komende contractperiode worden gevraagd met daarbij bijzondere aandacht voor de werking van het Utrechtse besturingsmodel.
Behandeld door
D. Rijnders
Datum
27 augustus 2021
Vragenlijst (concept) 1. Welke aspecten van dit contract met Deloitte zijn voor u van meerwaarde? 2. Wat kan nog beter in de komende contractperiode? 3. Specifiek: a. Komt het twee-partner model tot zijn recht? Heeft dit voor u als raadslid meerwaarde? Komen de gestelde uitgangspunten in de eerder geschreven notitie voldoende tot zijn recht? Welke behoefte heeft u bijvoorbeeld voor een themabijeenkomst vanuit Deloitte? b. Heeft de accountant voldoende aandacht en kennis over het Utrechtse besturingsmodel? Wijst de accountant u op mogelijke risico’s en doet de accountant aanbevelingen? Planning raadsvoorstel verlening contract De planning ziet er als volgt uit: • Augustus: plan van aanpak opstellen • 23 September: bespreken aanpak in adviescie en met SK • Oktober: uitsturen vragenlijst • November: verwerken respons en opstellen RV • 9 december: bespreking in adviescie, daarna doorzenden RV naar raad. • Januari/februari: behandeling RV in Cie/Raad en brief naar accountant over genomen besluit. Gevraagd besluit Kunt u instemmen met deze aanpak en bijbehorende planning? Met vriendelijke groet,
Dimitri Gilissen Voorzitter adviescommissie C&F
2/2
5 Managementletter 2021 1 Raadsbrief Managementletter interimcontrole 2021.docx.pdf
Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl
Aan de gemeenteraad
Behandeld door
S. Emsbroek
Datum
30 november 2021
Doorkiesnummer
14 030
Kenmerk
9510339
sandra.emsbroek@utrecht.nl
Onderwerp
Managementletter interimcontrole 2021
Bijlage(n)
Managementletter 2021 Deloitte
Beleidsveld
Financiën
Geachte leden van de raad, Met deze brief reageren wij op de Managementletter 2021 die wij van de accountant hebben ontvangen. Eerst gaan wij in op de bevindingen en vervolgens op de aanbevelingen. Ter voorbereiding op de controle van de jaarrekening voert de accountant een interim controle uit. Bij deze controle kijkt de accountant naar onze werkprocessen en beheersingsmaatregelen. Onlangs is de interim controle voor de Jaarstukken 2021 afgerond. De accountant presenteert zijn bevindingen van de controle en aanbevelingen voor verbeteringen in de Managementletter 2021. Deze Managementletter is als bijlage bij deze brief opgenomen. Proces interim controle Het proces is soepel en in goede samenwerking verlopen, ondanks de belemmeringen van het grotendeels werken op afstand. Een deel van de werkzaamheden is nog niet (volledig) afgerond. Zo wordt de controle van de Europese aanbestedingen in het laatste kwartaal van 2021 uitgevoerd. Over de resultaten van de IT-audit wordt u op een later moment afzonderlijk geïnformeerd. Aandachtspunten uit vorige controles De adviezen van de accountant om onze interne werkprocessen te verbeteren hebben we projectmatig opgepakt met het instellen van het project ‘Versterken accountantscontrole’. Wij betrekken de accountant bij dit proces als adviserend lid van de stuurgroep.
Dit jaar hebben we stappen gezet om de organisatie rondom het jaarrekeningproces te verstevigen, communicatie te verbeteren en werkprocessen aan te pakken. Het resultaat van deze inspanningen zien wij terug in de Managementletter 2021. Van de negen openstaande accountantsadviezen uit voorgaande jaren zijn er dit moment drie geheel opgelost. Verder zijn er vier gedeeltelijk opgelost aangezien deze pas volledig tot uiting komen bij de jaarrekeningcontrole. Er zijn twee adviezen niet opgelost, omdat deze meer tijd vergen. Wij treffen maatregelen om de mogelijke risico’s voor de jaarrekening 2021 te beperken.
5 Gemeente Utrecht - Managementletter 2021.pdf
Burgemeester en wethouders Foutmelding GemeenteDatum Utrecht - Managementletter 2021.pdf 30 november 2021 Ons kenmerk
9510339
Grondexploitaties Binnen de grondexploitaties constateert de accountant dat de gemeente Utrecht in opzet een toereikende mix aan interne beheersmaatregelen heeft. Het zichtbaar maken van deze interne beheersingsmaatregelen is verbeterd. Op onderdelen kan dit verder versterkt worden. In de aanloop naar de jaarafsluiting 2021 bespreken wij met de accountant hoe dit verder vorm te geven. Frauderisicomanagement Op grond van de regels van de Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants (NBA) besteedt de accountant nadrukkelijk aandacht aan het onderwerp frauderisicomanagement. Op basis van gesprekken constateert de accountant dat het fraude-risicobewustzijn in Utrecht aanwezig is. Voor ons is dat een belangrijke constatering omdat dit een van de bouwstenen is van een betrouwbare overheid. De accountant adviseert om de frauderisicoanalyse jaarlijks te actualiseren. Om financiële frauderisico’s te voorkomen volgen we meerdere sporen. Vanuit het programma Weerbare overheid kijken we naar de risico’s die het vertrouwen van de gemeente Utrecht kunnen schaden. Vanuit een brede analyse (weerbaarheidsscan) richten we ons op kwetsbare afdelingen. Kwetsbaarheid met betrekking tot financiële fraude vormt hier een onderdeel van. Daarnaast voeren we eens in de vier jaar een interne fraude-risicoanalyse uit.
In navolging hierop voeren we verdiepende frauderisico-sessies uit bij gevoelige processen. Ook hebben wij de fraudebeheersmaatregelen nadrukkelijk opgenomen in de verbijzonderde interne controleplannen voor de financieel materiële processen. Dit als onderdeel van de werkwijze Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O-criterium). Ten slotte actualiseren we bij het opstellen van de begroting en jaarverslag de financiële gevolgen van risico’s ter onderbouwing van het weerstandsvermogen. Wij streven er naar deze trajecten zoveel mogelijk in samenhang uit te voeren. Met de accountant is afgesproken dat zij bij de controle van de jaarstukken nog naar dit brede pallet van maatregelen kijken. Conclusie Zoals de accountant opmerkt zijn we dit jaar voortvarend aan de slag gegaan met de aandachtspunten uit het accountantsverslag. Het effect van de doorgevoerde verbeteringen zal merkbaar zijn bij de jaarrekeningcontrole. Daarbij blijven we de komende maanden hard werken om het jaarrekeningproces zo goed mogelijk te laten verlopen.
Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,
de secretaris,
de burgemeester,
2/2
6.1 RV Derde begrotingswijziging 2021 1 Dossier 2354 voorblad.pdf
Adviescommissie Controle en Financiën Dossiernummer
2354
Vertrouwelijk
Nee
Vergaderdatum
9 december 2021
Agendapunt
6.1
Omschrijving
RV Derde begrotingswijziging 2021
Behandelend ambtenaar
Cora Bakker
Telefoon E-mail Datum collegebesluit
7 december 2021
Thema Portefeuillehouder Beleidsveld Raadsadviseur (lijst)
Daniëlle Rijnders/Cie Mobiliteit, Groen en Openbare Ruimte/06-39276711
Geagendeerd
Vergaderdatum
Adviescommissie Controle en
9 december 2021
Financiën Voorgesteld besluit
1 Raadsvoorstel Derde begrotingswijziging 2021.docx.pdf
Voorstel aan de gemeenteraad
Derde begrotingswijziging 2021 Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Geheim
Financiën Bedrijfsvoerings- en Strategienetwerk Cora Bakker Volgt Nee
Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten: 1. De Derde begrotingswijziging 2021 vast te stellen, waarmee technische mutaties en de administratieve verwerking van besluiten van de gemeenteraad worden opgenomen in de Programmabegroting 2021 en de meerjarenraming.
Burgemeester en wethouders van Utrecht,
de secretaris,
de burgemeester,
Samenvatting De programmabegroting en het meerjarenperspectief worden drie keer per jaar aangepast. De begrotingswijziging is opgebouwd uit technische wijzigingen en waar nodig de verwekring van eerdere besluiten. Dit is de derde en daarmee laatste wijziging van de Programmabegroting 2021.
Context Aanleiding Als gevolg van recente besluitvorming van de raad zijn technische mutaties nodig in de Programmabegroting 2021. Deze mutaties vinden driemaal per jaar plaats. De ambitie is dit sneller te verwerken. In enkele stappen wordt toegewerkt naar aanpassing van de besluitvorming over begrotingswijzigingen. De eerste stap is dat we met ingang van de P&C-cyclus van 2021 besluiten in P&C-documenten direct de begrotingstechnisch verwerken. Die komen dus niet meer terug in de technische wijzigingen. De tweede stap is dat we begrotingstechnische gevolgen van afzonderlijke raadsbesluiten meteen bij het raadsbesluit verwerken. Dit vraagt een aanpassing van werkprocessen. De eerste stappen daarin zijn gezet maar vraagt gezien het aantal aanpassingen vraagt dit om een langere doorlooptijd. Voor de technische begrotingswijzigingen resteren dan nog puur technische punten. Juridische context De gemeenteraad beschikt over het budgetrecht op grond de Gemeentewet, als onderdeel van haar Kader stellende rol. Het budgetrecht houdt in dat het college alleen uitgaven kan doen en verplichtingen kan aangaan na toestemming of autorisatie van de raad. Met de vaststelling van de programmabegroting en begrotingswijzigingen geeft de raad het college deze toestemming.
Bevoegdheid raad Het budgetrecht van de raad heeft betrekking op de programma's, mutaties op reserves, kredieten (investeringen) en bestedingen ten laste van voorzieningen (bijv. beheersplannen groot onderhoud). De bevoegdheid tot het verschuiven van budgetten tussen programma's, mutaties aan reserves, kredieten (investeringen) en bestedingen ten laste van voorzieningen is daarom voorbehouden aan de raad. Bevoegdheid college Door het vaststellen van de begroting geeft de raad het college mandaat om het beleid uit te voeren binnen het gestelde financiële kader. Mutaties binnen het programma (tussen producten) en waarbij geen mutatie in baten, lasten of reserves optreedt worden vastgesteld door het college. De overige mutaties worden aan de raad voorgelegd Beoogd effect Een actuele begroting 2021. Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad Vaststelling Programmabegroting 2021 (raadsbesluit 3 december 2020) en de aanpassing door de besluitvorming over de eerste en tweede begrotingswijziging. In de adviescommissie Controle en Financiën van 14 mei 2020 is het voorstel “Technische begrotingswijziging leesbaarder” besproken en geaccordeerd. De bijlage derde begrotingswijziging 2021 raad is op basis van dit voorstel gemaakt.
Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1
In te stemmen met de Derde begrotingswijziging 2021, waarmee technische mutaties en de administratieve verwerking van besluiten van de gemeenteraad worden opgenomen in de Programmabegroting 2021 en de meerjarenraming.
2
Argumenten 1.1
Met dit besluit wordt de Programmabegroting 2021 en de meerjarenraming geactualiseerd. De begrotingswijziging is opgebouwd uit technische mutaties zonder beleidsgevolgen (techniek) en waar nodig de administratieve verwerking van eerdere besluiten. De wijzigingen zijn opgenomen in de bijlage derde begrotingswijziging 2021 raad.
Financiën Dit voorstel betreft de verwerking van de financiële consequenties van technische mutaties en eerdere besluiten. De technische wijzigingen zijn budgettair neutraal.
Vervolg De Derde begrotingswijziging is de laatste van drie technische wijzigingen van het begrotingsjaar 2021. Dit jaar wordt afgerond met de Jaarstukken 2021.
Participatie Er heeft geen participatie plaats gevonden. Dit betreft een technische aanpassing van de programmabegroting 2021 op basis van eerder genomen besluiten. Participatie is (mogelijk) relevant op het moment dat de beleidskeuzes worden voorbereid.
Communicatie Niet van toepassing. Dit betreft een technische aanpassing van de begroting 2021 op basis van eerder genomen besluiten. Bij het voorleggen van de keuzes, bij de voorjaarsrapportage en programmabegroting, wordt hierover gecommuniceerd.
Niet-Referendabel Op dit raadsbesluit is de Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht niet van toepassing, omdat het een raadsbesluit betreft over de vaststelling van de gemeentelijke begroting en rekening (artikel 3 lid 2 onder d Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht).
Bijlagen Bijlagen besluitvorming - Bijlage Derde begrotingswijziging 2021 raad. Bijlagen informatief
-
3
1 Bijlage Derde Begrotinsgwijziging 2021 raad.docx.pdf
Derde begrotingswijziging 2021 raad De begrotingswijziging bestaat uit technische aanpassingen van de begroting, verwerking van raadsbesluiten en verwerking van besluiten over de cyclusproducten. Een aanpassing is budgettair neutraal. Het duurt drie tot zes maanden voordat van een raadsbesluit de administratieve verwerking in een begrotingswijziging terugkomt. We wijzigen de begroting drie keer per jaar om - de raad inzicht te geven in de verwerking van de financiële gevolgen van besluitvorming, - de begroting actueel te houden, onder andere als basis voor het maken van prognoses, en - te kunnen voldoen aan de eisen rond de rechtmatigheid van de begroting. Naast de algemene technische posten worden in deze begrotingswijziging de mutaties verwerkt van de verplichte posten (corresponderende posten en meicirculaire 2021 en de correctie met betrekking tot de loon- en prijscompensatie en de budgetoverheveling voor uitvoering regelingen CBW (Centraal Bureau WO/WIA).) en de budgettair neutrale bijsturingsvoorstellen bij de ‘Tweede Bestuursrapportage 2021’. Ook zijn de mutaties waarover reeds een raadsbesluit genomen is opgenomen in deze begrotingswijziging. In de adviescommissie Controle en Financiën van 14 mei 2020 is het voorstel ‘Technische begrotingswijziging leesbaarder’ besproken.
De commissie heeft de daarin gedane voorstellen overgenomen: a) Te onderzoeken wat nodig is om mutaties in de begroting meteen bij raadsvoorstel voor te leggen en -bij akkoord op het voorstel- in de begroting te verwerken; b) Mutaties die kostentoerekeningen betreffen niet meer in de technische begrotingswijziging op te nemen; c) Mutaties voor te leggen op het niveau van het budgetrecht; daarbij lasten- of batenmutaties binnen een programma in een regel samen te voegen in plaats van uitsplitsing per prestatiedoelstelling; d) In het algemeen de kwaliteit van de tekstuele toelichting te vergroten en mutaties kleiner dan 50.000 euro niet separaat op te nemen/toe te lichten, en deze regel ook te laten gelden voor storting in en onttrekking aan reserves of voorzieningen. De voorstellen zijn, met uitzondering van a), conform het verzoek van de commissie sinds de tweede begrotingswijziging 2020 uitgevoerd. In het kader van het voorstel onder a) zijn, vooruitlopend op nadere uitwerking ervan, in deze begrotingswijziging mutaties waarover al een raadsbesluit is genomen niet nogmaals in het document opgenomen. Het betreft twee mutaties. In paragraaf 1.3, tabel 1 zijn de opgetelde bedragen ervan weergegeven in de kolom ‘Mutaties met raad/collegebesluit’. In het vervolg van dit document worden in paragraaf 1.1 de mutaties in de begroting per programma gepresenteerd.
In paragraaf 1.3 zijn tabellen met cijfers opgenomen die in paragraaf 1.2 kort worden toegelicht. Zo zijn de mutaties in de meerjarenraming in één totaaltabel (paragraaf 1.3, tabel 2) weergegeven. Op verzoek van de subcommissie Financiën is, met ingang van de derde begrotingswijziging 2018, tabel 6 toegevoegd waarin de mutaties zijn gerubriceerd naar hun aard.
Derde begrotingswijziging 2021 raad – blad 1 van 36
1.1 Techniek algemeen In het vervolg van deze paragraaf staan de afzonderlijke mutaties van de derde begrotingswijziging 2021. De mutaties zijn gerangschikt naar programma volgens de Programmabegroting 2021. Per programma is een tabel opgenomen met de mutaties voor de jaren 2021 tot en met 2024, waarin een uitsplitsing in lasten, baten, onttrekkingen aan en stortingen in de reserves. Onder iedere tabel worden de daarin genoemde mutaties kort toegelicht, en worden de bijbehorende regels met de verschuiving van begrotingsbedragen getoond. Per regel wordt het bedrag vermeld met erbij aangegeven het programma en of het lasten dan wel baten betreft. Ook staat er vermeld of de verschuiving incidenteel of structureel is en voor welk jaar of welke jaren deze geldt. Indien de regel een verhoging van de lasten of baten betreft begint deze regel met ‘Stijging’. En indien de regel een verlaging van de lasten of baten betreft begint deze met ‘Daling’. Hetzelfde geldt voor onttrekkingen aan en stortingen in de reserves. Conform het in de inleiding van dit document genoemde voorstel aan de adviescommissie Controle en Financiën zijn de mutaties in de begroting kleiner dan 0,05 miljoen euro in de lasten en in de baten als ook voor storting in en onttrekking aan reserves of voorzieningen niet apart opgenomen en toegelicht.
De betreffende bedragen worden per programma getotaliseerd en getoond in de tabellen achter ‘Mutaties < 0,05 miljoen euro’.
1.1.1 Bewoners en Bestuur Bedragen in 1.000 euro 2021 Bewoners en Bestuur
lasten
2022
baten onttrek- storting
lasten
baten onttrek- storting
king
Mutaties < 0,05 miljoen euro
-9
Totaal
-9
2023
0
baten onttrek- storting
king
0
-14
0
baten onttrek- storting king
-14 0
lasten
king
-14 0
lasten
2024
0
-14
-14 0
0
0
-14
0
0
0
Derde begrotingswijziging 2021 raad – blad 2 van 36
1.1.2 Ruimtelijke Ontwikkeling, Wonen en Erfgoed Bedragen in 1.000 euro 2021 Ruimtelijke Ontwikkeling, Wonen en Erfgoed
lasten
2022
baten onttrek- storting king
Mutatie 1 Mutatie 2
303
Mutatie 4
-166
Mutaties < 0,05 miljoen euro
Totaal Mutatie 1 -
125
2023
lasten
baten onttrek- storting king
500
-500
253
125
253
-340
16
-34
153
91
0
0
lasten
2024
baten onttrek- storting king
125
-34
428
91
0
-500
baten onttrek- storting king
253
-340
15
lasten
125
-340
15
-34
-72
91
0
0
15
-34
-72
91
0
0
Nadere verdeling middelen herinrichting speelplaats De Kameleon en sport- en speelbeleid
Bij de Voorjaarsnota 2021 is er 1,6 miljoen euro in 2022 beschikbaar gesteld voor de herinrichting van speelplaats De Kameleon (1,1 miljoen euro) en voor de beleidsinzet rondom sporten, spelen en bewegen in de openbare ruimte (0,5 miljoen euro). Deze middelen (1,6 miljoen) zijn nu geheel ondergebracht onder het programma Ruimtelijke Ontwikkeling, Wonen en Erfgoed. Met deze mutatie wordt het beschikbare budget voor de beleidsinzet onttrokken aan de reserve. Deze middelen voor sport- en speelbeleid worden onder andere ingezet voor investeringen in speelplekken, het opstellen van speelruimtescans, advisering bij onderhoudsprojecten en bewonersinitiatieven. Daling
Ruimtelijke Ontwikkeling, Wonen en Erfgoed
Storting reserve Incidenteel
2022
-500.000
Stijging
Ruimtelijke Ontwikkeling, Wonen en Erfgoed
Lasten
2022
500.000
Incidenteel
Derde begrotingswijziging 2021 raad – blad 3 van 36
Mutatie 2 -
Verschuiving budget 'Netwerken en beurzen'
Het budget voor 'Netwerken en beurzen' dat nu is ondergebracht in het programma 'Economie en Werkgelegenheid voor Iedereen', wordt verschoven naar het programma 'Ruimtelijke Ontwikkeling, Wonen en Erfgoed'. Gezien de bredere inzet van het budget voor 'Netwerken en beurzen' voor het gehele ruimtelijke domein past dit beter bij de doelstelling 'De ruimtelijke ontwikkeling van de stad versterkt gezond stedelijk leven voor iedereen' van het programma 'Ruimtelijke Ontwikkeling, Wonen en Erfgoed'. Stijging Ruimtelijke Ontwikkeling, Wonen en Erfgoed Baten Structureel vanaf 2021 125.000 Stijging
Ruimtelijke Ontwikkeling, Wonen en Erfgoed
Lasten
Incidenteel
2021
303.000
Stijging
Ruimtelijke Ontwikkeling, Wonen en Erfgoed
Lasten
Structureel vanaf
2022
253.000
Daling
Economie en Werkgelegenheid voor Iedereen
Lasten
Incidenteel
2021
-178.000
Daling
Economie en Werkgelegenheid voor Iedereen
Lasten
Structureel vanaf
2022
-128.000
Mutatie 3 -
Verdeling basisniveau op orde voor realiseren RSU
Bij de Voorjaarsnota 2018 is structureel 2 miljoen euro beschikbaar gesteld voor ontwikkelcapaciteit die nodig is om de Ruimtelijke Strategie Utrecht (RSU) te realiseren. Een deel van dit budget is in 2018 en 2019 al overgeheveld naar de programma’s waar ontwikkelcapaciteit nodig was. Het restant is ondergebracht bij het programma Ruimtelijke Ontwikkeling, Wonen en Erfgoed. Met deze mutatie verdelen wij het resterende budget naar de programma’s waar capaciteit nodig is om onze ambities te realiseren. Wij hevelen in 2021 0,1 miljoen euro en voor 2022 en verder structureel 0,2 miljoen euro over naar het programma Bereikbaarheid. Ook hevelen wij voor 2021 en verder 0,1 miljoen euro naar het programma Openbare Ruimte en Groen en voor 2022 en verder 0,1 miljoen euro structureel naar het programma Duurzaamheid. Daling Ruimtelijke Ontwikkeling, Wonen en Erfgoed Lasten Incidenteel 2021
-166.307
Daling
Ruimtelijke Ontwikkeling, Wonen en Erfgoed
Lasten
Structureel vanaf
2022
-340.106
Stijging
Duurzaamheid
Lasten
Structureel vanaf
2022
78.787
Stijging
Bereikbaarheid
Lasten
Incidenteel
2021
94.000
Stijging
Bereikbaarheid
Lasten
Structureel vanaf
2022
177.533
Stijging
Openbare Ruimte en Groen
Lasten
Incidenteel
2021
75.000
Stijging
Openbare Ruimte en Groen
Lasten
Structureel vanaf
2022
78.787
Daling
Economie en Werkgelegenheid voor Iedereen
Lasten
Incidenteel
2021
-2.693
Stijging
Economie en Werkgelegenheid voor Iedereen
Lasten
Structureel vanaf
2022
4.999
Derde begrotingswijziging 2021 raad – blad 4 van 36
1.1.3 Duurzaamheid Bedragen in 1.000 euro 2021 Duurzaamheid Mutatie 4
2022
2023
lasten
baten onttrek- storting king
lasten
baten onttrek- storting king
-413
-413
-423
-423
Mutatie 3
lasten
79
2024
baten onttrek- storting king
79
lasten
baten onttrek- storting king
79
Mutaties < 0,05 miljoen euro
Totaal
Mutatie 4 -
-413
-413
0
0
-344
-423
0
0
79
0
0
0
79
0
0
0
Correctie raming baten en lasten Europese subsidie IRIS
De baten en lasten verbonden aan het Europese project IRIS (Internationale Research en Innovatie Samenwerking) werden voorgaande jaren verantwoord op doelstelling 2.1 van het programma Duurzaamheid (Gezonde veilige leefomgeving). Omdat dit Europese project sterke raakvlakken heeft met de energieambities worden deze baten en lasten vanaf 2020 onder doelstelling 1.1 van het programma Duurzaamheid (Uitwerken van de energieambities) verantwoord. Onder deze doelstelling 1.1 zijn de baten en lasten voor het project IRIS in de begroting reeds opgenomen. Met deze mutatie worden de baten en lasten onder doelstelling 2.1 daarom uit de begroting gehaald. Daling Duurzaamheid Lasten Incidenteel 2021 -413.000 Daling
Duurzaamheid
Baten
Incidenteel
2021
-413.000
Daling
Duurzaamheid
Lasten
Incidenteel
2022
-423.000
Daling
Duurzaamheid
Baten
Incidenteel
2022
-423.000
Mutatie 3 – zie programma Ruimtelijke Ontwikkeling, Wonen en Erfgoed.
Derde begrotingswijziging 2021 raad – blad 5 van 36
1.1.4 Bereikbaarheid Bedragen in 1.000 euro 2021 lasten
Bereikbaarheid
2022
baten onttrek- storting king
lasten
2023
baten onttrek- storting king
lasten
2024
baten onttrek- storting king
lasten
Mutatie 3
94
178
178
178
Mutaties < 0,05 miljoen euro
-3
-5
-5
-5
Totaal
91
0
0
0
172
0
0
0
172
0
0
0
baten onttrek- storting king
172
0
0
0
Mutatie 3 – zie programma Ruimtelijke Ontwikkeling, Wonen en Erfgoed. Mutatie 5 -
Dotatie voorziening onderhoud gemeentelijk Vastgoed programma Bereikbaarheid
In de Managementletter 2020 stelt de accountant dat de gemeente Utrecht wat betreft het onderhoud van het gemeentelijk Vastgoed een consistente gedragslijn dient te hanteren wat betreft de onderhoudsvoorzieningen. Er is vervolgens een voorziening gevormd voor het groot onderhoud (planmatig onderhoud) van het gemeentelijk Vastgoed binnen het programma Bereikbaarheid. Met deze mutatie in de begroting wordt de jaarlijkse dotatie aan de voorziening voor het groot onderhoud gemeentelijk Vastgoed binnen het programma Bereikbaarheid in de begroting geregeld. Daarnaast worden de budgetten voor het dagelijks onderhoud gesplitst in correctief onderhoud en preventief onderhoud. Dit dagelijks onderhoud loopt via de exploitatie. NB: In de voorgaande tabel met de cijfers is deze mutatie niet opgenomen vanwege saldo 0 op de lasten waarin opgenomen is de storting in de voorziening. Daling Bereikbaarheid Lasten Structureel vanaf 2021 -1.276.291 Stijging
Bereikbaarheid
Storting voorziening
Structureel vanaf
2021
344.000
Stijging
Bereikbaarheid
Lasten
Structureel vanaf
2021
932.291
Derde begrotingswijziging 2021 raad – blad 6 van 36
1.1.5 Openbare Ruimte en Groen Bedragen in 1.000 euro 2021 Openbare Ruimte en Groen
lasten
2022
baten onttrek- storting king
Mutatie 3
75
Mutaties < 0,05 miljoen euro
-14
-14
Totaal
61
-14
lasten
2023
baten onttrek- storting king
79
0
0
lasten
2024
baten onttrek- storting king
79
-14
-14
64
-14
0
0
lasten
baten onttrek- storting king
79
-14
-14
64
-14
0
0
-14
-14
64
-14
0
0
Mutatie 3 – zie programma Ruimtelijke Ontwikkeling, Wonen en Erfgoed.
1.1.6 Economie en Werkgelegenheid voor Iedereen Bedragen in 1.000 euro 2021
2022
baten onttrek- storting king
lasten
2023
baten onttrek- storting king
lasten
2024
Economie en Werkgelegenheid voor Iedereen
lasten
baten onttrek- storting king
lasten
Mutatie 2
-178
-128
-128
-128
Mutatie 3
-3
5
5
5
baten onttrek- storting king
Mutaties < 0,05 miljoen euro
Totaal
-181
0
0
0
-123
0
0
0
-123
0
0
0
-123
0
0
0
Mutatie 2 – zie programma Ruimtelijke Ontwikkeling, Wonen en Erfgoed. Mutatie 3 – zie programma Ruimtelijke Ontwikkeling, Wonen en Erfgoed. Derde begrotingswijziging 2021 raad – blad 7 van 36
1.1.7 Werk en Inkomen Bedragen in 1.000 euro 2021 Werk en Inkomen
lasten
2022
baten onttrek- storting king
lasten
2023
baten onttrek- storting king
lasten
2024
baten onttrek- storting king
lasten
baten onttrek- storting king
Mutaties < 0,05 miljoen euro
Totaal Geen mutaties.
1.1.8 Onderwijs Bedragen in 1.000 euro 2021 Onderwijs
lasten
2022
baten onttrek- storting
lasten
baten onttrek- storting
king
Mutaties < 0,05 miljoen euro
-39
Totaal
-39
2023 lasten
2024
baten onttrek- storting
king
lasten
baten onttrek- storting
king
king
39 0
0
39
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Geen mutaties.
Derde begrotingswijziging 2021 raad – blad 8 van 36
1.1.9 Ondersteuning op Maat 2021 Ondersteuning op maat
lasten
2022
baten onttrek- storting king
lasten
2023
baten onttrek- storting king
lasten
2024
baten onttrek- storting king
lasten
baten onttrek- storting king
Mutaties < 0,05 miljoen euro
Totaal Geen mutaties.
1.1.10 Volksgezondheid Bedragen in 1.000 euro 2021 lasten
Volksgezondheid
2022
baten onttrek- storting king
lasten
2023
baten onttrek- storting king
lasten
2024
baten onttrek- storting king
lasten
Mutatie 6
104
104
104
104
Mutaties < 0,05 miljoen euro
-11
-11
-11
-11
Volksgezondheid
93
Mutatie 6 -
0
0
0
93
0
0
0
93
0
0
0
baten onttrek- storting king
93
0
0
0
Besluit overhead Permanent Prioriteren
Bij de Programmabegroting 2021 heeft de raad in het kader van Permanent Prioriteren keuzes gemaakt met betrekking tot het 'Herschikken van capaciteit binnen Volksgezondheid'. Bij de verwerking is de overheadcomponent met betrekking tot Volksgezondheid abusievelijk ten laste van het programma Volksgezondheid gegaan in plaats van het programma Overhead. Met deze mutatie herstellen wij dit. Daling Overhead Lasten Structureel vanaf 2021 -103.800 Stijging
Volksgezondheid
Lasten
Structureel vanaf
2021
103.800
Derde begrotingswijziging 2021 raad – blad 9 van 36
1.1.11 Veiligheid Bedragen in 1.000 euro 2021 Veiligheid
lasten
2022
baten onttrek- storting king
baten onttrek- storting king
-2
Mutaties < 0,05 miljoen euro
Totaal
lasten
2023
0
0
0
0
-2
lasten
2024
baten onttrek- storting king
-2 0
0
0
-2
lasten
baten onttrek- storting king
-2 0
0
0
-2
0
0
0
1.1.12 Cultuur Bedragen in 1.000 euro 2021 Cultuur
lasten
2022
baten onttrek- storting king
lasten
2023
baten onttrek- storting king
lasten
2024
baten onttrek- storting king
lasten
baten onttrek- storting king
Mutaties < 0,05 miljoen euro
Totaal
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Geen mutaties.
Derde begrotingswijziging 2021 raad – blad 10 van 36
1.1.13 Samenleven en Sport Bedragen in 1.000 euro 2021 Samenleven en Sport
lasten
2022
baten onttrek- storting king
lasten
2023
baten onttrek- storting king
lasten
2024
baten onttrek- storting king
lasten
baten onttrek- storting king
Mutatie 7
-44
-40
-44
-40
-44
-40
-44
-40
Mutatie 8
175
175
175
175
175
175
175
175
Mutatie 10
100
Mutaties < 0,05 miljoen euro
Totaal
Mutatie 7 -
231
0
135
0
131
0
135
0
131
0
135
0
131
0
135
0
Overboeking Augustusweg 30 (bouwspeeltuin de Balije)
Beheerde speeltuinen vallen onder het programma Utrechts Vastgoed. Bouwspeeltuin de Balije is overgekomen vanuit het programma Samenleven en Sport, maar zonder het bijbehorende budget voor de eigenaarslasten. Door middel van deze mutatie in de begroting nemen we Augustusweg 30 (bouwspeeltuin de Balije) op in de pandenbegroting (portefeuille Welzijn) en wordt ook het bijbehorende budget naar het programma Utrechts Vastgoed overgeheveld. Daling Samenleven en Sport Lasten Structureel vanaf 2021
-44.048
Daling
Samenleven en Sport
Onttrekking reserve
Structureel vanaf
2021
-40.350
Stijging
Utrechts Vastgoed
Lasten
Structureel vanaf
2021
44.048
Stijging
Utrechts Vastgoed
Onttrekking reserve
Structureel vanaf
2021
40.350
Mutatie 8 -
Kapitaallasten gereed meldingen Samenleven en Sport 2020
In 2020 zijn diverse investeringsprojecten opgeleverd in het kader van het programma Samenleven en Sport. Deze investeringsprojecten zijn gespecificeerd in de Jaarstukken 2020 (paragraaf 'Investeringen en onderhoud kapitaalgoederen'). De kapitaallasten moeten na de oplevering van deze in de begroting worden verwerkt. Voor de in 2020 opgeleverde investeringsprojecten was budget in de begroting van 2020 beschikbaar. Door middel van deze mutatie worden de kapitaallasten vanaf 2021 structureel in de begroting verwerkt. Stijging Samenleven en Sport Lasten Structureel vanaf 2021 175.147 Stijging
Samenleven en Sport
Onttrekking reserve
Structureel vanaf
2021
175.147
Derde begrotingswijziging 2021 raad – blad 11 van 36
Mutatie 9 -
Dotatie voorziening onderhoud gemeentelijk vastgoed programma Sport
In de Managementletter 2020 stelt de accountant dat de gemeente Utrecht wat betreft het onderhoud van het gemeentelijk vastgoed een consistente gedragslijn dient te hanteren wat betreft de onderhoudsvoorzieningen. Er is vervolgens een voorziening gevormd voor het groot onderhoud (planmatig onderhoud) van het gemeentelijk vastgoed binnen het programma Sport. Met deze mutatie in de begroting wordt de jaarlijkse dotatie aan de voorziening voor het groot onderhoud gemeentelijk vastgoed binnen het programma Sport in de begroting geregeld. NB: In de voorgaande tabel met de cijfers is deze mutatie niet opgenomen vanwege saldo 0 op de lasten waarin opgenomen is de storting in de voorziening. Daling Samenleven en Sport Lasten Structureel vanaf 2021 -2.790.806 Stijging
Samenleven en Sport
Storting voorziening
Structureel vanaf
2021
1.514.800
Stijging
Samenleven en Sport
Lasten
Structureel vanaf
2021
1.276.006
Mutatie 10 -
Uitvoering Sportakkoord Amendement 2019/37
De gemeente heeft voor de uitvoering van het Utrechts Sportakkoord via Amendement 2019/37 extra middelen beschikbaar gesteld voor inzet in 2020 en 2021. Eerder in 2019 waren deze middelen ten onrechte al in de begroting 2019 van het programma Samenleven en Sport opgenomen. Bij de programmaverantwoording 2019 is dit gecorrigeerd middels een dekkings- en bestedingsvoorstel (beslispunt 30), waarbij 0,1 miljoen euro voor 2020 direct in de begroting van 2020 is verwerkt en de 0,1 miljoen euro voor 2021 tijdelijk in de algemene reserve is opgenomen. Wij onttrekken voor 2021 incidenteel 0,1 miljoen euro aan de algemene reserve voor uitvoering van het Utrechts Sportakkoord. Stijging Algemene Middelen Onttrekking reserve Incidenteel 2021 100.000 Stijging
Samenleven en Sport
Lasten
Incidenteel
2021
100.000
Derde begrotingswijziging 2021 raad – blad 12 van 36
1.1.14 Utrechts Vastgoed Bedragen in 1.000 euro 2021
2022
2023
2024
lasten
baten onttrek- storting king
lasten
baten onttrek- storting king
lasten
baten onttrek- storting king
lasten
baten onttrek- storting king
Mutatie 11
-166
-166
-181
-181
-181
-181
-181
-181
Mutatie 12
-330
-330
Mutatie 13
-21
-21
-55
-55
-55
-55
-55
-55
Mutatie 7
44
40
44
40
44
40
44
40
Mutatie 14
-406
-406
-406
-406
-406
-406
-406
-406
Mutatie 16
287
287
Mutatie 17
488
488
Mutatie 18
54
54
Mutaties < 0,05 miljoen euro
91
64
27
Totaal
40
-400
436
Utrechts Vastgoed
Mutatie 11 -
0
54
54
54
54
54
54
20
20
20
20
20
20
-525
-162
-525
-162
-525
-162
-366
0
-366
0
-366
0
Beëindiging aanhuur Kromme Nieuwegracht 68-70
Per 31 januari 2021 is de aanhuur van het pand aan de Kromme Nieuwegracht 68-70 beëindigd. Ook de onderhuur is beëindigd. Met deze mutatie halen we dit pand uit de begroting. Daling Utrechts Vastgoed Lasten Incidenteel 2021 -166.039 Daling
Utrechts Vastgoed
Baten
Incidenteel
2021
-166.039
Daling
Utrechts Vastgoed
Lasten
Structureel vanaf
2022
-181.133
Daling
Utrechts Vastgoed
Baten
Structureel vanaf
2022
-181.133
Derde begrotingswijziging 2021 raad – blad 13 van 36
Mutatie 12 -
Verwerking Noodsteun Cultuur en Erfgoed 2021
Net als in 2020 gaat programma Vastgoed in 2021 huurkorting verstrekken aan verschillende culturele instellingen in het kader van de gemeentelijke regeling 'Noodsteun Cultuur en Erfgoed'. Met deze mutatie verwerken we de huurkorting in de begroting. Daling Utrechts Vastgoed Lasten Incidenteel 2021 -330.290 Daling
Mutatie 13 -
Utrechts Vastgoed
Baten
Incidenteel
2021
-330.290
Verwerking uitgifte Koningslaan 9 Landhuis Oud-Amelisweerd
Per 12 augustus 2021 is het landhuis aan de Koningslaan 9 voor bepaalde tijd in erfpacht uitgegeven aan de Utrechtse Maatschappij tot Stadsherstel N.V. Alle baten en lasten met betrekking tot het Landhuis komen vanaf dit moment voor rekening van de erfpachter. Met deze mutatie verwerken we dit in de begroting. Daling Utrechts Vastgoed Lasten Incidenteel 2021 -20.792 Daling
Utrechts Vastgoed
Baten
Incidenteel
2021
-20.792
Daling
Utrechts Vastgoed
Lasten
Structureel vanaf
2022
-55.445
Daling
Utrechts Vastgoed
Baten
Structureel vanaf
2022
-55.445
Mutatie 7 – zie programma Samenleven en Sport. Mutatie 14 -
Verwerking kapitaallastenbudget vrijval vaste activa reserve TivoliVredenburg
In 2021 heeft een onttrekking uit de vaste activa reserve van TivoliVredenburg plaatsgevonden van 18,300 miljoen euro, ten gunste van de algemene dekkingsreserve (conform besluitvorming Voorjaarsnota 2021, nr. 66). Om de lagere jaarlijkse vrijval van de vaste activa reserve te compenseren, heeft het programma Utrechts Vastgoed structureel kapitaallastenbudget gekregen. Door middel van deze mutatie verwerken we dit budget op de juiste wijze in de begroting. Daling Utrechts Vastgoed Lasten Structureel vanaf 2021 -406.366 Daling
Utrechts Vastgoed
Onttrekking reserve
Structureel vanaf
2021
-406.366
Derde begrotingswijziging 2021 raad – blad 14 van 36
Mutatie 15 -
Correctie op de voorziening onderhoud gemeentelijk Vastgoed binnen programma Vastgoed
In de Managementletter 2020 heeft de accountant geconstateerd dat de lasten voor dagelijks onderhoud, correctief en preventief, geen betrekking hebben op groot onderhoud en daarom in de exploitatie dienen te landen in plaats van via de voorziening te lopen. Met deze mutatie in de begroting wordt de voorziening met betrekking tot het onderhoud gemeentelijk Vastgoed binnen het programma Vastgoed gecorrigeerd voor het dagelijks onderhoud zodat alleen het groot onderhoud (planmatig onderhoud) via de voorziening loopt. Het dagelijks onderhoud wordt in de exploitatie opgenomen, gesplitst naar correctief en preventief onderhoud. NB: In de voorgaande tabel met de cijfers is deze mutatie niet opgenomen vanwege saldo 0 op de lasten waarin opgenomen is de storting in de voorziening. Daling Utrechts Vastgoed Lasten Structureel vanaf 2021 -3.356.871 Stijging
Utrechts Vastgoed
Storting voorziening
Structureel vanaf
2021
1.673.212
Stijging
Utrechts Vastgoed
Lasten
Structureel vanaf
2021
1.683.659
Mutatie 16 -
Asbestsanering Catharijnesteeg 6-7
Aan het pand aan de Catharijnesteeg 6-7 moest er asbestsanering plaats vinden om het te kunnen verhuren. De lasten hiervan bedragen 287.000 euro en onttrekken we aan de reserve Vastgoedbeheer. Stijging Utrechts Vastgoed Lasten Incidenteel 2021 287.000 Stijging
Mutatie 17 -
Utrechts Vastgoed
Onttrekking reserve
Incidenteel
2021
287.000
Keulsekade, onttrekking aan de vaste activa reserve
In 2020 is er een bedrag gestort voor de verbouwing van de Keulsekade in de vaste activa reserve. Vanwege de renovatie werd er tijdelijk andere huisvesting gehuurd. We onttrekken in 2021 488.000 euro te onttrekken aan de reserve voor de dekking van de tijdelijke huisvestingslasten. Stijging Utrechts Vastgoed Lasten Incidenteel 2021 488.000 Stijging
Mutatie 18 -
Utrechts Vastgoed
Onttrekking reserve
Incidenteel
2021
488.000
Verwerken gereed melding Bibliotheek Leidsche Rijn
Bij de Jaarstukken over boekjaar 2020 is de investering in Bibliotheek Leidsche Rijn afgesloten. Door deze mutatie wordt de in gebruik name structureel opgenomen in de pandenbegroting van het Utrechts Vastgoed. Stijging Utrechts Vastgoed Baten Structureel vanaf 2021 54.000 Stijging
Utrechts Vastgoed
Lasten
Structureel vanaf
2021
54.000
Derde begrotingswijziging 2021 raad – blad 15 van 36
1.1.15 Algemene Middelen Bedragen in 1.000 euro 2021 Algemene Middelen
lasten
2022
baten onttrek- storting king
Mutatie 9
lasten
2023
baten onttrek- storting king
lasten
2024
baten onttrek- storting king
lasten
baten onttrek- storting king
100
Mutaties < 0,05 miljoen euro
Totaal
0
0
100
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Mutatie 9 – zie programma Samenleven en Sport.
1.1.16 Overhead Bedragen in 1.000 euro 2021 Overhead Mutatie 6 Mutaties < 0,05 miljoen euro Overhead
lasten
2022
baten onttrek- storting
lasten
2023
baten onttrek- storting
king
lasten
2024
baten onttrek- storting
king
lasten
king
-104
-104
-104
-104
-27
-17
-17
-17
-131
0
0
0
-121
0
0
baten onttrek- storting
king
0
-121
0
0
0
-121
0
0
0
Mutatie 6 – zie programma Volksgezondheid.