Agendabundel

Bundel - Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën van 11 mei 2023

1 2 3

Opening Vaststellen van de agenda van 11 mei 2023 Vaststellen van ingekomen agenderingen (Procedure) Deze punten worden alleen procedureel behandeld. De leden van de commissie bespreken of, op welke wijze en voor hoe lang zij deze raadsvoorstellen en onderwerpen willen bespreken. Na vaststelling van dit behandeladvies, wordt het stuk voor een volgende vergadering geagendeerd. Agenderingen commissie VBF 11052023PROCEDUREEL 1.doc Behandelvoorraad 11052023 Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën (2).docx

3.1

Raadsvoorstel Aanpassing beleidscyclus en programmabegroting Raadsvoorstel Aanpassing beleidscyclus en programmabegroting.docx Bijlage 1 Beleidsnota standaard voor de beleidscyclus versie april 2023.docx Bijlage 2 Indeling programmabegroting.docx Bijlage 3 Wijzigingstabel doelstellingen en indicatoren.pdf Bijlage 4 Toelichting opzet beleidsprogramma.docx

3.2

Raadsvoorstel Eerste begrotingswijziging 2023 Raadsvoorstel Eerste Begrotigingswijziging 2023.docx Eerste Begrotigingswijziging 2023 - Raad.docx

3.3

Raadsvoorstel Toevoegen Programma Open Utrecht en termijn voortgangsrapportages regeling risicovolle projecten Raadsvoorstel Toevoeging programma Open Utrecht en Verbeteren Informatiebeheer en termijn voortgangsrapportages Regeling Risicovolle Projecten.docx

3.4

Raadsvoorstel Zienswijze meerjarenbegroting BghU 2024-2027 Raadsvoorstel Zienswijze meerjarenbegroting 2024-2027 BghU.docx Zienswijzebrief meerjarenbegroting 2024-207 BghU.docx Ingekomen verzoek BghU Gemeente Utrecht.pdf BghU - Jaarstukken 2022.pdf BghU - Controleverklaring 2022.pdf BghU - Begrotingswijziging 2023.pdf BghU - Ontwerp Begroting 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027.pdf

3.5

Agenderingen ter plaatse op basis van de lijst ingekomen raadsbrieven Overzicht Raadsbrieven 12 april tot en met 4 mei 2023.docx

4

Verslagen Ter vaststelling: Conceptverslag vergadering VBF 30 maart 2023 Conceptverslag vergadering VBF 18 april 2023 Conceptverslag Commissie VBF 30 maart 2023.doc conceptverslagVBF2023-04-18.doc

5

Toezeggingen/Moties Ter vaststelling. Lijst toezeggingen-moties-brieven VBF dd19 april 2023(inclusief voortgangsinformatie).pdf

6

Ingekomen stukken Openbare lijst van ingekomen stukken voor commissie VBF 18 april 2023 Nr. 1. Nachtvisie en nachtcultuur Het ingekomen stuk met het afdoeningsvoorstel staat conform de AVG, in iBabs achter een slotje LIS VBF 11052023.docx

7

Raadsvoorstel Reactie op voorstel Veiligheidsregio Utrecht (VRU) tot oprichting Stichting Waarborgfonds Veiligheidsregio’s

Burgemeester, Beleidsterrein: Openbare Orde en Veiligheid Indicatieve behandeltijd: 30 minuten Na instemming van de gemeenteraden en de besturen van de veiligheidsregio’s is in 2022 de Stichting Risicobeheer Veiligheidsregio’s (het expertisebureau) opgericht voor de advisering op het gebied van risicobeheer bij ongevallen en schade en de gezamenlijke inkoop van verzekeringen. Het onderhavige voorstel gaat over de, destijds al aangekondigde, oprichting van een waarborgfonds voor de dekking van niet-verzekerbare aanspraken na dienstongevallen. Per brief van 14 februari 2023 heeft het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) het ontwerpbesluit tot oprichting van en deelname aan de Stichting Waarborgfonds Veiligheidsregio’s aan de gemeenteraad aangeboden. Daarbij is de gemeenteraad in de gelegenheid gesteld om uiterlijk 12 mei 2023 wensen en bedenkingen kenbaar te maken. Dossier 3255 voorblad Raadsvoorstel Oprichting Stichting Waarborgfonds Veiligheidsregios.docx Reactiebrief Oprichting Stichting Waarborgfonds Veiligheidsregio’s.docx Ingekomen brief VRU over Oprichting Stichting Waarborgfonds Veiligheidsregio's.pdf Bijlage_Ontwerpbesluit oprichting Stichting Waarborgfonds Veiligheidsregio's.pdf 8

Raadsvoorstel Wijziging Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Utrecht (GR VRU) Burgemeester, Beleidsterrein: Openbare Orde en Veiligheid Indicatieve behandeltijd: 30 minuten Per brief van 17 februari 2023 heeft het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Utrecht het conceptWijzigingsbesluit Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Utrecht (GR VRU) 2023 aan het college van B&W aangeboden. Daarbij is het college in de gelegenheid gesteld om uiterlijk 19 juni 2023 een besluit te nemen over de voorgestelde wijziging van de gemeenschappelijke regeling. De aanleiding voor wijziging van de GR VRU is tweeledig: - Systematiek dagelijks bestuur: het bestuur van de VRU heeft de wens om de samenstelling en zittingstermijnen van het dagelijks bestuur aan te passen, in verband met de doorstroming en portefeuilleverdeling, alsmede de continuïteit van het lidmaatschap van de mplaatsvervangend voorzitter. - Wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen: per 1 juli 2022 is een wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen in werking getreden en die noopt tot het wijzigen van de GR VRU.

Dossier 3338 voorblad Raadsvoorstel Toestemming wijziging Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Utrecht (GR VRU).docx Bijlage bij Raadsvoorstel GR VRU Overzicht overige bevoegdheden bestuur VR.docx Brief definitief voorstel wijz GR-VRU.pdf Bijlage A Concept-wijzigingsbesluit GR-VRU 2023.pdf Bijlage B Zienswijzennota ontwerp-Wijzigingsbesluit GR-VRU 2022.pdf

9

Raadsvoorstel Vaststelling Verordening adressen gemeente Utrecht en wijziging APV Burgemeester, Beleidsterrein: Handhaving Indicatieve behandeltijd: 15 minuten Met de vaststelling van de Verordening adressen gemeente Utrecht worden de taken uit artikel 6 Wet basisregistratie adressen en gebouwen, behalve het indelen van woonplaatsen, door de raad aan burgemeester en wethouders gedelegeerd. Ook worden de regels die op het indelen van de openbare ruimte en het toekennen van nummeraanduidingen gebundeld in één verordening. De regels zijn meer opgesteld in duidelijke taal. Door de vaststelling van deze verordening moeten artikel 5:18 en artikel 5:19 van de Algemene plaatselijke verordening Utrecht 2010 worden aangepast. In deze artikelen is geregeld dat rechthebbenden van gebouwen het aanbrengen van aanduidingen (huisnummers en straatnaamborden) moeten gedogen en dat het verboden is om deze aanduidingen te verwijderen. Dossier 3128 voorblad Raadvoorstel Vaststelling Verordening adressen gemeente Utrecht en besluit tot wijziging APV.docx Besluit tot wijziging van de APV Utrecht 2010 Gemeente Utrecht.doc Verordening adressen gemeente Utrecht Toelichting Verordening adressen gemeente Utrecht.docx

10

Raadsbrief Agenda tegen Uitbuiting Burgemeester, Beleidsterrein: Openbare Orde en Veiligheid Indicatieve behandeltijd: 60 minuten Geagendeerd door: Derk van Bergen (CU), Mahaar Fattal (GroenLinks), Bert van Steeg (CDA), Ruud Maas (VOLT), Tess Meerding (VVD), Lisanne Snippe (PvdD) Mensenhandel is in Utrecht een groot probleem, dat zich veelal onder de oppervlakte van de samenleving afspeelt. Eerder sprak de commissie hier al over in oktober 2022 aan de hand van het regioplan Mensenhandel zichtbaar maken. De agenderende fracties gaan graag met elkaar en met de burgemeester in gesprek over de Agenda tegen uitbuiting en de inzet van de gemeente zoals die hierin wordt voorgesteld. Centraal in dit plan staan drie lijnen: voorkomen, bijdragen aan bestrijding en beschermen en opvangen. De agenderende fracties willen in debat over deze agenda en de daarin gestelde prioriteiten.

Dossier 3387 voorblad Raadsbrief Agenda tegen uitbuiting.pdf Agenda tegen uitbuiting.pdf 10.1

Raadsbrief Aard, omvang en aanpak van mensenhandel Raadsbrief Aard, omvang en aanpak van mensenhandel.pdf Eindrapport regioplan Mensenhandel zichtbaar maken (1).pdf

11

Raadsbrief Publicatie Scheidslijnen in Utrecht Wethouder: Eelco Eerenberg, Beleidsterrein: Bestuurlijke Zaken Indicatieve behandeltijd: 45 minuten Geagendeerd door: Hester Assen (PvdA), Esma Kendir (Student en Starter), Derk van Bergen (CU), Julia Kleinrensink(GroenLinks) We willen in een commissiedebat graag in debat over de bevonden scheidslijnen en hoe we die duiden. Daarnaast zijn scheidslijnen niet alleen feitelijk en gebaseerd op data maar is de beleving daarvan door bewoners ook relevant. Daarom willen we graag in debat gaan over de wijze waarop ervaringskennis wordt meegenomen in de uitwerking die in Q3 naar de raad komt. Ook willen wij de Raadsbrief over ongelijk investeren mee te nemen. Dossier 3386 voorblad Raadsbrief Scheidslijnen in Utrecht - verdieping Utrecht Monitor (1).pdf

11.1

Raadsbrief Uitvoering Ongelijk Investeren voor Gelijke Kansen Raadsbrief uitvoering Ongelijk investeren voor Gelijke kansen.docx Handreiking Ongelijk investeren voor Gelijke kansen.docx

Agenderingen Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën (Vast te stellen op 11 mei 2023) Stukken afkomstig vanuit de het college Datum: 11 april 2023 Soort stuk: Raadsvoorstel Aanpassing beleidscyclus en programmabegroting (in het kader van verbetering sturen en verantwoorden

Dit voorstel beoogt een systeem van sturen en verantwoorden dat zorgt voor heldere kaders, die werken voor raad, college en organisatie. De verbetering van het systeem bestaat uit vier sporen: 1. Standaardisatie in de beleidscyclus; 2. Aanpassing van de programma-indeling van de begroting;

Voorstel: Agenderen voor commissiebehandeling. In de beleidsvoorbereidende fase is dit voorstel meerdere keer besproken in de adviescommissie Controle & Financiën. Daarnaast zijn (ontbijt)sessies georganiseerd over het onderwerp. Besluitvorming voor 1 juli 2023 is noodzakelijk om de Programmabegroting 2024 in te kunnen richten volgens de nieuwe indeling, met de nieuwe doelstellingen en indicatoren. Als de besluitvorming op een later moment plaatsvindt, kunnen de wijzigingen pas bij de Programmabegroting 2025 worden doorgevoerd. Gezien de beschikbare tijd wordt een behandeltijd van 105 minuten voorgesteld.

Wethouder: Schilderman

3. Verbeteren van de opzet van de begroting;

Beleidsterrein: Financien

4. Verbeteren van de meerjarenprogramma’s.

Commissiegriffier: Gijs Corten

Voor de eerste drie sporen ligt nu een uitwerking voor, waarbij spoor 1 en 2 expliciete besluiten vragen. De uitwerking van het vierde spoor begint in het tweede kwartaal van 2023.

Datum: 20 april 2023

De programmabegroting en het meerjarenperspectief worden drie keer per jaar aangepast. De begrotingswijziging is opgebouwd uit technische wijzigingen en waar nodig de verwerking van eerdere besluiten. Het betreft mutaties zonder beleidsgevolgen. Dit is de eerste wijziging van de Programmabegroting 2023.

Voorstel: Gezien de aard en omvang van het Raadsvoorstel wordt geadviseerd het agendapunt direct als A-punt door te geleiden naar de Raad.

Op basis van (her)ijking wordt de raad voorgesteld om het programma Open Utrecht onder de Regeling te laten vallen en u bij

Voorstel: 1. Agenderen voor de commissie VBF

Soort stuk: Raadsvoorstel Eerste Begrotingswijziging 2023 Wethouder: Schilderman Beleidsterrein: Financien Commissiegriffier: Gijs Corten Datum: 20 april 2023

Soort Stuk: Raadsvoorstel Toevoegen Programma Open Utrecht en termijn voortgangsrapportages regeling risicovolle projecten Wethouder: Schilderman

de volgende voortgangsrapportages een startdocument voor dit programma voor te leggen. Om de actualiteit van de tweede voortgangsrapportages te vergroten wordt voorgesteld om het aanbiedingsmoment van de tweede voortgangsrapportages risicovolle projecten te verplaatsen naar een maand na de tweede bestuursrapportages (oktober) en daarmee de voorbereiding over de zomerperiode te tillen.

2.

Tijd: 30 minuten

De Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht (BghU) is een verbonden partij die namens de gemeente Utrecht, een achttal overige gemeenten en het waterschap HDSR de lokale heffingen uitvoert. De raad wordt in de gelegenheid gesteld om een zienswijze in te dienen op de meerjarenbegroting 2024-2027 van de BghU. In de nu voorliggende zienswijzebrief geeft de raad aan in te kunnen stemmen met de conceptmeerjarenbegroting en de BghU oproept zich te blijven inspannen om de kosten en daarmee de deelnemersbijdrage te beperken en een analyse te maken over achteruitgaande kwaliteitsnormen en in het verlengde daarvan een klanttevredenheidsonderzoek uit te voeren.

Voorstel: Gezien de aard en omvang van het Raadsvoorstel wordt geadviseerd het agendapunt direct als A-punt door te geleiden naar de Raad.

Beleidsterrein: Financien Commissiegriffier: Gijs Corten Datum: 20 april 2023 Soort stuk: Raadsvoorstel Zienswijze meerjarenbegroting BghU 20242027 Wethouder: Schilderman Beleidsterrein: Financien Commissiegriffier: Gijs Corten

Het bestuur van de BghU verzoekt een eventuele zienswijze vóór 27 mei 2022 in te dienen. De vaststelling van de begroting staat gepland voor de vergadering van het bestuur van de BghU op 28 juni 2023.

2

1 Behandelvoorraad 11052023 Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën (2).docx

#RAAD030#

Behandelvoorraad Vergadering Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën ( PROCEDUREEL) Openbare orde en Veiligheid (incl. mensenhandel en drugscriminaliteit), Handhaving en Vergunningen, Representatie, Bestuurlijke zaken, Internationale zaken, Participatie, Burgerzaken incl. verkiezingen, Personeel en Organisatie, Financiën en inkoop, Ombudszaken en Klachtafhandeling

Burgemeester Dijksma Openbare Orde en Veiligheid Woon/Straatoverlast

Cie 90 minuten (30/3)

EenUtrecht, Student en Starter, D66, PvdA, Volt, GroenLinks, CDA, ChristenUnie, VVD, PvdD Openbare Orde en Veiligheid Demonstratierecht

Cie 90 minuten (30/3)

BIJ1, GroenLinks, D66, Volt, VVD, DENK, CDA, ChristenUnie, PvdA, Stadsbelang Utrecht, EenUtrecht, Student en Starter, PvdD Openbare Orde en Veiligheid Evaluatie handhavingsdossier binnenstad en het Berenschotrapport

Cie 60 minuten (18/4)

CDA, VVD, D66, EenUtrecht Openbare Orde en Veiligheid Raadsbrief over vuurwerk op maat (agenderen i.c.m. RV Startdocument Burgerberaad)

Cie 60 minuten (18/4)

GroenLinks, PvdD, EenUtrecht, Volt

Wethouder Oosters Participatie Raadsvoorstel Startdocument Burgerberaad Participatie Toekomst Wijkplatforms 2023 – 2026 D66,EenUtrecht, VVD, CDA, PvdD, GroenLinks,PvdA, Volt, SBU, Student en Starter.

Wethouder Streefland Personeel en Organisatie Digitale stad

Cie 120 minuten (18/4) Cie 45 minuten (18/4), prioriteren voor de zomer

Cie 120 minuten (30/3)

#RAAD030# D66, PvdA, CDA, GroenLinks, Volt, Partij voor de Dieren, ChristenUnie, VVD, Student en Starter

Wethouder Voortman

Wethouder Schilderman Financiën Raadsbrief tegemoetkoming energiekosten maatschappelijke organisaties VVD, Ruud Maas Volt, UtrechtSolidair, DENK, Stadsbelang Utrecht, PVV, CDA, EenUtrecht, D66 Financiën Raadsvoorstel Aanpassing beleidscyclus en programmabegroting (in het kader van verbetering sturen en verantwoorden Financiën Raadsvoorstel Eerste Begrotingswijziging 2023

Financiën Raadsvoorstel Toevoegen Programma Open Utrecht en termijn voortgangsrapportages regeling risicovolle projecten Financiën Raadsvoorstel Zienswijze meerjarenbegroting BghU 20242027

Te verwachten Raadsvoorstellen/Raadsbrieven Financiën Raadsvoorstel Nota Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa

Cie 75 minuten (30/3)

Cie 8 juni Tijd: 105 minuten Gezien de aard en omvang van het Raadsvoorstel wordt geadviseerd het agendapunt direct als A-punt door te geleiden naar de Raad Cie 30 minuten

Gezien de aard en omvang van het Raadsvoorstel wordt geadviseerd het agendapunt direct als A-punt door te geleiden naar de Raad

Verwacht Q4 2022

Financiën Aanpassing beleidscyclus en programmabegroting Financiën Actualisatie financiële verordening

Verwacht Q 2 2023

Openbare Orde en Veiligheid Zienswijze voorlopige jaarstukken 2022 en ontwerpbegroting 2024 VRU

Verwacht Q2 2023

Openbare Orde en Veiligheid Partiële herziening APV 2024

Verwacht Q2 2023

Verwacht Q3 2023

#RAAD030# Openbare Orde en Veiligheid Raadsbrief Actieplan etnisch profileren

Verwacht Q2 2023

Openbare Orde en Veiligheid Bestuursagenda VRU 2024-2027 Burgerzaken Raadsbrief Onderzoek mogelijk rechtsherstel Sinti en Romagemeenschappen

Verwacht Q2 2023

Burgerzaken Aanpassing Referendumverordening Participatie Herijking Programma Samen stad maken (participatie en initiatief)

Verwacht Q2 2023

Participatie Opdracht en vraagstelling burgerberaad vuurwerkbeleid Personeel en Organisatie Zienswijze begroting Het Utrechts Archief 2024

Verwacht Q3 2023

Komende commissievergaderingen commissie VBF 8 juni 2023 (alleen middag) 15 juni (gezamenlijke commissies) 14 september 2023 12 oktober 2023 30 november 2023

Komende RIB-avonden commissie VBF 30 mei 2023 4 juli 2023 (reserveavond) 5 september 2023 3 oktober 2023 21 november 2023 29 december 2023

Verwacht Q4 2023

Verwacht Q4 2023

Verwacht Q2 2023

3.1 Raadsvoorstel Aanpassing beleidscyclus en programmabegroting 1 Raadsvoorstel Aanpassing beleidscyclus en programmabegroting.docx

Voorstel aan de gemeenteraad

Aanpassing beleidscyclus en programmabegroting Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Referendabel Geheim

Financiën Bedrijfsvoerings- en Strategienetwerk Annemarie Koolenbrander 10716091 Volgt Ja Nee

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten: 1. De ‘Standaard voor de beleidscyclus’ (bijlage 1) vast te stellen, die a. drie verschillende beleidsdocumenten onderscheidt: visie, beleidsnota en uitvoeringsprogramma; b. voor elk document standaardeisen vastlegt. 2. De begroting opnieuw in te delen conform bijlage 2 naar de programma’s: a. Betrouwbare overheid; b. Ontwikkelen en wonen voor iedereen; c. Klimaatvriendelijke stad; d. Duurzame bereikbaarheid; e. Aantrekkelijke en groene leefomgeving; f. Veilige stad; g. Passende ondersteuning en opvang; h. Werk, toekomstbestendige economie en bestaanszekerheid; i. Kansrijk opgroeien; j. Levendige en gezonde stad; k. Algemene middelen en overhead. 3. De doelstellingen en indicatoren voor de programmabegroting 2024 vast te stellen, conform de bijlage Wijzigingstabel doelstellingen en indicatoren. 4. In de programmabegroting de (financiële) toelichting op programma- en doelstellingniveau te verbeteren en bij de actualisatie van de financiële verordening te verankeren dat financiële afwijkingen ten opzichte van het voorgaande begrotingsjaar (t-1) van meer dan 0,5 miljoen euro of 10% van de baten en lasten worden toegelicht.

Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

Samenvatting Dit voorstel beoogt een systeem van sturen en verantwoorden dat zorgt voor heldere kaders, die werken voor raad, college en organisatie. De verbetering van het systeem bestaat uit vier sporen: 1. Standaardisatie in de beleidscyclus; 2. Aanpassing van de programma-indeling van de begroting; 3. Verbeteren van de opzet van de begroting; 4. Verbeteren van de meerjarenprogramma’s. Voor de eerste drie sporen ligt nu een uitwerking voor, waarbij spoor 1 en 2 expliciete besluiten vragen. De uitwerking van het vierde spoor begint in het tweede kwartaal van 2023. De sturing in de vorm van kaderstelling begint bij de vaststelling van beleid. Op dat moment moet helder zijn wat de status van een stuk is, wat de financiële consequenties zijn en hoe de raad de voortgang van het beleid kan controleren. Dat wordt vastgelegd in de Standaard voor de beleidscyclus. De begrotingsstukken (voorjaarsnota, begroting, bestuursrapportages en jaarstukken) zijn nu nog te omvangrijk en geven mede daardoor weinig inzicht om de financiële sturing op te baseren. In de Programmabegroting 2023 is met name de leesbaarheid van de begroting verbeterd, onder andere door het invoeren van een uniforme structuur voor alle programma’s (met uitzondering van de financiële programma’s) en kortere begrotingsstukken met minder algemene beschrijvingen.

In de Programmabegroting 2024 wordt het verbetertraject voortgezet, waarbij de uitkomsten uit de evaluatie van de programmabegroting 2023 in november 2022 worden meegenomen. Door een aantal aanpassingen in de structuur van de programma’s wordt meer inzicht gegeven in nieuwe politieke keuzes, wordt duidelijk welk beleid ten grondslag ligt aan de doelstellingen en indicatoren, en bevat elk programma een grafiek gericht op het geven van meerjarig inzicht van de baten en lasten (absoluut en relatief). Ter informatie is bijlage 4 toegevoegd. Voor een betere aansluiting tussen de beleids- en de begrotingscyclus stellen we een aangepaste programma-indeling voor, die is gebaseerd op strategische doelen voor de lange termijnopgaven in de stad, die past bij bestaande samenwerkingen en een beheersbare (financiële) omvang kent. Op die manier werkt de begroting ook voor de gemeentelijke organisatie meer sturend.

Context Aanleiding De wens om tot verbetering te komen leeft al langer en kwam bijvoorbeeld tot uitdrukking in moties (M2021, 396 en M2019, 102) om begroting en jaarstukken toegankelijker en leesbaarder te maken. Gesprekken in de raad en zijn commissie(s) gingen de voorbije jaren regelmatig over sturingsmogelijkheden en inzicht in beleid. De rekenkamer heeft er in meerdere rapporten op gewezen, dat niet altijd is vast te stellen in hoeverre ambities van de raad daadwerkelijk leiden tot effect in de stad. In het coalitieakkoord is een passage over sturen en verantwoorden opgenomen: “[…] doelstellingen zijn leidend. Dit principe willen we sterker verankeren in de wijze van sturen en verantwoording […]. Bij de vaststelling van (nieuw) beleid geven wij de raad handvatten voor effectievere sturing door afspraken over de verantwoording vast te leggen.” Het commissiedebat over de uitvoering van het coalitieakkoord op 26 januari heeft een deel van de ervaren belemmeringen en de verbeterwens nog eens benadrukt. Wij constateren een aantal dingen die ons ertoe bewegen te werken aan een vernieuwde begrotingsen beleidscyclus: • Beleidsstukken geven niet altijd houvast voor sturing en monitoring, en leiden daarmee niet altijd tot het goede gesprek. • De relatie tussen beleid en middelen (geld, capaciteit) is soms ondoorzichtig, wat de beïnvloedbaarheid beperkt.

• Gebrekkig inzicht in resultaten ten opzichte van doelen en dus beperkt leren. • Stapeling van ambities. Dat zet de uitvoering onder druk. • De begroting is overladen met informatie, en beperkt daarom het inzicht. • De voorbereiding en bespreking van de cyclus leidt mede door deze ervaringen tot hoge werkdruk bij raad, college en organisatie. In de programmabegroting 2023 is de leesbaarheid verbeterd, onder andere door het invoeren van een uniforme structuur voor alle programma’s (met uitzondering van de financiële programma’s). In de

2

programmabegroting 2024 worden, op basis van het voorliggende besluit aanvullende wijzigingen zichtbaar, die de leesbaarheid verder vergroten, de omvang beperken, en de raad en de organisatie beter in staat te stellen om te sturen (en verantwoorden). Een logische programma-indeling die aansluit op bestaande samenwerking en opgaven in de stad en die leidt tot programma’s met een beheersbare (financiële) omvang is daarbij behulpzaam. Een belangrijk verbeterpunt is dat we in de programmabegroting 2024 een expliciete relatie leggen tussen de beleidscyclus en de begroting. Het in de beleidsnota vastgestelde beleid wordt vertaald in doelstellingen, indicatoren en financiën per programma in de begroting. De doelstellingen en indicatoren liggen ter besluitvorming voor in dit raadsvoorstel. Om de begroting compact te houden geven we in de begroting geen verdere toelichting op beleid. In bijlage 4 is ter informatie een toelichting opgenomen over de opzet van een begrotingsprogramma in de programmabegroting. Een van de uitgangspunten voor de nieuwe beleidscyclus (Raadsbrief uitgangspunten verbetering sturen en verantwoorden, 9 februari 2023) is, dat de instrumenten van de Omgevingswet en de standaard op elkaar aansluiten. Onderstaande tabel geeft de aansluiting weer. Standaard voor de beleidscyclus

Omgevingswet

Visie (raad)

Uitvoeringsprogramma (college)

Omgevingsvisie Utrecht: ‘koers’ met drie koersdocumenten (raad). Thematisch en het gebiedsbeleid (raad). - Blijft onderdeel van de Omgevingsvisie Utrecht, zodat thematisch en gebiedsbeleid over de fysieke leefomgeving vindbaar blijft op één plek: omgevingsvisie.utrecht.nl en in het nieuwe Omgevingsloket; - Als thematisch of gebiedsbeleid wordt geactualiseerd of nieuw beleid wordt vastgesteld, de betreffende actualisatie ‘beleidsnota’ noemen. Uitvoeringsprogramma (college).

Geen beleidsdocument (maar regelgeving)

Omgevingsplan (raad)

Geen beleidsdocument (maar uitvoering)

Omgevingsvergunning (college)

Beleidsnota (raad)

Juridische context De beleidsnota wordt ter vaststelling voorgelegd, omdat de raad bevoegd is kaderstellend beleid vast te stellen. Op grond van artikel 4 van de Financiële verordening stelt de raad de programma’s en de indicatoren vast. Beslistermijn Besluitvorming voor 1 juli 2023 is noodzakelijk om de Programmabegroting 2024 in te kunnen richten volgens de nieuwe indeling, met de nieuwe doelstellingen en indicatoren. Als de besluitvorming op een later moment plaatsvindt, kunnen de wijzigingen pas bij de Programmabegroting 2025 worden doorgevoerd. Beoogd effect Het realiseren van maatschappelijke doelen is de kern van de gemeentelijke opdracht. Als gemeentebestuur (raad en college) willen we verschil maken voor de stad. Dat vraagt om goed inzicht en goede sturingsmogelijkheden. De voorstellen met aanpassingen in de beleidscyclus en in de programmabegroting geven samen de gemeenteraad meer concrete handvatten voor zijn kaderstellende en controlerende taak en bevorderen daarnaast de scherpte in de sturing en verantwoording. Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad Raadsbrief proces verbetering begrotingsstukken, 5 juli 2022 Raadsbrief proces sturen en verantwoorden, 13 december 2022 Raadsbrief uitgangspunten verbetering sturen en verantwoorden, 9 februari 2023 Plan van aanpak invoering omgevingswet, raadsbesluit 5 december 2019

3

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

De ‘Standaard voor de beleidscyclus’ (bijlage 1) vast te stellen, die: a. drie verschillende beleidsdocumenten onderscheidt: visie, beleidsnota en uitvoeringsprogramma; b. voor elk document standaardeisen vastlegt.

Argumenten 1.1

De standaard verbetert de kaderstelling door de gemeenteraad en maakt betere controle van beleid mogelijk. Door beleidsnota, visie en uitvoeringsprogramma te onderscheiden is het doel van het document duidelijk en daarmee ook de rol en de verantwoordelijkheid van raad en college. Dat helpt om het gesprek over kaderstelling te voeren en een overwogen keuze te maken voor het actualiseren of toevoegen van beleid.

1.2

Op basis van de standaard legt een beleidsnota de verbinding tussen beleid, financiën en de begroting; een heldere financiële paragraaf is verplicht. De standaard legt eisen voor de beleidsdocumenten vast, zodat ieder stuk alle informatie bevat, die nodig is voor effectieve sturing en zicht op resultaten. Met een beleidsnota stelt de raad concrete doelen vast, die aansluiten bij de beïnvloedbaarheid van de beoogde effecten door de gemeente. In de nota staat hoe de doelen terugkomen in de begroting, wat er gedaan wordt om de doelen uit te voeren, wat de kosten gespecificeerd naar programma zijn en de wijze en frequentie van monitoring. Als niet alle maatregelen uit de beleidsnota binnen de beschikbare begrotingsruimte passen maakt de nota inzichtelijk welke activiteiten worden uitgevoerd en welke (nog) niet. De raad kan deze afweging amenderen. Wijzigingen in de begroting (doelstellingen en geld) vinden hun basis in het beleid. Dat betekent dat nog niet uitvoerbare activiteiten uit beleidsnota’s worden afgewogen in de voorjaarsnota. Op basis van de verplichte financiële paragraaf in de beleidsnota verbetert ook de financiële toelichting in het bijbehorende raadsvoorstel.

1.3

De standaard beperkt de werkdruk voor raad, college en organisatie. De eerste stap bij nieuwe beleidsvoornemens is het herijken of aanvullen van bestaande beleidsdocumenten. Alleen als dat niet mogelijk is, komt er een volledig nieuw stuk. Het opstellen van visies wordt door middel van een aantal spelregels beperkt tot waar dit toegevoegde waarde heeft.

1.4

Verbetering van de beleidscyclus maakt een compactere begroting mogelijk. Omdat het realiseren van inhoudelijke doelstellingen voorop staat, staat de beleidsnota centraal als instrument voor inhoudelijke en financiële kaderstelling door de raad. Vanuit hier wordt de verbinding naar de begroting gelegd; de beleidsnota legt dan ook een belangrijke basis voor de controlerende rol van de raad. In de beleidscyclus gaat het gesprek over de doelstelling van het beleid, de maatregelen om de doelstellingen te bereiken en de prioritering daarvan binnen de beschikbare financiële ruimte. In de begroting wordt het beleid op hoofdlijnen gevolgd.

1.5

Deze standaard sluit aan op de instrumenten van de Omgevingswet, waarbij de Omgevingsvisie Utrecht de beleidsinhoudelijke en juridische paraplu vormt over het Utrechtse beleid voor de fysieke leefomgeving Op grond van de Omgevingswet is de omgevingsvisie het document waarmee de raad de kaders van het beleid voor de fysieke leefomgeving vaststelt: de wet bepaalt de term omgevingsvisie. De documenten waaruit de Omgevingsvisie Utrecht bestaat, zijn visies of beleidsnota’s in de zin van de Standaard voor beleidsdocumenten en zullen op termijn worden aangepast in lijn met de standaard. 4

Kanttekeningen/Risico’s 1.1

Het zal meerdere jaren duren, voordat al het gemeentelijke beleid voldoet aan de standaard. Op dit moment voldoen niet alle vastgestelde beleidsnota’s aan de genoemde uitgangspunten. Nieuwe beleidsdocumenten (waarin begrepen actualisatie van bestaande) die aan uw raad worden voorgelegd, volgen de standaard. We kiezen, met het oog op de werkdruk, niet voor een volledige aanpassing van het vastgestelde beleid op korte termijn.

1.2

Nieuwe wetgeving kan ertoe leiden, dat documenten een andere naam moeten krijgen dan onze Utrechtse standaard voorschrijft. De wetgever kan bepalen dat de gemeente beleid moet vaststellen en daarbij ook de naamgeving vastleggen. Bijvoorbeeld in het geval van de omgevingsvisie (Omgevingswet) en in de toekomst mogelijk in het kader van de energie- en warmtetransitie. In die gevallen wordt duidelijk gemaakt hoe de documenten passen in de standaard.

Beslispunt 2

De begroting opnieuw in te delen conform bijlage 2 naar de programma’s: a. Betrouwbare overheid; b. Ontwikkelen en wonen voor iedereen; c. Klimaatvriendelijke stad; d. Duurzame bereikbaarheid; e. Aantrekkelijke en groene leefomgeving; f. Veilige stad; g. Passende ondersteuning en opvang; h. Werk, toekomstbestendige economie en bestaanszekerheid; i. Kansrijk opgroeien; j. Levendige en gezonde stad; k. Algemene middelen en overhead.

Argumenten 2.1

De programma's zijn gebaseerd op lange termijnopgaven in de stad en geven zo voor een langere periode een duurzame basis voor de begrotings- en verantwoordingscyclus. Strategische doelen geven langdurig richting aan het beleid van de gemeente en zijn weinig aan verandering onderhevig.

2.2

De doelstellingen zijn zodanig bij elkaar gebracht, dat ze aansluiten op de manier van (samen)werken. Uitvoering en beleid blijven zoveel mogelijk bij elkaar. Op deze manier is geborgd dat de inrichting van de begroting ondersteunend en niet belemmerend werkt bij de uitvoering.

2.3

De financiële omvang van de programma’s is evenwichtig en in lijn met het budgetrecht volgens de financiële verordening. Bij budgetrecht op het niveau van het programma is het college bevoegd om binnen een programma met budgetten te schuiven, mits dit binnen de vastgestelde beleidskaders past. Voor een evenwichtige verdeling van budget over de programma’s is een groot programma (Ondersteuning op maat) verkleind en zijn enkele kleine programma’s samengevoegd tot een nieuw programma Levendige en gezonde stad. De beleidsnota is het belangrijkste sturingsinstrument voor de kaderstellende en controlerende rol van de raad op specifieke beleidsterreinen binnen een programma. Bij vaststelling van de beleidsnota besluit de raad over de financiën, waarna dit wordt verwerkt in de begroting. In de begroting laten we de baten en lasten per doelstelling zien en rapporteren we per doelstelling over majeure afwijkingen. 5

Vrijwel alle gemeenten kennen een budgetrecht op programmaniveau, waarbij de meeste gemeenten minder programma’s kennen dan de gemeente Utrecht. Vaststelling van het budgetrecht op het niveau van de doelstellingen, maakt de begroting en de uitvoering minder flexibel, doordat verschuiving van budget tussen doelstellingen binnen een programma, vooraf goedkeuring van de raad vraagt. Dat bemoeilijk het inspelen op actuele ontwikkelingen door het college en belemmert daarmee de voortgang van het beleid. De financiële verordening schrijft wel voor dat het college majeure afwijkingen meldt in de bestuursrapportages, met als richtlijn verschuivingen tussen doelstellingen groter dan 100.000 euro. Kanttekeningen/Risico’s 2.1

In de nieuwe programma-indeling blijven de doelstellingen die betrekking hebben op vastgoed verdeeld over meerdere programma’s. Onderwijshuisvesting maakt deel uit van het programma Kansrijk opgroeien, parkeervoorzieningen worden verantwoord in het programma Duurzame bereikbaarheid en in het programma Levendige en gezonde stad zijn de sport-, buurt-, en culturele voorzieningen ondergebracht, samen met het overige vastgoed. Aan deze indeling liggen de volgende overwegingen ten grondslag. • Vastgoed draagt bij aan inhoudelijke doelstellingen in de programma’s. • In de programma-indeling staat het beleidsdoel centraal, vastgoed is een middel om een beleidsdoel te realiseren. Daarnaast bestaat de behoefte om vastgoed in de bestuurlijke sturing en verantwoording bij elkaar te houden voor een integraal overzicht van de vastgoedopgave, met name op overkoepelende opgaven als verduurzaming van het vastgoed. De verdeling van de vastgoedonderdelen naar inhoudelijke doelstellingen over de programma’s beperkt het overzicht. Daarom geeft in de toekomst de paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen een integraal overzicht van de vastgoedopgave (verduurzaming, spreiding, voortgang, en risico's). De bestuurlijke verantwoording over vastgoed vindt daarmee niet plaats in een programma, maar in de paragraaf.

In de beleidscyclus vindt sturing en verantwoording plaats aan de hand van de Nota kapitaalgoederen vastgoed en het Meerjarenprogramma Utrechts vastgoed.

Beslispunt 3

De doelstellingen en indicatoren voor de programmabegroting 2024 vast te stellen, conform de bijlage Wijzigingstabel doelstellingen en indicatoren.

Argumenten 3.1

Langs deze weg komt de verbinding tussen de beleidscyclus en de begrotingscyclus tot stand. Belangrijk uitgangspunt voor het systeem van sturen en verantwoorden is dat doelstellingen en indicatoren in de begroting volgen uit de beleidscyclus. Voor de programmabegroting 2024 (en verder) zijn doelstellingen en indicatoren aangepast om aan te sluiten op vastgesteld beleid. Voor iedere doelstelling nemen we in de begroting een link op naar het beleid waar de doelstelling uit voortkomt. De begroting legt de toedeling van geld aan programma’s vast, als uitkomst van beleidskeuzes. Daadwerkelijke sturing op beleidsdoelen en bijbehorende financiële middelen vindt plaats in de beleidscyclus, die wij hierboven hebben beschreven. Door in de beleidscyclus de koppeling tussen beleid en financiën expliciet te maken, biedt dit een extra moment voor financiële kaderstelling op een dieper niveau dan de programma’s.

3.2

De raad stuurt mede aan de hand van doelstellingen en indicatoren. De voorgestelde doelstellingen beschrijven het maatschappelijk effect dat we beogen met de programma’s. De voorgestelde indicatoren geven inzicht of het beoogde effect wordt bereikt. Ten opzichte van de programmabegroting 2023 zijn doelstellingen 6

aangescherpt, nieuwe indicatoren toegevoegd, en komt een aantal indicatoren te vervallen. Kanttekeningen/Risico’s 3.1

Indicatoren zijn een hulpmiddel om de realisatie van beleidsdoelen te meten, maar geven geen volledig beeld. Onze beleidsdoelen gaan vaak over maatschappelijke veranderingen, die de gemeente niet altijd met een druk op de knop kan regelen. De samenleving is niet volledig te beïnvloeden door de gemeente alleen. Zeker voor complexe omgaven spelen andere actoren en bijvoorbeeld sociaaleconomische ontwikkelingen een minstens zo belangrijke rol. Indicatoren geven een zeker inzicht in de gemeentelijke bijdrage aan maatschappelijke doelen, maar kunnen niet de volledige werkelijkheid vangen. Meer inzicht dan de indicatoren in de begroting geven rapportages in de beleidscyclus, die meer en rijkere informatie geven over de voortgang en de realisatie van het beleid.

3.2

Op dit moment voldoen niet alle vastgestelde beleidsnota’s aan de genoemde uitgangspunten, waardoor de vertaling van het beleid naar begroting daarom nog niet helemaal vanuit beleidsnota’s kan worden gemaakt. Dit betekent dat we voor de programmabegroting 2024, maar ook daarna nog, per programma zo goed mogelijk de koppeling leggen tussen beleid en begroting. Naarmate meer beleid volgens de standaard van het kader is vastgesteld, sluiten de doelstellingen en de bijbehorende indicatoren in de begroting daar beter op aan.

3.3

Op dit moment is voor een aantal programma's beleid in voorbereiding, watnog leidt tot een aanpassing van doelstellingen en indicatoren. Om te voorkomen dat de koppeling met het nieuwe beleid pas in de programmabegroting 2025 kan worden gelegd, streven we ernaar de doelstellingen en indicatoren voor deze programma's aan te passen in de programmabegroting 2024. Het gaat om het programma Zorg dichtbij en de doelstelling over participatie en buurten wijkaanpak in het programma Betrouwbare overheid.

Beslispunt 4

In de programmabegroting de (financiële) toelichting op programma- en doelstellingniveau te verbeteren en bij de actualisatie van de financiële verordening in de financiële verordening te verankeren dat financiële afwijkingen ten opzichte van het voorgaande begrotingsjaar (t-1) van meer dan 0,5 miljoen euro of 10% van de baten en lasten per doelstelling worden toegelicht.

Argumenten 4.1

Dit maakt de begroting beter leesbaar en stuurbaar, zodat zij kaderstellend werkt voor raad, college en organisatie In bijlage 4 is de nieuwe opzet van de programma’s toegelicht. De belangrijkste nieuwe onderdelen zijn dat het coalitieakkoord op hoofdlijnen navolgbaar wordt verwerkt, inzicht in de mate waarin de lasten beïnvloedbaar zijn en inzicht in meerjarige financiële trends, zowel historisch als toekomstig. De financiële informatie wordt compacter en meer visueel weergegeven.

4.2

In de financiële verordening is nog niet vastgelegd hoe het college de raad in de programmabegroting informeert over majeure afwijkingen. Dit voorstel sluit aan bij het advies van de accountant, rekenkamer en griffie bij de uitgangspuntenbrief Sturen & Verantwoorden om de raad te informeren bij afwijkingen van meer dan x% binnen het programma en/of met een minimale omvang (definitie nader te bepalen).

7

Financiën Dit voorstel heeft geen financiële consequenties.

Vervolg De Programmabegroting 2024 wordt opgesteld volgens de nieuwe indeling. De beleidsdocumenten die het college na vaststelling van de beleidsnota Standaard voor de beleidscyclus aanbiedt, worden in lijn met de Standaard opgesteld. De werking van de beleidsnota Standaard voor de beleidscyclus wordt in 2025, twee jaar na vaststelling ervan, geëvalueerd. De nieuwe indeling en opzet van de begroting wordt zoals gebruikelijk bij elk cyclusdocument beoordeeld door de Adviescommissie Controle en Financiën. Een aangepaste financiële verordening wordt in het najaar van 2024 aan de raad voorgelegd.

Participatie Er heeft geen participatie plaatsgevonden over dit voorstel.

Communicatie Er is geen aanvullende communicatie voorzien.

(Niet)Referendabel De Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht is van toepassing.

Bijlagen Bijlagen besluitvorming - Bijlage 1. Beleidsnota Standaard voor de beleidscyclus - Bijlage 2. Programma-indeling - Bijlage 3. Wijzigingstabel doelstellingen en indicatoren Bijlagen informatief - Bijlage 4. Toelichting opzet begrotingsprogramma-

8

1 Bijlage 1 Beleidsnota standaard voor de beleidscyclus versie april 2023.docx

Beleidsnota Standaard voor de beleidscyclus 2023

Utrecht 18 april 2023 Versie 1.0

Inhoud Inhoud..................................................................................................................................................................1 1. Inleiding: waarom een beleidsnota Standaard voor de beleidscyclus? ...........................................................2 2. Samenhang begrotingscyclus en beleidscyclus................................................................................................3 3. Beleidsnota ......................................................................................................................................................6 4. Visie..................................................................................................................................................................8 5. Uitvoeringsprogramma..................................................................................................................................10 6. Evaluatie ........................................................................................................................................................11

Beleidsnota Standaard voor de beleidscyclus

1

1. Inleiding: waarom een beleidsnota Standaard voor de beleidscyclus? De beleidscyclus zorgt voor politieke aansturing van het beleid en maakt het mogelijk om publiek verantwoording af te leggen. Die verantwoording vindt voor een belangrijk deel plaats in de beleidscyclus zelf, maar kent ook een directe relatie met de begrotingscyclus. In de beleidscyclus komen doelen, indicatoren, streefwaarden en financiën samen om als kaders voor beleid vastgesteld te worden in de raad. Om vervolgens, vanuit deze kaders, controle en evaluatie voor de raad mogelijk te maken. In de begrotingscyclus komen de financiële kaders en inhoudelijke doelstellingen en indicatoren van de verschillende beleidsvelden samen. Deze Beleidsnota biedt een aantal kaders en richtlijnen voor het effectief inrichten van de beleidscyclus. Dit geeft houvast voor het opstellen, kaderstellen, controleren en evalueren van beleid. Dit kader bestaat uit twee elementen: 1. Helderheid aard van de documenten. We onderscheiden drie typen beleidsdocumenten: beleidsnota, visie en uitvoeringsprogramma. Door dit onderscheid en in de hoofdtitel ook duidelijk aan te geven om welk type het gaat, is het doel van het document duidelijk en daarmee ook de rol en de verantwoordelijkheid van raad en college.

Dat helpt om het gesprek over kaderstelling te voeren en een overwogen keuze te maken voor het actualiseren of toevoegen van beleid. 2. Standaardeisen aan de beleidsdocumenten. Dit zorgt ervoor dat ieder stuk alle informatie bevat, die nodig is voor effectieve sturing en zicht op resultaten. Ook dit verbetert het gesprek tussen college en raad. Deze kaders dragen vervolgens bij aan: • Effectief sturen door raad, college en organisatie doordat doelstellingen, indicatoren, streefwaarden en financiën duidelijk en gestructureerd per beleidsdocument terugkomen en wordt vastgelegd hoe dit wordt gevolgd en geëvalueerd; • Helderheid in verantwoordelijkheidsverdeling tussen raad en college en burgemeester1 doordat consequent toepassen van naamgeving (visie, beleidsnota en uitvoeringsprogramma) en herkenbare structuur meer duidelijkheid bieden; • Een gerichte begroting met een duidelijke link naar de beleidscyclus, doordat bij het vaststellen van het beleid is vastgelegd of en hoe dit in de begrotingscyclus wordt gemonitord en verantwoord. Het vastgestelde beleid uit de beleidscyclus komt op hoofdlijnen terug in de begroting. • Een vaste structuur van de beleidscyclus waarin ook duidelijk is welk abstractieniveau van doelstellingen wordt vastgesteld, hoe verschillende beleidsdocumenten samenhangen en wat de looptijd hiervan is.

Dit voorkomt stapeling van beleidsnota's en visies en verlaagt daardoor de werkdruk van de organisatie en de raad. De kaders zijn van toepassing op documenten waarin gemeentelijk beleid wordt vastgesteld. Andere gemeentelijke instrumenten zoals verordeningen, beleidsregels en beschikkingen zoals bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht vallen buiten de Standaard voor de beleidscyclus.

1 Op een aantal terreinen, zoals openbare orde en veiligheid (Opiumwet, Alcoholwet, WOM ) is de

burgemeester (en niet het college) het bevoegde gezag als zelfstandig bestuursorgaan

Beleidsnota Standaard voor de beleidscyclus

2

2. Samenhang begrotingscyclus en beleidscyclus De beleidscyclus vormt de start van nieuw beleid. Vervolgens wordt dit op hoofdlijnen, via de voorjaarnota en begroting, verwerkt in de begrotingscyclus. In de beleidscyclus onderscheiden we drie niveaus: Visie, Beleidsnota en Uitvoeringsprogramma. Omdat het realiseren van inhoudelijke doelstellingen voorop staat, staat de beleidsnota centraal als instrument voor inhoudelijke en financiële kaderstelling door de raad. Vanuit hier wordt de verbinding naar de begroting gelegd; de beleidsnota legt dan ook een belangrijke basis voor de controlerende rol van de raad. Het gesprek gaat over de doelstelling van het beleid, de maatregelen om de doelstellingen te bereiken en de prioritering daarvan binnen de beschikbare financiële ruimte. Onderstaand schema geeft aan wat de verplichte onderdelen zijn van de Beleidsnota, Visie en Uitvoeringsprogramma. Het kan dienen als leidraad voor de inhoudsopgave van deze beleidsdocumenten.

Terwijl de beleidscyclus gaat over sturen en verantwoorden van onderdeel van beleid (een opgave, beleidsveld of gebied) stuurt en verantwoordt, is de begrotingscyclus het instrument om het geheel van de gemeentelijke huishouding te sturen en te verantwoorden. In de begrotingscyclus vindt de afweging plaats tussen (gebieds) opgaven, in de beleidscyclus binnen opgaven. De begrotingscyclus wordt jaarlijks doorlopen en bestaat uit Voorjaarsnota, Programmabegroting, Bestuursrapportages (Berap) en Jaarstukken. De documenten van de begrotingscyclus zijn opgebouwd vanuit programma’s (en paragrafen). De programma’s zijn een clustering van (hoofd)opgaven met bijbehorende (hoofd)doelstellingen die voortkomen uit de beleidscyclus. Bij een nieuw coalitieakkoord worden de ambities en doelen uitgewerkt via de beleidscyclus en de doelen en indicatoren komen vervolgens op hoofdlijnen ook terug in de begroting. Realisatie en monitoring van het coalitieakkoord komt zo tot stand via vaststelling, uitvoering en verantwoording van beleidsnota’s en krijgt daarmee ook een plek in de begroting.

Beleidsnota Standaard voor de beleidscyclus

3

De volgende hoofdstukken gaan in op het kader voor beleidsnota, visie, en uitvoeringprogramma. Ook geven we aan hoe deze documenten samenhangen met de begrotingscyclus. De driedeling heeft betrekking op beleidsdocumenten in de politiek-bestuurlijke verhouding tussen raad en college/burgemeester. In de bijlage treft u een schema waarin de hoofdpunten kort zijn toegelicht. Dit schema kan dienen als inhoudsopgave voor de verschillende beleidsdocumenten. Het beleid voor de fysieke leefomgeving ligt vast in de Omgevingsvisie Utrecht, zoals de Omgevingswet bepaalt. Daarmee is de Omgevingsvisie Utrecht de beleidsinhoudelijke en juridische paraplu over het Utrechtse beleid voor de fysieke leefomgeving. Binnen de Omgevingsvisie Utrecht kennen we koersdocumenten (visies in de zin de zin van deze standaard), gebiedsbeleid en thematisch beleid (beleidsnota’s in de zin van deze standaard) en uitvoeringsprogramma’s. Onderstaande tabel geeft weer hoe de beleidscyclus voor de fysieke leefomgeving zich verhoudt tot de Standaard voor de beleidscyclus. Standaard voor de beleidscyclus

Omgevingswet

Visie

Uitvoeringsprogramma

Omgevingsvisie Utrecht: ‘koers’ met drie koersdocumenten (raad). - Op termijn zorgen voor één integrale Omgevingsvisie Utrecht in plaats van drie aparte koersdocumenten, zodat het echt een (stedelijk) sturingsinstrument wordt voor de beleidsnota’s. Thematisch en het gebiedsbeleid (raad). - Blijft onderdeel van de Omgevingsvisie Utrecht, zodat thematisch en gebiedsbeleid over de fysieke leefomgeving vindbaar blijft op één plek: omgevingsvisie.utrecht.nl en in het nieuwe Omgevingsloket; - Als thematisch of gebiedsbeleid wordt geactualiseerd of nieuw beleid wordt vastgesteld, de betreffende actualisatie ‘beleidsnota’ noemen. Uitvoeringsprogramma

Geen beleidsdocument (maar regelgeving)

Omgevingsplan (raad)

Geen beleidsdocument (maar uitvoering)

Omgevingsvergunning (college)

Beleidsnota

Geen beleidsdocument, aspecten van Beheer, onderhoud, toezicht en handhaving uitvoering beleidsnota en daarmee onderdeel van de beleidscyclus

Beleidsnota Standaard voor de beleidscyclus

4

3. Beleidsnota De beleidscyclus is het belangrijkste sturingsinstrument voor de raad om de kaderstellende en controlerende rol op specifieke beleidsterreinen in te vullen. Centraal in deze beleidscyclus staat de beleidsnota die het richtinggevend kader geeft voor de middellange termijn. De beleidsnota vormt ook de verbinding met de begrotingscyclus. De doelen uit het coalitieakkoord kunnen in een beleidsnota nader worden uitgewerkt. Realisatie van het coalitieakkoord komt zo tot stand via vaststelling en uitvoering van beleidsnota’s. De looptijd van een beleidsnota is 4-10 jaar met waar van toepassing tussentijdse actualisatie. Voor veel beleidsnota’s geldt een tijdshorizon van 4-5 jaar. Beleid moet immers actueel blijven, de standaard is daar ook op gericht. Er zijn echter ook onderwerpen die aan weinig verandering onderhevig zijn en meerjarig stabiel moeten blijven. Denk bijvoorbeeld aan de beleidsnota’s op basis van de Financiële verordening zoals de Nota reserves, of aan de aanpak van het wervengebied. Een beleidsnota wordt opgesteld binnen een beleidsveld en kan een nadere invulling en uitwerking zijn van een visie. Denk hierbij aan een beleidsnota voor een bepaald gebied of thema. Ook het thematische en gebiedsbeleid onder Omgevingsvisie Utrecht valt onder deze standaard voor de beleidsnota.

Daar waar een visie een hoger abstractieniveau kent (zie hoofdstuk 4), is een beleidsnota concreet. Een beleidsnota geeft antwoord op de vraag welke weg wordt gevolgd om de beoogde doelen en ambities te bereiken. In de beleidsnota wordt beschreven wat de doelgroep is en wat de belangen en de wensen van die doelgroep zijn. Na vaststelling van de beleidsnota door de raad, kan het college tot uitvoering overgaan (zie hoofdstuk 5). Een beleidsnota bevat de volgende onderdelen • Doelen: vertaling van ambities in concrete doelstellingen. Samenhang met eventuele bovenliggende ambities en/of doelstellingen, zoals wetgeving, afspraken coalitieakkoord, visie. • De belangrijkste risico’s: welke ontwikkelingen staan het bereiken van de doelstellingen in de weg? En welke maatregelen treffen we hiervoor? • Indicatoren: Per doelstelling indicator(en) en streefwaarden. We sturen zoveel mogelijk op effectindicatoren. Zijn er geen goede effectindicatoren voor handen, dan kan gekozen worden voor prestatie-indicatoren of een combinatie van effect- en prestatie-indicatoren. In sommige gevallen is het (nog) niet mogelijk om streefwaarden te benoemen, bijvoorbeeld als er nog geen 0-meting is.

• Financiën: Duidelijkheid in kosten en hoe dekking is georganiseerd voor het deel dat uitgevoerd wordt (link naar begroting en programma’s) • Hoe en wanneer de verantwoording over de voortgang en evaluatie van college naar raad plaatsvindt • Bij complexe opgaven wordt sturing en verantwoording volgens het Utrechts Sturingsmodel expliciet gemaakt. Ook hierin speelt leren, evalueren en verantwoorden een belangrijke rol. Relatie met begrotingscyclus Een begrotingsprogramma gaat in op ambities, doelstellingen (wat willen we bereiken) en acties (wat gaan we daarvoor doen). Een beleidsnota kent hierin het abstractieniveau van de doelstellingen uit de begroting. Niet alle doelstellingen komen terug in de begroting, dit zou de begroting te omvangrijk maken. De beleidsnota legt daarom ook vast welke doelen worden gevolgd in de begrotingscyclus en welke in de beleidscyclus. In de begroting worden één of enkele hoofddoelstellingen genoemd. Dit geldt ook voor de effectindicatoren en risico’s. Een nieuwe beleidsnota kan aanleiding zijn om de doelstellingen in de betrokken begrotingsprogramma’s aan te passen. Dit gebeurt in de eerstvolgende begroting (a. in onderstaand schema). Verantwoording over deze hoofddoelstellingen en bijbehorende indicatoren en risico’s vindt plaats via de begrotingscyclus. Onderstaand schema geeft de relatie tussen de beleidsnota en de begroting weer.

Beleidsnota Standaard voor de beleidscyclus

5

Vaststelling en verantwoording Een beleidsnota vaststellen is de bevoegdheid van de raad. In de beleidsnota geven we aan op welke manier de raad de voortgang van de uitvoering van het beleid kan monitoren. Dit is op het niveau van voortgang en realisatie doelstellingen en de bijbehorende effectindicatoren. Verantwoording en evaluatie van college naar raad over de voortgang vindt tenminste als volgt plaats: • Verantwoording over de (hoofd)doelstellingen en indicatoren via de begroting en jaarstukken; • Tussentijdse rapportages zoals afgesproken in de beleidsnota; • Bij (dreigende) tussentijdse afwijkingen informeert het college de raad met een raadsbrief conform de actieve informatieplicht. Financiële paragraaf In beleidsnota moet duidelijk zijn wat de kosten zijn om de beleidsnota uit te voeren en hoe deze dekking is georganiseerd (uit welke programma’s). De budgetten zijn uitgesplitst op het niveau van financiën in begrotingsprogramma. Deze bedragen uit de begroting zijn dan ook te herleiden.

Beleidsnota Standaard voor de beleidscyclus

6

Beleid wordt gemaakt binnen de vastgestelde budgettaire kaders. Verschuivingen tussen programma’s op basis van de beleidsnota verwerken we direct in de begroting (b. in bovenstaand schema). We vermelden dit expliciet in het raadsvoorstel van de beleidsnota. Is de dekking nog niet volledig rond, dan geeft de beleidsnota duidelijk aan om welk deel dit gaat en welke activiteiten dus nog niet kunnen worden uitgevoerd, in afwachting van de benodigde middelen. Dat deel van het beleid kan dan nog niet tot uitvoering overgaan. De beleidsnota geeft ook aan welke stappen worden gezet om aanvullend budget te organiseren, zoals bijdragen van derden of herschikking in de gemeentebegroting. In de Voorjaarsnota volgt de integrale afweging, waarbij aanvullend budget als wens kan worden meegenomen. Op het moment dat aanvullend budget beschikbaar is, kan ook de resterende uitvoering starten. Besluitvorming hierover geschiedt via de Voorjaarsnota/Berap. In het raadsvoorstel van de Voorjaarsnota/Berap geven we aan dat het aanvullende budget betekent dat we de betreffende beleidsnota voor dat aanvullende deel kunnen uitvoeren (c. in bovenstaand schema).

Beleidsnota Standaard voor de beleidscyclus

7

4. Visie In een visie stelt de raad ambities voor de lange termijn vast. Het abstractieniveau van een visie is hoog. Het gaat om de stip op de horizon op lange termijn. De looptijd van een visie is 10-20 jaar (richtinggevend). De raad besluit over de looptijd van de visie, maar ook hoe en wanneer de evaluatie plaatsvindt. Ook hier geldt dat tussentijdse actualisatie plaatsvindt indien nodig (indicatief na 10 jaar). Binnen de Omgevingsvisie Utrecht beschouwen we de koersdocumenten als visie in de zin van de standaard. Een visie bevat de volgende onderdelen: • Doelen: ambities, stip op de horizon • Indicatoren: eventueel een vertaling van ambities in effectindicator(en) • Financiën: kosten en dekking op hoofdlijnen • Verantwoording en monitoring: bij vaststelling vastleggen, in ieder geval tussentijds bij majeure ontwikkelingen en aan het einde van de looptijd • Besluitvorming: een visie vaststellen is de bevoegdheid van de raad Er is niet altijd een visie nodig om beleid te kunnen maken en/of tot uitvoering te komen. Soms volstaat het om een oude visie te actualiseren en soms heeft een nieuwe visie geen toegevoegde waarde. We beperken het opstellen van visies tot waar dit toegevoegde waarde heeft. Wanneer stellen we een (nieuwe) visie op: 1. 2. 3.

Er ontbreekt (of er is onduidelijkheid) over een fundamentele ambitie, kader of leidend principe voor de lange termijn die nodig is om richting te geven aan beleid en/of tot uitvoering van beleid te komen; Deze ambitie, het kader of leidend principe is nog niet of onvoldoende vastgelegd in een andere gemeentelijke visie of in bovenliggende wetgeving; Bij het vastleggen van deze nieuwe ambitie, kader of leidend principe wordt eerst gekeken naar de mogelijkheid om een al bestaande visie te actualiseren vóórdat er een nieuwe visie wordt opgesteld. Daarmee voorkomen we het stapelen van ambities en onnodige documentenstroom.

Net als bij de andere beleidsdocumenten bevat ook de visie een aantal vaste onderdelen (zie schematische overzocht in de bijlage). Een visie is een kort kernachtig beleidsdocument. De uitwerking van een visie landt in verschillende beleidsnota’s (zie hoofdstuk 3). Een beleidsnota zonder visie is mogelijk, wel verwijst de beleidsnota dan naar (eerder) vastgestelde ambities in de programmabegroting of bovenliggende wetgeving. Een visie zonder (voorgenomen) beleidsnota’s is geen optie. Relatie met begrotingscyclus Een visie kan terugkomen in meerdere begrotingsprogramma’s. En andersom kunnen ook meerdere begrotingsprogramma’s samenkomen in een visie. Een begrotingsprogramma gaat in op ambities, doelstellingen (wat willen we bereiken) en acties (wat gaan we daarvoor doen). Een visie kent hierin het abstractieniveau van de ambitie uit de begroting. Een nieuwe of geactualiseerde visie kan aanleiding zijn om de ambitie in de betrokken begrotingsprogramma’s aan te passen. Dit gebeurt in de eerstvolgende begroting. Blijkt uit de visie dat er voor uitvoering van de visie extra middelen nodig zijn? Dan zal naar aanvullende dekkingsmiddelen gezocht moeten worden. In de beleidsnota wordt de dekking van de middelen vervolgens nader uitgewerkt. Vaststelling en verantwoording Een visie vaststellen is de bevoegdheid van de raad.

In de visie staat op welke manier en er wordt verantwoord en met welke frequentie. Dit is op het niveau van voortgang en realisatie ambitie en eventuele bijbehorende effectindicatoren. Verantwoording van college naar raad over de voortgang vindt plaats: • Op hoofdlijnen via de programmabegroting • Tussentijds bij majeure ontwikkelingen en als ambities wijzigen (bijv. n.a.v. trends, nieuwe raad of coalitieakkoord) • Als de termijn van de visie verstrijkt: over de resultaten op vooraf vastgestelde ambities

Beleidsnota Standaard voor de beleidscyclus

8

Financiële paragraaf De financiële paragraaf geeft inzicht in wat op hoofdlijnen de kosten zijn van uitvoering en welke potentiële dekkingsbronnen hiervoor mogelijk aangewend kunnen worden. Zijn er aanvullende dekkingsbronnen nodig dan worden de mogelijkheden hiertoe nader onderzocht. Waar mogelijk werken we voorstellen nader uit. Voor aanvullende gemeentelijke dekkingsbronnen kijken we ook nadrukkelijk naar de financiële ruimte binnen bestaande en toekomstige programmering. Besluitvorming over aanvullende dekkingsmogelijkheden maakt onderdeel uit van de integrale afweging (voorafgaand aan de Voorjaarsnota).

Beleidsnota Standaard voor de beleidscyclus

9

5. Uitvoeringsprogramma Na vaststelling van de beleidsnota door de raad, kan het college tot uitvoering overgaan. Als het nodig is voor een goede uitvoering van het beleid, kan het college de beleidsnota uitwerken in een uitvoeringsprogramma. Een uitvoeringsprogramma heeft in principe een korte looptijd van 1-4 jaar. Er zijn enkele uitzonderingen, zoals een meerjarenonderhoudsplan, waarbij een uitvoeringsprogramma een langere looptijd kent. Tussentijdse actualisaties (eens in de 1-4 jaar) zijn dan nodig. In het kader van de Omgevingswet kennen we ook uitvoeringsprogramma’s. Een uitvoeringsprogramma wordt vastgesteld door het college en gaat optioneel, indien daarover afspraken zijn gemaakt in de beleidsnota, ter informatie naar de raad. In het uitvoeringsprogramma worden doelstellingen uit de beleidsnota vertaald naar concrete acties en resultaten in de tijd, en uitwerking van de budgetten van de beleidsnota. Als er voor uitvoering geen beleidskeuzes gemaakt hoeven te worden, dan kan een uitvoeringsprogramma ook zelfstandig worden opgesteld, zonder dat deze voorafgegaan wordt door een beleidsnota. Als uitvoering in dit geval gekoppeld is aan extra Rijksgelden, dan volgt financiële vertaling hiervan in de begrotingscyclus. Relatie met begrotingscyclus Speerpunten van het uitvoeringsprogramma komen terug in de begroting (wat gaan we er voor doen?).