Agendabundel

Dit leernetwerk bestaat uit Utrechters (uit Transitiemotor – netwerk van Wijkplatforms, Young Minds en Sleutelpersonen), 1 wetenschapper, enkele raadsleden, enkele ambtenaren (waaronder een juridisch adviseur) en iemand van de griffie. Het leernetwerk is actief tijden het hele proces van beide burgerberaden. De concrete vraag waar het leernetwerk zich met name mee bezig zal houden is: Tegen welke problemen en dilemma’s zijn we aangelopen en hoe hebben we die ondervangen? Daarbij kunnen voorbeelden worden genoemd en inzichtelijk gemaakt welke manieren zijn gebruikt om daar mee om te gaan. Bijvoorbeeld als er toch nog drempels waren om mee te doen. Hoe hebben we dat opgelost? Is dat naar ieders tevredenheid gelukt? De overall vraag is: Wat hebben we van de eerste twee burgerberaden geleerd en wat willen we een volgende keer anders doen? Het leernetwerk zal zich ook bezighouden met vragen over vertrouwen: - Is bij de deelnemers de betrokkenheid/het vertrouwen in de gemeente/politiek toegenomen of afgenomen en wat zijn daar de verklaringen voor? - Is bij ambtenaren en wethouders het vertrouwen in bewoners/participanten toegenomen of afgenomen en wat zijn daar de verklaringen voor? Het leernetwerk zal de opdrachtgever zijn van het onderzoek en put naast haar eigen observaties en ervaringen ook uit de resultaten van het onafhankelijke onderzoek. 16

Onderzoek Onafhankelijk onderzoek is nodig om de neutraliteit te waarborgen. Door toegepast wetenschappelijk onderzoek te laten verrichten dragen we bij aan het collectieve leerproces over burgerberaden en kunnen we onze bevindingen relateren aan ervaringen elders (zijn onze inzichten vergelijkbaar met ervaringen elders). Door onafhankelijk onderzoek naar de opzet, uitvoering en ervaringen van deelnemers en andere betrokkenen (ambtenaren, college, burgemeester, raad) wordt duidelijk in hoeverre de beoogde doorwerking is gerealiseerd. Ook voor het onderzoek naar de doorwerking van de adviezen in beleid en besluitvorming is het belangrijk onderzoek te laten verrichten door een onafhankelijke organisatie.

Een van de belangrijkste onderzoeksvragen is: hoe is de effectiviteit van het instrument burgerberaad? Vanuit hun neutraliteit houden de onderzoekers zich bezig met vragen als: - Wat is de ervaring met het burgerberaad vanuit het oogpunt van alle betrokkenen (deelnemers, wethouders/raadsleden/burgemeester en ambtenaren)? - Welke kennis hebben we opgedaan over de verschillende onderdelen van de opzet en uitvoering van een burgerberaad? - Hoe representatief en inclusief was het burgerberaad? Wat droeg daaraan bij en wat niet? - Hadden de deelnemers voldoende toegang tot informatie en kennis, ook van ambtenaren? - Was het onderwerp goed gekozen en de vraagstelling goed geformuleerd? - Levert een burgerberaad meer gedragen uitkomsten op dan bij andere participatievormen? - Hoe deliberatief was het burgerberaad? - Zijn de uitkomsten overgenomen door de gemeente? Waarom wel, waarom niet? - Hoe was het voor de gemeenteraad om bewoners om zwaarwegend advies te vragen? Gaven zij hun rol anders vorm? Zo ja, hoe? - Hoe kun je bestaande participatie-instrumenten democratisch verbeteren door elementen van - en ervaringen met - een burgerberaad in te zetten? Na een half jaar na de besluitvorming over het adviesrapport wordt onderzocht of de adviezen daadwerkelijk zijn opgepakt en uitgevoerd of in gang gezet.

13.

Kansen, risico’s en dilemma’s

Kans: bijdrage aan vertrouwen (terug) winnen We zien een burgerberaad als mogelijkheid om tot betere oplossingen te komen, een vastgelopen situatie in de politiek te helpen doorbreken en een bijdrage te leveren aan meer vertrouwen van bewoners in de overheid. Tegelijkertijd zien we dat het vertrouwen in de (landelijke) overheid afneemt. Voor de Utrechter gaat het daarbij ook over het Rijk, de woningcorporaties, de welzijnsorganisaties, de politie, de rechterlijke macht etc. Wij zien het burgerberaad als een van de instrumenten om te werken aan vertrouwen. We kunnen zichtbaar maken hoeveel kracht en kunde er bij bewoners zit. Daarvoor is het cruciaal dat het resultaat van het burgerberaad opvolging krijgt. Voor herstel van vertrouwen is uiteraard veel meer nodig. Dat kunnen we bereiken door betrouwbaar gedrag te laten zien. Je zegt wat je doet en je doet wat je zegt.

17

Dilemma: contact met de stad Doordat we werken met loting, nodigen we ook bewoners uit die wij niet vanzelfsprekend bereiken. We hebben een grote verantwoordelijkheid om de brug te bouwen met ook die inwoners die bijvoorbeeld de veranderingen te snel vinden gaan. Voor alle mensen willen en moeten we er zijn. Een burgerberaad biedt een kans op breder contact met de stad. Tegelijkertijd weten we dat niet elke Utrechter actief betrokken wil zijn bij de lokale democratie. Kans: ook bestaande vormen verbeteren We hebben op dit moment ook al veel verschillende vormen om samen te werken met bewoners, zoals wijkplatforms, netwerken in de stad, bewonersinitiatieven, bewonerspanels, bewonersavonden, etc. Wij denken dat we de ervaring die we opdoen met een burgerberaad kunnen gebruiken om ook deze bestaande vormen verder te verbeteren. Risico: niet iedereen kan deelnemen Een gezonde democratie is meer dan een keer in de vier jaar stemmen. Daarom is er een brede betrokkenheid van bewoners nodig. Hiervoor zien we mogelijkheden met een burgerberaad. Tegelijk zien we dat steeds meer mensen afhaken en in de overlevingstand komen gezien de huidige economische en maatschappelijke ontwikkelingen. Ook jongeren hebben het zwaar na corona.

Hebben Utrechters wel zin, tijd en mogelijkheden om mee te doen aan een burgerberaad? Risico: er is te weinig geld Voor de organisatie van een burgerberaad is veel geld nodig. Ook zijn er veel ambtenaren nodig die dingen uitzoeken en desgevraagd kunnen toelichten aan bewoners. Dat vraagt een herprioritering van het werk. Terwijl de stad ook veilig moet blijven, we moeten blijven bouwen, plannen blijven maken enzovoort. Risico: we weten van tevoren niet wat eruit komt Dat is spannend. De ervaringen met burgerberaden elders leert tot nu toe dat er nog nooit iets geks uit is gekomen. Tot nu toe is wellicht het meest teleurstellende dat eruit komt waar je zelf ook al aan had gedacht. Dilemma: van wie is het resultaat van het burgerberaad? Een burgerberaad is van de bewoners en daarmee onafhankelijk. Dit betekent dat ambtenaren, wethouders, burgemeester en raadsleden zich niet bemoeien met het burgerberaad, tenzij de bewoners zelf iets vragen aan de ambtenaren bijvoorbeeld. Het eindresultaat van het burgerberaad is het advies van de deelnemers waarbij we vooraf gezegd hebben dit in principe over te nemen. Tegelijkertijd is het onderwerp en de vraagstelling een verantwoordelijkheid van de gemeente. Dit betekent dat de gemeente ook de verantwoordelijkheid heeft om – zowel tussentijds als aan het einde - te toetsen op uitvoerbaarheid.

Dit zou kunnen betekenen dat delen niet worden overgenomen terwijl er veel energie is gestoken door bewoners in het advies.

18

Bijlage 1: Programma van eisen voor onafhankelijke procesbegeleiding -

Kennis van de organisatie van burgerberaden Kennis van verschillende vormen van loting Kennis van delibereren en de consentmethode Voorstel voor communicatie tijdens het beraad met de stad zowel fysiek als online Heldere verslaglegging tussendoor en aan het einde (liefst in A2 of A1 en anders in B1 taal) Er is geen (zakelijke) relatie met ambtenaren of de gemeenteraad van Utrecht Er zijn geen belangen van het bureau bij de uitkomst van het burgerberaad Hebben en geven geen mening over het onderwerp Kan toegankelijk communiceren met iedere Utrechter van praktisch geschoold tot theoretisch geschoold Kiezen samen met de deelnemers op integere en neutrale wijze sprekers om uit te nodigen (onder auspiciën van een ‘’fact-checker’’ die neutraal is) De voorzitter en begeleiders overleggen een VOG Werken zoveel mogelijk met lokale zzp-ers/professionals/maatschappelijke organisaties voor een maatschappelijk tarief (niet hoger dan 100 euro per uur) Begeleiden zowel op proces als op inhoud Zien het burgerberaad als een leerproces en geven constructieve feedback (tijdens en achteraf) Faciliteren de deelnemers in het ophalen van kennis en ervaring in de stad Zorgen voor voldoende tafel-gespreksleiders en leiden deze gespreksleiders op Zorgdragen voor een klachtenreglement en toezicht Maakt informatie en processtappen vindbaar op burgerberaadutrecht.nl Garandeert de privacy van de deelnemers

Zorgen dat het leuke, ontspannen bijeenkomsten zijn waarin bewoners democratisch zelfvertrouwen opbouwen Kan creatieve werkvormen inzetten zoals theater of games

Alle taken en de duur van de opdracht worden vanuit de gemeente vastgelegd in een opdracht.

Bijlage 2: Broninformatie In deze bijlage leest u over documenten die we via kennisnetwerken (bewoners, deskundigen andere overheden) en specifieke contacten met andere steden verzamelden. Deze zijn als achtergrondinformatie gebruikt voor het opstellen van dit startvoorstel. In alfabetische volgorde. • • • • • • • • • • •

Amsterdam – mini burgerberaad Klimaat Brenninckmeijer – rapport Burgerfora aanbevolen Bureau burgerberaad – www.bureauBurgerberaad.nl Eva Rovers – Nu is het aan ons het is tijd voor echte democratie G1000 – Handboek burgerberaad Gelders burgerberaad Klimaat – Provincie Haarlem – startnotitie burgerberaad Hogeland – burgerberaad – Raadsvoorstel & plan van aanpak Lyn, Carol (2018) Framing the Remit. New Democracy Research and Development Note New democracy – Enabling National Initiatives to Take Democracy Beyond Elections OECD - Innovatieve burgerparticipatie en nieuwe democratische instellingen 19

• • • • • • • • • • • • • •

Oost België - The Ostbelgien Model Institutionalising Deliberative Democracy Pratt, Julie (2005), A Guidebook for Issue Framing. The Kettering Foundation Raak – concept onderzoeksopzet burgerberaad – HvA en HH Redress – projectopzet hybride democratische innovaties Rheden – burgerberaad G1000 – Klimaat en energie Rijksbeleid – Kabinetsbrief Burgerfora bij klimaats- en energiebeleid Utrecht – coalitieakkoord 2022-2026 investeren in Utrecht Utrecht – adviesrapportage evaluatie stadsgesprekken energie Utrecht – verslag Expeditie burgerberaad Utrecht – Motie 95 Utrechts burgerberaad Utrecht – Een eerste verkenning Zeggenschap van Utrechters Zeist – burgerberaad over structurele heroverweging van 10 miljoen op de begroting Zeven zebra’s – Burgerforum inspiratie document 1 september 2022 – start landelijk netwerk burgerberaad – www.Burgerberaad.nu

Bijlage 3 : Mogelijke onderwerpen voor een tweede burgerberaad In onderstaande lijst zijn overige mogelijk geschikte onderwerpen - met bijbehorende vraagstelling opgenomen. Deze onderwerpen zijn voor dit moment nog onvoldoende scherp in vraagstelling om geschikt te zijn voor een eerste burgerberaad. ONDERWERP Utrecht zorgt voor elkaar

Wonen

Uitvoeringsprogramma Luchtkwaliteit

Klimaat

CONCEPT VRAAGSTELLING Hoe organiseren we de zorg en ondersteuning rekening houdend met het (groeiende) personeelstekort in de zorg en binnen de (beperkte) financiële kaders? Wat vraagt dat van de burgers, de partners in de zorg en de gemeente? Welke creatieve/innovatieve ideeën zijn er om daar met elkaar invulling aan te geven? Wat kan je zelf bijdragen aan een gezonde en veerkrachtige stad? Hoe kijkt Utrecht tegen de wooncrisis aan? Wat zou de gemeente kunnen doen om de crises aan te pakken? Deelvragen: - op welke schaal zijn tijdelijke woningen een goed idee? - moeten we meer gaan splitsen? - zijn friendswoningen een goed idee? Als er minder gebouwd wordt (door schaarste personeel, materialen, rentestijging); wat zouden dan alternatieven kunnen zijn? Welke maatregelen kan de gemeente nemen ter uitvoering van de visie? Waar kan de gemeente bij helpen om de luchtkwaliteit te verbeteren? Het gaat daarbij vooral om het terugdringen van houtstook en zorgen dat er meer emissieloos vervoer komt. Vraag nog in onderzoek

Het burgerberaad zou input kunnen geven voor de klimaatvisie, bijvoorbeeld over de mogelijke lokale impact op emissieverlaging bij (voedsel)consumptie. Nieuw armoedebeleid

Vraag nog in onderzoek

Inburgering

Hoe zorgen we voor een warmer welkom van nieuwe Utrechters?

20

1 Participatieverslag startdocument burgerberaad.docx

Participatieverslag startdocument burgerberaad Het participatietraject

Om tot het startdocument burgerberaad te komen is er contact gelegd met de initiatiefnemers uit de stad en is er een kerngroep opgericht met 3 vertegenwoordigers van de Transitiemotor030 (TM030) en twee ambtenaren. Zij hadden met regelmaat vergaderingen over de opzet van het burgerberaad en de voorwaarden waar het aan zou moeten voldoen. Tijdens drie bijeenkomsten is er ook met een bredere groep gepraat met andere betrokkenen van de TM030, de stichting Sleutelpersonen en afgevaardigden van de wijkplatforms. Ook zijn er twee aparte bijeenkomsten geweest met jongeren van de Young Minds. Zij waren uitgenodigd om bij de derde bijeenkomst aan te sluiten, maar konden toen niet. Daarom is een ambtenaar aangesloten bij hun tweewekelijks overleg op dinsdagavond in het stadskantoor. Het participatietraject is organisch ingestoken waarbij de participatie gaandeweg vorm heeft gekregen. Er is dan ook geen participatieplan gemaakt. De samenwerking met de kerngroep was op het niveau van co-creatie. Dat leent zich het beste voor fysieke gesprekken. Soms waren de vergaderingen wel via Teams. Er vonden drie wat grotere bijeenkomsten plaats, waarvan de eerste online en de andere twee fysiek. Meer fysiek dus omdat die vorm zich het beste leende voor het gesprek dat te voeren was.

Tijdens het eerste fysieke gesprek deden we een ‘’gesprek op voeten’’ waarbij er open en transparant gedeeld kon worden dat een nieuw instrument als het burgerberaad niet moest leiden tot minder aandacht voor verbetering van bestaande participatievormen. Ook kwam het onderwerp (wan)trouwen ter sprake. Een dergelijk gesprek over gevoelens en ‘’onderstroom’’ leent zich niet voor digitale raadpleging of online gesprekken. De drie grotere gesprekken waren op het participatieniveau adviseren. Aantal bijeenkomsten

29 juni 2022 Beraad over burgerberaad voor raadsleden, fracties, leden van politieke partijen en enkele ambtenaren. Op initiatief van de werkgroep Burgerberaad van de Transitiemotor030. Wij sloten aan (overheidsparticipatie). 26 augustus 2022 Overleg met kernteam Burgerberaad: verkennen welke stappen nodig zijn. 7 oktober 2022 Overleg met kernteam Burgerberaad: voorwaarden verder aanscherpen. 18 oktober 202 Digitaal gesprek met diverse wijkbewoners over de stappen op weg naar een Burgerberaad: bredere toetsing van de richting waarin gemeente en kerngroep zitten te denken. En verwachtingen delen. 21 oktober 2022 Overleg met kernteam Burgerberaad: voorbereiden bijeenkomst 1 november. 1 november 2022: Fysieke bijeenkomst met brede werkgroep Burgerberaad van de TransitieMotor (TM030) en vertegenwoordigers van de Stichting Sleutelpersonen. Wethouder Eva Oosters was ook aanwezig. 6 december 2022: Fysiek gesprek met de Young Minds. 13 december 2022: Bijwonen werkgroep burgerberaad van TM030: Leren van miniberaad Amsterdam. 10 januari 2023: Overleg met werkgroep TM030 over concept Startdocument Burgerberaad. 25 januari 2023: In co-creatie met de werkgroep burgerberaad van de TM030 en enkele ambtenaren een kernboodschap maken. Zie het communicatieplan. 13 februari 2023: Fysiek gesprek met meedenkgroep Burgerberaad uit de stad over de bijna-af-versie van het startdocument.

Wethouder Eva Oosters was het eerste half uur aanwezig. 7 maart 2023: Digitaal gesprek met de Young Minds om hen op de hoogte te houden en terug te koppelen waar we nu staan. 8 maart 2023: Digitaal gesprek met de kerngroep om hen op de hoogte te houden en terug te koppelen waar we nu staan. Betrokkenen

Transitiemotor030, werkgroep burgerberaad Stichting Sleutelpersonen Een aantal wijkplatforms Young Minds Hun inbreng had betrekking op de voorwaarden voor een succesvol burgerberaad, de te geven opdracht, de rol van het bestuur/de raad en ideeën voor onderwerpen.

1

Inbreng en resultaat

Welke punten van participanten zijn overgenomen? • Heb ook aandacht voor de verbetering van bestaande participatievormen • Zet sleutelpersonen uit de wijk in om buurtbewoners te bereiken die de overheid wantrouwen • Laat ook jongeren onder de 18 jaar meedoen • Zorg voor een parallel gesprek in de stad over het onderwerp • Met vergoeding rekening houden met wat je mag verdienen bij een uitkering • Stuur een kaart (geen brief) en vertel ook mondeling in de stad over het burgerberaad • Geef de mogelijkheid aan (gelote) bewoners om de vraagstelling aan te scherpen voordat de raad de opdracht geeft • Het vormgeven van een leernetwerk waar ook (gelote) bewoners inzitten • Communiceren in verschillende talen, bv ook Arabisch of Turks. • Gebruik tijdens het beraad niet alleen vergadervormen maar ook andere manieren dan alleen praten; niet iedereen is even praterig en talig ingesteld • Tijdens het lopende proces van het burgerberaad zijn er geen inhoudelijke ambtenaren en raadsleden aanwezig, tenzij dat is afgesproken in het reglement van orde of zij daartoe worden uitgenodigd door het beraad. Een aantal ambtenaren die procesmatig vanuit het programma samen stad maken betrokken zijn, mogen wel op de achtergrond aanwezig zijn. Welke punten van participanten zijn niet overgenomen? Waarom niet? • Jongeren van 12 en 13 jaar mee laten doen. Dat lijkt ons toch net wat te jong.

Jongeren van 12/13 jaar kunnen nog op de basisschool zitten. Ze moeten zich voldoende senang kunnen voelen aan de gesprekstafels. • Een burgerberaad op wijkniveau. Dit doen we niet voor de eerste twee burgerberaden omdat het geven van de bestuurlijke opdracht eenvoudiger is op stedelijk niveau. Toegezegd is wel dat als we een burgerberaad op wijkniveau gaan doen, de bestaande wijk-/buurtplatforms als eerste worden betrokken. • Spreken over mandaat. Dit is een juridische bevoegdheid die je volgens de wet algemene wet bestuursrecht niet over kunt dragen aan burgers. Er kan wel gesproken worden over zwaarwegend advies. • Sommige participanten vroegen om de term vuurwerk uit de vraagstelling te halen. Dit doen we niet, want we willen de vraag over oud & nieuw liëren aan de vraag over vuurwerk, omdat deze vraag ook speelt en waarover politieke verdeeldheid is. De viering van oud & nieuw kun je ook niet los zien van deze traditie. • Sommige participanten hebben gevraagd om niet als gemeente in gesprek te gaan met om deelname te bevorderen, omdat gemeente niet vertrouwd wordt. Dit doen we wel, om aan te geven dat het een vraag is waar de gemeente voor staat. Wellicht draagt dit ook een steentje bij aan het terugbrengen van vertrouwen.

Voor het bereiken van specifieke doelgroepen die (erg) wantrouwend zijn, willen we wel werken met sleutelpersonen die reeds vertrouwensrelaties hebben opgebouwd. Er zal dus sprake zijn van en/en en niet of/of. Vervolgafspraken

De betrokkenen op de hoogte houden van de besluitvorming en hoe verder. Samen met de kerngroep goed nadenken over de vragen voor het leernetwerk en het onafhankelijke onderzoek. En als het burgerberaad er komt de communicatie-inzet vanuit de gemeente en de TM030 onderling goed afstemmen (de TM030 gaat ook communiceren en de stad in; zij hebben hiervoor een bijdrage uit het initiatievenfonds gekregen).

2

1 Presentatie burgerberaad van Transitiemotor030.pptx

3.3 Agenderingen ter plaatse op basis van de lijst ingekomen raadsbrieven 1 Overzicht raadsbrieven 29 maart tot en met 11 april 2023 .docx

Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën 18 april 2023 Ingekomen raadsbrieven 29 maart tot en met 11 april 2023 Nr.

Beleidsveld

Datum

Onderwerp

1

06-04-2023

Burgerzaken

Raadsbrief Besluit inleidend verzoek raadgevend referendum 'niet versneld betaald parkeren in de hele stad Utrecht'

2 3

04-04-2023 04-04-2023

Openbare Orde en

Raadsbrief Uitstelbericht moties en toezeggingen

Veiligheid

demonstraties en kraken

Openbare Orde en

Raadsbrief Flexibel cameratoezicht

Veiligheid 4

04-04-2023

Openbare Orde en

Raadsbrief Agenda tegen uitbuiting

Veiligheid 5

04-04-2023

Bestuurlijke zaken

Raadsbrief Scheidslijnen in Utrecht - verdieping Utrecht Monitor

6

30-03-2023

Bestuurlijke zaken

Raadsbrief Afsluiting Utrecht 900 jaar stadsrechten

7

30-03-2023

Internationale Zaken

Raadsbrief EBU-missie Kopenhagen

en Regionale samenwerking

Aandachtspunt

4 Ingekomen stukken 1 LIS VBF 18042023.docx

+

Openbare lijst van ingekomen stukken voor commissie VBF 18 april 2023 Nummer 1.

Ingekomen stuk Brief besluit VTH inzake dossier Binnenstad

5 Rekenkamerrapport Horen, zien en samen door 1 Dossier 3257 voorblad.pdf

Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën Dossiernummer

3257

Vertrouwelijk

Nee

Vergaderdatum

18 april 2023

Agendapunt

5

Titel

Rekenkamerrapport Horen, zien en samen door

ID

3451

Behandelend ambtenaar Telefoon E-mail Datum collegebesluit Geocodering Thema Portefeuillehouder Beleidsveld Referendabel Reden niet referendabel Raadsadviseur (lijst) Behandelvoorstel Resultaat commissiebehandeling Resultaat raadsbehandeling Geagendeerd

Vergaderdatum

Commissie Veiligheid, Bestuur en

30 maart 2023

Financiën Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën Voorgesteld besluit

18 april 2023

1 20221220 Aanbiedingsbrief gemeenteraad rekenkamerrapport Horen, zien en samen door.pdf

Aan de gemeenteraad van de gemeente Utrecht

Behandeld door

Gerth Molenaar

Datum

19 december 2022

Doorkiesnummer

030 – 286 1391 / 06 – 4975 4300

Ons kenmerk

10596853

E-mail

g.molenaar@utrecht.nl

Onderwerp

Bijlagen

4

Rekenkamerrapport ‘Horen, zien en samen door’ met persbericht, publiekssamenvatting en raadsvoorstel

Geachte leden van de gemeenteraad, De rekenkamer heeft onderzoek gedaan naar het inwonersparticipatiebeleid van de gemeente Utrecht. Hierbij bied ik u het rapport ‘Horen, zien en samen door. Een onderzoek naar de ervaringen met en resultaten van inwonerparticipatie in de gemeente Utrecht’ aan met bijbehorend persbericht, publiekssamenvatting en raadsvoorstel. Op deze documenten rust een embargo tot dinsdag 20 december 2022 9.00 uur, waarna deze openbaar worden gemaakt op onze website. De technische bijeenkomst, waarin het rapport wordt gepresenteerd, zal worden gepland in aanloop naar de vergadering van de commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën van februari 2023. U ontvangt hiervoor te zijner tijd per e-mail een uitnodiging. Over de raadsbehandeling van het rekenkamerrapport wordt u via de griffie nader geïnformeerd. Met vriendelijke groet,

drs. P.W.D. Venhoeven Voorzitter Rekenkamer Utrecht

1

1 20221220 Raadsvoorstel Horen, zien en samen door.pdf

Voorstel aan de gemeenteraad

Rekenkamerrapport: Horen, zien en samen door Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Geheim

Participatie Wijken Johan Snoei 10596853 Volgt Nee

De rekenkamer stelt de raad voor te besluiten om het college van burgemeester en wethouders te verzoeken: 1. Voorafgaand aan een participatietraject aan inwoners, raadsleden en andere belanghebbenden duidelijk te maken hoe het traject eruitziet, waar het inhoudelijk om gaat, welke beïnvloedingsruimte deelnemers hebben en op welke manier hun inbreng van invloed kan zijn op de uiteindelijke besluitvorming. 2. Per project te analyseren welke doelgroepen betrokken moeten worden en een doelgroepgerichte aanpak te hanteren om meer verschillende Utrechters te bereiken. 3. Een transparante werkwijze te hanteren zodat deelnemers aan participatietrajecten zich gezien en gehoord voelen. 4. Tussentijds en achteraf duidelijk aan inwoners en raadsleden terug te koppelen wat er met de inbreng van belanghebbenden is gedaan. En daarbij ook beargumenteerd uit te leggen waarom de inbreng wel of niet tot wijzigingen in het eindproduct heeft geleid. 5. De inspanningen en resultaten van participatietrajecten vanuit verschillende perspectieven in beeld te brengen, zodat hiervan geleerd kan worden bij andere trajecten. 6. De doelen, rollen en taken in het actieprogramma Samen stad maken: participatie in samenspraak met de gemeenteraad concreter te maken, zodat deze beter toepasbaar zijn bij de gemeentelijke inzet bij participatietrajecten. 7.

De raad binnen zes weken door middel van een plan van aanpak te informeren over de wijze waarop deze aanbevelingen worden uitgevoerd.

De rekenkamer,

de secretaris,

de voorzitter,

dr. G. Molenaar

drs. P.W.D. Venhoeven

Samenvatting Rekenkamer Utrecht heeft onderzoek gedaan naar het doelbereik van het inwonerparticipatiebeleid van de gemeente Utrecht. De resultaten hiervan zijn vastgelegd in het rapport Horen, zien en samen door.

Context Aanleiding Utrecht heeft sinds 2019 het actieprogramma Samen stad maken: participatie om de inwonerparticipatie te verbeteren. In dit actieprogramma staan drie doelen centraal: meer verschillende Utrechters kunnen meedoen (inclusiviteit), mensen voelen zich betrokken bij de stad Utrecht (betrokkenheid) en tot slot samen wijzer worden (kwaliteitsimpuls in plannen, beleid en projecten). De Rekenkamer Utrecht heeft onderzocht hoe de gemeente Utrecht inwonerparticipatie in de praktijk invult. We onderzochten hoe participatie wordt ervaren door inwoners en raadsleden in Utrecht. Dit deden wij bij zes concrete trajecten om te horen en te zien hoe participatie daar is verlopen en ervaren. Juridische context Rekenkamer Utrecht is een onafhankelijk bestuursorgaan van de gemeente Utrecht, met een grondslag in de gemeentewet (artikel 81 en 182-185). De rekenkamer heeft taken en bevoegdheden op een bij wet duidelijk afgebakend terrein. De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur (gemeentewet, artikel 182). Een door de rekenkamer ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur bevat daarbij geen controle van de jaarrekening aangezien dat het werkterrein is van de accountant.

De gemeenteraad heeft binnen de kaders van de wet voor Rekenkamer Utrecht het juridisch kader nader vastgelegd in een verordening. De Verordening Rekenkamer Utrecht is begin 2021 geactualiseerd (Gemeenteblad nr. 23412, 26 januari 2021). Beoogd effect Het doel van dit onderzoek is om de gemeenteraad inzicht te geven in het doelbereik van het inwonerparticipatiebeleid van de gemeente Utrecht. De perspectieven van de inwoners en de raadsleden staan hierbij centraal. De centrale vraag van het onderzoek is: In hoeverre slaagt de gemeente Utrecht er met inwonerparticipatie in om de doelen van het actieprogramma Samen stad maken: participatie te realiseren? Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad Op 21 november 2019 heeft de gemeenteraad het actieprogramma Samen stad maken: participatie vastgesteld. Middels vier halfjaarlijkse voortgangsrapportages tussen juni 2020 en december 2021 is de raad geïnformeerd over de voortgang van het actieprogramma. In 2021 is het actieprogramma uitgebreid met een deel over initiatief. Het meest recent is de raadsbrief van september 2022 waarin enkele actuele ontwikkelingen rondom het programma Samen stad maken zijn opgenomen.

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

Voorafgaand aan een participatietraject aan inwoners, raadsleden en andere belanghebbenden duidelijk te maken hoe het traject eruitziet, waar het inhoudelijk om gaat, welke beïnvloedingsruimte deelnemers hebben en op welke manier hun inbreng van invloed kan zijn op de uiteindelijke besluitvorming.

Argumenten 1.1

Ongeveer tweederde van de inwoners weet vooraf niet altijd goed wat zij inhoudelijk van de gemeente en het participatietraject kunnen verwachten. 2

1.2

Er bestaat vooral een discrepantie tussen de verwachte mate van invloed en de daadwerkelijke mate van invloed die inwoners tijdens het traject hebben en ervaren.

1.3

Bij de onderzochte trajecten hadden inwoners behoefte aan meer informatie over hoe het traject er in zijn geheel uitziet, waar het inhoudelijk om gaat, hoe groot de beïnvloedingsruimte is en wat er met de inbreng van deelnemers wordt gedaan bij de besluitvorming.

1.4

De gemeente communiceert wel duidelijk over de momenten en manieren waarop inwoners kunnen participeren.

1.5

Onduidelijke verwachtingen weerhouden inwoners ervan om tijd en energie in een traject te willen steken.

1.6

De gemeente brengt raadsleden voorafgaand aan participatietrajecten niet goed op de hoogte van hoe deze zijn vormgegeven en waarom.

1.7

Vaak zijn er vooraf geen concrete afspraken gemaakt over wat de uitkomst van het traject betekent voor het te nemen besluit.

1.8

Raadsleden zijn vaak wel op de hoogte van de formele en informele momenten waarop zij bij trajecten betrokken kunnen zijn.

1.9

De afweging om te kiezen tussen het algemeen, stadsbelang of het buurtbelang vinden sommige raadsleden ingewikkeld.

Beslispunt 2

Per project te analyseren welke doelgroepen betrokken moeten worden en een doelgroepgerichte aanpak te hanteren om meer verschillende Utrechters te bereiken.

Argumenten 2.1

De gemeente spant zich op veel manieren in om inwoners te bereiken, maar kan meer proactief te werk gaan om meer verschillende Utrechters te betrekken.

2.2

Participatietrajecten zijn in het algemeen breed toegankelijk, maar er wordt door inwoners wel aandacht gevraagd voor specifieke groepen.

2.3

Met name voor inwoners die minder taal- en/of digivaardig zijn kan de drempel om deel te nemen nog hoger zijn.

2.4

Inwoners voelen zich niet bij alle participatievormen en –niveaus even goed betrokken.

2.5

Inwoners en raadsleden merken nog vaak dezelfde groep(en) inwoners op bij de participatiemomenten.

2.6

De mate van betrokkenheid van inwoners bij participatiemomenten blijkt in de periode 2017 - 2021 niet of nauwelijks veranderd.

Beslispunt 3

Een transparante werkwijze te hanteren zodat deelnemers aan participatietrajecten zich gezien en gehoord voelen.

3

Argumenten 3.1

Bijna de helft (46%) van de geënquêteerde deelnemers zegt zich gezien en gehoord te voelen.

3.2

Inwoners hebben de gemeente Utrecht in de participatietrajecten als redelijk benaderbaar ervaren (48% wel benaderbaar).

3.3

De ervaren betrouwbaarheid (28%) en betrokkenheid (36%) tijdens de participatietrajecten zijn in het algemeen minder positief beoordeeld.

3.4

Bijna driekwart (74%) van de deelnemers voelt zich uitgenodigd hun inbreng te leveren. Hierin zijn wel verschillen merkbaar tussen de onderzochte trajecten.

3.5

Raadsleden zien regelmatig dat de interactie tussen inwoners en de gemeente stroef verloopt.

Beslispunt 4

Tussentijds en achteraf duidelijk aan inwoners en raadsleden terug te koppelen wat er met de inbreng van belanghebbenden is gedaan. En daarbij ook beargumenteerd uit te leggen waarom de inbreng wel of niet tot wijzigingen in het eindproduct heeft geleid.

Argumenten 4.1

Iets meer dan de helft (59%) van de deelnemers aan de onderzochte participatietrajecten weet wat er met hun inbreng is gebeurd.

4.2

Dit komt met name door een gebrek aan terugkoppeling of een ongestructureerde manier van terugkoppelen.

4.3

Inwoners zien dat hun inbreng niet altijd wordt gebruikt, waardoor het project volgens hen ook niet verbetert.

4.4

In de praktijk is de verbetering van het plan, beleid of project (kwaliteitsimpuls) vaak niet zichtbaar gemaakt in het eindproduct. Dat maakt het voor raadsleden lastig te beoordelen of het participatietraject heeft geleid tot een kwaliteitsimpuls.

4.5

Een weergave van de inhoudelijke opbrengst van het traject helpt raadsleden om dit mee te kunnen nemen in de afwegingen en besluitvorming.

Beslispunt 5

De inspanningen en resultaten van participatietrajecten vanuit verschillende perspectieven in beeld te brengen, zodat hiervan geleerd kan worden bij andere trajecten.

Argumenten 5.1

Betrokkenen bij de participatietrajecten – geënquêteerde inwoners, raadsleden, projectmanagers en externe samenwerkingspartners – vinden het lastig om de verhouding tussen inspanningen en resultaten te beoordelen.

5.2

Ongeveer de helft van de deelnemers vindt de verhouding tussen de eigen inspanning en het resultaat in balans.

4

5.3

Inwoners vinden een oordeel over de verhouding tussen de inspanningen van de gemeente en de resultaten moeilijker te vellen, de helft onthoudt zich hierbij van een oordeel.

5.4

Raadsleden vinden het lastig om de verhouding tussen de inspanningen en resultaten te beoordelen, omdat het hen ontbreekt aan voldoende informatie.

5.5

Projectmanagers en externe samenwerkingspartners hebben twijfels over de juiste balans. Het blijkt moeilijk om grenzen te stellen aan de inzet en het geld dat in de trajecten wordt gestoken.

5.6

Van het inzicht in de inspanningen en resultaten kan geleerd worden bij andere trajecten en gebruikt worden bij keuzes die daarvoor gemaakt moeten worden.

5.7

Dit inzicht in de balans kan ook bijdragen aan het vergroten van het lerend vermogen van de gemeentelijke organisatie en de externe samenwerkingspartners.

5.8

Raadsleden zullen zich meer bewust zijn van de tijd en het geld dat aan de trajecten is besteed.

5.9

Bij inwoners speelt een goede balans mee in de afweging om in de toekomst (nogmaals) deel te willen nemen aan een participatietraject.

Beslispunt 6

De doelen, rollen en taken in het actieprogramma Samen stad maken: participatie in samenspraak met de gemeenteraad concreter te maken, zodat deze beter toepasbaar zijn bij de gemeentelijke inzet bij participatietrajecten.

Argumenten 6.1

De gekozen vormen van inwonerparticipatie sluiten niet volledig aan bij de doelen van het actieprogramma Samen Stad Maken: participatie.

6.2

Er is geen duidelijke relatie zichtbaar tussen het probleem waarop het actieprogramma zich richt en de inzet van de gemeente bij inwonerparticipatie.

6.3

De drie doelen van het actieprogramma zijn algemeen, onvoldoende meetbaar en niet afgebakend in de tijd.

6.4

Betrokkenen vinden de doelen acceptabel, maar betwijfelen of ze realistisch en haalbaar zijn.

6.5

Het actieprogramma beschrijft strategieën en acties, maar het wordt onvoldoende duidelijk hoe deze bijdragen aan het bereiken van de doelen.

6.6

De rol en taak van inwoners wordt in het actieprogramma toegelicht aan de hand van verschillende vormen en domeinen.

6.7

De rol en taak van de raadsleden is algemeen beschreven en gericht op de gemeenteraad als geheel. In de praktijk gaan raadsleden verschillend om met participatietrajecten en hun betrokkenheid daarbij.

6.8

Onduidelijkheid over rollen en taken kan leiden tot frustratie en onvrede bij raadsleden, inwoners en projectmanagers.

5

6.9

Voorafgaand aan het participatietraject wordt er een afweging gemaakt om tot een participatievorm en -niveau te komen. Dit gebeurt niet altijd op dezelfde manier.

6.10

Inwoners kunnen door deze verschillende afwegingen bij soortgelijke projecten toch een onderling afwijkende mate van invloed uitoefenen.

Beslispunt 7

De raad binnen zes weken door middel van een plan van aanpak te informeren over de wijze waarop deze aanbevelingen worden uitgevoerd.

Argumenten 7.1

Bij de formulering van de aanbevelingen heeft de rekenkamer concrete voorstellen gedaan om invulling te geven aan de aanbevelingen en tegelijkertijd ruimte gelaten aan het college om de aanbevelingen nader in te vullen.

7.2

In artikel 11 (lid 8) van de Verordening Rekenkamer Utrecht 2018 is opgenomen dat het college binnen zes weken na besluitvorming over de aanbevelingen van de rekenkamer een plan van aanpak opstelt over de implementatie van de raadsbesluiten.

7.3

In artikel 11 (lid 9) is opgenomen dat het college jaarlijks (bij de Jaarstukken) aan de raad rapporteert over de stand van zaken van de uitvoering van de raadsbesluiten die genomen zijn naar aanleiding van rekenkamerrapporten.

Kanttekening 7.1

Indien nuttig kan via een expliciet besluit van de gemeenteraad van de standaardtermijn van zes weken worden afgeweken.

Financiën De financiële consequenties van dit voorstel zijn op dit moment onbekend. Deze zijn afhankelijk van de besluitvorming en de precieze opvolging van de beslispunten daarna.

Vervolg Met het voorliggend besluit wordt het college verzocht om de raad binnen zes weken door middel van een plan van aanpak te informeren over de wijze waarop de aanbevelingen worden uitgevoerd.

Participatie Er is een groot aantal personen en organisaties in het onderzoek betrokken: ▪ Binnen de gemeentelijke organisatie sprak de rekenkamer tijdens het onderzoek met elf medewerkers. ▪ Aan de hand van een vastgesteld enquêteformulier in gesprek met inwoners. Voor de ruimtelijke projecten gingen we op verschillende dagen en tijdstippen van deur tot deur in het verspreidingsgebied van de uitnodigingen van de gemeente in het kader van participatie. In totaal hebben wij gesproken met 412 inwoners, waarvan er 126 aan een traject deelnamen en 286 niet hebben deelgenomen. Naast de individuele inwoners zijn ook gesprekken gevoerd met negen (externe) partijen die bij deze casestudy’s betrokken zijn (geweest), zoals woningcorporaties, communicatie- en procesbegeleiders en inwonersstichtingen en verenigingen. ▪ Aan de hand van de relevante normen zijn gesprekken gevoerd met dertien (oud)raadsleden en twee (oud)fractiemedewerkers. Hierbij spraken wij naast de ervaringen in specifieke casestudy(’s) ook over algemene ervaringen met inwonerparticipatie. ▪ Daarnaast hebben we twee groepsgesprekken gevoerd met ieder vier inwoners die nauw betrokken zijn bij andere inwonerparticipatietrajecten in de stad.

6

Communicatie Rekenkamer Utrecht stuurt het rapport en de bijbehorende documenten in eerste instantie toe aan de gemeenteraad en het college van B&W. Vervolgens worden deze ook openbaar gemaakt op de website van de rekenkamer. Daarbij worden ook de respondenten, perscontacten en andere geïnteresseerden op de hoogte gesteld. In een technische bijeenkomst licht de rekenkamer de onderzoeksresultaten nader toe. Specifiek voor dit onderzoek heeft de rekenkamer ook per casestudy een flyer opgesteld met de belangrijkste algemene uitkomsten (voorzijde) en specifieke resultaten per onderzochte casestudy (achterzijde). Deze flyers zijn in het enquêtegebied van deur-tot-deur verspreid.

Bijlagen Bijlagen besluitvorming ▪ Rekenkamerrapport Horen, zien en samen door. Een onderzoek naar de ervaringen met en resultaten van inwonerparticipatie in de gemeente Utrecht. ▪ Persbericht ▪ Publiekssamenvatting Bijlagen informatief (beschikbaar via de website van de rekenkamer) ▪ Infographic ▪ Flyer per project ▪ Tabellenboek Enquête onder inwoners

7

1 20221220 Persbericht Horen zien en samen door.pdf

PERSBERICHT REKENKAMER UTRECHT: UTRECHTERS IN HET ONGEWISSE BIJ PARTICIPATIETRAJECTEN UTRECHT, 20 december 2022 – Inwoners hebben bij participatietrajecten behoefte aan meer informatie. Ook vinden zij het tijdens en na het traject vaak onduidelijk wat er met hun inbreng is gebeurd. Dat blijkt uit onderzoek van de Rekenkamer Utrecht bij 400 inwoners in 6 participatietrajecten van de gemeente Utrecht. De rekenkamer haalde voor haar onderzoek ‘Horen, zien en samen door’ het afgelopen jaar ervaringen op bij ruim 400 inwoners, bij raadsleden en medewerkers van de gemeente en bij samenwerkingspartners. De onderzoekers verdiepten zich vooral in de participatietrajecten bij het Thomas à Kempisplantsoen, Rachmaninoffplantsoen, de Maliebaan, Oosterspoorbaan, Energielandschap Rijnenburg en Reijerscop, en het aanmeldbeleid voor basisscholen. Utrechters willen meer inhoudelijk informatie Voor vrijwel alle Utrechters die bij één van deze trajecten betrokken waren, zijn de momenten en manieren waarop deel kan worden genomen helder. Maar zij hebben wel behoefte aan meer informatie over de manier waarop het traject er in zijn geheel uitziet. En waar het traject inhoudelijk precies over gaat, waar inwoners wel invloed op kunnen hebben en waar niet, en wat er met de inbreng van deelnemers wordt gedaan bij de besluitvorming door de gemeenteraad of het college van burgemeester en wethouders.

Hierdoor ontstaan onduidelijke verwachtingen. Ook kunnen inwoners bij vergelijkbare trajecten te maken krijgen met andere vormen en niveaus van participatie. Dit komt doordat projectmanagers van de gemeente en externe samenwerkingspartners verschillende afwegingen maken. Ook tijdens de trajecten vinden deelnemers het belangrijk dat alle benodigde informatie met hen wordt gedeeld. De rekenkamer beveelt daarom aan om voorafgaand aan trajecten meer duidelijkheid te geven over de inhoud ervan en tijdens het traject maximale openheid en een transparante werkwijze te hanteren. Utrechters beter zichtbaar maken wat met de inbreng is gedaan Voor veel deelnemers is tijdens en na het traject niet duidelijk wat er met hun inbreng is gebeurd. Een ander deel ziet dat hun inbreng niet wordt gebruikt, maar het wordt hen niet helder waarom 1

niet. Inwoners en raadsleden vinden het daardoor lastig te beoordelen of een project beter is geworden door de inbreng van de deelnemers. De uitkomsten van de participatietrajecten worden vaak niet zichtbaar gemaakt in het eindproduct, zoals een plan of programma. De rekenkamer beveelt daarom aan om tussentijds en achteraf duidelijk aan inwoners en raadsleden te vertellen wat er met de inbreng is gedaan en of dit tot wijzigingen heeft geleid. Noot voor de redactie Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Gerth Molenaar, secretaris van de rekenkamer, tel. 06-49754300. Het rapport ‘Horen, zien en samen door’ en meer informatie over de Rekenkamer Utrecht vindt u op https://www.utrecht.nl/bestuur-en-organisatie/rekenkamer/. Mits met bronvermelding (Rekenkamer Utrecht, 2022) kunt u gebruik maken van de figuren uit het rapport (format PDF beschikbaar). Aanvragen via rekenkamer@utrecht.nl. Stadhuisbrug 1 Utrecht Postbus 16200, 3500CE Utrecht 030-286 13 91 | www.utrecht.nl/bestuur-en-organisatie/rekenkamer/

2

1 20221220 Rekenkamerrapport Horen zien en samen door.pdf

HOREN, ZIEN EN SAMEN DOOR EEN ONDERZOEK NAAR DE ERVARINGEN MET EN RESULTATEN VAN INWONERPARTICIPATIE IN DE GEMEENTE UTRECHT

1

HOREN, ZIEN EN SAMEN DOOR

EEN ONDERZOEK NAAR DE ERVARINGEN MET EN RESULTATEN VAN INWONERPARTICIPATIE IN DE GEMEENTE UTRECHT

20 december 2022 Eindrapport 2

REKENKAMER UTRECHT LEDEN ▪ ▪ ▪ ▪

Paul Venhoeven (voorzitter) Carolien de Boer (tot 26 september 2022) Sjoerd Keulen Nanda ’t Lam (vanaf 1 december 2022)

MEDEWERKERS ONDERZOEK ▪ ▪ ▪ ▪

Johan Snoei Vince van Houten Naomi Meys Jelte Schat

CONTACTGEGEVENS 030 - 286 1391 rekenkamer@utrecht.nl utrecht.nl/bestuur-en-organisatie/rekenkamer Postbus 16200, 3500 CE Utrecht

3

INHOUD DEEL I BESTUURLIJK RAPPORT .................................................................... 7 1

DOELSTELLING ONDERZOEK ............................................................. 7

2

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN .................................................... 8

3

BESTUURLIJKE REACTIE COLLEGE VAN B&W ................................. 17

4

NAWOORD REKENKAMER ................................................................ 20

DEEL II NOTA VAN BEVINDINGEN ................................................................ 21 1

INLEIDING .......................................................................................... 22

1.1

AANLEIDING ...................................................................................... 22

1.2.

DOEL EN ONDERZOEKSVRAGEN ..................................................... 22

1.3

WERKWIJZE EN AFBAKENING ONDERZOEK ................................... 23

1.4

LEESWIJZER ..................................................................................... 26

2

INWONERPARTICIPATIEBELEID ....................................................... 28

2.1

BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN ....................................................... 28

2.2

TOELICHTING OP DE BEVINDINGEN ................................................ 29

2.2.1 Visie Samen stad maken mist probleemanalyse en verbinding ................. met inzet ............................................................................................. 29 2.2.2 Doelen van Samen stad maken acceptabel, maar algemeen, ................... onvoldoende meetbaar en niet afgebakend in de tijd ............................. 31 2.2.3 Rollen en taken verschillen bij inwoners naar vormen en domeinen .......... en bij raadsleden per persoon .............................................................. 35 3

ERVARINGEN .................................................................................... 39

3.1

BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN ....................................................... 40

3.2

TOELICHTING OP DE BEVINDINGEN ................................................ 41

3.2.1 Gekozen participatievormen sluiten niet altijd aan op doelen .................... actieprogramma Samen stad maken: participatie .................................. 41 3.2.2 Afweging participatievorm en -niveau gebeurt niet op dezelfde manier .. 45 3.2.3 Inwoners weten niet altijd vooraf wat zij van een traject kunnen ................ verwachten, momenten en manieren zijn wel duidelijk .......................... 46 3.2.4 Raadsleden voorafgaand aan trajecten niet op de hoogte van .................. de gekozen vorm, vooraf geen concrete afspraken over betekenis ........ 48 4

4

RESULTATEN .................................................................................... 52

4.1

BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN ....................................................... 53

4.2

TOELICHTING OP DE BEVINDINGEN ................................................ 54

4.2.1 Doel 1 Inclusiviteit: Participatiemomenten breed toegankelijk, .................. noodzaak meer aandacht voor specifieke groepen blijft bestaan ........... 54 4.2.2 Doel 2 Betrokkenheid: Mate van betrokkenheid inwoners niet of ............... nauwelijks veranderd, ongeveer de helft voelt zich gezien en gehoord ... 57 4.2.3 Doel 3 Samen wijzer worden: Inzicht in kwaliteitsimpuls voor ................... inwoners en raadsleden beperkt .......................................................... 61 4.2.4 Twijfels bij juiste balans inspanningen en resultaten.............................. 65 5

CASESTUDY’S ................................................................................... 69

5.1

Thomas à Kempisplantsoen................................................................. 69

5.1.1 Achtergrond ........................................................................................ 69 5.1.2 Tijdlijn ................................................................................................. 70 5.1.3 Ervaringen .......................................................................................... 71 5.1.4 Doelbereik en effectiviteit ..................................................................... 73 5.1.5 Leer- en verbeterpunten ...................................................................... 75 5.2

Rachmaninoffplantsoen ....................................................................... 76

5.2.1 Achtergrond ........................................................................................ 76 5.2.2 Tijdlijn ................................................................................................. 77 5.2.3 Ervaringen .......................................................................................... 78 5.2.4 Doelbereik en effectiviteit ..................................................................... 79 5.2.5 Leer- en verbeterpunten ...................................................................... 80 5.3

Maliebaan ........................................................................................... 81

5.3.1 Achtergrond ........................................................................................ 81 5.3.2 Tijdlijn ................................................................................................. 82 5.3.3 Ervaringen .......................................................................................... 84 5.3.4 Doelbereik en effectiviteit ..................................................................... 86 5.3.5 Leer- en verbeterpunten ...................................................................... 88 5.4

Park Oosterspoorbaan......................................................................... 89

5.4.1 Achtergrond ........................................................................................ 89 5.4.2 Tijdlijn ................................................................................................. 90 5.4.3 Ervaringen .......................................................................................... 91 5.4.4 Doelbereik en effectiviteit ..................................................................... 93 5

5.4.5 Leer- en verbeterpunten ...................................................................... 95 5.5

Energielandschap Rijnenburg en Reijerscop......................................... 95

5.5.1 Achtergrond ........................................................................................ 95 5.5.2 Tijdlijn ................................................................................................. 96 5.5.3 Ervaringen .......................................................................................... 97 5.5.4 Doelbereik en effectiviteit ................................................................... 100 5.5.5 Leer- en verbeterpunten .................................................................... 102 5.6

Aanmeldbeleid basisscholen .............................................................. 103

5.6.1 Achtergrond ...................................................................................... 103 5.6.2 Tijdlijn ............................................................................................... 105 5.6.3 Ervaringen ........................................................................................ 105 5.6.4 Doelbereik en effectiviteit ................................................................... 107 5.6.5 Leer- en verbeterpunten .................................................................... 108 BIJLAGE 1 ONDERZOEKSVERANTWOORDING ......................................... 111

6

DEEL I 1

BESTUURLIJK RAPPORT

DOELSTELLING ONDERZOEK

Aanleiding Inwoners voelen zich vaak betrokken bij hun eigen buurt en zijn bereid om mee te denken over lokale ontwikkelingen. Dit vraagt om een open houding van de overheid in de voorbereiding en uitwerking van beleid en plannen. Op papier zijn de ambities met inwonerparticipatie vaak snel geformuleerd. Effectieve participatie draagt bij aan het verkleinen van de kloof tussen overheid en inwoner en aan het vergroten van het vertrouwen in politiek en bestuur. Het tegendeel is echter ook waar. Participatie die er niet in slaagt de gewekte verwachtingen waar te maken, vergroot de kloof juist en doet afbreuk aan de kracht van de lokale democratie. Een belangrijke vraag bij participatie is of de belanghebbenden zich écht gehoord en gezien voelen.

Wordt er actief geluisterd naar de inbreng van aanwezigen of gaat het vooral om het overbrengen van een eigen boodschap? Wordt er in de omgeving van het project gekeken naar de mogelijke gevolgen en meegedacht over oplossingen voor de zorgen die er leven over een verandering? En hoe gaat het verder na afloop van het participatietraject: worden de resultaten dan teruggekoppeld en zichtbaar in de verdere uitwerking en blijven de gemeente en haar inwoners dan ook nog op elkaar betrokken? Kortom, is er echt sprake van horen, zien en samen door? Utrecht heeft sinds 2019 het actieprogramma Samen stad maken: participatie om de inwonerparticipatie te verbeteren. In dit actieprogramma staan drie doelen centraal: meer verschillende Utrechters kunnen meedoen (inclusiviteit), mensen voelen zich betrokken bij de stad Utrecht (betrokkenheid) en tot slot samen wijzer worden (kwaliteitsimpuls in plannen, beleid en projecten). De Rekenkamer Utrecht heeft onderzocht hoe de gemeente Utrecht inwonerparticipatie in de praktijk invult. We onderzochten hoe participatie ervaren wordt door inwoners en raadsleden in Utrecht. Dit deden wij bij zes concrete trajecten om te horen en te zien hoe participatie daar is verlopen en ervaren.

Centrale vraag De centrale vraag van ons onderzoek is: In hoeverre slaagt de gemeente Utrecht er met inwonerparticipatie in om de doelen van het actieprogramma Samen stad maken: participatie te realiseren? Deze rapportage bestaat uit twee delen: I. het bestuurlijk rapport en II. de nota van bevindingen. In dit eerste deel gaan we in op de overkoepelende conclusies en aanbevelingen. De nota van bevindingen bevat onze bevindingen waarop deze conclusies 7

en aanbevelingen zijn gestoeld. De nota kwam tot stand door de uitvoering van het beleid in de praktijk van verschillende projecten af te zetten tegen de vooraf opgestelde normen. Werkwijze Aan dit onderzoek werkten veel personen van binnen en buiten de gemeentelijke organisatie mee. Wij danken hen voor het delen van hun opgedane ervaringen met het betrekken van de stad bij de verschillende projecten. In het bijzonder bedanken wij de ruim 400 Utrechters die op de meest onverwachte momenten tijd hebben vrijgemaakt om ons aan of zelfs ín huis te woord te staan. Hun inbreng via onze enquête was van grote waarde voor dit onderzoek. Voor een verdere toelichting op onze werkwijze in dit onderzoek verwijzen wij u graag naar bijlage 1. Wij hopen dat ons onderzoek bijdraagt aan het vertrouwen tussen inwoners en stadsbestuur. En dat we hiermee een belangrijke stap kunnen zetten om de komende jaren elkaar beter te horen, meer te zien en meer samen door te gaan met het ‘maken’ van de stad.

2

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

Op basis van de bevindingen komen wij tot de volgende hoofdconclusie met vier deelconclusies. Bij de deelconclusies formuleren we één of meer aanbevelingen en geven we een korte toelichting. HOOFDCONCLUSIE De gemeente Utrecht steekt veel energie en moeite in inwonerparticipatie. Met het actieprogramma Samen stad maken: participatie wil de gemeente Utrecht inwonerparticipatie inclusiever maken, de betrokkenheid bij de stad vergroten en de kwaliteit van plannen verbeteren. Wij constateren dat het de gemeente onvoldoende lukt om deze drie doelen te realiseren. De gemeente spant zich op veel manieren in om inwoners te bereiken, maar de diversiteit onder de deelnemers neemt niet toe. Ook de betrokkenheid van Utrechters bij inwonerparticipatie is niet vergroot. Wel voelen de meeste deelnemers aan de door de rekenkamer onderzochte inwonerparticipatietrajecten zich uitgenodigd om hun inbreng te leveren. Toch voelen zij zich tijdens het participatietraject vaak onvoldoende betrokken en weten zij achteraf vaak niet wat er met hun inbreng is gebeurd. Zowel inwoners als raadsleden zien in de meeste gevallen nauwelijks terug hoe plannen door de inbreng zijn verbeterd.

8

De onderzochte participatietrajecten laten ook aanzienlijke verschillen zien tussen de manieren waarop deze zijn vormgegeven en hoe deze door inwoners en raadsleden worden ervaren. Dit komt mede doordat het actieprogramma Samen stad maken: participatie geen concrete doelen heeft en een duidelijke vertaling naar de gemeentelijke inzet bij participatietrajecten ontbreekt. Op basis van deze conclusie heeft de rekenkamer zes aanbevelingen opgesteld om participatieprojecten te verbeteren. Deze worden hieronder schematisch weergegeven en daarna met de deelconclusies besproken.

9

10

DEELCONCLUSIE 1: VERWACHTINGEN VAN DEELNEMERS OP INHOUD VOORAF ONDUIDELIJK Voorafgaand aan de participatietrajecten is niet duidelijk wat deelnemers er inhoudelijk van mogen verwachten.

AANBEVELING 1: 1. Maak voorafgaand aan een participatietraject aan inwoners, raadsleden en andere belanghebbenden duidelijk hoe het traject eruitziet, waar het inhoudelijk om gaat, welke beïnvloedingsruimte deelnemers hebben en op welke manier hun inbreng van invloed kan zijn op de uiteindelijke besluitvorming.

Deelnemers aan participatietrajecten voelen zich uitgenodigd om inbreng te leveren, maar hebben behoefte aan meer duidelijkheid vooraf De meeste deelnemers aan de door de rekenkamer onderzochte participatietrajecten (74%) voelen zich uitgenodigd om inbreng te leveren. Er bestaan hierbij wel grote verschillen tussen de onderzochte trajecten. Bij het Thomas à Kempisplantsoen, de Oosterspoorbaan en het aanmeldbeleid voor basisscholen voelde vrijwel iedereen zich uitgenodigd. Bij de Maliebaan en het Energielandschap Rijnenburg en Reijerscop voelde ongeveer de helft van de deelnemers zich uitgenodigd. Dit staat nog los van de uitkomst van het traject. Met name de opzet en vorm van de trajecten, de sfeer tijdens de bijeenkomsten en het gevoel al dan niet gehoord te worden zijn hierbij bepalende factoren. Ook duidelijke verwachtingen voorafgaand aan het traject zijn belangrijk. Niet alleen deelnemers hechten hier veel waarde aan, ook voor de niet-deelnemers die de rekenkamer heeft gesproken speelt dit een belangrijke rol. Bij de onderzochte trajecten hadden inwoners behoefte aan meer informatie over hoe het traject er in zijn geheel uit ziet, waar het inhoudelijk om gaat, hoe groot de beïnvloedingsruimte is en wat er met de inbreng van deelnemers wordt gedaan bij de besluitvorming.

De momenten en manieren waarop geparticipeerd kan worden waren voor vrijwel alle inwoners helder, maar bijvoorbeeld een duidelijke routekaart zou helpen het hele traject en de gevolgen al direct te kunnen overzien. Vooral bij trajecten waar inwoners worden geraadpleegd of om advies worden gevraagd is het voor inwoners vaak niet helder welke invloed mogelijk is. Deelnemers verwachten bij dit type trajecten vooraf een grotere beïnvloedingsruimte te hebben dan in de praktijk het geval is. Ook kan het participatieniveau binnen één traject verschillen of krijgen selecte groepen deelnemers meer invloed dan andere. Doordat projectmanagers en externe samenwerkingspartners op verschillende manieren afwegingen maken over participatievorm en -niveau kunnen inwoners bij vergelijkbare projecten een andere mate van invloed krijgen.

11

Box I: Participatie binnen trajecten op verschillende niveaus Het komt voor dat binnen één inwonerparticipatietraject meerdere participatieniveaus worden toegepast. Bijvoorbeeld bij het traject Energielandschap Rijnenburg en Reijerscop werd door de gemeente een uitwerkingsgroep ingesteld en bij de Maliebaan een klankbordgroep. Deze selecte groep heeft een grotere mate van invloed dan de andere deelnemers, die meestal alleen aanwezig mogen zijn bij brede bijeenkomsten waarbij dan op een lager niveau (met minder beïnvloedingsruimte) wordt geparticipeerd. We merken dat participatie op verschillende niveaus en in verschillende samenstellingen bij inwoners onduidelijkheid en wantrouwen veroorzaakt. Onduidelijke verwachtingen weerhouden inwoners ervan om tijd en energie in een traject te willen steken. Voor de raadsleden bemoeilijkt dit bij de besluitvorming de afweging achteraf tussen het algemeen belang en het buurtbelang. Wij bevelen daarom aan om voorafgaand aan een traject meer te communiceren naar inwoners en raadsleden over de inhoud van het participatietraject. Geef beargumenteerd uitleg over de gekozen invulling. Duidelijke verwachtingen over het traject, de inhoud, beïnvloedingsruimte en betekenis voor de besluitvorming vergroten de bereidheid bij belanghebbenden om bij het traject betrokken te zijn en te blijven.

DEELCONCLUSIE 2: DOELEN OP INCLUSIVITEIT EN BETROKKENHEID NIET BEREIKT De gemeente Utrecht en haar samenwerkingspartners spannen zich op veel verschillende manieren in om inwoners te bereiken, maar slagen er nog niet in om meer verschillende Utrechters te betrekken. Ook is het niet gelukt om de betrokkenheid van Utrechters bij inwonerparticipatie te vergroten. AANBEVELINGEN 2 EN 3: 2. Analyseer per project welke doelgroepen betrokken moeten worden en hanteer een doelgroepgerichte aanpak om meer verschillende Utrechters te bereiken. 3. Hanteer een transparante werkwijze zodat deelnemers aan participatietrajecten zich gezien en gehoord voelen.

Meer inclusiviteit vraagt een doelgroepgerichte aanpak en andere manier van werken We zien dat de gemeente Utrecht en haar samenwerkingspartners er vaak nog niet in slagen om meer verschillende Utrechters bij de participatiemomenten te betrekken. Inwoners en raadsleden zien nog vaak dezelfde groep(en) inwoners participeren. Er wordt door hen ook aandacht gevraagd voor het betrekken van specifieke groepen als jongeren, ouderen en de minder taal- en/of digitaalvaardige inwoners. De afgelopen raadsperiode zijn er acties ingezet om meer jongeren te bereiken en is extra ingezet op online participatie, maar dit leverde bij de onderzochte trajecten nog weinig nieuwe deelnemers op. De bijeenkomsten zijn wel als breed toegankelijk beoordeeld en dat stond deelname niet in de weg. Op een 12