Agendabundel

Verzoeken Enkele gemeenten vragen in hun zienswijze geen wijziging van het wijzigingsbesluit maar doen verzoeken. Deze wensen lijken niet breed te leven en kunnen (te zijner tijd) desgewenst los van de wijzigingsprocedure van de GR-VRU worden uitgewerkt. a)

b)

Baarn verzoekt de raadsrapporteurs mee te nemen in de informatievoorziening. Dit is reeds mogelijk binnen de GR-VRU. Hiervoor is geen aanpassing van het Wijzigingsbesluit GR-VRU nodig. Oudewater verzoekt de VRU een participatiekader op te stellen. Dit is reeds mogelijk binnen de GR-VRU, door middel van een besluit van het bestuur. Hiervoor is geen aanpassing van het Wijzigingsbesluit GR-VRU nodig.

Pagina

11

c)

Woudenberg verzoekt de VRU om een voorstel tot het instellen van een raadsadviescommissie in samenspraak met de accounthouders namens de raden van de deelnemende gemeenten te ontwikkelen Dit is op grond van de wet een initiatiefrecht van alle raden gezamenlijk.

Pagina

12

3.2 Raadsvoorstel Startdocument Burgerberaad 1 Raadsvoorstel Startdocument Burgerberaad.docx

Voorstel aan de gemeenteraad

Startdocument burgerberaad Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Referendabel Geheim

Participatie Wijken Karin Visser 1055034 Volgt Ja Nee

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten: 1. Het startdocument burgerberaad vast te stellen met als belangrijkste randvoorwaarden: a. Een heldere opdracht aan de gelote burgers b. Het onderwerp en de vraagstelling voldoen aan de volgende criteria: maatschappelijk relevant, politiek relevant, geeft zichtbaar resultaat en is geschikt voor het instrument burgerberaad c. Procesbegeleiding is onafhankelijk d. Deelnemers zijn representatief voor Utrechtse bewoners e. Deelname is toegankelijk en laagdrempelig f. Er is voldoende tijd en budget g. De eerste burgerberaden worden gezien als een leertraject 2. Zodra er middelen beschikbaar zijn voor organisatie en opvolging van een burgerberaad, het eerste burgerberaad over ‘oud & nieuw’ te laten gaan, waarbij de vraag gesteld wordt hoe oud & nieuw in Utrecht een feest kan zijn voor iedereen en of een lokaal vuurwerkverbod daarbij wenselijk is. 3. Utrechters te laten meedenken over de formulering van de vraagstelling van het onderwerp van het eerste burgerberaad en het onderwerp en de vraagstelling voor een tweede burgerberaad. Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

Samenvatting Uit het nu ter vaststelling voorliggende startdocument wordt duidelijk hoe we een burgerberaad willen organiseren in Utrecht, onder welke voorwaarden en hoe we tot een representatieve deelname willen komen. In het startdocument wordt aandacht besteed aan: - Waarom een burgerberaad - Voorwaarden voor een burgerberaad - Politiek opdracht en rol van de raad - Criteria voor het onderwerp en de vraagstelling - Rol van ambtenaren - Onafhankelijke procesbegeleiding - Representatieve deelname/ loting - Drempels wegnemen voor deelname - Communicatie en campagne - Onderzoek en leren - Kosten Op dit moment kunnen wij nog niet starten met een burgerberaad. Zodra de raad geld beschikbaar stelt, beginnen wij met het eerste burgerberaad over hoe oud & nieuw in Utrecht een feest kan zijn voor iedereen, waarbij ook de vraag wordt gesteld of een lokaal vuurwerkverbod wenselijk is. Voorwaardelijk is ook dat er middelen zijn voor de opvolging van de adviezen (de uitvoering).

Context Aanleiding Op 10 maart 2022 is de motie ‘’Utrechts burgerberaad’’ aangenomen om een startvoorstel uit te werken om in Utrecht volgens de in deze motie geschetste randvoorwaarden te starten en ervaring op te gaan doen met enkele burgerberaden. In het coalitieakkoord “Investeren in Utrecht: kiezen voor gelijke kansen, betaalbaar wonen en klimaat” stond vervolgens dat we in deze coalitieperiode ervaring op gaan doen met burgerberaden (met een diverse vertegenwoordiging van Utrechters, geselecteerd door loting). Het startdocument burgerberaad is een uitwerking van deze motie en de opgave uit het coalitieakkoord. Juridische context Het burgerberaad is een nieuw democratisch instrument. Binnen ons bestaande participatiebeleid, de inspraak- en participatieverordening en de referendumverordening zijn hier (nog) geen regels voor. Het vaststellen van nieuw beleid of een verordening is een verantwoordelijkheid van de gemeenteraad. Daarom is dit voorstel een raadsvoorstel. De raad geeft een groep gelote bewoners de opdracht om met een advies te komen, dat zwaarwegend is voor verdere besluitvorming en waar alleen beargumenteerd vanaf geweken kan worden, met inachtneming van het stemrecht van het individuele raadslid en de eigen verantwoordelijkheden van college en burgemeester als bestuursorganen. Dit vergt een andere rol van college, burgermeester en raad.

Er kan geen bezwaar gemaakt worden tegen dit besluit. Er is geen sprake van een inspraakprocedure. Beslistermijn Besluitvorming over dit startdocument is nodig voor het zomerreces 2023 om vervolgens tijdig een voorstel voor te kunnen leggen voor daadwerkelijke start van het eerste burgerberaad over oud & nieuw met daarin de formulering van de opdracht aan de ingelote bewoners en vraagstelling. Tevens moet voor het zomerreces 2023 besloten zijn over het beschikbaar stellen van middelen. Besluitvorming over de start van een eerste burgerberaad is nodig in september 2023 om in oktober 2023 te kunnen starten met het burgerberaad en eventuele maatregelen voor oud & nieuw van 2024/2025 tijdig te kunnen voorbereiden. Beoogd effect Er is helderheid over hoe en onder welke randvoorwaarden een burgerberaad georganiseerd kan worden, waarbij de ingelote deelnemers goed begeleid worden, zich gezien en gehoord voelen, op een rustig tempo kunnen overleggen (delibereren) en invloed hebben op de vraag die voorligt.

2

Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad - Amendement 101: burgerberaad starten in 2023 - Motie 95/2022: Utrechts burgerberaad

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

Het startdocument burgerberaad vast te stellen met als belangrijkste randvoorwaarden: a. Een heldere opdracht aan de gelote burgers b. Het onderwerp en de vraagstelling voldoen aan de volgende criteria: maatschappelijk relevant, politiek relevant, geeft zichtbaar resultaat en is geschikt voor het instrument burgerberaad c. Procesbegeleiding is onafhankelijk d. Deelnemers zijn representatief voor Utrechtse bewoners e. Deelname is toegankelijk en laagdrempelig f. Er is voldoende tijd en budget g. De eerste burgerberaden worden gezien als een leertraject

Argumenten 1.1

Een burgerberaad geeft mogelijkheden om een bredere groep Utrechters te betrekken en zeggenschap te geven. In het coalitieakkoord is aangegeven dat we de grote uitdagingen waar we als stad voor staan samen met de Utrechters willen aanpakken en dat Utrechters zeggenschap hebben over ontwikkelingen in hun stad, wijk, buurt en straat. Een van de doelen bij de herijking van Samen Stad Maken is om een grotere en meer diverse groep Utrechters te betrekken bij de lokale democratie. Een burgerberaad kan hieraan bijdragen als we vasthouden aan de genoemde randvoorwaarden

1.2

De randvoorwaarden in het startdocument sluiten aan bij motie 95/2022 ’Utrechts burgerberaad’’ In motie 95/2022 heeft de raad zelf al randvoorwaarden genoemd waar een burgerberaad aan zou moeten voldoen. Deze randvoorwaarden zijn in bijgevoegd startdocument uitgewerkt.

1.3

De randvoorwaarden zijn gebaseerd op ervaringen in Nederland en buitenland. In andere plaatsen is al ervaring opgedaan met een burgerberaad. Zo is er ervaring opgedaan om te zorgen voor representativiteit, onafhankelijke procesbegeleiding, juiste formulering van een onderwerp en vraagstelling en een helder opdracht. Wij hebben deze ervaringen verwerkt in het startdocument.

1.4

Het startdocument is tot stand gekomen met inbreng van bewoners. De Transitiemotor030 (TM030) is initiatiefnemer van het burgerberaad in Utrecht waar wij als gemeente op zijn aangesloten (co-creatie). Om deze groep te verbreden is in overleg met de TM030 ook contact gezocht met andere Utrechters die actief zijn in de wijken, bewoners die zich hebben aangesloten bij het netwerk Sleutelpersonen en jongeren die zijn aangesloten bij de Young Minds. Zij hebben allen meegedacht over de randvoorwaarden voor een burgerberaad. Deze groep van vaste betrokkenen die bekend zijn (geworden) met het instrument burgerberaad, geeft de mogelijkheid om dit onderwerp goed uit te diepen, dilemma’s te bespreken en met elkaar een doordacht startdocument op te leveren. Hun aanbevelingen om bijvoorbeeld het burgerberaad zo laagdrempelig en toegankelijk mogelijk te maken zijn verwerkt in het startdocument.

1.5

Door een opdracht voor de ingelote bewoners te formuleren blijft de beslissingsbevoegdheid bij de raad

3

De adviezen worden als zwaarwegend beschouwd en in principe overgenomen als het aan de randvoorwaarden voldoet, met inachtneming van het stemrecht van het individuele raadslid en de eigen verantwoordelijkheden van college en burgemeester als bestuursorganen. Het uitgangspunt is dat een raadslid zonder last (en ruggespraak) stemt over het betreffende onderwerp. Kanttekeningen/Risico’s 1.1

Er is nog geen budget beschikbaar voor de organisatie van een burgerberaad. Een burgerberaad is een relatief dure participatievorm. Binnen de huidige begroting is er slechts beperkt budget beschikbaar: via amendement 101/2022 is 50.000 euro beschikbaar gesteld om te starten met een burgerberaad. Dit geld is nodig voor een stadsbrede campagne voorafgaande aan de start. De kosten voor de organisatie van een burgerberaad zijn € 400.000 per burgerberaad (dit is exclusief uitvoeringskosten). Dit betrekken we bij de integrale afweging in de voorjaarsnota 2023.

1.2

Het woord ‘mandaat’ uit motie 95/2022 is niet overgenomen In motie 95/2022 noemt de raad zelf ‘mandaat’ als een van de randvoorwaarden voor een burgerberaad. Dit zou echter betekenen dat de ingelote bewoners uit naam van een bestuursorgaan besluiten mogen nemen (artikel 10:1 Awb). Dat is bij een burgerberaad niet de bedoeling; de beslissingsbevoegdheid blijft bij de raad. De ingelote bewoners krijgen geen juridisch mandaat, maar hun adviezen worden in principe wel een op een overgenomen (als zij voldoen aan financiële, juridische en praktische randvoorwaarden). Daarom is gekozen voor het woord ‘opdracht’ en voor ‘zwaarwegend advies dat in principe wordt overgenomen als het aan de randvoorwaarden voldoet’. Op die manier voldoet het wel aan de toelichting uit de motie: ‘heldere afspraken vooraf wat met de uitkomsten gebeurt’. Deze formulering van zwaarwegend advies maakt het instrument burgerberaad wel duidelijk anders dan andere, bestaande participatievormen met minder vergaande zeggenschap.

1.3

Een onafhankelijke partij kan niet alle vormen van (individuele) beïnvloeding wegnemen. Met deze randvoorwaarden willen we het burgerberaad zo onafhankelijk mogelijk maken. Maar deelnemers zijn uiteraard vrij om op eigen initiatief buiten de bijeenkomsten te praten over het onderwerp van het burgerberaad. Dit maakt dat beïnvloeding niet compleet uitgesloten kan worden. Aan het einde van een burgerberaad blijft het de verantwoordelijkheid van het college om met een voorstel naar de raad te gaan voor opvolging van de adviezen van het burgerberaad. Daarbij is het uitgangspunt dat de adviezen zwaarwegend zijn en in principe worden overgenomen als ze aan de randvoorwaarden voldoen.

1.4

Niet iedereen kan deelnemen. We zien dat steeds meer mensen in de overlevingstand komen als gevolg van de huidige economische en maatschappelijke ontwikkelingen. Ook jongeren hebben het zwaar na corona. Niet iedereen zal zin, tijd en de mogelijkheid hebben om deel te nemen, terwijl we op zoek zijn naar een zo representatief mogelijke groep van deelnemers. We doen er alles aan om deelname ook voor deze doelgroepen zo makkelijk mogelijk te maken (zie paragraaf 9 van het startdocument).

Beslispunt 2

Zodra er middelen beschikbaar zijn voor organisatie en opvolging van een burgerberaad, het eerste burgerberaad over ‘oud & nieuw’ te laten gaan, waarbij de vraag gesteld wordt hoe oud & nieuw in Utrecht een feest kan zijn voor iedereen en of een lokaal vuurwerkverbod daarbij wenselijk is.

Argumenten

4

2.1

Het onderwerp voldoet aan alle vier de criteria en kaders voor vraagstelling. - Het is een onderwerp waar nog politieke verdeeldheid over bestaat en waar op korte termijn geen overeenstemming in verwacht wordt. - Het is maatschappelijk relevant. Het in 2021 uitgevoerde belevingsonderzoek jaarwisseling laat zien dat het onderwerp erg leeft in de stad. - De uitvoerbare adviezen kunnen direct worden overgenomen met zichtbaar resultaat tijdens de jaarwisseling van 2024/2025 en een burgerberaad is hierbij een geschikte vorm. - Bovendien is de vraagstelling niet te ruim of te smal en geeft daarmee voldoende ruimte voor bewoners om met voorstellen te komen. Het onderwerp is bij uitstek geschikt om aan bewoners over te laten. Daarmee is een burgerberaad een geschikt instrument voor dit onderwerp. Een concreet en gericht onderwerp als oud&nieuw is bovendien zeer geschikt als eerste onderwerp voor een burgerberaad om van te leren voor een volgend burgerberaad.

2.2

Het onderwerp is urgent. Om de resultaten van een burgerberaad toe te kunnen passen bij de jaarwisseling van 2024/2025, is het gezien de doorlooptijd van een burgerberaad en de maatregelen die genomen moeten worden, noodzakelijk dat het burgerberaad 1 oktober 2023 van start kan gaan.

2.3

Er is bij betrokken bewoners veel draagvlak om met dit onderwerp te starten. Er zijn veel mogelijke onderwerpen voor een eerste burgerberaad besproken met de bij het startdocument betrokken bewoners. Zij hebben aangegeven voorstander te zijn om met dit onderwerp te starten.

2.4

Er is sprake van een enkelvoudige opdracht. De gemeente kan alleen beslissen over dit onderwerp. Dat maakt de besluitvorming en de uitvoering na het besluit eenvoudiger.

Kanttekeningen/Risico’s 2.1

Er is geen stadsbrede uitvraag/participatie gedaan over mogelijke onderwerpen. We hebben mogelijke onderwerpen besproken met betrokken bewoners, maar we hebben het niet breed uitgevraagd onder alle Utrechters. Dit onderwerp heeft veel draagvlak om aan te gaan, zowel intern als bij betrokken bewoners. Het nog breder uitvragen in de stad wat een geschikt onderwerp is voor een burgerberaad heeft als risico dat er sprake is van ‘schijnparticipatie’ vanwege de grote voordelen van dit onderwerp voor een eerste burgerberaad.

2.2

Er is nog geen budget beschikbaar voor de uitvoering van de adviezen van het burgerberaad Het resultaat van het burgerberaad zal bestaan uit een aantal zwaarwegende adviezen die in principe worden overgenomen als ze aan de randvoorwaarden voldoen. Er is op dit moment geen uitvoeringsbudget in de begroting daarvoor aangemerkt. We zullen dit betrekken bij de integrale afweging in de voorjaarsnota 2023.

2.3

Mogelijk is er onvoldoende personeel om de aanbevelingen (volledig) uit te voeren. Afhankelijk van de aanbevelingen zal er een beroep worden gedaan op extra capaciteit van de hulpdiensten, met name van Toezicht en Handhaving en de Politie. Maar ook van de eigen gemeentelijke organisatie.

2.4

Mogelijk wordt er landelijk een vuurwerkverbod opgelegd. Vooraf of tijdens het burgerberaad is er een kans dat er een landelijk vuurwerkverbod wordt ingesteld. Wij verwachten dit niet, maar mocht dit toch gebeuren, dan zullen we de vraagstelling aanscherpen en de focus leggen op alternatieve invullingen van vuurwerk.

5

Beslispunt 3

Utrechters te laten meedenken over de formulering van de vraagstelling van het onderwerp van het eerste burgerberaad en het onderwerp en de vraagstelling voor een tweede burgerberaad.

Argumenten 3.1

Het is belangrijk dat de vraagstelling voldoende open is geformuleerd en voor iedereen begrijpelijk is. In het startdocument is een concept vraagstelling voor het eerste burgerberaad over ‘oud & nieuw’ opgenomen. Door Utrechters mee te laten denken over de formulering van de vraagstelling zorgen we ervoor dat het voor iedereen begrijpelijk is. Na deze participatie wordt de opdracht en de vraagstelling ter besluitvorming voorgelegd aan de raad.

3.1

Het is belangrijk om aan te sluiten bij wat er in de stad leeft. Wij hebben al een aantal mogelijke onderwerpen in beeld. Om de maatschappelijke urgentie goed te kunnen toetsen is het nodig breder het gesprek aan te gaan over relevante onderwerpen voor een tweede burgerberaad.

3.2

Het vergroot de kans op inclusieve deelname aan het burgerberaad. Des te breder het onderwerp leeft in de stad, des te groter de kans dat veel verschillende Utrechters zich aanmelden.

Kanttekeningen/Risico’s 3.1

Dit levert mogelijk onderwerpen op die niet geschikt zijn voor een burgerberaad. Risico is dat we verwachtingen wekken die we niet waar kunnen maken. Daarom is het belangrijk om daar tijdens de (online) gesprekken duidelijk over te zijn.

Financiën Een burgerberaad kost naar schatting 400.000 euro per beraad (exclusief campagnekosten waarvoor 50.000 euro beschikbaar is). Uit de 4 ton worden de volgende kosten betaald: ambtelijke inzet (voor formulering opdracht en vraagstelling, loting, uitnodiging, communicatieplan, etc) en externe kosten zoals inhuur onafhankelijke procesbegeleiding, gespreksleiding en verslaglegging, vergoedingen voor deelnemers, zaalhuur, catering en onafhankelijk onderzoek. Via amendement 101/2022 is dekking voor het voeren van een stadsbrede campagne om mensen te informeren over het burgerberaad. Voor de twee burgerberaden die we willen uitvoeren, is nog geen dekking. Ook niet voor de opvolging van de adviezen uit het eerste burgerberaad. We betrekken dit bij de integrale afweging van de voorjaarsnota 2023.

Vervolg Na besluitvorming over dit startdocument en indien budget beschikbaar is voor de organisatie en opvolging van een burgerberaad, kan een voorstel worden voorgelegd aan de Raad om te starten met het eerste burgerberaad over oud & nieuw. Daarin wordt ook de opdracht en de vraagstelling uitgewerkt. Ervaringen die worden opgedaan met een burgerberaad worden gebruikt om bestaande participatievormen te verbeteren. Uit diverse onderzoeken blijkt dat de uitvoering van Samen Stad Maken (participatie en initiatief) beter kan. Bestaande middelen en werkwijzen behoeven ook verbetering (bijvoorbeeld de wijkplatforms). Op basis van de evaluatie van een burgerberaad kijken we wat dat kan betekenen voor de bestaande participatievormen.

Participatie Zie het bijgevoegde participatieverslag.

6

Communicatie Over de inhoud van dit voorstel wordt gecommuniceerd door middel van een persbericht. Daarnaast worden de vuurwerkverkooppunten geïnformeerd. Er wordt een communicatieplan opgesteld voor de start van het eerste burgerberaad.

Referendabel De Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht is van toepassing.

Bijlagen Bijlagen besluitvorming - Startdocument burgerberaad Bijlagen informatief - Participatieverslag startdocument burgerberaad - Presentatie burgerberaad van Transitiemotor030

7

1 Startdocument Utrechts Burgerberaad.docx

Startdocument Utrechts burgerberaad Definitieve versie: 12 april 2023

1

Inhoudsopgave Voorwoord: Aan de slag! .........................................................................................................................3 1.

Aanleiding.........................................................................................................................................4

2.

Wat is een burgerberaad?................................................................................................................4

3.

Wat zijn de voorwaarden voor een burgerberaad? ..........................................................................7

4.

Waar moet de opdracht aan voldoen? .............................................................................................7

5.

Waar moeten het onderwerp en de vraag aan voldoen? .................................................................9

6.

Mogelijke onderwerpen ..................................................................................................................10

7.

Rollen van ambtenaren en externe procesbegeleiding ..................................................................11

8.

Hoe zorgen we via loting voor een representatieve groep deelnemers? .......................................12

9.

Hoe maken we deelname makkelijk(er)? .......................................................................................13

10.

Publiekscampagne en communicatie ........................................................................................14

11.

Wat zijn de kosten van een burgerberaad? ...............................................................................15

12.

Leernetwerk & onafhankelijk onderzoek....................................................................................16

13.

Kansen, risico’s en dilemma’s ...................................................................................................17

Bijlage 1: Programma van eisen voor onafhankelijke procesbegeleiding .............................................19 Bijlage 2: Broninformatie .......................................................................................................................19 Bijlage 3 : Mogelijke onderwerpen voor een tweede burgerberaad ......................................................20

2

Voorwoord: Aan de slag! Democratie is meer dan één keer in de vier jaar stemmen. Als stad willen we dat bewoners de gemeente en haar mensen kent, dat bewoners betrokken worden bij besluiten en voelen dat er wordt geluisterd naar hun inbreng. De grote uitdagingen waar we als stad voor staan willen we samen met de stad, de Utrechters, aanpakken. In ons coalitieakkoord heeft dit college al gesteld aan de slag te willen met participatie: dóén in plaats van ‘praten over’. Naast het verstevigen van mooie instrumenten die we al hebben om de democratie te versterken, zoals het initiatievenfonds en de wijkplatforms, onderzoeken we nu ook de kansen van een burgerberaad. Een gelote groep van 100 bewoners wordt door het stadsbestuur gevraagd om tot een besluit te komen over een maatschappelijk relevant probleem waar bestuur en politiek zelf niet uitkomen. “Politiek moet je niet te veel aan politici overlaten. Daar zijn onze problemen namelijk te complex voor”, zo stelt Eva Rovers in haar boek Nu is het aan ons. In het voorjaar van 2022 nam de Utrechtse gemeenteraad bijna unaniem de motie ‘een Utrechts burgerberaad’ aan, waarin de opdracht werd gegeven met een startdocument te komen. Dat voorstel ligt nu voor u. In het proces om tot dit voorstel te komen zijn veel inspirerende gesprekken gevoerd.

Met sleutelpersonen uit de Utrechtse wijken, die in eerste instantie hun twijfels hadden bij een Utrechts burgerberaad. Lukt het om met dit middel een afspiegeling van alle Utrechters te bereiken? Met leden van de wijkplatforms, die aanstipten dat de gemeente moest oppassen met ‘oude schoenen weggooien voor de nieuwe zijn ingelopen’. Of bijvoorbeeld met de jongerengroep Young Minds die hele waardevolle input leverde voor onderwerpen voor een mogelijk burgerberaad. Al hun inspirerende inbreng en soms terechte twijfels hebben wij meegenomen in het uiteindelijke voorstel. Ons doel is om een grotere en meer diverse groep Utrechters te betrekken bij de lokale democratie. Een burgerberaad kan hieraan bijdragen als we goed vasthouden aan een aantal waarden. Het beraad moet toegankelijk zijn voor iedereen, onafhankelijk van politieke inmenging, maatschappelijk relevant en met een duidelijke opdracht. En nu: aan de slag! Eva Oosters Wethouder Participatie

3

1. Aanleiding In de loop van 2021 organiseerde de Transitiemotor Utrecht (een netwerk van actieve Utrechters) samen met ambtenaren van de gemeente en een aantal raadsleden de ‘Expeditie burgerberaad’. Tijdens deze expeditie is onderzocht of een burgerberaad iets voor Utrecht zou kunnen zijn. De gemeenteraad kreeg hiervan een verslag en reageerde enthousiast. Op 10 maart 2022 namen zij vlak voor de gemeenteraadverkiezingen motie 95 “Utrechts burgerberaad” (M95/2022) aan waarin zij het college vragen om een startvoorstel uit te werken. Belangrijke overwegingen daarbij waren dat: - In een burgerberaad de wijsheid en gezamenlijke denkkracht van bewoners wordt ingezet om over lastige maatschappelijke vraagstukken tot oplossing(srichting)en te komen die de politiek overneemt of naar beleid vertaalt. - In een burgerberaad invloed van bewoners wordt gehonoreerd (zeggenschap en eigenaarschap) en zij betrokken blijven bij de vertaling van hun aanbevelingen naar beleid en uitvoering. Het nieuwe college schreef in haar coalitieakkoord ‘Investeren in Utrecht; kiezen voor gelijke kansen, betaalbaar wonen en klimaat 2022-2026’ een hoofdstuk ‘Contact maakt de stad’. Daarin is over het burgerberaad het volgende opgenomen: “We zien dat het instrument burgerberaad in opkomst is en zijn hier nieuwsgierig naar.

We doen in deze periode verdere ervaring op met burgerberaden (met een diverse vertegenwoordiging van Utrechters, geselecteerd door loting).” Daarmee de motie benadrukkend dat “een burgerberaad van toegevoegde waarde is voor Utrecht, onze bewoners en de lokale democratie”. Dit startdocument is tot stand gekomen in samenwerking met ongeveer 50 betrokken Utrechters van de Transitiemotor030, Utrechters actief in de wijken, het netwerk Sleutelpersonen en het netwerk Young Minds. Het startdocument geeft aan hoe het college van B&W naar een burgerberaad kijkt, hoe we het kunnen organiseren en welke voorwaarden daarbij belangrijk zijn. Dit startdocument geeft ook aan hoe wij in samenwerking met de betrokken Utrechters en de gemeenteraad gaan komen tot een daadwerkelijke start van een eerste Utrechts burgerberaad en hoe wij daarvan gaan leren voor volgende burgerberaden. De ‘opdrachtformulering’ van het eerste burgerberaad volgt hierna. Op basis van ervaringen met de eerste burgerberaden bekijken we of ons beleid of de inspraak- en participatieverordening aangepast moet worden. Wij hebben dankbaar gebruik gemaakt van ervaringen in het buitenland en van andere gemeenten en provincies in Nederland die een burgerberaad organiseerden. In bijlage 2 staat onze ‘Broninformatie’.

2. Wat is een burgerberaad? Tijdens een burgerberaad komt een groep bewoners tijdens een aantal bijeenkomsten bij elkaar. Zij worden door het gemeentebestuur gevraagd om advies te geven over een bepaald onderwerp. Ze denken na over een vraag die sterk leeft in de samenleving en veel mensen bezighoudt. Het zijn vraagstukken waar het schuurt en waar meningen of belangen botsen. Het kan gaan over kwesties waar de politiek niet goed uit komt. College, burgemeester en raad geven van tevoren aan dat zij de adviezen als zwaarwegend beschouwen en in principe overnemen als het aan de randvoorwaarden voldoet, met inachtneming van het stemrecht van het individuele raadslid en de eigen verantwoordelijkheden van college en burgemeester als bestuursorganen.

4

De bewoners die meedoen aan het burgerberaad worden ingeloot zodat alle bewoners kans krijgen om mee te doen. De deelnemers zijn een weergave van de Utrechtse samenleving. Met elkaar zoeken zij naar een oplossing op de vraag die voorligt. Een burgerberaad gaat om het gesprek met elkaar. Discussies en tegenstellingen mogen er zijn, en tijdens een burgerberaad ga je als groep met elkaar op zoek naar overeenkomsten en oplossingen. Het is een nieuwe vorm van democratie naast stemmen op een politieke partij en meedenken/meedoen met plannen van de gemeente. Dit heet ook wel een overlegdemocratie. Een burgerberaad is door deze manier van overleggen goed in te zetten voor onderwerpen die voor bewoners belangrijk zijn en/of onderwerpen die gepolariseerd zijn. De deelnemers bepalen zelf welke informatie, tussenstappen en regels er nodig zijn. Een burgerberaad gaat over consent1. Het is niet nodig dat iedere deelnemer 100% voor is, maar wel dat elke deelnemer voldoende voor is. Dat betekent dat de deelnemers een advies schrijven waar de meeste deelnemers het mee eens zijn. Ook als je niet helemaal overtuigd bent, kun je toch meegaan in de mening van de meeste anderen. De ingelote deelnemers hebben tijdens het beraad – op hun eigen initiatief - ook zelf een netwerk van Utrechters waar zij gesprekken mee voeren. Zo nemen ze als het ware automatisch de mening van een groter publiek mee.

Een burgerberaad gaat niet over steun krijgen voor plannen die er al zijn. Bij een burgerberaad maken bewoners helemaal zelf de plannen om tot beter beleid te komen. Als er geen politieke wil is om bestaand beleid aan te passen, heeft het ook geen zin om daarover een burgerberaad te organiseren. Burgerberaden zijn niet bedoeld om ‘draagvlak te scheppen’ over beslist beleid. Het is precies andersom: laten zien wat er leeft in de samenleving en voor welke ambitieuze ideeën van bewoners politieke daadkracht nodig is. Uit het boek: ‘Nu is het aan ons’ van Eva Rovers.

Bron: Transitiemotor030 1 Consent betekent dat je besluiten neemt waar geen van de aanwezigen meer een overwegend, beargumenteerd bezwaar op

heeft (bron: www.consentmethode.nl).

5

Een burgerberaad heeft een aantal stappen: Stap 1: Starten • Kennismaken met elkaar. • Een bijeenkomst waarbij de raad, het college of de burgemeester de opdracht geeft aan de bewoners. • De start van het burgerberaad met onafhankelijke gespreksleiding. Ze stellen de onderlinge spelregels vast en spreken af hoe ze tot adviezen gaan komen. En er wordt gecheckt of de vraagstelling duidelijk is voor iedereen. Een grote groep mensen met verschillende achtergronden betekent ook een verschil in kennis en ervaring over het onderwerp. Ze bespreken welke kennis en informatie op te vragen. Stap 2: Informeren • Informatie horen van experts, ervaringsdeskundigen, betrokken partijen en ambtenaren. Zowel fysiek met elkaar als online. Als het burgerberaad besluit externen te betrekken, dan kan dat invloed hebben op hoelang het burgerberaad duurt. Bijvoorbeeld omdat er aparte bijeenkomsten georganiseerd worden. Stap 3: Overleggen Het is gewenst om ook te overleggen in kleinere groepen. Tijdens deze overleggen, ook met onafhankelijke gespreksleiding per tafel, zoeken de deelnemers door het delen van inzichten en overwegingen samen naar oplossingen en adviezen.

Tijdens de gehele periode van overleg kan aanvullend (digitaal) een gesprek gevoerd worden met de stad bijvoorbeeld door online een poll te houden of bijeenkomsten te organiseren waarvan de uitkomsten worden meegenomen in een volgende bespreking van het burgerberaad. Op die manier wordt een nog bredere groep betrokken. Stap 4: Advies uitbrengen • In de laatste bijeenkomst maakt de groep gezamenlijk keuzes over de adviezen die ze aan college, burgemeester en/of raad gaan voorleggen. Hiervoor stemmen de deelnemers per voorgestelde oplossing/advies. De verschillende adviezen kunnen worden samengevoegd. Niet de meeste stemmen gelden maar alle stemmen gelden. Er worden gedragen besluiten genomen waarbij iedere deelnemer zich gezien, gehoord en begrepen voelt (bron: www.consentmethode.nl/overheid). • De deelnemers bepalen samen de vorm en de inhoud van het adviesrapport. • Op basis van het adviesrapport wordt een besluit gevraagd aan het bevoegd orgaan (burgemeester, college van B&W of raad). Het adviesrapport zelf wordt uiteraard ook naar het college en naar de gemeenteraad gestuurd2. Wij gaan voor het eerste burgerberaad uit van 5 bijeenkomsten verdeeld over ongeveer 4 of 5 maanden (ongeveer om de 3 à 4 weken).

Inclusief de voorbereidingstijd van ongeveer 5 maanden en de tijd die daarna nodig is om checks te doen en een bestuursvoorstel te maken (3 maanden), betekent dit dat een burgerberaad al snel een jaar duurt. Daarbij houden we rekening met:

2 Verslagen en adviesrapporten van de eerste burgerberaden gaan we sowieso aan de raad sturen,

ook als het een collegebevoegdheid is. Het is wenselijk om de raad goed aangesloten te houden om achteraf een goede evaluatie uit te voeren. 6

• • •

Regelmatige bijeenkomsten (een hele dag in het weekend). Voldoende tussentijd waarin deelnemers zich kunnen voorbereiden op de volgende bijeenkomst. Vakanties en religieuze feestdagen.

3. Wat zijn de voorwaarden voor een burgerberaad? Op basis van motie 95, de bevindingen van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling en de commissie Brenninkmeijer (rijks-adviescommissie Burgerbetrokkenheid bij klimaatbeleid) komen wij tot de volgende voorwaarden voor een succesvol Utrechts burgerberaad: a. Opdracht: er ligt een duidelijke opdracht van het betrokken bestuursorgaan (raad, college en/of burgemeester) aan het burgerberaad. Daarbij is ook vastgelegd wat er met de uitkomsten van een burgerberaad gebeurt. De adviezen worden als zwaarwegend beschouwd en in principe overgenomen als het aan de randvoorwaarden voldoet, met inachtneming van het stemrecht van het individuele raadslid en de eigen verantwoordelijkheden van college en burgemeester als bestuursorganen. Het uitgangspunt is dat een raadslid zonder last (en ruggespraak) stemt over het betreffende onderwerp. Een van de randvoorwaarden is dat het uitvoerbaar is. Een advies kan bijvoorbeeld niet uitvoerbaar zijn als het niet aan bepaalde regelgeving voldoet, we niet beschikken over voldoende financiële middelen of het advies is praktisch/technisch/juridisch niet uitvoerbaar. b. Onderwerp en vraagstuk: het onderwerp en de vraagstelling voldoen aan de criteria maatschappelijk relevant, politiek relevant, zichtbaar resultaat en burgerberaad is geschikt instrument. c.

Onafhankelijke procesbegeleiding: een onafhankelijke partij die geselecteerd wordt door de gemeente zorgt vanaf het begin voor het goede open gesprek, verslaglegging en veiligheid binnen de groep. Er is een onafhankelijk ‘loket’ voor integriteitsvraagstukken of klachten. De deelnemers kunnen samen met de onafhankelijke procesbegeleiding professionals en ervaringsdeskundigen vragen om hun (vak)kennis te delen. d. Representativiteit: samenstelling die een goede afspiegeling vormt van de Utrechtse bevolking door middel van loting. e. Toegankelijk: meedoen moet voor alle bewoners zo makkelijk mogelijk zijn; we nemen zoveel mogelijk belemmeringen om deel te nemen weg. f. Voldoende tijd en budget: om het overleg te voeren dat nodig is. De afdeling - waar het onderwerp onder valt - moet voldoende tijd aan het burgerberaad kunnen besteden. En er moet voldoende tijd zijn om de taal van bewoners om te zetten naar politieke voorstellen en een uitvoeringstoets te doen. g. Onderzoeken: we evalueren de burgerberaden en voeren onderzoek uit om ervan te leren voor volgende burgerberaden.

4. Waar moet de opdracht aan voldoen? De opdracht moet volledig helder zijn zodat vooraf is afgesproken wat er met de uitkomsten gebeurt en de ingelote bewoners weten waar ze aan toe zijn. Dit betekent dat het resultaat van het burgerberaad (het antwoord op de vraag) een zwaarwegend advies is dat in principe wordt overgenomen door het college, burgemeester ofwel raad als het aan de randvoorwaarden voldoet, 7

met inachtneming van het stemrecht van het individuele raadslid en de eigen verantwoordelijkheden van college en burgemeester als bestuursorganen. Het uitgangspunt is dat een raadslid zonder last (en ruggespraak) stemt over het betreffende onderwerp. We kiezen hier niet voor het woord ‘mandaat’ omdat dit zou betekenen dat de ingelote bewoners uit naam van een bestuursorgaan besluiten mogen nemen (artikel 10:1 Awb). Dat is bij een burgerberaad niet de bedoeling; de beslissingsbevoegdheid blijft bij de raad. De formulering van ‘opdracht’ en ‘zwaarwegend advies dat in principe wordt overgenomen’, maakt dat dit instrument wel duidelijk anders is dan andere participatievormen met minder vergaande zeggenschap. Alle adviezen van het burgerberaad zijn van tevoren getoetst op uitvoerbaarheid: tussentijds en aan het einde. In de meeste gevallen zal het besluit over de opvolging (het uitvoeren van de adviezen) ook een bevoegdheid zijn van de raad. Maar er kan ook een burgerberaad georganiseerd worden over een onderwerp dat de bevoegdheid is van het college of de burgemeester. College, burgemeester of raad hebben een rol voor het beraad, tijdens het beraad en na het beraad.

Voor het beraad Het college, burgemeester of de raad (afhankelijk van welk orgaan bevoegd is bij de vraagstelling) geeft de opdracht aan de ingelote bewoners om met de vraag aan de slag te gaan, met daarbij het verzoek om tot adviezen te komen. Deze opdracht wordt zwart op wit gezet in een college-, burgemeester- of raadsbesluit en dus formeel verankerd. Wellicht is het in de toekomst mogelijk om de opdracht namens gemeente samen met een andere partij (bijvoorbeeld uit de zorg of het onderwijs) te geven. Voor een eerste burgerberaad zien wij een opdracht van college, burgemeester of raad voor ons. Vooraf moet duidelijk zijn wat wordt gevraagd van de bewoners die meedoen. Ook is helder hoe de burgemeester, het college en de raad op de hoogte wil blijven en worden er afspraken gemaakt over aanwezigheid van burgemeester, college en raadsleden bij de bijeenkomsten. Wanneer mogen zij aanwezig zijn om mee te luisteren en sfeer te proeven? Om al deze afspraken goed te kunnen maken, organiseren we vooraf een bijeenkomst tussen de ingelote bewoners en een vertegenwoordiging van de bestuursorganen college, burgemeester en raad. Zo kunnen zij elkaar leren kennen en met elkaar bespreken wat er nog onduidelijk is (over o.a. de vraagstelling). College, burgemeester en raad kunnen hun vertrouwen uitspreken en de bewoners weten dat ze het niet voor niks doen.

Door deze ontmoeting worden verwachtingen van beiden kanten helder. Om latere misverstanden te voorkomen worden alle afspraken vastgelegd in een reglement van orde. Hierin staat: wie doet wat, wie is waarvoor verantwoordelijk, wie mag besluiten tot het inschakelen van ambtenaren/derden, wie beslist over de inzet van budget et cetera. Tijdens het beraad Tijdens het beraad staan ambtenaren, het college, de burgemeester en de raad aan de zijlijn. Als de deelnemers dat goed vinden, dan wordt er af en toe meegekeken bij het burgerberaad. Zo kunnen de gesprekken gevolgd worden en kunnen we beter begrijpen hoe de bewoners tot bepaalde oplossingen komen. Als tijdens het beraad blijkt dat de opdracht toch niet duidelijk genoeg is of men iets onverwachts tegenkomt, dan kan er een aanvullend besluit voor de vraag en/of de opdracht nodig zijn. De organiserende partij (onafhankelijke procesbegeleider) moet hier dan een aanpak voor bedenken richting college, burgemeester of raad. Ook kan het burgerberaad tussentijds aan ambtenaren vragen om adviezen financieel, juridisch en technisch te laten toetsen.

8

Aan het einde van het beraad Als de bewoners bijna klaar zijn, schrijven ambtenaren aanvullend aan het adviesrapport van de deelnemers een bestuursvoorstel met een advies welke aanbevelingen uitvoerbaar zijn en welke niet. Dit voorstel wordt voorafgaand aan de definitieve versie besproken met de deelnemers van het burgerberaad. Dit gesprek kan tot wijzigingen leiden in het adviesrapport van het beraad – als zij dat zelf willen – of tot aanscherping van het bestuursvoorstel dat door de ambtenaren wordt geschreven. Na het beraad Beide stukken - het adviesrapport + ambtelijk advies – worden via een officieel bestuursadvies aan college, de burgemeester en/of raad aangeboden. De voorzitter van het beraad zal de adviezen toelichten aan college, burgemeester en/of raad, waarna de aanwezigen informatieve vragen kunnen stellen. Tijdens de college- of raadsvergadering worden de adviezen besproken en daarover een besluit genomen.

5. Waar moeten het onderwerp en de vraag aan voldoen? We hebben zowel intern ambtelijk als extern met een aantal betrokken Utrechters geïnventariseerd wat mogelijk geschikte onderwerpen voor een Utrechts burgerberaad zouden kunnen zijn. Daarbij hebben we bijvoorbeeld gekeken welk beleid/welke visie de gemeente binnenkort gaat vernieuwen. Ook hebben we gekeken naar onderwerpen met veel relevantie en maatschappelijke betrokkenheid. Om te komen tot een selectie van onderwerpen hebben we toetsingscriteria opgesteld waar een goed onderwerp aan moet voldoen. De criteria zijn: a. Het onderwerp is maatschappelijk relevant Het onderwerp speelt bij een grote groep bewoners en maatschappelijke organisaties en wordt door hen gezien als urgent. Als de relevantie te laag is of bij onvoldoende bewoners speelt (alle potentiële deelnemers aan het burgerberaad) dan is de kans op voldoende opkomst en brede betrokkenheid klein. b. Het onderwerp is politiek relevant Het is een onderwerp waar nog geen besluit over is genomen en waar de politiek zelf niet makkelijk uitkomt, maar wel leeft bij een groot deel van het bestuur. Bij een raadsbevoegdheid gaat het erom dat de raad zich vooraf committeert aan de uitkomsten. Kunnen/willen/durven zij de opdracht voor dit onderwerp uit handen geven? Als het onderwerp vanuit de politiek komt dan maakt dat de uitgangspositie van het burgerberaad sterker.

Daarnaast is het (zeker voor het opdoen van ervaring met burgerberaden) van belang dat het onderwerp/de vraagstelling binnen de verantwoordelijkheden van de gemeente valt: gaat de gemeente erover of is dat een andere partij? c. Het onderwerp geeft een zichtbaar resultaat Het is belangrijk dat de uitkomsten van een burgerberaad zichtbaar worden in de samenleving. Zichtbaarheid betekent besluitvorming die leidt tot concrete uitvoering op een termijn dat bewoners de uitvoering nog weten te koppelen aan het burgerberaad zelf. Zichtbaarheid betekent ook dat er publieke aandacht is voor het verdere proces dat zich ontvouwt na het burgerberaad. Het belang van zichtbaarheid geldt des te meer voor het eerste burgerberaad aangezien het ervaren succes door politiek en bewoners bepalend is voor de verdere ontwikkeling van dit instrument. Dus 9

onderwerpen die, bijvoorbeeld om begrotingstechnische redenen, na meer dan een jaar tot uitvoering leiden, zijn minder wenselijk dan onderwerpen die snel tot uitvoering kunnen leiden. d. Een burgerberaad is een geschikte vorm Als er een onderwerp is waar een ander participatie-instrument ook geschikt voor is, dan moeten we ons afvragen of we wel een burgerberaad willen organiseren. Het kost namelijk veel tijd, geld en energie die we misschien beter voor andere zaken kunnen gebruiken. Over een klein onderwerp kan waarschijnlijk net zo goed op een eenvoudigere manier geparticipeerd worden. Ook als het onderwerp al op een andere manier wordt opgepakt, bijvoorbeeld door de provincie of de regering, kan een burgerberaad minder geschikt zijn. Een goede vraagstelling De vraagstelling voor het burgerberaad moet concreet, ambitieus en ‘behapbaar’ zijn en niet te technisch. Er moeten voldoende dilemma’s in het vraagstuk zitten en er moet voldoende ruimte zijn in het beleid om opvolging te geven aan de adviezen. De vraag mag niet te klein zijn, maar ook niet te groot. Dat kan leiden tot een lange lijst aan aanbevelingen en het risico dat de politiek daar uit gaat selecteren (bron: Wat is een burgerberaad | Bureau burgerberaad). Een goede vraag is belangrijk en moet zowel open worden geformuleerd als voldoende afgebakend zijn.

De vraag is gesteld in een taal die begrijpelijk is voor alle deelnemers, het liefst op A2 of A1 niveau en anders B1. Dat betekent geen beleidstaal, maar direct duidelijk en op één manier te lezen. De vraag is zonder oordeel, geen stelling, niet sturend en straalt geen (politieke) voorkeur uit. De vraag schetst het dilemma en geeft inzicht in de afwegingen die er zijn. De vraag roept het gevoel van belangrijkheid op. En moet ervoor zorgen dat mensen willen meedoen. Er mag een toelichting bij de vraag komen. Om hiervoor te zorgen, vragen wij bewoners om mee te denken over de formulering en deze te toetsen op bovengenoemde punten, voorafgaand aan de vaststelling van de vraag door college, burgemeester en de raad.

6. Mogelijke onderwerpen Er is aan diverse mensen gevraagd om onderwerpen voor te stellen: zowel intern binnen de gemeente als extern door bijvoorbeeld deelnemers van de kerngroep startvoorstel burgerberaad (met actieve bewoners), via wijkplatforms betrokken Utrechters, de sleutelpersonen en de Young Minds. We kiezen voor de eerste twee burgerberaden voor een onderwerp waarbij de gemeente (alleen) de opdracht kan geven en een onderwerp op stedelijk niveau. Wij stellen als onderwerp voor een eerste burgerberaad voor om te kiezen voor “Oud & Nieuw” met de volgende concept vraagstelling: Hoe kan in Utrecht oud & nieuw een feest zijn voor iedereen? Daarbij is een aantal deelvragen denkbaar, zoals: - Welke maatregelen kunnen we nemen om er een gezellig en veilig feest voor iedereen van te maken? - Helpt een lokaal vuurwerkverbod daarbij? Wat zijn daarvan de voor- en nadelen? 10

- Welke alternatieve vormen zijn er mogelijk voor het feest en het aftelmoment? De uitkomst zal gelden voor oud & nieuw 2024/2025. Deze vragen willen we graag na bespreking van dit startdocument in samenwerking met Utrechters aanscherpen. Daarvoor zullen wij een oproep doen en zowel via gesprek(ken) als online participatie de vraagstelling verbeteren. Argumenten om voor dit onderwerp te kiezen zijn: - Het is maatschappelijk relevant en urgent en het is een onderwerp waar de Utrechtse politiek zelf nog niet uit is, maar wel leeft bij de verschillende partijen. - De uitkomst kan bij de jaarwisseling van 2024/2025 direct tot zichtbaar resultaat leiden. - Juist bij dit onderwerp is het van belang dat veel verschillende Utrechters hier uitgebreid met elkaar over in gesprek kunnen gaan. Het is een onderwerp voor een eerste burgerberaad dat perspectief biedt over hoe we een onderwerp bespreken met de stad. De verdere participatie voor een onderwerp & vraagstelling voor een tweede burgerberaad gaan van start na de eerste ervaringen en evaluatie met het eerste burgerberaad. De keuze voor een tweede onderwerp wordt in de loop van 2024 voorgelegd aan de Raad. In bijlage 3 zijn mogelijke onderwerpen & vraagstelling voor een tweede burgerberaad opgenomen. Uit gesprekken met de stad kunnen ook nieuwe onderwerpen naar voren komen.

7. Rollen van ambtenaren en externe procesbegeleiding Het burgerberaad is van de bewoners. Om hun overleggen goed te organiseren is er onafhankelijke procesbegeleiding nodig. Vooraf moet het volgende duidelijk zijn: • Wie zijn er bestuurlijk en ambtelijk betrokken en wat doen zij? • Waarop selecteren we de externe procesbegeleiding? Partijen kunnen zich hiervoor inschrijven. De partij die het beste aan de wensen en eisen voldoet krijgt de opdracht. Zie bijlage 1 voor een opzet voor het programma van eisen. • Welke stappen moeten doorlopen worden voor het organiseren van een burgerberaad? (een draaiboek) • Wie heeft welke verantwoordelijkheden en welke afspraken zijn er onderling gemaakt? (reglement van orde) De ambtelijk opdrachtgever is degene binnen de gemeente die verantwoordelijk is voor het beleidsterrein waar het burgerberaad over gaat. Als we bijvoorbeeld een burgerberaad over wonen zouden organiseren, dan is dat de verantwoordelijkheid van de gemeentelijke afdeling Ruimte. De programmadirecteur Wonen zou dan ambtelijk opdrachtgever voor het burgerberaad worden. De verantwoordelijkheid richt zich met name op de voorbereiding (besluit om te komen tot een burgerberaad) en nazorg (om te komen tot besluitvorming en uitvoering van het resultaat van het burgerberaad). Hij/zij voert samen met het interne procesteam de selectie van de externe procesbegeleiding uit.

Het team van Samen Stad Maken is hier nauw bij betrokken en bewaakt de randvoorwaarden die nodig zijn voor het goed functioneren van een burgerberaad. De loting wordt gedaan door de afdeling Onderzoek, afdeling Burgerzaken of een extern bureau. De uitnodiging voor deelname aan het burgerberaad (op basis van de loting) wordt opgesteld door de ambtelijk opdrachtgever en verstuurd uit naam van de verantwoordelijk wethouder.

11

De externe procesbegeleiding is verantwoordelijk voor de hele organisatie van het burgerberaad van de organisatie van bijeenkomsten tot het schrijven van het adviesrapport. Tijdens het burgerberaad is de ambtelijk opdrachtgever het vaste aanspreekpunt voor de externe procesbegeleiding, bijvoorbeeld om mee te denken over de inzet van expertise en kennis breed in de gemeentelijke organisatie of daarbuiten. Maar hij/zij is niet direct betrokken bij het burgerberaad zelf. Na het burgerberaad brengt de ambtelijk opdrachtgever het advies van het burgerberaad richting besluitvorming door college, burgemeester of raad.

8. Hoe zorgen we via loting voor een representatieve groep deelnemers? De deelnemers aan het burgerberaad moeten met elkaar een goede weergave vormen van de Utrechtse samenleving. De bewoners die deelnemen aan het burgerberaad praten immers namens heel Utrecht. Om tot een goede selectie te komen werken we met een loting: dat geeft iedereen kans op een uitnodiging voor het burgerberaad. Voor de loting zullen we op basis van de gemeentelijke basisadministratie onder andere selecteren op leeftijd, geslacht en postcodegebied. Echter de keuze van ingelote bewoners zelf om wel/niet mee te doen leidt niet automatisch tot een goede afspiegeling. Daarom doen we aan ‘oversampling’ voor groepen waarvan de verwachting is dat zij minder geneigd zijn mee te doen. Om voorafgaand aan definitieve plaatsing te checken hoe de groep verdeeld is van de mensen die zich opgeven, vragen we bij de aanmelding – als ze dat met ons willen delen - naar bepaalde kenmerken die we nog niet van ze weten: opleiding, stemmen bij gemeenteraadsverkiezingen (ja/nee), en hun (huidige) kijk op het onderwerp van het burgerberaad (om te voorkomen dat alleen mensen die zich hard maken voor een bepaalde richting meedoen). Als zich nog niet voldoende mensen hebben opgegeven (uit een bepaalde groep), loten we bij3.

We willen in de eerste stap de steekproef wat kleiner houden, omdat we anders misschien veel mensen teleur moeten stellen. Uit de mensen die zich hebben aangemeld, wordt een groep geloot waarbij rekening is gehouden met de relevante kenmerken die ze hebben aangegeven bij de aanmelding. Dat is de groep die definitief geplaatst is. Deze loting in stappen is erop gericht om de 100 Utrechtse deelnemers een goede afspiegeling te laten zijn van de Utrechters. Het idee hierachter is dat alle bewoners van Utrecht zich wel in een paar deelnemers kunnen herkennen en zich vertegenwoordigd voelen. Tijdens de stadsgesprekken Energie (2015) spraken we voor het eerst met bewoners die door loting waren geselecteerd. Een groot deel van de deelnemers (87%) vond loting een goede manier om bewoners te betrekken. Het zorgt voor een divers publiek. Uitgangspunten voor loting zijn: • De loting & deelname aan een burgerberaad houden wij als gemeente anoniem. • De groep deelnemers bestaat uit 100 deelnemers. Uit lotingen bij andere steden weten we dat het percentage mensen die ingaat op loting tussen de 5 tot 15 % ligt. Het overgrote deel gaat dus niet in op uitnodiging. 3

12

• • • • • • •

Deelnemers zijn 14 jaar of ouder4. Er doet maximaal 1 deelnemer mee per huishouden. Het is een steekproef uit de gemeentelijke basisadministratie. Er is onafhankelijk toezicht op de loting door een notaris. De deelnemers wonen verspreid over de stad en in de verschillende wijken. Raadsleden, collegeleden en ambtenaren van de gemeente Utrecht mogen niet meedoen. Deelnemers zijn bij alle bijeenkomsten aanwezig.

9. Hoe maken we deelname makkelijk(er)? Er kunnen veel redenen zijn voor ingelote bewoners om niet mee te willen doen: geen tijd, de Nederlandse taal niet goed kunnen lezen en schrijven, geen kinderopvang hebben of twijfelen of ze wel serieus genomen worden. Een aantal bewoners zal, zeker in deze tijd, aan het overleven zijn en daardoor geen ruimte voelen voor een burgerberaad. De aard van het vraagstuk is ook bepalend of mensen meedoen. Complexe en abstracte onderwerpen zullen minder bewoners doen laten deelnemen. De kwestie is of het thema5 meerdere mensen aanspreekt of een selecte groep. Het voeren van gesprekken met onbekende andere bewoners en deskundigen kan voor bewoners ook een belemmering zijn om zich op te geven. Wij willen binnen onze mogelijkheden zoveel mogelijk van deze belemmeringen wegnemen zodat zij zich bij inloting toch opgeven voor het burgerberaad en zoveel mogelijk mensen mee kunnen doen om tot een representatieve groep te komen. Bewoners die drempels ervaren kunnen contact opnemen met de gemeente, zodat we samen kunnen kijken hoe we de belemmering(en) weg kunnen nemen. Voor het Utrechtse burgerberaad willen we een financiële vergoeding geven. Uit ervaring blijkt dat dat zorgt voor een grotere opkomst en dus een betere representativiteit. Het is een bedankje voor de tijd en inzet van de bewoners.

En voor de eventuele onkosten die de deelnemers moeten maken. We nemen het minimumloon als uitgangspunt en het maximale bedrag dat een inwoner kan ontvangen zonder dat dit invloed heeft op een eventuele uitkering. Naast een vergoeding zorgen we, als dat nodig is, voor: • Ondersteuning voor mensen met een lichamelijke beperking • Ondersteuning voor mensen met een (licht) verstandelijke beperking • Een tolk voor mensen die geen Nederlands spreken/schrijven/lezen • Een doventolk voor mensen die doof zijn • Een oplossing voor mensen die blind zijn • Toegankelijke ruimtes voor de bijeenkomsten • Eten dat rekening houdt met voedselallergieën of andere (culturele) dieetwensen • Kinderopvang als men zelf geen oppas kan vinden In de evaluatie van ieder burgerberaad nemen we mee of deze maatregelen voldoende zijn en nodig zijn om tot een goede samenstelling van een burgerberaad te komen. Afhankelijk van het onderwerp loten we jongeren in vanaf 14 jaar, 16 jaar of 18 jaar. Voor jongeren van 14 of 15 jaar is toestemming nodig van de ouders. 5 Motieven voor bewoners om wel/niet mee te doen zijn met name: persoonlijk- of groepsbelang, interesse en/of betrokkenheid bij het onderwerp. 4

13

Naast loting en het makkelijk maken van deelname, is de uitnodiging en de benadering van de mensen van groot belang om een diverse groep te krijgen voor het burgerberaad. Daarom doen we het volgende: - Vooraf een grootse ‘publiekscampagne’ zodat mensen weten wat er aan komt (denk aan de inzet van posters, social media, huis aan huis, lokale media, een filmpje etc) - De uitnodiging is namens de gemeente en geeft korte, duidelijke informatie met een QR-code naar een website voor meer informatie - In de uitnodiging aan bewoners staat duidelijk het onderwerp, de vraag en de opdracht - In de uitnodiging gebruiken we meerdere redenen waarom mensen mee zouden kunnen doen (interesse in onderwerp, mee willen helpen, iets voor de stad doen, invloed hebben, mensen leren kennen) - De uitnodiging doet een persoonlijk beroep: we hebben u nodig - In de uitnodiging staat dat er geen voorkennis nodig is; iedereen kan meedoen - In de uitnodiging staat wat de vergoeding is en dat dit binnen de mogelijkheden valt voor mensen met een uitkering - In de uitnodiging staat hoe we drempels wegnemen (kinderopvang, tolk etc) - We proberen mensen ook telefonisch te bereiken (niet iedereen leest post) - We vragen sleutelpersonen/vertrouwde wijkpersonen of zij bepaalde moeilijk bereikbare groepen kunnen benaderen om hun deelname te stimuleren.

- We organiseren een bijeenkomst en zoeken mensen op om meer informatie te geven (ook met inzet van sleutelpersonen) - We zetten social media in/advertising op een onafhankelijk account - We gebruiken verschillende talen: naast Nederlands, bijvoorbeeld ook Engels, Arabisch en Turks

10.

Publiekscampagne en communicatie

Voor, tijdens en na het burgerberaad moet de stad geïnformeerd worden over de komst van het beraad en het verloop van het beraad. En natuurlijk over de uitkomsten. De communicatie heeft drie doelen: - VOORAF: Iedere Utrechter via een grote publiekscampagne informeren over het instrument burgerberaad – en het onderwerp - zodat bewoners weten wat het is en kunnen afwegen of ze mee willen doen als ze worden ingeloot voor het eerste burgerberaad. We zetten hiervoor een mix aan communicatiemiddelen in. - TIJDENS: Een brede dialoog over het onderwerp waar het burgerberaad mee aan de slag gaat in samenwerking met partners in de stad (denk aan de bibliotheek, lokale media, Utrecht in Dialoog, sleutelpersonen en de wijkplatforms). Deze dialoog wordt ook digitaal gevoerd. Doel van deze brede dialoog is om mogelijke input (ideeën en opvattingen) te geven aan de deelnemers van het burgerberaad en hiermee een nog grotere groep te betrekken. - ACHTERAF: Goede terugkoppeling van het proces dat is doorlopen, de aanbevelingen van de beraad en wat het bestuur ermee gaat doen. Ook via de digitale weg. De gemeente zal op Utrecht.nl/burgerberaad informatie plaatsen over de eerste experimenten met het burgerberaad. Over wat het is, hoe de aanpak zal zijn en wat we willen onderzoeken en leren. Voor algemene vragen kunnen inwoners terecht bij het klantcontactcentrum van de gemeente.

14

De communicatie met de stad tijdens het beraad zal plaatsvinden vanuit de deelnemersgroep en het bureau dat de groep begeleidt. Zij zijn in de lead om bepaalde groepen of experts om input te vragen. Dit zal dus alleen op uitnodiging gebeuren. Deelnemers mogen niet ‘’overvallen worden’’ door bepaalde (belangen)groepen die het proces willen beïnvloeden. Anders vindt er een lobby plaats en is het beraad niet onafhankelijk meer.

11.

Wat zijn de kosten van een burgerberaad?

Een goed burgerberaad kost tijd, geld en energie. Om een inschatting te maken van de kosten, hebben we een splitsing gemaakt in kosten voor de gemeente, kosten die we maken voor de inhuur van procesbegeleiding en overige kosten. Ambtelijke kosten

Procesondersteuning Vergoedingen Facilitaire kosten

Monitoring

-

Ambtelijke inzet voor delen kennis/informatie Ambtelijke inzet door team Samen Stad Maken Inzet afdeling Onderzoek i.v.m. loting Communicatie- en participatieplan, uitvoering en campagne Loting en uitnodiging Inhuur voor voorzitterschap, organisatie, gespreksleiding, procesbegeleiding en verslaglegging vergoedingen voor deelnemers extra ondersteuning (kinderopvang, tolken, etc) zaalhuur catering entertainment onafhankelijk onderzoek evaluatie

Totale begroting burgerberaad

185.000

70.000 85.000 50.000

10.000

400.000

Binnen de huidige begroting is geen geld voor de organisatie van een burgerberaad. Een burgerberaad kan alleen georganiseerd worden als daarvoor per burgerberaad een bedrag van 400.000 euro wordt vrijgemaakt. Na het eerste burgerberaad beantwoorden we de volgende (financiële) vragen: - Had het op onderdelen goedkoper gekund? Waarom wel/niet? - Welke kosten waren onnodig? - Welke kosten vielen hoger uit? - Welke kosten vallen in de loop van de tijd goedkoper uit doordat er al een basis ligt? (bv communicatie) - Waren we minder tijd kwijt aan beleids- en planvorming dan bij andere participatie? (impliciete kostenbesparing) - Kosten-baten analyse: wat het kost en wat het oplevert. De financiële evaluatie moet bijdragen aan een beeld van de kosten voor een burgerberaad ten opzichte van andere participatievormen. Het organiseren van stadgesprekken (met vergoeding), de

15

organisatie van een klimaatpanel of het maken van een omgevingsvisie of buurtagenda’s met de wijk kosten ook geld.

12.

Leernetwerk & onafhankelijk onderzoek

We gaan al doende leren door ervaring op te doen met twee burgerberaden. We doen dit door deze burgerberaden te evalueren en hiervan te leren om vervolgens: • te bepalen of we verder willen met het instrument burgerberaad. • te bepalen of het nodig is om het burgerberaad vast te leggen in een verordening. • te bepalen wat de beste manier is om tot onderwerpen te komen (permanent burgerberaad met bevoegdheid om de onderwerpen te bepalen?) • andere vormen van samenwerking met de stad en overleggen met bewoners en ondernemers te verbeteren met de succesfactoren van een burgerberaad. • beter zicht te krijgen op de vraag wanneer een burgerberaad het geschikte instrument is. We starten met: a. een leernetwerk van betrokkenen voor de twee burgerberaden b. een onafhankelijk onderzoek door een Hogeschool of Universiteit Er zijn vier vragen waar we ons op richten: 1. Opzet en verloop van het burgerberaad (beschrijving) 2. Ervaringen van alle betrokkenen (deelnemers, ambtenaren, burgemeester, raad en college) 3. Doorwerking in beleid (wat is overgenomen) 4. Doorwerking bij deelnemers en ambtenaren (verandering van houding t.o.v. onderwerp) Leernetwerk Het leernetwerk reflecteert op het ontwerp, het verloop en de doorwerking van beide burgerberaden. Zij kijken naar het proces, reflecteren, evalueren en leren.