Agendabundel

d. Regelingen die tussen de samenwerkingspartners zijn getroffen Voor het selecteren van de aannemer en architect (inclusief directie en toezicht) hebben Europese aanbestedingen plaats gevonden. Met de aannemer is eerst een bouwteamovereenkomst gesloten alvorens over te gaan tot een realisatieovereenkomst (conform de aanbestedingsprocedure).

e. Afspraken over informatievoorziening aan de raad over (geheime) informatie die ressorteert bij samenwerkingspartners en derden, het project betreffende. In de informatievoorziening aan de raad wordt zorgvuldig omgegaan met de belangen van de samenwerkingspartners. Indien relevant worden zij vooraf geconsulteerd

23

8. Communicatie a. Communicatie en participatie met inwoners en stakeholders Omgevingsmanagement De omgevingsmanager is verantwoordelijk voor het onderhouden van goede relaties met de directe omwonenden, ondernemers en andere partijen rondom de Domtoren. En fungeert als liaison tussen het project en de omgeving om de verschillende belangen zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld om belangen t.a.v. leefbaarheid, bereikbaarheid en veiligheid. In het BLVC-plan (Bereikbaarheid, Leefbaarheid, Veiligheid en Communicatie) staan de maatregelen beschreven die de aannemer in acht moet nemen om de overlast van de uitvoeringswerkzaamheden op de omgeving te beperken. Omdat de Domtoren het icoon van de stad is en dus alles wat er met de toren gebeurt nauwlettend in de gaten wordt gehouden, is voor het project is de omgeving breder dan de directe omgeving: de hele stad Utrecht (burgers, bedrijven, belangenorganisaties etc.) is betrokken bij de restauratie van de Domtoren. En ook intern bij gemeente Utrecht is er veel belangstelling voor het project. Samenwerking met de communicatieadviseur is evident; de omgeving moet passend geïnformeerd worden over de het project. De bijzondere externe stakeholders zijn: Utrecht Marketing en Stichting Utrechts Eigendom. Utrecht Marketing (UM) UM verzorgt bezoekersrondleidingen en exploiteert hiervoor de bezoekerslift.

UM is hiermee huurder van de Domtoren. Hun bezoekersactiviteiten worden direct geraakt door de restauratie van de Domtoren. Stichting Utrechts EigenDom Op 12 december 2017 is de Stichting Utrechts EigenDom opgericht. De stichting heeft als doelstelling: • het behouden en versterken van het Rijksmonument de Domtoren • het werven van fondsen, financiële bijdragen, subsidies en gelden ten behoeve van de grootschalige restauratie van de Domtoren alsmede ten behoeve van het onderhoud en de instandhouding van de Domtoren nadat deze restauratie is voltooid en verder al hetgeen hiermee in de ruimste zin verband houdt, daartoe behoort en/of daartoe bevorderlijk kan zijn. De stichting verwerft kortgezegd extra financiële middelen om activiteiten mogelijk te maken, die niet vanuit het project restauratie Domtoren gefinancierd en uitgevoerd kunnen worden (deze activiteiten vallen op dit moment buiten de scope van het project).

24

Raakvlakmanagement Een aantal zaken raakt aan het project Restauratie Domtoren. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om projecten van andere afdelingen binnen gemeente Utrecht, maar ook activiteiten van derden. De raakvlakmanager zorgt voor een goede relatie en afstemming met de verschillende partijen. Het gaat hierbij in ieder geval om: • Afstemmen met Utrecht Marketing t.a.v. gebruik van de bezoekerslift en uitvoeren van bezoekersrondleidingen. • Afstemmen met Stichting Utrechts EigenDom t.a.v. fondsenwerving en uitvoeren extra activiteiten rondom de restauratie. • Afstemmen met Culturele Zaken t.a.v. kunstregeling. • Afstemmen met Economische Zaken t.a.v. Trajectum Lumen. • Afstemmen met gebiedsopgave Centrum t.a.v. projecten die worden uitgevoerd op het Domplein. • Afstemmen met het Evenementenbureau t.a.v. evenementen die worden gehouden op het Domplein.

Communicatie Omdat het restaureren van de Domtoren meer is dan het restaureren van zomaar een pand in Utrecht, vraagt dit project meer dan standaard communicatie inzet. Van de Domtoren wordt gehouden en die liefde is belangrijk om ook vanuit de gemeente zichtbaar maken tijdens de restauratie. Dat met aandacht en zorg en menselijkheid het icoon van de stad vijf jaar lang in de steigers staat. Hoewel de keuze van de middelen vrij standaard is, zijn stijl, keuze van beeld en taalgebruik dat zeker niet. Openheid in het vertellen van het verhaal van de restauratie, met daarbij steeds de menselijke kant laten zien is een belangrijk onderwerp voor communicatie. Communicatie levert hiermee een bijdrage aan het te realiseren projectresultaat door het verzorgen van alle communicatie rondom het restauratieproject. De communicatieadviseur is aanspreekpunt op het gebied van communicatie voor alle betrokkenen (in- en extern). Het opstellen en uitvoeren van het communicatieplan behoort tot de verantwoordelijkheid van de communicatieadviseur van het project. In het communicatieplan staat beschreven: doelgroepen communicatiedoelstelling, -boodschap, -middelen, -planning.

Communicatiemiddelen die onder andere worden ingezet: • Informatiebijeenkomsten en lezingen • Wijkberichten • Website: www.utrecht.nl/domtoren • Twitter en Instagram: @TorensUtrecht • DocU van RTV Utrecht (jaarlijkse tv-documentaire) De inzet van social media is bijzonder in dit project, in vergelijk met andere gemeentelijke projecten. Er bestonden voor het project al een Twitter en Instagram account. De beheerder van de Domtoren beheert deze accounts sinds 2013. Nu ligt het grootste werk hiervoor bij de communicatieadviseur, maar de torenbeheerder schrijft en fotografeert nog steeds mee. De afgelopen jaren is het aantal volgers verdrievoudigd door het plezier van beiden te laten zien over ontdekkingen en uitzicht van de toren. Daar waar andere projecten bijvoorbeeld de ‘Bouwapp’ gebruiken, zijn deze twee kanalen de belangrijkste middelen van het project.

25

Daarnaast is een belangrijk communicatiemiddel bijna gereed. De Domtoren is volledig aan het zicht onttrokken door de steiger en de bouwschutting. Om de toeristen en stadbewoners toch te kunnen laten zien hoe de toren er uit ziet, is een bouwschutting ontworpen die museaal aandoet. In samenwerking met stadsconservator René de Kam en ontwerpbureau DeVrijer en VanDongen wordt voor vijf jaar de bouwschutting een openlucht tentoonstellingsplek. Met het verhaal van de Domtoren van bouw tot nu. De vormentaal van de toren komt terug in de vormgeving van de schutting. Zo ‘halen we de toren tijdelijk naar beneden’. Aandacht voor interne communicatie binnen de gemeente zal dit jaar meer zijn dan de afgelopen jaren. Nu valt er ook echt wat te zien, het project wordt concreet en kunnen ook de medewerkers van het project zichtbaar zijn. Ook geven verschillende leden van het restauratieteam presentaties en lezingen. Waaronder de architect, maar ook de communicatieadviseur en de torenbeheerder hebben de afgelopen tijd al zo’n tiental presentaties gegeven. Dit zal ook de komende jaren gebeuren. Inzet tijdens Open Monumentendag in samenwerking met aannemer en Utrecht Marketing hoort bij deze activiteiten. De relatie met de lokale pers is belangrijk. Op momenten dat er mijlpalen bereikt worden, maar ook als er mooie verhalen te vertellen zijn.

Bijzondere ontdekkingen, maar ook tegenslagen mogen gedeeld worden. Persvragen worden behandeld door zowel de persvoorlichting en collegecommunicatie als de communicatieadviseur. De torenbeheerder is woordvoerder en zorgt voor afstemming met een van bovenstaande als hij vragen binnenkrijgt.

Informatie Jaarlijks wordt de gemeenteraad geïnformeerd d.m.v. een voortgangsrapportage. Met name wijzigingen in planning, begroting en risico’s worden gerapporteerd. Waar nodig wordt een raadsbijeenkomst georganiseerd. Tijdens de Staf Vastgoed wordt wethouder Vastgoed geïnformeerd over de voortgang van het project. In de stuurgroep wordt afgewogen of het nodig is om ook andere betrokken wethouders te informeren en op welke manier. Het gaat dan om de portefeuillehouders erfgoed, wijk binnenstad en economische zaken. De stuurgroep wordt elk kwartaal geïnformeerd en waar nodig incidenteel bijeen geroepen. Bij het afsluiten van de realisatiefase (verwachting eind 2024) wordt een overgangsdocument opgesteld, voordat overgegaan wordt naar de projectfase van nazorg. De project assistent is verantwoordelijk voor het informatiebeheer van het project. Het ‘zaaksysteem’ en ‘MUIS’ zijn de archiefwaardige systemen waarin documenten worden beheerd en bewaard. De systemen en ‘Digiplaza’ worden gebruikt als dagelijks werkarchief.

26

Startdocument Regeling Risicovolle projecten – Programma Wervengebied Inleiding Het programmaplan wervengebied is op 15 juli 2021 vastgesteld. Met het startdocument stelt de raad niet de kaders zelf vast, maar de bundeling van reeds vastgestelde kaders voor betreffend project. a. Doelstelling Doel en beoogd effect De centrale opgave van het programma is een samenhangend en gezamenlijk herstel en behoud van het wervengebied. Uit het programmaplan zijn de volgende vijf doelen te halen: 1. Herstel van schade aan Erfgoed 2. Voorkomen van schade aan Erfgoed 3. Beheren van het Wervengebied 4. Voorkomen van onveilige situaties 5. Het beter invullen van de burenplicht en de maatschappelijke zorgplicht Beoogd effect Bij afronding van het programma zijn de walmuren, kluismuren en de kelders hersteld, zijn maatregelen genomen om schade aan het erfgoed te voorkomen, is het beheer op orde en is de samenwerking verbeterd. Bijdrage aan publieke waarde Het wervengebied is een 900 jaar oud gebied, waarbij de werven een belangrijke functie vervullen voor de stad. Voor dit uniek gebied moet goed gezorgd worden zodat het voor de volgende generaties behouden blijft. Dankzij de gedane onderzoeken is duidelijk geworden wat er moet gebeuren om de opgave van het programma te realiseren.

Door een intensieve samenwerking met eigenaren en omdat de objecten zich in de openbare ruimte bevinden die bijdragen aan de identiteit van de stad Utrecht heeft het realiseren van de doelen direct een effect op de publieke waarde.

b. Scope Het programma richt zich op het rijksmonument Stadsbinnengrachten en Werven met de middeleeuwse kelders in de nabijheid van de werven. Daarmee is het gebied groter dan alleen de werven aan de grachten. De focus ligt op het herstel en behoud van het middeleeuwse erfgoed aan de werven en alles dat daarop direct invloed heeft.

Startdocument wervengebied juli 2021

1

Dit wervengebied bestaat uit verschillende onderdelen. Het programma heeft als uitgangspunt een gezamenlijke, samenhangende en integrale aanpak van gevel tot gevel, waaronder de bruggen, wegen, ondergrondse infrastructuur, waterbeheer, wal- en kluismuren, watergevels, straat-, kluis- en werfkelders en bomen. Met andere woorden: het hele gebied wordt vanuit zijn totaliteit benaderd. Deze benadering is nodig omdat er veel samenhang is tussen de onderdelen. De focus van het programma is het herstel en behoud van de werven als erfgoed. Aspecten die te maken hebben met de functie, het gebruik en beheer van het wervengebied die geen directe relatie hebben met het herstel en behoud van het erfgoed, maken geen onderdeel uit van de scope. Veel daarvan is onderdeel van het omgevingsvisie binnenstad, mobiliteitsplan of de programma’s (sociale) veiligheid en het beheer van de openbare ruimte. Zo valt het weren van te zwaar verkeer dat schade toebrengt aan kelders binnen de scope, maar het weren van personenauto’s, verkeersveiligheid en het opheffen van parkeerplaatsen juist niet. Ondanks dat het geen onderdeel is van het programma wervengebied, fungeert de programmaorganisatie voor dagelijkse zaken wel als loket. Vragen van bewoners worden middels goede interne afstemming overdragen naar collega’s van de gemeente. De aan te stellen wervenmeester gaat hier invulling aan geven.

Startdocument wervengebied juli 2021

2

Bij de behandeling van het programmaplan zijn d.m.v. moties de volgende onderdelen aan de scope toegevoegd: 1. Te onderzoeken hoe de integrale samenhang tussen alle verschillende (bestaande en toekomstige) functies die bij mobiliteitsbeleid en Omgevingsvisie Binnenstad horen samengaan met het herstel van wervengebied en het eventueel geschikt maken van erfgoed in Wervengebied voor gebruik van een bepaalde functie; 2. Om bij gemeentelijk eigendommen wel de functie en gebruik van erfgoed in Wervengebied mee te nemen in de scope van Programmaplan Wervengebied en hiermee rekening te houden met herstelwerkzaamheden van erfgoed in Wervengebied 3. Te onderzoeken welke spook- en weeskelders wél een nieuwe ruimte voor de stad kunnen zijn, hierbij ook de opties voor bestemmen en het geven van een functie te onderzoeken evenals de kosten en (maatschappelijke) baten. Deelprojecten of fasering Het programma gebruikt een afwegingskader om te programmeren. Hiermee wordt er geprogrammeerd op basis van urgentie, samenhang, het voorkomen van aantasting van erfgoed, continuïteit en efficiëntie, én de programmawaarden (veiligheid, erfgoed en gebruik). De verschillende deelprojecten zitten in verschillende fases. Op dit moment zitten deelprojecten in voorbereiding, uitvoering en overdracht. Voor specifiek informatie zie hoofdstuk tijd in het programmaplan (link in de inleiding).

Plan van aanpak voor de eerste fase met doorkijk voor het vervolg Om de opgave behapbaar en beheersbaar te maken wordt ieder jaar een uitvoeringsprogramma gepresenteerd met een korte looptijd, waarbij de te verwachten kosten inzichtelijk worden gemaakt. De uitvoeringsplanhorizon in het programmaplan is 3 jaar. In 2022 wordt een vierjaren uitvoeringsplan gemaakt, dat jaarlijks wordt geactualiseerd en er zal worden aangesloten bij de bestaande systematiek van de meerjarenbegroting en de recent vastgestelde nota beheer openbare ruimte. In dat vierjaren uitvoeringsplan staat wat er de komende 4 jaar wordt uitgevoerd en wat dat kosten. Bij de actualisatie na een jaar wordt het plan weer met een extra jaar aangevuld..

c. Geld Met de nieuwe scope worden de totale kosten voor de gemeente en (kelder)eigenaren voor de komende circa 30 jaar ingeschat op 450 tot 550 miljoen euro. De kosten zijn gebaseerd op de huidige inzichten. Het betreft een grove raming die op basis van de vierjarenuitvoeringsplannen steeds verder wordt verfijnd. Het beschikbare budget en de inzet ervan per fase, per jaar of per deelproject Het uitvoeringsprogramma 2021-2023 met onder meer maatregelen voor het herstel van muren, kelders, weren van zwaar verkeer en voorkomen van schade aan erfgoed, wordt geraamd op 48 miljoen euro. Hiervan is voor 38 miljoen dekking beschikbaar gesteld bij vaststelling van het programmaplan en is de resterende 9 miljoen vastgesteld in de VJN 2021.

Jaar

Budget

2021 2022 2023

€11.200 €15.800 €21.300

Voortgang, prognose, fasering worden continu integraal in de financiën bijgewerkt. Elk jaar wordt d.m.v. uitvoeringsplannen 4 jaar vooruitgekeken en worden de nieuwste inzichten in de prognose/fasering verwerkt.

Onzekerheden in het budget, aan de kostenkant en aan de dekkingskant

In 2021-2023 is ingeschat dat 48 miljoen nodig is, waarbij elk jaar aangegeven wordt wat resteert en in een opvolgend jaar gebruikt kan worden, dit wordt verwerkt in de jaarlijkse vierjaarprognose. Ook is het mogelijk in de jaarlijks op te stellen uitvoeringsplannen werk naar voren te halen indien er budget ruimte overblijft.

Startdocument wervengebied juli 2021

3

In de raming t/m 2050 is een eerste indicatieve inschatting van de kosten gemaakt met de onderdelen wal- en kluismuren (WKM) (circa 110 miljoen), kelders (circa 250 miljoen), overige onderdelen zoals toegangsbruggen (circa 40 miljoen) en extra beheer, onderhoud en handhaving (circa 100 miljoen). De kosten binnen die onderdelen zijn ruwweg bouwkosten, voorbereidings- en begeleidingskosten en een risicoreservering. Vanwege de doorlooptijd van dertig jaar kent de raming t/m 2050 een grote mate van onzekerheid. Daarnaast is een van de grootste risico’s dat de gevolgen van werken in erfgoed bijna niet voorspeld kunnen worden. Achter elke steen kan een verrassing vandaan komen. Voor de dekking van de kosten voor de uitvoering van het programmaplan wervengebied voor de periode van 2024 tot circa 2050 wordt een financiële strategie uitgewerkt. Deze wordt betrokken bij de Voorjaarsnota in 2022. Onderdeel daarvan is een structurele financiering van de uitvoering van het programma wervengebied. Hierin wordt tevens duidelijk welk deel te activeren is en welk deel ten laste van de exploitatie komt. De financiering van het programma wervengebied betreft een continu, doorlopend proces omdat de opgave van beheer, onderhoud, herstel altijd zal doorgaan. Het programma brengt in kaart welke subsidiemogelijkheden er voor zowel de gemeente als de eigenaren zijn.

De raming, de geprognosticeerde eindstand per fase en de verwachte besteding per kostensoort worden op dezelfde manier per fase, deelproject of per jaar opgenomen.

Toelichting, onderbouwing en duiding van de opgenomen informatie, waarbij de bevindingen van adviseurs of toezichthouders expliciet inzichtelijk worden gemaakt. De raming is opgesteld door een senior kostendeskundige waarbij gebruik is gemaakt van de ervaringscijfers op de Oudegracht en van Rak21. Daarnaast is hebben de verschillende andere deelprojecten (zoals Weren te Zwaar Verkeer en het wervenkadaster) een opgave gedaan van de te verwachten kosten. De 48,3 miljoen is daarmee tot stand gekomen o.b.v. meer detail dan de raming t/m 2050. Per jaar wordt d.m.v. een prognose en verdere uitwerking de inzet per fase, per jaar en/of per deelproject aangescherpt. De raming t/m 2050 is opgesteld door een externe kostendeskundige gespecialiseerd in het maken van raming vanaf de start en onderzoeksfase van complexe projecten. Daarnaast is er veel uitvoeringskennis gebruikt van het project wal en kluismuren en is een senior kostendeskundige van de uitvoering betrokken. Ook is informatie bij beheer opgehaald over het areaal en de beheerskosten. Voor de risicoreservering is gebruikt gemaakt van de standaard systematiek t.a.v. het ramen van uitvoeringsprojecten (SSK-systematiek CROW).

Startdocument wervengebied juli 2021

4

d. Tijd De planning, zo mogelijk beschreven in mijlpalen, van het project, waarbij expliciet wordt aangegeven op welke wijze rekening is gehouden met vertragingsrisico’s Planning voor de komende 3 jaar. Vanaf 2022 wordt elk jaar een doorkijk voor de komende 4 jaar gegeven.

Uitvoeringsmijlpalen Walmuren Oude gracht Startdatum

Einddatum

Rak 9 Oost

Q3 2021

Rak 11 Oost

Q3 2021

Rak 2 Oost

Q4 2021 (start werkzaamheden)

Q4 2022*

Rak 4 West

Q4 2021 (start werkzaamheden)

Q1 2022

Rak 6 West

Q3 2021 (start voorbereiding)

Q2 2023

Rak 3 Oost

Q4 2021 (start voorbereiding)

Q2 2023

Rak 2 West

Q2 2022 (start voorbereiding)

> 2024 **

Rak 6 Oost

Q1 2023 (start voorbereiding)

> 2024 **

Rak 12 Oost (nz)

Q2 2023 (start voorbereiding)

> 2024 **

Rak 5 West

Q4 2023 (start voorbereiding)

> 2025 **

Rak 22

Q3 2021 (start voorbereiding)

> 2025 **

Rak 24

Q3 2021 (start voorbereiding)

> 2025 **

Q3 2021 (start programmering kelders)

> 2024 **

Intensieve handhaving

Juni 2021

continu

Vrachtwagen verboden en Fysieke breedtebeperkingen

Juli 2021

Q4 2021

Kromme Nieuwegracht

Kelders Choorstraat/lijnmarkt

Weren te zwaar verkeer

Overige Mijlpalen Eerste resultaten samenwerkingsarrangementen

Q2 2022

*) De einddatum van rak 2 oost is t.o.v. het programmaplan aangepast omdat abusievelijk een verkeerde grafische weergave van de einddatum van rak 2 oost in het programmaplan was opgenomen.

Startdocument wervengebied juli 2021

5

**) De einddatum is nog niet in de programmaplanning opgenomen omdat enerzijds gekeken wordt naar het

uitvoeringsprogramma tot en met 2023 en anderzijds omdat de doorlooptijden zeer indicatief zijn en het verfijnen daarvan plaats zal vinden bij de op te stellen meerjarenplanning.

De planning wordt ook jaarlijks herzien in de vierjarenplanning. Eventuele vertraging van gemelde rakken wordt zo ver mogelijk en indien tijdig gesignaleerd opgevangen door het opstarten van een ander deelproject zodat altijd een balans gevonden kan worden in de uitvoering. Als de vertraging optreed door onverwachte omstandigheden in een laat stadium dan schuift de uitvoering van dat rak door (en ook de uitvoeringskosten), maar worden de overige rakken zo ver mogelijk wel opgestart conform deze planning. Het is in gevallen mogelijk parel te werken.

e. Kwaliteit Wijze van borging van de kwaliteit van de uitvoering Daarnaast is er binnen het programma tegenspraak georganiseerd zodat er extra klankborden zijn. Vanwege het belang van tegenspraak is er al vanaf het begin ingezet op verschillende vormen van tegenspraak, bijvoorbeeld met de commissie van wijzen wervengebied. Tegenspraak zal zich binnen het programma manifesteren als reviews (onafhankelijke toetsingen), het inschakelen van experts uit de markt voor onderzoeken, evaluaties/eindrapportages van de uitgevoerde deelprojecten wal- en kluismuren, en interne audits. Dit proces zal gespecificeerd worden in het programmabeheersing plan. Toelichting, onderbouwing en duiding van projecten of activiteiten, zowel van interne als externe partijen, die van invloed zijn op dan wel de uitvoering raken van het project Medio 2021 wordt gestart om op basis van het advies van de commissie van wijzen wervengebied samen met (kelder) eigenaren en beheerders een samenwerkingsarrangement te maken ten aanzien van de samenwerking en financiering van het herstel en behoud van het wervengebied. Dit gebeurt onder leiding van een onafhankelijke derde.

Er worden afspraken gemaakt over de uitwerking en invulling van de wervenmeester voor het dagelijks beheer, de organisatie van gezamenlijk opdrachtgeverschap voor het herstel van kelders, de invulling van integraal herstel en behoud, de beheerverantwoordelijkheden en de zorgplicht, en de kostenverdeling voor het herstel van schade en het toekomstig beheer. Deze samenwerkingsafspraken wil de gemeente toepassen bij de uitvoering. Toelichting, onderbouwing en duiding van de opgenomen informatie, waarbij de bevindingen van adviseurs of toezichthouders expliciet inzichtelijk worden gemaakt Ruimte, Stadsbedrijven en VTH hebben zitting in de stuurgroep. Daarnaast heeft concern control een adviserende functie. Het advies van concern control wordt met de raad gedeeld via de VGR.

f. Risico’s Belangrijkste risico’s en Beheersmaatregelen en actiehouders Het programma voert actief risicomanagement uit waardoor risico’s beheerst worden. Beheersing vindt met name plaats in de verschillende deelprojecten. De deelprojecten zijn daarbij de actiehouders. o Er zijn onvoorziene zaken bij de werkzaamheden. Achter elke steen kan een verrassing zitten. Het wervengebied is eeuwen oud. Onderzoek waarbij schade aangericht moet worden om ‘achter of in’ een muur of fundering te kijken, is soms de enige manier om echt te weten wat de staat van de kelder of muur is en wat er gedaan moet worden. Dit is uiteraard geen wenselijke optie voor een programma dat juist gericht is op het beschermen van het erfgoed. Onvoorziene zaken zullen daarom altijd invloed hebben op de planning en kosten. Hiervoor bestaat de beheersmaatregel uit voldoende onderzoek, het in de programmering actief meenemen van geleerde lessen van de uitvoering, en acceptatie dat er zich soms verrassingen voordoen De komende jaren is het “doen” van onderzoek expliciet opgenomen in het takenpakket door elk jaar 4 jaar vooruit te kijken, en die vooruitblik aan de raad te zenden, wordt laten zien dat actief geprogrammeerd wordt en dat lessen worden meegenomen.

o Er blijft een risico dat bij een gebrek aan draagvlak en door verschillende interpretaties van het programmaplan de samenwerking met stakeholders niet soepel verloopt. Goede samenwerking is cruciaal

Startdocument wervengebied juli 2021

6

o

o

o

o

maar niet vanzelfsprekend. Bij een gebrek aan draagvlak kan een meningsverschil ontstaan over het beleid, de rolverdeling en de ‘beste’ oplossing. Ook kan het voorkomen dat eigenaren de gemeente geen toestemming geven voor beheersmaatregelen bij een kelder die in slechte staat verkeert. Het programma zet daarom sterk in op het verbeteren van de samenwerking en het vertrouwen door het aantrekken van een Wervenmeester (zie programmaplan) en een strategisch omgevingsmanager. Samen stellen zij het komende half jaar samenwerkingarrangementen op, waarbij de voortgang daarop gerapporteerd wordt aan de raad. Ook wordt actief ingezet op participatie. Beschadiging van panden, muren en kelders tijdens het werk. Door werkzaamheden is het mogelijk dat er beschadigingen optreden op of naast de locatie waar gewerkt wordt. De schade zal dan herstelt moeten worden door gemeente. Voor aanvang van de uitvoer wordt daarom grondig onderzoek gedaan en worden beheersmaatregelen genomen. Het voorkomen van schade is echter nooit te garanderen. Daarbij kunnen aangrenzende constructies in slechtere staat blijken dan gedacht, waardoor ze extra kwetsbaar zijn. De specifieke beheersmaatregelen die hier zullen worden toegepast worden gespecificeerd per deelproject in een eigen plan van aanpak/deelprojectplan.

Er vindt een calamiteit plaats los van de geprogrammeerde werkzaamheden, op een locatie waar het programma niet bezig is. Ondanks de reeds uitgevoerde inspecties, onderzoeken, programmering en het de komende jaren actief zoeken naar mogelijke knelpunten, is nooit voor de volle 100% uit te sluiten dat alsnog een deel van een kade, kelder, of brug verzakt of zelfs instort. Verwachtingen van stakeholders zijn hoger dan de doelstelling die bij het programma hoort. Het programma vraagt bestuurlijk gezien een lange adem (van decennia). Daarnaast verlangen stakeholders antwoorden die nu nog niet gegeven kunnen worden of verlangen zij maatregelen die niet tot de scope van het programma behoren. Als de verwachtingen te hoog zijn in vergelijking met de doelstelling, kan dit zorgen voor een gebrek aan vertrouwen. Het aantrekken van de wervenmeester om het vertrouwen te herstellen zal ook bijdragen aan het duidelijk(er) maken van verwachtingen. Ook kan de wervenmeester de juiste ingangen in de gemeente benutten om de vragen die buiten het programma vallen wel te beleggen. Daarnaast hoort hier ook bij het accepteren van dit risico. Het programma zal duidelijk maken welke taken en verantwoordelijkheden onder het programma vallen. Problemen rondom uitvoering en handhaving weren te zwaar verkeer.

Er kan bijvoorbeeld bezwaar worden gemaakt tegen verkeersmaatregelen die in de toekomst worden genomen, zoals extra verboden of een andere route indeling. Door het betrekken van de bewoners en het goed informeren over de maatregelen wordt dit risico verkleint. Voor de camera gestuurde handhaving op basis van een kenteken en met automatische boetes is juiste toestemming en techniek nodig. Hiervoor wordt een projectleider aangetrokken met ervaring in het realiseren van dergelijke systemen. De specifieke beheersmaatregelen die hier kunnen worden toegepast, zijn gespecificeerd in het plan van aanpak van weren te zwaar verkeer.

Toelichting, onderbouwing en duiding van de opgenomen informatie Het team heeft een risicoproces opgesteld conform welke risicomanagement in het programma zal plaatsvinden. Dit proces is te zien in het onderstaande schema. Tegelijkertijd voeren de deelprojecten risicomanagement uit op een iets gedetailleerder proces. Het ophalen van de risico’s bij partners in de stad (gebruikers, belangengroepen en eigenaren), de andere onderdelen van de gemeente (BOR, VTH, Erfgoed, Bomen, FIJ-JZ) en de stuurgroep wordt de in Q3-4 2021 georganiseerd. Binnen het programma worden al periodiek risico-inventarisaties gehouden. Deze worden gehouden op basis van gesprekken met diverse partijen en zijn gebaseerd op de risicodossiers en geleerde lessen van de uitvoering.

Startdocument wervengebied juli 2021

7

Weerstandsvermogen Op dit moment worden de risico’s in de deelprojecten gekwantificeerd. De risico’s op het ‘algemene’ programmaniveau zijn strategischer van aard. De beheersmaatregelen zijn veelal de activiteiten die het programma ontplooid om de doelen te halen. Het kwantificeren van het risico is bij strategische risico’s lastig en de beheersingskosten van die risico’s zijn de opgestelde en vastgestelde budgetten/ramingen. Eventuele risico’s die niet binnen het programma vallen (exogeen) maar wel een grote impact kunnen hebben worden in overleg met concern, in het weerstandsvermogen gealloceerd.

g. Organisatie Besturing van het project (governance) De programmaorganisatie wordt een integrale gemeentelijke opdrachtgeversorganisatie die voor alle belanghebbenden in de stad een betrouwbare partner is voor het behoud van het wervengebied. Deze kan deelprojecten oppakken, realiseren en beheersen. Ten aanzien van de besturing van de programmaorganisatie zijn er 3 lijnen (zie afbeelding): de uitvoering en besluitvormingslijn, de (onafhankelijke) controllijn, en de advieslijn. Samenwerkingspartners, contractpartijen en -vormen, inclusief een overzicht van verdeling van de beslissingsmacht De taken die onder leiding van de programmamanager worden uitgevoerd, zijn als volgt: • Opdrachtgeverschap voor herstel van wervengebied en coördinatie van beheer • Opdrachtgeverschap voor de uitvoeringsorganisatie, ofwel de projectteams herstel van muren/kelders en weren te zwaar verkeer, de wervenmeester, en het interventieteam • Voor verbinding zorgen met eigenaren en beheerders en gebruikers • Voor verbinding zorgen met een in de toekomst uit te werken vorm van extern en/of gezamenlijk opdrachtgeverschap voor het herstel van de kelders • Portefeuille- en dienstoverstijgend werken, maar niet losgezongen van de lijnonderdelen • Motor voor de ontwikkeling van vakgebied overstijgende samenwerking en probleemoplossing • Verantwoordelijkheid nemen waar het moet, loslaten waar het kan • Het

gebruik van specifieke kennis en expertise (bijvoorbeeld juridisch, bij innovatief aanbesteden, subsidies, administratief, databeheer, procesinrichting) • Omgevingsmanagement en communicatie • Afleggen verantwoording aan ambtelijk opdrachtgever, college en de Raad

h. Communicatie Communicatie en participatie met inwoners en stakeholders Goed nabuurschap kan niet zonder een implementatie van waarden zoals openheid, transparantie, wendbaarheid en eigenaarschap. Als er belangentegenstellingen zijn, moeten deze worden overbrugd, en deze waarden kunnen hierbij helpen. Rollen moeten worden ingevuld, verantwoordelijkheden moeten worden genomen, en de gemeente dient haar zorgplicht uit te oefenen. De gemeente stelt een samenwerkingsarrangement voor om invulling te geven aan goed nabuurschap. In het arrangement is ruimte voor verschillende maatregelen om de samenwerking te verbeteren. In dit kader is tijdens een participatiebijeenkomst door een van de aanwezigen aangegeven: “Ik geloof dat we nu zover zijn, in dit stadium, dat we elkaar nu allemaal als samenwerkingspartners gaan zien.” Belangrijk is dat de keldereigenaren hier een grote rol in hebben. Dit arrangement is dus niet iets van alleen de gemeente; alleen samen kunnen we het arrangement invullen.

Startdocument wervengebied juli 2021

8

Startdocument Circulair Cultuurcluster Berlijnplein Implementatie regeling risicvolle projecten

Datum:

23 juli 2021

Versie:

definitief

Utrecht.nl

Colofon

Uitgave berlijnplein@utrecht.nl

Internet www.utrecht.nl

Rapportage Bas van Stratum (financieel manager PMB), Birgit Nouwens (assistent businesscontroller, VGU), Ilhan Tekir (controller CZ) Lars Wolfkamp (assetmanager, VGU a.i.), Isaac Nicolaas (planningsadviseur, PMB),

Informatie Trudie Timmerman, projectmanager PMB

Versie definitief

Basisrapportage Cultuurcluster Berlijnplein | juni 2021

2/26

Inhoud 1

Doelstelling

5

1.1

Doel en beoogd effect

5

1.2

Context van het project

5

1.3

Bijdrage aan publieke waarde

6

1.4

Beoogd eindmoment

7

2

Scope

8

2.1

Wat hoort wel en wat niet bij de uitvoering van het project

8

2.2

Deelprojecten

8

2.3

De aanbesteding

9

3

Geld

11

3.1

Beschikbare budget en de inzet per fase, per jaar of per deelproject

11

3.2

Onzekerheden in het budget aan de kostenkant en de dekkingskant

11

4

Tijd 4.1

5

13

De mijlpalen in het project

Kwaliteit

13

15

5.1

Wijze van borging van de kwaliteit van de uitvoering

15

5.2

Eventuele verschillen daarin tussen de fasen of deelprojecten

15

5.3

Vormen van tegenspraak (audits, dwarskijksessies, reviews of second opinion)

16

5.4

Vastleggen en gebruiken van leerervaringen

17

6

Risico’s en beheersmaatregelen

19

6.1 De belangrijkste risico’s en beheersmaatregelen (zoals financieel, organisatorisch, technisch of juridisch) voor de korte en de langere termijn ; 19 6.2

7

Toelichting onderbouwing en duiding van de opgenomen informatie

Organisatie 7.1

21

22

Besturing van het project (governance);

7.2 Samenwerkingspartners, contractpartijen en -vormen, inclusief een overzicht van de beslissingsmacht

22 25

7.3 Toelichting, onderbouwing en duiding van de opgenomen informatie, waarbij de bevindingen van adviseurs of toezichthouders expliciet inzichtelijk wordt gemaakt 25 7.4

Regelingen die tussen samenwerkingspartners zijn getroffen

Basisrapportage Cultuurcluster Berlijnplein | juni 2021

25

3/26

7.5 Afspraken over informatievoorziening aan de raad over (geheime) informatie die ressorteert bij samenwerkingspartners, het project betreffende. 25

8. Communicatie 8.1 Communicatie met de inwoners en stakeholders

Basisrapportage Cultuurcluster Berlijnplein | juni 2021

26 26

4/26

1 Doelstelling 1.1

Doel en beoogd effect

Het doel van het project is het realiseren van een culturele voorziening aan het Berlijnplein in Leidsche Rijn Centrum om daarmee Leidsche Rijn Centrum compleet te maken met een groeiend aanbod van culturele activiteiten voor wijk en stad in Leidsche Rijn Centrum, plekken voor makers en voor eigentijdse, grootstedelijke kunstvormen in flexibele toekomstbestendige gebouwen met een vernieuwende culturele uitstraling, passend bij de kwaliteit van Leidsche Rijn Centrum en vormgegeven rondom het centrale thema ‘De Toekomst van de Stad’. In de uitwerking van de plannen wordt daarbij ook samenwerking gezocht met amateurkunstorganisaties, wijkbewoners en jongeren. Meer over de doelstelling, de ambities en het beoogd effect voor het Berlijnplein is te lezen in het Ontwikkelplan Berlijnplein. (vastgesteld door de gemeenteraad dd. 20 mei 2021). De beoogde effecten zijn - Groeiend aanbod van culturele activiteiten in Leidsche Rijn Centrum voor publiek uit wijk, stad en land en meer worteling van de betrokken cultuurpartijen in Leidsche Rijn.

Passende complementaire invulling voor Leidsche Rijn Centrum: een gebied met een vernieuwende culturele uitstraling met binnen- en buitenruimtes van hoge kwaliteit en met aandacht voor biodiversiteit, dat bijdraagt aan het voltooien van dit nieuwe stadshart; - vernieuwende samenwerkingsverbanden tussen partijen rondom maatschappelijke thema’s gerelateerd aan ‘de Toekomst van de Stad’, die input leveren voor beleids- en kennisontwikkeling. - een versnelling op gebied van circulair bouwen door realisatie van een duurzaam en energieneutraal cultuurcluster, dat input geeft voor volgende nota Kapitaalgoederen Vastgoed Utrecht - innovatie, ontmoeting en kruisbestuiving voor en door makers vanuit verschillende disciplines, dankzij het realiseren van betaalbare fysieke ontwikkelruimte voor deze doelgroep. - Pionieren in programma, publiekswerking en beheer in de periode 2021-2024 in de aanloop naar de permanente gebouwen.

1.2

Context van het project

Vorm volgt ambitie Met het Ontwikkelkader Berlijnplein en de leidende principes (2019) ligt de leidraad voor de ontwikkeling van het gebied vast: de gemeente ontwikkelt de kavel aan het Berlijnplein stapsgewijs tot een plek met een divers cultureel programma voor een breed publiek rond het thema ‘De Toekomst van de stad’ in samenwerking met RAUM, DePlaatsmaker en een groot aantal andere partijen. Tegelijkertijd werd besloten om een investeringsbeslissing voor te bereiden voor de verbouwing van boerderij Hofstede ter Weide, om deze geschikt te maken voor bestendige huisvesting van kinderkunstlocatie de Vrijstaat. Na het vaststellen van de Programmabegroting 2020 is de verbouwing van de boerderij Hofstede ter Weide voorbereid en de uitvoering start in 2021. De ambities voor de invulling van het cultuurcluster Berlijnplein zijn geconcretiseerd in het Ontwikkelplan Berlijnplein ‘Cultuur bouwt aan de Toekomst van de Stad, de stichtingskostenraming voor de bijbehorende bebouwing en publieke ruimte. Op 20 mei 2021 stemde de gemeenteraad in met het Ontwikkelplan en de bijbehorende businesscase. Juridisch kader De wet Markt en overheid schrijft voor dat de overheid bij uitvoering van ondernemingsactiviteiten de integrale kostprijs in rekening brengt. De wet voorziet in de mogelijkheid dat de gemeenteraad van

Basisrapportage Cultuurcluster Berlijnplein | juni 2021

5/26

algemeen belang verklaart dat specifieke activiteiten worden aangeboden zonder dat de integrale kostprijs wordt gerekend. De gemeenteraad heeft d.d. 20 november 2014 een zodanig Algemeen belang besluit genomen. Dit eerdere raadsbesluit voorziet voor dit cultureel project al voor een deel in een uitzondering op de regel van integrale kostprijs, namelijk waar het gaat om: - verhuur t.b.v. sport, gezondheid, welzijn, - verhuur aan bewoners(groepen), belangengroepen en maatschappelijke instellingen voor sociale, educatieve en culturele activiteiten. Bovendien houdt punt 6 van het Algemeen belang besluit uit 2014 als uitzonderingsmogelijkheid in “Onrendabele top bij verhuur, verkoop of andere vervreemding vastgoed of grond (negatieve grondexploitatie)”. De gemeenteraad kan een project expliciet kwalificeren als een “extra investering in het algemeen belang bij een grote gebiedsontwikkeling waarbij de markt niet de wil of de mogelijkheid heeft om te investeren…”, en tevens sprake is van een onrendabele top bij verhuur van vastgoed. Voor het realiseren van de ambities uit het Ontwikkelplan en de daarbij passende mix van partijen heeft de gemeenteraad op 20 mei 2021 een aanvullend besluit genomen, waarin zij heeft vastgelegd dat de verhuur plaatsvindt in het algemeen belang. De gemeente brengt een marktconforme huur in rekening, gebaseerd op een voorafgaande onafhankelijke taxatie.

De concurrentieverhoudingen worden dus niet verstoord en er worden geen belangen van derden onevenredig geschaad ten opzichte van de met het besluit te dienen belangen. Planologisch traject In het vigerende bestemmingsplan heeft de Culturele kavel de bestemming Gemengd. Daarbinnen passen onder andere maatschappelijke voorzieningen, cultuur & ontspanning en bepaalde horecacategorieën. Voor inpassen van de functies creatieve bedrijvigheid en onderwijs zal alleen voor het desbetreffende deel van het bouwplan dat strijdig is met het bestemmingsplan een planologische wijziging worden aangevraagd. Hiervoor wordt een projectbesluit voorbereid, waarvan de procedure gecoördineerd wordt uitgevoerd met de omgevingsvergunningsprocedure. Het ontwikkelplan past binnen de volgende kaders: - Visie Leidsche Rijn Centrum ‘Het levende centrum’ (2004) - Masterplan Leidsche Rijn Centrum (2006) - Stedenbouwkundig Plan Leidsche Rijn Centrum Zuid (2009) - Bestemmingsplan Leidsche Rijn Centrum Kern en Zuid (2013). - Investeringsbeslissing parkeergarage Berlijnplein (2017) - Cultuurnota 2021-2024, Kunst kleurt de stad (2019)

1.3

Bijdrage aan publieke waarde

De gebouw- en gebiedsontwikkeling van het Berlijnplein draagt bij aan de volgende publieke waarden: 1. Innovatie vanuit cultuur Het project draagt bij aan de ontwikkeling van grootstedelijke eigentijdse kunstvormen, urban arts en jongerencultuur en vernieuwende samenwerkingsverbanden tussen partijen rondom maatschappelijke thema’s gerelateerd aan ‘de Toekomst van de Stad’, die input leveren voor beleids- en kennisontwikkeling. Daarnaast biedt het project een vernieuwend en divers publieksprogramma voor bewoners en bezoekers. 2. Circulair

Basisrapportage Cultuurcluster Berlijnplein | juni 2021

6/26

Met het project realiseert de gemeente Utrecht een versnelling op gebied van circulair bouwen door realisatie van een duurzaam en energieneutraal cultuurcluster, dat input geeft voor volgende nota Kapitaalgoederen Vastgoed Utrecht De gebouwen op het Berlijnplein worden adaptief ontworpen zodat met eenvoudige ingrepen verschuiving van functies mogelijk is Binnen de circulaire principes onderscheiden we circulair materiaalgebruik en circulair ontwerp. We dagen ontwerpers en bouwers bij de tender uit om met concrete en innovatieve voorstellen om de circulaire ambities waar te maken. Voor het Berlijnplein wordt gebruikgemaakt van het S-lagen model. Dit is voor het Berlijnplein aangepast met een vijftal extra S-waarden. Hierover is meer te lezen in het Ontwikkelplan Berlijnplein (pagina 41) en de bijlage circulaire ambities Berlijnplein. 3. Samen Samen maken we het Berlijnplein: betrokkenheid is het sleutelwoord. Het concept van het Berlijnplein is ontwikkeld door verschillende culturele partijen, gefacilieerd door de gemeente. Over de verschillende partijen die samenwerken op het Berlijnplein staat meer omschreven in het Ontwikkelplan Berlijnplein en de bijlage Samenwerking en co-creatie.

1.4

Beoogd eindmoment

Het project is afgerond als de bebouwing en de publieke ruimtes behorend bij de investeringsbeslissing zijn gerealiseerd, er afspraken zijn gemaakt over een passend publieksprogramma dat na oplevering wordt uitgevoerd en er afspraken zijn gemaakt over de invulling van de rol van de gemeente Utrecht in de exploitatiefase. Het beoogd eindmoment, de oplevering van fase 1 en de overdracht naar de beheerorganisatie, wordt verwacht in Q3 2025.

Basisrapportage Cultuurcluster Berlijnplein | juni 2021

7/26

2 Scope 2.1

Wat hoort wel en wat niet bij de uitvoering van het project

Berlijnplein is een culturele nieuwbouwontwikkeling van 9.200 m2. In het cultuurcluster komen ruimtes voor publieksprogramma en werk- en ontwikkelplekken zoals een presentatie studio, dans- en theaterstudio’s, ateliers, expositieruimte, horeca e.d.. De gebouwen en het terrein faciliteren creativiteit, innovatie en ontmoeting. Het cultuurcluster wordt circulair en energieneutraal gebouwd en geëxploiteerd, is flexibel in opzet, waardoor het kan meebewegen met de veranderende behoeftes. De gemeente zoekt een consortium voor het ontwerpen, realiseren en gedeeltelijk onderhouden van deze culturele nieuwbouwontwikkeling incl. buitenruimten op basis van een twee-fasen contract. De gebouwen moeten een kwalitatief hoogwaardig en innovatief ontwerp krijgen met een herkenbare architectuur en publiek karakter. Belangrijk onderdeel van de opgave is de co-creatie met de huurders en eindgebruikers. De ontwikkeling van de culturele kavel (F2) bestaat uit 2 gebiedsfases (zie onderstaand figuur).

Onderverdeling gebiedsfase 1 en gebiedsfase 2 van de Culturele kavel De scope van het project betreft de gebiedsfase 1: het realiseren van ca. 9.200 m2 BVO met specifieke functies en een bijbehorend publieksprogramma zoals vastgelegd in het Ontwikkelplan ‘Cultuur bouwt aan de Toekomst van de Stad’. Het gebied dat in de afbeelding oranje is gekleurd, is zeker nodig voor de eerste fase, het gele gebied is voor 75% te benutten voor fase 1. De ontwikkeling van gebiedsfase 2 valt niet binnen de scope van het project. Binnen de scope van het project worden afspraken gemaakt over de invulling van de rol van de gemeente Utrecht na in gebruik name van het cultuurcluster. De exploitatieperiode van het cultuurcluster valt buiten de scope van het project. Daarnaast is de projectorganisatie Berlijnplein (nauw) betrokken bij de renovatie van de boerderij Hofstede ter Weide (de Vrijstaat) en de invulling van de werfkelders onder de stadstuin van Leidsche Rijn Centrum. Beide opgaven zijn geen onderdeel van het raadsbesluit van 20 mei 2021 en vallen derhalve buiten de scope van deze rapportage. In de programmabegroting 2020 heeft de raad middelen beschikbaar gesteld voor de renovatie van de boerderij, als onderdeel van de ontwikkeling van de cultuuras in Leidsche Rijn Centrum, waar de Vrijstaat onderdeel van uit maakt. De werfkelders vallen binnen de grondexploitatie van Leidsche Rijn.

Over beide opgaven zal de raad via reguliere rapportages worden geïnformeerd.

2.2

Deelprojecten

Het project Berlijnplein bestaat uit twee deelprojecten: I. Deelproject programma

Basisrapportage Cultuurcluster Berlijnplein | juni 2021

8/26

II.

Deelproject gebouw

In het deelproject programma wordt stapsgewijs toegewerkt naar een vernieuwend cultureel publieksprogramma rond de Toekomst van de Stad met daarbij passende partijen. Vanaf 2021 groeit het programma en het aantal betrokken jaarlijks door. Het deelproject programma kent de volgende stappen: 1. Initiatief (2021-2022) In deze fase start het gezamenlijk publieksprogramma van de coöperatie Berlijnplein en worden partijen geworven voor de invulling van de m2. 2. Ontwikkeling (2022-2023) Het publieksprogramma en het aantal partijen groeit, in de aanloop naar de realisatie van de permanente gebouwen. 3. Voorbereiding (2024-2025) een aangepast programma tijdens de bouw van het cultuurcluster en voorbereiding van het programma in het nieuwe cultuurcluster. Het programma ontwikkelt zich geleidelijk, de gemeente monitort op basis van de ingediende jaarplannen en jaarbegrotingen. Het deelproject gebouw doorloopt de volgende stappen: 1. Aanbesteding (2021-2022). In deze fase doorlopen we de aanbestedingsprocedure en selecteren we een consortium (aannemer en minimaal twee architectenbureaus). Het resultaat van deze fase is een gunningsbesluit op basis van een schetsontwerp. 2. Ontwerp (2022-2023). In deze fase werkt het consortium in co-creatie toe naar een Definitief Ontwerp (DO). Op basis van dit DO volgt een prijsaanbieding en een contract. 3. Uitvoering (2024-2025).

In deze fase worden de verschillende gebouwen van Fase 1 gerealiseerd.

2.3

De aanbesteding

De aanpak voor de aanbesteding is beschreven in de aanbestedingsstrategie (pag. 124) die op 2 februari is vastgesteld in het college. Gezien de circulaire ambities in het project, de gewenste co-creatie en de beoogde invloed van huurders en gemeente in het ontwerpproces kiezen we ervoor om de markt intensief en langdurig te betrekken bij het project. We werken toe naar het afsluiten van een geïntegreerd contract met twee fasen (DNR/UAV) met een consortium dat verantwoordelijk is voor het ontwerp, de realisatie en het onderhoud. Op deze manier willen we komen tot een ontwerp, dat ook in onderhoud en exploitatie betaalbaar en maximaal circulair is. De aanbesteding bestaat grofweg uit drie stappen: De aanbestedingsprocedure verloopt in 3 stappen

Overzicht van fasen tenderprocedure gebouw- en gebiedsontwikkeling Berlijnplein De aanbesteding is in Q1 2021 gestart. In september 2021 start de gunningsfase, waarna begin 2022 de voorlopige gunning zal plaats vinden.

Basisrapportage Cultuurcluster Berlijnplein | juni 2021

9/26

Basisrapportage Cultuurcluster Berlijnplein | juni 2021

10/26

3 Geld De geraamde kosten van het project zijn, conform de kaderbrief Vastgoed, gedekt door huurinkomsten en een structurele bijdrage vanuit gemeente Utrecht. In onderstaand schema is deze businesscase weergegeven. De dekking (of inkomsten) van de structurele lasten is opgebouwd uit diverse inkomstenbronnen: -

De structurele bijdrage van de gemeente bedraagt 3,9 miljoen euro (prijspeil 2025); Huurinkomsten van de toekomstige gebruikers.

De uitgaven (of kosten) worden gevormd door de huisvestinglasten (kostprijsdekkende huur, KPD) en kosten voor de culturele programmering. Zie verder bijlage 1 (geheim) De onrendabele top is hoog: deels vanwege de lage huren, die de beoogde gebruikers wegens de aard van hun activiteiten en het daarbij behorende beperkte verdienvermogen kunnen betalen en deels vanwege de hogere investering, die circulair, adaptief en energieneutraal en architectonisch onderscheidend bouwen met zich meebrengt.

3.1

Beschikbare budget en de inzet per fase, per jaar of per deelproject

Met het Raadsbesluit van 20 mei 2021 is het uitvoeringskrediet beschikbaar bij VGU. Alle kosten in de investeringsbegroting zijn geïndexeerd met 4 jaar naar de geplande opleverdatum medio 2025. Een onderverdeling van het beschikbare budget wordt nog verder uitgewerkt. De voorbereidingskosten zijn gedekt uit het budget voor het Cultuurkavel vanuit Leidsche Rijn. De voorbereidingsfase is afgerond en financieel afgesloten. Uit de onderbesteding 2017 en 2018 is uit het budget Cultuur een bedrag van 2,75 miljoen toegevoegd aan de grondexploitatie Leidsche Rijn. Dit bedrag is conform de BBV richtlijnen, ingebracht in een vaste activareserve en vormt dekking voor de investering. Dit bedrag is dus niet afkomstig uit de grondexploitatie Leidsche Rijn Centrum.

3.2

Onzekerheden in het budget aan de kostenkant en de dekkingskant

Er is een risicoreservering opgenomen voor het BTW-risico (als gevolg van mogelijke hogere kapitaallasten en huur) in de structurele lasten Dit risico wordt na een standpunt vanuit de belastingdienst duidelijk (naar verwachting eind 2021). (zie voor bedragen bijlage 1, geheim) Circulaire businesscase De ambitie voor het circulaire cultuurcluster Berlijnplein is om op het gebied van circulariteit verder te gaan dan alleen het implementeren van circulaire principes. We willen toewerken naar een circulaire businesscase waarbij ook rekening is gehouden met restwaarden en alternatieve verdienmodellen (lease, huur, pay-per-use). Het doel van het rekenen met restwaarden en alternatieve verdienmodellen is om naast aspecten van waarde-creatie, ook de focus te leggen op waarde-behoud en daarmee een bijdrage te leveren aan de circulaire economie. In een circulaire businesscase worden de kosten en alle baten van het project gedurende de hele levenscyclus tegen elkaar afgewogen. Het uitgangspunt is dat producten en materialen een restwaarde hebben, die als baat wordt meegenomen in de businesscase. Dit kan een extra inkomst opleveren in de

Basisrapportage Cultuurcluster Berlijnplein | juni 2021

11/26

toekomst (oftewel leiden tot lagere kapitaallasten). Dit in vergelijking tot een gebruikelijke businesscase waar baten voor een culturele voorziening alleen bestaan uit huurinkomsten. NB. de businesscase is nog opgesteld op de traditionele manier. Er is dus nog geen opbrengst ingeboekt. We onderzoeken of een circulaire businesscase een positief effect kan hebben.

Basisrapportage Cultuurcluster Berlijnplein | juni 2021

12/26

4 Tijd

4.1

De mijlpalen in het project

Voor het project worden verschillende versies van de planning opgesteld: 1. Detailplanning: voor intern gebruik (projectteam). Hier kan worden ingezoomd op onderdelen van de planning die op dat moment relevant zijn. 2. Relatieschema: geeft afhankelijkheden tussen mijlpalen weer. 3. Indicatieve Planning op hoofdlijnen: overzichtsplanning voor de hele projectscope; van nu t/m oplevering. Deze versie van de planning is gebaseerd op, en in overeenstemming met, bovenstaande planningen. NB. de planning voor het gebouw zit hierin op het kritieke pad en is leidend. .

Indicatieve planning op hoofdlijnen, d.d. 17 juni 2021 Mijlpaal Collegebesluit vrijgave Investeringsbeslissing Raadsbesluit vaststelling Investeringsbeslissing Publicatie Tender (start Aanmelding)

Basisrapportage Cultuurcluster Berlijnplein | juni 2021

Cfm. planning jul 20 Okt 20

Cfm planning aug 20 Nov 20

Actueel (jun 21)

Dec 20

Feb 21

Mei 21

Nov 20

Nov 20

Feb 21

Feb 21

13/26

Definitieve gunning Ontwerp …planologisch traject mp 1 (n.t.b.) …planologisch traject mp 2 (n.t.b.) Vaststelling DO gebiedsfase 1 Definitieve gunning Uitvoering gebiedsfase1 Start uitvoering gebiedsfase 1 Oplevering eerste deel gebiedsfase 1 Oplevering laatste deel gebiedsfase 1

Sep 21 .. .. Sep 22 Dec 22

Sep 21 .. .. Sep 22 Dec 22

Mrt 22 .. .. Jun 23 Feb 24

Mei 23 Mei 24 Nov 24

Mei 23 Mei 24 Nov 24

Mei 24 Mrt 25 Aug 25

. De toezegging aan de raad dd. 20 mei 2021 is verwerkt in de planning. De wensen en bedenkingen van de raad worden betrokken bij de beoordeling van het Voorlopig Ontwerp, waarmee de raad de mogelijkheid heeft om het ontwerp op punten bij te sturen, binnen de kaders van het afgesloten contract met het consortium. Het consortium krijgt de gelegenheid om het ontwerp zo nodig aan te passen voor de vaststelling van het Definitieve Ontwerp (DO)..

Basisrapportage Cultuurcluster Berlijnplein | juni 2021

14/26

5 Kwaliteit 5.1

Wijze van borging van de kwaliteit van de uitvoering

In het amendement A25 heeft de raad op 20 mei de kwaliteitskaders voor het project verbijzonderd: In het project Berlijnplein gelden in het bijzonder de onderstaande kwaliteitskaders. afwijking van de onderstaande kaders wordt te allen tijde voorkomen en is alleen mogelijk na instemming van de gemeenteraad. - Het cultuurcluster Berlijnplein biedt een jaarrond en divers programma voor de wijk en voor de stad. Meer dan 50% van het budget blijft beschikbaar voor programma (en gaat niet in stenen zitten). - Er wordt 9.200 m2 (bruto vloeroppervlak) en de bijbehorende terreininrichting gerealiseerd op basis van het Ontwikkelplan Berlijnplein. - In het cultuurcluster Berlijnplein versterken creatieve bedrijvigheid, onderwijsinstellingen, culturele organisaties en makers elkaar. Er is blijvend ruimte voor culturele huisvesting voor nietkapitaalkrachtige huurders. Waarbij niet significant (meer dan 10%) wordt afgeweken van het doel van 4.000 m2 bruto vloeroppervlak (bvo) voor culturele huisvesting voor nietkapitaalkrachtige huurders. - Het cultuurcluster wordt circulair en energieneutraal gebouwd en geëxploiteerd. Met als ondergrens de criteria in het document ‘circulaire ambities Berlijnplein’ van 12 november 2020, waaronder een maximale milieubelasting (schaduwkosten) per m2 BVO op gebouwniveau van € 0,80.

Contractbeheersing Er is bewust gekozen een geïntegreerd contract met twee fasen (DNR/UAV). Om de circulaire ambities te bereiken is het wenselijk om het ontwerp, de realisatie en het onderhoud in één hand te houden en te kiezen voor een geïntegreerd contract. Vanwege de gewenste co-creatie en de beoogde invloed van huurders en gemeente in het ontwerpproces sluit een twee fasen contract beter aan dan de andere geïntegreerde contractvorm ‘Design Build en Maintain’. Een geïntegreerd contract met ruimte voor cocreatie is alleen mogelijk met een zogenaamd ‘tweefasencontract’. De term ‘tweefasen contract’ kan hier verwarrend zijn: het klinkt alsof het gaat om twee contracten, maar het is één contract waarbij het besluit aan het begin genomen wordt. Het ‘go/no-go moment’ waar aan wordt gerefereerd betreft een toetsmoment, waarbij wordt getoetst of het ontwerp en de prijsaanbieding aansluiten bij de vooraf overeengekomen kaders en contractvoorwaarden. Als dat niet het geval is, kan de opdrachtgever de overeenkomst ontbinden. Als dat wel het geval is, wordt overgegaan tot realisatie. Niet overgaan tot realisatie is aan (juridische) regels gebonden. In het deelproject gebouw is een contractmanager verantwoordelijk voor het beheersen van de afspraken die in het contract vastgelegd zijn.

5.2

Eventuele verschillen daarin tussen de fasen of deelprojecten

Aanbesteding gebouw en initiatief programma Het doel van de aanbesteding is het selecteren van een consortium dat de culturele nieuwbouwontwikkeling op Berlijnplein gaat ontwerpen, realiseren en gedeeltelijk onderhouden. In het cultuurcluster komen ruimtes voor publieksprogramma en werk- en ontwikkelplekken zoals een presentatiestudio, dans- en theaterstudio’s, ateliers, expositieruimte en horeca. De gebouwen en het terrein faciliteren creativiteit, innovatie en ontmoeting. In deze periode ontwikkelt het culturele publieksprogramma zich en worden de Programma’s van Eisen voor de verschillende ruimtes opgesteld.

Basisrapportage Cultuurcluster Berlijnplein | juni 2021

15/26

Ontwerp gebouw en ontwikkeling programma Het doel van de ontwerpfase is om met consortium, de gemeente en huurders gezamenlijk tot een ontwerp te komen dat gerealiseerd kan worden binnen budget en voldoet aan de doelstellingen. Het realisatiebudget wordt taakstellend meegegeven aan beide partijen. Dit is bedoeld om gezamenlijk commitment te krijgen. Gedurende de ontwerpfase worden de bekende besluitvormingsmomenten van VO (Voorlopig Ontwerp), DO (Definitief Ontwerp) en bestek gehanteerd. De ontwerpproducten worden daarin getoetst aan de doelstellingen, het budget en de toezeggingen uit de aanbesteding. Het publieksprogramma ontwikkelt zich door, waarmee zowel thematische samenwerkingsprojecten als andere vormen van publieksrelatie ontstaan. Ook sluiten nieuwe partijen aan, zowel hoofdhuurder(s) als eindgebruikers. De samenwerking ontwikkelt zich, de kennis en netwerken vergroten. De gemeenteraad de gelegenheid om het ontwerp binnen de kaders van het afgesloten contract met het consortium op punten bij te sturen. De raad krijgt daartoe bij het toetsen van het Voorlopig Ontwerp de gelegenheid om haar wensen en bedenkingen mee aan het college. Het consortium krijgt vervolgens de gelegenheid om het ontwerp hierop zo nodig aan te passen, zodat deze meegenomen kunnen worden in het Definitieve Ontwerp en de uitwerking in een Technisch Ontwerp (TO).

Realisatie gebouw en voorbereiding programma Nadat het ontwerp is afgerond kan het project gerealiseerd worden. In het contractdeel realisatie is een tijd, kwaliteit en prijs gebonden afspraak gemaakt met het consortium. Doordat de uitvoerende partijen betrokken zijn geweest in het ontwerp is hun uitvoeringskennis maximaal benut en wordt discussie over de maakbaarheid van het ontwerp beperkt. Wanneer in de realisatie ontwerpfouten worden geconstateerd, kan de gemeente het consortium daar op aanspreken. Voor de aansprakelijkheid dient dan terug gevallen te worden op het overeenkomst deel van de ontwerpfase. Tussen de ontwerp- en de realisatiefase van het contract zit een go/no go moment, zodat de opdrachtgever kan toetsen of het consortium een TO oplevert dat voldoet aan de gestelde kwaliteit, invulling geeft aan de ambities en binnen het taakstellend budget past. Als dit het geval is, dan mag het consortium het project realiseren. Voldoet het TO niet aan de kaders, dan kan de gemeente besluiten om afscheid te nemen van het consortium en op grond van het opgestelde bestek een nieuwe aanbesteding op de markt zetten voor de realisatiefase. Als deze situatie zich voordoet, zullen we de raad betrekken bij de verdere afweging. Tijdens de realisatie worden afspraken gemaakt over de invulling van de rol van de gemeente Utrecht na de ingebruikname van het cultuurcluster.

Gedurende de realisatie is er een aangepast publieksprogramma en wordt het publieksprogramma na opening van het cultuurcluster voorbereid.

5.3

Vormen van tegenspraak (audits, dwarskijksessies, reviews of second opinion)

Door de opzet van het project, waar co-creatie de basis is van de aanpak, is van nature een vorm van tegenspraak georganiseerd. De gemeente is eigenaar van gebouwen en terrein en verhuurt deze aan hoofd- en subhuurders. Een groot deel van deze hoofd- en subhuurders (de Pleingenoten van Berlijnplein) zijn intensief en op alle niveaus betrokken bij het project. Co-creatie vindt niet alleen plaats met de pleingenoten, maar ook met andere stakeholders zoals direct omwonenden, bewoners Leidsche Rijn en jongerenorganisaties.

Basisrapportage Cultuurcluster Berlijnplein | juni 2021

16/26

Audits Audits kunnen op verzoek van het opdrachtgeversoverleg, de stuurgroep, Financiën & Control of gemeenteraad uitgevoerd worden. Het opdrachtgeversoverleg is verantwoordelijk voor de uitvoering van de aanbevelingen uit de audits. Reviews en second-opinion Bij de bewaking van de kwaliteit wordt zowel het product als het proces beoordeeld. De beoordeling vindt plaats door een interne collegiale review en indien nodig aangevuld met een externe toetsing (second opinion). Er vindt periodiek vindt herijking plaats: als de uitwerking niet binnen het taakstellend budget past, moeten er aanpassingen gedaan worden in het ontwerp van het consortium zodat het wel past en binnen de kaders blijft. Wijzigingen worden voorgelegd aan de projectmanager en zo nodig aan het ambtelijk opdrachtgeversoverleg en de bestuurlijke stuurgroep. Specificatie van de werkwijze (zie ook raadsbrief van 30 april 2021) - We benutten de expertise van onze eigen (financieel) deskundigen in reviews per fase. - We zetten een externe bouwkostendeskundige in om de financiële toets op het programma van eisen uit te voeren en om de ramingen van het consortium te controleren.. - We laten een second opinion uitvoeren door een onafhankelijk bureau op de financiële raming van het Programma van Eisen en op de financiële raming van het Voorlopig Ontwerp en het Definitief Ontwerp.