Agendabundel
Tekst van het document
Bundel - Adviescommissie Controle en Financiën van 4 november 2021 Agenda bijlagen Agenda advies-cie CF 4-11-2021.doc 1 Opening en mededelingen, vaststellen agenda Behandelvoorstel: Aangeven of u nog wijzigingen op de conceptagenda heeft en vaststellen agenda. 2 Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst Behandelvoorstel: Aangeven of u vragen, opmerkingen of correcties heeft bij het conceptverslag. Wanneer u geen vragen of opmerkingen heeft, kunt u het verslag vaststellen en zal deze worden toegevoegd aan de volgende commissie VBF. Adviescommissie CF 07-10-2021.docx 3 Ingekomen en verzonden stukken Geen Raadsvoorstel Regeling Risicovolle Projecten Restauratie Domtoren, Cultuurcluster Berlijnplein en 4 Programma Werven Behandelvoorstel: Aangeven of u vanuit een a-politieke rol vragen en opmerkingen heeft het voorliggende raadsvoorstel (en bijbehorende stukken) voor wat betreft de opzet, vorm en indicatoren van de startdocumenten en voortgangsrapportage. NB: dit raadsvoorstel wordt 18 november besproken in de cie VBF.
Dossier 2100 voorblad Raadsvoorstel RRP startdocumenten Restauratie Domtoren, Cultuurcluster Berlijnplein en Werven.docx Startdocument Regeling Risicovolle projecten Restauratie Domtoren.pdf Startdocument Regeling Risicovolle projecten Programma Wervengebied.docx Startdocument Regeling Risicovolle projecten Cultuurcluster Berlijnplein.docx Raadsbrief Voortgangsrapportages Regeling Risicovolle Projecten.docx RRP voortgangsrapportage Berlijnplein juli 2021.docx RRP voortgangsrapportage Werven juli 2021.docx RRP Voortgangsrapportage restauratie Domtoren augustus 2021.pdf RRP voortgangsrapportage Utrecht Overvecht aardgasvrij augustus 2021.docx RRP voortgangsrapportage NRU juli 2021.docx STVV Afwegingskader ijking en herijking (september 2021).docx Brief Adviescommissie RRP Final.docx 5 Raadsbrief analyse verschillen begroting en realisatie (toezegging) Behandelvoorstel: Aangeven of u vanuit een a-politieke rol vragen en opmerkingen heeft bij de voorliggende raadsbrief. Raadsbrief Meerjarige analyse gemeentelijke begroting en realisatie.docx.pdf 6 Vooruitblik jaarplan 2021/2022 •Behandelvoorstel: o Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt ingestemd met deze onderwerpen voor de volgende vergadering? oAanvullende wensen jaarplan 2022? Zomersessie Jaarplannen rekenkamer en concernaudit Do.
9 december 20.00-21.30 Vergadering adviescommissie (90 minuten) Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten) Concept Boardletter van de accountant & Concept Reactie van het college op de Boardletter 3e Technische Begrotingswijziging Onderwerpen/ aandachtspunten voor onderzoeken in jaarplannen auditteam, Rekenkamer, accountant en evt. adviescommissie. Uitkomsten evaluatie (zonder accountant, bij aanvang) Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten) Afsluiting (tijd: 5 minuten) **************************************************************************************** NB: 5 minuten wissel pauze, zodat we het laatste deel van de vergadering gebruiken om een advies richting de commissies te formuleren dan wel met elkaar in gesprek te gaan over voorliggende onderwerpen. Voor afsluiting een korte rondvraag richting ambtelijke organisatie door de voorzitter. Jaarplan adviescommissie C&F 2022.docx 7 Voorstel aanpak raadstoets 2021
8 9
Behandelvoorstel: Toelichting door voorzitter op het voorliggende plan van aanpak. Kan dit plan worden vastgesteld? Voorstel aanpak Raadstoets 2021.docx Wvttk Behandelvoorstel: Dit agendapunt creëert de vrije ruimte voor het behandelen van onderwerpen die niet zijn aangemeld. U kunt naar eigen inschatting onderwerpen inbrengen. Rondvraag en sluiting
AGENDA Adviescommissie Controle en Financiën
4 november van 20.00-21.30 uur (fysiek)
Agendapunt 1 t/m 6 worden behandeld in aanwezigheid van de (medewerkers van) de afdeling Concernmanagement Financiën, Inkoop en Juridische Zaken/Concern Control, de voorzitter/secretaris van de Rekenkamer en de accountant.
Agendapunt 7 t/m 9 worden behandeld in aanwezigheid van de accountant. (2 min)
1. a. Opening en mededelingen. b. Vaststellen agenda.
Behandelvoorstel: Aangeven of u nog wijzigingen op de conceptagenda heeft en vaststellen agenda. (3 min)
2. Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst
Behandelvoorstel: Aangeven of u vragen, opmerkingen of correcties heeft bij het
conceptverslag. Wanneer u geen vragen of opmerkingen heeft, kunt u het verslag vaststellen en zal deze worden toegevoegd aan de volgende commissie VBF. (5 min)
3. Ingekomen en verzonden stukken.
Geen Behandelvoorstel: Aangeven of u deze stukken wenst te bespreken en anders TKN. •
(20 min)
4. Raadsvoorstel Regeling Risicovolle projecten (startdocumenten)
Behandelvoorstel: Aangeven of u vanuit een a-politieke rol vragen en opmerkingen
heeft het voorliggende raadsvoorstel (en bijbehorende stukken) voor wat betreft de opzet, vorm en indicatoren van de startdocumenten en voortgangsrapportage.
NB: dit raadsvoorstel wordt 18 november besproken in de cie VBF. NB: eerdere adviesbrief is toegevoegd aan de agenda. (20 min)
5. Raadsbrief analyse verschillen begroting en realisatie (toezegging)
1
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
Behandelvoorstel: Aangeven of u vanuit een a-politieke rol vragen en opmerkingen heeft bij de voorliggende raadsbrief.
(10 min)
6. Vooruitblik jaarplan 2021/2022 •
Behandelvoorstel: o
Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt
ingestemd met deze onderwerpen voor de volgende vergadering?
o Aanvullende wensen jaarplan 2022? ▪ ▪
Zomersessie
Jaarplannen rekenkamer en concernaudit
Do. 9 december
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
20.00-21.30
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Concept Boardletter van de accountant & Concept Reactie van het college op de Boardletter
3e Technische Begrotingswijziging
Onderwerpen/ aandachtspunten voor onderzoeken in jaarplannen
Uitkomsten evaluatie (zonder accountant, bij aanvang)
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (tijd: 5 minuten)
auditteam, Rekenkamer, accountant en evt. adviescommissie.
****************************************************************************************
NB: 5 minuten wissel pauze, zodat we het laatste deel van de vergadering gebruiken om een advies richting de commissies te formuleren dan wel met elkaar in gesprek te gaan over voorliggende onderwerpen. Voor afsluiting een korte rondvraag richting ambtelijke organisatie door de voorzitter. (15 min)
7. Update raadstoets
Behandelvoorstel: Toelichting door voorzitter op het voorliggende plan van aanpak. Kan dit plan worden vastgesteld?
(3 min)
8. Wvttk
Behandelvoorstel: Dit agendapunt creëert de vrije ruimte voor het behandelen van onderwerpen die niet zijn aangemeld. U kunt naar eigen inschatting onderwerpen inbrengen.
2
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
(2 min)
9.
Rondvraag en sluiting.
3
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN
23 september 2021 van 18.00-19.00 uur Grote Trouwzaal, Stadhuis
Adviescommissie: Dimitri Gilissen (voorzitter), Janneke Admiraal, Has Bakker, David Bosch, Henk van Deún, Floor de Koning, Julia van Ophem, Ruurt Wiegant, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit)
Overige deelnemers: Paul Venhoeven en Gerth Molenaar (Rekenkamer), Antoine van Vlodorp (manager concernaudit), Edwin Westphal (concernmanager financiën, inkoop en juridische zaken) en Niels Fritz (Deloitte)
Niet aanwezig: Cees Bos, Bert van Steeg en Tessa Sturkenboom (commissie) en Rein-Aart van Vugt (Deloitte)
1. a. Opening en mededelingen
De voorzitter opent de vergadering. Er zijn geen mededelingen. b. Vaststellen agenda
De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Verslag vorige vergadering (23-09-2021)
Geen opmerkingen; het verslag wordt vastgesteld. 3. Ingekomen en verzonden stukken
Er is geen post die door de Adviescommissie behandeld moet worden. 4. Programmabegroting 2022 en tweede bestuursrapportage 2021
Er ligt een min of meer reguliere programmabegroting voor, stelt de heer Westphal. De
meicirculaire is verwerkt. Uit de tweede bestuursrapportage blijkt dat de ambtelijke organisatie zo goed mogelijk tussentijds probeert bij te sturen.
De analyse van de accountant is nog niet met de ambtelijke organisatie gedeeld. De heer Fritz licht toe dat Deloitte enkele opvallende zaken in de begroting heeft aangegeven, en heeft
vermeld wat opviel, in positieve dan wel negatieve zin. De belangrijkste opmerkingen betreffen
de opvallend grote hoeveelheid tekst en het hoge ambitieniveau; de accountant vraagt zich af of dat wel haalbaar is. De impact van de coronamaatregelen is niet goed te volgen, vindt de
accountant, welke meevallers en welke tegenvallers zijn er? Wat betekenen deze voor het totaalbeeld?
De heer Van Deún had in de begroting graag meer willen lezen over investeringen in
maatschappelijk rendement. Er wordt afgesproken dat zowel de accountant als de ambtelijke organisatie hierop per e-mail terugkomen.
Pagina 1 van 3
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
Het is de heer Bakker opgevallen dat de schuldquote in 2024 boven 100% zal uitkomen. Is dat een trendbreuk? Volgens de heer Westphal lag de netto schuldquote vorig jaar ook al boven 100%; het beeld is vergelijkbaar met dat van de G4. Bovendien wordt het afwegingsmoment
(Voorjaarsnota) naar september verschoven; dit heeft effect op de omvang van de schuldquote. Het is de Rekenkamer opgevallen dat er een positief verschil van € 29 miljoen is ten opzichte
van de begroting. De heer Westphal licht toe dat de oorspronkelijke raming is bijgesteld naar aanleiding van de meicirculaire.
Vervolgens wordt afgesproken dat de ambtelijke organisatie de technische vragen vóór de
commissievergadering van eind oktober a.s. beantwoordt, waaronder ook de vragen van de
accountant. De heer Westphal acht dit haalbaar. Mevrouw Rijnders wijst erop dat raadsleden ook nog gelegenheid hebben om technische vragen te stellen tijdens de technische briefing op 12 oktober a.s.
5. Vooruitblik jaarplan 2021/2022
Zie het overzicht in de vergaderagenda. Er worden dit kalenderjaar nog twee vergaderingen gehouden, namelijk op 4 november en 9 december.
Op 4 november wordt de Regeling Risicovolle Projecten behandeld; Ook de businesscontrollers van de betreffende projecten zullen worden uitgenodigd door concern.
Eveneens op 4 november zal er aandacht worden besteed aan de raadstoets van ná de
gemeenteraadsverkiezingen, de planning voor 2022 en de door de wethouder toegezegde
analyse van de verschillen tussen begroting en realisatie. Hierover is een raadsbrief met bijlage toegezegd. Omdat de termijnen aan de krappe kant zijn, lukt het misschien niet om deze brief op tijd aan de Adviescommissie voor te leggen. Bespreking moet echter wel vóór 11 november
plaatsvinden, want dan vindt het slotdebat plaats. De Adviescommissie verleent de voorzitter en de secretaris mandaat, voor het geval bespreking op 4 november a.s. niet mogelijk is.
Schorsing
De ambtenaren verlaten de vergadering. 6. Plan van aanpak accountantscontrole
Zie het conceptplan, bij vergaderstukken. De Adviescommissie stemt ermee in. De heer Fritz merkt op dat er bij de controle 2020 erg veel extra overleg nodig was, in het bijzonder over
grondexploitaties. Deloitte neemt een deel van de daaraan verbonden meerkosten voor eigen
rekening. Mevrouw De Koning stelt dat de accountant elk jaar meerkosten in rekening brengt; zij vraagt zich af of daar misschien aanvullende afspraken over moeten worden gemaakt bij
aanbesteding. De heer Fritz geeft aan dat berekenen van meerkosten in principe niet nodig is
omdat er bij aanvang goede afspraken zijn gemaakt. De kostenoverschrijding hing samen met Pagina 2 van 3
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
posten waarmee bij de aanbesteding geen rekening was gehouden, bijvoorbeeld de vele coronaregelingen.
7. Advies inzake programmabegroting 2022 en bijbehorend raadsvoorstel Hierover zijn eerder al afspraken gemaakt. 8. Rondvraag en sluiting
Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De voorzitter sluit de vergadering.
Pagina 3 van 3
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
Adviescommissie Controle en Financiën Dossiernummer
2100
Vertrouwelijk
Nee
Vergaderdatum
4 november 2021
Agendapunt
4
Titel
Raadsvoorstel Regeling Risicovolle Projecten Restauratie Domtoren, Cultuurcluster Berlijnplein en Programma Werven
Behandelend ambtenaar
Agnes Scholte
Telefoon
0638080575
agnes.scholte@utrecht.nl
Datum collegebesluit Thema
Bestuur en ondersteuning
Portefeuillehouder
Wethouder Klein
Beleidsveld
Financiën
Raadsadviseur (lijst) Geagendeerd
Vergaderdatum
Adviescommissie Controle en
4 november 2021
Financiën Gemeenteraad Voorgesteld besluit
23 december 2021
Voorstel aan de gemeenteraad
Regeling Risicovolle projecten: startdocumenten Restauratie Domtoren, Cultuurcluster Berlijnplein en Programma Werven Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Geheim
Financiën Bedrijfsvoerings- en Strategienetwerk Agnes Scholte 9197610 volgt Geheime bijlagen
Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten: 1. De startdocumenten van de projecten Restauratie Domtoren, Cultuurcluster Berlijnplein en Programma Werven die vallen onder de Regeling Risicovolle Projecten (RRP) vast te stellen, waarin de door de raad reeds vastgestelde kaders gebundeld en op een meer uniforme wijze zijn weergegeven.
Burgemeester en wethouders van Utrecht,
de secretaris,
de burgemeester,
Geheimhouding Het college heeft tijdelijke geheimhouding opgelegd op de bijlage ‘Financiële bijlage bij hoofdstuk 3 Basisrapportage Cultuurcluster Berlijnplein” op grond van artikel 55 lid 1, artikel 86 lid 2 en artikel 25 lid 2 Gemeentewet om redenen genoemd in artikel 10 lid 2 sub b en g Wet Openbaarheid van bestuur (WOB) tot realisatie van het project of zoveel eerder als het college de raad in openbaarheid kan informeren. De raad wordt separaat gevraagd deze geheimhouding op grond van artikel 25 lid 3 Gemeentewet in de eerstvolgende raadvergadering te bekrachtigen. Openbaarmaking kan het gemeentelijke financiële belang in de toekomstige onderhandelingen met (markt)partijen schaden en kan leiden tot onevenredige bevoordeling van derden
Samenvatting Op 17 juni 2021 heeft de gemeenteraad de Regeling Risicovolle Projecten vastgesteld. De regeling werkt de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad uit ten aanzien van risicovolle projecten. De startdocumenten structureren de kaderstelling en de informatievoorziening over de meest risicovolle projecten van de gemeente. Bij vaststelling van de Regeling heeft de raad besloten om voor de projecten een startdocument vast te stellen bij de tweede bestuursrapportage 2021, tenzij later in het jaar een projectbesluit wordt aangeboden. Dat betekent dat nu drie startdocumenten voorliggen en drie startdocumenten volgen later dit jaar, omdat voor deze projecten in het komend jaar een nieuw projectbesluit voorligt. Gelijktijdig zijn vijf voortgangsrapportages ter informatie bijgevoegd. De startdocumenten en voortgangsrapportages dragen er toe bij de dialoog over sturing, beheersing en bijsturing van deze projecten vorm te geven. Met het startdocument stelt de raad niet de kaders zelf vast, maar de bundeling van reeds vastgestelde kaders voor betreffend project. Voor de overige drie van de zes RRP-projecten worden in de komende maanden nieuwe projectbesluiten aan de raad voorgelegd, waarna het startdocument, als bundeling van deze kaders, aan de raad zal worden aangeboden. Dit geldt voor de projecten Merwede, Overvecht Noord aardgasvrij en voor de NRU
Context Aanleiding Op 17 juni 2021 heeft de raad de regeling risicovolle projecten vastgesteld. Daarbij is tevens besloten om bij de tweede bestuursrapportage drie startdocumenten voor te leggen en voortgangsrapportages aan te bieden. De voortgangsrapportages zijn als bijlage toegevoegd aan dit raadsvoorstel. Juridische context In de Regeling Risicovolle Projecten is het startdocument benoemd als basisdocument voor de kaderstelling en controle van risicovolle projecten op hoofdlijnen (artikel 7). In de Regeling is tevens vastgelegd dat het college de raad twee keer per jaar bij de bestuursrapportages informeert over voortgang, ontwikkelingen en afwijkingen (artikel 8). Beoogd effect De Regeling Risicovolle projecten beoogt de controlerende en kaderstellende rol van de raad ten aanzien van risicovolle projecten te versterken. Dit door tijdens het ontwerp en de uitvoering van een risicovol project risico’s en gewijzigde omstandigheden ten aanzien van de kaders te kunnen signaleren, het verloop en de uitvoering van de projecten te monitoren en op basis daarvan de dialoog over sturing en beheersing ervan te voeren. Waar nodig leidt dit tot een voorstel voor bijsturing door een wijziging van de kaders van een risicovol project.
Dat laatste is in dit voorstel niet aan de orde Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad 17 juni 2021 Raadsbesluit Regeling Risicovolle Projecten Tijdens de raadsbehandeling van de Regeling Risicovolle Projecten is door het college toegezegd om naar aanleiding van de eerste besprekingen van de voortgangsrapportages in gezamenlijkheid met de raad te bezien of aanbieding van de voortgangsrapportages bij de bestuursrapportages voldoende bijdraagt aan het beoogde effect.
Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1
De startdocumenten van de projecten Restauratie Domtoren, Cultuurcluster Berlijnplein en Programma Werven die vallen onder de Regeling Risicovolle Projecten (RRP) vast te stellen, waarin de door de raad reeds vastgestelde kaders gebundeld en op een meer uniforme wijze zijn weergegeven.
Argumenten 1.1
De startdocumenten en voortgangsrapportages dragen er toe bij de dialoog over sturing,
2
beheersing en bijsturing van deze projecten vorm te geven. Door het vaststellen van het startdocument per project stelt de raad voor deze drie RRP-projecten het referentiekader vast voor de voortgangsinformatie. In de voorgangsrapportages worden de stand van zaken en eventuele afwijkingen van de kaders -zoals gebundeld weergegeven in de startdocumenten- aan de raad voorgelegd Kanttekeningen/Risico’s 1.1
De startdocumenten verschillen in omvang en (inhoudelijke) diepgang. De implementatie van de regeling en de nieuwe instrumenten vragen verder te ontwikkelen werkwijzen. De eerste ervaringen zullen worden meegenomen bij de volgende op te stellen startdocumenten.
Financiën Aan de vaststelling van de startdocumenten en het kennisnemen van de voortgangsrapportages zijn geen financiële consequenties verbonden. Wanneer voor een of mee van de projecten wordt voorgesteld tot wijziging van de kaders kan dit leiden tot financiële consequenties en worden deze in beeld gebracht bij de besluitvorming over bijstelling van deze kaders. Dat is in deze voortgangsrapportages niet aan de orde
Vervolg Voor de overige drie van de zes RRP-projecten worden in de komende maanden nieuwe projectbesluiten aan de raad voorgelegd, waarna het startdocument, als bundeling van deze kaders, aan de raad zal worden aangeboden. Dit geldt voor de projecten Merwede, Overvecht Noord aardgasvrij en voor de NRU . De volgende voortgangsrapportages worden aangeboden bij de eerste bestuursrapportage 2022.
Participatie Er heeft geen participatie plaatsgevonden over dit voorstel omdat het voorstel gaat over de werkwijze tussen raad en college.
Communicatie Er is geen aanvullende communicatie voorzien.
Bijlagen Bijlagen besluitvorming - Startdocument Restauratie Domtoren - Startdocument Programma Werven - Startdocument Cultuurcluster Berlijnplein + GEHEIM Financiële bijlage bij hoofdstuk 3 Basisrapportage Cultuurcluster Berlijnplein Bijlagen informatief - Raadsbrief Voortgangsrapportages Regeling Risicovolle projecten o Voorgangsrapportage Restauratie Domtoren o Voorgangsrapportage Programma Werven o Voorgangsrapportage Cultuurcluster Berlijnplein o Voorgangsrapportage NRU + geheime bijlage NRU Budget en besteding t/m 30 juni 2021 o Voorgangsrapportage Overvecht noord aardgasvrij o Afwegingskader ijking en herijking (september 2021)
3
Startdocument Realisatiefase
Project Restauratie Domtoren
Gemeente Utrecht | Vastgoed Organisatie Utrecht (VGU) 16 Juni 2021
Colofon Titel document Startdocument Realisatiefase Project Restauratie Domtoren Versienummer 5.0 - DEFINITIEF Versiedatum 16 juni 2021 Versiebeheer Het beheer van dit document berust bij de projectleider van het project ‘Restauratie Domtoren’. In opdracht van Bestuurlijk opdrachtgever: Eelco Eerenberg, wethouder Vastgoed Ambtelijk opdrachtgever: Metta Streefkerk, hoofd VGU Met dank aan Nathalie Wink, gedelegeerd opdrachtgever VGU Ralph Backer, projectleider restauratie VGU - Antea Group Hans van Oort, senior projectmanager PMB Lonneke Ceelie, medior strategisch adviseur PMB Margot Kat, communicatieadviseur MCN
Basisgegevens project Ontwikkelorganisatie: Team: Portefeuille: Project: Projectnummer: Object: Objectlocatie:
Vastgoed Organisatie Utrecht (VGU) Vastgoed Erfgoed Restauratie Domtoren 111.0127 Domtoren Domplein 21, Utrecht
1
Inhoudsopgave Voorwoord
3
1. Doelstelling a.1. Doel en beoogd effect a.2. Context van het project a.3. Bijdrage aan publieke waarde a.4. Beoogd eindmoment
4
2. Scope b.1. Wat hoort wel en wat niet bij de uitvoering van het project b.2. Deelprojecten of fasering b.3. Plan van aanpak voor de realisatiefase
6
3. Geld 8 c.1. Het beschikbare budget en de inzet ervan per fase, per jaar of per deelproject c.2. Onzekerheden in het budget, aan de kostenkant en aan de dekkingskant c.3. De raming, de geprognosticeerde eindstand per fase en de verwachte besteding per kostensoort worden op dezelfde manier per fase, deelproject of per jaar opgenomen. c.4. Toelichting, onderbouwing en duiding van de opgenomen informatie, waarbij de bevindingen van adviseurs of toezichthouders expliciet inzichtelijk worden gemaakt. 4. Tijd 10 d.1. De planning, zo mogelijk beschreven in mijlpalen, van het project, waarbij expliciet wordt aangegeven op welke wijze rekening is gehouden met vertragingsrisico’s 5. Kwaliteit 11 e.1. Wijze van borging van de kwaliteit van de uitvoering e.2. Eventuele verschillen daarin tussen de fasen of deelprojecten e.3. Toelichting, onderbouwing en duiding van projecten of activiteiten, zowel van interne als externe partijen, die van invloed zijn op dan wel de uitvoering raken van het project e.4. Toelichting, onderbouwing en duiding van de opgenomen informatie, waarbij de bevindingen van adviseurs of toezichthouders expliciet inzichtelijk worden gemaakt 6. Risico’s f.1. Belangrijkste risico’s f.2. Beheersmaatregelen en actiehouders f.3. Toelichting, onderbouwing en duiding van de opgenomen informatie
13
7. Organisatie 15 g.1/g2. Besturing van het project (governance) g.3. Samenwerkingspartners, contractpartijen en -vormen, inclusief een overzicht van verdeling van de beslissingsmacht g.4. Toelichting, onderbouwing en duiding van de opgenomen informatie, waarbij de bevindingen van adviseurs of toezichthouders expliciet inzichtelijk worden gemaakt g.5. Regelingen die tussen de samenwerkingspartners zijn getroffen g.6. Afspraken over informatievoorziening aan de raad over (geheime) informatie die ressorteert bij samenwerkingspartners en derden, het project betreffende. 8. Communicatie h.1/h.2. Communicatie en participatie met inwoners en stakeholders
24
2
Voor het restauratieproject is een definitief Startdocument opgesteld d.d. 7 juli 2020. In juni 2021 is de Regeling Risicovolle Projecten door de gemeenteraad bekrachtigd. In deze regeling is een Handreiking bijgevoegd met een inhoudsopgave iets gewijzigd ten opzichte van ons reeds opgesteld startdocument in 2020. Op basis van deze Handreiking is nu het bestaande Startdocument uit 2020 omgebouwd naar de structuur van de handreiking behorende bij de Regeling Risicovolle Projecten. Het onderliggend document is daar het resultaat van. Hieronder nog het Voorwoord behorende bij de versie van 2020.
Voorwoord Dit document betreft het Startdocument Realisatiefase Project Restauratie Domtoren. We zijn al een tijdje onderweg met het project; inmiddels is de realisatiefase van start. Voor de zomer in 2019 is door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties op mijn verzoek een ‘gateway review’ uitgevoerd. Uit deze collegiale reflectie kwam onder andere de aanbeveling dat een integraal projectplan essentieel is om meer duidelijkheid te geven over de aanpak van het project en het sturingsmodel van de projectorganisatie. Tegelijkertijd werkt de Bestuurs- en Concernstaf aan een ‘regeling risicovolle projecten’ waarin extra afspraken over de informatievoorziening bij risicovolle projecten worden gemaakt. De restauratie van de Domtoren staat op de lijst van risicovolle projecten. Tot slot vraagt de overgang van de voorbereidingsfase naar de realisatiefase (begin 2020) om een herijking van het project en met name het sturingsmodel. Alle reden om dit moment aan te grijpen om een startdocument voor de realisatiefase te maken, daarin de aanbevelingen van de gateway review te verwerken en het project hiermee voor te bereiden op de regeling risicovolle projecten die binnenkort wordt vastgesteld. Het periodiek bijstellen van dit document is noodzakelijk voor het goed functioneren van het project. Ik zie erop toe dat dit gebeurt.
Tot slot wil ik graag iedereen bedanken die zich inzet om dit project tot een succesvol einde te brengen.
Jurrien Brombacher Hoofd UVO Utrecht, februari 2020
3
1. Doelstelling a. Doel en beoogd effect Doelstelling Het casco van de Domtoren restaureren waarbij de historische waarde van de Domtoren voor de toekomst voor de stad Utrecht burgers en bezoekers behouden blijft en de toren de komende 50 jaar gevrijwaard is van groot onderhoud en toegankelijk blijft voor bezoekers.
b. Context van het project De Domtoren is hét icoon van Utrecht en bijna 700 jaar oud. Door velen wordt de Domtoren als middelpunt van Utrecht gezien en zelfs van Nederland. De cultuurhistorische waarde van de Domtoren voor de stad is evident. Ondanks dat dagelijks onderhoud wordt uitgevoerd, blijft groot onderhoud ongeveer eens in de 40 tot 50 jaar nodig. De eerste restauratie is uitgevoerd tussen 1519 en 1525. In 1975 is de laatste grote restauratie afgerond. Nu 45 jaar later blijkt de onderhoudsstaat van de Domtoren ‘matig’ en is een restauratie noodzakelijk om de toren voor de komende 50 jaar weer te vrijwaren van groot onderhoud.
Aanleiding Gemeente Utrecht is eigenaar van de Domtoren en heeft een wettelijke onderhoudsverplichting. Monumentenwacht inspecteert jaarlijks de staat van de Domtoren. In 2015 is de toren op verzoek van de gemeente uitgebreider geïnspecteerd. Uit deze inspectie bleek dat de bouwkundige staat van de toren ‘redelijk’ en de onderhoudsstaat ‘matig’ is. Daarom is restauratie op dit moment noodzakelijk.
Opgave De Domtoren restaureren is een hele opgave. De uitdaging zit in het zoveel mogelijk behouden van het bouwhistorisch erfgoed en tegelijkertijd het uitvoeren van groot onderhoud om de toren voor de komende 50 jaar van groot onderhoud te vrijwaren. Daarnaast is de Dom van iedere Utrechter. De betrokkenheid van de stad is groot. De restauratie gaat velen aan het hart. Bij elke gebeurtenis is veel aandacht van de media, uit de stad, de politiek en soms zelfs heel het land. De impact is dan ook groot: de Dom is de komende 5 jaar minder zichtbaar door de aanwezigheid van de steiger. Gelukkig blijft de Domtoren tijdens de restauratie wel toegankelijk voor bezoekers. De ligging van de Domtoren in de binnenstad van Utrecht is een complicerende factor bij de uitvoering van de werkzaamheden. Het is een uitdaging om de overlast van de restauratiewerkzaamheden voor de directe omwonenden, ondernemers en organisaties zoveel mogelijk te beperken. De restauratieperiode biedt ook unieke kansen voor extra activiteiten om de cultuurhistorische waarde van de Domtoren onder de aandacht te brengen.
c. Bijdrage aan Publieke waarde Door het casco van de Domtoren te restaureren blijft de historische waarde van de Domtoren voor de toekomst voor de stad Utrecht burgers en bezoekers behouden. Met daarbij de focus op het vrijwaren van de toren voor de komende 50 jaar van groot onderhoud blijft deze toegankelijk voor bezoekers.
4
d. Beoogd eindresultaat Resultaat realisatiefase Resultaat van de realisatiefase is dat de restauratie van het casco van de Domtoren volgens het restauratieplan is afgerond en de Domtoren daarmee voor de komende 50 jaar gevrijwaard is van groot onderhoud binnen de vastgestelde kaders (stichtingskostenbudget van € 37,2 miljoen en de verwachte planning eind 2024 gereed). Jaarlijks planmatig onderhoud van de Domtoren blijft noodzakelijk. Resultaat is dat eind 2024 de steiger kan worden afgebouwd en daarmee de Domtoren teruggegeven kan worden aan de stad Utrecht.
Resultaten ontwerpfase/voorbereidingsfase De ontwerpfase/voorbereidingsfase is eind 2019 positief afgerond met als resultaat een gecontracteerde architect en aannemer, een gerealiseerde steiger, bouwplaats, bouwlift en bezoekerslift en een uitgewerkt en gedragen contractdossier met een restauratieplan en -bestek.
5
2. Scope a. Wat hoort wel en wat niet bij de uitvoering van het project Afbakening De restauratie concentreert zich op het casco van de Domtoren en bestaat uit het aanbrengen en vervangen van voegwerk en het herstellen en vervangen van natuurstenen onderdelen, met name van de fijnere geornamenteerde natuurstenen onderdelen. Daarnaast zal er, vanwege het roesten van ijzerwerk en de schade die hierdoor veroorzaakt wordt aan het natuursteen, restauratie van ijzerwerk plaatsvinden. De conserveringstechniek van de natuursteen is hierbij een belangrijk aandachtspunt. Het jaarlijks planmatig en dagelijks onderhoud van de Domtoren valt buiten de scope van het project, maar wordt wel in nauwe afstemming met het project uitgevoerd.
Randvoorwaarden Belangrijke randvoorwaarden om de doelstelling te behalen zijn: • Borging beschikbare kaders (raad heeft budget beschikbaar gesteld) • Beschikbaarheid projectleden • Samenwerking met betrokkenen • Borging communicatie, omgevings- en raakvlakmanagement • Bewaking van de kaders en scope • Borging van dit startdocument in de gemeentelijke organisatie
b. Deelprojecten of fasering Fasen Het project bestaat uit verschillende fasen:
Initiatie
Definitie
Ontwerp
Voorbereiding
Realisatie
Nazorg
Begin 2020 is de realisatiefase van het project; de daadwerkelijke restauratiewerkzaamheden gestart. Op 14 februari 2020 is de start van de realisatie officieel ingeluid door de wethouder Vastgoed (Eelco Eerenberg). Belangrijke mijlpalen in de realisatiefase zijn: -restauratie lantaarn en torenspits (70-112 meter) -restauratie tweede geleding (40 – 70 meter) -restauratie eerste geleding (0 tot 40 meter) Het afronden van de realisatiefase wordt geëvalueerd met betrokken partijen, voordat overgegaan wordt naar de laatste fase van het project: nazorg.
6
c. Plan van aanpak voor de realisatiefase Primaire werkzaamheden De primaire werkzaamheden voor de restauratie van de Domtoren worden uitgevoerd door aannemingsbedrijf Nico de Bont en architect Rothuizen. Deze partijen zijn in eerdere projectfasen via een aanbesteding gecontracteerd. De gemeente werkt in gecoördineerd verband (in een zogenaamd ‘Bouwteam’) samen met de aannemer en architect aan de uitvoering van de restauratie. In dit bouwteam zijn ook adviseur erfgoed van de gemeente vertegenwoordigd en adviseurs van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE). De architect heeft een Restauratieteam ingesteld, waar inhoudelijke afstemming en voorbereiding plaatsvindt over verschillende restauratiekeuzes ter voorbereiding op het bouwteam. Deelprojecten kernteam Een kernteam van projectmedewerkers ondersteunt de projectleider. Dit team werkt aan de planvorming en uitvoering van communicatie, omgevingsmanagement, raakvlakmanagement en regulier beheer- en onderhoudswerkzaamheden. Dit levert een aantal deelprojecten op: 1. Aanvragen en verantwoorden van subsidies 2. Communicatie 3. Omgevingsmanagement 4. Onderhoud en storingsbezoekerslift 5. Raakvlakmanagement
7
3. Geld a. Het beschikbare budget en de inzet daarvan per fase, per jaar of per deelproject Begroting Op basis van een stichtingskostenoverzicht (STIKO) is door de projectorganisatie een kredietaanvraag van €37,2 miljoen bij de gemeenteraad ingediend en goedgekeurd. Hieronder is het budget verdeeld over de deelfasen. Fase Initiatiefase Definitiefase Ontwerpfase Voorbereidingsfase Realisatie en nazorgfase Totaal
Budget € 0 € 390.000 € 220.000 € 2.300.000 € 34.250.000 € 37.200.000
Daarnaast zijn verschillende subsidies aangevraagd en verkregen: • €8 miljoen uit het Fonds Erfgoedparels 2018 (Provincie Utrecht en het Rijk)* • €404.000 uit de Subsidieregeling instandhouding monumenten (SIM) (Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed). • €797.894 uit het Restauratiefonds Extra Rijks Regeling • € 590.000 uit het Fonds Erfgoedparels 2021 (Provincie Utrecht, beschikkingsbrief met exact bedrag volgt nog in Juli 2021) * Alleen de € 8 miljoen uit het fonds Erfgoedparels 2018 maakt onderdeel uit van het budget en raadsvoorstel. De andere drie subsidies zijn extra verkregen inkomsten in de tijd na toekenning budget en maken geen onderdeel uit van de budgettoekenning.
b. Onzekerheden in het budget, aan de kostenkant en aan de dekkingskant Bij de start van het project is een gedetailleerde budgetraming opgesteld, waarin uitgebreid rekening is gehouden met indexatie, uitvoeringsperiode, marktwerking en onvoorzien. Tevens is de bouwteam(voorbereidingsfase gebruikt in aanloop naar de uitvoering om maximaal beeld te krijgen van de (financiële) risico’s . Voor de start van de restauratie is ook een financiële risicosessie gehouden om middels kans maal gevolg inzicht te krijgen in mogelijke financiële risico’s in het project. Dit overzicht wordt gebruikt als toetsingskader voor verrekening meer- en minderwerk met de aannemer. Zie voor meer informatie omtrent de financiële risico’s paragraaf 6a.
c. De raming, de geprognosticeerde eindstand per fase en de verwachte besteding per kostensoort worden op dezelfde manier per fase, deelproject of per jaar opgenomen
8
Met het stichtingskostenoverzicht (STIKO) als onderlegger is het budget verdeeld over de deelfasen (zie ook paragraaf 3a). In de raming is ook rekening gehouden met een post onvoorzien/onzekerheden. De projectleider verzorgt samen met de projectcontroller periodiek een budgetoverzicht inclusief werkelijk gemaakte kosten, nog te verwachten kosten en een geprognosticeerde eindstand per fase. Dit wordt vergeleken met de (deel) budgetten. Het budgetoverzicht wordt vervolgens periodiek besproken in de stuurgroep en de raad wordt omtrent de financiële stand van zaken geïnformeerd in de voortgangsrapportages.
d. Toelichting, onderbouwing en duiding van de opgenomen informatie, waarbij de bevindingen van adviseurs of toezichthouders expliciet inzichtelijk worden gemaakt Het opgestelde Stichtingskostenoverzicht (STIKO) is in 2018 tot stand gekomen na intensieve afstemming met gedelegeerd opdrachtgever, projectleider, architect, business control alsook getoetst door een extern adviesbureau. De projectleider verzorgt samen met de projectcontroller periodiek een budgetoverzicht inclusief werkelijk gemaakte kosten, nog te verwachten kosten en een geprognosticeerde eindstand per fase. Dit wordt vergeleken met de (deel) budgetten. Het budgetoverzicht wordt vervolgens periodiek besproken in de stuurgroep en de raad wordt omtrent de financiële stand van zaken geïnformeerd in de voortgangsrapportages.
9
4. Tijd a. De planning, zo mogelijk beschreven in mijlpalen, van het project, waarbij expliciet wordt aangegeven op welke wijze rekening is gehouden met vertragingsrisico’s. In november 2019 is de voorbereidingsfase van het project afgerond conform planning. Gemeente Utrecht en aannemingsbedrijf Nico de Bont B.V. ondertekenden een maand later, in december 2019, de restauratieopdracht. De realisatiefase van het project duurt volgens planning 5 jaar. Er is door de aannemer een uitvoeringsplanning opgesteld. Het werk is begonnen op 1 december 2019. De afronding van het werk staat gepland op eind 2024. Het werk wordt gefaseerd uitgevoerd: in hoofdlijnen van boven naar beneden. In de planning is rekening gehouden met een start bij de minder complexe onderdelen en er is voldoende tijd ingeruimd voor complexe vraagstukken. Zo wordt een maximaal leereffect bereikt, zowel t.a.v. risico’s als kwaliteit. De aannemer weet hierdoor beter wat hij kan verwachten bij het uitvoeren van volgende onderdelen van de restauratie. De start van de uitvoering is bij de lantaarn (3e geleding) en de 2e geleding. De restauratie van de lantaarn is na circa 3 jaar gereed. Zie onderstaande figuren voor de fasering en huidige stand van zaken in de planning. Zoals zichtbaar (zie standlijn) verloopt de restauratie conform planning.
10
5. Kwaliteit a. Wijze van borging van de kwaliteit van de uitvoering Kwaliteit De kwaliteit van de restauratie wordt onder andere gewaarborgd door: • Het werken met een bouwteam en restauratieteam. Gemeente Utrecht werkt vanaf de ontwerpfase samen met architect Rothuizen en aannemer Nico de Bont om de juiste keuzes te maken t.a.v. het restauratieonderzoek, voorbereiding op de uitvoering en voor het opstellen van het restauratiebestek en -tekeningen. Op deze manier is de ervaring en deskundigheid van de aannemer op het gebied van uitvoering en de daarmee samenhangende kostentechnische aspecten al in een vroeg stadium van het project gebruikt. De kennis van de Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed (RCE) en afdeling Erfgoed van gemeente Utrecht is ook in het bouwteam en restauratieteam vertegenwoordigd. Op incidentele basis worden diverse experts geraadpleegd of betrokken bij de te maken keuzes (o.a. TNO, Dom Xanten, Dom Keulen en natuursteenspecialisten uit België). •
Het opstellen van een restauratievisie. Architect Rothuizen heeft voor de uitvoeringswerkzaamheden een restauratievisie opgesteld als vertrekpunt voor het restauratieonderzoek. Deze visie is tot stand gekomen in samenwerking met onder andere de RCE en afdeling Erfgoed van gemeente Utrecht. Tevens is de (concept) visie gepresenteerd aan de monumentencommissie en blijven zij geïnformeerd over de voortgang hiervan.
•
Het uitvoeren van een proefrestauratie. Tijdens de ontwerpfase is een proefrestauratie uitgevoerd. Dit was nodig om de juiste keuzes te maken, ervaring met de werkzaamheden aan de Domtoren op te doen en zicht te krijgen op de kwaliteit van werken van de aannemer als uitgangspunt voor de restauratieopdracht. De uitkomsten van de proefrestauratie zijn breed gedragen in het bouwteam en verwerkt in het restauratiebestek.
•
Het werken met een directievoerder en toezichthouder. De directievoerder en toezichthouder zorgen dat de uitvoering van de werkzaamheden volgens het restauratiebestek en –tekeningen gebeurt. Zij rapporteren aan de projectleider. De directievoerder stemt namens gemeente Utrecht de werkzaamheden af tussen de architect, aannemer en andere adviseurs. De directievoerder bewaakt met name de voortgang op de kosten en uitvoeringsplanning, beoordeelt het meer- en minderwerk van de aannemer, signaleert tijdig eventuele knelpunten en adviseert gemeente Utrecht over afwijkingen. De toezichthouder houdt toezicht op de werkzaamheden van de aannemer op locatie.
• Het regelmatig evalueren van de samenwerking. Voor de zomer in 2019 voerde het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties een ‘gateway review’ uit in opdracht van hoofd UVO uitgevoerd. Naast deze externe toetsing wordt periodiek geëvalueerd met architect, aannemer en kernteam. Aansluitend aan de realisatiefase vindt een overdracht en evaluatie plaats in aanloop naar de nazorgfase.
11
b. Eventuele verschillen daarin tussen de fasen of deelprojecten Het project bevindt zich heden in de realisatiefase. In de ontwerpfase is onder andere gewerkt met het op stellen van een restauratievisie in bouwteamverband en een proefrestauratie. Zie ook hoofdstuk 5.a.
c. Toelichting, onderbouwing en duiding van projecten of activiteiten, zowel van interne als externe partijen, die van invloed zijn op dan wel de uitvoering raken van het project De Domtoren blijft tijdens de restauratie ook open voor publiek, dit hebben wij kunnen bo0rgen door intensieve afstemming in de bouwteam/voorbereidingsfase. Utrecht marketing exploiteert de toren. Er vindt derhalve intensief overleg en afstemming plaats met Utrecht Marketing omtrent de werkzaamheden. Tevens is mogelijk gemaakt de bespelingen van het carillon door de beiaardier doorgaan (door wijze van inpakken van het carillon). Middels de vergunningaanvraag en opgestelde BLVC (Bereikbaarheid, Leefbaarheid, Veiligheid en Communicatie) plan is informatie voor derden en andersom geborgd. Er zijn (voor zover nu bekend) geen andere projecten, die van invloed zijn op de restauratiewerkzaamheden
d. Toelichting, onderbouwing en duiding van de opgenomen informatie, waarbij de bevindingen van adviseurs of toezichthouders expliciet inzichtelijk worden gemaakt Voor de zomer in 2019 is door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties op verzoek van het Hoofd van UVO een ‘gateway review’ uitgevoerd. Uit deze collegiale reflectie kwam onder andere de aanbeveling dat een integraal projectplan essentieel is om meer duidelijkheid te geven over de aanpak van het project en het sturingsmodel van de projectorganisatie. Tegelijkertijd werkt de Bestuurs- en Concernstaf aan een nu vastgestelde ‘regeling risicovolle projecten’ waarin extra afspraken over de informatievoorziening bij risicovolle projecten worden gemaakt. De restauratie van de Domtoren staat op de lijst van risicovolle projecten. Tot slot vroeg de overgang van de voorbereidingsfase naar de realisatiefase (begin 2020) om een herijking van het project en met name het sturingsmodel. In dit startdocument zijn de aanbevelingen van de gateway review verwerkt (met name projectaanpak vastleggen in een startdocument voor governance) is ook rekening gehouden met de Regeling Risicovolle Projecten (onderliggend startdocument is conform handreiking RRP).
In juni 2021 is de Regeling Risicovolle Projecten door de gemeenteraad bekrachtigd ,waardoor het startdocument uit 2020 nu conform de structuur van de Regeling (handreiking startdocument RRP) is opgesteld in deze nieuwe definitieve versie.
12
6. Risico’s a. Belangrijkste risico’s De top vijf risico’s uit de risicomatrix zijn: Nr. 1
2
3
Ongewenste gebeurtenis Schade aan carillon, luidklokken, wijzerplaten en uurwerk Schade / ongevallen door vallende voorwerpen
Oorzaak
Gevolg
Beheersmaatregelen
Soort
Stoten met onderdelen tegen uurwerken e.d. Vallende voorwerpen
Schade aan uurwerken.
Startbespreking, toolboxmeeting, vaste ploegen, toezicht, wijze van inpakken van Carillon.
Technisch - Kwaliteit
Actie houder Aannemer en toezichtho uder
Schade/ong eval
Veiligheidsmaatregelen (o.a. valschotten, en steigernetten, instructie en toezicht, BLVC plan, toolboxmeeting.
Veiligheid
Aannemer
Veiligheidsmaatregelen (o.a. valschotten en steigernetten, instructie en toezicht, BLVC plan, toolboxmeeting. Opruimen steiger (windproof en opgeruimd).
Veiligheid
Bouwen volgens tekening en getoetst ontwerp, toezicht, eindcontrole constructeur. Voldoende ruimte en flexibiliteit in planning, detailplanning, gedegen besluitvorming in bouwteam. Tijdig weten wat gemaakt moet worden.
Veiligheid
Losse onderdelen waaien weg op de steiger
Wind
4
Steiger bezwijkt
Niet correct gebouwd
5
Fouten in uitvoering restauratie door foutief handelen
Door planningsdruk gehaast werken
Persoonlijk letsel/schad e gebouw/ope nbare ruimte/omg eving Steiger bezwijkt Fouten in uitvoering
Gemeente (BLVC) Aannemer Gemeente (BLVC)
Technisch -kwaliteit
Aannemer Constructe ur Gemeente bouwteam en aannemer
De top vijf risico’s uit de financiële risicomatrix zijn: Nr. 1
Ongewenste gebeurtenis Afwijkende hoeveelheden vervanging natuursteen verrekenposten (pas zichtbaar/definitief tijdens de restauratie)
2
Uitloop in planning
3
Extra inzet intern en/of extern benodigd
Oorzaak
Gevolg
Beheersmaatregelen
Soort
Tijdens restauratie blijken hoeveelheden te vervangen natuursteen groter dan bedacht. Externe factoren (b.v. corona) Door nieuwe inzichten extra inzet benodigd (bv aanvullende onderzoeken
Meerwerk
Opnemen als financieel risico (post onvoorzien).
Financieel
Gedetailleerde inschatting van verrekenposten. Pro actief bijhouden van de stelen verrekenposten. Uitloop in planning en meerwerk Meerwerk
Opnemen als financieel risico, Coronamaatregelen op de Bouw. Opnemen als financieel risico (post onvoorzien) Intensieve ontwerpfase in bouwteamverband, proefrestauratie. Gelijk
Actie houder Gemeente
Aannemer
Financieel en tijd
Gemeente Aannemer
Financieel en organisatie
Gemeente
13
Bouwteam
4
Extra benodigde veiligheidsmaatregelen (onvoorzien)
5
Beschikbaarheid natuursteen (Portlandstone - Brexit)
Tijdens restauratie blijkt extra beveiliging (inklimmen benodigd Door Brexit
Meerwerk
Beperkte of verlate levering natuursteen uit groeve Portland, keuze alternatief
oplopen bouwhistorisch onderzoek. Opnemen als financieel risico (post onvoorzien)
Opnemen als financieel risico.
Financieel en veiligheid
Gemeente
Financieel
Gemeente Utrecht
Vooruitbestelling, intensief contact met groeve, inschakelen toetsing stenen in Engeland.
Aannemer Architect
De mogelijke financiële gevolgen van bovenstaande risico’s (kans maar gevolg) zijn passend in beschikbare post onvoorzien en taakstellend budget.
b. Beheersmaatregelen en actiehouders In paragraaf 6a. zijn de beheersmaatregelen en actiehouders weergegeven in de risicomatrices.
c. Toelichting, onderbouwing en duiding van de opgenomen informatie Voor het project is een risicomatrix opgesteld. Dit dynamische document is tot stand gekomen met het bouwteam en wordt periodiek (eens per kwartaal) geactualiseerd. Voor de start van de restauratie is ook een financiële risicosessie gehouden om middels kans maal gevolg inzicht te krijgen in mogelijke financiële risico’s in het project. Dit overzicht wordt gebruikt als toetsingskader voor verrekening meer- en minderwerk met de aannemer. Beide risicomatrices worden besproken in stuurgroep verband (o.a. voor ook de strategische afwegingen). Alle geldende randvoorwaarden rondom het project zijn geborgd in het contractdossier (o.a. eisen aan de opdracht, BLVC plan etc.).
14
7. Organisatie a. Besturing van het project (governance) In deze paragraaf is het sturingsmodel (de ‘governance’) van het project uitgewerkt voor de realisatiefase. Per projectfase dient het sturingsmodel te worden bijgesteld. In het projectorganogram staan de verschillende organen en projectrollen. . Per orgaan en rol zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden benoemd. Ook is de projectaansturing t.o.v. de lijnaansturing binnen UVO (in 2021 VGU) verduidelijkt. De overleg-, besluitvormings- en verantwoordingsstructuur is aangescherpt voor de realisatiefase.
Organogram
Project controller
Gedelegeerd Opdrachtgever
Projectleider
Besluit- en verantwoordingsstructuur De besluit- en verantwoordingprojectleiderslijn loopt van de projectleider via de gedelegeerd opdrachtgever naar de opdrachtgever en vervolgens (na afstemming met de stuurgroep) naar de wethouder en tot slot gemeenteraad. 15
De budgetbevoegdheid is als volgt vastgelegd: • Projectleider: mandaat voor het nemen van beslissingen tot €10.000 • Gedelegeerd opdrachtgever: mandaat voor het nemen van beslissingen tot €50.000 • Opdrachtgever: mandaat voor het nemen van beslissingen vanaf €50.000
Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Aan de hand van bovenstaand organogram wordt hieronder per orgaan en van de belangrijkste rollen van projectmedewerkers, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden uiteengezet. Er is sprake van een tijdelijke projectorganisatie onder verantwoordelijkheid van het hoofd VGU (opdrachtgever), naast het lijnmanagement van VGU. Gemeenteraad • is verantwoordelijk voor: het stellen van kaders en controleren van het college voor de uitvoering van beleid. • is bevoegd om: de benodigde financiële middelen ter beschikking te stellen (budgetrecht). • heeft als taak: ter beschikking stellen van het budget voor het project en a.d.h.v. raadsbijeenkomsten, voortgangs- en verantwoordingsrapportages zich te informeren over en de uitvoering van het project te controleren. College van B en W / Wethouder Vastgoed • is verantwoordelijk voor: het uitvoeren van besluiten van de gemeenteraad en uitvoeren van wet- en regelgeving. • is bevoegd om: het dagelijks bestuur (wethouder Vastgoed t.a.v. portefeuille vastgoed) te voeren. • heeft als taak: de belangen t.a.v. de portefeuille vastgoed, erfgoed en economische zaken af te wegen in de uitvoering van het project, daar waar het politiek-bestuurlijke domein wordt geraakt. Verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad over de uitvoering van het project. • wordt in 2021 ingevuld door wethouder Vastgoed.
Stuurgroep • is verantwoordelijk voor: het afwegen van de belangen t.a.v. vastgoed, erfgoed en economische zaken alvorens besluiten voor te leggen aan de wethouder Vastgoed. • is bevoegd om: gevraagd en ongevraagd advies te geven aan de opdrachtgever (VGU) en de verschillende wethouders t.a.v. de uitvoering van het project. • heeft als taak: het op strategisch niveau vervullen van een klankbord voor de opdrachtgever (VGU), het signaleren van conflicterende belangen en het afwegen van de belangen t.a.v. vastgoed, erfgoed en economische zaken, gevraagd en ongevraagd advies te geven aan de opdrachtgever (VGU) en aan de verschillende betrokken wethouders over de uitvoering van het project, besluiten voor te leggen aan in eerste instantie de wethouder Vastgoed en daarnaast andere betrokken wethouders. • wordt in 2021 ingevuld door: Manager (namens het Hoofd) Vastgoedorganisatie Utrecht en vertegenwoordigers van Erfgoed) en Economische zaken). Hoofd VGU / Opdrachtgever • is verantwoordelijk voor: het (op ambtelijk niveau uitvoering geven aan) het eigendom en de verhuur van de Domtoren, het beheer en onderhoud van de Domtoren en daarmee het aansturen van het project. • is bevoegd om: gedelegeerd opdrachtgever en projectleider te selecteren, projectplan vast te stellen en te wijzigen, besluiten te nemen over de uitvoering van het project (bijv. t.a.v.
tijd, geld, scope) met een budgetbevoegdheid vanaf €50.000.
16
•
•
heeft als taak: het contracteren van gedelegeerd opdrachtgever en projectleider, het afbakenen van de verantwoordelijkheden van het lijnmanagement t.o.v. het project, het informeren van de stuurgroep, het besluiten voorleggen aan en informeren van de wethouder, het aangaan/ondertekenen van overeenkomsten/contracten, het scheppen van draagvlak, het meedenken met de projectleider en kernteam, het bewaken van de voortgang van het project, het beschikbaar stellen en bewaken van het budget, het bewaken van de kwaliteit. Daarnaast is de opdrachtgever voorzitter van de stuurgroep en voorzitter van het Top Domdriehoek overleg. wordt in 2021 ingevuld door: Hoofd Vastgoedorganisatie Utrecht/ vervanging door Manager Vastgoed
Gedelegeerd opdrachtgever • is verantwoordelijk voor: de (dagelijkse) aansturing van het project • is bevoegd om: besluiten te nemen over de uitvoering van het project (bijv. t.a.v. tijd, geld, scope) met een budgetbevoegdheid tot €50.000. • heeft als taak: te fungeren als eerste aanspreekpunt voor de projectleider en als eerste aanspreekpunt voor de opdrachtgever, het i.s.m. projectleider voorbereiden van de stuurgroep, het is projectleider voorbereiden van besluiten en informeren van de wethouder, het scheppen van draagvlak, het meedenken met de projectleider en kernteam, het bewaken van de voortgang van het project, het beschikbaar stellen en bewaken van het budget, het bewaken van de kwaliteit. • wordt in 2021 ingevuld door: assetmanager vastgoedorganisatie Utrecht Lijnmanagement VGU • is verantwoordelijk voor: het uitvoeren van het contractmanagement t.a.v. Utrecht Marketing en Stichting Utrechts EigenDom. • is bevoegd om: overeenkomsten/contracten af te sluiten. • heeft als taak: overeenkomsten/contracten af te sluiten en de contractrelatie te onderhouden met Utrecht Marketing en Stichting Utrechts EigenDom. Het gaat hier om de huurovereenkomst inclusief restauratieallonge en liftovereenkomst met Utrecht Marketing en de overeenkomst t.a.v. afdracht financiële middelen naar de gemeente met de Stichting Utrechts EigenDom.
• wordt in 2021 ingevuld door: manager Vastgoedorganisatie Utrecht, portefeuillemanager Erfgoed en assetmanager Vastgoed Projectleider • is verantwoordelijk voor: het realiseren van het projectresultaat. • is bevoegd om: besluiten te nemen over de uitvoering van het project met een budgetbevoegdheid tot €10.000. • heeft als taak: projectbeheersing, opstellen van een projectplan, projectteam samenstellen en aansturen, aansturen van de aannemer en architect, vaststellen van benodigde middelen, beheersen van planning en budget, relatiemanagement, voortgang rapporteren aan de gedelegeerd opdrachtgever en opdrachtgever, aansturen en voorzitten van het bouwteam en kernteam, bewaken van de kwaliteit van de op te leveren producten, zorgen voor interne en externe communicatie, vormgeven en evalueren van de samenwerking, i.s.m. gedelegeerd opdrachtgever voorbereiden van de stuurgroep en van besluiten van de wethouder. • wordt in 2021 ingevuld door: Projectleider Vastgoedorganisatie Utrecht. Projectcontroller • is verantwoordelijk voor: monitor voortgang van het project en bewaakt financiele kaders samen met de projectleider. • heeft als taak: Monitoren en bewaken financiële kader project samen met projectleider. Escaleert , indien nodig, naar de Businesscontroller of de Concerncontroller.
17
•
wordt in 2021 ingevuld door: Adviseur Businesscontrol Vastgoedorganisatie Utrecht.
Kernteam • is verantwoordelijk voor: het ondersteunen en adviseren van de projectleider bij de uitvoering van de restauratie alsmede met eigen taken op het gebied van informatiebeheer, communicatie, omgevingsmanagement, raakvlakmanagement en regulier beheer en onderhoud Domtoren. • is bevoegd om: geen formele bevoegdheid. • heeft als taak: adviseren van en rapporteren aan de projectleider bij de uitvoering van taken op het gebied van informatiebeheer, communicatie, omgevingsmanagement, raakvlakmanagement en regulier beheer en onderhoud Domtoren. Opstellen en uitvoeren van deelprojectplannen op deze taakgebieden. • wordt in 2021 ingevuld door: Projectleider, project assistent, beheerder, communicatieadviseur, omgevingsmanager en gedelegeerd opdrachtgever. Bouwteam • is verantwoordelijk voor: het afstemmen van het restauratieonderzoek, -visie en -plan van de architect en de restauratiewerkzaamheden van de aannemer. • heeft als taak: het afstemmen van het restauratieonderzoek, -visie en -plan en de restauratiewerkzaamheden van de aannemer, adviseren van de projectleider t.a.v. restauratieen uitvoeringskeuzes. • wordt in 2021 ingevuld door: Projectleider, project assistent, beheerder, omgevingsmanager, architect, assistent architect, directievoerder, toezichthouder, adviseurs Erfgoed, projectleider en uitvoerder aannemer en adviseurs RCE.
Aannemer (Nico de Bont) • is verantwoordelijk voor: het uitvoeren van de restauratiewerkzaamheden op basis van het restauratieplan. • heeft als taak: het uitvoeren van de restauratiewerkzaamheden op basis van het restauratieplan, opstellen uitvoeringsplanning, opstellen en naleven BLVC-plan, voorbereiden en deelnemen aan bouwteamoverleg. • wordt in 2021 ingevuld door: Projectleider en uitvoerder. Restauratiearchitect (Architect Rothuizen) • is verantwoordelijk voor: het opstellen van een restauratievisie en restauratieplan. Het adviseren van de projectleider t.a.v. de restauratiewerkzaamheden en te maken restauratiekeuzes. • heeft als taak: het opstellen van een restauratievisie en restauratieplan, het voorbereiden in het restauratieteam en het vervolgens adviseren van de projectleider t.a.v. de restauratiewerkzaamheden en te maken restauratiekeuzes in het bouwteam. • wordt in 2021 ingevuld door: Architect, assistent architect, directievoerder en toezichthouder. Directievoerder (Architect Rothuizen) • is verantwoordelijk voor: het bewaken van de uitvoering van de restauratiewerkzaamheden van de aannemer volgens het restauratieplan en de afstemming van werkzaamheden tussen de architect, aannemer en andere adviseurs namens de projectleider.
• heeft als taak: de voortgang op de kosten en uitvoeringsplanning te bewaken, het meer- en minderwerk van de aannemer te beoordelen, tijdig eventuele knelpunten te signaleren en de projectleider te adviseren over afwijkingen. • wordt in 2021 ingevuld door: Directievoerder namens architect. Restauratieteam
18
• • •
is verantwoordelijk voor: het adviseren van de architect t.a.v. restauratiekeuzes en de restauratievisie. heeft als taak: het adviseren van de architect t.a.v. restauratiekeuzes, het voorbereiden van het bouwteamoverleg. wordt in 2020 ingevuld door: Architect, assistent architect, directievoerder, toezichthouder, adviseurs Erfgoed, projectleider en uitvoerder aannemer, onderaannemer steenhouwerij en adviseurs RCE.
19
Overlegstructuur In onderstaand schema staan de belangrijkste overleggen op politiek-bestuurlijk, strategisch, tactisch en operationeel niveau. Met daarbij de bijbehorende frequentie per jaar en rolverdeling. Een aantal overleggen gebeurt vanuit het lijnmanagement met de externe stakeholders Utrecht Marketing en Stichting Utrechts EigenDom vanwege de aard van de (contract)relatie met deze partijen.
Overleg
Frequentie Rolverdeling per jaar Voorzitter
Secretaris (verslaglegging) Managementassistent VGU Projectondersteuner
Stafoverleg wethouder vastgoed Stuurgroep
6x
Hoofd VGU
4x
Opdrachtgevers
12x
Hoofd VGU en/of Manager Vastgoed VGU Hoofd VGU
Bilateraal financiën
12x
Projectleider
-
Bilateraal adviseurs erfgoed
6x
Projectleider
-
Kernteam
52x
Projectleider
Projectondersteuner
Restauratieteam
12x
Architect
Architect
-
Leden • • • • • • • • •
Projectleider Gedelegeerd opdrachtgever Gedelegeerd opdrachtgever Projectleider Stuurgroeplid Culturele Zaken Stuurgroeplid Economie Projectleider Gedelegeerd opdrachtgever Project Controller
• • • • • • • • • • • • • •
Adviseur Erfgoed Adviseur Erfgoed Beheerder Domtoren Communicatieadviseur Omgevingsmanager Gedelegeerd opdrachtgever (ad hoc) Adviseur Erfgoed Adviseur Erfgoed Aannemer projectleider Aannemer uitvoerder Steenhouwerij RCE RCE RCE
20
Bouwteam
12x
Projectleider
Projectondersteuner
ActiviteitenDomdriehoek
12x
Omgevingsmanager
-
Communicatie extern
12x
Communicatieadviseur
-
• • • • • • • • • • • • • • • • •
Toezichthouder Beheerder Domtoren Omgevingsmanager Aannemer projectleider Aannemer uitvoerder RCE RCE Architect Architect assistent Architect directievoerder toezichthouder Adviseur Erfgoed Beheerder Domtoren Coördinator Domtoren Utrecht Marketing Vertegenwoordiger Stichting Utrechts EigenDom Coördinator Domtoren Utrecht Marketing Communicatieadviseur Stichting Utrechts EigenDom
21
Overleggen onder verantwoordelijkheid van het lijnmanagement VGU De volgende overleggen gebeurt vanuit het lijnmanagement van VGU met de externe stakeholders Utrecht Marketing en Stichting Utrechts eigenDom vanwege de aard van de (contract)relatie met deze partijen. Het gaat hier om overleg t.a.v. overeenkomsten tussen de gemeente Utrecht en deze partijen.
Overleg Topoverleg Domdriehoek (strategisch lijnmanagement niveau)
Frequentie Rolverdeling per jaar Voorzitter 2x Hoofd VGU
Secretaris (verslaglegging) -
en/of
Bezoekers(Lift) Huuroverleg GU en UM (tactisch lijnmanagement niveau) Fundraisingoverleg GU en Stichting Utrechts EigenDom (tactisch lijnmanagement niveau)
Leden • Directeur Utrecht Marketing • Bestuursvoorzitter Stichting Utrechts EigenDom
4x
Manager Vastgoed VGU Assetmanager VGU
-
•
Utrecht Marketing
4x
Assetmanager VGU
-
•
Bestuursvoorzitter Stichting Utrechts EigenDom
22
b. Samenwerkingspartners, contractpartijen en -vormen, inclusief een overzicht van verdeling van de beslissingsmacht Zie paragraaf 7a.
c. Toelichting, onderbouwing en duiding van de opgenomen informatie, waarbij de bevindingen van adviseurs of toezichthouders expliciet inzichtelijk worden gemaakt Zie paragraaf 7a.