Agendabundel

Het halfjaarverslag is besproken met de concerndirectie en is op 25 november ook gedeeld met het college. De concerndirectie heeft er ditmaal geen oplegnotitie aan toegevoegd. Risicoanalyse is een aandachtspunt, evenals de bescherming van data c.q. persoonsgegevens. Er is gevraagd naar de wpg-audit met betrekking tot de rechten van betrokkenen. Voor dit onderwerp geldt een zwaar audit regime bestaande uit interne en externe audits. Er is een robuust follow-up proces: iedere bevinding heeft een eigenaar en een due date. Op dit moment zijn er zeven bevindingen met een hoog risicoprofiel. Jasmin heeft er vertrouwen in dat die afgerond en opgelost worden. In antwoord op een vraag naar de audit met betrekking tot het risicomanagement zegt Jasmin dat de afdeling Ruimte hierin verder is dan andere onderdelen van de organisatie.

5. Board letter van de accountant Rein-Aart van Vugt zegt dat de tussentijdse accountantscontrole over 2025 is afgerond. Daarbij wordt vooral gekeken naar het functioneren en de organisatie van de financiële processen. Er zijn drie doelstellingen, die voor de komende jaren worden vastgehouden: 1) betere concernsturing, 2) snellere accountantscontrole, en 3) het versterken van de kaderstellende en controlerende rol van de raad en de adviescommissie Controle & Financiën. De kern van de bevindingen is dat de financiële processen overall op orde zijn. Wat betreft het versterken van de financiële functie zijn er binnen de afdeling Financiën in 2025 grote stappen gezet. Een belangrijke stap is ook de implementatie van SAP, al is die nog wel voor verbetering vatbaar. Ook de processen rond subsidieverstrekkingen, risicomanagement, parkeeropbrengsten en fraudebestrijding zijn versterkt. De drie belangrijkste aandachtspunten zijn het versterken van de financiële functie in brede zin, grip op investeringen en grip op reserves. Bij het eerste punt gaat het om concernsturing en monitoring, centralisatie van de controlefunctie en hygiëne van de administratie. Door het decentrale karakter van de administratie laat de sluiting van de boekhouding vaak te wensen over. Hier moet tijdig voor gezorgd worden, liefst tussentijds, ook vanuit het oogpunt van concernsturing en monitoring.

Het is ook nodig om de jaarrekening eerder af te kunnen ronden. Rachid Sagrahaoui zegt dat je in dezen beter kunt voorkomen dan genezen.

Het tweede punt dat hier sterk mee samenhangt is de grip op investeren. Ook dit moet op concernniveau gemonitord worden. Daarbij gaat het zowel om autorisatie van investeringen vanuit de Raad als om de financiële vertaling van de investeringsagenda naar de begroting. Overprogrammering is ook iets wat je moet vermijden. Verder is er een grote behoefte aan een concrete planning voor de Raad en de adviescommissie. Rein-Aart van Vugt ziet in dezen van 2023 tot nu geen progressie. Ook de grip op reserves hangt samen met de concernsturing en de monitoring. En ook hier moet de planning inzichtelijk worden gemaakt. De MPR is op beleidsniveau een goed document met een integrale visie op de openbare ruimte maar de vertaling naar concrete investeringen laat te wensen over. Rachid Sagrahaoui

vraagt op welk informatieniveau de Raad de MPR zou willen hebben. Bij de bespreking van de voorjaarsnota ging het niet over de MPR, terwijl daar tientallen miljoenen in gaan zitten. Charlotte Passier is heel blij met de MPR. Volgens haar is het probleem dat die niet te linken is aan de financiële bijlage. De Raad raakt zo de weg kwijt in zijn autorisatie-instrument. Volgens Rachid Sagrahaoui raakt dit aan het budgetrecht. Het is belangrijk dat de planning meer inzichtelijk wordt, maar volgens Rein-Aart van Vugt is grip op investeren breder dan de MPR. Hij zegt dat het wel een paar jaar zal kosten om de genoemde punten op orde te krijgen.

6. Raadsvoorstel normenkader rechtmatigheid Er zijn geen vragen over het normenkader. Ruud Maas complimenteert de organisatie. Er wordt voorgesteld om dit als A-punt door te geleiden naar de commissie VBF. Iedereen stemt hiermee in.

7. Voorstel derde technische begrotingswijzer Ook dit voorstel wordt als A-punt doorgeleid naar de commissie VBF.

8. Evaluatie Sturen en verantwoorden Richard Vernooij en Kirsten van Loo komen in de vergadering. Richard geeft een korte samenvatting van de conceptrapportage. De aanleiding was het evalueren van de standaard voor de beleidscyclus zoals die in juni 2023 is vastgesteld. Als de commissie hierop gereageerd heeft, kan het rapport daarna met een begeleidende brief naar de gemeenteraad. Er is een enquête uitgevoerd onder de raadsleden en er is een documentanalyse gedaan van raadstoetsen van de afgelopen periode (sport, wonen, veilige stad, EZ). Daarin zat ook een aantal aanbevelingen op het vlak van de beleidsstandaard. Er is ook input opgehaald over hoe de standaard ambtelijk werkt. Het algemene beeld is dat de standaard helpt bij de kaderstellende rol, bij het nemen van besluiten over het beleid en bij de koppeling van beleid en begroting. Daarmee wordt de kwaliteit van de sturing en het gesprek tussen het College en de Raad verbeterd. Uit de enquête komt ook naar voren dat de een beter is dan de ander. Het grootste verbeterpunt is de monitoring: doe je als gemeente wat je hebt beloofd en hoe meet je dat? Dit is ook te zien bij financiële helderheid, in de koppeling tussen beleid en geld. Het maken van beleid is een complex traject.

Daarin kan de gemeente nog scherper zijn op de vraag: wie doet wat en wie helpt zo’n beleidsmaker? Het laatste punt: ruimte is niet gelijk aan sociaal. Met de komst van de omgevingswet worden er veel meer eisen gesteld aan de documentatie rond de besluitvorming. De algemene conclusie van de rapportage is dat de standaard werkt, de beleidscyclus versterkt en de kaderstellende rol bevordert. Verdere rolontwikkeling is nog wel nodig. De kern van de aanbevelingen is: versterken op de indicatoren voor de monitoring en de evaluatie. De beleidsevaluaties zijn ook voor verbetering vatbaar. De financiële koppeling met P&C kan verder verscherpt en verbeterd worden (gedekt versus ongedekt beleid). De uniformiteit van de voortgangsrapportages kan eveneens beter evenals de

manier waarop de omgevingswet zich verhoudt tot deze standaard. Daarover komt in januari een raadsbrief. De bereikbaarheid van de Raad (jargon) is ook een aandachtspunt. Richard is benieuwd naar vragen en opmerkingen hierover vanuit de adviescommissie. Wat vindt zij van voorwoorden van portefeuillehouders bij beleidsnota’s? Wat vindt zij van afwijkingen die niet in de mal van de standaard passen? Hoe staat zij tegenover ongedekt beleid? Als je dat wilt ondervangen, heeft dat consequenties voor de uitvoerbaarheid en de werkdruk. Joost Vasters heeft een vraag over het proces. Volgens hem is de respons tegengevallen. Naar aanleiding van de vraag over het afwijken van de standaard zegt hij dat je daarin pragmatisch moet zijn en niet te dogmatisch aan principes moet vasthouden. De financiële bijlage zou meer een stramien moeten bieden.

Charlotte Passier vraagt of Richard wat meer kan vertellen over hoe de hele organisatie wordt meegenomen. Het gaat om een paar duizend mensen. Zij heeft geen moeite met voorwoorden van portefeuillehouders. Ook zij is voor een pragmatische aanpak, mits goed beargumenteerd. In de beleidsnota Wonen zag zij veel ongedekt beleid. Daarin werd echter wel duidelijk aangegeven wat de gemeente ging doen en wat er afviel, waardoor misschien voor een andere prioritering gekozen kan worden. Om zo’n keuze te kunnen maken moet je volgens Rachid Sagrahaoui wel een lijstje hebben met de ongedekte ambities. Bina zegt dat je een hele nota kunt slopen als je niets gaat doen wat ongedekt is. Rein-Aart van Vugt zegt dat het idee was om ongedekte beleidsvoorstellen mee te nemen naar een integrale afweging. Volgens hem gebeurt dat te weinig. Rachid zegt dat in de voorjaarsnota wel wordt aangegeven wat ongedekt beleid is. Johan Dorst merkt op dat dit alles bedoeld is voor de Utrechter, die op deze wijze het beleid niet kan volgen.

Margreet Ramaker vindt de evaluatie mooi en waardevol. Volgens haar is het voor raadsleden heel lastig om financieel te sturen, zeker als ze in de oppositie zitten. Voorwoorden van portefeuillehouders bij beleidsnota’s leest zij nooit. Zij vindt het geen probleem als van de standaard wordt afgeweken indien dat goed wordt onderbouwd. Ruud Maas is het hiermee eens. Volgens Margreet is afgesproken dat de Raad wel periodiek controlemomenten heeft.

Bina Chirino ervaart de voorwoorden van portefeuillehouders niet als storend. Zij kan zich wel vinden in de punten van de evaluatie. Ze zou afwijken van de standaard willen voorkomen, maar wil het niet verhinderen als het eenmaal gebeurt. Bina herkent zich niet in de opvatting dat er veel ongedekt beleid zou zijn. Wat zou je gezamenlijk kunnen doen om dat te voorkomen? Joost Vasters zegt dat dit om een wat bredere discussie vraagt. Bina vindt dit daarvoor een betere plek dan de raadszaal. Rachid Sagrahaoui zegt dat de adviescommissie duidelijk en eenduidig moet zijn in wat zij meegeeft, vooral in een tijd van krapte (zowel financieel als qua mensuren). Je moet de vraag stellen of iets überhaupt uitgevoerd kan worden. Johan Dorst zegt dat bijna nergens de beleidscyclus en de financiële cyclus zo goed aan elkaar gekoppeld zijn als in Utrecht.

9. Vooruitblik volgende vergadering De volgende vergadering is op 15 januari 2026. Dan is ook de overdracht naar de volgende commissie. De leden worden verzocht om voor 11 december de evaluatie in te vullen.

9. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 19.30 u.

Actie- en besluitenlijst Actiepunt

Actiehouder

1

Het raadsvoorstel normenkader rechtmatigheid wordt als A-punt doorgeleid naar de commissie VBF.

Adviescommissie

2

Het voorstel derde technische

Adviescommissie

begrotingswijzer wordt als A-punt doorgeleid naar de commissie VBF. 3

Het onderwerp ‘ongedekt beleid’ moet in een volgende vergadering terugkomen.

Adviescommissie

4

De leden van de commissie moeten voor 11 december de evaluatie invullen.

Adviescommissie

Deadline

Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën Dossiernummer

5124

Vertrouwelijk

Nee

Vergaderdatum

5 februari 2026

Agendapunt

8

Titel

Raadsvoorstel Verordening behandeling bezwaarschriften

ID

5354

Behandelend ambtenaar Telefoon E-mail Datum collegebesluit Geocodering Thema Portefeuillehouder

DB van de Raad

Beleidsveld

Bestuurlijke zaken

Referendabel Reden niet referendabel Raadsadviseur (lijst) Behandelvoorstel Resultaat commissiebehandeling Resultaat raadsbehandeling Geagendeerd

Vergaderdatum

Commissie Veiligheid, Bestuur en

22 januari 2026

Financiën Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën Voorgesteld besluit

5 februari 2026

Voorstel aan de gemeenteraad

Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften door de gemeenteraad Utrecht Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Referendabel Geheim

Bestuurlijke Zaken Raadsorganen Dagelijks bestuur van de raad 34053078 26 februari 2026 Nee (artikel 1:2 lid 2 onder o Verordening raadgevend referendum) Nee

Het Dagelijks bestuur van de raad stelt de raad voor te besluiten: 1. De Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften door de gemeenteraad Utrecht inclusief bijbehorende toelichting vast te stellen. 2. De bevoegdheid om de beslissing op bezwaar op grond van artikel 7:10, derde lid Algemene wet bestuursrecht te verdagen met zes weken, te mandateren aan de griffier.

Samenvatting De huidige Verordening inzake de behandeling van bezwaar- en beroepschriften dateert van 10 februari 1994. Het betreft een verordening waarin de bezwaarprocedure voor alle bestuursorganen van de gemeente Utrecht is geregeld (college, raad en burgemeester). Voor de afhandeling van bezwaarschriften tegen besluiten van de raad is een bezwaarschriftencommissie ingesteld bestaande uit raadsleden. De commissie is belast met het horen van bezwaarmakers en andere belanghebbenden en het uitbrengen van advies over de te nemen beslissing op bezwaar aan de raad. De afgelopen jaren is meermaals gesproken over de invulling van de bezwaarprocedure en over andere mogelijke organisatievormen. Uiteindelijk heeft dit erin geresulteerd dat het DB op 6 november 2025 heeft gekozen voor de werkwijze waarbij sprake is van een onafhankelijke adviescommissie die belast is met het horen van bezwaarmakers en het uitbrengen van advies aan de raad. Het betreft een commissie waarbij sprake is van een externe deskundig voorzitter en raadsleden als leden. De nieuwe werkwijze maakt aanpassing van de Verordening noodzakelijk. Daarnaast is, in overleg met de ambtelijke organisatie, besloten om een Verordening op te stellen die alleen betrekking heeft op de bezwaarprocedure bij de raad.

Het college zal zelf zorgdragen voor de regeling benodigd voor de behandeling van bezwaarschriften gericht tegen besluiten van het college en besluiten van de burgemeester. Tot slot is de huidige verordening zeer gedateerd en is actualisatie noodzakelijk.

Context Aanleiding Op 26 april 2024 is op verzoek van de huidige bezwaarschriftencommissie een ambtelijke discussienotitie opgesteld waarin de verschillende mogelijkheden om de bezwaarprocedure te organiseren uiteen zijn gezet. In de vergadering van 18 januari 2024 heeft het DB in een gesprek met de voorzitter van de bezwaarschriftencommissie de voorzitter verzocht om na te denken over de toekomst van de commissie en de invulling van de bezwaarprocedure voor de raad. Afgesproken is dat de ambtelijke notitie eerst zou worden besproken in de bezwaarschriftencommissie en vervolgens in technische sessies met de raad. Op 29 augustus 2024 heeft een drietal technische sessies plaatsgevonden met de raad waarin alle mogelijke opties zijn gepresenteerd en de mening van raadsleden is gepeild. De technische sessies hebben geen eenduidige uitkomst laten zien. Wel is uit aanvullende gesprekken met individuele raadsleden de wens naar boven gekomen dat de raad betrokken blijft bij het horen van bezwaarmakers. Op basis van dit uitgangspunt was de keuze beperkt tot twee opties: 1. handhaven van de huidige constructie waarbij de adviescommissie alleen uit raadsleden bestaat óf 2. benoemen van een commissie waarbij sprake is van een externe voorzitter die geen binding heeft met de gemeenteraad maar wordt geselecteerd op basis van zijn expertise.

Het DB heeft, in overleg met de huidige voorzitter van de bezwaarschriftencommissie, gekozen voor optie 2. Doordat sprake is van een externe voorzitter is sprake van een adviescommissie zoals bedoeld in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht. De procedure voor de benoeming van een externe voorzitter en een plaatsvervanger is lopend. Voor de benoeming wordt een apart raadsvoorstel aangeleverd. Juridische context Artikel 8:1 van de Algemene wet bestuursrecht bepaalt dat een belanghebbende tegen een besluit beroep kan instellen bij de bestuursrechter. Artikel 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht bepaalt dat degene die het recht heeft beroep in te dienen bij de bestuursrechter, alvorens beroep in te stellen bezwaar dient te maken. Het maken van bezwaar geschiedt door het indienen van een bezwaarschrift bij het bestuursorgaan dat het besluit heeft genomen. Afdeling 7.2 van de Algemene wet bestuursrecht geeft bijzondere bepalingen over de bezwaarprocedure. Uit artikel 7:13 Awb volgt dat het bestuursorgaan een adviescommissie in kan stellen ten behoeve van de beslissing op bezwaar. Dit artikel geeft voorts voorschriften met betrekking tot een dergelijke commissie.

2

Dit raadsvoorstel strekt tot het vaststellen van een Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften door de gemeenteraad. Gekozen is voor het instellen van een adviescommissie zoals bedoeld in artikel 7:13 Awb. De Verordening bevat voorschriften voor de wijze van afhandeling van bezwaarschriften en voor de samenstelling van de adviescommissie. Bij het opstellen van de verordening is zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de modelverordening van de VNG. Beslistermijn Het is wenselijk dat de Verordening in werking treedt zodra de nieuwe raad is geïnstalleerd. Vanuit de nieuwe raad kunnen dan de raadsleden benoemd worden die zitting hebben in de bezwaarschriftencommissie. Beoogd effect Een geactualiseerde verordening die de werkwijze beschrijft bij de afhandeling van bezwaarschriften tegen besluiten van de gemeenteraad. Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

De Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften door de gemeenteraad Utrecht inclusief bijbehorende toelichting vast te stellen.

Argumenten 1.1

De nieuwe verordening heeft alleen betrekking op de procedure bij de raad; Toelichting: de tot nu toe geldende verordening uit 1994 heeft betrekking op het verloop van de procedure bij alle bestuursorganen en dat is niet wenselijk: • Juridisch gezien is de huidige constructie niet correct. Alleen de raad is bevoegd om een verordening vast te stellen. De raad is echter niet bevoegd om regels te stellen voor de wijze waarop het college en de burgemeester bezwaarschriften afhandelen; • Bezwaarschriften tegen besluiten van het college en de burgemeester komen niet in een commissie maar worden ambtelijk afgehandeld. Vanwege de grote verschillen in de wijze van afhandeling tussen de bestuursorganen ligt het niet voor de hand om alles in één verordening te regelen.

1.2

In de nieuwe verordening wordt een adviescommissie ingesteld die bestaat uit een extern voorzitter, een plaatsvervanger en vier raadsleden; Toelichting: uit de gesprekken met raadsleden is naar voren gekomen dat zij er waarde aan hechten dat het horen van bezwaarmakers geschiedt door raadsleden. Op basis hiervan bestond de keuze uit handhaving van de huidige situatie of werken met een adviescommissie met een externe voorzitter (een commissie op grond van artikel 7:13 Awb). Het werken met een adviescommissie op grond van artikel 7:13 Awb heeft een aantal voordelen: • Een externe onafhankelijke voorzitter verkleint het risico dat bij het uitbrengen van het advies politieke standpunten teveel meewegen. • Door een externe te benoemen als voorzitter is het mogelijk iemand te selecteren die voldoet aan het gewenste profiel zoals juridische kennis, bestuurlijk inzicht en verbindende kracht. Als de voorzitter een raadslid is dan ben je afhankelijk van het aanbod in 3

de raad en bestaat het risico dat de gewenste expertise niet voor handen is. 1.3

In de nieuwe verordening zijn bij een hoorzitting alleen de (plv) voorzitter en twee raadsleden aanwezig; Toelichting: in de huidige verordening is geregeld dat de commissie bestaat uit vijf raadsleden en vijf plaatsvervangende leden. Deze samenstelling is een grote belasting voor de raad. In de nieuwe verordening bestaat de commissie, naast de voorzitter uit vier raadsleden. Er is geen onderscheid tussen leden en plaatsvervangende leden, de leden rouleren. Per hoorzitting zijn twee raadsleden aanwezig. Deze werkwijze zorgt ervoor dat de raad minder wordt belast. Daarnaast bevordert een kleinere samenstelling van de commissie een efficiëntere werkwijze bij de afhandeling van bezwaarschriften.

1.4

In de nieuwe verordening is opgenomen dat aandacht wordt besteed aan de zogenaamde informele aanpak; Toelichting: bij een formele afhandeling van een bezwaarschrift brengt de commissie een advies uit aan de raad over het gegrond of ongegrond verklaren van een bezwaarschrift. Vaak vindt eerst een hoorzitting plaats waarin bezwaarmaker, de voorbereider van het besluit en overige belanghebbenden hun standpunt nader kunnen toelichten en de commissie vragen kan stellen. Het kan ook zijn dat de commissie een advies uitbrengt zonder hoorzitting. Bijvoorbeeld omdat duidelijk is dat het bezwaarschrift niet-ontvankelijk is. Na ontvangst van het commissieadvies neemt de raad vervolgens een besluit op het bezwaarschrift. In praktijk blijkt dat bezwaarschriften vaak op informele wijze kunnen worden afgehandeld, bijvoorbeeld doordat het bezwaarschrift eigenlijk alleen tot doel heeft om informatie te krijgen. Of omdat het bezwaarschrift gericht is tegen een besluit waartegen geen bezwaar mogelijk is en het advies zal zijn het niet ontvankelijk te verklaren. Na een mondelinge toelichting van de secretaris kan een bezwaarmaker besluiten het bezwaarschrift in te trekken zodat de commissie geen advies hoeft uit te brengen. Om te voorkomen dat onnodig een formeel traject wordt gevolgd bij de afhandeling van bezwaarschriften is in de verordening aandacht besteed aan de informele aanpak.

Er is een artikel opgenomen dat de secretaris van de commissie verplicht eerst te onderzoeken of het bezwaarschrift informeel kan worden afgehandeld.

Kanttekeningen/Risico’s 1.1 1.2

Geen risico’s of kanttekeningen •

•

Doordat sprake is van een adviescommissie op grond van artikel 7:13 Awb wordt de afhandelingstermijn van bezwaarschriften verlengd van 6 weken tot 12 weken. Het duurt dus langer totdat een bezwaarmaker een beslissing op bezwaar ontvangt; De voorzitter van de commissie ontvangt presentiegeld voor de aanwezigheid bij een hoorzitting. Bij een commissie die alleen uit raadsleden bestaat is geen sprake van een vergoeding;

1.3

Geen risico’s of kanttekeningen

1.4

Het onderzoeken of een informele aanpak mogelijk is, kost ook tijd. Voorkomen moet worden dat teveel tijd wordt gestopt in dit traject zonder dat dit tot een oplossing leidt.

Beslispunt

4

2

De bevoegdheid om de beslissing op bezwaar op grond van artikel 7:10, derde lid Algemene wet bestuursrecht te verdagen met zes weken, te mandateren aan de griffier.

Argumenten 2.1

Door gebruik te maken van de mogelijkheid tot verdaging wordt de wettelijke afhandelingstermijn langer. Dit verkleint het risico dat een bezwaarmaker een beroep doet op de Wet dwangsom bij niet tijdig beslissen. Toelichting: de wettelijke termijn voor het beslissen op een bezwaarschrift bedraagt 12 weken als sprake is van een adviescommissie zoals bedoeld in artikel 7:13 Awb. De raad kan deze termijn éénmaal verdagen (=verlengen) met zes weken zodat de wettelijke termijn 18 weken bedraagt. Dit staat in artikel 7:10, derde lid Awb. Als de raad niet beslist binnen de wettelijke termijn dan kan een bezwaarmaker een beroep doen op de Wet dwangsom bij niet tijdig beslissen. Het raad is dan een dwangsom verschuldigd die kan oplopen tot een bedrag van € 1442,De wettelijke termijn van 18 weken is alleen van toepassing als de raad de termijn van 12 weken daadwerkelijk verdaagt. De beslissing tot verdaging dient plaats te vinden voordat de termijn van 12 weken verstreken is. Vanuit praktische overwegingen is het raadzaam om de beslissing tot verdaging te mandateren aan de griffier. Dit mandaat zal worden opgenomen in de eerstvolgende wijziging van de Mandaatregeling van de raad. In afwachting daarvan is nu al sprake van een rechtsgeldig mandaat.

Kanttekeningen/Risico’s 2.1

Geen kanttekeningen of risico’s

Financiën Op basis van artikel 3.4.1 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers ontvangt de externe voorzitter van de bezwaarschriftencommissie een presentievergoeding van € 205,66,- voor iedere hoorzitting. Dit bedrag is inclusief de voorbereiding en nabespreking van de zitting. Daarnaast kan de voorzitter een reiskostenvergoeding ontvangen. Op basis van het aantal ingekomen bezwaarschriften van de afgelopen jaren zullen naar verwachting maximaal vier hoorzittingen per jaar plaatsvinden. In bijzondere gevallen kan ook een andersoortig overleg voor vergoeding in aanmerking komen. De raadsleden die aanwezig zijn bij een hoorzitting krijgen geen presentiegeld. Uitgaande van vier hoorzittingen per jaar bedragen de kosten € 822,64,-

Vervolg Na vaststelling van de verordening door de raad wordt deze gepubliceerd in het Gemeenteblad en zal deze op 1 april 2026 in werking treden. In afwachting van de afronding van de sollicitatieprocedure voor een externe voorzitter en een plaatsvervanger zal in de eerste raad na de raadswissel een voorstel komen voor benoeming. Tevens zal indien mogelijk de raad in die vergadering ook vier raadsleden benoemen als lid van de bezwaarschriftencommissie.

Samen stad maken Niet van toepassing.

Communicatie Na vaststelling wordt de nieuwe verordening gepubliceerd op overheid.nl waarna deze op 1 april 2026 in werking kan treden. Daarnaast komt op de website van de gemeente Utrecht een korte uitleg te 5

staan over de gang van zaken bij de afhandeling van bezwaarschriften, gericht tegen besluiten van de gemeenteraad.

Bijlagen Bijlagen besluitvorming - Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften gemeenteraad Utrecht; - Toelichting bij de Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften gemeenteraad Utrecht. Bijlagen informatief - Discussienota inrichting bezwaarcommissie 26 april 2024.

6

Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften door de gemeenteraad Utrecht De raad van de gemeente Utrecht; -

gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van de gemeenteraad van 8 januari 2026;

-

gezien het advies van de commissie VBF van 19 februari 2026;

-

gelet op artikel 149 van de Gemeentewet;

Overwegende: •

dat de raad de wens heeft om het horen van bezwaarden en het adviseren over de afhandeling van

bezwaarschriften te beleggen bij een onafhankelijke adviescommissie zoals bedoeld in artikel 7:13 Algemene wet bestuursrecht; • •

dat de huidige verordening dateert uit 1994 en actualisatie wenselijk is;

dat de huidige Verordening inzake de behandeling van bezwaar- en beroepschriften betrekking heeft op de procedure bij alle bestuursorganen en niet alleen op de raad;

•

dat de raad een verordening wil vaststellen die alleen betrekking heeft op bezwaarschriften tegen besluiten van de raad;

Besluit de volgende verordening vast te stellen: Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften door de gemeenteraad Utrecht

Artikel 1 Definities Deze verordening verstaat onder: -

Awb: Algemene wet bestuursrecht;

-

bezwaarmaker: indiener van een bezwaarschrift;

-

bestuursorgaan: gemeenteraad Utrecht;

commissie: adviescommissie zoals bedoeld in artikel 7:13 Algemene wet bestuursrecht;

CPR: een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie, onder de naam Commissie Personeelszaken Raadsfunctionarissen; raad: de gemeenteraad van Utrecht;

secretaris: secretaris van de adviescommissie, aangewezen door burgemeester en wethouders;

voorzitter: externe voorzitter van de commissie dan wel de externe plaatsvervangend voorzitter van de commissie.

Artikel 2 Ingediend bezwaarschrift 1.

De secretaris van de commissie registreert het ingediende bezwaarschrift met de datum van

2.

De secretaris van de commissie neemt zo spoedig mogelijk contact op met de bezwaarmaker en

ontvangst en informeert de commissie.

eventueel andere belanghebbenden. Daarbij geeft de secretaris een uitleg over het vervolg van de procedure en de duur van de behandeling van het bezwaarschrift.

Artikel 3 Vooronderzoek en informele behandeling 1.

De secretaris onderzoekt of hij het bezwaarschrift informeel kan afhandelen alvorens het verder in

2.

De informele aanpak start door kort na binnenkomst van het bezwaarschrift hierover contact op te

3.

behandeling te nemen.

nemen met de bezwaarmaker en de voorbereider van het besluit waartegen het bezwaar zich richt. Als betrokkenen het bezwaar onderling oplossen dan legt de secretaris de gemaakte afspraken schriftelijk vast.

Artikel 4 Horen en adviseren door de commissie 1.

Er is een commissie ter voorbereiding van de beslissing op bezwaarschriften gericht tegen

2.

De commissie is belast met het horen en adviseren over de volledige heroverweging van bestreden

besluiten van de raad. besluiten van de raad.

Artikel 5 Samenstelling en benoeming commissie 1.

De commissie bestaat uit een extern voorzitter, een extern plaatsvervangend voorzitter en vier

2.

Bij een hoorzitting is de voorzitter aanwezig en twee leden.

3. 4. 5. 6.

raadsleden.

In afwijking van het tweede lid is het mogelijk dat het horen plaatsvindt door de voorzitter en één lid op voorwaarde dat het advies wordt uitgebracht door de voorzitter en twee leden.

Ook in het geval geen hoorzitting plaatsvindt, wordt het advies uitgebracht door de voorzitter en twee leden.

De raad benoemt de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter en de leden van de commissie.

De CPR onderhoudt namens de raad het contact met de commissie. Indien daarvoor aanleiding is voert de CPR jaarlijks een gesprek met de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter over het functioneren van de commissie.

Artikel 6 Secretaris 1. 2.

Burgemeester en wethouders wijzen de secretaris aan.

Burgemeester en wethouders wijzen ook een of meer plaatsvervangers aan.

Artikel 7 Zittingsduur 1.

De voorzitter en plaatsvervangend voorzitter worden benoemd voor een periode van vier jaar. Een

2.

De voorzitter en plaatsvervangend voorzitter kunnen op elk moment ontslag nemen. Zij doen

3. 4.

herbenoeming met éénmaal vier jaar is mogelijk.

daarvan schriftelijk mededeling aan de voorzitter van de raad.

De leden van de commissie worden benoemd door de raad voor de duur van een raadsperiode. De leden treden af op de dag van aftreden van de gemeenteraad of als zij geen raadslid meer zijn.

De leden van de commissie kunnen op ieder moment ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de voorzitter van de raad.

Artikel 8 Uitoefening bevoegdheden 1.

De voorzitter oefent de bevoegdheden van de hierna genoemde artikelen van de Algemene wet bestuursrecht zelfstandig uit: a.

stellen van een termijn aan de bezwaarmaker (artikel 6:6);

d.

het afzien van het horen van een belanghebbende (artikel 7:3);

c.

e. f.

2.

verzoeken om een schriftelijke machtiging aan een gemachtigde (artikel 2:1, tweede lid);

b.

verzenden van stukken tijdens de behandeling door de commissie (artikel 6:17); ter inzage leggen van het bezwaarschrift en de op de zaak betrekking hebbende stukken, dan wel toezenden daarvan aan een belanghebbende (artikel 7:4, tweede lid);

al dan niet op verzoek van een belanghebbende afzien van het op de hoogte stellen van het verhandelde tijdens een hoorzitting van een andere belanghebbende, voor zover geheimhouding om gewichtige reden is geboden (artikel 7:6, vierde lid).

De voorzitter mandateert de bevoegdheden genoemd onder a, b, c, e aan de secretaris.

Artikel 9 Voorbereiding hoorzitting 1.

2. 3.

4. 5. 6.

De voorzitter bepaalt plaats en tijdstip van de hoorzitting waarin de bezwaarmaker, eventueel

andere belanghebbenden en de voorbereider van het besluit de gelegenheid krijgen hun visie toe te lichten.

De voorzitter nodigt de bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbende en de voorbereider van het besluit ten minste twee weken voor de hoorzitting schriftelijk uit.

Binnen drie dagen na de uitnodiging kunnen de bezwaarmaker, eventuele andere

belanghebbenden of de voorbereider van het besluit onder opgaaf van redenen de voorzitter vragen het tijdstip van de hoorzitting te wijzigen.

De voorzitter maakt de beslissing op het verzoek binnen drie werkdagen na ontvangst bekend.

De voorzitter is bevoegd bij bijzondere omstandigheden af te wijken van de termijnen genoemd in het tweede tot en met het vierde lid.

De voorzitter kan uit eigen beweging of op initiatief van de commissie bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen op de hoorzitting te verschijnen.

Artikel 10 Openbaarheid hoorzitting 1. 2. 3.

De hoorzitting van de commissie is openbaar.

De deuren kunnen worden gesloten als de voorzitter of een van de aanwezige leden het nodig oordeelt of indien een belanghebbende daartoe een verzoek doet.

Als de commissie naar aanleiding van het tweede lid beslist dat gewichtige redenen aanwezig zijn die zich tegen openbaarheid van de hoorzitting verzetten, vindt de hoorzitting plaats achter gesloten deuren.

Artikel 11 Verslaglegging 1.

2.

Het verslag, bedoeld in artikel 7:7 van de Algemene wet bestuursrecht bevat in ieder geval: a.

namen van de aanwezigen en hun hoedanigheid;

b.

zakelijke vermelding van wat over en weer is gezegd en wat verder op de hoorzitting is

c.

vermelding als de hoorzitting geheel of gedeeltelijk achter gesloten deuren plaatsvond of als

d.

voorgevallen;

belanghebbenden of hun gemachtigden niet in elkaars aanwezigheid zijn gehoord;

verwijzing naar de op de hoorzitting overgelegde stukken die aan het verslag worden gehecht.

De voorzitter van de commissie en de secretaris ondertekenen allebei het verslag.

Artikel 12 Nader onderzoek 1.

De commissie is bevoegd nader onderzoek te doen als zij dit na afloop van de hoorzitting

2.

De uit nader onderzoek verkregen informatie wordt in afschrift aan de bezwaarmaker, eventuele

3.

4.

wenselijk acht.

andere belanghebbenden en de voorbereider van het besluit toegezonden.

De bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbenden en de voorbereider van het besluit kunnen binnen een week na verzending van de nadere informatie schriftelijk reageren en indien gewenst aan de voorzitter vragen om een nieuwe hoorzitting. De voorzitter beslist op dit verzoek.

Op een nieuwe hoorzitting zijn de bepalingen in deze verordening die betrekking hebben op de hoorzitting, zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

Artikel 13 Raadkamer en advies 1.

De commissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het uit te brengen advies.

3.

Van een minderheidsstandpunt wordt in het advies melding gemaakt als die minderheid dat

2.

4. 5.

De commissie beslist bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies. verlangt.

Het advies is gemotiveerd en omvat een voorstel voor de te nemen beslissing op bezwaar. De voorzitter en de secretaris ondertekenen het advies.

Artikel 14 Uitbrengen advies en verdaging 1.

De commissie brengt het advies met het verslag en eventueel door de commissie ontvangen

nadere informatie, tijdig uit aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift dient te beslissen.

2.

3.

Als naar het oordeel van de voorzitter de termijn van twaalf weken, genoemd in artikel 7:10, eerste lid van de Awb, onvoldoende is voor het uitbrengen van het advies en het nemen van een beslissing, verzoekt hij het bestuursorgaan tijdig de beslissing te verdagen.

Van een besluit tot verdaging ontvangen de commissie en belanghebbenden een afschrift.

Artikel 15 Intrekking oude regeling De Verordening inzake de behandeling van bezwaar- en beroepschriften wordt ingetrokken.

Artikel 16 Inwerkingtreding en citeertitel 1. 2.

Deze verordening treedt in werking op 1 april 2026.

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften door de gemeenteraad Utrecht.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering 26 februari 2026.

De burgemeester, Sharon A.M. Dijksma

De griffier, Miguel Israel

Artikelsgewijze Toelichting bij de Verordening voor de

behandeling van de bezwaarschriften gemeenteraad Utrecht Artikel 3 Vooronderzoek en informele behandeling Informele behandeling van een bezwaarschrift betekent dat de commissie geen advies uitbrengt en dat de raad geen beslissing op bezwaar hoeft te nemen.

Dit artikel verplicht de secretaris van de commissie om bij alle ingekomen bezwaarschriften te

onderzoeken of het mogelijk is om dit informeel af te handelen. Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat het voor de secretaris meteen duidelijk is dat het bezwaarschrift is gericht tegen een besluit waartegen

geen bezwaar mogelijk is zodat het niet-ontvankelijk zal worden verklaard. Formele afhandeling van het bezwaarschrift kost veel tijd en is dan weinig zinvol omdat de uitkomst van tevoren vaststaat. De

secretaris zal hierover uitleg geven aan bezwaarmaker (en eventueel andere belanghebbenden) en vragen of bezwaarmaker zijn bezwaarschrift wil intrekken. Intrekking dient schriftelijk te gebeuren.

Het is de eigen keuze van bezwaarmaker om al of niet aan het verzoek van de secretaris te voldoen. Hij behoudt altijd het recht zijn bezwaar voor te zetten.

Artikel 5 Samenstelling en benoeming commissie De totale adviescommissie bestaat uit zes personen: een voorzitter, een plaatsvervangend voorzitter en vier raadsleden. Bij de advisering over een bezwaarschrift zijn altijd slecht drie personen betrokken: de

voorzitter of diens plaatsvervanger en twee van de leden. Dit geldt zowel voor bezwaarschriften waarbij een hoorzitting plaatsvindt (lid 2) als bij bezwaarschriften waarbij geen hoorzitting plaatsvindt (lid 4). Het is mogelijk dat bij een hoorzitting slechts twee personen van de commissie aanwezig zijn: de

(plaatsvervangend) voorzitter en één commissielid. Wel dient in dit geval het afwezige lid te worden betrokken bij het uitbrengen van het advies (lid 3).

Het afzien van een hoorzitting is mogelijk in bepaalde gevallen die in de Algemene wet bestuursrecht

staan. Bijvoorbeeld omdat bezwaarmaker geen behoefte heeft aan een hoorzitting of omdat overduidelijk is dat het bezwaarschrift niet-ontvankelijk is.

De CPR onderhoudt namens de raad het contact met de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter over het functioneren van de commissie. Een gesprek vindt alleen plaats als daar aanleiding voor is. Omdat in

sommige jaren heel weinig bezwaarschriften binnenkomen is het niet nodig om jaarlijks een verplicht gesprek te voeren.

Artikel 8 Uitoefening bevoegdheden De bevoegdheden die in lid 1 onder a t/m f staan zijn bevoegdheden die volgens de Algemene wet

bestuursrecht bij het bestuursorgaan (de raad) liggen dan wel bij de adviescommissie op grond van artikel

7:13. In dit artikel mandateert de raad deze bevoegdheden aan de voorzitter van de commissie. Als sprake

is van bevoegdheden van de commissie dan mandateert de commissie de bevoegdheden aan de voorzitter. Dit betekent dat de voorzitter deze bevoegdheden kan uitoefenen namens de raad dan wel de commissie.

Het tweede lid bepaalt dat de voorzitter de bevoegdheden onder a, b, c en e vervolgens mandateert aan de secretaris. Dit betekent dat zowel de voorzitter als de secretaris van de commissie de bevoegdheden zelfstandig kan uitoefenen.

Artikel 9 Voorbereiden hoorzitting Uitgangspunt is dat de commissie de verschillende partijen (bezwaarmaker, andere belanghebbenden en de voorbereider van het besluit) gelijktijdig hoort. De secretaris stuurt een uitnodiging voor een

hoorzitting minimaal twee weken van tevoren aan iedereen toe. Het is mogelijk om, met opgaaf van

redenen, te vragen het tijdstip van de zitting te wijzigen. De voorzitter is niet verplicht aan het verzoek gehoor te geven.

Artikel 11 Verslaglegging Van een hoorzitting wordt een kort en zakelijk verslag gemaakt. Het is mogelijk om een opname te maken van een hoorzitting ten behoeve van de uitwerking van het verslag. Hiervoor is nodig dat alle partijen hiermee instemmen.

Artikel 12 Nader onderzoek Het is mogelijk dat de commissie na een hoorzitting nog nader onderzoek wil doen. De commissie is

daartoe bevoegd maar dient alle informatie die uit nader onderzoek naar boven komt wel toe te sturen aan alle betrokken partijen. Deze krijgen de mogelijkheid om nog schriftelijk te reageren op de later verkregen informatie. Indien zij dat nodig vinden kunnen zij verzoeken om nog een nieuwe (aanvullende) hoorzitting te organiseren.

Artikel 13 Raadkamer en advies De commissie streeft naar uniformiteit bij het uitbrengen van het advies. Indien de meningen verschillen geldt de stem van de meerderheid. Aangezien een advies altijd wordt uitgebracht door drie personen

kunnen de stemmen niet staken. De secretaris van de commissie stelt het advies namens de commissie op. De secretaris maakt geen deel uit van de commissie en kan niet meestemmen. De secretaris is wel

aanwezig bij de nabespreking van de zitting en kan mee discussiëren over de strekking van het advies. Formeel heeft de secretaris echter geen stem.

Degene die een minderheidsstandpunt heeft kan deze mening laten opnemen in het advies. Van deze

mogelijkheid moet terughoudend gebruik gemaakt worden omdat de commissie bij voorkeur eenheid uitstraalt.

Artikel 14 Uitbrengen advies en verdaging Als sprake is van een adviescommissie op grond van artikel 7:13 Awb dan bedraagt de wettelijke termijn

waarbinnen het bestuursorgaan (in dit geval de raad) op een bezwaarschrift moet beslissen 12 weken. Het is mogelijk de termijn éénmaal te verdagen (verlengen) met zes weken zodat de wettelijke termijn 18 weken is.

Als de raad zich niet houdt aan de wettelijk termijn dan kan bezwaarmaker een beroep doen op de Wet

dwangsom bij niet tijdig beslissen. Het raad is dan een dwangsom verschuldigd die kan oplopen tot een bedrag van € 1442,-

De wettelijke termijn van 18 weken is alleen van toepassing als de raad de termijn van 12 weken

daadwerkelijk verdaagt. De beslissing tot verdaging dient plaats te vinden voordat de termijn van 12

weken verstreken is. Vanuit praktische overwegingen is het raadzaam om de beslissing tot verdaging te mandateren aan de griffier.

Financiën, Inkoop en Juridische Zaken Juridische Zaken

Interne mededeling Aan

H. Stellinga

Onderwerp

Inrichting bezwaarschriftencommissie van de raad

Kopie

B. Marseille, M. Wever

Datum Van Doorkiesnummer

26 april 2024 Francis Stevens 06 39327836

E-mail Bijlagen

francis.stevens@utrecht.nl Nvt.

Geachte heer Stellinga,

Naar aanleiding van uw vraag naar de mogelijkheden voor de (her)inrichting van de bezwaarschriftencommissie voor de behandeling van bezwaarschriften gericht tegen raadsbesluiten, bijgaande notitie. In deze notitie wordt ingegaan op: 1) de huidige bezwaarprocedure in Utrecht; 2) de kenmerken van de bezwaarprocedure; 3) de opties voor inrichting bezwaarschriftencommissie; 4) voor- en nadelen van de opties en; 5) de praktijk bij andere gemeenten.

1. Bezwaarprocedure Er is een commissie - bestaande uit raadsleden - ingesteld, die belast is met het horen van belanghebbenden over ingekomen bezwaarschriften tegen besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) van de raad. Daarnaast is deze commissie belast met de advisering over deze bezwaarschriften en over deze besluiten. De basis hiervoor is neergelegd in de Verordening inzake de behandeling van bezwaar- en beroepschriften van de gemeente Utrecht (raadsbesluit van 10 februari 1994). De commissie wordt bijgestaan door een secretaris. De secretaris van de commissie is het hoofd van de afdeling Juridische Zaken van de gemeentesecretarie c.q. een door hem aangewezen ambtenaar. De commissie nodigt - in de meeste gevallen – bezwaarmaker en degene, die namens de raad het besluit toelicht, uit voor een hoorzitting. Afhankelijk van de situatie, kunnen ook andere belanghebbenden worden gehoord. Tijdens de hoorzitting is er ruimte om op elkaars standpunten te reageren. De commissie brengt in de huidige praktijk na de hoorzitting een advies uit aan de gemeenteraad. De gemeenteraad neemt vervolgens zelf het besluit op bezwaar. De gemeenteraad behoudt de bevoegdheid om af te wijken van het advies van de commissie. Dan zal de reden moeten worden vermeld waarom de gemeenteraad het met het advies van de bezwaarschriftencommissie niet eens is.

Omdat een wettelijke grondslag voor delegatie ontbreekt, is een zogenaamde besliscommissie niet toegestaan.

2. Kenmerken van de bezwaarprocedure Het doel van de bezwaarschriftenprocedure is heroverweging van het primaire besluit en het herstel van eventuele gebreken, zonder dat daar een rechter aan te pas hoeft te komen en voor zover de wet daartoe de ruimte biedt. De bezwaarschriftenprocedure is daarmee een verplicht voorportaal voor de toegang tot de bestuursrechter. De bezwaarprocedure is een vorm van verlengde besluitvorming. Het is niet de bedoeling dat de bezwaarschriftencommissie zich beperkt tot alleen een juridische rechtmatigheidstoets op het bestreden besluit. De toetsing is uitdrukkelijk ook en zelfs in de eerste plaats bedoeld als een toetsing op de doelmatigheid. Het doel van de bezwaarprocedure is dat het bestuur en burger ‘met elkaar in gesprek komen’. De raad kan het besluit waartegen bezwaar is gemaakt in volle omvang, op zowel juridische als doelmatige aspecten, heroverwegen. Daarbij hoort ook dat doelmatige inzichten kunnen leiden tot een wijziging van het besluit en/of dat eventuele omissies kunnen worden gerepareerd. Het doel van de bezwaarschriftenprocedure is dus niet “onafhankelijke geschilbeslechting”. De onafhankelijke geschilbeslechting vindt plaats na de beslissing op bezwaar, bij de bestuursrechter en de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State. 3.

Opties voor inrichting bezwaarschriftencommissie De Awb kent twee procedures voor het horen in de bezwaarschriftenprocedure. I) Horen door of namens het bestuursorgaan. Artikel 7:5 van de Awb regelt het horen door of namens het bestuursorgaan zelf. De Memorie van Toelichting zegt daarover: Het zou in het algemeen wenselijk zijn dat het bestuursorgaan zelf de hoorzitting zou leiden of, bij meerhoofdige organen, enkele leden daarvan. Maar gezien het grote verschil in positie van bestuursorganen en het aantal door hen te nemen beslissingen is dat niet voor alle gevallen voor te schrijven. Op grond van artikel 7:5 van de Awb kan het horen, indien het horen niet mede geschiedt door het bestuursorgaan zelf, plaatsvinden door een persoon die niet bij de voorbereiding van het bestreden besluit betrokken is geweest. De personen die op basis van artikel 7:5 Awb horen brengen een verslag uit (artikel 7:7 van de Awb). II) Onafhankelijke adviescommissie. Daarnaast is er de mogelijkheid om het horen te laten geschieden door een in te stellen onafhankelijke adviescommissie (artikel 7:13 van de Awb). Deze adviescommissie brengt vervolgens ook een advies uit (artikel 7:13, lid 6, van de Awb).

Er zijn de volgende opties voor de inrichting van de bezwaarschriftencommissie 1) Horen door leden van de raad op basis van artikel 7:5 Awb; raadsleden brengen advies uit; (ambtelijk) secretaris bereidt de zaak voor en schrijft het conceptadvies 2) Horen door leden van de raad op basis van artikel 7:5 Awb; (ambtelijk) secretaris brengt advies uit 3) Horen door ambtenaren op basis van artikel 7:5 Awb; ambtenaren brengen advies uit. 4) Externe Adviescommissie ex artikel 7:13 Awb; bestaande uit drie leden, die niet werkzaam zijn onder de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan; de leden brengen advies uit; ambtelijk secretaris bereidt de zaak voor en schrijft conceptadvies 5) Gemengde Adviescommissie bestaande uit een onafhankelijke voorzitter (die niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan) en twee raadsleden. Deze samenstelling van de commissie wordt ook gezien als een externe commissie als bedoeld in artikel 7:13 Awb; de leden brengen advies uit; ambtelijk secretaris bereidt de zaak voor en schrijft conceptadvies.

2/5

Positie secretaris. In de opties 1, 4, 5 kan voor wat betreft de ambtelijk secretaris de huidige situatie, waarbij het ambtelijk secretariaat vanuit Juridische Zaken (ambtenaren ressorteren onder het college) wordt ingevuld, worden voortgezet. Ik ga er daarbij vanuit dat de secretaris de zaak voorbereidt, het verslag maakt van de hoorzitting, het advies uitwerkt en afstemt met de leden van de bezwaarschriftencommissie en doorgeleidt naar de raad. Voor de inhoudelijke strekking van de adviezen en de uitvoering van bevoegdheden van de adviescommissie is de secretaris uitsluitend verantwoording schuldig aan de commissie. Dit is inherent aan zijn taakvervulling voor de commissie. De secretaris verwoordt het oordeel van de commissie in het advies. Het is niet wenselijk dat een hiërarchisch leidinggevende de strekking van het advies kan laten aanpassen of de secretaris aanspreekt op het uitvoeren van bevoegdheden van de commissie. Dit ligt anders bij optie 2 en 3. Los van de vraag, of het wenselijk is dat de verantwoordelijkheid voor de inhoud van het advies wordt belegd bij een (ambtelijk) secretaris en/of aangewezen ambtenaren, het volgende. Hoewel formeel in de Awb niet is vastgelegd dat de persoon die hoort moet ressorteren onder het bestuursorgaan, ligt dat bij optie 2 en 3 wellicht wel voor de hand.

Dan geschiedt het horen en het uitbrengen van het advies door een persoon die werkzaam is bij de raadsgriffie en derhalve onder de raad ressorteert. Dit met het oog op de omstandigheid dat het horen in opdracht van het bestuursorgaan gemeenteraad geschiedt. Daarnaast kan er mogelijk een dubbele-petten-probleem optreden indien de persoon die hoort en advies uitbrengt aan de raad, onder het college ressorteert. 4. Voor- en nadelen van de opties Graag wil ik vooropstellen dat de keuze voor een hoor- dan wel adviescommissie een politieke keuze is. Het besluit op bezwaar zal altijd door de gemeenteraad zelf moeten worden genomen. Het is de wens om de huidige werkwijze tegen het licht te houden en het doel is ook om het politiseren van de bezwaarschriftencommissie te voorkomen. Hieronder enkele voor- en nadelen op en rij. Commissie met raadsleden (of aangewezen ambtenaren) als bedoeld in artikel 7:5 Awb: Voordelen: ➢

➢ ➢ ➢ ➢ ➢

raadsleden in de commissie zijn bij uitstek op de hoogte van de discussie en de (beleids)motieven die in de raad hebben geleid tot het genomen besluit, waartegen het bezwaarschrift zich richt. het kan voor de raadsleden zelf van belang de bezwaarden te kunnen horen in een hoorzitting van de commissie. de hoorzitting zal in de regel informeler en laagdrempeliger zijn dan bij een externe commissie. bezwaarden zullen het op prijs stellen dat ze door raadsleden worden gehoord en dat zal leiden tot meer acceptatie en draagvlak voor het te nemen besluit. heroverweging in volle omvang (juridisch en doelmatig). n.b. deze voordelen gelden mogelijk in mindere mate indien de raad het horen overlaat aan aangewezen personen/ambtenaren.

Nadelen ➢

➢ ➢ ➢

de burger kan de hoorzitting als minder onafhankelijk ervaren. Dat is ook niet erg. Van belang is dat de burger het advies accepteert. Doel van bezwaarprocedure is ook heroverweging in volle omvang (juridisch en doelmatig) van het besluit. Van belang is wel dat met een onbevooroordeelde houding naar de bezwaren wordt geluisterd en (de toon van) het advies op die manier wordt geformuleerd. er is bij de raadsleden niet altijd juridische kennis aanwezig (maar bij de secretaris wel). risico op politisering (optie 1), terwijl de afweging in de voltallige raad behoort plaats te vinden. Mogelijk dilemma bij een lid dat tegen een raadsbesluit was dat toch genomen is en er vervolgens over de band van het bezwaarschrift een gegrond bezwaaradvies over

3/5

➢

moet uitbrengen aan de raad (beeld dat via de achterkant toch geprobeerd wordt om het besluit tegen te houden). als de aangewezen persoon/ambtenaar verantwoordelijk wordt voor het uitbrengen van het advies (optie 2 en 3) is er een (beperkt) risico dat de heroverweging zich beperkt tot een juridische afweging. De raad kan overigens overwegen om op grond van beleidsmatige redenen af te wijken van het advies.

Onafhankelijke adviescommissie als bedoeld in artikel 7:13 Awb: Voordelen ➢ ➢ ➢ ➢

Externe leden kunnen op aanwezigheid van juridische kennis worden geselecteerd en benoemd. Risico op politisering beperkt. (Schijn) van partijdigheid wordt hiermee voorkomen De raad kan altijd nog afwegen of hij van het advies van de bezwaarcommissie vanuit oogpunt beleid en/of doelmatigheid – gemotiveerd wil afwijken. De afwegingen zijn dan helder.

Nadelen ➢ ➢ ➢

➢ ➢

Externe leden zijn niet of minder goed op de hoogte van (alle) beleidsmatige afwegingen die een rol hebben gespeeld bij het bestreden besluit. Externe leden zullen eerder geneigd zijn om zich tot de juridische afweging te beperken en niet ook de volle – ook doelmatige heroverweging - te doen. Hoewel het formeel mogelijk is – met een verzwaarde motiveringsplicht - voor de raad om contrair te gaan (af te wijken van het advies), zal het orgaan in de regel het advies overnemen, zodat er niet wordt toegekomen aan een toetsing op beleidsaspecten. Een hoorzitting zal mogelijk als afstandelijker worden ervaren; hetgeen wellicht consequenties heeft voor de acceptatie en draagvlak van het te nemen besluit. De beslistermijn gaat van 6 naar 12 weken.

Gemengde bezwaarschriftencommissie bestaande uit een onafhankelijke voorzitter en twee raadsleden ➢ ➢

Een onafhankelijke voorzitter, aangevuld met twee raadsleden kan het beste uit beide werelden combineren. De beslistermijn gaat van 6 naar 12 weken.

5. Wat doen andere gemeenten? Amsterdam Amsterdam kent een bezwaarschriftencommissie bestaande uit raadsleden. In uitzonderingsgevallen kan een externe bezwaarschiftencommissie worden ingesteld. Het college voorziet in de ambtelijke ondersteuning van de commissie. Zie: https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR393288/1 In artikel 2.1 van de Verordening op de bezwaarschriften (gemeenteraad) is vastgelegd dat de vaste bezwaarschriftencommissie van de raad bestaat uit ten minste drie leden en drie plaatsvervangende leden, allen lid van de raad. In artikel 2.3 van de Verordening op de bezwaarschriften (gemeenteraad) is de mogelijkheid gecreëerd om de afhandeling op te dragen aan een externe bezwaarschriftencommissie, waarvan in ieder geval de voorzitter geen deel uitmaakt van en niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de raad.

4/5

Er kan gebruik worden gemaakt van een externe bezwaarschriftencommissie in: 1) gevallen waarin de neutraliteit en objectieve oordeelsvorming binnen de gemeente niet (afdoende) kunnen worden geborgd; 2) gevallen waarin de schijn zou kunnen ontstaan dat een bezwaarschrift niet met de noodzakelijke onbevangenheid en onbevooroordeeldheid kan worden behandeld, of 3) bijzondere gevallen die een zeer specifieke deskundigheid vereisen die binnen de gemeente niet aanwezig is. In de toelichting staat omtrent de keuze het volgende: “In deze verordening op de bezwaarschriftencommissie wordt gekozen voor een interne commissie die hoort en advies uitbrengt. In geval van de raad wordt door het bestuursorgaan zelf gehoord, door een interne commissie bestaande uit afgevaardigden uit de gemeenteraad. Voor het college wordt gekozen voor een interne commissie bestaande uit ambtenaren. Hiermee wordt aangesloten bij artikel 7:5 Awb. Dit moet worden onderscheiden van een externe bezwaarschriftencommissie ingevolge artikel 7:13 Awb. Waarbij in ieder geval één lid (de voorzitter), niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan. Het voordeel van een interne commissie is dat de bezwaarafhandeling efficiënter, effectiever, laagdrempelig en doelmatig is.

In de bezwaarfase is sprake van heroverweging van het besluit door het bestuursorgaan zelf, daarbij zijn ‘onbevangenheid' en ‘onpartijdigheid' vereist. Een externe commissie kan een voordeel zijn als sprake is van een kleine gemeente. Dan kan het lastig zijn om in het bezwaarproces voldoende afstand in te bouwen tussen ambtenaren die over het bezwaar moeten adviseren en degene die bij de totstandkoming van het besluit waren betrokken. Bij een grote gemeente als Amsterdam speelt dat probleem veel minder. Daarom is gekozen om in beginsel te werken met een interne commissie. Alleen in incidentele gevallen is het mogelijk een externe bezwaarschriftencommissie in te schakelen.” Rotterdam Rotterdam kent voor de afhandeling van bezwaarschriften gericht tegen raadsbesluiten een bezwaarschriftencommissie bestaande uit externe leden. De leden van kamer III, die adviseert over bezwaarschriften gericht tegen raadsbesluiten, worden benoemd door de raad. De bezwaarschriftencommissie wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. Zie: https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR646046 Op de website van Rotterdam staat de lijst met leden van de bezwaarschriftencommissie https://www.rotterdam.nl/algemene-bezwaarschriftencommissie. In de toelichting staat dat de externe bezwaarcommissie bestaat uit deskundigen die niet in dienst zijn van de gemeente.

De leden hebben wel een juridische achtergrond. Zij zijn lid van de bezwaarschriftencommissie in Rotterdam naast hun werk ergens anders. Den Haag Den Haag heeft een externe commissie voor alle bestuursorganen van de gemeente, zie Regeling behandeling bezwaarschriften 2011 | Lokale wet- en regelgeving (overheid.nl)

5/5

Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën Dossiernummer

5104

Vertrouwelijk

Nee

Vergaderdatum

5 februari 2026

Agendapunt

9

Titel

Raadsvoorstel Zienswijze Wijzigingsbesluit gemeenschappelijke regeling BghU

ID

5334

Behandelend ambtenaar

Jesse Grooteman

Telefoon E-mail

jesse.grooteman@utrecht.nl

Datum collegebesluit Geocodering

Stad Utrecht

Thema

Bestuur en ondersteuning

Portefeuillehouder

Wethouder Schilderman

Beleidsveld

Financiën

Referendabel

Nee

Reden niet referendabel

Sub i: Raadsvoorstel over de Wet gemeenschappelijke regeling.

Raadsadviseur (lijst)

Jelmer Lok/Cie Veiligheid, Bestuur en Financiën

Behandelvoorstel Resultaat commissiebehandeling Resultaat raadsbehandeling Geagendeerd

Vergaderdatum

Commissie Veiligheid, Bestuur en

22 januari 2026

Financiën Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën Voorgesteld besluit

5 februari 2026

Voorstel aan de gemeenteraad

Zienswijze op Wijzigingsbesluit gemeenschappelijke regeling BghU Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Referendabel Geheim

Financiën Bedrijfsvoerings- en Strategienetwerk Jesse Grooteman 34033354 Volgt Nee (artikel 1:2 lid 2 onder i Verordening raadgevend referendum) Nee

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten: 1. De bijgevoegde zienswijzebrief vast te stellen op de wijziging van de Gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht 2027, waarin aandacht wordt gevraagd voor bestuurlijke nabijheid, een heldere rolverdeling en aanspreekbaarheid binnen de governance, de stemverhouding die in de praktijk recht moet blijven doen aan de financiële bijdrage, de bestuurlijke verantwoordelijkheid en het bestuurlijk gewicht van de gemeente Utrecht.

Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

Samenvatting De raad wordt voorgesteld een zienswijze in te dienen bij het college over de wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht (BghU). De belangrijkste wijzigingen in de gemeenschappelijke regeling BghU zijn: • het omvormen van de Gemeenschappelijke Regeling BghU van een bedrijfsvoeringsorganisatie naar een openbaar lichaam; • het aanwijzen van het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden en de gemeente Utrecht als vaste leden van het Dagelijks Bestuur; en • het aanpassen van de stemverhoudingen in het Algemeen Bestuur als gevolg hiervan, waarbij de raad aandacht vraagt voor het behoud van bestuurlijke nabijheid, heldere rolverdeling en stemverhoudingen die in de praktijk recht blijven doen aan de financiële bijdrage en bestuurlijke verantwoordelijkheid van de gemeente Utrecht.

Context Aanleiding De Gemeenschappelijke Regeling BghU is momenteel ingericht als bedrijfsvoeringsorganisatie met één bestuurslaag. In de uitvoering is aanleiding ontstaan om de bestuurlijke structuur en governance van de regeling te herzien. Naar aanleiding hiervan heeft het bestuur van BghU een wijzigingsbesluit opgesteld dat voorziet in de omvorming van de gemeenschappelijke regeling naar een openbaar lichaam, met een inrichting bestaande uit twee bestuurslagen: een algemeen bestuur en een dagelijks bestuur. Het wijzigingsbesluit is op 15 december 2025 aangeboden aan het college van burgemeester en wethouders. Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen wordt het voorstel ter zienswijze voorgelegd aan de gemeenteraad. De raad wordt verzocht uiterlijk 26 februari 2026 een zienswijze in te dienen, waarna het college met inachtneming daarvan een definitief standpunt zal innemen en dit uiterlijk op 4 maart 2026 kenbaar zal maken. Juridische context De raad wordt conform artikel 1 Wet Gemeenschappelijke Regelingen in de gelegenheid gesteld een zienswijze te geven over een gewijzigde regeling. Het college neemt vervolgens een definitief standpunt in dat kenbaar wordt gemaakt aan het Bestuur van de BghU. In de hierop volgende fase stelt de Gemeenschappelijke Regeling, op basis van de standpunten van de deelnemers, een definitieve tekst op voor het wijzigingsbesluit.

Vervolgens zal het college van B&W gevraagd worden hiermee in te stemmen. De raad zal gevraagd worden daar toestemming voor te verlenen. Beslistermijn De gemeenteraad heeft formeel 8 weken na het indienen van het voorstel door het college de mogelijkheid om een eventuele zienswijze kenbaar te maken. Verzoek is uiterlijk 26 februari 2026 een besluit te nemen, zodat voor 4 maart 2026 door het college een definitief standpunt kenbaar kan worden gemaakt over het wijzigen van de Gemeenschappelijke Regeling BghU. Omdat de huidige raden gedurende deze raadsperiode betrokken zijn geweest bij het verbetertraject en de ontwikkeling van de voorgestelde governancewijziging, worden zij het best in staat geacht de gewijzigde regeling te beoordelen. In de raadsbrief van 11 november 2025 is aangegeven dat de weging van de zienswijzen in deze raadsperiode plaatsvindt. Iedere gemeenteraad dient hiervoor een zienswijze in. Beoogd effect Met het omvormen van de BghU van een bedrijfsvoeringsorganisatie naar een openbaar lichaam wordt een grotere bestuurlijke nabijheid gerealiseerd. Hierdoor zijn tijdelijke bestuurlijke hulpstructuren, zoals die in de afgelopen jaren zijn ingezet, niet langer noodzakelijk. Dit draagt bij aan ‘good governance’ en sluit beter aan bij de bedoeling van de Wet gemeenschappelijke regelingen.