Agendabundel
Tekst van het document
Bundel - Adviescommissie Controle en Financiën van 17 april 2025 Agenda bijlagen Agenda adviescommissie Controle en Financiën 17 april 2025 1.a Opening en mededelingen (2 min.) 1.b Vaststellen agenda (2 min.) 2 Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (1 min). Adviescommissie C&F 20-03-2025 3 Ingekomen stukken (5 min.) Raadsbrief Voortgang Verbeterprogramma Versterken Financiële Functie Raadsbrief Voortgang Verbeterprogramma Versterken Financiële Functie 4 Toelichting op het Jaarplan concernaudit (10 min.) Toelichting door ambtelijke organisatie. Jaarplan Concernaudit 2025-26_definitief 5 Financiële kengetallen (o.a. Motie 415) (20-30 min.) Toelichting door ambtelijke organisatie. Slides financiële kengetallen adviescie C&F 17-4-2025 def Prioriteren actiepunten financiele functie 6 Prioritering lopende onderwerpen (10 -15 min). Zie bijgevoegde presentatie. Prioriteren actiepunten financiele functie 7 Invulling Technische Bijeenkomst JS/VJN 27 mei & opzet 19 juni (JS) (10 min.) Toelichting door griffie en ambtelijke organisatie. Inventarisatie wensen. 8 Vooruitblik volgende vergadering (5 min.) Toelichting door griffie. Zie het bijgevoegde jaarplan. Jaarplan adviescommissie CF 2025 (maart) 9 Voortgang accountantscontrole (10 min.) Toelichting door de accountant. 10 Afsluiting (5 min.)
Agenda Adviescommissie Controle en Financiën Datum
17-04-2025
Tijd
9:00 - 10:45
Locatie
Stadhuis Burgemeesterskamer, Korte Minrebroederstraat 2
Voorzitter
Jantine Zwinkels
Toelichting
Agendapunt 1 t/m 8 worden behandeld in aanwezigheid van de (medewerkers van) de afdeling Concernmanagement Financiën, Inkoop en Juridische Zaken/Concern Control, de voorzitter/secretaris van de Rekenkamer en de accountant. Agendapunt 9 en 10 worden behandeld zonder de ambtelijke organisatie.
1.a
Opening en mededelingen (2 min.)
1.b
Vaststellen agenda (2 min.)
2
Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (1 min). Volgt.
3
Ingekomen stukken (5 min.) Raadsbrief Voortgang Verbeterprogramma Versterken Financiële Functie
4
Toelichting op het Jaarplan concernaudit (10 min.) Toelichting door ambtelijke organisatie.
5
Financiële kengetallen (o.a. Motie 415) (20-30 min.) Toelichting door ambtelijke organisatie.
6
Prioritering lopende onderwerpen (10 -15 min). Zie bijgevoegde presentatie.
7
Invulling Technische Bijeenkomst JS/VJN 27 mei & opzet 19 juni (JS) (10 min.) Toelichting door griffie en ambtelijke organisatie. Inventarisatie wensen.
8
Vooruitblik volgende vergadering (5 min.) Toelichting door griffie. Zie het bijgevoegde jaarplan.
9
Voortgang accountantscontrole (10 min.) Toelichting door de accountant.
10
Afsluiting (5 min.)
Pagina 2
VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN
20 maart 2025, 09.00-10.45 uur Burgemeesterskamer Stadhuis
Adviescommissie: Jantine Zwinkels (vz.), Sjaak van Bemmel, Bina Chirino, Fred Claasen, Raphaël Klijn, Ruud Maas, Charlotte Passier, Ralph Peters, Margreet Ramaker, Ruben Snijder, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit)
Overige deelnemers: Johan Dorst (Griffie), Jasmin Grundauer (manager concernaudit), Annemieke Jutte (adviseur
hervormingsbezuinigingen en risicomanagement), Rachid Saghraoui (concerncontroller en directeur financiën a.i.),
Paul Venhoeven en Gerth Molenaar (Rekenkamer), Hanneke Zeevalkink (programmamanager hervormingsbezuinigingen), Bob Leeuwenkamp en Rein-Aart van Vugt (Deloitte)
Niet aanwezig: Derk van Bergen, Cees Bos, Gert Dijkstra, Stevie Nolten, Victor Paalman, Titus Stam. Notulen: Rosenbaum Select, notulisten & verslaggevers
1. a. Opening en mededelingen
De voorzitter heet allen welkom, de heer Klijn in het bijzonder, want hij is er voor het eerst bij. b. Vaststellen agenda
De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (13-02-2025) Geen bijzonderheden; het verslag wordt vastgesteld. 3. Ingekomen stukken •
Advies van de deskundigencommissie Van Ark, betreft de hervormingsagenda jeugd
Toelichting door de heer Saghraoui. De commissie Van Ark kwam tot de conclusie dat
gemeenten over de jaren 2022 en 2023 in totaal € 1,6 miljard te weinig hebben gekregen voor jeugdzorg. Ook voor 2025 wordt een te lage rijksbijdrage verwacht. De commissie Van Ark adviseert om dit deels met geld en deels met gewijzigd beleid op te lossen. De VNG voert
overleg met de rijksoverheid over het naderende ravijnjaar 2026, de adviezen van de commissie Van Ark en indexering van de rijksbijdrage. De gemeente Utrecht zet in op het binnenhalen van middelen. Tijdens het Overhedenoverleg, eerder deze week, werd duidelijk dat de rijksoverheid stuurt op een integrale afweging bij de (rijks-)voorjaarsnota.
Vragen, reacties en discussie
Desgevraagd geeft de heer Saghraoui aan dat het voorgaande uiteraard wordt betrokken bij de voorbereidingen op de voorjaarsnota. Intern wordt afgewogen hoeveel risico de gemeente
hierbij wil nemen. Het is lastig om dit onder controle te krijgen, want pas ná de behandeling van de voorjaarsnota komt de meicirculaire. De gemeente moet dus eigenlijk anticiperen op iets waarvan de omvang volstrekt nog niet duidelijk is.
1 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
Betekent dit dat de gemeente Utrecht de komende jaren extra geld moet reserveren voor jeugdzorg? De heer Saghraoui verduidelijkt dat de commissie Van Ark reageert op de
hervormingsagenda jeugd. Daarin staat dat inzet om de kosten voor jeugdzorg te verlagen een
gezamenlijke verantwoordelijkheid is, maar veel gemeenten – waaronder Utrecht – hadden daar al maatregelen voor genomen. De commissie Van Ark doet de aanbeveling om de
inspanningsverplichting niet als vrijblijvend te beschouwen, en dringt ook aan op maatregelen aan de voorkant van het rijksbeleid. Verlaging van de kosten voor jeugdzorg heeft een onwenselijk gevolg, namelijk oplopende wachtlijsten. •
Jaarverslag 2024 van de Rekenkamer
Het jaarverslag laat zien dat 2024 een productief jaar was voor de Rekenkamer. De heer
Venhoeven wijst op het eerste hoofdstuk, de bestuurlijke terugblik, waarin de Rekenkamer
enkele belangrijke constateringen en aanbevelingen doet. Sturen en verantwoorden zal nóg
belangrijker worden dan het al was, zegt de heer Venhoeven. Hier is de afgelopen twee jaar veel aandacht voor geweest, maar wat in beleidsnota’s staat, moet nog wel worden ingevoerd. De goede intenties zijn echter duidelijk.
Over de organisatie van de Rekenkamer zelf geeft de heer Venhoeven aan dat de formatie
achterblijft bij die van de gemeente. Een voorstel tot uitbreiding werd om begrijpelijke redenen afgewezen; de gemeenteraad kan de komende tijd een nieuw verzoek verwachten. 4. Monitoring hervormingsbezuinigingen
Zie de presentatie Proces VJN/hervormingsbezuinigingen en monitor bezuinigingen, bij
vergaderstukken; toelichting door mevrouw Zeevalkink. De gemeenteraad heeft vorig jaar een besluit genomen over hervormingsbezuinigingen: vanaf 2026 € 20 miljoen, stapsgewijs
oplopend tot € 25 miljoen in 2029. De raad heeft aangegeven dat dit zoveel mogelijk gevonden moet worden in de gemeentelijke organisatie, om de stad te ontzien. Dit betekent dat werkprocessen waar mogelijk moeten worden aangepast.
Proces
Op blz. 6 van de presentatie is het proces op een tijdlijn weergegeven. In week 13 ontvangt de
raad een raadsbrief. In april en mei organiseert de griffie technische sessies. Op 10 juli a.s. staat de voorjaarsnota ter besluitvorming bij de raad op de agenda.
De Adviescommissie veronderstelt dat slimmer en/of anders werken de intentie is van de
hervormingsbezuinigingen. Hoe kan de raad zeker weten dat het niet om platte bezuinigingen
gaat? Hierop geeft de heer Saghraoui aan dat de begrippen hervorming en bezuiniging nog niet geheel zijn uitgekristalliseerd, vandaar dat hieraan in de raadsbrief nog geen kwalificatie wordt gegeven. De Adviescommissie verwacht dat er bij de voorjaarsnota wordt aangegeven of het is
2 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
gelukt om de gewenste besparing van € 25 miljoen te realiseren met hervormingen – dus met slimmer en/of anders werken.
‘Hetzelfde werk doen met minder geld’- wordt dat als bezuiniging of als hervorming gezien?
Volgens de heer Saghraoui gaat het vooral om slimmer werken. Met hetzelfde geld zal ánders worden gewerkt om hetzelfde te bereiken. De ambtelijke organisatie wordt hier deels door
externen bij begeleid. Er wordt afgesproken dat hierover wordt doorgepraat tijdens de eerste technische sessie.
In de raadsbrief zal een beeld worden gegeven van de verwachtingen voor de personele
gevolgen (in de ambtelijke organisatie). Welke taken en werkzaamheden gaan er wegvallen? Mevrouw Zeevalkink geeft aan dat hierover bij de behandeling van de voorjaarsnota wordt besloten. Over het niveau waarop de veranderingen zichtbaar zullen zijn, zal worden
doorgepraat tijdens de tweede technische sessie. In de monitor zal het niveau beter zichtbaar zijn.
Monitor bezuinigingen
De monitor is een tijdelijke aanvulling op de P&C-producten, en geeft een integraal overzicht
van de voortgang van de bezuinigingen. Daarmee wordt de bij de voorjaarsnota 2024 gemaakte afspraak nagekomen. Voor de inhoud van de monitor wordt verwezen naar blz. 10 van de
presentatie. De afdeling Financiën is van plan om de reserves, behorend bij de bezuinigingen, ook op te nemen. De raad ontvangt gedurende twee jaar tweemaal per jaar een ‘stoplichtrapportage’ waarin afwijkingen inhoudelijk worden toegelicht.
Er wordt opgemerkt dat de raad veelal totaaloverzichten van personeelskosten krijgt. Men wil
deze graag gespecificeerd per programma zien, zodat kan worden gevolgd welke effecten een financiële maatregel heeft op een beleidsterrein. Mevrouw Zeevalkink legt uit dat de monitor niet voorziet in personele gegevens; het abstractieniveau van de monitor sluit aan bij het
abstractieniveau van de voorjaarsnota. De effecten worden inzichtelijk via de beleidscyclus.
Mevrouw Ramaker wijst erop dat de raad daar niet op kan sturen. De raad wil zien in cijfers zien hoe de bezuiniging op personeelskosten doorwerkt in de organisatie. Er is behoefte aan inzicht in de gevolgen voor de personele capaciteit.
In het rapport van de Rekenkamer werd melding gemaakt van hoge ambities – waar geen geld
voor is. Houdt de monitor rekening met die hoge ambities, en wordt daarop bijgestuurd? Dat er investeringswensen zijn, is bekend, zegt de heer Saghraoui. Bij de hervormingsbezuinigingen zal het realiteitsgehalte daarvan worden beoordeeld. De Adviescommissie merkt op dat een monitor op begrotingsniveau de raad zou helpen.
Desgevraagd geeft de heer Saghraoui aan dat de bezuinigingen inzichtelijk worden gemaakt op
programmaniveau. Mevrouw Jutte vult aan dat de monitor over vastgestelde bezuinigingen gaat. 3 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
Effecten komen aan de orde bij besluitvorming over de voorjaarsnota. De impact voor de stad is niet terug te vinden in de monitor.
Zo’n proces kost geld, wordt gezegd, is daar een overzicht van? Denk aan inzet medewerkers, een onderzoeksbureau en zo meer. Volgens de heer Saghraoui doet de ambtelijke organisatie zelf het meeste werk. Vanzelfsprekend kan inzicht worden gegeven in de kosten voor inhuur van externen. De kosten worden betaald uit de reserve hervormingsbezuinigingen; ook die wordt gemonitord.
De heer Dijkstra (vandaag niet aanwezig) heeft gevraagd of er inzicht is in eerder doorgevoerde bezuinigingen, bijvoorbeeld op de Wmo, leerlingenvervoer en jeugdhulp. Mevrouw Zeevalkink geeft aan dat dit onderdeel is van de hervormingen Sociaal domein. 5. Nota risicomanagement
Zie de presentatie, bij vergaderstukken; toelichting door mevrouw Jutte. Er wordt gewerkt aan een nieuwe nota risicomanagement, want de huidige nota is verouderd. De accountant heeft
geadviseerd om het risicomanagement in lijn te brengen met de kaders. Bij het ontwikkelen van
risicobeleid is het de kunst om van tevoren te bedenken waar een plan op kan stagneren, en om daarop te anticiperen.
Er zijn drie soorten risico’s: (a) ‘traditionele risico’s’; deze zijn intern en beheersbaar: het
budget mag niet worden overschreden, het moet aan kwaliteitseisen voldoen, er mogen geen data lekken, en zo meer. Als dit soort risico’s optreedt, komt dat in de krant. (b) Risico’s die men bewust neemt, bijvoorbeeld omdat de gemeente samenwerkingsverbanden aangaat.
Voorbeeld: Overvecht-Noord Aardgasvrij, waarvoor de gemeente een samenwerkingsverband met Eneco aanging. (c) Externe risico’s, waarop men geen invloed heeft. Voorbeelden:
prijsstijgingen, nieuwe bezuinigingen, door de rijksoverheid opgelegd, een natuurramp. Op blz. 8 van de presentatie staat kort weergegeven hoe de gemeente Utrecht met elk van deze risico’s omgaat.
Mevrouw Jutte legt uit dat het nu niet gaat over details zoals het klimaat of de netcongestie – dergelijke risico’s moeten organisatiebreed worden aangepakt. De nieuwe nota gaat over de aanpak van risico’s in het algemeen.
Het aanhouden van financiële reserves is een maatregel. De heer Van der Zweth merkt op dat de gemeente redelijk wat reserves had en nog heeft. Wordt stapeling ervan aangemerkt als risico? Mevrouw Jutte legt uit dat de huidige beleidsnota sterk financieel gericht is. De nieuwe nota
wordt wat breder, echter met behoud van financiële afspraken. Het gaat dan ook over hoe de
gemeente met reserves wil omgaan. Dit kan wat uitvoeriger worden besproken in de technische sessie van 17 april a.s.
4 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
Sommige risico’s hebben financiële gevolgen; die worden in kaart gebracht voor het financieel risicoprofiel, waar uiteindelijk de financiële gezondheid van de organisatie aan kan worden
afgelezen. Ten slotte vraagt mevrouw Jutte nog aandacht voor de regeling risicovolle projecten (zie presentatie, blz. 15 e.v.).
Reacties en vragen
Hoe worden onvoorziene omstandigheden gesignaleerd? Door het er veel met elkaar over te
hebben, zegt mevrouw Jutte, door regelmatig risicosessies te organiseren, want daardoor groeit
het risicobewustzijn in de organisatie. Voortgangsrapportages zijn ook belangrijk, als onderdeel van projectbeheersing. Aan de hand van een voortgangsrapportage worden alle risicofactoren nagelopen, waardoor duidelijk wordt waar het stagneert.
Over politieke aspecten is het niet gegaan, terwijl dat ook risico’s kunnen zijn. Projecten kunnen bijvoorbeeld politiek gevoelig liggen. De raad zou projecten zelf willen aanmerken als risicovol, maar daarvoor lijkt de wethouder niet veel ruimte te bieden. Volgens mevrouw Jutte is daar wel aandacht voor in de aanpak.
De heer Claasen stelt dat zaken ook wel eens tot risico worden gemáákt. Voorbeeld: ‘het klimaat is een risico’ vs. ‘klimaatverandering is een zekerheid’. In het laatste geval wordt daar rekening mee gehouden, wat een project duurder kan maken. Dit zou in de beleidsnota meegenomen moeten worden.
Desgevraagd bevestigt mevrouw Jutte dat er wordt gewerkt met het model three lines of
defense. Mevrouw Grundauer vult aan dat dit ook terugkomt in het jaarplan Concernaudit, dat zij in de volgende vergadering zal presenteren.
Aan de regeling risicovolle projecten ligt een puntentelling ten grondslag. Kan de raad daar gebruik van maken om begrotingsrisico’s te identificeren? Mevrouw Jutte licht toe dat de
puntentelling een hulpmiddel is; dit is voor de belangrijkste risico’s eigenlijk niet nodig –
behalve voor het in beeld brengen van de financiële gevolgen. In de rapportage aan de raad
worden de belangrijkste risico’s opgenomen, inclusief (kwalitatieve) toelichting. Risico’s met een lage puntenscore – die de ambtelijke organisatie beheersbaar vindt – worden niet vermeld. 6. Prioritering lopende onderwerpen
Dit onderwerp wordt verplaatst naar de volgende vergadering (17 april a.s.). 7. Vooruitblik jaarplan 2025
Zie het overzicht in de vergaderagenda.
Schorsing
De ambtenaren verlaten de vergadering. 5 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
8. Stand van zaken controle jaarrekening 2024
Het controleteam is op 3 maart jl. begonnen, maar deed eerder ook al wat voorbereidend werk. Het viel al op dat er relatief veel eindejaarsboekingen zijn, wat tot extra werk leidt, zowel voor het controleteam als voor de ambtelijke organisatie. Het gaat om 63 boekingen met een
resultaateffect van ongeveer € 10 miljoen. Hierin zijn vier of vijf boekingen op Grondexploitatie begrepen, maar daarover waren vooraf afspraken gemaakt. De heer Leeuwenkamp memoreert
dat ongeveer drie jaar geleden het project ‘Versterkte accountantscontrole’ liep. Daarna liep het aantal eindejaarsboekingen sterk terug, maar sinds vorig jaar loopt het weer op. Dit heeft de aandacht.
De vele SiSa-regelingen kosten zowel het controleteam als de ambtelijke organisatie ook dit jaar weer veel tijd. Over de grondexploitatie herstructurering Leidsche Rijn was al in een vroegtijdig stadium contact. Hier wordt extra tijd aan besteed, in goede samenwerking. Het totale controleproces loopt op schema.
De jaarrekeningcontrole staat op 5 juni a.s. bij de Adviescommissie op de agenda. Daar wordt dan ruim tijd voor genomen. 9. Rondvraag en sluiting
Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De voorzitter sluit de vergadering.
6 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl
Aan de gemeenteraad
Behandeld door
Wim Kouwenhoven
Datum
18 maart 2025
Wim.kouwenhoven@utrecht.nl
Kenmerk
30205961
Type brief
Voortgangsbrief, afdoeningsbrief
Onderwerp
Voortgang Verbeterprogramma Versterken Financiële Functie
Bijlage(n)
1 (onderaan bijgevoegd)
Beleidsveld
Financiën
Geachte leden van de raad, Het verbeterprogramma Versterken Financiële Functie heeft als doel bij te dragen aan het versterken van de financiële functie. Dit stelt het gemeentebestuur in staat om zo transparant mogelijk met maximaal inzicht in financiële aspecten richting te geven aan nieuw beleid en te controleren op de financiële voortgang van bestaand beleid. Dit alles met een zo duidelijk mogelijk begrip van risico’s en (maatschappelijke) ontwikkelingen. Het verbeterprogramma ondersteunt bij het zichtbaar maken wat er beter kan en moet, bij het verbinden, oppakken en monitoren van de verbetering. Sturing, inrichting checks & balances en kennisontwikkeling zijn belangrijke elementen, waar binnen het verbeterprogramma veel aandacht voor is. Daarbij is een belangrijk element van het verbeterprogramma het versterken van de samenwerking en het ontwikkelen van het gewenste gedrag binnen de financiële functie. In deze raadsbrief informeren we u over de voortgang op het verbeterprogramma Versterken Financiële Functie. Als eerste geven we een terugblik van wat er al gerealiseerd is. Vervolgens bieden we een doorkijk voor het komende half jaar. Ook zoomen we in op de risico’s binnen het programma. In deze raadsbrief informeren we u verder over toezeggingen, die verband houden met het verbeterprogramma (ID641 en ID658) en over motie 108/2024 ‘De basis op orde’.
Terugblik De afgelopen periode is het nodige gebeurd en in gang gezet om te ondersteunen en te stabiliseren binnen de financiële functie. Daarbij is zoals eerder toegezegd (ID641) een externe partij gevraagd om een scan uit te voeren van de financiële functie van de gemeente Utrecht. Uit de scan komt naar voren dat de financiële functie in staat is te zorgen voor een correcte financiële verantwoording op basis van correcte financieel transactionele processen. Ook voldoet de taakuitvoering aan de wettelijke eisen op het gebied van verantwoording en controle. Tegelijkertijd zijn op het gebied van financiële sturing, waaronder het maken van ramingen, verbeteren van processen en op het gebied van rapportages verbeteringen mogelijk en noodzakelijk.
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
18 maart 2025 30205961
Uit de scan en ook uit eerdere waarnemingen van de organisatie en gesprekken vanuit het programma kwam onder meer naar voren dat: • Het opstellen van ramingen en calculaties beter moet en kan: qua proces, beheersing en vergroten kennis en kunde. • De financiële processen nog relatief veel tijd kosten. • De kaders en spelregels niet altijd bekend zijn, er nog niet naar wordt gehandeld en/of dat deze ontbreken. • Er nog onduidelijkheid bestaat over wie verantwoordelijk is voor welke taken. • Besturing en beheersing nog versterkt kan worden, waaronder het toepassen van de interne beheersmaatregelen en het instrumentarium. • Informatievoorziening en systemen nog onvoldoende ondersteunend zijn om proactief te kunnen sturen, verantwoorden en ramen. • Kennis en kunde nog niet altijd op orde is, mede vanwege instroom nieuwe medewerkers. • De (centrale) functionele sturing verder versterkt kan worden. Daarom is naast en binnen het Verbeterprogramma Versterken Financiële Functie in 2024 gestart met een aantal gerichte interventies. Naar aanleiding van M24/108 is aandacht besteed aan het principe “basis op orde”. Deze gerichte interventies zijn: • In 2024 is een grote update van SAP - het financieel systeem – geïmplementeerd. Dit is per 1 januari 2025 succesvol live gegaan.
• Sessies met teams binnen Financiën georganiseerd over werkdruk, samenwerking, houding/gedrag en ondersteuning/supportstructuur • Een gestandaardiseerd dashboard Financiën en HR voor managementinformatie is ontwikkeld. • Een eerste basis voor een actualisatie van het functiehuis van Financiën is opgesteld. • Vervolgstappen zijn gezet in het versterken van de capaciteit en kwaliteit van het personeel bij Financiën en Ruimte, waaronder het vervangen van inhuur door vaste medewerkers, creëren moment rondom kennisdeling en trainingen teamontwikkeling. • Versterken van het proces Voorjaarsnota (werk met werk) door verduidelijking van taken en verantwoordelijkheden, versteviging van de regie en coördinatie op proces en kwaliteit van de inhoud, aanscherping van de interne controles en daarnaast hebben vijf specifieke onderwerpen (waaronder het gemeentefonds) extra aandacht gekregen om juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid te borgen onder meer door vastleggen van de werkwijze, dossiervorming en kwaliteitseisen. • Versterking sturing door opschonen/herijken interne financiële spelregels. • Verdere vastlegging en inrichting van financiële werkprocessen inclusief interne beheersing. • Het opstellen en vaststellen van het programmaplan, met afspraken over capaciteit en dekking voor tenminste 2025. Toezegging M99 In deze brief komen we ook terug op de overgenomen M24/99.
Het was, is en blijft onze inzet om u actief te informeren over bekende en actuele financiële risico’s die de Utrechtse begroting direct kunnen raken. Zo komt jaarlijks in de programmabegroting de top tien aan financiële risico’s terug in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ (zie bijv. de Programmabegroting 2025). Ons streven was, is en blijft om uw raad in positie te houden door u in staat te stellen om voorliggende keuzes en besluiten tijdig te kunnen beoordelen. Over onderbestedingen vindt uw raad jaarlijks informatie in de jaarstukken. Bij de Jaarstukken 2023 vindt uw raad per programma informatie over onderbestedingen onder het kopje ‘Wat heeft dat gekost?’.
2/6
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
18 maart 2025 30205961
Doorkijk in fasen Vanuit het programma Versterken Financiële Functie wordt de stap gezet van ondersteunen en stabiliseren naar structureel verbeteren, presenteren en leren. Het programmaplan bevat daartoe een plan met mijlpalen voor 2025-2026. Dit biedt een basis voor een verdere uitwerking in de verschillende werkgroepen/ deelprojecten. Insteek is dat elk half jaar stil wordt gestaan bij de gerealiseerde resultaten, wat er goed ging en beter kan, wat input geeft voor de periode die volgt. Het programma wordt breed opgepakt, waarbij in de eerste fase enige nadruk ligt op het verbeteren binnen de concernafdeling financiën. In de bijlage (onderaan bijgevoegd) is opgenomen welke resultaten in welke fase worden gerealiseerd. Versterking en risico’s Versterking van de gemeentebrede financiële functie is complex. Doorlooptijd van het programma beslaat dan ook meerdere jaren, waarbij geprioriteerd wordt op de zaken die versnelling en of versterking nodig hebben. Het is, ook de komende periode, van belang oog te hebben voor evenwicht: • ‘De winkel draait (grotendeels) door, terwijl er verbouwd wordt’. • Tijdens de verbouwing worden keuzes gemaakt over wat wel en niet kan worden opgepakt. • Het verbeterprogramma bestaat zowel uit lange termijn verbeteringen, die een duurzame beweging op gang brengen als korte termijn verbeteringen met interventies die snel tot resultaat leiden.
• De beoogde veranderaanpak bevat enerzijds een “blauwe” insteek met planning en plan, anderzijds zal een ontwikkelgerichte aanpak de kern zijn om tot gewenste resultaten te komen.
Binnen het Verbeterprogramma Versterken Financiële Functie wordt een aantal risico’s onderkend. 1. Er is onvoldoende capaciteit beschikbaar om de activiteiten op te pakken. Dit wordt ondervangen door het vaststellen van beschikbaarheid qua tijd en middelen en het sturen hierop. Daarbij wordt geprioriteerd en waar nodig getemporiseerd. 2. Er is onvoldoende commitment vanuit het ambtelijke management. De concerndirectie, directeur bedrijfsvoering en leden van het management binnen de financiële functie zorgen voor voldoende draagvlak van het programma binnen de organisatie en corrigeren waar nodig. 3. Het traject draagt onvoldoende bij aan de bewustwording en veranderingen van gedragspatronen. Door het blijvend communiceren aan stakeholders en het benadrukken dat bij het versterken van de financiële functie gedragspatronen een belangrijke rol spelen, wordt het risico verkleind. 4. Het verbeteren van de financiële functie wordt als ontwikkelprogramma opgepakt. Het risico is hierbij dat dit gebeurt met te weinig focus. Een belangrijk element in het programma is prioritering.
3/6
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
18 maart 2025 30205961
De meest kwetsbare elementen krijgen prioriteit. De concerndirecteur bedrijfsvoering prioriteert in afstemming met concerndirectie en advies klankbordgroep. Governance Het versterken van de financiële functie is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van zowel de lijn, control als de financiële kolom. In het verbeterprogramma wordt zoveel als mogelijk gebruik gemaakt van wat er is, zowel qua kennis als qua capaciteit. Degenen die er nu van zijn of straks van worden, zijn betrokken bij het oppakken van activiteiten (deelprojecten) rondom het versterken van de financiële functie. Waar mogelijk worden de activiteiten binnen het verbeterprogramma opgepakt “in het werk”. We halen, brengen en gebruiken kennis, zowel binnen de gemeente Utrecht als met andere partners, waaronder de G4. Het programmateam bestaat uit een kleine vaste kern en uit betrokkenen van de deelprojecten. De Concerndirectie is opdrachtgever van het verbeterprogramma. Periodiek wordt er vanuit het programmateam verantwoording over voortgang en samenhang afgelegd bij de Concerndirectie en bij de wethouder Financiën. Verantwoording aan uw raad vindt plaats via de paragraaf bedrijfsvoering in de begroting en in de jaarstukken en wordt op die momenten ook geagendeerd in de adviescommissie Controle en Financiën. Draagvlak in de organisatie is belangrijk voor het slagen van het programma.
Onder meer een klankbordgroep met deelnemers uit de verschillende onderdelen van zowel de financiële kolom, control als de lijnorganisatie helpt om het draagvlak te vergroten.
Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,
de secretaris,
de burgemeester,
4/6
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
18 maart 2025 30205961
Bijlage – resultaten per fase Fase 1 tot en met het zomerreces – investeren in basis, creëren inzicht, samenhang en verbinding De volgende resultaten worden in de eerste fase gerealiseerd en ondersteunen hiermee om te komen tot: • Juiste, volledige en tijdige oplevering van de Jaarstukken en Voorjaarsnota; • Voorbereiding om te komen tot een juiste, volledige en tijdige begroting 2026; • Verdiepend inzicht in patronen binnen de samenwerking binnen de organisatie; • Teamontwikkeling doorgezet – onder meer binnen het Management Team Financiën en de Financiën-teams. Organisatie en besturing • Eindbeeld 2025 en eindbeeld 2028 gereed, waardoor scherper is waar naartoe wordt gewerkt. • Gezamenlijke visie op financiën geconcretiseerd, waarin naar voren komt waar Financiën voor staat en gaat. Structuur en interne beheersing • Hoofdlijnen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden vastgesteld en uitwerking van de drie lijnen rondom interne beheersing en risicomanagement. • Actualisatie handboek Financiën verder gevuld, waarbij nadruk ligt op materieel omvangrijke geldstromen. Processen • Verder overzicht kern- en keten processen, oppakken verbetering van een aantal - meest risicovolle - processen en eenduidig in kaart brengen van een aantal processen en werken conform datgene wat in kaart is gebracht.
Informatievoorziening en systemen • SAP geïmplementeerd en in gebruik, doorontwikkeling gestart – waarbij doorontwikkeling plaatsvindt met kerngebruikers • Opzet/ format van eerste gestandaardiseerde financiële (management)rapportages gereed – waardoor op iets gezamenlijk gestuurd kan worden, wat focus en richting bevordert • Inrichting MS-Teams / Intranet Financiële functie in opzet gereed rondom ontsluiting informatie – waardoor makkelijker actuele informatie gevonden kan worden door stakeholders. Medewerkers • Inzicht in lopend aanbod van training, opleiding en on-boarding rondom de financiële functie – zodat eventueel gezamenlijk opgetrokken kan worden rondom leerlijnen • Huidige functies, wie zit waar en wie doet wat - verder in kaart gebracht – waarmee we elkaar makkelijker weten te vinden, kennis kunnen delen en de samenwerking kunnen versterken • Kennisontwikkeling en ondersteuningsstructuur op kwetsbare processen – om de (eerste) risico’s verder te verkleinen, naast alle bovenstaande elementen, die de risico’s verkleinen. Fase 2 – tot en met eind 2025 - versterken basis voor de toekomst Onder meer op basis van de ervaringen in de eerste fase wordt vastgesteld wat in het tweede half jaar verder wordt opgepakt.
Naar verwachting kunnen de volgende resultaten hier minimaal onderdeel van kunnen zijn, deze worden echter later vastgesteld: • Ondersteunen bij oplevering van een juiste, volledige en tijdige begroting • Inrichting toekomstige financiële functie gemeentebreed bekend en vastgesteld
5/6
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
• • • • •
18 maart 2025 30205961
Verdere inbedding/ werken volgens vastgestelde taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden en werken conform vastgestelde 3 lijnen Vastlegging kaders – oplevering update van financieel handboek Eenduidige vastlegging en versterking van een volgend aantal kern- en ketenprocessen – in opvolging van fase 1 Gemeentebreed leerprogramma ter versterking van kennis en kunde van betrokkenen financiële functie gereed en gestart Verkenning inzet technologische middelen en inzet waar zinvol en mogelijk
Ook in fase 2 zal voortdurend aandacht zijn voor persoonlijke- en teamontwikkeling en de verandering. Fase 3 2026-2027 – inbedden en borgen Deze fase wordt gedurende 2025 verder vormgegeven. Nadruk hierbij ligt op het verder inbedden van datgene wat in 2025 is opgepakt. Wanneer de basis verder is versterkt, zal daarbij onder meer worden gekeken naar de verdere mogelijkheden voor het versterken met behulp van digitalisering, inzet van technologische middelen. Wat daadwerkelijk wordt opgepakt, is afhankelijk van datgene wat in eerdere fasen daadwerkelijk is opgepakt en tot resultaat heeft geleid.
6/6
Jaarplan Concernaudit 2025-26 April 2025 – Maart 2026
Manager Concernaudit 12 februari 2025
Inhoudsopgave Managementsamenvatting Aanpak totstandkoming Jaarplan Audits
Audits Rechtmatigheidsverantwoording Fraude & Integriteit Adviesopdrachten Optionele opdrachten Status onderhanden opdrachten 2024-25 Management van de Interne Audit functie
2
Managementsamenvatting (1/2) Context en introductie
Thema’s in het jaarplan
Voor u ligt het jaarplan Concernaudit 2025-26. Met onze audit- en adviesopdrachten dragen we bij aan de verbetering van de gemeentelijke dienstverlening, bedrijfsvoering en organisatiecultuur met de kenmerken ‘inclusiviteit’ en ‘DRA’ (duidelijk, resultaatgericht, aanspreekbaar). Het jaarplan wordt door de Concerndirectie en het College vastgesteld en ter informatie gedeeld met de Adviescommissie Control & Financiën. Middels het halfjaar- en jaarverslag rapporteren we over de voortgang van de realisatie van het jaarplan.
Het jaarplan bevat onderwerpen uit verschillende domeinen en twee organisatieonderdelen die voor het eerst op het plan staan; Volksgezondheid en Marketing.
Plan proces en risico inschatting Het jaarplan is tot stand gekomen op basis van een risico-gebaseerde, gestructureerde en systematische aanpak. Deze aanpak is op pagina 6 gevisualiseerd. De meest urgente risico’s die we in ons jaarplan 202526 adresseren, zijn: Informatiebeveiliging Workforce management • Cloudcontracten • Inhuur / Wet DBA • Cyberweerbaarheid • Personeelsplanning • DPIA*
Risicomanagement
*Data Protection Impact Assessment
•
Robuustheid kritische processen Volksgezondheid, Ruimte, Werk en Inkomen
Bij Volksgezondheid beoordelen we in een tussenevaluatie de voortgang van een beoogde organisatieverandering. We ondersteunen de collega's van Marketing bij het inrichten van een robuuste regierol voor uitbestede marketing- en communicatiediensten. Interne en externe factoren, zoals een hoog ziekteverzuim, inhuur van derden, de krappe arbeidsmarkt, de noodzaak om te bezuinigen en verdere digitalisering blijven drukken op de bedrijfsvoering. Daarom hebben we wederom veel aandacht voor thema's die bijdragen aan het versterken van de bedrijfsvoering. Denk hierbij aan het naleven van wettelijke verplichtingen omtrent de Wet politiegegevens, de Algemene Verordening Gegevensbescherming en het anticiperen op aankomende regelgeving zoals de Cyberbeveiligingswet. Verder voeren we een aantal adviesprojecten uit waarin we data analyse technieken en AI oplossingen inzetten om de productiviteit en grip op processen – en hiermee de bedrijfsvoering – verbeteren. Een voorbeeld hiervan is een voorspellend model voor personeelsplanning om toekomstscenario's voor de groei of krimp van de gemeente in beeld te brengen.
Managementsamenvatting (2/2) Thema’s in het jaarplan
Speerpunten in het jaarplan - vervolg
Andere data-gedreven adviesprojecten zijn gericht op het versterken van beleid of het verbeteren van de dienstverlening aan de bewoners. Een beoogd effect is om door consequente inzet van data analyse en AI de gemeente Utrecht aantrekkelijk te maken voor een nieuwe generatie werknemers (GenZ).
Concernaudit laat in 2025 voor het eerst een externe kwaliteitstoetsing uitvoeren door de Nederlandse beroepsorganisatie van interne auditors.
Zoals in eerdere jaren vormen de bevindingen in de managementletter van Deloitte belangrijke input voor ons jaarplan. We hebben dit jaar de onderwerpen erfpachtinkomsten bij Ruimte en handmatige boekingen (memorialen) bij Financiën geprioriteerd. Vaste onderwerpen op het plan zijn de rechtmatigheidsverantwoording en activiteiten rondom fraude en integriteit. Voor ons 213a onderzoek hebben wij het verstrekken van subsidies gekozen. Dit onderwerp benaderen we tevens in een adviesopdracht voor procesautomatisering.
Speerpunten in het jaarplan Externe kwaliteitstoetsing Concernaudit Interne auditfuncties wereldwijd maken gebruik van dezelfde standaarden bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. Onderdeel hiervan is een verplichte vijfjaarlijkse externe kwaliteitstoetsing om de naleving van de standaarden en de effectiviteit en efficiëntie van de interne auditfunctie te beoordelen.
Zichtbaarheid en betrokkenheid in de organisatie Naast het uitvoeren van het jaarplan, zijn leden van Concernaudit ook vertegenwoordigd in vakgroepen, spiegelsessies, stuurgroepen, klankboardgroepen en in selectiecommissies voor senior functies. Deze samenwerking draagt bij aan het verankeren van de bekendheid van Concernaudit en haar producten binnen de gemeente Utrecht. Inzet van AI De stormachtige ontwikkelingen op het gebied van AI bieden enorme kansen voor de interne auditfunctie. Binnen de kaders van de gemeente maken we maximaal gebruik van AI oplossingen in onze dienstverlening. Hierdoor verkrijgen we een completer beeld van de risico's en knelpunten, kunnen we trends nauwkeuriger voorspellen en kan management betere, datagedreven beslissingen nemen. Team Met de komst van een Auditor uit de generatie Z versterken we ons team per mei 2025 op gebied van multigenerationeel diversiteit.
De Manager Concernaudit is sinds 2025 lid van het CAE Forum, een besloten groep van meer dan 50 Chief Audit Executives uit de private en publieke sector in Nederland. Dit is een inspiratiebron voor kennisuitwisseling en doorontwikkeling van de interne auditfunctie. 44
Aanpak totstandkoming Jaarplan Concernaudit 2025-26 Bijdragen aan realisatie strategische doelstellingen Waarde toevoegen
Prioriteren van onderwerpen Coalitieakkoord
Externe onderzoeken
Actualiteiten
Input van stakeholders
Wet- en regelgeving
Concernaudit Jaarplan
Interne audits
Auditplan Rekenkamer Benchmarking met G4
Audit universe en risicoanalyse Kernwaarden Gemeente Utrecht Actualiteiten bijhouden, trends spotten 5
Audits
Audits (1/8) – Wettelijke verplichtingen 1. 213a – Verstrekken van subsidies – kleiner dan EUR 125.000
Wettelijk verplichte jaarlijkse audit
Scope: Het subsidiebureau van de gemeente Utrecht heeft 2.835 subsidies verleend in 2024 met een totaalbedrag van EUR 223 miljoen. Op 17 december 2024 heeft het college besloten het verantwoordingsprotocol subsidies aan te passen. Daarbij is de grens voor een accountantsverklaring over de jaarverantwoording verhoogd van EUR 100.000 naar EUR 125.000. Voor subsidies lager dan dit bedrag bestaat een hoger risico op het niet doelmatig en doeltreffend besteden van het ontvangen subsidiebedrag. We toetsen de doelmatigheid en doeltreffendheid van een aantal verstrekte subsidies onder de EUR 125.000 uit verschillende organisatieonderdelen. Verder beoordelen we de effectiviteit van de huidige organisatorische positionering van het subsidiebureau bij Maatschappelijk Ontwikkeling. Gebaseerd op de resultaten van deze audit, overwegen wij om in 2026-27 een vervolgonderzoek te doen naar subsidies groter dan EUR 125.000.
Organisatieonderdeel: Maatschappelijke Ontwikkeling, gemeentebreed Strategische doelstelling: Betrouwbare Overheid Kernwaarde: Open en betrouwbaar
Risico: Subsidies zonder externe accountantsverklaring hebben een hoger risico op niet doelmatige en doeltreffende besteding. Hierdoor worden door het college beoogde effecten mogelijk niet gerealiseerd.
2. IT audit Wet Politiegegevens 2025
Wettelijk verplichte jaarlijkse audit
Scope: De Wet politiegegevens vraagt om een jaarlijkse interne audit op de naleving van deze wet door de gemeente Utrecht. Concernaudit heeft hiervoor een meerjarenplan opgesteld met verschillende thema’s per jaar. Daarnaast dient iedere vier jaar een externe audit plaats te vinden. In 2025 vindt deze opnieuw plaats. Om duplicatie in scope met de externe audit te voorkomen, voeren wij in 2025 een thema audit uit met een focus op het proces ‘rechten van betrokkenen’. Dit betreft de rechten van burgers met betrekking tot persoonsgegevens die door de gemeente verwerkt worden.
Organisatieonderdeel: Organisatie IPM (CIO-Office)
Strategische doelstelling: Veilige Stad, Betrouwbare Overheid
Kernwaarde: Scherp, open, betrouwbaar
Risico: Het niet naleven van wet- en regelgeving verhoogt de kans op privacyschending en financiële boetes opgelegd door de Autoriteit Persoonsgegevens.
7
Audits (2/8) 3. Data Protection Impact Assessments – DPIA’s Scope: De gemeente Utrecht verwerkt bij veel taken persoonsgegevens. Denk aan uitgifte van identificatiebewijzen of registratie van bewoners in het gemeentelijk basisregister. Het opstellen van Data Protection Impact Assessments (DPIA) is verplicht vanuit wetgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De Functionaris Gegevensbescherming (FG) adviseert hierop. Een DPIA heeft als doel het op voorhand identificeren van privacyrisico’s bij verwerkingen van persoonsgegevens en hier beheersmaatregelen voor te formuleren. Het CIO Office heeft een kaderstellende rol voor het DPIA proces. In 2024 heeft hiervoor onder leiding van de Chief Privacy Officer een verbetertraject plaatsgevonden. In deze audit beoordelen wij de kwaliteit van een selectie van uitgevoerde DPIA’s en de procesnaleving.
Organisatieonderdeel: Organisatie IPM (CIO-Office)
Strategische doelstelling: Veilige Stad, Betrouwbare Overheid
Kernwaarde: Scherp, open, betrouwbaar
Risico: Het niet systematisch uitvoeren en archiveren van DPIA’s verhoogt de kans op privacy incidenten, financiële boetes vanuit de Autoriteit Persoonsgegevens en reputatieschade voor de gemeente Utrecht.
4. Readiness assessment NIS2-richtlijn* Scope: De NIS2-richtlijn, die sinds 17 oktober 2024 van kracht is, stelt strengere eisen aan de cyberbeveiliging van onder andere lokale overheden binnen de EU. De richtlijn heeft als doel het verhogen van de cyberweerbaarheid. In Nederland wordt de richtlijn geïmplementeerd via de Cyberbeveiligingswet, welke naar verwachting eind 2025 van kracht gaat. Het bestuur van de gemeente wordt dan expliciet verantwoordelijk gesteld voor het naleven van de wet. In deze audit beoordelen wij de geplande aanpak ter voorbereiding op de NIS2-richtlijn. Risico: Onvoldoende voorbereiding op de NIS2-richtlijn verhoogt de kans op cyberaanvallen, financiële boetes vanuit de Rijksinspectie Digitale Infrastructuur (RDI) en reputatieschade voor de gemeente Utrecht. *Indien de Cyberbeveiligingswet vertraging oploopt, bestaat de mogelijkheid om deze audit naar het jaarplan 2026-27 uit te stellen.
Organisatieonderdeel: Organisatie IPM (CIO-Office)
Strategische doelstelling: Veilige Stad, Betrouwbare Overheid
Kernwaarde: Scherp, wendbaar, betrouwbaar
8
Audits (3/8) 5. SAP S/4 HANA - realisatie beoogde effecten uit business case Scope: Per 1 januari 2025 is het nieuwe financiële systeem SAP S/4 HANA geïmplementeerd. Dit was een vervangingsinvestering, omdat het eerder gebruikte SAP systeem niet langer doorontwikkeld werd door de leverancier. Mede in het kader van de Cloudtransitie heeft de gemeente daarom gekozen voor cloud-based systeem SAP S/4 HANA. In Q1 2024 hebben wij een readiness assessment uitgevoerd op het programmaplan en de governance van de programma-organisatie die de implementatie heeft begeleid. In Q1 2026 toetsen wij de realisatie van beoogde effecten uit de opgestelde businesscase.
Organisatieonderdeel: Organisatie IPM, Financiën Strategische doelstelling: Veilige Stad, Betrouwbare Overheid Kernwaarde: Open, scherp, wendbaar, betrouwbaar
Risico: Het niet realiseren van beoogde effecten leidt tot inefficiënte inzet van mens en middelen en het niet behalen van strategische doelstellingen.
6. Cloudcontracten III Scope: Door de in 2019 ingezette Cloudtransitie binnen de gemeente Utrecht worden IT diensten steeds vaker uitbesteed aan cloudleveranciers. Dit resulteert in een grote afhankelijkheid van deze leveranciers en vraagt daarom om een sterke regierol vanuit de gemeente. In zowel Q1 2024 als Q1 2025 hebben wij de kwaliteit en naleving van een aantal cloudcontracten binnen het domein bedrijfsvoering beoordeeld. Gebaseerd op de zorgwekkende resultaten van deze audits, prioriteren wij dit onderwerp nogmaals in ons jaarplan en toetsen het proces binnen een ander organisatieonderdeel.
Organisatieonderdeel: Organisatie IPM (IPM-teams bij OOs nog te bepalen) Strategische doelstelling: Veilige Stad, Betrouwbare Overheid Kernwaarde: Open, scherp, betrouwbaar
Risico: Inadequaat contractmanagement bedreigt de bedrijfscontinuïteit door het niet managen van juridische risico’s omtrent informatiebeveiliging. Denk hierbij aan storingen en datalekken.
9
Audits (4/8) 7. Tussenevaluatie organisatieontwikkeling en verandertraject Scope: In 2025 gaat Volksgezondheid (VGZ) met een organisatieontwikkeling en verandertraject aan de slag. Het projectmanagementbureau ondersteunt VGZ hierin met veranderexpertise. De beoogde resultaten voor 2025 zijn op basis van een analyse van de huidige knelpunten en meest urgente veranderopgaves in een jaarplan vastgelegd. In Q1 2026 beoordelen we in een tussenevaluatie de voortgang van de organisatieverandering aan de hand van de gerealiseerde resultaten, ingezette tools en technieken. De conclusies en aanbevelingen uit deze audit neemt VGZ mee in het vervolg van de veranderaanpak.
Organisatieonderdeel: Volksgezondheid
Strategische doelstelling: Levendige en gezonde stad Kernwaarde: Open, wendbaar, scherp, betrouwbaar
Risico: Een inadequaat ingerichte medische organisatie verhoogt de kans op het niet naleven van wet en regelgeving en inefficiënt gebruik van mens en middelen.
8. Beëindigingsovereenkomsten Scope: In Q1 2025 introduceert Mens en Organisatie een standaard proces voor het opstellen van beëindigingsovereenkomsten. Deze overeenkomsten vallen binnen het mandaat van Directeuren. Echter, omdat de HR Business Partners hier momenteel onvoldoende bij betrokken zijn, ontbreekt een uniforme en transparante aanpak binnen de gemeente Utrecht. Verder is de kwaliteit van de onderliggende dossiers een aandachtspunt. In deze audit toetsen we de naleving van het nieuwe proces aan hand van een aantal beëindigingsovereenkomsten uit verschillende organisatieonderdelen.
Organisatieonderdeel: Mens en Organisatie Strategische doelstelling: Betrouwbare overheid Kernwaarde: Open, betrouwbaar
Risico: Door gebrek aan een standaard proces voor het opstellen van beëindigingsovereenkomsten en betrokkenheid van de HR Business Partners hierbij, ontstaat ongewenste willekeur bij de vast te leggen afspraken bij de verschillende organisatieonderdelen.
10
Audits (5/8) 9. Spelregels gemeentebrede uurtarieven Scope: De gemeente maakt veelvoudig gebruik van het doorbelasten van uren voor interne dienstverlening en voor het factureren van diensten aan derde partijen. De spelregels voor het berekenen van de hieraan gerelateerde uurtarieven zijn opgenomen in het beleidsdocument 'Spelregels gemeentebrede uurtarieven’. Dit document is in september 2015 opgesteld en sindsdien niet meer geactualiseerd. De hierin genoemde spelregels en aannames zijn inmiddels gedateerd en vormen geen bruikbare basis meer voor de jaarlijkse actualisatie van de tarieven. Dit heeft in de afgelopen jaren tot een ongewenste wildgroei van berekeningsmethodieken in de verschillende organisatieonderdelen geleid.
Organisatieonderdeel: Financiën, Concerncontrol Strategische doelstelling: Betrouwbare overheid
Kernwaarde: Open, betrouwbaar
Wij brengen in deze audit de huidige knelpunten in kaart (systemen, specifieke behoeftes van organisatieonderdelen) en doen aanbevelingen voor het actualiseren van het beleidsdocument.
Risico: Het niet consequent toepassen van een actuele en uniforme urencalculatie verhoogt het risico op foutief berekende lokale heffingen, leges en prijzen voor derden indien de gemeente als commerciële partij optreed. Het toepassen van verschillende berekeningsmethodieken voor interne doorbelastingen resulteert daarnaast in een inefficiënt gebruik van mens en middelen.
11
Audits (6/8) 10. Erfpacht – controle volledigheid erfpachtopbrengsten Scope: Sinds 2018 benoemt de externe accountant in de management letters tekortkomingen omtrent de administratie van erfpachtobjecten. Een aandachtspunt hierbij is het niet periodiek uitvoeren en vastleggen van controles die de volledigheid van de facturatie van de erfpachtopbrengsten waarborgen. In deze audit beoordelen we in een tussenevaluatie de opzet en eerste resultaten van een recent door Ruimte opgesteld verbeterprogramma. Verder maken we aanbevelingen hoe controlewerkzaamheden door de inzet van data-analyse technieken geautomatiseerd en voor de hele populatie van objecten (in plaats van steekproeven) uitgevoerd kunnen worden.
Organisatieonderdeel: Ruimte Strategische doelstelling: Betrouwbare Overheid Kernwaarde: Open, betrouwbaar, scherp
Risico: Gebrek aan robuuste processen rondom erfpachtobjecten en adequate periodieke controles hiervan, verhoogt het risico op onvolledige erfpachtopbrengsten.
11. Inhuur – naleving wet DBA, effectiviteit en efficiëntie Scope: In de afgelopen jaren heeft de gemeente Utrecht steeds het door de raad vastgestelde maximum voor inhuur overschreden (10% van de loonsom). Dit feit, in combinatie met de aankondiging van de belastingdienst om vanaf januari 2025 de wet DBA te handhaven en de taakstelling voor de hervormingsbezuinigingen, maakt inhuur een actueel en relevant onderwerp. In deze audit toetsen we de realisatie van de actieplannen "naleving wet DBA", lichten we oorzaken en risico's voor langdurige inzet van inhuur uit en doen we aanbevelingen om dit in te perken.
Organisatieonderdeel: Mens en Organisatie, gemeentebreed Strategische doelstelling: Betrouwbare Overheid Kernwaarde: Open, scherp, betrouwbaar
Risico: Het niet naleven van de wet DBA verhoogt het risico op naheffingen, fiscale boetes en disrupties in de dienstverlening van de gemeente. De langdurige inzet van inhuur voor bedrijfskritische functies resulteert in inefficiënt gebruik van financiële middelen.
12
Audits (7/8) 12. Opgave inburgering Scope: Het doel van de Wet inburgering 2021 (ingangsdatum 1 januari 2022) is dat inburgeringsplichtigen zo snel mogelijk meedoen in Nederland en werk vinden. Gemeenten begeleiden en monitoren de inburgeringstrajecten en krijgen vanuit hun (nieuwe) regierol te maken met een groot aantal aanbieders voor verschillende onderdelen van het inburgeringstraject. In deze audit toetsen we in hoeverre de in de afgelopen maanden toegepaste lerende aanpak bij de in het inburgeringsproces betrokken organisatieonderdelen Werk en Inkomen en Maatschappelijk Ontwikkeling resulteert in een robuust proces voor de opgave inburgering binnen de gemeente Utrecht.
Organisatieonderdeel: Werk en Inkomen
Strategische doelstelling: Betrouwbare Overheid, Werk toekomstbestendige economie en bestaanszekerheid Kernwaarde: Betrouwbaar, scherp
Risico: Indien de gemeente er niet in slaagt haar regiefunctie robuust een adequaat in te richten, zorgt dit mogelijk voor het niet adequaat uitvoeren van de taken en verantwoordelijkheden die uit de Wet inburgering voortvloeien.
13
Audits (8/8) 13. Risicomanagement – onderbouwing benodigde weerstandscapaciteit Scope: Voor een gezonde financiële positie moet de gemeente over voldoende weerstandsvermogen beschikken. Het weerstandsvermogen is een indicatie van de mogelijkheden om toekomstige niet begrote financiële tegenvallers op te vangen en dient als buffer om de continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen. In de nota 'Risicomanagement en weerstandsvermogen' is vastgelegd dat in de gemeente Utrecht de beschikbare weerstandscapaciteit minimaal gelijk moet zijn aan de benodigde weerstandscapaciteit. In de paragraaf 'Weerstandsvermogen en risicobeheersing' in de programmabegroting en jaarrekening is de ontwikkeling van dit streefcijfer, inclusief een toelichting op de gemeentebrede top 10 risico's die het grootste deel van de benodigde weerstandscapaciteit bepalen, opgenomen.
Organisatieonderdeel: Financiën, Concerncontrol Strategische doelstelling: Betrouwbare Overheid Kernwaarde: Open, betrouwbaar, scherp
We toetsen in deze audit de robuustheid van het proces rondom het berekenen en periodiek actualiseren van de benodigde weerstandscapaciteit. Denk hierbij aan het tot stand komen van de risicoanalyse in de organisatieonderdelen (betrokkenheid van relevante stakeholders, volledigheid en prioriteren van risico's, kwaliteit van de onderbouwing van aannames) en de inzet van risico simulatietechnieken. Risico: Indien het proces voor de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit niet robuust is, resulteert dit mogelijk in een foutieve berekening van het weerstandsvermogen. In dit geval wordt de financiële ruimte om tegenvallers op te vangen niet juist aan de raad gepresenteerd in de begroting en jaarrekening.
14
Rechtmatigheidsverantwoording
Rechtmatigheidsverantwoording (1/2) Vanaf begin 2023 moet iedere gemeente zelf de rechtmatigheidsverantwoording opstellen en deze onderbouwen. Dit is opgenomen in de wet ‘Versterking decentrale rekenkamers’. Tot 2023 was deze taak belegd bij de externe accountant.
Rechtmatigheidsverantwoording (RMV) gemeentebreed De gemeente onderbouwt de rechtmatigheidsverantwoording met behulp van Verbijzonderde Interne Controles (VIC). Hiermee wordt getoetst hoe goed interne controlemethodes (procedures, regels en processen) werken om de kans op fraude en fouten zo klein mogelijk te houden. Voor alle processen in scope ligt de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van de VIC bij het betreffende organisatieonderdeel. De rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit drie fases: • de planningsfase (VIC plan), • de interim fase (VIC procesbeschrijving en lijncontrole), en • de finale fase (VIC gegevensgerichte werkzaamheden). Concernaudit werkt hand in hand met de organisatie om de rechtmatigheidsverantwoording continu te verbeteren. Dit doen we onder andere door het houden van spreekuren voor het delen van vakkennis en voor kwaliteitsborging. Wettelijk verplichte jaarlijkse audit
Organisatieonderdeel: Gemeentebreed Strategische doelstelling: Betrouwbare Overheid Kernwaarde: Scherp, open en betrouwbaar
Daarnaast ontwikkelen we templates om middels standaardisatie de procesefficiëntie te verbeteren. Bij het ontwikkelen van deze producten staan we in nauw contact met de externe accountant. Na iedere fase stellen we een rapport op en delen bevindingen en benodigde verbeteracties met de relevante organisatieonderdelen. Onze werkzaamheden dragen bij aan het versterken van primaire processen en faciliteren een efficiënte jaarrekeningcontrole door de externe accountant. In 2025 breiden we de scope van de planningsfase uit met een jaarlijkse risico analyse gericht op fouten veroorzaakt door fraude. Risico: Indien financiële onrechtmatigheden niet proactief door de gemeente worden geïdentificeerd, maar pas door de externe accountant tijdens de jaarrekening controle worden vastgesteld, leidt dit tot een afkeurende of beperkte accountantsverklaring (indien de door de raad vastgestelde drempelwaarden overschreden worden). Het ontbreken van een goedkeurende accountantsverklaring resulteert bovendien in reputatieschade voor de gemeente.
16
Rechtmatigheidsverantwoording (2/2) Concernaudit voert zelf controlewerkzaamheden uit op twee processen die grote impact op de bedrijfsvoering hebben; ‘Inkopen & Aanbesteden’ en ‘Subsidieverstrekkingen’. De externe accountant maakt tijdens de jaarrekeningcontrole gebruik van de werkzaamheden van Concernaudit. Verbijzonderde Interne Controle (VIC): Inkopen & aanbesteden Financiële omvang 2024: EUR 900 miljoen
Wettelijk verplichte jaarlijkse audit
Organisatieonderdeel: Gemeentebreed Strategische doelstelling: Betrouwbare Overheid Kernwaarde: Scherp, open en betrouwbaar
Verbijzonderde Interne Controle (VIC): Subsidieverstrekkingen Financiële omvang 2024: EUR 315 miljoen
Wettelijk verplichte jaarlijkse audit
De VIC Inkopen en aanbesteden is gericht op de identificatie van financiële onrechtmatigheden in het proces ‘inkoop en aanbesteden’.
De VIC Subsidieverstrekkingen is gericht op de identificatie van financiële onrechtmatigheden in het proces ‘uitgaande subsidieverstrekkingen’.
Concernaudit voert deze controle op kwartaalbasis uit en deelt de bevindingen met de betreffende organisatieonderdelen. Hierdoor worden onrechtmatigheden tijdig zichtbaar en kunnen de organisatieonderdelen met verbeteracties aan de slag.
Concernaudit voert deze controle twee keer per jaar uit en deelt de bevindingen met de betreffende organisatieonderdelen. Hierdoor worden onrechtmatigheden tijdig zichtbaar en kunnen de organisatieonderdelen met verbeteracties aan de slag.
Deze controle is bijzonder arbeidsintensief. Daarom is het (gedeeltelijk) automatiseren van deze werkzaamheden een speerpunt van Concernaudit. Zie pagina 24 voor verdere toelichting.
Zoals in eerdere jaren, voert Concernaudit in 2025 een additionele toets op de klantgerichtheid van het subsidiebureau uit. Dit betreft met name het proactief communiceren met subsidieaanvragers over subsidieverstrekkingen die vertraging oplopen.
Risico*: Het niet naleven van de Europese aanbestedingswet- en regelgeving kan resulteren in rechtszaken aangespannen door partijen die geen mogelijkheid hebben gehad aan het tenderproces deel te nemen.
Risico*: Het niet voldoen aan de Algemene Subsidie Verordening, leidt tot financiële onrechtmatigheden en potentieel misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidieregelingen door burgers.
*Voor risico’s met betrekking tot de jaarrekeningcontrole, zie p.17
17
Fraude & Integriteit
Fraude & Integriteit (1/3) Fraude heeft de afgelopen jaren door aanscherping van de beroepsnormen een steeds prominentere plek op de agenda van de externe accountant voor de jaarrekeningcontrole gekregen. Gemeentes worden verwacht te voldoen aan een fraudepakket bestaande uit drie onderdelen;
Frauderisicoanalyse
• Het uitvoeren van een periodieke frauderisicoanalyse;
Concernaudit heeft in 2023 in samenwerking met de organisatie een gemeentebrede frauderisicoanalyse uitgevoerd met als doel het fraudebeleid in beeld te brengen en de grootste frauderisico’s van de gemeente Utrecht te identificeren.
• Het verzorgen van workshops om bewustwording rondom fraude en integriteit in kwetsbare processen te verhogen;
In 2025 actualiseren we de frauderisicoanalyse. Dit doen we op basis van de volgende bronnen:
• Het toetsen van beheersmaatregelen in fraudegevoelige processen.
• • • • •
Sinds 2023 is het uitvoeren van het fraudepakket voor de jaarrekeningcontrole bij Concernaudit belegd.
Organisatieonderdeel: Gemeentebreed Strategische doelstelling: Betrouwbare Overheid Kernwaarde: Scherp, wendbaar en betrouwbaar
de uitkomsten van de voorgaande frauderisicoanalyses, interviews en risicosessies met sleutelfiguren, uitkomsten van de rechtmatigheidsverantwoording bevindingen uit recente audits, en recente fraudemeldingen.
Door deze informatie samen te brengen, krijgen we een nauwkeurig beeld van mogelijke kwetsbaarheden binnen de gemeentelijke processen. We stemmen de werkwijze en uitkomsten af met de externe accountant, de Strategisch Risicomanager en de Coördinator Integriteit. Samenwerking met de Coördinator Integriteit Op verzoek ondersteunen we de Coördinator Integriteit in de verkenningsfase van potentiële integriteitsschendingen.
19
Fraude & Integriteit (2/3) Audit - Onderzoeksprotocol Integriteitsschendingen en misstanden
Audit - Beheersmaatregelen in fraudegevoelige processen
Scope: Het Onderzoeksprotocol Integriteitsschendingen en misstanden is in 2024 door de Coördinator Integriteit geactualiseerd en door de Concerndirectie vastgesteld. Hierbij zijn aanbevelingen van Concernaudit uit de gemeentebrede frauderisicoanalyse 2023 meegenomen.
Scope: Concernaudit beoordeelt jaarlijks de effectiviteit van de interne beheersmaatregelen voor één kwetsbaar proces uit de frauderisicoanalyse.
Wij toetsen in deze audit de effectiviteit en efficiëntie van de inrichting en naleving van het geactualiseerde protocol. Dit doen wij aan de hand van een selectie van meldingen. Risico: Inadequate inrichting en naleving van het onderzoeksprotocol verhoogt de kans op het niet of niet tijdig opvolgen en afhandelen van meldingen.
In 2025-26 toetsen wij de kwaliteit van de beheersmaatregelen voor het berekenen van kostprijs dekkende verhuurprijzen binnen Vastgoed. De focus ligt op beleidsondersteunend vastgoed en maatschappelijke instellingen. Risico: Ineffectieve beheersmaatregelen verhogen de kans op frauduleuze activiteiten. Verplichte jaarlijkse controle
Organisatieonderdeel: Mens en Organisatie
Organisatieonderdeel: Vastgoedorganisatie Utrecht
Strategische doelstelling: Betrouwbare Overheid
Strategische doelstelling: Betrouwbare Overheid
Kernwaarde: Scherp en betrouwbaar
Kernwaarde: Open, scherp en betrouwbaar