Agendabundel
Tekst van het document
Verbeterpunt 2: Uitvoeringskader: risicoanalyse niet periodiek geactualiseerd en termijnen niet gehandhaafd Reactie -Het subsidiebureau past het proces van de risicoanalyse aan. Op dit moment bekijkt het subsidiebureau of de aspecten die de hoogte van het risico bepalen nog actueel zijn. Daarbij wordt ook gekeken naar de indicatoren voor ondermijning. Daarnaast is het de bedoeling om dit proces te integreren in het subsidiesysteem, zodat het afgedwongen wordt dat de risicoanalyse sneller en regelmatiger geactualiseerd wordt, en meer aandacht krijgt. De manager subsidiebureau is verantwoordelijk voor dit proces. Afronding van dit proces in Q2 2026. Mogelijk uitloop voor de daadwerkelijke aanpassing in de software naar Q3 2026. -Er wordt een nieuwe werkinstructie gemaakt voor het geven van uitstel bij het indienen van de eindrapportages. Daarbij wordt duidelijk wie welke rol en mandaat heeft. Gereed Q1 2026. De manager subsidiebureau is verantwoordelijk voor dit proces.
18
Managementreactie en plan van aanpak (2/2) Verbeterpunt 3: Uitvoeringskader: financiële analyse niet uniform uitgevoerd en dossiers inconsistent vastgelegd Reactie -We prioriteren het vaststellen van het uitvoeringskader in Q4 2025, met uitloop naar Q1 2026 als er geen ruimte is op de agenda van de concerndirectie. Dit maakt dat niet alle verbeterpunten uit dit onderzoek dan meegenomen worden. Een nieuwe versie waarin de verbeterpunten wel zijn verwerkt wordt in Q4 2026 vastgesteld. Het mandaat voor de vaststelling ligt bij de concerndirectie. -We organiseren structurele overlegmomenten tussen het Subsidiebureau en de beleidsafdelingen om de samenwerking te evalueren. De teamleider van het subsidiebureau neemt het initiatief tot deze gesprekken. Onder structureel verstaan we minimaal een keer per jaar. Eind 2026 is voor elke beleidsafdeling de samenwerking geëvalueerd. Hierbij zal vanuit het subsidiebureau extra aandacht besteed worden aan de correspondentie en het volledig maken van de dossiers. -We gebruiken het vaststellen van het uitvoeringskader in Q4 2025 als moment om het document en de kaders onder de aandacht te brengen. Gereed Q1 2026. -De rolverdeling voor de financiële analyse gaan we opnieuw bekijken en indien nodig aanscherpen (zie verbeterpunt 1, samenwerking met control).
Beleidsadviseurs worden gefaciliteerd om hun rol beter te vervullen (bijvoorbeeld door trainingen). Q2 2026.
Verbeterpunt 4: Data onvoldoende benut voor sturing en verantwoording Reactie We herkennen dit punt en nemen de aanbeveling over. Hier zit een afhankelijkheid van de mogelijkheden die de gemeente biedt om goed met data te kunnen werken en deze te kunnen delen. Dit vertraagt de ambitie die hierop is, en dit zorgt ervoor dat we terughoudend zijn om harde toezeggingen te doen. We streven ernaar om in Q3 2026 deelbare sturingsinformatie te hebben voor de genoemde stakeholders. Compenserende maatregelen zijn arbeidsintensief. Die zetten we alleen in in specifieke gevallen, niet standaard.
19
8. Bijlagen Bijlage 1: Uitkomsten steekproef Bijlage 2: Referentielijst Bijlage 3: Interviewlijst
Bijlage 1 – Uitkomsten steekproef (1/2) We hebben een steekproef getrokken van vijf subsidies om het gehanteerde proces bij subsidieverstrekkingen in kaart te brengen. De subsidies zijn verdeeld over verschillende beleidsterreinen en organisatieonderdelen. Voor elk steekproefitem hebben we in een procesanalyse interviews uitgevoerd en de dossiervastlegging bekeken in het subsidiesysteem Easyfunders. In deze bijlage zijn de bevindingen voor de verschillende subsidies uiteengezet, verdeeld over drie secties:
•
Vaststelling: De fase van het beoordelen van de resultaten van de gesubsidieerde activiteiten en het definitief vaststellen van het subsidiebedrag
•
Dossiervorming: De diepgang en kwaliteit van de subsidiedossiers.
Stichting Sport Utrecht
Maatschappelijke Ontwikkeling | € 7.461.871
Maatschappelijke Ontwikkeling | € 3.982.055
•
De verleningsbeschikking is, na verdagen, 22 dagen te laat uitgestuurd.
•
De verplichte risicoanalyse is niet aantoonbaar geactualiseerd sinds 2018.
•
N.v.t. – geen bevindingen
•
Beantwoording van vragen omtrent het voldoen aan wet- en regelgeving in de verleningsfase is erg summier in Easyfunders (enkel “Ja”).
Vaststelling
Verlening: De fase van het beoordelen van de subsidieaanvraag en het bepalen van de hoogte en voorwaarden van de subsidie
Dossiervorming
•
Verlening
Algemene informatie
Stichting Jongerenwerk Utrecht
• N.v.t. – geen bevindingen
• De aanvrager heeft de inhoudelijke eindrapportage, na herinnering, een maand te laat aangeleverd. De gemeente heeft de aanvrager wel op deze tekortkoming gewezen in het vaststellingsbesluit en gevraagd in de toekomst rekening te houden met gestelde termijnen.
Adequate toelichting opgenomen in Easyfunders bij de inhoudelijke beoordeling van ingediende documenten in de verleningsfase. Gespreksverslagen van gesprekken met de aanvrager zijn opgenomen in het dossier. •
Beantwoording van vragen omtrent het voldoen aan wet- en regelgeving in de verleningsfase is erg summier in Easyfunders (enkel “Ja”).
21
Bijlage 1 – Uitkomsten steekproef (2/2) Stichting Portaal
Omroep Utrecht Stichting
Ontwikkelorganisatie Ruimte | € 970.000
Culturele Zaken | € 385.183
Stichting Arkin Volksgezondheid | € 245.000
De verplichte risicoanalyse is niet aantoonbaar geactualiseerd sinds 2018.
•
In de verleningsbeschikking worden de uit te voeren activiteiten niet benoemd.
•
De verplichte risicoanalyse is niet aantoonbaar geactualiseerd sinds 2021.
•
N.v.t. – geen bevindingen.
•
In de accountantsverklaring is niet expliciet benoemd dat de controle verricht is conform het Verantwoordingsprotocol Subsidies gemeente Utrecht.
•
N.v.t. – deze subsidie is nog niet vastgesteld.
Adequate toelichting opgenomen in Easyfunders bij de formele controle van ingediende documenten in de verleningsfase.
•
Beantwoording van vragen omtrent het voldoen aan wet- en regelgeving en de inhoudelijke beoordeling is erg summier in Easyfunders (enkel “Ja”).
Adequate toelichting opgenomen in Easyfunders bij de inhoudelijke beoordeling van ingediende documenten in de verleningsfase.
Beantwoording van vragen omtrent het voldoen aan wet- en regelgeving is erg summier in Easyfunders (enkel “Ja”).
•
De vraag of de aanvraag tot vaststelling door een bevoegde ondertekend is, is zonder toelichting beantwoord met “Nee”.
Dossier bevat gedetailleerde controlevragen voor het beoordelen van de subsidieaanvraag.
Dossiervorming
Vaststelling
Verlening
•
•
22
Bijlage 2 – Referentielijst (1/2) Interne documenten Gemeente Utrecht (2020) Bijlage 9 steekproefprotocol versie 1.0
Gemeente Utrecht (z.d.) Dashboard Operationeel Overzicht Subsidiebureau
Gemeente Utrecht (2020) Bijlagen bij Uitvoeringskader subsidieverstrekking.
Gemeente Utrecht (z.d.) Dashboard Subsidiebureau Dashboard OO
Gemeente Utrecht (2020) Uitvoeringskader subsidieverstrekking.
Gemeente Utrecht (z.d.) Handleiding Advies vragen binnen Easyfunders
Gemeente Utrecht (2023) Intrekken besluit beëindiging subsidierelatie.
Gemeente Utrecht (z.d.) Handleiding Easyfunders – Vervangingsmodule
Gemeente Utrecht (2024) Bezwaarschrift bij een subsidiebesluit – Kennisblad.
Gemeente Utrecht (z.d.) Handleiding Nieuwe Einddatum Activiteitenperiode
Gemeente Utrecht (2024) Rechtmatigheid bij subsidieverstrekking.
Gemeente Utrecht (z.d.) Handleiding Verleende bedrag verlagen tot nul
Gemeente Utrecht (2024) Werkbeschrijving kwaliteitscontrole subsidies.
Gemeente Utrecht (z.d.) Handleiding voor het wijzigen van een boeking in EasyFunders
Gemeente Utrecht (2025) Rapportage Aanvragen
Gemeente Utrecht (z.d.) Procesbeschrijving Beëindigen Subsidierelatie
Gemeente Utrecht (2025) Uitvraagstrategie Sociale Basis
Gemeente Utrecht (z.d.) Risicoscore(kaart) Analyse
Gemeente Utrecht (2025) Uitvoeringskader subsidieverstrekking – herzien augustus 2025 concept
Gemeente Utrecht (z.d.) Werkinstructie Aanvragen Initiatievenfonds. Gemeente Utrecht (z.d.) Werkinstructie Controle Vestigingsnummer
Gemeente Utrecht (2025) Verwerken investeringsimpuls meerwaarafdracht – procesbeschrijving. Gemeente Utrecht (z.d.) Werkinstructie Jaarrekeningen. Gemeente Utrecht (2025) Werkinstructie Herziening Vastgesteld Bedrag Verhogen Gemeente Utrecht (z.d.) Werkinstructie Verzoek Termijnen van de Activiteit Aanpassen Gemeente Utrecht (2025) Werkinstructie Ingebrekestelling Gemeente Utrecht (z.d.) Werkinstructie Woning Isoleren Gemeente Utrecht (2025) Werkinstructie Omgaan met Nieuwe Organisaties. Gemeente Utrecht (z.d.) Uitvoeringskader Beleid Gemeente Utrecht (z.d.) Dashboard CZ Subsidies operationeel
23
Bijlage 2 – Referentielijst (2/2) Openbare documenten Gemeente Utrecht (2017) Voorstel inzake de Nota van uitgangspunten sport en bewegen en verenigingsondersteuning 2018-2024 Gemeente Utrecht (2018) Beleidsregel sport, bewegen en verenigingsondersteuning 2018-2024 Gemeente Utrecht (2019) Beleidsregel Jongerenwerk 2020-2026 Gemeente Utrecht (2020) Accountantsprotocol Subsidies gemeente Utrecht (behorende bij de Algemene Subsidieverordening gemeente Utrecht). Gemeente Utrecht (2022) Coalitieakkoord: Investeren in Utrecht: kiezen voor gelijke kansen, betaalbaar wonen en klimaat. Gemeente Utrecht (2023) Nadere regel subsidie Verslavingszorg gemeente Utrecht Gemeente Utrecht (2023) Raadsbrief Aanbesteding U-pas Gemeente Utrecht (2024) Keuzekompas aanbesteden in sociaal domein. Gemeente Utrecht (2024) Mandaatregeling B&W en Burgemeester 2025. Gemeente Utrecht (2024) Raadsvoorstel Nieuwe werkwijze aanbesteden in sociaal domein. Gemeente Utrecht (2024). Raadsvoorstel Nota van uitgangspunten Met elkaar, voor elkaar, onderdelen van sociale basis en basiszorg (januari 2024) Gemeente Utrecht (2025). Evaluatie verslavingspreventie en verslavingszorg. Gemeente Utrecht (2025). Raadsbrief Nota van uitgangspunten WMO aanvullende zorg in de wijk Gemeente Utrecht (2025) Verantwoordingsprotocol subsidies gemeente Utrecht (behorende bij de Algemene Subsidieverordening gemeente Utrecht).
24
Bijlage 3 – Interviewlijst Interne functionarissen Naam
Functie
Marijn van Leeuwen
Beleidsadviseur Maatschappelijke Ontwikkeling
Rick Willemsen
Subsidie adviseur
Lita Godei-Neering
Subsidie adviseur
Iris Saruhan
Beleidsadviseur Culturele Zaken
Hanneke Wensink
Beleidsmedewerker Subsidiebureau
Max Derneden
Subsidie Adviseur
Jan Willem Spiering
Beleidsadviseur Maatschappelijke Ontwikkeling
Allison Tergouw
Coördinator Subsidiebureau
Ot van Esschoten
Subsidie Adviseur
Gerrit Henniphof
Juridisch adviseur Verbonden partijen en Geldverstrekkingen
Umair Iqbal
Beleidsadviseur (Ruimte)
Erika de Jong
Subsidie Adviseur
Marieke Hellevoort
Senior Beleidsadviseur (Volksgezondheid)
Erik Loomans
Manager Subsidiebureau
Hans Uneken
Directeur Maatschappelijke Ontwikkeling
25
Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl
Aan de gemeenteraad
Behandeld door
Wim Kouwenhoven
Datum
7 april 2026
Wim.kouwenhoven@utrecht.nl
Kenmerk
34135323
Type brief
Voortgangsbrief, afdoeningsbrief
Onderwerp
Opvolging aanbevelingen Boardletter in 2026
Bijlage(n)
1 (onderaan bijgevoegd)
Beleidsveld
Financiën
Geachte leden van de raad, Op 4 december 2025 hebben wij u middels een raadsbrief geïnformeerd over de bevindingen en aanbevelingen uit de boardletter naar aanleiding van de uitgevoerde interimcontrole door uw accountant. We hebben in deze raadsbrief toegezegd u in het eerste kwartaal van 2026 te informeren over de mijlpalen die willen behalen en het tijdspad dat we inschatten. Met deze raadsbrief geven we invulling aan die toezegging. In de bijlage vindt u de bevindingen en aanbevelingen en de wijze waarop hier invulling aan wordt gegeven. De aanbevelingen raken ook andere ontwikkelingen waarover wij u recent hebben geïnformeerd of nog over gaan informeren. Dit zijn de beide raadsbrieven over Grip op Investeringen (raadsbrief planning en raadsbrief investeringsopgave), de raadsbrief over de opgaven voor de inkoopfunctie en de planning van het verbeterprogramma Versterken Financiële Functie. Vervolg en informatievoorziening Wij informeren u over de voortgang van de opvolging via de reguliere producten van de begrotingscyclus. Ook hebben wij afstemming met de accountant over de voortgang. In de sessies met de adviescommissie Controle en Financiën gaan wij desgewenst dieper in op specifieke aanbevelingen of de stand van zaken. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,
de secretaris,
de burgemeester,
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
7 april 2026 34135323
Bijlage - Overzicht van de aanbevelingen, bevindingen en onze aanpak Thema / aanbeveling
Bevinding accountant
Onze aanpak in 2026
1. Concernsturing & financiële
De financiële en controlfunctie is te
De centralisatie van de financiële en
functie (1.1–1.5)
decentraal georganiseerd waardoor F&I en
controlfunctie is onderdeel van de bredere
concerncontrol niet op alle onderwerpen
centralisatiebeweging die in gang is gezet
betrokken zijn. De accountant beveelt aan
voor de bedrijfsvoering (;pp[t gedurende
de positie van (financial) control centraler te
geheel 2026).
positioneren, een centraal
Het is de ambitie om een controlframework
controlframework te ontwikkelen,
te ontwikkelen in het tweede half jaar van
periodieke balansanalyses te
2026.
implementeren, te werken met
Rondom de periodieke balansanalyses is
periodeafsluitingen en het aantal late
gewerkt aan een eerste basis. De afsluiting
correctieboekingen in rondom de
over 2025 wordt gebruikt als input voor het
jaarsluiting substantieel terug te dringen.
vervolg in 2026. We zijn voornemens in mei een wat uitgebreidere afsluiting te organiseren en in augustus/ september een eerste softclose.
2. Beheersing investeringsagenda
De informatievoorziening over de
Deze elementen worden opgepakt in het
(2.1–2.4)
investeringsagenda biedt nog onvoldoende
programma “Grip op Investeringen”
inzicht om de raad optimaal te faciliteren.
waarover u apart wordt geïnformeerd in het
Centrale monitoring van
eerste kwartaal van 2026.
investeringskredieten ontbreekt, ambities en realiteit lopen nog niet synchroon en kapitaallasten worden onvoldoende centraal bewaakt. De accountant merkt op dat deze uitdagingen breder herkenbaar zijn bij andere gemeenten. 3. Memoriaalboekingen (3.1)
Na de migratie naar SAP S/4HANA is het
Er is een aanvullende checklist voor
proces rondom controle van
memorialen van periode 14
memoriaalboekingen (een boeking in de
geïmplementeerd bij jaarstukken 2025.
administratie die wordt gebruikt om
Verdere procesverbetering en borging is
correcties, bijzondere posten of interne
gedurende 2026 beoogd onder meer door
overboekingen vast te leggen) nog niet
weer met vaste formats te gaan werken
volledig opnieuw verankerd. De accountant
met vaste kernwerkstappen. Ook is het de
acht het proces nog onvoldoende en
insteek is om het aantal memoriaal
adviseert het proces weer te versterken.
boekingen te reduceren waar zinvol en mogelijk en op termijn het aantal perioden voor correcties aan het einde jaar van het jaar te beperken. Gedurende 2026 worden de verbeteringen verder opgepakt.
4. Inkoop & aanbestedingen (4.1)
Er is nog geen centraal inkoopsysteem en
Aanbesteding van het contractmanagement
de inkoopkalender is handmatig en variabel
systeem loopt. De interne kaders voor
van kwaliteit. De aanbeveling is toe te
inkoop zijn en worden uitgebreid. Ook voor
werken naar integrale
2/3
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
7 april 2026 34135323
Thema / aanbeveling
Bevinding accountant
Onze aanpak in 2026
procesondersteuning, centrale kaderstelling
inkoop is een principebesluit genomen om
en koppeling met SAP S/4HANA, waarbij
verder te centraliseren.
de decentrale verantwoordelijkheid van
Verder bent u breed geïnformeerd over de
organisatieonderdelen gehandhaafd blijft.
opgaven voor de inkoopfunctie in een aparte raadsbrief die u heeft ontvangen op 27 februari 2026.
5. SAP S/4HANA implementatie
Na de go-live per 1 januari 2025 zijn
De achterstanden zijn weggewerkt.
(5.1)
operationele achterstanden ontstaan in de
Basisrapportages voor de jaarsluiting zijn
verwerking van boekingen en zijn
gerealiseerd. Standaard financiële
managementrapportages anders ingericht
(management)rapportages worden
dan gewenst. De aanbeveling is
heringericht (Q2 2026). Trainingen en
achterstanden weg te werken (streefdatum
ondersteuning gebruikers worden
31 december 2025), standaard rapportages
geïntensiveerd (gedurende geheel 2026).
opnieuw in te richten (afronding Q1 2026) en het systeem verder te optimaliseren 6a. Jaarrekeningcontrole 2025 –
Aandacht nodig voor onderbouwing
Er is een checklist memorialen van periode
schattingen & memorialen (6.2)
materiële schattingen, evaluatie
14 ingevoerd. Periodieke analyse tijdens
schattingen vorig jaar en adequate
afsluitingen worden richting Q2 verbeterd.
autorisatie/controle op
Daarnaast is een softclose* voorzien in
memoriaalboekingen. (zie ook punt 3)
2026 (Q3-Q4). *Een soft close is een tussentijdse (periodieke) afsluiting van de financiële administratie, vooruitlopend op de jaarafsluiting, met als doel dat de administratie actueel, juist, volledig en onderbouwd is per een peildatum (vaak per kwartaal, soms per maand). Blijvende aandacht is er voor de onderbouwing van de materiele schattingen.
6b. Jaarrekeningcontrole 2025 –
Het aantal SiSa-regelingen neemt toe;
Standaard formats en checklists worden
SiSa-bijlage (6.3)
tijdige en volledige dossiervorming en
per regeling gehanteerd. Interne controle
interne controle is vereist.
wordt verder vormgegeven. Er is een wekelijkse voortgangsmonitoring die gedurende de jaarsluiting 2025 plaatsvindt.
6c. Jaarrekeningcontrole 2025 –
Toereikende actuele onderbouwing van
Afspraken over aanlevering
grondexploitaties, juridische
grondexploitaties vereist. Onderbouwing
grondexploitaties zijn gemaakt. Aan een
claims & stelselwijziging (6.1, 6.4,
juridische claims en geschillen op orde
toereikende onderbouwing van de impact
6.5)
brengen. Stelselwijziging afschrijving
van de vastgestelde stelselwijziging met
Wervengebied conform BBV toelichten.
betrekking tot de afschrijvingssystematiek van het Wervengebied wordt gewerkt.
3/3
Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl
Aan de gemeenteraad
Behandeld door
Wim Kouwenhoven
Datum
12 mei 2026
wim.kouwenhoven@utrecht.nl
Kenmerk
34143329
Type brief
Voortgangsbrief, afdoeningsbrief
Onderwerp
Voortgang verbeterprogramma Versterken Financiële Functie voorjaar 2026
Bijlage(n)
2 (onderaan bijgevoegd)
Beleidsveld
Financiën
Geachte leden van de raad, Tijdens de behandeling van de voortgang van het verbeterprogramma Versterken Financiële Functie in de vergadering van de commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën op 11 december 2025 is door u gevraagd om u verder te informeren over de beoogde activiteiten in 2026 inclusief een tijdsplanning op hoofdlijnen. We hebben toegezegd u hierover in het eerste kwartaal van 2026 te informeren (ID 1098). Met deze raadsbrief geven we invulling aan die toezegging. Een robuuste financiële functie is de ruggengraat van een gezonde en toekomstbestendige stad. Het stelt ons in staat om verantwoorde keuzes te maken en doelgericht te investeren in een leefbare, veilige en inclusieve stad. De afgelopen periode hebben we opnieuw belangrijke stappen gezet om onze financiële functie te verbeteren. Dit zijn stappen die we samenvatten in drie fasen: 1. Het ordenen van onze uitdagingen; 2. Het op orde brengen van het fundament, en; 3. Het duurzaam versterken van onze organisatie, processen, systemen en samenwerking. Het versterken van de financiële functie zal leiden tot een situatie waarin de gemeente Utrecht in 2030 beschikt over een stabiele en beheerste financiële functie (Control en Financiën) die een betrouwbare partner is voor de organisatie en het bestuur.
Er is een heldere sturing op basis van actuele financiële kaders, verantwoordelijkheden zijn scherp belegd en de belangrijkste processen werken aantoonbaar goed, inclusief voldoende checks en balances. Onze systemen leveren betrouwbare informatie voor (bij)sturing en verantwoording en onze medewerkers hebben de kennis en competenties die van een moderne financiële functie worden verwacht. Dat vertaalt zich concreet in begrotingsdiscipline en voorspelbaarheid, rechtmatigheid, een kwalitatief sterke P&C cyclus en een organisatie die leert en zich aanpast. Daarbij worden fouten geminimaliseerd en, wanneer deze onverhoopt toch worden gemaakt, vroegtijdig gedetecteerd.
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
12 mei 2026 34143329
We zijn op de goede weg waarbij we in de afgelopen periode de basis op orde hebben gebracht en de grootste risico’s gemitigeerd. Tegelijkertijd is er nog veel werk te doen. Veranderingen kosten tijd, vooral als het gaat om werkwijzen en gedrag. Het programma loopt tot eind 2026. Maar ook daarna blijven maatregelen nodig om de financiële functie verder te versterken. In onze vorige voortgangsbrief van 25 november 2025 hebben wij u meegenomen in de resultaten van fase 1 en de eerste resultaten in fase 2. In deze brief geven wij u de (verdere) resultaten van fase 2 en de focus voor fase 3. Fase 3 loopt van april tot en met eind 2026. Wij informeren u in de toegezegde brief in 2027 over de behaalde resultaten met het programma Versterken Financiële Functie en over het beoogd eindbeeld van de financiële functie in 2030. Resultaten fase 2 (september t/m maart 2026) In fase 2 ligt de nadruk op het leggen van het fundament van de financiële functie. In de afgelopen kwartalen is op meerdere vlakken een verbetering zichtbaar binnen concern financiën (zie ook bijlage 2). Onderstaand worden de resultaten per lijn benoemd: 1. Organisatie en besturing In fase 2 is de ambtelijke visie voor financiën verder geconcretiseerd. Het ambtelijke visiedocument voor control is in afronding. In fase drie worden de twee visies ter afronding met elkaar afgestemd.
Daarnaast start de centralisatie van de financiële functie naar verwachting komende periode. Dit betreft zowel control- als financiële functies en de aansturing op de centralisatie zal vanuit Control en Financiën gezamenlijk plaatsvinden. 2. Structuur en interne beheersing Het interne beheers raamwerk is verder vormgegeven en is de basis voor de vormgeving van de interne beheersing bij het opstellen van P&C producten, zoals de begroting 2026 en de Jaarstukken 2025. Met dit raamwerk zorgen we voor duidelijkheid, eenduidigheid en betere kwaliteit van ons werk. De rollen, taken en verantwoordelijkheden rondom de P&C-producten van de VoorJaars Nota en begroting zijn geëvalueerd en verder ingebed. De versie van het handboek Financiën waarin de financiële kaders zijn opgenomen is voor 60% geactualiseerd, de overige 40% volgen in fase 3. Net als een eerste opzet van de ontsluiting via intranet daarvan. Verder zijn beheersmaatregelen voor de kernprocessen geïmplementeerd en zijn sessies en trainingen rondom de werking van interne beheersing georganiseerd. Tot slot is uitvoeringsregeling Treasurybeheer geactualiseerd (vaststelling door college in fase 3). Hierin staat hoe het treasurybeleid in de praktijk wordt uitgevoerd. 3. Processen In fase 2 zijn processen (bijv.
financieel-administratieve processen, gemeentefonds) verder in kaart gebracht inclusief voorstellen voor verbetering en een start met implementatie. Kennis en vaardigheden op het gebied van procesmanagement zijn versterkt. Er is een onderzoek naar het betaalproces uitgevoerd welke in fase 3 wordt afgerond. De betaal- en ontvangstprocessen en kaders voor de belangrijkste geldstromen zijn vastgelegd. De evaluaties van de processen rondom de begroting 2026 en Voorjaarsnota 2026 zijn uitgevoerd en verbeteringen zijn opgepakt. In 2026 wordt verder gewerkt aan de doorontwikkeling van Lias (een digitaal systeem voor planning, begroting en budgetbeheer). Daarnaast is er richting gegeven op welke punten de planning- en control cyclus gaat worden verbeterd. 2/8
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
12 mei 2026 34143329
4. Informatievoorziening en systemen De doorontwikkeling van SAP (het financieel systeem) is in fase 2 verder opgepakt. Er zijn verkenningen uitgevoerd naar ondersteunende technologische hulpmiddelen. Het gebruik van digitale facturen (e-facturatie) is uitgebreid. Een versnelling rondom het realiseren van financiële (management)informatie is in gang gezet. Tien operationele rapportages uit SAP ter ondersteuning van de jaarsluiting zijn opgeleverd. 5. Medewerkers In fase 2 is een actueel leer- en ontwikkelplan (L&O) voor de afdeling Financiën opgesteld en is per functie benoemd welke trainingen noodzakelijk (verplicht) en gewenst zijn. De basis voor een jaarplanning voor opleidingen is gereed. De kennisontwikkelingsstructuur op kwetsbare processen is verder vergroot. Huidige functies zijn in kaart gebracht en de eerste twee functies zijn geactualiseerd voor het functieboek. Samenwerking en verbinding (overkoepelend) Samenwerken gebeurt onder meer binnen de trajecten van het programma waarbij betrokkenen uit onder meer financiën en control – centraal en decentraal nauw optrekken om tot gezamenlijke resultaten te komen. Daarnaast zijn in fase twee met alle onderdelen van de afdeling concern financiën teamsessies georganiseerd en een afdelingsdag Financiën waarbij de opbrengsten van de teamsessies werden verbonden. Hierbij stond versterken van de samenwerking centraal.
Er is onder meer gekeken naar patronen die de samenwerking versterken. Daarbij is afgesproken op welke wijze de belemmerende patronen in de samenwerking worden aangepakt Versterking financiële functie bij organisatieonderdeel Ruimte Bij Ruimte zijn in 2024 en 2025 binnen de financiële functie belangrijke stappen gezet. Het management is beter in positie gebracht en de dienstverlening is verduidelijkt. Hiervoor wordt gewerkt aan een Professioneel Dienstencatalogus (PDC). De vaste medewerkers die zijn geworven, worden zorgvuldig ingewerkt om de teamcompetenties te versterken. De opleidingen die hieraan bijdragen worden dit jaar gegeven. Procesmanagement krijgt een belangrijke rol om te komen tot uniforme werkwijzen. Hiermee beogen we dat uitvoering en sturing goed geborgd worden. Diverse processen zijn in kaart gebracht en geoptimaliseerd. Hierdoor is een duurzaam fundament ontstaan voor verdere verbetering. Focus in fase 3 (t/m december 2026) In fase 3 verschuift de aandacht van het op orde brengen van de basis naar het borgen en verder versterken van wat is opgebouwd. De hele financiële functie staat centraal: zowel centraal als decentraal, financiën én control. Hieronder beschrijven we per onderdeel de hoofdlijnen voor fase 3. De wat meer uitgewerkte activiteiten en planning per kwartaal staan in bijlage 1. 1.
Organisatie en besturing De inrichting van concern financiën en concern control voor de toekomst wordt vastgesteld. De ambtelijke visie op financiën en op control wordt breed uitgedragen in de organisatie. Daarnaast wordt in 2026 de centralisatie van financiën en control vormgegeven en in gang gezet. Hierbij sturen control en financiën gezamenlijk op de centralisatie van de kolommen. 3/8
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
12 mei 2026 34143329
2. Structuur en interne beheersing Het handboek Financiën wordt afgerond (waarin de belangrijkste kaders zijn opgenomen) en het wordt breed in de organisatie toegankelijk gemaakt. Afgesproken kaders worden bewaakt en verbeterd, net als de rollen en taken rondom de producten van de begrotingscyclus. Verder wordt de interne beheersing structureel geborgd, Hierbij hebben zowel medewerkers vanuit financiën en control - als vanuit het primaire proces een rol. 3. Processen In fase 3 wordt verder gewerkt aan het verbeteren van de belangrijkste financiële processen (waaronder bestellen tot betalen en het proces rondom memorialen). De kennis over de begrotingscyclus wordt vergroot en het balansbeheer en het afsluitproces worden verbeterd. Ook wordt een tussentijdse afsluiting van de financiële administratie uitgevoerd om de kwaliteit van de administratie te verbeteren met als uitkomst dat we het aantal correctieperiodes bij de jaarrekening kunnen reduceren. 4. Informatievoorziening en systemen De verdere stappen in automatisering en digitalisering worden gezet. Rapportages worden ontwikkeld op verschillende niveaus, waaronder een gemeentebreed financieel dashboard. De financiële systemen worden verder doorontwikkeld.
Het gebruik van digitale facturen (e-facturatie) wordt vergroot en een pilot op het gebied van de inzet van process mining, robotisering (RPA) en kunstmatige intelligentie (AI) worden in gang gezet. 5. Medewerkers Een gemeentebreed opleidingsprogramma voor de financiële functie wordt uitgerold. Trainingen op het gebeid van wet- en regelgeving en samenwerking worden gevolgd. Het functieboek wordt verder bijgewerkt. Daarnaast wordt het inwerkprogramma aangescherpt en de strategische personeelsplanning voorbereid. 6. Samenwerking en verbinding (overkoepelend) Overkoepelend is gedurende 2026 blijvend aandacht voor het versterken van de verbinding en de samenwerking. Niet alleen aandacht voor de inhoud maar nadrukkelijk ook voor hoe we het werk met elkaar doen. De teamdagen krijgen een structurele plek in 2026 en de verbinding en samenwerking tussen de control- en de financiële kolom en met de primaire lijn zal verder worden versterkt. Risico's en aandachtspunten De in de vorige voortgangsbrief benoemde risico's blijven onverminderd van kracht: de capaciteit blijft kwetsbaar (i.v.m. regulier werk blijven uitvoeren en tegelijkertijd verbeteren), het borgen van aandacht van management en medewerkers vraagt continue aandacht, en gedragsverandering kost tijd. Wij blijven bewust sturen op de balans tussen 'de winkel openhouden' en 'verbouwen'.
Daarbij blijft het de keuze om de activiteiten op te pakken met “degenen die er nu van zijn of straks van worden”. Met als doel om een duurzame verandering te realiseren en de borging vanaf het begin een plek te geven.
4/8
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
12 mei 2026 34143329
Risico
Gevolg
Beheersmaatregel
Capaciteit blijft kwetsbaar
De verandering kost meer tijd en
Prioriteren en temporiseren
energie dan beschikbaar is, of kan
wanneer nodig. De balans tussen
leiden tot kwaliteitsverlies
‘winkel openhouden’ en verbouwen wordt continu bewaakt.
Aandacht
Zonder
Actief sturen op
van management en
blijvende aandacht, betrokkenheid en
betrokkenheid, communiceren over
medewerkers neemt af
eigenaarschap van de hele organisatie
de voortgang en dilemma’s en het
beklijven de verbeteringen niet
zichtbaar maken van successen
Veranderen
Het doorbreken van oude patronen en
Focus houden op communiceren,
van gedragspatronen kost
werkwijzen kan langer duren dan
spiegelen op gedrag en de
tijd
gepland
gewenste manier van (samen)werken. ok binnen het programma in alle trajecten hiervoor aandacht hebben en houden.
Naast deze risico’s zijn er twee aandachtspunten die invloed kunnen hebben op de activiteiten die worden opgepakt met ondersteuning van het programma. Ten eerste de financiële positie van de gemeente en het belang van een evenwichtige begroting. Ten tweede de geplande centralisatie van activiteiten van financiën en control. Dit kan in 2026 leiden tot her prioritering van de activiteiten en beoogde resultaten. Tenslotte kunnen de activiteiten alleen in het beoogde tempo worden uitgevoerd en de borging gerealiseerd, wanneer er middelen beschikbaar zijn. Dit betekent concreet dat er geen verdere bezuinigingen worden doorgevoerd en dat voor een aantal functies binnen financiën aanvullende middelen benodigd zijn. Vervolg Wij houden u op de hoogte van de voortgang via de begrotingscyclus en de gesprekken met de adviescommissie Controle en Financiën. Ook in de adviescommissie laten we zowel de successen als de knelpunten zien, zodat u een volledig beeld houdt van waar we staan. Tegelijkertijd loopt ook het programma Grip op Investeren waarover u separaat wordt geïnformeerd. Uiteraard kijken wij binnen beide programma's, indien er overlap bestaat, of we synergievoordelen kunnen behalen en of er gezamenlijk kan worden opgetrokken. Zoals toegezegd volgt in 2027 een brief over de afronding van het programma Versterken Financiële Functie.
Daarin kijken we terug op wat is bereikt en vooruit naar wat er nog nodig is om het eindbeeld 2030 te realiseren en de resultaten van het programma Versterken Financiële Functie structureel te borgen. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,
de secretaris,
de burgemeester,
5/8
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
12 mei 2026 34143329
Bijlage 1 – planning op hoofdlijnen 1. Organisatie en besturing • • • •
Inrichting voor de toekomst van concern financiën vastgesteld (Q2). Financial control & financiële analyse binnen de gemeente Utrecht verder vormgeven (Q2-Q4). Ambtelijke visie op financiën en ambtelijk visie op control breed uitdragen in de organisatie (Q2Q4). Voorbereiden en in gang zetten centralisatie van financiën en control (Q2-Q4).
2. Structuur en interne beheersing • • •
• • •
Werken volgens de afgesproken rolverdeling rondom P&C-producten begroting en bestuursrapportages (Q2-Q4). Doorlopend oppakken van verbeteringen rondom proces, rollen, taken en verantwoordelijkheden rondom P&C-producten (Q2-Q4). Vervolgen van ondersteunen, monitoren en handhaven op vastgelegde kaders (o.a. overheadsvierkant, kapitaallasten, productiviteitsnormen, indexering, reserves, formatiesturing, doorbelasting interne rente, lokale heffingen, financiële verordening) (Q2-Q4). Handboek financiën afronden, in beheer nemen en goed toegankelijk maken (Q2). Updaten intranetomgeving Financiën (Q2). Administratieve Organisatie/ Interne controle (AO/IC) borgen . Deze ondersteunt de interne beheersing en procesverbetering (Q4).
3. Processen • • • • •
Bepalen en in gang zetten van continue verbetering van processen en kaders voor de belangrijkste financiële processen zoals indexering en beheren reserves (Q2-Q3). Verbeteren van P&C-cyclus op het gebied van proces, inzet ondersteunende technologische middelen en verantwoordelijkheden (Q2-Q4) Balansbeheer / afsluitproces verder oppakken, verbeteren memorialen(proces) en afsluitproces (Q2-Q4) Vervolgen van het beschrijven en beter werkend krijgen financiële processen (Q2-Q4) Onderzoeken en uitvoeren van een softclose (Q3-Q4) (Een soft close is een tussentijdse (periodieke) afsluiting van de financiële administratie, vooruitlopend op de jaarafsluiting, met als doel dat de administratie actueel, juist, volledig en onderbouwd is per een peildatum (vaak kwartaal, soms maand).
4. Informatievoorziening en systemen • • •
•
Digitaliseren van nader te kiezen administratieve werkprocessen en aansluiting tussen administraties. Keuze wordt in fase 3 gemaakt (Q2-Q4) Monitoren van financiële kernprocessen via data/process mining waaronder bij het proces bestellen tot betalen (Q2) Ontwikkelen van gebruiksvriendelijke rapportages op operationeel, tactisch en strategisch niveau (o.a. gemeente breed financieel dashboard, standaard rapportagesets voor budgethouders, operationele SAP BW-rapportages) (Q2-Q4) Doorontwikkeling van Lias en SAP, waaronder implementatie van de subsidiemodule (Q2-Q4) 6/8
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
• •
12 mei 2026 34143329
Vergroten van de inzet van process mining, RPA en AI ter ondersteuning van de werkzaamheden (Q2-Q4) Vergroten gebruik e-facturatie (Q2-Q3)
5. Medewerkers • • • • • •
Uitrollen van het gemeente breed opleidingsprogramma voor de financiële functie (staf en lijn) (Q2) Verder ontwikkelen en organiseren van trainingen op het gebied van wet- en regelgeving, rolneming en samenspel, budgethouderschap e.d. (Q3) Verder opzetten en actualiseren van het functieboek (onderdeel functiehuis) voor financiën (Q2Q3) Aanscherpen van het onboardingprogramma, teambuilding en ontwikkelmogelijkheden voor medewerkers (Q2) Inrichten van een coördinatieplek voor onboarding en leerlijnen (Q3-Q4) Opzet van uitgangspunten en vervolgstappen voor strategische personeelsplanning gereed (Q4)
Overkoepelend samenwerking & verbinding Samenwerking en verbinding zal ook in 2026 prominent aandacht krijgen. Dit uit zicht onder meer in onze aanpak waarbij meer dan 100 medewerkers betrokken zijn bij de verschillende programmalijnen voor het Versterken van de Financiële Functie.
7/8
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
12 mei 2026 34143329
Bijlage 2 – verbetering in cijfers – indicatoren In de afgelopen kwartalen is op meerdere vlakken een verbetering zichtbaar binnen concern financiën (zie ook bijlage 2). Onderstaand de cijfers over 2025: • De tijdigheid en de basiskwaliteit van de P&C producten was in 2025 op orde. De leden van de raad hebben meerdere complimenten gegeven over de jaarrekening, voorjaarsnota en de begroting. • Binnen de afdeling Financiën (centraal) is het gemiddelde ziekteverzuim per kwartaal sterk afgenomen tot een gemiddelde van 3,8% in het vierde kwartaal van 2025. Het percentage inhuur ligt (weer) ruim onder de 10%. • Het percentage facturen dat wordt betaald binnen dertig dagen kende in het eerste kwartaal van 2025 een dip door de implementatie van SAP. Inmiddels is het percentage gestegen naar een meer acceptabel niveau van ruim 89%. Insteek is dat in 2026 90% of meer van de facturen binnen 30 dagen wordt betaald.
Per kwartaal Q1 24 Q2 24
Q3 24
Q4 24
Q1 25
Q2 25
Q3 25
Q4 25
Verzuim
9,0%
8,7%
8,0%
7,0%
6,5%
5,1%
3,6%
3,8%
% Inhuur
8,1%
8,8%
9,6%
11,1%
12,9%
10,5%
8,7%
6,1%
43
41
40
35
35
32
36
93%
91%
92%
60%
75%
85%
89%
Ontwikkeling
Medewerkers
Debiteuren (ontvangsten) Gemiddelde betaaltermijn (in dgn.) 38 Crediteuren (betalingen) % facturen betaald < 30 dagen
93%
8/8
Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl
Aan de gemeenteraad
Behandeld door
Pieter van der Straaten
Datum
19 maart 2026
pieter.van.der.straaten@utrecht.nl
Kenmerk
34113808
Type brief
Voortgangsbrief
Onderwerp
Grip op investeringen – planning en
Bijlage(n)
voortgang programma Beleidsveld
Financiën
Geachte leden van de raad, De gemeente Utrecht heeft grote investeringsambities en beperkte middelen om deze te realiseren, terwijl veranderingen in de wereld om ons heen voortdurend voor nieuwe uitdagingen zorgen. Deze situatie vraagt om zorgvuldige sturing, met aandacht voor planningsoptimisme, betaalbaarheid, financierbaarheid én uitvoerbaarheid van investeringsopgaven. Daar horen goed ontwikkelde sturingsinstrumenten bij, die raad, college en ambtelijke organisatie in staat stellen met inzicht en overzicht sturingsbeslissingen te nemen voor de korte, middellange en lange termijn. Kortom, instrumenten die grip geven op investeringen. Om deze op het juiste niveau te brengen zijn we in 2025 begonnen met het programma “Grip op investeringen”: een meerjarige programmatische aanpak met als doel om stapsgewijs inzicht, sturing en controle op investeringen te vergroten en te verbeteren, beter te begroten, reëel te ramen en (overmatig) planningsoptimisme in te dammen. Deze brief bevat een overzicht van aanpassingen waarmee de grip op investeringen duurzaam op het juiste niveau kan worden gebracht. Dit is een complex traject.
Deze brief biedt inzicht in vervolgstappen in het programma Grip op investeringen, mede naar aanleiding van motie M727-2025 (“Echte grip op investeringen”) en van de toezeggingen om uw raad te informeren over de voortgang van het programma (ID 1018) en om een planning te delen (ID 1098). Tegelijk met deze brief ontvangt u een tweede brief die de omvang toont van gemeentelijke investeringsopgaven op middellange en lange termijn, en die voorts ingaat op de bekostigingssystematiek voor investeringen en op het investeringsplafond. Op de volgende pagina’s benoemen wij zowel inhoudelijke als administratieve verbeteringen die helpen om duurzaam grip op investeringen te verbeteren; ze vergen veranderingen in processen voor besluitvorming, in systemen, dataregistratie en aanlevering, en in werkprocessen. Deze zijn niet van de ene op de andere dag in te voeren. Ervaringen uit andere grote gemeenten leert dat doorontwikkeling van een investeringsstelsel 6 tot 8 jaar kan vergen.
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
19 maart 2026 34113808
De snelheid waarmee aanpassingen kunnen worden doorgevoerd is afhankelijk van de capaciteit die hiervoor komende jaren kan worden ingezet. Verwachting is dat in het najaar hierover meer duidelijkheid kan worden geboden; dat kan aanleiding geven om onderstaande planning bij te werken. Eerste mijlpalen zijn bereikt... Sinds wij u de vorige keer hebben geïnformeerd over het programma Grip op investeringen (in de programmabegroting 2026) heeft de focus vanuit het programma gelegen op het in kaart brengen van de omvang van investeringsopgaven op middellange en lange termijn, tot en met 2040. Deze hebben wij per thema inzichtelijk gemaakt (zie separate brief). Ook hebben we scenario’s opgesteld waarmee de impact van huidige en toekomstige investeringen op financiële kengetallen in beeld kunnen brengen, zowel voor de middellange als de lange termijn. Deze inventarisaties en scenario’s zijn bedoeld ter ondersteuning van strategische beslissingen over de meerjarige omvang van investeringsopgaven in relatie tot de programmabegroting, zoals deze jaarlijks aan de orde zijn bij de integrale afweging over de voorjaarsnota.
...maar ook nog veel vervolgstappen uit te voeren Duurzaam grip op investeringen ontwikkelen en scherp zicht bieden op de impact van investeringen op financiën vergt zowel inhoudelijke als administratieve verbeteringen; deze vragen om een groot scala aan aanpassingen in werkwijzen, systemen, data-aanlevering en besluitvormingsprocessen. Hieronder hebben wij een puntsgewijs overzicht opgenomen van inspanningen vanuit het programma Grip op investeringen. 1. Gemeentebrede aansturing van het investeringsstelsel We verduidelijken de verantwoordelijkheden binnen het gemeentebrede investeringsstelsel, onder met het oog op (voorbereiding van) besluitvorming. Voor uw raad is relevant dat dit leidt tot: • Eén integraal overzicht van nieuwe investeringen, domeinoverstijgend samengesteld, bij voorjaarsnota. • Bij de voorjaarsnota jaarlijks inzicht in het budget dat beschikbaar is voor programmering van investeringen; • Eenduidige informatie over investeringsprogrammering bij voorjaarsnota, programmabegroting en meerjarenprogramma’s; • Duidelijke uitgangspunten voor investeringsramingen, (vrijval van) kapitaallasten; Deze stappen moeten waarborgen dat investeringsinformatie op een consistente manier aan uw raad wordt aangeboden. 2.
Verbetering van investeringsplanning (tot 10 jaar vooruit) De instrumenten waarmee de organisatie investeringen plant kunnen verder worden aangevuld met een meerjarige doorkijk (schets, in potlood), inclusief financiële data. Doel is u bij toekomstige begrotingen en meerjarenramingen duidelijker inzicht te geven in alle investeringsopgaven, de fasering, de prioritering, wat nieuw is en wat bestaand en de financiële doorwerking op langere termijn. Dit draagt bij aan duidelijkheid en voorspelbaarheid in de programmering van toekomstige investeringen. Dit zal doorontwikkeling van alle investeringsprogramma's en het MPR vragen. 3. Voorjaarsnota 2027: overzicht nieuwe investeringen en kapitaallasten Inzet is u bij de voorjaarsnota 2027 een zelfstandig overzicht van nieuwe investeringen aan te bieden, los van het MPR, zoals gevraagd in motie 727-2025. Daarbij wordt rekening gehouden met suggesties die de gemeenteraad heeft gedaan bij de behandeling van de programmabegroting 2026 (zoals toegezegd in ID 1081). Streven is daarbij ook een overzicht te bieden van bijbehorende kapitaallasten, van vrijval van kapitaallasten en van de mogelijke impact van planningsoptimisme op kapitaallasten. Zo’n kapitaallastenoverzicht opstellen vergt echter financieel-administratieve
2/5
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
19 maart 2026 34113808
aanpassingen, die meer implementatietijd vergen dan beschikbaar is voordat de voorbereiding van de volgende voorjaarsnota van start gaat. Het is daarom verstandig om voor de extra (kapitaallasten)overzichten rekening te houden met een langere doorlooptijd richting begrotingsjaar 2028. 4. Impact van planningsoptimisme op financiële kengetallen Een terugkerend aandachtspunt van raad en college bij Grip op investeringen is planningsoptimisme. Daarbij speelt de vraag hoe hiermee om te gaan in de berekening van geprognosticeerde balans, met het oog op berekening van financiële kengetallen: • In de programmabegroting 2025 is in berekening van de geprognosticeerde balans verondersteld dat het investeringsvolume vanaf 2025 constant zou blijven, op het niveau van 2023. Ook zijn in deze programmabegroting voor het eerst investeringsuitgavenramingen opgenomen per afzonderlijk investeringskrediet (deze ramingen laten zien in welke begrotingsjaren een investeringskrediet naar verwachting wordt besteed). • In de voorjaarsnota 2025 is de berekeningsmethode voor de geprognosticeerde balans aangepast. Voor 2026 en 2027 wordt uitgegaan van een gemeentebreed realisatiepercentage voor investeringsuitgaven van 65%, en voor latere jaren van een trendmatige groei van uitvoerend vermogen van de gemeente.
• In de voorjaarsnota 2025 is een bezuiniging voor planningsoptimisme doorgevoerd op kapitaallastenbudgetten; deze bezuiniging wordt ingevuld met besparingen die voortkomen uit vertraagde uitvoering van projecten. • In de jaarrekening 2025 wordt voor het eerst verantwoord over investeringsuitgavenramingen per afzonderlijk investeringskrediet. • Met het oog op besluitvorming in het voorjaar van 2026 hebben we een model opgesteld waarmee de ontwikkeling van financiële kengetallen richting 2040 kunnen worden ingeschatt (niet alleen voor de eerstkomende 4 jaar). Die lange termijninschatting is weliswaar met allerlei onzekerheden omgeven. Toch verwachten we dat deze een belangrijke rol kan vervullen in voorbereiding en ondersteuning van de jaarlijkse integrale afweging, vanwege het perspectief op de lange termijn. Inzet is vanaf 2027 jaarlijks bij de voorjaarsnota een lange termijninschatting van de effecten van investeringsopgaven op de financiële kengetallen op te stellen. 5. Spelregels voor overprogrammering, inrekenen van onderbesteding Vanaf de voorjaarsnota 2027 kunnen de centrale correcties voor planningsoptimisme worden gecombineerd met spelregels voor overprogrammering en het inrekenen van onderbesteding.
De spelregels die kunnen worden uitgewerkt om te komen tot realistischere planning en betere ramingen zouden in de tweede helft van 2026 met uw raad besproken kunnen worden. 6. Investeringsplafond Afhankelijk van besluitvorming in het coalitieakkoord kan in 2026 worden gestart met verdere uitwerking van een investeringsplafond. Als wordt besloten tot invoering van een plafond, is in ieder geval verdere uitwerking nodig van de volgende punten: • De wijze van programmeren onder een plafond; • Criteria voor verdeling van beschikbare ruimte; • De relatie met de uitvoeringstoets (zie hieronder). 7. Uitvoeringstoets Zoals aangekondigd in de programmabegroting 2026 wordt dit jaar de uitwerking gestart van een methode om jaarlijks te toetsen of voorgestelde toevoegingen aan de investeringsprogrammering uitvoerbaar zijn, met inachtneming van beschikbare capaciteit en reeds geplande werkzaamheden (in lijn met motie 365-2025). Alvorens hieraan te beginnen is duidelijkheid wenselijk over de eventuele
3/5
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
19 maart 2026 34113808
invoering van een investeringsplafond. Dit is omdat een investeringsplafond op zichzelf ook al uitlokt dat uitvoerbaarheid van nieuwe investeringen kritisch wordt beoordeeld. 8. Reëel ramen en realistisch plannen Bij een methodiek voor een uitvoeringstoets horen ook maatregelen om investeringsvolumes realistisch te plannen per investeringsopgave. De uitwerking daarvan wordt vanaf dit jaar ter hand genomen. Punten die hierbij kunnen worden verkend zijn de volgende: • Een betere koppeling tussen capaciteitsramingen en investeringsplanningen; • Een meer realistische verdeling van investeringsuitgaven over de jaren; • Het gebruik van uniforme instrumenten en spelregels binnen de gemeentebrede planning. In de tweede helft van 2026 kunt u hierover verdere informatie verwachten. Richting voorjaarsnota 2027 kunnen hiervan naar verwachting de eerste vruchten worden geplukt. 9. Verbeteringen in investeringsstaten (Programmabegroting 2027) De investeringsstaten bij de programmabegroting bevatten een totaaloverzicht van investeringskredieten die de raad eerder heeft vastgesteld, en van nieuw vast te stellen investeringskredieten. Inzet is u vanaf de Programmabegroting 2027 hierin een duidelijker overzicht bieden van toevoegingen en wijzigingen in investeringskredieten, per investeringsopgave en per begrotingsprogramma.
Waar mogelijk worden hierbij al suggesties betrokken die de gemeenteraad heeft gedaan, bijvoorbeeld om beter inzicht te bieden in enerzijds vervangingsinvesteringen (“instandhouding van de openbare ruimte”, “instandhouding van gemeentelijk vastgoed”) en in andersoortige investeringsopgaven anderzijds (“transities in de bestaande stad”, “uitbreiding van voorzieningen”). Vervolgstappen daarna zijn onder meer om vaker splitsingen aan te brengen tussen voorbereidings- en uitvoeringskredieten, en de bundeling van meerdere investeringsprojecten in één investeringskrediet. 10. Verbeteringen in autorisatie en financiële spelregels Er wordt bekeken welke aanscherping van financiële spelregels voor investeringskredieten wenselijk is, waaronder: • Heroverweging van autorisatieniveaus (eventuele bundeling van projecten); • Structureler onderscheid tussen voorbereidings- en uitvoeringskredieten; • Mogelijke nieuwe voorwaarden, zoals een minimaal dekkingspercentage dat beschikbaar moet zijn voor een uitvoeringskrediet wanneer een voorbereidingskrediet wordt aangevraagd; • Herziening van de huidige categorieën voor investeringen (“categorie a”, “categorie b”). De uitkomsten worden aan uw raad voorgelegd wanneer dit leidt tot voorstellen voor wijziging van financiële spelregels. 11.
Administratieve verbeteringen en databeheer We starten dit jaar met aanpassingen van systemen en werkprocessen met het oog op: • Centrale monitoring van investeringen en bijbehorende kapitaallasten; • Een begrotingssystematiek waarin vrijval van kapitaallasten centraal wordt verwerkt voordat deze wordt toegedeeld aan programma’s; • Eén centraal en actueel databestand voor investeringsstaten, met procedures voor correcte data-aanlevering; • Versterking van de interne controlefunctie gericht op investeringsprojecten. Deze maatregelen zijn gericht op structureel betrouwbare informatievoorziening voor uw raad. Uitvoering van deze punten vergt inzet gedurende een aantal jaren. 12. Gebruik van data om te leren en te verbeteren Om ramingen en planningen blijvend te kunnen verbeteren streven we ernaar goede datasets op te
4/5
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
19 maart 2026 34113808
bouwen. Voor uw raad betekent dit dat in volgende begrotingscycli inzicht kan worden gegeven in: • De gemiddelde doorlooptijd van investeringen, per investeringsopgave; • Feitelijke uitgavenprofielen (verdeling van uitgaven over de jaren); • Afwijkingen tussen planning en realisatie die redelijkerwijs verwacht kunnen worden als gevolg van overprogrammering; • Verbetering van ramingen voor het inrekenen van onderbesteding van kapitaallasten. 13. Afbakening Het programma Grip op investeringen richt zich uitsluitend op de informatievoorziening, sturing en financiële beheersing rond investeringen. Het versterken van het uitvoerend vermogen van de organisatie gericht op de investeringen valt buiten de scope van dit programma. Parallel aan dit programma wordt ook gewerkt aan versterking van de financiële functie (VFF) binnen de gemeentelijke organisatie. Over de voortgang van het programma VFF wordt u apart geïnformeerd. 14. Vervolg Wij verwachten dat uw raad in de tweede helft van 2026 over een aantal van de hierboven genoemde punten nader geïnformeerd kan worden. De eerste zichtbare veranderingen worden verwerkt in de Voorjaarsnota 2027 en de Programmabegroting 2027. De doorlooptijd van het gehele programma is afhankelijk van de capaciteit die hiervoor beschikbaar gesteld kan worden.
In onderstaande tabel is deze procesinformatie samengevat voor onderdelen waarover u moties heeft aangenomen, of waarover wij u eerder toezeggingen hebben gedaan. Vervolgstap
Uitwerking Vanaf 2026
Toepassing vanaf (streefmoment)... Voorjaarsnota 2027
Nadere informatie... In 2e helft 2026
Uitwerking uitvoeringstoets Maatregelen om investeringsvolumes per investeringsopgave realistisch te plannen Investeringsoverzicht
Vanaf 2026
Voorjaarsnota 2027
In 2e helft 2026
Vanaf 2026
Voorjaarsnota 2027
In 2e helft 2026
Uitbreiding investeringsoverzicht met (vrijval van) kapitaallasten
2027
Voorjaarsnota 2028
Nader te bepalen
Adviescommissie Controle en Financiën Bovenstaande aanpak voor het programma Grip op investeringen is zeer ambitieus. Uitvoering hiervan vergt dat voldoende capaciteit beschikbaar is. Hoe minder capaciteit hoe langer de doorlooptijd. Wat de planning ook wordt, u wordt hierover ieder halfjaar geïnformeerd, zowel bij de voorjaarsnota als in het najaar bij de behandeling van de programmabegroting. Het eerstvolgende moment is dan bij de programmabegroting 2027. En als u dat wenst, kan de inhoud van deze brief uiteraard verder worden toegelicht en besproken. Bijvoorbeeld in de adviescommissie Controle en Financiën, met het oog op de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad, of met een extra toelichting in een technische sessie.
Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,
de secretaris,
de burgemeester,
5/5
Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl
Aan de gemeenteraad
Behandeld door
Pieter van der Straaten
Datum
19 maart 2026
pieter.van.der.straaten@utrecht.nl
Kenmerk
34113806
Type brief
Voortgangsbrief
Onderwerp
Grip op investeringen – omvang
Bijlage(n)
-
gemeentelijke investeringsopgave Beleidsveld
Financiën
Geachte leden van de raad, Utrecht is een gemeente die veel investeert. In deze brief bieden wij u inzicht in de omvang van huidige investeringsopgaven en toekomstige investeringsopgaven op middellange en lange termijn. Deze informatie is in beeld gebracht in het kader van het programma Grip op investeringen. In een tweede brief, die u tegelijkertijd ontvangt, informeren wij u over de voortgang van dat programma. De omvang van de investeringsopgaven vraagt om keuzes over ambitieniveaus, bekostiging en eventueel ook de toepassing van een investeringsplafond als nieuw sturingsinstrument. Met het oog op die keuzes informeren wij u graag over deze onderwerpen (conform toezegging ID 1018). Zoals voorzien in de brief waarmee we in november 2024 het programma Grip op Investeringen aankondigden, geeft de inventarisatie van investeringsopgaven aanleiding om inhoudelijke ambities en doelstellingen bij te stellen. 1. Vooruitblik: impact investeringsambities op gemeentefinanciën Utrecht Zoals aangekondigd in november 2024 hebben we de omvang van investeringsopgaven in kaart gebracht op middellange en lange termijn (2040). Ook hebben we de mogelijke impact van die opgaven op financiële kengetallen berekend, waarbij we aantekenen dat zulke berekeningen met veel onzekerheid zijn omgeven.
De komende jaren staat de gemeente voor vijf grote investeringsopgaven, die samen nagenoeg alle gemeentelijke investeringen omvatten. Die investeringsopgaven zijn de volgende: • Instandhouding van de openbare ruimte. Dit gaat onder andere om straten, wegen, fietspaden, bomen, parken en ander groen, bruggen, tunnels en sluizen. • Instandhouding en verduurzaming van gemeentelijk vastgoed. Dit omvat onder meer onderwijsgebouwen, sport- en cultuuraccommodaties, vastgoed dat wordt verhuurd aan welzijnsinstellingen, gemeentelijke huisvesting en monumenten in gemeentelijk eigendom.
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
•
• •
19 maart 2026 34113806
Transities in de bestaande stad. Hierbij gaat het om grote transities zoals het toevoegen van groen, klimaatadaptatie, energietransitie en mobiliteit (meer fiets en ov). Ook inbegrepen zijn: de mobiliteitsinvesteringen die randvoorwaardelijk zijn voor gebiedsontwikkelingen in GrootMerwede, Rijnenburg en Overvecht. Uitbreiding van voorzieningen. Door groei van het aantal inwoners zijn meer scholen nodig, meer sportvoorzieningen, meer buurtcentra, meer cultuurvoorzieningen etc. (Betaalbare) woningbouw en gebiedsontwikkeling. Realisatie van hoge percentages betaalbare woningen in gebiedsontwikkelingen vereist financiële bijdragen van de gemeente.
In deze brief ligt de focus op investeringen in bezittingen waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt (zoals gebouwen, wegen, installaties of automatisering) die volgens regelgeving op de balans van de gemeente moeten worden opgenomen ofwel geactiveerd. Financiële bijdragen aan investeringen in (betaalbare) woningbouw en gebiedsontwikkeling (zoals voorzieningen voor onrendabele grondexploitaties) worden niet geactiveerd en zijn daarom niet zichtbaar in de investeringsoverzichten in deze brief. Over de omvang van die bijdragen aan woningbouw en gebiedsontwikkeling wordt jaarlijks besloten in de integrale afweging; de uitkomst wordt opgenomen in het Meerjarenperspectief Ruimte (MPR). Als vertrekpunt van de inventarisatie van investeringsopgaven hebben we de investeringsstaten genomen uit de Programmabegroting 2026 (zie grafiek 1 hieronder): • In grafiek 1 is te zijn dat de gerealiseerde investeringsuitgaven in de periode 2017-2024 elk jaar zijn toegenomen. In die periode heeft de gemeente ieder jaar zo’n 10 à 15% méér investeringsuitgaven gedaan dan in het voorgaande jaar. Dit laat zien dat het uitvoerend vermogen van de gemeente gestaag toeneemt. • Vooral in 2026 en 2027 toont de grafiek een hoge piek aan geraamde investeringsuitgaven. Deze piek in investeringsuitgaven is het gevolg van investeringsbeslissingen uit de afgelopen jaren.
Deze omvatten naast vervangingsinvesteringen in openbare ruimte en vastgoed ook veel investeringen in de Merwedekanaalzone (middelbare school, parkeervoorziening, overige voorzieningen), in de Mobiliteitshub XL, in de Internationale school Utrecht en andere onderwijshuisvesting, en in vele andere projecten verspreid over de stad (denk aan: sport, cultuur, welzijn, mobiliteit, groenvoorzieningen). Dekking voor deze investeringen is in de afgelopen jaren geborgd in de begroting. Zelfs in financieel uitdagende tijden (ravijnjaar, kostenstijgingen) is het gelukt om te blijven investeren in vervanging en uitbreiding van de voorzieningen die de stad nodig heeft. • De timing van de investeringsuitgaven (gekleurde staafjes) is in grafiek 1 niet gecorrigeerd voor overprogrammering of planningsoptimisme. Alleen als alle investeringen zonder enige vertraging zouden kunnen worden uitgevoerd, komen de investeringsuitgaven uit op het niveau van de gele lijn. Dat is echter niet realistisch. In de praktijk treedt in grote investeringsportefeuilles altijd vertraging op bij een gedeelte van de investeringsprojecten. In de afgelopen jaren lag het gemiddelde realisatiepercentage volgens jaarrekeningen rond 65%.
• Verwacht mag worden dat de jaarlijkse investeringsuitgaven in komende jaren ongeveer uitkomsten op het niveau van het “zachte” plafond (grijze stippellijn), zoals is beschreven in de Voorjaarsnota 2025 en Programmabegroting 2026. Dit zachte plafond gaat uit van een realisatiepercentage van 65% tot en met 2027, en daarna van trendmatige groei.
2/10
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
19 maart 2026 34113806
Grafiek 1: Gerealiseerde en nog te realiseren investeringen, programmabegroting 2026
In welk tempo de huidige werkvoorraad aan investeringen uitgevoerd kan worden, valt niet met zekerheid te zeggen. Het uitvoeringstempo wordt beïnvloed door tal van interne en externe factoren, die per investeringsopgave verschillen. Factoren die uitvoeringstempo beïnvloeden zijn onder meer politiek gewenste scope-wijzigingen in projecten, juridische procedures, participatieprocessen, netcongestie, tekort aan capaciteit en expertise bij de gemeente en/of bij marktpartijen en afhankelijkheid van investeringen door derden (rijk, provincie, corporaties, andere ontwikkelende partijen). De relatie tussen planning en uitvoerend vermogen is schematisch weergegeven in onderstaande grafieken 3a en 3b. Links in deze grafieken zijn de gerealiseerde investeringsuitgaven te zien (grijze staafjes). Als het uitvoerend vermogen zich in een rechte lijn blijft ontwikkelen, volgt het uitvoerende vermogen de grijze stippellijn. Geplande investeringsuitgaven zijn geel weergegeven in de linker grafiek. In de eerste jaren zijn er meer investeringsuitgaven gepland dan we naar verwachting in die jaren kunnen uitvoeren. Het verschil is een combinatie van “overprogrammering” en “planningsoptimisme”; in de rechter grafiek is dit verschil rood gemaakt (A). In latere jaren wordt dit ingelopen (B). Na verloop van tijd ontstaat er ook weer ruimte om nieuwe investeringen uit te voeren (C).