Document · PDF

Agendabundel

Adviescommissie Controle en Financiën 28 mei 2026, gemeente Utrecht38.631 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 5

Bundel - Adviescommissie Controle en Financiën van 28 mei 2026 1.a

Opening en mededelingen (5 minuten)

1.b

Vaststellen van de agenda (2 minuten)

Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst (1 minuut) Concept verslag Adviescommissie 15-01-2026

Ingekomen stukken (5-10 minuten) Ter informatie. Indien gewenst kunnen deze onderwerpen op een volgende agenda worden behandeld.

3.1

Ingekomen stukken: raadsbrieven Raadsbrief Rapport 213a onderzoek Subsidies Doelmatigheids-en doeltreffendheidsonderzoek 213a Subsidies Raadsbrief Opvolging aanbevelingen Boardletter 2025 Raadsbrief Voortgang verbeterprogramma Versterken Financiële Functie voorjaar 2026 Raadsbrief Grip op investeringen - planning en voortgang programma Raadsbrief Grip op investeringen - omvang gemeentelijke investeringsopgave

3.2

Ingekomen stukken: overigen Begrotingscirculaire 2027 Begeleidende brief Begrotingscirculaire 2027 Raadsledenboek Aanbiedingsbrief gemeenteraad Jaarverslag 2025 Jaarverslag 2025 Rekenkamer Utrecht

Kennismaken (rol en hulptroepen) en toelichting op het introductiedocument (20-30 minuten) Raadsportaal: Introductiedocument 2026 adviescie C&F Slides adviescommissie controle & financiën

Jaarstukken, incl. resultaatsbestemming (20 minuten) Presentatie door de accountant en mogelijkheid tot het stellen van vragen.

5.1

Jaarstukken Raadsvoorstel Jaarstukken 2025 Jaarstukken 2025 met accountantsverklaring Bewonerssamenvatting Jaarstukken 2025 Subsidiemonitor 2025 Raadsbrief Collegereactie Accountantsverslag 2025

5.2

Stukken van de accountant Utrecht Monitor 2026 - samenvatting Accountantsverslag 2025 gemeente Utrecht - DEFINITIEF 12-05-2026 Audit Report WG - Gemeente Utrecht - FY 2025 Transmittal letter - Gemeente Utrecht- FY 2025 Presentatie bevindingen accountantscontrole 2025R

5.3

Rekenkamerbrief Onderbesteding Rekenkamerbrief Onderbesteding Eindrapport-DoeMee-2025-Onderbesteding - februari 2026

5.4

Resultaatbestemming Raadsvoorstel Resultaatbestemming 2025 Resultaatbestemming 2025

Voorjaarsnota 2026, Berap en MPR (10 minuten) Mogelijkheid tot het stellen van vragen aan de ambtelijke organisatie.

6.1

Voorjaarsnota 2026

Raadsvoorstel Voorjaarsnota 2026 Voorjaarsnota 2026 Subsidiestaat 2026 gemeente Utrecht Subsidiestaat 2027 gemeente Utrecht 6.2

Berap Raadsvoorstel Eerste bestuursrapportage 2026 Eerste Bestuursrapportage 2026

6.3

MPR Raadsvoorstel Meerjaren Perspectief Ruimte 2026 Meerjaren Perspectief Ruimte 2026 Bijlage voortgang woningbouwprojecten 100+ MPR 2026 Bijlage Projectenlijst 6e tranche maatregelen Lijst projecten sociale huur en middenhuur projecten 2026 Mandaat mer-beoordelingsbeslissing 2025

Vooruitblik en update jaarplan (5 minuten) - Heidag woensdag 9 september (10.00-16.00) - Voorzitter en plv. Voorzitter adviescommissie C&F Jaarplan adviescommissie CF 2026

Advies aan commissie Bestuur n.a.v. JS (15 minuten) Advies adviescommissie Controle & Financiën Programmabegroting 2026 Inbreng adviescommissie Controle & Financiën 19 juni bij de jaarstukken 2024

Rondvraag en afsluiting (5 minuten)

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

15 januari 2026, 18.00-19.30 uur Burgemeesterskamer Stadhuis

Adviescommissie: Ruud Maas (voorzitter), Fred Claasen, Bina Chirino, Joost Vasters, Rick van der Zweth, Margreet Ramaker Overige deelnemers: Rachid Sagrahaoui (directeur Concerncontrol), Freek Verbakel, Rein-Aart van Vugt (accountant), Sioux van Dijk (teammanager financiën), Johan Dorst (griffier), Daniëlle Rijnders (griffie)

1a. Opening en mededelingen De heer Maas opent de vergadering om 18:20 uur. De heer Sagrahaoui deelt mede, dat de voorjaarsnota vanwege de gemeenteraadsverkiezingen beleidsarm wordt. Zij zal vooral een financieel beeld schetsen en de knelpunten alsmede de bijsturings- en heroverwegingsmogelijkheden aangeven. De voorjaarsnota zal iets eerder dan normaal worden voorgelegd. De informatie daaruit zal worden gebruikt voor de overdracht aan de onderhandelende partijen. De voorjaarsnota zal beperkter worden besproken, de programmabegroting uitvoeriger. De eerste bestuursrapportage wordt op het gebruikelijke moment opgeleverd. Het slotdebat van de voorjaarsnota vindt normaal begin / halverwege juli plaats. De heer Dorst feliciteert mevrouw Rijnders namens de commissie met haar benoeming als lid van de commissie BBV. Het is een eer, dat zij namens Utrecht wordt afgevaardigd, naar een commissie waarvan eigenlijk alleen griffiers lid kunnen zijn. De voordracht is geschied door de Vereniging van Griffiers. De felicitatie wordt onderstreept met applaus. 1b. Vaststelling agenda De agenda wordt conform voorstel vastgesteld. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (04-12-2025) De notulen worden met inachtneming van de aangereikte aanpassingen vastgesteld. 3. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. 4.

Evaluatie deel I De heer Verbakel presenteert de Evaluatie adviescommissie Controle & Financiën. Deze presentatie is als bijlage aan dit verslag toegevoegd. In dit verslag zijn alleen de aanvullingen daarop alsmede de reacties vermeld. Vraag 11 over de 1ste en 2de berap In reactie op het diverse beeld, dat de antwoorden op de vraag over de werkwijze en het instrument berap geven, vraagt de heer Van der Zweth, of er ideeën of voorstellen tot verandering van de werkwijze zijn. De heer Verbakel antwoordt, dat de werkdruk voor de afdeling Financiën aan het begin van het kalenderjaar heel hoog is. Het is lastig om zowel de eerste berap als de jaarrekening en de voorjaarsnota op te stellen, plus het in de steigers zetten van de programmabegroting en de tweede berap. Er wordt gekeken naar een eventuele aanpassing van de cyclus en de producten. Een desbetreffend voorstel zal nog worden uitgewerkt. In deze vergadering gaat het om het ophalen van input om richting te geven aan een advies inzake de P&C-cyclus. De Raad beslist over het al dan niet vaststellen van een andere P&C-cyclus.

De heer Maas vraagt, of er met het loskoppelen van berap en voorjaarsnota niet een extra bijstuurmoment wordt gecreëerd. De heer Sagrahaoui legt uit, dat de eerste berap slechts de informatie van een enkele maanden bevat. De vraag is, in hoeverre de afdeling Financiën de Raad daarmee kan voorzien van voldoende informatie voor het bijsturen voor een heel jaar. Mevrouw Rijnders brengt in, dat de provincie Brabant de kadernota heel vroeg opstelt. In de berap werd vervolgens gekeken, of de doelstellingen behaald zijn. Daarover ging dan de discussie tijdens de behandeling van de berap (los van de jaarstukken of kadernota). In Utrecht is de berap vrij technisch. De berap in Brabant was een soort voortgangsrapportage, met informatie waarover er kon worden gediscussieerd. De heer Verbakel geeft aan, dat elders met één sheets per programma wordt gewerkt en afwijkingen en de voortang puntsgewijs worden besproken. De heer Dorst vindt de zeggingskracht van de eerste berap vrij gering, terwijl het opstellen daarvan veel werk is. De tweede berap komt op het moment, dat men eigenlijk met de begroting bezig is. De peildatum is 30 juni, maar de tweede berap wordt pas in november vastgesteld. Dan kan de Raad eigenlijk niet meer bijsturen. De heer Dorst stelt voor, de peildatum op eind mei te stellen en de berap in september te behandelen.

Dan gebeurt dit op een separaat moment, waardoor de berap meer aandacht krijgt en er nog gelegenheid tot bijsturing is. De heer Dorst beaamt, dat er dan drie bespreekmomenten zijn. De documenten verschillen echter. Eén berap zou een verlichting zijn voor de afdeling Financiën. Een nog grotere verlichting zou zijn, dat de enige berap, met peildatum 1 of eind juni, wordt verwerkt in de begroting, die dan lopende het jaar wordt geactualiseerd. De mutaties hebben vaak een structurele doorwerking in de jaren daarna. Voor de Raad zou het een instrument zijn om bij te sturen. Nu wordt de berap niet daartoe gebruikt. Mevrouw Ramakers zou een berap halverwege het jaar handig vinden, als daarin wordt aangegeven, wat wel en wat niet volgens de begroting loopt. De heer Maas vraagt zich af, of de Raad nog kan bijsturen, als de berap wordt opgenomen in de programmabegroting. De heer Dorst wijst erop, dat het dan geen berap meer is. De begroting gaat over het volgende jaar. Dan lopen twee jaar door elkaar. Dat is niet zuiver. Ingebracht wordt, dat dit bij de miljoenennota van het Rijk wel gebeurt. Daar is de politieke discussie naar voren gehaald, om nog te kunnen bijsturen. De najaarsnota wordt langzaam afgeschaft. Als de Gemeente de trend van het Rijk volgt, wordt Q1 meegenomen in de voorjaarsnota en de realisatie van Q2 in de begroting.

De heer Dorst acht het voor de raadsleden niet handig, als verschillende kalenderjaren in hetzelfde product worden bijgesteld. Dan is er geen afwijkingenrapportage meer. Samengevat wordt, dat er een worsteling is tussen het verlengen en het tempo. De raadsleden willen kunnen meebeslissen en bijsturen. De Raad wil de afwijkingen evenals wat deze voor het beleid betekenen, graag duidelijk zien. Technische sessies (Vraag 12) De meningen over de technische sessie lopen uiteen. Mevrouw Rijnders geeft aan, dat de technische sessies voor de P&C-cyclus fysiek in het Stadhuis blijven. Zij en de heer Maas zouden het jammer vinden, als de openbare beantwoording van de vragen zou verdwijnen. Voor de voorbereiding van de Raad zijn de sessies nuttig. Zij zijn zeer informatief. De heer Dorst wijst erop, dat vragensessies, die elders worden gehouden, tot 70% minder schriftelijke vragen hebben geleid. Dat ontlast de ambtelijke organisatie. Vraag 13, latere publicatie begroting Als argument tegen het eind september aanbieden van de begroting noemt de heer Maas, dat de fracties tijd nodig hebben om het stuk tot zich te nemen. De commissie ziet geen voordeel in het later aanbieden van de begroting voor de raad.

Vraag 14, voorjaarsnota als integraal afwegingsmoment De raadsleden zeggen volmondig “ja” tegen de voorjaarsnota als integraal afwegingsmoment, maar soms zijn er in de meicirculaire grote plussen of minnen. Sommige afwijkingen zijn dusdanig groot, dat men er iets mee moet doen in de begroting, terwijl de voorjaarsnota al lang is gepubliceerd.

Vraag 15, digitale of papieren documenten Vier van de zeven respondenten zijn voor digitale documenten. Binnen een fractie zullen er verschillende voorkeuren zijn. De fracties wordt periodiek gevraagd of zij een papieren versie willen hebben. Sommige fracties willen één exemplaar hebben. Aangegeven wordt dat, men alle fractieleden individueel kan vragen naar hun voorkeur. Desgevraagd wordt aangegeven, dat de voorjaarsnota goed wordt gelezen, de programmabegroting minder. Bijlagen worden minder gelezen. Digitaal kan men gericht zoeken. Vraag 16, aanvullingen of weglatingen Op de vraag, of de overzichten van Berenschot, welke delen van de begroting beïnvloedbaar zijn, worden gebruikt, wordt bevestigend geantwoord. De heer Verbakel geeft aan, dat het onderzoek vrij arbeidsintensief en daarmee kostbaar is. De exacte kosten worden nog uitgezocht. De heer Sagrahaoui licht toe, dat zij de heroverwegingsmogelijkheden op basis van het rapport van Beerschot transparant aan de Raad willen voorleggen. Een ambtelijk-technische presentatie lijkt af te wijken van het rapport van Berenschot, dat heeft toegezegd zijn model te zullen aanpassen aan het gemeentelijke model. Een tweede punt is, dat men net iets dieper kan ingaan op maatregelenniveau, waardoor men in het programma kan zien wat de heroverweging is, nog los van wat verstandig is en wat de effecten daarvan zijn.

Er waren twee terugkomdagen met de groep controllers. Dat was arbeidsintensief. De heer Sagrahaoui vraagt, of de Raad wil vasthouden aan Berenschot of dat er ook ruimte is om na te denken over andere initiatieven. De heer Van der Zweth antwoordt, dat het instrument niet zo relevant is, maar de Raad kan er meer mee doen. De training, die de Raad ooit heeft gehad, is weggezakt. De heer Maas vraagt, of er op jaarlijks niveau grote schommelingen zijn. De heer Sagrahaoui antwoordt, dat men eens per twee jaar voornoemde exercitie kan doen, met de begroting en alle aanpassingen daarin. Aangevuld wordt, dat de uitgaven maximaal beïnvloedbaar zijn, op het moment dat subsidies worden toegekend. Daar zit men vier jaar aan vast. Incidentele toekenningen zijn minder beïnvloedbaar. Voor de Raad is het de vraag, of hij voldoende heeft aan een dashboard, bijvoorbeeld als hij op zoek is naar dekking voor een voorstel, of dat de Raad informatie op maatregelniveau nodig heeft. Mevrouw Rijnders onderschrijft de behoefte aan training. Als de Gemeente doorgaat met Berenschot, moet zij elk jaar een online training aanbieden. De heer Maas concludeert, dat het dashboard wordt gewaardeerd, maar dat de Raad open staat voor een alternatief, als dat qua kosten beter uitkomt en qua functionaliteit hetzelfde biedt. De heer Van Vught is van mening, dat de Raad er nog te weinig uithaalt.

Het instrument is twee, drie jaar geleden geïntroduceerd en voorzag toen in de behoefte. Dat is nog steeds zo, maar het slijt, omdat de Raad er te weinig mee doet. De vraag is, hoe men het gebruik effectiever kan maken voor de Raad en wat daarvoor nodig is. In reactie op de opmerking, dat dit tot hogere kosten kan leiden, wordt ingebracht, dat men dan naar de frequentie kan kijken. Mevrouw Rijnders brengt in, dat de lijst van Berenschot als vertrekpunt is gebruikt bij de bezuinigingen. De heer Sagrahaoui onderschrijft dit, maar de rapportage heeft een hoog theoretisch gehalte en gaat onvoldoende diep voor sturing door de Raad. Vraag 17, andere suggesties voor de P&C-cyclus De heer Verbakel noemt de gegeven antwoorden. De afdeling zal die meenemen. Afsluitend: de heer Maas dankt de gasten voor de duidelijke presentatie. De commissie is benieuwd naar de voorstellen. 5. Vooruitblik volgende vergadering

De volgende adviescommissie (28 mei a.s.) staat in het teken van de introductie van de deze commissie en de jaarstukken. Op 26 mei a.s. vindt de technische sessie plaats. Die is tevens onderdeel van het inwerkprogramma voor de nieuwe raad. De gasten verlaten de vergadering. 6. Evaluatie deel II De voorzitter presenteert de Uitkomsten evaluatie adviescommissie C&F 2025, een door mevrouw Rijnders gemaakte samenvatting van de antwoorden. Inschatting niveau volgens PWC-groeimodel De heer Maas vraagt, of de commissie diepgaander contact met de rekenkamer wenst dan wel nodig acht. Hetzelfde geldt voor concernaudit, waarmee het contact volgens de heer Maas overigens diepgaander is dan dat met de rekenkamer. De heer Van der Zweth onderschrijft, dat de diepgang verschillend is, maar hij vindt dit prima. De rekenkamer heeft heel veel weerslag in de raadscommissiedebatten. Het is prettig dat de rekenkamer bij vergaderingen aanwezig is. Aangevuld wordt, dat concernaudit actiever aanwezig is. Door haar leest mevrouw Ramakers de rapporten, waarin interessante dingen staan en ook kritische noten op de ambtelijke organisatie. Desgevraagd wordt toegelicht, dat de rekenkamer het waardevol en fijn vindt om in de commissie aanwezig te zijn en te horen wat er speelt. De rekenkamer denkt desgevraagd mee.

Aangevuld wordt, dat de commissie een van de weinige plekken is, waar ambtelijke organisatie, accountant, raadsleden en griffie bij elkaar zitten. Dit kan voor de rekenkamer van meerwaarde zijn. Aan de andere kant worden de rapporten in de inhoudelijke commissies besproken. Ingebracht wordt, dat het lastiger is om in de commissie inhoudelijk te discussiëren, als niet iedereen de rapporten heeft gelezen. Een goede voorbereiding is dus belangrijk. Hoe ervaart u de adviescommissie? De feedback is zeer positief. De heer Maas geeft aan, dat aanwezigheid van een griffier en de accountant helpt. Er is veel belangstelling voor het commissielidmaatschap. Mevrouw Rijnders hoopt, dat iedereen het enthousiasme overbrengt naar de volgende raadsperiode. Wat gaat er goed? - Mevrouw Rijnders roept op, te benadrukken dat de commissie Bestuur er voor de inhoudelijke diepgang is. - De hoeveelheid aanwezigen is een aandachtspunt. De ambtelijke organisatie wil dat iedereen ervan kan leren. De rest van de afdeling Financiën wil ook graag aanschuiven. Zolang dit de kwaliteit van het gesprek niet beïnvloedt, is dit mogelijk. De commissie versterkt de samenwerking met externe partijen. Ingebracht wordt, dat er nog partijen ontbreken. Scholing en kennisversterking De heidagen waren van hoog niveau en zijn belangrijk voor de diepgang van de commissie.

Advisering De heer Maas vraagt, of de commissie actiever moet zijn, of er meer onderwerpen zijn, waarover de commissie de Raad zou moeten adviseren. Ingebracht wordt, dat de voorbereiding in de commissie de politieke discussie in de Raad bevordert. Zou de commissie de politieke discussie voeren, wordt die uit de commissie gehaald. Veel van de financiële berichten zijn niet politiek, maar dienen de controlerende rol van de Raad. In de raadscommissie wordt, althans in deze periode, een financieel debat gevoerd. Mevrouw Rijnders geeft aan, trots te zijn op de commissie, die het goed doet. Zij hoopt, dat de nieuwe commissie dit vasthoudt. De heer Van der Zweth vraagt zich af, of het voorlezen van het advies van de commissie in de dinsdagavondvergaderingen zinvol is. Volgens hem vertellen de commissieleden in hun fracties, wat de inbreng is. De heer Maas vult aan, dat het advies is verwerkt in wat de fracties zeggen tijdens de debatten. Mevrouw Ramakers pleit voor behoud van het voorlezen, want het gaf in haar fractie een breed gedragen beeld van wat de Raad wil. Dan kan zij zelf haar politieke visie inbrengen. Mevrouw Rijnders vult aan, dat het de voorzitter van de commissie zichtbaar maakt.

Proactieve agendering strategische thema’s De strategische thema’s kunnen bijvoorbeeld uit de heidagen voortkomen. Mevrouw Chirino vraagt zich af, hoe ver de thema’s reiken, of de commissie dan over de financiën van die thema’s spreekt. De heer Van Vught geeft aan, dat het om financiën en bedrijfsvoering gaat. Cyberveiligheid valt onder bedrijfsvoering. Volgens hem zijn de rapporten over cyberincidenten, de maatregelen en ontwikkelingen een thema voor de adviescommissie. Het sluit aan bij concernaudit. Meegeven nieuwe raadsperiode De heer Maas leest de suggesties voor. - Bij de suggestie “kortere agenda” wordt aangegeven, dat de vergaderingen nooit heel lang duren. De afwisseling met themadagen is goed. Als men achteraf merkt, dat men een vergadering heeft gemist, is dit een teken, dat de vergadering nuttig was. Overig De heer Maas mist de gemaakte opmerking, dat de voorzitter ook financieel woordvoerder zou moeten zijn. Voor mevrouw Rijnders mag iedereen voorzitter zijn, mits hij/zij het maar leuk vindt. Zij hoopt, dat zich een leuke voorzitter meldt. De volgende commissie zou ervoor moeten zorgen, dat het CDA er weer bij komt. Uitgesproken wordt, dat de samenwerking met de ambtelijke organisatie door dit soort commissies enorm verbetert. 9. Rondvraag en sluiting De heer Vasters dankt de heer Maas voor diens voorzitterswerk.

De nieuwsgierigheid en openheid van de heer Maas kwamen daarin goed naar voren. De heer Vasters dankt mevrouw Rijnders voor haar aanwezigheid en wenst haar beterschap. Zij is een lichtend voorbeeld voor de commissie. De heer Maas dankt de heer Van Vught voor diens constructieve bijdrage aan de commissie die zeker bijdraagt aan het kennisniveau van de commissie. De voorzitter sluit de vergadering om 19.30 uur.

Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door E-mail Type brief Bijlage(n)

Hanneke Wensink h.wensink@utrecht.nl Aanbiedingsbrief 1

Datum Kenmerk Onderwerp Beleidsveld

8 april 2026 34124862 Rapport 213a onderzoek Subsidies Financiën

Geachte leden van de raad, Het verbeteren van het subsidieproces en het inspelen op nieuwe ontwikkelingen vraagt onze continue aandacht. Daarom hebben wij in november 2025 een 213a onderzoek laten doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid bij het verstrekken van subsidies. Langs deze weg informeren wij u graag over de belangrijkste verbeteringen die wij doorvoeren in het subsidieproces naar aanleiding van de bevindingen uit het auditrapport. Jaarlijks ontvangen wij ongeveer 4.500 subsidieaanvragen van organisaties en inwoners. 80% van die aanvragers ontvangt daadwerkelijk subsidie voor de activiteiten die men gaat uitvoeren. Daarmee is een bedrag van circa 300 miljoen euro gemoeid. U ontvangt jaarlijks bij de jaarrekening de subsidiemonitor waarin u de ontwikkelingen kunt volgen. Het subsidieproces is, naast het inkoopproces, het belangrijkste financiële instrument om activiteiten in de stad te stimuleren en beleidsdoelen te halen. Ons streven is om het subsidieproces uniform en transparant te laten zijn zodat partijen evenveel kans maken op subsidie en de subsidie daar terecht komt, waar het echt nodig is. Het proces voor het registreren en verwerken van de subsidieaanvragen is volledig geautomatiseerd en het hele subsidieproces is vastgelegd in het Uitvoeringskader subsidieverstrekking en in werkinstructies.

Wij verbeteren het proces continu en implementeren waar nodig nieuwe ontwikkelingen. Zo hebben wij in november 2015 een 213a onderzoek laten doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid bij het verstrekken van subsidies. In het rapport kunt u lezen dat er veel goed gaat. Daarnaast zijn ook verbeteringen mogelijk. Wij gaan deze verbeteringen in 2026 uitvoeren. Het plan van aanpak verbeteringen Het plan van aanpak is gebaseerd op de 4 verbeterpunten die in het rapport worden genoemd. 1. We zorgen voor meer duidelijkheid rond interne werkprocessen en leggen deze vast in werkinstructies of in het Uitvoeringskader subsidieverstrekking. Dat doen we door: • We maken afspraken met Control en Financiën over hun rol in het subsidieproces. De uitkomst hiervan leggen we vast in het Uitvoeringskader subsidieverstrekking; • Werkinstructies leggen we vanaf nu, en met terugwerkende kracht, vast volgens mandaat. De werkinstructies maken we beschikbaar via de Teams-site van subsidies;

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

•

8 april 2026 34124862

We hebben al een wijziging in het subsidiesysteem gemaakt voor het controleren van de basisdocumenten in de aanvraagfase en bij de inhoudelijke beoordeling. De basisdocumenten mogen niet ouder zijn dan 4 jaar. We vragen een toelichting bij de inhoudelijke beoordeling zodat duidelijk is waarop de controle gebaseerd is. De werkinstructies hebben we hierop aangepast.

2. We zorgen voor een betere actualisatie van de risicoanalyse en voor het handhaven van de termijnen bij uitstel. Dat doen we door: • We stellen een risicoanalyse op voor organisaties die per jaar meer dan € 20.000 subsidie ontvangen. De risicoanalyse wordt geactualiseerd en uitgebreid met de indicatoren die van belang zijn bij ondermijning. We integreren dit proces in het subsidiesysteem, zodat het invullen en actualiseren van de risicoanalyse gewoonte wordt en meer aandacht krijgt. • We maken een nieuwe werkinstructie voor het geven van uitstel bij het indienen van de eindrapportages aan het eind van het subsidietraject, zodat duidelijk is wie daarbij het mandaat heeft. 3. We verbeteren het proces van de financiële analyse en zorgen voor een uniformere uitvoering en opbouw van de dossiers. Dat doen we door: • We verwerken de verbeterpunten in het Uitvoeringskader subsidieverstrekking. Het kader actualiseren we voortaan jaarlijks, zodat de veranderingen voor alle medewerkers direct zichtbaar zijn. Het mandaat hiervoor ligt bij de concerndirectie. • We organiseren structurele overlegmomenten om de ambtelijke samenwerking te evalueren. Onder structureel verstaan we minimaal één keer per jaar. Belangrijk aandachtspunt hierbij is de volledigheid van de dossiers en het vastleggen van alle correspondentie met de subsidieontvangers.

• We gebruiken het vaststellen van het Uitvoeringskader als moment om het document en de kaders onder de aandacht te brengen van alle betrokkenen bij het subsidieproces. • We scherpen de rolverdeling voor de financiële analyse aan (zie punt 1. afspraken met Control en Financiën). We gaan medewerkers beter faciliteren en extra trainingen organiseren zodat zij hun rol beter kunnen invullen. 4. We streven naar een betere benutting van data voor sturing en verantwoording. Dat doen we door: • We delen de beschikbare sturingsinformatie met de stakeholders. We onderzoeken hoe we dat het beste kunnen gaan vormgeven op een wijze waarbij we voldoen aan de privacyregels. We zullen hierop terugkomen in de Subsidiemonitor 2026. Vervolg Jaarlijks ontvangt u als bijlage bij de jaarstukken de Subsidiemonitor. Wij informeren u in de Subsidiemonitor 2026 over de verbeteringen die wij hebben doorgevoerd.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht, de secretaris,

de burgemeester,

2/2

Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek 213a Subsidies Concernaudit – 23 oktober 2025 | Definitief

Inhoud 1. Inleiding 2. Onderzoeksopzet 3. Aanpak 4. Procesverloop en kerncijfers 5. Managementsamenvatting 6. Verbeterpunten en aanbevelingen 7. Managementreactie en plan van aanpak 8. Bijlagen 8.1 Uitkomsten steekproef 8.2 Referentielijst 8.3 Interviewlijst

1. Inleiding 1.1 Aanleiding

1.2 Juridische context

Het verstrekken van subsidies aan bewoners en organisaties is een belangrijk instrument van de gemeente voor het behalen van doelstellingen uit het Coalitieakkoord 2022-2026. Denk hierbij aan ambities en speerpunten omtrent de centrale thema’s gelijke kansen, betaalbaar wonen en klimaat.

In artikel 213a van de Gemeentewet is opgenomen dat het college van B&W periodiek onderzoek verricht naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door haar gevoerde beleid.

In 2024 heeft de gemeente Utrecht ongeveer €315 miljoen aan subsidies verstrekt en voor 2025 hetzelfde bedrag begroot. Dit houdt in dat ruim 15% van de totale begrote uitgaven (€2,1 miljard in 2025) is gereserveerd voor subsidies. Regels omtrent subsidieverstrekkingen tussen de overheid en subsidieaanvragers zijn opgenomen in de Algemene Wet Bestuursrecht (Awb). De gemeente Utrecht heeft regels voor subsidieaanvragen, verleningen en verantwoording verder uitgewerkt in de lokale Algemene Subsidieverordening Utrecht 2022 (ASV). Binnen de gemeente Utrecht zijn beleidsafdelingen van organisatieonderdelen als proceseigenaren verantwoordelijk voor het verstrekken van subsidies. Het Subsidiebureau, onderdeel van Maatschappelijke Ontwikkeling, biedt hierbij administratieve ondersteuning en toetst subsidies op het naleven van wet- en regelgeving. Een goede samenwerking tussen het Subsidiebureau en de organisatieonderdelen is cruciaal om de doelmatigheid en doeltreffendheid van het subsidietraject te waarborgen.

De verordening voor ‘Periodiek onderzoek door het college naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Utrecht’ bevat regels hiervoor. Zo kunnen de onderzoeken in opdracht van het college worden uitgevoerd door het ambtelijke apparaat, mits onafhankelijkheid is gewaarborgd. Het college heeft het uitvoeren van de 213a onderzoeken bij Concernaudit belegd. In de audit charter van Concernaudit is vastgelegd dat zij jaarlijks twee 213a onderzoeken uitvoert. Definities Doelmatigheid of efficiëntie: het streven om met een zo beperkt mogelijke inzet van de beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken.1 Doeltreffendheid of effectiviteit: de mate waarin een organisatie erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of gewenste maatschappelijk effect te bereiken.1 1Bron: Verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Utrecht

1.3 Opdracht In het door het college van B&W vastgestelde jaarplan 2025-2026 van Concernaudit is het 213a onderzoek ‘Subsidies’ opgenomen.

2. Onderzoeksopzet 2.1 Doelstelling

2.2 Scope

Het doel van dit onderzoek is het beoordelen in hoeverre het proces voor het verstrekken van subsidies een doelmatige en doeltreffende inzet van subsidies borgt, in lijn met de ambities en speerpunten uit het Coalitieakkoord 2022-2026.

De volgende organisatieonderdelen zijn in scope voor dit onderzoek: • Maatschappelijke Ontwikkeling – Subsidiebureau • Beleidsteams bij Maatschappelijke Ontwikkeling (MO), Ruimte, Volksgezondheid (VG) en Culturele Zaken (CZ)

Hoofdonderzoeksvragen De scope van dit onderzoek is als volgt: • Welke middelen heeft het college ingezet voor het verstrekken van subsidies en het naleven van wet- en regelgeving hierover binnen de gemeente Utrecht? • In hoeverre zijn processen rondom het verstrekken van subsidies doelmatig en doeltreffend ingericht om bij te dragen aan maatschappelijke doelstellingen?

• Governance: • Beschikbaarheid en actualiteit van adequaat beleid rondom subsidies, vertaling van (strategische) doelstellingen naar beleid en werkinstructies • Instructies voor inzet van wijzen van geldverstrekking (subsidies vs. overheidsopdrachten) • Samenspel tussen het Subsidiebureau en de beleidsteams bij organisatieonderdelen met duidelijk belegde rollen en verantwoordelijkheden

• In hoeverre heeft de gemeente Utrecht beheersmaatregelen adequaat ingericht om tekortkomingen in het subsidieproces tijdig te identificeren en bij te sturen? • Procesuitvoering: • Naleving van beleid en werkinstructies • Opzet en werkwijze van interne beheersmaatregelen, zoals prestatiebeoordelingen van verstrekte subsidies • Grip op het proces door inzet van data en automatisering • Samenspel tussen het Subsidiebureau en de beleidsteams bij organisatieonderdelen in de procesuitvoering en –bewaking • Wij beoordelen de scope door middel van een procesanalyse van vijf subsidies: • 2023: Subsidieverzoek JoU Jongerenwerk Utrecht - € 7.461.871 [MO] • 2023: Omroep Utrecht Stichting - €385.183 [CZ] • 2023: Werkplan 2023 - € 3.982.055,32 [MO] • 2024: Investeringsimpuls Meerwaarde Afdracht - Ibisdreven I & II - € 970.000 [Ruimte] • 2025: Subsidie voor een Verslavingsinterventie Team (VIT team) - € 245.000 [VG]

3. Aanpak 3.1 Referentiekader

3.2 Methoden

Onderstaande modellen, raamwerken en documenten vormen het referentiekader voor het onderzoek.

Algemene Wet Bestuursrecht (Awb)

Documentanalyse

Algemene Subsidieverordening (ASV) gemeente Utrecht 2019 en relevante nadere regels

Data-analyse

Interviews

Mandaatregeling Burgemeester en Wethouders gemeente Utrecht 2022-2025 Uitvoeringskader Subsidieverstrekking gemeente Utrecht 2020-2023

3.3 Auditteam

Verantwoordingsprotocol Subsidies Gemeente Utrecht 2019, 2025

• • • •

Accountantsprotocol Subsidies gemeente Utrecht Werkinstructies subsidieverstrekkingproces

Aleksandra Drazilovic, Senior IT Auditor (Projectleider) Roderick Sluiter, Data analist Annemieke Kee, Auditor Karla Smits, Auditor

De Manager Concernaudit, Jasmin Grundauer, ziet toe op de kwaliteit van dit onderzoek.

Kader geldverstrekkingen 2014 Keuzekompas aanbesteden in sociaal Domein 2024

4. Procesverloop en kerncijfers (1/2) Onderstaand schema is een versimpelde weergave van het subsidieverstrekkingproces. Subsidieaanvragen komen centraal binnen bij het Subsidiebureau, onderdeel van Maatschappelijke Ontwikkeling. Het Subsidiebureau voert de eerste verwerking van de aanvragen uit. De beleidsafdelingen zijn verantwoordelijk voor opstellen van nadere subsidieregelingen binnen hun beleidsdomein en zijn de budgethouders van de subsidiegelden. De inhoudelijke beoordeling van het doelmatig en doeltreffend besteden van de subsidie ligt bij de beleidsafdelingen.

Verleningsfase

Vaststellingsfase

De fase van het beoordelen van de subsidieaanvraag en het bepalen van de hoogte en voorwaarden van de subsidie

De fase van het beoordelen van de resultaten van de gesubsidieerde activiteiten en het definitief vaststellen van het subsidiebedrag

1. Formele beoordeling

5. Formele beoordeling

• Controle op tijdig, volledig en juist indienen van aanvraagdocumenten • Controle van ingediende aanvraagdocumenten op hoofdlijnen • Controle op voldoen aan eisen voor goed bestuur

• Controle op tijdig, volledig en juist indienen van verantwoordingsdocumenten • Controle van ingediende verantwoordingsdocumenten op hoofdlijnen

Verantwoordelijke

• Subsidiebureau

2. Beoordeling van de subsidieaanvrager • Toets op wettelijke eisen voor aanvragers volgens – onder andere – de Algemene Subsidie Verordening (ASV) en nadere regel • Toets op goed bestuur en belangenverstrengeling • Mits relevant: opstellen risicoprofiel voor subsidieaanvrager

• Subsidiebureau • Beleidsafdeling

6. Inhoudelijke en financiële beoordeling 3. Inhoudelijke en financiële beoordeling • • • •

Controle op het voldoen aan eisen vanuit de ASV en nadere regel Controle op inhoudelijke en financiële criteria Controle op uitvoerbaarheid voorgestelde activiteiten Controle op beoogde bijdrage van activiteiten aan beleidsdoelstellingen

• Controle op verantwoording van activiteiten • Controle op voldoen aan gestelde eisen bij verlening en bijdrage van activiteiten aan beoogde beleidsdoelstellingen • Controle financiële verantwoording • Mits relevant: controle op toepassing van Verantwoordings- en Accountantsprotocol gemeente Utrecht

4. Besluit

7. Besluit

• Opstellen besluit: afwijzen, (gedeeltelijk) verlenen of direct verlenen • Controle en ondertekening besluit volgens mandaatregeling

• Opstellen besluit: conform verlening, lager of op nihil vaststellen • Controle en ondertekening besluit volgens mandaatregeling

• Beleidsafdeling

• Subsidiebureau • Beleidsafdeling

4. Procesverloop en kerncijfers (2/2) Kerncijfers Subsidieverstrekkingproces

Centrale thema’s uit het coalitieakkoord

Sinds 2021 legt de gemeente het subsidieverstrekkingproces vast in het subsidiesysteem Easyfunders. In de onderstaande figuur laten we het aantal sindsdien aangevraagde, verleende en vastgestelde subsidies zien (tot peildatum 25 september 2025).

De gemeente verstrekt subsidies op grond van de Algemene Subsidieverordening en de daaronder vastgestelde nadere regels of beleidsnota’s. Sinds de start van de huidige coalitie op 1 juni 2022 zijn subsidies verleend onder 184 nadere regels of beleidsnota’s (zoals de Cultuurnota).

De gemeente Utrecht ontvangt jaarlijks rond 4.000 á 5.000 subsidieaanvragen van organisaties, ondernemers en inwoners. Dit resulteert in een gemiddeld aanvraagbedrag van in totaal € 310 miljoen per jaar.

We hebben deze subsidieregelingen op hoofdlijnen gerelateerd aan de vijf centrale thema’s uit het Coalitieakkoord 2022-2026: kansengelijkheid, wonen en woningnood, tegengaan klimaatcrisis, werken aan een levendige en leefbare stad en publieksdienstverlening.

De gemeente verleent ruim driekwart van deze aanvragen, wat optelt tot gemiddeld € 260 miljoen per jaar. Subsidies worden binnen een jaar na afronding van de activiteiten vastgesteld. Met name voor recente jaren zijn daarom veel subsidies nog niet vastgesteld. Sinds 2021 werd bij 89% van de subsidies het verleende bedrag uitgekeerd. Bij 11% van de subsidies werd een lager bedrag vastgesteld, bijvoorbeeld omdat niet alle activiteiten zijn uitgevoerd. Slechts 15 verleende subsidies werden op nihil vastgesteld. Aantal aangevraagde, verleende en vastgestelde subsidies vanaf 2021 6000 5000

Onderstaande figuur geeft een beeld van de verdeling van verleende subsidiebedragen per thema sinds de start van de coalitieperiode. Verleend bedrag per centraal thema uit het Coalitieakkoord 2022-2026, x €1.000 Levendige stad € 152.105 18,5%

Publieksdienstverlening € 3.792 0,5%

Klimaatcrisis € 16.918 2,1%

4000 Woningnood € 27.948 3,4%

3000 2000 1000 0 2021

2022

2023

2024

Aangevraagd

Verleend

Vastgesteld

2025

Kansengelijkheid € 620.814 75,6%

5. Managementsamenvatting

5. Managementsamenvatting Context

Governance - Beleid en werkinstructies

Het verstrekken van subsidies aan bewoners en organisaties is een belangrijk instrument van de gemeente voor het behalen van doelstellingen uit het Coalitieakkoord 2022-2026.

Het Subsidiebureau heeft het ‘Uitvoeringskader Subsidieverstrekking’ gepubliceerd om een uniforme en transparante werkwijze voor subsidieverstrekkingen te faciliteren. Wij zijn van mening dat het Uitvoeringskader een solide basis vormt voor een systematische uitvoering van het subsidieverstrekkingproces.

In 2024 heeft de gemeente Utrecht ongeveer €315 miljoen aan subsidies verstrekt, wat optelt tot 15% van de totale begrote uitgaven (€2,1 miljard). Het Subsidiebureau (onderdeel van Maatschappelijke Ontwikkeling) coördineert het subsidieverstrekkingproces en werkt hiervoor samen met beleidsafdelingen die budgethouder zijn van subsidiegelden. Samen zijn zij verantwoordelijk voor een doeltreffend en doelmatig verloop van subsidieverstrekkingen. Om de hoofdonderzoeksvragen (zie p.4) te beantwoorden, hebben wij de in de scope genoemde thema’s (zie p.4) getoetst. Hieronder lichten wij per thema eventuele positieve observaties en knelpunten toe.

Governance – Vertaling van strategische doelstellingen

Om de dagelijkse werkzaamheden verder vorm te geven, heeft het Subsidiebureau sinds 2024 diverse werkinstructies voor intern gebruik opgesteld en heeft Juridische zaken kennisbladen gedeeld omtrent het rechtmatig verlenen van subsidies. Het Uitvoeringskader, de instructies en kennisbladen dragen tezamen in grote mate bij aan een doelmatige en doeltreffende inrichting van het subsidieverstrekkingproces. Echter, hierin ontbreken heldere eisen voor: • het betrekken van vakspecialisten zoals business control voor de financiële beoordeling van subsidies (Uitvoeringskader) • de diepgang van dossiervastlegging (werkinstructie)

Het Coalitieakkoord 2022-2026 kent vijf centrale thema’s: kansengelijkheid, wonen, klimaatcrisis, levendige en leefbare stad en publieksdienstverlening. Verstrekte subsidies in de huidige coalitieperiode zijn aantoonbaar gerelateerd aan deze thema’s, met een nadrukkelijke focus op het speerpunt kansengelijkheid (zie p.7). De centrale thema’s en de hieraan verbonden strategische doelstellingen zijn indirect vertaald naar het leidende kader voor subsidieverstrekkingen (Uitvoeringskader). Dit bevordert een doelmatige en doeltreffende inzet van subsidies voor het realiseren van strategische ambities.

Hierdoor ontstaat ruimte voor ongewenste individuele invulling omtrent het toepassen van beheersmaatregelen. Dit staat haaks op de doelstellingen uit het Uitvoeringskader om een uniforme en transparante verstrekking van subsidies te borgen. •

Neem heldere instructies en voorwaarden op in het Uitvoeringskader voor het betrekken van Business Control.

Governance – Wijzen van geldverstrekking (subsidie vs. inkoop)

•

Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) heeft in samenwerking met Inkoop en Juridische Zaken het Keuzekompas Sociaal Domein (2024) opgesteld. Dit kompas is door de raad vastgesteld en helpt beleidsmedewerkers om gepaste financieringsinstrumenten, zoals subsidies of inkoop, te kiezen bij het uitzetten van opdrachten in lijn met strategische doelstellingen.

Scherp de documentatievereisten voor beheersmaatregelen aan in de werkinstructies van het Subsidiebureau.

Procesuitvoering - Naleving beleid (bewuste afwijkingen)

Een verplichting vanuit het kompas is dat het college de raad over gemaakte keuzes informeert. Het Subsidiebureau verwijst in het geactualiseerde Uitvoeringskader Subsidieverstrekking (2025) expliciet naar het Keuzekompas. Dit bevordert standaardisatie in het kiezen van financieringsinstrumenten en borgt adequate informatievoorziening richting de raad, waardoor zij haar kaderstellende en controlerende rol kan invullen.

Aanbevelingen

Enkele aspecten van het Uitvoeringskader worden niet aantoonbaar nageleefd door Subsidiebureaumedewerkers en/of beleidsadviseurs. Het belangrijkste aandachtspunt is dat de verplichte risicoanalyse van de subsidieaanvrager niet periodiek wordt herzien. Hierdoor ontbreekt actueel inzicht in (veranderingen in) kerninformatie van aanvragers, zoals KvK inschrijvingen, statuten en de financiële situatie. Dit is zorgelijk, omdat door het niet signaleren van een verandering in het risicoprofiel geen aangescherpte controles in het subsidieproces plaatsvinden. Hierdoor ontstaat mogelijk een verhoogd risico op misbruik van publieke middelen en tast het maatschappelijke vertrouwen in de gemeente aan.

In het Uitvoeringskader en kennisbladen van JZ zijn duidelijke instructies opgenomen voor situaties waarbij aanvragers de besteding van subsidiegelden niet tijdig verantwoorden. Echter, uit interviews blijkt dat beleidsmedewerkers soms uitstel aan aanvragers verlenen buiten de instructies om, zonder hier formeel mandaat voor te hebben. Dit is ongewenst, omdat door het ondermijnen van processen en beheersmaatregelen een doelmatig gebruik van publieke middelen niet geborgd is.

Een verbeterpunt betreft het ontbreken van vaste overlegmomenten om de samenwerking te evalueren en eventuele knelpunten te adresseren.

Aanbevelingen • Evalueer de samenwerking periodiek en besteed hierbij aandacht aan geconstateerde knelpunten.

Aanbevelingen • •

Borg het consistent actualiseren van de verplichte risicoanalyse. Leef de bestaande beheersmaatregelen bij late verantwoording na of beleg mandaat voor het verlenen van uitstel formeel bij de beleidsafdelingen.

Actualiteit

Stichting Durf te Dromen De casus rondom Stichting Durf te Dromen resulteerde recent in veel negatieve media aandacht, waarbij vragen ontstonden over de effectiviteit van gemeentelijk toezicht. Een aandachtspunt hierbij was de inzet van derden bij het uitvoeren van de gesubsidieerde activiteiten. Het Subsidiebureau heeft naar aanleiding hiervan het formulier voor subsidieaanvragen per oktober 2025 aangescherpt, om de inzet van derden voortaan op voorhand te identificeren.

Procesuitvoering - Naleving beleid (onbewuste afwijkingen) Onbekendheid met het Uitvoeringskader bij beleidsmedewerkers heeft geresulteerd in het onbewust niet naleven hiervan. Het belangrijkste aandachtspunt is dat beleidsmedewerkers de financiële controle bij complexe subsidieaanvragen in wisselende mate uitvoeren, waardoor deze beoogde beheersmaatregel niet altijd doeltreffend uitgevoerd wordt. Hierdoor ontstaat een verhoogd risico op het verlenen van subsidies aan partijen die geen financiële draagkracht hebben om de beoogde activiteiten te realiseren.

Aanbevelingen • Zorg voor adequate kennisgeving van het geactualiseerde Uitvoeringskader in Q4 2025.

Samenspel Subsidiebureau en beleidsafdelingen Zowel de medewerkers van het Subsidiebureau als de beleidsadviseurs zijn tevreden over hun samenwerking. Een veelgenoemde succesfactor zijn de vaste aanspreekpunten binnen het Subsidiebureau. Dit zorgt voor een adequate borging van regeling-specifieke kennis en stimuleert een lerende organisatie op gebied van subsidieverstrekkingen.

Procesuitvoering – Inzet van data en automatisering De Gemeente Utrecht gebruikt Easyfunders sinds 2021 als subsidiesysteem. Het systeem ondersteunt in alle fasen van het subsidieverstrekkingproces. Tevens is het Utrechtse mandaatbesluit in het systeem verwerkt, waardoor vaststellings- en verleningsbesluiten door de juiste functionarissen goedgekeurd worden. Het Subsidiebureau beschikt over dashboards met relevante stuurinformatie en gebruikt deze voor het plannen en bewaken van de dagelijkse werkzaamheden. Denk hierbij aan informatie over werkvoorraden, de voortgang van subsidieverstrekkingen en naderende deadlines. Hiermee zet het Subsidiebureau data adequaat in voor het tijdig identificeren en bijsturen van knelpunten in het subsidieverstrekkingproces. Om de grip op het subsidieproces verder te versterken, is het echter wenselijk de dashboards verder uit te breiden met overzichten van: • naderende subsidieplafonds; • termijnoverschrijdingen bij verlenen en vaststellen van subsidies in eerdere perioden, ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording. Een ander aandachtspunt is dat het Subsidiebureau de informatie uit de dashboards – door systeembeperkingen in het afschermen van onder andere persoonsgegevens – niet met stakeholders uit andere organisatieonderdelen deelt.

Er is ook geen compenserende maatregel ingericht, zoals het delen van geanonimiseerde of samenvattende rapportages (bijvoorbeeld in PDF of Powerpoint). Stuurinformatie over subsidieverstrekkingen blijft zo onvoldoende benut voor beleidsevaluatie en effectieve sturing en verantwoording.

Aanbevelingen • •

Breid de dashboards uit met informatie over naderende subsidieplafonds en termijnoverschrijdingen in eerdere perioden. Deel stuurinformatie met relevante stakeholders op een veilige manier.

6. Verbeterpunten en aanbevelingen Verbeterpunt 1: Uitvoeringskader Subsidieverstrekking en werkinstructies op aspecten onduidelijk Verbeterpunt 2: Uitvoeringskader: risicoanalyse niet periodiek geactualiseerd en termijnen niet gehandhaafd Verbeterpunt 3: Uitvoeringskader: financiële analyse niet uniform uitgevoerd en dossiers inconsistent vastgelegd Verbeterpunt 4: Data onvoldoende benut voor sturing en verantwoording

6. Verbeterpunten 6.1 Uitvoeringskader Subsidieverstrekking en werkinstructies op aspecten onduidelijk Heldere kaders en werkinstructies zijn belangrijk voor het doelmatig en doeltreffend inrichten van het subsidieverstrekkingproces.

Uitvoeringskader

Werkinstructies Subsidiebureau

Het Subsidiebureau heeft in 2020 het ‘Uitvoeringskader Subsidieverstrekking’ gepubliceerd om een uniforme en transparante werkwijze voor subsidieverstrekkingen te faciliteren. Het document is in 2020 door de Concerndirectie vastgesteld. Tijdens dit onderzoek was een actualisatieslag op dit document vanuit het Subsidiebureau nog onderhanden.

Sinds 2024 is het Subsidiebureau op basis van het Uitvoeringskader aantoonbaar aan de slag gegaan met het opstellen van diverse werkinstructies voor het verstrekken van subsidies. Voorbeelden zijn instructies voor het uitvoeren van risicoanalyses, ingebrekestellingen en het beëindigen van subsidierelaties. Dit faciliteert een transparante en gestandaardiseerde verwerking van subsidieaanvragen.

Wij zijn van mening dat het Uitvoeringskader een solide basis vormt voor een systematische uitvoering van het subsidieverstrekkingproces en het opstellen van aanvullende werkinstructies. Een uitzondering hierop is de onduidelijke formulering omtrent het betrekken van Business Control bij de financiële beoordeling van subsidieaanvragen in het Uitvoeringskader: • H4.4.4.: “Business control ondersteunt zo nodig subsidiebureaumedewerkers en beleidsmedewerkers bij de financiële beoordeling van subsidies.” De formulering (“zo nodig”) is gevoelig voor interpretatieverschillen en geeft onvoldoende richting voor wanneer subsidiebureaumedewerkers of beleidsadviseurs vakexpertise van Business Control moeten inwinnen. Uit interviews blijk dat beleidsadviseurs Business Control vooral naar eigen inschatting betrekken. Dit biedt ruimte voor ongewenste individuele invulling omtrent het toepassen van deze beheersmaatregel en verhoogt het risico op inconsistente financiële beoordelingen.

Aanbevelingen

Wel is het wenselijk om de werkinstructies op een aantal aspecten aan te scherpen. Zo bevatten de werkinstructies geen vereisten voor de gewenste mate van toelichting bij beantwoording van vragen over zowel het verlenen als vaststellen van subsidies in het subsidiesysteem. Deze vragen zijn echter belangrijke beheersmaatregelen voor het beoordelen van de aanvrager en de kwaliteit en volledigheid van ingediende documenten. Denk hierbij aan vragen over de volledigheid van subsidieaanvragen en het beoordelen van uitgevoerde activiteiten. Uit onze steekproef* blijkt dat sommige vragen enkel met “ja/nee” beantwoord worden of soms een (beknopte) toelichting bevatten. Hiermee zijn de door de Subsidiebureaumedewerkers uitgevoerde werkzaamheden niet adequaat gedocumenteerd en niet controleerbaar. Wat verder opvalt is dat de werkinstructies zijn opgesteld onder de supervisie van de Coördinator Subsidiebureau, maar niet aantoonbaar zijn vastgesteld door het Hoofd Subsidiebureau. Gezien de omvang van de subsidiestromen, adviseren wij deze controle aan het proces toe te voegen. *Zie bijlage 1 voor een overzicht van steekproefbevindingen.

•

Neem heldere instructies en voorwaarden op in het Uitvoeringskader voor het betrekken van Business Control.

•

Scherp de documentatievereisten voor beheersmaatregelen aan in de werkinstructies van het Subsidiebureau.

6.2 Uitvoeringskader: risicoanalyse niet periodiek geactualiseerd en termijnen niet gehandhaafd Het consequent volgen van kaders en werkinstructies binnen het subsidieverstrekkingproces is een cruciale factor voor het borgen van een betrouwbaar en systematisch proces.

Naleving Uitvoeringskader Het Uitvoeringskader Subsidieverstrekking wordt op een aantal aspecten niet consistent nageleefd door Subsidiebureaumedewerkers en/of beleidsmedewerkers. Hieronder zijn enkele voorbeelden weergeven van bewuste afwijkingen. a. Verplichte risicoanalyse niet periodiek uitgevoerd H5.3.1* van het Uitvoeringskader vereist het periodiek herzien en actualiseren van het risicoprofiel van subsidieaanvragers. Een concrete definitie van “periodiek” is echter niet opgenomen. Uit onze steekproef blijkt dat de risicoanalyse in drie van de vijf subsidiedossiers sinds 2018 of 2021 niet aantoonbaar geactualiseerd is. De risicoanalyse is een belangrijke beheersmaatregel tijdens het verlenen van subsidies, waarbij functionarissen onder andere de statuten en KvK inschrijving van aanvragers toetsen, een inschatting van financiële risico’s maken en ervaringen over de subsidierelatie vastleggen. De uitkomsten van deze analyse bepalen de gewenste mate van controle verder in het proces. Bij een hoog risicoprofiel stelt het Subsidiebureau additionele controles in, zoals tussentijdse verantwoordingen of contactmomenten met aanvragers. De Subsidiebureaumedewerkers zijn bekend met deze beheersmaatregel, maar geven hier geen prioriteit aan.

Een oorzaak hiervan is dat de risicoanalyse momenteel niet systeemtechnisch ondersteund wordt en in een separaat Excel document dient te worden vastgelegd. Het niet periodiek actualiseren van de risicoanalyse is zorgwekkend, omdat hierdoor mogelijk niet ingespeeld wordt op een gewijzigd risicoprofiel van de subsidieaanvrager. Dit verhoogt de kans op misbruik van publieke middelen en ondermijning van het maatschappelijke vertrouwen in de gemeente.

Volgens H7 van het Uitvoeringskader kan de gemeente subsidies lager of zelfs op nihil vaststellen, indien de aanvrager de besteding van de subsidiegelden niet tijdig verantwoordt. Het kennisblad ‘Rechtmatigheid bij subsidieverstrekking’ van Juridische Zaken bevat hier instructies voor en onderstreept dat aanvragers zeven keer worden gewezen op een tijdige verantwoording. Uit interviews blijkt dat in samenspraak met beleidsadviseurs aanvragers soms toch additioneel uitstel krijgen, ook al zijn alle herinneringstermijnen verstreken. De beleidsafdelingen hebben echter geen formeel mandaat om dit uitstel te verlenen. Dit resulteert in het niet consequent volgen van (juridische) procedures en een verzwakt toezicht op het gebruik van publieke middelen. In onze steekproef blijkt voor één dossier de verantwoording een maand na het verstrijken van de herinneringstermijnen te zijn aangeleverd en behandeld. De aanvrager is in de vaststellingsbeschikking die volgde door het Subsidiebureau wel expliciet gewezen op deze tekortkoming.

Aanbevelingen •

Definieer een gewenste periodiciteit voor het actualiseren van de risicoanalyse in het Uitvoeringskader.

•

Borg het consistent actualiseren van de risicoanalyse conform de gewenste periodiciteit.

•

Zorg voor consequente naleving van bestaande instructies voor gestelde termijnen of beleg formeel mandaat voor het verlenen van additioneel uitstel bij de beleidsafdelingen.

*Alle genoemde hoofdstukken verwijzen naar het concept geactualiseerde Uitvoeringskader 2025. De informatie was reeds beschikbaar in het document van 2020.

Actualiteit

b. Instructies voor late verantwoording niet gevolgd

6.3 Uitvoeringskader: financiële analyse niet uniform uitgevoerd en dossiers inconsistent vastgelegd Een randvoorwaarde voor een adequate uitvoering van het Uitvoeringskader is effectieve communicatie hiervan aan belanghebbenden. Immers, onbekendheid met het kader kan onbedoeld resulteren in het niet naleven van instructies en beheersmaatregelen.

b. Vastlegging in subsidiesysteem niet consistent

a. Financiële analyse verschillend uitgevoerd

Zo zijn er voorbeelden dat medewerkers informatie uit hun (persoonlijke) mailboxen niet vastleggen in het subsidiesysteem, waardoor dossiers in het subsidiesysteem onvolledig zijn. Dit verhoogt het risico op besluitvorming gebaseerd op onvolledige informatie over het subsidiedossier, met name in het geval van personeelswisselingen.

H5.4* van het Uitvoeringskader beschrijft het uitvoeren van de financiële beoordeling van subsidieaanvragen. Het Subsidiebureau voert vaak een initiële financiële controle uit, onder andere op de aanwezigheid van gevraagde financiële stukken. Denk hierbij aan het controleren van begrotingen, jaarstukken en het berekenen van financiële kerncijfers zoals liquiditeitsratio’s. De beleidsafdelingen zijn echter eindverantwoordelijk voor de algehele inhoud en voor het uitvoeren van een complementaire financiële controle voor complexe dossiers. Beleidsafdelingen verschillen echter in de mate waarin zij deze aanvullende controle uitvoeren. Uit interviews blijkt dat beleidsadviseurs soms vertrouwen op de werkzaamheden van het Subsidiebureau en geen aanvullende controles uitvoeren. Hierdoor wordt de beoogde beheersmaatregel niet consequent toegepast en ontstaat een verhoogd risico op het verstrekken van subsidies aan aanvragers die financieel niet in staat zijn om de activiteiten uit te voeren. Dit bemoeilijkt de realisatie van gemeentelijke beleidsdoelen. Een oorzaak hiervan is dat de beleidsadviseurs niet bekend zijn met het Uitvoeringskader en met de hierin geschetste rollen en verantwoordelijkheden omtrent de financiële controles. Daarnaast ontbreken structurele overlegmomenten tussen het Subsidiebureau en de beleidsafdelingen om hun samenwerking te evalueren.

Hierdoor is er weinig aandacht voor het bespreken van knelpunten in de uitvoering van het subsidieverstrekkingproces.

Het Uitvoeringskader schrijft in H4.1 voor om correspondentie met de aanvrager in het subsidiedossier op te nemen. Dit wordt in de praktijk echter niet aantoonbaar nageleefd.

Bovendien staat het haaks op de doelstellingen uit het Uitvoeringskader om een uniform en transparants subsidieverstrekkingproces te faciliteren.

Aanbevelingen • • • •

Prioriteer het vaststellen van het geactualiseerde Uitvoeringskader in Q4 2025. Zorg voor adequate kennisgeving van het geactualiseerde Uitvoeringskader. Evalueer de samenwerking periodiek en besteed hierbij aandacht aan geconstateerde knelpunten. Waarborg een volledige registratie van correspondentie met de aanvrager in het subsidiesysteem.

*Alle genoemde hoofdstukken verwijzen naar het concept geactualiseerde Uitvoeringskader 2025. De informatie was reeds beschikbaar in het document van 2020.

6.4 Data onvoldoende benut voor sturing en verantwoording De gemeente Utrecht ontvangt jaarlijks rond de 4.000 tot 5.000 subsidieaanvragen. Het benutten van data als relevante stuurinformatie is essentieel om grip te houden op het doelmatig en doeltreffend besteden van subsidiegelden.

Inzet van dashboards voor stuurinformatie

Verspreiden van stuurinformatie

Het Subsidiebureau heeft meerdere dashboards in de rapportagetool PowerBI ontwikkeld voor de dagelijkse sturing van de werkzaamheden rondom subsidieverstrekkingen. Denk hierbij aan inzicht in werkvoorraden, de voortgang van subsidieverstrekkingen en naderende deadlines.

Wat opvalt is dat het Subsidiebureau de uitkomsten van de dashboards momenteel niet deelt met stakeholders zoals beleidsafdelingen en managementteams (MT) van de betrokken organisatieonderdelen.

De uitkomsten van de dashboards zijn een standaard agendapunt in de team-overleggen van het Subsidiebureau en dragen zichtbaar bij aan het tijdig identificeren en bijsturen van knelpunten omtrent bovengenoemde aspecten. Om de grip op het subsidieproces verder te versterken, is het echter wenselijk de dashboards verder uit te breiden met overzichten van: • verleende en vastgestelde subsidies per subsidieregeling met de bijbehorende bedragen; • termijnoverschrijdingen bij verlenen en vaststellen van subsidies in eerdere perioden.

Het Subsidiebureau geeft hiervoor als reden aan dat de dashboards vertrouwelijke informatie, zoals persoonsgegevens van subsidieaanvragers, bevatten. Ten tijde van dit onderzoek beschikte de gemeente Utrecht niet over de benodigde licenties om dergelijke informatie in het dashboard af te schermen. Het Subsidiebureau heeft echter geen compenserende maatregel ingericht om stakeholders van relevante stuurinformatie te voorzien. Denk hierbij aan het periodiek delen van geanonimiseerde of samengevatte informatie, bijvoorbeeld in PowerPoint of PDF. Stuurinformatie over subsidieverstrekkingen blijft zo onvoldoende benut voor beleidsevaluatie en effectieve sturing en verantwoording.

Het ontbreken van deze stuurinformatie bemoeilijkt het tijdig bijsturen op naderende subsidieplafonds en het inzichtelijk maken van te laat – en hierdoor formeel onrechtmatig – verstrekte subsidies.

Aanbevelingen • Breid de bestaande dashboards uit met informatie over verleende en vastgestelde subsidies per regeling en termijnoverschrijdingen in eerdere perioden. • Deel stuurinformatie met relevante stakeholders op een veilige manier, bijvoorbeeld door ze te exporteren zonder vertrouwelijke informatie.

7. Managementreactie en plan van aanpak

Managementreactie en plan van aanpak - toelichting Toelichting Gebruik deze ruimte voor een algemene reactie op het rapport. Geef daarnaast op de hierop volgende pagina’s ook per verbeterpunt (zie 6.1 t/m 6.4) een reactie. Dank voor dit onderzoek. Dat helpt bij het continu verbeteren van de doelmatigheid en doeltreffendheid van subsidies. De verbeterpunten zijn herkenbaar en de aanbevelingen nemen we over. Op de volgende sheets maken we per verbeterpunt duidelijk wie welke actie wanneer uitvoert. Daarbij nemen we gelijkblijvende formatie als kader. We gaan uit van slimmer en efficiënter werken, niet van uitbreiding van het aantal medewerkers. Hier benoemen we dat het goed is om te zien dat de inspanningen van de afgelopen jaren om verbeteringen door te voeren bevestigd worden in dit onderzoek: de samenwerking tussen beleid en uitvoering, het afdwingen van werken volgens de mandaatregeling, het werken volgens vastgestelde processen, verbeteren van de sturingsinformatie en de afweging van manieren om te contracteren.

Managementreactie en plan van aanpak (1/2) Verbeterpunt 1: Uitvoeringskader Subsidieverstrekking en werkinstructies op aspecten onduidelijk Reactie -We bepalen in overleg met collega’s van business control welke rol zij moeten hebben in het subsidieproces. De uitkomst hiervan leggen we vast in het uitvoeringskader. Afstemming gereed in Q2 2026. Vaststellen van aangepast uitvoeringskader in Q4 2026. -Werkinstructies worden vanaf nu, en met terugwerkende kracht, vastgesteld door de manager subsidiebureau. Gereed in Q1 2026. -Er is al een wijziging in het subsidiesysteem gemaakt voor het controleren van de documenten in de aanvraagfase en bij de inhoudelijke beoordeling. De medewerker wordt nu gevraagd om de documenten te controleren en nieuwe op te vragen als ze ouder zijn dan 4 jaar. Bij de vragen over de inhoudelijke beoordeling wordt al vaker een toelichting gevraagd. De teamleider subsidiebureau zal de werkinstructies controleren op de genoemde punten en vragen die alleen met “ja” beantwoord kunnen worden voorzien van de verplichting om een toelichting te geven. Gereed Q1 2026.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Utrecht&id=42a69f9f-ba96-4eb0-a8ea-ecf7b4e0f2f3