Agendabundel
Tekst van het document
Bundel - Adviescommissie Controle en Financiën van 12 oktober 2023 Agenda bijlagen Agenda advies-cie CF 12102023 (verkort) 1.a Opening en mededelingen 1.b Vaststellen agenda 2 Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (08-06-2023) Adviescommissie C&F 08-06-2023 3 Ingekomen en verzonden stukken 4 Auditplan 2023 (‘jaarplan deloitte’) en opdrachtbevestiging jaarrekening 2023 · Toelichting door de accountant en mogelijkheid voor aanvullingen/aangeven speerpunten vanuit deze adviescie. Kan dit auditplan worden vastgesteld? · Kunt u (als opdrachtgever van de accountant) instemmen met de opdrachtbevestiging? Auditplan gemeente Utrecht 2023 CONCEPT Gemeente Utrecht - opdrachtbevestiging jaarrekeningcontrole 2023 (tbv publicatie - exclusief honorarium) 5 Programmabegroting 2024 + 2e Bestuursrapportage 2023 · Aangeven of u vanuit een a-politieke rol vragen en opmerkingen heeft bij de programmabegroting (en bijbehorende stukken) voor wat betreft de opzet, vorm en indicatoren van de programmabegroting. · Aandacht voor de opmerkingen van de accountant (volgt nog).
Bijlage opmerkingen van de accountant bij de PB Utrecht analyse begroting 2024 5.a Raadsvoorstel Programmabegroting 2024 Raadsvoorstel Programmabegroting 2024 Programmabegroting 2024 Subsidiestaat 2023 Definitief (bij Begroting) Subsidiestaat 2024 Definitief (bij Begroting) 5.b Raadsvoorstel Tweede Bestuursrapportage 2023 Raadsvoorstel Tweede Bestuursrapportage 2023 Tweede Bestuursrapportage 2023 6 Raadsvoorstel Tweede begrotingswijziging 2023 · Toelichting door de ambtelijke organisatie en mogelijkheid tot het stellen van vragen. · Is dit raadsvoorstel afdoende besproken? NB: inhoudelijke vragen kunnen vooraf worden gestuurd aan de commissiegriffier zodat deze tijdig kunnen worden uitgezocht door de ambtelijke organisatie. Dossier 3624 voorblad Raadsvoorstel Tweede Begrotigingswijziging 2023 Tweede Begrotingswijziging 2023 7 Update rechtmatigheid Toelichting door de ambtelijke organisatie (concerncontroller) en mogelijkheid tot het stellen van vragen. 8 Vooruitblik jaarplan 2023 Zie bijgevoegde agenda Agenda advies-cie CF 12102023 (verkort) 9 Advies adviescie C&F inzake de programmabegroting 2024 en bijbehorende RV · Wilt u een advies meegeven richting de commissie n.a.v. behandeling van agendapunt 5? 11102022 Brief Adviescommissie PB 2023 10 Wvttk 11 Rondvraag en sluiting
AGENDA Adviescommissie Controle en Financiën
12 oktober 2023 van 20.00-21.30 (burgemeesterskamer)
Agendapunt 1 t/m 8 worden behandeld in aanwezigheid van de leden van de adviescie, (medewerkers van) de afdeling Concernmanagement Financiën, Inkoop en Juridische Zaken/Concern Control, de voorzitter/secretaris van de Rekenkamer en de accountant. Agendapunt 9 t/m 11 worden behandeld in aanwezigheid van de leden van de adviescie, de voorzitter/secretaris van de Rekenkamer en de accountant. (2 min)
1. a. Opening en mededelingen. b. Vaststellen agenda.
(3 min)
2. Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst (8 juni) (1 min)
3. Ingekomen en verzonden stukken. (10-15 min)
4. Auditplan 2023 (‘jaarplan deloitte’) en opdrachtbevestiging jaarrekening 2023. •
Toelichting door de accountant en mogelijkheid voor aanvullingen/aangeven speerpunten vanuit deze adviescie. Kan dit auditplan worden vastgesteld?
•
Kunt u (als opdrachtgever van de accountant) instemmen met de opdrachtbevestiging?
(15-30 min)
5. Programmabegroting 2024 + 2e Bestuursrapportage 2023 •
Aangeven of u vanuit een a-politieke rol vragen en opmerkingen heeft bij de
programmabegroting (en bijbehorende stukken) voor wat betreft de opzet, vorm en indicatoren van de programmabegroting.
•
Aandacht voor de opmerkingen van de accountant (volgt nog).
(10 min)
6. Raadsvoorstel 2e begrotingswijziging 2023 •
Toelichting door de ambtelijke organisatie en mogelijkheid tot het stellen van vragen.
•
Is dit raadsvoorstel afdoende besproken?
1
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
NB: inhoudelijke vragen kunnen vooraf worden gestuurd aan de commissiegriffier zodat deze tijdig kunnen worden uitgezocht door de ambtelijke organisatie. (10 min)
7. Update rechtmatigheid
Toelichting door de ambtelijke organisatie (concerncontroller) en mogelijkheid tot het stellen van vragen.
(5 min)
8. Vooruitblik jaarplan 2023 •
Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt ingestemd met deze onderwerpen voor de volgende vergadering?
Do. 30 november
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken
Concept Boardletter van de accountant
Concept Reactie van het college op de Boardletter
3e Technische Begrotingswijziging
Vooruitblik volgende vergadering
Afsluiting
****************************************************************************************
NB: 5 minuten wissel pauze, zodat we het laatste deel van de vergadering gebruiken om een advies richting de commissies te formuleren dan wel met elkaar in gesprek te gaan over voorliggende onderwerpen. Voor afsluiting een korte rondvraag richting ambtelijke organisatie door de voorzitter. (10-15 min)
9. Advies adviescie C&F inzake de programmabegroting 2024 en bijbehorende RV •
Wilt u een advies meegeven richting de commissie n.a.v. behandeling van agendapunt 5?
(3 min)
10.Wvttk (2 min)
11. Rondvraag en sluiting.
2
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN
8 juni 2023 van 20.00-21.30 uur Burgemeesterskamer Stadhuis
Adviescommissie: Ruud Maas (waarnemend voorzitter), Fred Claasen, Esma Kendir, Stevie Nolten, Margreet Ramaker, Bert van Steeg, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit) en Johan Dorst (plv. griffier commissie C&F)
Overige deelnemers: Jasmin Grundauer (manager concernaudit), Edwin Westphal (concernmanager financiën, inkoop en juridische zaken), Paul Venhoeven (Rekenkamer), Gert Meuleman (intermediair), Rein-Aart van Vugt en Niels Fritz (Deloitte)
Niet aanwezig: Cees Bos, David Bosch, Gert Dijkstra en Joost Vasters Notulen: Rosenbaum Select, notulisten & verslaggevers
1. a. Opening en mededelingen
De waarnemend voorzitter opent de vergadering en heet allen welkom. Er zijn berichten van verhindering volgens bovenstaand overzicht. b. Vaststellen agenda
De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (11-05-2023)
Geen bijzonderheden; omdat de notulen pas een paar dagen geleden beschikbaar kwamen,
kunnen de commissieleden hun opmerkingen nog per e-mail aan mevrouw Rijnders sturen. 3. Ingekomen en verzonden stukken
Er is geen post binnengekomen of verstuurd die de commissie moet behandelen. 4. Jaarstukken 2022
De controle is nagenoeg afgerond; de Adviescommissie heeft het rapport met de bevindingen
van de accountant toegezonden gekregen. De accountant is voornemens om een goedkeurende controleverklaring te verstrekken. Met de uitspraak over de rechtmatigheid van financiële
beheershandelingen bevestigt de accountant dat het college de wetgeving die betrekking heeft op financiële zaken voldoende heeft nageleefd.
De heer Van Vugt memoreert dat de grondexploitaties vorig jaar werden genoemd als bijzonder aandachtspunt. De gemeentelijke organisatie heeft de aanbevelingen goed verwerkt; de
grondexploitaties konden dit jaar vlot worden gecontroleerd. Ingewikkelder was de SiSa-
controle – de controle van specifieke uitkeringen die de gemeente van het rijk heeft gekregen. Er zijn nu al ongeveer 66 regelingen, terwijl dat er in 2019 nog geen twintig waren. Sommige regelingen kennen een ruime bestedingsruimte; als daarin geld overblijft, mag het worden
1 van 5
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
besteed aan soortgelijke doelen. In andere regelingen is dat niet het geval, daar moet geld dat overblijft worden terugbetaald. Elke regeling kent verschillende voorwaarden, verduidelijkt de heer Van Vugt, waardoor de controle zeer bewerkelijk is. Dit, in combinatie met enig
capaciteitsgebrek door de krapte op de arbeidsmarkt, heeft tot nogal wat vertraging geleid. De jaarstukken dienen in toenemende mate als verantwoording aan veel instanties, waaronder de
ministeries, het Centraal Bureau voor de Statistiek, en natuurlijk de Utrechtse gemeenteraad en de burgers van Utrecht. Dit maakt het proces van samenstellen complex.
Het verschil tussen begroting en realisatie is groot, namelijk ongeveer € 200 miljoen, zowel aan de lasten- als aan de batenkant. Dit heeft twee grote oorzaken: de rijksoverheid belegt steeds
meer activiteiten bij de gemeente, ook gedurende het jaar, wat veel ambtelijke capaciteit vraagt en wat ten koste van ander werk gaat. Krapte op de arbeidsmarkt is de tweede belangrijke
oorzaak, waardoor niet altijd kan worden gerealiseerd wat vooraf werd gepland. Daarnaast werd er zo’n € 190 miljoen begroot voor investeringen, waarvan ongeveer € 90 miljoen werd
gerealiseerd. Hierover wordt even doorgepraat; de heer Van Vugt legt uit dat het verschil te beïnvloeden is door scherper te begroten en door een duidelijker verband te leggen tussen beschikbare capaciteit en uit te voeren werk.
In het bijzonder wijst de heer Van Vugt erop dat het controleteam heeft vastgesteld dat het
aantal fouten in EU-aanbestedingen toeneemt. Hierop stelt de heer Meuleman dat de naleving van Europese aanbestedingsregels als een van de thema’s van de
rechtmatigheidsverantwoording 2023 is gekozen. Hij is benieuwd of de Adviescommissie de organisatie wat dat betreft aandachtspunten wil meegeven. De heer Van Vugt stelt dat de
gemeente Utrecht al enigszins aan de rechtmatigheidsverantwoording is gewend, want men is er in 2020 al mee begonnen. Ook in 2023 legt het college rechtmatigheidsverantwoording af, die
vervolgens door de accountant wordt bevestigd. Vervolgens is het aan de raad wat hij ermee wil doen en hoe de verantwoording behandeld wordt. Vanzelfsprekend biedt de accountant hier begeleiding bij aan.
Ten aanzien van de robuuste posten in de grondexploitatie Leidsche Rijn is afgesproken dat
daaraan na het zomerreces wat uitvoeriger aandacht zal worden besteed. Wat is het geval: in 2020 waren er bij de kosten Leidsche Rijn een paar stelposten opgenomen. Die zijn eruit
gehaald, waardoor de winst aanzienlijk toenam. Die winst is als robuuste post ondergebracht in de reserve grondexploitaties, met de afspraak dat een stelpost met goede onderbouwing weer in de grondexploitatie teruggebracht zou mogen worden. Daardoor daalt de winst. Dat is in
2022 voor het eerst gedaan, wat de accountant een goede beslissing vindt, want het betekent dat de stelposten Leidsche Rijn beter zijn onderbouwd. De heer Meuleman geeft aan dat hij hierover uitvoerig met de accountant van gedachten heeft gewisseld.
De Adviescommissie vindt dat het voorgaande niet eenvoudig uit de jaarrekening is af te leiden, en is blij met de toelichting.
2 van 5
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
Na wijziging vermeldde de begroting een nadelig saldo van baten en lasten van € 31 miljoen, dus een afname van de reservepositie. In werkelijkheid is de reservepositie met € 21 miljoen
afgenomen, waaronder begrepen de robuuste posten, zoals zojuist toegelicht. De accountant noemt de reservepositie van de gemeente solide. Desgewenst kan hij hierop tijdens de zomersessie wat dieper ingaan.
Wat betreft de reserve grondexploitaties verwijst de heer Van Vugt naar de MPR-bijlage. De reserve grondexploitatie bevat de nodige gelabelde posten, plus een risicoreservering van
€ 22 miljoen. Als alle bestedingen in 2023 worden gedaan, volstaat de reserve niet. Daar staat tegenover dat er ruimte komt als er bestemmingen worden gewijzigd of niet uitgevoerd, en er zich ook geen risico’s voordoen. De accountant geeft het advies om hier goed op te letten. Desgevraagd geeft de heer Van Vugt aan dat het controleteam de onderkende risico’s niet
diepgaand heeft onderzocht. Het weerstandsvermogen is onderdeel van het jaarverslag, niet van de controleverklaring. Er is uitsluitend getoetst of de inhoud van het jaarverslag niet strijdig is met de jaarrekening.
Reacties en vragen
De Adviescommissie doet de suggestie om een andere keer, bijvoorbeeld komend najaar, wat dieper in te gaan op de rechtmatigheid. Mevrouw Rijnders zal dit inplannen.
De heer Westphal meldt dat de accountant de bevindingen van het controleteam met hem heeft besproken; de toelichting bevatte geen verrassingen. Hij wijst er vervolgens op dat de
organisatie ten aanzien van de Europese aanbestedingen en inkoop regelmatig voor dilemma’s wordt gesteld. Voorbeeld: Europese aanbestedingen kennen strenge termijnen. In een bepaald geval was het contractmanagement niet op orde, en werd de termijn overschreden. Er zou
opnieuw aanbesteed moeten worden, maar daarmee kwam het project stil te liggen – waar kosten aan verbonden zijn.
5. Raadsvoorstel Voorjaarsnota 2023 en bijbehorende documenten
Aan dit onderwerp werd een technische sessie gewijd die als verhelderend werd ervaren. De Adviescommissie is positief over de leesbaarheid, al kan het nog beter, en bij voorkeur ook minder omvangrijk.
6. Jaarverslag Concernaudit
Zie de presentatie (bij vergaderstukken). De afdeling Concernaudit heeft het afgelopen jaar een grote professionaliseringsslag gemaakt, vertelt mevrouw Grundauer. Het streven is om de
dienstverlening continu te verbeteren; daarom wordt sinds september jl. na elke afgeronde
opdracht middels een enquête om feedback gevraagd. Mevrouw Grundauer is blij met de goede scores.
3 van 5
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
Er zijn geen vragen of opmerkingen over het jaarverslag. 7. Vooruitblik jaarplan 2023
Mevrouw Rijnders heeft onderwerpen voor de zomersessie verzameld (vr. 08-09 van 10.0016.00 uur). Elk commissielid mag twee onderwerpen kiezen. De ‘top vier’ gaat mee naar de
zomersessie. De heer Westphal adviseert om het investeringsbeleid te kiezen; er zijn naar zijn
mening onderwerpen bij die ook in een reguliere vergadering geagendeerd kunnen worden, of een keer informeel.
Mevrouw Rijnders stelt voor om de geplande bijeenkomst van 14 september a.s. te laten vervallen. Hiermee gaan allen akkoord.
Schorsing
De ambtenaren verlaten de vergadering. 8. Voortgang controle
De heer Van Vugt meldt dat de controleverklaring kan worden verwacht op 12 juni a.s. Wat betreft de grondexploitaties meldt hij dat er eerder vandaag een zinvolle technische
bijeenkomst werd gehouden. Er konden veel vragen worden gesteld – én beantwoord. Hij
adviseert de Adviescommissie om het thema niet los te laten, maar om te bezien hoe de positie van de raad nog verstevigd kan worden. Mevrouw Rijnders vult aan dat dit ook de wens van de wethouder is.
De accountant kijkt terug op een intensief controleproces; er is hard gewerkt om alle informatie tijdig gereed te hebben. De samenwerking met de organisatie verloopt steeds beter, vindt de
heer Van Vugt, en er zijn goede, constructieve en open gesprekken gevoerd met de directie en het college. Men was het over het algemeen eens over de onderwerpen die anders en beter kunnen. Discussies over de bevindingen van het controleteam zijn er niet geweest. 9. Overige onderwerpen
Er wordt afgesproken dat er een paar aandachtspunten worden genoteerd, die mevrouw
Zwinkels dan kan inbrengen in het debat van 20 juni a.s. Allen zijn het erover eens dat een formeel advies aan de commissie VBF achterwege kan blijven.
Raadstoets Bewoners & Bestuur
De raadsrapporteurs Maas, Dekkers en Dijkstra hebben geadviseerd om meer aandacht te besteden aan participatie, en om daar meer proactief op in te zetten.
Debat jaarstukken
4 van 5
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
Het DB van de raad heeft het advies van de Adviescommissie inzake de behandeling in twee
delen overgenomen: het eerste deel gaat over het jaarverslag (beleid), het tweede deel gaat over de jaarrekening en de financiële positie van de gemeente. Namens de Adviescommissie zal er tweemaal inbreng worden geleverd. 10. Rondvraag en sluiting
Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De vergadering wordt gesloten.
5 van 5
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
CONCEPT Auditplan 2023 Gemeente Utrecht | 01 september 2023
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Uw controleteam
Aan de gemeenteraad van de gemeente Utrecht Postbus 16200 3500 CE UTRECHT Datum
september 2023 Onderwerp
Auditplan 2023 Ons kenmerk
CONCEPT
Geachte leden van de raad, Wij hebben het genoegen u hierbij ons auditplan aan te bieden voor de controle van de gemeente Utrecht voor het boekjaar eindigend op 31 december 2023. Het doel van dit document is u een samenvatting te geven van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening over 2023 verrichten. Ons auditplan is mede gebaseerd op onze kennis en ervaring vanuit voorgaande jaren. Dit auditplan bespreken wij op 12 oktober 2023 met uw adviescommissie Controle en Financiën. Het auditplan is een dynamisch document dat wij zonodig in overleg met u tussentijds bijwerken als actuele ontwikkelingen bij/voor de gemeente Utrecht hiertoe aanleiding geven. Wij houden hierover nauw contact met zowel de gemeenteraad c.q. adviescommissie Controle en Financiën, uw college als de ambtelijke organisatie. Communicatie neemt zoals u van ons gewend bent sowieso een prominente plaats in binnen ons auditplan 2023. Dat stelt ons immers in staat continu op de hoogte te zijn én te blijven van de voor u relevante ontwikkelingen. Zo vullen wij onze certificerende rol én natuurlijke adviesfunctie voor uw gemeente optimaal in. Wij zijn indien gewenst uiteraard graag bereid aan u een nadere toelichting te geven.
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Hoogachtend,
Deloitte Accountants B.V.
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
drs. R.M.J. van Vugt RA Innovatie
Bijlagen
Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing.
© 2023 Deloitte The Netherlands
Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
Blz. 2
2
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Uw controleteam
Uw controleteam
De accountantscontrole van het boekjaar 2023 voeren wij uit onder leiding van Rein-Aart van Vugt en Niels Fritz. Zoals u van ons gewend bent, zetten wij een voor en met uw gemeente bekend, ervaren en gedreven controleteam in (waar nodig aangevuld met specialisten, zoals IT-auditors). De sleutelposities in het controleteam zijn ongewijzigd ten opzichte van voorgaande jaren, zodat behoud van kennis en consistentie in onze aanpak en werkwijze zijn geborgd. Daarnaast hebben wij ons vaste team uitgebreid in verband met toenemende SiSa-controles.
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole Rein-Aart van Vugt Partner
Niels Fritz Partner
Bob Leeuwenkamp Senior Manager
Monique van Doornum-van Duist Senior Manager
Bart de Nijs Junior Manager
06 – 11002353 rvanvugt@deloitte.nl
06 – 52048682 nfritz@deloitte.nl
06 – 12011643 bleeuwenkamp@deloitte.nl
06 – 12342787 mvanduist@deloitte.nl
06 –12104989 bdenijs@deloitte.nl
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
Anne-Margriet de Winter Senior Manager
Maurice Heuer Manager
Danny Graus Director IT Audit
Rohini Garib Junior Manager
Niels van den Akker Junior Manager
06 – 12010912 amdewinter@deloitte.nl
06- 683330192 maheuer@deloitte.nl
06 - 53119327 dgraus@deloitte.nl
06 – 29653107 rgarib@deloitte.nl
06- 31024071 nivandenakker@deloitte.nl
Innovatie
Bijlagen
© 2023 Deloitte The Netherlands
Blz. 3
3
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
De planning-en-controlcyclus
Uw controleteam
Kadernota, begroting en jaarrekening horen bij elkaar De gemeenteraad legt in de kadernota de beleidsdoelstellingen vast, wat vervolgens uitwerking krijgt in de begroting. De begroting bevat de financiële kaders waarmee het college aan de slag gaat. Hiermee geeft u invulling aan uw kaderstellende rol. Het is van belang vast te stellen of de realisatie van de afgesproken doelstellingen plaatsvindt binnen de in de begroting opgenomen financiële afspraken. Het college legt hierover verantwoording af aan de hand van tussentijdse bestuursrapportages en na afloop van het jaar in de jaarstukken (het jaarverslag en de jaarrekening). Deze (tussentijdse) verantwoordingsstukken zijn van belang voor uw controlerende taak. De jaarstukken volgen daarin de begroting.
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Eerste bestuursrapportage
Kadernota
Begroting
Tweede bestuursrapportage
Begrotingswijzigingen gedurende het jaar
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Jaarstukken
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
Innovatie
Bijlagen
© 2023 Deloitte The Netherlands
Blz. 4
4
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Uw controleteam
Relevante aspecten bij onze accountantscontrole zijn onder andere: • De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant.
De planning-encontrolcyclus
• De accountant controleert de jaarrekening en verstrekt de volgende rapportages: – Auditplan
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
– Managementletter (ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders) – Verslag van bevindingen – Controleverklaring.
• De controleverklaring vanaf het boekjaar 2023 geeft een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening. Het oordeel omtrent de rechtmatigheid verdwijnt daarmee uit onze controleverklaring. Uw college legt vanaf dit boekjaar verantwoording af over de rechtmatigheid van de bestedingen via de rechtmatigheidsverantwoording die is opgenomen in de jaarrekening. Nadere toelichting vindt plaat in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken. • Net als voorgaand boekjaar zullen wij in de controleverklaring rapporteren over onze controleaanpak frauderisico’s, naleving wet- en regelgeving en veronderstellingen inzake financiële risico’s in relatie tot de financiële positie. • De uitgangspunten voor de accountantscontrole zijn het Besluit begroting en verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). • De accountantscontrole is op grond van de Wet toezicht accountantscontrole (Wta) een wettelijke controle. Dit betekent een stevig toezichtregime van de Autoriteit Financiële markten (AFM) op de naleving van de voor accountants geldende ‘Nadere voorschriften controle- en overige standaarden’ (NV COS). • Verbinding tussen gemeenteraad, adviescommissie Controle en Financiën en accountant:
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
– adviescommissie Controle en Financiën is ‘linking pin’ tussen gemeenteraad als opdrachtgever en accountant als opdrachtnemer. – Overleggen in ieder geval over inrichting van de controle, uitkomsten interim- en jaarrekeningcontrole alsook actuele ontwikkelingen.
Innovatie
Bijlagen
© 2023 Deloitte The Netherlands
Blz. 5
5
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Uw controleteam
De rechtmatigheidsverantwoording Vanaf de boekjaar 2023 legt uw college verantwoording af over het rechtmatig handelen en besteden van de publieke middelen. Deze rechtmatigheidsverantwoording zal worden opgenomen in de jaarrekening. In de paragraaf Bedrijfsvoering volgt een nadere toelichting. Hierbij zullen de volgende uitgangspunten worden gehanteerd:
• De rechtmatigheidsverantwoording is een onderdeel van de jaarstukken, waarbij voor de decentrale overheid een rapportagetolerantie geldt van maximaal 3% en minimaal 0% van de totale lasten (incl. dotaties aan de reserves). De gemeenteraad bepaalt in het normenkader deze tolerantie. Voor 2023 heeft de raad van Utrecht het percentage op 1,5% vastgesteld. De raad heeft hierbij de keuze om minder nauwkeurig te worden geïnformeerd over eventueel geconstateerde bevindingen inzake rechtmatigheid. De rechtmatigheidsverantwoording valt onder het oordeel over het getrouwe beeld van de accountant. • Scope: financiële rechtmatigheid, zoals deze nu reeds is uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV. Het gaat alleen om de rechtmatigheids-criteria die geen criteria voor het getrouwe beeld zijn (voorwaarden-, begrotings- en misbruik- en oneigenlijkgebruik -criterium). Hierop is de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV aangepast. Onderstaand zijn de voornaamste gevolgen voor de accountantscontrole opgenomen: • De accountant verklaart dat de door het college opgestelde rechtmatigheidsverantwoording getrouw is (met 1% goedkeuringstolerantie). Deze verklaring wordt onderdeel van het getrouwheidsoordeel; het separate oordeel over rechtmatigheid zoals wij dat kennen uit de huidige controleverklaring vervalt hiermee.
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
• Rechtmatigheidsfouten en onzekerheden hebben geen effect meer op het oordeel van de accountant. Wanneer de rechtmatigheidsverantwoording geen getrouw beeld geeft van de rechtmatigheidsfouten en –onzekerheden, uitgaande van de door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringstolerantie van 1,5%, heeft dit invloed op het accountantsoordeel in de controleverklaring.
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
De voornaamste gevolgen voor de gemeente zijn:
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
• Het college van uw gemeente treedt in overleg met de raad over de te hanteren rapporteringstoleranties voor de rechtmatigheidsverantwoording.
• Uw gemeente identificeert de belangrijkste rechtmatigheidsrisico’s in aansluiting op de toetsingscriteria en heeft deze opgenomen in uw controleplan rechtmatigheidsverantwoording 2023. Verder moet worden bepaald op welke wijze deze rechtmatigheidsrisico’s worden afgedekt (via systeemgerichte en gegevensgerichte (verbijzonderde) controles). Het controleplan moet met het college van B&W worden afgestemd en structureel worden ingebed in de P&C-cyclus. Uw organisatie heeft hier al reeds opvolging aan gegeven. • Uw gemeente dient rekening te houden met eventuele verbonden partijen (m.n. gemeenschappelijke regelingen), waarvan de fouten en onzekerheden meegenomen moeten worden in de rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente. Dit geldt met name voor gemeenschappelijke regelingen die taken in mandaat uitvoeren, zoals het geval is bij serviceorganisaties en bij gemeenschappelijke regelingen die zich richten op het uitvoeren en heffen van gemeentelijke belastingen.
© 2023 Deloitte The Netherlands
Innovatie
Bijlagen
Blz. 6
6
Doelstelling van de accountantscontrole
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Uw controleteam
Doelstelling De primaire doelstelling van de accountantscontrole is een onafhankelijke controleverklaring te verstrekken over de getrouwheid van de jaarrekening (dus inclusief de rechtmatigheidsverantwoording) over het boekjaar eindigend op 31 december 2023. Daarbij rapporteren wij aan het college en de gemeenteraad over onze controlebevindingen.
Het college is primair verantwoordelijk voor het (bij)houden van een goede financiële administratie en voor betrouwbare en tijdige (tussentijdse) bestuursrapportages aan de gemeenteraad. De verantwoordelijkheid voor het toezicht op de bedrijfsvoering en de handelingen van de gemeente ligt bij de gemeenteraad. De rol en de verantwoordelijkheden van het college en de gemeenteraad zijn van groot belang. Onze controlewerkzaamheden geven een onafhankelijke kijk op de financiële verslagleggingsrisico’s en -processen, en andere gebieden en ontwikkelingen die voor hen relevant zijn.
Overige rapportagedoelstellingen
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Onze rapportagedoelstellingen zijn de volgende:
• Het college en de gemeenteraad informeren over significante aangelegenheden. Dit is gericht op bijvoorbeeld belangrijke schattingen, grondslagen voor financiële verslaggeving, nieuwe rapportagevereisten en significante tekortkomingen in de interne beheersing.
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
• Het tijdig verstrekken van een constructieve managementletter aan het college en de gemeenteraad. Hierin nemen wij onze belangrijkste aanbevelingen op voor mogelijke en/of noodzakelijke verbeteringen in de bedrijfsprocessen, en indien van toepassing geconstateerde significante tekortkomingen in de interne beheersing die wij tijdens de controle hebben geïdentificeerd.
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
Aansluiting met uw ontwikkelingen Innovatie
Onze controleaanpak voor uw gemeente is gebaseerd op ons inzicht in de strategische prioriteiten van uw gemeente. Hiertoe verkrijgen wij inzicht in de (significante) ontwikkelingen voor zover deze relevant zijn voor de controleaanpak van de jaarrekening. Ook leggen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, focus op actuele ontwikkelingen voor en bij de gemeente die zich vertalen in onze risicoanalyse en in specifieke aandachtsgebieden bij onze werkzaamheden en in onze rapportages.
Bijlagen
© 2023 Deloitte The Netherlands
Blz. 7
7
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Uw controleteam
Wij brengen bij de start van de controle een auditplan uit met de belangrijkste onderwerpen voor de accountantscontrole. Hierbij onderkennen wij voor de controle van boekjaar 2023 de volgende aandachtsgebieden bij onze controle voor uw gemeente: Interne beheersing •
Management override of controls (vanuit de controlestandaarden ingegeven).
•
Waardering voorraad bouwgronden in exploitatie (actief grondbeleid).
•
Verhoogde aandacht voor aandachtspunten bij verantwoording en controle van grondexploitatie, SiSa, juridische claims en geschillen.
•
Rechtmatigheidsverantwoording, waaronder blijvende aandacht voor de naleving van Europese aanbestedingsregels en begrotingsrechtmatigheid.
•
Blijvende aandacht voor een adequate wisselwerking tussen de centrale en de decentrale organisatie.
•
Betrouwbaarheid en continuïteit geautomatiseerde gegevensverwerking (IT-omgeving, opvolging IT bevindingen, SAP en cyber security).
•
Actualisatie van voorzieningen, waaronder de voorzieningen onderhoud en verlofsparen.
•
Opvolging (overige) aanbevelingen managementletter en accountantsverslag 2022.
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Speerpunten adviescommissie Controle en Financiën •
De planning-encontrolcyclus
Te bespreken in adviescommissie Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
Innovatie
Speerpunten adviescommissie Controle en Financiën
© 2023 Deloitte The Netherlands
De adviescommissie Controle en Financiën kan – als vertegenwoordiging van de gemeenteraad – ter ondersteuning van de controlerende rol specifiek aandacht vragen voor bepaalde posten van de programma’s, gemeentelijke producten, specifieke projecten en/of organisatieonderdelen.
Bijlagen
Blz. 8
8
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Uw controleteam
Bij de risicoanalyse en als uitvloeisel hiervan het bepalen van de benodigde aard, omvang en diepgang van onze controlewerkzaamheden hanteren wij een materialiteit (‘foutmarge’). De materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023 bepalen wij in overeenstemming met het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) op basis van 1% van de lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Voor de jaarrekeningcontrole 2023 gaan wij vooralsnog uit van de begroting 2023 en komen wij tot de volgende (afgeronde) bedragen:
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Goedkeuringstoleranties Fouten
1% van het totaal van de lasten ad € 1.794.985.000,- =
€ 17.949.850,-
Onzekerheden
3% van het totaal van de lasten ad € 1.794.985.000,- =
€ 53.849.550,-
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Rapporteringstolerantie Fouten en onzekerheden
€ 500.000
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
Innovatie
Bijlagen
© 2023 Deloitte The Netherlands
Blz. 9
9
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Uw controleteam
Voor de jaarrekeningcontrole 2023 hanteren wij een vooraf met uw gemeente afgestemde planning, die naadloos aansluit op de agenda van de adviescommissie Controle en Financiën/gemeenteraad en de planning-en-controlcyclus van de gemeente Utrecht. De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
Innovatie
Bijlagen
© 2023 Deloitte The Netherlands
Blz. 10 10
Innovatie
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Uw controleteam
Wij maken bij onze controle gebruik van innovatieve tools: •
Advanced risk sensing tool – Met gebruik van AI verzamelen en analyseren van relevante nieuwsberichten uit wereldwijde bronnen.
•
Argus – Text mining op het proces van subsidieverstrekkingen o.b.v. het inlezen van gegevens uit subsidieverleningsbeschikkingen.
•
Spotlight – Data-analyse en dashboarding - Volledige data-extractie uit uw financiële administratie om boekingen te kunnen analyseren voor onze controle, waaronder de controle op memoriaalboekingen. Inzicht in de data d.m.v. dashboarding voor het opzetten van een robuuste risico-analyse.
•
i-Confirm – Bevestigingen van derden - Proces van opvragen en monitoren van bevestigingen van derden, zoals: standaardbankverklaringen, uitgezette leningen, opgenomen leningen, derivaten, advocatenbrieven.
•
Deloitte Connect - Managen van op te leveren controle-informatie voor de jaarrekeningcontrole.
•
Payroll analytics – Data-analyse ten aanzien van salarisadministratie en loonaangifte
Komende controle richten wij ons samen met uw organisatie op het verder inbedden en uitbreiden van innovatieve toepassingen. Ook maken wij optimal gebruik van uw interne data-analyses bij onze controle.
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
Innovatie
Bijlagen
© 2023 Deloitte The Netherlands
Blz. 11 11
Bijlagen Bijlage A - Planning en onderwerpen adviescommissie Controle en Financiën boekjaar 2023
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Frequent overleg met alle relevante gremia is een kritische succesfactor in onze aanpak en afspraken. De planning voor de overleggen en een opzet voor de te bespreken onderwerpen met de adviescommissie Controle en Financiën – als afvaardiging van de gemeenteraad vanuit het opdrachtgeverschap aan ons als controlerend accountant – hebben wij hieronder opgenomen. Gedurende de controle van het boekjaar 2023 vullen wij de planning en de onderwerpen in overleg met de adviescommissie Controle en Financiën nader in.
De planning-encontrolcyclus
Maand
Onderwerp
September
Zomersessie
September
Evaluatie controleproces boekjaar 2022 en concept auditplan 2023
Oktober
Definitief auditplan 2023
November
Managementletter 2023
Mei
Verloop controleproces jaarrekening 2023
Mei – juni
Toelichting accountant op jaarstukken en (concept) accountantsverslag 2023
Uw controleteam
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023 Rapportage
Tijdstip
Auditplan
Voor aanvang van de interim-controle
Bestuurlijke samenvatting managementletter voor de adviescommissie Controle en Financiën / gemeenteraad
Na afronding van de interim-controle
Managementletter voor het college en de directie
Na afronding van de interim-controle
Accountantsverslag voor de adviescommissie Controle en Financiën / gemeenteraad
Na afronding van de controle van de jaarstukken
Controleverklaring voor de adviescommissie Controle en Financiën / gemeenteraad
Na afronding van de controle van de jaarstukken
© 2023 Deloitte The Netherlands
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
Innovatie
Bijlagen
Blz. 12 12
Bijlagen Bijlage B – ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
De ‘Tone at the Top’ is een essentieel onderdeel van de soft controls in een organisatie en ziet voornamelijk toe op gedrag. Het hoogste management dient hierbij het goede voorbeeld te geven. Als onderdeel van onze controle verkrijgen wij relevante informatie, indrukken en standpunten over de ‘Tone at the Top’ bij de gemeente Utrecht. Het stelt ons in staat waar nodig waarnemingen te delen met het college en de gemeenteraad.
De planning-encontrolcyclus
Uw verantwoordelijkheden De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college en de raad en betreft ook het onderhouden van interne beheersing om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of van fouten. Deze verantwoordelijkheid omvat tevens het uitvoeren, vastleggen en actualiseren van de frauderisicoanalyse als geïntegreerd onderdeel van de interne beheersing, een evaluatie van de mogelijke impact en waarschijnlijkheid van frauderisico's en de ondernomen acties om frauderisico's te beperken, inclusief de risico's van omkoping, corruptie en cybersecurity. Daarnaast zijn het college en de raad verantwoordelijk voor het monitoren van het risico op managementfraude, het bepalen of de interne beheersingsmaatregelen voldoende zijn om frauderisico's te identificeren en de beoordeling van de competentie en integriteit van het management. Onze verantwoordelijkheden Wij dienen een fraudediscussie te voeren en bevestigingen te verkrijgen van uw management en anderen binnen de gemeente ten aanzien van de interne beheersing, risicoinschattingen (inclusief de processen om de risico's op fraude te identificeren en erop in te spelen), en eventuele kennis met betrekking tot (vermoede) fraude.
Verder zijn wij verplicht het management te verzoeken om informatie die zij eventueel aan het college en de raad heeft meegedeeld over de processen om de risico's op fraude te identificeren en erop in te spelen, en om informatie die het management eventueel aan zijn werknemers heeft meegedeeld over zijn visie op bedrijfsvoering en ethisch gedrag. Daarnaast dienen wij inzicht te krijgen in de wijze waarop het college en de raad toezicht uitoefenen op de door het management gevolgde processen om de risico's op fraude in de stichting te identificeren en hierop in te spelen. Als accountants verkrijgen wij in dit kader een redelijke, maar geen absolute, mate van zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat door fraude of fouten.
Uw controleteam
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
Kenmerken van fraude Afwijkingen in de jaarrekening kunnen het gevolg zijn van fraude of fouten. De onderscheidende factor tussen fraude en fouten is of de onderliggende actie die leidt tot een afwijking in de jaarrekening al dan niet opzettelijk is. Voor accountants zijn 2 soorten opzettelijke afwijkingen relevant: afwijkingen als gevolg van frauduleuze financiële verslaggeving en afwijkingen als gevolg van oneigenlijke toe-eigening van activa.
Innovatie
© 2023 Deloitte The Netherlands
Blz. 13 13
Bijlagen
Bijlagen Bijlage C – Onafhankelijkheidsbeleid en -procedures
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Het handhaven van en toezicht houden op onze onafhankelijkheid vergt een gezamenlijke inspanning van ons als accountant alsook het college en de gemeenteraad van de gemeente Utrecht. Onze onafhankelijkheid bevestigen wij schriftelijk in de opdrachtbevestiging alsook het verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en identificeren eventuele zaken waarvan naar onze mening redelijkerwijs is te veronderstellen dat deze van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid.
De planning-encontrolcyclus
Onafhankelijkheidsmaatregelen Onderdelen van onze onafhankelijkheidsmaatregelen zijn onder andere: • Een cultuur waarin wij het belang van onafhankelijkheid benadrukken. • Diepgaande monitoringprocessen. • Strikt beleid dat Deloitte duidelijk communiceert. • Training voor alle partners, directors en professionals. • Een ‘restricted entity list’ en toezicht op persoonlijke financiële belangen. • Jaarlijkse onafhankelijkheidsverklaringen door partners, directors en werknemers. • Beleid ten aanzien van het rouleren van partners, langdurige betrokkenheid van seniorleden van het controleteam, goedkeuring vooraf van aanvullende/overige dienstverlening en zakelijke relaties alsook geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid. • Openbaar maken van de fees. • Besprekingen van het controleteam. Specifieke waarborgen en procedures Deloitte heeft belangrijke waarborgen en procedures om (veronderstelde) bedreigingen voor onze onafhankelijkheid en objectiviteit tegen te gaan. Hieronder bevinden zich de volgende punten: • Deloitte voert vóór afgifte van de controleverklaring een onafhankelijke kwaliteitsbeoordeling uit op het controledossier van de eindverantwoordelijke accountant. • Een onafhankelijke partner beoordeelt in dit kader tevens de belangrijkste besluiten waarmee de objectiviteit van ons oordeel is gewaarborgd.
• Jaarlijks rapporteren wij onze beoordeling van de objectiviteit en onafhankelijkheid aan de gemeenteraad. • Voorafgaand aan het aanvaarden van een verzoek tot aanvullende dienstverlening of een herbenoeming voor de controleopdracht, vindt een formele overweging en beoordeling plaats om te zien of aanvaarding van deze diensten dan wel voortzetting van de controleopdracht gepast is.
Uw controleteam
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
Innovatie
Bijlagen
© 2023 Deloitte The Netherlands
Blz. 14 14
Bijlagen Bijlage D – Onze kwaliteitsbelofte
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
De voordelen van onze kwaliteitsbelofte voor de gemeente Utrecht.
De planning-encontrolcyclus
Dienen van het publiek belang in de rol van extern accountant past naadloos in de global purpose van Deloitte: to make an impact that matters. Deloitte en haar medewerkers streven dagelijks met volle overtuiging naar het maken van een relevante en betekenisvolle impact op de maatschappij. Dit doen zij met een professioneel-kritische instelling. Niet alleen op het gebied van accountancy, maar ook op werkvelden als IT, cybersecurity en door de inzet van data analytics als onderdeel van onze controleaanpak, evenals de opname in het controleteam van experts op het gebied van bijvoorbeeld corruptie, belastingen, waarderingen en pensioenen. Onze professionals zijn zich er terdege van bewust dat het leveren van een consistent hoge kwaliteit hierbij van essentieel belang is. Deloitte streeft continu naar de hoogste kwaliteit van dienstverlening. Ons robuuste beleid, procedures en controlemethodiek worden aangevuld met een strakke organisatie van kwaliteitscontrole, een sterke overlegcultuur, een gedegen beoordelingsproces en risicomanagementsysteem, en ons voornaamste goed: de kwaliteit van onze professionals en de reputatie die daarop is gebouwd. Kwaliteit is de kern van de strategie die Deloitte volgt en wij zijn trots op ons stelsel van kwaliteitsbeheersing. Uw opdrachtteam is verantwoordelijk voor alle ten aanzien van de opdracht genomen beslissingen.
Onze aanpak gaat uit van sterke partnerbetrokkenheid: wij onderscheiden ons door de tijd die onze partners aan de controle besteden en aan de dienstverlening aan de cliënt gedurende het hele jaar. De goede naam en ons vermogen om onze reputatie, die van onze cliënten en van onze professionals te beschermen vormen de kern van de kwaliteit van onze professionele dienstverlening. De kernpunten van onze kwaliteitsbeheersing zijn: • Leiderschap - Ervoor zorgen dat onze mensen zich houden aan de hoogste integriteitsstandaarden en hen stimuleren de juiste beslissingen te nemen. • Standaarden - Onze mensen informeren over onze gedragscode, professionele standaarden en standaarden voor dienstverlening. • Onafhankelijkheid - Monitoringproces om naleving van onafhankelijkheidsregels vast te stellen. • Consultatie - Stimuleren van consultatie over complexe interpretaties van wet- en regelgeving en procedures op het gebied van controle, onafhankelijkheid en verslaggeving. • Professionele ontwikkeling - Investeren in diverse programma's die zijn gericht op persoonlijke groei en ontwikkeling. • Continu veranderingsproces - Leren van het verleden zodat wij ons beleid, procedures en controleaanpak verder kunnen versterken om zo aan de behoeften van onze cliënten en de voortdurend veranderende omgeving te kunnen voldoen.
Verdere details van onze kwaliteitsagenda zijn toegelicht in ons transparantieverslag.
Uw controleteam
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
Innovatie
Bijlagen
Wij zetten altijd de beste professionals in op alle niveaus. Al onze professionals volgen sectorspecifieke trainingen, om hun sectorkennis te vergroten en ervoor te zorgen dat onze professionals diepgaande kennis hebben van de gemeentesector. Zo is de kwaliteit van onze dienstverlening aan de gemeente Utrecht geborgd.
© 2023 Deloitte The Netherlands
Blz. 15 15
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited ("DTTL"), its global network of member firms, and their related entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global") and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.nl/about to learn more. Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, consulting, financial advisory, risk advisory, tax and related services. Our network of member firms in more than 150 countries serves four out of five Fortune Global 500® companies. Learn how Deloitte’s approximately 264,000 people make an impact that matters at www.deloitte.nl. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the “Deloitte network”) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2023 Deloitte The Netherlands
Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.deloitte.nl
SBR Aan de gemeenteraad van de gemeente Utrecht T.a.v. de griffie(secretaris) van gemeente Utrecht Postbus 16200 3500 CE UTRECHT
Datum
Behandeld door
Ons kenmerk
19 september 2023
B. Leeuwenkamp MSc RA 088 288 3560
2309C734DA.01/RR
Onderwerp
Opdrachtbevestiging controle jaarrekening gemeente Utrecht 2023 Geachte heer/mevrouw, In overeenstemming met het besluit van uw gemeenteraad tijdens de vergadering van 2 februari 2023, heeft u ons verzocht de jaarrekening te controleren van gemeente Utrecht over het boekjaar eindigend op 31 december 2023. Het doet ons genoegen met deze brief de aanvaarding van de opdracht en de nadere invulling ervan te bevestigen. Door middel van deze opdrachtbevestiging worden de aanvaarding van de opdracht, de omvang van de verantwoordelijkheid van Deloitte ten opzichte van uw organisatie en de wijze van rapportering vastgelegd en bevestigd. Wij vragen u een exemplaar van de bijgesloten opdrachtbevestiging te ondertekenen en aan ons retour te zenden. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.
drs. R.M.J van Vugt RA
Bijlagen: • Opdrachtbevestiging 2023 in tweevoud
Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netw erk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.deloitte.nl
Opdrachtbevestiging gemeente Utrecht voor het boekjaar eindigend op 31 december 2023 Opdracht Jaarrekening Als accountant van uw gemeente onderzoeken wij of de jaarrekening het door de wet vereiste inzicht geeft, overeenkomstig het bepaalde in artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet. De uitslag van ons onderzoek zullen wij weergeven in een controleverklaring en een verslag van bevindingen over de getrouwheid van de jaarrekening, inclusief de daarin op te nemen rechtmatigheidsverantwoording van het college van burgemeester en wethouders, en de rechtmatige totstandkoming van de lasten, baten en balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiële verhoudingswet. Andere informatie Wij rapporteren in de controleverklaring ook over de andere informatie, waaronder het jaarverslag en eventueel aanvullende informatie. Daartoe lezen wij de andere informatie en overwegen daarbij, op basis van onze kennis en ons begrip, te verkrijgen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, of de andere informatie: •
Met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat.
•
Alle informatie bevat die op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten is vereist.
Dit om met deze werkzaamheden te voldoen aan de vereisten van artikel 213 lid 3d van de Gemeentewet en de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Onze verantwoordelijkheden met betrekking tot andere informatie op basis van de Nederlandse Standaard 720 gelden ongeacht of de andere informatie is verkregen voor of na de datum van de controleverklaring. Als de accountant concludeert dat er een afwijking van materieel belang bestaat in de andere informatie die verkregen is na de datum van de controleverklaring, dient de accountant: a. Als de andere informatie (adequaat) is gecorrigeerd, de werkzaamheden uit te voeren die noodzakelijk zijn in de omstandigheden (afhankelijk van de vraag of de andere informatie voor de correctie al was gepubliceerd). b. Als de andere informatie niet (adequaat) gecorrigeerd is na communicatie met de personen belast met governance, passende maatregelen te nemen rekening houdend met de wettelijke rechten en verplichtingen van de accountant en te streven naar het op passende wijze onder de aandacht brengen van de ongecorrigeerde materiële afwijking bij de gebruikers voor wie de controleverklaring is opgesteld.
Verantwoordelijkheid van de accountant voor de controle van de jaarrekening Wij verrichten onze controle in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het Controleprotocol WNT. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften. Desgewenst sturen wij u een exemplaar van de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA) toe. Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netw erk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
2 19 september 2023 2309C734DA.01/RR Wij zijn gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van onze oordeelsvorming, inclusief de inschatting van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij deze risico-inschattingen betrekken wij ook de interne beheersing die relevant is voor het door de gemeente opmaken van de jaarrekening en het getrouwe beeld daarvan. Deze risico-inschattingen zijn gericht op het opzetten van passende controlewerkzaamheden, niet op een oordeel over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeente. Een controle omvat daarnaast het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, van de redelijkheid van de door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente gemaakte schattingen, en ook een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening.
Wij wijzen u erop, dat als gevolg van het toepassen van deelwaarnemingen en andere inherente beperkingen van een controle, plus de inherente beperkingen van elk systeem van interne beheersing, er een onvermijdbaar risico bestaat dat er, zelfs indien een controle naar behoren is gepland en uitgevoerd in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, een afwijking van materieel belang onontdekt blijft.
Specifieke controles of onderzoeken Op grond van specifieke (wettelijke) regelingen, subsidiebeschikkingen of overeenkomsten, kan de gemeente ons vragen een controleverklaring of assurance-rapport af te geven bij een of meer specifieke (subsidie)verantwoordingen. Wij zullen de gemeente in voorkomende gevallen per specifieke verantwoording een afzonderlijke, door of namens uw college te ondertekenen, opdrachtbevestiging doen toekomen.
Onafhankelijkheid Op grond van het Nederlands recht, waaronder de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) en de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), is vereist dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze assurance-cliënten. Deze regelgeving bevat onder meer beperkingen ten aanzien van de diensten die wij aan controlecliënten kunnen verlenen. Indien wij gestart zijn met de uitvoering van de controleopdracht en daarna omstandigheden identificeren die de onafhankelijke uitvoering van de controleopdracht in gevaar zouden kunnen brengen, moeten wij de werkzaamheden van de controleopdracht mogelijk met onmiddellijke ingang opschorten. In dat geval zullen wij trachten zo snel mogelijk een oplossing te vinden die ons in staat stelt de controleopdracht voort te zetten. Indien wij van mening zijn dat de situatie niet kan worden opgelost, zullen wij mogelijk genoodzaakt zijn de controleopdracht tussentijds te beëindigen. Als de bedreiging voortvloeit uit een samenloop van de controleopdracht met een andere opdracht aan ons of aan een onderdeel van ons netwerk en een oplossing onzes inziens niet mogelijk is, kan het noodzakelijk zijn dat een van de opdrachten tussentijds wordt beëindigd. Wij zullen u op de hoogte stellen voordat wij een dergelijk besluit nemen.
3 19 september 2023 2309C734DA.01/RR Om onze onafhankelijkheid op efficiënte wijze blijvend te kunnen waarborgen, verzoeken wij u ons te informeren over de juridische structuur van uw gemeente, en ook van overige (groeps)maatschappijen en gelieerde maatschappijen waarmee uw gemeente direct of indirect is verbonden. Als sprake is van (voorgenomen) wijzigingen in de (juridische) structuur van uw gemeente of structuur van de groep, dan kan dit met zich meebrengen dat wij genoodzaakt zijn de verlening van bepaalde diensten aan uw gemeente te beëindigen. Wij vragen in dat kader dan ook uw bijzondere aandacht voor voorgenomen structuurwijzigingen, fusies en overnames. Deze kunnen gevolgen hebben voor onze onafhankelijke positie. Om dergelijke gevolgen tijdig, dat wil zeggen vooraf, te kunnen identificeren en hierop actie te kunnen ondernemen, verzoeken wij u eventuele voorgenomen structuurwijzigingen, fusies en/of overnames bij ons te melden ruim voordat deze plaatsvinden. Op deze wijze kunnen wij ervoor zorgen dat onze onafhankelijkheid gewaarborgd blijft. Wij bespreken in voorkomende gevallen potentiële bedreigingen van onze onafhankelijkheid met u.
Het kan dan bijvoorbeeld gaan om de volgende onderwerpen: • Financiële belangen • Langdurige betrokkenheid • Geschenken en gastvrijheid • Zakelijke relaties • Werkrelaties (in dienst treden bij controlecliënt) Als partners of professionals van onze organisatie het voornemen hebben in dienst te treden bij een assurance-cliënt gelden randvoorwaarden om onze onafhankelijkheid te kunnen waarborgen. Zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming zult u daarom geen aanbiedingen doen tot het aangaan van een functie als bestuurder, beleidsbepaler, persoon belast met governance of een andere functie van waaruit invloed van betekenis op het assurance-object kan worden uitgeoefend, aan huidige of voormalige partners of andere professionals van onze organisatie, totdat er tussen de voormalige partner of andere professional en de accountantsorganisatie geen banden van betekenis meer bestaan. Wanneer het een accountant uit het controleteam betreft die als externe accountant is ingeschreven in het register van de AFM of van de accountantspraktijk de bevoegdheid heeft verkregen om op te treden als opdrachtpartner als bedoeld in de begrippenlijst van de NV COS, geldt tevens een afkoelingsperiode van twaalf maanden na het neerleggen van de functie.
Wanneer het een key assurance-partner uit het controleteam (dat wil zeggen: de eindverantwoordelijke accountant, de persoon die de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling van de nog niet afgeronde controleopdracht uitvoert, of een accountant die binnen het controleteam mede verantwoordelijk is voor het rapporteren over belangrijke aangelegenheden), de bestuursvoorzitter of een vergelijkbare functionaris van de accountantsorganisatie betreft, geldt een afkoelingsperiode van vierentwintig maanden na het neerleggen van de functie. Indien deze randvoorwaarden niet in acht worden genomen, zijn wij mogelijk genoodzaakt de controleopdracht tussentijds te beëindigen. Verder zult u zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming geen relaties aangaan met partners of andere professionals van onze organisatie waarbij sprake is van een gemeenschappelijk commercieel of financieel belang. In voorkomende gevallen zullen wij beoordelen of deze relatie past in het kader van de gewone bedrijfsuitoefening en of de samenloop met de controleopdracht een eventuele bedreiging vormt voor onze onafhankelijkheid.
4 19 september 2023 2309C734DA.01/RR Uw gemeente zal geen relatie aangaan met onze organisatie waarbij onze organisatie zich in het kader van reclame of marketing associeert of laat associëren met uw gemeente. De onafhankelijkheidsregels verbieden dergelijke relaties. De Nederlandse onafhankelijkheidsregels hebben daarnaast als uitgangspunt dat het vragen, ontvangen, aanbieden en verstrekken van geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid niet past in een relatie tussen controleur en gecontroleerde. Wanneer het geschenk of de persoonlijke uiting van gastvrijheid een waarde heeft die niet verwaarloosbaar of onbeduidend is, dan stellen de onafhankelijkheidsregels dat de bedreiging voor de onafhankelijkheid niet weggenomen kan worden door het treffen van maatregelen, en zijn wij genoodzaakt de controleopdracht tussentijds te beëindigen. Het gaat hierbij om geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid tussen de accountantsorganisatie, een ander onderdeel van het netwerk, een bestuurder of interne toezichthouder van de accountantsorganisatie of een lid van het controleteam, enerzijds en uw gemeente of een bij uw gemeente betrokken persoon anderzijds. Indien een geschenk of persoonlijke uiting van gastvrijheid met een waarde van meer dan € 100 als verwaarloosbaar en onbeduidend zou kunnen worden aangemerkt, zijn specifieke maatregelen vereist.