Agendabundel
Tekst van het document
Hier worden de rechtmatigheidscontroles uitgevoerd door de accountant en richt de interne auditafdeling zich op andere onderwerpen. Ter illustratie: in Rotterdam controleert de afdeling Financial Auditing al geruime tijd de jaarrekening en steunt de extern accountant op de werkzaamheden van deze afdeling. Wij hebben begrepen dat Financial Auditing ca. 39 fte omvat. Naast deze afdeling beschikt Rotterdam over een afdeling Concernaudit voor het uitvoeren van doeltreffendheids- en doelmatigheidsonderzoeken. Deze capaciteit hebben we binnen gemeente Utrecht niet. Ontwikkelingen elders in de publieke sector laten zien dat de verantwoordingsgrens in de afgelopen jaren is verruimd van 1% naar 2%, bijvoorbeeld bij de Rijksoverheid7 en de Europese Commissie. Dit om de controlekosten en -druk op het ambtelijk apparaat te verminderen. Haalbaarheid Concernaudit heeft teen plan van aanpak opgesteld om het implementatieproces (zoveel mogelijk) in goede banen te leiden. Uitgangspunt in het plan van aanpak is dat het inrichten van de processen en het uitvoeren van de werkzaamheden voor de rechtmatigheidsverantwoording (structureel) budgetneutraal gebeurt. De huidige capaciteit binnen de bedrijfsvoering is het uitgangspunt, tenzij het tegendeel blijkt en onoverkomelijke knelpunten ontstaan.
7
Kamerstuk 31865 d.d. 26 januari 2017 Verbetering verantwoording en begroting
15
Het eerste jaar van de rechtmatigheidsverantwoording zal hoe dan ook een behoorlijk inspanning vragen en gepaard gaan met de nodige hindernissen. Dit heeft alles te maken met het eerdergenoemde uitgangspunt en het vertrekpunt van de gemeente Utrecht. Onze accountant geeft in het accountantsverslag (blz. 44) d.d. 15 mei 2020 aan: “Start met een hoge verantwoordingsgrens en verlaag de grens in de jaren erna naar het gewenste niveau afhankelijk van het groeipad.” De insteek is dat aangesloten wordt bij het huidige organisatiemodel en de interne controle in 2e lijn plaatsvindt en derhalve niet vanuit Concernaudit (3e lijn). Concernaudit richt zich op gemeente brede processen (bijvoorbeeld: inkopen) en de kwaliteitsbewaking van de interne controle in de 2e lijn. Momenteel is nog lang niet bij alle organisatieonderdelen kwalitatief en kwantitatief voldoende interne controle capaciteit beschikbaar om het verantwoordingsproces goed handen en voeten te geven. Dit vraagt om versterking in de vorm van opleiding en begeleiding vanuit Concernaudit. Daarbij moet worden aangetekend dat ook voor Concernaudit het om een nieuw proces gaat. Het deel van de afdeling dat zich met de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording bezighoudt kent een relatief bescheiden omvang. Naast deze activiteit voert de afdeling 213a onderzoeken, operational- en IT-audits uit.
Om de controles efficiënter en effectiever te maken is Concernaudit bezig controles te digitaliseren door toepassing van ‘up-to-date’ technieken als data-analyse (bijvoorbeeld tekst-mining) en robotisering. Voor het volledig te realiseren van de ze activiteiten is echter nog 1 á 2 jaar nodig, het eigen maken van deze technieken vraagt tijd, aandacht en specifieke kennis. Het hanteren van een hoger percentage geeft hiervoor meer ruimte. Het doel is additionele (structurele) inhuur van personeel zoveel mogelijk te beperken en bij voorkeur binnen te bestaande formatie de werkzaamheden te beleggen. Andere relevante ontwikkelingen binnen de gemeente
De COVID-19 pandemie heeft een aanzienlijke impact op de begroting van de gemeente. De Control organisatie zal de komende tijd alle zeilen moeten bij zetten om tot een verantwoorde begroting te komen.
De
ruimte
voor
nieuwe
activiteiten
bij
de
Business
Control
afdelingen
van
de
organisatieonderdelen is de komende tijd beperkt.
De implementatie van nieuwe IT-systemen voor personeelsuitgaven en voor subsidies worden in het najaar afgerond. Het nieuwe systeem voor de personeelsuitgaven (SAP Success Factors) is vanaf 1 januari 2021 operationeel. Het nieuwe subsidiesysteem is 1 september 2020 operationeel geworden. Voor beide systemen geldt dat begin 2021 de verbijzonderde interne controle vorm zal krijgen.
Risico verschil van inzicht met extern accountant Hoewel de ambitie gericht is op het voldoen aan de eisen die de accountant stelt is het in het eerste jaar denkbeeldig dat er verschillen van inzicht tussen de gemeente en de accountant bestaan. Naar mate de verantwoordingsgrens hoger wordt gesteld is de ruimte om verschillen van inzicht tussen de gemeente en de accountant ruimer. In bijlage 3 is een aantal voorbeelden opgenomen wat de consequenties kunnen zijn van verschillen van inzicht tussen het college en de accountant. Opgemerkt wordt dat indien de gemeente de bevindingen van de accountant overneemt en deze vermeldt in de rechtmatigheidsverantwoording de accountant (mogelijk) tot een goedkeurende controle verklaring kan komen. Wel mag worden verwacht dat
16
de gemeente in de bedrijfsvoeringsparagraaf uitgebreid toelicht waarom de gemeente zo handelt en in gaat op het verschil tussen gemeente en accountant.
3.4 Voorstel verantwoordingsgrens Het college stelt bij de te hanteren grenswaarden bij rechtmatigheidverantwoording een groeipad voor. In de tabel is het voorstel opgenomen. Begroting ca.
Verantwoording over
Verantwoording over
Verantwoording over
€ 1,5 miljard
2021
2022
2023
Fouten % Foutenmarge
1,5%
1,5% of 1%*
1%
€ 22,5 mln.
€ 22,5 mln. of
€ 15 mln.
€ 15 mln. Onduidelijkheden Onduidelijkheden marge
1,5%
1,5% of 1%
1%
€ 22,5 mln.
€ 22,5 mln. of
€ 15 mln.
€ 15 mln.
* Afhankelijk uitkomst evaluatie. Het advies is ingegeven door de volgende overwegingen:
Het op afzienbare termijn hanteren van een verantwoordingsgrens van 1% past bij de ambitie en de maatschappelijke positie van de gemeente Utrecht.
Het starten met een grenswaarde van 1,5% is ingegeven door het uitgangspunt de werkzaamheden voor de rechtmatigheidsverantwoording (structureel) budgettair neuraal te beleggen en het vertrekpunt ten aan zien van de verbijzonderde interne controle van de gemeente Utrecht. De organisatie beschikt niet over een omvangrijk en volwassen interne controleapparaat, in tegenstelling tot de andere G4-gemeenten, en heeft momenteel nog geen ervaring met het uitvoeren van het controleren van de rechtmatigheid van de jaarrekening. Het is wenselijk dat de organisatie ruimte heeft om het verantwoordingsproces te organiseren en uit te voeren. De ambitie is om de werkzaamheden voor de rechtmatigheidsverantwoording zoveel mogelijk binnen de bestaande formatie in te bedden en uitbreiding daarvan of externe inhuur beperkt te houden. Het geschetste tijdpad om uiteindelijk naar een verantwoordingsgrens toe te groeien past daarbij.
De Control organisatie (business controllers en Concern Control) is momenteel al behoorlijk belast. In de huidige omstandigheden vraagt de begroting meer aandacht dan normaal en is de opbouw en
inrichting
van
Concerncontrol
nog
lopend.
Het
bieden
van
enige
ruimte
bij
de
rechtmatigheidsverantwoording vinden wij in het licht van de huidige (financiële) omstandigheden passend.
De
verantwoordingsgrens
heeft
betrekking
op
de
omvang
en
diepgang
van
de
controlewerkzaamheden welke moeten worden verricht om de rechtmatige naleving van wet- en regelgeving expliciet zichtbaar te maken. De rechtmatige naleving is de verantwoordelijkheid van de proceseigenaren en blijft ook gewaarborgd in deze processen. De verantwoordingsgrens heeft hier dan ook geen effect op.
17
Na afronding van de controle over het boekjaar 2021 en de rechtmatigheidsverantwoording over 2021 is een evaluatiemoment ingebouwd om na te gaan of versneld een verantwoordingsgrens van 1% kan worden gehanteerd. Dit moment is ingegeven vanuit de ambitie om zo snel mogelijk een verantwoordingsgrens te hanteren passend bij de maatschappelijke positie maar oog te hebben voor de haalbaarheid en de spankracht van de organisatie.
Aan de externe accountant vragen wij het groeipad te monitoren en voor zover de beroepsregels dit toelaten de organisatie, met name Concernaudit, met raad en daad bij te staan. Tenslotte zullen wij de accountant vragen de genoemde evaluatie te toetsen en advies vragen over versneld toe groeien naar de gewenste verantwoordingsgrens.
3.5 Advies invulling paragraaf bedrijfsvoering In artikel 22 van de Financiële verordening is bepaald dat in de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting beschreven onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen en over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a Gemeentewet. Voor de wettelijke basis is het nodig om het betreffende artikel over de paragraaf bedrijfsvoering in het BBV aan te passen. Deze wetswijziging wordt naar verwachting in de loop van 2020 afgerond. De Commissie BBV geeft in de Kadernota Rechtmatigheid nadere aanwijzingen over de informatie die het college in de paragraaf in de jaarstukken (alsmede in de begroting op te nemen paragraaf) moet en/of kan opnemen. De commissie BBV acht paragraaf bedrijfsvoering de aangewezen plek om een nadere toelichting te geven door het college op zaken die de rechtmatigheid raken en hoe de beheersing is vormgegeven. Het college stelt daarom voor in deze paragraaf met de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording tevens aandacht te besteden aan de volgende aspecten:
Bevindingen en achterliggende oorzaken. Om helderheid te creëren wat belangrijke bevindingen (fouten en onduidelijkheden) zijn wordt een rapportagegrens gehanteerd voor het toelichten hiervan. Hierbij wordt aangesloten bij de rapportagegrens die de externe accountant hanteert en ook afzonderlijk met de raad afstemt. Dit betekent dat alle incidentele bevindingen/of systematische fouten en onduidelijkheden boven € 500.000 worden opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering.
Aantal bewuste afwijkingen van wet- en regelgeving met een motivering waarom is afgeweken en maatregelen ter voorkoming in de toekomst. (advies Commissie BBV)
Maatregelen ter voorkoming van soortgelijke bevindingen in de toekomst. (advies Commissie BBV)
De relatie tussen de bevindingen van het college en de bevindingen van de accountant. (advies Commissie BBV)
De voortgang in het realiseren van een adequaat stelsel ter onderbouwing van de verantwoording en de opmerkingen van de accountant hierover (inclusief reactie van het college). (advies Commissie BBV)
In bijlage 4 is een uitwerking opgenomen van de paragraaf bedrijfsvoering met enkele voorbeelden. Voor wat betreft het punt bewust afwijken van wet- en regelgeving merken wij op dat rechtmatig handelen vanzelfsprekend het uitgangspunt voor het college is. Uit de controleverklaringen van de accountant voorgaande jaren blijkt dat wij als gemeente rechtmatig handelen. Er kunnen zich bijzondere en zeer uitzonderlijke omstandigheden voordoen die dit uitgangspunt in het gedrang brengen. Om op dit punt
18
transparant te zijn stellen wij voor het aantal bewuste afwijkingen met motivering in de paragraaf bedrijfsvoering op te nemen. Vanuit Concerncontrol wordt een meldingsprocedure voor dergelijke situaties ingericht. Tenslotte melden wij het thema bewust onrechtmatig handelen aandacht verdiend in verband met de specifieke regelgeving die op dit punt voor accountants van toepassing is (NV COS 250 en NOCLAR). Met de transparantie en de meldingsprocedure willen wij zo goed mogelijk aansluiten bij wat accountants van de gemeente op dit punt mag verwachten.
19
Bijlage 1 Definities rechtmatigheidscriteria Definitie financiële rechtmatigheid In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) wordt onderscheid gemaakt tussen het juridische begrip rechtmatigheid en de rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole. Het juridische begrip rechtmatigheid heeft betrekking op alle geldende wetten en regels. Rechtmatigheid is dan het handelen in overeenstemming met alle wetten en regels. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole is een minder omvattend begrip. Rechtmatigheid zoals dat tot op heden is gehanteerd binnen de reikwijdte van de accountantscontrole, is een aspect dat duidt op de mate waarin het door het college van B&W bij gemeenten gevoerde (financiële) beheer in overeenstemming is met bestaande normering. Het voeren van het financiële beheer in overeenstemming met bestaande normering betekent dat de financiële beheershandelingen tot stand zijn gekomen in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving, waaruit als ze niet worden nageleefd financiële consequenties kunnen voortvloeien. Financiële
rechtmatigheid
betreft
de
rechtmatigheid
van
beheershandelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen die als baten, lasten en/of balansmutaties in de jaarrekening dienen te worden verantwoord. De modeltekst van de Commissie BBV sluit hier één op één op aan. In bijlage 1 is de tekst van het model van de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen.
Rechtmatigheid en getrouwheid
Voorbeeld: Het bij het doen van inkopen niet in acht nemen van de drempelwaarden uit de Aanbestedingswet (AW 2016) leidt tot een financiële onrechtmatigheid. Mogelijk is door onvoldoende concurrentie -stelling te ‘duur’ ingekocht. Te late publicatie van een gegunde opdracht is weliswaar in strijd met de AW 2016 maar leidt niet tot een financiële onrechtmatigheid. De overschrijding van de termijn heeft geen financiële consequenties.
Cr it er ium
Om schr ij v ing
Get r ouw b eeld
Recht m at ig heid
1
Calculat ie
Vast gest elde bedragen zijn juist berekend
√
√
Vraag is welke rechtmatigheidscriteria
2
Valut ering
√
√
onderwerp zijn van de verantwoording. In
Het t ijdst ip van de bet aling en de verant woording is juist
3
Levering
√
√
de Kadernota 2018 van de Commissie BBV
Juist heid van ont vangen goederen/ dienst en
4
Adressering
Persoon of organisat ie waar een financiële st room naar t oe is gegaan is juist (recht hebbende)
√
√
5
Volledigheid
Alle opbrengst en die verant woord zouden moet en zijn, zijn ook verant woord
√
√
6
Aanvaardbaarheid
Past bij act ivit eit en en in relat ie t ot de kost en aanvaardbare t egenprest at ie
√
√
7
Begrot ing
Past binnen geaut oriseerde begrot ing
√
8
Voorwaarden
Nadere eisen
√
9
Misbruik & oneigenlijk gebruik
Volledigheid en juist door derden verst rekt e gegevens. (misbruik ) Niet voor doel/ st rekking regeling (oneigenlijk gebruik)
√
zijn negen rechtmatigheidscriteria onderscheiden. Zes criteria worden tevens afgedekt door de controleverklaring van de accountant; getrouw beeld. In de tabel is de samenhang c.q. overlap met de criteria voor het getrouwe beeld aangegeven. Omdat de eerste zes criteria al worden afgedekt met het getrouwheidsoordeel van
20
de
accountant,
hoeft
hier
geen
aparte
verantwoording
meer
over
te
worden
afgelegd.
De
rechtmatigheidsverantwoording beperkt zich daarmee tot de laatste drie criteria, te weten: het begrotings, het voorwaarden- en het misbruik & oneigenlijk gebruik (M&O) criterium.
Definitie relevante criteria Onderstaand zijn de definities van de voor de rechtmatigheidsverantwoording relevante criteria op genomen: Voorwaarden criterium: Het voorwaardecriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/ voorwaarden zijn afkomstig uit diverse interne en externe regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium: de toetsing op juistheid en volledigheid van de gegevens, die door de belanghebbenden zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen. Dit ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving (M&O-criterium).
Onder misbruik wordt verstaan: Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Misbruik van overheidsgelden kan gelijk worden gesteld met het plegen van fraude om zich onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen. Bij fraude passen beheersmaatregelen zoals fraudepreventie, handhaving, fraudeopsporing en sancties.
Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. De beheersmaatregelen die daarbij passen zijn: handhaving, voorlichting, analyse toepassing en actualisering wet- en regelgeving.
Begrotingscriterium: Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn De definities zijn ontleend aan de Kadernota Rechtmatigheid (oktober 2018).
21
Bijlage 2 Model van de
rechtmatigheidsverantwoording De Commissie BBV heeft op 17 januari 2020 het onderstaande model voor de rechtmatigheidsverantwoording gepubliceerd. Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders In deze rechtmatigheidsverantwoording geeft het College van burgemeester en wethouders aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium bij de desbetreffende financiële beheershandelingen en transacties. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op XX XXX 202X vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de gemeenteraad bepaald en bedraagt x% (maximaal 3) van de totale lasten inclusief mutaties in de reserves en is daarmee vastgesteld op € x.
Conclusie Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties (niet) rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betreffen8:
8
…
De afwijkingen (fouten en/of onduidelijkheden als gedefinieerd in de Kadernota Rechtmatigheid) worden alleen vermeld indien de door de
gemeenteraad gestelde verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid is overschreden.
22
…
In de paragraaf bedrijfsvoering heeft het college beschreven welke actie zij onderneemt om de afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
23
Bijlage 3 Samenhang bevindingen
gemeente Utrecht en externe accountant Onderstaand hebben wij vereenvoudigde voorbeelden opgenomen die inzicht geven in de verschillende scenario’s als de bevindingen van de gemeente Utrecht al dan niet overeenstemmen. De voorbeelden zijn (deels) ontleend aan de notitie rechtmatigheidsverantwoording van de commissie Bado en zijn aangepast op de begrotingscijfers van gemeente Utrecht. In de voorbeelden abstraheren wij van andere oorzaken dan de rechtmatigheidsverantwoording die voor de accountant aanleiding zijn een andere dan een goedkeurende controle verklaring af te geven. Overigens merken wij op dat voor de accountant de huidige materialiteitsgrenzen9 blijven gelden en los staan van de grenswaarde van het college. Voorbeeld 1 Omschrijving
Bedrag
Totale lasten van de gemeente
€ 1.500.000.000
Raad stelt de verantwoordingsgrens op 1 %
€ 15.000.000
Totaal fouten geconstateerd door gemeente
€ 5.000.000
Totaal fouten geconstateerd door accountant
€ 5.000.000
Rechtmatigheidsverantwoording
Het college rapporteert in rechtmatigheidsverantwoording en bedrijfsvoeringsparagraaf dat geen sprake is van bevindingen boven de verantwoordingsgrens.
Strekking controleverklaring accountant
Het college geeft de uitkomst van de interne controle getrouw weer, accountant geeft goedkeurende controle verklaring.
Voorbeeld 2 Omschrijving
Bedrag
Totale lasten van de gemeente
€ 1.500.000.000
Raad stelt de verantwoordingsgrens op 1 %
€ 15.000.000
Totaal fouten geconstateerd door gemeente
€ 20.000.000
Totaal fouten geconstateerd door accountant
€ 20.000.000
Rechtmatigheidsverantwoording
Het college rapporteert in rechtmatigheidsverantwoording dat sprake is van rechtmatigheidsbevindingen ter grootte van € 20 mln. en in bedrijfsvoeringsparagraaf gaat het college in op de aard, oorzaken en maatregelen t.a.v. deze bevindingen.
Goedkeurend
Beperking
Oordeelonthouding
Afkeurend
Fouten in de jaarrekening (% omvangsbasis)
≤ 1%
>1%<3%
-
≥ 3%
Onzekerheden in de controle (% omvangsbasis)
≤ 3%
>3%<10%
≥ 10%
-
9 Goedkeuringstolerantie accountant
24
Strekking controleverklaring accountant
Het college geeft de bevindingen getrouw weer, de accountant geeft een goedkeurende controle verklaring.
Voorbeeld 3 Omschrijving
Bedrag
Totale lasten van de gemeente
€ 1.500.000.000
Raad stelt de verantwoordingsgrens op 1%
€ 15.000.000
Totaal fouten geconstateerd door gemeente
€ 10.000.000
Totaal fouten geconstateerd door accountant
€ 12.500.000
Rechtmatigheidsverantwoording
Het college rapporteert in de rechtmatigheidsverantwoording en
bedrijfsvoeringsparagraaf
dat
geen
sprake
is
van
bevindingen boven de verantwoordingsgrens. Strekking controleverklaring accountant
Weliswaar is er een verschil in de bevindingen tussen gemeente en accountant. Beide blijven onder de verantwoordingsgrens. Het college geeft daarmee de bevindingen getrouw weer. De accountant geeft een goedkeurende controle verklaring.
Voorbeeld 4 Omschrijving
Bedrag
Totale lasten van de gemeente
€ 1.500.000.000
Raad stelt de verantwoordingsgrens op 1%
€ 15.000.000
Totaal fouten geconstateerd door gemeente
€ 10.000.000
Totaal fouten geconstateerd door accountant
(A) € 30.000.000 (B) € 60.000.000
Rechtmatigheidsverantwoording
Het college rapporteert in de rechtmatigheidsverantwoording en
bedrijfsvoeringsparagraaf
dat
geen
sprake
is
van
bevindingen boven de verantwoordingsgrens. Strekking controleverklaring accountant
De accountant constateert, in tegenstelling tot het college, zowel in geval A als B dat de 1% verantwoordingsgrens is overschreden. Het college geeft daarmee de bevindingen niet getrouw weer. A. De accountant geeft een goedkeurende controle verklaring met beperking. De totaal niet gerapporteerde fouten ligt tussen 1- 3%. B. De accountant geeft een afkeurende controle verklaring met beperking. De totaal niet gerapporteerde fouten ligt boven de 3%. Een fundamenteel verschil van inzicht. Overigens als de gemeente de bevindingen van de accountant overneemt en vermeldt in de rechtmatigheidsverantwoording kan de accountant tot een goedkeurende controle verklaring komen. Wel mag worden verwacht dat de
25
gemeente in de bedrijfsvoeringsparagraaf uitgebreid in gaat op het verschil tussen gemeente en accountant.
Voorbeeld 5 Voorbeeld 5 gaat in op een combinatie van rechtsmatigheids- en getrouwheidsfouten. Derhalve wordt er , zoals in de voorbeelden 1 t/m 4, niet langer geabstraheerd van andere fouten dan rechtmatigheidsfouten. Omschrijving
Bedrag
Totale lasten van de gemeente
€ 1.500.000.000
Raad stelt de verantwoordingsgrens op 1%
€ 15.000.000
Totaal fouten geconstateerd door gemeente
€ 10.000.000
Totaal fouten geconstateerd door accountant
Rechtmatigheidsfout
€ 17.500.000
Getrouwheidsfout
€ 35.000.000
Rechtmatigheidsverantwoording
€ 52.500.000
Het college rapporteert in rechtmatigheidsverantwoording en bedrijfsvoeringsparagraaf dat geen sprake is van bevindingen boven de verantwoordingsgrens.
Strekking controleverklaring accountant
In deze situatie zijn er 2 opties: 1.
De gemeente neemt alsnog de rechtmatigheidsfout van de accountant over. De rechtmatigheidsfout overschrijdt weliswaar de 1 % norm van de raad maar is dan getrouw weer gegeven. De getrouwheidsfout blijft staan en ligt tussen 1- 3% van de totale lasten waardoor de accountant komt tot een controleverklaring met beperking.
2.
De gemeente neemt de rechtmatigheidsfout van de accountant NIET over. De totale fout ligt nu boven de 3% van de totale lasten. De controle verklaring wordt dan afkeurend.
26
Bijlage 4 Paragraaf bedrijfsvoering In de rechtmatigheidsverantwoording geeft het College van burgemeester en wethouders aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de gemeenteraad bepaald en bedraagt 1,5% van de totale lasten inclusief mutaties in de reserves en is daarmee vastgesteld op € 22.500.000. In de paragraaf bedrijfsvoering geeft het college een toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast worden alle belangrijke bevindingen (fouten en onduidelijkheden) groter dan € 500.000, die volgen uit de controle van de rechtmatigheid, opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering en voorzien van maatregelen om dit in de toekomst te voorkomen.
Het rechtmatigheidsbeheer toegelicht Onderstaand hebben wij enkele voorbeelden opgenomen die inzicht geven in de verschillende bevindingen (begrotingscriterium, voorwaardencriterium en misbruik & oneigenlijk gebruik criterium) van de gemeente Utrecht zoals deze zouden kunnen worden opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering met in achtneming van de hiervoor voorgestelde verantwoordings- en rapportagegrens. Begrotingscriterium Bij de rechtmatigheidscontrole vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn. Wij (het college) hebben de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op de artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet, welke nader zijn geconcretiseerd in de begroting en de financiële verordening. Het begrotingscriterium is verder verfijnd in de kadernota rechtmatigheid 2018 van de commissie BBV. Het overschrijden van de begroting is altijd onrechtmatig en lastenoverschrijdingen per programma moeten goed herkenbaar in de jaarrekening worden opgenomen.
De bij de controle van de begroting geconstateerde begrotingsoverschrijdingen groter dan de rapportagegrens van € 500.000 zijn hierna opgenomen. Voor de hiernavolgende programma’s is sprake van een overschrijding van de lasten:
Programma 5 Openbare ruimte overschrijding van € 1.800.000. Deze overschrijding past binnen het bestaande beleid en is reeds eerder gemeld aan de raad.
27
Programma 12 Veiligheid overschrijding van € 900.000. Deze overschrijding past binnen het bestaande beleid en is reeds eerder gemeld aan de raad.
Voor een inhoudelijke analyse van de geconstateerde overschrijdingen verwijzen wij naar het hoofdstuk begrotingsrechtmatigheid in de jaarrekening. Voorwaardencriterium Het voorwaardecriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/ voorwaarden zijn afkomstig uit diverse interne en externe regelgeving. Met betrekking tot het proces inkopen en aanbesteden betrekken wij de naleving van de Europese aanbestedingsregels in de controle. De interne aanbestedingsregels zoals vastgelegd in de nota inkoop maken echter geen onderdeel uit van de controle, vanwege het besluit van de raad (9 februari 2017) om deze buiten het normenkader te houden. De controle van het proces inkopen en aanbesteden heeft over het afgelopen jaar onrechtmatigheden aan het licht gebracht tot een bedrag van € 3.900.000. Dit is aanzienlijk minder dan de onrechtmatigheid van € 11.700.000 over het voorgaande boekjaar. De getroffen maatregelen op basis van het transitieplan lijken daarmee vrucht af te werpen. Tegelijkertijd merken wij op dat de rechtmatigheid van de inkopen nog niet structureel is geborgd en de beheersing en verantwoording van de inkoopuitgaven kan worden verbeterd. Dit wordt ook bevestigd door de externe accountant in haar managementletter:
Interne en Europese aanbestedingsregels voor het inhuren van personeel worden niet voldoende nageleefd omdat buiten het bestaande inkoopproces (marktplaats inhuur) wordt ingekocht.
Inkoopcontracten worden verlengd, terwijl die contracten geen opties tot verlenging (meer) hebben.
In de komende periode pakt de organisatie deze punten verder op in het kader van het transitieplan en de verdere verbetering van het proces inkopen en aanbesteden. Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium De rechtmatigheidseis betreft ook de toetsing op juistheid en volledigheid van de gegevens, die door de belanghebbenden zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen. Dit ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving (M&O-criterium). Het gaat bij het M&O-criterium in het bijzonder om vast te stellen dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen, dan wel op te sporen. Het M&O beleid is in de praktijk in hoofdzaak ingebed in de processen van de organisatieonderdelen en in de gemeentelijke regelgeving. Uit de controle van deze processen blijken geen onrechtmatigheden in het kader van het M&O-criterium. In de Kadernota Rechtmatigheid (oktober 2018) doet de commissie BBV de aanbeveling tot het maken van een overkoepelend beleidsstuk M&O. Deze bevat naast de filosofie, algemene uitgangspunten en
28
risicoanalyse ook maatregelen ter voorkoming en afdoening. De gemeente Utrecht heeft nog geen overkoepelende nota. Deze nota zal in de komende periode worden opgesteld.
29
1 Controleverordening Utrecht RMV aanpassingen v02.docx
Controleverordening gemeente Utrecht Wetstechnische informatie Gegevens van de regeling Organisatie Utrecht Organisatietype Gemeente Officiële naam regeling Controleverordening gemeente Utrecht Citeertitel Controleverordening gemeente Utrecht Vastgesteld door gemeenteraad Onderwerp financiën en economie Eigen onderwerp Opmerkingen met betrekking tot de regeling Geen Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd artikel 213 van de Gemeentewet Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen Datum ondertekening Terugwerkende Datum Datum Kenmerk kracht tot en Betreft inwerkingtreding uitwerkingtreding voorstel met Bron bekendmaking 06-06-2019 nieuwe 31-07-2019 regeling gmb-2019157870
Tekst van de regeling Intitulé Controleverordening gemeente Utrecht De raad van de gemeente Utrecht; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 5 februari 2019 met kenmerk 5863962 gelet op artikel 213 Gemeentewet, artikel 197 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;
overwegende dat het aan de raad is om bij verordening regels vast te stellen voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie; besluit vast te stellen de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Utrecht.
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Paragraaf 1 Definities Artikel 1 In deze verordening wordt verstaan onder: 1. Accountant: de door de gemeenteraad benoemde accountantsorganisatie die is belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening; 2. Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de benoemde accountant van: a. het getrouwe beeld en rechtmatigheid van de in de jaarrekening gepresenteerde baten, en lasten, balansmutaties en de grootte en samenstelling van het vermogen; b. het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; bc. het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met het krachtens algemene maatregel van bestuur vastgestelde Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten; cd. het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 Gemeentewet; de. de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken, e.f. onrechtmatigheden in de jaarrekening waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, zesde lid Gemeentewet, in acht worden genomen. fg.
de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. 3. Rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole: a. het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.
b. Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de accountantscontrole ten aanzien van rechtmatigheid, maar de accountant zal ten aanzien van deze handelingen en beslissingen een oordeel geven over het interne systeem van risicoafwegingen. 34. Verslag van bevindingen: rapport van de accountant bij de jaarstukken op grond van artikel 213 Gemeentewet en bevat in ieder geval bevindingen over: a. de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; b. onrechtmatigheden en onzekerheden in de jaarrekening
Paragraaf 2 Doel Artikel 2 De bepalingen in deze verordening zijn bedoeld om te waarborgen dat de rechtmatigheid van het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie worden getoetst.
Hoofdstuk 2 Controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Utrecht Paragraaf 1 Opdrachtverlening accountantscontrole Artikel 3 De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, tweede lid Gemeentewet, wordt opgedragen aan de door de gemeenteraad benoemde accountant. Artikel 4 In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad of een door de raad benoemde commissie voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging. Artikel 5 De raad of een door de raad benoemde commissie stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen: a. de toe te passen goedkeuringstoleranties en (afwijkende) rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening; b. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
c. de eventueel uit te voeren aanvullende tussentijdse controles; d. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar; e. de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden; f. de gemeentelijke functies en of organisatieonderdelen met afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant specifiek aandacht moet besteden g. In afwijking van het gestelde in f. en g. kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de posten van de jaarrekening, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen vaststelt, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren. Paragraaf 2 Informatieverstrekking door het college Artikel 6 Het college is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening inclusief een rechtmatigheidsverantwoording en het jaarverslag inclusief een paragraaf bedrijfsvoering inzake de kwaliteit van het rechtmatigheidsbeheer conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.
Artikel 7 Het college zorgt er voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn. Artikel 8 Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. Artikel 9 Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld. Paragraaf 3. Inrichting accountantscontrole Artikel 10 De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
Artikel 11 De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren. Artikel 12 De raad draagt er zorg voor dat de accountant periodiek een afstemmingsoverleg heeft met vertegenwoordigers uit de raad. Hiertoe wordt door de raad een commissie benoemd. Artikel 13 De accountant is bij de uitvoering van zijn opdrachten gehouden aan de voorschriften inzake geheimhouding conform de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Regels met betrekking tot de inhoud van de controle zijn opgenomen in de nadere voorschriften controle en overige standaarden (NV COS). Paragraaf 4. Toegang tot informatie Artikel 14 De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren de mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben.
Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen Artikel 15 Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden onbelemmerde toegang heeft tot alle data, locaties en informatiedragers van de gemeente, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid en volledigheid van de daarover verstrekte informatie. Paragraaf 5. Overige controles en opdrachten Artikel 16 1. Het college kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. 2. De accountant heeft de mogelijkheid om voor anderen dan de raad opdrachten te vervullen. Deze opdrachten worden aanvaard nadat de raad via de in artikel 12 voorgestelde commissie hiervoor toestemming heeft verleend.
Paragraaf 6 Rapportering Artikel 17 Als de accountant bij een controle afwijkingen constateert die (kunnen) leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. Artikel 18 Na afronding van de controle legt de accountant het conceptverslag van bevindingen en de concept controleverklaring voor aan het college. Artikel 19 Het college voorziet tijdig in een schriftelijke reactie op het conceptverslag van bevindingen en de concept controleverklaring. Artikel 20 Het college legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 1 juni voor aan de raad, conform de Financiële verordening gemeente Utrecht. Artikel 21 De accountant bespreekt overige rapportages met het college, voorafgaand aan het ter beschikkingstellen van de rapportage aan de raad. Artikel 22 De accountant draagt er zorg voor dat mondelinge mededelingen aan de raad van feiten inzake bedrijfsvoering gerelateerde zaken voorafgaand aan het college worden gemeld. Paragraaf 7 Afdeling Concernaudit Artikel 23 De accountant maakt ten behoeve van een efficiënte controle bij de uitvoering van zijn opdracht zoveel mogelijk gebruik van de door de afdeling Concernaudit uitgevoerde werkzaamheden.
Dit geldt ook voor de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden op de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen en besluiten uitgevoerd door de organisatieonderdelen. Artikel 24 De afdeling Concernaudit is bevoegd de bij de uitvoering van zijn audits en controlewerkzaamheden verkregen controle-informatie (vertrouwelijk) aan de accountant te
verstrekken. De organisatieonderdelen zijn bevoegd om bij de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden op de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen en besluiten verkregen controle-informatie (vertrouwelijk) aan de accountant te verstrekken. Hoofdstuk 3 Slotbepalingen Artikel 25 Overgangsbepalingen Met het inwerking treden van deze verordening wordt de Controleverordening gemeente Utrecht, vastgesteld op 13 november 2003 (Gemeenteblad Utrecht 2003, nr. 57), ingetrokken. Artikel 26 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking vijf weken na de dag van bekendmaking. Artikel 27 Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening gemeente Utrecht Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 6 juni 2019, De griffier, mr. M. van Hall CMC De burgemeester, mr. J.H.C. van Zanen
5 Board letter accountant & reactie college 1 Raadsbrief Managementletter 2020.pdf
Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl
Aan de gemeenteraad
Behandeld door
J.M.W. Koolenbrander
Datum
9 december 2020
Doorkiesnummer
030 - 28 61619
Kenmerk
8295536
a.koolenbrander@utrecht.nl
Onderwerp
Managementletter 2020
Bijlage(n)
1 (geheim)
Beleidsveld
Financiën
Geachte leden van de raad, In de geheime bijlage bij deze brief vindt u de Managementletter 2020 van onze accountant. Jaarlijks voert de accountant een interimcontrole uit, ter voorbereiding op de controle van de jaarrekening. De bevindingen presenteert hij in de Managementletter, samen met aanbevelingen voor verbetering in de beheersing van werkprocessen. In deze brief gaan wij eerst in op de totstandkoming van deze Managementletter. Vervolgens reageren wij op de bevindingen en aanbevelingen. Geheimhouding We hebben op de Managementletter 2020 permanente geheimhouding opgelegd op grond van artikel 55 lid 1, 86 lid 2 en 25 lid 2 van de Gemeentewet om redenen genoemd in artikel 10 lid 2 sub b en g van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De informatie in de managementletter raakt de financiële belangen van de gemeente en kan leiden tot onevenredige bevoordeling van derden. In de managementletter staat informatie over bepaalde bedrijfsprocessen en de aan de uitvoering daarvan verbonden financiële, taakinhoudelijke en juridische aandachtpunten en risico’s. Proces interimcontrole Het proces is soepel en in goede samenwerking verlopen, ondanks de belemmeringen van het werken op afstand. Een deel van de werkzaamheden is nog niet (volledig) afgerond. Over de resultaten van de IT-audit wordt u op een later moment afzonderlijk geïnformeerd.
Algemeen Mede door toenemende eisen aan de controle vraagt de accountant meer gedetailleerde vastlegging van processen en van controlemaatregelen daarin. De accountant stelt vast dat ons college zijn adviezen opvolgt ter verbetering van de centrale informatievoorziening en de beheersing van monitoring van processen en risico’s. Deze adviezen zijn tevens behulpzaam bij het traject versterken bedrijfsvoering en de verstevigen van de controlfunctie op het niveau van de organisatie als geheel, het concern.
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
9 december 2020 8295536
Risicomanagement en interne beheersing Over de ontwikkeling van het risicomanagement die in gang is gezet met het plan van aanpak is de accountant positief. “Aan de hand van uw plan van aanpak doorontwikkeling risicomanagement geeft u een adequate invulling aan ons advies en uw wens om risicomanagement verder te verstevigen binnen uw organisatie. Dit past tevens bij de ontwikkeling naar de rechtmatigheids-verantwoording die uw college met ingang van boekjaar 2021 geeft.” De accountant ziet minder voortgang bij de interne beheersing, in het bijzonder op het punt van de centrale kaderstelling. De ingezette transitie van het onderdeel Financiën, inkoop en juridische zaken (FIJ) is bedoeld om het inzicht en de beheersing op het geheel te verbeteren. Door de coronacrisis werd de voortgang helaas belemmerd. De aanpassing van de P&C-cyclus en het werken op afstand legden beslag op de beschikbare capaciteit. Dat neemt niet weg dat de aanbevelingen (inclusief die over prestatielevering) een vervolg krijgen, in een realistisch tempo. Overigens heeft de accountant de doorgevoerde verbeteringen bij de memoriaalboekingen nog niet kunnen beoordelen. Grondexploitaties De accountant herkent dat de aanwezige opzet van interne beheersing van de grondexploitaties nu wordt geborgd met zichtbare maatregelen.
Nog niet alle maatregelen konden worden beoordeeld, omdat een aantal van de processen, zoals de actualisatie van de grondexploitatieberekeningen pas bij het opmaken van de jaarstukken wordt uitgevoerd. Covid-19 Bij zijn interim-controle heeft de accountant de impact van de virusuitbraak op de gemeentelijke organisatie, de processen en de financiële stromen in kaart gebracht. De nieuwe Tozo-regeling vraagt een extra controle-inspanning bij de jaarrekening. Er zijn afspraken gemaakt over de in dat kader uit te voeren controlewerkzaamheden. In goed overleg, zodat deze zowel voor de organisatie als voor de accountant hanteerbaar zijn. Daarnaast onderkennen wij een toename van risico’s bij gewaarborgde en verstrekte geldleningen, gesubsidieerde organisaties en dubieuze debiteuren. Dat vraagt een aanvullende risicoanalyse bij de jaarrekening. Voor de gewaarborgde en verstrekte geldleningen vindt de analyse plaats op het niveau van de individuele dossiers. Gezien het grote aantal dossiers is het onzeker of deze analyse tijdig en volledig kan worden afgerond. Aandachtspunten voor de Jaarrekening 2020 De accountant geeft helder aan welke aandachtspunten er nog liggen en welke controlewerkzaamheden moeten plaatsvinden voor de Jaarrekening 2020. Voor een deel zijn dit extra werkzaamheden als gevolg van de virusuitbraak Covid-19, zowel voor de organisatie als voor de accountant.
Mogelijk leidt dit tot een langere doorlooptijd van het jaarrekeningproces. De gevraagde onderbouwingen zullen wij vanzelfsprekend leveren. Bij de analyse van de (gewaarborgde) geldleningen moeten we een klein voorbehoud maken, zoals hierboven toegelicht. Daarnaast is de invoering van het systeem om de volledigheid van de erfpachtopbrengsten aan te tonen nog niet zo ver gevorderd dat de resultaten bij de verantwoording 2020 beschikbaar zijn. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,
de secretaris,
de burgemeester,
2/2
6 Vooruitblik jaarplan 2021 1 Jaarplan adviescommissie C&F 2021 versie december 2020.docx
Jaarplan Adviescommissie Controle en Financiën 2021 (september 2020) Datum en tijdstip 2021
Onderwerpen
Uitgangspunten
Overige onderwerpen
(veeglijst)
In beginsel 8 x 2 uur overleg, waar nodig in aanwezigheid van ambtelijke organisatie, rekenkamer en accountant. Update 2020/2021: door gewijzigd vergaderschema a.g.v. corona-maatregelen vergaderen we (tijdelijk) op donderdagavond van 18.00-19.30 (bij voorkeur op cie-avonden, maximaal 90 minuten). De cursief gedrukte onderwerpen zijn aanvullende onderwerpen (naast de reguliere cyclus) Onderwerpen voor de adviescommissie (kunnen) zijn: jaarstukken, voorjaarsnota, programmabegroting, financiële verordeningen en beleidsnota’s, art. 213a-onderzoeken, alle overige onderwerpen waarvan de adviescommissie van oordeel is dat deze een (sterke) financiële component bevatten Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wijzigingen ten opzichte van de vorige versie zullen zichtbaar worden weergegeven Verbeterslag (leesbaarheid) JS, VJN en PGB, incl. pilots ‘sturen op waarden’ Uitkomsten onderzoek cederen kasstromen erfpachtcontracten, adviescie 20-1-2020 Informeren s.v.z. vennootschapsbelasting (20 minuten) Digitale audit door Deloitte (30 minuten) Budgetrecht van de raad (voorstel volgt) --> vanuit zomersessie 2020 Financiële spelregels (27-10-2020) Afronden onderzoek WAAVA (incl aandacht circulair op activeren/afschrijven: has bakker 27-10-2020) Voortgang financiële paragraaf in RV (toezegging)
Do. 7 januari
Vergadering adviescommissie (90 min)
18.00-19.30
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Concept Boardletter van de accountant (tijd: 30 minuten)
Concept Reactie van het college op de Boardletter (PM)
RV Rechtmatigheid (grenswaarden) (Tijd: 20 minuten)
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Voortgang controle accountant (tijd: 10 minuten)
Afsluiting (tijd: 5 minuten)
NB doorgeschoven vanuit nov/dec 2020
3e Technische Begrotingswijziging (schriftelijk)
Do. 28 januari
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
18.00-19.30
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Voorstel Aanpak raadstoets Jaarstukken (tijd: 30 minuten)
Evaluatie PB (tijd: 15 minuten)
Onderwerpen/ aandachtspunten voor onderzoeken in jaarplannen
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
auditteam, Rekenkamer (Gewijzigde planning) en evt. adviescommissie.
Datum en tijdstip 2021
Onderwerpen
Do. 4 maart
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
18.00-19.30
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
1e Technische Begrotingswijziging (15 minuten)
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
Do. 1 april
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
18.00-19.30
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Voortgang accountantscontrole (30 minuten)
IT rapportage (15 minuten)
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
Do. 29 april
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
18.00-19.30
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Jaarstukken
(concept) Accountantsrapport van bevindingen, incl. accountantsverklaring
Concept Reactie van het college op het accountantsrapport
Advies aan commissie M&S en S&R n.a.v. de jaarstukken en het
over de Jaarstukken
accountantsrapport.
Update bevindingen Raadstoets
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
Do 10 juni
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
18.00-19.30
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Voorjaarsnota
Berap incl. resultaatsbestemming en MPUV en MPR (25 minuten)
Advies aan commissie M&S en S&R n.a.v. Voorjaarsnota/Berap
Definitieve jaarplannen auditteam (10 minuten) en Rekenkamer (10 minuten). NB: periode plan concernaudit tm maart (verslag opvragen wat in college is geweest)
Zomersessie adviescie
Definitieve bevindingen Raadstoets (15 minuten)
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
Nader in te vullen
C&F Vrijdag 3 september van 10.00-16.00 Do. 23 september
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
18.00-19.30
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
2e Technische Begrotingswijziging (tijd: 15 minuten)
Definitief PvA Aanpak accountantscontrole (‘jaarplan’) incl. concept-
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (tijd: 5 minuten)
raadsvoorstel (t.b.v. commissie M&S) (tijd: 15 minuten)
Datum en tijdstip 2021
Onderwerpen
Do. 7 oktober
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
18.00-19.30
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Programmabegroting + 2e Berap (tijd: 60 minuten)
Advies aan commissie M&S en S&R over Programmabegroting.
dichter op 23-9)
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (tijd: 5 minuten)
Do. 9 december
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
18.00-19.30
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Concept Boardletter van de accountant
Concept Reactie van het college op de Boardletter
Voortgang controle
3e Technische Begrotingswijziging
Onderwerpen/ aandachtspunten voor onderzoeken in jaarplannen
(NB door raad 14-9, herfstreces en PB
auditteam, Rekenkamer, accountant en evt. adviescommissie.
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (tijd: 5 minuten)