Agendabundel

Bundel van de Adviescommissie Controle en Financiën van 7 januari 2021

Agenda bijlagen Agenda advies-cie CF 7-1-2021.doc 1 2

3

Opening en mededelingen, vaststellen agenda. Behandelvoorstel: Aangeven of u nog wijzigingen op de conceptagenda heeft en vaststellen agenda. Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst Behandelvoorstel: Aangeven of u vragen, opmerkingen of correcties heeft bij het conceptverslag. Wanneer u geen vragen of opmerkingen heeft, kunt u het verslag vaststellen en zal deze worden toegevoegd aan de volgende commissie M&S. Ingekomen en verzonden stukken Ter kennisname: •financiële informatie in Excel door ambtelijke organisatie https://utrecht.begroting-2021.nl/p36593/meerjarigoverzicht-baten-en-lasten-begroting •Beleidsveld Personeel en Organisatie - Raadsbrief Verbetering bedrijfsvoering en sturingsmodel gemeente Utrecht • Brief Provincie Utrecht over Beoordeling begroting 2021 Raadsbrief Verbetering bedrijfsvoering en sturingsmodel gemeente Utrecht.pdf Brief Provincie Utrecht over Beoordeling begroting 2021

4

Raadsvoorstel Grenswaarden rechtmatigheidsverantwoording & aanpassing controleverordening Achtergrond: zie hiervoor de notulen 4 juni 2020 en 27 oktober 2020. Behandelvoorstel: Aangeven of u vragen en opmerkingen heeft bij dit raadsvoorstel en bij de aanpassingen in de controleverordening (zie bijlage bij de agenda). Raadsvoorstel Voorstel verantwoordingsgrens rechtmatigheidsverantwoording.pdf Notitie RMV verantwoordingsgrens 09112020.pdf Controleverordening Utrecht RMV aanpassingen v02.docx

5

Board letter accountant & reactie college Behandelvoorstel: Toelichting door de accountant en doornemen van de Managementletter 2020. Vervolgens een toelichting door of namens de wethouder Financiën op de collegereactie. NB: De geheime bijlage is voor de hiervoor gemachtigden te vinden in iBabs via Startpagina/Overzichten/GEHEIME Bijlagen en als geheime bijlage bij deze agenda. Raadsbrief Managementletter 2020.pdf

6

Vooruitblik jaarplan 2021 Behandelvoorstel: Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wijzigingen ten opzichte van de vorige versie zullen zichtbaar worden weergegeven. De cursief weergegeven onderwerpen zijn aanvullend op de reguliere onderwerpen behorende bij de financiële cyclus. Do. 28 januari 18.00-19.30Vergadering adviescommissie (maximaal 90 minuten) Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten) Voorstel Aanpak raadstoets Jaarstukken (tijd: 30 minuten) Evaluatie PB 2021 (tijd: 15 minuten) Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten) Afsluiting (5 minuten) \*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\* \*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\* NB: 5 minuten wissel pauze, zodat we de laatste 15-20 minuten gebruiken advies richting commissies formuleren. Voor afsluiting een korte rondvraag richting ambtelijke organisatie. Jaarplan adviescommissie C&F 2021 versie december 2020.docx

7 8

9

Voortgang controle accountant met advies C&F Behandelvoorstel: toelichting door de accountant. Wvttk Behandelvoorstel: Dit agendapunt creëert de vrije ruimte voor het behandelen van onderwerpen die niet zijn aangemeld. U kunt naar eigen inschatting onderwerpen inbrengen. Rondvraag en sluiting

AGENDA Adviescommissie Controle en Financiën

7 januari 2021 van 18.00-19.30 uur (digitaal)

Agendapunt 1 t/m 6 worden behandeld in aanwezigheid van de (medewerkers van) de afdeling Concernmanagement Financiën, Inkoop en Juridische Zaken/Concern Control, de voorzitter/secretaris van de Rekenkamer en de accountant.

Agendapunt 7 t/m 9 worden behandeld in aanwezigheid van de accountant. (2 min)

1. a. Opening en mededelingen. b. Vaststellen agenda.

Behandelvoorstel: Aangeven of u nog wijzigingen op de conceptagenda heeft en vaststellen agenda.

(3 min)

2. Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst --> is reeds gedaan t.b.v. commissie

M&S. Behandelvoorstel: Aangeven of u vragen, opmerkingen of correcties heeft bij het

conceptverslag. Wanneer u geen vragen of opmerkingen heeft, kunt u het verslag vaststellen en zal deze worden toegevoegd aan de volgende commissie M&S. (10 min)

3. Ingekomen en verzonden stukken.

Ter kennisname: 

financiële informatie in Excel door ambtelijke organisatie

https://utrecht.begroting-2021.nl/p36593/meerjarig-overzicht-baten-en-lastenbegroting



Beleidsveld Personeel en Organisatie - Raadsbrief Verbetering bedrijfsvoering en sturingsmodel gemeente Utrecht

(20 min)

4. Raadsvoorstel Grenswaarden rechtmatigheidsverantwoording & aanpassing controleverordening

Achtergrond: zie hiervoor de notulen 4 juni 2020 en 27 oktober 2020. Behandelvoorstel: Aangeven of u vragen en opmerkingen heeft bij dit raadsvoorstel en bij de aanpassingen in de controleverordening (zie bijlage bij de agenda).

1

Commissiegriffier financiën  danielle.rijnders@utrecht.nl

(30 min)

5. Board letter accountant & reactie college

Behandelvoorstel: Toelichting door de accountant en doornemen van de

Managementletter 2020. Vervolgens een toelichting door of namens de wethouder Financiën op de collegereactie.

NB: De geheime bijlage is voor de hiervoor gemachtigden te vinden in iBabs via Startpagina/Overzichten/GEHEIME Bijlagen en als geheime bijlage bij deze agenda. (5 min)

6. Vooruitblik jaarplan 2021

Behandelvoorstel: Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd.

Wijzigingen ten opzichte van de vorige versie zullen zichtbaar worden weergegeven. De cursief weergegeven onderwerpen zijn aanvullend op de reguliere onderwerpen behorende bij de financiële cyclus. Do. 28 januari

Vergadering adviescommissie (maximaal 90 minuten)

18.00-19.30



Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)



Voorstel Aanpak raadstoets Jaarstukken (tijd: 30 minuten)



Evaluatie PB 2021 (tijd: 15 minuten)



Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)



Afsluiting (5 minuten)

****************************************************************************************

NB: 5 minuten wissel pauze, zodat we de laatste 15-20 minuten gebruiken advies richting

commissies formuleren. Voor afsluiting een korte rondvraag richting ambtelijke organisatie. (10 min)

7. Voortgang controle accountant met adviescie C&F

Behandelvoorstel: toelichting door de accountant.

(3 min)

8. Wvttk

Behandelvoorstel: Dit agendapunt creëert de vrije ruimte voor het behandelen van onderwerpen die niet zijn aangemeld. U kunt naar eigen inschatting onderwerpen inbrengen.

(2 min)

9.

Rondvraag en sluiting.

2

Commissiegriffier financiën  danielle.rijnders@utrecht.nl

3 Ingekomen en verzonden stukken 1 Raadsbrief Verbetering bedrijfsvoering en sturingsmodel gemeente Utrecht.pdf

Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door R. Meijers Doorkiesnummer 14 030 E-mail r.meijers@utrecht.nl

Datum Kenmerk Onderwerp

25 november 2020 8183925 Verbetering bedrijfsvoering en sturingsmodel gemeente Utrecht

Bijlage(n)

Beleidsveld

Organisatie en Personeel

-

Geachte leden van de raad, Aanleiding In het debat tussen verschillende fracties in de commissievergadering Mens & Samenleving op 23 juni 2020 over de bevindingen van de accountant, is aan ons een schriftelijke reactie gevraagd. Het verzoek was om in deze reactie in te gaan op de ingezette verbeteringen van de bedrijfsvoering van de Gemeente Utrecht in relatie tot de bevindingen van de accountant op het gekozen sturingsmodel. Inhoud van deze brief Deze brief start (1) met de achtergrond en werking van het sturingsmodel van Gemeente Utrecht. We benoemen (2) de bevindingen hieromtrent van de accountant. We geven vervolgens (3) een toelichting op het verbeterprogramma ‘Versterking van de bedrijfsvoering’. Hierbij staan we, als belangrijk onderdeel van dit programma en daarmee als verbeteraanpak op de bevindingen van de accountant, stil bij (4) het versterken van de rol van control. 1. Utrecht als netwerkorganisatie Voor 2011 was de Gemeente Utrecht georganiseerd volgens het dienstenmodel. Vanaf 2011 is met Via B gekozen voor een andere manier van organiseren. Er is gewerkt aan het opzetten van een netwerkorganisatie om de maatschappelijke opgaven van de stad meer centraal in ons werk te stellen. Onze processen en systemen richten we zo in dat die daar dienend aan zijn.

Door onze samenwerking te benaderen vanuit een netwerkgedachte spelen wij samen met onze partners op elk niveau, zowel centraal als decentraal, flexibel in op de opgaven. In deze transitie naar een netwerkorganisatie hebben we zowel de verantwoordelijkheden en bevoegdheden decentraal in de organisatie belegd en is er bezuinigd op de bedrijfsvoering en control. Het resultaat hiervan is een bedrijfsvoering en control die in vergelijking met andere gemeenten efficiënt is georganiseerd. Utrecht besteedt 11% van de totale kosten aan overhead terwijl G10 gemeenten

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

25 november 2020 8183925

gemiddeld 13% en G4 gemeenten gemiddeld 31% aan overhead besteden1. Een nadelig effect van de verantwoordelijkheden decentraal beleggen in combinatie met een kleine overhead is dat er minder zicht op het geheel is. Bij een aantal onderwerpen hebben we ervaren dat in onze snel groeiende stad met complexe opgaven, eilanden binnen onze organisatie ontstaan vanwege het gebrek aan sturing op het geheel. Wij hebben dit als organisatie erkend en onderstrepen daarmee de bevindingen van de accountant. 2. Constateringen accountant De accountant heeft in het accountantsverslag 2019 (mei 2020) en eerder in de interim-controle (eind 2019) aandacht besteed aan ons organisatie- en sturingsmodel; De accountant constateert met betrekking tot de planning & control cyclus dat de inhoud en de kwaliteit van de jaarrekening feitelijk de optelsom zijn van de aangeleverde kwaliteit vanuit de individuele afdelingen. De toegevoegde waarde van de concernonderdelen, bijvoorbeeld op de naleving van het Besluit Begroting (BBV) kan worden vergroot door interne monitoring op de grondexploitatie en de voorzieningen. Ook adviseert de accountant een centraal projectbeheersingssysteem op te zetten, zodat de risico’s centraal geïnventariseerd en gemonitord kunnen worden. Hier worden de grondexploitaties, rechtmatigheid van onze inkoop, project Wal & Kluismuren en de Uithoflijn genoemd. 3.

Versterking Bedrijfsvoering en control De constatering, zowel vanuit onze organisatie en van de accountant, dat onze netwerkorganisatie nog beter functioneert wanneer er op centraal niveau zicht is op het geheel en op onderwerpen meer kaderstelling plaatsvindt, is opgenomen als belangrijke pijler van het programma ‘Versterking Bedrijfsvoering’. Om onze opgaven te realiseren is namelijk een bedrijfsvoering nodig die het opgavegericht werken ondersteunt. We doen dit met de juiste inhoud, communicatiemiddelen, processen, systemen en gedrag. Met het programma ‘Versterking bedrijfsvoering’ zorgen we dat we als bedrijfsvoering aansluiten op de behoefte van de organisatie om flexibel en wendbaar te zijn zonder de vaste koers ‘Gezond stedelijke leven voor iedereen’, en het zicht op het geheel uit het oog te verliezen. Het programma stuurt daarbij op de volgende 5 bewegingen waarop verschillende projecten en verbeteracties lopen: 1. Van blik op aparte organisatieonderdelen naar zicht op de totale organisatie. 2. Van zicht op doelmatigheid naar zicht op doeltreffendheid. 3. Van reactieve naar proactieve dienstverlening. 4. Van produceren van Planning & Control-producten als doel op zich, naar continu weten, analyseren en handelen. 5. Van focus op geld naar focus op inhoud. Als onderdeel van deze versterking hebben wij aanpassingen doorgevoerd in onze organisatiestructuur.

Begin 2020 is het ‘Bedrijfsvoering en Strategie Netwerk’ (BSN) opgericht waarin strategie en uitvoering van alle bedrijfvoeringsdisciplines bij elkaar zijn gebracht onder directe aansturing van één concernmanager per discipline. Daarnaast is er een functie gecreëerd die stuurt op het geheel van de opgaven: de concernmanager Strategie en Public Affairs (SPA). Deze concernmanager werkt met haar afdeling aan het verbinden van bestuur, organisatie, stad/regio om de strategische koers van ‘Gezond

1 Vensters voor bedrijfsvoering 2019

2/3

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

25 november 2020 8183925

Stedelijk Leven voor Iedereen’ te versterken en te koppelen aan de externe bestuurlijke netwerken (relatiebeheer) die nodig zijn voor realisatie van de opgaven van de stad. Daarnaast werken we, als onderdeel van deze versterking, met een nieuwe overheadsystematiek die zorgt dat we als bedrijfsvoering qua omvang en werkzaamheden beter meebewegen met de organisatie. Door het toepassen van deze nieuwe systematiek behouden we enerzijds de relatief kleine overhead ten opzichte van G4, G10 en het landelijke gemiddelde maar vangen we anderzijds nieuwe knelpunten binnen de bedrijfsvoering zelf op. 4. Versterking control De control functie heeft onze aandacht om deze, in lijn met de bevindingen van de accountant, te versterken. De functie van concernmanager financiën & control is gesplitst in enerzijds een concernmanager financiën, inkoop en juridische zaken en anderzijds een concernmanager control (concerncontroller). Hierdoor is er meer ruimte voor een onafhankelijke kritische blik op de werking van de systemen binnen de organisatie, bijdrage aan de strategische doelen en de risico’s. De verantwoordelijkheid van de concerncontroller is om als adviseur richting directie en het college over het zicht op het geheel te acteren.

De concerncontroller is daarbij verantwoordelijk voor de bewaking en bevordering van het organisatiebrede controlsysteem (‘hoeder van het stelsel’), de consistentie tussen de verschillende organisatieonderdelen en opgaven en de minimaal benodigde randvoorwaarden en kwaliteitsniveau voor een effectieve inrichting van control. Daarnaast richt de concerncontroller de aandacht op complexe dossiers en risicovolle projecten en geven hiermee invulling aan de verdere professionalisering van project control. Naast de rol van concerncontroller behouden we de rol van business control op het niveau van de organisatieonderdelen. In de huidige situatie zien we dat dit belangrijke voordelen biedt, zoals nabijheid bij de inhoud en werkzaamheden van het organisatieonderdeel en de mogelijkheden om maatwerk te bieden. Concern control, project control en business control vullen elkaar op deze wijze aan. Zicht op het geheel en op onze stad We herkennen ons in de bevindingen van de accountant om het zicht op het geheel te versterken en centrale kaderstelling op onderdelen aan te scherpen. Wij geven hier invulling aan door middel van het programma ‘versterking bedrijfsvoering’.

Hiermee is bijvoorbeeld de kwaliteit van de jaarrekening of begroting niet meer een feitelijke optelsom van de aangeleverde kwaliteit vanuit de individuele onderdelen maar een proces waarin integraal afwegingen worden gemaakt waar we de opgaven en financiën dicht bij elkaar brengen met zicht op het geheel. Ook met het versterken en combineren van een centrale en decentrale control functie, versterken wij onze grip op risicovolle projecten. We zijn ervan overtuigd dat we hiermee als lokale overheid een organisatie ontwikkelen die aansluit bij datgene waar onze stad om vraagt: een lokale overheid die enerzijds koersvast is en anderzijds flexibel en wendbaar kan inspelen op de opgaven die de stad op elk moment heeft. Mocht er na het lezen van deze brief nog behoefte zijn voor een mondelinge toelichting dan zijn wij daar uiteraard toe bereid.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

3/3

1 Brief Provincie Utrecht over Beoordeling begroting 2021

__ Ingekomen ILC d.d.

1 PROVINCIE :: UTRECHT

18 DEC 2020

Aan de raad van de gemeente Utrecht Postbus 16200 3500 CE UTRECHT

VERZONDEN 17 DEC 2020

TEAM

UW NUMMER

17 december 2020 821CC463 4 december 2020 (mail) 7987162

BIJLAGE

geen

ONDERWERP

DATUM

NUMMER

UW BRIEF VAN

REFERENTIE

DOORKIESNUMMER E-MAILADRES

BEI / IBT Financieel Toezicht Mw. A.J J. van Dixhoorn-Hoogenboom 06-52769516 ria.van.dixhoorn-hoogenboom© provincie-utrecht.nl Beoordeling begroting 2021

Geachte raad,

U heeft ons in het kader van het financieel toezicht de jaarrekening 2019, begroting 2021 en meerjarenraming 2022 - 2024 toegezonden Aan de hand van de ingezonden begroting hebben wij de financiële positie van uw gemeente beoordeeld. Dit oordeel is belangrijk voor ons besluit over de in te stellen toezichtvorm voor komend begrotingsjaar: repressief toezicht of preventief toezicht. In deze brief informeren wij u over de toezichtsvorm 2021 van uw gemeente.

Doel van het toezicht Het doel van het interbestuurlijk toezicht (IBT) is het waarborgen van de kwaliteit van het openbaar bestuur en ervoor te zorgen dat burgers erop kunnen blijven vertrouwen dat de overheid haar taken goed uitvoert. Financieel toezicht is één van de domeinen binnen het IBT en draagt bij aan een financieel gezonde huishouding van uw gemeente. Repressief toezicht is het uitgangspunt. Dit houdt in dat u uw begroting direct kunt uitvoeren. Wij hoeven uw begroting en de begrotingswijzigingen niet vooraf goed te keuren. Toetsingscriteria Ons oordeel baseren wij op de kaders en criteria genoemd in: 1. de Gemeentewet (artikel 203); 2. de Algemene Wet Bestuursrecht (titel 10:2); 3. het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); 4. het gemeenschappelijk financieel toezichtkader GTK 2020 (gemeenten), van 9 april 2019; 5. onze begrotingsrichtlijnen en toetsingsaspecten (onze brief van 9 maart 2020).

Bevindingen en beoordeling Wij hebben de begroting 2021 en de jaarrekening 2019 van uw gemeente na de wettelijke inzendtermijnen ontvangen. Hieraan zijn geen consequenties verbonden. Wij hebben u toestemming gegeven de wettelijke inzendtermijnen te overschrijden. Aan de hieraan verbonden voorwaarden hebt u voldaan. Dit betekent dat de termijnoverschrijding verschoonbaar is.

PROVINCIE-UTRECHT.NL

College van Gedeputeerde Staten Archimedeslaan 6 Postbus 80300, 3508 TH Utrecht T 030-2589111

17766

Zowel de jaarrekening 2019 als de begroting 2021 en de meerjarenraming 2022 - 2024 hebben wij beoordeeld op structureel en reëel begrotingsevenwicht. Dit betekent dat wij onderzoeken of de structurele baten ieder jaar de structurele lasten dekken en of de ramingen realistisch zijn. In het geval de begroting niet structureel en reëel in evenwicht is, dan moet aannemelijk zijn dat dit evenwicht uiterlijk in het laatste jaar van de meerjarenraming tot stand wordt gebracht. Naar aanleiding van ons onderzoek komen wij tot de volgende beoordeling.

Toezichtregime beoordeling 2021: Repressief toezicht Uw programmabegroting 2021 is structureel en reëel in evenwicht. Dit betekent dat de structurele baten voldoende zijn om de structurele lasten te dekken. Ook het gepresenteerde meerjarenperspectief is structureel en reëel in evenwicht. U kunt uw begroting direct uitvoeren. Onze goedkeuring is niet nodig. Wel verzoeken wij u om ons: • de begrotingswijzigingen binnen twee weken na vaststelling toe te sturen; • de documenten uit de budgetcyclus toe te sturen, zoals de kadernota en de voor- en najaarsrapportage. Op basis van deze stukken zijn wij vanuit onze rol als toezichthouder in staat de ontwikkelingen rond de financiën van uw gemeente te blijven volgen.

Aandachtspunten Wij hebben ons oordeel over het structurele en reële begrotingsevenwicht gevormd met behulp van de in het GTK 2020 opgenomen kaders en begrippen, waaronder de toetspuntenlijst. Voor een uitgebreide toelichting verwijzen wij u kortheidshalve naar Hoofdstuk 7 van het GTK 2020.

De toetsing van uw begroting en meerjarenraming aan dit kader geeft aanleiding tot de volgende aandachtspunten. Financiële weerbaarheid Evenals al andere gemeenten bent u geconfronteerd met de gevolgen van de Coronacrisis. Ook daarvoor stond de begroting al structureel onder druk o.a. als gevolg van de aanhoudende onzekerheden in het sociaal domein. Het in de afgelopen jaren gevoerde solide financieel beleid heeft ertoe geleid dat de eerste financiële klappen opgevangen kunnen worden. Wij hebben u dan ook de tijd gegeven om tot een afgewogen oordeel over de ombuigingen en beleidskeuzes te komen en in het verlengde daarvan een realistische begroting. De maatregelen en investeringen om Utrecht door de crisis te loodsen raken de gemeentefinanciën hard. We zien voor de komende jaren een forse daling van de financiële weerbaarheid. Er is minder eigen vermogen om onvoorziene tegenvallers het hoofd te bieden. De in de loop van de jaren gereserveerde middelen worden aangewend voor de uitvoering van de omvangrijke investeringsprogramma’s. Voor nu zijn de financiële buffers voldoende en spreken we onze waardering uit voor het op korte termijn realiseren van een uitgebreid en doordacht pakket aan noodzakelijke maatregelen.

De vier maatregelenpakketten zijn uitgewerkt en toegelicht, inclusief de samenwerking met en cofinanciering door uw partners. U hanteert een horizon van twee jaar en er is flexibiliteit en fasering ingebouwd om te kunnen reageren op nieuwe ontwikkelingen. Daarnaast beziet u de pakketten in het geheel van de begroting, hetgeen de effectiviteit en efficiency van de beleidskeuzes ten goede komt. Wij hebben vertrouwen in de getroffen maatregelen en de wijze waarop u met de risico’s omgaat. De maatschappelijk en financiële gevolgen van de Coronacrisis, het zogenaamde “scenario C” hebt u meerjarig in uw begroting verwerkt. Het interen op vermogen, het continu zoeken naar maatregelen om te versoberen hebben ook een keerzijde. De financiële rek is uit uw begroting, of zoals u het zelf verwoordt “we balanceren op een dunne lijn”. Wij onderstrepen dan ook de noodzaak om uw weerstandscapaciteit op orde te houden en bestaande risico’s te verminderen en nieuwe risico’s zoveel mogelijk te beperken. We geven ons hierbij rekenschap van het feit dat u bij de bepaling van het noodzakelijke weerstandsvermogen de financiële effecten van het langer duren en strenger worden van de coronamaatregelen (“meest ongunstige coronascenario”) voor 50% hebt meegenomen.

2

Hoewel het repressieve toezicht van toepassing is, vragen wij u ons actief te informeren over eventuele ontwikkelingen die van negatieve invloed zijn op het financieel evenwicht en het risicoprofiel van uw gemeente.

Schuldquote De schuldquote gaat naar verwachting oplopen tot boven de 100%. Dit hangt samen met de forse uitgaven en investeringen vanuit de coronamaatregelen, maar ook met de ambitie om de komende jaren te investeren in de stad. De financiële wendbaarheid wordt hierdoor beperkt. Wij vinden het een positieve ontwikkeling dat bij toekomstige investeringsbeslissingen het begrote effect op de schuldquote deel uitmaakt van de afwegingen. We hebben echter wel geconstateerd, dat de realisatiecijfers van de schuldquote in de afgelopen jaren lager zijn dan in de begroting opgenomen. Dit omdat het tempo van de investeringen achterblijft bij de ramingen. Vervolg Wenst u een uitgebreidere toelichting op onze bevindingen, of heeft u vragen over de financiële positie van uw gemeente? Neem dan contact op met Ria van Dixhoorn.

Tenslotte Wij willen ook stil staan bij de huidige tijd en het financiële toekomstperspectief. Covid19 heeft veel teweeg gebracht. Niet alleen maatschappelijk maar ook financieel. Voor een groot aantal gemeenten voelt het als de spreekwoordelijke “druppel die de emmer” doet overlopen. Immers, gemeenten zijn nog hard aan de slag om tegenvallers binnen het sociaal domein op te lossen. We zien dat de financiële problemen van de gemeenten zich opstapelen. Dit gevoegd bij het besef dat we niet weten welke uitdagingen ons nog te wachten staan, maakt het financieel perspectief extra onzeker. Afgelopen jaar hebben we, als provincie, op verschillende wijzen op rijksniveau aandacht gevraagd voor de financiële situatie van de Utrechtse gemeenten. We blijven dit doen daar waar mogelijk. Samen met u!

Een afschrift van onze brief zenden wij - ter kennisgeving - naar uw college van burgemeester en wethouders. Naast het financieel toezicht toetsen wij in het kader van het interbestuurlijke toezicht (IBT) ook uw taakuitvoering op de terreinen omgevingsrecht, vergunninghouders en informatie- en archiefbeheer. Deze werkvelden kennen een ander beoordelingsritme. Onze toezichtbrieven hierover ontvangt u op een ander tijdstip. Wij publiceren de resultaten van ons toezicht op de interactieve IBT-kaart. Zie daarvoor www.provincieutrecht/interbestuurlijktoezichtkaart. Deze brief wordt vanaf 1 maart 2021 ook toegankelijk via deze kaart.

Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Utrecht, namens hen,

R.C.L (Robert) Strijk Gedeputeerde Financiën, Organisatie, Economie en Europa

Belanghebbenden kunnen op grond van de Algemene wet bestuursrecht binnen 6 weken na de datum van verzending of uitreiking van dit besluit daartegen bezwaar maken door het indienen van een gemotiveerd bezwaarschrift. Het bezwaarschrift moet worden gericht aan: Gedeputeerde Staten van Utrecht, t a v. de secretaris van de AWB-Adviescommissie bezwaarschriften van PS en GS,

postbus 80300, 3508 TH Utrecht.

3

Aan de behandeling van een bezwaarschrift zijn voor de indiener geen kosten verbonden.

Indien bezwaar is gemaakt kan ook om een voorlopige voorziening worden gevraagd, als er tijdelijke maatregelen nodig zijn waarmee niet tot de beslissing op het bezwaarschrift kan worden gewacht. Het verzoek moet worden gedaan bij de Voorzieningenrechter van de Rechtbank Midden-Nederland, Sector bestuursrecht, postbus 16005, 3500 DA Utrecht Bij het

verzoek om voorlopige voorziening moet een kopie van het bezwaarschrift worden gevoegd. Hiervoor is griffierecht

verschuldigd

4

Ingekomen ILC d.d. — PROVINCIE :: UTRECHT

18 DEC 2020

PostNL Port Betaald

Postbus 80300, 3508 TH Utrecht

/

4 Raadsvoorstel Grenswaarden rechtmatigheidsverantwoording & aanpassing controleverordening 1 Raadsvoorstel Voorstel verantwoordingsgrens rechtmatigheidsverantwoording.pdf

Voorstel aan de gemeenteraad

Voorstel verantwoordingsgrens rechtmatigheidsverantwoording Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Geheim

Financiën Bedrijfsvoerings- en Strategienetwerk Fred van Es 8210361 volgt Nee

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten: 1. De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording over het begrotingsjaar 2021 en 2022 vast te stellen op 1,5 % van de totale lasten (inclusief mutaties in de reserves) voor fouten en onduidelijkheden en over het begrotingsjaar 2023 vast te stellen op 1 % van de totale lasten (inclusief mutaties in de reserves) voor fouten en onduidelijkheden, waarbij deze percentages gelden voor fouten en onduidelijkheden afzonderlijk. 2. In de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken een toelichting op te nemen op de rechtmatigheidsverantwoording, met daarin een uiteenzetting van de geconstateerde bevindingen en oorzaken, afwijkingen van wet- en regelgeving en maatregelen ter voorkoming van soortgelijke bevindingen in de toekomst, en waarin incidentele bevindingen en/of systematische fouten en onduidelijkheden boven de rapportagegrens van € 500.000 worden opgenomen.

Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

Samenvatting Over het begrotingsjaar 2021 geeft het College van burgemeester en wethouders naar aanleiding van een toekomstige wetswijziging, verwacht in het eerste kwartaal van 2021, voor de eerste maal in een rechtmatigheidsverantwoording aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Onderdeel van de wetswijziging is dat de gemeenteraad de verantwoordingsgrens voor fouten en onduidelijkheden bepaalt. Deze wetswijziging vloeit voort uit de voorstellen van de commissie Depla, zoals opgenomen in het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten’.

Context Aanleiding Het voorstel om de rechtmatigheidsverantwoording te introduceren vloeit voort uit het rapport van de commissie Depla 'Vernieuwing van begroting en verantwoording van gemeenten’ (mei 2016). In het najaar 2020 is een wetswijziging gepland waarmee de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel wordt van de jaarrekening van de gemeente. Mocht door vertraging de wetswijzing begin 2021 worden vastgesteld, dan verwachten wij dat dit met terugwerkende kracht gebeurt. De introductie van de rechtmatigheidsverantwoording is immers door het ministerie van BZK al geruime tijd geleden aangekondigd. De eerste voorlichtingsbijeenkomsten van het ministerie dateren van begin 2019. Besluiten nu en besluiten later De verantwoordingsgrens wordt onderdeel van een afzonderlijk normenkader voor de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Het is verstandig om vooruitlopend op de wettelijke verankering van de rechtmatigheidsverantwoording een besluit over de verantwoordingsgrens te nemen. Dit geeft bij de start van het begrotingsjaar 2021 duidelijkheid aan het college en de ambtelijk organisatie bij het treffen van voorbereidingen om tot een deugdelijk onderbouwde rechtmatigheidsverantwoording te komen.

De verantwoordingsgrens is bedoeld om afspraken te maken over de omvang van de bevindingen die voortvloeien uit de controle van de rechtmatigheid en het informeren van de raad hierover. De hoogte van de verantwoordingsgrens heeft invloed op de omvang van de te verrichten interne controlewerkzaamheden. Daarvoor wordt een groeipad voorgesteld om de organisatie goed voor te bereiden en kennis en expertise op te bouwen en te verankeren in de organisatie. De gemeente Utrecht voldoet aan de normen en handelt bewezen rechtmatig, hetgeen wordt bevestigd in de controleverklaring en het bijbehorend verslag van de externe accountant. Het besef binnen de gemeente dat financiële transacties rechtmatig moeten zijn is stevig binnen de organisatie verankerd. Dit maakt het hanteren van een groeipad verantwoord. Het voorstel is voor de begrotingsjaren 2021 en 2022 een verantwoordingsgrens te hanteren van 1,5% en vanaf het begrotingsjaar 2023 van 1%. Het laatstgenoemde percentage is overeenkomstig het huidige goedkeuringspercentage voor de controle van de rechtmatigheid en getrouwheid van de externe accountant. Na afronding van de controle over het boekjaar 2021 en de rechtmatigheidsverantwoording over 2021 zal een evaluatie plaatsvinden door het college in hoeverre de verantwoordingsgrens over het begrotingsjaar 2022 al naar 1% kan.

In deze tijden waar COVID-19 grote impact heef op allen aspecten van de samenleving is en ook de voortgang van de noodzakelijke wetswijziging, hoewel wij dit nu niet verwachten, uitstel niet uit te sluiten. Mocht de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording worden uitgesteld dan infomeren wij de raad hierover. Nadat de wetswijzigingen van kracht zijn geworden vindt, voor zover van toepassing, aanpassing van de Financiële Verordening en Controle Verordening plaats. De voorbereidingen zijn gestart. Beoogd effect De informatiepositie van de raad blijft gewaarborgd. In de huidige situatie hanteert de accountant een goedkeuringspercentage van 1% voor de controle van de jaarrekening voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid. 2

Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad Er heeft geen eerdere besluitvorming plaatsgevonden. De Adviescommissie Financiën van de raad is op 4 juni en 27 oktober 2020 digitaal geïnformeerd over de ontwikkelingen rond de rechtmatigheidsverantwoording en de door het college voorgestelde besluiten.

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording over het begrotingsjaar 2021 en 2022 vast te stellen op 1,5 % van de totale lasten (inclusief mutaties in de reserves) voor fouten en onduidelijkheden en over het begrotingsjaar 2023 vast te stellen op 1 % van de totale lasten (inclusief mutaties in de reserves) voor fouten en onduidelijkheden, waarbij deze percentages gelden voor fouten en onduidelijkheden afzonderlijk.

Argumenten 1.1

Een groeipad is nodig om de organisatie en expertise op te bouwen. De (control)organisatie is ‘lean en mean’ ingericht. Onze organisatie kent geen grote interne controle afdelingen met veel ervaring op dit vlak. De noodzakelijke kennis en ervaring zal moeten worden opgebouwd. Deze startpositie vraagt om tijd en aandacht. Een groeipad past hierbij. Na afronding van de controle en rechtmatigheidsverantwoording over het begrotingsjaar 2021 zal het college dit proces evalueren. Indien mogelijk wordt de verantwoordingsgrens voor het begrotingsjaar 2022 verlaagd van 1,5% naar 1,0%. Hierover zal het college rapporteren in de paragraaf bedrijfsvoering en een voorstel doen aan de raad.

Beslispunt 2

In de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken een toelichting op te nemen op de rechtmatigheidsverantwoording, met daarin een uiteenzetting van de geconstateerde bevindingen en oorzaken, afwijkingen van wet- en regelgeving en maatregelen ter voorkoming van soortgelijke bevindingen in de toekomst, en waarin incidentele bevindingen en/of systematische fouten en onduidelijkheden boven de rapportagegrens van € 500.000 worden opgenomen.

Argumenten 2.1

Het college volgt hiermee de aanbevelingen van de commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Door middel van de paragraaf bedrijfsvoering wordt de raad in staat gesteld de ontwikkelingen binnen de ambtelijke organisatie adequaat te volgen. In deze paragraaf wordt aandacht besteedt aan:  bevindingen en achterliggende oorzaken;  aantal bewuste afwijkingen van wet- en regelgeving met een motivering waarom is afgeweken en maatregelen ter voorkoming in de toekomst;  maatregelen ter voorkoming van soortgelijke bevindingen in de toekomst;  de relatie tussen de bevindingen van het college en de bevindingen van de accountant;  de voortgang in het realiseren van een adequaat stelsel ter onderbouwing van de verantwoording en de opmerkingen van de accountant hierover (inclusief reactie van het college).

2.2

Door het hanteren van een rapportagegrens worden alleen belangrijke bevindingen (fouten en onduidelijkheden) toegelicht. Om helderheid te creëren wat belangrijke bevindingen (fouten en onduidelijkheden) zijn wordt een rapportagegrens gehanteerd voor het toelichten van de fouten en onduidelijkheden die worden geconstateerd bij de controle van de rechtmatigheid. Hiertoe wordt aangesloten bij de rapportagegrens die de externe accountant hanteert en ook afzonderlijk met de raad afstemt. 3

Financiën De ambitie is om de extra werkzaamheden voor de rechtmatigheidsverantwoording binnen de bestaande formatie en daarmee (structureel) budget neutraal in te bedden. De consequentie van het besluiten voor het hanteren van een lager percentage, bijvoorbeeld 1%, is dat deze ambitie niet realistisch is. In dat geval zal tenminste voor 2021, en naar verwachting ook voor 2022, additionele externe capaciteit moeten worden ingehuurd en/of personeel moeten worden geworven. Het tijdelijk inzetten van extra capaciteit draagt enerzijds bij aan versnelling van het proces anderzijds kan niet blijvend een beroep worden gedaan op deze extra capaciteit en moeten de werkzaamheden uiteindelijk goed binnen de organisatie zijn ingebed.

Vervolg De wetswijzigingen voor de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording worden in het najaar verwacht. Nadat de wetswijzingen van kracht zijn geworden vindt, voor zover van toepassing, aanpassing van de Financiële Verordening en Controle Verordening plaats. De bovenstaande besluiten zullen alsdan in de Verordeningen worden verankerd en aan de raad ter goedkeuring worden voorgelegd.

Participatie Er heeft geen participatie plaatsgevonden over dit voorstel.

Communicatie Geen specifieke communicatie voorzien.

Niet-Referendabel Dit raadsbesluit geeft invulling aan wetswijziging. Besluiten over de vaststelling van de gemeentelijke begroting en rekening (artikel 3 lid 2 onder d Verordening tot raadgevend referendum gemeente Utrecht) zijn niet referendabel.

Bijlagen Bijlagen besluitvorming - Geen Bijlagen informatief - Notitie rechtmatigheidsverantwoording verantwoordingsgrens

4

1 Notitie RMV verantwoordingsgrens 09112020.pdf

Rechtmatigheidsverantwoording Voorstel voor een verantwoordingsgrens

Afdeling: Concernaudit Datum: 6 november 2020 Status: definitief

Colofon

Projectnaam In opdracht van Concerncontrol

Gemeente Utrecht

Eindverantwoordelijke opdrachtnemer Katie Zwetsloot

 k.zwetsloot@utrecht.nl  030 - 2861167 Concerncontroller

Auditors Annemarie Busio, Senior auditor

Fred van Es, Projectleider Rechtmatigheidsverantwoording Antoine van Vlodorp, Manager Concernaudit

2

Inhoud Samenvatting en voorstel

4

1

Inleiding

6

1.1

Aanleiding

6

1.2

Doelstelling van de notitie

7

2

Wat gaat er veranderen?

2.1

Verantwoording en rollen

8

2.2

Financiële verordening (ex art. 212 GW)

10

2.3

Controle verordening (ex art. 213 GW)

11

2.4

Specifieke uitkeringen

11

3

Voorstel verantwoordingsgrens

3.1

Uitgangspunten

12

3.2

Algemene overwegingen

12

3.3

Specifieke overwegingen

14

3.4

Voorstel verantwoordingsgrens

16

3.5

Advies invulling paragraaf bedrijfsvoering

17

8

12

Bijlage 1 Definities rechtmatigheidscriteria

19

Bijlage 2 Model van de rechtmatigheidsverantwoording

21

Bijlage 3 Samenhang bevindingen gemeente Utrecht en externe accountant

22

Bijlage 4 Paragraaf bedrijfsvoering

25

3

Samenvatting en voorstel Introductie Rechtmatigheidsverantwoording

Het college van B&W (verder: het college) is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. Tot op heden is het echter de accountant die hierover verslag uitbrengt en in gesprek gaat met de raad. Een wetswijziging is in voorbereiding waarmee wordt beoogd dat vanaf 2022 het college een rechtmatigheidsverantwoording dient op te nemen in de jaarrekening over het begrotingsjaar 2021. Voor de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording is een projectorganisatie met een stuurgroep en een projectgroep ingericht en een plan van aanpak opgesteld. De programmadirecteur is voorzitter van de stuurgroep. Leden van de stuurgroep zijn de IRM-ers van Werk & Inkomen en Ruimte, de Concerncontroller, manager FEIJ en de manager Concernaudit. De business controllers zijn via de projectgroep betrokken. Voorliggende notitie is in de stuurgroep besproken en akkoord bevonden voor behandeling in de Directieraad.

Wat verandert er?

De raad bepaalt vanaf het begrotingsjaar 2021 de verantwoordingsgrens waarboven de raad door het college wil worden geïnformeerd over afwijkingen t.a.v. de rechtmatigheid. In het op 17 januari 2020 door de Commissie BBV gepubliceerde model (opgenomen in bijlage 2) voor de rechtmatigheidsverantwoording is bepaald dat de verantwoordingsgrens voor fouten en onduidelijkheden afzonderlijk tussen de 0 en 3 procent van de lasten dient te liggen. De rechtmatigheidsverantwoording vanaf begrotingsjaar 2021 is onderdeel van de jaarrekening. Het college verantwoord zich aan de raad in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. De rechtmatigheid

4

omvat een correcte toepassing het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zoals verankerd in de eerdergenoemde wet- en regelgeving. De accountant toetst of de jaarrekening en daarmee de rechtmatigheidverantwoording getrouw is. Met andere woorden is de uitspraak van het college adequaat onderbouwd of komt de accountant tot andere inzichten. De accountant geeft vanaf geen controleverklaring meer af over rechtmatigheid, wel over de getrouwheid van de jaarrekening.

Voorstel verantwoordingsgrens

Voorstel aan de raad is te kiezen voor het groeipad voor de te hanteren verantwoordingsgrens voor de rechtsmatigheidsverantwoording zoals in de tabel is opgenomen. Het doel is om vanaf het begrotingsjaar 2023 een verantwoordingsgrens van 1% te hanteren. Genoemd percentage is overeenkomstig de huidige goedkeuringstolerantie voor rechtmatigheid van de extern accountant. Begroting ca.

Verantwoording over

Verantwoording over

Verantwoording over

€ 1,5 miljard

2021

2022

2023

1,5%

1,5% of 1%*

1%

€ 22,5 mln.

€ 22,5 mln of

€ 15 mln.

Fouten % Fouten marge

€ 15 mln. Onduidelijkheden Onduidelijkheden marge

1,5%

1,5% of 1%

1%

€ 22,5 mln.

€ 22,5 mln. of

€ 15 mln.

€ 15 mln.

Bij het voorstel voor de verantwoordingsgrens maken met wij de keuze voor een groeipad met een heldere tijdshorizon. De overwegingen daarbij zijn: 

De gemeente Utrecht handelt rechtmatig. Het besef binnen de gemeente dat financiële transacties rechtmatig moeten zijn is stevig verankerd. De controleverklaring van de accountant en het bijbehorend verslag bevestigen het rechtmatig handelen en het voldoen aan de normen.



De grote verandering is dat de gemeente nu zelf de rechtmatigheid van baten en lasten moet vaststellen. Tot op heden liggen deze werkzaamheden bij de accountant. De werkzaamheden die de gemeente gaat verrichten om de rechtmatigheid vast te stellen moeten wel de toets der kritiek van de accountant kunnen doorstaan.



De (control)organisatie is in ‘lean en mean’ ingericht. Onze organisatie kent geen grote interne controle afdelingen met veel ervaring op dit vlak. Dit bijvoorbeeld in tegenstelling tot gemeente Rotterdam. De noodzakelijke kennis en ervaring zal moeten worden opgebouwd.



De ambitie is om de extra werkzaamheden voor de rechtmatigheidverantwoording binnen de bestaande formatie en daarmee (structureel) budget neutraal in te bedden. Voor onoverkomelijke knelpunten is uiteraard aandacht en zullen passende oplossingen worden gevonden. Het realiseren van deze ambitie

5

vraagt echter tijd en aandacht; interne controle plannen moeten worden opgesteld, medewerkers moeten worden opgeleid en moeten ervaring opdoen met het uitvoeren van de controles. 

Het tijdpad heeft de nodige ambitie om op afzienbare termijn, uiterlijk 2023 en bij voorkeur 2022, een verantwoordingsgrens van 1% te hanteren. Na afronding van de controle over het boekjaar 2021 en de rechtmatigheidsverantwoording over 2021 is hiervoor een evaluatiemoment voorzien.

De paragrafen 3.2 t/m 3.4 gaan nader in op de algemene en meer specifieke overwegingen voor het voorstel.

6

1 Inleiding 1.1 Aanleiding Het college van B&W (verder: het college) is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. Tot op heden is het echter de accountant die hierover verslag uitbrengt en in gesprek gaat met de raad. Een wetswijziging is in voorbereiding waarmee wordt beoogd dat vanaf 2022 het college een rechtmatigheidsverantwoording1 dient op te nemen in de jaarrekening over het begrotingsjaar 2021. Bij de aanpassing van de wetgeving gaat het onder meer om een aanpassing van de Gemeentewet maar ook om lagere regelgeving, zoals het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Met de rechtmatigheidsverantwoording legt het college verantwoording af over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Voorbeelden zijn de naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese aanbestedingen, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik en lasten, waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen was in de begroting. De raad bepaalt vanaf het begrotingsjaar 2021 de verantwoordingsgrens waarboven de raad door het college wil worden geïnformeerd over afwijkingen t.a.v. de rechtmatigheid.

In het op 17 januari 2020 door de Commissie BBV gepubliceerde model (opgenomen in bijlage 2) voor de rechtmatigheidsverantwoording is bepaald dat de verantwoordingsgrens tussen de 0 en 3 procent van de lasten dient te liggen. In de voetnoot2 zijn de huidige door de accountant te hanteren goedkeuringstoleranties vermeld.

1

Waar in de notitie over rechtmatigheid wordt gesproken, wordt financiële rechtmatigheid bedoeld. In bijlage 1 zijn definities van de in dit

verband belangrijkste begrippen opgenomen. 2

Goedkeuringstolerantie accountant

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening (% omvangsbasis)

≤ 1%

>1%<3%

-

≥ 3%

Onzekerheden in de controle (% omvangsbasis)

≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

-

7

De accountant toetst ook in de nieuwe situatie nog steeds of de jaarrekening getrouw is. Bijvoorbeeld het correct toepassen van de verslagleggingsregels uit het BBV en het vaststellen dat de onderbouwing van betalingen voor leveringen van diensten adequaat zijn. Nu de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel wordt van de jaarrekening controleert de accountant straks ook of die verantwoording getrouw is. Met andere woorden is de uitspraak van het college adequaat onderbouwd of komt de accountant tot andere inzichten.

1.2 Doelstelling van de notitie Voor de ambtelijke organisatie is, bij het treffen van voorbereidingen om de rechtmatigheidsverantwoording in te richten, het belangrijk om helderheid over de grenswaarde te hebben. De hoogte van de grenswaarde heeft invloed op de aanpak waaronder de reikwijdte van de interne controle werkzaamheden en de omvang van steekproeven en deelwaarnemingen. Met de voorliggende notitie en het daarin opgenomen voorstel vraagt het college aan de raad een grenswaarde voor de rechtsmatigheidsverantwoording vast te stellen. Voorafgaand aan het voorstel van het college voor het vaststellen van de grenswaarde schetsen we wat er gaat veranderen de rolverdeling tussen raad, college en ambtelijke organisatie. Daarna gaan we in op een aantal algemene overwegingen voor het vaststellen van de grenswaarde. Tenslotte doen wij een voorstel voor de grenswaarde voor de gemeente Utrecht en geven wij een voorstel voor aanvullingen voor wat betreft rechtmatigheid in de paragraaf bedrijfsvoering.

8

2 Wat gaat er veranderen? 2.1 Verantwoording en rollen De publicatie van de modeltekst van rechtmatigheidverantwoording (d.d. 17 januari 2020) en de notitie d.d. 20 maart 2020 van Commissie BADO gaat uitgebreid in de op de veranderingen voortvloeiend uit de introductie van de rechtmatigheidverantwoording door het college. Hier vatten wij eerst de vijf belangrijkste wijzigingen samen en gaan wij kort in op de meest gehoorde misverstanden. Tot slot geven wij per belanghebbende vanuit hun rol inzicht in de belangrijkste veranderingen. 5 Belangrijkste veranderingen 

De verantwoordelijkheid voor het rapporteren over de

Misverstanden 

college. College was altijd al verantwoordelijk voor de

rechtmatigheid van de jaarrekening verschuift van

rechtmatigheid maar gaat er expliciet over rapporteren,

accountant naar college. 

De grens waarboven afwijkingen moeten worden bepaald wordt door de raad bepaald maar bedraagt

dus, geen nieuwe verantwoordelijkheid. 

tot een oordeel over de rechtmatigheids-

De reikwijdte van de interne controle wordt uitgebreid

verantwoording zal de accountant min of meer dezelfde

(o.a. het controleren van balansmutaties). 

werkzaamheden moeten verrichten. Zeker de eerste

De accountant geeft alleen nog oordeel over de

jaren zal er sprake zijn van een groeipad voor de

getrouwheid van de jaarrekening; dit omvat ook een

gemeente. In latere jaren kan de accountant mogelijk

oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheids-

meer steunen of gebruikmaken van de werkzaamheden

verantwoording. 

Getrouwheidsfouten zijn niet meer per definitie rechtmatigheidsfouten. (Bijvoorbeeld het niet correct

De accountant gaat substantieel minder werkzaamheden verrichten. Dit klopt niet; om te komen

maximaal 3% van de totale lasten. 

Het is een nieuwe verantwoordelijkheid voor het

van de gemeente. 

Met een rechtmatigheidverantwoording geeft de gemeente aan dat zij ‘in control’ is. Een

toepassen van de voorschriften uit het BBV).

rechtmatigheidsverantwoording is niet hetzelfde als een

Getrouwheidsfouten tellen mee in het oordeel van de

in control statement (ICS). De reikwijdte is breder en

accountant maar hoeven niet in de

zegt ook iets over het functioneren van de interne

rechtmatigheidsverantwoording te worden

bedrijfsvoering en betrouwbaarheid van (risico-

gerapporteerd.

management)processen en ICT-systemen. Mag wel, is niet verplicht. 

Een rechtmatigheidsfout leidt tot een niet goedkeurende controleverklaring. Indien het college rechtmatigheids-fouten getrouw rapporteert zal de accountant een goedkeuren de controleverklaring afgeven.

9

De invoering van de rechtmatigheidverantwoording beoogt de kaderstellende en controlerende rol van de raad op dit vlak te versterken. Het college is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur en richt hiervoor de administratie en interne beheersing zodanig in dat het jaarlijks verantwoording kan afleggen. Het college: 

neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening en



neemt een toelichting over de (financiële) rechtmatigheid op in de bedrijfsvoeringsparagraaf waarbij in gegaan wordt op oorzaken, beheersing en maatregelen.

De ambtelijke organisatie borgt de rechtmatigheid in de processen en de interne controle. In de gemeente Utrecht wordt hierbij het ‘three lines of defence model’3 gehanteerd. De verbijzonderde interne controle maakt de interne beheersing zichtbaar, rapporteert interne en bereidt het oordeel over de rechtmatigheid voor

het

college

voor.

Binnen

onze

gemeente

wordt

dat,

een

samenspel

tussen

Concerncontrol/Concernaudit en Business Control (als 2e lijnsfunctie). De rol van Business Control zal in de komende tijd worden aangescherpt en uitgebreid. Onderstaand zijn de huidige en toekomstige rollen kort weergegeven. Volledigheidshalve is ook de rol van de extern accountant (4e lijnsfunctie) opgenomen. Raad

College

Ambtelijke organisatie

Concerncontrol/

Extern

Business Control

accountant

Concernaudit/(VIC)4

• Neemt kennis van en

• Stelt normenkader op

• Verantwoordelijk

stelt normenkader

en legt normenkader

voor de adequate

interne controle op

rechtmatigheid uit en

vast

aan raad voor

borging

thema’s uit en

vult (deels)

rapporteert intern

verbijzonderde

Heden

• Bepaalt

• Voert verbijzonderde

• Voert controle op

• Schriftelijke reactie op

rechtmatigheid en

goedkeurings-

concept controle-

getrouwheid in het

interne controle op

tolerantie en

verklaring en rapport

primaire proces

rechtmatigheid in

afwijkende

van bevindingen

rapportagetoleranties

• Bespreekt

• Voert controle op getrouwheid uit

• Controleverklaring

rechtmatigheid en

over getrouwheid en

getrouwheid met

rechtmatigheid en

accountant

rapport van bevindingen

3

1e lijn - IRM: Primair verantwoordelijk voor de getrouwheid en rechtmatigheid van de transacties binnen eigen processen en de

verantwoording hierover. 2e lijn - BC: De eenheden business control van de organisatieonderdelen adviseren eigenstandig over sturing en beheersing van de primaire processen en voert interne controles uit op de getrouwheid en rechtmatigheid van de processen. Concerncontrol (F&C) voor kaderstelling en concernbrede onderwerpen. 3e lijn – Concernaudit: Adviseert IRM en BCS over administratieve organisatie en interne beheersing, waaronder inrichting processen en opzet van interne controles. Uitvoering (digitale) rechtmatigheidscontroles op OO overschrijdende processen (personeel, inkopen en subsidies) Coördinatie rechtmatigheidsverantwoording door review op kwaliteit interne controles en consolidatie van de verantwoording

4

Verbijzonderde Interne Controle in de 2e lijn (bijvoorbeeld binnen W&I controle op uitkeringen).

10

Raad

College

Ambtelijke

Concerncontrol/

Extern

organisatie

Business Control

accountant

Concernaudit/(VIC)4

• Neemt kennis van en

• Verantwoordelijk

• Voert verbijzonderde

• Voert controle op

stelt normenkader

op en legt

voor de adequate

interne controle op

getrouwheid uit

vast

normenkader aan

borging

rechtmatigheid uit en

waaronder de

raad voor

rechtmatigheid en

rapporteert aan

onderbouwing van

• Vraagt de

getrouwheid in het

college

de rechtmatigheids-

• Bepaalt verantwoordingsgrens

Vanaf verantwoording over 2021

• Stelt normenkader

rechtmatigheid

• Bespreekt

organisatie alle

primaire proces

• Vormt totaalbeeld

verantwoording

• Controleverklaring

rechtmatigheids-

ten behoeve van

getrouwheid met de

criteria te

rechtmatigheids-

over getrouwheid en

accountant

controleren

verantwoording van

rapport van

het college

bevindingen

• Bespreekt

• Schriftelijke reactie

rechtmatigheid met

op concept

college

controle-verklaring en rapport van bevindingen

• Rapporteert resultaten interne controle in de rechtmatigheidsverantwoording aan de raad

2.2 Financiële verordening (ex art. 212 GW) In de financiële verordening is reeds opgenomen dat het college verantwoordelijk is voor de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening. Op een aantal plaatsen dient als gevolg van de introductie van de rechtmatigheidverantwoording de financiële verordening te worden aangepast. De introductie zal met name effect hebben op de volgende artikelen: 

Artikel 6 Jaarlijkse verantwoording;



Artikel 22 Paragraaf bedrijfsvoering;



Artikel 25 Interne Controle;



Artikel 29 Financiële organisatie

De jaarlijkse rechtmatigheidsverantwoording moet in artikel 6 worden toegevoegd. In artikel 22 paragraaf bedrijfsvoering kunnen kaders worden gesteld inzake de rapportage van bevindingen, oorzaak van de bevindingen, maatregelen ter voorkoming van deze bevindingen in de toekomst, de uitkomst van de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden en de relatie bevindingen gemeente en accountant. In artikel 25 kan aanvullend worden opgenomen dat het stelsel van interne controle een adequate onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording waarborgt. Tenslotte moet er een aanvulling komen

11

op artikel 29 ‘Financiële organisatie’ met betrekking tot beleid en interne regels rondom Misbruik en Oneigenlijk Gebruik. De verantwoordingsgrens behoeft niet in de financiële verordening te worden opgenomen. De raad kan de verantwoordingsgrens periodiek vaststellen en daarmee op veranderende omstandigheden kunnen in spelen. Volstaan kan worden met een kaderstellend artikel. Overigens zullen wij de aanpassingen pas doorvoeren als de wetswijzigingen (incl. de lagere regelgeving) zijn definitieve beslag hebben gekregen. Te zijner tijd zal het college een nader voorstel voor aanpassing doen.

2.3 Controle verordening (ex art. 213 GW) In de controleverordening (ex art 213 GW) ligt de rol van de accountant vast. Opgenomen dient te worden dat de accountant de getrouwheid jaarrekening controleert inclusief de daar in opgenomen rechtmatigheidsverantwoording. Deze verordening zal tegelijkertijd met de financiële verordening worden aangepast.

2.4 Specifieke uitkeringen De

verantwoording

van

de

specifieke

uitkeringen

maakt

geen

deel

uit

van

de

rechtmatigheidsverantwoording van het college. Het college verantwoordt immers niet aan de raad maar aan het Rijk, dat de uitkering onder voorwaarden beschikbaar heeft gesteld.5 De verantwoording van de specifieke uitkeringen blijft onderdeel van de SiSa-bijlage (Single Information Single Audit) bij de jaarrekening. De controle en de oordeelsvorming door de accountant blijft daarom ongewijzigd toezien op de getrouwheid en rechtmatigheid van de SiSa-regelingen. Indien uit de controle van de accountant blijkt dat er onrechtmatig is gehandeld en de voorwaarden niet in acht zijn genomen, kan dit de oordeelsvorming door de accountant raken en leiden tot rapportering in het accountantsverslag. Dit kan ook leiden tot terugvordering van de specifieke uitkering door het Rijk. Ook de bijzondere bepalingen in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden die gelden voor de SiSa, worden niet fundamenteel aangepast.

5

Zie de notitie Rechtmatigheidsverantwoording van de Commissie Bado blz. 11

12

3 Voorstel verantwoordingsgrens 3.1 Uitgangspunten De commissie BBV heeft op 17 januari 2020 de verplichte tekst voor de rechtmatigheidsverantwoording gepubliceerd. In bijlage 2 is de modeltekst opgenomen. De grens waarboven afwijkingen in de verantwoording moeten worden opgenomen wordt door de raad bepaald maar bedraagt maximaal 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves). Deze verantwoordingsgrens geldt voor fouten en onduidelijkheden afzonderlijk doch het percentage is gelijk. Onder afwijkingen wordt verstaan fouten (dus het niet naleven van wet- en regelgeving) en/of posten waarvan bij het college onduidelijkheid6 bestaat over de rechtmatigheid. Onduidelijkheid is zeker geen synoniem voor het begrip onzekerheid uit de accountancy. Onzekerheden komen vaak voort uit het ontbreken van controle-informatie. Het begrip onduidelijkheden is ruimer en gaat bijvoorbeeld ook over (mogelijk tegenstrijdige) interpretaties van feiten en juridische normen die twijfels omtrent de rechtmatigheid oproepen maar heeft geen betrekking op het ontbreken van (controle-)informatie. De huidige kadernota Rechtmatigheid (d.d. oktober 2018) geeft een invulling van het begrip rechtmatigheid (zie ook bijlage 1) en verandert niet.

In de toepassing ervan zal de focus voor het college, net als voorheen, liggen op het voorwaarden-, M&O- en begrotingscriterium (zie bijlage 1 voor definities).

3.2 Algemene overwegingen een

rechtmatigheidsverantwoording

een

kwaliteitsimpuls

uitgaat op de interne processen en beheersing. Het college dient

immers

te

kunnen

steunen

op

een

hoog

De wetgever heeft de verwachting dat van het (zelf) geven van  Informatiepositie gemeente raad  Kosten van de verantwoording

adequaat

 Eenduidigheid van normen en

functionerend systeem van interne beheersing en -controle,

communicatie

om (primair) te waarborgen dat de gemeente bij alle (financiële) beheershandelingen en transacties de wet- en regelgeving naleeft. Het interne controlesysteem zal tevens van belang zijn bij het opstellen van een overzicht van afwijkingen van rechtmatigheid. Omdat het college ook beheersmaatregelen moet formuleren is de verwachting oplossen van onrechtmatigheden.

laag

tevens dat er meer vooruitgekeken zal worden naar het

0%

6

1%

2%

3%

Voorbeeld van een onduidelijkheid: als bij een complexe aanbesteding kunnen inkopers en juristen verschillende opinies hebben over de

juiste wijze van aanbesteden. Wanneer de omvang hiervan de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens overschrijdt worden deze in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. In de huidige regelgeving worden de financiële beheershandelingen en transacties waarbij verschillende opinies over de rechtmatigheid zijn door de accountant in het verslag van bevindingen opgenomen.

13

Naast deze verwachtingen van de wetgever heeft de Commissie BADO een aantal meer algemene aspecten en overwegingen geformuleerd (gevisualiseerd in de figuur), te weten: 

Informatiepositie van de raad

Met een lager percentage zal het college eerder moeten rapporteren over fouten en onduidelijkheden. Bij een hoger percentage krijgt de raad minder informatie. Relevante vragen voor de raad zijn:

- Gaat het om de grote lijnen (en daarmee substantiële bedragen) of is er meer behoefte aan details?

- Op welke wijze wil de raad het gesprek met college voeren over rechtmatigheid? Wat doet de raad praktisch met de verkregen informatie?

- Afspraken over de invulling van de paragraaf bedrijfsvoering zijn ook van invloed op de informatiepositie van de raad. Kunnen deze een rol

spelen

bij

het

vaststellen

van

de

grenswaarde? 

Kosten van de verantwoording

Een lagere grens betekent dat de ambtelijke organisatie met een hogere mate van detail moet controleren. Relatief kleine afwijkingen komen dan eerder in beeld. De interne controle zal meer werkzaamheden moeten uitvoeren waarmee deze dan duurder wordt. Verder kan de raad het laten afhangen

van

de

kwaliteit

van

de

interne

beheersing en kiezen voor een groeipad om de grens steeds wat scherper te stellen. 

Eenduidigheid van normen en communicatie

De raad kan aansluiten bij de huidige en reeds bekende percentages. Met name de 1%-norm voor fouten

bij

de

accountantscontrole

is

daarbij

relevant. Een afwijkend percentage zal wel om toelichting vragen maar kan passend zijn in een groeipad.

14

3.3 Specifieke overwegingen Naast de in de vorige paragraaf genoemde overwegingen, spelen specifiek voor de gemeente Utrecht andere overwegingen om de raad een voorstel te doen. Om de positie voor de gemeente Utrecht te bepalen hebben wij in aanvulling op de aspecten van de commissie Bado de volgende overwegingen benoemd: maatschappelijke boodschap, ontwikkelingen in de omgeving, haalbaarheid en risico op een ander dan een goedkeurend oordeel van de accountant. Maatschappelijke boodschap De gemeente Utrecht handelt rechtmatig en hanteert in alles wat zij doet het voldoen aan wet- en regelgeving als uitgangspunt. De accountantscontrole over de afgelopen jaren bevestigt dit beeld. De keuze van de hoogte van de verantwoordingsgrens zet meer het accent op de inspanning om het rechtmatig handelen zichtbaar te maken dan dat het afbreuk zou doen aan het uitgangspunt. De gemeente Utrecht is zich van zijn voorbeeldfunctie terdege bewust. Ontwikkelingen in de omgeving Voor zover nu bekend zullen de andere G4-gemeenten, Amsterdam, Rotterdam en Den Haag, kiezen voor een verantwoordingsgrens van 1%. Het vertrekpunt van deze gemeenten is volledig verschillend met de situatie in de gemeente Utrecht. De genoemde gemeenten beschikken al enige jaren over volwassen interne controle afdelingen en/of accountantsdiensten; Utrecht op het gebied van rechtmatigheid (nog) niet.