Agendabundel
Tekst van het document
Het is een gestructureerde bijeenkomst waarin alle mogelijke risico’s die van invloed kunnen zijn op de ambities en doelstellingen worden geïdentificeerd. In een risicosessie worden (bewust en expliciet) mogelijke belemmeringen, onzekerheden en risico’s en kansen in relatie tot de doelstellingen en ambities besproken plus de te treffen maatregelen. Belangrijk hierin is een brede groep te betrekken; meerdere disciplines en eventueel partners in de stad.
In een risicosessie staan drie vragen centraal 1. Wat zijn de ambities en doelstellingen? 2. Wat zijn de belangrijkste zorgen en onzekerheden? 3. Welke maatregelen willen we treffen? Meerdere risicosessies soms nodig Afhankelijk van de het risicoprofiel en de complexiteit het programma of project zijn mogelijk meerdere risicosessies nodig. Herijking van de risico’s geschiedt in ieder geval: • Begrotingscyclus: o Begrotingsprogramma’s: Eén keer per jaar; update bij begroting van risico’s en maatregelen o Paragrafen: twee keer per jaar, update bij begroting en jaarverslag van risico’s en maatregelen • Beleidscyclus: o Voortgangsrapportages van beleidsnota’s; update van risico’s en maatregelen o Voortgangsrapportages; 1x per jaar bij de projecten en programma’s conform RRP o Fase-overgangen van programma’s en projecten • Managementcyclus; o 1x per jaar bij opstellen jaarplan, daarnaast voortgang op implementatie maatregelen tijdens voortgangsgesprekken (interne cyclus)
3.Zorgdragen voor gemeenschappelijke aanpak Rollen en verantwoordelijkheden De bestuurlijke rollen zijn als volgt verdeeld: 1. Wethouder financiën en control is verantwoordelijk voor het (overkoepelende) stelsel van risicomanagement. Dit betekent: o Verantwoordelijk voor en toezien op het systematisch functioneren van risicomanagement. Onder meer door het zorgdragen voor overkoepelend beleid en toezien op de toepassing hiervan. 2. Wethouders en burgemeester zijn inhoudelijk verantwoordelijk voor het risicomanagement binnen hun toegewezen portefeuille als integraal onderdeel van de verantwoordelijkheid voor het behalen van ambities en doelstellingen. Dit houdt in dat zij erop toezien dat: o Risicomanagement wordt toegepast in de voorbereiding van de besluiten die zij het college voorleggen via de beleidscyclus. Risico’s worden transparant toegelicht en voorzien van maatregelen o Risicomanagement wordt toegepast in de uitvoering binnen de portefeuilles o Verantwoording plaats heeft over het gevoerde beleid, inclusief risico’s in begrotings- en beleidscyclus, waaronder ook projecten die vallen onder de RRP Deze verantwoordelijkheden zijn doorvertaald naar de organisatie, waarbij de gemeentesecretaris verantwoordelijk is voor het stelsel van risicomanagement.
Definitie risico Een risico is een onzekere gebeurtenis met een kans van optreden en effecten op doelstellingen2. Een goede omschrijving van een risico gaat daarom in op de onzekere gebeurtenis zelf, de oorzaken én de gevolgen. Een gangbaar hulpmiddel binnen de gemeente Utrecht is het volgende model.
In het midden staat de onzekere gebeurtenis zelf, links de mogelijke oorzaken en rechts de mogelijke impact op ambities en doelstellingen. Maatregelen kunnen zowel getroffen worden op de oorzaken, om de kans dat het risico optreedt te verlagen, als op de gevolgen, om de impact op de doelstellingen te verlagen. Integrale risicoanalyse We kijken integraal naar risico’s, vanuit meerdere invalshoeken. Bij de RISMAN-methode3 wordt een project, programma of opgave bekeken vanuit de volgende verschillende invalshoeken. Dit levert een integraal beeld op van de risico’s: 1. politiek/bestuurlijk 2 Van Staveren; Risicodialoog (2023) 3 Methode ontwikkeld door Twynstra Gudde en partners (1995)
2. 3. 4. 5. 6. 7.
financieel-economisch juridisch/wettelijk technisch organisatorisch geografisch/ruimtelijk maatschappelijk
Deze invalshoeken zijn de ‘bronnen’ van waaruit risico’s kunnen ontstaan.
Aanpak en standaardrapportage De gemeenschappelijke aanpak die we binnen de gemeente Utrecht hanteren voor risicomanagement bestaat uit zes stappen. Meerdere theorieën zoals Risman en Coso onderscheiden deze zes stappen van risicomanagement. Bovendien hanteren we een eenduidige gemeentebrede standaardrapportage om te rapporteren over risico’s aan bestuur en management.
C. Monitoren, sturen en verantwoorden 1.
Indicatoren
doelstelling 1. Positieve en open cultuur ten aanzien van strategische onzekerheden en dilemma’s bij bestuur, management en organisatie 2. Bewustwording in de organisatie dat regelmatig de dialoog voeren over risico’s en maatregelen bijdraagt aan het verwezenlijken van ambities en doelstellingen 3. Zorgdragen voor gemeenschappelijkheid in aanpak risicomanagement die consequent wordt toegepast
Begroting ja/nee
effect-indicator Begrotingscyclus • Elke begrotingsprogramma (plus de specifieke paragrafen) gaat in op de belangrijkste externe risico’s en maatregelen • Deze zijn via een risicosessie tot stand gekomen • Risico’s en voortgang maatregelen worden in begroting geüpdatet
Alle programma’s Vanaf begroting 2027 nieuwe cyclus op basis van coalitieakkoord
Beleidscyclus Beleidsnota’s • Elke beleidsnota gaat in op de Vanaf heden belangrijkste strategische en externe risico’s en maatregelen Vanaf 2026 • Deze zijn via een risicosessie tot stand gekomen Vanaf 2026/2027 • Risico’s en voortgang maatregelen worden in voortgangsrapportage naar raad geüpdatet Projecten en programma’s • Alle projecten en programma’s vullen risicoladder in (gebaseerd op ijking RRP) • Alle Type A-projecten (hoogste risicoprofiel = RRP-project) via een risicosessie risico’s en maatregelen • Alle Type B-projecten via een risicosessie risico’s en maatregelen Managementcyclus • •
Vanaf 2026/2027 Vanaf heden
Vanaf 2026
Vanaf begroting 2027 Belangrijkste externe bedrijfsvoeringsrisico’s in paragraaf bedrijfsvoering Begroting Dit overzicht is vanuit risicosessies in de organisatie tot stand gekomen
nee
2.
Risico’s
Risico-omschrijving
Toelichting
Maatregelen
In de theorie staat een aantal valkuilen benoemd4. Die zijn ook hier van toepassing. Het gaat om 1. Complexiteit: risicomanagement wordt door specialisten complex gemaakt, zowel in omvang als classificatie 2. Getallen: Specialisten vinden iets alleen een risico als het in getallen is het uit te drukken. 3. Illusie: Verwachting dat met risicomanagement geen risico’s meer optreden 4. Niets doen: Risicodossier belandt in de la, zonder dat de afgesproken maatregelen worden uitgevoerd
Dit zijn belangrijke valkuilen die ook in onze organisatie op de loer liggen. Inzicht in risico’s en onzekerheden is een belangrijke voorwaarde is voor het bereiken van ambities, doelstellingen en resultaten.
Houd het simpel en eenvoudig, dit voorkomt dat risicomanagement een doel op zich wordt: • Focus je in de gesprekken met bestuur en management vooral op de belangrijkste risico's en maak afspraken over de maatregelen. • Maak opvolging van de maatregelen belangrijker dan een compleet risicodossier. Zo voorkom je dat het een vinkenlijstje wordt • Stel de drie vragen in een risicosessie centraal (zie pagina 10). Hierdoor komen de belangrijkste risico's snel boven tafel • Wees terughoudend met het kwantificeren van risico's. Doe dit alleen als dit nodig is (bijvoorbeeld om je benodigde risicoreserve te weten).
Als risicomanagement een verplichte “invuloefening” wordt, komt de dialoog over wat echt belangrijk is niet op gang.
Risicomanagement wordt dan een doel op zich in plaats van een krachtige tool die helpt bij het halen van doelstellingen en ambities. Daardoor wordt het een instrument van specialisten in plaats van de 1e lijn.
Zorg voor levendige risicosessies die energie geven • Ambities, doelstellingen en resultaten centraal stellen • Zoveel mogelijk in workshops de 1e lijn betrekken en enthousiast maken voor het eenvoudige verhaal Elk risico aan ambitie, doelstellingen of resultaten koppelen Zoveel mogelijk in workshops de 1e lijn betrekken en enthousiast maken voor het eenvoudige verhaal
4 Van Staveren; Risicogestuurd werken in de praktijk (2015)
Tone at the top, dit geldt voor raad, college van B&W en directie: vraag naar de belangrijkste risico’s Bewustwording dat risico’s en ambities hand in hand gaan. Erken dat risico’s niet volledig zijn weg te nemen met maatregelen. Dit geldt vooral bij strategische beleidsrisico’s en externe risico’s
3.
Financiën
In 1.000 € Activiteit
Gedekt vanuit programma
Doorontwikkeling, borging en onderhoud systeem van risicomanagement
4.
Algemene middelen en overhead
Structureel jaarbedrag 65
Voortgang en verantwoording
Voortgang en verantwoording over externe en strategische risico’s geschiedt via de reguliere begrotingscyclus, beleidscyclus en rapportages: • Begrotingscyclus, focus op externe risico’s: o Begrotingsprogramma’s o Parafen • Beleidscyclus, focus op strategische en externe risico’s: o Voortgangsrapportages beleidsnota’s o Voortgangsrapportages RRP Risicosessies zijn een belangrijke eerste stap om het risicomanagement voor een traject op te starten of kritische processen onder de loep te nemen. Bovendien vormt de dialoog rondom risico’s, in de vorm van risicosessies, een belangrijke voorwaarde om het risicobewustzijn van de organisatie te bevorderen. En daarmee de weerbaarheid en wendbaarheid van de organisatie te verbeteren. Daarom vormt het “uitvoeren van risicosessies” een indicator om de voortgang van de implementatie van deze beleidsnota te volgen (zie 1. Indicatoren) Drie jaar na vaststelling van deze nota, zullen we deze evalueren. De uitkomsten worden gedeeld met de raadscommissie financiën en control.
Bijlage Hoofdstuk 4 Nota risicomanagement en weerstandsvermogen, 2019 Passage uit hoofdstuk 3.3
Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën Dossiernummer
4963
Vertrouwelijk
Nee
Vergaderdatum
6 november 2025
Agendapunt
3.3
Titel
Raadsvoorstel inzake bijdrage van fracties aan presentievergoeding commissieleden 2026
ID
5192
Behandelend ambtenaar Telefoon E-mail Datum collegebesluit Geocodering Thema Portefeuillehouder
DB van de Raad
Beleidsveld
Bestuurlijke zaken
Referendabel Reden niet referendabel Raadsadviseur (lijst) Behandelvoorstel Resultaat commissiebehandeling Resultaat raadsbehandeling Geagendeerd
Vergaderdatum
Commissie Veiligheid, Bestuur en
6 november 2025
Financiën Gemeenteraad Voorgesteld besluit
20 november 2025
Voorstel aan de gemeenteraad
Raadsvoorstel Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Referendabel Geheim
Bestuurlijke Zaken Raadorganen Dagelijks bestuur 33010353 20 november 2025 Nee (uitzonderingsgrond artikel 1:2 lid 2 sub o Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht) Nee
Het dagelijks bestuur van de raad stelt de raad voor te besluiten: 1. Het ‘Besluit tot wijziging van de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht’ vast te stellen, waarmee vanaf 1 januari 2026: a) de vaste component € 95.727,- per fractie bedraagt in plaats van € 103.539,- per fractie. b) de accountantsbijdrage € 3.100,- per fractie bedraagt in plaats van € 2.782,- per fractie, alsmede de gewijzigde Bijlage A bij de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht. Het dagelijks bestuur van de raad
De griffier Miguel Israel
De voorzitter Pepijn Zwanenberg
Context Aanleiding In 2022 besloot het toenmalig presidium om aan te sluiten bij de wettelijke vereisten ten aanzien van commissieleden (o.a. benoemingen, rechtspositie en vergoedingen - zoals verankerd in de Verordening op de raadscommissies). Daarmee ontstond een nieuwe kostenpost: de presentievergoeding voor commissieleden. Het presidium besloot deze kosten in mindering te brengen op de fractiebijdrage, door jaarlijks een factuur te sturen naar de fracties. Het presidium schatte daarbij in dat de totale kosten € 75.000,- per jaar zouden zijn. In 2024 bleek dat de werkelijke kosten ca. € 125.000,- betroffen. Om tegemoet te komen aan deze kosten heeft de raad op 23 januari 2025 besloten, om in 2025 een bedrag van € 125.000,- bij de fracties op te halen, volgens de verdeelsleutel zoals het presidium in 2022 had vastgesteld, waarbij kleine fracties het meest werden ontzien.
Daarnaast verzocht de raad het dagelijks bestuur om “voor 2026 samen met de commissie werkdruk een voorstel aan de raad te doen, om te komen tot nieuwe afspraken over de inzet van commissieleden en de bekostiging hiervan, die rekening houdt met het gebruik per fractie en de werkdruk.” Commissie werkdruk De raad heeft vervolgens op 12 juni 2025 besloten, op advies van de ‘werkgroep werkdruk en werkwijze’, dat vanaf de raadswissel 2026 elke fractie hetzelfde bedrag bijdraagt aan de bekostiging van de presentievergoedingen van commissieleden (beslispunt 10 sub b sub iv). Het besluit van juni 2025 treedt daarmee in plaats van het besluit van januari 2025. Dit raadsvoorstel is een uitwerking van het besluit van juni 2025. Iedere fractie hetzelfde bedrag Om te bewerkstelligen dat alle fracties hetzelfde bedrag betalen stelt het dagelijks bestuur voor het bedrag van € 125.000 te delen door het aantal fracties (16, ten tijde van het vaststellen van € 125.000,- als kostenpost). Dit bedrag (€ 7.812,-) kan in mindering worden gebracht op de vaste component van de fractiebijdrage. Daartoe dient artikel 2, derde lid, van de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht te worden aangepast.
De vaste component van de fractiebijdrage bedraagt alsdan € 95.727,- per fractie (in plaats van € 103.539,-), de variabele component blijft ongewijzigd op € 7.913 per zetel, per 1 januari 2026. Monitoren hoogte kostenpost De raad heeft in januari 2025 ook besloten om, áls aan het einde van een jaar blijkt dat de totale kosten van de presentievergoedingen van commissieleden minder dan € 125.000,- in totaal bedragen, het overgebleven geld gelijk verdeeld naar de fractiestichtingen over te maken. Het dagelijks bestuur zal hier uitvoering aan geven. Verhoging accountantsbijdrage Het dagelijks bestuur heeft van meerdere accountants begrepen dat de accountantsbijdrage niet afdoende is voor de kosten die gemoeid gaan met de accountantscontrole. Het dagelijks bestuur stelt daarom voor de jaarlijkse bijdrage per fractie per 1 januari 2026 te verhogen van € 2782,- naar € 3100,-. Daartoe dient artikel 2, vijfde lid, van de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht te worden aangepast.
2
Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1.
Het ‘Besluit tot wijziging van de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht’ vast te stellen, waarmee vanaf 1 januari 2026: a) de vaste component € 95.727,- per fractie bedraagt in plaats van € 103.539,per fractie. b) de accountantsbijdrage € 3.100,- per fractie bedraagt in plaats van € 2.782,per fractie, alsmede de gewijzigde Bijlage A bij de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht.
Argumenten 1.
Dit is een uitwerking van uw eerdere besluiten van 23 januari 2025 en 12 juni 2025. 2. U heeft besloten dat alle fracties hetzelfde bedrag dienen te betalen. Door dit bedrag van de vaste component van de fractiebijdrage af te halen, bewerkstelligt u dit. 3. Met het oog op de rechtszekerheid van fracties, is het beter om de fractiebijdragen aan de voorkant in mindering te brengen, in plaats van het bedrag aan het einde van het jaar te factureren. 4. De hoogte van de fractiesubsidies is wettelijk geregeld in de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht. Om de hoogte te wijzigen, is het nodig de verordening op dit punt aan te passen. 5. Met een kleine verhoging van de accountantsbijdrage komt u tegemoet aan reële kosten van de jaarlijkse accountantscontrole. 6. De wijziging van de verordening i.v.m. de fractiebijdragen biedt de mogelijkheid om ook enkele technische wijzigingen door te voeren: - Het mandaat uit artikel 11 kan geschrapt worden omdat dit reeds is verankerd in de Mandaatregeling gemeenteraad en burgemeester gemeente Utrecht. - In Bijlage A zijn enkele verduidelijkende tekstuele wijzigingen doorgevoerd. Kanttekeningen/Risico’s 1.
De fractiebijdragen zijn bedoeld om de fracties te ondersteunen in hun raadswerk. Als u besluit hier (verder) op te besparen, heeft dat mogelijk consequenties voor de kwaliteit van het raadswerk en/of de (verhoogde) werkdruk die fracties ervaren.
Financiën Als gevolg van dit raadsvoorstel zal de fractiebijdrage vanaf 2026 € 7.812,- lager uitvallen per fractie. Fracties ontvangen daarentegen vanaf 2026 geen factuur meer voor het vergoeden van de presentiegelden, die in 2025 tussen de € 4.017,- en € 11.761,- per fractie bedroegen. Het op de fractiebijdrage bespaarde geld wordt ingezet voor de dekking van de presentievergoedingen voor commissieleden en levert een bijdrage aan het sluitend maken van de raadsbegroting. Mochten de totale kosten voor de presentievergoedingen voor commissieleden aan het einde van een jaar lager uitvallen, vloeit dat gelijkelijk terug naar de fracties.
3
Vervolg Na vaststelling door de raad wordt de verordening in het Gemeenteblad gepubliceerd, en krijgen de fracties vanaf 2026 een lagere fractiebijdrage uitgekeerd.
Samen stad maken (voorheen: Participatie) n.v.t.
Communicatie Na vaststelling informeert de griffier iedere fractie over uw besluit en de nieuwe hoogte van de fractiebijdrage.
(Niet)Referendabel Op grond van de Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht is geen sprake van een referendabel besluit. Het betreft een raadsvoorstel over het interne functioneren en de werkwijze van de raad, commissies, rekenkamer en de gemeentelijke ombudsman, alsmede alle daarmee samenhangende reglementen en verordeningen (artikel 1:2 lid 2 onder o Verordening raadgevend referendum).
Bijlagen Ter vaststelling: - Besluit tot wijziging van de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht. - Gewijzigde Bijlage A bij de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht. Ter informatie: - Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht inclusief Bijlage A en Toelichting (met wijzigingen bijhouden).
4
VERORDENING OP DE FINANCIËLE BIJDRAGE AAN FRACTIES GEMEENTE UTRECHT
VERORDENING OP DE FINANCIËLE BIJDRAGE AAN FRACTIES GEMEENTE UTRECHT Verordening op de financiële bijdrage aan fracties (raadsbesluit van 22 december 2022)
De raad van de gemeente Utrecht, Gelet op artikel 33, derde lid, en artikel 149 Gemeentewet,
Besluit
vast te stellen de volgende VERORDENING op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht
Artikel 1
Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder: a.
b.
c.
accountant:
egalisatiereserve:
fractie:
een onafhankelijke accountant die bevoegd is om een
controleverklaring af te geven bij de verantwoording van de stichting.
het verschil tussen de ontvangen subsidie en de
bekostiging van de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend;
elke groepering in de gemeenteraad die ten tijde van het begin van een nieuwe zittingsperiode van de
gemeenteraad is geregistreerd overeenkomstig artikel G3 d. e.
gemeenteraad: nieuwe fractie:
van de Kieswet;
gemeenteraad van Utrecht;
elke groepering in de gemeenteraad die niet ten tijde van
het begin van een nieuwe zittingsperiode van de
gemeenteraad is geregistreerd overeenkomstig artikel G3 van de Kieswet maar die is gevormd ten gevolge van f.
splitsing:
afsplitsing van een of meer raadsleden;
een of meer raadsleden scheiden zich af van een fractie
en sluiten zich aan bij een andere fractie of vormen een
g.
stichting:
nieuwe fractie;
een door een fractie ter assistentie van de fractie
aangewezen stichting, welke statutair uitsluitend is belast met de besteding en verantwoording van de subsidie
h.
subsidie:
zoals bedoeld in deze verordening;
fractieondersteuning in de vorm van een financiële
bijdrage waarop een stichting jaarlijks aanspraak kan
maken ingevolge deze verordening ten behoeve van de uitvoering van de werkzaamheden van de fractie in de i.
verantwoording:
gemeenteraad;
een specificatie van de binnen het kader van deze
verordening ten behoeve van de werkzaamheden door de fracties gemaakte kosten over het voorafgaande jaar
Artikel 2
Jaarlijkse verlening financiële bijdrage; vast en variabel bedrag
1.
Aan elke fractie wordt van gemeentewege een subsidie verleend in de kosten welke de fractie maakt
2.
De subsidie hoeft niet aangevraagd te worden, maar wordt berekend door de griffie op basis van het
3. 4. 5.
6.
voor bijstand bij haar werkzaamheden. De subsidie bestaat uit een vaste en een variabele component. zetelaantal van de fractie. De fractie ontvangt jaarlijks een beschikking met de berekening van de subsidie.
De vaste component bedraagt €92.500,- per fractie per jaar, prijspeil 1 januari 2025.
De variabele component bedraagt €7.067,- voor elk lid van de fractie per jaar, prijspeil 1 januari 2025. Naast de subsidie ontvangt elke fractie jaarlijks €2.500,- als tegemoetkoming in de kosten voor de
accountantscontrole, zoals bedoeld in artikel 9, lid 3. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de prijs-index van de gemeente Utrecht.
De bedragen als bedoeld in lid 3 en lid 4 van onderhavig artikel worden jaarlijks per 1 januari geïndexeerd in lijn met de subsidie-index van de gemeente Utrecht van dat jaar (T).
Artikel 3
Besteding financiële bijdrage
1.
De subsidie dient ter bestrijding van alle personele, materiële en andere kosten welke verband houden
2.
De subsidie mag niet worden gebruikt ter bekostiging van:
met de werkzaamheden van de fractie ten behoeve van raadswerkzaamheden. a.
b.
uitgaven die in strijd zijn met enige wettelijke bepaling;
betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke
partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten en/of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde,
c.
d. e.
reële declaratie of arbeidsovereenkomst;
uitgaven welke bestreden dienen te worden uit de vergoedingen die de raadsleden ingevolge enige andere wettelijke regeling, respectievelijk de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Utrecht ontvangen;
giften, leningen, beleggingen en voorschotten;
uitgaven aan raadsleden of bedrijven waarover raadsleden middellijk of onmiddellijk
zeggenschap hebben, voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in f.
g.
Artikel 4 1.
2. 3.
opdracht van de fractie verrichten;
kosten voor kantoorruimte voor de fractie buiten het stadhuis;
uitgaven welke verband houden met verkiezings- of herverkiezingsactiviteiten van raadsleden.
Betaling voorschot
De in artikel 1 bedoelde subsidie wordt als voorschot jaarlijks vóór 15 januari uitgekeerd. In een
verkiezingsjaar bestaat dat voorschot uit de bijdrage voor drie maanden en volgt de bijdrage voor de overige negen maanden vóór 15 april.
Indien de gemeente bij wijze van voorschot uitgaven doet voor een fractie worden deze periodiek in rekening gebracht.
De stichting maakt voor de ontvangst en uitgaven van de subsidie op grond van deze verordening
gebruik van één bankrekening. Deze rekening wordt niet gebruikt voor andere doeleinden. Daarnaast kan de stichting één spaarrekening gebruiken ten behoeve van een (tijdelijk) liquiditeitsoverschot.
Artikel 5
Regeling subsidie bij verkiezingen
1.
Indien het zetelaantal van een fractie ten gevolge van verkiezingen wijzigt, wordt de variabele
2.
Indien een fractie als gevolg van verkiezingen uit de raad verdwijnt dan wel ophoudt te bestaan, vervalt
component van de subsidie aangepast met ingang van 1 april van dat jaar. de aanspraak op subsidie met ingang van 1 april van dat jaar.
Artikel 6 1.
2.
Regeling subsidie bij splitsing
Bij splitsing van een fractie tijdens een zittingsperiode valt de in artikel 2, derde lid, genoemde vaste
component toe aan de fractie die naar het oordeel van de gemeenteraad als de oorspronkelijke fractie wordt beschouwd.
Onverlet het bepaalde in lid 1, heeft bij splitsing van een fractie tijdens een zittingsperiode de nieuwe fractie met ingang van de maand, volgend op de dag waarop de splitsing is medegedeeld aan de
voorzitter van de gemeenteraad, aanspraak op 50% van de in artikel 2, derde lid, genoemde vaste component. Daarnaast heeft de nieuwe fractie aanspraak op de in artikel 2, vierde lid, genoemde
variabele component voor elk lid van de nieuwe fractie. Deze aanspraak wordt in mindering gebracht 3. 4.
5.
op de variabele subsidiecomponent van de oorspronkelijke fractie.
De nieuwe fractie kan geen aanspraak maken op de door de oorspronkelijke fractie opgebouwde egalisatiereserve.
Als bij splitsing van een fractie tijdens een zittingsperiode een of meer raadsleden zich aansluiten bij een andere fractie, heeft deze fractie aanspraak op de variabele component, zoals in artikel 2, vierde lid, bepaald.
Indien een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de subsidie met ingang van de maand volgend op de maand waarin de fractie hiervan kennisgeving heeft gedaan aan de voorzitter van de gemeenteraad.
Artikel 7
Liquiditeitsoverschot, egalisatiereserve
1.
De stichting kan een egalisatiereserve opbouwen en aanhouden. Het bestedingsdoel van de reserve is
2.
De omvang van de egalisatiereserve bedraagt maximaal 100% van de totaal door de stichting te
3. 4.
in overeenstemming met artikel 3 van deze verordening. ontvangen subsidie over één jaar.
De vorming van andere reserves dan de egalisatiereserve ten laste van de subsidie is niet toegestaan. Het is een stichting niet toegestaan een tijdelijk of permanent liquiditeitsoverschot op een andere
rekening te storten dan een uitsluitend voor dit doel geopende en beheerde spaarrekening. Indien een stichting dat wenst is het tevens mogelijk een liquiditeitsoverschot tussentijds terug te storten aan de
5.
6.
gemeente.
De aard van de in het vorige lid bedoelde spaarrekening is zodanig dat de nominale omvang van de
stortingen intact blijft en dat te allen tijde het gehele tegoed voor de stichting onmiddellijk en zonder betaling van boetes opeisbaar is.
De omvang van de egalisatiereserve (stand per 31 december) wordt door de accountant meegenomen bij de controle van de verantwoording over het jaar waarin verkiezingen hebben plaatsgevonden. Het bedrag dat het maximum overschrijdt, wordt door de stichting van een fractie die na verkiezingen
wederom in de gemeenteraad is vertegenwoordigd, binnen een maand na vaststelling van de subsidie door de gemeenteraad teruggestort in de gemeentekas. De hoogte van het maximum toegestane 7.
bedrag het te ontvangen subsidiebedrag over het jaar volgend op het verkiezingsjaar.
De stichting aangewezen door een fractie die als gevolg van verkiezingen uit de raad verdwijnt dan wel ophoudt te bestaan, of door een fractie die tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, is verplicht de opgebouwde egalisatiereserve te restitueren aan de gemeente, met uitzondering van het gedeelte
van de egalisatiereserve dat moet worden aangewend voor de afhandeling van nog lopende (personele) verplichtingen. Restitutie van de egalisatiereserve dient plaats te vinden binnen een maand na
vaststelling van de subsidie als bedoeld in artikel 9 lid 2 door de gemeenteraad, tenzij de voormalige fractie schriftelijk en gemotiveerd aan het dagelijks bestuur van de gemeenteraad aangeeft waarom
deze termijn niet haalbaar is en daarbij tevens aangeeft voor welke datum restitutie zal plaatsvinden.
Artikel 8 1.
Administratieve verplichtingen
De stichting voert een financiële administratie op basis van een kasstelsel. Deze administratie wordt op een zodanige wijze gevoerd dat deze steeds een volledig en juist inzicht geeft in alle uitgaven en
inkomsten alsmede overige gegevens die voor de financiële verantwoording van belang zijn, waaronder mede begrepen de hoogte van de egalisatiereserve per 31 december van het jaar waarop de 2.
3. 4.
verantwoording betrekking heeft.
Andere inkomstenbronnen dan de subsidie die op basis van deze verordening worden verstrekt, dienen afzonderlijk te worden geadministreerd en hiervoor dient een andere bankrekening te worden gebruikt dan de rekening(en) als bedoeld in artikel 4, derde lid.
De administratie wordt zodanig ingericht dat op een eerste aanvraag van de accountant nadere informatie kan worden gegeven en bescheiden en bewijsstukken kunnen worden overgelegd. Bij uitgaven worden de onderliggende bescheiden door twee personen geautoriseerd.
Artikel 9
Verantwoording
1.
De stichting dient vóór 15 april na afloop van elk kalenderjaar een aanvraag tot vaststelling van de
2.
De stichting aangewezen door een fractie die als gevolg van verkiezingen uit de raad verdwijnt dan wel
subsidie in bij de gemeenteraad.
ophoudt te bestaan, of door een fractie die tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, dient
uiterlijk binnen drie maanden na de verkiezingen respectievelijk de kennisgeving als bedoeld in artikel 6, vijfde lid, een aanvraag tot vaststelling van de subsidie in bij de gemeenteraad over de periode van 3.
dat lopende jaar tot 1 april respectievelijk het moment van ophouden bestaan.
De aanvraag tot vaststelling van de subsidie wordt ingediend in de vorm van een verantwoording
conform het verantwoordingsmodel zoals opgenomen in bijlage A behorende bij deze verordening. De verantwoording gaat vergezeld van een controleverklaring van een accountant en een activiteitenverslag.
4.
Het activiteitenverslag bevat een duidelijke omschrijving van de verrichte activiteiten en de daarbij
5.
De accountant controleert of de verantwoording in overeenstemming is met het gestelde in deze
gedane uitgaven, met vermelding van het doel dat met de activiteiten was gediend, en sluit in totaal aan op de gedane uitgaven in de verantwoording.
verordening en geeft hierover zijn oordeel. Bij de controle hanteert de accountant een
goedkeuringstolerantie ter hoogte van 1% van de uitgaven met een minimum ter hoogte van 1% van het voorschot van de subsidie van de grootste fractie in de gemeenteraad. Bij de berekening hiervan wordt
de incidentele vaste component buiten beschouwing gelaten. Voor uitgaven minder dan € 450,- is voor 6.
de controle het overleggen van een factuur voldoende.
Indien een stichting nalaat een aanvraag tot vaststelling van de subsidie in te dienen, een zodanige
aanvraag niet tijdig of onvolledig indient, stelt de gemeenteraad de subsidie ambtshalve vast uiterlijk op 1 juli. De gemeenteraad kan daarbij de subsidie lager vaststellen. Daarnaast zal betaling van het voorschot voor het daaropvolgende jaar plaatsvinden in twee termijnen. De helft van de door de
gemeenteraad vastgestelde subsidie wordt uiterlijk 31 januari uitgekeerd. Het resterende bedrag wordt uiterlijk 15 juli uitgekeerd, tenzij de stichting op dat moment de aanvraag tot vaststelling van de
subsidie nog steeds niet (volledig) heeft ingediend bij de gemeenteraad. In dat laatste geval vindt 7.
uitbetaling plaats op het moment dat de stichting alsnog een volledige aanvraag heeft ingediend.
Na vaststelling van de subsidie door de gemeenteraad, wordt de verantwoording van de fracties openbaar gepubliceerd op de website van de gemeente.
Artikel 10
Terugvordering en verrekening
Indien uit de verantwoording met bijbehorende controleverklaring blijkt dat een fractie in strijd heeft
gehandeld met artikel 3 of wanneer niet is voldaan aan andere bepalingen van deze verordening, vordert de gemeenteraad de in het geding zijnde uitgaven terug, dan wel verrekent deze uitgaven met het voorschot voor het volgende jaar.
Artikel 11
(vervallen)
Artikel 12
Onvoorziene gevallen
In gevallen waarin deze verordening niet of niet genoegzaam voorziet beslist de gemeenteraad op voorstel van het dagelijks bestuur van de gemeenteraad.
Artikel 13
Inwerkingtreding en citeertitel
1.
De gewijzigde verordening treedt met terugwerkende kracht in werking per 8 juli 2022.
3.
Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening op de financiële bijdrage aan fracties
2.
De Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht 2019 wordt ingetrokken. gemeente Utrecht”.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 22 december 2022. De burgemeester,
Sharon A.M. Dijksma De griffier,
Merel van Hall
Toelichting Algemeen In artikel 33 van de Gemeentewet is vastgelegd dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen recht hebben op ondersteuning. De Gemeentewet is grondslag voor deze verordening. Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie die jaarlijks wordt verstrekt aan de fracties. Deze tegemoetkoming in de fractiekosten is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21 lid 1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Derhalve zijn ook de bepalingen uit Titel 4.2 over subsidies van de Awb van toepassing op tegemoetkoming. De tegemoetkoming wordt jaarlijks als beschikking vastgesteld en door de griffier aan de stichtingen toezonden. Uitbetaling van de voorschotten geschiedt door overmaking aan de stichting tot ondersteuning van de fractie. De stichting treedt slechts op als ontvanger en beheerder van de tegemoetkoming, onverlet de eigen verantwoordelijkheid van de fractie voor een rechtmatige besteding en het voldoen aan het gestelde in deze verordening.
Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 In dit artikel worden enkele belangrijke begrippen uit de verordening gedefinieerd. Artikel 2 Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële bijdrage. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt in de gemeentebegroting opgenomen en dus door de raad vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel per raadszetel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben, bijvoorbeeld op facilitair gebied, ontvangen zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding. Ter voorkoming van onnodige bureaucratie is het indienen van een aanvraag om voor een subsidie in aanmerking te komen niet nodig. Artikel 3 Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning worden de fracties grotendeels vrijgelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de financiële bijdrage wordt besteed aan kosten die door de fractie ten behoeve van het raadswerk worden gemaakt. Daaronder worden verstaan kosten die verband houden met het voorbereiden, uitvoeren en uitdragen van het fractiebeleid. De tegemoetkoming is in ieder geval bestemd voor de uitgaven die samenhangen met de administratieve ondersteuning en beleidsondersteuning voor de fractie en bijhorende bureaukosten.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan de volgende kosten (niet limitatief): • personeelskosten: het betreft zowel de (salaris)kosten van medewerkers die op basis van een arbeidscontract alsook de kosten van medewerkers die op basis van een overeenkomst tot het verrichten van enkele diensten voor de fractie werken. Ook de kosten van personeelsbeheer, personeelsadministratie en personeelsverzekeringen behoren bij deze kostenpost • bureaukosten: het betreft kosten die verband houden met inrichting van een kantoorwerkplek, voor zover niet reeds ter beschikking gesteld door de gemeente Utrecht, en de kosten van kantoorbehoeften zoals papier en schrijfmaterialen • fractiebijeenkomsten • kosten die verband houden met het oprichten en in stand houden van de stichting (met uitzondering van een vergoeding voor de bestuursleden van de stichting, dat is nadrukkelijk niet toegestaan)
In geval van twijfel over de rechtmatigheid van specifieke uitgaven of reserveringen is het raadzaam om de accountant te consulteren of dit voor te leggen aan het dagelijks bestuur van de gemeenteraad, voordat verplichtingen worden aangegaan. Het eindoordeel over de mate waarin aan voorwaarden is voldaan is voorbehouden aan de raad. In lid 2 is een limitatief overzicht van bestedingen opgenomen waarvoor de bijdrage niet mag worden gebruikt. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage het inkomen van raadsleden wordt aangevuld of verkiezingscampagnes worden gefinancierd. Onder c is bepaald dat de bijdrage niet mag worden gebruikt voor een aanvulling op de vergoeding voor de werkzaamheden of voor andere vergoedingen waarvoor al een regeling is getroffen op grond van het Rechtspositiebesluit en de Rechtspositieregeling decentrale politieke ambtsdragers en de hierop gebaseerde verordening. Het gaat hierbij om onder meer de volgende vergoedingen of tegemoetkomingen: i. vergoeding voor de werkzaamheden; ii. onkosten; iii. Reis- en verblijfkosten woon/werkverkeer en kosten voor reizen zowel binnen als buiten het grondgebied van de gemeente; iv. ziektekosten; v. informatie- en communicatievoorzieningen voor de raadsleden; vi. verzekering arbeidsongeschiktheid, ouderdom en overlijden. Hierbij geldt dat fracties deze regelingen niet mogen aanvullen uit de fractiebijdrage.
Voor bijvoorbeeld de reisen verblijfskosten woon-/werkverkeer is in het Rechtspositiebesluit bepaald dat taxikosten niet worden vergoed. Taxikosten van raads- en commissieleden mogen dan ook niet uit de fractiebijdrage worden vergoed. Om te voorkomen dat stichtingen bestedingen doen aan bedrijven waarover raadsleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben (zie onder e.), is het aan te bevelen dat de stichtingen gebruikmaken van de volgens artikel 12 van de Gemeentewet verplichte openbare opgave van nevenfuncties van de raadsleden. Bij twijfel over de toelaatbaarheid van voorgenomen uitgaven kan een fractie het oordeel vragen van het dagelijks bestuur van de gemeenteraad. Onder f is bepaald dat de bijdrage niet mag worden besteed aan kantoorruimte buiten het stadhuis. De reden hiervoor is dat de fracties reeds kosteloos een kamer op het stadhuis ter beschikking wordt gesteld. De uitzondering heeft geen betrekking op de huur van vergaderzalen buiten het stadhuis. Onder g is bepaald dat de bijdrage niet mag worden gebruikt ter bekostiging van verkiezingscampagnes. De verkiezingscampagnes komen voor rekening van de politieke partijen. De financiële bijdrage die voortvloeit uit deze verordening, is niet bedoeld om de politieke partijen te subsidiëren.
Het onderscheid tussen uitgaven voor de verkiezingscampagne (niet toegestaan) en uitgaven voor voorlichtingsactiviteiten (wel toegestaan) is overigens niet met waterdichte definities aan te geven. Hier wordt een beroep gedaan op de oordeelsvorming en de eigen verantwoordelijkheid van de stichtingen. In ieder geval moeten spotjes voor radio en tv, affiches, folders en alle andere oproepen om op een partij te stemmen in de twee maanden voorafgaande aan de verkiezingen, gerekend worden tot de campagneactiviteiten. Bepalend is hierbij het moment van openbaarmaking van de uiting. Bij twijfel is het raadzaam advies te vragen aan het dagelijks bestuur van de gemeenteraad. Artikel 4 Dit artikel regelt het jaarlijks uitbetalen van de subsidie in de vorm van een voorschot voor 15 januari. In een verkiezingsjaar vindt betaling plaats in twee termijnen, voor 15 januari en voor 15 april. Wanneer een fractie voor de uitbetaling van salarissen van fractiemedewerkers gebruik maakt van de salarisadministratie van de gemeente, worden deze periodiek in rekening gebracht. Artikel 5 Dit artikel is er op gericht te verduidelijken op welke wijze de subsidie (vast bedrag en variabel deel) wordt aangepast bij verkiezingen.
Situatie
Subsidie
Fractie komt niet terug in raad/houdt op te bestaan na verkiezingen
Subsidie vervalt op 1 april (art. 5 lid 2)
Fractie komt terug in raad na verkiezingen (al dan niet gewijzigd zetelaantal)
Subsidie wordt per 1 april berekend op basis van het (nieuwe) zetelaantal (art. 2 en art. 5 lid 1)
Artikel 6
Dit artikel is er op gericht te verduidelijken op welke wijze de subsidie (vast bedrag en variabel deel) wordt aangepast bij fractiesplitsing. Het is denkbaar dat de samenstelling van een fractie tijdens een zittingsperiode van de raad wijzigt. Zodra een of meer raadsleden uit de fractie treden en zich aansluiten bij een andere fractie of een nieuwe fractie vormen, spreken we van splitsing. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen splitsing van een eenmansfractie en splitsing van een fractie met meer raadsleden. Voor die situatie is in artikel 6 geregeld dat een nieuwe fractie of een bestaande fractie waar een of meer raadsleden zich aansluiten aanspraak maken op de variabele component voor de ondersteuning van hun raadswerkzaamheden, met ingang van de maand volgend op de splitsing. Daarnaast heeft een nieuwe fractie recht op 50% van de vaste component. De door de fractie in de oorspronkelijke samenstelling opgebouwde reserve komt bij splitsing niet voor verdeling in aanmerking. Hieronder is weergegeven welke regels er gelden ten aanzien van de subsidie in de verschillende situaties. Situatie
Subsidie
Tussentijdse splitsing
Vaste vergoeding blijft bij de oorspronkelijke fractie (art. 6 lid 1) De oorspronkelijke fractie heeft met ingang van de maand volgend op de splitsing geen recht op de variabele vergoeding behorend bij het vertrekkende raadslid. De variabele vergoeding gaat naar de nieuwe fractie of de fractie waarbij het raadslid zich aansluit, met ingang van de maand volgend op de splitsing. (art. 6 lid 2, lid 4) Een nieuwe fractie krijgt daarnaast 50% van de vaste component, met ingang van de maand volgend op de splitsing. (art. 6 lid 2)
Fractie houdt tussentijds op te bestaan
Subsidie vervalt met ingang van de maand volgend op de kennisgeving aan de gemeenteraad. (art. 6 lid 5)
Artikel 7 Het is fracties toegestaan om een batig exploitatieresultaat toe te voegen aan een egalisatiereserve. Onttrekkingen aan de egalisatiereserve worden door de accountant getoetst op rechtmatigheid. De omvang van
de egalisatiereserve bedraagt maximaal 100% van het totaal door de stichting ontvangen subsidie over één jaar en wordt eenmaal per zittingsperiode beoordeeld door de accountant en door de gemeenteraad vastgesteld. Ten aanzien van fracties die na gemeenteraadsverkiezingen opnieuw terugkeren in de raad gebeurt dit op basis van de verantwoording over het jaar waarin de verkiezingen hebben plaatsgevonden. Gekeken wordt naar het te ontvangen subsidiebedrag over het jaar volgend op het verkiezingsjaar. Gedurende de zittingsperiode kan het voorkomen dat de egalisatiereserve hoger is dan toegestaan. In die gevallen is sprake van een latente terugbetalingsverplichting. Indien een fractie dat wenst is het mogelijk om een liquiditeitsoverschot tussentijds terug te storten aan de gemeente. Hieronder is weergegeven welke regels er gelden ten aanzien van (het terugbetalen van) de egalisatiereserve in de verschillende situaties. Situatie
Egalisatiereserve
Fractie komt terug in raad na verkiezingen (al dan niet gewijzigd zetelaantal)
Binnen 1 maand na vaststelling door de raad van de subsidie over het verkiezingsjaar, dient het bedrag dat het maximum overschrijdt te worden teruggestort (art. 7 lid 6)
Fractie komt niet terug in raad/houdt op te bestaan na verkiezingen
Binnen 1 maand na vaststelling van de subsidie door de raad dient de egalisatiereserve te worden teruggestort (m.u.v. nog lopende personele verplichtingen) (art. 7 lid 7)
Tussentijdse splitsing
De opgebouwde egalisatiereserve blijft bij de oorspronkelijke fractie (art. 6 lid 3)
Fractie houdt tussentijds op te bestaan
Binnen 1 maand na vaststelling subsidie door raad dient de egalisatiereserve te worden teruggestort (m.u.v. nog lopende personele verplichtingen) (art. 7 lid 7)
Artikel 8 Het kasstelsel is de manier van boekhouden waarbij de inkomsten en uitgaven worden verwerkt op het moment dat ze ook daadwerkelijk zijn ontvangen en betaald. Als er bijvoorbeeld in november een bestelling wordt geplaatst en de rekening ervan wordt betaald in februari, worden de uitgaven in februari geboekt. De administratie dient zodanig te zijn ingericht dat op eerste aanvraag van de accountant nadere informatie kan worden verschaft en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overgelegd. Er dient sprake te zijn van een deugdelijke verantwoording en administratie. Daaronder dient te worden verstaan dat per grootboekrekening (voor afzonderlijke kosten en opbrengsten) een onderbouwing direct beschikbaar is. Daarbij zijn onderliggende declaraties gespecificeerd, duidelijk gemarkeerd als boekingstuk en zijn de afzonderlijke boekingstukken op logisch wijze geordend. Indien sprake is van andere opbrengsten dan de tegemoetkoming die van gemeentewege wordt verstrekt, worden deze opbrengsten en daaraan gerelateerde kosten gescheiden geadministreerd en hiervoor dient een andere bankrekening te worden gebruikt dan de rekening voor de subsidie (of de spaakrekening voor een eventueel liquiditeitsoverschot).
Artikel 9 De fractie is primair verantwoordelijk voor een rechtmatige besteding van de ontvangen tegemoetkoming en het voldoen aan de verplichtingen zoals gesteld in deze verordening. Het gebruik van een stichting voor onder meer het beheer van de ontvangen tegemoetkoming ontslaat een fractie niet van deze verantwoordelijkheid.
De stichting dient jaarlijks voor 15 april een aanvraag tot vaststelling van de subsidie in bij de gemeenteraad. Deze aanvraag bestaat uit drie onderdelen: • een verantwoording overeenkomstige het model (bijlage) • een controle verklaring van een accountant (AA of RA) • een activiteitenverslag Het niet of niet tijdig indienen van de verantwoording leidt in elk geval tot een gescheiden behandeling in het de gemeenteraad onder opgaaf van redenen voor de vertraging. Overschrijding van de indieningstermijn kan gepaard gaan met een korting op de subsidie. Daarnaast zal betaling van de subsidie in het jaar daaropvolgend plaatsvinden in twee termijnen. Na vaststelling van de subsidie door de gemeenteraad, wordt de verantwoording van de fracties openbaar gepubliceerd op de website van de gemeente als onderdeel van de Integriteitsrapportage. Hieronder is weergegeven welke regels er gelden ten aanzien van de verantwoording (indienen aanvraag tot vaststelling van de subsidie bij de gemeenteraad) in de verschillende situaties. Situatie
Verantwoording
Fractie komt terug in raad na verkiezingen (al dan niet gewijzigd zetelaantal)
Voor 15 april van het jaar volgend op het verkiezingsjaar (hoofdregel art. 9 lid 1)
Fractie komt niet terug in raad/houdt op te bestaan na verkiezingen
Binnen 3 maanden na verkiezingen (art. 9 lid 2)
Tussentijdse splitsing
Voor 15 april van het jaar volgend het jaar waarover de nieuwe fractie de variabele subsidiecomponent heeft ontvangen (hoofdregel art. 9 lid 1 en art. 6 lid 2)
Fractie houdt tussentijds op te bestaan
Binnen 3 maanden na kennisgeving aan raad (art. 9 lid 2)
BIJLAGE A BIJ VERORDENING OP DE FINANCIËLE BIJDRAGE AAN FRACTIES GEMEENTEUTRECHT Verantwoording ingevolge artikel 9 lid 3 van de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht van het bestuur van de stichting: ………………… over het kalenderjaar ………… Beginsaldo betaalrekening 1-1-…. Beginsaldo spaarrekening 1-1-…. Totaal beginsaldo alle bankrekeningen 1-1-…. Utrecht, ……………..
Inkomsten fractie: Fractiekostenvergoeding: Vast
€ ………………..
Accountantsbijdrage
€ ………………..
Overige inkomsten (rente)
€ ………………..
Totaal inkomsten
€ ………………..
Variabel (aantal fractieleden)
€ ………………..
----------------
Uitgaven fractie: *) Personeelskosten (salaris, verzekeringen ed.)
€ ……………….
Fractievergaderingen (werkbesprekingen)
€ ……………….
Werkbezoeken
€ ……………….
Porti/drukwerk/digitale uitingen
€ ……………….
Kantoorbenodigdheden
€ ……………….
Relatiegeschenken
€ ……………….
Fractie teamdag
€ ……………….
Overige uitgaven
€ ………………. _________________
*) uitgaven in tabel specificeren waarvoor uitgegeven per onderwerp Totaal uitgaven
€ …………… _______________
Saldo (inkomsten minus uitgaven)
€ …………………
Eindsaldo bankrekening 31-12-
€ ………………..
Eindsaldo spaarrekening 31-12-
€ ………………..
Totaal eindsaldo alle bankrekeningen 31-12-
€ ………………..
Controletelling juiste toepassing kasstelsel**
€ ………………..
** Bij de juiste toepassing van het kasstelsel voor de fractiekostenvergoeding is de controletelling gelijk aan het eindsaldo van alle bankrekeningen.
VERORDENING OP DE FINANCIËLE BIJDRAGE AAN FRACTIES GEMEENTE UTRECHT
VERORDENING OP DE FINANCIËLE BIJDRAGE AAN FRACTIES GEMEENTE UTRECHT Verordening op de financiële bijdrage aan fracties (raadsbesluit van 22 december 2022)
De raad van de gemeente Utrecht, Gelet op artikel 33, derde lid, en artikel 149 Gemeentewet,
Besluit
vast te stellen de volgende VERORDENING op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht
Artikel 1
Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder: a.
b.
c.
accountant:
egalisatiereserve:
fractie:
een onafhankelijke accountant die bevoegd is om een
controleverklaring af te geven bij de verantwoording van de stichting.
het verschil tussen de ontvangen subsidie en de
bekostiging van de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend;
elke groepering in de gemeenteraad die ten tijde van het begin van een nieuwe zittingsperiode van de
gemeenteraad is geregistreerd overeenkomstig artikel G3 d. e.
gemeenteraad: nieuwe fractie:
van de Kieswet;
gemeenteraad van Utrecht;
elke groepering in de gemeenteraad die niet ten tijde van
het begin van een nieuwe zittingsperiode van de
gemeenteraad is geregistreerd overeenkomstig artikel G3 van de Kieswet maar die is gevormd ten gevolge van f.
splitsing:
afsplitsing van een of meer raadsleden;
een of meer raadsleden scheiden zich af van een fractie
en sluiten zich aan bij een andere fractie of vormen een
g.
stichting:
nieuwe fractie;
een door een fractie ter assistentie van de fractie
aangewezen stichting, welke statutair uitsluitend is belast met de besteding en verantwoording van de subsidie
h.
subsidie:
zoals bedoeld in deze verordening;
fractieondersteuning in de vorm van een financiële
bijdrage waarop een stichting jaarlijks aanspraak kan
maken ingevolge deze verordening ten behoeve van de uitvoering van de werkzaamheden van de fractie in de i.
verantwoording:
gemeenteraad;
een specificatie van de binnen het kader van deze
verordening ten behoeve van de werkzaamheden door de fracties gemaakte kosten over het voorafgaande jaar
Artikel 2
Jaarlijkse verlening financiële bijdrage; vast en variabel bedrag
1.
Aan elke fractie wordt van gemeentewege een subsidie verleend in de kosten welke de fractie maakt
2.
De subsidie hoeft niet aangevraagd te worden, maar wordt berekend door de griffie op basis van het
3. 4. 5.
6.
voor bijstand bij haar werkzaamheden. De subsidie bestaat uit een vaste en een variabele component. zetelaantal van de fractie. De fractie ontvangt jaarlijks een beschikking met de berekening van de subsidie.
De vaste component bedraagt €88.62892.500,- per fractie per jaar, prijspeil 1 januari 20253.
De variabele component bedraagt €6.7747.067,- voor elk lid van de fractie per jaar, prijspeil 1 januari 20253.
Naast de subsidie ontvangt elke fractie jaarlijks €2.500,- als tegemoetkoming in de kosten voor de
accountantscontrole, zoals bedoeld in artikel 9, lid 3. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de prijs-index van de gemeente Utrecht.
De bedragen als bedoeld in lid 3 en lid 4 van onderhavig artikel worden jaarlijks per 1 januari geïndexeerd in lijn met de subsidie-index van de gemeente Utrecht van dat jaar (T).
Artikel 3
Besteding financiële bijdrage
1.
De subsidie dient ter bestrijding van alle personele, materiële en andere kosten welke verband houden
2.
De subsidie mag niet worden gebruikt ter bekostiging van:
met de werkzaamheden van de fractie ten behoeve van raadswerkzaamheden. a.
b.
uitgaven die in strijd zijn met enige wettelijke bepaling;
betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke
partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten en/of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde,
c.
d.
reële declaratie of arbeidsovereenkomst;
uitgaven welke bestreden dienen te worden uit de vergoedingen die de raadsleden ingevolge enige andere wettelijke regeling, respectievelijk de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Utrecht ontvangen;
giften, leningen, beleggingen en voorschotten;
e.
f.
g.
Artikel 4 1.
2. 3.
uitgaven aan raadsleden of bedrijven waarover raadsleden middellijk of onmiddellijk
zeggenschap hebben, voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van de fractie verrichten;
kosten voor kantoorruimte voor de fractie buiten het stadhuis;
uitgaven welke verband houden met verkiezings- of herverkiezingsactiviteiten van raadsleden.
Betaling voorschot
De in artikel 1 bedoelde subsidie wordt als voorschot jaarlijks vóór 15 januari uitgekeerd. In een
verkiezingsjaar bestaat dat voorschot uit de bijdrage voor drie maanden en volgt de bijdrage voor de overige negen maanden vóór 15 april.
Indien de gemeente bij wijze van voorschot uitgaven doet voor een fractie worden deze periodiek in rekening gebracht.
De stichting maakt voor de ontvangst en uitgaven van de subsidie op grond van deze verordening
gebruik van één bankrekening. Deze rekening wordt niet gebruikt voor andere doeleinden. Daarnaast kan de stichting één spaarrekening gebruiken ten behoeve van een (tijdelijk) liquiditeitsoverschot.
Artikel 5
Regeling subsidie bij verkiezingen
1.
Indien het zetelaantal van een fractie ten gevolge van verkiezingen wijzigt, wordt de variabele
2.
Indien een fractie als gevolg van verkiezingen uit de raad verdwijnt dan wel ophoudt te bestaan, vervalt
component van de subsidie aangepast met ingang van 1 april van dat jaar. de aanspraak op subsidie met ingang van 1 april van dat jaar.
Artikel 6 1.
2.
Regeling subsidie bij splitsing
Bij splitsing van een fractie tijdens een zittingsperiode valt de in artikel 2, derde lid, genoemde vaste
component toe aan de fractie die naar het oordeel van de gemeenteraad als de oorspronkelijke fractie wordt beschouwd.
Onverlet het bepaalde in lid 1, heeft bij splitsing van een fractie tijdens een zittingsperiode de nieuwe fractie met ingang van de maand, volgend op de dag waarop de splitsing is medegedeeld aan de
voorzitter van de gemeenteraad, aanspraak op 50% van de in artikel 2, derde lid, genoemde vaste component. Daarnaast heeft de nieuwe fractie aanspraak op de in artikel 2, vierde lid, genoemde
variabele component voor elk lid van de nieuwe fractie. Deze aanspraak wordt in mindering gebracht 3. 4.
5.
op de variabele subsidiecomponent van de oorspronkelijke fractie.
De nieuwe fractie kan geen aanspraak maken op de door de oorspronkelijke fractie opgebouwde egalisatiereserve.
Als bij splitsing van een fractie tijdens een zittingsperiode een of meer raadsleden zich aansluiten bij een andere fractie, heeft deze fractie aanspraak op de variabele component, zoals in artikel 2, vierde lid, bepaald.
Indien een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de subsidie met ingang van de maand volgend op de maand waarin de fractie hiervan kennisgeving heeft gedaan aan de voorzitter van de gemeenteraad.
Artikel 7
Liquiditeitsoverschot, egalisatiereserve
1.
De stichting kan een egalisatiereserve opbouwen en aanhouden. Het bestedingsdoel van de reserve is
2.
De omvang van de egalisatiereserve bedraagt maximaal 100% van de totaal door de stichting te
3. 4.
in overeenstemming met artikel 3 van deze verordening. ontvangen subsidie over één jaar.
De vorming van andere reserves dan de egalisatiereserve ten laste van de subsidie is niet toegestaan. Het is een stichting niet toegestaan een tijdelijk of permanent liquiditeitsoverschot op een andere
rekening te storten dan een uitsluitend voor dit doel geopende en beheerde spaarrekening. Indien een stichting dat wenst is het tevens mogelijk een liquiditeitsoverschot tussentijds terug te storten aan de
5.
6.
gemeente.
De aard van de in het vorige lid bedoelde spaarrekening is zodanig dat de nominale omvang van de
stortingen intact blijft en dat te allen tijde het gehele tegoed voor de stichting onmiddellijk en zonder betaling van boetes opeisbaar is.
De omvang van de egalisatiereserve (stand per 31 december) wordt door de accountant meegenomen bij de controle van de verantwoording over het jaar waarin verkiezingen hebben plaatsgevonden. Het bedrag dat het maximum overschrijdt, wordt door de stichting van een fractie die na verkiezingen
wederom in de gemeenteraad is vertegenwoordigd, binnen een maand na vaststelling van de subsidie door de gemeenteraad teruggestort in de gemeentekas. De hoogte van het maximum toegestane 7.
bedrag het te ontvangen subsidiebedrag over het jaar volgend op het verkiezingsjaar.
De stichting aangewezen door een fractie die als gevolg van verkiezingen uit de raad verdwijnt dan wel ophoudt te bestaan, of door een fractie die tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, is verplicht de opgebouwde egalisatiereserve te restitueren aan de gemeente, met uitzondering van het gedeelte
van de egalisatiereserve dat moet worden aangewend voor de afhandeling van nog lopende (personele) verplichtingen. Restitutie van de egalisatiereserve dient plaats te vinden binnen een maand na
vaststelling van de subsidie als bedoeld in artikel 9 lid 2 door de gemeenteraad, tenzij de voormalige fractie schriftelijk en gemotiveerd aan het dagelijks bestuur van de gemeenteraad aangeeft waarom
deze termijn niet haalbaar is en daarbij tevens aangeeft voor welke datum restitutie zal plaatsvinden.
Artikel 8 1.
Administratieve verplichtingen
De stichting voert een financiële administratie op basis van een kasstelsel. Deze administratie wordt op een zodanige wijze gevoerd dat deze steeds een volledig en juist inzicht geeft in alle uitgaven en
inkomsten alsmede overige gegevens die voor de financiële verantwoording van belang zijn, waaronder mede begrepen de hoogte van de egalisatiereserve per 31 december van het jaar waarop de 2.
3. 4.
verantwoording betrekking heeft.
Andere inkomstenbronnen dan de subsidie die op basis van deze verordening worden verstrekt, dienen afzonderlijk te worden geadministreerd en hiervoor dient een andere bankrekening te worden gebruikt dan de rekening(en) als bedoeld in artikel 4, derde lid.
De administratie wordt zodanig ingericht dat op een eerste aanvraag van de accountant nadere informatie kan worden gegeven en bescheiden en bewijsstukken kunnen worden overgelegd. Bij uitgaven worden de onderliggende bescheiden door twee personen geautoriseerd.
Artikel 9
Verantwoording
1.
De stichting dient vóór 15 april na afloop van elk kalenderjaar een aanvraag tot vaststelling van de
2.
De stichting aangewezen door een fractie die als gevolg van verkiezingen uit de raad verdwijnt dan wel
subsidie in bij de gemeenteraad.
ophoudt te bestaan, of door een fractie die tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, dient
uiterlijk binnen drie maanden na de verkiezingen respectievelijk de kennisgeving als bedoeld in artikel 6, vijfde lid, een aanvraag tot vaststelling van de subsidie in bij de gemeenteraad over de periode van 3.
dat lopende jaar tot 1 april respectievelijk het moment van ophouden bestaan.
De aanvraag tot vaststelling van de subsidie wordt ingediend in de vorm van een verantwoording
conform het verantwoordingsmodel zoals opgenomen in bijlage A behorende bij deze verordening. De verantwoording gaat vergezeld van een controleverklaring van een accountant en een activiteitenverslag.
4.
Het activiteitenverslag bevat een duidelijke omschrijving van de verrichte activiteiten en de daarbij
5.
De accountant controleert of de verantwoording in overeenstemming is met het gestelde in deze
gedane uitgaven, met vermelding van het doel dat met de activiteiten was gediend, en sluit in totaal aan op de gedane uitgaven in de verantwoording.
verordening en geeft hierover zijn oordeel. Bij de controle hanteert de accountant een
goedkeuringstolerantie ter hoogte van 1% van de uitgaven met een minimum ter hoogte van 1% van het voorschot van de subsidie van de grootste fractie in de gemeenteraad. Bij de berekening hiervan wordt
de incidentele vaste component buiten beschouwing gelaten. Voor uitgaven minder dan € 450,- is voor 6.
de controle het overleggen van een factuur voldoende.
Indien een stichting nalaat een aanvraag tot vaststelling van de subsidie in te dienen, een zodanige
aanvraag niet tijdig of onvolledig indient, stelt de gemeenteraad de subsidie ambtshalve vast uiterlijk op 1 juli. De gemeenteraad kan daarbij de subsidie lager vaststellen. Daarnaast zal betaling van het voorschot voor het daaropvolgende jaar plaatsvinden in twee termijnen. De helft van de door de