Document · PDF

Agendabundel

Adviescommissie Controle en Financiën 18 september 2025, gemeente Utrecht16.605 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 2

03.

Controleplan 202X

Wij zijn indien gewenst uiteraard graag bereid aan u een nadere toelichting te geven. Hoogachtend,

04.

Deloitte Accountants B.V.

Overige onderwerpen

Bijlagen

05. Bijlagen

drs. R.M.J. van Vugt RA

Cirkel met pijl naar links silhouet

Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netwerk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited. Auditplan Reporting gemeente Templates Utrecht 2024 2025

Auditplan 2025 – Gemeente Utrecht

Samenvatting Click to add title controle 2025

01.

Reikwijdte

Materialiteit

Gebruikmaken van deskundigen

Aanbiedingsbrief

Gemeente Utrecht 2025

Aanbiedingsbrief

02.

Materialiteit

Samenvatting controle 2025 Controletijdlijnen Communicatiematrix Managementsamenvatting

Managementsamenvatting Samenvatting controle 2025 Controletijdlijnen Communicatiematrix

03.

Controleplan 2025

04.

Rapportagedrempel

Gemeente Utrecht 2024

€ 41.368.640

€26.100.000

€ 500.000

Het verstrekken van een controleverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording) over het boekjaar eindigend op 31 december 2025.

Wijziging Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) Met ingang van boekjaar 2025 is het besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) gewijzigd. Als gevolg hiervan is de basis van onze materialiteitsbepaling gewijzigd. Voor 2025 hanteren wij 2% van de lasten exclusief reservemutaties. Over 2024 was dit 1% van de totale lasten inclusief reservemutaties.

Fraude en compliance In lijn met de verwachtingen van het maatschappelijk verkeer hebben wij verhoogde aandacht voor (indicaties van) fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving. Wij zullen hier (verplicht) over rapporteren in de controleverklaring.

Risico-inschatting

Overige onderwerpen

Bijlagen

IT-omgeving

Bijlagen

Management override of controls Management of college doorbreekt interne beheersingsmaatregelen. Dit betreft een verondersteld frauderisico vanuit de geldende beroepsregels. Rechtmatigheidsverantwoording Aandacht voor de naleving van Europese aanbestedingsregels en begrotingsrechtmatigheid.

Cirkel met pijl naar links silhouet

De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het management, het college en de gemeenteraad. Een actuele frauderisicoanalyse van Utrecht is daarvoor de basis.

Waardering bouwgrond in exploitatie Verhoogde aandacht bij verantwoording en controle van grondexploitaties.

05.

Cirkel met pijl naar links silhouet

Het team wordt ondersteund door deskundigen op diverse gebieden. Voor 2025 zijn wij van plan om de volgende deskundigen te betrekken bij onze controle: • Vastgoedspecialisten • WNT-specialist • Specialisten op het gebied van data-analyse. Waar het audit team dit noodzakelijk acht zullen deze (of overige) deskundigen worden ingeschakeld.

Speerpunten van de Adviescommissie Controle & Financiën •

Nog te bepalen

Wij hebben, mede als gevolg van de migratie en implementatie naar en van SAP4HANA, een verhoogde aandacht voor de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking.

Single information Single audit (SiSa) Aandacht voor de verantwoording en dossieropbouw van de SiSa-bijlage.

Auditplan Reporting gemeente Templates Utrecht 2024 2025

Auditplan 2025 – Gemeente Utrecht

Controletijdlijnen Click to add title Voor de jaarrekeningcontrole 2025 hanteren wij een vooraf met uw gemeente afgestemde planning, die naadloos aansluit op de agenda van de adviescommissie Controle en Financiën / gemeenteraad en de planning-en-controlcyclus van de gemeente Utrecht.

01.

Aanbiedingsbrief

02.

Samenvatting controle 2025 Controletijdlijnen Communicatiematrix Managementsamenvatting

Managementsamenvatting Samenvatting controle 2025 Controletijdlijnen Communicatiematrix

03.

Controleplan 2025

04.

Overige onderwerpen

Bijlagen

05.

Bijlagen

Cirkel met pijl naar links silhouet

Auditplan Reporting gemeente Templates Utrecht 2024 2025

Auditplan 2025 – Gemeente Utrecht

Communicatiematrix Click to add title

01.

Aanbiedingsbrief

02.

Samenvatting controle 2025 Controletijdlijnen Communicatiematrix Managementsamenvatting

Managementsamenvatting Samenvatting controle 2025 Controletijdlijnen Communicatiematrix

03.

Controleplan 2025

04.

Overige onderwerpen

Bijlagen

05.

Bijlagen

Cirkel met pijl naar links silhouet

Auditplan Reporting gemeente Templates Utrecht 2024 2025

Auditplan 2025 – Gemeente Utrecht

01.

Aanbiedingsbrief

02.

Managementsamenvatting

03.

Aandachtsgebieden Reikwijdte Materialiteit Fraude Controleplan en compliance van 2025 de controle voor de jaarrekeningcontrole adviesfunctie

Controleplan 2025 Fraude en compliance Materialiteit Reikwijdte van de controle Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole Aandachtsgebieden voor de adviesfunctie

04.

Overige onderwerpen

Bijlagen

05.

Verantwoordelijkheden De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude en het ervoor zorgen dat de activiteiten van de gemeente worden uitgevoerd in overeenstemming met wet- en regelgeving ligt bij het college, onder toezicht van uw de gemeenteraad. Het is van belang dat het college - onder toezicht van de gemeenteraad (en als gemandateerd orgaan de adviescommissie Controle en Financiën) – de nadruk legt op het opzetten van een solide en effectief framework voor fraude- en compliancerisico’s. Daarnaast dient het college een duidelijk proces te implementeren om het framework periodiek te evalueren. Wij verwachten dan ook dat het uitvoeren, vastleggen en actualiseren van de fraude- en compliancerisicoanalyse een geïntegreerd onderdeel is van de interne beheersing bij de gemeente, alsmede een evaluatie van de mogelijke impact en waarschijnlijkheid van frauderisico’s en de ondernomen acties om fraude- en compliancerisico’s te beperken. Hierbij behoren o.a. de risico’s van witwassen, belangenconflicten, omkoping en corruptie. Daarnaast zijn het college en de raad verantwoordelijk voor het monitoren van het risico op managementfraude, het bepalen of de interne beheersingsmaatregelen voldoende zijn om frauderisico's te identificeren en de beoordeling van de competentie en integriteit van het management.

Wij verwachten in een vroegtijdig stadium te worden geïnformeerd wanneer er sprake is van (vermoedens van) fraude of non-compliance, en over gebreken in de interne beheersing, gericht op fraude- en compliancerisico’s. Eveneens verwachten wij toegang tot alle relevante meldingen van klokkenluiders/incidenten. Verantwoordelijkheden Deloitte Wij dienen een fraudediscussie te voeren en bevestigingen te verkrijgen van uw management en anderen binnen de gemeente ten aanzien van de interne beheersing, risicoinschattingen (inclusief de processen om de risico's op fraude te identificeren en erop in te spelen), en eventuele kennis met betrekking tot (vermoede) fraude. Verder zijn wij verplicht het management te verzoeken om informatie die zij eventueel aan het college en de raad heeft meegedeeld over de processen om de risico's op fraude te identificeren en erop in te spelen, en om informatie die het management eventueel aan zijn werknemers heeft meegedeeld over zijn visie op bedrijfsvoering en ethisch gedrag. Daarnaast dienen wij inzicht te krijgen in de wijze waarop het college en de raad toezicht uitoefenen op de door het management gevolgde processen om de risico's op fraude in de stichting te identificeren en hierop in te spelen.

Als accountants verkrijgen wij in dit kader een redelijke, maar geen absolute, mate van zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat door fraude of fouten.

Bijlagen

Cirkel met pijl naar links silhouet

Fraude Click to en add compliance title

Cirkel met pijl naar links silhouet

Relevantie voor de jaarrekening • Afwijkingen in de jaarrekening kunnen het gevolg zijn van fraude, fouten of non-compliance met de bepalingen van wet- en regelgeving. • De onderscheidende factor tussen fraude en fouten volgt uit het antwoord op de vraag of de onderliggende actie die leidt tot een afwijking in de jaarrekening al dan niet opzettelijk is verricht. Voor accountants zijn twee soorten opzettelijke afwijkingen relevant: afwijkingen als gevolg van frauduleuze financiële verslaggeving en afwijkingen als gevolg van oneigenlijke toe-eigening van activa. De adequaatheid van de openbaarmakingen is ook in deze context van bijzonder belang voor ons. • Non-compliance is relevant omdat het kan leiden tot significante reputatie- of financiële schade, zodat dit het bepalen van transacties of posities en van in de jaarrekening opgenomen toelichtingen die van materieel belang zijn, kan beïnvloeden. Hierin noemen wij als specifiek voorbeeld eveneens de rechtmatigheidsverantwoording. Auditplan Reporting gemeente Templates Utrecht 2024 2025

Auditplan 2025 – Gemeente Utrecht

Materialiteit Click to add title Het begrip ‘materialiteit’ wordt door de accountant toegepast bij zowel het plannen en uitvoeren van de controle, als bij het evalueren van het effect van de geïdentificeerde afwijkingen op de controle, en van eventuele niet-gecorrigeerde afwijkingen op de financiële overzichten, alsmede bij het zich vormen van het oordeel in de controleverklaring.

01.

Aanbiedingsbrief

Implicaties voor de materialiteit

02.

Managementsamenvatting

03.

Aandachtsgebieden Reikwijdte Materialiteit Fraude Controleplan en compliance van 2025 de controle voor de jaarrekeningcontrole adviesfunctie

Controleplan 2025 Fraude en compliance Materialiteit Reikwijdte van de controle Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole Aandachtsgebieden voor de adviesfunctie

04.

Overige onderwerpen

Bijlagen

05.

Met ingang van boekjaar 2025 is het besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) gewijzigd. Als gevolg hiervan is de basis van onze materialiteitsbepaling gewijzigd. Voor 2025 hanteren wij 2% van de lasten over het boekjaar exclusief reservemutaties. Over 2024 was dit 1% van de totale lasten inclusief reservemutaties.

Bijlagen

Cirkel met pijl naar links silhouet

Wij hebben de materialiteit van gemeente Utrecht bepaald op € 41.368.640 (o.b.v. de begroting 2025).

De rapportage aan de gemeenteraad zal alle afwijkingen bevatten die groter zijn dan € 500.000, waarbij wij afwijkingen onder deze grens rapporteren die om kwalitatieve redenen relevant zijn.

Cirkel met pijl naar links silhouet

Auditplan Reporting gemeente Templates Utrecht 2024 2025

Auditplan 2025 – Gemeente Utrecht

Reikwijdte Click to add van title de controle Relevante aspecten bij onze accountantscontrole zijn onder andere: • De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant.

01.

• De accountant controleert de jaarrekening en verstrekt de volgende rapportages:

Aanbiedingsbrief

– Auditplan

02.

– Managementletter (ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders) – Verslag van bevindingen

Managementsamenvatting

03.

• De controleverklaring geeft een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening. Uw college legt verantwoording af over de rechtmatigheid van de bestedingen via de rechtmatigheidsverantwoording die is opgenomen in de jaarrekening. Nadere toelichting vindt plaats in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken.

Fraude en compliance Materialiteit Reikwijdte van de controle Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole Aandachtsgebieden voor de adviesfunctie

• Net als voorgaand boekjaar zullen wij in de controleverklaring rapporteren over onze controleaanpak frauderisico’s, naleving wet- en regelgeving en veronderstellingen inzake financiële risico’s in relatie tot de financiële positie.

Aandachtsgebieden Reikwijdte Materialiteit Fraude Controleplan en compliance van 2025 de controle voor de jaarrekeningcontrole adviesfunctie

Controleplan 2025

04.

Overige onderwerpen

Bijlagen

– Controleverklaring.

05.

• De uitgangspunten voor de accountantscontrole zijn het Besluit begroting en verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). • De accountantscontrole is op grond van de Wet toezicht accountantscontrole (Wta) een wettelijke controle. Dit betekent een stevig toezichtregime van de Autoriteit Financiële markten (AFM) op de naleving van de voor accountants geldende ‘Nadere voorschriften controle- en overige standaarden’ (NV COS). • Verbinding tussen gemeenteraad, adviescommissie Controle en Financiën en accountant: – adviescommissie Controle en Financiën is ‘linking pin’ tussen gemeenteraad als opdrachtgever en accountant als opdrachtnemer.

– Overleggen in ieder geval over inrichting van de controle, uitkomsten interim- en jaarrekeningcontrole alsook actuele ontwikkelingen.

Bijlagen

Cirkel met pijl naar links silhouet

Auditplan Reporting gemeente Templates Utrecht 2024 2025

Auditplan 2025 – Gemeente Utrecht

Reikwijdte Click to add van title de controle Doelstelling: De primaire doelstelling van de accountantscontrole is een onafhankelijke controleverklaring te verstrekken over de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording) over het boekjaar eindigend op 31 december 2025. Daarbij rapporteren wij aan het college en de gemeenteraad over onze controlebevindingen.

01.

Aanbiedingsbrief

02.

Managementsamenvatting

03.

Aandachtsgebieden Reikwijdte Materialiteit Fraude Controleplan en compliance van 2025 de controle voor de jaarrekeningcontrole adviesfunctie

Controleplan 2025 Fraude en compliance Materialiteit Reikwijdte van de controle Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole Aandachtsgebieden voor de adviesfunctie

De rol en de verantwoordelijkheden van het college en de gemeenteraad zijn van groot belang. Onze controlewerkzaamheden geven een onafhankelijke kijk op de financiële verslagleggingsrisico’s en -processen, en andere gebieden en ontwikkelingen die voor hen relevant zijn. Onze rapportagedoelstellingen zijn de volgende:

• Het college en de gemeenteraad informeren over significante aangelegenheden. Dit is gericht op bijvoorbeeld belangrijke schattingen, grondslagen voor financiële verslaggeving, nieuwe rapportagevereisten en significante tekortkomingen in de interne beheersing. • Het tijdig verstrekken van een constructieve managementletter aan het college en de gemeenteraad. Hierin nemen wij onze belangrijkste aanbevelingen op voor mogelijke en/of noodzakelijke verbeteringen in de bedrijfsprocessen, en indien van toepassing geconstateerde significante tekortkomingen in de interne beheersing die wij tijdens de controle hebben geïdentificeerd.

04.

Aansluiting met uw ontwikkelingen:

05.

Onze controleaanpak voor uw gemeente is gebaseerd op ons inzicht in de strategische prioriteiten van uw gemeente. Hiertoe verkrijgen wij inzicht in de (significante) ontwikkelingen voor zover deze relevant zijn voor de controleaanpak van de jaarrekening. Ook leggen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, focus op actuele ontwikkelingen voor en bij de gemeente die zich vertalen in onze risicoanalyse en in specifieke aandachtsgebieden bij onze werkzaamheden en in onze rapportages.

Overige onderwerpen

Bijlagen

Het college is primair verantwoordelijk voor het (bij)houden van een goede financiële administratie en voor betrouwbare en tijdige (tussentijdse) bestuursrapportages aan de gemeenteraad. De verantwoordelijkheid voor het toezicht op de bedrijfsvoering en de handelingen van de gemeente ligt bij de gemeenteraad.

Bijlagen

Cirkel met pijl naar links silhouet

Auditplan Reporting gemeente Templates Utrecht 2024 2025

Auditplan 2025 – Gemeente Utrecht

Wij focussen ons op dat wat het belangrijkst is. Door na te gaan wat er mis kan gaan, concentreren wij ons op díe gebieden die er het meest toe doen, en beperken wij onze werkzaamheden voor de gebieden die weinig tot geen invloed hebben op de controle. Hierbij onderkennen wij voor de controle van boekjaar 2025 de volgende aandachtsgebieden bij onze controle voor uw gemeente:

01.

Aanbiedingsbrief

02.

Managementsamenvatting

03.

Aandachtsgebieden Reikwijdte Materialiteit Fraude Controleplan en compliance van 2025 de controle voor de jaarrekeningcontrole adviesfunctie

Controleplan 2025 Fraude en compliance Materialiteit Reikwijdte van de controle Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole Aandachtsgebieden voor de adviesfunctie

04.

Overige onderwerpen

Bijlagen

Aandachtsgebieden Click to add title voor de jaarrekeningcontrole

05.

•

Management override of controls (vanuit de controlestandaarden ingegeven).

•

Waardering voorraad bouwgronden in exploitatie (actief grondbeleid).

•

Verhoogde aandacht voor aandachtspunten bij verantwoording en controle van grondexploitaties, SiSa, juridische claims en geschillen.

•

Rechtmatigheidsverantwoording, waaronder blijvende aandacht voor de naleving van Europese aanbestedingsregels en begrotingsrechtmatigheid.

•

Aandacht voor de prestatielevering van inkopen die de gemeente doet.

•

Blijvende aandacht voor een adequate wisselwerking tussen de centrale en de decentrale organisatie.

•

Betrouwbaarheid en continuïteit geautomatiseerde gegevensverwerking (IT-omgeving, migratie SAP en cyber security).

•

Actualisatie van voorzieningen, waaronder de voorzieningen onderhoud.

•

Opvolging (overige) aanbevelingen managementletter en accountantsverslag 2024.

Indien nodig zullen wij in de loop van de controle over significante wijzigingen communiceren, waarbij wij ook de redenen voor dergelijke wijzigingen zullen vermelden. Interne-beheersingsomgeving. Wij streven ernaar om een gedegen inzicht te krijgen in de processtromen voor significante transactiestromen, rekeningsaldi of toelichtingen. Wij zullen relevante interne-beheersingsmaatregelen identificeren en een duidelijk begrip documenteren van de beheersingsactiviteiten. Vervolgens evalueren wij de opzet, bepalen wij de implementatie en testen wij, indien van toepassing, de effectieve werking van de relevante beheersingsmaatregelen. Ten aanzien van de relevante beheersingsmaatregelen verzoeken wij u ervoor te zorgen dat er toereikende documentatie beschikbaar is van alle relevante stappen die zijn uitgevoerd.

Bijlagen

Cirkel met pijl naar links silhouet

Auditplan Reporting gemeente Templates Utrecht 2024 2025

Auditplan 2025 – Gemeente Utrecht

Aandachtsgebieden Click to add title voor de adviesfunctie Voor de komende jaren, zoals u ook in onze offerte bij de meest recente Europese aanbesteding accountantsdiensten gemeente Utrecht heeft kunnen lezen, hebben wij een drietal “hoofddoelstellingen” geformuleerd voor de accountantsdiensten en adviesfunctie. Deze hebben wij onderstaand schematisch weergegeven:

01.

Aanbiedingsbrief

02.

Realiseren van betere concernsturing en monitoring en hierbij versterken van de financiële functie

Managementsamenvatting

03.

Realiseren van een snellere, meer organisatiegerichte, continuous accountantscontrole

Aandachtsgebieden Reikwijdte Materialiteit Fraude Controleplan en compliance van 2025 de controle voor de jaarrekeningcontrole adviesfunctie

Controleplan 2025 Fraude en compliance Materialiteit Reikwijdte van de controle Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole Aandachtsgebieden voor de adviesfunctie

04.

Overige onderwerpen

Bijlagen

05.

Bijlagen

Verder versterken kennis en kaderstellende rol van de raad en de Adviescommissie Controle en Financiën Gezien de doelstellingen overkoepelende en meerjarig van aard zijn (waarbij eveneens sprake kan zijn van een groeitraject), zullen wij deze jaarlijks opdelen in subdoelstellingen. Voor boekjaar 2025 hebben wij vanuit de adviesfunctie verhoogde aandacht voor: • Besluitvorming, planning, begroting en informatievoorziening investeringen inclusief MPR (gebiedsontwikkeling); • Realistisch plannen, ramen en begroten (implementatie uitvoeringstoets door gemeente Utrecht); • Concernsturing en concernmonitoring (three lines model, versterken financiële functie, integraliteit); • Sturen en verantwoorden: verbeteren beleidsdocumenten (conform interne afspraken Utrecht); • Versterken realisatiekracht (o.a. innovatie/AI). Gemeenteraadsverkiezingen Naast bovenstaande bieden wij na de gemeenteraadsverkiezingen het volgende aan als onderdeel van onze dienstverlening: • Introductieprogramma nieuwe gemeenteraad; • Audit Elevation Lab voor de Adviescommissie Controle & Financiën

Cirkel met pijl naar links silhouet

Speerpunten adviescommissie Controle en Financiën De adviescommissie Controle en Financiën kan – als vertegenwoordiging van de gemeenteraad – ter ondersteuning van de controlerende rol specifiek aandacht vragen voor bepaalde posten van de programma’s, gemeentelijke producten, specifieke projecten en/of organisatieonderdelen. Voor boekjaar 2025 zijn de volgende speerpunten geselecteerd: • Te bespreken in adviescommissie Auditplan Reporting gemeente Templates Utrecht 2024 2025

Auditplan 2025 – Gemeente Utrecht

De planning-en-controlcyclus Kadernota, begroting en jaarrekening horen bij elkaar

[Insert subprocesses]

01.

De gemeenteraad legt in de kadernota de beleidsdoelstellingen vast, wat vervolgens uitwerking krijgt in de begroting. De begroting bevat de financiële kaders waarmee het college aan de slag gaat. Hiermee geeft u invulling aan uw kaderstellende rol.

Aanbiedingsbrief

02.

Het is van belang vast te stellen of de realisatie van de afgesproken doelstellingen plaatsvindt binnen de in de begroting opgenomen financiële afspraken. Het college legt hierover verantwoording af aan de hand van tussentijdse bestuursrapportages en na afloop van het jaar in de jaarstukken (het jaarverslag en de jaarrekening). Deze (tussentijdse) verantwoordingsstukken zijn van belang voor uw controlerende taak. De jaarstukken volgen daarin de begroting.

Managementsamenvatting

03.

Controleplan 2025

04. Inzet vanonderwerpen Planning-en-controlcyclus Overige innovatieve tools

Overige onderwerpen

Eerste bestuursrapportage

Kadernota

Planning-en-controlcyclus Inzet van innovatieve tools

Bijlagen

05.

Bijlagen

Cirkel met pijl naar links silhouet

Begroting

Tweede bestuursrapportage

Begrotingswijzigingen gedurende het jaar

Jaarstukken

Cirkel met pijl naar links silhouet

Auditplan Reporting gemeente Templates Utrecht 2024 2025

Auditplan 2025 – Gemeente Utrecht

Inzet van innovatieve tools (1 van 2) [Insert subprocesses] Secure data retrieval Data Extractors

01.

Aanbiedingsbrief

02.

Efficient testing: Document AI / DataSnipper

Advanced Audit Risk Sensing

Managementsamenvatting

03.

Data analytics: Reveal

Omnia Data/spotlight

Artificial intelligence: Headstart

Omnia

Controleplan 2025

04.

Automated data gathering

Risk assessment

Controls testing

Substantive testing

Reporting and Insights

Inzet vanonderwerpen Planning-en-controlcyclus Overige innovatieve tools

Overige onderwerpen

Communication and coordinating

Planning-en-controlcyclus Inzet van innovatieve tools

Bijlagen

05.

Bijlagen

Global coordination portal: Omnia integrated Deloitte Connect project management tool Cirkel met pijl naar links silhouet

Extended Delivery Models

Automated controls testing: ACTT

Automated confirmations: Digital Confirmation / Confirmation.com

Cirkel met pijl naar links silhouet

Auditplan Reporting gemeente Templates Utrecht 2024 2025

Auditplan 2025 – Gemeente Utrecht

01.

Aanbiedingsbrief

02.

Managementsamenvatting

03.

Controleplan 2025

04. Inzet vanonderwerpen Planning-en-controlcyclus Overige innovatieve tools

Overige onderwerpen Planning-en-controlcyclus Inzet van innovatieve tools

Bijlagen

05.

Bijlagen

Inzet van innovatieve tools (2 van 2) Onze blijvende toewijding aan innovatie staat centraal in het bevorderen van de kwaliteit van audits. We investeren aanzienlijk in het transformeren van de manier waarop we financiële verantwoordingen controleren, door te verkennen hoe: we meer auditbewijs kunnen onderzoeken, de inspanningen van onze hoogopgeleide professionals te verschuiven van routinetaken naar taken die professioneel oordeel vereisen, en technologie te gebruiken om diepere inzichten in uw bedrijven te ontwikkelen. Onze controlebenadering wordt gedreven door data-analysetechnieken die waarde toevoegen aan de audit omdat ze de efficiëntie en effectiviteit van controleprocedures verhogen. Het snel toepassen van deze technieken identificeert deficiënties in interne beheersing en uitzonderingen, waardoor we ons kunnen concentreren op hoe hierop is gereageerd en hoe ze zijn opgelost, in plaats van een steekproefbenadering te adopteren voor het vinden van uitzonderingen. Hieronder hebben we de tools opgenomen die we zullen gebruiken in onze audituitvoering. Deze tools helpen bij het identificeren van observaties en het verzamelen van waardevolle inzichten. Data Extractors: Faciliteren de efficiënte, veilige, flexibele en gestandaardiseerde extractie en verwerking van gegevens voor meerdere analytische oplossingen.

Automated Control Testing Tool (ACTT): Een server-gebaseerde applicatie die de beoordeling, het ontwerp, de implementatie en het testen van geautomatiseerde controles ondersteunt.

Deloitte Connect: Een veilige, online samenwerkingssite die een tweerichtingsdialoog tussen het Deloitte-team en de klant faciliteert om de coördinatie van de controle effectief te beheren.

Headstart: Intern AI-platform voor veilige en efficiënte afstemmingen die projecten een vliegende start geven.

Deloitte Omnia project management tool: Helpt engagementteams effectief en efficiënt het auditproject te beheren met behendigheid, ingebouwd in het auditplatform.

Reveal: Biedt de mogelijkheid om de relaties tussen datasets te modelleren om krachtige visualisaties te produceren op basis van die relaties.

Omnia data/spotlight: Biedt een geautomatiseerde manier om gegevens te analyseren en te transformeren in diepere inzichten met efficiënt hergebruik van eerder ingevoerde gegevens om tijd te besparen en continuïteit van gegevens door het hele auditdossier heen mogelijk te maken. Extended Delivery Models: Ondersteunt het kernteam om hun focus te verhogen op gebieden van de audit met een hoger risico en complexiteit.

DocAI: Een applicatie die het gemakkelijk maakt om grote hoeveelheden documenten te vergelijken met basissjablonen, significante afwijkingen te identificeren en relevante informatie te extraheren. Digital Confirmations: Applicatie die externe bevestigingsgerelateerde activiteiten coördineert tussen meerdere belanghebbenden. De tool automatiseert en stroomlijnt het proces ten aanzien van externe bevestigingen (zoals bijvoorbeeld met banken en advocatenkantoren).

Analyzer of bank and cashflow data: : Tool om inzicht te krijgen in alle betalingen & ontvangsten om deze vervolgens te koppelen aan kosten en omzet. Cirkel met pijl naar links silhouet

Cirkel met pijl naar links silhouet

Auditplan Reporting gemeente Templates Utrecht 2024 2025

Auditplan 2025 – Gemeente Utrecht

Bijlage Click toI:add Onafhankelijkheid title (1 van 2) Deloitte is onafhankelijk van Gemeente Utrecht Wij bevestigen dat wij en alle Deloitte member firms onafhankelijk zijn van gemeente Utrecht overeenkomstig de ‘Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten’ (ViO), de IESBA1 Code of Ethics standards. Wij zullen in onze definitieve rapportage aan de adviescommissie Controle en Financiën onze onafhankelijkheid en objectiviteit inzake de controle over het boekjaar eindigend op 31 december 2025 opnieuw bevestigen.

01.

Aanbiedingsbrief

Wij beoordelen continu onze onafhankelijkheid, en verzekeren u dat de juiste waarborgen zijn ingevoerd, inclusief - maar niet beperkt tot - degelijke opdrachtacceptatieprocessen en de inzet van extra partners en professionals om de uitgevoerde werkzaamheden te beoordelen. Het handhaven van en toezicht houden op de onafhankelijkheid vergt een gezamenlijke inspanning van de accountant, het management en de adviescommissie Controle en Financiën.

02.

Managementsamenvatting

03.

Controleplan 2025

04.

Overige onderwerpen

05.

BijlagenI: II:Independence Uw controleteam

Bijlagen

Bijlage I: Independence Bijlage II: Uw controleteam

Wij zullen jaarlijks onze onafhankelijkheid schriftelijk bevestigen aan de adviescommissie Controle en Financiën, en zullen eventuele zaken identificeren waarvan naar onze mening redelijkerwijs kan worden verondersteld dat deze van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid en objectiviteit. Beleid en procedures Onderdelen van onze onafhankelijkheidsmaatregelen zijn: • Een cultuur waarin het belang van onafhankelijkheid wordt benadrukt. • Een strikt beleid, dat duidelijk wordt gecommuniceerd. • Trainingen voor alle partners, directors en medewerkers. • Toezicht op persoonlijke financiële belangen door middel van Global Monitoring-systemen. • Jaarlijkse onafhankelijkheidsverklaringen, afgelegd door partners, directors en medewerkers. • Beleid ten aanzien van het rouleren van partners. • Beleid ten aanzien van langdurige betrokkenheid van senior leden van het controleteam. • Beleid ten aanzien van goedkeuring vooraf van overige dienstverlening. • Beleid ten aanzien van goedkeuring vooraf van zakelijke relaties. • Beleid ten aanzien van geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid. • Diepgaande monitoring van processen.

1 De International Ethics Standards Board for Accountants.

Cirkel met pijl naar links silhouet

Auditplan Reporting gemeente Templates Utrecht 2024 2025

Auditplan 2025 – Gemeente Utrecht

Bijlage Click toI:add Onafhankelijkheid title (2 van 2) Het onafhankelijkheidsbeleid, gebaseerd op de ViO en de ‘IESBA Code of Ethics’ omvat onder andere de volgende onderwerpen:

01.

Aanbiedingsbrief

Overige dienstverlening: Eventuele overige dienstverlening aan een controlecliënt of aan haar verbonden derden dient voorafgaand aan acceptatie te worden getoetst aan de hand van de van toepassing zijnde onafhankelijkheidsregels. Hieruit volgt of een opdracht al dan niet is toegestaan, welke goedkeuringen vereist zijn, en of een maatregel vereist is om een eventuele bedreiging voor de onafhankelijkheid te reduceren tot een acceptabel niveau. Er vindt intern toezicht plaats op de naleving van deze procedures. Langdurige betrokkenheid: Het controleteam beoordeelt minimaal eenmaal per jaar of er maatregelen nodig zijn om een bedreiging vanwege langdurige betrokkenheid van de seniorleden van het auditteam tot een acceptabel niveau terug te brengen.

02.

Managementsamenvatting

03.

Controleplan 2025

04.

Overige onderwerpen

Geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid: Het is partners en professionals verboden geschenken of persoonlijke uitingen van gastvrijheid te ontvangen van controlecliënten of deze aan hen te verstrekken indien de waarde hiervan meer dan € 100 bedraagt.

Zakelijke relaties: Zakelijke relaties (zoals het afnemen van goederen en diensten door Deloitte of gezamenlijke zakelijke belangen) tussen Deloitte - met inbegrip van de partners en professionals van Deloitte – en een controlecliënt zijn onderworpen aan voorwaarden, en in sommige gevallen verboden. Associatie: Associatie in het kader van reclame of marketing tussen Deloitte en een controlecliënt is verboden, tenzij deze van te verwaarlozen betekenis is.

05.

BijlagenI: II:Independence Uw controleteam

Bijlagen

Bijlage I: Independence Bijlage II: Uw controleteam

Cirkel met pijl naar links silhouet

Financiële belangen: Het is partners en directors van Deloitte (en eventuele nauwe financiële relaties) verboden een financieel belang te verwerven of te houden in onze controlecliënten. Professionals kunnen niet aan opdrachten werken indien zij (of eventuele nauwe financiële relaties) een financieel belang in de cliënt hebben.

Indiensttreding bij de controlecliënt: Indien bepaalde leden van het controleteam overstappen naar bepaalde functies bij de controlecliënt of daaraan verbonden derden, geldt een afkoelingstermijn. Indien deze termijn niet in acht wordt genomen, is het Deloitte niet toegestaan om de controle uit te voeren.

Cirkel met pijl naar links silhouet

Auditplan Reporting gemeente Templates Utrecht 2024 2025

Auditplan 2025 – Gemeente Utrecht

Bijlage Click toII:add uw title controleteam De accountantscontrole van het boekjaar 2025 voeren wij uit onder leiding van Rein-Aart van Vugt en Bob Leeuwenkamp. Zoals u van ons gewend bent, zetten wij een voor en met uw gemeente bekend, ervaren en gedreven controleteam in (waar nodig aangevuld met specialisten, zoals IT-auditors).

01.

Aanbiedingsbrief

02.

Managementsamenvatting

03.

Controleplan 2025

04.

Overige onderwerpen

05.

Rein-Aart van Vugt Partner Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 1100 2353 rvanvugt@deloitte.nl

Bob Leeuwenkamp Director Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 1201 1643 bleeuwenkamp@deloitte.nl

Danny Graus Director IT Audit Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 5311 9327 dgraus@deloitte.nl

Maurice Heuer Senior Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 8333 0192 maheuer@deloitte.nl

Monique van Doornum- van Duist Senior Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 12342787 mvanduist@deloitte.nl

Rohini Garib Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 29653107 rgarib@deloitte.nl

Niels van den Akker Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 31024071 nivandenakker@deloitte.nl

Bart de Nijs Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 12104989 bdenijs@deloitte.nl

BijlagenI: II:Independence Uw controleteam

Bijlagen

Bijlage I: Independence Bijlage II: Uw controleteam

Cirkel met pijl naar links silhouet

Auditplan Reporting gemeente Templates Utrecht 2024 2025

Onder Deloitte wordt verstaan één of meer van Deloitte Touche Tohmatsu Limited (“DTTL’’ of ‘’Deloitte Global’’), haar wereldwijde netwerk van member firms en aan hen verbonden entiteiten (tezamen, de “Deloitte-organisatie”). DTTL en haar wereldwijde netwerk van member firms en aan hen verbonden entiteiten zijn juridisch gescheiden en onafhankelijke entiteiten, die elkaar niet kunnen verplichten of binden ten aanzien van derden. DTTL en iedere DTTL member firm en aan hen verbonden entiteiten zijn aansprakelijk voor hun eigen handelen en nalaten, en niet voor het handelen of nalaten van een andere entiteit. DTTL verleent geen diensten aan cliënten. Raadpleeg www.deloitte.com/about voor meer informatie. Deloitte levert toonaangevende audit- en assurance-, belastingadvies- en juridische diensten, en diensten op het gebied van consulting, financial advisory, en risk advisory aan bijna 90% van de Fortune Global 500® en duizenden particuliere bedrijven. Onze professionals leveren meetbare en blijvende resultaten die het vertrouwen van het publiek in kapitaalmarkten helpen versterken, klanten in staat stellen te transformeren en bloeien, en de weg wijzen naar een sterkere economie, een meer rechtvaardige samenleving en een duurzame wereld. Voortbouwend op haar meer dan 175-jarige geschiedenis, omvat het bereik van Deloitte meer dan 150 landen en gebieden.

Ontdek hoe de meer dan 415.000 mensen van Deloitte wereldwijd een impact maken die ertoe doet op www.deloitte.com. Deze communicatie bevat louter algemene informatie en noch DTTL, noch haar wereldwijde netwerk van member firms of aan hen verbonden entiteiten verleent door middel van deze communicatie professioneel advies of diensten. Voordat u een beslissing neemt of actie onderneemt die van invloed kan zijn op uw financiën of uw bedrijf, dient u een gekwalificeerde professionele adviseur te raadplegen. Geen enkele entiteit in de Deloitte-organisatie is verantwoordelijk voor enig verlies dat wordt geleden door een persoon die op deze communicatie vertrouwt. © 2025. Neem voor informatie contact op met Deloitte Nederland.

Status Ontwikkelprogramma Versterken Financiële Functie

18 september 2025 Magda Chedi - van Hall, Wim Kouwenhoven

Ter herinnering, de aanleiding • Tekortkomingen in financiële functie (ramingen, processen, interne beheersing) • Voorbeelden: onjuiste ramingen (gemeentefonds, cao-effecten, indexeringen) • Gevolg: kritiek van bestuur, minder vertrouwen, hoog verzuim, personeelswisselingen

Waarom versterken • Goed financieel beheer = basis voor goed bestuur en uitvoering beleid en biedt transparantie richting raad en stad • Biedt vertrouwen door betere prognoses en adequate verantwoording • Grip en inzicht voor bestuur en management • Efficiëntere processen (tijdswinst) • Meer werkplezier en betrokkenheid medewerkers

In 2024 aan de slag gegaan en inmiddels meerdere resultaten geboekt • Verbeterd proces voorjaarsnota en begroting - taken & controles verduidelijkt • Jaarrekening & Voorjaarsnota tijdig en volledig opgeleverd – kwaliteit verbeterd • SAP geïmplementeerd en doorontwikkeling gestart – basis staat • Gestandaardiseerde financiële managementrapportages verder ontwikkeld • Actualisatie financieel handboek in gang gezet • Kennisontwikkeling en ondersteuning kwetsbare processen vervolgd • Bezetting verder op orde gebracht – focus op kennisdelen en kennisopbouw • Vervangen inhuur door vaste medewerkers

Zie volgende bladzijde

In VJN 2024 structureel budget gereserveerd om de formatie van financiën op orde te brengen (EUR 1,050k per jaar) Personele ontwikkelingen bij concern financiën in 2025 zijn onder meer:

• Start van nieuwe directeur F&I • Invulling van de functie van manager Financiën • Invulling van de functie manager/ kwartiermaker financieel beleid en strategie • Start van een strateeg met veel kennis rondom onder andere Gemeentefonds • Invulling van twee coördinatoren ter ondersteuning van de begrotingscyclus • Invulling coördinator op financiële informatievoorziening • Invulling vacature op ondersteuning Lias • Invulling senior coördinator bij Advies en Specialisten met focus op kennisopbouw en verbinding binnen team en kennisgebieden • Invulling van een vijftal vacatures binnen het team van financieel advies en specialisten • Invulling van senior adviseur verbonden partijen (belegd en geplaatst bij concern control)

Vanaf eind 2024 wordt de versterking ondersteund door een ontwikkelprogramma Doel en aanpak

Uitgangspunten (selectie)

• Doel: versterken gemeentebrede financiële functie

• Financiële functie is van ons allemaal (lijn, control, financiën)

• Programma-aanpak: verbinden, monitoren, verbeteren • Halfjaarlijkse evaluatie en bijstelling • Combinatie van korte en lange termijn verbeteringen • Evenwicht: 'de winkel draait door terwijl er verbouwd wordt’

• Gebruik maken van bestaande kennis en capaciteit • Verbinden lopende initiatieven (kaders, visie control) • Aandacht voor harde én zachte factoren (gedrag, samenwerking) • Activiteiten zoveel mogelijk 'in het werk' • Kleine kernteams, brede betrokkenheid

Het programma en de activiteiten die het programma ondersteund worden voornamelijk gefinancierd uit het regulier budget van concern financiën

Ge m

Programmalijnen met trajecten die worden opgepakt Versterken samenwerking, ontwikkelen van het gewenst gedrag en werken conform DRA

een te (fin en bree anc de d iën cen – ce , co traa ntr aal l ntr ol e n li jn)

Organisatie en besturing

Gezamenlijke visie op de financiële functie incl. dienstverleningsconcept

Inrichting toekomstige financiële functie vastgesteld

(Functionele) sturing versterkt

Structuur en interne beheersing

Heldere verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden

Duidelijke kaders incl. toetsing en handhaving van de kaders

Werkend intern beheersing raamwerk

Processen

Financiële processen op orde

Inkomende en uitgaande geldstromen op orde

Werkende P&C cyclus incl. betrouwbare ramingsfunctie

Informatievoorziening en systemen

Implementatie, gebruik en doorontwikkeling SAP

Inzet technologische (hulp)middelen waar zinvol en mogelijk

Eenduidige (financiële) management informatie met passende analyse

Medewerkers

Opleiding, ontwikkeling en competenties in kaart en versterkt

Functiehuis eenduidig en vereenvoudigd

Werving, behoud en strategische personeelsplanning op orde

Komende periode een vervolg op de versterking Tweede fase (tot en met maart 2026)

Derde fase (tot en met december 2026)

Ondersteunen bij:

• Nader te bepalen wat wordt opgepakt

• Oplevering begroting 2026, jaarrekening 2025 en Voorjaarsbrief met versterkte processen en verder verbeterde kwaliteit

• Daarbij in ieder geval ook aandacht voor inbedden en borgen. En meer nadruk op digitalisering en continu verbeteren

• Versterken planning en samenhang P&C producten • Versterken interne beheersing, verder vastleggen en verbeteren van financiële processen • Verduidelijken rol en functie van financial control, nu en in de toekomst • Verdere vulling van het financieel handboek • Doorontwikkeling ondersteunende systemen SAP en Lias • Doorontwikkeling (financiële) managementinformatie • Inzet technologie (RPA, process mining, AI) • Meetbaarheid resultaten vergroten • Veel aandacht voor samenwerken en DRA

Ook zal de komende periode verder aan de slag worden gegaan met de inrichting/ organisatiewijzigingen binnen financiën en control.

Aandachtspunten en risico’s • Capaciteit blijft kwetsbaar - prioriteren & temporiseren wanneer nodig • Commitment van het management en medewerkers blijft essentieel – hier wordt actief op gestuurd • Veranderen cultuur en gedragspatronen heeft tijd nodig – we houden focus en blijven communiceren & spiegelen • Balans houden de korte termijn resultaten en lange termijn verankering – blijven communiceren • Rondom het versterken van de managementinformatie, ondersteuning van systemen zoals Lias en SAP en inzet van technologische middelen kan extra budget een versnelling in het tempo van de versterking van de financiële functie teweeg brengen. In de komende periode wordt verder geconcretiseerd wat de (on)mogelijkheden daarbij zijn.

Bestuurlijke aandachtspunten die worden meegenomen • De raad actief en transparant blijven informeren – via P&C producten, raadsbrieven en sessies zoals vandaag • Politiek zichtbaar maken van successen – vertrouwen versterken • Bewust maken van balans van korte termijn resultaten en lange termijn structurele veranderingen

Bijlage - fase 1

Programma resultaten tot zomerreces Voorbereiden en vaststellen huidige situatie

Vaststellen (beoogde) toekomstige situatie / plan & ontwerp

Realiseren

Implementeren en beleggen

Inbedden en continu verbeteren

Voortgang

Versterken samenwerken en ontwikkeling en versterken DRA

Verdiepend inzicht in patronen binnen de samenwerking

Teamontwikkeling doorgezet – onder meer binnen het MT Financiën en de F-teams.

Ondersteunen bij juiste, volledige en tijdige oplevering van de Jaarstukken en Voorjaarsnota

Voorbereiding om te komen tot een juiste, volledige en tijdige begroting 2026

Status

Organisatie en besturing

1e versie van eindbeeld 2025 en eindbeeld 2028 gereed, waarmee scherper is waar naartoe wordt gewerkt

1e versie van gezamenlijke visie op financiën geconcretiseerd waarin naar voren komt waar Financiën voor staat en gaat Structuur en interne beheersing

Hoofdlijnen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden vastgesteld en uitwerking van de drie lijnen rondom interne beheersing en risicomanagement

Eerste actualisatie handboek Financiën, waarbij nadruk ligt op materieel omvangrijke geldstromen

Voortgang Voortgang en status betreft een indicatie door betrokkenen van het programma

Status eind Q2 Status vorige periode (eind Q1) Prognose voor het zomerreces

Status Uitvoering verloopt volgens planning Uitvoering verloopt niet volgens planning maar de planning c.q. raming is bijgesteld en realisatie is geen probleem 12 Uitvoering verloopt niet volgens planning en realisatie is een probleem

Programma resultaten tot zomerreces Voorbereiden en vaststellen huidige situatie

Vaststellen (beoogde) toekomstige situatie / plan & ontwerp

Realiseren

Implementeren en beleggen

Voortgang

Processen

Inbedden en continu verbeteren

Status

Verder overzicht kern- en keten processen, oppakken verbetering van een aantal - meest risicovolle - processen en eenduidig in kaart brengen van een aantal processen en werken conform datgene wat in kaart is gebracht Informatievoorziening en systemen

SAP geïmplementeerd en in gebruik, doorontwikkeling gestart – waarbij doorontwikkeling plaatsvindt met kerngebruikers (= apart programma met eigen governance en rapportage)

Opzet/ format van eerste gestandaardiseerde financiële (management)rapportages gereed – waardoor op iets gezamenlijk gestuurd kan worden, wat focus en richting bevorderd

Inrichting MS-Teams / Intranet Financiële functie in opzet gereed rondom ontsluiting informatie – waardoor makkelijker actuele informatie gevonden kan worden door stakeholders

Medewerkers

Inzicht in lopend aanbod van training, opleiding en on-boarding rondom de financiële functie – zodat eventueel gezamenlijk opgetrokken kan worden rondom leerlijnen

Huidige functies, wie zit waar en wie doet wat - verder in kaart gebracht – waarmee we elkaar makkelijker weten te vinden, kennis kunnen delen en de samenwerking kunnen versterken

Kennisontwikkeling en ondersteuningsstructuur op kwetsbare processen – om de (eerste) risico’s verder te verkleinen, naast alle bovenstaande elementen die de risico’s verkleinen. Voortgang Voortgang en status betreft een indicatie door betrokkenen van het programma

Status eind Q2 Status vorige periode (eind Q1) Prognose voor het zomerreces

Status Uitvoering verloopt volgens planning Uitvoering verloopt niet volgens planning maar de planning c.q. raming is bijgesteld en realisatie is geen probleem 13 Uitvoering verloopt niet volgens planning en realisatie is een probleem

Fase 2

Hoofdlijnen fase 2 • Loopt tot en met maart 2026 • Focus wordt verbreed van concern financiën naar de financiële kolom • Op een aantal onderwerpen zullen financiën en control intensiever samenwerken • De reguliere organisatie realiseert zelf de beoogde resultaten • Nadruk van programma blijft op ondersteunen, creëren van verbinding en samenhang

Versterken samenwerking en ontwikkelen van het gewenst gedrag en werken conform DRA – fase 2 De opgave bestaat uit het.

• Vergroten bewustzijn in patronen rondom gedrag en lerende organisatie • Werken aan een lerende organisatie aansluitend op DRA – doelen bereiken door duidelijker en resultaatgerichter werken en elkaar aanspreken op gemaakte afspraken. Beoogde resultaten zijn

• Veranderaanpak breed in de organisatie toegepast en inzicht in gedragspatronen rondom de financiële functie zichtbaar en herkenbaar gemaakt • Kennis over systemisch kijken naar organisatie binnen de financiële functie aanwezig • DRA heeft een plek in de aanpak en werkwijze Komende periode verder versterken:

• Verbreden kennis over systemisch werken binnen de financiële functie • Verdiepend inzicht in patronen binnen de samenwerking , vanuit dat inzicht Versterken helpende patronen en doorbreken belemmerende patronen • Ondersteuning rondom teamontwikkeling in gang gezet – onder meer binnen het MT Financiën en de F-teams. • Actief toepassen DRA in werkwijze

1. Organisatie en besturing – fase 2 • Visiedocument financiën gereed • Visiedocument control gereed • Visiedocument van de financiële functie (financiën, control en primaire lijn) gereed • Uitgangspunten voor Product Diensten Catalogus (PDC) financiën gereed • Beoogde uitgangspunten voor toekomstige inrichting van de financiële functie (financiën en control) in kaart gebracht • Vaststellen uitgangspunten functionele sturing • In kaart wat nodig is voor functionele sturing

2. Structuur en interne beheersing – fase 2 • Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de financiële functie (financiële kolom en lijn) in kaart gebracht en vastgesteld • Werken met vastgestelde verantwoordelijkheden, taken, bevoegdheden binnen de financiële functie bij P&C producten en kernprocessen financieel beeld • Evaluatie rollen, taken en verantwoordelijkheden rondom P&C producten • Vastlegging kaders Financiën van de meest kritische processen • Oplevering eerste versie van “handboek financiën” • Risico’s geïdentificeerd op kernprocessen van financiën • Beheersmaatregelen kernprocessen geïmplementeerd • Vaststellen groeiplan voor verdere inbedding interne beheersing • Sessies rondom werking en inbedding interne beheersing

3. Processen – fase 2 • Op basis van prioritering (actualisatie van) vastleggen van financiële kern- en keten processen op hoofdlijnen met voorstellen voor verbetering • (Eerste) procesverbeteringen opgepakt • Vastleggen processen en kaders van de belangrijkste geldstromen • Indicatoren voor kwaliteit van administratieve processen • Monitoren uitvoering proces van de belangrijkste geldstromen • Balansbeheer gestart – kaders en werkwijze vastgesteld. Balansbeheer op 3 balansposten geïmplementeerd • Oppakken verbeteringen uit evaluatie proces jaarrekening • Oppakken verbeteringen uit evaluatie proces voorjaarsnota • Monitoren en verbeteren in het proces van de begroting • Evaluatie begrotingsproces • Verder versterken gebruik workflow LIAS • Verbeterde integrale jaarplanning 2026 e.v. gereed

4. Informatievoorziening en systemen – fase 2 • Doorontwikkeling SAP (wijze van doorontwikkeling nader te bepalen) • Doorontwikkeling Lias • Inrichting MS-teams / intranet Financiele functie in opzet gereed rondom ontsluiting informatie • Verkennen hulpmiddelen die ondersteunend zijn aan de financiële functie - Vaststellen in hoeverre RPA, Process Mining en/of AI-functionaliteiten kunnen bijdragen een het versterken van de financiële functie • Opzet en vastgestelde roadmap digitaliseringsbehoefte gereed • Inzet technologie bij tenminste 2 financiële processen • Roadmap voor aanpak verbetering is gereed en vastgesteld • Vaststellen basis set financiële rapportages • Doorontwikkeling van managementinformatie – gemeente breed financieel dashboard gereed

5. Medewerkers – fase 2 • Kennisontwikkeling -en ondersteuningsstructuur op kwetsbare processen vergroot • Benodigde competenties in kaart gebracht en vastgesteld • Opzet gemeente breed opleidingsprogramma voor de financiële functie opgezet– staf en lijn • Opzet gemeente breed onboardings-programma gereed • Huidige functies in kaart gebracht • Actualisatie van tenminste 5 functies • Uitgangspunten voor gezamenlijke werving gereed • Tenminste 1 gezamenlijke wervingsactie • Opzet strategische personeelsplanning voor de financiële functie gestart • Traject strategische personeelsplanning in de financiële kolom is gestart

Evaluatie standaard voor beleidsdocumenten

Adviescommissie F&C – 18 september 2025

Aanleiding en achtergrond • Sinds vaststelling door de raad op 22 juni 2023 wordt gewerkt met de standaard voor de beleidscyclus (visie, beleidsnota, uitvoeringsprogramma). • Ook is toen besloten de werking van de standaard in 2025 te gaan evalueren. Dus dat gaan we nu doen.

Inhoud en onderzoeksvragen De evaluatie richt zich op de volgende hoofdvraag:

• In hoeverre wordt de Beleidsnota Standaard voor de beleidscyclus succesvol toegepast en draagt deze standaard bij aan de verbetering van de beleidscyclus? Daartoe worden de volgende (deel)vragen en (kwalitatieve) indicatoren onderzocht, zoals die zijn vastgelegd in hoofdstuk 6 van de Beleidsnota Standaard voor de beleidscyclus.

• Is het bij beleidsnota’s duidelijker geworden hoe en op welke manier monitoring en evaluatie plaats zal vinden? Is de mogelijkheid om vooraf te sturen in plaats van achteraf bijsturen hiermee verbeterd? • Is tijdens monitoring- en evaluatiemomenten het inzicht in de relatie tussen resultaten en doelen verbeterd, waardoor daadwerkelijk ook een leercyclus op gang komt? • Is het inzicht in de relatie tussen beleid en financiën in beleidsstukken toegenomen?

Inhoud en onderzoeksvragen En we hanteren een aantal (in de beleidsnota voor de standaard vastgelegde) meetbare (kwantitatieve) indicatoren:

• In de hoofdtitel van alle beleidsdocumenten staat expliciet of het een Beleidsnota, Visie of Uitvoeringsprogramma betreft. • Alle beleidsdocumenten kennen een enkelvoudig doel: geen gecombineerde nota’s meer van beleidsnota, visie en/of uitvoeringsprogramma in één. • Alle beleidsnota’s omvatten de verplichte onderdelen zoals omschreven in de beleidsnota voor de standaard.

Uitvoering • Vergelijkbaar met evaluatie RRP. • Ambtelijke ervaringen met standaard, waaronder kwantitatieve analyse toepassing. Ook link naar Omgevingswet. • Digitale enquête onder alle raadsleden. • Voorstel: op basis van uitkomst enquête verdiepend gesprek met de adviescommissie Financiën & Control. Eindresultaat: raadsbrief met uitkomst evaluatie en aanbevelingen (Q1 2026)

Opzet vragenlijst voor de raad 1. In beleidsnota’s is het duidelijker geworden hoe monitoring en evaluatie plaats zullen vinden. (Schaal: Helemaal mee eens – Mee eens – Neutraal – Mee oneens – Helemaal mee oneens) 2. Door de standaard is de mogelijkheid om vooraf te sturen op beleid verbeterd. (Schaal: idem) 3. Tijdens monitoring- en evaluatiemomenten is het inzicht in de relatie tussen doelen en resultaten verbeterd. (Schaal: idem) 4. In beleidsstukken is het inzicht in de relatie tussen beleid en financiën toegenomen. (Schaal: idem) 5. De Utrechtse Standaard voor Beleid ondersteunt u als raadslid in uw kaderstellende rol. (Schaal: idem) 6. De standaard maakt beleidsstukken toegankelijker en begrijpelijker. (Schaal: idem) 7. Hoe vaak wordt de Utrechtse Standaard voor Beleid zichtbaar toegepast in de (beleids)stukken die u ontvangt? (Schaal: Altijd – Vaak – Soms – Zelden – Nooit - Weet ik niet) 8. Wat zou u willen verbeteren aan de Utrechtse Standaard voor Beleid? (Open tekstveld)

Vragen? Suggesties?

Jaarplan Adviescommissie Controle en Financiën 2025 Datum en tijdstip 2025

Onderwerpen

Uitgangspunten



In beginsel 8 x 1,5 overleg, waar nodig in aanwezigheid van ambtelijke organisatie, rekenkamer en accountant.



De cursief gedrukte onderwerpen zijn aanvullende onderwerpen (naast de reguliere cyclus).



Onderwerpen voor de adviescommissie (kunnen) zijn: jaarstukken, voorjaarsnota, programmabegroting, financiële verordeningen en beleidsnota’s, art. 213aonderzoeken, alle overige onderwerpen waarvan de adviescommissie van oordeel is dat deze een (sterke) financiële component bevatten.



Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd.



We vergaderen in 2024 van 09.00-10.30 (uitloop tot 10.45) in de burgemeesterskamer.

Onderwerpen veeglijst

Onderzoek rekenkamer onderbesteding (doe mee onderzoek) eind 2025.

Budgetrecht raad

Financiële Verordening (Q2 --> raadswissel)

Achtergrond onderzoek reserves (Q1) --> toezegging --> bij jaarstukken 2024

Nota verbonden partijen

Nota risicomanagement Q4 2025 (nog een keer langs adviescie in Q3)

Controlstatuut Q4 2025

Grip op investeringen: o

Opdrachtbrief college

Bij de Voorjaarsnota 2025 (of zoveel eerder als lukt) de (centrale) sturing op de investeringsvolumes en kapitaallasten te verbeteren en hierbij ook aandacht te besteden aan het planningsoptimisme en realistisch begroten (wat is reëel ramen?).

Onderwerpen raadswissel

Do. 16 januari

Do. 13 februari

Groeikader

MPR

Investeringsplafond

Nota Waava (uitgesteld i.v.m. circulariteit)

Evaluatie P&C cyclus (najaar 2025)

Berenschot beïnvloedbaarheid

Financiële positie

Raadstoets evaluatie

Inkopen/subsidies

Vergadering adviescommissie (90 minuten)



Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)



Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)



Sturen en Verantwoorden (tijd: 15-30 minuten)



Raadsvoorstel Gunning Accountant



Evaluatie Regeling risicovolle projecten



Nota WAAVA (technische sessie) --> of februari



Afsluiting (5 minuten)

Vergadering adviescommissie (90 minuten)



Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)



Voortgang grip op investeringen (tijd: 30 minuten)



Verbeterplan Financiën (update)

Datum en tijdstip 2025

Do. 20 maart

Onderwerpen



Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)



Afsluiting (5 minuten)

Vergadering adviescommissie (90 minuten)



Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)



Jaarverslag Rekenkamer



Stapeling ambities en capaciteit afdeling Financiën – hoe kunnen we prioriteren. --> naar april

Do. 17 april

Do 5 juni (18.00-19.30)



Voortgang accountantscontrole (15 minuten)



Nota weerstandsvermorgen/risicomanagement



Monitoring bezuinigingen (sociaal domein en hervormingen)



Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)



Afsluiting (5 minuten)

Vergadering adviescommissie (90 minuten)



Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)



Jaarplan concernaudit (10 minuten)



Invulling Technische bijeenkomst Jaarstukken/VJN (15 minuten)



Kengetallen/weerstandsvermogen



Voortgang accountantscontrole (15 minuten)



Update raadstoets (tijd: 15 minuten)



Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)



Afsluiting (5 minuten)

Vergadering adviescommissie (90 minuten)



Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)



Jaarverslag Concernaudit (tijd: 5 minuten) --> naar 5 juni



Jaarstukken

 (concept) Accountantsrapport van bevindingen, incl. accountantsverklaring over de Jaarstukken

 Concept Reactie van het college op het accountantsrapport

Do. 18 september



Voorjaarsnota



Berap incl. resultaatsbestemming en MPUV en MPR



(eventueel) Advies aan commissie VBF n.a.v. Voorjaarsnota/Berap/JS



Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)



Afsluiting (5 minuten)

Vergadering adviescommissie (90 minuten)



Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten) --> kennismaken nieuwe directeur F&I.



Plan van Aanpak accountantscontrole (‘jaarplan’) en opdrachtbevestiging jaarrekening (tijd: 15 minuten).

Do. 16 oktober



Update verbeterplan financiën (tijd: 15 minuten)



Update Sturen en Verantwoorden & evaluatie (tijd: 30 minuten)



Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)



Afsluiting (5 minuten)

Vergadering adviescommissie (90 minuten)



Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)

Datum en tijdstip 2025

Onderwerpen



Programmabegroting + 2e Berap (tijd: 30 minuten) --> denk aan financiële indicatoren en de bandbreedtes (adviescie 17-4) en de reserves (adviescie 5 juni)

Do. 4 december



Advies aan commissie VBF over Programmabegroting (na wissel, tijd 15 minuten).



Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)



Afsluiting (tijd: 5 minuten)

Vergadering adviescommissie (90 minuten)



Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)



Concept Boardletter van de accountant en reactie college



Voortgang controle



Normenkader



3e Technische Begrotingswijziging/eindejaarswijziging



Halfjaarverslag Concernaudit: toelichting en gelegenheid tot het stellen van vragen



Voortgang Sturen en Verantwoorden



Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)



Afsluiting (tijd: 5 minuten)

← Vorig deel

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Utrecht&id=d76bc8c5-e229-4c71-8b80-3ee3c2cddb58