Agendabundel

7. Risico’s Een programma is in essentie een riskante onderneming. Tijdens de uitvoering kunnen allerlei verrassingen de kop opsteken, ook onaangename. Een risicoanalyse helpt om die onaangename verrassingen te voorkomen. In deze paragraaf geven we overzicht van de risico’s die we op dit moment zien en de beheersmaatregelen. 7.1 Risico’s en beheersmaatregelen Onderstaande tabel geeft inzicht in risico’s en beheersmaatregelen. Tabel 5: Risico’s en beheersmaatregelen programma Informatie op orde Risico-omschrijving

Toelichting

Beheersmaatregelen

Onvoldoende beschikbaarheid

Een deel van het programma bestaat uit het

•

op de arbeidsmarkt van

tijdelijk inzetten van extra

detacheringsbureaus warm

voldoende gekwalificeerde

informatiespecialisten in de organisatie. Zij

houden.

informatiespecialisten

krijgen de taak om achterstanden weg te

•

Contacten met gespecialiseerde

Ook werven binnen de eigen

werken en systemen toekomstbestendig te

organisatie, waarbij we collega’s

maken. Er zijn echter meer organisaties

kunnen omscholen.

bezig met verbeteren van informatiebeheer, waardoor de beschikbaarheid een knelpunt kan worden. Gebrek aan de juiste

De gespecialiseerde capaciteit voor het

gespecialiseerde capaciteit als

verbeteren van informatiebeheer is beperkt.

dat nodig is

Het aantal recordmanagers, diso’s

•

Projecten en activiteiten ruim op tijd plannen.

(decentrale informatie en security officer), data-architecten, ipa’s (informatie- en procesadviseurs) is eindig en met de vele IPM-programma’s is hun beschikbare tijd beperkt. Beschikbaarheid van hen kan een knelpunt zijn bij het tijdig realiseren van geplande resultaten. Er komen steeds nieuwe

Technologie blijft in beweging en daardoor

applicaties en technologische

hoeven oplossingen van vandaag niet de

ontwikkelingen bij

oplossingen van morgen te zijn. Informatiebeheer was altijd mensenwerk,

•

Technologische ontwikkelingen goed blijven volgen en erop anticiperen.

•

Projecten en activiteiten

maar er zijn steeds meer technologische

stopzetten als er door

toepassingen die erbij kunnen helpen of het

technologische ontwikkelingen

kunnen overnemen. Daarnaast blijven

een betere oplossing is.

14

Risico-omschrijving

Toelichting

Beheersmaatregelen

aanbieders apps en software ontwikkelen

•

Eventuele wijzigingen in de

om samenwerking te verbeteren. Die vragen

activiteiten van het programma

elk om eigen spelregels voor veilig, vindbaar

laten vaststellen door de

en volledig opslaan en vernietigen van

stuurgroep.

informatie. Voor het realiseren van de doelen van het programma zijn dat kansen. We benoemen het hier als risico, omdat het ervoor kan zorgen dat we gedurende de looptijd van het programma andere keuzes maken en daardoor de planning uit dit startdocument niet halen. •

Verantwoordelijkheid voor

Het CIO Office geeft kaders voor de

informatiebeheer ligt bij

uitvoering van informatiebeheer en de

met de domeinen

organisatieonderdelen, dat

organisatieonderdelen hebben de

(samenwerkende

vertraagt gezamenlijke

verantwoordelijkheid om die uit te voeren.

organisatieclusters).

gerichte aanpak

Dat geeft ruimte voor maatwerk waar dat

•

Programma uitvoeren in overleg

Directeuren van

nodig is, maar kan ook zorgen voor

organisatieonderdelen

vertraging in de gemeenschappelijke

betrokken houden bij doelen en

aanpak.

uitvoering van het programma. •

Het is nog niet duidelijk

Het zaaksysteem is een belangrijke plek

wanneer we het bestaande

waar de organisatie informatie en

Samenwerken met het programma Verbeteren Common

zaaksysteem vervangen

documenten opslaat. Het huidige

Ground, dat verantwoordelijk is

zaaksysteem is aan vervanging toe, alleen is

voor het nieuwe zaaksysteem.

nog niet duidelijk wanneer dat gaat gebeuren en wat het nieuwe systeem is. Daardoor kunnen we medewerkers nog niet opleiden en instrueren over het gebruik ervan. Het vertrouwen van inwoners in de overheid heeft met meer te maken dan alleen onze transparantie en openheid

Een van de doelstellingen van het

•

programma is bijdragen aan vertrouwen in de overheid. Naast transparantie en

Deze nuance meenemen in onze rapportage

•

Bij zichtbare vermindering in

openheid zijn er veel andere zaken – zoals

vertrouwen geen activiteiten

participatie, kwaliteit van dienstverlening,

afremmen, maar juist doorgaan.

politiek e.d. - die invloed hebben op vertrouwen in de overheid. Ook weten we dat het vergroten van transparantie juist een tijdelijke dip in vertrouwen kan opleveren, en daarna harder stijgt. Daardoor is een directe link tussen programmaresultaten en de bijdrage aan vertrouwen lastig te monitoren. Tenslotte zou je de vraag kunnen stellen welk risico de gemeente loopt als we het programma in zijn geheel niet uitvoeren. Voor het antwoord op die vraag verwijzen we naar de zes risico’s die we in de inleiding (hoofdstuk 1) hebben geformuleerd.

15

7.2 Toelichting, onderbouwing en duiding van de opgenomen informatie De risico-inventarisatie is gemaakt door het programmateam Informatie op orde, in afstemming met Business control.

8. Organisatie In deze paragraaf beschrijven we de wijze waarop we het programma georganiseerd hebben. 8.1 Besturing van het project (governance) De concerndirecteur Bedrijfsvoering is namens de directieraad opdrachtgever van het programma. De directeur IPM en de directeur FIJ zijn verantwoordelijk voor respectievelijk de kwaliteit van informatiebeheer en de invoering en juiste uitvoering van de Wet open overheid. Gedrieën hebben zij een programmamanager gevraagd om het programma Informatie op orde vorm te geven. De programmamanager doet dat met een programmateam. Afbeelding 1: Governance programma Informatie op orde Bestuurlijk Opdrachtgever

College van B&W Concern Controller

Directieraad Concernmanager Bedrijfsvoering

Business Controller

Stuurgroep

Project Controller

Programmamanager

Control

Programmalijnen en projecten

Scope

Tijd

RisicoΥs

Kwaliteit

Geld

Organisatie

Informatie

Communicatie

Een stuurgroep, met daarin de concerndirecteur Bedrijfsvoering (opdrachtgever en voorzitter), de directeur IPM, de directeur FIJ en de directeur VTH10 ziet toe op de uitvoering van het programma. De stuurgroep bepaalt de koers, stuurt op de juiste inzet van middelen (geld en mensen) en hakt knopen door als dat nodig is. Organisatieonderdelen sturen zelf op de uitvoering van activiteiten van het programma die bij hun reguliere werkzaamheden van een organisatieonderdeel horen (zie tabel 2). Het programma ziet erop toe dat daar de benodigde resultaten gerealiseerd worden en zorgt voor centrale verantwoording. Waar nodig zorgt het programma voor versnelling.

Vergunningen, toezicht en handhaving. Deze directeur is onderdeel van de stuurgroep omdat VTH een organisatieonderdeel is dat veel informatie beheert en vaak betrokken is bij Woo-verzoeken. Daarnaast verbreedt dit vierde stuurgroeplid de focus van de stuurgroep. 10

16

Verantwoording van het programma vindt plaats als onderdeel van de reguliere planning- en controlcyclus van de gemeente. Daarnaast vindt er aanvullende verantwoording plaats op basis van de Regeling risicovolle projecten.

9. Communicatie Het programma Informatie op orde heeft als belangrijkste doel inwoners, ondernemers en andere geïnteresseerden snel en volledig te voorzien van de informatie die zij zoeken. Meer specifiek gaat het dan over het verbeteren van de manier waarop inwoners, ondernemers en andere belanghebbenden kunnen beschikken over informatie van de gemeente. Door actief informatie te delen en Woo-verzoeken snel en volledig af te handelen. We informeren inwoners via de internetpagina van de gemeente over onze dienstverlening op het gebied van de Woo en eventuele veranderingen daarin. We informeren het college van B en w en de gemeenteraad over de voortgang van het programma via de informatiecyclus van de Regeling risicovolle projecten.

17

Voorstel aan de gemeenteraad

Raadsvoorstel Gedragscode voor raadsleden en commissieleden gemeente Utrecht Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Referendabel Geheim

Bestuurlijke Zaken Raadorganen Dagelijks bestuur 18 januari 2024 Nee (uitzonderingsgrond artikel 1:2 lid 2 sub o Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht) Nee

Het dagelijks bestuur van de raad stelt de raad voor te besluiten: 1. De ‘Gedragscode voor raadsleden en commissieleden gemeente Utrecht’ vast te stellen. 2. Het ‘Protocol vermoeden integriteitsschending’ vast te stellen. 3. Het ‘Protocol ongewenst gedrag’ vast te stellen.

Het dagelijks bestuur van de raad

De griffier Merel van Hall

De voorzitter Pepijn Zwanenberg

Samenvatting De huidige ‘gedragscode bestuurlijke integriteit’ voor leden van de gemeenteraad stamt uit 2016. De voorliggende, herziene gedagscode is aangepast naar de laatste wet- en regelgeving en uitgebreid met aanvullende bepalingen met betrekking tot integriteit en onderling gedrag. Hierbij is gekeken naar actuele gedragscodes van andere gemeenteraden, het laatste integriteitsbeleid en gesprekken tussen Utrechtse raads- en commissieleden in 2022 en 2023. Door de gedragscode vast te stellen beschikt de raad weer over actuele handvatten hoe om te gaan met de democratische verantwoordelijkheid die komt met de positie van raads- of commissielid. Ook liggen twee protocollen voor ter vaststelling, waarin de te doorlopen procedures bij een vermoeden van een integriteitsschending of ervaren ongewenst gedrag zijn uitgeschreven. Zo zijn de mogelijke stappen, rollen en verantwoordelijkheden in deze situaties transparant en vooraf duidelijk.

Context Aanleiding De gemeenteraad is verplicht een gedragscode integriteit vast te stellen voor zichzelf. De huidige gedragscode komt uit 2016. Sindsdien is het landelijk integriteitsbeleid ten behoeve van het openbaar bestuur herzien, verduidelijkt en op punten uitgebreid. Ook is een aantal wettelijke bepalingen waarnaar de gedragscode verwijst (zoals art. 28 Gemeentewet) aangepast. Bovendien is sinds 2016 de Utrechtse gemeenteraad twee keer van samenstelling gewisseld, en heeft Utrecht sinds april 2023 benoemde commissieleden. Dit alles maakt dat een geactualiseerde gedragscode gewenst is. De gedragscode is ingedeeld in vijf inhoudelijke thema’s, met per thema een algemene hoofdregel, concrete afspraken in genummerde bepalingen, een wettelijk kader met de bijbehorende regels en een toelichting met praktijkvoorbeelden. De gedragscode die voorligt is op de volgende manier tot stand gekomen: - De externe adviseur integriteit van de gemeenteraad (Peter Schokker, bureau BING) heeft advies gegeven over actuele wetswijzigingen en goede voorbeelden van andere gedragscodes. - In augustus 2022 is – onder leiding van externe adviseur integriteit Peter Schokker – met raadsleden gesproken over het voorkomen van belangenverstrengeling.

Input daaruit (bijvoorbeeld dat in Utrecht raadsleden eerder geneigd zijn niet het woord te voeren op onderwerpen waarin zij expert zijn uit angst voor (de schijn van) belangenverstrengeling) is meegenomen bij het schrijven van de gedragscode. - In januari 2023 is – onder leiding van externe vertrouwenspersoon Corry van Zeeland – met raadsleden gesproken over onderling gedrag en omgang met ongewenst gedrag. Daarbij is de wens geuit een aantal normen voor onderling gedrag in de gedragscode op te nemen als gezamenlijke afspraak. - In mei 2023 is – onder leiding van externe adviseur integriteit Peter Schokker en externe vertrouwenspersoon Corry van Zeeland – met commissieleden gesproken over het voorkomen van belangenverstrengeling en onderlinge omgangsvormen en omgang met ongewenst gedrag. - Op 24 augustus 2023 is een conceptversie van deze gedragscode voorgelegd aan raadsleden tijdens een interne bijeenkomst over werkwijzen van de raad. In deze bijeenkomst zijn raadsleden met elkaar in gesprek gegaan over de aangepaste en aangevulde bepalingen in de concept-gedragscode. Ook na 24 augustus 2023 hebben raads- en commissieleden de gelegenheid gehad om per e-mail nog vragen, opmerkingen of suggesties te sturen over de concept-gedragscode.

- Opmerkingen en suggesties van 24 augustus zijn zo goed mogelijk verwerkt in het huidige voorstel (zie bijlage, waarin alle wijzigingen geel gemarkeerd zijn). De voornaamste aanpassingen zijn: o H1. Verduidelijking bepaling (en toelichting) over het melden van financiële belangen. ▪ Evenals in de gedragscode 2016 en andere actuele gedragscodes bevat de vast te stellen gedragscode de afspraak om mogelijk conflicterende financiële privébelangen openbaar te maken als dit een rol speelt bij besluitvorming. Het gaat daarbij nadrukkelijk om financiële belangen in ondernemingen waarmee de gemeente zakendoet of waarin de gemeente 2

o

o o o

een belang heeft. De bepaling volgt eenzelfde redenering als het opgeven van nevenfuncties: als publieke besluitvorming mogelijk beïnvloed wordt door privébelangen, is het goed als inwoners en deelnemers van het debat daarvan op de hoogte zijn. ▪ De invulling van de begrippen ‘relevant en significant’ is in zijn algemeenheid lastig te geven en is dan ook de verantwoordelijkheid van raadsleden zelf. Bij twijfel kan advies worden gevraagd bij de griffier. H5 (toelichting). Verduidelijking dat de bevoegdheid van de raad om een raadslid op voorstel van de voorzitter de toegang tot de vergadering te ontzeggen, wettelijk gezien beperkt is tot de raadsvergadering. ▪ Indien de raad dit wenst, kan deze bevoegdheid in de Verordening op de raadscommissies van toepassing worden verklaard op de commissievergadering. H5 (toelichting). Toegevoegd is dat raadsleden en commissieleden steun aan elkaar uitspreken bij agressie op sociale media. H6. Wijziging bepaling 6.1 van ‘Eenduidige interpretatie’ naar ‘Gedragscode als leidraad’. H7. Uitbreiding toepasselijkheid naar de voorzitter van de raad, bestuurders van de Rekenkamer Utrecht, het Utrechts Ombudsloket en de referendumcommissie gemeente Utrecht.

De protocollen die voorliggen zijn op de volgende manier tot stand gekomen: - Er is overleg geweest met collega’s van de gemeente Amsterdam en Rotterdam, geput uit bestaande protocollen voor politieke ambtsdragers van andere gemeenten (o.a. Amsterdam, Rotterdam, Eindhoven) en het Handboek Integriteit van het ministerie van Binnenlandse Zaken. - De opmerkingen en suggesties van 24 augustus 2023 zijn verwerkt in het huidige voorstel. Daarbij is met name aangepast: o Uitbreiding toepasselijkheid naar de voorzitter van de raad, bestuurders van de Rekenkamer Utrecht, het Utrechts Ombudsloket en de referendumcommissie gemeente Utrecht. o Bij het protocol vermoeden integriteitsschending zijn toevoegingen gedaan in artikel 3 (wegingskader), artikel 6 (opdrachtbevestiging extern onderzoeksbureau) en artikel 14. o Aan art. 4 lid 1 van het protocol vermoeden integriteitsschending is toegevoegd dat art. 3 lid 2 t/m 6 van overeenkomstige toepassing is. Juridische context Van toepassing is artikel 15 lid 3 Gemeentewet: de raad stelt voor zijn leden een gedragscode vast. De gedragscode bevat een verwijzing naar, of uitwerking van, artikel 13-16, 23, 24, 26, 28, 87-89, 169 en 292 van de Gemeentewet. De gedragscode is een interne regeling, en is daarmee – voor zover het geen uitwerking is van bovengenoemde wetsbepalingen – niet juridisch bindend.

Beslistermijn Er is geen specifieke beslistermijn voorzien. Het is wenselijk de nieuwe gedragscode en protocollen op korte termijn vast te stellen om zo spoedig mogelijk een duidelijk, geactualiseerd handelingsperspectief te bieden voor raads- en commissieleden. Beoogd effect De gedragscode is een interne regeling, en is – voor zover het geen reflectie is van wettelijke bepalingen – niet juridisch bindend. De gedragscode is dan ook bedoeld als leidraad voor het handelen van raadsleden en commissieleden en als startpunt voor het onderlinge gesprek over de inhoud en toepassing van integriteitsnormen en omgangsvormen.

3

De protocollen beogen vooraf duidelijkheid te bieden over de te volgen procedures bij vermoedens van integriteitsschendingen en ervaren ongewenst gedrag. Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad In 2016 is de gedragscode voor het laatst gewijzigd.

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

Argumenten 1.1

1.2

1.3

De ‘Gedragscode voor raadsleden en commissieleden gemeente Utrecht’ vast te stellen.

Met een actuele gedragscode worden raads- en commissieleden optimaal ondersteund bij dilemma’s over integriteit. 1. De gedragscode geldt ook voor commissieleden. 2. De gedragscode is aangepast naar actuele ontwikkelingen in wetgeving, integriteitsbeleid en de Utrechtse praktijk. De vast te stellen gedragscode is op punten uitgebreid en verduidelijkt. 1. De gedragscode vraagt raads- en commissieleden ook toekomstige nevenfuncties bekend te maken. (artikel 1.2) 2. De gedragscode bevat duidelijkere afspraken over het melden van mogelijk conflicterende privébelangen, waaronder ook financiële belangen (artikel 1.3). Zowel de bepaling als de toelichting erop is verduidelijkt t.o.v. 2016. 3. Het geschenkenregister stelt nu transparantie en eigen verantwoordelijkheid centraal, en de afspraak is gelijk getrokken met het accepteren van uitnodigingen voor evenementen of excursies (artikel 2.1). 4. De gedragscode bevat afspraken over omgang met gemeentelijke voorzieningen en informatie (H3 en H4). 5. De gedragscode bevat afspraken over gewenste omgangsvormen in en buiten de raadsvergadering (H5). Deze afspraken zijn een reflectie van het gesprek tussen raadsleden en commissieleden in 2023, aangevuld met bevoegdheden uit het reglement van orde en de gemeentewet.

De gedragscode geldt (met enkele uitzonderingen) ook voor de bestuurders van de Rekenkamer Utrecht, het Utrechts Ombudsloket en de referendumcommissie gemeente Utrecht.

Beslispunt 2

Argumenten 2.1

2.2

Het ‘protocol vermoeden integriteitsschending’ vaststellen.

Het vooraf vaststellen van heldere procedures bij het bestaan van een vermoeden van een integriteitsschending, voorkomt dat procedurele afspraken zelf – ten tijde van een incident - onderwerp van conflict of politiek worden. Het protocol stelt de rollen en bijbehorende beslissingsbevoegdheden vast. Het protocol is erop gericht de rechten van alle belanghebbenden (melder, betrokkene) te beschermen, volgens de principes van onschuldpresumptie, hoor en wederhoor en proportionaliteit.

4

Beslispunt 3

Argumenten 3.1

3.2

3.3 3.4

Het ‘protocol ongewenst gedrag’ vaststellen.

Het vooraf vaststellen van heldere procedures bij ervaren ongewenst gedrag voorkomt dat procedurele afspraken zelf – ten tijde van een incident - onderwerp van conflict of politiek worden. Het protocol stelt de rollen en bijbehorende beslissingsbevoegdheden vast. Het protocol heeft als doel het bespreekbaar maken van het ervaren ongewenste gedrag, en of en hoe een voor beide betrokkenen gewenste situatie kan worden bereikt. Het protocol is erop gericht de rechten van alle betrokkenen te beschermen. Het protocol bevat een ‘escalatieladder’ waarbij de stappen aansluiten bij de ernst van de situatie.

Financiën Dit voorstel heeft geen financiële consequenties.

Vervolg Nadat de raad de gedragscode heeft vastgesteld wordt deze gepubliceerd in het Gemeenteblad op overheid.nl en treden de nieuwe gedragscode en protocollen in werking.

Participatie Over dit voorstel heeft geen participatie plaatsgevonden.

Communicatie Naast publicatie op overheid.nl wordt de gedragscode ook op de website van de gemeenteraad gepubliceerd. De protocollen worden verspreid onder de belanghebbenden zoals genoemd in artikel 1 van de protocollen.

Referendabel De Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht is niet van toepassing omdat dit een raadsvoorstel betreft over het interne functioneren en werkwijze van de raad, commissies, rekenkamer en ombudsloket, alsmede alle daarmee samenhangende reglementen en verordeningen (art 1:2 lid 2 sub o).

Bijlagen Ter vaststelling: - Gedragscode voor raadsleden en commissieleden gemeente Utrecht - Protocol vermoeden integriteitsschending - Protocol ongewenst gedrag Ter informatie: - Gedragscode voor raadsleden en commissieleden gemeente Utrecht (geel gemarkeerd zijn de wijzigingen sinds 24 augustus 2023)

5

Protocol vermoeden integriteitsschending Het voorliggende protocol geeft duidelijkheid over het proces wanneer melding wordt gedaan van een vermoeden van een integriteitsschending door raadsleden, commissieleden, de voorzitter van de raad, de bestuurders van de Rekenkamer, de bestuurders van het Utrechts Ombudsloket en de bestuurders van de Referendumcommissie. Daarnaast geeft het duidelijkheid over ieders rol daarin. Ook wordt met de regeling rekenschap gegeven van de geldende principes van proportionaliteit, hoor en wederhoor. Wordt getwijfeld of dit protocol of het protocol ongewenst gedrag moet worden gevolgd, dan kan daarover advies worden ingewonnen bij bijvoorbeeld de griffier, de vertrouwenspersoon, de adviseur integriteit of de coördinator integriteit. Wanneer een vermoeden van een integriteitsschending wordt gemeld dat voldoende concreet is, kan daar een vooronderzoek naar worden ingesteld. Op grond van de uitkomsten hiervan kan een afweging plaatsvinden of een integriteitsonderzoek gerechtvaardigd is. Een integriteitsonderzoek is bedoeld om met gebruikmaking van verschillende onderzoeksmethoden de feiten over het vermeende niet-integer handelen te achterhalen. Artikel 1 Reikwijdte en begripsbepalingen 1. Deze regeling geldt voor raadsleden, commissieleden (ex. art.

82 Gemeentewet), de bestuurders van de Rekenkamer, de bestuurders van het Utrechts Ombudsloket en de bestuurders van de Referendumcommissie. 2. In deze regeling wordt verstaan onder: • Gedragscode: Gedragscode voor raadsleden, commissieleden (ex. art. 82 Gemeentewet), de bestuurders van de Rekenkamer, de bestuurders van het Utrechts Ombudsloket en de bestuurders van de Referendumcommissie gemeente Utrecht 2023. • Melder: eenieder die melding doet van een vermoeden van een integriteitsschending waarbij een raadslid, een commissielid (ex. art. 82 Gemeentewet), de voorzitter van de raad, een bestuurder van de Rekenkamer, een bestuurder van het Utrechts Ombudsloket en een bestuurder van de Referendumcommissie gemeente Utrecht 2023 is betrokken. • Betrokkene: het raadslid, het commissielid (ex. art. 82 Gemeentewet), de voorzitter van de raad, de bestuurder van de Rekenkamer, de bestuurder van het Utrechts Ombudsloket en de bestuurder van de Referendumcommissie over wie de melding is gedaan. • Het dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de raad. • Adviseur integriteit: de door de raad aangestelde (externe) adviseur integriteit • Vertrouwenspersoon: de persoon die door de gemeente is benoemd als (externe) vertrouwenspersoon of een persoon die door melder of betrokkene is gevraagd op te treden als vertrouwenspersoon. 3.

In het geval de melding is gedaan door of over de voorzitter van de raad of in het geval de melding is gedaan door de griffier, dan worden hun werkzaamheden zoals omschreven in dit artikel uitgevoerd door hun plaatsvervangers. Artikel 2 Het inwinnen van advies 1. Als raadsleden, commissieleden (ex. art. 82 Gemeentewet),de voorzitter van de raad, bestuurders van de Rekenkamer, bestuurders van het Utrechts Ombudsloket of bestuurders van de Referendumcommissie twijfelen over een aangelegenheid die betrekking heeft op de integriteit van henzelf of van een collega kunnen zij advies vragen aan de voorzitter van de raad en de griffier, die hen, indien de kwestie daartoe aanleiding geeft en als zij daarmee instemmen, doorverwijst naar de adviseur integriteit. 2. Het advies van de adviseur integriteit is bestemd voor intern gebruik en wordt niet openbaar gepubliceerd. Indien de adviseur integriteit op verzoek wordt ingeschakeld, en openbaarheid van het advies is gewenst door de verzoeker, dient dit voorafgaand aan de opdrachtverlening te worden

1

aangegeven. In dat geval zal de adviseur integriteit ook gevraagd worden om een openbare versie van het advies op te stellen. Artikel 3 Melden vermoeden integriteitsschending 1. Meldingen over een vermoeden van een integriteitschending kunnen door eenieder schriftelijk bij de voorzitter van de raad en de griffier worden gedaan. In de melding worden zoveel als mogelijk de feiten en omstandigheden toegelicht waarop het vermoeden van de schending is gebaseerd. De griffier bevestigt schriftelijk de ontvangst van de melding aan de melder. 2. De griffier informeert het dagelijks bestuur van de raad over de melding, tenzij de voorzitter van de raad van oordeel is dat zwaarwegende belangen zich daartegen verzetten 3. Anonieme meldingen worden in beginsel niet behandeld, tenzij de ernst van de melding dit vereist en voldoende aanknopingspunten biedt voor een vooronderzoek. 4. De voorzitter van de raad doet een eerste beoordeling van de integriteitsmelding. Hij laat zich hierbij adviseren door de (externe) adviseur integriteit. 5. De voorzitter van de raad kan besluiten geen vooronderzoek in te stellen, wanneer: a. Uit de beschikbare informatie geen concreet vermoeden van een integriteitsschending blijkt; b. Blijkt dat de melding onvoldoende betrouwbaar is; c.

In redelijkheid de melding niet te onderzoeken is, bijvoorbeeld omdat het vermeende feit te lang geleden heeft plaatsgevonden; d. Een integriteitsonderzoek in redelijkheid niet het aangewezen middel is om de melding te adresseren; e. Een integriteitsonderzoek disproportioneel is in verhouding tot de aard en omvang van de melding. Bij deze afweging kunnen eveneens de volgende aspecten een rol spelen: de aard van het feit, de ontvankelijkheid, de ernst van de zaak, de valideerbaarheid, de bron, degene op wie de melding betrekking heeft, de waarschijnlijkheid en de actualiteit. 6. Wanneer wordt besloten geen vooronderzoek in te stellen, worden de melder, degene over wie de melding is gedaan, de griffier en het dagelijks bestuur binnen een redelijke termijn in kennis gesteld. Artikel 4 Vooronderzoek 1. Indien er sprake is van een concreet vermoeden van een integriteitsschending, dan kan de voorzitter van de raad, hetzij op grond van een melding, hetzij uit eigen beweging op grond van andere signalen, een vooronderzoek instellen. In het laatste geval is artikel 3 lid 2 t/m 6 eveneens van overeenkomstige toepassing. 2. Voordat het vooronderzoek start, tenzij het onderzoeksbelang zich hiertegen verzet, informeert de griffier de betrokkene tegen wie het vooronderzoek zich richt en het dagelijks bestuur. Daarbij benoemt de griffier ook de aard en het doel van het vooronderzoek. 3.

Het vooronderzoek vindt plaats op een door de voorzitter van de raad te bepalen wijze. In het kader van het vooronderzoek kan informatie worden veiliggesteld en geanalyseerd. Indien personen worden gehoord, dan zijn de bepalingen van artikel 7 lid 3 en 4 van overeenkomstige toepassing. 4. De voorzitter van de raad kan twee of meer personen aanwijzen die in zijn opdracht het vooronderzoek uitvoeren. 5. De uitkomsten uit het vooronderzoek stellen de voorzitter van de raad in staat om af te wegen of de bij hem bekend geworden informatie voldoende aanleiding geeft om een integriteitsonderzoek te verrichten. Hij laat zich hierbij adviseren door de (externe) adviseur integriteit. 6. Indien het vooronderzoek geen concrete aanwijzingen oplevert voor mogelijk niet-integer handelen, of als er overeenkomstig met artikel 3 lid 5 gronden zijn om geen nader onderzoek in te stellen, dan kan de voorzitter van de raad het vooronderzoek sluiten. De griffier informeert de betrokkene over dit besluit en de conclusie van het vooronderzoek. De melder kan eveneens van dit besluit door de griffier in kennis worden gesteld. 7. Indien uit het vooronderzoek voldoende duidelijk blijkt dat alle feiten en omstandigheden voldoende vaststaan, de betrokkene over wie de melding gaat is gehoord, en tot het oordeel kan worden

2

gekomen er sprake is van een integriteitsschending, dan zal de voorzitter van de raad een rapport van de bevindingen op laten maken en het vooronderzoek sluiten. 8. De griffier informeert de betrokkene en het dagelijks bestuur over het besluit het vooronderzoek te sluiten. De artikelen 8 lid 2 en 3, 9 en 10 zijn van overeenkomstige toepassing. 9. Indien het onderzoeksbelang zich hiertegen verzet, kan de kennisgeving aan de betrokkene en/of aan het dagelijks bestuur worden opgeschort. Artikel 5 Het integriteitsonderzoek 1. Als het vooronderzoek concrete aanwijzingen oplevert voor vermeend niet-integer handelen van de betrokkene, en nader onderzoek noodzakelijk is, dan stelt de voorzitter van de raad een integriteitsonderzoek in. 2. Een integriteitsonderzoek is bedoeld om met gebruikmaking van verschillende onderzoeksmethoden de feiten over het vermeende niet-integer handelen te achterhalen. 3. Voordat het integriteitsonderzoek start, informeert de voorzitter van de raad de betrokkene tegen wie het onderzoek zich richt en het dagelijks bestuur van betrokkene. Daarbij benoemt hij ook de aard en het doel van het integriteitsonderzoek. 4. Indien het onderzoeksbelang zich hiertegen verzet, kan de kennisgeving aan de betrokkene en/of aan het dagelijks bestuur worden opgeschort. 5.

De betrokkene kan besluiten, gezien de aard van het vermeend niet integer handelen, zijn functie tijdelijk niet uit te oefenen. Artikel 6 Extern onderzoek 1. De voorzitter van de raad geeft opdracht aan een extern bureau om het onderzoek zoals bedoeld in artikel 5 uit te voeren. 2. De opdrachtbevestiging van een extern bureau bevat in ieder geval de volgende onderwerpen: a. De aanleiding; b. Een duidelijk omschreven doelstelling; c. De onderzoeksvragen; d. De vermoedelijke duur van het onderzoek; e. De informatieverstrekking; f. De met het onderzoek gemoeide kosten; g. Afspraken over het gebruik van de in te zetten onderzoeksmethoden; h. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden; i. De fasering van het onderzoek; j. De rechten en plichten van de personen die bij het onderzoek betrokken zijn; k. Afspraken over het voorleggen van de bevindingen aan de betrokkene en het vastleggen van diens reactie daarop (hoor en wederhoor); l. Afspraken over vertrouwelijkheid en verplichting tot geheimhouding van het onderzoeksrapport en de daaraan verbonden stukken; m. Afspraken over de communicatie tijdens het onderzoek; n. Afspraken over de regie op het onderzoek; o. Afspraken over eigendom van het onderzoeksrapport en de bevoegdheid tot gebruik daarvan in onder meer juridische procedures. Artikel 7 Hoorplicht 1.

Gedurende het onderzoek worden de betrokkene en eventuele andere personen gehoord. 2. Het horen gebeurt door medewerkers van het daartoe aangewezen externe bureau. 3. Voordat het gesprek plaatsvindt stelt de griffier de betrokkene en overige te horen personen op de hoogte van de aard en het doel van het gesprek en van het recht zich te laten bijstaan door een raadsman of een vertrouwenspersoon. 4. Van het hoorgesprek wordt een gespreksverslag gemaakt. Na het gesprek wordt de gehoorde persoon in de gelegenheid gesteld te reageren op het gespreksverslag. Deze reactie wordt als bijlage bij het gespreksverslag gevoegd. 3

Artikel 8 Onderzoeksrapport 1. De voorzitter van de raad laat door het externe bureau een onderzoeksrapport opstellen waarin het bureau alle bevindingen neerlegt. 2. In het onderzoeksrapport komen in ieder geval de volgende aspecten aan de orde: a. De aanleiding van het onderzoek en de onderzoeksopdracht met eventuele uitbreidingen, mocht dit tijdens het onderzoek noodzakelijk zijn gebleken; b. De gebruikte onderzoeksmethoden, waarbij helder naar voren wordt gebracht wat de uitgangspunten voor het onderzoek geweest zijn en welke feiten en omstandigheden hierbij een rol hebben gespeeld; c. Relevante regelgeving; d. De bevindingen en een analyse van de bevindingen. 3. Daarnaast wordt in het onderzoeksrapport een professioneel onderbouwd oordeel gegeven of en in hoeverre de betrokkene niet integer heeft gehandeld. Artikel 9 Reactie betrokkene op onderzoeksrapport 1. Door het aanbieden van het concept-onderzoeksrapport wordt de betrokkene in de gelegenheid gesteld zich een oordeel te vormen over de bevindingen van het onderzoek, tenzij zwaarwegende belangen zich hiertegen verzetten. 2. De betrokkene kan gedurende een termijn van vier weken schriftelijk reageren op het onderzoeksrapport. 3. De voorzitter van de raad kan deze termijn eenmaal verlengen. 4. De betrokkene kan zich hierin laten bijstaan door een raadsman of een vertrouwenspersoon. 5.

De voorzitter van de raad beoordeelt de reactie van de betrokkene wanneer deze aanpassing van het rapport wenst, en besluit of en op welke wijze het onderzoeksrapport wordt aangepast. De reactie van de betrokkene op de onderzoeksbevindingen wordt als bijlage opgenomen bij het onderzoeksrapport. Artikel 10 Bespreking onderzoeksresultaten 1. De voorzitter van de raad bespreekt de resultaten van het onderzoek in het dagelijks bestuur. 2. Mede op basis van de onderzoeksresultaten en het dagelijks bestuur gehoord hebbende, besluit de voorzitter van de raad of en op welke wijze de onderzoeksresultaten gedeeld worden met de raad. Dit besluit wordt door de voorzitter van de raad gemotiveerd. 3. De betrokkene is zelf verantwoordelijk voor de gevolgen van de uitkomsten van het onderzoek en neemt (al dan niet in overleg met de fractie waartoe de betrokkene behoort) de consequenties die het geraden acht. Artikel 11 Communicatie 1. De voorzitter van de raad draagt zorg voor de interne en externe communicatie. 2. Voor de interne en externe communicatie worden de verschillende belangen, onder meer het belang van het onderzoek, het belang van het beschermen van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene en het belang van transparantie, nauwkeurig afgewogen. Artikel 12 Aangifte 1.

Als er op enig moment een vermoeden is van een strafbaar feit kan de voorzitter van de raad na overleg met het dagelijks bestuur aangifte doen bij de politie. De voorzitter van de raad informeert de raad over de aangifte, tenzij het OM aangeeft dat dat in het kader van het onderzoek (nog) niet wenselijk is. 2. Vanaf dat moment wordt alle beschikbare informatie voorgelegd aan de met opsporing belaste instantie. 3. Het bestaan van een strafrechtelijk onderzoek naar een strafbaar feit laat onverlet dat de voorzitter van de raad een vooronderzoek of integriteitsonderzoek kan instellen of een civielrechtelijke procedure tegen de betrokkene kan instellen. 4

Artikel 13 Vermoeden opzettelijk valse beschuldiging 1. Als er op enig moment een vermoeden is van een opzettelijke valse beschuldiging doet de voorzitter van de raad, indien naar zijn oordeel sprake is van een strafbaar feit, aangifte bij de politie. 2. De gemeente kan bij een vermoeden van een opzettelijke valse beschuldiging de betreffende melder aansprakelijk stellen voor eventuele door de gemeente geleden schade. Artikel 14 Archivering 1. De griffier draagt er zorg voor dat de melding, het rapport van het (voor)onderzoek en de overige onderzoeksdocumenten in een verzegelde envelop worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats, aangewezen door de gemeenteraad op grond van artikel 31 van de Archiefwet. 2. Deze documenten worden als ‘geheim’ gerubriceerd.

5

Protocol ongewenst gedrag Artikel 1 Reikwijdte en begripsbepaling 1. Dit protocol geldt voor ervaren ongewenst gedrag van raadsleden, commissieleden ex. art. 82 Gemeentewet, de voorzitter van de raad, de bestuurders van de Rekenkamer, de bestuurders van het Utrechts Ombudsloket en de bestuurders van de Referendumcommissie jegens raadsleden, commissieleden ex. art. 82 Gemeentewet, de voorzitter van de raad, bestuurders van de Rekenkamer, bestuurders van het Utrechts Ombudsloket, bestuurders van de Referendumcommissie, de griffier, de gemeentesecretaris en ambtenaren. 2. In deze regeling wordt verstaan onder: A. Gedragscode: Gedragscode voor raadsleden en commissieleden gemeente Utrecht B. Ervaren ongewenst gedrag: het gedrag zoals omschreven in artikel 5.1.1 van de gedragscode, dat als ongewenst ervaren is, maar waarvan niet is vastgesteld dat er daadwerkelijk sprake is van ongewenst gedrag. C. Betrokkene: het raadslid, het commissielid ex. art. 82 Gemeentewet, de voorzitter van de raad, de bestuurder van de Rekenkamer, de bestuurder van het Utrechts Ombudsloket en de bestuurder van de Referendumcommissie van wie gedrag als ongewenst wordt ervaren. D. Ambtenaar: medewerker in dienst van de gemeente Utrecht, hieronder zijn ook begrepen: ingehuurde medewerkers, uitzendkrachten en stagiairs werkzaam voor de gemeente Utrecht. E.

Vertrouwenspersoon: de persoon die door de gemeente is benoemd als (externe) vertrouwenspersoon of de persoon die door de persoon die ongewenst gedrag heeft ervaren of door het raadslid waarvan het gedrag als ongewenst is ervaren, gevraagd is op te treden als vertrouwenspersoon. Artikel 2 Ervaren ongewenst gedrag 1. De persoon die ongewenst gedrag ervaart of heeft ervaren kan zich wenden tot de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor, adviseert en ondersteunt. 2. Wenst de persoon bemiddeling met de betrokkene wiens gedrag als ongewenst ervaren is, dan kan deze persoon zich tot de griffier wenden met het verzoek tot bemiddeling. 3. De griffier informeert de betrokkene over het verzoek tot bemiddeling. Als deze instemt met het verzoek tot bemiddeling, organiseert de griffier de bemiddeling. 4. De bemiddeling vindt plaats onder leiding van de voorzitter van de raad, of kan met instemming van de persoon die ongewenst gedrag ervaart of heeft ervaren en de betrokkene wiens gedrag als ongewenst ervaren is plaatsvinden onder leiding van een externe adviseur, zoals een mediator. Beiden kunnen zich hierbij laten bijstaan door een vertrouwenspersoon. 5. Het doel van deze bemiddeling is het bespreekbaar maken van het ervaren ongewenste gedrag, en of en hoe een voor beiden gewenste situatie kan worden bereikt.

Het doel van de bemiddeling is niet om vast te stellen of daadwerkelijk sprake is van ongewenst gedrag. 6. Biedt deze bemiddeling geen oplossing of wordt door één van beide personen een andere afhandeling gewenst, dan kan het ervaren ongewenste gedrag aanhangig worden gemaakt bij een door beide personen geaccepteerd gezaghebbend persoon, die om een beoordeling wordt gevraagd. Beide personen zijn daarbij bereid zich aan deze beoordeling te committeren. Als geen overeenstemming wordt bereikt over de te consulteren persoon, dan kan de voorzitter van de raad een persoon aanwijzen. 7. De griffier draagt zorg voor de schriftelijke vastlegging van de melding, het verloop van het proces op hoofdlijnen, de uitkomst en afronding daarvan. De griffier kan de fractievoorzitters op de hoogte stellen van de afronding van de kwestie. 8. De persoon die het gedrag als ongewenst ervaart of heeft ervaren kan daarvan eveneens melding doen ingevolge het protocol melding vermoeden integriteitsschending. 9. In het geval de voorzitter van de raad of de griffier het ongewenste gedrag hebben ervaren of in het geval een persoon ongewenst gedrag door de voorzitter van de raad heeft ervaren, dan

worden hun werkzaamheden zoals omschreven in dit artikel uitgevoerd door hun plaatsvervangers. 10. In de Jaarrapportage Integriteit worden het aantal en de aard van de aanhangig gemaakte kwesties van ervaren ongewenst gedrag van raadsleden opgenomen.

2023

GEDRAGSCODE VOOR RAADSLEDEN EN COMMISSIELEDEN

INHOUDSOPGAVE Voorwoord

3

Inleiding

4

Utrechtse waarden

5

1. Het voorkomen van belangenverstrengeling

6

2. Geschenken en uitnodigingen

10

3. Gemeentelijke voorzieningen

12

4. Omgang met informatie

13

5. Omgangsvormen

15

6. Overige afspraken

18

7. Tot slot

20

2

VOORWOORD Geacht raadslid, Deze gedragscode is het resultaat van een proces waar we al een tijd mee bezig zijn, namelijk de aanscherping van ons integriteitsbeleid. In feite voert dit dertig jaar terug toen Ien Dales haar beroemde speech ‘Een beetje integriteit bestaat niet’ hield, waarmee het begrip integriteit een zelfstandige betekenis kreeg. Ien Dales wees op het risico van bezoedeling van de ambtelijke en politieke reputatie, de aantasting van de integriteit en de ondermijning van de democratische rechtsstaat.

Vanuit democratisch oogpunt is het van een niet te onderschatten belang dat wij ons werk op een integere en transparante manier doen. Ik vind het belangrijk dat we hier regelmatig het gesprek met elkaar over voeren. Weet mij, de griffier en uw collega’s te vinden als u een dilemma ervaart. Met elkaar maken en houden we integriteit bespreekbaar.

Nog altijd is dit een actueel en belangrijk onderwerp. Onze democratische rechtsstaat kan niet zonder een goed functionerend openbaar bestuur. En ambtenaren, bestuurders en volksvertegenwoordigers spelen hierbij een belangrijke rol. Mensen moeten erop kunnen vertrouwen dat de overheid eerlijk en betrouwbaar is.

Sharon Dijksma burgemeester en voorzitter van de raad

Ik wens u met dit alles heel veel succes en wijsheid toe. Deze gedragscode geeft daarbij houvast.

Deze opdracht is des te urgenter nu we zien dat bij een deel van de Nederlanders het vertrouwen in politici en ambtenaren is afgenomen. Onlangs kwam bijvoorbeeld nog het bericht naar buiten dat het vertrouwen in de Tweede Kamer in tien jaar tijd niet zo laag is geweest als nu. Dat bleek uit onderzoek van het CBS. Ook het vertrouwen in politici in het algemeen laat volgens het CBS een dalende trend zien. Maar wat is integriteit nou precies en hoe geef je er vorm aan? Wat mij betreft gaat integer handelen veel verder dan alleen het volgen van een aantal regels. Het is een houding waarbij je er constant van bewust bent dat je als volksvertegenwoordiger het algemeen belang dient. We zijn er voor álle Utrechters. 3

INLEIDING Goed bestuur is integer bestuur. Zonder integer bestuur zal het vertrouwen in de democratische rechtsstaat ondermijnd raken en het draagvlak voor de naleving van wetten en regels verdwijnen.

De wettelijke grondslag voor deze gedragscode is artikel 15 lid 3 Gemeentewet. Het rechtskarakter van de gedragscode is dat van een interne regeling. Dat wil niet zeggen dat de gedragscode vrijblijvend is. Raadsleden kunnen op correcte naleving worden aangesproken en zij dienen zich over de naleving ervan te verantwoorden naar elkaar, naar de voorzitter van de raad en naar inwoners van de gemeente Utrecht.

Integriteit van raadsleden verwijst naar de zorgvuldigheid die zij moeten betrachten bij het invullen van hun rol in de democratische rechtsstaat. Vertrekpunt daarbij is de eed of belofte die raads- en commissieleden* bij hun benoeming afleggen. Daarin verklaren raadsleden hun plichten “naar eer en geweten” te zullen vervullen.

Om die reden heeft de Utrechtse raad ook handelingsprotocollen opgesteld, waarin staat hoe te handelen bij twijfel of vermoedens van integriteitsschendingen en wat je kan doen als je ongewenst gedrag ervaart. Deze handelingsprotocollen worden tegelijkertijd met de gedragscode door de raad vastgesteld.

Deze gedragscode helpt raadsleden invulling te geven aan deze woorden. Ze bevat een nadere invulling en concretisering van de wettelijke regels. Daarnaast bevat ze kernbegrippen en onderlinge afspraken die bedoeld zijn als houvast en toetssteen. Zo vormt de gedragscode een beoordelingskader bij twijfel, vragen en discussies.

Uiteindelijk geldt: integriteit moet je doen. Een integriteitsbeleid dat alleen op papier bestaat is een dode letter. Daarom is het goed als het handelen van raadsleden regelmatig onderwerp van gesprek is, juist ook onderling. Deze gedragscode biedt daar een kader voor, en is daarmee het startpunt van een integere raad.

De gedragscode bevat ook afspraken over gewenste onderlinge omgangsvormen. Een respectvolle omgang tussen raadsleden, collegeleden en ambtenaren, met behoud van eigen politieke inhoud en stijl, is immers niet alleen gewenst op individueel niveau, maar ook een voorwaarde voor het optimaal functioneren van de raad als democratisch orgaan. Daarnaast is het van groot belang voor het vertrouwen van inwoners in de Utrechtse democratie.

*Deze gedragscode heeft betrekking op raadsleden en op commissieleden van Utrecht. Waar raadslid staat wordt ook commissielid bedoeld, tenzij anders aangegeven.

4

UTRECHTSE WAARDEN

VERANTWOORDELIJKHEID

MEER DAN REGELS

Met macht komt verantwoordelijkheid. Raadsleden zijn in de eerste plaats zelf verantwoordelijk voor hun doen en laten. Zij erkennen echter ook dat hun positie in onze democratische rechtsstaat met zich meebrengt dat zij bereid zijn over hun handelen verantwoording af te leggen, naar elkaar en naar de inwoners toe. Bij hun handelen stellen zij de kwaliteit van het openbaar bestuur centraal.

Integriteit is meer dan het respecteren van de juridische kaders. Het is ook belangrijk dat raadsleden aan de buitenwereld kunnen uitleggen waarom zij tot keuzes komen. Raadsleden zijn zich bewust van het feit dat hun handelen binnen en buiten de raad van invloed is op hoe inwoners en bedrijven naar de gemeente kijken en daarmee van invloed is op het vertrouwen in de gemeente. Schending van integriteitsnormen of publieke discussie daarover doen afbreuk aan individu, partij en collectief.

OPENHEID Raadsleden handelen transparant en leggen over hun handelen proactief verantwoording af. Bij twijfel over wat juist is om te doen, zijn zij open en bespreken zij dilemma's.

VERTROUWEN Raadsleden vertrouwen erop dat collegaraadsleden, ieder vanuit hun eigen achtergrond en visie, het belang van Utrecht vooropstellen. We hebben afgesproken het ambt van raadslid te vervullen met respect voor elkaar, de leden van het college, de ambtenaren en de inwoners van Utrecht te vervullen. Dit respect en onderling vertrouwen wordt niet lichtzinnig geschaad.

5

1. HET VOORKOMEN VAN BELANGENVERSTRENGELING

Raadsleden hebben de democratische plicht deel te nemen aan beraadslaging en stemming en staan als volksvertegenwoordigers tegelijk midden in de maatschappij. Daarbij houden zij altijd het algemeen belang voor ogen en gaan zij actief en uit zichzelf belangenverstrengeling tegen. Zij mogen hun invloed en stem niet gebruiken om een persoonlijk belang veilig te stellen van zichzelf, een ander, of een organisatie waarmee zij een persoonlijke betrokkenheid hebben.

ARTIKEL 1.1 ONTHOUDEN DEELNAME BERAADSLAGING EN STEMMING

Als zij gedurende het raadslidmaatschap nieuwe functies aanvaarden of de omstandigheden met betrekking tot bestaande functies wijzigen, wordt de informatie die hierop betrekking heeft direct aangeleverd bij de griffier. Ook toekomstige functies worden gemeld, op het moment dat het raadslid er kennis van heeft. 2. De informatie betreft in ieder geval: a. de omschrijving van de functie; b. de organisatie waarvoor de functie wordt verricht; c. per wanneer de functie wordt verricht; d. of het al dan niet een functie betreft die voortvloeit uit het raadslidmaatschap; en e. of de functie bezoldigd of onbezoldigd is. 3. De griffier legt hiervoor een register aan en beheert dit register. Het register is openbaar en via internet beschikbaar.

1. Raadsleden onthouden zich van deelname aan de beraadslaging en stemming als er sprake is van een situatie van strijd met artikel 28 Gemeentewet. 2. Als raadsleden ingevolge het eerste lid niet deelnemen aan de beraadslaging en de stemming, melden zij dit voorafgaand aan de behandeling van het agendapunt aan de voorzitter en vermelden zij op welke wijze de besluitvorming hun in het bijzonder aangaat. Raadsleden beïnvloeden de besluitvorming in dat geval ook niet op andere manieren. ARTIKEL 1.2 MELDEN VAN FUNCTIES NAAST HET RAADSLIDMAATSCHAP 1. Raadsleden leveren de griffier bij aanvang van het raadslidmaatschap de informatie aan over functies die zij bekleden, die op grond van artikel 12 Gemeentewet openbaar gemaakt moeten worden.

6

ARTIKEL 1.3 MELDEN VAN FINANCIËLE BELANGEN 1. Raadsleden doen bij de griffier opgaaf van hun relevante en significante financiële belangen (zoals aandelen, opties en derivaten) in ondernemingen waarmee de gemeente zakendoet of waarin de gemeente een belang heeft. Ook een tijdens het raadslidmaatschap ontstaan financieel belang dient opgegeven te worden. 2. De informatie betreft in ieder geval: a. een omschrijving van het belang (aard en omvang); b. de organisatie waarin het financiële belang bestaat; c. de aanvangsdatum van het financiële belang. 3. De griffier legt hiervoor een register aan en beheert dit register. Het register is openbaar en via internet beschikbaar.

ARTIKEL 1.4 AFSPRAKEN BIJ VERBODEN HANDELINGEN EN VERBODEN OVEREENKOMSTEN 1. Raadsleden die voornemens zijn een handeling te verrichten of een overeenkomst aan te gaan als mogelijk bedoeld in artikel 15 lid 1 Gemeentewet, kunnen daarover advies vragen aan de griffier. 2. Als het raadslid het nodig acht ontheffing te vragen als bedoeld in artikel 15 lid 2 Gemeentewet, dan ondersteunt de griffier bij het aanvragen van de ontheffing. 3. Artikel 15 lid 1 en lid 2 Gemeentewet is ook van toepassing op commissieleden, met dien verstande dat de ontheffing als bedoeld in lid 2 van artikel 15 wordt gevraagd aan het dagelijks bestuur van de raad.

WETTELIJK KADER Artikel 12 Gemeentewet (functies naast het raadslidmaatschap) Artikel 13 Gemeentewet (onverenigbare functies) Artikel 15 Gemeentewet (verboden handelingen en overeenkomsten) Artikel 28 Gemeentewet (onthouden deelname aan beraadslaging en stemming)

7

TOELICHTING Bij veel besluiten die de gemeenteraad neemt, kan direct of indirect een persoonlijk belang van raadsleden in het geding zijn. Dat is inherent aan wonen, werken en recreëren in Utrecht. Een persoonlijk belang hebben bij besluiten is op zichzelf niet doorslaggevend bij de vraag of sprake is van belangenverstrengeling. Een raadslid dient zich volgens de wet alleen van beraadslaging en stemming te onthouden als hij - naast een persoonlijk belang - ook een onmiddellijk of actueel belang bij een aangelegenheid heeft.

ruimtelijke plannen waarvan je zelf als inwoner initiatiefnemer bent of het financieel ondersteunen van de culturele instelling waar je zelf in het bestuur zit. “Middellijk” Overigens moet je je ook van beraadslagen en meestemmen onthouden als het persoonlijk belang van bloedof aanverwanten of een andere intensieve persoonlijke relatie in het geding is. Meer dan regels Naast de juridische kaders, waarbinnen zoals hierboven beschreven, niet snel sprake is van belangenverstrengeling, speelt ook de buitenwereld een rol. Die kijkt vaak kritisch mee. Het is belangrijk dat raadsleden aan inwoners en media kunnen uitleggen dat hun persoonlijk belang geen invloed heeft op de besluitvorming. Publieke discussie hierover kan immers afbreuk doen aan het vertrouwen in een raadslid en de gemeente.

Of daar sprake van is, hangt in de eerste plaats af van de aard van het te nemen besluit. Gaat het om iets algemeens, wat gevolgen heeft voor een grote kring van betrokkenen, dan staat het raadsleden vrij om daarover mee te praten en te stemmen – zolang zij daarbij maar het algemeen belang voor ogen blijft houden. Voorbeeld Ben je bijvoorbeeld onderwijzer op een Utrechtse school en staat scholenbeleid op de agenda van de raad, dan is jouw kennis en ervaring wellicht juist wel van belang om tot goede besluitvorming te komen. Moet een besluit worden genomen over ontsluiting van de wijk waar je woont en rekenen inwoners erop dat jij hun standpunt naar voren brengt, dan ben je ook vrij om daarover je inbreng te hebben. Deze voorbeelden gaan over gezondheid, leefbaarheid en bereikbaarheid en veel minder over persoonlijke belangen die in het spel zijn.

In de Utrechtse praktijk blijkt dat raadsleden snel de neiging hebben zich te onthouden van beraadslaging over onderwerpen waar ze in hun persoonlijk leven mee te maken hebben, om zo elke schijn van belangenverstrengeling te voorkomen. Daartegenover staat dat juíst als raadsleden midden in de maatschappij staan en veel weten van een onderwerp, zij hun rol en plicht als volksvertegenwoordiger goed kunnen vervullen. Te voorzichtig zijn is daarom ook niet wenselijk. Uiteindelijk maakt het raadslid zelf altijd de afweging of het zich dient te onthouden van een stemming of beraadslaging. Twijfel je? Bespreek het dan met de griffier en vraag advies.

Alleen in bijzondere gevallen, wanneer de besluitvorming vooral over jouw belang gaat of over de organisatie waarvan je bestuurder bent (en dus ook formeel een verantwoordelijkheid hebt), is het op grond van artikel 28 Gemeentewet niet toegestaan om deel te nemen aan de beraadslaging en de stemming. Denk dan bijvoorbeeld aan

8

Transparantie Om discussie te voorkomen hebben we als Utrechtse raad afgesproken steeds proactief transparant te maken in hoeverre bepaalde besluiten jou ook persoonlijk aangaan, welke financiële belangen mogelijk meespelen en wat jouw nevenfuncties zijn (artikel 12 Gemeentewet). Ook toekomstige nevenfuncties die bij jou al bekend zijn (over zes maanden word je voorzitter van de Fietsersbond, of penningmeester bij de tennisclub), meld je in het register. Zo zijn we open over toekomstige privébelangen die nu al een rol kunnen spelen bij publieke besluiten. Melden financiële belangen Belangenverstrengeling ligt ook op de loer als je financiële belangen hebt bij een organisatie of onderneming die een relatie met de gemeente heeft of kan krijgen, en waarover de gemeente besluiten neemt. Voorbeelden zijn besluiten over bestemmingsplannen, aanbestedingen, subsidieverstrekking, verlenen van adviesen onderzoeksopdrachten. In dat geval is het goed melding te maken van jouw financiële belangen - of die van je partner of een intensieve persoonlijke relatie.

Verboden handelingen en overeenkomsten Tot slot bevat de gedragscode ook afspraken die betrekking hebben op artikel 15 Gemeentewet. Daarin staan handelingen en overeenkomsten die raadsleden niet mogen verrichten of aangaan. Het gaat dan met name om situaties waarin je wederpartij bent en dus tegenover de gemeente komt te staan. Denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin de stichting waarvan je voorzitter bent, een pand wil kopen of huren van de gemeente. Of de situatie waarin je als consultant of leverancier door Utrecht zou worden ingeschakeld. In sommige gevallen is een ontheffing mogelijk. In andere gevallen werpt artikel 15 geen belemmeringen op: bijvoorbeeld als je als inwoner zelf bezwaar hebt tegen een besluit van de gemeente. Omdat er veel uitzonderingen en nuances zijn, maar de sanctie op overtreding zwaar is (raadsleden kunnen hun raadslidmaatschap verliezen) willen we hier zorgvuldig mee omgaan. De afspraak is om bij twijfel advies in te winnen bij de griffier.

Het begrip ‘financieel belang’ moet ruim worden opgevat. Een deelneming in een bedrijf of onderneming valt hieronder, maar ook het bezit van effecten, bouwgrond, onroerend goed. Zulke financiële belangen kunnen een rol gaan spelen bij afwegingen die je maakt over bijvoorbeeld bestemmingsplannen of grondverkopen. Ook negatieve financiële belangen, zoals schulden uit hypothecaire vorderingen, kunnen relevant zijn.

9

2. GESCHENKEN EN UITNODIGINGEN

Raadsleden mogen hun invloed en stem niet laten kopen of beïnvloeden door gekregen of in het vooruitzicht gesteld geld, goederen, diensten of uitnodigingen.

ARTIKEL 2.1 OMGANG MET GESCHENKEN, FACILITEITEN EN DIENSTEN Raadsleden melden de griffier als zij geschenken ontvangen van derden met een geschatte waarde van € 50 of meer. De griffier legt hiervoor een openbaar register aan. Ook geschenken met een waarde onder de € 50 kun je daarin laten opnemen.

ARTIKEL 2.2 UITNODIGINGEN 1. Raadsleden accepteren lunches/diners, excursies, evenementen, recepties en andere uitnodigingen alleen als dat behoort tot de uitoefening van het raadswerk. 2. Bij twijfel over de vraag of uitnodigingen behoren tot het raadswerk, overleggen raadsleden met de griffier. 3. Uitnodigingen voor evenementen met een geschatte waarde van meer dan €50 worden gemeld aan de griffier en opgenomen in het register.

WETTELIJK KADER Artikel 14 Gemeentewet (eed of belofte)

9

10

TOELICHTING Geschenken en uitnodigingen kunnen een sluiproute naar beïnvloeding zijn. Uitgangspunt bij de regels over geschenken, faciliteiten, diensten en uitnodigingen is dat kleine attenties en attenties die een functioneel doel hebben mogen worden aangenomen. Voor de publieke verantwoording en het voorkomen van de schijn van belangenverstrengeling, meld je attenties met een (geschatte waarde) vanaf €50 aan de griffier, voor opname in het register. Voorbeeld Gaat het om een bloemetje omdat je bijvoorbeeld een lezing hebt gegeven, dan is dat geen probleem. Krijg je korting in een restaurant, bij het onderhoud van je fiets of advertentieruimte in de lokale krant van een gulle gever, dan is de vraag gerechtvaardigd of daarmee verwachtingen voor een tegenprestatie, nu of in de toekomst, worden gewekt. De precieze grens is soms moeilijk te trekken: bij geschenken is de waarde meestal redelijk in te schatten, bij uitnodigingen geldt dat we vooral met elkaar nagaan of ingaan op de uitnodiging passend is voor het raadswerk. Krijg je in je rol als raadslid vrijkaarten voor een concert, terwijl andere raadsleden die kaarten niet krijgen, dan kan dat een aanwijzing zijn dat de uitnodiging niet enkel functioneel is. Als raadslid kun je het beste zelf inschatten of een geschenk of uitnodiging een functioneel doel heeft. Je kunt dit eventueel toelichten in het register.

11

3. GEMEENTELIJKE VOORZIENINGEN

KERN Raadsleden gaan op een behoedzame manier om met gemeentelijke faciliteiten en financiële middelen die hun ter beschikking staan en gebruiken die alleen waar ze voor zijn bedoeld.

ARTIKEL 3.1 GEMEENSCHAPPELIJKE RUIMTES Raadsleden houden zich aan de regels voor het gebruik van algemene interne voorzieningen, zoals vergaderruimtes, het fractieplein, de stilteruimte. Raadsleden dragen daarbij zorg voor het schoon achterlaten van deze ruimtes.

ARTIKEL 3.2 ONKOSTENVERGOEDINGEN EN DECLARATIES Raadsleden houden zich aan de regels die gelden voor onkostenvergoedingen en declaraties. Zij declareren geen zaken die door de onkostenvergoedingen worden gedekt.

ARTIKEL 3.3 GEBRUIK ICT-MIDDELEN Raadsleden houden zich bij gebruik van de ICT-middelen van de gemeente aan het automatiseringsprotocol. Daarbij is van belang dat: usb-sticks met informatie niet onbeveiligd en onbewaakt worden achtergelaten; wachtwoorden niet worden gedeeld; raadsleden hun laptop niet uitlenen aan anderen, ook niet tijdelijk; werkmails niet naar privémail worden doorgestuurd; documenten met (herleidbare) persoonsgegevens enkel door middel van een beveiligde e-mail met externe personen worden gedeeld.

WETTELIJK KADER Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers Rechtspositieregeling decentrale politieke ambtsdragers Verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Utrecht

12

4. OMGANG MET INFORMATIE

Raadsleden gaan zorgvuldig en correct om met de informatie waarover zij beschikken. Daar hoort ook bij dat zij niet met opzet een feitelijk onjuiste voorstelling van zaken geven over gebeurtenissen in en rond de gemeente.

ARTIKEL 4.1 GEHEIMHOUDINGSPLICHT

ARTIKEL 4.2 GEBRUIK INFORMATIE VOOR EIGEN GEWIN

1. Raadsleden die de beschikking krijgen over gegevens waarvan zij het geheime karakter kennen of waarvan zij redelijkerwijs kunnen vermoeden dat ze onder geheimhouding zullen gaan vallen, zijn verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behalve als de wet hen tot mededeling verplicht. 2. Geheime informatie wordt door raadsleden veilig gebruikt en bewaard.

1. Raadsleden maken niet voor eigen gewin of voor het gewin van een ander gebruik van (nog) niet-openbare informatie waar zij als raadsleden over beschikken. 2. In uitlatingen in of op (sociale) media houden raadsleden de eer en het aanzien van de gemeente hoog.

WETTELIJK KADER Artikel 23 en 24 Gemeentewet (beslotenheid) Artikel 87, 88, 89 en 292 Gemeentewet (geheimhouding) Artikel 169 Gemeentewet (informatieplicht)

13

TOELICHTING Geheime informatie is informatie waar formeel geheimhouding is opgelegd (op grond van de artikelen 87, 88 en 89 Gemeentewet). Raadsleden zijn dan wettelijk verplicht tot geheimhouding. Daarnaast zijn er situaties waarin je redelijkerwijs moet begrijpen dat informatie waarover je beschikt, (nog) niet bestemd is voor de openbaarheid. Het gaat dan bijvoorbeeld om informatie waarover het college van B&W nog tot geheimhouding kan besluiten. Of informatie die je onder embargo hebt ontvangen en die de volgende dag openbaar wordt gemaakt. Onjuiste informatie Een respectvolle omgang met elkaar en met informatie is een vereiste om met elkaar tot een werkelijk debat te komen op basis van feiten. Verspreid daarom niet bewust onjuiste informatie en controleer bronnen.