Agendabundel
Tekst van het document
Bundel - Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën van 30 november 2023 1 2 3
3.1
3.2
3.3
3.4 3.5
3.6 3.7 3.8 4
5 6
Opening Vaststellen van de agenda van 30 november 2023 Vaststellen van ingekomen agenderingen (Procedure) Deze punten worden alleen procedureel behandeld. De leden van de commissie bespreken of, op welke wijze en voor hoe lang zij deze raadsvoorstellen en onderwerpen willen bespreken. Na vaststelling van dit behandeladvies, wordt het stuk voor een volgende vergadering geagendeerd. Agenderingen commissie VBF 30112023PROCEDUREEL Behandelvoorraad 30 november 2023 Commissie Veiligheid Bestuur en Financiën Raadsvoorstel Regeling risicovolle projecten: startdocument Programma Informatie op orde en actualisatie planning Cultuurcluster Berlijnplein Raadsvoorstel Startdocument informatie op orde Regeling Risicovolle projecten najaar 2023 Startdocument Informatie Op Orde, Regeling risicovolle projecten (oktober 2023) Raadsvoorstel Gedragscode 2023 Raadsvoorstel Gedragscode en protocollen Protocol vermoeden integriteitsschending Protocol ongewenst gedrag Gedragscode raadsleden en commissieleden gemeente Utrecht Gedragscode raad Utrecht - gemarkeerd wijzigingen na 24 aug Raadsvoorstel Doorontwikkeling instrumenten van inwoners: introductie inwonersagendering en inwonersmotie Raadvoorstel Doorontwikkeling instrumenten van inwoners - inwonersagendering en inwonersmotie Verordening inwonersagendering en inwonermotie gemeenteraad Utrecht (2023) Stappenplan gebruik instrumenten voor inwoners
Memo en Instructie opleggen en opheffen van geheimhouding in Utrecht (september 2023) Memo aan DB van de Raad Aanbieding gemeentebrede geheimhoudingsinstructie Instructie opleggen en opheffen van geheimhouding in Utrecht (september 2023) Initiatiefvoorstel Wijzigingsbesluit APV Pilot Tijdelijk Bedelverbod Initiatiefvoorstel Wijzigingsbesluit APV Pilot Tijdelijk Bedelverbod Besluit tot wijziging van de APV Utrecht 2010 tijdelijk verbod op bedelen - DROP Overzicht van de wijziging APV - tijdelijk bedelverbod - (was-wordt lijst) Toelichting Tijdelijk bedelverbod Raadsbrief Lobbyregister Raadsbrief Lobbyregister.docx rapportregisterbzkulbraun-fraussen Kaders begroting 2025 en geactualiseerde begroting 2024 VRU Kaders begroting 2025 en geactualiseerde begroting 2024.vastgesteld AB 061123 Aanbiedingsbrief gemeenten Kaders begroting 2025 (def) Agenderingen ter plaatse op basis van de lijst ingekomen raadsbrieven Overzicht Raadsbrieven 5 oktober tot 23 november 2023 Verslagen Ter vaststelling: Conceptverslag commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën 12 oktober 2023 Conceptverslag commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën PB 24 oktober 2023 Conceptverslag commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën PB 25 oktober 2023 ConceptverslagVBF2023-10-12 Conceptverslag PB VBF 24 oktober 2023 Conceptverslag PB commissie VBF 25 oktober 2023 Toezeggingen/Moties Ter vaststelling.
Toezeggingenlijst commissie VBF 30 november 2023 Ingekomen stukken Geen.
7.1
8
9
10
Burgemeester, Beleidsterrein: Openbare Orde en Veiligheid Indicatieve behandeltijd: 90 minuten Geagendeerd door: Stevie Nolten (BIJ1), Mahaar Fattal (GroenLinks), Tess Meerding (VVD), Ruud Maas (VOLT), Mahmut Sungur (DENK), Maarten Koning (D66) Bert van Steeg (CDA), Hester Assen (PvdA), Derk van Bergen (ChristenUnie), Cees Bos (StadsBelang Utrecht), Lisanne Snippe (Partij voor de Dieren), Vincent Stevens (Student & Starter), Gert Dijkstra (EenUtrecht). Op 14 november 2022, publiceerde Amnesty International Nederland het rapport ‘Demonstratierecht onder druk – Regels en praktijk in Nederland moeten beter’. Demonstreren is een mensenrecht en geldt voor iedereen. Het vormt een van de fundamenten van de democratische rechtsstaat. Amnesty constateert in het rapport echter dat demonstraties nog vaak gezien worden als een risico voor de openbare orde. Burgemeesters handelen vanuit hun verantwoordelijkheid voor de openbare orde en gebruiken dit als grond voor ingrijpen, waarbij het faciliteren en het beschermen van het demonstratierecht wordt aangetast, zo stelt Amnesty. In het rapport komen verschillende praktijkvoorbeelden aan bod, zo ook in Utrecht waarbij het demonstratierecht op verschillende manieren is ingeperkt. Inmiddels heeft de burgemeester namens het college het Manifest Demonstratierecht van Amnesty ondertekend.
De agenderende partijen gaan graag met de burgemeester in gesprek over het rapport, de aanbevelingen, hoe het college zich (extra) gaat inspannen om het manifest uit te voeren en welke hindernissen daarin bestaan en hoe de gemeente het demonstratierecht beter kan faciliteren. DENK, VVD, CDA, D66 en Stadsbelang Utrecht zouden daarnaast willen spreken over de verschillende grondrechten die schuren bij een demonstratie. Ook gaan ze graag het debat aan over de vervolging van strafbare feiten die tijdens een demonstratie worden geconstateerd. Raadsbrief Uitkomsten onderzoek kennisgevingstermijn demonstraties Raadsbrief Uitkomsten onderzoek kennisgevingstermijn demonstraties Onderzoeksrapportage kennisgevingstermijn demonstraties - Necker Gespreksnotitie rondetafel Raadsvoorstel Derde begrotingswijziging 2023 Wethouder: Schilderman, Beleidsterrein: Financiën Indicatieve behandeltijd: 15 minuten Na het vaststellen van de Programmabegroting kent het jaar drie rondes van technische aanpassingen. Dit betreft de derde technische wijzing van de Programmabegroting 2023. Dossier 3720 voorblad Raadsvoorstel Derde Begrotingswijziging 2023 Derde Begrotingswijziging 2023 raad Raadsvoorstel Verordening onroerende-zaakbelastingen 2024 Wethouder: Schilderman, Beleidsterrein: Financiën Indicatieve behandeltijd: 15 minuten Jaarlijks wordt de verordening onroerende-zaakbelastingen geactualiseerd.
Met dit voorstel wordt de raad voorgesteld om de tarieven voor 2024 vast te stellen. De nieuwe tarieven gaan in per 1 januari 2024. Dossier 3744 voorblad Raadsvoorstel Verordening onroerende-zaakbelasting 2024 Verordening onroerende-zaakbelastingen 2024 Forse vertragingen inning lokale belastingen Wethouder: Schilderman, Beleidsterrein: Financiën Indicatieve behandeltijd: 45 minuten Geagendeerd door: Margreet Ramaker (VVD), Rick van de Zweth (PvdA) en de fracties van D66, CDA, S&S en GroenLinks. Doel van de agendering is met de portefeuillehouder Financiën in gesprek te gaan over het wegnemen van onze zorg over de opgelopen forse vertraging bij de uitvoering van de WOZ aanslagen door BghU. En in hoeverre de inning van de afvalstoffen- en rioolheffing ook in de knel komen door de opgelopen achterstanden bij de BghU. Aanleiding voor deze agendering is de beantwoording van schriftelijke vragen gesteld door de raad. Het college heeft aangekondigd dat de raad de beantwoording van het tweede set SV vóór het herfstreces ontvangt. En een brief volgt.
De agenderende fracties willen alvast in afwachting van de te ontvangen stukken bespreken: - de maatregelen met bijbehorend tijdspad die het college gaat treffen voor het wegnemen van de achterstanden bij de BghU; - de proactieve aanpak die het college zelf treft voor het voorkomen of flink terugbrengen van de achterstanden voor de inning van de lokale belastingen in 2024; - het huidig sturingsmechanisme door de gemeente Utrecht voor inning van de lokale belastingen; - de communicatie naar onze inwoners door de gemeente in relatie tot de Visie en meerjarenperspectief 2022-2033 op publieksdienstverlening vastgesteld door de raad op 16 mei 2023. Dossier 3754 voorblad Raadsbrief Uitvoering BghU en verbeterplannen
Informatiememo BghU 16 augustus 2023 - Rapportage uitvoering wet WOZ en Informatiememo Rapportage uitvoering wet WOZ en dienstverlening BghU 12 oktober 2023 10.1 SV 2023 nr. 153 Forse vertraging uitvoering taxaties WOZ waarde (met antwoord) Beantwoording SV2023 nr 153 over Forse vertraging uitvoering taxaties WOZ waarde 10.2 SV 2023 nr. 177 Plan van aanpak BghU en extra toezicht (met antwoord) Beantwoording SV 2023 nr. 177 Plan van aanpak BghU en extra toezicht 11 Initiatiefvoorstel vermogensgrens kwijtschelding gemeentelijke belastingen Wethouder: Schilderman, Beleidsterrein: Financiën Indicatieve behandeltijd: 45 minuten Geagendeerd door: Julia Kleinrensink (GroenLinks) en Rick van der Zweth (PvdA) Zoals in de raadsbrief "Voortgang vermogensgrens kwijtschelding gemeentelijke belasting" beschreven staat kan de gemeenteraad via een initiatiefvoorstel de verordening aanpassen en zoals gewenst gelijktrekken met de vermogensgrens uit de participatiewet. Nu een gemeentelijke lobby (zoals oa gevraagd in M410) richting het Rijk helaas niet het gewenste effect heeft gehad en het college aangeeft de verordening niet zelf te kunnen/willen aanpassen, willen Julia Kleinrensink en Rick van der Zweth namens de fracties van GroenLinks en de PvdA graag van deze mogelijkheid gebruik maken.
Om een aangapaste verordening al komend jaar te kunnen laten gelden zal deze nog dit jaar aangenomen moeten worden. Inhoudelijk gaat het om een simpel voorstel wat al langere tijd en meerdere malen op andere wijze door de raad beoogd is: het gelijktrekken van de vermogensgrens voor het kwijtschelden van de gemeentelijke belastingen met de vermogensgrens die gehanteerd wordt in de participatiewet voor bijstandsgerechtigden). Initiatiefvoorstel - vermogensgrens kwijtschelding gemeentelijke belastingen (1) Concept Wijzigingsbesluit verordening kwijtschelding gemeentelijke belastingen en heffingen gemeente Utrecht 20231101 Reactie initiatiefvoorstel Wijziging verordening kwijtschelding gemeentelijke belastingen 11.1 Raadsbrief en heffingen Raadsbrief Reactie initiatiefvoorstel Wijziging verordening kwijtschelding gemeentelijke belastingen en heffingen
Agenderingen Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën (Ter vaststelling op 30 november 2023) Stukken afkomstig vanuit het college Datum: 4 oktober 2023 Soort stuk: Raadsvoorstel Regeling risicovolle projecten: startdocument Programma Informatie op orde en actualisatie planning Cultuurcluster Berlijnplein Wethouder: Schilderman
De raad wordt voorgesteld het startdocument voor het programma Informatie op orde (als onderdeel van de regeling risicovolle projecten) vast te stellen. Daarmee worden kaders voor de uitvoering van het programma vastgesteld op basis waarvan de raad tweejaarlijks over de voortgang wordt geïnformeerd.
Voorstel: 1. Agenderen voor de commissie VBF op 11 januari 2024 2. Tijd: 60 minuten
Verder wordt de planning zoals weergegeven in het startdocument Cultuurcluster Berlijnplein naar achter bijgesteld doordat het opstellen van het Voorlopig Ontwerp vertraging heeft opgelopen.
Beleidsterrein: Financiën Commissiegriffier: Jelmer Lok
Stukken afkomstig vanuit het dagelijks bestuur van de raad Datum: 4 oktober 2023 Soort stuk: Raadsvoorstel Gedragscode 2023 Beleidsterrein: Bestuurlijke Zaken Voorzitter van het Dagelijks Bestuur van de raad Commissiegriffier: Jelmer Lok
De gemeenteraad kent een gedragscode voor haar leden. De huidige ‘gedragscode bestuurlijke integriteit’ stamt uit 2016 en is op punten verouderd. De herziene gedragscode is gebaseerd op vergelijkbare en actuele gedragscodes voor raads- en statenleden. Daarnaast zijn protocollen opgesteld voor de omgang met vermoedens van integriteitsschendingen en ongewenst gedrag.
Voorstel: 1. Agenderen voor de commissie VBF 2. Tijd: 30 minuten
Datum: 21 november 2023 Soort stuk: Raadsvoorstel Doorontwikkeling instrumenten van inwoners: introductie inwonersagendering en inwonersmotie Beleidsterrein: Bestuurlijke Zaken
De instrumenten ‘burgeragendering’ en ‘burgerinitiatief’ worden weinig gebruikt door inwoners, mede doordat zij tegen onbedoelde procedurele drempels aanlopen. Dit raadsvoorstel is een uitwerking van een voornemen van het DB-presidium om een voorstel tot aanpassing te formuleren, om zo terug te gaan naar de bedoeling van de verordening: inwoners de mogelijkheid bieden om op een laagdrempelige wijze toegang te bieden tot het politieke proces. In dit voorstel worden twee vervangende instrumenten geïntroduceerd die aansluiten op (het gedrag van) inwoners: de inwonersagendering en de inwonersmotie.
Voorstel:
Het college heeft met medewerkers van Juridische Zaken, het Stafbureau Gemeentesecretaris en de griffie een gemeentebrede geheimhoudingsinstructie opgesteld. Deze is ook het in Dagelijks Bestuur besproken. Op verzoek van het DB wordt de geheimhoudingsinstructie aan de commissie VBF voorgelegd. Indien u dit wenst kan er een technische bijeenkomst georganiseerd worden waarin de instructie wordt toegelicht.
Voorstel:
1.
Agenderen voor de commissie VBF
2.
Tijd: 60 minuten
Voorzitter van het Dagelijks Bestuur van de raad Commissiegriffier: Jelmer Lok Datum: september 2023 Soort stuk: Memo en Instructie Instructie opleggen en opheffen van geheimhouding in Utrecht (september 2023) Voorzitter van het Dagelijks Bestuur van de raad
U kunt uitspreken in hoeverre u behoefte heeft aan een technische sessie over dit onderwerp.
Commissiegriffier: Jelmer Lok
Stukken afkomstig vanuit de commissieleden Datum: 22 november 2023 Soort stuk: Initiatiefvoorstel pilot tijdelijk bedelverbod 2024
De afgelopen jaren wordt in Utrecht steeds meer overlast ervaren door bedelaars, onder andere door georganiseerde bendes. Dit voorstel is bedoeld om optreden tegen overlastgevende bedelaars en georganiseerde bendes mogelijk
Voorstel: 1.
Agenderen voor de commissie VBF
2
Beleidsterrein: Openbare Orde en Veiligheid David Bosch
te maken door voor de zomerperiode 2024 een verbod op bedelen in te stellen in de gehele stad. Dit behelst een wijziging van de APV. De voorgestelde wijziging wordt gezien als pilot. Na afloop wordt voorgesteld de ervaringen vast te leggen en te evalueren.
2.
Tijd: 60 minuten
Geagendeerd door: Ruud Maas (Volt), Rik van der Graaf (ChristenUnie), Bert van der Steeg (CDA), David Bosch (UtrechtNu!).
Voorstel: 1.
Agenderen voor de commissie VBF
Naar aanleiding van de gehouden RIB op 21 november willen de agenderende fracties graag met elkaar en de burgermeester in debat over de raadsbrief lobbyregister. We constateren dat het vergroten van transparantie en vertrouwen in de politiek hoognodig is, maar dat de materie complex is. Als een lobbyregister geen oplossing is, wat kunnen we dan wel doen? In de RIB werden een aantal opties, zoals een lobbyparagraaf en ‘het goede gesprek’, besproken die we graag met elkaar willen bediscussiëren.
2.
Tijd: 60 minuten
Commissiegriffier: Jelmer Lok Datum: 23 november 2023 Soort stuk: Raadsbrief Lobbyregister Burgemeester Beleidsterrein: Bestuurlijke Zaken Commissiegriffier: Jelmer Lok
Stukken afkomstig vanuit Gemeenschappelijke Regelingen Datum: 21 november 2023 Soort stuk: Kaders begroting 2025 en geactualiseerde begroting 2024 VRU Beleidsterrein: Openbare Orde en
De gemeente Utrecht participeert in de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Utrecht (VRU). De gemeente Utrecht wordt in de gelegenheid gesteld een zienswijze in te dienen op de kaders voor de begroting 2024 en de geactualiseerde begroting 2024. Zo wordt onder andere een verhoging van de gemeentelijke bijdrage voorzien.
Voorstel: 1.
Agenderen voor de commissie VBF
2.
Tijd: 30 minuten
De gemeente Utrecht kan uiterlijk tot 6 februari 2024 een
3
Veiligheid
zienswijze indienen bij de VRU.
Commissiegriffier: Jelmer Lok
4
#RAAD030#
Behandelvoorraad Vergadering Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën (PROCEDUREEL) Openbare orde en Veiligheid (incl. mensenhandel en drugscriminaliteit), Handhaving en Vergunningen, Representatie, Bestuurlijke zaken, Internationale zaken, Participatie, Burgerzaken incl. verkiezingen, Personeel en Organisatie, Financiën en inkoop, Ombudszaken en Klachtafhandeling
Burgemeester Dijksma Openbare Orde en Veiligheid
Cie 11 januari 2024 30 minuten
Kaders begroting VRU 2025 en geactualiseerde begroting 2024 Bestuurlijke Zaken
Cie 11 januari 2024 60 minuten
Raadsbrief Lobbyregister Ruud Maas (Volt), Rik van der Graaf (ChristenUnie), Bert van der Steeg (CDA), David Bosch (UtrechtNu!). Openbare Orde en Veiligheid
Cie 11 januari 2024 60 minuten
Initiatiefvoorstel Wijzigingsbesluit APV Pilot Tijdelijk Bedelverbod Ingediend door David Bosch (UtrechtNu!)
Dagelijks Bestuur Bestuurlijke Zaken
Cie 11 januari 2024 30 minuten
Raadsvoorstel Gedragscode 2023 Raadsvoorstel Doorontwikkeling instrumenten van inwoners: introductie inwonersagendering en inwonersmotie
Cie 11 januari 2024 60 minuten
Memo en Instructie Instructie opleggen en opheffen van geheimhouding in Utrecht (september 2023)
U kunt uitspreken in hoeverre u behoefte heeft aan een technische sessie over dit onderwerp.
Wethouder Schilderman Financiën
Cie 11 januari 2024 60 minuten
Regeling risicovolle projecten: startdocument Programma Informatie op orde en actualisatie planning Cultuurcluster Berlijnplein Te verwachten Raadsvoorstellen/Raadsbrieven Financiën Actualisatie financiële verordening
Verwacht Q3 2023
Financiën
Verwacht Q4 2023
#RAAD030# Raadsvoorstel Nota Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa Personeel en Organisatie Uitvoeringsplan digitale weerbaarheid Openbare Orde en Veiligheid (Herijking) programmaplan Utrecht Zijn We Samen: aanpak polarisatie en radicalisering.
Verwacht Q4 2023
Financiën Actualisatie financiële verordening Participatie Herijking Programma Samen stad maken (participatie en initiatief)
Verwacht Q1 2024
Financiën Zienswijze meerjarenbegroting BghU
Verwacht Q2 2024
Financiën Voorjaarsnota 2023 en 1e Bestuursrapportage en meelopende stukken Financiën Eerste begrotingswijziging 2024
Verwacht Q2 2024
Financiën Jaarstukken 2023 en Resultaatbestemming Personeel en Organisatie Zienswijze begroting Het Utrechts Archief 2025 Personeel en Organisatie Ontwerp wijziging Gemeenschappelijke Regeling HUA tgv gewijzigde WGR Openbare Orde en Veiligheid Zienswijze voorlopige jaarstukken 2023 en ontwerpbegroting 2025 VRU Participatie Adviezen burgerberaad jaarwisseling Financiën Tweede begrotingswijziging 2024 Financiën Programmabegroting 2025 en Tweede Berap 2024 en Verordeningen
Verwacht Q2 2024
Komende commissievergaderingen commissie VBF 11 januari 2024 (3 dagdelen) Komende RIB-avonden commissie VBF 19 december 2023 06 februari 2024
Verwacht Q1 2024
Verwacht Q1 2024
Verwacht Q2 2024
Verwacht Q2 2024 pm Verwacht Q2 2024 Verwacht Q2 2024 Verwacht Q3 2024 Verwacht Q4 2024
#RAAD030#
Voorstel aan de gemeenteraad
Regeling risicovolle projecten: startdocument Programma Informatie op orde en actualisatie planning Cultuurcluster Berlijnplein Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Referendabel Geheim
Control Bedrijfsvoerings- en Strategienetwerk Agnes Scholte 11699627 Volgt Ja Nee
Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten: 1. Het startdocument voor het programma Informatie op orde, waarvoor de Regeling risicovolle projecten van toepassing is, vast te stellen, waarin de door de raad reeds vastgestelde kaders gebundeld en op een meer uniforme wijze zijn weergegeven. 2. De planning zoals opgenomen in het startdocument van het project Cultuurcluster Berlijnplein te actualiseren, waarmee de oplevering van gebouwen en terreinen start in het eerste kwartaal van 2026.
Burgemeester en wethouders van Utrecht,
de secretaris,
de burgemeester,
Samenvatting Met het vaststellen van het startdocument voor het programma Informatie op orde stelt de raad de bundeling van reeds vastgestelde kaders voor uitvoering van het programma vast, op basis waarvan de raad twee keer per jaar over de voortgang van het programma wordt geïnformeerd en met het college de dialoog kan voeren over (bij)sturing en beheersing van het programma. Met het actualiseren van de planning zoals opgenomen in het startdocument voor het project Cultuurcluster Berlijnplein stelt de raad een nieuwe, realistische planning vast waar in het vervolg op gerapporteerd kan worden.
Context Aanleiding Op 17 juni 2021 heeft de raad de regeling risicovolle projecten (RRP) vastgesteld. Op 22 juni 2023 heeft de raad besloten deze regeling van toepassing te verklaren voor het programma Open Utrecht en Verbeteren Informatiebeheer, waarvan de naam inmiddels is veranderd naar programma Informatie op orde. Eerste stap na het van toepassing verklaren van de RRP is het vaststellen van het startdocument voor het programma. Een startdocument structureert de kaderstelling en de informatievoorziening over de meest risicovolle projecten van de gemeente. De kaders zoals gebundeld weergegeven in de startdocumenten worden aangepast als de voortgangsrapportage daartoe aanleiding geeft. Juridische context In de Regeling Risicovolle Projecten is het startdocument benoemd als basisdocument voor de kaderstelling en controle van risicovolle projecten op hoofdlijnen (artikel 7), door de raad vast te stellen. Conform artikel 8.3 van de RRP legt college een aanpassing van de kaders voor aan de raad, wanneer de voortgang daartoe aanleiding geeft. Beslistermijn Er is geen specifieke beslistermijn voorzien. Beoogd effect De raad kan het verloop en de uitvoering van het programma Informatie op orde en project Cultuurcluster Berlijnplein monitoren en op basis daarvan de dialoog over sturing en beheersing ervan voeren.
Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad Op 22 juni heeft de raad besloten de Regeling Risicovolle projecten van toepassing te verklaren voor het programma Informatie op orde (Raadsbesluit Toevoeging programma Open Utrecht en termijn voortgangsrapportages Regeling risicovolle projecten). De gemeenteraad heeft op 23 december het Startdocument Cultuurcluster vastgesteld (Raadsvoorstel Regeling Risicovolle Projecten Restauratie Domtoren, Cultuurcluster Berlijnplein en Programma Werven - U-reka Gemeente Utrecht)
Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1
Het startdocument voor het programma Informatie op orde, waarvoor de Regeling risicovolle projecten van toepassing is, vast te stellen, waarin de door de raad reeds vastgestelde kaders gebundeld en op een meer uniforme wijze zijn weergegeven.
Argumenten
2
1.1
Het startdocument en de voortgangsrapportages dragen er toe bij de dialoog over sturing, beheersing en bijsturing van dit programma vorm te geven. Door het vaststellen van dit startdocument stelt de raad voor dit RRP-project het referentiekader vast voor de voortgangsinformatie. In de voorgangsrapportages worden de stand van zaken en eventuele afwijkingen van de kaders - zoals gebundeld weergegeven in de startdocumenten - aan de raad voorgelegd.
Beslispunt 2
De planning zoals opgenomen in het startdocument van het project Cultuurcluster Berlijnplein te actualiseren, waarmee de oplevering van gebouwen en terreinen start in het eerste kwartaal van 2026.
Argumenten 2.1
Door vertraging in het project is de in het startdocument opgenomen planning met de eindmijlpaal start van de oplevering in het eerste kwartaal van 2025 - waarop in de voortgangsrapportages wordt gerapporteerd - niet meer realistisch. Het opstellen van het Voorlopig Ontwerp heeft vertraging opgelopen als gevolg van netcongestie. Doordat aansluiting op het elektriciteitsnetwerk niet tijdig kan plaatsvinden, is onderzoek naar mogelijke oplossingen nodig. Vervolgens moet de gekozen oplossing worden ingepast in het ontwerp. De Regeling risicovolle projecten schrijft voor, dat aanpassingen in het startdocument door de gemeenteraad worden vastgesteld. Op basis van Artikel 7 is de planning onderdeel van het startdocument, hierop wordt in de voortgangsrapportages gerapporteerd. De actuele planning is hieronder weergegeven. De eerstvolgende voortgangsrapportage geeft na aanpassing van het startdocument een reëel beeld van de stand van zaken. Mijlpaal SOK getekend / Definitieve gunning consortium (PleinR) Concept Voorlopig Ontwerp gereed Wensen en bedenkingenprocedure raad afgerond Definitief Ontwerp gereed Technisch Ontwerp gereed Realisatieovereenkomst getekend Start bouw Start oplevering gebouwen en terrein
Planning startdocument
Actuele planning
Q1 2022
Gereed
Q3 2022 Q4 2022 Q2 2023 Q4 2023 Q1 2024 Q2 2024 Q1 2025
Q4 2023 Q1 2024 Q2 2024 Q3 2024 Q3 2024 Q1 2025 Q1 2026
Financiën Aan de vaststelling en de actualisatie van de startdocumenten zijn geen financiële consequenties verbonden. De financiële consequenties van aanpassing van het kader voor Cultuurcluster Berlijnplein kunnen binnen het projectbudget (onvoorzien) worden opgevangen.
Vervolg Conform de RRP wordt de raad twee keer per jaar geïnformeerd over de voortgang op basis van de kaders zoals gebundeld weergegeven in het startdocument. De volgende voortgangsrapportages wordt in voorjaar 2024 verzonden aan de raad. Eerste helft 2024 zullen we met u invulling geven aan de evaluatie van de RRP conform artikel 11 van de regeling, waarvan naar verwachting de uitkomsten in de tweede helft van 2024 voorliggen.
Participatie Er heeft over dit voorstel geen participatie plaatsgevonden. 3
Communicatie Er is geen aanvullende communicatie voorzien.
(Niet)Referendabel De Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht is van toepassing.
Bijlagen Bijlage besluitvorming: -Startdocument programma Informatie op orde Bijlagen informatief -
4
Startdocument programma Informatie op orde
Datum: 2 oktober 2023
Inhoudsopgave 1.
INLEIDING........................................................................................................................................................3
2.
WAAROM PROGRAMMA INFORMATIE OP ORDE? .........................................................................................4
3.
SCOPE..............................................................................................................................................................7
4.
GELD..............................................................................................................................................................10
5.
TIJD................................................................................................................................................................12
6.
KWALITEIT .....................................................................................................................................................12
7.
RISICO’S.........................................................................................................................................................14
8.
ORGANISATIE ................................................................................................................................................16
9.
COMMUNICATIE ...........................................................................................................................................17
2
1. Inleiding De gemeente Utrecht wil efficiënt, effectief en klantgericht werken. Daarnaast willen we transparant zijn. We willen inwoners en andere geïnteresseerden inzicht geven in onze handelswijze. Goed informatiebeheer is daarbij van groot belang. Het informatiebeheer van de gemeente Utrecht is echter niet op orde.1 Achtereenvolgende jaarverslagen van de wettelijke toezichthouders, Het Utrechts Archief (HUA) en de provincie, laten dat zien. In 2023 heeft de provincie zelfs geconstateerd dat het informatiebeheer van de gemeente Utrecht slechts deels aan de Archiefwet voldoet. Daarnaast laat extern onderzoek zien dat het informatiebeheer van de gemeente Utrecht op tal van punten van onvoldoende kwaliteit is.2 Informatiebeheer van onvoldoende kwaliteit brengt verschillende risico’s met zich mee: • De gemeente voldoet niet genoeg of niet goed genoeg aan voorschriften van diverse wetten, zoals de Archiefwet, De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Wet open overheid (Woo), de Omgevingswet en de Wet elektronische publicaties (Wep). • De gemeente geeft inwoners en andere belanghebbenden daarmee onvoldoende inzicht in haar handelen.
• De gemeente loopt financiële risico’s, omdat er boetes verbonden zijn aan het niet tijdig of volledig delen van informatie, waaraan vaak gebrekkig informatiebeheer ten grondslag ligt (in 2022 betaalde de gemeente Utrecht nog bijna 1 miljoen euro aan dwangsommen aan een bewoner omdat mede doordat er vaak te laat en in sommige gevallen helemaal geen reactie kwam op zijn verzoeken om informatie), of juist aan het onwettig delen van te veel informatie (datalekken). • De gemeente handelt inefficiënt, omdat er veel ambtelijke tijd verloren gaat aan het zoeken naar informatie die niet op de juiste plaats of op de juiste manier is opgeslagen. • De gemeente besteedt meer geld en energie (letterlijk: stroom, inclusief CO2-uitstoot) aan het opslaan van informatie dan nodig. • De gemeente handelt niet effectief, omdat ambtenaren informatie niet op dezelfde manier delen en opslaan, waardoor samenwerking minder goed verloopt dan mogelijk. Omdat de gemeentelijke organisatie dagelijks meerdere tientallen gigabytes aan nieuwe informatie produceert, de gemeente werkt met een (deels) verouderd IT-landschap en omdat innovaties op het gebied van digitale samenwerking en het delen van informatie razendsnel gaan worden bovengenoemde risico’s alleen maar groter.
Programmasturing Precies daarom heeft de directieraad van de gemeente Utrecht in september 2022 besloten om met een programma het veilig, vindbaar en volledig opslaan en vernietigen van informatie te bevorderen. De naam van dat programma was aanvankelijk Open Utrecht en Verbeteren Informatiebeheer, omdat de invoering van de Wet open overheid (Woo)3 de aanleiding was om informatiebeheer te verbeteren. Inmiddels is het programma omgedoopt tot Informatie op orde, om aan te geven dat de urgentie bij het verbeteren van informatiebeheer ligt. Stevige programmasturing is nodig omdat het op orde brengen van informatiebeheer al jarenlang een taai probleem is. Systemen voor informatiebeheer die de gemeente gebruikt zijn niet allemaal even gebruiksvriendelijk en de sturing en toezicht op het gebruik ervan is niet effectief genoeg. Het programma richt zich daarom op het beter gebruiken van systemen. Dat vraagt om goede systemen, heldere werkprocessen, handhaving daarvan en om ander gedrag van ambtenaren. Informatie is belangrijk kapitaal van de gemeente en we willen dat medewerkers het als een vanzelfsprekend onderdeel van hun werk zien om daar zorgvuldig In dit programmaplan gebruiken we de definitie van informatiebeheer die de VNG formuleert in de Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO).
Deze definitie is: “Informatiebeheer is de inrichting en uitvoering van het opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten of (actief) leveren, en waar nodig, het overdragen, verplaatsen, verwijderen of vernietigen van informatie.” 2 Dit onderzoek is uitgevoerd voor Doxis. De titel ervan is Interventieplan stedelijk informatiebeheer gemeente Utrecht. Het onderzoek is in 2022 uitgevoerd in opdracht van de directeur IPM. 3 Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. Deze wet is de opvolger van de Wet openbaarheid bestuur (Wob). De Woo is bedoeld om de overheid transparanter te maken. Dit doet de wetgever onder meer door de actieve informatieplicht van overheden te vergoten en voor te schrijven dat meer informatie elektronisch toegankelijk en openbaar moet zijn. 1
3
mee om te gaan. Het realiseren hiervan vraagt om een gestructureerde aanpak, met een eigen specifieke verantwoordelijkheid. Immers: als je blijft doen wat je altijd deed, krijg je wat je altijd kreeg. Rol van de gemeenteraad De gemeenteraad heeft bij de Voorjaarsnota 2022 het programma Informatie op orde ingesteld en daar budget voor beschikbaar gesteld. In juni 2023 heeft de gemeenteraad besloten het programma toe te voegen aan de projecten die onder de Regeling risicovolle projecten (Rrp) vallen. De Rrp bepaalt onder meer dat het college van B en W aan de gemeenteraad een startdocument van het programma ter vaststelling aanbiedt. Het startdocument is het basisdocument voor de kaderstelling en controle op de risicovolle projecten op hoofdlijnen door de gemeenteraad. Dit startdocument geeft invulling aan deze bepaling uit de Rrp. Na vaststelling van het startdocument door de gemeenteraad informeert het college van B en W de gemeenteraad, op grond van de Rrp, twee keer per jaar via het reguliere verantwoordingsproces van de risicovolle projecten over de inhoudelijke en financiële voortgang van het programma. Daarnaast informeert het college van B en W de gemeenteraad over belangrijke (financiële) ontwikkelingen met betrekking tot het programma Informatie op orde via de documenten die bij de reguliere planning- en controlcyclus horen.
Opbouw startdocument Achtereenvolgens komen in dit startdocument aan de orde, de: • Doelstelling, resultaten en beoogde effecten van het programma; • Scope van het programma; • Begroting van het programma; • Planning; • Manier waarop het programma kwaliteit borgt; • Risico’s en beheersmaatregelen; • Organisatie van het programma; • Wijze van communiceren met medewerkers van de gemeente en inwoners en partners.
2. Waarom programma Informatie op orde? In deze paragraaf formuleren we de doelen, resultaten en effecten van het programma Informatie op orde. Voordat we dat doen staan we stil bij het verschil tussen een programma en een project. We doen dat omdat het programma Informatie op orde een programma is dat valt onder de Regeling risicovolle projecten. De organisatievorm van een programma verschilt van die van een project, vooral in de mate van concreetheid van doelen en vooral resultaten. Verschil programma en project Een programma is een tijdelijke organisatievorm voor een aantal samenhangende werkzaamheden (deels projecten, deels niet projectmatig uitgevoerde activiteiten en lijntaken) die samen leiden tot het realiseren van een uniek doel. Het programma zorgt voor samenhang tussen de diverse activiteiten. Niet alle activiteiten in een programma zijn even “SMART”4 te plannen. Projecten binnen een programma hebben een planning met een bepaald resultaat op een bepaald tijdstip. Daarnaast kan een programma meer verkennende activiteiten bevatten, waarvan het resultaat niet op voorhand vaststaat. Een van de essenties van een programma is dat je niet vanaf het begin voor de volle doorlooptijd alle concrete projecten, resultaten en activiteiten kent.
Het is de rol van de programmamanager, het programmateam en de opdrachtgever van het programma om de doelstellingen scherp voor ogen te houden. Zij zullen, al naar gelang
4
Specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden.
4
het verloop van het programma, nieuwe activiteiten starten, activiteiten stoppen die onvoldoende bijdragen aan het realiseren van het doel en waar nodig activiteiten anders prioriteren.5 2.1 Doel en beoogd effect Het programma Informatie op orde heeft als doel het veilig, vindbaar en volledig opslaan en vernietigen van gemeentelijke informatie te bevorderen. Eind 2026 willen we dat: • Er een sluitende cyclus is van kaderstelling, uitvoering, monitoring en handhaving van informatiebeheer. • De gemeente Utrecht voldoet en blijft voldoen aan de voorschriften van de Archiefwet, de wet Open Overheid, de Algemene Verordening Gegevensbescherming en andere wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer. • Medewerkers van de gemeente Utrecht zorgvuldig omgaan met informatie en dat als vanzelfsprekend onderdeel van hun werk zien (net zoals dat geldt voor zorgvuldig omgaan met geld en zorgvuldig omgaan met inwoners). • Toezichthouders de kwaliteit van informatiebeheer van de gemeente Utrecht als (minimaal) voldoende beoordelen. • De gemeente actief meer digitale informatie deelt met inwoners en andere belanghebbenden (voorschrift Wet open overheid). Met het programma Informatie op orde willen we op die manier bijdragen aan: • Een gemeente die efficiënter en effectiever werkt, omdat we ons informatiebeheer beter op orde hebben.
• Een meer klantgerichte gemeente, omdat we beter aansluiten bij de informatiebehoefte van inwoners, bedrijven en andere organisaties. • Betere samenwerking met de stad doordat samenwerkende partners over dezelfde informatie kunnen beschikken. • Het vergroten van het vertrouwen in de gemeente door meer inzicht te geven in onze handelswijze. • Niet al deze doelen en effecten zijn even goed meetbaar. We beoordelen de voortgang ervan daarom met een periodiek onafhankelijk kwalitatief onderzoek. Meer daarover staat in paragraaf e. 2.2 Context van het project Er is samenhang en onderlinge afhankelijkheid tussen het programma Informatie op orde en andere programma’s in de IPM-keten.6 Dat geldt vooral voor de programma’s:
5 6
•
Klantgericht samenwerken in ketens (KiK) Werkt aan het verbeteren van informatiebeheer in klantgerichte samenwerkingsketens.
•
Versterken Common Ground Formuleert voorwaarden voor de wijze van opslag van informatie en zorgt voor de aanschaf en invoering van een nieuw zaaksysteem.
•
Werken 3.0 Het programma Werken 3.0 zorgt ervoor dat medewerkers van de gemeente hybride en gezond kunnen samenwerken aan de opgaven van de stad. De opgave is bepalend voor waar en hoe je werkt. Voorzieningen op het gebied van huisvesting, ICT en werkgeverschap worden hierop aangepast.
•
Cloudtransitie Het overbrengen van ons fysieke informatienetwerk naar de Cloud.
•
De Digitale Stad Dit programma zorgt voor het op een verantwoorde manier toepassen van kansen die digitale ontwikkelingen de stad bieden.
Voor de definitie van wat een programma is hebben we gebruik gemaakt van de theorie van programmatisch creëren. De IPM-keten bestaat uit de afdelingen CIO Office, DomstadIT en de IPM-teams bij de organisatieonderdelen.
5
Daarnaast is er samenhang met de invoering van de Omgevingswet7 en met reguliere werkzaamheden in de IPM-kolom. Het zorg dragen voor goed informatiebeheer in de organisatie is een van de taken van de CIO Office en IPM-teams in organisatieonderdelen. Het programma heeft als taak dat te ondersteunen. Tenslotte is er samenhang met de werkzaamheden van het organisatieonderdeel Financiën, Inkoop en Juridische Zaken (FIJ). Dit organisatieonderdeel is belast met een efficiënte, effectieve en wetmatige invoering van de Wet open overheid en de uitvoering ervan.
2.3 Bijdrage aan publieke waarde De gemeente is succesvol in haar handelen als ze maatschappelijke meerwaarde creëert voor inwoners, ondernemingen en andere partners. Deze waarden bestaan uit tastbare, materiële opbrengsten, zoals meer werkgelegenheid of lagere belastingen, maar ook immateriële opbrengsten, zoals geluk of een gemeenschapsgevoel. Deze opbrengsten kunnen individueel zijn, maar ook collectief. Naast deze opbrengsten zijn in het openbaar bestuur ook proceswaarden belangrijk: de manier waarop de overheid van haar bevoegdheden en middelen gebruik maakt, burgers bejegent in haar dienstverlening en in de omgang met partners tijdens besluitvormingsprocessen.8 Onderstaande tabel geeft inzicht in de bijdrage die het programma Informatie op orde wil leveren aan publieke waarde. Tabel 1: Publieke waarde programma Informatie op orde
Individueel perspectief
Materiële waarde
Immateriële waarde
Proceswaarde
•
Betere toegang tot informatie die de gemeente over inwoners heeft of die hen aangaat De informatie over inwoners is tijdig, juist en volledig
•
•
Beter toegang voor belanghebbenden (waaronder journalisten) tot informatie die de gemeente heeft over specifieke onderwerpen Lagere kosten door beter informatiebeheer
•
•
Collectief perspectief
•
•
• •
Meer inzicht in en tevredenheid over de informatie die de gemeente heeft over inwoners, ondernemers en andere partners Betere controle op handelen van de gemeente Meer tevredenheid over handelen gemeente Meer vertrouwen in de overheid
• •
• •
Betere dienstverlening door de gemeente Gelijke informatiepositie gemeente en inwoners en andere partners Betere samenwerking tussen gemeente, inwoners en andere partners Meer vertrouwen in handelen van de gemeente Grotere legitimiteit van handelen van de gemeente
2.4 Beoogd eindmoment Het programma Informatie op orde is een tijdelijke organisatievorm met een specifiek doel. Na beëindiging van het programma stopt een aantal activiteiten, of neemt de bestaande organisatie ze over als onderdeel van de reguliere werkzaamheden. De looptijd van het programma is maximaal vijf jaar vanaf de start in 2022. In 2027 is: 1. De informatie vindbaar, veilig en volledig en op orde conform AVG, de Archiefwet en de Woo. Waar dat niet lukt binnen de looptijd van het programma (bijvoorbeeld bij het opruimen van de nog circa 10 kilometer papieren archief) zijn er maatregelen genomen om dat gestructureerd en met een deadline aan te pakken.
Met de Omgevingswet wil de overheid de regels voor ruimtelijke ontwikkeling vereenvoudigen en samenvoegen. Met behulp van één digitaal loket wordt het makkelijker om ruimtelijke projecten te starten. Informatie achter dat loket moet dan gedigitaliseerd en op orde zijn. 8 Torre, Lieske van der, Scott Douglas & Paul ‘t Hart, Werken aan publieke waarde: leren van en voor gemeenten, VNG, 2018 7
6
2.
Informatiebeheer in de gemeentelijke organisatie is zodanig verbeterd dat de bestaande organisatie het als onderdeel van de reguliere werkzaamheden kan uitvoeren. Dat geldt voor de reguliere taken op het gebied van informatiebeheer die alle medewerkers hebben. De IPM-keten is daarbij kaderstellend, adviserend en ondersteunend.
Als een van bovenstaande resultaten (of onderdelen ervan) naar het oordeel van de opdrachtgever van het programma eerder is gerealiseerd dan de looptijd van het programma, dan neemt de bestaande organisatie de uitvoering ervan eerder over. Het uitgangspunt is dat de programmaorganisatie ondersteunend is aan de reguliere organisatie. De opdrachtgever ziet toe op de voortgang van het programma en vraagt tijdig om beheersingsmaatregelen als het programma uit de planning loopt.
3. Scope In deze paragraaf beschrijven we de activiteiten die de programmaorganisatie uitvoert. We geven inzicht in beoogde resultaten en de planning daarvan. 3.1 Wat hoort wel en wat niet bij de uitvoering van het programma Het programma ondersteunt de reguliere organisatie. Dat betekent dat het programma geen werkzaamheden overneemt die in de reguliere organisatie zijn belegd. Voor die werkzaamheden kan het programma wel een versneller of een aanjager zijn. Het programma voegt aan de reguliere organisatie een tijdelijke inzet toe die als doel heeft het veilig, vindbaar en volledig opslaan en vernietigen van informatie te bevorderen. 3.2 Activiteiten en fasering Onderstaande tabel geeft inzicht in de activiteiten van het programma die op dit moment in uitvoering of in voorbereiding zijn. Elke activiteit levert een bijdrage aan de doelen en beoogde effecten van het programma. In de tabel geven we bij iedere activiteit inzicht in het resultaat ervan, de organisatievorm, de wijze waarop we de kosten dekken en de deadline. Tabel 2: Activiteiten van het programma Informatie op orde Activiteit
Resultaat
Organisatievorm
Dekking kosten
Gereed
Werkend platform, met afspraken over gebruik en onderhoud
Project
Programma
Q4 2024
Gemeente voldoet aan voorwaarde van de Woo om elf documenttypen actief te publiceren Uitgevoerde verbeteringen in het proces van de verwerking van Wooverzoeken, met als doel efficiënter en effectiever te werken Procesafspraken over toepassing “zoeksoftware”, als uit pilots blijkt dat het efficiency en effectiviteit
Project
Programma/ organisatieonderdelen
Q4 2026
Project
Programma
Q2 2024
Project
Programma
Q2 2024
Invoering Woo Realiseren digitaal platform waarop de gemeente, op basis van de Woo, actief informatie deelt De elf documenttypen van de Woo actief publiceren op digitaal platform Optimaliseren werkprocessen Woo
Toepassen software bij vinden van de juiste Wooinformatie
7
Activiteit Digitaal bouwloket realiseren
Communicatie over Woo, binnen en buiten de organisatie Verbeteren informatiebeheer Informatiebeheer in alle organisatieonderdelen verbeteren door inzet van een flexibel inzetbaar team van informatie-experts
Tijdelijke extra gespecialiseerde capaciteit voor informatiebeheer bij organisatieonderdelen realiseren Het optimaliseren van capaciteitsinzet voor informatiebeheer. Slimmer organiseren zodat we met dezelfde hoeveelheid mensen meer effect sorteren. Communicatie binnen gemeentelijke organisatie gericht op bewustwording en gedragsverandering
Structureel georganiseerde cyclus van deskundigheidsbevordering van de vakgroep recordmanagement Opleiding informatievaardigheden voor alle medewerkers van de gemeente Utrecht
Gemeentebreed metadatamodel ontwerpen en laten vaststellen
Resultaat
Organisatievorm
Dekking kosten
Gereed
Project
VTH
Q4 2026
Project
Programma
Q4 2026
Bij alle organisatieonderdelen is in beeld wat er nodig is om informatiebeheer te verbeteren en zijn er managementafspraken over de wijze waarop. Dit vraagt inzet gedurende de volledige looptijd van het programma. Extra capaciteit bij organisatieonderdelen
Project
Programma
Q4 2026
Project
Programma
Q1 2024
Duidelijke rolverdeling, duidelijke werkafspraken en een duidelijke planningen controlcyclus in de IPMketen
Project
IPM-keten
Q2 2024
Medewerkers weten wat de organisatie van ze verwacht op het gebied van het delen van informatie met inwoners, ondernemers en andere partners en op het gebied van informatiebeheer Gecoördineerd programma voor deskundigheidsbevordering
Project
Programma
Q3 2026
Regulier werk
Programma
Q4 2023
Alle medewerkers hebben een opleiding gehad over hoe ze informatie veilig, vindbaar en volledig kunnen opslaan en vernietigen. Start opleiding is begin 2024 beoogd. Eind 2026 zijn alle medewerkers getraind. Vastgesteld metadatamodel
Project
Programma
Q4 2026
Project
IPM-keten
Q4 2023
van verwerking van Wooaanvragen vergroot Een operationeel digitaal loket waar inwoners informatie over bouwplannen en vergunningen kunnen raadplegen Goed geïnformeerde inwoners en medewerkers van de gemeente
8
Activiteit
Resultaat
Organisatievorm
Dekking kosten
Gereed
Nieuwe versie van het kwaliteitssysteem informatiebeheer ontwerpen en laten vaststellen Gebruiksrichtlijnen opstellen voor applicaties die informatie bevatten, zoals Teams, Outlook, Whatsapp, andere berichtenapps en OneDrive Opslagmogelijkheid realiseren voor documenten en informatie die afkomstig zijn uit systemen en applicaties die we niet meer gebruiken, maar waarvan we de informatie niet verloren willen laten gaan (een “legacy-bak”) Opslagmogelijkheid realiseren voor e-mails die we bewaren op grond van ons e-mailbeleid Nog bestaande papieren archief opruimen
Vastgesteld kwaliteitssysteem
Regulier werk
IPM-keten
Q4 2023
Vastgestelde beleidsrichtlijnen
Regulier werk
IPM-keten
Q3 2023
Een applicatie met gebruiksrichtlijnen
Project
IPM-keten, programma
Q1 2025
Een applicatie met gebruiksrichtlijnen
Project
IPM-keten, programma
Q4 2023
Papieren archief is gerubriceerd en opgeslagen onder het juiste regime of vernietigd. Papieren documenten vernietigd waarvan bewaartermijn verlopen is. Dit project loopt gedurende de hele looptijd van het programma.
Project
Programma, organisatieonderdelen
Q4 2028
3.3 Fasering Het programma Informatie op orde is gestart in april 2022. De eerste fase van het programma liep grofweg tot en met het tweede kwartaal van 2023. Deze fase stond vooral in het teken van het realiseren van basisvoorwaarden voor verbetering van informatiebeheer. In die periode is door sturing van het programma: • De strategische ambtelijke beleidscapaciteit voor informatiebeheer op orde gebracht. • Heeft de directieraad strategisch beleid voor informatiebeheer vastgesteld. • Heeft de directieraad de doelarchitectuur voor informatiebeheer vastgesteld door de directieraad. • Heeft de directieraad “de gouden regels” voor medewerkers van de gemeente voor goed informatiebeheer vastgesteld. • Heeft de directieraad besloten om aan te sluiten bij een door VNG uitgewerkte nieuwe werkwijze voor e-mailarchivering. • Is een aanpak ontwikkeld en ingezet waarbij een flexibel inzetbaar team van informatiespecialisten organisatieonderdelen ondersteunt bij het op orde brengen van hun informatiebeheer. • Hebben alle medewerkers van dat team een specialistische opleiding gevolgd. • Heeft dat team inmiddels Ruimte, Publiekszaken en IPM ondersteund. • Is een “dashboard” ontwikkeld, waarmee de stuurgroep van het programma de kwaliteit van informatiebeheer in organisatieonderdelen in beeld kan houden.
• Is er een vooronderzoek gedaan naar wat er nodig is (capaciteit, geld, juridische voorwaarden) om een digitaal bouwarchief realiseren. • Is er onderzoek gedaan naar wat er nodig is om de nog bestaande papieren archieven op te ruimen. • Is een platform ontwikkeld waarop de gemeente digitale informatie kan delen met inwoners.
9
• •
•
Is de interne en externe communicatie over de Wet open overheid op orde gebracht. Zijn twee nieuwe werkprocessen ingevoerd die de Wet open overheid voorschrijft: de inzage van nietopenbare informatie en het verstrekken van persoonlijke informatie die de gemeente over inwoners heeft. Is een intranetsite gelanceerd en is de interne communicatie over informatiebeheer gestart.
Daarnaast heeft FIJ met het geld dat de gemeenteraad beschikbaar heeft gesteld voor het programma de structurele formatie van het team dat Woo-verzoeken behandelt uitgebreid en heeft de IPM-keten het aantal recordmanagers uitgebreid. Taaie vraagstukken liggen voor ons In het eerste jaar van het programma zijn dus veel resultaten gerealiseerd, maar we zijn er nog lang niet. Er ligt een fundament, maar de meest taaie vraagstukken liggen nog voor ons. Het beter uitvoeren van afspraken over informatiebeheer in onze organisatie vraagt om een verandering van gedragspatronen. Dat krijg je niet voor elkaar door het alleen maar te willen. Dat vraagt om een precieze veranderaanpak. Ook het verbeteren van de uitvoering van werkprocessen en het introduceren van technologische toepassingen die transparantie en goed informatiebeheer vergroten zullen vragen om stevige programmasturing en specifieke aandacht van directie, college van B en W en de gemeenteraad.
4. Geld In deze paragraaf geven we, verdeeld naar incidentele en structurele kosten, inzicht in de mate waarin de verwachte kosten aansluiten op het beschikbare meerjarige programmabudget. De verwachte kosten hangen samen met de activiteitenplanning (zie tabel 2). We beschrijven in deze pararaaf ook onzekerheden in het bestedingsoverzicht. 4.1 Het beschikbare meerjarige budget en de inzet ervan Onderstaand overzicht geeft een meerjarig inzicht in het beschikbare budget en de besteding ervan. Tabel 3: budget en besteding Programma Informatie op orde Bedragen in € 1.000
Realisatie 2022
Bestedingsplan
Prognose 2023
2024
2025
2026
2027
Structurele kosten
480
1.472
1.712
1.712
2.092
2.257
Incidentele kosten
303
1.248
3.038
2.338
2.368
0
Totale kosten
783
2.720
4.749
4.049
4.459
2.257
Structureel budget
816
2.106
2.158
2.212
2.257
2.257
Incidenteel budget
1.741
1.741
1.742
1.744
244
0
Totaal budget
2.557
3.847
3.900
3.956
2.501
2.257
Jaarsaldo
1.774
1.127
-849
-93
-1.958
0
Saldo cumulatief
1.774
2.901
2.052
1.959
0
0
De kostenraming en de beschikbare budgetten zijn gebaseerd op de meest recente informatie. Lopende de uitvoering van het programma worden in de reguliere planning- en controlcyclus de kosten- en budgetramingen herzien en waar nodig bijgesteld.
10
Het programma Informatie op orde valt onder het regime van de IT-reserve. De IT-reserve is in 2013 ingesteld om gedurende de looptijd van grote IT-projecten en IT-programma’s de jaarlijkse kosten te egaliseren. Dit houdt in dat een voordelig resultaat in enig jaar gestort wordt in de IT-reserve en dat een behaald negatief resultaat in enig jaar aan de IT-reserve onttrokken wordt. Met het startdocument beschikken we over een bestuurlijk vastgesteld document om bij begrotingswijziging de meerjarige budgettering in lijn te brengen met het bestedingsplan. Daarmee worden grote jaarlijkse schommelingen aanzienlijk verminderd. 4.2 Onzekerheden in het budget, aan de kostenkant en aan de dekkingskant Zoals bovengenoemd, kan het tijdens het programma nodig zijn om kosten- en budgetramingen bij te stellen. Deze noodzaak wordt ingegeven door een aantal aannames en onzekerheden in de kostenramingen. Enkele voorbeelden hiervan zijn: 1.
De kosten van e-mailarchivering De kosten hiervan zijn afhankelijk van beleid dat op dit moment in ontwikkeling is. Onderdeel van dat beleid is de afweging of goede e-mailarchivering om de aanschaf van nieuwe software vraagt. In de begroting houden we rekening met het scenario dat de meeste kosten met zich meebrengt.
2.
De kosten van het opslaan van “legacy-informatie” Legacy-informatie zijn documenten en bestanden die we op basis van de Archiefwet moeten bewaren, maar die worden beheerd in systemen die de gemeente niet meer actief gebruikt en wil afschaffen. We brengen die informatie over naar een digitale verzamelplek die we “legacybak” noemen. De kosten hiervan zijn afhankelijk van beleid dat op dit moment in ontwikkeling is. In de begroting houden we rekening met het scenario dat de meeste kosten met zich meebrengt.
3.
De kosten voor het op orde brengen van het papieren archief Het op orde brengen van het nog bestaande papieren archief is een van de grotere projecten van het programma. Het wegwerken van ons papieren archief (bijna 10 kilometer aan dossiers) zal waarschijnlijk langer duren dan de looptijd van het programma. Bij het opstellen van dit startdocument is nog onduidelijk wat de exacte kosten voor het realiseren van de gewenste resultaten zullen zijn. In de begroting houden we rekening met een bedrag dat overeenkomt met de kosten van een vergelijkbaar project dat eerder heeft gelopen.
4.
De kosten van een opleiding informatievaardigheden voor alle medewerkers van de gemeente Dit project staat op het punt te starten. Er is weliswaar een projectplan, maar de kosten van uitvoering zijn daar geen onderdeel van. In de begroting hebben we daarom vooralsnog een inschatting opgenomen die gebaseerd is op vergelijkbare opleidingen.
Voor elk van de bovenstaande voorbeelden geldt dat zodra er nadere keuzes bepaald zijn of nadere inhoudelijke inzicht verkregen is, dit financieel vertaald zal worden. De uitkomsten hiervan worden betrokken in de reguliere rapportages in het kader van de Regeling risicovolle projecten en waar nodig tussentijds in de reguliere planning- en controlcyclus. 4.3 Toelichting, onderbouwing en duiding van de opgenomen informatie, waarbij de bevindingen van adviseurs of toezichthouders expliciet inzichtelijk worden gemaakt. De aanpak en begroting van het programma is gebaseerd op analyses van en voorstellen voor verbetering van informatiebeheer van interne en externe deskundigen. Daarnaast voorziet de aanpak in het oplossen van knelpunten die toezichthouders (Het Utrechts Archief en de provincie) signaleren. Voor de invoering van de wet open overheid volgen we de voorschriften en het tempo van de wetgever. We maken daarbij gebruik van de handreikingen en adviezen van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en het Ministerie van Binnenlandse Zaken.
11
5. Tijd Onderstaande tabel geeft inzicht in de deadlines van de verschillende activiteiten in het programma. Tabel 4: planning uitvoering activiteiten programma Informatie op orde Activiteit Invoering Woo
2023 Q3
Q4
2024 Q1
Q2
Q3
2025 Q4
Q1
Q2
Q3
2026 Q4
Q1
Q2
Q3
Realiseren digitaal platform 11 documenttypen Woo Optimaliseren werkprocessen Woo Toepassen software Woo-informatie Digitaal bouwloket realiseren Communicatie over Woo Verbeteren informatiebeheer Inzet informatie-experts Extra tijdelijke gespecialiseerde capaciteit voor informatiebeheer bij organisatieonderdelen Slimmer organiseren informatiebeheer Bewustwording en gedragsverandering Vakgroep recordmanagement Opleiding informatievaardigheden Gemeentebreed metadatamodel Nieuw kwaliteitssysteem informatiebeheer Gebruiksrichtlijnen opstellen Opslagmogelijkheid legacy-bak Opslagmogelijkheid e-mails Papieren archief opruimen
6. Kwaliteit De kwaliteit van de uitvoering van het programma borgen we door: 1.
Het periodiek bespreken van voortgangsrapportages in de stuurgroep Informatie op orde De stuurgroep Informatie op orde ziet toe op de uitvoering van het programma. De stuurgroep vergadert maandelijks en bestaat uit de concerndirecteur bedrijfsvoering, de directeur IPM, de directeur FIJ en de directeur VTH. De stuurgroep stuurt de uitvoering van het programma en beoordeelt de voortgang.
2.
Een tweejaarlijkse gateway-review9 Elke twee jaar laten we een gateway-review uitvoeren naar de manier waarop we werken aan het verbeteren van informatiebeheer. De eerste gateway-review zal plaatsvinden in 2024. We gebruiken de resultaten ervan om de kwaliteit van de uitvoering te verbeteren.
Om overheden te helpen om programma’s en projecten doelmatig en doeltreffend uit te voeren, heeft de Nederlandse overheid in 2009 de Gateway Reviewmethode geïntroduceerd. Met deze methode, een preventief instrument, kunnen organisaties de slaagkans van een programma of project vergroten. Door de snelheid en korte duur van zo’n (peer) review is het een krachtig instrument om in te zetten. De review duurt een week. Daarna is duidelijk hoe het project of programma ervoor staat en wat er nodig is om naar een volgende fase te gaan. 9
12
Q4
3.
Het periodiek bespreken van de kwaliteit van informatiebeheer Het Utrechts Archief Een aantal keer per jaar bespreekt de directeur IPM de kwaliteit van informatiebeheer van de gemeente Utrecht met Het Utrechts Archief (HUA), onze toezichthouder voor informatiebeheer. In zijn jaarverslag geeft het HUA daarnaast in het algemeen een oordeel over de kwaliteit van informatiebeheer en adviezen over de verbetering ervan. Het programma gebruikt deze adviezen om de kwaliteit van uitvoering op peil te houden. Het HUA ontvangt alle programma-informatie die de stuurgroep van het programma Informatie op orde ook ontvangt.
4.
Samenwerking met De Utrechtse Standaard (DUS) Het programma DUS helpt ondersteunende bedrijfsprocessen in de gemeentelijke organisatie te standaardiseren. Dat leidt tot snelle, slimme, duidelijke en betrouwbare processen. Dankzij betere interne dienstverlening kan iedereen zich focussen op de inhoud van het werk. Collega’s van het programma DUS helpen mee om vaart te houden in de uitvoering van het programma Informatie op orde. Dat doen zij onder andere door het introduceren van nieuwe werkwijzen om (sneller) tot resultaten te komen en door kritisch mee te kijken naar de uitvoering.
6.1 Toelichting, onderbouwing en duiding van projecten of activiteiten, zowel van interne als externe partijen, die van invloed zijn op dan wel de uitvoering raken van het project Het programma Informatie op orde heeft sterke samenhang met andere programma’s in de IPM-keten. Het gaat om: •
Klantgericht samenwerken in ketens (KiK) Werkt aan het verbeteren van informatiebeheer in klantgerichte samenwerkingsketens.
•
Versterken Common Ground Formuleert voorwaarden voor de wijze van opslag van informatie en zorgt voor de aanschaf en invoering van een nieuw zaaksysteem.
•
Werken 3.0 Het programma Werken 3.0 zorgt ervoor dat medewerkers van de gemeente hybride en gezond kunt samenwerken aan de opgaven van de stad. De opgave is bepalend voor waar en hoe je werkt. Voorzieningen op het gebied van huisvesting, ICT en werkgeverschap worden hierop aangepast.
•
Cloudtransitie Het overbrengen van ons fysieke informatienetwerk naar de Cloud.
•
De Digitale Stad Dit programma zorgt voor het op een verantwoorde manier toepassen van kansen die digitale ontwikkelingen de stad bieden.
Daarnaast is er samenhang met de invoering van de Omgevingswet en reguliere taken en werkzaamheden in de IPM-keten. We monitoren de voortgang van andere programma’s en projecten door middel van periodiek overleg, ondersteund door een gezamenlijk activiteitenoverzicht van andere programma’s. Eens per maand bespreken de programmamanagers van de IPM-programma’s en strategen van de CIO Office de voortgang van de programma’s en de onderlinge afhankelijkheid en samenwerking. Waar nodig maken zij afspraken over nadere afstemming tussen programma’s. De programma’s registreren mijlpalen in een gezamenlijk softwareprogramma voor projectbeheer. Ook op het gebied van communicatie werken deze programma's samen. Een overkoepelende kernboodschap en communicatieplanning zijn de basis voor afgestemde communicatie over de programma’s.
13
6.2 Toelichting, onderbouwing en duiding van de opgenomen informatie, waarbij de bevindingen van adviseurs of toezichthouders expliciet inzichtelijk worden gemaakt De aanpak en begroting van het programma is grotendeel gebaseerd op analyses van en voorstellen voor verbetering van informatiebeheer van interne en externe deskundigen. Daarnaast voorziet de aanpak in het oplossen van knelpunten die toezichthouders (Het Utrechts Archief en de provincie) signaleren. Voor de invoering van de wet open overheid volgen we de voorschriften en het tempo van de wetgever. We maken daarbij gebruik van de handreikingen en adviezen van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en het Ministerie van Binnenlandse Zaken.