Document · PDF

Agendabundel

Adviescommissie Controle en Financiën 16 oktober 2025, gemeente Utrecht15.467 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Bundel - Adviescommissie Controle en Financiën van 16 oktober 2025 1.a 1.b 2 2 3 4 5

6 7 8 9

Opening en mededelingen (10 minuten) Vaststellen agenda (2 minuten) Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (1 min) 20250918_Gemeente_Utrecht_Controle_en_Financien_concept_Bi_ Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (1 min) Verslag Adviescommissie Controle en Financiën 5 juni 2025 Ingekomen stukken (5 min) Controleplan 2025 - gemeente Utrecht Toelichting wijziging BADO door Deloitte (15 minuten) Programmabegroting + 2e Berap (tijd: 30 minuten) Reflectie accountant o.a. op financiële positie, toelichting ambtelijke organisatie en mogelijkheid tot het stellen van vragen. Reflectie accountant PB 2026. Vooruitblik volgende vergadering (5 minuten) Jaarplan adviescommissie CF 2025 (sept) Evaluatie Adviescommissie aan de hand van groeimodel PWC Toelichting op het Groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden - PwC. de rol van de auditcommissie (utrecht) Advies aan commissie VBF over Programmabegroting (na wissel, tijd 15 minuten). Het advies bij de programmabegroting 2025 is als voorbeeld bijgevoegd. Advies adviescie bij de PB 2025 Afsluiting (5 minuten)

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN 18-09-25, 18:00-19:45 Burgemeesterskamer Stadhuis 1. Opening en vaststellen agenda De voorzitter heet allen welkom en opent de vergadering met een voorstelrondje vanwege de gasten die aangeschoven zijn. De voorzitter heet Mevrouw Chedi-van Hall speciaal welkom die sinds begin juli bij de Gemeente Utrecht gestart is als directeur Financiën en Inkoop. De afgelopen zeven jaar was zij bij de gemeente Rotterdam directeur Financiën, Juridisch en Inkoop. Mevrouw Chedi-van Hall geeft zich al erg welkom te voelen in de gemeente. Inhoudelijk en organisatorisch zijn er veel overeenkomsten met haar vorige werkgebied, zo zijn de accountants en dit type vergadering haar wel bekend. Maar voor wat het ‘Utrechtse’ betreft bevindt ze zich nog in de leerfase. Zo verwondert zij zich over de gemoedelijkheid in de Utrechtse organisatie. Bij aanvang van haar werkzaamheden voor Utrecht werd de vergelijking met de Rotterdamse directheid gemaakt ‘Van het ruwe havendok ga je naar de groene weide. Ze hoopt dat de Utrechtse wens naar zakelijkheid niet doorslaat en helpt graag om de juiste middenweg daarbij te blijven bewandelen. Kennismaken en meeluisteren is bij deze eerste commissievergadering dan ook haar insteek. De voorzitter herkent zich in de sfeeromschrijving van de commissie.

1.b Mededelingen De heer Vasters heeft een paar maanden terug er een presentatie over ‘Brede Welvaart’ gegeven die enthousiast ontvangen is. In navolging hiervan organiseert D66 woensdag 24 september van 18.00 tot 21.00 uur een sessie waarbij een aantal hoogleraren en andere experts spreken, daarnaast zijn er ervaringsdeskundigen uit Amsterdam. Commissieleden die belangstelling hebben kunnen deze avond aansluiten, informatie volgt via de mail. Op de vraag of het geschikt is om het tweede deel van de avond aan te schuiven verwijst de heer Vasters naar de informatieve mail hierover.

2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (5-06-2025) Het verslag wordt vastgesteld.

3. Ingekomen stukken

• VNG ‘Kabinet komt afspraken over jeugdzorg na’ De heer Saghraoui deelt het bericht van VNG ‘Kabinet komt afspraken over jeugdzorg na’, waarin staat dat het rijk toch €728 miljoen aan gemeenten gaat uitbetalen. De gemeente Utrecht heeft met de voorjaarsnota een redelijk risico genomen, er was wel enigszins een informatievoorsprong ten opzichte van andere gemeenten. Het is fijn dat dit risico nu door het rijk ingelost wordt. Commissieleden reageren instemmend op de conclusie dat er een verantwoord risico genomen is. Mevrouw Rijnders is benieuwd of er nog ontwikkelingen zijn aangaande de ARK-middelen, waarbij er een spanning is tussen het VNG-advies en wat de provincie in de circulaire opgenomen heeft. De heer Saghraoui legt uit dat het risico wat genomen is nu opgelost wordt door het rijk. Op de vraag of er dit structureel is, met het oog op een nieuw kabinet, geeft de heer Saghraoui aan dat er geen signalen zijn dat er extra geld komt. Er is tot nu toe niets in de Voorjaarsnota van het rijk opgenomen waar de gemeente concreet iets mee kan. De boodschap van Van Ark aan het Rijk was dat gemeenten te weinig middelen kregen om hun taak op de juiste wijze uit te voeren. Het rijk heeft de belofte gedaan om te kijken naar de onderliggende problemen, zoals indexatie, grondoorzaak, beperking van het beleid.

De hoop is dat de uitspraken die nog zullen volgen zullen leiden tot meer overtuiging.

Plan van Aanpak accountantscontrole (‘Jaarplan’) en opdrachtbevestiging jaarrekening De heer Leeuwenkamp geeft een toelichting op het jaarplan. De doelstellingen van de commissie zijn in het concept controleplan opgenomen. Een belangrijke wijziging in 2025 is de materialiteitsbepaling gewijzigd, de grens van een ‘anders dan goedkeurend oordeel’ is 2%, een getrouwheidsoordeel. Deze grens van 2% geldt ook bij fouten zowel

Pagina 1 van 7 Commissiegriffier Adviescommissie CF  danielle.rijnders@utrecht.nl

als bij onzekerheden. De aanbesteding is nog gebaseerd op oude wetgeving va een grens van 1% inclusief dotaties en reserves. In 2024 zat dit op 26 miljoen, tegenover 41 miljoen in het huidige jaar, de raad moet nog gaan besluiten over deze verantwoordingsgrens. De accountant zal indien gewenst een uitgebreidere toelichting geven op de impact die deze regelgeving heeft op de posten die geselecteerd zijn voor controle. Alle gemeenten volgen deze wetswijziging. Hier wordt mee ingestemd. Daarnaast mag de raad zich buigen over de verantwoordingsgrens in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording, die tussen de nul en twee procent moet komen te liggen, voorheen drie procent. De controleverordening verwijst naar het Programma van Eisen, waar de oude bepalingen in staan. Het Programma van Eisen kan niet meer aangepast worden. Daarom zal het in de controleverordening aangepast moeten worden. De controle verordening valt onder concern control en kan met terugwerkende kracht aangepast worden. De rapportagedrempel bedraagt momenteel €500.000. Voor een gemeente met de omvang van gemeente Utrecht wordt dit als relatief laag beschouwd. Dit betreft de drempel waarboven fouten gerapporteerd worden. De commissie kan overwegen deze drempel te verhogen. De heer Claassen begrijpt dat bij de volgende commissie vergadering stilgestaan wordt bij de impact die een drempelverhoging kan hebben.

De controle volgt de P&C cyclus en hanteert dezelfde termijnen. De controleverklaring wordt gelijktijdig afgegeven, circa in mei. Bijzonder dit jaar is dat de migratie naar het nieuwe systeem gedaan is, De accountant heeft voorafgaand een pre-implementatie check uitgevoerd, waarbij alle seinen op groen stonden. Nu moet nog vastgesteld worden of alle gegevens daadwerkelijk juist zijn overgegaan naar het nieuwe systeem. De accountant heeft drie hoofddoelstellingen geformuleerd in de aanbesteding. Deze zijn uitgewerkt in een vijftal subdoelstellingen waar dit jaar verhoogde aandacht voor zal zijn. De heer Klijn heeft vraagt hoe hervormingsbezuinigingen in te delen zijn binnen deze subdoelstellingen. De accountant geeft dat zij de hervormingsagenda mee zullen nemen in het financieel beeld en bij een hei-sessie aan de orde laten komen. De commissie kan specifieke posten selecteren als speerpunt voor de accountant. Het afgelopen jaar waren de speerpunten het financieel beeld, het budgetrecht van de raad, het versterken van de financiële positie en realistische raming. De heer Dijkstra mist soms het een historisch perspectief, het is als raadslid soms moeilijk inschatten hoe een situatie vijf jaar geleden ervoor stond. De accountant wil het historisch perspectief betrekken bij de presentatie van het financieel beleid.

Opgemerkt wordt dat het goed is om dit ook bij de verkiezingen aan de orde te laten komen. De heer Dijkstra is ook benieuwd naar de kosten van het ambtelijk apparaat, versus de uitbestede posten. Mevrouw Rijnders denkt dat dit op het dashboard van Berenschot te vinden is. De heer Dijkstra heeft aan wat meer inzichtelijkheid in historisch perspectief bij de begrotingscyclus. De heer Saghraoui noemt SISA en ziet dat het de afgelopen jaren ingewikkeld was om er grip te krijgen en zou bij de interim controle daar wat meer aandacht voor willen. Zodat het wat soepeler verloopt. De accountant gebruikt een aantal controlelijsten, dat sluit goed aan op de lijsten die de ambtelijke organisatie ook gebruikt. De spelregels hierover zullen in februari volgen. Er is toenemende aandacht voor dit onderwerp bij de interim controle, waar dit jaar nog nadrukkelijker de vinger aan de pols gehouden wordt. De heer Saghraoui benoemt verder de grip op investeringen en is benieuwd of dit onder het eerste subdoel valt. De accountant bevestigt dat dit het geval is. De accountant legt uit dat er na de gemeenteraadsverkiezingen een introductieprogramma verzorgd wordt voor de nieuwe gemeenteraad. Voor de adviescommissie wordt het ‘Elevation Lab’ verzorgd. De commissie bepaalt de doelstellingen.

Het programma richt zich op het verbeteren van de samenwerking door inzicht in persoonlijkheden, gedragsvoorkeursstijlen en communicatie. Het lab moet de samenwerking naar een hoger punt brengen. De voorzitter informeert of er binnen de commissie bereidheid bestaat om commitment te leveren aan dit Lab, aangezien

Pagina 2 van 7 Commissiegriffier Adviescommissie CF  danielle.rijnders@utrecht.nl

persoonlijkheidsstijlen en onderlinge dynamiek aan bod komen. Vanuit de commissie klinken enthousiaste geluiden, eerdere ervaringen met dit Elevation Lab in de ambtelijke organisatie zijn goed bevallen. De heer Dijkstra zou graag zien dat de aandacht voor ambtelijke kosten en externe kosten nog terugkomt. Mevrouw Rijnders noemt dat dit als input kan worden gegeven in de evaluatie van de P&C cyclus. De commissie stemt in met de opdrachtbevestiging voor de accountant en geeft de griffier opdracht deze te ondertekenen.

Update verbeterplan financiën De heer Kouwenhoven, programmamanager van Versterking Financiële Functie, verzorgt de update van het verbeterplan. De financiële functie kende tekortkomingen, waarbij niet alle ramingen naar wens waren. Goed financieel beheer biedt transparantie, vertrouwen, grip, inzicht en efficiëntie in processen. Wat bijdraagt aan werkplezier en betrokkenheid van medewerkers. Eind 2024 is gestart met een verbeterd proces bij de voorjaarsnota. De jaarrekening en voorjaarsnota konden tijdig en volledig aangeleverd worden. SAP is geïmplementeerd en doorgevoerd, gestabiliseerde managementrapportages zijn ontwikkeld. De P&C producten zoals de jaarrekening en de voorjaarsnota en worden als geslaagd beschouwd, merkbaar in de verbeterde leesbaarheid van de stukken. De bezetting is op orde gebracht, ingehuurde krachten zijn veelal vervangen door vaste medewerkers. Het aandeel inhuur bedraagt nu minder dan tien procent, met enige variatie per afdeling. Bij de voorjaarsnota 2024 is er structureel budget vrijgemaakt om de formatie op orde te brengen, tot en met 2028 gaat het om ruim een miljoen euro. Verbetering van de processen rondom het werk doet het werkplezier toenemen, wat zorgt voor minder verloop. De heer Claassen waardeert dat er veel mensen in dienst genomen zijn en is benieuwd naar de motivatie hieronder.

Mevrouw Chedi-van Hall benoemt dat er veel roulatie geweest is die ingevuld is met interim personeel, de basis raakte weg. Er is veel roulatie geweest binnen de organisatie, waarbij functies met interim krachten werden ingevuld, daardoor kwam de basis onder druk te staan, dat doet wat met medewerkers. Voor de versterking van de functie is het essentieel dat er langere tijd met een vaste groep gewerkt kan worden. De heer Snoeij is benieuwd naar het beleid bij het betrekken van vaste medewerkers. Mevrouw Chedivan Hall licht toe dat er binnen het management vooral nieuwe mensen worden aangetrokken, bij andere functies is er een goede mix van enerzijds in dienst nemen van interim medewerkers en kennis behouden en anderzijds het aantrekken van nieuwe medewerkers. De heer Kouwenhoven vult aan dat mensen veel kennis met zich meebrengen, dat het tijd kost om de organisatie en de mensen daarbinnen te leren kennen. Er wordt voor adequate inwerktijd gezorgd, zodat er goede kennisoverdracht plaats kan vinden. Het doel van het ontwikkelprogramma licht de heer Kouwenhoven verder toe. De financiële functie is breed, dat gaat over de financiën, controle en de lijn, waarbij van de huidige kennis gebruik wordt gemaakt. Het programmateam is vrij klein, met ongeveer 100 deelnemers op verschillende trajecten, waarbij veel onderwerpen samenhang wordt opgepakt.

Vanaf het begin van het programma wordt direct geïmplementeerd, medewerkers kunnen verbeterpunten aangeven die meteen worden opgepakt, wat deelname aantrekkelijk maakt. De programmalijnen worden in samenhang uitgevoerd. Er wordt gewerkt aan het functiehuis, daarbij worden ook opleidingslijnen meegenomen. Zodat bij werving bijvoorbeeld duidelijk is wat de afdeling aan doorontwikkeling kan bieden. Ongeveer de helft van het programma draait om versterken, gewenst gedrag en DRA. Het programma draagt bij aan het daadwerkelijk afronden van onderdelen zodat het tot resultaten leidt. De lijnen die de komende periode uitgediept worden zitten ook in de begroting 2026. De huidige fase twee loopt tot maart, met de begroting, jaarrekening en voorjaarsbrief. Fase drie loopt tot en met december. Daarnaast een heel aantal zaken die een volgende slag gaan maken, rondom beheersing, rapportages, doorontwikkeling SAP. Er wordt begonnen met het inzetten van technologieën met zoals process mining en Ai op de LIAS.

Pagina 3 van 7 Commissiegriffier Adviescommissie CF  danielle.rijnders@utrecht.nl

Op de vraag of er ook gestart zal gaan worden met het schriftelijk indienen van vragen via LIAS antwoordt de heer Kouwenhoven dat door ontwikkelen van de LIAS daar mogelijkheden voor geeft. Er wordt gekeken wat er in welke fasering opgepakt zal gaan worden. De huidige fase twee is tot en met maart, daarna is er wel een vooruitblik. Daarna komt het accent van verdiepen naar borgen. Mevrouw Zwinkels is benieuwd hoe de rest van de organisatie hierin meegenomen wordt, nu er binnen het team aandacht is voor samenwerken en er opgebouwd wordt. De heer Kouwenhoven legt uit dat er 100 medewerkers verdeeld zijn over 16 trajecten. Het kernteam van elk traject bestaat uit medewerkers van verschillende organisatieonderdelen. Trajecten houden elkaar onderling goed op de hoogte, onderdelen die van elkaar afhankelijk zijn communiceren tijdig. Wekelijks vindt overleg plaats binnen het MTF, terwijl het CDO en de staf zes wekelijks bijeenkomen. Verschillende gremia binnen de financiële functie volgen het programma en bewaken of de juiste activiteiten worden uitgevoerd. Er is een klankbordgroep voor reflectie. Op het infranet kan gevolgd worden wat er gebeurt en er worden diverse teamsessie georganiseerd. Eind november volgt een raadsbrief, daarmee wordt de externe communicatie ook geborgd. Capaciteit is een van de aandachtspunten.

Er is vaste en geworven capaciteit, het aantal fte’s blijft ongeveer hetzelfde. Medewerkers zoeken naar de balans tussen de dagelijkse werkzaamheden en additionele taken. Dit maakt het proces wat trager, maar wordt als de meest duurzame aanpak gezien. Ander aandachtspunt is het veranderen van cultuur en gedragspatronen. Met een systemische benadering wordt naar teams gekeken en op verschillende vlakken wordt gewerkt aan het vergroten van bewustzijn. Het belangrijkste blijft het politieke en bestuurlijke goed te informeren, onder andere via deze commissie, en inzichtelijk maken van successen. Er wordt gestreefd naar een balans tussen korte- en lange termijnbelangen. De heer Vasters is benieuwd hoe men in de organisatie zich hieronder voelt, wanneer de medewerkerstevredenheid op peil blijft, dan gaan processen gemakkelijker lopen. Mevrouw Chedi-van Hall merkt dat medewerkers in afwachting zijn van het medewerkerstevredenheidsonderzoek, zo rond november, omdat ze benieuwd zijn naar de uitkomsten. De verwachting is dat deze beter zullen zijn. Waar het verzuim op diverse afdelingen rond de tien procent lag, is het teruggebracht naar circa 3 à 4%. Medewerkers tonen meer initiatief door spontaan te vragen of ze nog aan trajecten deel kunnen nemen. Mevrouw Chedi-van Hall heeft nog geen weerstand geconstateerd.

De inzet van AI en RPA maken processen makkelijker, er ontstaat vertrouwen dat de situatie verbetert. Het programma is ongeveer een jaar bezig, nu ontstaat er zachtjesaan een vliegwieleffect. De heer Claassen noemt het goede punten. Hij is benieuwd of het afgelopen jaar zo is gegaan als gedacht, of juist heel anders. De heer Kouwenhoven denkt dat het op hoofdlijnen wel zo gelopen is. Eind vorig jaar is gekeken naar de punten waar er verbetering op kan plaatsvinden. Daarop is het plan gemaakt. Het is goed dat er nu bij stilgestaan wordt. ‘ Mevrouw Rijnders merkt op dat er in het debat bij de jaarrekening of de voorjaarsnota gesproken is over een brief in het najaar en een stoplichtenmodel, ze hoopt dat dit meegenomen kan worden, zodat het eenvoudiger is om de vinger aan de pols te houden voor de raadsleden. Dit wordt bevestigd.

6. Update Sturen en Verantwoorden & evaluatie

De heer Vernooij van de afdeling bestuursondersteuning geeft een update over de evaluatie van de Standaard voor beleidsdocumenten. In 2023 is deze vastgesteld door de raad en is besloten om in 2025 de werking van de standaard te evalueren. Deze standaard is een voorbeeld in beleidsland, er is groeiende interesse vanuit andere gemeenten in de Standaard. Het doel is om op de juiste manier beleid te maken, niet te veel en dan na te gaan of het werkt. In hoeverre de Standaard succesvol toegepast wordt en bijdraagt aan de verbetering van de beleidscyclus is de leidende vraag in de evaluatie. Hier zijn kwalitatieve deelvragen van afgeleid: de deelvragen die hiervan afgeleid zijn deelvragen zijn hiervan afgeleid; zijn beleidsnota’s duidelijker geworden? Hoe vindt monitoring plaats? Is, tijdens monitoring en evaluatiemomenten, het inzicht in de relatie tussen doelen en resultaten verbeterd? Is de relatie tussen de beleidsnota en de programmabegroting verbeterd?

Pagina 4 van 7 Commissiegriffier Adviescommissie CF  danielle.rijnders@utrecht.nl

Kwantitatief zullen nota’s worden gecontroleerd op toepassing van de standaard, het voorkomen van gecombineerde nota’s en de aanwezigheid van alle verplichte onderdelen van de Standaard. De heer Vasters is benieuwd of de Standaard ertoe geleid heeft dat het voor raadsleden eenvoudiger is om beleid te bepalen, te sturen en te controleren. De heer Vernooij beaamt dit en geeft aan dat dit middels een enquête zal worden gemeten, vergelijkbaar met de evaluatie van de Regeling Risicovolle Projecten, zij het in iets lichtere vorm. De evaluatie wordt door ambtenaren zelf uitgevoerd, waarbij zij lessen en aanbevelingen formuleren. Waardevolle input van raadsleden wordt via een enquête verzameld. Op basis daarvan volgt een verdiepend gesprek of focus interview met de commissie. Dit mondt uit in een raadsbrief in het eerste kwartaal van 2026, met aanbevelingen. Een concreet raadsvoorstel met veranderingen aan de Standaard is nog niet aan de orde, misschien op basis van de aanbevelingen. De heer Maas vindt de evaluatie zeer waardevol en zou het fijn vinden als het commissiedebat nog voor de raadswisseling plaats zou kunnen vinden, misschien zelfs de bespreking in de raad nog voor de wisseling. Mevrouw Zwinkels beaamt dat de nieuwe raad baat zal hebben bij de aanbevelingen.

De heer Vernooij begrijpt de urgentie en wil nagaan of het tijdspad eventueel te versnellen is, in samenwerking met de afdeling Organisatie en Advies en de griffie zou de tijd die het neemt om de enquête af te nemen ingekort kunnen worden. Het verdiepende gesprek zou alvast bij de commissie geagendeerd kunnen worden, de commissiegriffier zal dit na overleg inplannen. Omdat het intern opgepakt wordt moet er wel met de capaciteit geschipperd worden. De evaluatie in ambtelijke kring vindt al plaats. De voorzitter merkt op dat er de commissie het een mooi proces vindt als het voor de raadswisseling gerealiseerd kan worden. Mevrouw Rijnders weet dat de gemeenten Dalfsen en Vlaardingen al werken met de standaard en ze is benieuwd of er meer gemeenten mee werken. De heer Vernooij zegt dat er van Oss tot Leiden gewerkt wordt met een vergelijkbare standaard, vaak met een net iets andere invalshoek. De heer Vernooij vervolgt met het tonen van een voorstel voor de vragenlijst voor de raad. Uit de beleidsnota en de doelen heeft de afdeling O&A een vragenlijst gedestilleerd die een beeld geven van wat de raad vindt van de standaard. Mevrouw Zwinkels heeft zelf ervaring met Sturen en Verantwoorden en ziet dat er de toelichting van stukken staat: ‘U kunt dit lezen als een beleidsnota’, terwijl dit niet in de titel vermeld is.

Bij enkele onderwerpen schrijft de wethouder in eerste instantie dat het om een beleidsnota gaat, maar vervolgens dat het een visie betreft. Mevrouw Zwinkels vindt het fijn dat dit soort ervaringen opgehaald kunnen worden. Mevrouw Rijnders vult aan dat er open vragen of ruimte voor opmerkingen zou moeten zijn. De heer Maas zegt dat de mogelijkheid om iets meer duiding aan te geven fijn zou zijn. De heer Vernooij denkt dat een vak met een open vraag daartoe zou kunnen helpen. Maar dat de uitdaging om het onderzoeksmatig te bundelen dan wel groter wordt. Mevrouw Passier denkt dat de opzet niet alleen moet zijn of de standaard toegepast wordt, maar dat er ook gekeken moet worden of het nu goed gedaan wordt, zijn beleidsnota’s duidelijker geworden hierdoor. Mevrouw Zwinkels stelt voor om eerdere ervaringen van de commissie over effectieve vraagstelling te gebruiken. De heer Vernooij denkt dat bij de toevoeging van een vak met suggesties mogelijkheid geboden wordt tot het toevoegen van inhoudelijke opmerkingen. Tegelijkertijd geeft hij aan dat bij het toevoegen van open vragen het risico genomen wordt dat de analyse veel meer tijd in beslag gaat nemen. Mevrouw Passier voegt toe dat er een aanzet moet zijn om zaken te delen, bij een open vraag is deze aanzet te open om ook gericht antwoord te geven.

Mevrouw Ramaker zou graag zien dat raadsleden kunnen delen of het inzicht in de relatie tussen beleid en financiën nu is toegenomen. De heer Vernooij geeft aan dat wanneer er bij elke vraag de mogelijkheid tot het geven van toelichting zou komen, dat het een goede analyse zou bemoeilijken. Mevrouw Rijnders geeft aan dat het bij de evaluatie van de RRP erg goed ging. De heer Vernooij beaamt dit en denkt dat het dan tot hoofdaanbevelingen gebundeld kan worden.

Pagina 5 van 7 Commissiegriffier Adviescommissie CF  danielle.rijnders@utrecht.nl

Mevrouw Ramaker vindt het fijn dat er een financiële paragraaf staat, maar ziet wel grote verschillen in hoe respondenten de vragen invullen, de een vult de vragen lichtzinnig in, terwijl een ander heel strategisch invult. Het is ook afdeling afhankelijk hoe ermee omgegaan wordt. De heer Vernooij noemt de verschillen in werkvelden relevant. De heer Maas denkt dat het van tevoren al te zeggen is hoe de enquête ingevuld wordt. Mevrouw Rijnders geeft aan dat de wethouder heeft toegezegd dat raadstoetsen er ook in meegenomen zouden worden. De heer Vernooij zal het erin verwerken. De heer Snoeij ziet een aantal doelen in de enquête terugkomen, maar is ook benieuwd naar effecten van de Standaard, zoals werkdrukverlaging. Zodat het effect van de Standaard beter in beeld gebracht kan worden. Een van de argumenten om tot het invoeren van de Standaard over te gaan was de werkdrukverlaging, ook voor commissieleden. Het is goed bij de evaluatie te kijken of dit ook in beeld gebracht kan worden. De heer Vernooij bedankt de commissie voor de input en neemt het mee in het verslag.

7. Vooruitblik volgende vergadering

Mevrouw Rijnders legt uit dat er nog drie commissievergaderingen te gaan zijn. In oktober staat de programmabegroting op het programma, in december de Managementletter en in januari vindt de evaluatie plaats. Het is goed om na te denken hoe die tijd benut kan gaan worden. • 30 september technische sessie. Mevrouw Rijnders inventariseert graag de wensen. De heer Maas is bij de technische sessie benieuwd naar de achtergronden van gemaakte keuzes. Wat meer inzicht in het keuzeproces te krijgen, welke afwegingen gemaakt zijn. Op de vraag of een wethouder daarvoor uitgenodigd dient te worden, merkt de heer Maas op dat dit meer als voorbereiding op het debat bedoeld was. De heer Saghraoui geeft aan dat ambtenaren de afweging niet maken en dat dit een verantwoordelijkheid van het college is, het is lastig om daar inhoudelijk op in te gaan. Mevrouw Zwinkels denkt dat er wel een inzicht gegeven kan worden in de bandbreedte van mogelijke keuzes. De heer Saghraoui zegt dat er wel ingezoomd kan worden op de aanpassingen die gedaan zijn op het financieel beeld ten opzichte van de vorige keer. De heer Maas vindt dat een interessante invalshoek. De heer Vasters benadrukt dat dergelijke onderwerpen juist in het debat thuishoren. De heer Maas noemt het voorbeeld van de WAAVA en is benieuwd naar de afwegingen hieromtrent.

De heer Vasters vraagt aan de commissiegriffier welke concrete vraag hij aan zijn fractie kan stellen, zodat er gerichte input voor de volgende keer mogelijk wordt. Mevrouw Rijnders denkt dat het moment er niet voor is om alles nog te gaan veranderen. Wel kan er gekeken worden naar wat er nog niet goed leesbaar is. Mevrouw Rijnders vindt het waardevol wanneer de accountant wordt gevraagd naar zijn reflectie. De heer Maas denkt dat de kengetallen wellicht interessant zijn om te bespreken. De afgelopen vier jaar zijn er mooie stappen gezet. De commissiegriffier stelt voor om de commissie bij het volgende overleg mee te nemen in het groeimodel van PWC. En evalueren hoe de commissie ervoor staat. De evaluatie van de P&C cyclus, het is veel om in de commissie te bespreken, er wordt voorgesteld om hierin een kleinere groep over te sparren. Met de insteek wat is goed om in het overdrachtsdossier mee te geven. Mevrouw Ramaker, de heer Maas hebben belangstelling, samen met de heer Saghraoui plant mevrouw Rijnders een moment in. De heer Saghraoui legt over de nota risicomanagement uit dat de keuze gemaakt is om een splitsing te maken tussen risicomanagement en de financiële consequenties daarvan. Het eerste deel komt al eerder via een raadsvoorstel naar commissieleden toe, nog voor de verkiezingen. Het tweede deel volgt later.

Pagina 6 van 7 Commissiegriffier Adviescommissie CF  danielle.rijnders@utrecht.nl

8. Rondvraag en sluiting

Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag. De vergadering wordt gesloten.

Pagina 7 van 7 Commissiegriffier Adviescommissie CF  danielle.rijnders@utrecht.nl

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

05-06-25, 18.00-19.45 uur Burgemeesterskamer Stadhuis 1. a Opening en mededelingen

De voorzitter heet allen welkom en opent de vergadering. Mededelingen

De heer Dorst meldt dat het raadsvoorstel ‘Werkdruk & werkwijze’ gevolgen heeft voor de

adviescommissie C&F want in het nieuw vast te stellen vergadermodel zou de adviescommissie van september tot aan de raadswisseling (in maart) van de donderdagochtend verplaatst worden naar de dinsdagavond. Na de raadswissel wordt teruggegaan van zes naar vier commissies en kan de adviescommissie C&F weer op donderdagochtend vergaderen.

Op de vraag of de commissievergadering vroeg op donderdagavond gehouden kan worden, gecombineerd met een maaltijd, geeft de heer Dorst aan dat dit alleen kan als het vragenuur op het

huidige tijdsstip blijft staan. In het nieuwe vergadermodel wordt echter voorgesteld het vergaderuur te verplaatsen.

De adviescommissie geeft de voorkeur aan het voorstel om op donderdagavond te vergaderen, gecombineerd met een maaltijd. Er blijkt minder draagvlak voor de dinsdagavond.

De voorzitter meldt dat zij niet langer de voorzittersrol zal vervullen mocht de adviescommissie op dinsdagavond gaan vergaderen.

De heer Dorst zal de feedback aan de werkgroep doorgeven. De voorzitter deelt mee dat wethouder Schilderman haar en de heer Van der Zweth heeft benaderd

met een procedurele vraag rondom de programmabegroting. Zij gaf aan dat het College graag voor de programmabegroting duidelijkheid wil geven over de middelen die vanuit het Rijk naar de gemeente

komen. Ingeschat wordt dat wanneer de programmabegroting twee weken later wordt aangeboden meer duidelijkheid aan de raad kan worden gegeven over deze middelen vanuit het Rijk en daarmee

een completer inzicht wordt gepresenteerd. Als de behandeldagen op hetzelfde moment blijven staan betekent dit twee weken minder tijd voor de voorbereiding en dat doet iets met de mate waarin

bijvoorbeeld schriftelijke vragen gesteld en beantwoord kunnen worden. Persoonlijk zou de voorzitter liever een volledige programmabegroting ontvangen met de juiste informatie dan een document dat een week later alweer achterhaald is.

Mevrouw Rijnders wijst erop dat in de commissievergadering van heden hier geen besluit over wordt

genomen. Het is een verzoek dat bij het DB wordt ingediend en het DB besluit hierover. Zij roept op

om na te denken over oplossingen voor de schriftelijke vragen want daar moet wel voldoende tijd voor zijn.

Ambtelijk wordt aangegeven dat er voor de doorrekeningen en het beoordelen van de consequenties dan ook minder tijd beschikbaar zal zijn, maar als de wens er is, zal getracht worden het ook die

richting op te krijgen. Desgevraagd wordt geantwoord dat het verplaatsen van de behandeldagen geen

1 van 7 commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

optie is: de begroting moet uiterlijk 15 november bij de provincie liggen.

Mevrouw Rijnders stelt voor te wachten op het voorstel vanuit het College zodat helder is wat het College met betrekking tot de programmabegroting wil en hoe zij het voor zich zien. Daar kan de adviescommissie C&F dan schriftelijk op reageren met een advies.

Ambtelijk wordt opgemerkt dat het College de vraag heeft gesteld of het wenselijk is om een alternatieve route te lopen. Het is aan de adviescommissie om de richting te bepalen van wat

belangijker wordt gevonden: volledigheid qua tijd of de volledigheid qua inhoud. Het idee is om enkele varianten aan de adviescommissie voor te leggen.

Afgesproken wordt dat de reactie vanuit de adviescommissie schriftelijk kan worden afgedaan en niet meer aan de adviescommissie hoeft te worden voorgelegd. 1.b Vaststellen agenda

De agenda wordt conform vastgesteld. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (17-04-2025) ▪ ▪

Agendapunt 4– Jaarplan concernaudit, 1ste paragraaf, laatste zin: ‘afdeling’ moet ‘gemeente’ zijn.

Agendapunt 4– Jaarplan concernaudit, 4e paragraaf, 2e regel: De zin wordt gewijzigd naar (wijziging onderstreept): “Mevrouw Grundauer licht toe dat dit onderzoek onder andere plaatsvindt bij …”.

▪

Agendapunt 4– Jaarplan concernaudit, 5e alinea, 4e zin wordt geschrapt: ” Mevrouw Grundauer geeft aan …genomen.”

3. Ingekomen stukken ▪ Jaarverslag concernaudit 2024 - 2025 Mevrouw Grundauer geeft een korte toelichting aan de hand van de managementsamenvatting.

Positieve observaties worden vermeld op het gebied van de regelmatigheidsverantwoording waar

professionaliseringsslagen zijn geboekt. Wat dit onderwerp betreft, is het in Nederland een benchmark geworden. Er is vooruitgang geboekt omtrent informatiebeheer. Wat hier echt heeft geholpen, is dat het als een RRP-project was gelabeld en zodoende meer managementaandacht

heeft gekregen. Ook met betrekking tot de Wet Politiegegevens zijn goede stappen voorwaarts

gezet. Dit betreft alle afdelingen binnen de gemeente die met boa’s werken. Het was een jaar geleden nog een "red flag" en is een onderwerp waar een zwaar auditregime op zit.

Het niet inzetten van data voor het monitoren van processen in de dienstverlening is een aandachtspunt.

Recent

Amsterdam

een

ambtenaar

opgepakt

die

jarenlang

persoonsgegevens aan criminelen heeft doorgestuurd. Als je de situatie voor Utrecht bekijkt, dan ligt het eigenaarschap voor de BRP bij de afdeling Publiekszaken. De gemeente Utrecht telt

ongeveer 1,8 miljoen euro raadplegingen van ambtenaren per jaar. Het systematisch inzetten van data-analyses kan fraude niet helemaal voorkomen, maar fraudegevallen zijn wel sneller te detecteren. ▪

Rekenkamerbrief Jaarstukken 2024 2 van 7 commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

De heer Venhoeven legt uit, dat er is gekeken is naar hetgeen in de bijlage bij de jaarrekening is vermeld over de follow up. De opvolging van de besluiten van de gemeenteraad in vervolg op de Rekenkamerrapporten kan worden verbeterd. Daarom wordt afgesloten met de oproep aan de gemeenteraad om het College te verzoeken dit in het vervolg beter te doen. Over de uitvoering van raadsbesluiten in vervolg op de Rekenkamerrapporten wordt verschillend gerapporteerd.

Vaak ontbreekt een inhoudelijke toelichting op de actuele stand van zaken wat betreft de

uitvoering van de verbeterpunten en is onbekend of er voortgang in zit. Soms verdwijnen actiepunten zonder dat bekend is of het is opgelost.

De heer Molenaar vult aan, dat vaak wordt verwezen naar een plan van aanpak wat eigenlijk niets zegt over de uitvoering daarvan. Het zou helpend zijn als de rapportage zelf wat meer de actualiteit raakt. Nu is het vaak niet informatief. Graag wordt met de raad en het College in gesprek gegaan over hoe dat verbeterd kan worden. ▪

Provincie Utrecht, aanvulling op begrotingscirculaire

Verwezen wordt naar de meicirculaire naar aanleiding van de voorjaarsnota 2025 van het Rijk, inclusief een schrijven van de provincie met wat de actualiteiten zijn op dit moment.

De belangrijkste actualiteit volgt vanuit het begrotingsadvies van de VNG. Dit advies geeft aan

hoe gemeenten met de extra middelen vanuit het Rijk zouden kunnen omgaan, al is het altijd aan de gemeenten zelf om dat te bepalen. Op onderdelen ontstaat spanning tussen enerzijds de

positie van de VNG, die zegt meer te verwachten, versus de opstelling van de provincie die aangeeft dat niet meer dan een circulaire in de begroting mag worden opgenomen. In de

gemeente Utrecht betreft de spanning concreet de Van ARK-middelen en specifiek betreffende middelen met terugwerkende kracht. Op het moment dat de begroting wordt vastgesteld, gaat de provincie toetsen en hier wat van vinden.

De heer van Vugt is van mening dat een gemeente haar eigen keuzes moet maken. Een gemeente heeft natuurlijk wel te maken met de VNG-adviezen, maar ook met de opmerkingen van de toezichthouder. Beide partijen dienen een ander belang en hebben bovendien een verschillende

rol. Dat betekent ook dat deze adviezen tegengesteld aan elkaar kunnen zijn. Daarin moeten gemeenten dus nadrukkelijk hun eigen koers bepalen.

Op de vraag wat eventueel de consequentie is als het advies van de toezichthouder niet wordt

gevolgd, geeft de heer Van Vugt aan dat wanneer een goed gemotiveerd standpunt wordt ingenomen daarover met de toezichthouder een goede discussie kan plaatsvinden. Uiteindelijk kan de toezichthouder wel dwingen om correcties in de begroting aan te brengen en in het

uiterste geval kan de toezichthouder de gemeente onder preventief toezicht plaatsen, maar dan zijn er al wel wat stations gepasseerd.

4. Jaarstukken en resultaatbestemming De heer Van Vugt geeft aan dat het financiële beeld is geactualiseerd. Mocht er behoefte zijn daarover van gedachten te wisselen, dan staat de heer Van Vugt daarvoor open.

Op 16 mei is de goedkeurende accountantsverklaring op de jaarrekening van de gemeente Utrecht

afgegeven, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. De gehanteerde goedkeuringstolerantie is 3 van 7 commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

26,15 miljoen euro, zijnde de voorgeschreven één procent van de totale exploitatie.

In de rechtmatigheidsverantwoording zitten geen rechtmatigheidsfouten die groter zijn dan de

verantwoordingsgrens; deze grens is vastgesteld op 39,2 miljoen euro. Er staat nadrukkelijk in welke begrotingsonrechtmatigheden

zijn

ook

wordt

heel

transparant

weergegeven

welke

overschrijdingen het College al dan niet acceptabel vindt. Het advies aan de raad is om daar inhoudelijk goed naar te kijken.

In de jaarrekening zit nog één onzekerheid. Dit betreft de zogenaamde robuuste kosten ad 5,5 miljoen euro. In het verleden had de gemeente een groot bedrag aan stelposten, maar deze posten zijn de afgelopen jaren afgebouwd en de huidige stelposten zijn goed gemotiveerd. Er is een vijftal foute

boekingen gesignaleerd. Als deze op de juiste manier verwerkt zouden zijn, was het resultaat negen ton beter uitgevallen.

De accountant complimenteert met het goede proces, zeker in licht van de implementatie van een

nieuw financieel pakket. Ook is de accountant heel positief over de herstructurering van Leidsche Rijn. Dat heeft ertoe geleid dat de robuuste posten, waar eind 2023 nog 107 miljoen euro van resteerde geheel zijn onderbouwd en dus in feite zijn opgelost.

Wat de accountant betreft, gaat de aandacht uit naar de concernsturing en concernmonitoring en alles

wat daarmee samenhangt. In 2025 en de jaren erna moeten op dat punt wel resultaten zichtbaar gaan worden.

De hoogste prioriteit is de aandacht voor de investeringen. Dat gaat zowel om het budgetrecht van de raad, als het begroten hiervan. Inmiddels wordt er een plan gemaakt om daar verbetering in te brengen. Daarnaast wordt het spanningsveld in de capaciteit benoemd. Het is belangrijk keuzes te

maken in wat de gemeente aankan. Verder zijn er toch weer veel nagekomen boekingen en de interne controle op 74 SiSa-regelingen kan beter.

Er is nadrukkelijk naar de investeringen gekeken. Met name vanaf 2022 wordt een toename in investeringen gezien. In 2024 is het plafond overschreden qua investeringen, maar er wordt wel

achtergelopen wat betreft de investeringsplanningen. Dat beeld moet realistischer worden waarmee tegelijkertijd ook meer recht wordt gedaan aan het budgetrecht van de raad.

In het financieel beeld valt het op dat in de begroting altijd meer lasten dan baten bevat en daarmee

dus de reserves worden aangesproken. Jarenlang was de realisatie anders, waren de baten hoger dan de lasten waardoor de reserves groeiden. In 2022 zit het eerste kleine omslagpunt wat in 2023 en

2024 nadrukkelijk doorzet en wijzigt de verhouding zodanig dat er meer lasten dan baten zijn en de

reserves worden aangesproken. Voor alle programma’s - op twee na - geldt dat de geraamde baten en opbrengsten dicht bij de begroting resulteren. Alleen aan de voorkant wordt al aangegeven dat de

lasten hoger zullen zijn dan de baten en lopen de reserves terug. Kortom, het is goed dat de realisatie de begroting nadert, maar nu wordt wel fors ingeteerd op de reserves: de afgelopen drie jaar zijn de

reserves zodoende met 207 miljoen euro teruggelopen en loopt dientengevolge ook de solvabiliteit terug. Volgens de meerjarenbegroting 2025-2028 nemen de reserves in 2025 en 2026 verder af met respectievelijk 26 miljoen euro en zestien miljoen euro. De heer Van Vugt hoopt dat het bij die 4 van 7 commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

bedragen blijft, gezien de reservepositie. De heer Van der Zweth begrijpt dat op de reserves gelet moet worden en informeert of er naast het weerstandsvermogen meer indicatoren zijn om een vinger aan de pols te houden.

De heer Van Vugt noemt de solvabiliteit en de reservepositie. In het kader van de voorjaarsnota en de

begroting wordt naar de raming gekeken en beoordeeld wat dit betekent voor de reserves. Het streven kan zijn dat in de begroting de lasten niet meer hoger zijn dan de baten en dat betekent dat aanvullende keuzes bij de begroting volgen.

Tot slot, licht de heer van Vugt in grote lijnen de ontwikkeling van de reserve grondexploitaties toe

die met ruim 110 miljoen euro afneemt. Wat in jaarrekening 2024 opvalt, zijn drie grote

winstnemingen van zeventig miljoen euro; dat betreft vooral de herstructurering Leidsche Rijn. Tussen de gewijzigde begroting en de realisatie zit een verschil van 116 miljoen euro positief. Dat grote

positieve verschil zit met name in de niet-begrote winstnemingen. Daarnaast neemt dan ook de reserve nog af. Dat betreft de robuuste posten van 107 miljoen euro. Dat is gelukkig opgelost.

Daarnaast is er nog 32 miljoen euro uitgehaald voor het Lombokplein en is er 42 miljoen euro gestort in de reserve voor de bouw van de mobiliteitshub XL. 5. Voorjaarsnota

De heer Saghraoui zoomt in op het groeikader en de indexaties. Groeikader

Enkele jaren geleden is het groeikader vastgesteld, waarbij een x-bedrag, zijnde het gemiddelde bedrag uit het Gemeentefonds van dat specifieke jaar in het groeifonds werd gestort. Dat heeft een

tijd goed gewerkt, maar op een gegeven moment - onder andere door een verandering van de

systematiek vanuit het Rijk - ontstond een steeds groter verschil tussen de lasten en de bijbehorende baten die achterbleven. Daarom is het voorstel gedaan om het automatisme van een x-bedrag uit het Gemeentefonds los te laten en wordt een bekostigingssystematiek bedacht om in de toekomst de

groei te faciliteren, waarbij wat meer in de integrale afweging keuzes gemaakt worden hoe en hoeveel ingezet wordt voor een groei in de balans. Waar het gaat om het referentiedeel, de autonome

ontwikkelingen als het gaat om de groei van de stad, dat blijft overeind maar wel wordt gekeken of het soberder kan.

De voorzitter informeert welke keuzes hierin als raad gemaakt kunnen worden.

De heer Saghraoui geeft aan dat de raad de bekostigingssystematiek kan vaststellen. Wat dit betreft, volgt een aantal varianten.

Desgevraagd geeft de heer Saghraoui aan, dat het College de scenario’s krijgt voorgelegd, waarna het

College een afweging maakt en bepaalt welke scenario’s of welk besluit aan de raad wordt voorgelegd. Dat zal in de aanloop naar het nieuwe coalitieakkoord gebeuren.

Opgemerkt wordt dat het groeikader tot nu toe een gesloten systeem was, maar als dit verdwijnt, komt 5 van 7 commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

het in de begroting. De vraag is of dat puur een nadeel betreft of dat er ook voordelen aan zijn

verbonden. De heer Saghraoui licht toe, dat de toename wat betreft het aantal inwoners tot een grotere

bijdrage vanuit van het Gemeentefonds leidt; ook de stijging aan OZB-inkomsten leidt tot de hoop dat dit bijdraagt aan een positief saldo. Deze inkomsten vormen onderdeel van de algemene middelen. Daar wordt de integrale afweging op afgestemd.

De heer Dorst verwijst naar pagina 31. Nieuw is, dat de dekking voor het referentiekader vanaf 2027

wordt gekoppeld aan een deel van het accres voor een reële groei in het Gemeentefonds. Dat was eerst het geheel, begrijpt hij.

De heer Saghraoui beaamt dat een deel van het Gemeentefonds echt voor de groei is bedoeld, maar ook deels voor indexatie; dat deel wordt gereserveerd voor het referentiedeel.

Mevrouw Passier vraagt zich af wat het de nieuwe systematiek gaat betekenen voor een groeiende stad en de gewenste faciliteiten daarbij.

De heer Saghraoui legt uit dat het betekent dat meer transparant een besluit kan worden genomen

over de besteding van de middelen. Voorheen was niet duidelijk waar de middelen precies naar toe gingen en nu wordt een integrale afweging gemaakt.

De heer Claasen merkt op dat in het groeikader een aantal aannames zat hoe door de groei van het

Rijk meer geld ontvangen zou worden en dat werd alvast op voorhand bestemd. De heer Claasen begrijpt dat daarvan nu wordt gezegd dat dit te optimistisch was. Er komt minder geld beschikbaar

dan was gedacht en het geld dat binnenkomt, wordt voorgelegd als onderdeel van de algemene afweging.

De heer Saghraoui zegt dat het niet per se te optimistisch ingestoken was, maar dat in de tussentijd

ook de systematiek is veranderd. Er is gekeken naar de bbp-systematiek waarbij groei iets minder wordt beloond omdat wordt gekeken naar het “achtjaarsgemiddelde”. Daarnaast zijn ook allerlei

maatstaven aan het veranderen, bijvoorbeeld wat betreft hulpbehoevenden in de samenleving. Wanneer extra middelen worden ontvangen, gaat een groot deel daarvan daar naar toe. Het verschil tussen de aannames en de realiteit vloeit dus voort uit een combinatie van meerdere factoren. Indexaties

De heer Saghraoui licht toe, dat wat betreft de indexaties het Rijk percentages vaststelt op

verschillende onderdelen. Intern wordt afgesproken welke indexatiepercentages worden aangehouden voor de typen investeringen.

De heer Claasen is benieuwd welke ruimte de raad heeft om met de indexaties te schuiven.

De heer Saghraoui geeft aan, dat de raad ruimte heeft om vast te stellen welke indexatiepercentages

worden toegepast op welke elementen van de begroting. De raad heeft ook de ruimte om onderdelen helemaal niet te indexeren, wat duidt op een taakstelling richting de programma’s. Er is geen verplichting om de indexaties die het Rijk meegeeft ook op dezelfde wijze één op één door te zetten in de programma’s.

6 van 7 commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

De voorzitter vraagt of er belangrijke wijzigingen zijn geweest in de indexaties die voor de adviescommissie van belang zijn.

De heer Saghraoui geeft aan dat na de voorjaarsnota de cao-wijzigingen zijn verwerkt in de programmabegroting. De indexatie die dit meebrengt, wordt samen met de meicirculaire verwerkt. 6. ▪

Vooruitblik volgende vergadering

Als de volgende vergadering niet op donderdagavond 25 september kan worden ingepland maar op dinsdagavond 16 september begint de vergadering om 19.30 uur.

▪

Op 16 september zal de nieuwe directeur financiën zijn gestart. De vraag aan de heer Saghraoui is om de directeur ter kennismaking uit te nodigen voor de vergadering.

▪

Geagendeerd worden in ieder geval het plan van aanpak van de accountantscontrole en het verbeterplan.

▪

Desgevraagd wordt aangegeven dat het raadsvoorstel van WAAVA en de verbonden partijen niet terug hoeft te komen in de adviescommissie.

▪

Deloitte heeft een heidag bij Deloitte in Rotterdam aangeboden na de zomer. Wat dit betreft volgt nog een datumvoorstel.

▪

Gevraagd wordt om de feedback op de technische sessie van 27 mei naar mevrouw Rijnders te mailen. Mevrouw Rijnders heeft via de app een voorstel gedaan voor het proces van financiële toetsing door de ambtelijke organisatie. Eventuele opmerkingen kunnen gemaild worden aan mevrouw Rijnders.

7. (eventueel) Advies aan commissie VBF n.a.v. Voorjaarsnota/burap/JS

De voorzitter vraagt of de adviescommissie een advies wil meegeven aan de commissie VBF. Mevrouw Rijnders heeft het eerdere advies via iBabs gedeeld. Op basis van de gesproken punten zal zij een voorzet voor het advies doen.

Wat betreft de jaarstukken en de resultaatbestemming, merkt de heer Van Vugt op, dat het aantal

reserves nog steeds heel hoog is. De analyse is goed, maar de vervolgstap wordt gemist. In de resultaatbestemmingsvoorstel valt het op dat een groot aantal budgetten wordt overgeheveld.

De heer Claasen merkt op dat hij de analyse van de reserves goed vindt, maar het is naar zijn mening te vroeg om daar nu iets over te zeggen. Hij stelt voor dat een keer te bespreken in de adviescommissie.

8. Rondvraag en sluiting

Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag. De vergadering wordt gesloten.

7 van 7 commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Auditplan 2025 Gemeente Utrecht| Oktober 2025

Auditplan 2025 – Gemeente Utrecht

Aanbiedingsbrief Click to add title door Rein-Aart van Vugt, uw externe accountant.

01.

Geachte leden van de raad,

Brief van uw externe accountant Aanbiedingsbrief

Aanbiedingsbrief Brief van uw externe accountant

02.

Managementsamenvatting

Wij hebben het genoegen u hierbij ons auditplan aan te bieden voor de controle van de gemeente Utrecht voor het boekjaar eindigend op 31 december 2025. Het doel van dit document is u een samenvatting te geven van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening over 2025 verrichten. Ons auditplan is mede gebaseerd op onze kennis en ervaring vanuit voorgaande jaren alsmede de ingediende offerte bij de meest recente Europese aanbesteding accountantsdiensten gemeente Utrecht. Dit auditplan hebben wij besproken op 18 september 2025 met uw Adviescommissie Controle en Financiën. Het auditplan is een dynamisch document dat wij zo nodig in overleg met u tussentijds bijwerken als actuele ontwikkelingen bij/voor de gemeente Utrecht hiertoe aanleiding geven. Wij houden hierover nauw contact met zowel de gemeenteraad c.q. Adviescommissie Controle en Financiën, uw college als de ambtelijke organisatie. Communicatie neemt zoals u van ons gewend bent sowieso een prominente plaats in binnen ons auditplan 2025. Dat stelt ons immers in staat continu op de hoogte te zijn én te blijven van de voor u relevante ontwikkelingen. Zo vullen wij onze certificerende rol én natuurlijke adviesfunctie voor uw gemeente optimaal in.

03.

Controleplan 202X

Wij zijn indien gewenst uiteraard graag bereid aan u een nadere toelichting te geven. Hoogachtend,

04.

Deloitte Accountants B.V.

Overige onderwerpen

Bijlagen

05. Bijlagen

drs. R.M.J. van Vugt RA

Cirkel met pijl naar links silhouet

Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netwerk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited. Auditplan Reporting gemeente Templates Utrecht 2024 2025

Auditplan 2025 – Gemeente Utrecht

Samenvatting Click to add title controle 2025

01.

Reikwijdte

Materialiteit

Gebruikmaken van deskundigen

Aanbiedingsbrief

Gemeente Utrecht 2025

Aanbiedingsbrief

02.

Materialiteit

Samenvatting controle 2025 Controletijdlijnen Communicatiematrix Managementsamenvatting

Managementsamenvatting Samenvatting controle 2025 Controletijdlijnen Communicatiematrix

03.

Controleplan 2025

04.

Rapportagedrempel

Gemeente Utrecht 2024

€ 41.368.640

€26.100.000

€ 500.000

Wijziging Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) Met ingang van boekjaar 2025 is het besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) gewijzigd. Als gevolg hiervan is de basis van onze materialiteitsbepaling gewijzigd. Voor 2025 hanteren wij 2% van de lasten exclusief reservemutaties en deze geldt met ingang van 2025 voor fouten én onzekerheden. Over 2024 was dit 1% van de totale lasten inclusief reservemutaties.

Risico-inschatting

Overige onderwerpen

Het verstrekken van een controleverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording) over het boekjaar eindigend op 31 december 2025.

Fraude en compliance In lijn met de verwachtingen van het maatschappelijk verkeer hebben wij verhoogde aandacht voor (indicaties van) fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving. Wij zullen hier (verplicht) over rapporteren in de controleverklaring.

Overige onderwerpen

Bijlagen

IT-omgeving Waardering bouwgrond in exploitatie Verhoogde aandacht bij verantwoording en controle van grondexploitaties.

05.

Bijlagen

Management override of controls Management of college doorbreekt interne beheersingsmaatregelen. Dit betreft een verondersteld frauderisico vanuit de geldende beroepsregels. Rechtmatigheidsverantwoording Aandacht voor de naleving van Europese aanbestedingsregels en begrotingsrechtmatigheid.

Cirkel met pijl naar links silhouet

Het team wordt ondersteund door deskundigen op diverse gebieden. Voor 2025 zijn wij van plan om de volgende deskundigen te betrekken bij onze controle: • Vastgoedspecialisten • WNT-specialist • Specialisten op het gebied van data-analyse. Waar het audit team dit noodzakelijk acht zullen deze (of overige) deskundigen worden ingeschakeld.

Single information Single audit (SiSa) Aandacht voor de verantwoording en dossieropbouw van de SiSa-bijlage.

De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het management, het college en de gemeenteraad. Een actuele frauderisicoanalyse van Utrecht is daarvoor de basis.

Speerpunten van de Adviescommissie Controle & Financiën Naast de doelstellingen die wij hebben benoemd in dit auditplan, hebben wij de volgende speerpunten opgenomen: • Inzicht in het financieel beeld, specifiek aandacht voor hervorming/bezuinigingen en historisch perspectief • SiSa-controle, verbetering van het verantwoordings- en controleproces

Wij hebben, mede als gevolg van de migratie en implementatie naar en van SAP4HANA, een verhoogde aandacht voor de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking.

Auditplan Reporting gemeente Templates Utrecht 2024 2025

Auditplan 2025 – Gemeente Utrecht

Controletijdlijnen Click to add title Voor de jaarrekeningcontrole 2025 hanteren wij een vooraf met uw gemeente afgestemde planning, die naadloos aansluit op de agenda van de adviescommissie Controle en Financiën / gemeenteraad en de planning-en-controlcyclus van de gemeente Utrecht.

01.

Aanbiedingsbrief

02.

Samenvatting controle 2025 Controletijdlijnen Communicatiematrix Managementsamenvatting

Managementsamenvatting Samenvatting controle 2025 Controletijdlijnen Communicatiematrix

03.

Controleplan 2025

04.

Overige onderwerpen

Bijlagen

05.

Bijlagen

Cirkel met pijl naar links silhouet

Auditplan Reporting gemeente Templates Utrecht 2024 2025

Auditplan 2025 – Gemeente Utrecht

Communicatiematrix Click to add title

01.

Aanbiedingsbrief

02.

Samenvatting controle 2025 Controletijdlijnen Communicatiematrix Managementsamenvatting

Managementsamenvatting Samenvatting controle 2025 Controletijdlijnen Communicatiematrix

03.

Controleplan 2025

04.

Overige onderwerpen

Bijlagen

05.

Bijlagen

Cirkel met pijl naar links silhouet

Auditplan Reporting gemeente Templates Utrecht 2024 2025

Auditplan 2025 – Gemeente Utrecht

01.

Aanbiedingsbrief

02.

Managementsamenvatting

03.

Aandachtsgebieden Reikwijdte Materialiteit Fraude Controleplan en compliance van 2025 de controle voor de jaarrekeningcontrole adviesfunctie

Controleplan 2025 Fraude en compliance Materialiteit Reikwijdte van de controle Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole Aandachtsgebieden voor de adviesfunctie

04.

Overige onderwerpen

Bijlagen

05.

Verantwoordelijkheden De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude en het ervoor zorgen dat de activiteiten van de gemeente worden uitgevoerd in overeenstemming met wet- en regelgeving ligt bij het college, onder toezicht van uw de gemeenteraad. Het is van belang dat het college - onder toezicht van de gemeenteraad (en als gemandateerd orgaan de adviescommissie Controle en Financiën) – de nadruk legt op het opzetten van een solide en effectief framework voor fraude- en compliancerisico’s. Daarnaast dient het college een duidelijk proces te implementeren om het framework periodiek te evalueren. Wij verwachten dan ook dat het uitvoeren, vastleggen en actualiseren van de fraude- en compliancerisicoanalyse een geïntegreerd onderdeel is van de interne beheersing bij de gemeente, alsmede een evaluatie van de mogelijke impact en waarschijnlijkheid van frauderisico’s en de ondernomen acties om fraude- en compliancerisico’s te beperken. Hierbij behoren o.a. de risico’s van witwassen, belangenconflicten, omkoping en corruptie. Daarnaast zijn het college en de raad verantwoordelijk voor het monitoren van het risico op managementfraude, het bepalen of de interne beheersingsmaatregelen voldoende zijn om frauderisico's te identificeren en de beoordeling van de competentie en integriteit van het management.

Wij verwachten in een vroegtijdig stadium te worden geïnformeerd wanneer er sprake is van (vermoedens van) fraude of non-compliance, en over gebreken in de interne beheersing, gericht op fraude- en compliancerisico’s. Eveneens verwachten wij toegang tot alle relevante meldingen van klokkenluiders/incidenten. Verantwoordelijkheden Deloitte Wij dienen een fraudediscussie te voeren en bevestigingen te verkrijgen van uw management en anderen binnen de gemeente ten aanzien van de interne beheersing, risicoinschattingen (inclusief de processen om de risico's op fraude te identificeren en erop in te spelen), en eventuele kennis met betrekking tot (vermoede) fraude. Verder zijn wij verplicht het management te verzoeken om informatie die zij eventueel aan het college en de raad heeft meegedeeld over de processen om de risico's op fraude te identificeren en erop in te spelen, en om informatie die het management eventueel aan zijn werknemers heeft meegedeeld over zijn visie op bedrijfsvoering en ethisch gedrag. Daarnaast dienen wij inzicht te krijgen in de wijze waarop het college en de raad toezicht uitoefenen op de door het management gevolgde processen om de risico's op fraude in de stichting te identificeren en hierop in te spelen.

Als accountants verkrijgen wij in dit kader een redelijke, maar geen absolute, mate van zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat door fraude of fouten.

Bijlagen

Cirkel met pijl naar links silhouet

Fraude Click to en add compliance title

Cirkel met pijl naar links silhouet

Relevantie voor de jaarrekening • Afwijkingen in de jaarrekening kunnen het gevolg zijn van fraude, fouten of non-compliance met de bepalingen van wet- en regelgeving. • De onderscheidende factor tussen fraude en fouten volgt uit het antwoord op de vraag of de onderliggende actie die leidt tot een afwijking in de jaarrekening al dan niet opzettelijk is verricht. Voor accountants zijn twee soorten opzettelijke afwijkingen relevant: afwijkingen als gevolg van frauduleuze financiële verslaggeving en afwijkingen als gevolg van oneigenlijke toe-eigening van activa. De adequaatheid van de openbaarmakingen is ook in deze context van bijzonder belang voor ons. • Non-compliance is relevant omdat het kan leiden tot significante reputatie- of financiële schade, zodat dit het bepalen van transacties of posities en van in de jaarrekening opgenomen toelichtingen die van materieel belang zijn, kan beïnvloeden. Hierin noemen wij als specifiek voorbeeld eveneens de rechtmatigheidsverantwoording. Auditplan Reporting gemeente Templates Utrecht 2024 2025

Auditplan 2025 – Gemeente Utrecht

Materialiteit Click to add title Het begrip ‘materialiteit’ wordt door de accountant toegepast bij zowel het plannen en uitvoeren van de controle, als bij het evalueren van het effect van de geïdentificeerde afwijkingen op de controle, en van eventuele niet-gecorrigeerde afwijkingen op de financiële overzichten, alsmede bij het zich vormen van het oordeel in de controleverklaring.

01.

Aanbiedingsbrief

Implicaties voor de materialiteit

02.

Managementsamenvatting

03.

Aandachtsgebieden Reikwijdte Materialiteit Fraude Controleplan en compliance van 2025 de controle voor de jaarrekeningcontrole adviesfunctie

Controleplan 2025 Fraude en compliance Materialiteit Reikwijdte van de controle Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole Aandachtsgebieden voor de adviesfunctie

04.

Overige onderwerpen

Bijlagen

05.

Met ingang van boekjaar 2025 is het besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) gewijzigd. Als gevolg hiervan is de basis van onze materialiteitsbepaling gewijzigd. Voor 2025 hanteren wij 2% van de lasten over het boekjaar exclusief reservemutaties. Over 2024 was dit 1% van de totale lasten inclusief reservemutaties.

Bijlagen

Cirkel met pijl naar links silhouet

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Utrecht&id=bdcd8cb9-7a11-4ef3-8594-8894ed275c9e