Agendabundel
Tekst van het document
Bundel - Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën van 21 maart 2024 1 2 3
3.1 3.2 3.3 3.4 4
5
6 7 8
9
10
Opening Vaststellen van de agenda van 21 maart 2024 Brief verzoek CPR en DB aan commissie VBF Vaststellen van ingekomen agenderingen (Procedure) Deze punten worden alleen procedureel behandeld. De leden van de commissie bespreken of, op welke wijze en voor hoe lang zij deze raadsvoorstellen en onderwerpen willen bespreken. Na vaststelling van dit behandeladvies, wordt het stuk voor een volgende vergadering geagendeerd. Agenderingen commissie VBF 21032024PROCEDUREEL Behandelvoorraad 21 maart 2024 Commissie Veiligheid Bestuur en Financiën memo Verzoek behandeling adviezen burgerberaad jaarwisseling Raadsmemo procedure besluitvorming Adviezen burgerberaad jaarwisseling Informatie op Orde / Zaaksysteem Presentatie jaarverslag Ombudsloket Agenderingen ter plaatse op basis van de lijst ingekomen raadsbrieven Raadsbrieven commissie Veiligheid Bestuur en Financiën 21 maart 2024 Verslagen Ter vaststelling: Conceptverslag commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën 15 februari 2024. Conceptverslag Commissie Veiligheid Bestuur en Financiën 15 februari 2024 Toezeggingen/Moties Ter vaststelling. Toezeggingenlijst commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën 21 maart 2024 lijst aangenomen moties VBf 21 maart 2024 Ingekomen stukken Verslag Adviescommissie controle en Financiën Ter informatie.
Adviescommissie CF 11-01-2024 Komst Islamitische prediker naar Utrecht Burgemeester, Beleidsterrein: Openbare orde en Veiligheid Indicatieve behandeltijd: 60 minuten. DENK wil met spoed in debat over berichtgeving in het kader van de komst van de islamitische prediker Mohamed Hoblos naar Utrecht. De fractie wil onder andere in debat over de drang om een islamitische prediker te weren uit deze stad en hoe de inzet en houding van de burgemeester in deze kwestie zich verhoudt ten aanzien van andere kwesties die hebben gespeeld in de stad. De CU, VVD en het CDA en UtrechtNu! willen met het college in debat over het voorgevallen incident en de rol van het college daarin. Daarnaast willen zij bespreken hoe dergelijke situaties in het vervolg eerder ondervangen kunnen worden. Raadsbrief Voortgangsrapportage 2023 nota 'Grenzen stellen, perspectief bieden’ Burgemeester, Beleidsterrein: Openbare Orde en veiligheid Indicatieve behandeltijd: 120 minuten Geagendeerd door: Bert van Steeg (CDA ), Derk van Bergen (ChristenUnie), Yvonne Hessel (Utrecht Solidair), Tess Meerding (VVD), Hester Assen (PvdA), Maarten Koning (D66), Ruud Maas (Volt),David Bosch (UtrechtNu!), Mahaar Fattal (GroenLinks), Esma Kendir (Student & Starter) Naar aanleiding van de raadsbrief van d.d.
28 november 2023 over de voortgangsrapportage van “Grenzen Stellen, Perspectief Bieden” willen de fracties van CDA, CU, VVD, US, D66, PvdA, Volt, UtrechtNu!, GL en S&S in debat. In de voortgangsrapportage van “Grenzen stellen, perspectief bieden” wordt de stand van zaken en de resultaten van de aanpak, die twee jaar geleden zijn geïntroduceerd, beschreven. De genoemde fracties willen in debat over de voortgang en willen de aanpak bijsturen. Zij willen in het bijzonder stilstaan bij de vraag in hoeverre de aanpak succesvol is om criminele carrières en doorgroei te voorkomen. Daarbij zullen de effectiviteit van de persoonsgerichte aanpak (PGA) en de aanpak van plofkraken belangrijke onderwerpen zijn in het debat. Dossier 3806 voorblad Raadsbrief Voortgangsrapportage 2023 nota 'Grenzen stellen, perspectief bieden’ Voortgangsrapportage Grenzen stellen, perspectief bieden 2023 Raadsbrief Uitvoeringsprogramma Vergroten digitale weerbaarheid
11
12
Burgemeester, Beleidsterrein: Openbare Orde en Veiligheid Indicatieve behandeltijd: 90 minuten. Geagendeerd door: Mahaar Fattal (GroenLinks), Achraf Aït Daoua (D66), Ruud Maas (Volt), Bert van Steeg (CDA), Titus Stam (PvdA), Tess Meerding (VVD), Ruben Snijder (Student&Starter), Victor Paalman (Horizon), Derk van Bergen (ChristenUnie) en Cees Bosch (Stadsbelang Utrecht). In de Veiligheidsagenda 23-26 worden digitale veiligheid en online weerbaarheid als één van de speerpunten genoemd voor ons veiligheidsbeleid genoemd. Verschillende instanties maken zich zorgen om de staat van de digitale weerbaarheid in Nederland. Dat gaat niet alleen om de civiele weerbaarheid – hoe goed kunnen onze inwoners hun eigen digitale welzijn beschermen en trekken ze op tijd aan de bel? – maar ook om de weerbaarheid van overheden zelf. Daarnaast heeft de raad meermaals aangegeven méér in gesprek te willen met elkaar over de individuele programma’s die onder het brede digitaliseringsprogramma van de gemeente Utrecht vallen. Dit uitvoeringsprogramma biedt ons daartoe de kans.
Dossier 3954 voorblad Raadsbrief Uitvoeringsprogramma Vergroten digitale weerbaarheid Uitvoeringsprogramma Vergroten digitale weerbaarheid Raadsbrief Groter tekort op inkomsten vanuit het Rijk Wethouder: Schilderman, Beleidsterrein: Financiën Indicatieve behandeltijd: 150 minuten Margreet Ramaker (VVD), Fred Claasen (GroenLinks), David Bosch, (UtrechtNu!), Ruud Maas (Volt), Joost Vasters (D66), Victor Paalman (Horizon), Ruben Snijder (Student en Starter), Rick van der Zweth (PvdA), Gert Dijkstra (EenUtrecht), Rik van der Graaf (Christen Unie), Iskender Simşek (DENK), Bert van Steeg (CDA). De raadsbrief heeft de fracties overrompeld. Daarom willen we deze brief graag met de wethouder bespreken. De technische sessie op 13 februari kan aanleiding zijn voor wijzigingen in deze agendering. Over de inhoud en proces voor het vervolg willen de agenderende fracties spreken over: • De rol van de raad: Toelichting van de wethouder waarom de raad in februari is ingelicht, terwijl in september 2023 het inzicht indaalde dat sprake was van miscalculatie? de raad is toegezegd een viertal scenario’s aan bezuinigingen voorgelegd te krijgen.
In hoeverre wordt de raad mede op basis van al het gedane werk waaronder de scenario’s tijdig in positie gebracht om weloverwogen een besluit te kunnen maken? In hoeverre kan de raad ook met de begrotingsbehandeling van het jaar 2025 wijzigingsvoorstellen verwachten? • De aanpak Is de financiële strategie die wordt beschreven anders dan de eerdere opzet van de bezuinigingsscenario’s waar ook al gekeken werd naar bijvoorbeeld het realistisch begroten van investeringen? Wat wordt er nu meer gedaan? Naast de begrotingscyclus wijzigen ook de vastgestelde beleidskaders en programma’s. Behandeling van de consequenties voor de programma’s, investeringen, beleid en uitvoering verdienen ruimte om keuzes te kunnen maken. Wanneer kan de raad de onder punt 4 aanvullende opdracht voor bezuinigingsrichtingen lange termijn verwachten? En in welke vorm wordt deze opdracht de raad gepresenteerd? • financiële impact Zichtbaar maken van de financiële impact op de begroting 2024 en volgende jaren in relatie tot de decembercirculaire 2023.
De brief geeft aan bij de VJN nog scherper te prioriteren en te moeten bezuinigingen? Welke wijzigingen vinden in 2024 plaats en welke vanaf 2025 en volgende jaren? • Rol van de wethouder de rol van de wethouder financiën in het tijdig, accuraat en kundig aansturen op te nemen bezuinigingen en interne beheersing van de gemeentelijke financiën In de brief wordt de oorzaak van de ontstane situatie uitgelegd. We lezen dat de interne controle niet voldoende gedetailleerd is uitgevoerd. Hoe kan dat dit niet eerder is opgemerkt? Dossier 3952 voorblad Raadsbrief Groter tekort op inkomsten vanuit het Rijk 20240213 Technische sessie Gemeentefonds 13 februari 2024 Brief verzoek CPR en DB aan commissie VBF Brief verzoek CPR en DB aan commissie VBF
Raadsorganen Griffie
Verzoek van Commissie Personeelszorg Raadsfunctionarissen (CPR) en dagelijks bestuur van de raad aan de commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën inzake claim Voorjaarsnota uitbreiding Rekenkamer
Aan
Commissie VBF
Datum
15 maart 2024
Van
CPR en dagelijks bestuur van de raad
Onderwerp
Claim VJN uitbreiding Rekenkamer
Doorkiesnummer E-mail
db-raad@utrecht.nl
Bijlagen
Beste leden van de commissie VBF, De begroting van de Gemeenteraad en van de afdelingen die de raad ondersteunen (Raadsorganen) wordt jaarlijks geïndexeerd, zoals de gehele begroting, maar groeit niet automatisch mee met nieuwe taken, taakverzwaring of de groei van de stad en van de ambtelijke organisatie. Dit gebeurt alleen als de raad daar zelf een claim voor doet. Afspraak van de afgelopen 22 jaar is dat het presidium een besluit neemt over wijziging van de raadsbegroting en dit vervolgens één op één door het college in de Voorjaarsnota en de Begroting wordt verwerkt. Met het opheffen van het presidium is het even zoeken op welke wijze de raad te laten wegen welke aanpassing van de raadsbegroting nodig is. Het DB heeft besloten dit voor dit jaar via VBF te laten lopen. Vraag is op welke wijze dit vanuit goed werkgeverschap een zorgvuldig gesprek kan zijn. De overige investeringen in de ambtelijke organisatie worden niet op fte niveau besproken en de begroting van de raad betreft nog geen 0,5% van de gemeentelijke begroting. Maar gelet op de nieuwe situatie is dit de route die het DB wil verkennen, gelet op de afgesproken taakverdeling tussen DB, VBF en fractievoorzitters. De claim voor 2024 betreft een advies van de Commissie Personeelszorg Raadsfunctionarissen (CPR) over de uitbreiding van de Rekenkamer (onderdeel van Raadsorganen).
Uitbreiding Rekenkamer Het stafbureau van de Rekenkamer bestaat nu uit 5 medewerkers. Het flexibele budget is afgelopen periode ingezet voor de extra inzet van een junior onderzoeker. De Rekenkamer heeft de afgelopen periode in praktijk dus met 6 stafmedewerkers gefunctioneerd en dit hebben zij als kwetsbaar ervaren. Idealiter zou continuering van de situatie van de afgelopen jaren in combinatie met de uitbereiding het volgende plaatje opleveren: 7 personen, bestaande uit 1 secretaris; 2 projectleider/ senioronderzoekers; 1 onderzoeker (schaal 11) en 3 junior-onderzoekers. Daarom het verzoek; structurele formatie voor twee junior onderzoekers (2 fte schaal 10, 36 uur). De kosten bedragen dan 95.000 euro maal 2, totaal 190.000 euro op jaarbasis gebaseerd op loonsom van 2024. De groei van Utrecht is van invloed op de complexiteit van de onderzoeken. Andere argumenten voor uitbreiding in dit verband zijn – naast de groei van de stad – de groeiende omvang van de begroting van de gemeente in combinatie met een uitbreiding van gemeentelijke taken op tal van beleidsterreinen, niet alleen sociaal domein, maar ook ruimtelijk domein (omgevingswet). Dit heeft gevolgen voor de uitoefening en invulling van de controlerende taak van de gemeenteraad. Deze taak is groter en complexer geworden.
De rekenkamer vervult hierbij voor de raad een ondersteunende rol, waarbij wordt opgemerkt dat ook voor de rekenkamer het gemeentelijk domein groter en complexer is geworden. Bij alle onderzoeken wordt het vier ogen principe gehanteerd en door de inzet van 2 junior onderzoekers zijn er meer mogelijkheden om koppels te maken om dit te kunnen blijven realiseren. Dit is noodzakelijk om het onderzoeksprogramma en de kwaliteit van de onderzoeken op peil te kunnen houden. Het draagt bij om andere type onderzoeksmethode mogelijk te maken, door de inzet van 2 junior onderzoekers vergroot o.a. de operationele slagkracht, denk hierbij aan het arbeidsintensieve field research. Het stimuleert ook vernieuwingsgeest en andere percepties die bijdragen aan de kwaliteit voor de onderzoeken. Aanvullend is de observatie dat het budget van de rekenkamer de afgelopen jaren in relatief opzicht is achtergebleven bij de groei van de begroting van de gemeente Utrecht; het percentage is gedaald. In relatie tot andere rekenkamers (G4) heeft de Gemeente Utrecht een kleine staf. Verzoek is dit punt toe te voegen aan de agenda van VBF van 21 maart aanstaande, mocht u het voorstel inhoudelijk willen bespreken (max. 30 minuten).
Is de toelichting u helder dan is alleen stemming voldoende en kan het als A punt door naar de raad van 28 maart aanstaande zodat het, bij goedkeuring door een meerderheid van de raad, bijtijds kan worden verwerkt in de Voorjaarsnota 2024. De voorzitter van de CPR, Maarten van Heuven, is namens de commissie aanwezig bij het proceduredeel om waar nodig dit agendaverzoek en het advies toe te lichten.
2/2
Agenderingen Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën (Ter vaststelling op 21 maart 2024)
Stukken afkomstig vanuit het college Wethouder Oosters meldt: Vanwege de voorbereidingstijd voor Datum: 28 februari 2024 de jaarwisseling 2024/2025 en samenhang met besluitvorming over de Voorjaarsnota, verzoeken wij u om op de commissie Soort stuk: Memo Verzoek van 18 april tijd te reserveren voor de behandeling van de behandeling adviezen adviezen van het burgerberaad. Hieronder lichten wij toe burgerberaad jaarwisseling waarom. Wethouder: Oosters Beleidsterrein: Participatie Commissiegriffier: Jelmer Lok
Op 9 december 2023 is het eerste Utrechtse burgerberaad gestart. Momenteel richten zij zich in 5 bijeenkomsten op het komen tot een zwaarwegend advies over de jaarwisseling. Hun adviezen gaan over de jaarwisseling 2024-2025 en daarna. Om de uitkomsten van het burgerberaad al effect te laten hebben op de aankomende jaarwisseling is het nodig om hun adviezen zo snel mogelijk na afronding van het burgerberaad te behandelen. Aangezien de adviezen van het burgerberaad mogelijk aanpassingen vergen in de voorbereiding van de jaarwisseling, verwachten we minimaal 8 maanden nodig te hebben voor de voorbereiding. Daarnaast is snelle besluitvorming van belang omdat er in het kader van de Voorjaarsnota nog een besluit moet worden genomen over het uitvoeringsbudget. In de programmabegroting 2024 is namelijk voorgesteld om €0,4 mln. beschikbaar te stellen voor uitvoeringsmiddelen, met daarbij de kanttekening dat als uit de adviezen van het burgerberaad en de beoordeling hiervan op de randvoorwaarden blijkt dat er extra uitvoeringsbudget (meer dan €0,4 mln) benodigd is voor de redelijke uitvoering van de adviezen, dan zal dit met een maximum van €0,9 mln. met prioriteit (in technische termen: als knelpunt) worden meegenomen bij de Voorjaarsnota 2024.
De wethouder verzoekt om alvast tijd te reserveren voor bespreking in de commissie van 18 april 2024, zodat de raad in haar vergadering van 25 april kan besluiten over de adviezen van het burgerberaad. De verwachting is dat het raadsvoorstel uiterlijk in de eerste week van april richting de raad komt. Voorstel: 1. Agenderen voor cie VBF (18/4) 2. Tijd: 90 minuten
Technische bijeenkomsten en werkbezoeken Onderwerp: Bij het debat over het startdocument informatie op orde kwam de Informatie op Orde / behoefte naar boven voor meer technische informatie. Niet alleen over Zaaksysteem het programma Informatie op orde, maar ook over de context waarin dit programma hoort. In het debat kwam ook al de relatie met het project Beleidsterrein: Continuïteit Zaakgericht (CZGW) werken aan de orde. Momenteel lopen binnen de IPM context meerdere strategische I-programma’s die samen Personeel en Organisatie leiden tot de gewenste informatiehuishouding (techniek en gegevenshuishouding) van de toekomst. Portefeuillehouder: Wethouder Streefland In de technische sessie informeren we u o.a. over doelen vanuit IPM, Commissiegriffier: aanleidingen om programma’s te starten. Toelichting op de Jelmer Lok programma’s zoals Informatie op orde, zaakgericht werken, Common Ground, Werken 3.0 en hun onderlinge samenhang. Onderwerp: Presentatie jaarverslag Ombudszaken Beleidsterrein: Ombudszaken Portefeuillehouder: Burgemeester Dijksma
Het Utrechts Ombudsloket spreekt graag met gemeenteraadsleden in een technische sessie over de bevindingen van de eerste 4 maanden en de doelen van het Ombudsloket voor 2024. Een goede gelegenheid voor een tussenevaluatie zoals de raad ook zelf in haar besluiten van december 2022 (instelling van het UO) en juni 2023 (benoeming van de voorzitter en plv. voorzitter van het UO) heeft aangekondigd / opgenomen.
Voorstel: 1. Inventariseren of er behoefte is aan deze technische bijeenkomst en zo ja, hiervoor een datum te bepalen
Voorstel: 1. Inventariseren of er behoefte is aan deze technische bijeenkomst en zo ja, hiervoor een datum te bepalen
Het verslag en jaarplan zullen voorafgaand aan de technische sessie worden toegezonden.
Commissiegriffier: Jelmer Lok
2
#RAAD030# Behandelvoorraad Vergadering Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën (PROCEDUREEL) Openbare orde en Veiligheid (incl. mensenhandel en drugscriminaliteit), Handhaving en Vergunningen, Representatie, Bestuurlijke zaken, Internationale zaken, Participatie, Burgerzaken incl. verkiezingen, Personeel en Organisatie, Financiën en inkoop, Ombudszaken en Klachtafhandeling
Burgemeester/wethouder Streefland Openbare Orde en Veiligheid Raadsbrief Herijking Utrecht zijn we samen
RIB/ Technische Bijeenkomst (nader te bepalen) Cie xx Besloten 11/1/2024
PvdA, CDA, Volt, ChristenUnie, Student en Starter, GroenLinks, VVD en EenUtrecht Burgemeester Openbare Orde en Veiligheid
Besloten 15 februari 204
Raadsbrief Voortgang uitvoering actieplan aanpak straatintimidatie
Cie 120 min (18/04)
VVD, Stadsbelang Utrecht, GroenLinks, Volt, PvdA, CDA, Student en Starter, ChristenUnie, Horizon en EenUtrecht Te verwachten Raadsvoorstellen/Raadsbrieven Financiën Actualisatie financiële verordening (noot griffie: n.a.v. de raadsbrief Rechtmatigheidsverantwoording en actualisatie Financiële verordening wordt eind 2024 de nieuwe actualisatie verwacht. De adviescie C&F zal hierin adviseren) Financiën Raadsvoorstel Nota Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa
Verwacht Q4 2024
Participatie Herijking Programma Samen stad maken (participatie en initiatief)
Verwacht Q1 2024
Financiën Zienswijze meerjarenbegroting BghU
Verwacht Q2 2024
Financiën Voorjaarsnota 2023 en 1e Bestuursrapportage en meelopende stukken Financiën Eerste begrotingswijziging 2024
Verwacht Q2 2024
Financiën Jaarstukken 2023 en Resultaatbestemming Personeel en Organisatie Zienswijze begroting Het Utrechts Archief 2025 Personeel en Organisatie
Verwacht Q2 2024
Verwacht Q4 2023
Verwacht Q2 2024
Verwacht Q2 2024 Verwacht Q2 2024
#RAAD030# Ontwerp wijziging Gemeenschappelijke Regeling HUA tgv gewijzigde WGR Openbare Orde en Veiligheid Zienswijze voorlopige jaarstukken 2023 en ontwerpbegroting 2025 VRU Participatie RV Burgerberaad jaarwisseling Financiën Tweede begrotingswijziging 2024 Financiën Programmabegroting 2025 en Tweede Berap 2024 en Verordeningen
Komende vergaderingen VBF 18 april 30 mei 18 juni
(veegcommissies)
19 september 17 oktober 5 december (ochtend en middag)
Verwacht Q2 2024 Verwacht Q2 2024 Verwacht Q3 2024 Verwacht Q4 2024
Komende RIB-avonden VBF 9 april 21 mei 18 juni zomerreces 10 september 8 oktober 26 november
MEMO Datum Behandeld door Doorkiesnummer E-mailadres Kenmerk Onderwerp Beleidsveld
28 februari 2024 Sandra Beenen 14030 s.beenen@utrecht.nl 12171813 Verzoek behandeling adviezen burgerberaad jaarwisseling Participatie
Geachte leden van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën, Vanwege de voorbereidingstijd voor de jaarwisseling 2024/2025 en samenhang met besluitvorming over de Voorjaarsnota, verzoeken wij u om op de commissie van 18 april tijd te reserveren voor de behandeling van de adviezen van het burgerberaad. Hieronder lichten wij toe waarom. Op 9 december 2023 is het eerste Utrechtse burgerberaad gestart. Momenteel richten zij zich in 5 bijeenkomsten op het komen tot een zwaarwegend advies over de jaarwisseling. Hun adviezen gaan over de jaarwisseling 2024-2025 en daarna. Om de uitkomsten van het burgerberaad al effect te laten hebben op de aankomende jaarwisseling is het nodig om hun adviezen zo snel mogelijk na afronding van het burgerberaad te behandelen. Aangezien de adviezen van het burgerberaad mogelijk aanpassingen vergen in de voorbereiding van de jaarwisseling, verwachten we minimaal 8 maanden nodig te hebben voor de voorbereiding. Daarnaast is snelle besluitvorming van belang omdat er in het kader van de Voorjaarsnota nog een besluit moet worden genomen over het uitvoeringsbudget. In de programmabegroting 2024 is namelijk voorgesteld om €0,4 mln.
beschikbaar te stellen voor uitvoeringsmiddelen, met daarbij de kanttekening dat als uit de adviezen van het burgerberaad en de beoordeling hiervan op de randvoorwaarden blijkt dat er extra uitvoeringsbudget (meer dan €0,4 mln) benodigd is voor de redelijke uitvoering van de adviezen, dan zal dit met een maximum van €0,9 mln. met prioriteit (in technische termen: als knelpunt) worden meegenomen bij de Voorjaarsnota 2024. Wij verzoeken u daarom om alvast tijd te reserveren voor bespreking in uw commissie van 18 april 2024, zodat de raad in haar vergadering van 25 april kan besluiten over de adviezen van het burgerberaad. We verwachten u het raadsvoorstel uiterlijk in de eerste week van april te kunnen sturen.
Met vriendelijke groet, Eva Oosters Wethouder Participatie
RAADSBRIEVEN COMMISSIE VEILIGHEID, BESTUUR EN FINANCIËN 21 MAART 2024 Portefeuillehouder
Ontvangstdatum
Beleidsveld
Onderwerp
1
05-03-2024
Participatie
Raadsbrief Adviezen burgerberaad jaarwisseling
2
28-02-2024
Financiën
Raadsbrief Verzoek Verslag Raad van Commissarissen UW
3
27-02-2024
Openbare Orde en
Raadsbrief Uitvoering
Veiligheid
cameratoezicht juli 2023 december 2023
4
16-02-2024
Ruimtelijke Ordening
Raadsbrief Stand van zaken Handhavingsdossier Binnenstad
5
06—2-2024
Financiën
Raadsbrief Rechtmatigheidsverantwoording en actualisatie Financiële verordening
Behandeladvies
Verslag openbare ochtendvergadering commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën 5
10
15
Datum Locatie Verslag door
donderdag 16 februari 2024 Stadhuisbrug 1, Utrecht, Stadhuishal mevrouw C. Hilhorst (Notuleerservice Nederland)
Aanwezigen
De voorzitter dhr. C. Bos, de commissiegriffiers dhr. J. Lok, mw. D. Rijnders en de commissiesecretaris, de wethouders mw. E. Oosters, mw. S. Schilderman en mw. R. Streefland, de leden: dhr. D. van Bergen (ChristenUnie), dhr. R. Brouwer (CDA), dhr. F. Claasen (GroenLinks), dhr. G. Dijkstra (EenUtrecht), mw. M. Fattal (GroenLinks), dhr. M. van Heuven (PvdD), dhr. M. Koning (D66), mw. R. Leever (PvdA), dhr. R. Maas (Volt), mw. T. Meerding (VVD), mw. S. Nolten (BIJ1), mw. M. Ramaker (VVD), dhr. I. Şimşek (DENK), dhr. T. Stam (PvdA), dhr. D.J. van Vliet (D66), mw. L. de Vries (PvdD), mw. B. van der Wilt (D66), mw. J. Zwinkels (CDA), de accountant dhr. R.A. van Vugt
Afwezigen Inhoud 20
25
1. Opening .........................................................................................................................................1 2. Vaststellen van de agenda van 15 februari 2024 ..........................................................................2 3. Vaststellen van ingekomen agenderingen (Procedure) ................................................................2 4. Verslagen ......................................................................................................................................3 5. Toezeggingen/Moties ....................................................................................................................3 6. Ingekomen stukken .......................................................................................................................4 7. Verslag Adviescommissie Controle en Financiën .........................................................................4 8. Raadsbrief Reactie op Managementletter 2023 ............................................................................4 9. Initiatiefvoorstel 'Open uitnodiging Gemeenschapsraad' ............................................................12
30
1. Opening
35
De voorzitter deelt mee dat er problemen zijn met de techniek waardoor de vergadering iets later aanvangt. Hij opent de ochtendvergadering om 11.10 uur en heet iedereen welkom. In het bijzonder heet hij de accountant van Deloitte, de heer Rein-Aart van Vugt, welkom, die onder andere de jaarstukken van de gemeente controleert. Binnenkort ontvangt de raad een uitnodiging van het college voor een technische bijeenkomst over het risicovolle project 'informatie op orde' en de vervanging van het zaaksysteem. Dit naar aanleiding van een toezegging in de commissie VBF van 11 januari jl. Pagina 1 van 37
De heer Şimşek (DENK) wijst erop dat de pasjes niet werken waardoor de namen van de sprekers niet in beeld komen. 5
10
De voorzitter meldt dat dit bekend is en dat hard wordt gewerkt om dit te verhelpen. Gisteren heeft de raad een strekt ter vervanging ontvangen van het raadsvoorstel 'startdocument informatie voor de regeling risicovolle projecten' ontvangen. Dit raadsvoorstel is in de commissie van 11 januari jl. besproken en is afgesproken dat het met een aangepast voorstel zou worden doorgeleid naar de raad mits de aanvullingen geen aanleiding geven voor nabespreking in de commissie. Hij stelt vast dat allen kennis hebben kunnen nemen van dit document en dat wordt ingestemd met het doorgeleiden naar de raad van 29 februari a.s. Hij stelt vast dat er geen mededelingen zijn van commissie- en/of collegeleden.
2. Vaststellen van de agenda van 15 februari 2024 15
20
25
De voorzitter wijst op de bespreekpunten en de voorstellen voor de behandeltijd en verzoekt allen niet in herhaling te vallen en vragen niet op verschillende manieren te stellen als men niet het gewenste antwoord krijgt. Omdat agendering 3.2: 'Komst Islamitische prediker naar Utrecht' gevolgen heeft voor de agenda stelt hij voor deze nu te bespreken. DENK wil met spoed in debat over de berichtgeving in het kader van de komst van de islamitische prediker Mohamed Hoblos naar Utrecht. Met ChristenUnie, VVD, CDA en UtrechtNu wil DENK met het college in debat over het voorgevallen incident en de rol van het college daarin. Voorgesteld wordt dit vandaag te agenderen voor 60 minuten. Hij stelt vast dat dit akkoord is waarmee dit agendapunt aan de agenda wordt toegevoegd als agendapunt 12. De vergadering wordt kort geschorst zodat de spreektijden kunnen worden aangepast. De agenda wordt gewijzigd vastgesteld. Schorsing
30
Mevrouw Ramaker (VVD) wordt erop geattendeerd dat de streaming niet werkt. De voorzitter reageert dat dit bekend is.
35
De heer Lok (griffier) meldt dat een verslag en een opname worden gemaakt, waarmee dit geen beletsel is om te vergaderen.
3. Vaststellen ingekomen agenderingen (Procedure) 40
45
3.1 Raadsvoorstel Verlenging contract externe accountant De voorzitter meldt dat wordt voorgesteld dit raadsvoorstel als hamerstuk door te geleiden naar de raad. Indien daar behoefte aan is, kan in het tweede kwartaal van 2024 in een technische bijeenkomst input worden meegegeven voor de aanbestedingsprocedure. De heer Koning (D66) denkt dat het goed is een technische bijeenkomst te organiseren. Het proces voor het selecteren van een nieuwe accountant is van dusdanig belang dat de raad zich daarover moet laten informeren. De voorzitter stelt vast dat daarmee wordt ingestemd en dat de raad te zijner tijd een uitnodiging ontvangt.
50
3.3 Raadsvoorstel Wijzigingsbesluiten Financiële verordening en Controleverordening De voorzitter licht toe dat dit raadsvoorstel vandaag is besproken in de Adviescommissie Controle en Financiën. Gelet op de aard en de inhoud van dit voorstel wordt voorgesteld dit als hamerstuk door te geleiden naar de raad. Hij stelt vast dat allen hiermee instemmen.
55
3.4 Raadsvoorstel Normenkader rechtmatigheid 2023 De voorzitter memoreert dat dit raadsvoorstel ook is besproken in de Adviescommissie Controle en Financiën. Voorgesteld wordt dit als hamerstuk door te geleiden naar de raad. Pagina 2 van 37
De heer Lok (griffier) meldt dat er nog een strekt ter vervanging op dit raadsvoorstel komt. Het kan wel worden doorgeleid naar de raad. 5
10
15
20
25
De voorzitter stelt vast dat dit akkoord is. 3.5 Uitvoeringsprogramma Vergroten Digitale Weerbaarheid De voorzitter meldt dat GroenLinks heeft verzocht deze raadsbrief te agenderen om met elkaar in gesprek te gaan over de programma's die onder het brede digitaliseringsprogramma van de gemeente vallen. De fracties van D66, Volt, CDA, PvdA, VVD, Student & Starter en Horizon agenderen mee. Hij constateert dat ChristenUnie en Stadsbelang Utrecht willen mee agenderen. Voorgesteld wordt dit te agenderen voor 60 minuten. De heer Van Bergen (ChristenUnie) denkt dat dit krap is gezien het grote aantal agenderende partijen. De voorzitter stelt vast dat dit wordt geagendeerd voor 90 minuten in de commissie van 21 maart 2024. 3.6 Agenderingen ter plaatse op basis van de lijst ingekomen raadsbrieven De voorzitter licht toe dat door VVD een agendering is aangekondigd van raadsbrief 'Groter tekort op inkomsten vanuit het Rijk'. Het doel is te spreken over de rol en de positie van de raad, de rol van de wethouder en de aanpak en financiële impact van het geconstateerde tekort. GroenLinks, UtrechtNu!, Stadsbelang Utrecht, D66, Horizon, Student & Starter, PvdA, EenUtrecht, ChristenUnie, DENK en CDA willen mee agenderen. Mevrouw Ramaker (VVD) heeft dertien agenderende fracties. De heer Maas (Volt) agendeert graag mee.
30
35
40
De voorzitter stelt vast dat wordt ingestemd met agendering voor 125 minuten in de commissie van 21 maart 2024. De voorzitter meldt dat VVD een agendering heeft aangekondigd van raadsbrief 'Voortgang uitvoering actieplan aanpak straatintimidatie'. Het doel is onder andere de reeds genomen acties te evalueren en aanvullende ideeën aan te dragen om de aanpak te versterken en een blik vooruit te werpen. Stadsbelang Utrecht, GroenLinks, Volt, PvdA, CDA, Student & Starter, ChristenUnie, Horizon en EenUtrecht agenderen mee. Hij constateert dat BIJ1 en DENK willen mee agenderen. Voorgesteld wordt dit voor 90 minuten voor de commissie op 21 maart 2024. Mevrouw Ramaker wijst erop dat 120 minuten is gevraagd. De voorzitter stelt vast dat dit akkoord is.
45
De heer Stam stelt voor de 'Raadsbrief Uitvoeringsplan inclusie en diversiteit Gemeente Utrecht' in deze commissie te agenderen en niet in de commissie JWCS en daarbij alle agenderende partijen mee te nemen De voorzitter constateert dat DENK deze agendering steunt. Deze raadsbrief wordt voor 60 minuten geagendeerd in de commissie VBF.
50
4. Verslagen
De voorzitter concludeert dat het conceptverslag van de commissievergadering Veiligheid, Bestuur en Financiën van 11 januari 2024 wordt vastgesteld.
5. Toezeggingen/Moties 55
De voorzitter constateert dat er geen vragen of opmerkingen zijn naar aanleiding van de toezeggingenlijst en het voorstel voor de wijze van afdoening. Bij dit agendapunt is ter informatie een lijst opgenomen met de aangenomen moties en de status ervan. Hij constateert dat hier geen vragen of opmerkingen over zijn. Pagina 3 van 37
6. Ingekomen stukken
De voorzitter meldt dat er geen ingekomen stukken zijn.
7. Verslag Adviescommissie Controle en Financiën 5
De voorzitter constateert dat het verslag van de Adviescommissie Controle en Financiën van 30 november 2023 voor kennisgeving wordt aangenomen. Schorsing voor wisseling van griffiers en woordvoerders.
8. Raadsbrief Reactie op Managementletter 2023 10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
De voorzitter memoreert dat de managementletter met de accountant is besproken in de Adviescommissie Controle en Financiën. In de presentatie van de accountant werd duidelijk dat er zorgen zijn over de capaciteit en de gevolgen daarvan voor de uitvoering. De agenderende fracties willen met de wethouder(s) in debat over de inhoud van de managementletter, de aanbevelingen en de reactie van het college daarop, alsmede de mogelijke gevolgen voor de gemeente, het college en de raad. Behandeling is in één termijn van 60 minuten. De heer Maas (Volt) stelt dat het een primeur is dat de accountant in deze commissie kan worden bevraagd en is blij dat de heer Van Vugt hiervoor aanwezig is. Hij vraagt de wethouder te reflecteren op de vragen aan en de antwoorden van de accountant. De managementletter is in bijzijn van de accountant besproken in de Adviescommissie Controle en Financiën. De accountant heeft de volgende aandachtspunten meegegeven: realistisch ramen, het aansluiten van de ambities en de begroting van de gemeente, het achterblijven van investeringen en de uitvoerbaarheid van de meerjarenplannen, de ontwikkelingen in reserves en voorzieningen en het budgetrecht van de raad. Daarover wordt regelmatig gesproken in de raad, maar er moet worden gezocht naar concrete maatregelen.
Kan de accountant aangeven welke oplossingen hij vanuit zijn rol ziet? Wat kan het college doen? Hoe kan de raad daarbij vinger aan de pols houden? Het college heeft een reactie gegeven op de managementletter. Daarin stonden concrete en minder concrete oplossingen. Wat is de visie van de accountant op de voorgestelde maatregelen? Het ravijnjaar komt op de gemeente af. De effecten van de bezuinigingen door het rijk hebben extra problemen opgeleverd. Hoe denkt de accountant over de urgentie van de bezuinigingen in het licht van de oplopende tekorten? De accountant schrijft over het gebrek aan control. Wat vindt de accountant van de inrichting van de organisatie op het gebied van control? De accountant noemt onder andere de informatievoorziening van het decentrale naar het centrale niveau. Wat moet beter of anders worden gedaan om beter in control te komen? Zijn er nog andere onderwerpen die aandacht van de raad behoeven vanuit de controlerende rol van de raad? Mevrouw Ramaker (VVD) memoreert dat de managementletter van de accountant gaat over het proces van het opstellen van de jaarrekening. In het licht van de recente brief aan de raad over het groter tekort dan verwacht vraagt VVD hoe de accountant kijkt naar het proces van begroten.
Kan de accountant dat proces van de afgelopen jaren kort toelichten? Wat vindt de accountant van het idee van VVD om een quickscan op te stellen van het proces van de begroting? VVD wil dieper ingaan op de interne beheersing. Alles staat of valt met het systeem. Functioneert dit niet, dan is lastig te achterhalen of de juiste cijfers boven tafel kunnen worden gehaald, vooral in een organisatie als de gemeente waar financiën is gedecentraliseerd op afdelingsniveau. Het systeem is daardoor leidend. Op pagina 11 van de managementletter staat dat per 1 januari 2025 het nieuwe financiële systeem wordt ingevoerd. In hoeverre sluit de werkprocedure aan op dit systeem? Kan de accountant zijn eerste bevindingen geven? VVD wil ingaan op het risicomanagement. In de managementletter wordt gewezen op het aanpassen van de Nota risicomanagement en weerstandsvermogen. Deze nota is in 2019 voor onbepaalde tijd door de raad vastgesteld en wordt geactualiseerd wanneer dat nodig is. Volgens VVD is dat nu. Zou het noodzakelijk zijn om dergelijke nota's elke nieuwe raadsperiode opnieuw vast te stellen? Het coalitieakkoord moet erin worden verwerkt, maar ook de risico's van ontwikkelingen zoals inflatie, de energiecrisis en oorlogen.
Pagina 4 van 37
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
60
De heer Claasen (GroenLinks) heeft na deze grote vragen een aantal kleine vragen over de opmerkingen van de accountant en de reactie van het college. De accountant merkt op dat een groot aantal aanbevelingen nog in proces is. Dat roept het beeld op dat het soms nog maar een kleine actie is om die actie uit het proces afgerond te hebben. Sluit dat aan bij het beeld van de accountant? Is het college voornemens dat te gaan doen? Om de uitvoeringskracht te vergroten, denkt het college dat moet worden gedigitaliseerd en dat meer overhead nodig is. Helpt digitalisering om de uitvoeringskracht te vergroten en is daarvoor meer overhead nodig? Mevrouw Van der Wilt (D66) laat weten dat D66 grotendeels aansluit bij een aantal vragen van Volt en VVD. Een ambitieuze investeringsagenda is nodig, maar levert ook spanningen op want de gemeentelijke organisatie moet het ook aankunnen. In de reactie op de managementletter is te lezen dat het college aandacht heeft voor de organisatie en goed wil prioriteren in wat gaat worden uitgevoerd. Er staat nog niet wat het college exact gaat doen en hoe die prioritering wordt gemaakt. Vorige week is de raad geïnformeerd over een financiële tegenvaller voor wat betreft de rijksbijdrage. In dat licht is prioritering van de ambities nog urgenter geworden.
Hoe ziet het college de prioritering voor zich? Hoe wordt de raad daarin in positie gebracht? Hetzelfde geldt voor mogelijke aanpassingen in de gemeentelijke organisatie. Wat is het plan hiervoor? Mevrouw Zwinkels (CDA) ziet ook de beschreven balans tussen de financiële middelen, de personele capaciteit en de ambities. CDA heeft eerder gepleit voor minder plannenmakerij en meer actie, uitvoering en prioritering en dat is hier terug te lezen. De accountant schrijft over de zachte kant van risicomanagement die nog lijkt te ontbreken. Hierbij moet worden gedacht aan bewustwording, dialoog en een positieve open cultuur binnen de ambtelijke organisatie. Hoe denkt het college daarin stappen te gaan zetten? Er is ook een suggestie gedaan voor het periodiek analyseren van balansrekeningen in het decentrale model, een soort tussentijdse review richting met name de afdeling Ruimte. Hoe wil het college dat oppakken? In de managementletter wordt gesproken over de BADO-aanpassingen. Klopt het dat pas op een later moment inzicht wordt verkregen in de impact op het boekjaar 2024? Mevrouw Leever (PvdA) stelt dat de investeringsagenda volgens het college goed in beeld is ook met oog op het aanstaande tekort. Hoe wordt grip gehouden op de te maken keuzes in relatie tot de voorjaarsnota? De capaciteit van de uitvoeringskrachten is niet inzichtelijk gemaakt voor de raad.
Hoe gaat het college dit inzichtelijk maken en sturen op capaciteit? Hoe wordt er meer grip op gekregen? Waarmee komt het college en wanneer? De heer Van Vugt (accountant) waardeert het enorm om in deze vergadering te zijn en geniet van de gestelde vragen en onderwerpen die aan de orde worden gesteld. Hij is altijd aanwezig in de Adviescommissie Controle en Financiën die goed functioneert. Volt stelde vragen over concrete voorstellen ten aanzien van realistisch ramen en budgetrecht. Het is cruciaal dat in de begroting en raadsvoorstellen de capaciteitsvraag aan de orde komt. Er moet niet alleen worden gestuurd vanuit financiën maar ook vanuit de beschikbare capaciteit. In antwoord op de vraag van GroenLinks geeft hij aan sterk te geloven in innoveren in onder andere digitalisering en uniformering van processen. Het gelijk schakelen van werkprocessen is een speerpunt om concreet mee aan de slag te gaan. Dat betekent meer kosten op het gebied van bedrijfsvoering en overhead, maar men moet zich realiseren dat gemeenten de afgelopen drie jaar ongeveer 20% aan extra taken erbij hebben gekregen in de uitvoering. De bedrijfsvoering moet gelijke tred houden om al deze diensten te kunnen blijven verlenen.
Dat betekent dat voortdurend moet worden geïnvesteerd in de bedrijfsvoering om de extra taken te kunnen realiseren en tegelijkertijd te blijven innoveren en zaken slimmer en efficiënter te doen. De suggestie is om dat uit te voeren om de capaciteit beter bij de ambities te brengen. Mevrouw Ramaker (VVD) vraagt of ook in de 20% extra uitvoeringstaken meer uniformering/standaardisering moet komen. De heer Van Vugt (accountant) bevestigt dat. Vanuit de decentralisatie is uniformering een belangrijke opgave, maar ook het streven naar een scherpere kaderstelling en een heldere en duidelijke verantwoordelijkheidsafbakening. Het is goed dat de financiële functie wordt doorgelicht Pagina 5 van 37
5
en er een verbeterplan komt. Daarin zijn de nodige maatregelen te verwachten om dat te gaan realiseren en dat is ook voor de extra taken van belang. De verschillende taken die de gemeente erbij krijgt, zoals de vluchtelingenopvang, de opvang van Oekraïners of de energietoeslag, vragen een ander karakter van de uitvoering. Zeker niet alles kan worden geüniformeerd en in hetzelfde proces worden gegoten, maar aan de bedrijfsvoeringskant (financiën et cetera) is het belangrijk om daarnaar te streven.
10
De heer Claasen (GroenLinks) stelt dat men direct aanslaat als de overhead te hoog is, maar wat onder overhead valt, is afhankelijk van de aard van een bedrijf. Bij banken wordt de ICT bijvoorbeeld tot het primaire proces gerekend. Is er een andere manier om naar de overhead van de gemeente te kijken?
15
De heer Van Vugt (accountant) wijst op een recent verschenen notitie van de commissie BBV waarin staat dat de manier waarop overhead wordt gedefinieerd wijzigt. Zaken op het gebied van digitalisering en automatisering zoals ICT-toepassingen, moeten per 2025 niet langer als overhead worden gerekend maar worden toegerekend aan de primaire processen. Dat kan betekenen dat boekhoudkundig de omvang van de overhead daalt.
20
De heer Van Heuven (Partij voor de Dieren) hoort ten aanzien van de 20% extra taken dat er verschil is tussen bijvoorbeeld asiel en energietoeslagen. Sommige taken zijn technisch uitvoerbaar, maar achter sommige taken zit een politieke keuze. Is uniformering dan wel mogelijk?
25
30
35
40
45
50
55
60
De heer Van Vugt (accountant) stelt dat in de sfeer van bedrijfsvoering veel kan worden geüniformeerd, geharmoniseerd of centraal gestuurd, zoals het financiële proces, hoe met risico's wordt omgegaan of hoe met monitoring van financiële opgaven wordt omgegaan. Als centraal kaders worden ingesteld, weten afdelingen hoe ze moeten werken. De uitvoering zelf is afhankelijk van keuzes die de raad maakt en de aard van de taken. In de organisatie moet de bewustwording rondom uitvoerbaarheid veel nadrukkelijker komen. Dat is ook een advies aan de raad. Partijen moeten scherp en alert zijn op de uitvoerbaarheid. Op besluiten die worden genomen en zaken die worden opgepakt, is het verstandig een soort uitvoeringstoets toe te passen. Dat moet geen bureaucratisch monster worden, maar een instrument/hulpmiddel, bijvoorbeeld een vierde W-vraag waarbij wordt nagedacht of wat er staat kan worden uitgevoerd met de beschikbare capaciteit of met de leveranciers en partners waarmee wordt samengewerkt. Dat zou een derde voorstel zijn. Een vierde voorstel is de centrale kaderstelling, de centrale sturing op het bedrijfsvoeringsproces. Hierbij moet met name worden gedacht aan het versterken van de concern control in de organisatie om centraal de bedrijfsprocessen te uniformeren, te harmoniseren en met dezelfde richtlijnen en uitgangspunten te werken.
Mevrouw Zwinkels (CDA) vraagt of dit ook geldt voor het risicomanagement. De centralisatie werd verteld vanuit concern, maar in de brief staat dat het ook gaat om de inkooporganisatie van de gemeente. Kan de accountant op deze punten reflecteren? De heer Van Vugt (accountant) bevestigt dat dit ook geldt voor risicomanagement. Dat is bij uitstek een gebied waarin centrale kadersturing en centrale monitoring en richtlijnen belangrijk zijn. Alle afdelingen moeten op dezelfde manier risicomanagement invullen, er hetzelfde onder verstaan en met de cultuur rondom risico's omgaan. In reactie op de vraag van VVD geeft hij aan geen voorstander te zijn van het elke vier jaar aanpassen van de nota. Nota's moeten worden aangepast als dat nodig is. Er moeten niet nog meer opdrachten en taken in de organisatie worden gelegd, maar keuzes worden gemaakt in wat wordt gedaan en moet worden bereikt. Het is belangrijk dat periodiek wordt nagegaan of de nota nog actueel is of om een aanpassing vraagt. In het licht van de ontwikkelingen en de huidige situatie is het goed om de nota risicomanagement aan te passen. Mevrouw Ramaker (VVD) is ook voorstander van doen wat nodig is. Zou het periodiek voorleggen of een nota nog werkt of nog actueel is, een actieve actie van het college kunnen zijn? De heer Van Vugt (accountant) stelt voor dat de wethouder deze vraag beantwoordt.
Voor de inkooporganisatie geldt hetzelfde. Als meer activiteiten worden gedaan, moet meer worden ingekocht. Dat betekent dat de bedrijfsvoering moet worden versterkt en dat moet worden gekeken naar harmonisatie, kaderstelling in richtlijnen en monitoring of de inkoop op dezelfde Pagina 6 van 37
manier wordt gedaan. Dat kan efficiëntie opleveren en helpt in de overdracht. Dat zijn belangrijke stappen om in gang te zetten. In de hele breedte van de bedrijfsvoeringskolom moet de kaderstelling en centrale monitoring worden versterkt. 5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
Mevrouw Zwinkels (CDA) wijst erop dat de brief stelt dat dit nog ontbreekt. De accountant geeft aan dat stappen moeten worden gezet. Kan de accountant advies of richting geven hoe dat kan worden versterkt? De heer Van Vugt (accountant) ziet nadrukkelijk een haakje met het interne onderzoek naar de financiële functie. De accountant wil graag concrete suggesties inbrengen. Ook daar zit een deel van de oplossing in digitalisering. Budgetrecht is een belangrijk thema. In de Adviescommissie Controle en Financiën is aangegeven dat waar het budgetrecht kwetsbaar is, in reserves en investeringen, wordt gewerkt aan het verduidelijken en versterken van het budgetrecht. Volt stelde een vraag rondom de urgentie. Dat is een belangrijke vraag in het licht van capaciteit. Er is urgentie. Er moet iets gebeuren. Maar er mag geen paniek ontstaan rondom het financiële beeld. Utrecht heeft een sterke, solide financiële positie en kan een stootje hebben. In de financiële uitdagingen zit naar de toekomst een grote mate van onzekerheid omdat het rijk op veel punten niet duidelijk is. De opgave die er ligt, is niet veel anders dan voor andere gemeenten. Het is belangrijk dat de raad met een helicopterview blijft kijken naar het financiële beeld. Het is belangrijk dat wordt gewerkt aan actualisering van het financiële beeld. De Begroting 2024 en de fout daarin zijn bekend.
Inmiddels is het financiële beeld door de omstandigheden en de tijd gewijzigd. Daaraan wordt gewerkt in aanloop naar de voorjaarsnota, zodat het financiële beeld concreter en helderder wordt. Daarbij is het realistisch begroten belangrijk met betrekking tot wat in 2025 kan worden weggezet. Er moeten keuzes worden gemaakt, niet alleen vanuit het financiële perspectief, maar ook vanwege de capaciteit. Een euro kan maar eenmaal worden uitgegeven en de organisatie kan maar eenmaal worden ingezet. Door de arbeidsmarkt, de in- en uitstroom en de toename van de opgaven vanuit het rijk is een enorme mismatch aan het ontstaan. Keuzes maken en focus aanbrengen vanuit de interne organisatie/capaciteit is essentieel. Het financiële beeld is een belangrijk aandachtspunt. De capaciteit is wellicht het knelpunt. Belangrijk is aandacht voor de verbonden partijen en de positie/de grip vanuit de gemeenteraad daarin. Er wordt een nota Verbonden partijen opgesteld. Het is belangrijk dat de raad in positie komt. Een ander belangrijk aandachtspunt is een hervormingsagenda Jeugd en de oplopende kosten op dit dossier. Er zitten kwetsbaarheden in de financiële functie. Deze zijn in 2023 toegenomen. Ook het risico op fouten is toegenomen. Dat heeft te maken met krapte, veel personeelswisselingen, toename van activiteiten en veel druk op de bedrijfsvoering.
Het is essentieel dat de zojuist genoemde maatregelen worden genomen om de financiële functie in 2024/2025 te gaan versterken. Dat zijn de kwetsbaarheden in een begrotings- en een jaarrekeningproces. De interne controle functioneert niet altijd of is onvoldoende geborgd. Centrale kaders zijn er niet altijd of worden niet altijd nageleefd. Daardoor is er een hoger risico op het maken van fouten. De gedane voorstellen moeten dat oplossen. De heer Maas (Volt) heeft specifiek de relatie tussen het decentrale en centrale niveau genoemd. Heeft de accountant daar nog iets aan toe te voegen? De heer Van Vugt (accountant) stelt dat de integraliteit moet worden versterkt met name in de centrale kaderstelling en strakkere sturing. In iedere organisatie is een balans tussen autonomie en begrenzing. Kaderstelling en monitoring vragen aandacht. De begrenzing moet strakker. Op het gebied van de bedrijfsvoering moet men centraler weten wat wordt gedaan en wat wordt verwacht en dat men elkaar daarop aanspreekt. Dat is een belangrijke stap in de instrumenten (de manier waarop men stuurt) en een belangrijk element in de cultuur, namelijk dat men aan de voorkant iets afspreekt en elkaar erop aanspreekt als het niet wordt nageleefd. Dat is een noodzakelijke stap in de centrale/decentrale manier van sturen.
Uit de financiële functieanalyse zal ongetwijfeld komen dat bepaalde activiteiten centraal moeten worden georganiseerd. Daar moet serieus naar worden gekeken en deze kunnen bijvoorbeeld op het gebied van control en monitoring liggen. Dat is een functie die echt moet worden versterkt.
Pagina 7 van 37
Mevrouw Ramaker (VVD) had gevraagd om een analyse van het begrotingsproces. Uit het antwoord van de accountant maakt zij op dat het vooral op mensenwerk zit, maar het is ook een proces. Kan de accountant een reflectie geven op het proces en of dat goed is ingericht? 5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
60
De heer Van Vugt (accountant) reageert dat het proces in de kern goed is ingericht, maar moet worden versterkt op hoe de integraliteit ervan wordt bewaakt en hoe het allemaal op dezelfde manier wordt gedaan en hoe dat wordt gemonitord. Mevrouw Ramaker (VVD) hoort de accountant aangeven dat het meer centraal moet worden. Betekent dat ook een versterking qua capaciteit van de financiële functie? De heer Van Vugt (accountant) vindt het nu te vroeg om dat te zeggen. Het is niet uitgesloten dat met harmonisering, het centraal aanpakken van zaken en het treffen van innovatieve maatregelen efficiency kan worden gewonnen. Hij zou de uitkomst van het onderzoek naar de financiële functie afwachten. Toegezegd is de Adviescommissie Controle en Financiën te betrekken bij dat onderzoek en de uitkomsten en het daaruit volgende verbeterplan. Dat is het moment om met de Adviescommissie te spreken en te beoordelen of er behoefte is aan een quickscan of iets dergelijks. Hij verwacht dat dat onderzoek veel ideeën, suggesties en verbetermaatregelen zal opleveren. In antwoord op de vraag van GroenLinks bevestigt hij dat in de managementletter zeker kleine aanbevelingen zitten. Ook daar speelt weer het maken van keuzes en het stellen van prioriteiten, maar bepaalde aanbevelingen vragen meer tijd.
De financiële functieanalyse is cruciaal om een scherper beeld te krijgen van hoeveel tijd het doorvoeren van bepaalde maatregelen gaat vragen. De adviezen op bijvoorbeeld ICT-gebied zijn ingrijpender en moeilijker te realiseren. Mevrouw Ramaker (VVD) vraagt of de accountant zijn eerste bespiegelingen kan geven op de werkprocedure van het nieuwe systeem per 1 januari 2025. De heer Van Vugt (accountant) meldt dat Deloitte al in een vroegtijdig stadium is betrokken bij de implementatie. Het is een cruciaal proces. De gegevens die per 1 januari 2025 worden omgezet, moeten correct zijn. De contacten worden geïntensiveerd, maar het is nu te vroeg om te kunnen vaststellen of het wel of niet aansluit. Er komen nog momenten in de organisatie voor go/no-gobesluiten. Deloitte wordt daarbij betrokken. De heer Maas (Volt) stelt dat in de Adviescommissie Controle en Financiën nog wordt gesproken over 'sturen en verantwoorden'. Wat is het beeld van de accountant bij hoe dat nu gaat en hoe het kan worden versterkt/verbeterd? De heer Van Vugt (accountant) is heel positief over wat in de afgelopen twee jaar is bereikt op dat vlak. De begroting heeft een stap in de goede richting gezet. De gemeente worstelt met het omslagmoment van de beleidsnota's. In het 'sturen en verantwoorden' is het accent op de beleidsnota's groter.
Daar moet de raad opletten, want daar worden keuzes gemaakt, ook financieel. Op dit moment wordt gewerkt met beleidsnota's die in een eerder stadium zijn opgesteld en nog niet aan die eisen en criteria voldoen en met beleidsnota's die daar al wel aan voldoen. Die overgangsfase maakt het voor de raad lastig. In het kader van 'sturen en verantwoorden' moet vooral worden ingezet en gemonitord of de beleidsnota's in de juiste richting bewegen en datgene brengen wat is gevraagd zonder in een soort formatbureaucratie te schieten. De verbeterpunten voor wat betreft de begroting zijn in deze context minder van belang. Wethouder Schilderman bedankt de accountant die actief meedenkt over hoe de organisatie is georganiseerd en hoe belangrijke sturings- en verantwoordingsstukken worden vormgegeven. Zij herkent en onderschrijft de analyse en beantwoording door de accountant en de overwegingen daarachter. Velen hebben gevraagd te reflecteren op een aantal zaken die ook door de accountant naar voren zijn gebracht. Het college deelt bijna alle punten en ziet voortgang daarop. Zij gaat in op een aantal specifieke momenten waarop deze actiever terug te zien zullen zijn. Het eerste is de doorlichting van de financiële functie en wat daaruit gaat volgen. Daarover zijn 13 februari jl. twee technische sessies gehouden waarin is aangegeven dat dit onderwerp van gesprek moet zijn.
De rol van de Adviescommissie past daar goed in. Op een aantal zaken is de sturing te decentraal en past dat gecentraliseerd mogelijk beter bij de organisatie. Het moet strakker en steviger. De opgave is te kijken hoe dat op een goede manier wordt georganiseerd Pagina 8 van 37
5
10
15
20
25
30
35
40
zonder dat het goede gesprek wordt losgelaten. De verwachting is dat die doorlichting in het tweede kwartaal is gedaan, maar in de Adviescommissie wordt eerder gesproken over het betrekken van partijen in deze opgave. Het gaat over hoe de organisatie is georganiseerd, maar de raad wordt sterk geconfronteerd met de gevolgen ervan. Daarbij is de vraag of het voldoende in de beleidsstukken zit. Een belangrijk aandachtspunt daarbij zijn de moties en de uitvoeringsprogramma's. Vaak zijn er allerlei losse voorstellen waarvoor geen systeem is in het proces van 'besturen en verantwoorden' en waar discussies over financiën en uitvoeringskracht niet altijd logischerwijs naar voren komen. Een dilemma is hoe daaraan goed richting wordt gegeven. Mevrouw Van der Wilt (D66) vraagt of de wethouder in lopende processen van nota's of nota's van uitgangspunten aandachtspunten ziet. In hoeverre neemt het college de raad mee? Het is goed als de raad wordt geïnformeerd over eventuele tussentijdse fricties. Wethouder Schilderman antwoordt dat de gemeente een eind op weg is met de zaken die in 'sturen en verantwoorden' zijn besproken, maar het is niet af. Het stuk over bijvoorbeeld de meerjarenprogramma's behoeft nog een slag. Een eerste stap daartoe wordt gezet in de voorjaarsnota. Dat zal niet in een keer op het gewenste niveau zijn.
In de nota Sturen en Verantwoorden is een overgangsperiode afgesproken. Uit gesprekken blijkt echter dat niemand deze overgangstijd wil, maar dat is lastig voor de organisatie. Mevrouw Van der Wilt (D66) begrijpt dat de wethouder verwijst naar de financiële nota's, maar zij bedoelt de inhoudelijke nota's met een financiële component die nu voorliggen en waarin soms verwarrende dingen zitten. Hoe neemt het college de raad daarin mee? Wethouder Schilderman bedoelde niet alleen de financiële nota's, maar alle nota's die worden besproken. Het kost de organisatie tijd om het anders te gaan doen, maar de raad en het college zoeken al sneller naar de gewenste verbetering. Een andere vraag is of de uitvoeringsmogelijkheid voldoende in de stukken staat. Ook daarop is een verdere verbetering gewenst. Moties en zaken die in en uit de uitvoeringsprogramma's gaan, hebben niet altijd een logische plek en er is geen methode om na te gaan of daar voldoende middelen en uitvoeringscapaciteit voor zijn. Op die vlakken moet worden gekeken hoe dat verder kan worden toegepast. Op 21 maart a.s. spreekt de Adviescommissie over 'sturen en verantwoorden'. Dan kan daarbij worden stilgestaan. De heer Van Heuven (Partij voor de Dieren) vindt het soms lastig om als oppositiepartij toegang te hebben tot het ombuigen van financiën.
Nu dient zich een nieuw probleem aan, namelijk hoe kan worden gestuurd op de personeelscapaciteit. Bij moties moeten partijen zich afvragen of daar voldoende middelen en capaciteit voor zijn. Hoe kan in de processen worden meegenomen dat de raad voldoende ruimte houdt om invloed uit te oefenen?
45
Volgens wethouder Schilderman is dat een belangrijk aandachtspunt. Wellicht moet de raad meer overgaan op het indienen van amendementen in plaats van moties. Het college legt voorstellen voor aan de raad in de vorm van beleidsnota's en P&C-stukken (de voorjaarsnota en de programmabegroting). Het zou helpen als de raad richting geeft of duidelijk is over waar financiën naartoe gaan. Het zou helpen als voorstellen worden geamendeerd.
50
De heer Van Heuven (Partij voor de Dieren) begrijpt dit pleidooi, maar dan gaat het over het amenderen van bestaand beleid. Soms willen fracties nieuw beleid toevoegen, bijvoorbeeld via een niet geagendeerd onderwerp of een initiatiefvoorstel. Hoe kan dan nog aanspraak worden gemaakt op voldoende capaciteit in de organisatie?
55
60
Wethouder Schilderman kan zich voorstellen dat dit gesprek wordt gevoerd rondom de voorjaarsnota. Als lopende het jaar zaken moeten worden toegevoegd, moet daar ruimte voor worden gecreëerd door bij de P&C-documenten zaken te schrappen. Zij begrijpt deze zoektocht, maar daarvoor moet ook iets veranderen in de politieke cultuur. Iedereen met een idee maakt zaken toch uitgebreider of ingewikkelder. Dat is te begrijpen vanuit de doelstellingen, maar er is onvoldoende uitvoeringskracht om het allemaal waar te maken en ook de financiën daarvoor ontbreken. Daarbij wordt het onoverzichtelijker voor de raad om te controleren wat wordt gedaan. Soms is lastig aan te geven hoe wel of geen uitvoering kan worden gegeven aan een voorstel. Er Pagina 9 van 37
kan veel worden toegezegd, maar daarmee is geen richting gegeven. In de P&C-cyclus en beleidsnota's zitten handvatten om dat beter te gaan doen, maar dat is lastig in het geval van moties en tussenvoorstellen. 5
De heer Van Heuven (Partij voor de Dieren) pleit ervoor dat de raad in positie blijft en dat de oppositie in staat moet blijven om beleid te veranderen of vernieuwen. In de P&C-cyclus stemt de coalitie veel voorstellen van de oppositie weg. Als de oppositie ook moet sturen op de personeelscapaciteit wordt het erg lastig. Er moet voldoende ruimte voor de oppositie blijven.
10
Mevrouw Ramaker (VVD) is voorstander van amenderen, maar dan moet er iets te amenderen zijn. Is de wethouder het eens dat scherper en strakker moet worden gestuurd op het aanleveren van beleidsnota's met een financiële onderbouwing of financiële beslispunten?
15
Wethouder Schilderman is het daarmee eens. Het is ook een proces om de organisatie te veranderen. 'Sturen en verantwoorden' is in de organisatie wellicht meer een format geworden, terwijl het gaat om een heldere kaderstelling zodat helder is wat het college voorstelt en de raad kan besluiten of hij het daarmee eens is of het wil amenderen. Zij deelt het belang, maar vraagt begrip voor het feit dat dit een proces is.
20
Mevrouw Ramaker (VVD) stelt dat een financiële onderbouwing noodzakelijk is bij de beleidskaders en de programma's. Te vaak wordt gezegd dat het integraal wordt afgewogen bij de voorjaarsnota, maar het college moet daar nadrukkelijker op sturen en niet met een raadsvoorstel komen als het onvoldoende is onderbouwd.
25
Wethouder Schilderman neemt dat ter harte. Besproken moet worden wat goede en wat slechte voorstellen zijn, zodat het college weet wat voor de raad werkt. Zij gaat in op de oproep van de heer Van Heuven. Bij de afgelopen programmabegroting zijn extra sessies gehouden om na te gaan welke dekkingsopties er waren. Dat kan richting de voorjaarsnota weer worden gedaan. De beïnvloedbaarheid moet beter in beeld worden gebracht zodat duidelijk is wat vastligt in contracten en waar vrije ruimte is. Er zijn stappen gezet om dit te verbeteren. De nota Verbonden Partijen wordt opnieuw bezien. De verwachting is dat deze voor het zomerreces aan de raad wordt gezonden. Bij de voorjaarsnota wordt een helder financieel beeld gegeven. Dat wordt meerdere malen gecontroleerd. Vervolgens wordt gekeken naar knoppen om aan te draaien, zoals financieel technische zaken. De reserves worden nagegaan. Er is vaker gesproken over planningsoptimisme. In de voorjaarsnota wordt daar verder invulling aangegeven en wordt nagegaan hoe daar strakker op kan worden gestuurd. Wellicht is dat een voorstel waarmee de gemeente tien jaar vooruit kan, maar het kan ook dat het na een jaar alweer moet worden aangepast. In de voorjaarsnota worden bezuinigingsmaatregelen en hervormingen opgenomen. Dat zullen opties voor bezuinigingen zijn en welke wel of niet worden voorgesteld. Het is aan de raad om deze te wegen.