Agendabundel
Tekst van het document
Bundel - Adviescommissie Controle en Financiën van 17 november 2022
Agenda bijlagen Agenda advies-cie CF 17-11-2022 (verkort).doc 1 2
Opening en mededelingen en vaststellen agenda Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst Adviescommissie C&F 29-09-2022.docx
3
Ingekomen en verzonden stukken •Definitieve Auditplan Deloitte •Verbetervoorstellen PB (Gert Dijkstra) •Ingekomen raadsbrieven (zie VBF), maar in het bijzonder oRaadsbrief Uitvoeringsbrief coalitieakkoord, planning op hoofdlijnen en Rekenkamerbrief Verantwoording uitvoering Coalitieakkoord oRaadsbrief Concernaudit 213a onderzoek: Veerkracht en Gelijke Kansen WG Auditplan gemeente Utrecht 2022.pdf Verbetervoorstellen ProgrammaBegroting.docx 20221019 Rekenkamerbrief Uitvoering Coalitieakkoord .pdf Raadsbrief Uitvoeringsbrief coalitieakkoord planning op hoofdlijnen.pdf Raadsbrief Concernaudit 213a onderzoek Veerkracht en Gelijke Kansen.pdf Eindrapport Veerkracht en Gelijke Kansen.pdf
4
Evaluatie nieuwe opzet Programmabegroting 2023 Hiervoor wordt verwezen naar de ontvangen email van de ambtelijke organisatie van woensdag 2 november. Vragenlijst evaluatie programmabegroting.docx PB24 20221117 Adviescommissie dd 17 nov_Cie.pdf
5
Vooruitblik jaarplan 2022/2023 •Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt ingestemd met deze onderwerpen voor de volgende vergadering? Do. 15 december 20.00-21.30 Vergadering adviescommissie (90 minuten) Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten) Concept Boardletter van de accountant Concept Reactie van het college op de Boardletter Voortgang controle 2/3e Technische Begrotingswijziging Halfjaarverslag CA (nieuw, ter informatie) Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten) Afsluiting (tijd: 5 minuten) Jaarplan adviescommissie CF 2023 (augustus).docx
6 7
Wvttk Rondvraag en sluiting
AGENDA Adviescommissie Controle en Financiën
17 november 2022 van 21.00-22.00 uur (burgemeesterskamer) NB: vanwege technische bijeenkomst nota WAAVA van 19.30-20.45 is deze adviescommissie ingekort van 21.00-22.00. (2 min)
1. a. Opening en mededelingen. b. Vaststellen agenda.
(3 min)
2. Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst (5 min)
3. Ingekomen en verzonden stukken. • • •
Definitieve Auditplan Deloitte
Verbetervoorstellen PB (Gert Dijkstra)
Ingekomen raadsbrieven (zie VBF), maar in het bijzonder o
Raadsbrief Uitvoeringsbrief coalitieakkoord, planning op hoofdlijnen en Rekenkamerbrief Verantwoording uitvoering Coalitieakkoord
o (30-45 min)
Raadsbrief Concernaudit 213a onderzoek: Veerkracht en Gelijke Kansen.
4. Evaluatie nieuwe opzet Programmabegroting 2023 •
Hiervoor wordt verwezen naar de ontvangen email van de ambtelijke organisatie van woensdag 2 november.
(5-10 min)
5. Vooruitblik jaarplan 2022/2023 •
Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt ingestemd met deze onderwerpen voor de volgende vergadering?
Do. 15 december
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
20.00-21.30
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Concept Boardletter van de accountant
Concept Reactie van het college op de Boardletter
Voortgang controle
2/3e Technische Begrotingswijziging
Halfjaarverslag CA (nieuw, ter informatie)
1
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (tijd: 5 minuten)
(3 min)
6. Wvttk (2 min)
7.
Rondvraag en sluiting.
2
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
2 Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst 1 Adviescommissie C&F 29-09-2022.docx
VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN
29 september 2022 van 20.00-22.15 uur Raadszaal Stadhuis
Adviescommissie: Jantine Zwinkels (voorzitter), Cees Bos, Bina Chirino, Gert Dijkstra, Ruud Maas, Stevie Nolten, Joost Vasters, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Financien, Control & Audit)
Overige deelnemers: Jasmin Grundauer (manager concernaudit), Annemarie Koolenbrander (concerncontrol), Ankie Reijnen (strategisch adviseur financiën), Gerth Molenaar (Rekenkamer), Katie Zwetsloot (CFO), Gert Meuleman (intermediair), Rein-Aart van Vugt en Niels Fritz (Deloitte) en Jaap Jan Zuidema (toehoorder Deloitte)
Niet aanwezig: David Bosch, Meike Hellevoort, Esma Kendir, Annemarijn Oudejans en Margreet Ramaker
1. a. Opening en mededelingen
De voorzitter heet allen welkom en opent de vergadering. Er zijn berichten van verhindering volgens bovenstaand overzicht.
De gemeente Utrecht doet mee aan een pilotproject van de Beroepsorganisatie van Accountants, waarbij de heer Meuleman als intermediair meekijkt. Deloitte kent zelf echter al een tamelijk strenge kwaliteitstoetsing, en heeft daar een apart team voor. Vanuit dat team volgt de heer Zuidema de pilot.
b. Vaststellen agenda
De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (02-06-2022)
Geen opmerkingen; het verslag wordt goedgekeurd en zal aan de Commissie VBF worden gestuurd met het advies om het vast te stellen. 3. Ingekomen en verzonden stukken
Het proces voor de programmabegroting 2023 is als bijlage bij de stukken gevoegd. Er zijn geen vragen of opmerkingen over.
4. Auditplan 2022 en opdrachtbevestiging jaarrekening 2022
Intermediair
De heer Meuleman is namens het ministerie van Financiën kwartiermaker voor de Commissie
Toekomst Accountancysector, een experiment met als doel verbetering van de kwaliteit van de
accountantscontrole. Het project wordt begeleid door de Universiteit van Amsterdam. Het zal tot komende zomer lopen, en er doen andere gemeenten, woningcorporaties en commerciële bedrijven aan mee, waaronder enkele beursgenoteerde. Als intermediair volgt de heer
Meuleman de kritische momenten van de controle, vandaar dat hij bij de behandeling van het Auditplan aanwezig is.
Pagina 1 van 7
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
De heer Meuleman licht toe dat het onderzoek een initiatief van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) is; het beoogt versterking van de onafhankelijkheid van de controlerend accountant en verbetering van de kwaliteit van de controle. Er zijn geen speciale aandachtspunten; de
intermediair kijkt alleen naar de aanpak van de accountant en de uitvoering van de controle.
Controleplan
Het controleplan is de Adviescommissie toegestuurd. De heer Fritz wijst erop dat de
samenstelling van het controleteam al enige jaren niet gewijzigd is, waarmee wordt voldaan aan het verzoek van de gemeente om continuïteit in het team. Aan de controleverklaring zal een
paragraaf over fraude worden toegevoegd; overige aandachtspunten in de controle zijn onder andere grondexploitaties, aanbestedingen en management override of control. Tijdens de zomersessie heeft de Adviescommissie gevraagd om een benchmark voor 100.000-plus-
gemeenten en om aandacht voor de voorspellende waarde van de gemeentelijke begroting. De accountant plant enkele themabijeenkomsten voor de behandeling van die onderwerpen.
Er wordt dit boekjaar opnieuw een IT-audit ingepland, waarbij de aandachtspunten uit vorige jaren worden nagelopen.
De heer Dijkstra merkt op dat de aandachtspuntenlijst ook het versterken van het budgetrecht
ten aanzien van investeringen vermeldt. Wordt dit ook voor de exploitatie bekeken? De heer Van Vugt verduidelijkt dat het budgetrecht bij investeringen ingewikkeld is en dat daarom is
afgesproken dat de accountant daar in rapportages nadrukkelijk aandacht aan besteedt. Er
wordt dan gekeken of de regels zijn nageleefd, maar er wordt ook bekeken of vereenvoudiging mogelijk is. Het budgetrecht ten aanzien van de ‘gewone’ exploitaties is een stuk minder
complex, maar dit heeft evengoed de aandacht. Vanzelfsprekend mag de Adviescommissie aanvullende suggesties voor de aandachtspuntenlijst doen.
Desgevraagd geeft de heer Van Vugt aan dat de accountant de begroting niet controleert, maar
wél de uitgangspunten beoordeelt. Het controleteam signaleert al enkele jaren achtereen dat de realisatie sterk afwijkt van de begroting, in het bijzonder op investeringsniveau en bij de inzet van reserves. Hier blijft het team de komende jaren goed op letten.
De heer Dijkstra is benieuwd naar de hoogte van uitvoeringsbudgetten; wat kost het ambtelijke werk, met andere woorden – hoeveel geld komt er bij de Utrechtse burger terecht? Een goede
vraag, vindt de heer Van Vugt, maar daar gaat de accountantscontrole niet over. De accountant
controleert of uitgaven correct zijn verantwoord en of er is gehandeld in overeenstemming met raadsbesluiten en wetgeving. De vraag kan als adviesonderwerp worden meegenomen in het begrotingstraject.
Pagina 2 van 7
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
Op een vraag van de heer Van der Zweth stelt de heer Van Vugt dat de raad de afgelopen twee jaar steeds aandacht heeft gevraagd voor het verschil tussen begroting en realisatie, en dit
onderwerp nadrukkelijk op de agenda heeft gezet. Hij hoopt de resultaten te zien bij de controle 2022 en daarna, want de ambtelijke organisatie is er voortvarend mee aan de slag gegaan. De heer Meuleman is benieuwd wat de accountant in de controle doet op het gebied van
sanctiewetgeving en uitkeringen in het kader van energiecompensaties. Daarnaast vraagt de
heer Meuleman aandacht voor de schattingen in de grondexploitatie in relatie tot de actualiteit:
de grote vraag naar woningen en rentestijgingen. Wat betreft de grondexploitaties licht de heer
Fritz toe dat deelplannen nauwkeurig worden bestudeerd, waarna er een risiconiveau aan wordt toegekend. Daarbij wordt een beroep gedaan op de experts van Deloitte Real Estate.
Ten aanzien van het M&O-beleid (misbruik en oneigenlijk gebruik) vult de heer Van Vugt aan dat bij de controle daarvan een marge van 1% van de totale lasten wordt toegestaan; bij de
gemeente Utrecht is dat ongeveer € 15 miljoen. Als de jaarrekening een afwijking bevat die dat bedrag overstijgt, kan worden gesteld dat de jaarrekening geen getrouw beeld geeft. De
accountant mag deze dan niet goedkeuren. Echter, om aan die € 15 miljoen te komen, moeten er zeer veel gevallen van misbruik of oneigenlijk gebruik zijn. Het risico is dus relatief gezien laag. De accountant controleert dit wel, en controleert of het beleid wordt toegepast. In 2023 wordt de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd, een gevolg van de
toeslagenaffaire. Gemeenten moeten dan uitvoeriger rapporteren over de toepassing van het M&O-beleid en het sanctiebeleid.
Gemeenten worden in toenemende mate met risico’s geconfronteerd, merkt de heer Bos op – de stijgende rente, dalende rendementsverwachtingen op grondexploitaties en hogere kosten. Hoe houden we dit beheersbaar? De heer Fritz geeft aan dat er goed op benchmarks en markttrends wordt gelet – veel meer is niet mogelijk.
Opdrachtbevestiging 2022
De Adviescommissie kan zich vinden in de opdrachtbevesting voor de jaarrekeningcontrole 2022. Deze zal met positief advies aan het presidium worden voorgelegd. Hierna verlaten de heren Meuleman en Zuidema de vergadering. 5. Jaarverslag concernaudit 01-04-2021 tot en met 31-03-2022
Zie de presentatie (bij vergaderstukken); toelichting door mevrouw Grundauer. Om verschillende redenen, waaronder personeelswisselingen in het auditteam, is het niet gelukt om het hele auditplan uit te voeren, maar er is de afgelopen weken een grote inhaalslag gemaakt.
Pagina 3 van 7
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
Desgevraagd geeft mevrouw Grundauer aan dat de auditrapportage niet standaard met de gemeenteraad wordt gedeeld; de individuele audit rapporten zijn interne documenten. De uitkomsten worden besproken met de verantwoordelijke IRMer / Concernmanager en
Directieraadslid. De individuele audit rapporten gaan ook niet naar het college. Het college ontvangt halfjaarlijks een verslag.
De raad krijgt wél rapportages van onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid,
opgezet in overleg met de Rekenkamer. De afdeling Concernaudit doet twee onderzoeken per jaar op dat gebied. Het rapport van het onderzoek ‘Veerkracht en gelijke kansen’ wordt binnenkort naar het college gestuurd, en daarna naar de raad.
Zijn de zaken onder controle nu er een kwaliteitsslag is gemaakt? Hoe wordt het
kwaliteitsniveau geborgd? Hierop legt mevrouw Grundauer uit dat de modellen van de
beroepsorganisatie worden gevolgd. Er wordt ook samengewerkt met de andere G4-gemeenten; er worden programma’s en best practices uitgewisseld (peer review). Daarnaast wordt er sterk ingezet op behoud van (nieuwe) medewerkers.
6. Programmabegroting 2023 en tweede bestuursrapportage 2022
Op vragen van de commissie waarop ter vergadering niet kan worden geantwoord, zal de ambtelijke organisatie schriftelijk terugkomen.
De ambtelijke organisatie heeft het afgelopen jaar gewerkt aan meer overzicht in de
programmabegroting en aan betere leesbaarheid. Programma’s en doelstellingen werden beter inzichtelijk gemaakt, en de achterliggende informatie is beter vindbaar. Inmiddels zijn er ruim vijfhonderd schriftelijke vragen van de raad bij de afdeling binnengekomen, waarvan een deel
over de bestuursrapportage. Deze zullen schriftelijk worden beantwoord, evenals de vragen van
de accountant. De afdeling organiseert op 11 oktober a.s. een technische bijeenkomst waarin de begrotingstechniek wordt toegelicht. Op 17 november a.s. wordt het begrotingsproces geëvalueerd.
De voorzitter adviseert de raadsleden om ook kennis te nemen van het raadsvoorstel, waarin de beslispunten zijn opgenomen.
Zoals al eerder werd aangegeven, maakt de begroting geen deel uit van de accountantscontrole, maar wordt deze wel doorgenomen. De heer Van Vugt vindt voorliggende begroting een stuk
beter leesbaar dan die uit vorige jaren – maar het kan nog wel wat compacter. Daarnaast miste hij een overzicht van uitgangspunten, waaronder bijvoorbeeld de enorme inflatie; hij adviseert
om dat een volgende keer toe te voegen omdat het een goede basis voor risicomanagement is. Als opvallend punt noemt de heer Van Vugt het ambitieniveau van de begroting: het
investeringsvolume, de plannen op het gebied van grondexploitaties, woningbouwplannen, de reguliere exploitatie, de inzet van reserves, en zo meer. Is dat allemaal wel haalbaar? Er is weliswaar extra geld voor de gemeentelijke organisatie, maar er is ook een zeer krappe
Pagina 4 van 7
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
arbeidsmarkt. Zie de bijlage over het programma Groei in Balans (blz. 456 e.v.): daarover kan het politieke debat worden gevoerd.
De heer Vasters memoreert dat er de afgelopen jaren vaak sprake is geweest van
onderbesteding. Wat zijn daar de consequenties van? Mevrouw Zwetsloot geeft aan dat er
uiteraard maatregelen genomen zijn, echter, niet alle risico’s zijn volledig beheersbaar. Er komt bijvoorbeeld veel geld van de rijksoverheid naar de gemeenten voor duurzaamheid en
klimaatmaatregelen, maar het is de vraag of er voldoende deskundige medewerkers voor aan te trekken zijn. Als er activiteiten naar een volgend jaar doorgeschoven moeten worden, schuiven de daarvoor beschikbare middelen mee, in redelijkheid, want het is niet de bedoeling dat er
grote overschotten worden gecreëerd. De Adviescommissie zou over deze systematiek graag willen meedenken, en vraagt hoe de raad de ambtelijke organisatie kan helpen.
Het is de heer Dijkstra opgevallen dat er veel groei is in het ruimtelijk domein; in het sociaal
domein niet of in mindere mate. Kan daar in het algemeen iets over worden gezegd? Er wordt
afgesproken dat dit punt aan de orde komt tijdens de technische bijeenkomst van 11 oktober
a.s. Raadsleden met soortgelijke vragen kunnen daarmee ook bij mevrouw Rijnders terecht – of bij de financiële afdeling zelf.
Eerder werd gesteld dat er bij het samenstellen van de begroting rekening is gehouden met
‘planningsoptimisme;’ is dat bij de vorige begroting ook gedaan? Dat is het geval, zegt mevrouw Zwetsloot, en dan in het bijzonder bij de ruimtelijke projecten. Bij de vorige begroting werd een
correctie van 10% aangehouden; die is bij de begroting van dit jaar bijgesteld naar 20%, en het is ook toegepast bij het programma Groei in Balans. De percentages worden komend voorjaar getoetst.
De heer Van der Zweth merkt op dat de gemeente onlangs € 7 miljoen extra toegezegd heeft gekregen voor armoederegelingen, maar dat de begroting dit bedrag niet vermeldt. Volgens mevrouw Zwetsloot gaat het om de TONK-gelden (Tijdelijke ondersteuning noodzakelijke
kosten); die werden in 2022 besteed, en in de eerste bestuursrapportage 2022 gealloceerd naar de programma’s Werk & Inkomen en Economische zaken. 7. Vooruitblik Jaarplan 2022/2023
Tijdens de zomersessie werden er veel onderwerpen geïnventariseerd, maar de komende tijd zal de aandacht van de Adviescommissie ook voor reguliere onderwerpen worden gevraagd. Er staan dit kalenderjaar nog twee vergaderingen gepland, namelijk op 17 november en 15 december. Het is nog niet gelukt om een planning voor 2023 te maken.
Mevrouw Rijnders stelt voor om op 17 november a.s. de WAAVA te bespreken tijdens een
technische bijeenkomst van 19.30-20.45 uur, en dan aansluitend de geplande vergadering te
Pagina 5 van 7
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
houden, eindtijd uiterlijk 22.00 uur. Geen van de aanwezigen heeft hier overwegende bezwaren tegen.
Schorsing
De ambtenaren verlaten de vergadering. 8. Advies aan de Commissie VBF
Mevrouw Zwinkels en mevrouw Rijnders zullen een schriftelijk advies formuleren, met
gebruikmaking van de inbreng van vanavond en tijdens de zomersessie en de opmerkingen van de accountant. Het advies wordt in concept ter accordering aan de leden voorgelegd. Hiermee gaan allen akkoord. Er wordt opgemerkt dat er best een compliment voor de ambtelijke
organisatie mag worden toegevoegd, voor de verbeterde leesbaarheid en toegankelijkheid. 9. Terugblik zomersessie (26-08-2022)
De aangepaste bespreeknotitie is als bijlage bij de stukken gevoegd. De Adviescommissie moet nog een besluit nemen over de vraag of er een drempelbedrag per variant moet worden
opgenomen – of dat er een voorstel van het college wordt afgewacht. Daarbij kan onderscheid worden gemaakt tussen structurele en incidentele dekking.
De heer Van der Zweth merkt op dat de bespreeknotitie enige nadruk legt op meerderheid voor een voorstel, en vervolgens discussie over de dekking. Het is echter denkbaar dat de raad het wel eens is met een voorstel, maar niet met de dekking. Dat betekent dan: exit voorstel.
Voorbeeld: het voorstel zou kunnen zijn om € 70.000 naar speelvoorzieningen te schuiven, wat op zich wel een goed plan is. Echter, als het geld daarvoor aan de armoederegeling wordt
onttrokken, dan zal de heer Van der Zweth daartegen stemmen. Mevrouw Rijnders verduidelijkt dat er een voorstel kan worden gedaan, en dat daarbij de zoekrichting voor de dekking moet
worden aangegeven. Het alternatief is: wachten tot de behandeling van de Voorjaarsnota, want dan wordt een integrale afweging gemaakt.
Voor eenmalige uitgaven is de geschetste volgorde wel geschikt, vindt de heer Bos, maar voor structurele uitgaven moet een integrale afweging worden gemaakt bij de behandeling van de Voorjaarsnota.
De heer Dijkstra is voorstander van het vermelden van een bedrag, en dan kan er verschil
worden gemaakt tussen structureel en incidenteel. Als het om lage bedragen gaat, kan het vinden van dekking wel aan het college worden overgelaten. Er moeten passende
‘grensbedragen’ worden afgesproken. Komen kosten voor een voorstel daaronder uit, dan moet de ruimte binnen de begroting worden gezocht. Komen ze hoger uit, dan moet de dekking
worden aangegeven. Wat betreft structurele uitgaven is de heer Dijkstra het eens met de heer
Pagina 6 van 7
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
Bos: die kunnen niet uit de lopende begroting worden betaald. Er moet een integrale afweging worden gemaakt bij de behandeling van de Voorjaarsnota.
Aan welk drempelbedrag denkt de Adviescommissie, ten aanzien van incidentele zowel als structurele uitgaven? Na enige gedachtewisseling concludeert de voorzitter dat de
Adviescommissie nu geen drempelbedrag noemt, maar dat de discussie daarover in een later stadium wordt gevoerd, bij voorkeur in de commissie VBF, en dat de accountant vooraf om advies wordt gevraagd. Hierin kunnen allen zich vinden. Mevrouw Rijnders zal de
bespreeknotitie aanvullen met praktijkvoorbeelden. De notitie kan naar de commissie VBF
worden gestuurd, en ter informatie ook naar het college (zodat men vast kan anticiperen op de
nieuwe werkwijze). Wellicht kan een voorstel van het college dan tegelijk met de notitie worden besproken, inclusief afspraken over evaluatie. 10. Rondvraag en sluiting
Op verzoek van de heer Bos wordt een discussie over risicomanagement op de (al wel goed
gevulde) onderwerpenlijst gezet. Dit betekent dat er een volgende keer ook een prioriteitenlijst gemaakt zal moeten worden, voegt de voorzitter daaraan toe.
Ter verduidelijking memoreert de heer Bos de afboeking van € 60 miljoen op grondexploitaties
Leidsche Rijn (2010/2011). De projectontwikkelaar gaf toen een opdracht terug omdat deze bij nader inzien niet aan de rendementseisen voldeed. De heer Bos pleit er sterk voor om de
discussie over risicomanagement hoog op de prioriteitenlijst te zetten. Behandeling bij voorkeur in een aparte technische sessie, niet in aanwezigheid van projectontwikkelaars. De heer Van Vugt adviseert om het college eerst te vragen om een overzicht van uitgangspunten van de
begroting rondom oplopende kosten – niet alleen ten aanzien van grondexploitaties; er zijn meer en grotere zorgen, bijvoorbeeld ten aanzien van onderhoud van wegen en riolering. Afhankelijk van die informatie kan de raad vervolgstappen overwegen.
Er wordt verder geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De voorzitter sluit de vergadering.
Pagina 7 van 7
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
3 Ingekomen en verzonden stukken 1 WG Auditplan gemeente Utrecht 2022.pdf
Auditplan 2022 Gemeente Utrecht | 19 oktober 2022
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Uw controleteam
Aan de gemeenteraad van de gemeente Utrecht Postbus 16200 3500 CE UTRECHT Datum
19 oktober 2022 Onderwerp
Auditplan 2022 Ons kenmerk
2210D3COBF/HV
Geachte leden van de raad, Wij hebben het genoegen u hierbij ons auditplan aan te bieden voor de controle van de gemeente Utrecht voor het boekjaar eindigend op 31 december 2022. Het doel van dit document is u een samenvatting te geven van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening over 2022 verrichten. Dit is het eerste auditplan voor de nieuwe gemeenteraad. Als kennismaking met u, en om u te informeren over wie uw accountant is, wat onze rol is en hoe de samenwerking met de gemeenteraad plaatsvindt, hebben wij u eerder het document ‘Kennismaking met uw accountant’ toegestuurd en hebben wij deelgenomen aan uw raadsbrede inwerkprogramma. Daarnaast brengen wij graag nogmaals onder uw aandacht dat wij samen met de Vereniging voor Raadsleden een boekwerk hebben uitgebracht voor nieuwe raadsleden: Goede raad voor een sterke gemeenteraad | Deloitte Nederland. Dit raadsledenboek bevat een meer uitgebreide en algemene beschrijving van de onderwerpen uit dit document. Ons auditplan is mede gebaseerd op onze kennis en ervaring vanuit voorgaande jaren, en onze offerte voor de accountantscontrole van de boekjaren 2019-2024. Het auditplan hebben wij op 29 september 2022 besproken met uw adviescommissie Controle en Financiën. De input uit deze bespreking is verwerkt in de voorliggende definitieve versie.
Het auditplan is een dynamisch document dat wij zonodig in overleg met u tussentijds bijwerken als actuele ontwikkelingen bij/voor de gemeente Utrecht hiertoe aanleiding geven. Wij houden hierover nauw contact met zowel de gemeenteraad c.q. adviescommissie Controle en Financiën, uw college als de ambtelijke organisatie. Communicatie neemt zoals u van ons gewend bent sowieso een prominente plaats in binnen ons auditplan 2022. Dat stelt ons immers in staat continu op de hoogte te zijn én te blijven van de voor u relevante ontwikkelingen. Zo vullen wij onze certificerende rol én natuurlijke adviesfunctie voor uw gemeente optimaal in. Wij zijn indien gewenst uiteraard graag bereid aan u een nadere toelichting te geven.
Deloitte Accountants B.V. Orteliuslaan 982 3528 BD Utrecht Postbus 3180 3502 GD Utrecht Nederland
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2022
Hoogachtend,
Deloitte Accountants B.V.
Innovatie
Was getekend: drs. R.M.J. van Vugt RA Bijlagen
Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9982 www.deloitte.nl Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing.
© 2022 Deloitte The Netherlands
Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
2210D3COBF/HV/2 2
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Uw controleteam
Uw controleteam
De accountantscontrole van het boekjaar 2022 voeren wij uit onder leiding van Rein-Aart van Vugt en Niels Fritz. Zoals u van ons gewend bent, zetten wij een voor en met uw gemeente bekend, ervaren en gedreven controleteam in (waar nodig aangevuld met specialisten, zoals IT-auditors). De sleutelposities in het controleteam zijn ongewijzigd ten opzichte van voorgaande jaren, zodat behoud van kennis en consistentie in onze aanpak en werkwijze zijn geborgd.
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole Rein-Aart van Vugt Partner
Niels Fritz Partner
Bob Leeuwenkamp Senior Manager
06 1100 2353 rvanvugt@deloitte.nl
06 5204 8682 nfritz@deloitte.nl
06 1201 1643 bleeuwenkamp@deloitte.nl
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2022
Anne-Margriet de Winter Senior Manager
Maurice Heuer Manager
Danny Graus Director IT Audit
06 1201 0912 amdewinter@deloitte.nl
06 6833 30192 mheuer@deloitte.nl
06 5311 9327 dgraus@deloitte.nl
Innovatie
Bijlagen
© 2022 Deloitte The Netherlands
2210D3COBF/HV/3 3
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
De planning-en-controlcyclus
Uw controleteam
Kadernota, begroting en jaarrekening horen bij elkaar De gemeenteraad legt in de kadernota de beleidsdoelstellingen vast, wat vervolgens uitwerking krijgt in de begroting. De begroting bevat de financiële kaders waarmee het college aan de slag gaat. Hiermee geeft u invulling aan uw kaderstellende rol. Het is van belang vast te stellen of de realisatie van de afgesproken doelstellingen plaatsvindt binnen de in de begroting opgenomen financiële afspraken. Het college legt hierover verantwoording af aan de hand van tussentijdse bestuursrapportages en na afloop van het jaar in de jaarstukken (het jaarverslag en de jaarrekening). Deze (tussentijdse) verantwoordingsstukken zijn van belang voor uw controlerende taak. De jaarstukken volgen daarin de begroting.
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Eerste bestuursrapportage
Kadernota
Begroting
Tweede bestuursrapportage
Begrotingswijzigingen gedurende het jaar
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Jaarstukken
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2022
Innovatie
Bijlagen
© 2022 Deloitte The Netherlands
2210D3COBF/HV/4 4
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Uw controleteam
Relevante aspecten bij onze accountantscontrole zijn onder andere: • De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant.
De planning-encontrolcyclus
• Accountant controleert jaarrekening en verstrekt de volgende rapportages: – auditplan;
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
– managementletter (tussentijdse controle); – verslag van bevindingen; – controleverklaring.
Doelstelling van de accountantscontrole
• Controleverklaring spreekt zich uit over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid.
• Nieuw met ingang van de controle van vorig boekjaar (2021) is dat wij – mede ingegeven door de maatschappelijke aandacht voor en impact van fraude – in de controleverklaring in een aparte sectie ‘Controleaanpak frauderisico’s’ aangeven op welke wijze wij bij de controle hebben ingespeeld op frauderisico’s die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang. In deze beschrijving kan het gaan om: de frauderisico’s die aandacht vereisten bij de controle, een verwijzing naar eventuele toelichtingen in de jaarstukken, een kort overzicht van de uitgevoerde werkzaamheden; een indicatie van de uitkomst van onze werkzaamheden, belangrijke waarnemingen met betrekking tot fraude aangelegenheid of een combinatie van deze elementen.
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
• Uitgangspunten accountantscontrole zijn het Besluit begroting en verantwoording (Bbv) en Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). • Controle is op grond van de Wet toezicht accountantscontrole (Wta) een wettelijke controle. Dit betekent een stevig toezicht regime van de Autoriteit Financiële markten (AFM) op de naleving van de voor accountants geldende Controle en overige standaarden (COS).
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2022
• Verbinding tussen gemeenteraad, adviescommissie Controle en Financiën en accountant: – adviescommissie Controle en Financiën is ‘linking pin’ tussen gemeenteraad als opdrachtgever en accountant als opdrachtnemer;
Innovatie
– overleggen in ieder geval over inrichting van de controle, uitkomsten interim- en jaarrekeningcontrole alsook actuele ontwikkelingen. Bijlagen
© 2022 Deloitte The Netherlands
2210D3COBF/HV/5 5
Doelstelling van de accountantscontrole
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Uw controleteam
Doelstelling
De primaire doelstelling van de accountantscontrole is een onafhankelijke controleverklaring te verstrekken over de getrouwheid van de jaarrekening over het boekjaar eindigend op 31 december 2022 en de naleving van de wet- en regelgeving op het gebied van de financiële rechtmatigheid. Daarbij rapporteren wij aan het college en de gemeenteraad over onze controlebevindingen. Het college is primair verantwoordelijk voor het (bij)houden van een goede financiële administratie en voor betrouwbare en tijdige (tussentijdse) bestuursrapportages aan de gemeenteraad. De verantwoordelijkheid voor het toezicht op de bedrijfsvoering en de handelingen van de gemeente ligt bij de gemeenteraad. De rol en de verantwoordelijkheden van het college en de gemeenteraad zijn van groot belang. Onze controlewerkzaamheden geven een onafhankelijke kijk op de financiële verslagleggingsrisico’s en -processen, en andere gebieden en ontwikkelingen die voor hen relevant zijn. Overige rapportagedoelstellingen
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Onze rapportagedoelstellingen zijn de volgende: • Het college en de gemeenteraad informeren over significante aangelegenheden. Dit is gericht op bijvoorbeeld belangrijke schattingen, grondslagen voor financiële verslaggeving, nieuwe rapportagevereisten en significante tekortkomingen in de interne beheersing.
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
• Het tijdig verstrekken van een constructieve managementletter aan het college en de gemeenteraad. Hierin nemen wij onze belangrijkste aanbevelingen op voor mogelijke en/of noodzakelijke verbeteringen in de bedrijfsprocessen, en indien van toepassing geconstateerde significante tekortkomingen in de interne beheersing die wij tijdens de controle hebben geïdentificeerd.
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2022
Aansluiting met uw ontwikkelingen Innovatie
Onze controleaanpak voor uw gemeente is gebaseerd op ons inzicht in de strategische prioriteiten van uw gemeente. Hiertoe verkrijgen wij inzicht in de (significante) ontwikkelingen voor zover deze relevant zijn voor de controleaanpak van de jaarrekening. Ook leggen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, focus op actuele ontwikkelingen voor en bij de gemeente die zich vertalen in onze risicoanalyse en in specifieke aandachtsgebieden bij onze werkzaamheden en in onze rapportages.
© 2022 Deloitte The Netherlands
Bijlagen
2210D3COBF/HV/6 6
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Uw controleteam
Wij brengen bij de start van de controle een auditplan uit met de belangrijkste onderwerpen voor de accountantscontrole. Hierbij onderkennen wij voor de controle van boekjaar 2022 de volgende aandachtsgebieden bij onze controle voor uw gemeente: •
Interne beheersing | Management override of controls (vanuit de controlestandaarden ingegeven).
•
Interne beheersing | Versterken van de kwaliteit van controle-informatie/onderbouwingen met betrekking op verslaggevingsonderdelen in het fysieke domein.
•
Interne beheersing | Verhoogde aandacht voor aandachtspunten bij verantwoording en controle van grondexploitatie en SiSa.
•
Interne beheersing | Versterken van budgetrecht van de gemeenteraad ten aanzien van investeringen.
•
Interne beheersing | Blijvende aandacht voor een adequate wisselwerking tussen de centrale en de decentrale organisatie.
•
Interne beheersing | Betrouwbaarheid en continuïteit geautomatiseerde gegevensverwerking (IT-omgeving, opvolging IT bevindingen, SAP en cybersecurity).
•
Interne beheersing | Blijvende aandacht voor de naleving van Europese aanbestedingsregels.
•
Interne beheersing | Rechtmatigheidsverantwoording college.
•
Interne beheersing | Opvolging (overige) aanbevelingen managementletter en accountantsverslag 2021.
•
Speerpunt adviescommissie Controle en Financiën | Inzicht in de financiële positie inclusief benchmark 100.000+ gemeenten.
•
Speerpunt adviescommissie Controle en Financiën | Kwaliteit en voorspellende waarde van de begroting en tussentijdse informatievoorziening.
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2022
Innovatie
Speerpunten adviescommissie Controle en Financiën
© 2022 Deloitte The Netherlands
De adviescommissie Controle en Financiën kan – als vertegenwoordiging van de gemeenteraad – ter ondersteuning van de controlerende rol specifiek aandacht vragen voor bepaalde posten van de programma’s, gemeentelijke producten, specifieke projecten en/of organisatieonderdelen.
Bijlagen
2210D3COBF/HV/7 7
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Uw controleteam
Bij de risicoanalyse en als uitvloeisel hiervan het bepalen van de benodigde aard, omvang en diepgang van onze controlewerkzaamheden hanteren wij een materialiteit (‘foutmarge’). De materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022 bepalen wij in overeenstemming met het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) op basis van 1% van de lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Voor de jaarrekeningcontrole 2022 gaan wij vooralsnog uit van de begroting 2022 en komen wij tot de volgende (afgeronde) bedragen:
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Goedkeuringstoleranties Fouten
1% van het totaal van de lasten ad € 1.550.653.000 =
€ 15.500.000 *
Onzekerheden
3% van het totaal van de lasten ad € 1.550.653.000 =
€ 46.500.000 *
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Rapporteringstolerantie Fouten en onzekerheden
* Bedragen van de goedkeuringstoleranties zijn afgerond.
€ 500.000
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2022
Innovatie
Bijlagen
© 2022 Deloitte The Netherlands
2210D3COBF/HV/8 8
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2022
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Uw controleteam
Voor de jaarrekeningcontrole 2022 hanteren wij een vooraf met uw gemeente afgestemde planning, die naadloos aansluit op de agenda van de adviescommissie Controle en Financiën/gemeenteraad en de planning-en-controlcyclus van de gemeente Utrecht. De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2022
Innovatie
Bijlagen
© 2022 Deloitte The Netherlands
2210D3COBF/HV/9 9
Innovatie
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Uw controleteam
Wij maken bij onze controle, net als vorig jaar, gebruik van innovatieve tools: •
Argus – Text mining op het proces van subsidieverstrekkingen o.b.v. het inlezen van gegevens uit subsidieverleningsbeschikkingen.
•
Spotlight – Data-analyse - Volledige data-extractie om boekingen te kunnen analyseren voor onze controle, waaronder de controle op memoriaalboekingen. Inzicht in de data d.m.v. dashboarding voor het opzetten van een robuuste risico-analyse.
•
i-Confirm – Bevestigingen van derden - Proces van opvragen en monitoren van bevestigingen van derden, zoals: standaardbankverklaringen, uitgezette leningen, opgenomen leningen, derivaten, advocatenbrieven.
•
Deloitte Connect - Managen van op te leveren controle-informatie voor de jaarrekeningcontrole.
Bij onze controle van het boekjaar 2022 leggen wij de focus op de volgende ontwikkelingen: •
EU Aanbestedingen dashboard.
•
Argus: toepassing van robotics voor de verificatie van bedragen volgens de subsidie-aanvraag, -verleningsbeschikking en de financiële administratie.
•
Purchase-2-Pay dashboard voor gemeente Utrecht specifiek.
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2022
Innovatie
Bijlagen
© 2022 Deloitte The Netherlands
2210D3COBF/HV/10 10
Bijlagen Bijlage A - Planning en onderwerpen adviescommissie Controle en Financiën boekjaar 2022
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Frequent overleg met alle relevante gremia is een kritische succesfactor in onze aanpak en afspraken. De planning voor de overleggen en een opzet voor de te bespreken onderwerpen met de adviescommissie Controle en Financiën – als afvaardiging van de gemeenteraad vanuit het opdrachtgeverschap aan ons als controlerend accountant – hebben wij hieronder opgenomen. Gedurende de controle van het boekjaar 2022 vullen wij de planning en de onderwerpen in overleg met de adviescommissie Controle en Financiën nader in.
De planning-encontrolcyclus
Maand
Onderwerp
Augustus
Zomersessie
September
Evaluatie controleproces boekjaar 2021 en concept auditplan 2022
September
Definitief auditplan 2022
November
Managementletter 2022
Mei
Verloop controleproces jaarrekening 2022
Mei – Juni
Toelichting accountant op jaarstukken en (concept) accountantsverslag 2022
Uw controleteam
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022 Rapportage
Tijdstip
Auditplan
Voor aanvang van de interim-controle
Bestuurlijke samenvatting managementletter voor de adviescommissie Controle en Financiën/gemeenteraad
Na afronding van de interim-controle
Managementletter voor het college en de directie
Na afronding van de interim-controle
Accountantsverslag voor de adviescommissie Controle en Financiën/gemeenteraad
Na afronding van de controle van de jaarstukken
Controleverklaring voor de adviescommissie Controle en Financiën/gemeenteraad
Na afronding van de controle van de jaarstukken
© 2022 Deloitte The Netherlands
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2022
Innovatie
Bijlagen
2210D3COBF/HV/11 11
Bijlagen Bijlage B – ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
De ‘Tone at the Top’ is een essentieel onderdeel van de soft controls in een organisatie en ziet voornamelijk toe op gedrag. Het hoogste management dient hierbij het goede voorbeeld te geven. Als onderdeel van onze controle verkrijgen wij relevante informatie, indrukken en standpunten over de ‘Tone at the Top’ bij de gemeente Utrecht. Het stelt ons in staat waar nodig waarnemingen te delen met het college en de gemeenteraad.
De planning-encontrolcyclus
Uw verantwoordelijkheden De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college en de raad en betreft ook het onderhouden van interne beheersing om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of van fouten. Deze verantwoordelijkheid omvat tevens het uitvoeren, vastleggen en actualiseren van de frauderisicoanalyse als geïntegreerd onderdeel van de interne beheersing, een evaluatie van de mogelijke impact en waarschijnlijkheid van frauderisico's en de ondernomen acties om frauderisico's te beperken, inclusief de risico's van omkoping, corruptie en cybersecurity. Daarnaast zijn het college en de raad verantwoordelijk voor het monitoren van het risico op managementfraude, het bepalen of de interne beheersingsmaatregelen voldoende zijn om frauderisico's te identificeren en de beoordeling van de competentie en integriteit van het management. Onze verantwoordelijkheden Wij dienen een fraudediscussie te voeren en bevestigingen te verkrijgen van uw management en anderen binnen de gemeente ten aanzien van de interne beheersing, risicoinschattingen (inclusief de processen om de risico's op fraude te identificeren en erop in te spelen), en eventuele kennis met betrekking tot (vermoede) fraude.
Verder zijn wij verplicht het management te verzoeken om informatie die zij eventueel aan het college en de raad heeft meegedeeld over de processen om de risico's op fraude te identificeren en erop in te spelen, en om informatie die het management eventueel aan zijn werknemers heeft meegedeeld over zijn visie op bedrijfsvoering en ethisch gedrag. Daarnaast dienen wij inzicht te krijgen in de wijze waarop het college en de raad toezicht uitoefenen op de door het management gevolgde processen om de risico's op fraude in de stichting te identificeren en hierop in te spelen. Als accountants verkrijgen wij in dit kader een redelijke, maar geen absolute, mate van zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat door fraude of fouten.
Kenmerken van fraude Afwijkingen in de jaarrekening kunnen het gevolg zijn van fraude of fouten. De onderscheidende factor tussen fraude en fouten is of de onderliggende actie die leidt tot een afwijking in de jaarrekening al dan niet opzettelijk is. Voor accountants zijn 2 soorten opzettelijke afwijkingen relevant: afwijkingen als gevolg van frauduleuze financiële verslaggeving en afwijkingen als gevolg van oneigenlijke toe-eigening van activa.
© 2022 Deloitte The Netherlands
Uw controleteam
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2022
Innovatie
Bijlagen
2210D3COBF/HV/12 12
Bijlagen Bijlage C – Onafhankelijkheidsbeleid en -procedures
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Het handhaven van en toezicht houden op onze onafhankelijkheid vergt een gezamenlijke inspanning van ons als accountant alsook het college en de gemeenteraad van de gemeente Utrecht. Onze onafhankelijkheid bevestigen wij schriftelijk in de opdrachtbevestiging alsook het verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en identificeren eventuele zaken waarvan naar onze mening redelijkerwijs is te veronderstellen dat deze van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid.
De planning-encontrolcyclus
Onafhankelijkheidsmaatregelen Onderdelen van onze onafhankelijkheidsmaatregelen zijn onder andere: • Een cultuur waarin wij het belang van onafhankelijkheid benadrukken. • Diepgaande monitoringprocessen. • Strikt beleid dat Deloitte duidelijk communiceert. • Training voor alle partners, directors en professionals. • Een ‘restricted entity list’ en toezicht op persoonlijke financiële belangen. • Jaarlijkse onafhankelijkheidsverklaringen door partners, directors en werknemers. • Beleid ten aanzien van het rouleren van partners, langdurige betrokkenheid van seniorleden van het controleteam, goedkeuring vooraf van aanvullende/overige dienstverlening en zakelijke relaties alsook geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid. • Openbaar maken van de fees. • Besprekingen van het controleteam. Specifieke waarborgen en procedures Deloitte heeft belangrijke waarborgen en procedures om (veronderstelde) bedreigingen voor onze onafhankelijkheid en objectiviteit tegen te gaan. Hieronder bevinden zich de volgende punten: • Deloitte voert vóór afgifte van de controleverklaring een onafhankelijke kwaliteitsbeoordeling uit op het controledossier van de eindverantwoordelijke accountant. • Een onafhankelijke partner beoordeelt in dit kader tevens de belangrijkste besluiten waarmee de objectiviteit van ons oordeel is gewaarborgd.
• Jaarlijks rapporteren wij onze beoordeling van de objectiviteit en onafhankelijkheid aan de gemeenteraad. • Voorafgaand aan het aanvaarden van een verzoek tot aanvullende dienstverlening of een herbenoeming voor de controleopdracht, vindt een formele overweging en beoordeling plaats om te zien of aanvaarding van deze diensten dan wel voortzetting van de controleopdracht gepast is.
Uw controleteam
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2022
Innovatie
Bijlagen
© 2022 Deloitte The Netherlands
2210D3COBF/HV/13 13
Bijlagen Bijlage D – Onze kwaliteitsbelofte
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
De voordelen van onze kwaliteitsbelofte voor de gemeente Utrecht.
De planning-encontrolcyclus
Dienen van het publiek belang in de rol van extern accountant past naadloos in de global purpose van Deloitte: to make an impact that matters. Deloitte en haar medewerkers streven dagelijks met volle overtuiging naar het maken van een relevante en betekenisvolle impact op de maatschappij. Dit doen zij met een professioneel-kritische instelling. Niet alleen op het gebied van accountancy, maar ook op werkvelden als IT, cybersecurity en door de inzet van data analytics als onderdeel van onze controleaanpak, evenals de opname in het controleteam van experts op het gebied van bijvoorbeeld corruptie, belastingen, waarderingen en pensioenen. Onze professionals zijn zich er terdege van bewust dat het leveren van een consistent hoge kwaliteit hierbij van essentieel belang is. Deloitte streeft continu naar de hoogste kwaliteit van dienstverlening. Ons robuuste beleid, procedures en controlemethodiek worden aangevuld met een strakke organisatie van kwaliteitscontrole, een sterke overlegcultuur, een gedegen beoordelingsproces en risicomanagementsysteem, en ons voornaamste goed: de kwaliteit van onze professionals en de reputatie die daarop is gebouwd. Kwaliteit is de kern van de strategie die Deloitte volgt en wij zijn trots op ons stelsel van kwaliteitsbeheersing. Uw opdrachtteam is verantwoordelijk voor alle ten aanzien van de opdracht genomen beslissingen.
Onze aanpak gaat uit van sterke partnerbetrokkenheid: wij onderscheiden ons door de tijd die onze partners aan de controle besteden en aan de dienstverlening aan de cliënt gedurende het hele jaar. De goede naam en ons vermogen om onze reputatie, die van onze cliënten en van onze professionals te beschermen vormen de kern van de kwaliteit van onze professionele dienstverlening. De kernpunten van onze kwaliteitsbeheersing zijn: • Leiderschap - Ervoor zorgen dat onze mensen zich houden aan de hoogste integriteitsstandaarden en hen stimuleren de juiste beslissingen te nemen. • Standaarden - Onze mensen informeren over onze gedragscode, professionele standaarden en standaarden voor dienstverlening. • Onafhankelijkheid - Monitoringproces om naleving van onafhankelijkheidsregels vast te stellen. • Consultatie - Stimuleren van consultatie over complexe interpretaties van wet- en regelgeving en procedures op het gebied van controle, onafhankelijkheid en verslaggeving. • Professionele ontwikkeling - Investeren in diverse programma's die zijn gericht op persoonlijke groei en ontwikkeling. • Continu veranderingsproces - Leren van het verleden zodat wij ons beleid, procedures en controleaanpak verder kunnen versterken om zo aan de behoeften van onze cliënten en de voortdurend veranderende omgeving te kunnen voldoen.
Verdere details van onze kwaliteitsagenda zijn toegelicht in ons transparantieverslag.
Uw controleteam
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2022
Innovatie
Bijlagen
Wij zetten altijd de beste professionals in op alle niveaus. Al onze professionals volgen sectorspecifieke trainingen, om hun sectorkennis te vergroten en ervoor te zorgen dat onze professionals diepgaande kennis hebben van de gemeentesector. Zo is de kwaliteit van onze dienstverlening aan de gemeente Utrecht geborgd.
© 2022 Deloitte The Netherlands
2210D3COBF/HV/14 14
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited ("DTTL"), its global network of member firms, and their related entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global") and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.nl/about to learn more. Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, consulting, financial advisory, risk advisory, tax and related services. Our network of member firms in more than 150 countries serves four out of five Fortune Global 500® companies. Learn how Deloitte’s approximately 264,000 people make an impact that matters at www.deloitte.nl. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the “Deloitte network”) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication.
© 2022 Deloitte The Netherlands
1 Verbetervoorstellen ProgrammaBegroting.docx
Verbetervoorstellen Programma Begroting (PB) CONCEPT 4 oktober 2022
(A) Verdeling per programma/taakveld in kosten ambtelijk apparaat versus bestedingen met/door derden. Nu zitten de kosten van het ambtelijk apparaat grotendeels verstopt in de begroting. Het is inderdaad een ‘programmabegroting’ met geen aandacht voor de toedeling naar eigen ambtelijke middelen versus de besteding van taken en uitvoering naar derden, opdrachtnemer, subsidieontvangers, leveranciers, enzovoorts. Dat is wel relevant want bij elk programma/taakveld kan het van belang zijn om meer of minder als gemeente zelf te doen, dan wel bij derden uit te besteden en te laten doen. Dat is een politieke keuze en moet ook zichtbaar worden. (B) Specifieke budgetten voor partners, zoals DOCK, Buurtteam, JOU, VIVE, SPDO, enzovoorts. In de subsidielijsten staan vele van deze partners/opdrachtnemer en/of subsidieontvangers wel opgenomen. Soms is het relevant om te weten binnen bijv. ondersteuning op maat hoeveel budget er is voor en programma als SPDO, waar ca. 30 partners in de stad uit kunnen putten. Deze budgetten staan nu als toelichting in de PB, terwijl juist de mate waarin deze budgetten wel of niet toenemen zeer relevant is voor de mogelijkheden van deze partners in de stad. De gemeenteraad kan voor enkele (of vele) van deze partners of ‘groepen van partners’ specifiek een budget vaststellen.
(C) Historisch perspectief: budget t+1 vergeleken met bestedingen van t-1 tot t-5 jaar voorheen. Nu staat er veelal alleen wat in het voorgaande jaar is besteed, maar dat zegt vrij weinig. Is dat vorige jaar wel representatief? Was dat een uitschieter of een gemiddelde? Als in een vorig jaar 100 is uitgegeven en in het lopende jaar 105 is begroot en voor het komende jaar 110 is begroot lijkt dit een stijgende lijn. Maar wat als het gemiddelde in de afgelopen jaren 120 was? Zeer relevant, want bij veel taakvelden of partners wil je als gemeenteraad wel zeker weten of de middelen daadwerkelijk (structureel) toenemen. Het is dan nog de vraag of je 3 of 5 jaar wil teruggaan of een gemiddeld wil zien?
(D) Aantallen medewerkers/fte gemeente (intern en extern/ingehuurd) bijv. inzet op THOR, RO, Wijkbureaus, enzovoorts. Op geen enkele wijze biedt de PB nu inzicht in de aantallen medewerkers en/of fte werkzaam bij de gemeente, zowel intern (op de loonlijst) als ook extern ingehuurd (ZZP of anderszins). Zeer relevant want als gemeenteraad wil je ook inzicht in en waar nodig kunnen sturen op een ‘efficiënte en effectieve overheid’. Een grotere organisatie met meer medewerkers/fte is niet automatisch ook een beter werkende organisatie. Ook daarin kan het politiek relevant zijn om kaders te stellen, bijvoorbeeld aan de groei van de organisatie of afdelingen. (E) Buurtindicatoren vastleggen op alle buurten minimaal cijfer X i.p.v. een stedelijk gem. min. Y. Regelmatig wordt nu als streefcijfer een buurtgemiddelde genoemd van bijv. min. een 6,5. Maar dat betekent dat op ca. 80 buurten (of 10-20 wijken) er ook buurten kunnen zijn met een 5 als er maar genoeg ook een 8 scoren. Relevanter kan zijn dat we willen dat geen enkele buurt lager dan een 6 scoort of dat min. 70% van de buurten min. een 7,5 scoort. (F) Verdeling van budget over wijken of buurten voor deel van de begroting. Bij sommige budgetten kan het zeer relevant zijn om te weten hoe de besteding over de 10-20 wijken is (of zelfs over de 80-100 buurten). Dat kan ook relevant zijn voor het kunnen toedelen van budgetten t.z.t.
naar lokale buurtorganisaties (denk aan het buurtbudget). (G) Soms op een dieper niveau het budget als gemeenteraad vaststellen. Nu stellen we als gemeenteraad de PB vast voor 17 propgramma’s. Dat is voor sommige programma’s ook voldoende, maar bij weer enkele andere volstrekt niet omdat er in het programma specifieke taakvelden of projecten of (groepen) partners zijn waar je als gemeenteraad gericht een budget voor wilt vaststellen (excl. de begeleidende kosten van het ambtelijk apparaat).
1 20221019 Rekenkamerbrief Uitvoering Coalitieakkoord .pdf
Aan de gemeenteraad en het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Utrecht
Behandeld door
Gerth Molenaar
Datum
19 oktober 2022
Doorkiesnummer
030 – 286 1391
Ons kenmerk
10367762
g.molenaar@utrecht.nl
Onderwerp
Rekenkamerbrief Verantwoording uitvoering coalitieakkoord
Bijlagen
Geachte leden van de raad en het college, Op 1 juni 2022 hebben GroenLinks, D66, PvdA, Student & Starter en ChristenUnie het Coalitieakkoord Utrecht 2022-2026 ‘Investeren in Utrecht: kiezen voor gelijke kansen, betaalbaar wonen en klimaat’ (verder: het coalitieakkoord) gepresenteerd. Het coalitieakkoord is de leidraad voor beleidsmatige en financiële keuzes van het college in de voorliggende bestuursperiode. Op 9 juni en 7 juli heeft de raad over het coalitieakkoord gedebatteerd. Bij het debat van 7 juli heeft het college in reactie op de motie Van coalitieakkoord naar uitvoering (M167) aangegeven een uitvoeringsagenda te zullen opstellen. De Uitvoeringsbrief coalitieakkoord met een uitvoeringsagenda op hoofdlijnen is 7 oktober naar de raad gestuurd. Deze uitvoeringsagenda kan betrokken worden bij de commissiebehandeling van de Programmabegroting 2023. De rekenkamer hoopt met deze brief u ook te ondersteunen in de begrotingsbehandeling.
DOEL EN VRAAGSTELLING In deze rekenkamerbrief geven wij onze visie op het coalitieakkoord en wat voor het vervolg nodig is. De rekenkamer hoopt daarmee te bevorderen dat tussentijds en aan het eind van deze raadsperiode de uitvoering en realisatie van de ambities in het coalitieakkoord ten behoeve van de raad inzichtelijk gemaakt kunnen worden. Voor ons staat de vraag centraal in hoeverre de ambities uit het coalitieakkoord 2022-2026 in opzet navolgbaar zijn voor de uitvoering ervan in de komende jaren. Daarvoor hebben we gekeken naar: 1. De concreetheid van ambities en doelen;
1
2. De aansluiting tussen ambities, doelen en maatregelen; 3. De context voor de uitvoering; 4. De navolgbaarheid van het coalitieakkoord tijdens de uitvoering. Deze punten werken wij hieronder uit.
1. CONCREETHEID VAN AMBITIES EN DOELEN KAN BETER Concreetheid en SMART-criteria Voor de navolgbaarheid van het coalitieakkoord is noodzakelijk dat ambities en maatregelen concreet zijn. De ambities in het coalitieakkoord zijn soms vrij algemeen geformuleerd en weinig afgebakend. Ze geven wel richting, maar bieden weinig houvast voor de verdere uitvoering. Er blijft veel ruimte over voor interpretatie en nadere invulling. Dit kan ertoe leiden dat de gemeenteraad niet bereikt wat ze voor ogen had en dat het lastiger is om tussentijds en achteraf te beoordelen of ambities behaald zijn. De rekenkamer heeft daarom het coalitieakkoord aan de zogenoemde SMART-criteria getoetst. We lichten het resultaat hiervan toe met enkele voorbeelden. Specifiek? Ambities en maatregelen zijn specifiek, wanneer er helder omschreven wordt wat er precies bereikt dient te worden. Wanneer er te twisten valt over de invulling van de gehanteerde begrippen en verwoordingen, is de voortgang moeilijk bij te houden. Een voorbeeld waarin er onduidelijkheid kan ontstaan door de gekozen verwoording, is te vinden in hoofdstuk 3.3 (p.47): “Als gemeente streven we ernaar zoveel mogelijk circulair in te kopen en aan te besteden. […] We houden aandacht voor onder andere social return”.
Er wordt in deze ambitie niet uitgelegd wat social return precies inhoudt, en op welke manier hier invulling aan gegeven moet worden in relatie tot circulariteit. Daarbij zijn er verschillende invullingen denkbaar van ‘aandacht houden voor’. Meetbaar? Voor de navolgbaarheid is van belang dat ambities en maatregelen meetbaar zijn waar dat mogelijk is. Het koppelen van ambities aan indicatoren (aantallen, percentages e.d.) is vaak behulpzaam om de gemeenteraad in staat te stellen haar controlerende taak uit te oefenen. Ook is het nuttig om een nulmeting te hanteren. Deze nulmeting dient als meetlat om beleidsprestaties tegen af te kunnen zetten. Een goed voorbeeld van een ambitie met nulmeting en cijfermatig doel is te vinden in hoofdstuk 3.3 (p.46): “In Utrecht zorgden we in 2021 per persoon voor zo’n 413 kilo gescheiden en ongescheiden afval. Minder afval bespaart grondstoffen, energie en klimaat. […] Het streefgetal in ons afvalbeleid is 180 kilo per persoon per jaar”. Door de formulering wordt duidelijk wat de huidige stand van zaken is en waar de gemeenteraad naartoe wil.
2
Realistisch? Ambities en maatregelen moeten realistisch zijn. Dat houdt ook in dat er rekening wordt gehouden met beschikbare hulpbronnen, zoals tijd, geld en personeel. In hoofdstuk 5.3 (p.64) zijn de verwachte uitgaven per beleidsprioriteit voor de komende jaren in kaart gebracht. Uit het overzicht met beleidsprioriteiten wordt echter niet altijd duidelijk welke ambities geschaard zijn onder welke kosten. In hoofdstuk 2.3 Bereikbaarheid (p.37) staat bijvoorbeeld: “We zien bovendien kansen voor een voetgangersbrug over de Singel bij Wolvenplein en een verbinding over het spoor parallel aan de Waterlinieweg. We zetten in op de realisatie van bruggen bij de Mytylschool, Den Hommel en tunnels onder het spoor bij de Locomotiefstraat en het Westplein”. Als wordt gekeken naar de verwachte kosten voor het onderdeel “Bereikbaarheid” (p.72), valt op dat er maar twee soorten uitgaven omschreven worden: “Anders reizen/smart mobility (incl. Goylaan)” en “Toegankelijke openbare ruimte voor mensen met een beperking”. Zowel uit de lopende tekst als uit het financiële overzicht valt niet af te leiden hoe de bruggen en tunnels bekostigd zullen worden. Tijdgebonden? Het is van belang dat maatregelen en ambities tijdgebonden zijn, zodat duidelijk is binnen welke periode de ambitie behaald moet worden of de maatregelen van kracht zijn.