Agendabundel

Actualisatie verordeningen Doordat het college formeel verantwoordelijk is voor het controleren van de rechtmatigheid en het daarover dient te rapporteren in de jaarstukken, vervalt hiermee het oordeel van de accountant voor wat betreft het onderdeel rechtmatigheid. Dit betekent ook dat de Controleverordening (ex art. 213 Gemeentewet) aangepast dient te worden door de gemeente, om hieraan invulling te geven. De VNG heeft hiertoe een geactualiseerde modelverordening opgesteld, die hier in de basis voor kan worden gebruikt. Naast de Controleverordening kent de gemeente ook de Financiële verordening (ex art. 212 Gemeentewet). De VNG heeft ook hiervoor een geactualiseerde modelverordening opgesteld, met enkele specifieke aanpassingen/toevoegingen die voortkomen uit de Kadernota Rechtmatigheid 2023. In de modelverordening wordt bijvoorbeeld invulling gegeven aan de verantwoordings- en rapportagegrens die de gemeenteraad dient vast te stellen en aan het vaststellen van het autorisatieniveau van de begroting waarbinnen het college uitgaven mag doen. Controleprotocol

In het Bado (Besluit accountantscontrole decentrale overheden) zijn goedkeuringstoleranties voor de accountantscontrole vastgelegd voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. Vanaf 2023 gelden deze toleranties niet alleen voor de accountant, wat betreft het getrouwheidsoordeel, maar ook voor het college, voor wat betreft het rechtmatigheidsoordeel (de zogenaamde ‘verantwoordingsgrens’). In de modelverordeningen van de VNG is opgenomen dat de toleranties inzake de verantwoordings- en rapportagegrens worden verwerkt in de Financiële verordening. Daarnaast is het wellicht ook wenselijk voor de gemeente om deze toleranties nu juist in een controleprotocol op te nemen en deze tezamen met het normenkader door de gemeenteraad te laten vaststellen. U heeft aandacht voor het tijdig door de gemeenteraad laten vaststellen van deze toleranties en het normenkader. Interne-controleplan In de rechtmatigheidsverantwoording leg het college verantwoording af over een drietal rechtmatigheidscriteria, te weten: het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het criterium misbruik & oneigenlijk gebruik. De basis voor het toetsen van deze drie rechtmatigheidscriteria als onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording, ligt in het interne-controleplan van de gemeente. Op deze wijze geeft het college hieraan een nadere invulling, waarbij het college deze criteria zichtbaar toetst.

Het door de gemeenteraad vastgestelde normenkader is hiervoor de basis. Een en ander moet leiden tot een toetsingskader in de vorm van specifieke werkplannen per financiële stroom of proces. U heeft in uw controleplan rechtmatigheidsverantwoording 2023 een passend tijdpad opgenomen voor het uitvoeren van de internecontrolewerkzaamheden en voor het trekken van conclusies als basis en onderbouwing voor de rechtmatigheidsverantwoording in de conceptjaarstukken over 2023. U constateert dat voor alle Verbijzonderde Interne Controles (VIC’s) door de betreffende organisatieonderdelen een VIC-plan van voldoende kwaliteit is opgesteld, met daarin de geïdentificeerde rechtmatigheidsrisico’s en controlewerkzaamheden, teneinde in te spelen op de geïdentificeerde risico’s. Concernaudit heeft deze plannen beoordeeld en de hieruit voortkomende bevindingen zijn door de organisatieonderdelen opgevolgd en in de VIC-plannen verwerkt. Ten tijde van onze interim-controle zijn de geplande werkzaamheden naar aanleiding van de VIC-plannen, zoals procesbeschrijving en lijncontroles (toetsing opzet en bestaan van beheersmaatregelen) afgerond. Volgens planning worden uw gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd tot en met medio februari 2024. Concernaudit verricht vervolgens een kwaliteitstoets op de uitgevoerde werkzaamheden en de uitkomsten.

© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.

Managementsamenvatting

Speerpunten adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

20

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023 Onderwerp

Boodschap

Rechtmatigheidsverantwoording (vervolg)

Algemene aandachtspunten

Graag geven wij u nog enkele algemene aandachtspunten mee: -

Voor het door de gemeenteraad bepalen van het normenkader zijn bij wettelijke bepalingen alleen de financiële beheershandelingen van belang, zoals bijvoorbeeld Europese aanbestedingsrichtlijnen. Voor de verordeningen geldt dat alle verordeningen deel uitmaken van het normenkader, voor zover deze bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen. Andere besluiten van de gemeenteraad, dus niet zijnde verordeningen, met een kaderstellend karakter die bepalingen bevatten met betrekking tot financiële beheershandelingen, zijn ook een verplicht onderdeel van het normenkader. Het is niet toegestaan dat de gemeenteraad eigen verordeningen buiten beschouwing laat bij de rechtmatigheidsverantwoording. Wel kan de gemeenteraad besluiten dat aan bepaalde onderdelen van verordeningen geen consequenties voor de financiële rechtmatigheid worden verbonden. Dat kan alleen als deze onderdelen niet verplicht voortvloeien uit hogere regelgeving. Collegebesluiten vallen niet onder de rechtmatigheidsverantwoording, tenzij de verantwoording hiervan verplicht is op basis van hogere regelgeving of raadsbesluiten c.q. verordeningen. In dit kader adviseert de Commissie BBV om de door de gemeenteraad aan het college gedelegeerde bevoegdheden niet op te nemen in het normenkader rechtmatigheid.

-

Van begrotingsonrechtmatigheden is sprake als het college van B&W bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door de gemeenteraad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringsbudgetten overschrijdt (1), toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves doet die niet door de gemeenteraad zijn vastgesteld (2) en als bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast (3). Wat niet tijdig concreet betekent wordt bepaald door de ‘spelregels’ tussen de gemeenteraad en het college van B&W over het informeren en vaststellen van begrotingswijzigingen bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot. De Commissie BBV adviseert gemeenten duidelijke afspraken te maken op welke wijze begrotingsonrechtmatigheden in deze nieuwe situatie benaderd worden. Deze afspraken kunnen worden vastgelegd in de Financiële verordening. Zo kan de gemeente een nadere invulling geven op welk abstractieniveau de onrechtmatigheden in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen door het college.

-

U heeft voor het rechtmatigheidsbegrip misbruik & oneigenlijk gebruik een (actueel) beleid en geeft hieraan opvolging bij het uitvoeren van uw interne-controlewerkzaamheden volgens het controleplan rechtmatigheidsverantwoording 2023. De Kadernota Rechtmatigheid 2023 schetst diverse interne-beheersmaatregelen die erop zijn gericht te borgen dat er in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruikt te voorkomen, dan wel op te sporen. Wij adviseren u hiervan kennis te nemen. Het is aan de gemeente om er zorg voor te dragen dat dit rechtmatigheidsbegrip voldoende is afgehecht in de organisatie en dat daarover kan worden gerapporteerd.

-

Voor wat betreft de verbonden partijen van de gemeente is onderscheid te maken naar diverse soorten verbonden partijen. Wij vragen u om – mede op basis van de toelichting in de Kadernota Rechtmatigheid 2023 – in kaart te brengen voor welke verbonden partijen er sprake is van invloed op de rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente. Hierbij is het ook van belang om na te gaan of uw gemeente een centrumgemeente is. Zo wordt duidelijk of u de betreffende hiermee samenhangende financiële stromen dient te betrekken in de rechtmatigheidsverantwoording.

Wij voeren op regelmatige basis overleg met uw organisatie over de uitvoering en de uitkomsten van de VIC’s voor de rechtmatigheidsverantwoording.

© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.

Managementsamenvatting

Speerpunten adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

21

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023 Onderwerp

Boodschap

Fraude

Vorig jaar heeft de beroepsorganisatie voor accountants, de NBA, bepaald dat accountants vanaf het controlejaar 2022 in hun controleverklaring verplicht dienen te rapporteren over (hun werkzaamheden op het gebied van) fraude. Dit moet dan niet gebeuren in algemene bewoordingen, maar specifiek per klant, met aandacht voor de onderkende risico’s, de uitgevoerde werkzaamheden, en - indien mogelijk en relevant ook de uitkomsten van die werkzaamheden. In de afgelopen twee jaar hebben wij hier ook aandacht aan besteed en is dit in de controleverklaring toegevoegd als een separate paragraaf. U heeft het thema ‘fraude en interne frauderisicoanalyse’ een prominente plek gegeven in het ‘Jaarplan Concernaudit 2023-24’ en heeft blijvende aandacht voor (de beheersing van) fraude. U onderkent mogelijke kwetsbaarheden op het gebied van fraude in een frauderisicoanalyse, onderbouwt deze met de getroffen beheersmaatregelen, en kwantificeert de risico’s op basis van kans x impact. De actuele frauderisicoanalyse wordt vastgesteld in de directieraad. Deze frauderisicoanalyse zou in onze optiek een door het college vastgesteld document moeten zijn, waarover het college periodiek het gesprek voert met de Adviescommissie Controle en Financiën en/of gemeenteraad. Zo gaat en blijft u in gesprek over, en blijft u continu aandacht houden voor, het onderwerp ‘fraude’.

Naast deze frauderisicoanalyse beschikt uw gemeente over diverse beleidsdocumenten en over een intern beheersingssysteem, zoals een de gedragscode voor iedereen die werkt bij de gemeente Utrecht, met als titel ‘Betrouwbaar werken voor Utrecht’. Verder noemen wij de klokkenluidersregeling, het Onderzoeksprotocol integriteitsschendingen en misstanden, het Integriteitsprotocol, uw integriteitsmeldingen en het integriteitsjaarverslag.

Aanpassingen BADO

Op basis van de huidige verwachtingen zal het Besluit accountantscontrole decentrale Overheden (BADO) vanaf 2025 worden aangepast, waarbij de goedkeuringstolerantie wordt aangepast van 1% naar 2%. Daarnaast wordt ook de omvangsbasis aangepast. Op dit moment omvat dit de totale lasten, inclusief dotaties aan de reserves. Dit laatste komt te vervallen, waardoor de omvangsbasis alleen de lasten omvat, exclusief de reservemutaties. Dit heeft in beginsel geen gevolgen voor de gemeente of voor de controlewerkzaamheden die worden uitgevoerd in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. Wel kan dit betekenen dat er sprake is van een impact op de omvang van uit te voeren controlewerkzaamheden vanaf boekjaar 2025, zoals het uitvoeren van detailcontroles. Op basis van de begroting 2025 kan een eerste inschatting gemaakt worden van de impact hiervan tussen boekjaar 2024 en 2025. Wij treden tijdig met u in overleg om te bespreken wat deze wijziging voor boekjaar 2025 betekent.

© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.

Managementsamenvatting

Speerpunten adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

22

Bijlage Detailbevindingen interim-controle

© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.

23

Bevindingen interim-controle 2023

Onderwerp Data-analyse in de controle

Gedurende de interim-controle hebben wij kennisgenomen van uw werkzaamheden op het gebied van data-analyse en process mining. In de afgelopen jaren heeft u forse stappen gezet op dit gebied. Middels dataanalyse kan gericht worden gezocht naar bijzondere ontwikkelingen en trends, zodat hierop specifiek kan worden ingezoomd. Op basis van process mining zoomt u in op de werking van de bedrijfsprocessen, met als doel eventuele afwijkingen of optimalisatiemogelijkheden te identificeren. U heeft deze controletechniek tijdens het afgelopen boekjaar ingezet op het bestel- en factuurverwerkingsproces, waarna de bevindingen zijn opgenomen in een “Memo Process mining SAP 2022”. Wij hebben tijdens onze interim-controle vastgesteld dat de bevindingen uit deze rapportage, waar mogelijk, door uw organisatie zijn opgevolgd of nader zijn toegelicht. Wel identificeren wij nog een (rest)risico ten aanzien van het handmatig verwijderen van betaalblokkades. U heeft hiervoor namelijk geen richtlijnen vastgesteld. Uw systeem dwingt geen (systeemtechnische) functiescheiding af bij het handmatig verwijderen van een betaalblokkade. Ook wordt niet gedocumenteerd wat de aard en oorzaak zijn van het verwijderen van een betaalblokkade. Hierdoor kunt u niet (altijd) traceren of het verwijderen van deze betaalblokkades op een accurate wijze heeft plaatsgevonden.

Uw organisatie loopt hierdoor het risico dat er betalingen worden verricht aan niet-rechthebbenden. Wij adviseren u: •

Een formeel beleid op te stellen voor het verwijderen van betaalblokkades.

•

Indien mogelijk: systeemtechnische functiescheiding te implementeren.

•

Een ‘audittrail’ te documenteren, waaruit de aard en noodzaak van de te verwijderen betaalblokkade blijken.

•

De interne controle (die nu door uw betaalorganisatie wordt uitgevoerd) bij een onafhankelijke positie te beleggen (bijvoorbeeld bij de 2e lijn: Business Control).

Uw organisatie heeft de ambitie om het gebruik van data-analyse verder door te ontwikkelen. Ook wij gebruiken in de praktijk IT-tools en data-analyse. Om deze ontwikkeling verder te brengen, vinden wij het van belang dat er wordt geïnvesteerd in de datakwalteit. Wij concluderen dat de registratie van orders, goederen en facturen in het proces nog niet zodanig is ingericht dat op een effectieve wijze gebruik kan worden gemaakt van de mogelijkheden van data-analyse. De wijze waarop bestellingen en ingekomen facturen worden geregistreerd, is niet uniform, waardoor er sprake kan zijn van ontbrekende informatie of inaccurate gegevens. Daarnaast is een belangrijke randvoorwaarde de inrichting van de automatiseringsomgeving. Wij adviseren u dan ook om hier actief beleid voor op te stellen en daar uitvoering aan te geven.

© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.

Managementsamenvatting

Speerpunten adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

24

Bevindingen interim-controle 2023

Onderwerp Subsidieverstrekkingen

Wij hebben de interne beheersing inzake het verstrekken, beheersen en vaststellen van uitgaande subsidies beoordeeld. Hierbij hebben wij, naar aanleiding van uw VIC werkzaamheden (Concernaudit rapport VIC subsidies), vastgesteld dat de termijnbepalingen (zoals opgenomen in uw algemene subsidieverordening) niet in alle gevallen worden nageleefd. Hierbij ontstaat het risico dat u niet voldoet aan uw verordening en/of aan de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Daarnaast bestaat het risico dat de subsidieontvanger de subsidie ambtshalve kan laten vaststellen en hiermee recht heeft op het volledige subsidiebedrag. Dit onverwijld het antwoord op de vraag of de subsidieontvanger volledig heeft voldaan aan de subsidievoorwaarden. Wij adviseren u om intern waarborgen te treffen om te voldoen aan de termijnbepalingen volgens uw verordening, bijvoorbeeld aan de hand van een signaleringsfunctie in uw subsidieregistratiesysteem bij een dreigende overschrijding van de termijn, op basis waarvan tijdig actie kan worden ondernomen.

Parkeeropbrengsten

Jaarlijks verkrijgen wij inzicht in de procesgang en interne beheersing met betrekking tot de parkeeropbrengsten. Een belangrijk onderdeel hiervan betreft de wijze waarop u borgt dat alle opbrengsten uit parkeergelden, naheffingen en vergunningen worden verantwoord. Voor het innen van naheffingsaanslagen (lees: parkeerboetes) maakt uw organisatie gebruik van de diensten van belastingsamenwerking BghU. BghU is eind 2022 overgestapt op een nieuw IT-heffingssysteem. Hierdoor is het proces en de informatievoorziening gewijzigd ten opzichte van voorgaand boekjaar. Wij hebben middels bevestigend vragenonderzoek vastgesteld dat er op dit moment geen aansluiting kan worden gemaakt tussen het aantal naheffingen en de gerealiseerde inkomsten die zijn ontvangen vanuit BghU. Hiermee is het voor uw organisatie momenteel onvoldoende inzichtelijk of alle opgelegde naheffingsaanslagen ook hebben geleid tot een inkomst voor uw gemeente. Daar komt bij dat als gevolg van het ontbreken van deze aansluiting niet kan worden gemonitord of geprognosticeerd wat de te realiseren inkomsten zijn ten opzichte van de begroting. Wij adviseren u om, in overleg met BghU, passende maatregelen te nemen met als doel de benodigde informatie te ontvangen. Zodat periodiek de aansluiting kan worden gemaakt tussen de opgaven van BghU en uw eigen financiële administratie.

Voor de tussenliggende perioden adviseren wij u om op basis van uw eigen handhavingssysteem de opgelegde naheffingen (in aantallen en aard) te monitoren, en om een verwachting op te bouwen van de omvang van de totale naheffingsaanslagen over het boekjaar 2023.

© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.

Managementsamenvatting

Speerpunten adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

25

Bijlage Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren

© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.

26

Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren

Nr.

Status 2023

Bevinding

Follow-up 2023

01

2019 – Frauderisicomanagement ML 2019: Wij adviseren u om het proces inzake het frauderisicomanagement te versterken, met het implementeren van een tussentijdse bewaking van de risico’s, het implementeren van beheersmaatregelen en de follow-up hiervan, om daarmee de potentiële impact van de risico’s te verkleinen.

U geeft aan ons adviespunt opvolging met uw frauderisicoanalyse en met (het uitvoeren van) het controleplan voor de rechtmatigheidsverantwoording. Aandachtspunt is dat de geïdentificeerde risico’s en interne-beheersingsmaatregelen zoals geïnventariseerd tijdens de frauderisicoanalyse aansluiten op uw controleplan voor de rechtmatigheidscontrole. De uitkomsten van de rechtmatigheidscontrole en de bevindingen ten aanzien van (relevante) interne-beheersingsmaatregelen vormen een waardevolle input voor het monitoren van de frauderisico’s en de beheersing daarvan.

Update jaareinde, om na te gaan of het punt is opgelost

02

2021 – Frauderisicomanagement Uw interne frauderisicoanalyse is gericht op de geïdentificeerde risico’s op basis van de eigen kernprocessen. Naast de focus op de risico’s die worden geïdentificeerd via het perspectief en de processen van ieder organisatieonderdeel, adviseren wij om het gehele fraudelandschap bij de analyse te betrekken, om zo de kans te verkleinen dat er risico’s worden gemist of weggelaten. Hierbij kunnen bijvoorbeeld aspecten worden meegenomen als: de waarschijnlijkheid van omkoping en corruptie, mogelijkheden van fraude (sturing) in de financiële overzichten, en het risico op het doorbreken van de interne beheersing door het management.

Dit aandachtspunt wordt meegenomen in de frauderisicoanalyse van Concernaudit.

Update jaareinde, om na te gaan of het punt is opgelost

2021 – Frauderisicomanagement Concernaudit heeft het bestaan en de werking van de huidige beheersmaatregelen zelf niet getoetst en heeft de bruto/netto weging gebaseerd op de informatie uit de gesprekken. In de frauderisicoanalyse worden aanvullende beheersmaatregelen genoemd. Het is belangrijk dat de organisatie het bestaan en de werking van de (huidige en aanvullende) beheersmaatregelen zoals genoemd in de frauderisicoanalyse ook daadwerkelijk gaat toetsen.

Concernaudit voert jaarlijks een thema-audit uit naar de effectiviteit van de controlemaatregelen bij een kwetsbare proces (in het afgelopen jaar: verstrekking paspoorten). Tevens organiseert Concernaudit frauderisicosessies, om input te verkrijgen voor de frauderisicoanalyse en voor workshops, zoals de workshop zorgfraude in mei 2023.

03

Wij adviseren dit op te nemen in het interne auditplan. Daarnaast verdient het aanbeveling om het bestaan en de werking van de beheersmaatregelen zowel centraal als decentraal te monitoren. 04

2021 – Frauderisicomanagement Uw interne frauderisicoanalyse wordt eens per vier jaar geactualiseerd. Op basis van de decentrale opzet van uw organisatie worden het risicomanagement en de interne-controleplannen tussentijds decentraal geactualiseerd. Op deze wijze speelt u in op actuele situaties, bijvoorbeeld op de frauderisico’s ten aanzien van de nieuwe Tozo-regeling. Tevens maakt u voor het inventariseren en kwantificeren van de financiële risico’s gebruik van Naris. Een aandachtspunt hierbij vormt het bij elkaar brengen en monitoren van de decentraal ingeschatte frauderisico’s.

© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.

Uw frauderisicoanalyse wordt naar verwachting dit najaar afgerond. Wij nemen voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole kennis van de uitkomsten hiervan. Op basis daarvan gaan wij na of het gehele fraudelandschap bij de analyse is betrokken.

Update jaareinde, om na te gaan of het punt is opgelost

Daarnaast maakt het toetsen van opzet, bestaan en werking deel uit van uw controleplan voor de rechtmatigheidsverantwoording. De resultaten van de interne toetsing hebben wij (als gevolg van de lopende uitvoering van deze toetsing) nog niet kunnen beoordelen. Het bij elkaar brengen en monitoren van de decentraal ingeschatte frauderisico’s is belegd bij Concernaudit. De frauderisicoanalyse is opgenomen in het ‘Jaarplan Concernaudit 2023-24’, ‘Plan van Aanpak Frauderisicoanalyse 2023’ van Concernaudit.

Update jaareinde, om na te gaan of het punt is opgelost

Uw frauderisicoanalyse wordt naar verwachting dit najaar afgerond. Wij nemen voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole kennis van de uitkomsten hiervan. Op basis hiervan gaan wij na hoe de ingeschatte frauderisico’s vervolgens worden gemonitord.

Managementsamenvatting

Speerpunten adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

27

Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren

Nr. 05

06

Status 2023

Bevinding

Follow-up 2023

2019 – Frauderisicomanagement In de frauderisicoanalyse op het niveau van het organisatieonderdeel ontbreekt nog een beschrijving van de restrisico’s en van de wijze waarop hiermee wordt omgegaan (e.g. accepteren/mitigeren/ vermijden). Het verdient aanbeveling om in te gaan op de risicobereidheid ten aanzien van fraude- en compliancerisico’s, op zowel concernniveau als op het niveau van het organisatieonderdeel.

In de frauderisicoanalyse 2023 wordt een beschrijving opgenomen van restrisico’s en van de wijze waarop hiermee wordt omgegaan. Wij hebben tussentijds inzage verkregen in het proces van uw frauderisicoanalyse en constateren dat u ons adviespunt opvolgt.

2020 – Prestatielevering Wij raden u aan om te onderzoeken of het mogelijk is om in SAP een aanvullende controlestap in te richten bij het autoriseren van facturen voor prestatielevering. Wij raden u aan om, indien er facturen boven een bepaalde grens worden ontvangen, via het systeem te laten afdwingen dat de budgethouders onderbouwende documentatie bijvoegen, ter onderbouwing van de prestatielevering.

Ten tijde van de interim controle 2023 hebben wij vastgesteld dat dit punt per heden nog niet is opgevolgd. De levenscyclus van uw financiële pakket (SAP) en van de inkoopmodule (SAP MUIS) nadert haar einde. Uw organisatie is dan ook gestart met het implementeren van de opvolgers van deze pakketten. De organisatie verwacht de implementatie van het nieuwe systeem te hebben afgerond per 1 januari 2025.

Update jaareinde, om na te gaan of het punt is opgelost

Uw frauderisicoanalyse wordt naar verwachting dit najaar afgerond. Wij nemen voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole kennis van de uitkomsten hiervan.

Tot en met de implementatie van het nieuwe pakket accepteert u dit risico. Wij hebben de opzet en het bestaan van uw interne-beheersingsmaatregelen getoetst en hebben vastgesteld dat deze in voldoende mate het onderkende risico mitigeren. Concernaudit voert interne controles uit door middel van process mining, om deze risico’s te monitoren. 07

2018 – Erfpacht: controle volledigheid erfpachtopbrengsten Wij hebben vastgesteld dat: • Niet alle controles zichtbaar worden vastgelegd. Hierdoor is noch door de gemeente Utrecht, noch door BDO achteraf na te gaan of de controles zijn uitgevoerd, en, zo ja, wat de mogelijke uitkomsten en vervolgacties zijn geweest. • Er geen periodieke controle wordt uitgevoerd op de volledigheid van de te factureren/geadministreerde erfpachtobjecten.

Uw organisatie heeft de ‘basislijst’, waarop de verschillende in erfpacht uitgegeven perceelnummers zijn opgenomen, nagenoeg gecompleteerd. Hierdoor is het mogelijk om een koppeling te maken tussen het grondperceel en het kadastraal perceel. In de komende periode wordt onderzocht op welke wijze de gegevens periodiek geactualiseerd kunnen worden (bij voorkeur in een IT-applicatie). Als volgende stap wordt een plan van aanpak opgesteld voor het uitvoeren van uw jaarlijkse steekproeven.

Wij bevelen u aan om periodiek, maar ten minste eenmaal per jaar, een verbandscontrole uit te voeren op de volledigheid van het aantal te factureren/te verpachten objecten.

© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.

Managementsamenvatting

Speerpunten adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

28

Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren

Nr. 08

Status 2023

Bevinding

Follow-up 2023

2018 -– Verhuurproces: controle op naleving huurbeleid (kostendekkende huur/markthuur) In het beleid van de gemeente Utrecht (Kaderbrief Vastgoed en MPUV 2017) is opgenomen dat: • Er een kostendekkende huur in rekening wordt gebracht voor activiteiten van de huurder die het beleid van de gemeente Utrecht ondersteunen. • De markthuur in rekening wordt gebracht in alle andere gevallen.

De controle van de kostprijs dekkende huur komt, middels het routingformulier, tot stand onder controletechnische functiescheiding. Wij constateren dat de vraag of een potentiële huurder de markthuur of een kostprijs dekkende huur dient te betalen niet expliciet wordt meegenomen bij uw toetsing. Wij adviseren u om deze controle expliciet zichtbaar te maken in het routingformulier.

Wij hebben, op basis van de door ons uitgevoerde lijncontrole op een nieuwe verhuring in boekjaar 2018, niet kunnen nagaan of er (door een onafhankelijke medewerker) een controle is uitgevoerd op de kostendekkendheid van de huurprijs zoals vastgelegd in de huurovereenkomst. Wij adviseren u om bij het muteren van huurovereenkomsten een check in te bouwen waarmee wordt vastgesteld dat de huur kostendekkend is. 09

2019, 2021 & 2022 – Subsidiebaten In 2021 is er onderzoek gedaan naar de wijze waarop de inkomende subsidies zijn vastgelegd in SAP en elders in de organisatie. Dit onderzoek heeft plaatsgevonden ter voorbereiding op het doorontwikkelen van de beheersingsomgeving voor de inkomende subsidies. Door uitval vanwege ziekte is de tweede projectfase niet in december 2021, maar pas in 2022 opgestart. De afronding van het project staat als gevolg hiervan door gepland voor december 2022. De interne beheersing van de inkomende subsidies wordt vanaf dat moment ingestoken, analoog aan de wijze waarop de SiSa-regelingen reeds worden beheerst binnen de gemeente Utrecht. Concreet betekent dit dat het jaarlijkse opstelen samenstelproces decentraal wordt uitgevoerd, terwijl de toetsing en afstemming met de financiële administratie centraal worden verricht. In de komende maanden zullen de procedures en richtlijnen die met deze proceswijziging samenhangen nader worden uitgewerkt, waarbij de organisatie als doel heeft om per jaareinde over een in financiële zin sluitende administratie te beschikken, evenals over een geüpdatet handboek financiën. Daarnaast moet het proces van inkomende subsidies opnieuw onder de aandacht zijn gebracht bij díe organisatieonderdelen die verantwoordelijk zijn voor het gros van de aanvragen.

© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.

Wij hebben, door middel van een bevestigend vragenonderzoek met de betrokken functionarissen, vastgesteld dat het jaarlijkse opstel- en samenstelproces wat betreft de ontvangen subsidies decentraal wordt uitgevoerd, terwijl de toetsing en de afstemming met de financiële administratie centraal plaatsvindt. Om dit te borgen is door de gemeente een centraal subsidieregister ingericht. Wij hebben vastgesteld dat in dit nieuw ingerichte subsidieregister de specifieke voorwaarden per subsidie niet zijn opgenomen. Hierdoor bestaat er (nog) geen mogelijkheid om middels het subsidieregister te monitoren of er (tijdig) wordt voldaan aan de verplichtingen uit de toekenningsbeschikking van de specifieke subsidie. Daarbij hebben wij vernomen dat in de praktijk het gebruik van het subsidieregister niet bij alle relevante functionarissen binnen de gemeente bekend is, waardoor de gemeente regelmatig subsidiegelden ontvangt zonder dat er een registratie in het subsidieregister heeft plaatsgevonden. Op basis van deze combinatie van factoren achten wij de huidige invulling van het subsidieregister nog onvoldoende om de juistheid en de volledigheid van de subsidiebaten te kunnen garanderen. Wij adviseren u dan ook om dit proces verder aan te scherpen.

Managementsamenvatting

Speerpunten adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

29

Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren

Nr. 10

Follow-up 2023

2021 – Subsidieverstrekkingen Wij hebben vastgesteld dat de gemeente geen periodieke aansluiting maakt (kan maken) tussen de financiële administratie en de nieuwe subadministratie van de subsidieverstrekkingen (EasyFunders). Wij adviseren u om tijdig en minimaal voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole afspraken te maken met EasyFunders, om tijdig zicht te krijgen op eventuele aansluitverschillen tussen EasyFunders en SAP.

Vanaf het boekjaar 2023 heeft de gemeente de periodieke aansluiting gemaakt tussen de subadministratie (EasyFunders) en de financiële administratie (SAP). Wij hebben echter van de organisatie begrepen dat de data vanuit de subadministratie (nog) niet geheel betrouwbaar zijn, omdat de subsidiespecifieke gegevens niet altijd up-to-date zijn. Wij vragen dan ook uw nadrukkelijke aandacht voor de datakwaliteit en voor de beheersing daarvan binnen de geïmplementeerde subadministratie. Daarbij hebben wij vernomen dat de gemeente nog geen Service Level Agreement (SLA) heeft afgesloten waarin de verschillende afspraken zijn vastgelegd. Dit wordt verwacht voor het einde van het boekjaar.

Tevens adviseren wij u om middels een service level agreement (SLA) afspraken te maken met EF over betrouwbare en bruikbare informatie voor uw interne-controlewerkzaamheden. 11

Status 2023

Bevinding

2021 & 2022 – Memoriaalboekingen De gemeente heeft het proces rondom de controle van memoriaalboekingen in 2022 verder vormgegeven via een procesherziening, waarbij het vierogenprincipe is ingebed, met gebruik van vaste formats en een nadere duiding hiervan in de vorm van een gebruikershandleiding. Het doel van deze procesherziening is om de betrouwbaarheid van de memoriaalboekingen en de consistentie van de controles en onderbouwingen te borgen. Op de formats is een aantal kernwerkstappen opgenomen, zoals: juiste grootboekrekening, de aanwezigheid van onderbouwende documentatie, het correct boeken van btw en, indien van toepassing, de door de budgethouder of business controller uitgevoerde BBVcheck. Het vierogenprincipe is tevens technisch in de financiële administratie ingebed. Hoewel wij dit een positieve ontwikkeling vinden, merken wij op dat er binnen het huidige proces: • Keuzes gemaakt zijn om normen te hanteren die aangeven vanaf welk moment er een BBV-check verricht moet worden vanuit Business Control, en wanneer een akkoord moet zijn van de budgethouder. • Geen sprake is van een gestructureerde wijze van het documenteren van de door de controlerend functionaris verrichte controlehandelingen, noch van de hierbij gemaakte overwegingen om een memoriaal te accorderen. In het systeem is alleen het akkoord zichtbaar dat door de controlerend functionaris wordt gegeven.

Wij bevelen de gemeente aan om het systematisch documenteren van het controlespoor van deze verplichte tweede autorisatie te verankeren in het proces rondom memoriaalboekingen.

Mede als gevolg van de naderende implementatie van SAP4HANA per 1 januari 2025 heeft uw organisatie besloten het eerder door ons gerapporteerde (rest)risico te accepteren en onze aanbevelingen mee te nemen bij de inrichting van het nieuwe (financiële) systeem.

Aangezien niet alle memorialen door een budgethouder of business controller worden gecontroleerd en geaccordeerd, terwijl het controlespoor van de controlerend medewerker bij financiën niet op een gestructureerde wijze wordt gedocumenteerd, achten wij het proces inzake de memorialen nog niet voldoende solide om het risico op memoriaalboekingen die zonder (juridische) grondslag (niet compliant zijn met het BBV) worden geboekt voldoende te verkleinen. Wij adviseren u om het proces op het gebied van het documenteren van de controlewerkzaamheden verder te concretiseren.

© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.

Managementsamenvatting

Speerpunten adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

30

Bijlage Reikwijdte van onze werkzaamheden

© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.

31

Reikwijdte van onze werkzaamheden Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel over de jaarrekening van 2023, teneinde vast te stellen dat deze een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de gemeente Utrecht, met inachtneming van de wettelijke bepalingen van het Besluit Begroting en Verantwoording.

Een jaarrekeningcontrole heeft niet als doel om enige zekerheid te geven over de kwaliteit van de interne organisatie. De controle bestaat uit een combinatie van controlewerkzaamheden, waaronder een risicoanalyse, analytische procedures, detailcontroles en, voor zover mogelijk en efficiënt, het testen van de interne-beheersingsmaatregelen die zijn gerelateerd aan en relevant voor de controle. Wij richten ons hierbij alleen op de interne controle-omgeving die relevant is voor onze oordeelsvorming over de jaarrekening. De managementletter is gebaseerd op onze interim-controle als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2023. Volledigheidshalve merken wij op dat onze controlewerkzaamheden, analyse en evaluatie zijn uitgevoerd in het kader van de door uw gemeenteraad verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2023. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door ons als accountant van de gemeente Utrecht toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van het risico dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschatting nemen wij de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe en rechtmatige beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden.

De risico-inschatting heeft niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel over de opzet, het bestaan en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt deze daarom niet noodzakelijkerwijs alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen. Daarnaast is onze controle niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Indien wij aangesteld zouden zijn om een fraudeonderzoek bij de gemeente Utrecht uit te voeren, zouden wij wellicht andere bevindingen hebben geconstateerd en observaties hebben gerapporteerd dan die welke nu zijn opgenomen in deze managementletter.

© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.

Managementsamenvatting

Speerpunten adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

32

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited (“DTTL”), its global network of member firms, and their related entities (collectively, the “Deloitte organization”). DTTL (also referred to as “Deloitte Global”) and each of its member firms and related entities are legally separate and independent entities, which cannot obligate or bind each other in respect of third parties. DTTL and each DTTL member firm and related entity is liable only for its own acts and omissions, and not those of each other. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.com/about to learn more. Deloitte provides industry-leading audit and assurance, tax and legal, consulting, financial advisory, and risk advisory services to nearly 90% of the Fortune Global 500® and thousands of private companies. Our professionals deliver measurable and lasting results that help reinforce public trust in capital markets, enable clients to transform and thrive, and lead the way toward a stronger economy, a more equitable society and a sustainable world. Building on its 175-plus year history, Deloitte spans more than 150 countries and territories. Learn how Deloitte’s more than 345,000 people worldwide make an impact that matters at www.deloitte.com.

This communication contains general information only, and none of DTTL, its global network of member firms or their related entities is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte organization shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.

Voorstel aan de gemeenteraad

Initiatiefvoorstel – “Open uitnodiging Gemeenschapsraad” Beleidsveld Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Geheim

Participatie Gert Dijkstra, EenUtrecht 11942000 volgt Nee

Raadslid Gert Dijkstra (EenUtrecht) stelt de raad voor te besluiten: 1. Het instellen van GEMEENSCHAPSRADEN IN UTRECHT mogelijk te maken en te formaliseren in een nader uit te werken Verordening Gemeenschapsraden, waarmee Utrechters die hun buurt of (sub-)wijk willen vertegenwoordigen gebruik kunnen maken van de volgende rechten: a. Visierecht. Het recht om een buurt- of wijkvisie te maken. De visie kan gaan over wat voor een buurt of wijk ze willen zijn en op welke thema's (extra) moet worden geïnvesteerd. De gemeenteraad laat altijd weten welk deel van de visie wordt overgenomen. b. Adviesrecht. Het recht om de gemeente, het college en/of de gemeenteraad te adviseren op alle zaken die de leefomgeving van de eigen buurt of wijk raken; met de garantie dat ze ook een onderbouwd antwoord op elk advies terugkrijgen. c. Recht op inzicht in de lokale begroting. Het recht op inzicht in alle relevante uitgaven van de gemeente in de eigen buurt of wijk zodat lokale keuzes zichtbaar worden; waardoor zij zelf weer in staat zijn daar iets van te vinden en alternatieve keuzes voor te stellen. d. Lokaal budgetrecht. Het recht om op enkele domeinen die exclusief de eigen leefomgeving raken, bijv. op sociaal makelen (verbinden bewoners) en groenbeheer (van buurtgroen), het lokaal beschikbare budget te (her)verdelen en te sturen op het wie en hoe in de uitvoering. e.

Regierecht op het lokale initiatievenfonds. Het recht om het lokale initiatievenfonds voor de eigen buurt of wijk te regisseren, dat wil zeggen te controleren op een correcte en volledige besteding en te adviseren over de verdeling van het fonds over verschillende onderwerpen. f. Recht op ondersteuning. Het recht op middelen voor het goed kunnen organiseren van de eigen organisatie en een eigen netwerk, als ook voor het organiseren van draagvlak voor bijv. de visie en de adviezen door het ophalen en peilen van meningen in de eigen buurt of wijk. 2. Utrechters actief uit te nodigen om in een Gemeenschapsraad op te komen voor hun eigen buurt of (sub-)wijk.

Het lid van de gemeenteraad van Utrecht, Gert Dijkstra, EenUtrecht

Samenvatting Vaststelling van het initiatiefvoorstel creëert een kader voor een open uitnodiging tot actief burgerschap en eigenaarschap van Utrechters voor hun wijk/buurt in hun eigen Gemeenschapsraad. Gemeenschapsraden met als ambitie om de Utrechters in hun eigen buurt of (sub-)wijk als leefgemeenschap meer zeggenschap te geven. Het initiatiefvoorstel beoogt Utrechters actief en open uit te nodigen om met een eigen voorstel te komen tot een Gemeenschapsraad voor hun wijk/buurt. Daarmee kunnen zij beter opkomen voor hun wijk/buurt, waar nodig ondersteund door de gemeente. Elke wijk/buurt bepaalt zelf wat het beste lokaal past; maatwerk dus. (N.B.: overal waar hier verder het woord “buurt” staat, kan dit ook de “(sub-)wijk” zijn). Hoe kan een gemeenschapsraad er uit zien? • Een plek of netwerk waar Utrechters uit een buurt elkaar weten te vinden. • Waar bewoners, buurtondernemers en gebruikers van buurtvoorzieningen worden gevraagd mee te denken en mee te doen; waar verschillende groepen samen komen. • Een lokale organisatie waarin Utrechters opkomen voor de belangen van de eigen buurt • En van waaruit Utrechters zich gezamenlijk duurzaam inzetten voor de eigen buurt • Een plek waar zij vanuit een gemeenschappelijk (te vormen) beeld over hun buurt komen tot voorstellen die de eigen leefomgeving verbeteren.

• Waarbij zij op zoek gaan naar een aantoonbaar breed draagvlak voor wat zij willen. • Een plek om gemeenschapskracht te bundelen en eigenaarschap en zeggenschap bij Utrechters zelf te stimuleren. Dit opkomen voor hun buurt kunnen zij doen met gebruikmaking van een 6 tal “rechten”: a. Visierecht b. Adviesrecht c. Recht op inzicht in de lokale begroting d. Lokaal budgetrecht e. Regie op het lokale initiatievenfonds f. Recht op ondersteuning De kern van dit voorstel richt zich op: i. Gemeente nodigt uit. Gemeente nodigt Utrechters actief uit opdat elke buurt de gelegenheid heeft een Gemeenschapsraad te kunnen starten. Utrechters zullen zich écht uitgenodigd voelen als ze zien dat het de gemeente menens is om Gemeenschapsraden meer rechten te geven. Dan gaan Utrechters op buurtniveau zich veel actiever dan tot op heden organiseren. Ook in een grotere diversiteit. Gemeenschapsraden krijgen bij aantoonbaar draagvlak écht zeggenschap en dus meer invloed. ii. De Buurt De Gemeenschapsraad bepaalt zelf voor welke buurt zij wil opkomen, hoe zij zich wil organiseren en laten ondersteunen; inclusief de wijze waarop zij draagvlak voor de eigen adviezen of voorstellen wil organiseren (met bijv. een enquête, onderzoek, raadplegingen of peiling). iii.

Erkenning Gemeenschapsraden Met het “erkennen van een Gemeenschapsraad-initiatief” voor een buurt geeft het college, gemandateerd door de gemeenteraad, expliciet specifieke rechten aan een buurt. Een gemeenschapsraad kan gebruik maken van een 6-tal rechten. Het stadsbestuur maakt door de erkenning van de gemeenschapsraad zo een meerjarige afspraak voor samenwerking. iv. Meer draagvlak, dan ook meer invloed De enige randvoorwaarde is dat een gemeenschapsraad meer invloed krijgt als zij aantoonbaar meer draagvlak weet te organiseren. Een Gemeenschapsraad heeft nadrukkelijk meer zeggenschap (en invloed) als zij kan laten zien dat de eigen voorstellen breed draagvlak hebben in de eigen buurt. Het stimuleert zo de deelnemers aan een gemeenschapsraad extra om dat draagvlak op te zoeken en te organiseren met bijv. bijeenkomsten, peilingen en enquêtes. Meer draagvlak betekent dat de visie en adviezen worden gedragen door een representatieve meerderheid van bewoners en buurtondernemers (en gebruikers van lokale voorzieningen) uit de eigen buurt.

2

v.

vi.

vii.

Samenstelling Gemeenschapsraad. Doordat actieve Utrechters zelf op zoek gaan naar draagvlak bij buren worden eerder degenen bereikt die nog niet vaak participeren of zelfs zijn afgehaakt bij de lokale politiek; zo ontstaat er ook meer diversiteit in het lokale netwerk. Een groep actieve burgers die initiatief hebben genomen tot een Gemeenschapsraad zorgen zelf voor een zo groot mogelijk bereik in hun buurt. Zij doen dit door bijv. het organiseren van bijeenkomsten, peilingen en enquêtes. Gemeente levert maatwerk en ondersteunt waar nodig. De gemeente biedt elke (initiatief tot-) Gemeenschapsraad een passende ondersteuning die aansluit bij de behoefte van de buurt. Deze ondersteuning gebeurt door een gedreven “Gemeenschapsondersteuner” die in opdracht van de Gemeenschapsraad werkt. Zij/hij/hen functioneert als ‘secretaris’ / ‘penningmeester’ en is werkzaam bij een uitvoeringsorganisatie of zo mogelijk bij een lokale gemeenschapsorganisatie. Maatwerk op buurt of wijkniveau De gemeente accepteert dat elke buurt een eigen aanpak kiest voor een Gemeenschapsraad. En dat niet elke buurt (of wijk) van een Gemeenschapsraad even groot is. Een gemeenschapsraad is een verzamelnaam voor alle organisaties van Utrechters die een buurt of (sub-)wijk willen vertegenwoordigen. De eigen naam kiezen ze vanzelfsprekend zelf; of het nu bijv.

een wijkplatform is of een bewonerscommissie, bewonersactiegroep of een (wijk)coöperatief.

Context & aanleiding Na het afschaffen van de wijkraden in 2018 hebben stadsbestuur en gemeenteraad veel minder adviezen gekregen van de Utrechters. In enkele wijken is er nog wel een adviserend wijkplatform of een vergelijkbare bewonersorganisatie actief en regelmatig zijn er groepen Utrechters die bijv. met een petitie van zich laten horen. Maar het is ad hoc, vaak te laat en reactief. Het vergroot de afstand van overheid en politiek met de burger. Dat is slecht voor de lokale democratie en moet echt beter. Als bewoner of buurtondernemer vindt je dat iets beter kan in je eigen buurt, er is bijv. een onveilig kruispunt, te weinig speelruimte of behoefte aan meer woningen voor studenten en ouderen. In je eentje dat melden heeft geen zin, tijd om samen met de buren een actie te organiseren heb je niet altijd en soms is er wel een wijkplatform of buurtactiegroep, maar die krijgen het niet voor elkaar. Daar bestaat in Utrecht veel onvrede over. Na het afschaffen van de wijkraden in 2018 is er geen goed effectief kader voor teruggekomen. Daarom nu het voorstel hoe we gebruik makend van de actieve wijkplatforms en vergelijkbare groepen er voor kunnen zorgen dat Utrechters wel invloed kunnen krijgen op de leefomgeving in hun eigen straat, buurt of wijk. Beoogd effect Utrechters willen actief meedenken en doen, maar wel alleen als ze echt invloed hebben.

De Gemeenschapsraad biedt een kader waardoor veel meer Utrechters zich uitgenodigd voelen om zich te organiseren en in te zetten voor hun buurt of wijk. Tegelijkertijd stimuleert het bestaande en nieuwe groepen om op zoek te gaan naar draagvlak voor de eigen ideeën en plannen, waardoor deze gemeenschapsraden ook representatiever gaan zijn. Bewoners, buurtondernemers en gebruikers van voorzieningen in een buurt weten als geen ander wat er nodig is. Je krijgt dus betere en vaak ook goedkopere oplossingen als je die lokale locatie- en ervaringsdeskundigheid goed weet te benutten. Geef Utrechters meer invloed, laat als gemeente zien dat je echt naar hen luistert en iets doet met de adviezen en ze zijn bereid zich in een gemeenschapsraad te organiseren.

Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad • Actieprogramma Samen Stad Maken – Hoofdstuk 3: verbinding met buurten en wijken verbreden – 01-01-2020 start van de Wijkplatforms • Voortgangsrapportage Samen Stad Maken – 2020 – Hoofdstuk 4 – Wijkplatforms in beweging • Voortgangsrapportage Samen Stad Maken – 2021 – Hoofdstuk 4 – Wijkplatforms • Rapportage Evaluatie Wijkplatforms – raadsbrief 25 mei 2022 • Gesprekken met de wijkplatforms – raadsbrief 31 januari 2023 • Doorontwikkeling Wijkplatforms 2023 – 2026 – raadsbrief 12 april 2023 • Motie 369 adviesrecht voor de Wijkplatforms – Raad 9 november 2023 • Motie 371 Het Wijkplatform als onderdeel van Samen stad maken – Raad 9 november 2023

3

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

Het instellen van GEMEENSCHAPSRADEN IN UTRECHT mogelijk te maken door dit vast te leggen in een Verordening Gemeenschapsraden, waarmee Utrechters die hun buurt of (sub-)wijk willen vertegenwoordigen gebruik kunnen maken van de volgende rechten: a. Visierecht. Het recht om een buurt- of wijkvisie te maken. De visie kan gaan over wat voor een buurt of wijk ze willen zijn en op welke thema's (extra) moet worden geïnvesteerd. De gemeenteraad laat altijd weten welk deel van de visie wordt overgenomen. b. Adviesrecht. Het recht om de gemeente, het college en/of de gemeenteraad te adviseren op alle zaken die de leefomgeving van de eigen buurt of wijk raken; met de garantie dat ze ook een onderbouwd antwoord op elk advies terugkrijgen. c. Recht op inzicht in de lokale begroting. Het recht op inzicht in alle relevante uitgaven van de gemeente in de eigen buurt of wijk zodat lokale keuzes zichtbaar worden; waardoor zij zelf weer in staat zijn daar iets van te vinden en alternatieve keuzes voor te stellen. d. Lokaal budgetrecht. Het recht om op enkele domeinen die exclusief de eigen leefomgeving raken, bijv. op sociaal makelen (verbinden bewoners) en groenbeheer (van buurtgroen), het lokaal beschikbare budget te (her)verdelen en te sturen op het wie en hoe in de uitvoering. e. Regierecht op het lokale initiatievenfonds.

Het recht om het lokale initiatievenfonds voor de eigen buurt of wijk te regisseren, dat wil zeggen te controleren op een correcte en volledige besteding en te adviseren over de verdeling van het fonds over verschillende onderwerpen. f. Recht op ondersteuning. Het recht op middelen voor het goed kunnen organiseren van de eigen organisatie en een eigen netwerk, als ook voor het organiseren van draagvlak voor bijv. de visie en de adviezen door het ophalen en peilen van meningen in de eigen buurt of wijk.

Argumenten

Direct ook vertaald in een zestal rechten

1.1

Een “Visie over de buurt of wijk” geeft Utrechters richting in door hen gewenste versterking van invloed/zeggenschap over hun eigen leefomgeving. Elke erkende Gemeenschapsraad heeft het recht om een eigen buurt/wijkvisie te maken, over wat voor een wijk ze willen zijn, willen worden, welke thema's belangrijk zijn om te koesteren of aan te werken en extra op te investeren. De wijkvisie is dan volledig van de buurt/wijk zelf; opgesteld door de wijkbewoners, de buurtondernemers en degenen die regelmatig gebruik maken van de voorzieningen in de wijk (zoals studenten die er studeren of sporters die er sporten). Voor het opstellen van de wijkvisie is het de gemeenschapsraad die de regie heeft op het proces (i.p.v. de gemeente) en dat kan betekenen dat zij ook andere stakeholders willen betrekken in het opstellen van de wijkvisie, zoals marktbedrijven (niet direct verbonden met alleen de buurt/wijk) en de diverse gemeentelijke of maatschappelijke instanties, zoals woningcorporaties en zorginstellingen. In Utrecht hebben we daar (voor een deel) al enkele ervaringen mee opgedaan zoals in Lombok, Lunetten en Welgelegen. Als een wijkvisie gereed is kan de gemeenschapsraad deze aanbieden aan het college én de gemeenteraad. Tegelijkertijd kan de gemeenschapsraad dan aangeven op welke wijze draagvlak is georganiseerd voor de wijkvisie.

De gemeenteraad reageert altijd op de wijkvisie en laat de gemeenschapsraad beargumenteerd weten wat zij wel/niet ervan wil overnemen. Het college doet hiertoe een voorstel aan de gemeenteraad.

4

1.2

“Adviesrecht over eigen buurt” stelt Utrechters nog beter in staat om zelf op te kunnen komen voor een (nog) betere leefomgeving. Als de gemeenschapsraad kan laten zien dat er een breed draagvlak is voor de adviezen, bijv. omdat ze zijn gebaseerd op een eigen opgestelde wijkvisie of omdat er gericht peilingen onder een grote groep bewoners op is georganiseerd dan zal de gemeente (veelal eerst het college, zo nodig ook de gemeenteraad) dat advies overnemen of als dat advies deels/geheel niet wordt overgenomen dat goed beargumenteerd onderbouwen waarom dan niet. Het kan dan gaan om adviezen gevraagd/ongevraagd op alle denkbare leefdomeinen, zolang het maar relevant is voor de kwaliteit van de eigen leefomgeving in de buurt/wijk. Elke erkende gemeenschapsraad ontvangt automatisch informatie van het college c.q. de gemeente een kopie van alle voor de buurt of wijk relevante raadsbrieven zoals die door het college worden voorgelegd aan de gemeenteraad. De gemeenschapsraad hoeft daar geen advies over te geven, maar is vrij om dat wel te doen. Daarnaast kan de gemeenschapsraad ongevraagd advies geven.

1.3

“Recht op inzicht in de lokale begroting” geeft- Utrechters de mogelijkheid hierop met gerichte adviezen te komen. Elke erkende gemeenschapsraad kan bij de gemeente vragen om inzicht in alle relevante uitgaven van de gemeente in de eigen buurt/wijk. Dan kan het gaan over alle relevante uitgaven op buurtniveau in het buurtgroen, buurtzorg, buurtruimtes, onderhoud en beheer van openbaar gebied, investeringen in straatverlichting, sociaal makelen (verbinden van bewoners), buurtsport, buurtcultuur, enzovoorts. Het inzicht in de wijkbegroting kan al verhelderend zijn, zowel voor de gemeenschapsraad als ook voor het college en de gemeenteraad. Zo kan duidelijk worden of de gemeente wel/niet aansluit op de prioriteiten en/of de thema's zoals benoemd in een eventuele eigen wijkvisie.

1.4

“Lokaal Budgetrecht” geeft Utrechters mogelijkheden voor meer directe zeggenschap over hun directe leefomgeving Elke erkende gemeenschapsraad heeft het recht om op enkele domeinen die exclusief de eigen leefomgeving raken (in de eigen buurt of wijk) zelf te beslissen over de besteding van de beschikbare gemeentelijke budgetten. Dat kan alleen op basis van door de gemeenteraad vastgestelde budgetten én een kader waarbinnen de gemeenschapsraad dient te opereren. Al eerder heeft de gemeenteraad geprobeerd dit lokale budgetrecht, onder de noemer ‘buurtbudget’, te doen starten, zoals met de motie ‘Buurtbudgetten serieus nemen’ (2019/398) en de motie ‘De buurt die stuurt’ (2019/429); nog zonder succes. Het kan dan bijv. gaan over de leefdomeinen ‘ontmoeten en verbinden van bewoners’, dus op welke wijze het sociaal makelen wordt ingevuld in de eigen buurt of wijk. Maar bijv. ook over het ‘buurtgroen’ en hoe het zelfbeheer versus het stedelijk beheer van groen wordt ingevuld. De gemeenschapsraad krijgt van de gemeenteraad bijv. dan bij respectievelijk het buurtgroen en het sociaal makelen een geoormerkt buurtbudget toebedeeld en een beknopt kader waar de besteding aan moet voldoen, waarna de gemeenschapsraad kan bepalen hoe zij dat budget gaan toedelen en op welke wijze de uitvoering moet plaatsvinden

1.5

“Regierecht op het lokale initiatievenfonds” geeft Utrechters een basis voor zeggenschap over hun directe leefomgeving Elke erkende gemeenschapsraad kan – vooral bij gebleken draagvlak – het lokale (en voor de buurt relevante) deel van het initiatievenfonds beheren. In dat geval spreken we dan van een bewonersfonds, feitelijk in analogie met het reeds bestaand ondernemersfonds, waar lokale (buurt)ondernemers gezamenlijk beslissen over het toebedeelde budget. Nu nog is bij het huidige initiatievenfonds de wijkmanager (en

5

zijn/haar team van ambtenaren) degene die beslist of een aanvraag van bewoners past binnen de criteria van het initiatievenfonds. Net als met het ondernemersfonds zal ook het bewonersfonds alleen kunnen worden besteed als het voldoet aan een select aantal criteria, vastgesteld door de gemeenteraad. Verschil met nu is dat de betreffende gemeenschapsraad toeziet op de juiste besteding, het correct toepassen van de criteria en als er meer vraag naar is dan geld beschikbaar op welke wijze dan prioriteiten moeten worden gesteld, bijv. door de thema's/prioriteiten van de wijkvisie aan te houden (als die visie beschikbaar en vastgesteld is). 1.6

“Recht op ondersteuning” geeft Utrechters de mogelijkheid om zich in Gemeenschapsraden te organiseren Elke erkende gemeenschapsraad heeft recht op een financiële bijdrage van de gemeente in de kosten om adequaat te kunnen functioneren, namelijk om: bijeenkomsten te kunnen houden, te kunnen communiceren met de buurt of wijk en om draagvlak te kunnen organiseren, bijv. met wijkpeilingen offline en online. In beginsel gaat het dan om bijv. € 5 per woning per jaar. Dus voor een (sub)wijk als Lunetten met ca. 7.000 woningen gaat het dan om een budget van maximaal ca. € 35.000. Daar kan de gemeenschapsraad vrij over beschikken. Een belangrijke schakel in het goed functioneren van een gemeenschapsraad is de inzet van een zogenoemde ‘gemeenschapsondersteuner’. Iemand die als ‘secretaris’ opereert van de gemeenschapsraad, hen bijstaat met gevraagd en ongevraagd advies, de linking pin is met de ambtenaren van de gemeente en bijv. ook op verzoek van de gemeenschapsraad het beheer kan doen van het eigen organisatiebudget. Deze gemeenschapsondersteuner kan werkzaam zijn bij het wijkbureau, maar ook bij de sociaalmakelorganisatie of eventueel ook bij een lokale buurt- of bewonersorganisatie (BBO) actief in de eigen buurt of wijk.

Aanvullende argumenten 1.7

Als Utrechters meer te zeggen hebben over hun eigen buurt wordt de kloof tussen overheid/politiek en burger wellicht ook kleiner. Veel Utrechters willen zélf bedenken en bepalen wat goed is voor hun straat, buurt of wijk, maar hebben niet het gevoel dat daar ruimte voor is. In het verleden waren er de wijkraden, van waaruit Utrechters enige invloed uitoefenden op het beleid en de besluiten die hun directe leefomgeving raakten. Sinds de abrupte afschaffing van de wijkraad in 2019/2020 is de structurele invloed van bewoners en buurtondernemers op hun wijk / buurt beperkt. In sommige wijken zijn er nog actieve wijkplatforms, maar wel met een door de gemeente bepaald beperkt mandaat. We zien de laatste jaren in Utrecht een groeiende kloof tussen burger en politiek ontstaan. Hoog tijd de kloof te dichten door burgers structureel die ruimte te bieden om zelf verantwoordelijkheid te nemen voor hun buurt als leefgemeenschap en hun specifiek zeggenschap te geven daar waar zij dat zélf willen. Als zij dat onvoldoende of niet kunnen is daarvoor ondersteuning noodzakelijk

1.8

Als Utrechters meer te zeggen hebben over hun eigen buurt/wijk worden de oplossingen beter en vaak ook nog eens goedkoper. Het zorgt voor betere en vaak ook goedkopere oplossingen, omdat we gezamenlijk alle lokale denkkracht, kennis en ervaringen gebruiken. De ervaring is dat groepen in een dergelijke diverse en brede samenstelling tot nog meer innovatieve en betere oplossingen komen (met een beter prijs/prestatie verhouding). Als je als Gemeenschapsraad gericht inzet op een zo breed mogelijk bereik en betrokkenheid, dan gaat dat in een Gemeenschapsraad wel eerder en makkelijker gebeuren.

6

1.9

Als Utrechters meer te zeggen hebben over hun eigen buurt ontstaat meer ontmoeting en verbinding. Vanuit zeggenschap en eigenaarschap worden meer Utrechters in de eigen buurt actief en gaan zij zich inzetten voor een betere leefomgeving. Dat doen zij door elkaar op te zoeken, als ze weten dat ze er samen uit moeten komen (omdat er niet een stadsbestuur of gemeenteraad is die voortdurend de knoop wel door zal hakken). Dat zorgt voor veel noodzakelijk overleg, maar vooral ook steeds meer voor samen zaken doen en uitvoeren. Dat kan niet zonder ontmoeting en zorgt uiteindelijk dus ook voor steeds meer verbindingen (cohesie). Ontmoetingsplekken, zowel binnen als buiten op straat, zijn dan ook heel belangrijk. Door meer ontmoeting en feitelijk Samen-Leven, zal ook de overlast afnemen, wordt er minder vernield, zal zelfs de criminaliteit kunnen verminderen in de buurt. De buurt wordt er daardoor prettiger én veiliger van. De leefbaarheid gaat er mee omhoog.

1.10

Met Gemeenschapsraden biedt de gemeente concrete ruimte biedt aan haar burgers om een meer actieve rol in de samenleving te spelen. Het is hoopgevend en bemoedigend dat initiatieven laten zien hoeveel kracht er in onze samenleving is. Maar ze laten ook zien hoe ze steeds het “systeem moeten trotseren”. Tegelijkertijd zien we daarbij een toenemende vraag naar “voorzieningen in zorg en welzijn”. Wanneer er ruimte gecreëerd wordt in de financiering van “de sociale basis” zouden Utrechters door hun eigen initiatieven zelf meer eigenaarschap & zeggenschap kunnen creëren. Een samenleven als gemeenschap in een buurt door een toenemende behoefte naar “actief burgerschap”. We kunnen leren van beginnende ervaring met de Burgerbegroting in Groningen (Hoogkerk), ervaringen vanuit Peel en Maas (Noord Limburg) met het eigen model ‘zelfsturing bij burgers’, als ook die vanuit Rotterdam – Bospolder-Tussendijken met “Werken aan Veerkracht in wijken” interessant om hierin te betrekken.