Agendabundel
Tekst van het document
Bundel - Adviescommissie Controle en Financiën van 15 december 2022
Agenda bijlagen Agenda advies-cie CF 15-12-2022 (verkort).doc 30603.04 Presentatie interim-controle 2022 gemeente UtrechtR1.pptx 1 2
Opening en mededelingen en vaststellen agenda Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst Adviescommissie C&F 17-11-2022.docx
3
Ingekomen en verzonden stukken •Ingekomen raadsbrieven (zie cie VBF). Aandacht voor: oMeerjarig analyse gemeenschappelijke begroting en realisatie. •Het Halfjaarverslag Concernaudit 2022/23 gaat in op: ode realisatie van het door het college vastgestelde jaarplan Concernaudit; ode belangrijkste uitkomsten van de afgeronde audit- en adviesopdrachten in de periode 1 april – 30 september 2022. Halfjaarverslag 2022-23 Concernaudit definitief.pdf
4
Raadsbrief managementletter accountant en reactie college Dit betreft de jaarlijkse managementletter van de externe accountant die in de adviescommissie wordt besproken. De reactie van het college is eveneens bijgevoegd. Raadsbrief Jaarstukken 2022 Managementletter.docx Gemeente Utrecht - Managementletter 2022.pdf
5
Raadsvoorstel Tweede en derde begrotingswijziging 2022 Jaarlijks zijn er drie technische begrotingswijzigingen die in de adviescommissie worden besproken. Dossier 3047 voorblad Raadsvoorstel Tweede en Derde begrotingswijziging 2022.docx Tweede en derde BGW 2022 raad.pdf
6
Vooruitblik jaarplan 2023 •Sessie met studenten op 26 januari van 18.00-19.30 (zie mail). Wie is aanwezig? •Wintersessie vrijdag 3 februari 2023 (tijdstip volgt) op het stadskantoor. Wie is aanwezig? •Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt ingestemd met deze onderwerpen voor de volgende vergadering? Do. 26 januari Vergadering adviescommissie (90 minuten) Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten) Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten) Verlenging accountant boekjaar 2023 (PM) Update opdrachtbevestiging 2022 aanvullende regelingen (tijd: 5 minuten) Sturen en verantwoorden (PM: geen informatie ontvangen) Afsluiting (5 minuten) **************************************************************************************** NB: 5 minuten wissel pauze, zodat we het laatste deel van de vergadering gebruiken om een advies richting de commissies te formuleren dan wel met elkaar in gesprek te gaan over voorliggende onderwerpen. Voor afsluiting een korte rondvraag richting ambtelijke organisatie door de voorzitter. Jaarplan adviescommissie CF 2023 (december).docx
7 8
Voortgang controle accountant met adviescie C&F Rondvraag en sluiting •Verbeterpunten Gert Dijkstra. •Vergaderzaal komende vergaderingen
AGENDA Adviescommissie Controle en Financiën
15 december 2022 van 10.00-11.30/12.00 uur (burgemeesterskamer)
NB: vanwege commissie VBF in de avond is deze adviescommissie in de ochtend. Agendapunt 1 t/m 6 worden behandeld in aanwezigheid van de (medewerkers van) de afdeling Concernmanagement Financiën, Inkoop en Juridische Zaken/Concern Control, de voorzitter/secretaris van de Rekenkamer en de accountant.
Agendapunt 7 t/m 8 worden behandeld in aanwezigheid van de accountant. (2 min)
1. a. Opening en mededelingen. b. Vaststellen agenda.
(3 min)
2. Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst. (5 min)
3. Ingekomen stukken. •
Ingekomen raadsbrieven (zie cie VBF). Aandacht voor: o
•
Meerjarig analyse gemeenschappelijke begroting en realisatie.
Het Halfjaarverslag Concernaudit 2022/23 gaat in op:
o de realisatie van het door het college vastgestelde jaarplan Concernaudit;
o de belangrijkste uitkomsten van de afgeronde audit- en adviesopdrachten in de periode 1 april – 30 september 2022.
(15-30 min)
4. Raadsbrief managementletter accountant en reactie college
Dit betreft de jaarlijkse managementletter van de externe accountant die in de
adviescommissie wordt besproken. De reactie van het college is eveneens bijgevoegd. (15 min)
5. RV 2e/3e begrotingswijziging 2022
Jaarlijks zijn er drie technische begrotingswijzigingen die in de adviescommissie worden besproken. (5-10 min)
6. Vooruitblik jaarplan 2023 •
Sessie met studenten op 26 januari van 18.00-19.30 (zie mail). Wie is aanwezig? 1
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
•
Wintersessie vrijdag 3 februari 2023 (tijdstip volgt) op het stadskantoor. Wie is aanwezig?
•
Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt ingestemd met deze onderwerpen voor de volgende vergadering?
Do. 26 januari
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Verlenging accountant boekjaar 2023 (PM)
Update opdrachtbevestiging 2022 aanvullende regelingen (tijd: 5 minuten)
Sturen en verantwoorden (PM: geen informatie ontvangen)
Afsluiting (5 minuten)
****************************************************************************************
NB: 5 minuten wissel pauze, zodat we het laatste deel van de vergadering gebruiken om een advies richting de commissies te formuleren dan wel met elkaar in gesprek te gaan over voorliggende onderwerpen. Voor afsluiting een korte rondvraag richting ambtelijke organisatie door de voorzitter. (5-10 min)
7. Voortgang controle accountant met adviescie C&F (5 min)
8.
Rondvraag en sluiting. • •
Verbeterpunten Gert Dijkstra.
Vergaderzaal komende vergaderingen
2
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
1 30603.04 Presentatie interim-controle 2022 gemeente UtrechtR1.pptx
Managementletter 2022
Gemeente Utrecht
15 december 2022 Utrecht Rein-Aart van Vugt en Bob Leeuwenkamp
Managementletter 2022
Gemeente Utrecht
Interim-controle - Analyse en evaluatie van interne beheersomgeving, waaronder AO/IB - Inzicht in materiële processen: • Memoriaalboekingen en financiële verslaggeving; • Investeringen; • Grondexploitatie; • Inkopen (inclusief aanbestedingen) en betalingsverkeer; • Belastingen; • Salarissen; • Sociaal domein en uitkeringen sociale zaken; • Treasury; • Subsidieverstrekkingen; en • Overige opbrengsten: subsidie-, verhuur-, erfpacht- en parkeeropbrengsten. - Materialiteit: € 15.500.000. Wettelijk bepaald op 1% van de totale lasten, tussentijds op basis van de begroting en per jaareinde op basis van de jaarrekening Experiment intermediair-model - Deskundige derde (intermediair) - Betrokkenheid bij auditplan (start), managementletter (tussentijds) en accountantsverslag (jaareinde) - Conclusie managementletter: duidelijke link audit plan managementletter / positief over de inhoud van de managementletter (sluit aan bij verwachtingen) / geen aanpassing benodigd in ons controle-plan.
Ieder jaar een verdere verbetering van het controleproces: - Goede samenwerking met adviescommissie / directie / ambtelijk - Vorig jaar Project versterken accountantscontrole - Financiële processen in de basis op orde - Dit jaar van beide kanten vinger aan de pols op belangrijke aandachtspunten, zoals verantwoording en controle van de grondexploitatie, EU aanbesteding, SiSa (jaarlijkse stijging aantal regelingen) en uitgangspunten onderhoudsvoorzieningen
Managementletter 2022
Gemeente Utrecht
Aandachtspunten jaarrekening onderhanden: - Veel taken en opgaven voor gemeenten in een complexe tijd. - Positief dat Utrecht deze uitdagingen aan kan gaan, investeert in de interne beheersing en de basis op orde heeft - Dit jaar geen diepgaande IT audit, uw organisatie investeert in onze adviespunten van voorgaand boekjaar Thema’s - Realisatie van de ambities: spanningsveld op gebied van capaciteit. Realisatiekracht in balans brengen met ambities - Verdere verbetering van de kwaliteit van bestuurlijke informatievoorziening (geïnformeerd vertrouwen) - Centrale kaders bij een decentrale besturingsfilosofie ten aanzien van documenten met integraal karakter en (fraude)risicomanagement. - Budgetrecht raad (kredieten) - Door-ontwikkelen en investeren in IT omgeving zowel ten aanzien van beveiliging (cybersecurity) en diensten aan de burger
Algemene thema’s - Rechtmatigheidsverantwoording in 2023, dit boekjaar pilotjaar - Frauderisicomanagement, primair decentraal georganiseerd: aandachtspunten worden meegenomen in de (door)ontwikkeling richting rechtmatigheidsverantwoording. Aandacht voor centraal samenbrengen en monitoren van frauderisico’s - Verdere uitbreiding aantal SiSa-regelingen
Managementletter 2022
Gemeente Utrecht
Belangrijke aandachtsgebieden - Waardering van de grondexploitatie en specifiek grondexploitatiecomplex Leidsche Rijn, actuele stand robuuste posten en nieuw geopende grondexploitaties. Aandacht voor inflatie, kosten- en opbrengstenstijging - Europese aanbestedingen: vorig jaar een afwijking van € 3,5 miljoen en een doorwerkende fout in huidig boekjaar. Verwachting ambtelijke organisatie: niet materieel, wel hoger dan vorig jaar. - SiSa: circa 60 regelingen volgens concept verantwoordingslijst 2022, meer dan 100 beschikkingen - Verlofsparen met ingang van 2022 - Indexering wethouderspensioenen - Omgevingswet: faciliterende grondexploitaties
2 Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst 1 Adviescommissie C&F 17-11-2022.docx
VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN
17 november 2022 van 21.00-22.00 uur Burgemeesterskamer Stadhuis
Adviescommissie: Jantine Zwinkels (voorzitter), Bina Chirino, Gert Dijkstra, Meike Hellevoort, Esma Kendir, Ruud Maas, Margreet Ramaker, Joost Vasters, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit)
Overige deelnemers: Jasmin Grundauer (manager concernaudit), Joric van der Kolk (beleidsadviseur), Gerth Molenaar en Paul Venhoeven (Rekenkamer), Katie Zwetsloot (CFO), Rein-Aart van Vugt en Niels Fritz (Deloitte)
Niet aanwezig: Cees Bos en David Bosch
1. a. Opening en mededelingen
De voorzitter heet allen welkom en opent de vergadering die aansluitend aan de informatiebijeenkomst over de WAAVA plaatsvindt. b. Vaststellen agenda
De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (29-09-2022)
De vooraf ontvangen opmerkingen worden verwerkt. Met inachtneming daarvan wordt het
verslag goedgekeurd en aan de Commissie VBF gestuurd met het advies om het vast te stellen. 3. Ingekomen en verzonden stukken
Het definitieve Auditplan van Deloitte en de Raadsbrief Concernaudit zijn ter informatie bij de stukken gevoegd.
De heer Dijkstra heeft schriftelijk enige verbetervoorstellen ten aanzien van de
programmabegroting gedaan. Mevrouw Rijnders stelt voor om de notitie begin 2023 op de agenda te zetten, en om vooraf de meningen van de commissieleden te peilen via Teams.
Hiermee stemmen allen in. De heer Van Vugt adviseert om in het bijzonder de voor- en nadelen van de suggesties te beoordelen, en om ook te letten op de mogelijke consequenties. Vervolgens kan elke fractie een politieke afweging maken.
De Rekenkamer heeft een schriftelijke reactie gegeven op de Raadsbrief Uitvoeringsbrief
coalitieakkoord. De heer Venhoeven licht toe dat de Rekenkamer de raad ermee attent wil
maken op de controle op de uitvoering, en om in het bijzonder te letten op de doelstellingen
van het coalitieakkoord; dit geeft namelijk nauwelijks aan hoe doelstellingen gemeten kunnen worden. Uitvoering en nadere uitwerking zijn wel opgenomen in de P&C-cyclus, maar dat betekent niet per definitie dat de raad dan goed overzicht heeft. Daar moet de
uitvoeringsagenda concreter in zijn, vindt de Rekenkamer. Volgens mevrouw Zwetsloot is dit niet alleen de behoefte van de raad, maar ook van het college.
Pagina 1 van 4
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
4. Evaluatie nieuwe opzet Programmabegroting 2023
Voor de behandeling van dit onderwerp komt Joric van der Kolk in de vergadering; zie de
presentatie ‘Evaluatie Programmabegroting 2023’, bij vergaderstukken. Tijdens de zomersessie (26 augustus jl.) werd de samenhang van sturen en verantwoorden in de organisatie toegelicht en werd van gedachten gewisseld over de slag die de organisatie nog wil maken in de samenstelling van de begroting en de vormgeving van de beleidscyclus.
Uit de verzamelde feedback heeft de organisatie onder andere geconcludeerd dat de raadsleden bij voorkeur het pdf-document raadplegen vanwege de gemakkelijke doorzoekbaarheid en dat de programmadoelstellingen wel wat minder uitgebreid mogen. Daarnaast heeft de raad
behoefte aan inzicht in de oorzaak van verschillen tussen begroting en realisatie. In het proces
voor de programmabegroting 2024 zal een volgende stap worden gemaakt; er wordt goed gelet op betere leesbaarheid. Voorgenomen verbeteringen in de beleidscyclus komen steeds bij de Adviescommissie op de agenda.
Wat betreft de definities van doelstellingen merkt de heer Dijkstra op dat de discussie eigenlijk moet gaan over het niveau waar we naar streven. Het college denkt na over wat haalbaar is, en verwoordt dat in een doelstelling. Maar streven we naar ‘haalbaar’ of naar ‘wenselijk?’ Nemen
we genoegen met een 6,5 of richten we ons op een 8? Als je het streven naast het oordeel van de burger legt, wordt duidelijk waar nog werk te doen is.
Een paar weken geleden hebben de leden een evaluatieformulier toegestuurd gekregen; drie personen gaven een reactie. De heer Van der Kolk ontvangt de ontbrekende reacties graag alsnog.
a. Welk onderdeel van de Programmabegroting 2023 raadpleegt u het meest?
Velen bekijken als eerste de hoofdlijnen (blz. 5-15) en de tabellen (vanaf blz. 400). De tabellen
worden als inzichtelijk ervaren. Anderen kijken eerst naar de hoofdlijnen, daarna naar de doelen en ten slotte naar de uitwerkingen en de tabellen. Voor de nieuwe raadsleden was de begroting
een ontmoedigend dik pak papier; zij waren blij met de leeswijzer van de accountant. Sommige raadsleden zijn vanuit hun werk gewend om eerst naar de cijfers te kijken; in de gemeentelijke programmabegroting krijgt de beleidscyclus een te prominente plaats naar hun smaak. Velen
vonden het ook zinvol om nu eens een compleet overzicht te hebben van alles wat er in de stad gebeurt en wat dat kost.
Wat langer zittende raadsleden kregen ooit advies om vooral de tweede bestuursrapportage
goed te bestuderen; deze bevat meer feitelijke informatie. Een vergelijking van de Voorjaarsnota en de tweede bestuursrapportage levert veel inzicht op.
Pagina 2 van 4
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
b. Welke (financiële) informatie uit de Programmabegroting 2023 helpt u het meest om te sturen?
Een van de leden noemt de afwijkingen bruikbaar in dit verband, hoewel de onderbouwing niet altijd even duidelijk was. Dit riep veel vragen op. Opnieuw bewezen de tabellen die de
hoofdlijnen aangeven hun nut. Vanwege het aantreden van een nieuwe coalitie had de raad
toegang tot informatie over de coalitieonderhandelingen. Dit gaf een beeld van keuzes die juist niet werden gemaakt, en waarom niet; de programmabegroting bevat die informatie doorgaans niet.
Het is nieuwe raadsleden opgevallen dat de algemene toelichtingen nogal wat informatie
bevatten over trends, maar dat het verband met bijbehorende uitgaven niet altijd gemakkelijk te leggen was. Het zou duidelijker zijn als er een verwijzing naar de cijfers opgenomen zou
worden in de tekst, maar ook informatie over behoeften in de stad waarin de gemeente niet kan voorzien.
c. Wat vindt u van de balans in de Programmabegroting 2023 tussen financiële informatie en inhoudelijke informatie over de programma’s?
Wat betreft informatie over afwijkingen en risico’s geven de tabellen meer inzicht dan de tekst. Voor de meeste leden lijkt het logischer als de toelichtende teksten ná de tabellen worden
gezet. De programmabegroting bevat veel tekst op hoofdlijnen, maar dat was dan zó algemeen dat daar nauwelijks iets uit te halen was. Wat dat betreft bieden de inhoudelijke brieven meer houvast. Wat de leden betreft kan de inleidende tekst beperkt blijven; de korte toelichtingen worden gewaardeerd.
d. Wat vindt u van de inhoudelijke toelichting op de programma’s (ambitie, doelstellingen, activiteiten?
Die inhoudelijke toelichtingen bieden toegevoegde waarde. De definitie van ‘doelstelling’ is nog
niet duidelijk genoeg, waardoor de juistheid van de doelstelling of indicator niet beoordeeld kan worden.
e. Welke informatie mist u in de Programmabegroting 2023?
De leden missen vooral informatie over wat niet kan, of welke pijnlijke keuzes er werden
gemaakt. Er is behoefte aan meer informatie over de politieke afwegingen. Daarnaast wil men meer informatie hebben over de uitvoeringskracht van de gemeente, met het oog op de
onderbestedingen. Historische informatie wordt ook gemist (hoe heeft een programma zich de laatste jaren ontwikkeld).
f.
Hoe leest u de begroting, via de website of de pdf?
Er is voorkeur voor het pdf-document vanwege de betere doorzoekbaarheid.
Pagina 3 van 4
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
Vervolg
In december a.s. kan de raad de Raadsbrief Sturen & Verantwoorden verwachten. Het onderwerp
komt in de vergadering van 26 januari a.s. opnieuw op de agenda. De inbreng wordt gebruikt bij de samenstelling van de programmabegroting 2024; hierover wil de afdeling graag met de
Adviescommissie doorpraten in een ‘wintersessie’. Daarvoor wordt een extra bijeenkomst op een vrijdag ingepland.
5. Volgende vergadering en vooruitblik jaarplan 2023
De vergadering van 15 december a.s. wordt verplaatst van 20.00 uur naar 10.00 uur. Leden die dan verhinderd zijn, mogen een vervanger sturen. In de vergadering van januari a.s. staat de MPR op de agenda.
6. Rondvraag en sluiting
Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De voorzitter sluit de vergadering.
Pagina 4 van 4
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
3 Ingekomen en verzonden stukken 1 Halfjaarverslag 2022-23 Concernaudit definitief.pdf
Halfjaarverslag Concernaudit April 2022 – September 2022
Manager Concernaudit 19 oktober 2022
Inhoudsopgave Managementsamenvatting Aandachtsgebieden Concernaudit Afgeronde auditopdrachten Afgeronde adviesopdrachten Digitale innovaties en innovatietrajecten Status onderhanden opdrachten 2022/23 Management van de interne audit functie
2
Managementsamenvatting (1/2) Uitvoering van het jaarplan ligt op schema
Teamsamenstelling en verdere professionalisering
De medewerkersfluctuatie en het ziekteverlof binnen Concernaudit was bovengemiddeld in het afgelopen anderhalf jaar. Dit heeft een negatieve impact gehad op de doorlooptijd en de afronding van een significant aantal audits van het jaarplan 2021/22. Deze audits zijn naar het auditjaar 2022/23 doorgeschoven.
Met de huidige teamsamenstelling hebben we een stabiele basis en de juiste competenties om verder te kunnen bouwen aan een moderne en innovatieve auditfunctie. Daardoor kunnen wij met onze onderzoeken en adviezen waarde toevoegen aan de organisatie en helpen bij het realiseren van de strategische doelstellingen. Op dit moment heeft Concernaudit nog één openstaande vacature.
De verwachting is dat alle doorgeschoven audits in Q4 2022 afgerond zullen zijn. Gebaseerd op de huidige stand van zaken, zijn we positief dat we het door het college vastgestelde auditplan 2022/23 kunnen realiseren.*
In het kader van het verder professionaliseren van de interne auditfunctie, hebben we een aantal initiatieven rondom de thema’s strategie, communicatie, netwerk, impact en gemeentelijk inzicht opgestart. Deze zijn op pagina 5 verder uitgewerkt.
*De manager Concernaudit heeft besloten twee rapporten niet uit te brengen door kwaliteitsoverwegingen, zie pagina’s 7 en 9.
Onze IT auditor is ‘Jonge Ambtenaar van het Jaar’ in Utrecht We zijn heel erg trots dat Aleksandra Drazilovic, een van onze IT auditors, de prijs van de jonge ambtenaar van het jaar 2022 van de gemeente Utrecht heeft gewonnen. Dit is een geweldige promotie voor ons team en een belangrijke ‘employer branding’ factor. 3
Managementsamenvatting (2/2) Uitgelicht: Digitalisering door gebruik van Artificial Intelligence (AI) Van de vele positieve observaties willen we een AI project uitlichten. Door het gebruik van deze technologie in de vorm van een chatbot bij Publiekszaken wordt de communicatie met de bewoners verder gedigitaliseerd. Dit levert een belangrijke bijdrage aan de realisatie van de strategische doelstelling “digitale stad” en aan een efficiëntere bedrijfsvoering. De chatbot wordt continu verbeterd in samenwerking met verschillende gemeentes. De positieve observaties en verbetermogelijkheden uit onze audit hebben we met de samenwerkingspartners gedeeld.
Gemeentebrede verbetermogelijkheden Op basis van de afgeronde audits dit jaar zien we gemeentebrede verbetermogelijkheden op de volgende vlakken: Follow-up van lang lopende verbeterprojecten vraagt structurele aandacht en prioritering van het management • Eigenaarschap, vastlegging, timemanagement en periodieke monitoring Bedrijfsvoerings- en primaire processen • Formalisatie, implementatie en monitoring van kaders en richtlijnen als ‘enabler’ voor robuuste processen • Volledigheid en kwaliteit van gearchiveerde dossiers
Verantwoord omgaan met nieuwe technologieën Voor het veilige gebruik van nieuwe technologieën is onder andere samenwerking en kennisdeling tussen vak experts nodig. Dit doen wij door deel te nemen aan PWC’s Tomorrow 2.0 programma, waar het thema ethiek bij het gebruik van AIoplossingen centraal staat.
Voor het aanpakken van bovengenoemde verbetervoorstellen heeft het management reeds stappen genomen • Het opstarten van het project ‘De Utrechtse Standaard’ in Q2 • Het opstellen van een nieuw raamwerk ‘Sturen en verantwoorden’ • Het vaststellen van een verbeterplan voor informatiebeheer op basis van het adviesrapport van Doxis 4
Concernaudit heeft stappen gemaakt in ... Strategie • De analyse van het coalitieakkoord en waarborging van prioriteiten, essentiële zaken en gerelateerde risico’s in de scope van de audits. • Het uitvoeren van een self-assessment (nulmeting) van de Concernaudit functie door middel van het ‘internal audit ambition model’ van het Instituut van Internal Auditors (IIA). • Het ontwikkelen van een strategisch personeelsplan die de behoefte van een moderne auditfunctie vervult door het toepassen van de Utrechtse ontwikkelmatrix.
Netwerk • Het onderhouden en uitbreiden van de samenwerking met de Utrechtse Rekenkamer. • Het uitbreiden en versterken van de samenwerking en benchmarking met de G4 en andere interne auditafdelingen.
Kennisdeling en samenwerking • Het onderhouden en opbouwen van relaties waardoor we op de hoogte blijven van de ontwikkelingen binnen de gemeentelijke organisatie. Hiervoor nodigen wij regelmatig diverse gastsprekers uit de organisatie uit voor kennisdeling en om mogelijke samenwerking te verkennen.
Communicatie • Het verbeteren van de communicatie met auditees, onder andere door het uitbrengen van een nieuw rapportage template. De nieuwe vorm van rapporteren speelt in op de informatiebehoefte van diverse stakeholders en verhoogt de leesbaarheid door informatie voor besluitvorming te visualiseren. • Het introduceren van ‘kick- off’ en ‘closing’ meetings om eigenaarschap en verantwoordelijkheden bij het uitvoeren van audits te verduidelijken en verwachtingen van de audits en resultaten beter te managen.
Impact • Het introduceren van surveys om onze dienstverlening continu te verbeteren. Deze surveys worden uitgezet na afronding van alle audits om feedback bij de auditees op te halen. • Het opstellen van een ‘assurance map’ die alle auditactiviteiten met betrekking tot de gemeente Utrecht, zowel intern als extern, visualiseert. Het doel van deze map is enerzijds het voorkomen van overlap in auditactiviteiten en anderzijds het optimaal benutten van alle conclusies en aanbevelingen voor het risicomanagementproces en voor het opstellen van ons jaarplan.
5
Audit Samenvatting van de afgeronde auditopdrachten
Audits (1/5) 1. Onderwijshuisvesting (Organisatieonderdeel: Vastgoedorganisatie Utrecht)
Wij hebben een audit uitgevoerd naar het proces van onderwijshuisvesting, waarbij de school de bouwheer is en de Vastgoed Organisatie Utrecht (VGU) een toetsende rol heeft. Het proces rondom betalingen aan schoolbesturen bleek onvoldoende robuust. Daardoor bestaat het risico dat betalingen niet rechtmatig geautoriseerd worden. Daarnaast kan de efficiëntie van processen en de documentatie van projectdossiers sterk verbeterd worden. Ook de vele personeelswisselingen bij VGU zijn een aandachtspunt met betrekking tot de continuïteit van de bedrijfsvoering. We hebben verschillende aanbevelingen met het management gedeeld om het proces van onderwijshuisvesting te verbeteren en hieraan gerelateerde risico’s voor de toekomst te mitigeren. 2. Erfpacht (Organisatieonderdeel: Ontwikkelorganisatie Ruimte (OOR)) Bij OOR hebben wij een audit uitgevoerd naar de realisatie van het verbetertraject van het erfpachtbedrijf. Dit verbetertraject heeft als doel om betrokken processen te optimaliseren en duidelijkheid te krijgen over (de inzet van) de benodigde capaciteit en budgetten. We hebben vastgesteld dat het verbetertraject nog niet volledig was afgerond en hebben daarom in de audit gefocust op een belangrijk data-aspect; de koppeling van het interne registratiesysteem SAP Real Estate met de basisregistratie van het Kadaster.
Met deze koppeling wil OOR een overzicht verkrijgen van alle percelen die in erfpacht zijn uitgegeven door de gemeente. We hebben de koppeling gecontroleerd en vastgesteld dat er geen informatie verloren gaat. Dit is belangrijk voor de data-integriteit. Daarnaast hebben we een aantal verbeterpunten voor de koppeling aangedragen.
3. Behandeling van Schadeclaims (Organisatieonderdeel: FIJ – Juridische Zaken) De manager Concernaudit heeft na consultatie met een interne onafhankelijke vak expert binnen Concerncontrol besloten om het auditrapport Schadeclaims niet uit te brengen, ondanks de reeds geleverde inspanningen. Het auditproces voldoet niet aan de minimum kwaliteitseisen van de beroepsorganisatie (The Institute of Internal Auditors). Met name de aspecten auditor competenties, scope versus daadwerkelijk geleverd product en de onderbouwing van bevindingen scoren onvoldoende. We hebben binnen Concernaudit inmiddels maatregelen getroffen om de nodige kwaliteit van onze audits te waarborgen.
7
Audits (2/5)
4. Vervolgonderzoek risicobeheersing samenwerkingsverbanden (Organisatieonderdeel: Financiën, Inkoop en Juridische zaken) In december 2020 heeft Concernaudit het onderzoeksrapport “Risicobeheersing samenwerkingsverbanden” opgeleverd. De belangrijkste bevindingen hierin waren het ontbreken van een eenduidig begrippenkader en een registratiesysteem voor adequate risicobeheersing en monitoring van samenwerkingen met derde partijen. In de Directieraad zijn de bevindingen en adviezen van het onderzoeksrapport onderschreven, is er een plan van aanpak vastgesteld en is besloten dat de verbeteracties in Q2 2022 afgerond moeten zijn. Concernaudit heeft in Q1 2022 een vervolgonderzoek uitgevoerd. We hebben geconcludeerd dat het plan van aanpak slechts beperkt is uitgevoerd. De langdurige afwezigheid van de projectleider en van één business controller zijn hier mede de oorzaak van. Het eigenaarschap van het plan van aanpak is momenteel niet duidelijk belegd. Het management heeft aangegeven dit onderwerp opnieuw op de agenda te zetten en met prioriteit te behandelen.
8
Audits (3/5) 5. 213a onderzoek: Veerkracht en gelijke kansen (Organisatieonderdeel: Werk en Inkomen, Volksgezondheid)
Zoals vastgelegd in het jaarplan 2021/22, heeft Concernaudit in opdracht van het College van Burgemeester en Wethouders onderzoek gedaan naar de strategische doelstelling ‘Veerkracht en gelijke kansen’ (VGK) op grond van artikel 213a van de Gemeentewet. Tijdens dit onderzoek is beoordeeld in welke mate het college erin geslaagd is om doelmatig en doeltreffend uitvoering te geven aan deze doelstelling. In het rapport worden deelopgaven geanalyseerd en onze conclusie hiervan is dat Utrecht vanuit de opgaven waardevolle resultaten behaalt door een constructieve samenwerking met de stad. Er zijn veel initiatieven en er is een positieve wisselwerking met de partners. Echter, er zijn ook uitdagingen om de impact van alle inspanningen op VGK in het sociaal domein goed te kunnen vaststellen, monitoren en meten. Gebaseerd op onze aanbevelingen en op eerdere uitkomsten van de visitatie, richt het management zich inmiddels op de doorontwikkeling van de wijze van sturen en op het monitoren van de impact van de VGK inspanningen. De focus van de opgaven wordt aangescherpt met de formulering van concrete doelen, eigenaarschap, effecten en beoogde impact. Dit sluit ook aan bij de verbetering van de P&C cyclus, waar de gemeente momenteel aan werkt in overleg met de Adviescommissie Controle en Financiën. 6.
213a onderzoek: Thuis voor iedereen (Organisatieonderdeel: Ruimte, Maatschappelijke Ontwikkeling) De manager Concernaudit heeft na consultatie met interne, onafhankelijke vak experts binnen Concerncontrol en Strategie en Public Affairs besloten geen vervolg te geven aan de audit ‘Thuis voor iedereen’. Besloten is om hierover geen rapport uit te brengen, ondanks de reeds geleverde inspanningen. Het tot nu gevolgde auditproces voldoet niet aan de minimum kwaliteitseisen van onze beroepsorganisatie (The Institute of Internal Auditors). Afronding zou een buitenproportionele inspanning van capaciteit vragen. Dit is niet in lijn is met de toegevoegde waarde die dit onderzoek zou leveren. De redenen hiervoor zijn de gekozen onderzoeksperiode (2018-2021), die inmiddels gedateerd is, de relatief brede onderzoeksscope, en een gebrek aan een gestructureerde en systematische auditaanpak en -documentatie. We hebben binnen Concernaudit inmiddels maatregelen genomen om de nodige kwaliteit van onze audits te waarborgen.
9
Audits (4/5) 7. Logisch toegangsbeheer SAP Inkoop- en financiële module (Organisatieonderdeel: Overstijgend) De audit naar het proces logisch toegangsbeheer SAP Inkoop- en financiële module heeft uitgewezen dat het proces nog niet aantoonbaar in control is. De oorzaak hiervan is het gebrek aan eigenaarschap en beperkte capaciteit binnen SAP beheer, Domstad IT. Verbeteringen zijn reeds doorgevoerd, onder andere door het opnieuw opstellen van het logisch toegangsbeleid waarin de geactualiseerde beheersmaatregelen zijn opgenomen. Dit gebeurt in samenwerking met de afdelingen Financiën, Inkoop en SAP beheer. 8. Werken 3.0 – Configuratiemanagement Laptops (Programma Werken 3.0)
De bevindingen van de audit vallen uiteen in specifieke punten gericht op het configuratiemanagement van laptops en algemene punten ten aanzien van het gehele configuratiemanagementproces. Voor alle configuratiemanagement processtappen (registratie, beheer, statusbewaking en verificatie) zien we voor laptops verbeteringen. Echter, de risico’s worden nog onvoldoende gemitigeerd. De belangrijkste bevinding voor het gehele proces is dat het management onvoldoende zicht heeft op de in gebruik zijnde IT middelen (hardware en software) en de onderlinge relaties van deze middelen. Hierdoor bestaat het risico dat het management onvoldoende kan sturen op informatiebeveiliging, bijvoorbeeld wanneer de gemeente doelwit is geworden van een cyberaanval. Het management van Domstad IT herkent de aanbevelingen en gaat hiermee aan de slag. 9. Follow-up audit opvolging bevindingen Rekenkamer (Organisatieonderdeel: Overstijgend) De follow-up audit heeft betrekking op de status van de opvolging bevindingen van het Rekenkamerrapport ‘Zo sterk als de zwakste schakel’. Dit was een onderzoek naar de informatieveiligheid bij de gemeente Utrecht. De audit heeft uitgewezen dat de opvolging van bevindingen in gang is gezet, maar de organisatie tegen diverse uitdagingen en knelpunten aanloopt.
Het ontbreken van adequate projectgovernance, beperkte sturingsinformatie naar het management en afhankelijkheden van lopende organisatiebrede projecten zoals Werken 3.0 vormen een belemmerende factor. Tot op heden zijn mede hierdoor een groot aantal bevindingen nog niet opgevolgd, waaronder bevindingen met betrekking tot kritieke of hoge informatiebeveiligingsrisico’s. De aanbevelingen worden herkend door het management en zullen verder worden opgevolgd. 10
Audits (5/5)
10. Wigo4it (Samenwerkingsverband G4) Wigo4it is een coöperatie van de gemeenten Amsterdam, Rotterdam, Den Haag en Utrecht (hierna: G4 genoemd). Wigo4it ontwerpt, ontwikkelt, beheert en onderhoudt ICT-applicaties en bijbehorende IT-infrastructuur ten behoeve van de sociale diensten van de G4. In opdracht van Wigo4it voeren de G4 jaarlijks een audit op de General IT Controls (GITC) uit. Begin 2022 heeft WiGo4IT besloten de bestaande Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)-audit en de gezamenlijke GITC-audit te combineren tot één audit. Deze audit zal niet door de G4 maar door de huidige BIO-auditor worden uitgevoerd. Dit betekent dat deze audit geen vervolg krijgt.
11. Privacy audit bodycams (Organisatieonderdeel: Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) De gemeente Utrecht is goed op weg met het inrichten en uitvoeren van privacy beheersmaatregelen met betrekking tot bodycams. Tijdens deze audit is geconstateerd dat aandacht nodig is voor groei naar een volwassenere interne beheersing waarbij deze beheersmaatregelen structureel aantoonbaar worden uitgevoerd. Verbeterslagen zijn te realiseren voor de stappen ‘dragen’, ‘verzamelen’, ‘retentie’ en ‘verwijderen’ van persoonsgegevens. Het risico is dat de gemeente nog niet volledig voldoet aan de AVG wet- en regelgeving wat kan leiden tot boetes en/of reputatieschade voor de gemeente. Het management van VTH heeft aangegeven om de bevindingen op te volgen en heeft hiermee reeds een start gemaakt.
11
Rechtmatigheidsverantwoording Concernaudit heeft een toetsende rol bij de rechtmatigheidsverantwoording en voert zelf werkzaamheden uit op twee gemeentebrede processen (inkopen & aanbesteden en subsidies).
Tot september 2022 heeft een extern ingehuurde projectleider alle afdelingen van de gemeente ondersteund bij het op maat maken van de rechtmatigheidsverantwoording.
De opzet voor de interne controles is grotendeels gereed. Implementatie van consequente uitvoer van de controles blijft een aandachtpunt. Met uitstel van de wetgeving heeft de gemeente hier meer tijd voor gekregen.
Wettelijk kader De wetswijziging, Wet versterking decentrale rekenkamers, waarin de verantwoording van het college over de rechtmatigheid is beschreven, is aangenomen door de Tweede Kamer, maar moet nog behandeld worden door de Eerste Kamer. De verwachting is dat de wet in werking treedt op 1 januari 2023. De gemeente Utrecht wil wel al een verantwoording over het jaar 2022 opstellen.
Concernaudit vormt samen met Concerncontrol en Financiën de werkgroep Rechtmatigheidsverantwoording. Met de externe accountant stemmen wij periodiek af hoe de totstandkoming en documentatie van de rechtmatigheidsverantwoording verloopt. Vervolgstappen
Uitgevoerde werkzaamheden De organisatieonderdelen hebben per relevant proces een verbijzonderd intern controleplan (VIC-plan) opgesteld. Concernaudit heeft deze plannen beoordeeld en adviseert over verbetering van deze plannen. Concernaudit heeft zelf de VIC-plannen opgesteld voor de processen ‘subsidies’ en ‘inkopen en aanbesteden’. Aangezien dit gemeente brede processen zijn, voert Concernaudit hiervoor de werkzaamheden uit.
De gemeente gebruikt 2022 als een proefperiode om te komen tot een goede rechtmatigheidsverantwoording in 2023. Concernaudit heeft hierover nauw contact met andere gemeentes om kennis te delen en ‘best practices’ uit te wisselen. Concernaudit zal een toets uitvoeren op de kwaliteit van de door de organisatieonderdelen uitgevoerde VIC’s en zal verbetermogelijkheden terugkoppelen. 12
VIC’s Rechtmatigheidsverantwoording Concernaudit voert VIC’s uit voor onderstaande twee gemeentebrede processen met grote financiële impact. De accountant maakt gebruik van onze werkzaamheden voor deze VIC’s bij de jaarrekeningcontrole. 1. Inkopen en aanbesteden: (Organisatieonderdeel: Overstijgend) Concernaudit heeft de analyse op inkopen en aanbesteden over 2021 afgerond. De onrechtmatigheden voor het niet naleven van Europese Aanbestedingsregels zijn toegenomen t.o.v. 2020, maar nog ruim binnen de foutenmarge. 66 % van deze onrechtmatigheden in 2021 betreft één crediteur binnen het organisatieonderdeel Ruimte. Dit is ontstaan door het verstrekken van nieuwe opdrachten aan de crediteur na afloop van het bestaande contract. De onrechtmatigheid is bekend bij het management en verbeteracties zijn in gang gezet. Voor de jaarrekening 2022 zijn voor deze crediteur nog onrechtmatigheden te verwachten vanwege al eerder aangegane onrechtmatige verplichtingen. De werkzaamheden voor de analyse op inkopen en aanbesteden over 2022 zijn gestart. Het VIC-plan is bijgewerkt en de eerste controlewerkzaamheden hebben plaatsgevonden. Naast de controle door middel van een steekproef op alle crediteuren, worden hierbij integrale controlewerkzaamheden uitgevoerd op de doorwerking van in 2021 geconstateerde onrechtmatigheden. Dit gebeurt in afstemming met de externe accountant. 2.
Subsidies (Organisatieonderdeel: Overstijgend) Vanaf 2022 voert Concernaudit de VIC werkzaamheden voor subsidies uit. Concernaudit heeft een VIC-plan opgesteld en een lijncontrole op drie subsidievarianten uitgevoerd. Daardoor is de opzet en het bestaan van de processen vastgesteld. De bevindingen zijn afgestemd met het management van het subsidiebureau. In afstemming met de externe accountant starten in oktober de gegevensgerichte controlewerkzaamheden voor subsidies.
13
Advies Samenvatting van de afgeronde adviesopdrachten
Adviesopdrachten Data support & advies
Concernaudit heeft declaratierapporten gecontroleerd
Intern onderzoek t.b.v. integriteitsschendingen
Europese subsidies
Met data-extracties uit meerdere systemen en bijbehorende analyses ondersteunden we een onderzoek rondom potentiële niet-integere handelingen van een medewerker.
Wij hebben voor de subsidie projecten School Chance en Reduces de declaratierapporten gecontroleerd. Hiervoor zijn geen bijzonderheden te melden.
Data support & advies We hielpen verschillende organisatieonderdelen door mee te denken over het inrichten, uitvoeren en automatiseren van steekproeven. Dit heeft de kwaliteit van de interne controle op belangrijke processen, zoals personeel en betalingen, versterkt.
15
Innovatie Toelichting op digitale innovaties en innovatietrajecten
Toepassing van digitale innovaties De innovatielijn van Concernaudit heeft als doel ervoor te zorgen dat audits efficiënter en vollediger uitgevoerd kunnen worden. Innovaties worden via twee sporen ingezet, namelijk als: 1. Ondersteuning van lopende audits; 2. Zelfstandige innovatieprojecten door identificatie en het testen van: a) Nieuwe methoden om toe te passen binnen audits b) Nieuwe objecten om te auditen
Data-analyse tooling
Caseware IDEA
R
Process Gold
Toepassen op Data in de vorm van logging uit informatiesystemen
Voor de innovaties werken we met data-analyses, process mining en tekst mining. Hiervoor gebruiken we de volgende data-analyse en process mining tools: • Caseware IDEA, R en ProcessGold Deze methoden en tools zorgen voor hogere betrouwbaarheid van de audits doordat grote hoeveelheden data uit logboeken en systemen geanalyseerd kunnen worden. De steekproef wordt hiermee overbodig. Daarnaast automatiseren wij controlewerkzaamheden, wat tot een efficiënt auditproces leidt.
Van log data naar visualisatie
Process mining passen wij veelvuldig toe. Hiermee wordt met log data het verloop van processen in kaart gebracht en getoetst. Deze analyses delen wij met de organisatie via dashboards. Meerdere specifieke minings worden inmiddels periodiek uitgevoerd. Dit is een belangrijke stap richting continuous monitoring. Middels periodieke monitoring wordt het management in staat gesteld om snel en adequaat te reageren op tekortkomingen in het proces. Op de volgende pagina’s worden de innovatietrajecten van het afgelopen half jaar toegelicht.
17
Innovatietrajecten Audit toepassing nieuwe Artifical Intelligence (AI) technologie De gemeente Utrecht implementeerde begin 2021 een chat bot, de digitale assistent ‘Gem’. Door Gem wordt de communicatie met de bewoners verder gedigitaliseerd door het toepassen van AI. Bijvoorbeeld het beantwoorden van vragen over paspoorten en rijbewijzen. Gem wordt ontwikkeld binnen een samenwerkingsverband tussen verschillende gemeenten en werkt volgens het Common ground principe, Dit laatste is een initiatief om de informatievoorziening van gemeenten collectief eenvoudiger, flexibeler en slimmer in te richten.
Netwerk Artificial Intelligence Voor een veilige toepassing van nieuwe technologieën, zoals AI, is samenwerking en kennisdeling met experts nodig. Op uitnodiging van PricewaterhouseCoopers (PWC) namen wij deel aan het Tomorrrow 2.0 programma. Dit is een internationaal netwerk van experts uit verschillende bedrijfssectoren en overheidsinstanties. Tijdens onze bijeenkomsten hebben we kennis uitgewisseld over de uitrol van AI en de daarmee samenhangende ethiek vraagstukken.
Concernaudit was de eerste partij binnen het samenwerkingsverband die de uitdaging aanging om deze AI-toepassing te auditen. Gem is een chat bot in ontwikkeling. Het huidige volwassenheidsniveau past bij de pilotfase van een nieuwe technologie. Onze hoofdaanbevelingen hebben betrekking op het toegangsbeheer en het vastleggen van medewerkerscompetenties. Het management heeft positief op het rapport gereageerd en gaat met de aanbeveling aan de slag. Wij hebben het rapport voor kennisdeling met onze partners van het samenwerkingsverband gedeeld.
18
Innovatietrajecten – process minings Raadplegen van het Basisregistratie Personen (BRP) en verstrekken reisdocumenten
SAP: proces bestellen t/m factuurafhandeling
Voor Publiekszaken voerden wij onderstaande twee process mining projecten uit. Hiervoor worden dashboards periodiek geüpdatet met nieuwe data. Dit maakt het mogelijk de processen over tijd te monitoren
Voor het organisatieonderdeel Financiën hebben we een process mining ontwikkeld om het proces bestellen tot en met factuurafhandeling te monitoren. Hiervoor bewandelen we twee wegen:
1. In de mining ‘raadplegen BRP’ werden verwachtingen getoetst en inzichten verschaft over 1) welke functionarissen raadplegingen verrichtten en 2) afwijkende patronen van raadplegen. 2. De mining ‘verstrekken van reisdocumenten’ betrof een uitbreiding van een eerder uitgevoerde mining. Beide minings helpen het management ongewenst gedrag tijdig te signaleren en hiervoor adequate maatregelen te nemen.
1) de jaarlijkse process mining over dit proces welke is afgerond over boekjaar 2021. 2) het doorontwikkelen van dit project. Daarbij hoort het inhoudelijk aanscherpen van analyses, de mining vaker uitvoeren en waar mogelijk de uitvoering van specifieke onderdelen overdragen aan het organisatieonderdeel Financiën. Deze mining helpt het organisatieonderdeel Financiën onrechtmatige transacties eerdere te identificeren en te corrigeren.
Inrichten process mining subsidies
We beogen een process mining op het subsidie proces in te richten. Daarvoor is toegang tot de data van het subsidiesysteem Easyfunders (EF) nodig. EF is een cloudapplicatie en voor de toegang tot de data is nog geen gestandaardiseerde oplossing binnen Domstad IT beschikbaar. Daarom loopt dit project vertraging op. Inmiddels is er voor Concernaudit een eerste tussentijdse oplossing ingericht voor de datatoegang, welke binnenkort getest kan worden. Deze process mining draagt bij aan het identificeren van onregelmatigheden binnen het subsidieproces.
19
Status onderhanden opdrachten uit jaarplan 2022-2023 Vooronderzoek
Opdrachtbeschrijving afgestemd
Veldwerk afgerond
Bevindingen afgestemd
Conceptrapport aangeboden
In afwachting van managementreactie
Wet politiegegevens 2022 Cameratoezicht Omgevingswet Fraudepreventie kwetsbare processen Rechtmatigheidsverantwoording: Inkopen en aanbesteden
Rechtmatigheidsverantwoording: Subsidies Projectbeheersing risicovolle projecten Evaluatie zorgpartners Audit Archeologisch bedrijf Digitale transitie Klantgericht samenwerken In Ketens (KIK) Logische Toegangsbeheer SAP HR
20
Management van de interne auditfunctie Onafhankelijkheid
Belangenverstrengeling
De Manager Concernaudit heeft vastgesteld dat de benodigde onafhankelijkheid van Concernaudit is gewaarborgd:
Potentiële belangenverstrengeling wordt periodiek getoetst door de manager Concernaudit. Tussen 1 April 2022 en 30 September 2022 heeft belangenverstrengeling zich niet voorgedaan.
• De Manager Concernaudit rapporteert aan een dusdanig hoog niveau in de organisatie waardoor Concernaudit in staat is om haar verantwoordelijkheden te kunnen nakomen. • De Manager Concernaudit heeft een directe communicatielijn met de Gemeentesecretaris, de Wethouder en de Adviescommissie Control & Financiën.
Belangenverstrengeling vindt plaats op het moment dat een auditor, die een vertrouwenspositie bekleedt in haar functie, een ander professioneel of persoonlijk belang heeft. Tegengestelde belangen kunnen het onpartijdig uitoefenen van de auditfunctie bemoeilijken. Door belangenverstrengeling kan een ongepast beeld ontstaan welke het vertrouwen in de interne auditor en haar audit activiteiten kan schaden.
Middelen en budget • Concernaudit heeft voldoende middelen (capaciteit en budget) om het interne audit plan 2022/23 uit te voeren.
• Concernaudit zal het interne audit plan 2022/23 afronden binnen het vastgestelde budget.
Permanente educatie Auditors met certificaten en beroepslidmaatschappen die bijbehorende onderhoudseisen in het kader van ‘Permanente Educatie’ stellen, zullen de benodigde trainingen en/of cursussen volgen om hieraan te voldoen.
Quality assurance en verbeterprogramma Concernaudit is bezig met het opstellen van een ‘Quality Assurance and Improvement Program’ (QAIP). In Q4 2022 zal hiervoor een interne kwaliteitstoets op de auditfunctie plaatsvinden. Op basis van de uitkomsten zullen meer stappen richting verbetering en professionalisering worden gezet. Een QAIP maakt het mogelijk te evalueren of de interne auditactiviteiten plaatsvinden conform de standaarden en ‘code of ethics’ van het Instituut van Internal Auditors (IIA). Het programma toetst ook de efficiëntie en effectiviteit van de interne audit activiteiten en brengt ruimte voor verbetering aan het licht.
21
4 Raadsbrief managementletter accountant en reactie college 1 Raadsbrief Jaarstukken 2022 Managementletter.docx
Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl
Aan de gemeenteraad
Behandeld door
C. Bakker / B. Siebelink
Datum
30 november 2022
Doorkiesnummer
14030
Kenmerk
10701707
cora.bakker@utrecht.nl barbara.siebelink@utrecht.nl
Onderwerp
Jaarstukken 2022: Managementletter
Bijlage(n)
2 (waarvan 1 geheim)
Beleidsveld
Financiën
Geachte leden van de raad, Met deze brief reageren wij op de Managementletter 2022 die wij van de accountant hebben ontvangen. Ter voorbereiding op de controle van de jaarrekening voert de accountant een interimcontrole uit. Bij deze controle kijkt de accountant naar onze werkprocessen en beheersingsmaatregelen. Onlangs is de interimcontrole voor de Jaarstukken 2022 afgerond. De accountant presenteert zijn bevindingen van de controle en doet aanbevelingen voor verbeteringen in de Managementletter 2022. Deze Managementletter is als bijlage bij deze brief opgenomen. Geheimhouding We hebben op de bijlage ‘Gemeente Utrecht - Geheime bijlage managementletter 2022’ permanente geheimhouding opgelegd op grond van artikel 55 lid 1, 86 lid 2 en 25 lid 2 van de Gemeentewet om redenen genoemd in artikel 5.1 lid 2 sub b van de Wet open overheid (Woo). Openbaarmaking van de managementletter geeft inzage in kritisch bedrijfsprocessen en risico’s, die de (financiële) belangen van de gemeente kunnen raken. Opvolging aanbevelingen Vorig jaar is de gemeente gestart met het project ‘Versterken accountantscontrole’ ter versteviging van de accountantscontrole. Dit project heeft wederom geleid tot zichtbare verbeteringen. Het proces is soepel en in goede samenwerking verlopen. Ook dit jaar ziet de accountant een verdere verbetering.
Van openstaande accountantsadviezen uit voorgaande jaren zijn er dit moment twee geheel en vijf gedeeltelijk opgelost. Een zestal adviezen is niet opgelost, omdat deze meer tijd vergen. Wij treffen maatregelen om de mogelijke risico’s voor de jaarrekening 2022 te beperken. Aandachtspunten De bevindingen van de accountant zijn herkenbaar en het is fijn dat de accountant ziet dat de versterking van de accountantscontrole resultaat oplevert. De aangedragen aanbevelingen pakken wij op om een volgende verbeterslag te realiseren.
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
30 november 2022 10701707
Frauderisicomanagement De accountant heeft bij de controle nadrukkelijk aandacht voor het onderwerp frauderisicomanagement. De accountant constateert dat het fraude-risicobewustzijn in Utrecht goed aanwezig is. Verdere verbetering zit in een hogere frequentie waarin de frauderisicoanalyse wordt geactualiseerd en in een centrale monitoring van de risico’s. We maken hierin een belangrijke stap door naast de 4-jaarlijkse uitgebreide fraude-risicoanalyse jaarlijks een extra analyse en monitoring vanuit verschillende invalshoeken te organiseren en opvolging te geven aan de uitkomsten van deze analyse in de vorm van (onder andere) een geactualiseerd risicobeeld, aanvullende weerbaarheidsscans en verdiepende audits. . Daarnaast heeft Concernaudit de intentie om volgende jaar de uitgebreide frauderisicoanalyse weer uit te voeren. Daarna evalueren wij de frequentie van deze uitgebreide frauderisicoanalyse. Rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van 2023 is het niet meer de accountant, maar het college zelf dat verantwoording aflegt over de rechtmatigheid in de jaarrekening. Vooruitlopend hierop zijn onze werkwijzen hierop ingericht. Over 2022 doen wij een pro forma rechtmatigheidsverantwoording, zodat we over 2023 voortvarend te werk kunnen gaan.
Een intern controleplan is vastgesteld in 2022, waarin de processen worden benoemd die, gezien hun omvang, vallen binnen de rechtmatigheidsverantwoording. In het vierde kwartaal van 2022 delen wij de eerste controle resultaten met de accountant. Grondexploitaties Dit jaar hebben wij een verbeterslag weten te realiseren voor de controle van de grondexploitaties. Zo concludeert de accountant dat de interne beheersing van de grondexploitaties in de basis op orde is en dat wij de aandachtspunten uit het accountantsverslag 2021 over het naleven van de BBVregelgeving hebben opgevolgd. Om dit vast te houden en uit te bouwen werken wij nauw samen met de accountant aan verdere verbeteringen van het opstelproces van de jaarstukken met nog betere afspraken over op te leveren controledocumenten en wederzijdse deadlines Actuele ontwikkelingen De accountant geeft in de managementletter aan dat de actuele ontwikkelingen m.b.t. inflatie, stikstofproblematiek en tekort aan bouwmaterialen van invloed zijn op de komende jaarrekeningcontrole. Dit heeft met name een effect voor de onderbouwing van de dossiers van grondexploitaties, voorzieningen en reserves. Wij besteden de komende periode hier extra aandacht aan en betrekken de accountant bij de uitwerking van de risico’s en impact van deze ontwikkelingen.
Controle SiSa-regelingen Het Rijk maakt nog steeds veel gebruik specifieke uitkeringen die we via SiSa-regelingen moeten verantwoorden en ook dit jaar is het aantal regelingen weer gestegen. Dit is een blijvend aandachtspunt voor de jaarrekeningcontrole zowel voor de ambtelijke organisatie als de accountant. Gezamenlijk is een aantal maatregelen getroffen om ervoor zorgen dat deze controle binnen de termijn gerealiseerd zal worden.
2/3
6 Gemeente Utrecht - Managementletter 2022.pdf
Burgemeester en wethouders Kon document Gemeente Utrecht - Managementletter 2022.pdf niet opnemen in de bundel Datum Ons kenmerk
30 november 2022 10701707
Conclusie Zoals de accountant opmerkt in haar accountantsverslag, is het prettig te constateren dat de gemeente Utrecht haar interne beheersing in de basis op orde heeft. Wij blijven de komende maanden hard werken om het jaarrekeningproces zo goed mogelijk te laten verlopen en verdere verbeteringen te realiseren. Wij zijn blijvend in gesprek met de accountant om de kwaliteit van de jaarcontrole te kunnen borgen.
Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,
de secretaris,
de burgemeester,
3/3
5 Raadsvoorstel Tweede en derde begrotingswijziging 2022 1 Dossier 3047 voorblad.pdf
Adviescommissie Controle en Financiën Dossiernummer
3047
Vertrouwelijk
Nee
Vergaderdatum
15 december 2022
Agendapunt
5
Titel
Raadsvoorstel Tweede en derde begrotingswijziging 2022
Behandelend ambtenaar
Henri Norberhuis
Telefoon
0638677050
h.norberhuis@utrecht.nl
Datum collegebesluit Thema
Bestuur en ondersteuning
Portefeuillehouder
Wethouder Schilderman
Beleidsveld
Financiën
Raadsadviseur (lijst)
Jochim Schueler/Cie Veiligheid, Bestuur en Financiën/06-42238564
Geagendeerd
Vergaderdatum
Gemeenteraad
1 december 2022
Adviescommissie Controle en
15 december 2022
Financiën Voorgesteld besluit
1 Raadsvoorstel Tweede en Derde begrotingswijziging 2022.docx
Voorstel aan de gemeenteraad
Derde en tweede begrotingswijziging 2022 Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Geheim
Financiën Bedrijfsvoerings- en Strategienetwerk Jan van Veen In overleg met griffie Nee
Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten: 1. De derde en tweede begrotingswijziging 2022 vast te stellen, waarmee technische mutaties en de administratieve verwerking van besluiten van de gemeenteraad worden opgenomen in de Programmabegroting 2022 en de meerjarenraming.
Burgemeester en wethouders van Utrecht,
de secretaris,
de burgemeester,
Samenvatting De programmabegroting en het meerjarenperspectief worden gebruikelijk drie keer per jaar aangepast. De begrotingswijziging is opgebouwd uit technische wijzigingen en waar nodig de verwerking van eerdere besluiten. Dit jaar is een tweede begrotingswijziging in het derde kwartaal niet gedaan vanwege een beperkte omvang en urgentie van de budgetbesluiten. Dit voorstel is daarmee de tweede en derde wijziging van de programmabegroting 2022 ineen. Dit is tevens de laatste wijziging van de Programmabegroting 2022.
Context Aanleiding Als gevolg van recente besluitvorming van de raad zijn technische mutaties nodig in de Programmabegroting 2022. Deze mutaties vinden driemaal per jaar plaats. De ambitie is dit sneller te verwerken. In enkele stappen wordt toegewerkt naar aanpassing van de besluitvorming over begrotingswijzigingen. De eerste stap is dat we met ingang van de P&C-cyclus van 2021 besluiten in P&C-documenten direct de begrotingstechnisch verwerken. Die komen dus niet meer terug in de technische wijzigingen. Ook de afzonderlijke raadsbesluiten zijn meteen na het besluit door de raad direct verwerkt. Voor de technische begrotingswijzigingen resteren dan nog puur technische punten. Juridische context De gemeenteraad beschikt over het budgetrecht op grond van de Gemeentewet, als onderdeel van haar Kaderstellende rol. Het budgetrecht houdt in dat het college alleen uitgaven kan doen en verplichtingen kan aangaan na toestemming of autorisatie van de raad. Met de vaststelling van de programmabegroting en begrotingswijzigingen geeft de raad het college deze toestemming. Bevoegdheid raad Het budgetrecht van de raad heeft betrekking op de programma's, mutaties op reserves, kredieten (investeringen) en bestedingen ten laste van voorzieningen (bijv. beheersplannen groot onderhoud).
De bevoegdheid tot het verschuiven van budgetten tussen programma's, mutaties aan reserves, kredieten (investeringen) en bestedingen ten laste van voorzieningen is daarom voorbehouden aan de raad. Bevoegdheid college Door het vaststellen van de begroting geeft de raad het college mandaat om het beleid uit te voeren binnen het gestelde financiële kader. Mutaties binnen het programma (tussen producten) en waarbij geen mutatie in baten, lasten of reserves optreedt worden vastgesteld door het college. De overige mutaties worden aan de raad voorgelegd Beoogd effect Een actuele begroting 2022. Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad Vaststelling Programmabegroting 2022 (raadsbesluit 11 november 2021) en de aanpassing door de besluitvorming over de eerste begrotingswijziging. In de adviescommissie Controle en Financiën van 14 mei 2020 is het voorstel “Technische begrotingswijziging leesbaarder” besproken en geaccordeerd. De bijlage ‘Derde plus tweede BGW 2022 raad’ is op basis van dit voorstel gemaakt.
Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1
In te stemmen met de derde en tweede begrotingswijziging 2022, waarmee technische mutaties en de administratieve verwerking van besluiten van de gemeenteraad worden opgenomen in de Programmabegroting 2022 en de meerjarenraming.
2
Argumenten 1.1
Met dit besluit wordt de Programmabegroting 2022 en de meerjarenraming geactualiseerd. De begrotingswijziging is opgebouwd uit technische mutaties zonder beleidsgevolgen (techniek). De wijzigingen zijn opgenomen in de bijlage ‘Derde plus tweede BGW 2022 raad’.
Financiën Dit voorstel betreft de verwerking van de financiële consequenties van technische mutaties en eerdere besluiten. De technische wijzigingen zijn budgettair neutraal.
Vervolg De derde begrotingswijziging is de laatste technische wijzigingen van het begrotingsjaar 2022. Dit jaar wordt afgerond met de Jaarstukken 2022.
Participatie Er heeft geen participatie plaats gevonden. Dit betreft een technische aanpassing van de programmabegroting 2022 op basis van eerder genomen besluiten. Participatie is (mogelijk) relevant op het moment dat de beleidskeuzes worden voorbereid.
Communicatie Niet van toepassing. Dit betreft een technische aanpassing van de begroting 2022 op basis van eerder genomen besluiten. Bij het voorleggen van de keuzes, bij de voorjaarsrapportage en programmabegroting, wordt hierover gecommuniceerd.
Niet-Referendabel Op dit raadsbesluit is de Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht niet van toepassing, omdat het een raadsbesluit betreft over de vaststelling van de gemeentelijke begroting en rekening (artikel 3 lid 2 onder d Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht).
Bijlagen Bijlagen besluitvorming - Bijlage: ‘Derde plus tweede BGW 2022 raad’. Bijlagen informatief
-
3
1 Tweede en derde BGW 2022 raad.pdf
Tweede en derde begrotingswijziging 2022 raad De begrotingswijziging bestaat uit technische aanpassingen van de begroting, verwerking van raadsbesluiten en verwerking van besluiten over de cyclusproducten. Een aanpassing is budgettair neutraal. Het kan drie tot zes maanden duren voordat van een raadsbesluit de administratieve verwerking in een begrotingswijziging terugkomt. We wijzigen de begroting drie keer per jaar om - de raad inzicht te geven in de verwerking van de financiële gevolgen van besluitvorming, - de begroting actueel te houden, onder andere als basis voor het maken van prognoses, en - te kunnen voldoen aan de eisen rond de rechtmatigheid van de begroting. In dit document zijn de mutaties van de tweede begrotingswijziging en die van de derde begrotingswijziging opgenomen. Achtergrond In de adviescommissie Controle en Financiën van 14 mei 2020 is het voorstel ‘Technische begrotingswijziging leesbaarder’ besproken.
De commissie heeft de daarin gedane voorstellen overgenomen: a) Te onderzoeken wat nodig is om mutaties in de begroting meteen bij raadsvoorstel voor te leggen en -bij akkoord op het voorstel- in de begroting te verwerken; b) Mutaties die kostentoerekeningen betreffen niet meer in de technische begrotingswijziging op te nemen; c) Mutaties voor te leggen op het niveau van het budgetrecht; daarbij lasten- of batenmutaties binnen een programma in een regel samen te voegen in plaats van uitsplitsing per prestatiedoelstelling; d) In het algemeen de kwaliteit van de tekstuele toelichting te vergroten en mutaties kleiner dan 50.000 euro niet separaat op te nemen/toe te lichten, en deze regel ook te laten gelden voor storting in en onttrekking aan reserves of voorzieningen. De voorstellen zijn, met uitzondering van a), conform het verzoek van de commissie uitgevoerd. In het kader van het voorstel onder a) zijn, vooruitlopend op nadere uitwerking ervan, mutaties waarover al een raads-/collegebesluit is genomen niet nogmaals in het document opgenomen. Het betreft zes mutaties bij de tweede begrotingswijziging en zes mutaties bij de derde begrotingswijziging. In paragraaf 1.2, onder tabel 3 zijn de mutaties in het kort benoemd.