Agendabundel

• …

Thema’s Welke ideeën heeft de adviescommissie over mogelijke thema’s?

13

Lessen uit casus UW Veranderplan UW van Galan Groep: “Daarnaast is het van groot belang dat ook de gemeente explicieter acteert vanuit de onderscheiden rollen richting UW; met name het onderscheid tussen de rol als subsidieverlener en ketenpartner in het sociaal domein en die van eigenaar/aandeelhouder is van belang. Accountmanagement en business control van de directie W&I zou specifiek gericht moeten zijn op de subsidierelatie, de in-, door- en uitstroom op re-integratie en het ketenpartnerschap hierin. De eigenaarsrol kan (bijvoorbeeld) ambtelijk geborgd worden bij concern financiën zodat ook de portefeuillehouder die de eigenaarsrol vervult goed ondersteund blijft worden.”

14

Herfstsessie Adviescommissie Controle & Financiën

11 oktober 2024

Deel 2: Versterking gemeentebrede financiële functie 14.00 - 14.30

Update versterking gemeentebrede financiële functie

Versterking gemeentebrede financiële functie

11 oktober 2024, Herfstsessie Adviescommissie Controle & Financiën Rob Sijm

Terugblik adviescommissie 18 april 2024

Achtergrond

Opgave

Aanpak

• Groter tekort gemeentefonds • Aankondiging verbeterprogramma versterking financiële functie

• Een robuuste financiële functie die grip heeft op inkomende en uitgaande geldstromen

• Directe interventies in de lijn bij concern financiën gericht op versterking grip uitgaande en inkomende geldstromen • Offensief d.m.v. programma met focus versterking gemeentebrede financiële functie voor de duur van 1 jaar. Start met doorlichting gemeentebrede financiële functie • Constante beweging van continue presteren, leren en verbeteren in de gemeentebrede financiële functie

4

Intermezzo: Voorwaarden voor grip Kaderstelling en spelregels

Mensen en cultuur

Voorwaarden voor grip

Informatievoorziening en systemen

Organisatie en werkprocessen

Besturing en beheersing

5

Voorwaarden voor grip (1/3) Kaderstelling en spelregels o Wij weten welke financiële en controlfunctie nodig is nu en in de toekomst (visie) o Wij zijn bekend met de geldende kaders, regels en afspraken (wet- en regelgeving, verordeningen/nota’s en interne kaders)

Organisatie en werkprocessen o Iedereen weet van elkaar wie, wat, wanneer en op welke wijze doet conform kaders, regels en afspraken (o.a. 3-lines model, verdeling centraal/decentraal, duidelijkheid rollen, taken en bevoegdheden met betrekking tot kerntaken: boekhouden, rapporteren, adviseren en controleren) o De financiële kernprocessen zijn beschreven, belegd en worden uitgevoerd waarmee (be)sturing, beheersing, verantwoording en toezicht/controle mogelijk is o De ketenprocessen zijn beschreven, belegd en worden uitgevoerd waarmee volledige, juiste en actuele stuur- en verantwoordingsinformatie/beslissingsondersteuning wordt verkregen (o.a. van bestellen tot betalen, van initiatie tot realisatie, van aankoop tot dispositie, van instroomdoorstroom-uitstroom, van heffing tot inning, van aanvraag tot verstrekking, van opdracht tot ontvangst, etc.)

6

Voorwaarden voor grip (2/3) Besturing en beheersing o Wij weten hoe daarin (bij) te sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht te houden (management control framework, P&C cyclus, interne managementcyclus) o Wij hebben adequate interne beheersmaatregelen getroffen die bijdragen aan doelbereik binnen de gegeven kaders (internal control framework) o Wij hebben de aspecten van good governance (besturing, beheersing, verantwoording en toezicht), risk en compliance beschreven, belegd en deze aspecten worden uitgevoerd o Wij hebben de van toepassing zijnde instrumenten (o.a. groeikader, overheadvierkant, indexering, grip op investeren/planningsoptimsme, tariefberekeningen, kostenverdeelstaat etc. ) beschreven, worden beheerd, onderhouden, doorontwikkeld en toegepast o Wij kunnen monitoren of we financieel gezond zijn (indicatoren financiële gezondheid, managementinformatie en datamining financiële kernprocessen)

7

Voorwaarden voor grip (3/3) Informatievoorziening en systemen o De inrichting en werking van de financiële systemen vormen de basis van volledige, juiste en actuele financiële sturings- en verantwoordingsinformatie o De informatie van primaire bronregistraties sluiten aan op de financiële administratie; kortweg de cijfers zijn overal getrouw en consistent o De berekeningen en analyses die plaatsvinden in extracomptabele systemen (o.a. Excel) zijn beschreven, worden beheerd, onderhouden en doorontwikkeld Mensen en cultuur o Naast dat iedereen weet wat er van haar/hem wordt verwacht; is men ook in staat om de rol uit te voeren en ziet men zijn/haar aandeel in het grotere geheel o De resultaatgerichtheid wordt gestimuleerd, men voert het open gesprek, is zich bewust van de politieke omgeving en ziet om naar elkaar o De organisatie van de financiële functie is toegerust om nu en richting toekomst de kwaliteit te waarborgen

8

Waar staan we nu?

9

Waar staan we nu? Algemeen - De doorlichting gemeentebrede financiële functie loopt en is eind oktober gereed - De uitkomsten worden betrokken bij het waar nodig aanscherpen van het programmaplan versterking gemeentebrede financiële functie met betrekking tot programmering, prioritering en fasering - De programmamanager gaat begin oktober van start/is begin oktober gestart - Reguliere processen lopen en dragen bij aan de versterking van de financiële functie

Kaderstelling en spelregels

Organisatie en werkprocessen

• Actualisatie financiële verordening • Actualisatie nota verbonden partijen • Actualisatie nota waardering en activeren • Actualisatie nota weerstandsvermogen en risicomanagement • Financiële positie

• Inventarisatie rollen, taken en verantwoordelijkheden binnen concern financiën • Herijking werkprocessen gemeentebrede inkomende en uitgaande geldstromen/concernposten, inclusief checks en balances

10

Waar staan we nu?

Besturing en beheersing

Informatievoorziening en systemen

Mensen en cultuur

• Grip op investeren (o.a. investeringsplafond) • Groeikader • Indexeringsystematiek

• Implementatie nieuw financieel systeem SAP4HANA m.i.v. 1/1/2025

• Werkdruk en werkgeluk • Werving ter versterking staande organisatie • Persoonlijke ontwikkeling en generiek ondersteuningsaanbod

11

Wat vinden jullie belangrijk qua betrokkenheid als raadslid? - Elke adviescommissie tenminste een mondelinge update -

Uitkomsten van de doorlichting presenteren Programmaplan versterking financiële functie met mijlpalen agenderen Voortgang tijdens P&C momenten en waar nodig bij actualiteiten een separate raadsbrief

12