Agendabundel
Tekst van het document
Bundel - Adviescommissie Controle en Financiën van 11 oktober 2024 Agenda bijlagen Raadsbrief Rechtmatigheidsverantwoording & actualisatie Financiële verordening Link naar Verordening financieel beleid en Beheer gemeente Utrecht Lokale weten regelgeving
Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl
Aan de gemeenteraad
Behandeld door
Stefanie Smith
Datum
6 februari 2024
Doorkiesnummer
030 - 29 88 46 40
Kenmerk
12086976
stefanie.smith@utrecht.nl
Onderwerp
Rechtmatigheidsverantwoording en actualisatie Financiële verordening
Bijlage(n)
2 (aangehecht)
Beleidsveld
Financiën
Geachte leden van de raad, Gelijktijdig met deze brief ontvangt u een raadsvoorstel om afspraken over de rechtmatigheidsverantwoording te verankeren in de Financiële verordening en Controleverordening, zoals aangekondigd in de Raadsbrief Reactie op Managementletter 2023. Door middel van deze brief informeren wij u hierover en geven aanvullend een toelichting op de verdere actualisatie van de Financiële verordening die later dit jaar zal volgen. Hierbij beantwoorden wij ook de openstaande toezeggingen 535 en 415 die gedaan zijn tijdens de vergaderingen van de commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën van respectievelijk 25 oktober 2023 en 8 juni 2023. Rechtmatigheidsverantwoording Achtergrond Uw raad is eerder over de diverse ontwikkelingen omtrent de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording geïnformeerd, onder andere in de Notitie Rechtmatigheidsverantwoording – Voorstel voor een verantwoordingsgrens (d.d. 6 november 2020), in verschillende managementletters en in het raadsvoorstel bij de Tweede Bestuursrapportage. Door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording veranderen de rollen van de raad, het college en de controlerend accountant. Ter informatie is vanuit de bovengenoemde notitie een overzicht van de verschillende rollen in de oude en nieuwe situatie als bijlage opgenomen.
In het kort betekent de wetswijziging dat vanaf nu het college rapporteert over de rechtmatige totstandkoming van de jaarrekening ten aanzien van de financiële beheershandelingen in plaats van de controlerend accountant. Hierbij zijn drie specifieke rechtmatigheidscriteria van belang: • Voorwaardencriterium: zijn de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand gekomen? Het jaarlijks door uw raad vast te stellen Normenkader Rechtmatigheid vormt hiervoor het uitgangspunt. Hiervoor heeft u ook een separaat voorstel ontvangen.
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
• •
6 februari 2024 12086976
Begrotingscriterium: handelt het college binnen de door u beschikbaar gestelde budgetten en kredieten? Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium: zijn in (de uitvoering van) het beleid voldoende waarborgen opgenomen om misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen of tegen te gaan?
Gevolgen Jaarstukken 2023 Bij de jaarstukken 2023 zullen wij een rechtmatigheidsverantwoording opstellen op basis van een standaardmodel van de commissie BBV. Ook wordt in het jaarverslag een toelichting geven op de rechtmatigheidsverantwoording in de paragraaf Bedrijfsvoering. Daarnaast worden de geconstateerde fouten en onduidelijkheden die de rapportagegrens1 overschrijden in deze paragraaf opgenomen en voorzien van maatregelen om dit in de toekomst te voorkomen. De accountant zal deze rechtmatigheidsverantwoording beoordelen op getrouwheid. Dit betekent dat de accountant controleert of de verantwoording van het college klopt en voldoende is onderbouwd. Uw raad gaat vervolgens over de bevindingen in gesprek met het college en kan zo uw controlerende rol beter vervullen. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vereist aanpassing van de huidige Financiële verordening en de Controleverordening voordat de jaarrekeningcontrole 2023 is vastgesteld. Voor deze (technische) wijzigingen heeft u nu een voorstel ontvangen. Bredere actualisatie Financiële verordening later dit jaar Het aanbieden van de wettelijk vereiste wijzigingen van de Financiële verordening is een eerste stap geweest in een integrale herziening van de gehele Financiële verordening. Hieronder informeren wij u over het vervolg van deze verdere actualisatie.
Door middel van de Financiële verordening regelt uw raad op hoofdlijnen de spelregels voor het financieel beleid, de financiële organisatie en het financieel beheer. Het is een kaderstellend document en, hoewel het een belangrijke basis biedt, is het gebruikelijk dat niet alle spelregels met betrekking tot financiën letterlijk in de verordening staan (maar bijvoorbeeld in onderliggende voorgeschreven beleidsnota’s). Ter informatie vindt u daarom in de bijlage een weergave van het financieel kader, aangevuld met de belangrijkste financiële uitgangspunten behorende bij de documenten uit de begrotingscyclus. Hiermee beantwoorden wij de eerdergenoemde toezegging 535 met betrekking tot de financiële spelregels. Deze informatie wordt uiteraard betrokken in de actualisatie, waarbij wij een voorstel zullen doen of en in hoeverre een deel van deze spelregels worden vastgelegd in de financiële verordening. Het uitgangspunt voor de actualisatie is de nieuwe modelverordening van de VNG, die ook gebruikt is voor de wijzigingen met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording. Hierop zullen aanpassingen gedaan worden die op de eigenheid en gebruiken van de gemeente Utrecht zijn toegesneden.
In de komende herziening zullen wij, in lijn met gesprekken met uw raad de afgelopen periode, in ieder geval de volgende onderdelen afwegen: - Voorgestelde wijzigingen financiële spelregels zoals geformuleerd in het ‘Overdrachtsdossier gemeente Utrecht 2022’ (17 maart 2022);
1 De huidige rapportagegrens is in 2021 vastgesteld op € 500.000, de verantwoordingsgrens voor 2023 is vastgesteld op 1,5%.
2/8
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
-
-
6 februari 2024 12086976
Wijzigingen naar aanleiding van de indeling Programmabegroting 2024 (o.a. noodzakelijk in relatie tot het autorisatieniveau2); Investeringen (o.a. in relatie tot het autorisatieniveau en ramingen van jaarschijven); Informatievoorziening omtrent wijziging bestemming Rijksmiddelen/corresponderende posten3; Raamwerk ‘Sturen en verantwoorden’; Werkwijze integrale afweging Voorjaarsnota m.b.t. dekkingstekorten volgend uit de financiële paragraaf beleidsnota’s (toezegging 415, commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën 8 juni 2023, zie bijlage voor nadere uitwerking bij de Voorjaarsnota); Werkwijze financiële wensen bij moties en amendementen4; Aanvullende aandachtspunten die uit overleg met uw raad volgen.
De werkzaamheden verwachten we dit verslagjaar te kunnen afronden, zodat de herziene verordening van toepassing zal zijn op de rechtmatigheidsverantwoording over 2024.
Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,
de secretaris,
de burgemeester,
2 Amendement A42 Financieel sturen op huidige programma’s 3 Motie M397 Samen keuzes maken en verantwoordelijkheid delen leidt tot betere resultaten 4 Coalitieakkoord 2022 Investeren in Utrecht – financiën, pagina 8.
3/8
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
6 februari 2024 12086976
Bijlage: Wijziging rollen rechtmatigheidsverantwoording 1) Oude situatie5
2) Nieuwe situatie (vanaf verslagjaar 2023)
5 Erratum: In de oude situatie werd het normenkader vastgesteld door het college en ter informatie met de raad gedeeld.
4/8
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
6 februari 2024 12086976
Bijlage: Overzicht financieel kader Het stelsel van financiële regels binnen de Gemeente Utrecht wordt gevormd door landelijke wet- en regelgeving die in de Financiële verordening worden vertaald naar Utrechtse praktijk. Dit financieel kader kan als volgt worden weergegeven:
Gemeentewet en BBV De Gemeentewet geeft de belangrijkste kaders voor de gemeentelijke financiën. In titel IV van deze wet staan de algemene wettelijke bepalingen over de begroting, de jaarrekening, de administratie en controle en de gemeentelijke belastingen. Deze bepalingen worden uitgewerkt in het Besluit Begroting en verantwoording gemeentes en provincies (BBV). Om een eenduidige uitvoering en toepassing van het BBV te bevorderen is er een commissie ingesteld. De stellige uitspraken in de notities van de commissie BBV moeten door gemeenten opgevolgd worden. Financiële verordening Naast de wettelijke eisen heeft de gemeente ook ruimte om zelf keuzes te maken bij de inrichting van het eigen financieel beleid, beheer en organisatie. De Financiële Verordening bevat op hoofdlijnen deze aanvullende regels. Binnen de Gemeente Utrecht gaat het hierbij over de begroting en verantwoording (begrotingscyclus), het financieel beleid, de paragrafen, de financiële organisatie en financieel beheer en sinds dit jaar de rechtmatigheidsverantwoording. De raad maakt door middel van deze verordening over al deze onderwerpen afspraken met het college en stelt deze vast. Verplichte beleidsnota’s Financiële verordening In aanvulling op de hoofdlijnen uit de Financiële verordening, worden voor specifieke onderwerpen de (financiële) regels in afzonderlijke beleidsnota’s uitgewerkt.
Deze beleidsnota’s worden ook door de raad vastgesteld. In de Gemeente Utrecht zijn de onderstaande nota’s opgenomen in de Financiële verordening: - Beleidsnota Grondbeleid - Beleidsnota Beheer Openbare Ruimte - Beleidsnota Kapitaalgoederen
5/8
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
-
6 februari 2024 12086976
Beleidsnota Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA) Beleidsnota Reserves Beleidsnota Lokale heffingen Financieringsstatuut Beleidsnota Risicomanagement en weerstandsvermogen Beleidsnota Publieke geldverstrekkingen Regeling Risicovolle projecten
Uitvoering De raad stelt door middel van de Financiële verordening het financieel beleidskader vast. Het college is vervolgens verantwoordelijk voor de uitvoering van het (financiële) beleid binnen deze kaders. De uitwerking van het kader door het college is onder andere vastgelegd in uitvoeringsregelingen, maar ook in het Coalitieakkoord 2022 Investeren in Utrecht6. De verdere vertaling naar praktische toepassingen in de ambtelijke organisatie is geregeld in het Handboek Financiën. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste spelregels met betrekking tot de documenten uit de begrotingscyclus. Voorjaarsnota Heroverweging van de vastgestelde begroting, inclusief investeringen, reserves en voorzieningen, vindt plaats bij de Voorjaarsnota. Hier ligt het zwaartepunt van de integrale afweging. Het college stelt hierbij het maatschappelijk effect van financiële ontwikkelingen voorop, bijvoorbeeld als er extra rijksmiddelen komen. Daarom verwerken we deze ontwikkelingen zo snel mogelijk in de begroting, op een cyclusmoment zoals vastgelegd in de Financiële verordening6. Op een aantal financiële ontwikkelingen hebben wij geen invloed; we noemen dat knelpunten. Dit zijn significante autonome ontwikkeling (> €0,1 mln.) die beleidsmatig niet bijgestuurd kunnen worden.
Knelpunten worden alleen in de Voorjaarsnota opgenomen indien deze voldoen aan drie criteria: o Onvermijdbaar: de activiteit is een wettelijke taak of verplichting; o Onoplosbaar: binnen doelstelling of programma; o Onuitstelbaar: de activiteit moet starten in 2024/2025 Eventuele resterende voordelen uit de Resultaatbestemming (zie hieronder) worden ingezet bij de integrale afweging. Zoals is toegezegd bij het raadsvoorstel Aanpassing beleidscyclus en programmabegroting (toezegging 415) zullen nog ongedekte beleidsvoornemens uit vastgestelde beleidsnota’s worden meegewogen bij de integrale afweging en prioritering in de Voorjaarnota. Hiervoor zal een overzicht worden verstrekt. Programmabegroting Ieder jaar presenteert het college de Programmabegroting, waarin de keuzes die gemaakt zijn bij de integrale afweging in de Voorjaarsnota worden uitgewerkt voor het komende verslagjaar. De begroting sluit: inkomsten en uitgaven zijn structureel in evenwicht6. We kiezen voor een nieuwe norm voor de netto schuldquote, in lijn met het financieel toezichtkader van de provincie6. Eerste en Tweede bestuursrapportage Door middel van de bestuursrapportages wordt de raad geïnformeerd over majeure ontwikkelingen met betrekking tot de laatst door de raad vastgestelde begroting en de voortgang van de uitvoering van het coalitieakkoord.
Daarnaast worden budgetneutrale bijstellingen (inclusief actualisatie investeringskredieten), technische bijstellingen en corresponderende posten in de Programmabegroting verwerkt. Majeure afwijkingen kunnen worden gevoegd door politiek-bestuurlijke overwegingen.
6
Coalitieakkoord 2022 Investeren in Utrecht – financiën, pagina 8
6/8
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
6 februari 2024 12086976
Voor majeure financiële afwijkingen gelden de volgende richtlijnen: 1) Majeure ontwikkelingen
Majeure ontwikkelingen zijn niet budgetneutraal en leiden niet automatisch tot een begrotingswijziging. Het betreft: - financiële afwijkingen van meer dan 10% van de lasten/baten per programma; - en/of een afwijking groter dan € 500.000 ten opzichte van de begrote lasten of baten per programma; - en/of een afwijking groter dan € 100.000 per doelstelling; - én is het onvermijdbaar, onoplosbaar en onuitstelbaar (drie O’s); - óf het voldoet niet aan bovenstaande spelregels maar is politiek-bestuurlijk relevant (bv. beleidswijzigingen). 2) Budgetneutrale bijstellingen
Dit zijn wijzigingen die budgetneutraal zijn en leiden tot een begrotingswijziging: - financiële afwijkingen van meer dan 10% van de lasten/baten per programma; - en/of een afwijking groter dan € 500.000 ten opzichte van de begrote lasten of baten per programma; - en/of een afwijking groter dan € 100.000 per doelstelling; - én bij verhoging baten en lasten een directe samenhang tussen beiden; - én overheveling alleen voor incidentele budgetten; - én reservemutaties conform doel reserve; - óf het voldoet niet aan bovenstaande spelregels maar is politiek-bestuurlijk relevant of een SPUK (bv. beleidswijzigingen). 3) Technische bijstellingen
Dit zijn wijzigingen die zijn budgetneutraal en leiden tot een begrotingswijziging. Het betreft een technische aanpassing of een verwerking van een reeds genomen raadsbesluit. Er zijn twee niveaus van autorisatie mogelijk: - College: mutatie binnen het programma en/of cluster, maar tussen doelstellingen en/of producten. - Raad: een programma en/of clusteroverstijgende mutatie. Aanvullend gelden de volgende uitgangspunten: • Het College neemt geen besluiten zonder dat de financiële consequenties en risico’s volledig in beeld zijn gebracht en gedekt. • Het verwachte rekeningresultaat dat in een bestuursrapportage wordt vermeld, is een prognose. Pas als het definitieve rekeningresultaat bekend is, is resultaatbestemming aan de orde. Zie hieronder bij ‘Jaarstukken – Resultaatbestemming’. • Tegenvallers in de exploitatie worden in beginsel gecompenseerd in het begrotingsprogramma (of doelstelling) waar het tekort is ontstaan. Zoveel mogelijk door vermindering aan de lastenkant van de begroting. Dat wil zeggen het vertragen, verminderen of stoppen van ambities, dan wel vergroten van doeltreffendheid en doelmatigheid. • In principe worden de risico’s binnen een project opgevangen binnen het project en de desbetreffende opgave. • Meevallers door extra rijksinkomsten voor een specifiek doel beoordelen we in relatie tot de gemeentelijke inzet voor dat doel7.
Jaarstukken - Resultaatbestemming Jaarlijks wordt na afloop van het jaar, gelijktijdig met het opstellen van de jaarstukken, de bestemming van het rekeningresultaat voorbereid. De resultaatbestemming wordt gevoed vanuit organisatieonderdelen door zogenaamde resultaatbestemmingsvoorstellen (ook wel bestedings- en dekkingsvoorstellen). 7 Coalitieakkoord 2022 Investeren in Utrecht – financiën, pagina 8
7/8
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
6 februari 2024 12086976
Als er een positief resultaat blijkt uit de jaarstukken ná toekenning aan resultaatbestemmingsvoorstellen, wordt dit in de eerste plaats ingezet voor aanvulling van het weerstandsvermogen tot 18. Eventueel resterend positief saldo, wordt betrokken bij de integrale afweging bij de Voorjaarsnota. Een resultaatbestemmingsvoorstel moet in (minstens) één van de drie onderstaande categorieën vallen9: 1) Resterende incidentele budgetten Budgetten voor incidentele programma’s of projecten kennen niet altijd een voorspelbaar kostenverloop. Indien project- of programmadoelstellingen nog niet zijn gerealiseerd en er resteert nog budget dan kan dit via een resultaatbestemmingsvoorstel worden doorgeschoven naar het volgende begrotingsjaar. Indien project- of programmadoelstellingen sneller zijn gerealiseerd kan een dekkingsvoorstel worden ingediend vanuit het volgende jaar. Hierbij wordt in de toelichting aangegeven uit welk raadsbesluit blijkt dat het budget incidenteel beschikbaar is gesteld voor een bepaalde activiteit waarvan de uitvoering nog niet is afgerond of sneller is afgerond in het afgelopen begrotingsjaar.
2) Stortingen in reserves conform het vastgestelde doel van de reserve Reserves worden gevormd om te sparen voor een specifiek doel, om bepaalde kosten en opbrengsten over jaren heen te egaliseren of om eenmalige bijdragen ten behoeve van investeringen die afgeschreven dienen te worden meerjarig beschikbaar te houden (vaste activa reserve). Het doel van de reserves staat toegelicht in de begroting en de jaarstukken. 3) Onttrekkingen aan reserves conform het doel van de reserve Er wordt onttrokken aan een reserve als er uitgaven zijn gedaan in de exploitatie waar geen exploitatiebudget voor is maar waar wel een bestemmingsreserve/egalisatiereserve met ruimte voor aanwezig is. Het doel van de reserves staat toegelicht in de begroting en de jaarstukken.
8 Coalitieakkoord 2022 Investeren in Utrecht – financiën, pagina 8
Tot en met de Resultaatbestemming 2022 werd gebruik gemaakt van een tweedeling in A. Beleidsrelevante bestedings- en dekkingsvoorstellen en B. Technische bestedings- en dekkingsvoorstellen*. Door het instellen van de reserve gemeentefonds en de systeemafspraak voor diverse reserves zijn de voorstellen nog vooral beleidsmatig van aard. Het onderscheid in beleidsrelevant en technisch wordt daarom vanaf 2023 niet meer gemaakt. 9
8/8
Link naar Verordening financieel beleid en Beheer gemeente Utrecht/ Lokale wet-en regelgeving (overheid.nl) Verordening financieel beleid en Beheer gemeente Utrecht | Lokale wet- en regelgeving (overheid.nl)
CONCEPT Auditplan 2024 Gemeente Utrecht | September 2024
Aanbiedingsbrief auditplan 2024
Aanbiedingsbrief auditplan 2024
Het auditplan in één oogopslag
Aan de gemeenteraad van de gemeente Utrecht Postbus 16200 3500 CE UTRECHT Datum
september 2024 Onderwerp
Auditplan 2024 Ons kenmerk
CONCEPT
Geachte leden van de raad, Wij hebben het genoegen u hierbij ons auditplan aan te bieden voor de controle van de gemeente Utrecht voor het boekjaar eindigend op 31 december 2024. Het doel van dit document is u een samenvatting te geven van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening over 2024 verrichten. Ons auditplan is mede gebaseerd op onze kennis en ervaring vanuit voorgaande jaren. Dit auditplan bespreken wij op 17 oktober 2024 met uw adviescommissie Controle en Financiën.
Uw controleteam
De planning-encontrolcyclus
Het auditplan is een dynamisch document dat wij zonodig in overleg met u tussentijds bijwerken als actuele ontwikkelingen bij/voor de gemeente Utrecht hiertoe aanleiding geven. Wij houden hierover nauw contact met zowel de gemeenteraad c.q. adviescommissie Controle en Financiën, uw college als de ambtelijke organisatie.
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Communicatie neemt zoals u van ons gewend bent sowieso een prominente plaats in binnen ons auditplan 2024. Dat stelt ons immers in staat continu op de hoogte te zijn én te blijven van de voor u relevante ontwikkelingen. Zo vullen wij onze certificerende rol én natuurlijke adviesfunctie voor uw gemeente optimaal in.
Doelstelling van de accountantscontrole
Wij zijn indien gewenst uiteraard graag bereid aan u een nadere toelichting te geven. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
drs. R.M.J. van Vugt RA
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
Innovatie
Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing.
© 2024 Deloitte The Netherlands
Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
Bijlagen
Blz. 2
2
Aanbiedingsbrief auditplan 2024
Het auditplan in één oogopslag Opnieuw intensief, constructief en oplossingsgericht samenwerken met gemeente Utrecht zodat we met elkaar een efficiënte controle met meerwaarde voor Utrecht blijven realiseren.
Materialiteit
Doelstelling van de controle
De materialiteit voor de jaarrekeningcontrole is 1% van de lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Voor onzekerheden bedraagt de materialiteit 3% van de lasten. Op basis van de begroting 2024 is dit voorlopig berekend op:
Het verstrekken van een controleverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording) over het boekjaar eindigend op 31 december 2024.
2024 Materialiteit voor fouten
€20.724.390,-
Materialiteit voor onzekerheden
€62.173.170,-
Rapportagedrempel
€ 500.000,-
Speerpunten van de adviescommissie Ter bespreking met de adviescommissie Controle en Financiën
Fraude en compliance In lijn met de verwachtingen van het maatschappelijk verkeer hebben wij verhoogde aandacht voor (indicaties van) fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving. Wij zullen hier (verplicht) over rapporteren in de controleverklaring. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het management, het college en de gemeenteraad. Een actuele frauderisicoanalyse van Utrecht is daarvoor de basis.
© 2024 Deloitte The Netherlands
Het auditplan in één oogopslag
Overzicht belangrijkste aandachtspunten
Uw controleteam
Waardering bouwgrond in exploitatie Verhoogde aandacht bij verantwoording en controle van grondexploitaties.
De planning-encontrolcyclus
Management override of controls Management of college doorbreekt interne beheersingsmaatregelen. Dit betreft een verondersteld frauderisico vanuit de geldende beroepsregels. Rechtmatigheidsverantwoording Aandacht voor de naleving van Europese aanbestedingsregels en begrotingsrechtmatigheid. IT-omgeving Betrouwbaarheid en continuïteit geautomatiseerde gegevensverwerking waaronder de migratie naar SAP4HANA.
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
Innovatie
Single information Single audit (SiSa) Aandacht voor de verantwoording en dossieropbouw van de SiSa-bijlage.
Bijlagen
Blz. 3
3
Aanbiedingsbrief auditplan 2024
Uw controleteam
Het auditplan in één oogopslag
De accountantscontrole van het boekjaar 2024 voeren wij uit onder leiding van Rein-Aart van Vugt en Bob Leeuwenkamp. Zoals u van ons gewend bent, zetten wij een voor en met uw gemeente bekend, ervaren en gedreven controleteam in (waar nodig aangevuld met specialisten, zoals IT-auditors).
Uw controleteam
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Rein-Aart van Vugt Partner Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 1100 2353 rvanvugt@deloitte.nl
Bob Leeuwenkamp Director Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 1201 1643 bleeuwenkamp@deloitte.nl
Danny Graus Director IT Audit Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 5311 9327 dgraus@deloitte.nl
Maurice Heuer Senior Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 8333 0192 maheuer@deloitte.nl
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
Monique van Doornum- van Duist Senior Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 12342787 mvanduist@deloitte.nl
Rohini Garib Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 29653107 rgarib@deloitte.nl
Niels van den Akker Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 31024071 nivandenakker@deloitte.nl
Bart de Nijs Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 12104989 bdenijs@deloitte.nl
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
Innovatie
Bijlagen
© 2024 Deloitte The Netherlands
Blz. 4
4
Aanbiedingsbrief auditplan 2024
De planning-en-controlcyclus
Het auditplan in één oogopslag
Kadernota, begroting en jaarrekening horen bij elkaar
Uw controleteam
De gemeenteraad legt in de kadernota de beleidsdoelstellingen vast, wat vervolgens uitwerking krijgt in de begroting. De begroting bevat de financiële kaders waarmee het college aan de slag gaat. Hiermee geeft u invulling aan uw kaderstellende rol. Het is van belang vast te stellen of de realisatie van de afgesproken doelstellingen plaatsvindt binnen de in de begroting opgenomen financiële afspraken. Het college legt hierover verantwoording af aan de hand van tussentijdse bestuursrapportages en na afloop van het jaar in de jaarstukken (het jaarverslag en de jaarrekening). Deze (tussentijdse) verantwoordingsstukken zijn van belang voor uw controlerende taak. De jaarstukken volgen daarin de begroting.
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Eerste bestuursrapportage
Kadernota
Begroting
Tweede bestuursrapportage
Begrotingswijzigingen gedurende het jaar
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
Jaarstukken Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
Innovatie
Bijlagen
© 2024 Deloitte The Netherlands
Blz. 5
5
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Aanbiedingsbrief auditplan 2024
Het auditplan in één oogopslag
Relevante aspecten bij onze accountantscontrole zijn onder andere:
Uw controleteam
• De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. • De accountant controleert de jaarrekening en verstrekt de volgende rapportages: – Auditplan
De planning-encontrolcyclus
– Managementletter (ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders) – Verslag van bevindingen
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
– Controleverklaring. • De controleverklaring geeft een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening. Uw college legt verantwoording af over de rechtmatigheid van de bestedingen via de rechtmatigheidsverantwoording die is opgenomen in de jaarrekening. Nadere toelichting vindt plaats in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken. • Net als voorgaand boekjaar zullen wij in de controleverklaring rapporteren over onze controleaanpak frauderisico’s, naleving wet- en regelgeving en veronderstellingen inzake financiële risico’s in relatie tot de financiële positie. • De uitgangspunten voor de accountantscontrole zijn het Besluit begroting en verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). • De accountantscontrole is op grond van de Wet toezicht accountantscontrole (Wta) een wettelijke controle. Dit betekent een stevig toezichtregime van de Autoriteit Financiële markten (AFM) op de naleving van de voor accountants geldende ‘Nadere voorschriften controle- en overige standaarden’ (NV COS). • Verbinding tussen gemeenteraad, adviescommissie Controle en Financiën en accountant:
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
– adviescommissie Controle en Financiën is ‘linking pin’ tussen gemeenteraad als opdrachtgever en accountant als opdrachtnemer. – Overleggen in ieder geval over inrichting van de controle, uitkomsten interim- en jaarrekeningcontrole alsook actuele ontwikkelingen.
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
Innovatie
Bijlagen
© 2024 Deloitte The Netherlands
Blz. 6
6
Doelstelling van de accountantscontrole
Aanbiedingsbrief auditplan 2024
Het auditplan in één oogopslag
Doelstelling De primaire doelstelling van de accountantscontrole is een onafhankelijke controleverklaring te verstrekken over de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording) over het boekjaar eindigend op 31 december 2024. Daarbij rapporteren wij aan het college en de gemeenteraad over onze controlebevindingen.
Uw controleteam
De planning-encontrolcyclus
Het college is primair verantwoordelijk voor het (bij)houden van een goede financiële administratie en voor betrouwbare en tijdige (tussentijdse) bestuursrapportages aan de gemeenteraad. De verantwoordelijkheid voor het toezicht op de bedrijfsvoering en de handelingen van de gemeente ligt bij de gemeenteraad. De rol en de verantwoordelijkheden van het college en de gemeenteraad zijn van groot belang. Onze controlewerkzaamheden geven een onafhankelijke kijk op de financiële verslagleggingsrisico’s en -processen, en andere gebieden en ontwikkelingen die voor hen relevant zijn. Overige rapportagedoelstellingen
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Onze rapportagedoelstellingen zijn de volgende: • Het college en de gemeenteraad informeren over significante aangelegenheden. Dit is gericht op bijvoorbeeld belangrijke schattingen, grondslagen voor financiële verslaggeving, nieuwe rapportagevereisten en significante tekortkomingen in de interne beheersing. • Het tijdig verstrekken van een constructieve managementletter aan het college en de gemeenteraad. Hierin nemen wij onze belangrijkste aanbevelingen op voor mogelijke en/of noodzakelijke verbeteringen in de bedrijfsprocessen, en indien van toepassing geconstateerde significante tekortkomingen in de interne beheersing die wij tijdens de controle hebben geïdentificeerd. Aansluiting met uw ontwikkelingen Onze controleaanpak voor uw gemeente is gebaseerd op ons inzicht in de strategische prioriteiten van uw gemeente. Hiertoe verkrijgen wij inzicht in de (significante) ontwikkelingen voor zover deze relevant zijn voor de controleaanpak van de jaarrekening. Ook leggen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, focus op actuele ontwikkelingen voor en bij de gemeente die zich vertalen in onze risicoanalyse en in specifieke aandachtsgebieden bij onze werkzaamheden en in onze rapportages.
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
Innovatie
Bijlagen
© 2024 Deloitte The Netherlands
Blz. 7
7
Aanbiedingsbrief auditplan 2024
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024
Het auditplan in één oogopslag
Wij brengen bij de start van de controle een auditplan uit met de belangrijkste onderwerpen voor de accountantscontrole. Hierbij onderkennen wij voor de controle van boekjaar 2024 de volgende aandachtsgebieden bij onze controle voor uw gemeente:
Uw controleteam
Interne beheersing •
Management override of controls (vanuit de controlestandaarden ingegeven).
•
Waardering voorraad bouwgronden in exploitatie (actief grondbeleid).
•
Verhoogde aandacht voor aandachtspunten bij verantwoording en controle van grondexploitatie, SiSa, juridische claims en geschillen.
•
Rechtmatigheidsverantwoording, waaronder blijvende aandacht voor de naleving van Europese aanbestedingsregels en begrotingsrechtmatigheid.
•
Aandacht voor de prestatielevering van inkopen die de gemeente doet.
•
Blijvende aandacht voor een adequate wisselwerking tussen de centrale en de decentrale organisatie.
•
Betrouwbaarheid en continuïteit geautomatiseerde gegevensverwerking (IT-omgeving, migratie SAP en cyber security).
•
Actualisatie van voorzieningen, waaronder de voorzieningen onderhoud en verlofsparen.
•
Opvolging (overige) aanbevelingen managementletter en accountantsverslag 2023.
De planning-encontrolcyclus
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024
Speerpunten adviescommissie Controle en Financiën •
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
Te bespreken in adviescommissie
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
Speerpunten adviescommissie Controle en Financiën
© 2024 Deloitte The Netherlands
De adviescommissie Controle en Financiën kan – als vertegenwoordiging van de gemeenteraad – ter ondersteuning van de controlerende rol specifiek aandacht vragen voor bepaalde posten van de programma’s, gemeentelijke producten, specifieke projecten en/of organisatieonderdelen.
Innovatie
Bijlagen
Blz. 8
8
Aanbiedingsbrief auditplan 2024
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
Het auditplan in één oogopslag
Bij de risicoanalyse en als uitvloeisel hiervan het bepalen van de benodigde aard, omvang en diepgang van onze controlewerkzaamheden hanteren wij een materialiteit (‘foutmarge’). De materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024 bepalen wij in overeenstemming met het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) op basis van 1% van de lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Voor de jaarrekeningcontrole 2024 gaan wij vooralsnog uit van de begroting 2024 en komen wij tot de volgende (afgeronde) bedragen:
Uw controleteam
De planning-encontrolcyclus
Goedkeuringstoleranties Fouten
1% van het totaal van de lasten ad € 2.072.439.000,- =
€ 20.724.390,-
Onzekerheden
3% van het totaal van de lasten ad € 2.072.439.000,- =
€ 62.173.170,-
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Rapporteringstolerantie Fouten en onzekerheden
€ 500.000
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
Innovatie
Bijlagen
© 2024 Deloitte The Netherlands
Blz. 9
9
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
Aanbiedingsbrief auditplan 2024
Het auditplan in één oogopslag
Voor de jaarrekeningcontrole 2024 hanteren wij een vooraf met uw gemeente afgestemde planning, die naadloos aansluit op de agenda van de adviescommissie Controle en Financiën/gemeenteraad en de planning-en-controlcyclus van de gemeente Utrecht.
Uw controleteam
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
Innovatie
Bijlagen
© 2024 Deloitte The Netherlands
Blz. 10 10
Innovatie
Aanbiedingsbrief auditplan 2024
Het auditplan in één oogopslag
Wij maken bij onze controle gebruik van innovatieve tools: •
Advanced risk sensing tool – Met gebruik van AI verzamelen en analyseren van relevante nieuwsberichten uit wereldwijde bronnen.
•
Spotlight – Data-analyse en dashboarding - Volledige data-extractie uit uw financiële administratie om boekingen te kunnen analyseren voor onze controle, waaronder de controle op memoriaalboekingen. Inzicht in de data d.m.v. dashboarding voor het opzetten van een robuuste risico-analyse.
•
i-Confirm – Bevestigingen van derden - Proces van opvragen en monitoren van bevestigingen van derden, zoals: standaardbankverklaringen, uitgezette leningen, opgenomen leningen, derivaten, advocatenbrieven.
•
Deloitte Connect - Managen van op te leveren controle-informatie voor de jaarrekeningcontrole.
•
Payroll analytics – Data-analyse ten aanzien van salarisadministratie en loonaangifte.
•
Headstart - AI toepassing waar eenvoudig bestanden mee geanalyseerd worden en welke gebaseerd is op een large language model (LLM).
Komende controle richten wij ons samen met uw organisatie op het verder inbedden en uitbreiden van innovatieve toepassingen. Ook maken wij optimal gebruik van uw interne data-analyses bij onze controle.
Uw controleteam
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
Innovatie
Bijlagen
© 2024 Deloitte The Netherlands
Blz. 11 11
Bijlagen Bijlage A - Planning en onderwerpen adviescommissie Controle en Financiën boekjaar 2024 Frequent overleg met alle relevante gremia is een kritische succesfactor in onze aanpak en afspraken. De planning voor de overleggen en een opzet voor de te bespreken onderwerpen met de adviescommissie Controle en Financiën – als afvaardiging van de gemeenteraad vanuit het opdrachtgeverschap aan ons als controlerend accountant – hebben wij hieronder opgenomen. Gedurende de controle van het boekjaar 2024 vullen wij de planning en de onderwerpen in overleg met de adviescommissie Controle en Financiën nader in. Maand
Onderwerp
September
Evaluatie controleproces boekjaar 2023 en concept auditplan 2024
Oktober
Definitief auditplan 2024
November
Managementletter 2024
Mei
Verloop controleproces jaarrekening 2024
Mei – juni
Toelichting accountant op jaarstukken en (concept) accountantsverslag 2024
Aanbiedingsbrief auditplan 2024
Het auditplan in één oogopslag Uw controleteam
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024 Rapportage
Tijdstip
Auditplan
Voor aanvang van de interim-controle
Bestuurlijke samenvatting managementletter voor de adviescommissie Controle en Financiën / gemeenteraad
Na afronding van de interim-controle
Managementletter voor het college en de directie
Na afronding van de interim-controle
Accountantsverslag voor de adviescommissie Controle en Financiën / gemeenteraad
Na afronding van de controle van de jaarstukken
Controleverklaring voor de adviescommissie Controle en Financiën / gemeenteraad
Na afronding van de controle van de jaarstukken
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
Innovatie
Bijlagen
© 2024 Deloitte The Netherlands
Blz. 12 12
Bijlagen Bijlage B – ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse De ‘Tone at the Top’ is een essentieel onderdeel van de soft controls in een organisatie en ziet voornamelijk toe op gedrag. Het hoogste management dient hierbij het goede voorbeeld te geven. Als onderdeel van onze controle verkrijgen wij relevante informatie, indrukken en standpunten over de ‘Tone at the Top’ bij de gemeente Utrecht. Het stelt ons in staat waar nodig waarnemingen te delen met het college en de gemeenteraad. Uw verantwoordelijkheden De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college en de raad en betreft ook het onderhouden van interne beheersing om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of van fouten. Deze verantwoordelijkheid omvat tevens het uitvoeren, vastleggen en actualiseren van de frauderisicoanalyse als geïntegreerd onderdeel van de interne beheersing, een evaluatie van de mogelijke impact en waarschijnlijkheid van frauderisico's en de ondernomen acties om frauderisico's te beperken, inclusief de risico's van omkoping, corruptie en cybersecurity.
Daarnaast zijn het college en de raad verantwoordelijk voor het monitoren van het risico op managementfraude, het bepalen of de interne beheersingsmaatregelen voldoende zijn om frauderisico's te identificeren en de beoordeling van de competentie en integriteit van het management. Onze verantwoordelijkheden Wij dienen een fraudediscussie te voeren en bevestigingen te verkrijgen van uw management en anderen binnen de gemeente ten aanzien van de interne beheersing, risicoinschattingen (inclusief de processen om de risico's op fraude te identificeren en erop in te spelen), en eventuele kennis met betrekking tot (vermoede) fraude. Verder zijn wij verplicht het management te verzoeken om informatie die zij eventueel aan het college en de raad heeft meegedeeld over de processen om de risico's op fraude te identificeren en erop in te spelen, en om informatie die het management eventueel aan zijn werknemers heeft meegedeeld over zijn visie op bedrijfsvoering en ethisch gedrag. Daarnaast dienen wij inzicht te krijgen in de wijze waarop het college en de raad toezicht uitoefenen op de door het management gevolgde processen om de risico's op fraude in de stichting te identificeren en hierop in te spelen.
Als accountants verkrijgen wij in dit kader een redelijke, maar geen absolute, mate van zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat door fraude of fouten. Kenmerken van fraude Afwijkingen in de jaarrekening kunnen het gevolg zijn van fraude of fouten. De onderscheidende factor tussen fraude en fouten is of de onderliggende actie die leidt tot een afwijking in de jaarrekening al dan niet opzettelijk is. Voor accountants zijn 2 soorten opzettelijke afwijkingen relevant: afwijkingen als gevolg van frauduleuze financiële verslaggeving en afwijkingen als gevolg van oneigenlijke toe-eigening van activa.
Aanbiedingsbrief auditplan 2024
Het auditplan in één oogopslag Uw controleteam
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
Innovatie
Bijlagen
© 2024 Deloitte The Netherlands
Blz. 13 13
Bijlagen Bijlage C – Onafhankelijkheidsbeleid en -procedures Het handhaven van en toezicht houden op onze onafhankelijkheid vergt een gezamenlijke inspanning van ons als accountant alsook het college en de gemeenteraad van de gemeente Utrecht. Onze onafhankelijkheid bevestigen wij schriftelijk in de opdrachtbevestiging alsook het verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en identificeren eventuele zaken waarvan naar onze mening redelijkerwijs is te veronderstellen dat deze van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Onafhankelijkheidsmaatregelen Onderdelen van onze onafhankelijkheidsmaatregelen zijn onder andere: • Een cultuur waarin wij het belang van onafhankelijkheid benadrukken. • Diepgaande monitoringprocessen. • Strikt beleid dat Deloitte duidelijk communiceert. • Training voor alle partners, directors en professionals. • Een ‘restricted entity list’ en toezicht op persoonlijke financiële belangen. • Jaarlijkse onafhankelijkheidsverklaringen door partners, directors en werknemers. • Beleid ten aanzien van het rouleren van partners, langdurige betrokkenheid van seniorleden van het controleteam, goedkeuring vooraf van aanvullende/overige dienstverlening en zakelijke relaties alsook geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid. • Openbaar maken van de fees. • Besprekingen van het controleteam.
Specifieke waarborgen en procedures Deloitte heeft belangrijke waarborgen en procedures om (veronderstelde) bedreigingen voor onze onafhankelijkheid en objectiviteit tegen te gaan. Hieronder bevinden zich de volgende punten: • Deloitte voert vóór afgifte van de controleverklaring een onafhankelijke kwaliteitsbeoordeling uit op het controledossier van de eindverantwoordelijke accountant. • Een onafhankelijke partner beoordeelt in dit kader tevens de belangrijkste besluiten waarmee de objectiviteit van ons oordeel is gewaarborgd. • Jaarlijks rapporteren wij onze beoordeling van de objectiviteit en onafhankelijkheid aan de gemeenteraad. • Voorafgaand aan het aanvaarden van een verzoek tot aanvullende dienstverlening of een herbenoeming voor de controleopdracht, vindt een formele overweging en beoordeling plaats om te zien of aanvaarding van deze diensten dan wel voortzetting van de controleopdracht gepast is.
Aanbiedingsbrief auditplan 2024
Het auditplan in één oogopslag Uw controleteam
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
Innovatie
Bijlagen
© 2024 Deloitte The Netherlands
Blz. 14 14
Bijlagen Bijlage D – Onze kwaliteitsbelofte De voordelen van onze kwaliteitsbelofte voor de gemeente Utrecht. Dienen van het publiek belang in de rol van extern accountant past naadloos in de global purpose van Deloitte: to make an impact that matters. Deloitte en haar medewerkers streven dagelijks met volle overtuiging naar het maken van een relevante en betekenisvolle impact op de maatschappij. Dit doen zij met een professioneel-kritische instelling. Niet alleen op het gebied van accountancy, maar ook op werkvelden als IT, cybersecurity en door de inzet van data analytics als onderdeel van onze controleaanpak, evenals de opname in het controleteam van experts op het gebied van bijvoorbeeld corruptie, belastingen, waarderingen en pensioenen. Onze professionals zijn zich er terdege van bewust dat het leveren van een consistent hoge kwaliteit hierbij van essentieel belang is. Deloitte streeft continu naar de hoogste kwaliteit van dienstverlening. Ons robuuste beleid, procedures en controlemethodiek worden aangevuld met een strakke organisatie van kwaliteitscontrole, een sterke overlegcultuur, een gedegen beoordelingsproces en risicomanagementsysteem, en ons voornaamste goed: de kwaliteit van onze professionals en de reputatie die daarop is gebouwd. Kwaliteit is de kern van de strategie die Deloitte volgt en wij zijn trots op ons stelsel van kwaliteitsbeheersing.
Uw opdrachtteam is verantwoordelijk voor alle ten aanzien van de opdracht genomen beslissingen. Onze aanpak gaat uit van sterke partnerbetrokkenheid: wij onderscheiden ons door de tijd die onze partners aan de controle besteden en aan de dienstverlening aan de cliënt gedurende het hele jaar. De goede naam en ons vermogen om onze reputatie, die van onze cliënten en van onze professionals te beschermen vormen de kern van de kwaliteit van onze professionele dienstverlening.
De kernpunten van onze kwaliteitsbeheersing zijn: • Leiderschap - Ervoor zorgen dat onze mensen zich houden aan de hoogste integriteitsstandaarden en hen stimuleren de juiste beslissingen te nemen. • Standaarden - Onze mensen informeren over onze gedragscode, professionele standaarden en standaarden voor dienstverlening. • Onafhankelijkheid - Monitoringproces om naleving van onafhankelijkheidsregels vast te stellen. • Consultatie - Stimuleren van consultatie over complexe interpretaties van wet- en regelgeving en procedures op het gebied van controle, onafhankelijkheid en verslaggeving. • Professionele ontwikkeling - Investeren in diverse programma's die zijn gericht op persoonlijke groei en ontwikkeling. • Continu veranderingsproces - Leren van het verleden zodat wij ons beleid, procedures en controleaanpak verder kunnen versterken om zo aan de behoeften van onze cliënten en de voortdurend veranderende omgeving te kunnen voldoen.
Aanbiedingsbrief auditplan 2024
Het auditplan in één oogopslag Uw controleteam
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
Verdere details van onze kwaliteitsagenda zijn toegelicht in ons transparantieverslag.
Innovatie
Wij zetten altijd de beste professionals in op alle niveaus. Al onze professionals volgen sectorspecifieke trainingen, om hun sectorkennis te vergroten en ervoor te zorgen dat onze professionals diepgaande kennis hebben van de gemeentesector. Zo is de kwaliteit van onze dienstverlening aan de gemeente Utrecht geborgd.
Bijlagen
© 2024 Deloitte The Netherlands
Blz. 15 15
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited ("DTTL"), its global network of member firms, and their related entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global") and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.nl/about to learn more. Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, consulting, financial advisory, risk advisory, tax and related services. Our network of member firms in more than 150 countries serves four out of five Fortune Global 500® companies. Learn how Deloitte’s approximately 264,000 people make an impact that matters at www.deloitte.nl. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the “Deloitte network”) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2024 Deloitte The Netherlands
Herfstsessie Adviescommissie Controle & Financiën
11 oktober 2024
Agenda bijeenkomst 10:00-14:00 uur
Deel 1: financieel beleid
14:00-14:30 uur
Deel 2: Versterking gemeentebrede financiële functie Update
Deel 1: Financieel beleid 10.00 - 10.45
I. Beleidsnota WAAVA
10.45 - 12.00
II. Financiële verordening en beheer
12:00 – 13:00
Lunch
13.00 - 14.00
III. Beleidsnota Verbonden partijen
Financieel beleid • Doel ondersteunend aan afwegingsproces t.b.v. college & raad • Kaderstelling zoveel mogelijk in de financiële verordening • Conform VNG verdere uitwerking kaders in afzonderlijke beleidsnota's • Hogere wet- en regelgeving niet opnemen in onze wetgeving
4
I. Beleidsnota WAAVA Onderwerpen 10:00-10:30 Toelichting vertrekpunt • Doel van de nota • Afwikkeling eerdere besprekingen • Welke wijzigingen ten opzichte van 2022 10:30-10:45 Uitwerking keuzes en vervolg • Componentenmethode (inclusief toelichting) • Verduurzaming • Vervolgproces
Doel Beleidsnota WAAVA • Doel van de nota = primair instrument t.b.v. kaderstellende rol raad Relevante regelgeving: Landelijk • Uitwerking van Gemeentewet (artikel 212) • BBV (hoofdstuk 5 artikelen 59-65) Gemeente Utrecht • Financiële verordening
Passage financiële verordening Gemeente Utrecht • Het college biedt de nota Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa aan. In deze nota wordt het beleid van de gemeente Utrecht voorgelegd waarin onder meer de volgende inhoud is opgenomen: • de grondslagen voor waardering en activering van vaste activa; • de afschrijvingsmethode van vaste activa; • het moment waarop de afschrijving van vaste activa begint. • De raad stelt de nota Waarderen, activeren en afschrijven vaste activa vast. • Voor de exacte afschrijvingstermijn en –methode per actief stelt het college een tabel vast, onderhoud deze en past deze toe. De raad wordt geïnformeerd over de afschrijvingstabel.
Uitkomsten eerdere besprekingen 2020/2022 • Restwaarde wel of niet toepassen: Uitkomst: nee tenzij afwijking vraagt expliciet raadsbesluit • Ondergrens voor activeren van investeringen met maatschappelijk nut in de openbare ruimte wel of niet ongewijzigd laten op 5 miljoen euro: Uitkomst: verlaging van de ondergrens naar € 100.000 • Componentenmethode wel of niet toepassen Uitkomst: nee tenzij afwijking vraagt expliciet raadsbesluit
Bijlage Componentenmethode (voorbeeld kantoorpand) Alle componenten eigen levensduur
Vloerbedekking (10 jaar) Verwarming (15 jaar)
Bron voorbeeld: Commissie BBV, Notitie materiële vaste activa 2020, bijlage 7
Lift (20 jaar) Gebouw (40 jaar) Grond (niet op afschrijven)
Let op samenhang onderhoudsplannen!
9
Wijzigingen t.o.v. conceptnota 2022 • Check richting actuele wettelijke ontwikkelingen • (commissie BBV notitie Rente en notitie Grondexploitatie) • Nog te doen: check vanuit accountant • Raadsbesluit Voorjaarsnota 2024 • Afschrijving per 1 januari na het jaar van in gebruik name • Invulling van 3 beleidskeuzes uit 2022 • Zie vorige sheet • Vereenvoudiging van de nota en aanscherpen relatie met andere gemeentelijke kaders • Geen overlap meer met andere nota (bijvoorbeeld nota grondbeleid) • Actuele beleidsontwikkelingen (componenten, circulair bouwen) • Beleidsnota Circulair gemeente Utrecht 2030 • Mogelijkheden voor de inzet van een grondstoffenbank worden nu onderzocht
Dilemma Inbedding van verduurzaming in de Beleidsnota WAAVA komt met risico's. => Voorstel: keuze generieke regel of specifieke regel. Risico's: - Inschatten restwaarde einde looptijd - Inschatten afschrijvingsduur n.a.v. aanpasbaarheid van bijvoorbeeld pand (functioneel) Mogelijkheden (vraagt verder onderzoek) tot verkleining risico's door o.a.: - Adaptief vermogen c.q. belevingswaarde pand - Deelbaarheid van de bijvoorbeeld pand - Andere?
(Vervolg)proces Vertrekpunt conceptversie d.d. januari 2022 • 11 oktober 2024: Afstemming vertrekpunt met commissie C&F • Input 11 oktober meenemen bij het opstellen beleidsnota WAAVA • Afstemming met accountant
• 4e kwartaal verzending naar de raad • 5 december 2024 procedurele behandeling commissie VBF
II. Financiële verordening en beheer Onderwerpen 10:45-11:00 Toelichting • Doel financiële verordening • Context (wettelijk kader) • Eerdere communicatie: Raadsbrief rechtmatigheid en actualisatie financiële verordening 11:00-11:30 Interactief gedeelte 11:30-12:00 Terugkoppeling groepen
Doel financiële verordening Artikel 212 Gemeentewet: Raad geeft kaders aan voor: • Begroting en verantwoording • Financieel beleid • Paragrafen • Financiële organisatie en financieel beheer • Rechtmatigheidsverantwoording
Context en wettelijk kader
• Grondwet • Artikel 124 Provincie en gemeenten gaan over eigen huishouding • Artikel 125 hoofd staat gemeenteraad • Artikel 126 inrichting en toezicht van gemeente • Gemeentewet • Raad hoogste orgaan • Uitvoering college • Financiële bepalingen • BBV
Mogelijke aanpassing Financiële verordening Raadsbrief 6 februari zijn mogelijkheden voor aanpassing van de verordening aangegeven: 1. Voorgestelde wijzigingen spelregels Overdrachtsdossier 2022 2. Indeling Programmabegroting 2024 o.a. i.r.t het autorisatieniveau 3. Investeringen autorisatieniveau en ramingen van jaarschijven 4. Informatievoorziening bij wijziging bestemming Rijksmiddelen / corresponderende posten motie 397/2023 5. Raamwerk ‘Sturen en verantwoorden’ 6. Werkwijze integrale afweging Voorjaarsnota m.b.t. dekkingstekorten 7. Werkwijze financiële wensen bij moties en amendementen (toezegging 415) 8. Aanvullende aandachtspunten
Interactief gedeelte: verdeling 2 groepen Groep 1:
1.
Algemeen • Wanneer tussentijdse melding majeure financiële afwijkingen (overdrachtsdocument) • Raamwerk sturen en verantwoorden
2.
Paragrafen • geen
3.
Overige aandachtspunten
Groep 2:
1.
Financieel beleid • Investeringen (autorisatieniveau)
2.
Begroting en verantwoording • Indeling Programmabegroting 2024 i.r.t. autorisatieniveau
3.
Overige aandachtspunten
Interactief gedeelte: input en terugkoppeling • Hand-out met korte beschrijving van de punten • Korte toelichting op de punten incl. reeds genomen acties • Per groep worden de voor hen relevante punten uit de raadsbrief kort besproken
• (vervolg)proces
Actualisatie nota verbonden partijen
11 oktober 2024
Francis Stevens / Thomas van Tiel
Aanleiding De huidige nota verbonden partijen … … dateert uit 2015; … biedt weinig houvast voor maken van afwegingen; … behoeft actualisatie naar aanleiding van: o wijziging Wet Gemeenschappelijke Regelingen; o handreiking van BZK voor decentrale volksvertegenwoordigers ‘Privaatrechtelijke samenwerking door decentrale overheden’ dd. februari 2023 Daarnaast is er – gelet op toenemend belang en recente ervaringen - aanleiding voor versterking en professionalisering van het toezicht en beheer van verbonden partijen.
2
Doel van gesprek Ophalen van ideeën vanuit de adviescommissie Controle en Financiën voor de nieuwe nota verbonden partijen.
3
Gespreksonderwerpen 1. Achtergrond 2. Oprichtingsproces en besluitvorming 3. Sturing, beheer en toezicht 4. Periodieke evaluatie 5. Informatievoorziening raad . 6. Thema’s 7. Lessen uit Casus UW
4
Wat is een verbonden partij? • De nota betreft de kaders voor verbonden partijen (conform Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). • Verbonden partij is een (zelfstandige) rechtspersoon waarin de gemeente een financieel belang én een bestuurlijk belang heeft. • Financieel belang: van een financieel belang is sprake als de gemeente middelen beschikbaar heeft gesteld, die ze kwijt is wanneer de verbonden partij failliet gaat onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. • Bestuurlijk belang: de gemeente heeft een bestuurlijk belang als de gemeente zeggenschap heeft in de rechtspersoon. • Twee soorten: • publiekrechtelijke rechtspersonen o.b.v. Wet gemeenschappelijke regelingen en • privaatrechtelijke rechtspersonen (vennootschappen, vereniging en coöperaties).
• Inkoop- en subsidierelaties en samenwerkingsverbanden vallen buiten de nota.
5
Publiek belang staat centraal ▪ Wanneer publiek belang? ▪ Er is pas sprake van een publiek belang, indien de overheid zich de behartiging van een maatschappelijk belang aantrekt op grond van de overtuiging dat dit belang anders niet goed tot zijn recht komt (WRR) ▪ Politieke afweging ▪ Geen statisch gegeven; publiek belang is aan verandering onderhevig als gevolg van belangrijke ontwikkelingen in de maatschappij.
6
Handreiking voor afweging
7
Oprichtingsproces Standaardaanpak: ▪ Oriëntatiefase (publiek belang; rechtsvorm verkennen) ▪ Onderzoeksfase (onderbouwing nut en noodzaak; businesscase en beoogde inrichting (concept-statuten of ontwerp van de gemeenschappelijke regeling) ▪ uitvoeringsfase (finaliseren statuten of GR, reglementen, profielschets bestuur en toezichthoudende organen en formele oprichting) ▪ nazorg- en beheerfase Besluitvorming door de raad Wat heeft de raad nodig om goed geïnformeerd te kunnen besluiten?
8
Besluitvorming door de raad Gemeenschappelijke regeling: • Ontwerp van de GR voor zienswijze naar de raad (8 weken) • Voorlopig besluit college ontwerpregeling • Toestemming raad (13 weken en eenmalige verlenging) Privaatrechtelijke rechtspersoon: • Oriëntatiefase → principebesluit wordt voorgelegd aan de raad • Onderzoeksfase → voorgenomen besluit college gaat voor wensen en bedenkingen en (op basis van raadsbesluit in 2015) ter instemming naar de raad • Uitvoeringsfase → definitief besluit van college
9
Sturing, beheer en toezicht • Actieve dialoog binnen de gemeente over verschillende belangen en risico’s én met de verbonden partij • Risico-kwalificatie aan de hand van een impact-/ risicomodel (politiek-bestuurlijk; maatschappelijk; strategisch; juridisch; financieel; publicitair) • Actief en betrokken beheer met een passend toezichtsarrangement: licht, regulier of verzwaard?
Kaders voor sturing, beheer en toezicht Welke ideeën en wensen heeft de adviescommissie gelet op haar controlerende taak?
10
Periodieke evaluatie • Periodieke evaluatie van alle verbonden partijen. De evaluatie richt zich op de beoordeling van de mate waarin de betreffende verbonden partij effectief bijdraagt aan de borging van de publieke belangen en of het beheer de gewenste toegevoegde waarde had. • Exit-strategie is bij oprichting bepaald en leidend bij beëindiging.
Evaluatie Hoe kijkt de adviescommissie aan tegen periodieke evaluatie?
11
Informatievoorziening raad ▪ Jaarrekening en begroting van de gemeente (Financiële verordening art. 212 GW): 1. Paragraaf verbonden partijen: Het college informeert de raad halfjaarlijks over relevante ontwikkelingen bij de deelnemingen, nav aandeelhoudersbesluitvorming of monitoring van de deelneming. 2. Paragraaf weerstandsvermogen en risicomanagement: Het college rapporteert over de belangrijkste risico’s bij de verbonden partijen op basis van het gemeentelijk risicomodel. ▪ Jaarrekeningen en accountantsrapporten op centrale plek beschikbaar ▪ De raad wordt in de gelegenheid gesteld zienswijze over de ontwerp-begroting van een GR naar voren brengen
▪ Actieve informatieplicht: bij bijzondere omstandigheden raad informeren
Informatievoorziening Welke ideeën heeft de adviescommissie m.b.t. informatievoorziening? 12
Thema’s Thema’s die een plek kunnen krijgen in de nota verbonden partijen zijn b.v.: • maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) • diversiteits- en beloningsbeleid (WNT) voor bestuurders en toezichthouders • aansluiten bij algemene/sectorale codes voor good governance • geen vertegenwoordiging van de gemeente door wethouder/ambtenaar (privaatrechtelijke verbonden partijen)